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WT/BFA/W/327
29 avril 2014
(14-2620) Page: 1/46
RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI)
JANVIER-DÉCEMBRE 2013 (EXERCICE 2013)

WT/BFA/W/327
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Table des matières
1 RÉSUMÉ ANALYTIQUE .................................................................................................. 4

2 INTRODUCTION ........................................................................................................... 8
3 RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL ......................................................................... 8
3.1 Plan d'audit pour l'exercice 2013 .................................................................................... 8
3.2 Audit des actifs matériels et des consommables de l'OMC. ................................................. 8
3.2.1 Observations d'audit .................................................................................................. 9
3.3 État de la mise en œuvre des recommandations d'audit antérieures.................................. 12
3.3.1 Audit des achats ...................................................................................................... 13
3.3.2 Voyages en mission ................................................................................................. 13
3.3.3 États de paie ........................................................................................................... 15
3.3.4 Activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT .................................................... 17
3.3.5 Services de nettoyage et d'entretien .......................................................................... 18
3.3.6 Activités de sécurité et de sûreté ............................................................................... 20
3.3.7 Audit des consultants et fournisseurs de services connexes ........................................... 22
3.4 Programme d'assurance et d'amélioration qualité (PAAQ) ................................................ 25
3.5 Missions ad hoc .......................................................................................................... 28
3.6 Autres activités .......................................................................................................... 28
4 PERSONNEL DU BAI ................................................................................................... 28
5 PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL ...................................................................... 28
6 PLAN BIENNAL POUR LES EXERCICES 2014 ET 2015 .................................................. 29
7 CONCLUSION ............................................................................................................. 29
ANNEXE A RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS D'AUDIT SIGNIFICATIVES
CONCERNANT LES ACTIFS MATÉRIELS ET LES CONSOMMABLES DE L'OMC ..................... 30
ANNEXE B VOYAGES EN MISSION – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES
RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ..................................................... 34
ANNEXE C AUDIT DES ÉTATS DE PAIE – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES
RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ..................................................... 36
ANNEXE D ACTIVITÉS D'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE
L'IFCT – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS
SIGNIFICATIVES EN SUSPENS ....................................................................................... 37
ANNEXE E SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN – ÉTAT DE LA MISE EN
ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS .................................. 38
ANNEXE F ACTIVITÉS DE SÉCURITÉ ET DE SÛRETÉ – ÉTAT DE LA MISE EN
ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS .................................. 39
ANNEXE G CONSULTANTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES CONNEXES – ÉTAT
DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS .......... 40
ANNEXE H MATRICE DE CAPACITÉ/MATURITÉ DE L'AUDIT AU
31 DÉCEMBRE 2013 ........................................................................................................ 45
ANNEXE I PLAN D'AUDIT BIENNAL POUR LES EXERCICES 2014 ET 2015 ....................... 46
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SIGLES
AGSD Division de l'administration et des services généraux

AT Assistance technique
ATLC Assistance technique liée au commerce
BAI Bureau de l'audit interne
CBFA Comité du budget, des finances et de l'administration
CCM Comité consultatif mixte
CDM Bâtiment du Chemin des Mines
CFE Certified Fraud Examiner
CHF Franc suisse
CIA Auditeur interne certifié
CISA Certified Information Systems Auditor
CNUCED Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement
CPA Expert-comptable certifié
CRIPP Cadre de référence international des pratiques professionnelles
CRMA Certification in Risk Management Assurance
CWR Centre William Rappard
DG Directeur général
DGA Directeur(s) général (généraux) adjoint(s)
DRH Division des ressources humaines
FPC Formation professionnelle continue
GAR Gestion axée sur les résultats
GRE Gestion du risque d'entreprise
ICP Indicateur(s) clé(s) de performance
IFCT Institut de formation et de coopération technique
IIA Institute of Internal Auditors
IPSAS Normes comptables internationales du secteur public
ITC Centre du commerce international
ITSD Division des solutions en technologies de l'information
LDIMD Division des services linguistiques, de la documentation et de la gestion de
l'information
OIT Organisation internationale du travail
OMC Organisation mondiale du commerce
OMPI Organisation mondiale de la propriété intellectuelle
ONU Organisation des Nations Unies
PAAQ Programme d'assurance et d'amélioration qualité
PCSS Poste central de sécurité et de sûreté
PGI Progiciel de gestion intégré
SDE Base de données ou registre des stocks Service Desk Express
SFM Base de données ou registre des stocks Solution Facility Management
SGI Section de la gestion des installations
SSA Accord(s) spécial (spéciaux) de services
SSC Contrat(s) spécial (spéciaux) de services
SSS Section de la sécurité et de la sûreté de l'OMC
TEC Travaux en cours
TI Technologies de l'information
UNRIAS Représentants des services de vérification interne des comptes de l'ONU
VCN Valeur comptable nette
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1 RÉSUMÉ ANALYTIQUE
1.1. Le présent rapport d'audit annuel porte sur les activités d'audit interne de l'Organisation
mondiale du commerce (OMC) pendant la période allant de janvier à décembre 2013. Il se
compose des parties suivantes: introduction; résumé du programme de travail pour
l'exercice 2013; personnel du BAI; perfectionnement professionnel; plan d'audit biennal pour les
exercices 2014 et 2015; et conclusion. Il comprend également plusieurs annexes.
1.2. Les activités mises en œuvre dans le cadre de la fonction d'audit interne sont conformes aux
dispositions de la Charte de l'audit interne, qui suivent le Cadre de référence international des
pratiques professionnelles (CRIPP). Le CRIPP, établi par l'Institute of Internal Auditors (IIA),
comprend les Normes comptables internationales (NCI), un Code de déontologie, des Modalités
pratiques d'application, des Prises de position et des Guides pratiques.
1.3. Conformément à la Charte de l'audit interne1, le BAI présente chaque année au Directeur
général (DG), avec copie au vérificateur extérieur des comptes, un rapport récapitulatif sur les
activités entreprises et les progrès accomplis dans l'application des recommandations d'audit. Ce
rapport est également présenté au Comité du budget, des finances et de l'administration (CBFA).
1.4. Le BAI, qui est dans sa sixième année de fonctionnement depuis sa création en mars 2008,
fournit une évaluation indépendante et objective des systèmes et processus de contrôle de l'OMC
afin de renforcer l'obligation redditionnelle, d'améliorer l'efficacité des processus de gestion des
risques, de contrôle et de gouvernance et de faire en sorte que les ressources financières mises à
disposition par les Membres soient utilisées de manière efficace de façon à assurer leur
optimisation.
1.5. Le plan d'audit annuel pour l'exercice 2013 prend en considération les activités suivantes:
a. Examen et évaluation de la protection et de l'existence des éléments d'actif

conformément à la disposition 5.6 c.2 de la Charte de l'audit interne.
b. Audits de suivi destinés à vérifier les mesures prises par la direction pour mettre en
œuvre les recommandations en suspens issues des audits précédents, notamment en ce
qui concerne les achats, les voyages en mission, les états de paie, les activités d'appui
administratif et logistique de l'IFCT, les services de nettoyage et d'entretien, les activités
relatives à la sécurité et à la sûreté et les consultants et fournisseurs de services
connexes.
c. Dans le cadre des missions d'audit ad hoc, à compter d'avril et jusqu'à la clôture de
l'exercice 2013, le chef du BAI a été désigné comme point focal pour la participation de
l'OMC à l'évaluation externe du Centre du commerce international (ITC), organe
subsidiaire de l'OMC et de la CNUCED. Par ailleurs, le chef du BAI ainsi qu'un
représentant de la CNUCED ont fait partie de l'équipe d'évaluation technique qui a choisi
un prestataire pour l'évaluation de l'ITC.
d. Travail effectué sur un Programme d'assurance et d'amélioration qualité (PAAQ)

structuré pour traiter tous les aspects des activités d'audit interne. Les résultats de
l'auto-évaluation du PAAQ sont illustrés à l'annexe H. Ils montrent que l'activité d'audit
en est au niveau intégré de la matrice de capacité, ce qui veut dire qu'elle est
généralement conforme au CRIPP de l'IIA, avec des améliorations à réaliser dans
certains domaines pour parvenir au niveau géré. En outre, dans le cadre du PAAQ, les
documents de travail relatifs à l'audit ont été uniformisés, et des indicateurs clés de
performance (ICP) ont été introduits pour évaluer les résultats des différentes missions
d'audit et autres attributs de la fonction d'audit. Le tableau ci-dessous indique les
résultats des ICP pour l'exercice 2013.
1
OFFICE(08)/55/Rev.2, disposition 11 g.
2
OFFICE(08)/55/Rev.2: Le BAI "procède donc à des audits des comptes, à des audits de régularité et à
des audits d'efficacité administrative (audits d'optimisation) afin de vérifier les éléments suivants: … c. moyens
utilisés pour protéger les éléments d'actif et, s'il y a lieu, vérification de leur existence".
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Tableau 1 ICP pour l'exercice 2013

ICP visé ICP réalisé Observations
Nombre de fonctionnaires chargés 100% 100% Les fonctionnaires ont une ou
de l'audit qui possèdent une plusieurs certifications, par
certification professionnelle exemple: CIA, CPA, CFE,
CRMA, CISA.
Indice de satisfaction concernant 80% ou plus 86% Selon les informations en
l'audit retour provenant de l'audit des
actifs matériels et des
consommables de l'OMC. Dans
tous les domaines notés,
l'indice a été supérieur à 80%.
Nombre d'heures de formation Au moins Chef du BAI: Compte tenu des obligations de
professionnelle continue (FPC) pour 80 heures de FPC 72 heures de FPC FPC pour les différentes
chaque fonctionnaire chargé de certifications.
l'audit Auditeur:
63,5 heures de FPC
Réalisation du plan d'audit annuel 85% ou plus; 100% Aucun audit n'a été reporté de
100% pour tous les l'exercice 2012.
audits reportés de
l'exercice
précédent
e. Tous les indices de performance visés ont été réalisés, sauf pour les heures de
formation. Les ICP seront examinés de façon continue afin de rendre compte
progressivement des facteurs de succès principaux de la fonction d'audit interne à
mesure qu'elle évolue.
1.6. Le BAI utilise des critères de notation standard pour évaluer les observations de l'audit, les
déficiences pouvant être décelées et les risques, selon leur impact et leur probabilité. Le rapport
traite principalement des observations et recommandations significatives issues des audits qui, s'il
ne leur est pas donné suite, sont susceptibles d'avoir un impact important sur l'Organisation en ce
qui concerne l'efficience et l'efficacité dans la réalisation des objectifs, l'intégrité des
renseignements financiers, le respect du Statut et du Règlement du personnel ainsi que des
politiques et procédures relatives au personnel, et l'adéquation des systèmes de contrôle interne.
1.7. Au 31 décembre 2013, le BAI avait exécuté 8 audits planifiés depuis sa création, qui ont
donné lieu à 198 recommandations, dont 164 (83%) étaient classées comme significatives.
1.8. Le tableau ci-dessous indique l'état des recommandations d'audit significatives au

31 décembre 2013, résumé comme suit:
a. En ce qui concerne la mise en œuvre, 82% des recommandations significatives ont été
mises en œuvre et/ou closes, dont 20% ont été closes au cours de l'exercice 2013,
comme cela est expliqué brièvement dans chaque rubrique pertinente de l'audit.
b. Il y a des travaux en cours (TEC) pour 8% des recommandations, tandis que 10% sont
ouvertes et attendent d'être mises en œuvre; toutefois, des plans d'action ont été mis
en place, afin de garantir que des mesures correctives soient prises par les divisions
concernées.
c. Par catégorie d'audit, 65% des recommandations significatives ont un caractère

opérationnel, 18% concernent la conformité, 11% concernent les systèmes ou la
technologie, 4% sont d'ordre financier et 1% sont à caractère stratégique.
1.9. Aux fins du présent rapport, tous les pourcentages ont été arrondis au nombre entier le plus
proche.
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Tableau 2 État récapitulatif de la mise en œuvre des recommandations d'audit

significatives
RÉSUMÉ DE L'ACTIVITÉ D'AUDIT
Activité d'audit Année de Nombre total Signifi- %
l'audit de recomman- catives Signifi-
dations catives
Achats 2008 41 36 88%
Voyages en mission 2009 23 21 91%
Activités liées aux états de 2010 25 21 84%
paie3
Activités d'appui administratif 2010 12 9 75%
et logistique de l'IFCT
Services de nettoyage et 2011 31 24 77%
d'entretien
Activités relatives à la sécurité 2011 21 19 90%
et à la sûreté4
Consultants et fournisseurs de 2012 26 24 92%
services connexes
Audit des actifs matériels et 2013 19 10 53%
des consommables de l'OMC
Total au 31.12.2013 198 164 83%
RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES
État de la mise en œuvre au 31.12.2013
Activité d'audit Closes TEC Ouvertes Total
Achats 36 - - 36
Voyages en mission 18 3 - 21
Activités liées aux états de 19 1 1 21
paie
Activités d'appui administratif 8 1 - 9
et logistique de l'IFCT
Services de nettoyage et 23 1 - 24
d'entretien
Activités relatives à la sécurité 18 1 - 19
et à la sûreté
Consultants et fournisseurs de 11 6 7 24
services connexes
Audit des actifs matériels et 1 - 9 10
des consommables de l'OMC
Total au 31.12.2013 134 13 17 164
% 82% 8% 10% 100%
Catégorie d'audit Closes TEC Ouvertes Total %
Opérationnel 91 6 10 107 65%
Conformité 23 4 3 30 18%
Systèmes 12 2 4 18 11%
Financier 6 1 - 7 4%
Stratégique 2 - - 2 1%
Total 134 13 17 164 100%
dont closes durant
l'exercice 2013
Opérationnel 12 44%
Conformité 10 37%
Systèmes 2 7%
Financier 3 11%
Stratégique - 0%
Nombre total de 27 100%
recommandations
significatives closes durant
l'exercice 2013
% 20%
3
Les recommandations initiales concernant les états de paie étaient au nombre de 33 (trente-trois),
dont 8, toutes significatives, ont été transférées durant l'exercice 2012 vers l'audit des consultants et
fournisseurs de services connexes pour suivi.
4
Les recommandations initiales concernant les activités relatives à la sécurité et à la sûreté étaient au
nombre de 24 (vingt-quatre), dont 3 (2 significatives) ont été transférées durant l'exercice 2013 vers l'audit
des actifs matériels et des consommables de l'OMC.
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1.10. Le rapport d'audit annuel pour l'exercice 2012 constatait les mesures prises par l'ancienne
direction pour mettre en œuvre et clore les recommandations d'audit au premier trimestre de
l'exercice 2013 avant de cesser ses fonctions plus tard dans l'année, et il en rendait déjà compte.
Ces actions correctives ont néanmoins été incorporées dans le présent rapport afin d'avoir un état
complet de la mise en œuvre des recommandations pour l'exercice 2013.
1.11. Le graphique ci-dessous représente l'état de la mise en œuvre de 164 recommandations

significatives à la clôture de l'exercice 2013.
Graphique 1 État récapitulatif de la mise en œuvre des recommandations d'audit

significatives
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Closes TEC Ouvertes
Stratégique 1% 0% 0%
Financier 4% 1% 0%
Systèmes 7% 1% 2%
Conformité 14% 2% 2%
Opérationnel 55% 4% 6%
1.12. Des détails sur toutes les recommandations en suspens pour lesquelles des travaux sont en
cours ou qui restent ouvertes sont annexés au présent rapport pour chaque rubrique de l'audit.
Les annexes contiennent des observations de la division concernée et indiquent la personne
chargée de prendre les mesures correctives ainsi que la date d'achèvement prévue. Lorsqu'il y a
lieu, des renseignements actualisés ont été ajoutés pour indiquer les mesures correctives signalées
et vérifiées qui ont été prises juste après le 31 décembre 2013, durant l'établissement du présent
rapport.
1.13. Aucune limitation n'a été imposée quant à la portée des travaux du BAI dans la conduite de
ses activités durant l'exercice 2013.
1.14. Toutefois, pour assurer la continuité de la fonction d'audit interne, il est important
d'examiner les conditions de recrutement au poste d'auditeur qui, à la classe 6, est limité à une
période fixe non renouvelable de 5 ans, contrairement aux autres postes de classe similaire à
l'OMC.
1.15. Durant l'année, le BAI a poursuivi ses efforts pour fournir des services d'audit interne ayant
une valeur ajoutée et continuer d'améliorer le processus d'audit, ce qui ne serait pas possible sans
le soutien de la direction et la coopération du personnel.
_______________
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2 INTRODUCTION
2.1. Conformément à son mandat, le BAI donne une assurance et des conseils sur des audits en
matière financière, de conformité et d'optimisation des ressources, dont les objectifs premiers sont
de garantir des opérations efficientes et efficaces, une information financière fiable et exacte, la
protection des éléments d'actif et l'observation des règlements, des règles, des politiques et des
procédures.
3 RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL
3.1 Plan d'audit pour l'exercice 2013
3.1. Le plan d'audit pour l'exercice 2013 se compose des activités d'audit suivantes:
a. examen des actifs matériels et des stocks (consommables) de l'OMC;
b. élaboration d'un PAAQ portant sur tous les aspects de l'activité d'audit interne;
c. réalisation d'audits de suivi pour vérifier l'état de la mise en œuvre des mesures
correctives en suspens relatives aux audits conclus, notamment en ce qui concerne les
achats, les voyages en mission, les états de paie, les activités d'appui administratif et
logistique de l'IFCT, les services de nettoyage et d'entretien, les activités relatives à la
sécurité et à la sûreté et les consultants et fournisseurs de services connexes;
d. toute tâche ponctuelle confiée par la direction.
3.2. Le plan d'audit a été approuvé par le DG, communiqué au vérificateur extérieur des comptes,
transmis à la direction et présenté au CBFA.
3.2 Audit des actifs matériels et des consommables de l'OMC
3.3. L'audit des actifs matériels et des consommables de l'OMC, qui fait partie du plan d'audit
annuel pour l'exercice 2013, porte sur les actifs désignés en comptabilité sous le nom d'actifs
fixes. Il s'agit des biens durables en mesure de rendre des services à l'OMC pendant plus d'un
exercice. Ces actifs comprennent les immobilisations corporelles appartenant à l'OMC, par exemple
le mobilier, le matériel audiovisuel, le matériel de sécurité, le matériel de reprographie, les
véhicules et le matériel informatique. Le matériel loué et les actifs historiques constitués par
diverses œuvres d'art en font également partie.
3.4. L'objectif était, conformément à la Charte de l'audit interne, d'évaluer la gestion de ces actifs,
leur protection, les comptes rendus à leur sujet et leur existence physique.
3.5. Les terrains et bâtiments n'étaient pas visés par l'audit, ni les logiciels développés au niveau
interne ou acquis à l'extérieur, bien que le coût des logiciels achetés avec le matériel soit considéré
comme faisant partie du matériel et relève donc de l'audit.
3.6. L'examen des actifs matériels est également devenu plus important lorsque l'OMC a mis en
application les normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) pour l'exercice 2012,
normes qui veulent que les actifs sous forme d'immobilisations corporelles achetées dont le coût
dépasse des seuils établis soient incorporés dans les états financiers et systématiquement amortis
sur leur durée d'utilité estimée et que les pertes de valeur et les valeurs nettes comptables finales
soient déterminées. Avant l'exercice 2012, ces actifs étaient entièrement comptabilisés comme
dépenses au titre des dépenses d'administration de l'OMC.
3.7. L'audit a en outre analysé les contrôles mis en place pour assurer la protection et l'utilisation
efficaces des consommables tels que le papier d'impression et de photocopie, les cartouches et
tous les autres matériels de maintenance, pièces détachées et périphériques ou auxiliaires
informatiques. Les stocks de publications et de souvenirs ont été exclus de l'audit, car ils ont été
largement traités par le vérificateur extérieur des comptes ces dernières années, bien que le
papier en stock destiné à la production de ces publications internes fasse partie de l'audit.
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3.8. Trois recommandations significatives concernant les actifs issues des audits précédents ont
été jugées en rapport avec cet audit et dûment prises en compte. Il s'agissait d'une
recommandation issue de l'audit des activités d'achat de l'exercice 2008 qui a été incorporée dans
cet audit, et de deux recommandations nécessitant un suivi additionnel issues de l'audit des
activités de sécurité et de sûreté de l'exercice 2012 qui ont été transférées à cet audit.
3.2.1 Observations d'audit
3.9. Deux bases de données, la base de données des stocks Service Desk Express (SDE) et la
base de données des stocks Solution Facility Management (SFM), servent à enregistrer, gérer et
suivre l'emplacement physique et l'existence des actifs de l'OMC et à maintenir une piste d'audit à
leur sujet. La base de données SDE, application Web sous licence utilisée par la Division des
solutions en technologies de l'information (ITSD), sert à gérer les actifs informatiques tels que les
ordinateurs et le matériel réseau, tandis que la base de données SFM, réalisée en interne et
utilisée par la Division de l'administration et des services généraux (AGSD), sert principalement à
gérer tous les autres actifs tels que le mobilier et le matériel de bureau. Ces deux bases de
données ne sont cependant pas intégrées: elles sont totalement indépendantes l'une de l'autre et
ne sont pas non plus intégrées avec Oracle, l'outil d'établissement des rapports financiers utilisé
par l'OMC.
3.10. L'existence de deux bases de données gérées par des divisions différentes entraîne des
doubles emplois dans l'exploitation des actifs et n'est peut-être pas un moyen efficient et efficace
d'utiliser les ressources de l'OMC. Il n'est donc pas surprenant que certains actifs soient
enregistrés dans les deux bases de données, ce qui fait double emploi, alors que d'autres ont deux
codes-barres différents liés à chacune des bases de données. Les données faisant double emploi
entraînent une surestimation du nombre d'actifs appartenant à l'OMC et du coût correspondant.
Ces anomalies ont un impact sur la qualité et l'exactitude des bases de données, et au bout du
compte sur leur fiabilité. Il serait donc possible d'améliorer la situation en validant les bases de
données, puis en les fusionnant en une seule base de données centrale.
3.11. D'autre part, en raison de l'absence de lignes directrices spécifiques régissant

l'enregistrement des actifs, leur affectation, leur suivi, leur déplacement et leur gestion en général,
les données relatives aux actifs sont exposées à diverses irrégularités telles que des écarts dans
leur coût enregistré. Les renseignements figurant dans les deux bases de données indiquent un
coût de 33 295 971 CHF au 31 décembre 2012, alors que les livres comptables d'Oracle indiquent
un coût total de 34 358 283 CHF, comme l'indique le tableau ci-dessous.
Tableau 3 Positions dans les bases de données SDE et SFM au 31 décembre 2012
Base de données des stocks Nombre d'actifs % Coût total en CHF
SDE 4 204 16% 5 611 452
SFM 22 625 84% 27 684 519
Total 26 829 100% 33 295 971
Oracle 34 358 283
Source: Bases de données SDE, SFM et Oracle.
3.12. Une analyse plus précise des actifs enregistrés dans les bases de données SDE et SFM
indique que, au 31 décembre 2012, 49% des actifs, soit 13 154 actifs représentant un coût de
15 798 152 CHF, présentaient à la fois des incohérences et des irrégularités, comme l'illustrent le
graphique et le tableau ci-dessous. De même, par comparaison, au 14 octobre 2013, 46% des
actifs, soit 13 409 actifs représentant un coût de 19 060 685 CHF, présentaient les mêmes
particularités.
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Graphique 2 Analyse des bases de données des stocks (SDE et SFM) au

31 décembre 2012
Pas de
valeur
enregistrée Emplacement
Actifs sans Actifs avec
10% CDM
écarts identifiés écarts
12%
dans les bases identifiés dans
de données les bases de
des stocks données des Actifs sans
Aucun
51% stocks n° de bon de
emplacement
49% commande
indiqué
16%
10%
Enregistrés dans Actifs virtuels

les 2 bases de 0%
données 0% Actifs sans
code-barres
1%
ANALYSE DES ANOMALIES DANS LES 2 BASES DE DONNÉES DES STOCKS SDE ET SFM
Au 31 décembre 2012 Au 14 octobre 2013
Nombre % Coût total en Nombre % Coût total en
d'actifs CHF d'actifs CHF
Nombre total d'actifs dans les 26 829 100% 33 295 971 29 114 100% 38 134 803
bases de données SDE et SFM
dont: type d'anomalie enregistrée
Actifs sans n° de bon de commande 4 098 16% 6 975 300 4 101 14% 6 981 705
Actifs sans coût 2 710 10% - 2 820 10% -
Emplacement CDM 3 258 12% 4 190 665 3 259 11% 4 190 955
Actifs virtuels 52 0% 1 493 201 68 0% 4 501 015
Aucun emplacement indiqué 2 718 10% 2 439 734 2 843 10% 2 687 758
Actifs sans code-barres 272 1% 652 110 272 1% 652 110
Enregistrés dans les 2 bases de 46 0% 47 142 46 0% 47 142
données
Nombre total d'actifs présentant 13 154 49% 15 798 152 13 409 46% 19 060 685
des anomalies
3.13. Ces irrégularités, qui ne facilitent pas la prise de décisions concernant les actifs, entraînent
les risques suivants pour l'OMC:
a. L'absence de numéro de bon de commande enregistré rend difficile le suivi des actifs
dans les livres de comptes, notamment les actifs amortissables, car ce numéro est le
point de référence de l'amortissement.
b. L'absence d'enregistrement d'un coût correspondant pour les actifs sous-évalue le coût
enregistré total, ce qui rend les données relatives aux actifs incomplètes, inexactes et
non fiables.
c. Il serait possible d'améliorer encore l'exactitude et la fiabilité des bases de données des
stocks en veillant à enregistrer l'emplacement correct. Par exemple, le bâtiment du
Chemin des Mines (CDM) est resté enregistré comme emplacement physique de certains
actifs durant l'exercice 2013, alors qu'il était libéré et que les actifs avaient été
transférés dans les locaux du Centre William Rappard (CWR) et le nouveau bâtiment
extra-muros à la fin de décembre 2012.
d. De même, l'absence totale d'enregistrement d'un emplacement pose des difficultés pour
suivre et déterminer l'existence physique et l'affectation du responsable d'un actif.
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e. L'enregistrement des frais de location, des frais de livraison, des frais de service, des
frais de crédit-bail, des frais de contrat, des frais d'installation et des frais auxiliaires en
tant qu'actifs virtuels alors que, pour l'essentiel, ils ne constituent pas des actifs
distincts, ne sont pas identifiables physiquement et constituent des sommes qui auraient
probablement dû être ajoutées au coût des actifs originels (immobilisées), crée des
inexactitudes dans le processus d'enregistrement et de reconnaissance des actifs.
f. Il y a des possibilités d'améliorer la codification des actifs, sans laquelle il est difficile
d'identifier les actifs, de suivre leur emplacement physique et d'enregistrer leur
mouvement et leur réaffectation.
3.14. En outre, les deux bases de données des stocks sont dépourvues de contrôles internes
permettant d'empêcher l'entrée de données incorrectes. Ce problème est aggravé par l'absence de
vérification physique régulière et systématique des actifs, qui aiderait à valider les données
relatives aux actifs et à corriger toute anomalie détectée dans les bases de données.
3.15. Une vérification physique d'environ 1 052 types d'actifs dans 75 emplacements de l'OMC,
effectuée pour corroborer l'analyse ci-dessus, a encore souligné la nécessité de renforcer les
contrôles et d'améliorer l'exactitude de l'enregistrement des actifs. Les constats de l'audit ont été,
entre autres, les suivants: certains actifs ne sont pas enregistrés du tout; certains actifs ont deux
codes-barres; certains actifs ont été éliminés sans être retirés des bases de données;
l'emplacement enregistré diffère de l'emplacement réel, ou l'emplacement visité n'est pas
enregistré dans les bases de données.
3.16. Dans les lieux où une visite physique a été effectuée pour évaluer la protection du matériel,
il y avait des contrôles adéquats visant à protéger le matériel, par exemple le matériel de
reprographie et le matériel loué. Toutefois, les contrôles de sécurité en place pour le centre de
données de l'ITSD pourraient être renforcés, afin de rendre l'environnement plus sûr et d'éviter
que se matérialisent des risques d'atteinte à la sécurité susceptibles de nuire à la continuité des
opérations de l'OMC.
3.17. Conformément aux normes IPSAS, des actifs d'une valeur de 6 688 000 CHF, représentant
19% du coût total des actifs (34 358 283 CHF), ont fait l'objet d'un amortissement à la clôture de
l'exercice 2012. Une vérification physique d'un échantillon d'actifs amortis a révélé des points qui
exigent l'attention, par exemple: absence de code-barres ou de numéro de bon de commande
enregistré pour certains actifs; absence d'emplacement pour certains actifs; certains actifs
indiqués comme vendus font l'objet d'un amortissement et sont enregistrés avec une valeur
comptable nette (VCN).
3.18. Par ailleurs, il serait possible d'obtenir des données plus précises et plus fiables sur
l'amortissement en activant et en utilisant le module disponible d'Oracle sur les actifs au lieu
d'utiliser un tableur Excel pour enregistrer et calculer les données. Ce module, intégré avec la
fonction finances, a un programme bien développé de calcul, de contrôle et de gestion de
l'amortissement.
3.19. L'OMC possède plusieurs actifs historiques sous forme d'œuvres d'art de valeur offertes par
des gouvernements, des artistes et d'autres partenaires. Toutefois, leur nombre n'a pu être
déterminé de façon suffisante, car ils ne sont pas enregistrés, ce qui les expose à des pertes. Il
serait donc possible d'améliorer la gestion des actifs historiques et les comptes rendus à leur sujet
en les enregistrant comme il convient.
3.20. Sur la base des observations ci-dessus et en l'absence de lignes directrices concernant le
processus d'enregistrement des actifs et de gestion des actifs en général, il a été difficile de
confirmer le nombre d'actifs matériels détenus par l'OMC et de déterminer de manière
satisfaisante leur existence physique et l'obligation redditionnelle à leur sujet.
3.21. Une évaluation des consommables a révélé que les stocks de l'Unité de la reprographie
servant à la production et à la distribution des publications de l'OMC étaient bien protégés et
comptabilisés et que l'état des stocks était tenu conformément aux Règles de gestion financière de
l'OMC.
WT/BFA/W/327
- 12 -
3.22. Il serait toutefois possible de renforcer les contrôles relatifs à l'enregistrement du papier
d'impression et de photocopie, des cartouches et des toners afin de favoriser une meilleure gestion
des stocks, d'éviter tout risque de gaspillage, de respecter les Règles de gestion financière qui
imposent l'enregistrement des stocks, et enfin d'éviter un éventuel surstockage et l'immobilisation
inutile de fonds qui seraient dépensés à meilleur escient dans d'autres domaines prioritaires.
3.23. L'audit a donné lieu à 19 recommandations, dont 10 ont été classées comme significatives
car elles portaient sur des irrégularités qui, si elles ne sont pas corrigées, pourraient avoir un effet
défavorable important sur l'enregistrement, l'existence, la sauvegarde et la gestion des actifs
appartenant à l'OMC, sur l'obligation redditionnelle à leur sujet et sur les contrôles relatifs aux
consommables.
3.24. Le tableau ci-après indique les recommandations significatives, par catégorie d'audit
(opérationnel et systèmes), y compris deux qui ont été transférées de l'audit des activités de
sécurité et de sûreté.
Tableau 4 Audit des actifs matériels et des consommables de l'OMC – État de la mise en
œuvre au 31 décembre 2013
AUDIT DES ACTIFS MATÉRIELS ET DES CONSOMMABLES AU 23 DÉCEMBRE 2013
NOMBRE TOTAL, TOUTES 19
RECOMMANDATIONS CONFONDUES
Closes TEC Ouvertes
Nombre de recommandations 1 - 18
Total (%) au 31.12.2013 5% 0% 95%
RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES PAR CATÉGORIE D'AUDIT
NOMBRE DE RECOMMANDATIONS 10
SIGNIFICATIVES
Opérationnel - - 6 6 60%
Systèmes 1 - 3 4 40%
Nombre total de recommandations 1 - 9 10 100%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 10% 0% 90% 100%
dont closes durant l'exercice 2013 par
catégorie d'audit
Systèmes 1
Total 1
3.25. Recommandation close
a. Aucune recommandation significative n'est encore mise en œuvre, sauf une dans la
catégorie des systèmes. Cette recommandation, originaire de l'audit des activités de
sécurité et de sûreté, concernait une amélioration du logiciel Secu-Gesmag utilisé pour
gérer les actifs de la Section de la sécurité et de la sûreté (SSS) de l'OMC. Elle a été
close parce que le logiciel a été abandonné au profit de la SFM, de façon que les actifs de
la SSS soient gérés au niveau central avec les autres équipements de l'OMC.
3.26. Un résumé des neuf recommandations significatives ouvertes, des plans d'action des
divisions respectives, des personnes chargées de mettre en œuvre les recommandations et des
dates d'achèvement prévues peut être consulté à l'annexe A.
3.3 État de la mise en œuvre des recommandations d'audit antérieures
3.27. Conformément à la Charte de l'audit interne, le BAI est chargé du suivi, et il détermine si
des dispositions ont été prises pour traiter de manière adéquate et efficace les questions signalées
dans les constats et recommandations d'audit. Cela se fait normalement en milieu et en fin ou
début d'année; toutefois, le rapport d'audit annuel pour l'exercice 2012 a pris exceptionnellement
en considération les résultats d'un audit de suivi additionnel effectué en avril 2013. Cet audit de
suivi avait pour but d'incorporer des mesures correctives prises au premier trimestre de
l'exercice 2013 par l'ancienne direction en prévision d'un changement de la haute direction plus
WT/BFA/W/327
- 13 -
tard dans l'année. Ces mesures ont été reprises dans le présent rapport afin d'avoir un état
complet de la mise en œuvre des recommandations d'audit pour l'exercice 2013.
3.28. Selon les procédures de travail relatives à l'audit, les recommandations qui font l'objet de
travaux en cours (TEC) depuis plus d'un an sans avoir enregistré de progrès et/ou sans avoir de
justification adéquate concernant le fait qu'elles n'ont pas été mises en œuvre reviennent à l'état
"Ouvert", et la division de l'OMC responsable de leur mise en œuvre est informée en conséquence.
Durant l'exercice 2013, quatre recommandations ont été soumises à cette procédure, comme cela
est expliqué notamment dans chaque rubrique pertinente de l'audit; l'une concernait les états de
paie, deux l'audit des consultants et fournisseurs de services connexes, et une a été transférée de
l'audit des activités de sécurité et de sûreté vers l'audit des actifs matériels et des consommables
de l'OMC qui peut être consulté à l'annexe A.
3.3.1 Audit des achats
3.29. Un audit de suivi concernant les achats a été effectué pour évaluer l'état d'une
recommandation d'audit significative en suspens qui a été mise en œuvre et close en avril 2013.
Elle portait sur une politique de règlement des factures destinée à régir la réception et
l'enregistrement des factures, la validation de la livraison des marchandises et des services, et la
validation et le paiement des factures.
3.30. À la fin de l'exercice 2013, toutes les recommandations d'audit, significatives ou non,
étaient closes. Le tableau ci-dessous donne des détails sur les recommandations d'audit
significatives par catégorie d'audit, y compris une comparaison avec les résultats à la clôture de
l'exercice 2012.
Tableau 5 Audit des achats – État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013

AUDIT DES ACHATS DU 17 NOVEMBRE 2008
NOMBRE TOTAL, TOUTES RECOMMANDATIONS 41
CONFONDUES
Closes TEC Ouvertes
Nombre de recommandations 41 - -
Total (%) au 31.12.2013 100% 0% 0%
Total (%) au 31.12.2012 98% 2% 0%
SIGNIFICATIVES
Opérationnel 31 - - 31 86%
Conformité 1 - - 1 3%
Systèmes 4 - - 4 11%
Nombre total de recommandations 36 - - 36 100%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 100% 0% 0% 100%
Total (%) au 31.12.2012 97% 3% 0% 100%
Nombre de recommandations significatives closes Closes Closes
par catégorie d'audit durant durant
l'exercice l'exercice
2013 2012
Opérationnel 1 3
Systèmes - 4
Total 1 7
3.3.2 Voyages en mission
3.31. Trois audits de suivi ont été effectués pour évaluer l'état de la mise en œuvre des
recommandations d'audit significatives concernant les voyages en mission.
3.32. Au 31 décembre 2013, 18 (86%) des 21 recommandations d'audit significatives initialement

formulées durant l'exercice 2009 étaient closes, dont 4 (22%) ont été closes durant l'exercice
2013. Par comparaison, au 31 décembre 2012, des mesures correctives avaient été prises pour
67% des recommandations significatives.
WT/BFA/W/327
- 14 -
3.33. Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre à la fin de l'exercice 2013 par
rapport à l'exercice 2012, par catégorie d'audit. Le graphique représente l'état à la clôture de
l'exercice 2013.
Tableau 6 Audit des voyages en mission – État de la mise en œuvre au

31 décembre 2013
AUDIT DES VOYAGES EN MISSION DU 13 OCTOBRE 2009
Closes TEC Ouvertes
Nombre de recommandations 20 3 -
Total (%) au 31.12.2013 87% 13% 0%
Total (%) au 31.12.2012 70% 30% 0%
SIGNIFICATIVES
Opérationnel 9 2 - 11 52%
Systèmes 4 1 - 5 24%
Financier 2 - - 2 10%
Nombre total de recommandations 18 3 0 21 100%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 86% 14% 0% 100%
Total (%) au 31.12.2012 67% 33% 0% 100%
Nombre de recommandations significatives Closes Closes
closes par catégorie d'audit durant durant
2013 2012
Opérationnel 3 -
Conformité - 2
Systèmes 1 1
Total 4 3
Graphique 3 Voyages en mission – Résumé des recommandations significatives au

31 décembre 2013
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Closes TEC Ouvertes
Financier 10% 0% 0%
Systèmes 19% 5% 0%
WT/BFA/W/327
- 15 -
3.3.2.1 État de l'activité durant l'exercice 2013
3.34. Recommandations closes
a. Opérationnel
i. En ce qui concerne la politique des voyages, une recommandation tendant à

rembourser les faux frais au départ et à l'arrivée sur la base des dépenses réelles a
été considérée comme close durant l'exercice 2013 en faveur de la décision prise par
la direction de maintenir le statu quo conformément au modèle de l'ONU selon lequel
les faux frais sont payés automatiquement pour chaque trajet à destination ou à
partir de l'aéroport ou de la gare, à un taux spécifié.
ii. Pour promouvoir la reddition de comptes, des contrôles ont été institués afin que les
cartes d'embarquement et les reçus d'hôtel soient joints à la demande de
remboursement des frais de voyage des fonctionnaires de l'OMC.
iii. Le guide pratique de l'IFCT, que le personnel peut consulter sur Intranet, a été mis à
jour pour incorporer les contrôles institués sous la forme d'une politique destinée à
rendre plus efficace la gestion des dépenses liées aux activités financées par l'OMC
(par exemple les montants des indemnités journalières de subsistance et des autres
indemnités auxquelles ont droit les participants et les consultants extérieurs).
b. Systèmes
i. Afin de rationaliser les activités de l'IFCT et de promouvoir l'efficience, les documents

relatifs aux activités d'assistance technique (AT) ont été automatisés, y compris les
formulaires de demande nationale d'AT, entre autres.
3.35. Travaux en cours
a. Opérationnel
i. Deux recommandations au titre de cette catégorie d'audit concernent la politique des

voyages de l'OMC: améliorer les procédures et les directives concernant la
planification et le remboursement des frais de voyage et des frais connexes, y
compris les indemnités journalières de subsistance; et améliorer la reddition de
comptes et promouvoir une utilisation plus efficiente des ressources financières de
l'OMC. Le projet de politique révisé a été soumis au CCM pour qu'il l'examine plus
avant.
b. Systèmes
i. Il s'agit de doter le BAI d'un outil fiable pour extraire et analyser les données en
toute indépendance et avec exactitude. L'outil qui a été fourni doit encore être
amélioré. Il est actuellement examiné avec le projet en cours de mise à niveau de la
solution PGI Oracle de l'OMC sous la forme d'une nouvelle version.
3.36. L'annexe B indique les domaines dans lesquels des mesures correctives doivent encore être
appliquées.
3.3.3 États de paie
3.37. Trois audits de suivi ont été effectués pour vérifier les mesures correctives prises en vue de
remédier aux déficiences importantes identifiées durant l'exercice 2010.
3.38. Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre de 21 recommandations d'audit

significatives à la clôture de l'exercice 2013 par rapport à l'état à la clôture de l'exercice 2012. À la
clôture de l'exercice 2013, 19 (90%) mesures correctives avaient été prises pour rationaliser les
activités liées aux états de paie. Trois (16%) de ces mesures ont été instituées durant
l'exercice 2013.
WT/BFA/W/327
- 16 -
Tableau 7 Audit des états de paie – État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013
AUDIT DES ÉTATS DE PAIE DU 28 JUIN 2010
Closes TEC Ouvertes
Nombre de recommandations 21 1 3
Total (%) au 31.12.2013 84% 4% 12%
Total (%) au 31.12.2012 68% 32% 0%
SIGNIFICATIVES
significatives
Total (%) au 31.12.2013 90% 5% 5% 100%
Total (%) au 31.12.2012 76% 24% 0% 100%
2013 2012
Opérationnel 3 4
Total 3 4
3.39. Le graphique ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre des recommandations

significatives à la clôture de l'exercice 2013.
Graphique 4 États de paie – Résumé des recommandations significatives au

31 décembre 2013
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Closes TEC Ouvertes
Financier 5% 0% 0%
Systèmes 10% 0% 0%
a. Opérationnel
i. La DRH est désormais entièrement propriétaire des données existantes sur les états
de paie et le personnel, qu'elle gère et dont elle rend compte, rôles qui étaient
précédemment assurés en partie par l'ITSD, laquelle se concentre donc sur la
fourniture d'un soutien technique.
WT/BFA/W/327
- 17 -
ii. De même, durant l'exercice 2013, après que l'ITSD a finalisé l'intégration des
nouvelles données dans les états de paie, la gestion et la propriété en ont été
confiées à la DRH pour qu'elle rationalise encore le processus et en améliore la
transparence, par exemple en ce qui concerne les états de paie des stagiaires, entre
autres.
iii. Des contrôles ont ensuite été mis en place pour limiter l'accès aux données relatives
aux états de paie selon les besoins fonctionnels, de manière à protéger leur intégrité.
a. Opérationnel
i. La seule (5%) recommandation d'audit significative en cours de mise en œuvre est

de nature opérationnelle. Elle concerne la nécessité de sensibiliser le personnel aux
valeurs essentielles de l'OMC et au comportement éthique. Bien qu'une certaine
sensibilisation ait eu lieu, l'achèvement de cette tâche en suspens, qui dépendait
précédemment de l'utilisation de l'apprentissage en ligne comme plate-forme, fera
l'objet d'une décision lors de l'examen stratégique de l'OMC durant l'exercice 2014.
3.42. Recommandation ouverte
a. Opérationnel
i. Une (5%) recommandation d'audit significative de nature opérationnelle, mentionnée

précédemment comme faisant l'objet de TEC, est revenue à l'état ouvert durant
l'exercice 2013. Elle concerne la rédaction de directives à l'intention du personnel
pour savoir quand et comment utiliser les différents contrats de travail à l'OMC, y
compris les critères applicables pour déterminer s'il convient de renouveler des
contrats de courte durée, le nombre de renouvellements acceptable et la mise en
place de contrôles destinés à faire en sorte que les contrats de courte durée soient
utilisés comme prévu.
3.43. Les deux recommandations significatives en suspens, qui sont en cours ou ouvertes,
peuvent être consultées à l'annexe C.
3.3.4 Activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT
3.44. Un audit de suivi concernant les activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT a été
effectué pour évaluer l'état de la mise en œuvre d'une recommandation d'audit significative en
suspens de nature opérationnelle.
3.45. Il s'agit de renforcer les contrôles relatifs à l'utilisation des contrats de courte durée à l'IFCT.
L'état était le même à la fin des exercices 2013 et 2012. Deux contrats de courte durée à l'Unité
de l'apprentissage en ligne de l'IFCT auquel il avait été prévu de mettre fin ont été jugés
nécessaires pour mettre en œuvre la stratégie d'apprentissage en ligne approuvée. Ils ont été
prorogés jusqu'en avril 2014 et devraient être remplacés par deux postes de classe L à l'issue de
la publication d'avis de vacance pour des contrats de durée déterminée d'un an.
3.46. Le tableau ci-dessous analyse l'état au 31 décembre 2013 par catégorie d'audit par rapport
à l'état à la fin de l'exercice 2012.
3.47. Des détails sur cette recommandation en suspens sont donnés dans l'annexe D, y compris
les mises à jour pertinentes.
WT/BFA/W/327
- 18 -
Tableau 8 Audit des activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT – État de la

mise en œuvre au 31 décembre 2013
AUDIT DES ACTIVITÉS D'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE
DE L'IFCT DU 2 DÉCEMBRE 2010
Closes TEC Ouvertes
Total (%) au 31.12.2013 92% 8% 0%
Total (%) au 31.12.2012 92% 8% 0%
SIGNIFICATIVES
Stratégique 2 - - 2 22%
Nombre total de recommandations 8 1 - 9 100%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 89% 11% 0% 100%
Total (%) au 31.12.2012 89% 11% 0% 100%
2013 2012
Opérationnel - 1
Stratégique - 2
Total - 3
3.3.5 Services de nettoyage et d'entretien
3.48. Trois audits de suivi ont été effectués afin de vérifier les mesures correctives prises pour
remédier aux déficiences importantes identifiées durant l'exercice 2011 au sujet des services de
nettoyage et d'entretien.
3.49. Des mesures correctives avaient été appliquées à la clôture de l'exercice 2013 pour
23 (96%) recommandations d'audit significatives, dont 6 (26%) ont été mises en œuvre durant
l'exercice 2013.
3.50. L'état de la mise en œuvre des recommandations significatives est illustré dans le tableau
ci-dessous par catégorie d'audit au 31 décembre 2013, avec un aperçu comparatif de la situation à
la fin de l'exercice 2012. Le graphique qui suit met en relief l'état au 31 décembre 2013.
WT/BFA/W/327
- 19 -
Tableau 9 Audit des services de nettoyage et d'entretien – État de la mise en œuvre au

31 décembre 2013
AUDIT DES SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN DU 30 JUIN 2011
Closes TEC Ouvertes
Total (%) au 31.12.2013 97% 3% 0%
Total (%) au 31.12.2012 71% 23% 6%
SIGNIFICATIVES
Opérationnel 17 - - 17 71%
Conformité 4 1 - 5 21%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 96% 4% 0% 100%
Total (%) au 31.12.2012 71% 21% 8% 100%
2013 2012
Opérationnel 2 4
Conformité 3 -
Systèmes - 1
Financier 1 -
Total 6 5
Graphique 5 Services de nettoyage et d'entretien – Résumé des recommandations

significatives au 31 décembre 2013
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Closes TEC Ouvertes
Financier 4% 0% 0%
Systèmes 4% 0% 0%
WT/BFA/W/327
- 20 -
a. Opérationnel
i. Au 30 avril 2013, toutes les surfaces de l'OMC devant être nettoyées et qui avaient
été omises figuraient dans le contrat avec le fournisseur de services sous forme
d'avenants au contrat original, afin de rendre plus fiables les prévisions de coûts
pour les services de nettoyage.
ii. À la suite de l'achèvement du nouveau bâtiment, des armoires sont désormais

installées pour que le matériel et les fournitures de nettoyage soient entreposés
correctement. Cela résout le problème que pose le fait de les laisser dans les couloirs
et les espaces communs, ce qui fait mauvaise impression et entraîne des risques de
perte et d'usage abusif ou peut être contraire aux règles de sûreté et d'évacuation
s'ils sont laissés près des issues de secours.
b. Conformité
i. Deux recommandations ont été closes avec la modification des modalités et

conditions du contrat passé avec le fournisseur de services de nettoyage. Une
disposition qui exigeait que le fournisseur ne facture pas à l'OMC le coût des espaces
libérés ou des bureaux inoccupés a été supprimée, car elle était mentionnée comme
difficile à appliquer. En revanche, une disposition définissant des délais clairs pour la
présentation du casier judiciaire des agents de nettoyage a été ajoutée.
ii. Il y a conformité de la part du fournisseur de services de nettoyage pour ce qui est

de présenter des documents dans les délais prévus par le contrat et selon les critères
prescrits, par exemple: police d'assurance responsabilité civile, évaluation annuelle
des ICP, rapports mensuels sur le contrôle de la qualité et rapports d'activité
annuels.
c. Financier
i. Contrairement à la pratique précédente et conformément à la meilleure pratique, il a

été constaté que les paiements faits au fournisseur de services étaient dûment
assortis de justificatifs, y compris pour les éventuels coûts additionnels facturés.
a. Conformité
i. Une recommandation d'audit significative concernant le contrôle de la qualité reste

en suspens. Bien que des contrôles mensuels de la qualité soient effectués en divers
lieux de l'OMC par le fournisseur de services de nettoyage et le responsable des
contrats de l'OMC, conformément aux dispositions du contrat et aux critères établis,
une enquête auprès du personnel prévue durant l'exercice 2014 donnera des
indications supplémentaires sur la qualité des services de nettoyage. Ce point sera
considéré comme clos si les résultats de l'enquête se révèlent satisfaisants.
3.53. L'annexe E donne des détails sur la recommandation d'audit en suspens.
3.3.6 Activités de sécurité et de sûreté
3.54. Un audit de suivi a été effectué pour évaluer l'état de la mise en œuvre des
recommandations significatives en suspens concernant les activités de sécurité et de sûreté.
3.55. Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre des recommandations d'audit
significatives à la clôture de l'exercice 2013. Dix-huit (95%) recommandations étaient closes au
WT/BFA/W/327
- 21 -
31 décembre 2013, dont une (6%) a été close durant l'exercice 2013. Une (5%) recommandation
est en cours de mise en œuvre.
3.56. Le tableau exclut cependant les deux recommandations significatives closes précédemment
au titre de cet audit et transférées ensuite durant l'exercice 2013 pour suivi au titre de l'audit des
actifs matériels et des consommables de l'OMC. En raison de ce transfert et de la réduction du
nombre de recommandations significatives initialement formulées pour l'exercice 2012 qu'il a
entraînée, la comparaison de l'état entre les exercices 2013 et 2012 a été jugée illogique.
Tableau 10 Audit des activités de sécurité et de sûreté – État de la mise en œuvre au

31 décembre 2013
AUDIT DES ACTIVITÉS DE SÉCURITÉ ET DE SÛRETÉ DU 11 NOVEMBRE 2011
Closes TEC Ouvertes
Total (%) au 31.12.2013 95% 5% 0%
SIGNIFICATIVES
Systèmes - - - - 0%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 95% 5% 0% 100%
Nombre de recommandations significatives Closes
closes par catégorie d'audit durant
l'exercice
2013
Conformité 1
Total 1
3.57. Recommandation close
a. Conformité
i. Une mesure corrective a été instituée durant l'exercice 2013 pour faire en sorte que
l'OMC dispense aux gardes de sécurité externes la formation prévue dans le contrat.
La formation financée par l'OMC comprend les procédures d'exploitation types pour
tous les gardes et une formation initiale pour les nouveaux gardes sur le site de
l'OMC.
a. Opérationnel
i. À des fins d'information et de transparence, un avis au personnel a été affiché sur

Intranet à propos de la vidéosurveillance concernant le personnel et les visiteurs de
l'OMC. Des panneaux de vidéosurveillance ont été placés aux points d'entrée
concernés de l'OMC. Des travaux sont aussi en cours sur la rédaction d'un manuel
concernant les activités de détection.
3.59. Des détails sur la recommandation en suspens peuvent être consultés à l'annexe F.
WT/BFA/W/327
- 22 -
3.3.7 Audit des consultants et fournisseurs de services connexes
3.60. Trois audits de suivi ont été effectués au sujet des consultants et fournisseurs de services
connexes afin d'évaluer les mesures prises pour corriger les anomalies identifiées sur 24 questions
d'audit significatives.
3.61. Au 31 décembre 2013, des mesures correctives avaient été appliquées pour onze (46%)
recommandations significatives, toutes durant l'exercice 2013.
3.62. L'état de la mise en œuvre à la clôture de l'exercice 2013 est indiqué dans le tableau
ci-dessous, y compris une comparaison avec l'état à la clôture de l'exercice 2012.
Tableau 11 Audit des consultants et fournisseurs de services connexes – État de la mise

en œuvre au 31 décembre 2013
CONSULTANTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES CONNEXES – AUDIT DU 20 DÉCEMBRE 2012
Closes TEC Ouvertes
Nombre de recommandations 12 7 7
Total (%) au 31.12.2013 46% 27% 27%
Total (%) au 31.12.2012 - 23% 77%
SIGNIFICATIVES
Conformité 6 3 3 12 50%
Systèmes - 1 1 2 8%
Financier 2 1 - 3 13%
significatives
Total (%) au 31.12.2013 46% 25% 29% 100%
Total (%) au 31.12.2012 - 25% 75% 100%
2013 2012
Opérationnel 3 -
Conformité 6 -
Financier 2 -
Total 11 -
3.63. Le graphique ci-dessous illustre l'état de la mise en œuvre des recommandations d'audit
significatives au 31 décembre 2013.
WT/BFA/W/327
- 23 -
Graphique 6 Consultants et fournisseurs de services connexes – Résumé des

recommandations significatives au 31 décembre 2013
50%
45%
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
Closes TEC Ouvertes
Financier 8% 4% 0%
Systèmes 0% 4% 4%
a. Opérationnel
i. Une comparaison avec des organisations similaires a été effectuée pour adopter les
meilleures pratiques en matière de recrutement de consultants. Les meilleures
pratiques ont été incorporées dans le projet de guide sur le recrutement des
consultants à l'intention des responsables hiérarchiques.
ii. Deux recommandations ont été closes au sujet de la rémunération versée

habituellement aux traducteurs titulaires d'un contrat spécial de services
(SSC)/contrat sur place pendant leur travail à domicile, aux traducteurs titulaires
d'un accord spécial de services (SSA) et aux opérateurs de traitement de texte, car
des mesures correctives ont été prises par la direction pour réexaminer, documenter
officiellement et approuver les barèmes de rémunération durant l'exercice 2013.
b. Conformité
i. Pour favoriser la cohérence, éviter les disparités et respecter les directives établies
au sujet du recrutement des consultants, les SSA passés avec les consultants
concernés ont été modifiés de façon à exclure les congés annuels et les congés de
maladie.
ii. Deux mesures correctives ont été prises pour assurer que le recrutement des
consultants fait l'objet d'une autorisation en bonne et due forme. Tout d'abord, la
DRH a institué des contrôles pour que les divisions qui engagent des consultants se
conforment davantage à l'obligation d'obtenir l'approbation du DGA ou du Directeur
compétent à cet effet. En conséquence, au 30 avril 2013, les divisions se
conformaient à cette obligation.
iii. À la clôture de l'exercice 2013, la DRH avait mis en place des contrôles afin
d'empêcher que des consultants soient engagés pour effectuer des tâches courantes,
de manière à favoriser une utilisation efficiente et appropriée des ressources
WT/BFA/W/327
- 24 -
humaines et financières. Les consultants sont censés apporter les compétences

techniques et spécialisées qui manquent généralement au personnel régulier de
l'OMC ou qui n'existent pas en quantité suffisante au sein de l'Organisation.
iv. Deux recommandations destinées à assurer le meilleur rapport qualité-prix de la part

des sociétés composées d'une seule personne ont été mises en œuvre. Au début, des
freins et contrepoids ont été établis pour assurer que toutes les sociétés, y compris
les sociétés composées d'une seule personne, ne se voient pas accorder de SSA mais
sont systématiquement soumises au processus d'achat et à la concurrence requise.
En conséquence, au 31 décembre 2013, toutes les divisions se conformaient à cette
obligation.
c. Financier
i. Les contrôles ont été renforcés afin de suivre la mise des données sur Oracle pour
supprimer les éventuelles erreurs.
ii. L'application des normes IPSAS a modifié la présentation des comptes, ce qui a
facilité la catégorisation cohérente et valable des dépenses dans les comptes
annuels, contrairement à ce qui se passait avant, et a ainsi permis d'améliorer la
planification et la prise de décisions par la direction.
a. Opérationnel
i. Il y a des TEC à la DRH en ce qui concerne le contrôle et la gestion du mouvement

des consultants et des autres membres du personnel entre les différents contrats
d'emploi, y compris leur rémunération, afin d'assurer le respect des lignes directrices
en matière de recrutement et la concurrence requise en matière d'emploi.
b. Conformité
i. Deux recommandations en matière de conformité concernent les SSA conclus avec

les consultants et fournisseurs de services connexes. Bien que l'objectif n'ait pas
encore été pleinement atteint, il y a des TEC à la DRH pour mettre en place des
contrôles garantissant qu'il y ait des SSA exécutoires signés à la fois par les
contractants et par les divisions de l'OMC concernées. Il reste cependant des
améliorations à apporter pour assurer que les consultants et fournisseurs de services
connexes ne sont pas payés tant que les contrats n'ont pas été dûment signés et
sont donc exécutoires.
ii. La conformité avec les modalités et conditions de l'Accord-cadre sur les TI a été
notée. Toutefois, la conformité avec les modalités et conditions du nouvel
Accord-cadre de la DRH sur l'apprentissage qui a été modifié durant l'exercice 2013
reste à évaluer. Il est attendu des fournisseurs de services qu'ils dispensent leurs
services à des prix déterminés à l'avance à l'issue d'un processus d'appel à la
concurrence, afin de permettre à l'OMC de réaliser des gains d'efficience.
c. Systèmes
i. Bien que la DRH ait progressé dans l'utilisation d'un fichier Excel en attendant son
utilisation interne pour l'enregistrement des données relatives aux consultants, il est
essentiel d'établir une base de données centrale sur les consultants présélectionnés
en consultation avec les divisions. Une base de données centrale accessible à toutes
les divisions permettrait de faciliter, suivre, contrôler et évaluer le recours à des
consultants et fournirait des informations utiles en retour sur les compétences et le
comportement professionnel passé des consultants.
WT/BFA/W/327
- 25 -
d. Financier
i. Les frais de voyage des consultants sont désormais identifiables, ce qui améliore
l'analyse et la prise de décisions par la direction. Mais ce n'est pas encore le cas pour
les autres types de contrats tels que les contrats de courte durée et les contrats de
durée déterminée.
3.66. Recommandations ouvertes
a. Opérationnel
i. Les consultants qui fournissent à l'OMC des services d'une valeur supérieure au seuil
de 50 000 CHF ne sont pas encore soumis aux lignes directrices en matière d'achats.
L'application de ces lignes directrices et le respect de la concurrence requise
assureraient le meilleur rapport qualité-prix à l'OMC.
ii. Il faut examiner le processus de recrutement des consultants et modifier les lignes
directrices relatives aux SSA afin de rationaliser le processus, de renforcer les
contrôles en place et de répondre aux besoins des divisions. Cette recommandation
est revenue à l'état ouvert durant l'exercice 2013, conformément aux procédures du
BAI. Un projet de guide à l'intention des responsables hiérarchiques est en cours
d'élaboration depuis le milieu de l'exercice 2012 afin de rationaliser le processus,
mais ce guide n'a pas encore été finalisé, approuvé et mis en application.
iii. La DRH doit encore s'approprier comme il convient le processus de recrutement de

tous les consultants et fournisseurs de services connexes afin de renforcer les
contrôles en place, de promouvoir une certaine forme de concurrence dans le
processus de sélection, de garantir le caractère raisonnable des rémunérations
versées et de figurer parmi les signataires des SSA, SSC et autres contrats
connexes. Cette recommandation est également revenue à l'état ouvert durant
l'exercice 2013, conformément aux procédures du BAI.
b. Conformité
i. Trois recommandations ouvertes en matière de conformité concernent toutes les

divisions de l'OMC: premièrement, il est important que la DRH mette des contrôles
en place pour s'assurer que toutes les divisions respectent les lignes directrices
concernant les SSA fixées pour le recrutement de consultants, ce qui ne pourra se
faire que lorsque le projet de guide sur le recrutement des consultants à l'intention
des responsables hiérarchiques sera mis en application; deuxièmement, le respect
par les divisions des lignes directrices relatives aux SSA sera ensuite évalué;
troisièmement, avec les contrôles actuellement institués par la DRH, les divisions
devront encore confirmer que tous les SSA et autres contrats conclus avec les
consultants et fournisseurs de services connexes sont systématiquement signés par
les divisions et par les contractants concernés.
c. Systèmes
i. La possibilité de garder une trace des consultants, des membres des groupes
spéciaux et des membres de l'Organe d'appel employés par l'Organisation au moyen
d'un registre central doit être examinée par l'ITSD pendant ou après l'exécution du
projet de PGI concernant la mise à niveau d'Oracle.
3.67. Des détails sur les 13 recommandations en suspens pour lesquelles des travaux sont en
cours ou qui restent ouvertes peuvent être consultés à l'annexe G.
3.4 Programme d'assurance et d'amélioration qualité (PAAQ)
3.68. Un PAAQ a été recommandé par le vérificateur extérieur des comptes lors d'un examen de
la fonction d'audit interne durant l'exercice 2012. C'est aussi une prescription figurant dans les
WT/BFA/W/327
- 26 -
normes de l'IIA, qui préconisent expressément la mise en place d'un PAAQ, puis l'établissement de
rapports sur les résultats.
3.69. Le PAAQ évalue l'efficience et l'efficacité de l'activité d'audit interne et identifie les
possibilités d'amélioration. Il comporte des validations périodiques, à la fois internes et externes,
de la conformité avec la définition de l'audit interne donnée par l'IIA5, le Code de déontologie et
les normes promulguées par l'IIA. Il constitue donc une feuille de route destinée à apporter des
améliorations de façon méthodique afin de renforcer les capacités de l'audit interne.
3.70. Par la suite, durant l'exercice 2013, en plus de l'évaluation externe effectuée par le
vérificateur extérieur des comptes qui constituait un aspect important du PAAQ, le BAI a utilisé un
outil d'auto-évaluation et de développement sous la forme d'une matrice de capacité/maturité
recommandée par l'IIA pour évaluer en continu le niveau ou la maturité atteints par l'activité
d'audit interne en termes de gouvernance, de politique, de cadre de pratique, d'organisation et de
structure, de ressources et de services.
3.71. La matrice de capacité/maturité est présentée à l'annexe H avec cinq niveaux de capacité
progressifs au travers desquels l'activité d'audit interne peut évoluer à mesure qu'elle définit, met
en œuvre, mesure, contrôle et améliore ses processus et ses pratiques.
3.72. Les résultats de l'auto-évaluation indiquent que l'activité d'audit en est principalement au
niveau intégré, où elle est généralement conforme aux Normes internationales pour la pratique
professionnelle de l'audit interne. Cependant, dans certains secteurs de processus clés (KPA), il y a
une progression vers le niveau gestion de la matrice de capacité/maturité. Il faut noter que le
niveau approprié de capacité de toute organisation devrait être proportionné à la nature de
l'organisation, à sa complexité et aux risques auxquels elle est exposée, de sorte qu'il n'y a pas de
solutions toutes faites.
3.73. L'état de maturité du BAI peut être résumé comme suit, les quatre premiers éléments se
rapportant principalement à la gestion et aux pratiques de l'activité d'audit interne elle-même. Les
deux derniers éléments constituent la relation entre l'activité d'audit interne et l'Organisation, ainsi
que les environnements interne et externe:
a. Services et rôle du BAI – Il s'agit du rôle de l'audit interne consistant à fournir des
évaluations indépendantes et objectives pour aider l'Organisation à atteindre ses
objectifs et à améliorer ses opérations. Selon l'auto-évaluation, ce rôle en est au niveau
capacité intégrée, le BAI effectuant des audits qui portent non seulement sur les aspects
financiers et budgétaires, mais aussi sur la conformité et le rapport qualité-prix et
dispensant des services de conseil en la matière. Les services offerts par la fonction
d'audit ne sont cependant pas encore assez complets pour fournir une assurance
raisonnable sur l'adéquation et l'efficacité globales des processus de gouvernement
d'entreprise, de gestion des risques et de contrôle du point de vue de l'ensemble de
l'Organisation. L'élaboration d'une stratégie d'audit faciliterait la progression vers le
niveau capacité gérée. Mais cela dépend d'une compréhension de l'orientation
stratégique, des questions émergentes et des risques de l'Organisation.
b. Gestion des personnes – Il s'agit de l'environnement de travail qui permet aux auditeurs
de fonctionner au mieux de leurs capacités. Cet élément a été évalué comme étant du
niveau capacité intégrée, caractérisé par du personnel d'audit professionnellement
qualifié fonctionnant en équipe afin de maximiser les ressources humaines limitées. Il y
a une progression vers le niveau capacité gérée du fait que des possibilités de leadership
et de perfectionnement professionnel sont offertes au personnel et que sa participation
aux organismes professionnels est soutenue. Il y a aussi quelques éléments
d'optimisation, du fait que les auditeurs apportent des contributions à leur profession,
par exemple le chef du BAI est membre du Conseil d'administration d'une section locale
de l'IIA et présente volontairement des exposés sur des sujets relatifs à l'audit dans des
sections locales de l'IIA.
5
L'audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance
sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de
la valeur ajoutée.
WT/BFA/W/327
- 27 -
c. Pratiques professionnelles – Cet élément comprend les politiques, processus et pratiques

qui permettent d'exercer l'activité d'audit interne de manière efficace, avec compétence
et conscience professionnelle. Les politiques, processus et procédures d'audit interne, qui
relèvent du niveau capacité gérée, sont désormais définis, documentés et mutuellement
intégrés, conformément aux orientations du CRIPP de l'IIA. Cela est essentiel pour
guider et gérer les opérations du BAI, élaborer des programmes de travail et faire de la
planification, et mettre en œuvre les résultats des audits et en rendre compte. Les
aspects essentiels sont, entre autres, les suivants: un manuel d'audit à usage interne;
un PAAQ désormais en place; des documents de travail normalisés durant
l'exercice 2013; et un plan biennal lié aux pratiques de GRE et au registre des risques de
l'Organisation, d'où sont déduits les domaines auditables à haut risque.
d. Gestion des performances et obligation redditionnelle – Cet élément de l'audit interne

correspond aux renseignements nécessaires pour gérer, conduire et contrôler l'activité
d'audit interne et rendre compte de ses résultats. Elle a été évaluée comme étant au
niveau capacité intégrée, avec des processus désormais en place pour suivre, évaluer et
améliorer de façon continue l'efficacité de la fonction d'audit, y compris les ICP introduits
durant l'exercice 2013 et dont les résultats sont déjà indiqués dans le résumé
analytique. Les ICP sont les suivants: indice de satisfaction concernant l'audit des actifs
matériels et des consommables de l'OMC, tous les indices étant supérieurs à 80%, par
exemple le professionnalisme des auditeurs, la perturbation minimale durant les
opérations d'audit, les demandes raisonnables de renseignements, l'utilité de l'audit et
l'exactitude du rapport; nombre de fonctionnaires chargés de l'audit ayant une
certification professionnelle; nombre d'heures de formation professionnelle par an; et
pourcentage de réalisation du plan d'audit annuel. Mis à part la formation, tous les ICP
visés ont été réalisés. Les ICP seront examinés de façon continue afin de rendre compte
des facteurs de succès principaux de la fonction d'audit interne à mesure qu'elle évolue
et de progresser vers le niveau capacité gérée.
e. Relations et culture organisationnelles – Cet élément de l'audit interne correspond aux

relations, à la structure et à la culture organisationnelles, ainsi qu'aux relations à
l'intérieur et à l'extérieur de l'Organisation. Il a été évalué comme étant au niveau
capacité intégrée, le BAI coordonnant ses activités avec le vérificateur extérieur des
comptes afin de réduire au minimum les efforts faisant double emploi. En outre, le chef
du BAI participe à des activités de gestion, prend part aux activités de communication et
de dialogue de l'équipe de gestion et est en mesure de maintenir une voie de
communication avec la haute direction.
f. Structure de gouvernance – Il s'agit des liens hiérarchiques du chef du BAI et des

processus de gouvernance au sein de l'Organisation et de l'environnement. Selon
l'auto-évaluation, cet élément est au niveau capacité intégrée. La fonction d'audit fait
rapport administrativement et fonctionnellement au DG. Conformément à la Charte de
l'audit interne, le BAI est habilité à obtenir l'accès aux renseignements, aux éléments
d'actif et aux personnes dont il a besoin pour s'acquitter de ses fonctions. Le vérificateur
extérieur des comptes assure la supervision et examine les résultats de l'activité d'audit
interne, formule des recommandations pour accroître son indépendance et veille à ce
que les mesures appropriées soient prises. Pour passer au niveau capacité gérée, et
conformément à la recommandation du vérificateur extérieur des comptes, confirmée
par les normes d'audit, il faudrait envisager d'établir un comité d'audit composé de
membres indépendants de la direction de l'Organisation et auquel la fonction d'audit
devrait rendre compte afin d'accroître son indépendance et de renforcer l'obligation
redditionnelle de l'Organisation.
3.74. Le manuel d'audit a été actualisé de façon continue durant l'année afin d'incorporer toutes
les améliorations susmentionnées.
3.75. Les points faibles ou les domaines à améliorer seront traités selon qu'il sera approprié,
lorsqu'ils sont identifiés au moyen du PAAQ, et il sera rendu compte chaque année des résultats du
suivi continu.
WT/BFA/W/327
- 28 -
3.5 Missions ad hoc
3.76. À compter d'avril et jusqu'à la clôture de l'exercice 2013, le chef du BAI a été désigné
comme point focal pour la participation de l'OMC à l'évaluation externe de l'ITC, organe subsidiaire
de l'OMC et de la CNUCED. Par ailleurs, le chef du BAI ainsi qu'un représentant de la CNUCED ont
fait partie de l'équipe d'évaluation technique qui a choisi un prestataire chargé d'une évaluation
indépendante de l'ITC.
3.6 Autres activités
3.77. Durant l'année, le BAI a continué de donner des conseils sur les aspects financiers,
budgétaires et procéduraux lorsque d'autres divisions lui en ont fait la demande
4 PERSONNEL DU BAI
4.1. Durant l'exercice 2013, le BAI était composé du chef du BAI et d'un auditeur qui a rejoint le
BAI en février 2012.
4.2. Toutefois, à la suite d'un concours qui a eu lieu à la fin de l'exercice 2013, l'auditeur a rejoint
la Section des finances de l'AGSD en mars 2014 à la suite d'une promotion. Le BAI a engagé un
auditeur pour une courte durée en attendant la publication d'un avis de vacance de poste pour un
remplaçant.
4.3. Les conditions de recrutement de l'auditeur doivent être revues. Contrairement aux autres
postes de classe 6 à l'OMC, le contrat de l'auditeur est limité à une période maximale non
renouvelable de cinq ans, ce qui nuit à la continuité et à la stabilité du BAI.
4.4. Le contrat du chef du BAI, qui devait arriver à expiration à la fin de mars 2014, a été prorogé
d'un an pour les raisons suivantes: sensibiliser la nouvelle direction aux questions d'audit;
apporter l'assistance requise durant l'examen stratégique de l'OMC prévu pour l'exercice 2014; et
préserver la continuité du Bureau en raison du transfert de l'auditeur à la Section des finances.
Cela éviterait une situation où l'auditeur et le chef du BAI partiraient simultanément et où la
désignation ultérieure d'un nouveau chef du BAI coïnciderait avec celle d'un nouvel auditeur. Un
concours est prévu au second semestre de l'exercice 2014 pour choisir un nouveau chef du BAI,
tandis qu'un nouvel auditeur devrait entrer en fonction en août 2014.
5 PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL
5.1. Les deux fonctionnaires chargés de l'audit ont des certificats professionnels dans une ou
plusieurs disciplines se rapportant à l'audit interne, comme l'indique le résumé analytique.
5.2. Dans le cadre de la formation et de l'organisation de leur carrière et conformément aux

prescriptions en matière de FPC de l'IIA et d'autres organismes professionnels auxquels les
auditeurs de l'OMC sont affiliés, les fonctionnaires du BAI ont pris part à des conférences et à des
ateliers sur l'audit interne. Ces activités leur ont permis de créer des réseaux avec les participants
d'organisations similaires et de partager et comparer les meilleures pratiques. Selon la formation
prévue pour chacun d'eux, les membres du BAI ont également participé à diverses activités de
formation organisées au niveau interne par la DRH pour renforcer les capacités et les compétences
individuelles, par exemple la prise de parole en public, la présentation d'exposés et la rédaction de
rapports bien conçus. Ils ont également suivi des formations dispensées par des prestataires
extérieurs au sujet, entre autres, de la gestion du risque stratégique, du risque de réputation et du
risque de fraude ainsi que des aspects liés à l'environnement informatique du point de vue de
l'audit. L'ICP visé de 80 heures de FPC n'a pas été atteint, puisque le chef du BAI a bénéficié de
72 heures de formation, et l'auditeur de 63,5 heures. À mesure que la fonction évolue, l'accent
sera mis de plus en plus sur la formation afin de renforcer les connaissances et les compétences
des auditeurs en ce qui concerne leur travail à l'OMC et la profession d'audit interne en général.
WT/BFA/W/327
- 29 -
6 PLAN BIENNAL POUR LES EXERCICES 2014 ET 2015
6.1. Les domaines retenus pour faire l'objet d'un audit durant les exercices 2014 et 2015 sont des
domaines à haut risque découlant du registre des risques pour l'ensemble de l'OMC tenu par
l'AGSD, ou répondent à des demandes de Membres de l'OMC ou à des prescriptions du CRIPP.
6.2. L'annexe I indique les activités d'audit qui auront lieu durant les exercices 2014 et 2015, sous
réserve d'un examen annuel, décrit succinctement la portée et les objectifs de chaque activité
d'audit, et précise, pour l'exercice 2014, le moment de l'année où chacune des activités d'audit est
prévue.
6.3. Les audits à effectuer durant l'exercice 2014 sont entre autres les suivants:
a. Gestion des congés de maladie et des circonstances connexes.
b. Sécurité de l'information: cet audit sera soumis au processus d'achat, et les fournisseurs
seront invités à présenter leurs offres conformément aux procédures établies de l'OMC
pour les appels à concurrence formels. D'après les audits qui ont été effectués ces
dernières années dans des organisations similaires, par exemple l'OMPI et l'OIT, le coût
ne devrait pas dépasser 50 000 CHF. Parmi les fournisseurs habituels figurent les
cabinets internationaux d'expertise comptable et de conseil PwC, Ernst and Young, KPMG
et Deloitte. L'invitation sera également ouverte à d'autres soumissionnaires
internationaux. Durant la mission du fournisseur retenu, et conformément aux normes
de l'IIA, le BAI sera chargé de superviser l'audit, en s'attachant entre autres aux aspects
essentiels suivants:
i. confidentialité et restrictions concernant les renseignements obtenus durant la

mission d'audit;
ii. propriété et garde des documents de travail liés à la mission, le cas échéant;
iii. conformité avec les normes de l'IIA relatives aux pratiques de travail, par exemple le
mode de présentation du rapport d'audit;
iv. entre autres.
c. Gestion des ressources (planification des résultats et compte rendu): Un nouvel auditeur
étant attendu au second semestre de l'année, cela dépendra de l'état des ressources
d'audit, y compris la mise au courant et la courbe d'apprentissage à prévoir. Avec le
départ du chef du BAI prévu pour le premier trimestre de l'exercice 2015, il est
important que l'audit, s'il a débuté, soit achevé pour la fin de l'exercice 2014 afin
d'assurer un transfert sans heurt au nouveau chef du BAI.
7 CONCLUSION
7.1. La direction a fait un effort notable pour mettre en œuvre les recommandations d'audit,
puisque 82% des recommandations significatives en suspens étaient closes au 31 décembre 2013.
Le BAI continuera de suivre l'état de la mise en œuvre des recommandations encore en suspens.
7.2. Il est toutefois important de revoir les modalités de recrutement de l'auditeur afin d'assurer
la stabilité et la continuité de la fonction d'audit interne.
_______________
ANNEXE A RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS D'AUDIT SIGNIFICATIVES CONCERNANT
LES ACTIFS MATÉRIELS ET LES CONSOMMABLES DE L'OMC
N.B. La recommandation significative en suspens concernant les actifs de la SSS qui a été transférée de l'audit des activités de sécurité et de
sûreté est en caractères gras.
Recommandation d'audit significative et catégorie État de la mise en œuvre communiqué par la division État de la mise en œuvre et observations du BAI
d'audit (décembre 2013) concernée au 31 décembre 2013 au 31 décembre 2013
Recommandation d'audit Catégorie Mise à jour concernant Personne État Observations d'audit
d'audit l'état de la mise en œuvre responsable +
date
d'achèvement
prévue
AGSD
1. Élaborer des lignes directrices détaillées Opérationnel Nous examinerons le processus en Bauswein Tristan OUVERTE Le BAI examinera les progrès durant
afin de simplifier le processus de gestion 2014 pour le simplifier et l'harmoniser. 31.12.2014 l'exercice 2014 lors de l'audit de suivi en
des actifs en définissant: des milieu d'année.
responsabilités et des rôles clairs; les
critères de comptabilisation des actifs, y
compris les frais connexes; les zones
WT/BFA/W/327
d'entrée de données requises; les critères
d'affectation et de codage par
- 30 -
codes-barres des actifs; le traitement du
matériel loué; la fréquence des inventaires
physiques; les critères d'amortissement;
l'obligation redditionnelle du personnel de
l'OMC pour les immobilisations corporelles;
les critères de suppression des actifs des
bases de données des stocks, entre autres.
2. Enregistrer les actifs historiques et Opérationnel Nous examinerons la gestion des actifs Bauswein Tristan OUVERTE Progrès à examiner par le BAI au milieu
veiller à ce qu'ils soient correctement historiques dans le cadre de cet 31.12.2014 de l'exercice 2014.
gérés et comptabilisés. examen.
SGI
3. Valider et mettre à jour les données Opérationnel Les "irrégularités existantes" sont dues Sarrazin Nicolas OUVERTE Examiner l'état de la mise en œuvre au
dans le système SFM pour corriger les à la non-localisation de codes-barres. Codes-barres milieu de l'exercice 2014 pour inclure
irrégularités existantes. Ensuite, effectuer localisés non seulement la localisation des
des contrôles réguliers (inventaires Une vérification régulière pourrait être codes-barres mais aussi la correction
physiques) pour vérifier l'existence des faite conformément aux procédures de Tous les 3 ans d'autres irrégularités telles que les actifs
actifs matériels et, en conséquence, l'ONUG. dépourvus d'emplacement, les
valider et mettre à jour les données dans indications d'emplacement erronées, les
le système SFM. Évaluer l'utilisation d'un actifs éliminés mais non supprimés de la
La numérisation en temps réel sera Janvier 2014
scanner en temps réel pour améliorer base de données, entre autres.
opérationnelle sans délai puisque le
l'exactitude et l'exhaustivité des données.
projet de rénovation est désormais
achevé.
date
d'achèvement
prévue
ITSD
4. Valider et mettre à jour les données Opérationnel Pour chacune des erreurs suivantes, Segovia H. OUVERTE La marche à suivre est de faire la liaison
dans le système SDE pour corriger les que faut-il faire? Monica avec l'AGSD pour avoir des
irrégularités existantes. Ensuite, effectuer a. Actifs enregistrés sans valeur: éclaircissements et des lignes directrices
des contrôles réguliers (inventaires Mesure suggérée – Faut-il estimer une documentées sur l'enregistrement des
physiques) pour vérifier l'existence des valeur manuellement? actifs et leur gestion en général.
actifs matériels et, en conséquence, b. Actifs enregistrés sans numéro de Le BAI assurera un suivi auprès de
valider et mettre à jour les données dans bon de commande. Mesure suggérée – l'AGSD au sujet des progrès réalisés
le système SDE. Évaluer l'utilisation d'un Ne rien faire. concernant les lignes directrices durant
scanner en temps réel pour améliorer c. Actifs enregistrés sans indication l'exercice 2014.
l'exactitude et l'exhaustivité des données. d'emplacement – Emplacement correct.
Pour information, un examen physique
des actifs est prévu pour
WT/BFA/W/327
janvier-février 2014 afin d'y remédier.
d. Actifs enregistrés sans référence de
- 31 -
code-barres – Ne sait pas.
e. Actifs enregistrés avec le CDM
comme emplacement indiqué –
Emplacement correct. Pour information,
un examen physique des actifs est
prévu pour janvier-février 2014 afin d'y
remédier.
f. Frais tels que les frais de livraison,
de service, de location, etc. enregistrés
en tant qu'actifs virtuels – Supprimer la
valeur? Corriger la valeur?
g. Actifs enregistrés dans les 2 bases
de données. Après vérification de qui
gère quel actif, élimination dans l'une
des 2 bases de données.
h. Actifs non enregistrés – Les
enregistrer. Pour information, un
examen physique des stocks est prévu
pour janvier-février 2014 afin d'y
remédier.
date
d'achèvement
prévue
5. Fusionner les 2 bases de données des Systèmes Je souscris à la recommandation. En ce Perreard Philippe OUVERTE Le BAI assurera un suivi auprès de
stocks SDE et SFM après validation et mise qui concerne la date, cela devra se faire l'AGSD au sujet des lignes directrices
à jour des données, en consultation avec après l'établissement d'une procédure concernant les actifs durant
l'AGSD. assortie de lignes directrices (point 1 l'exercice 2014.
du présent rapport). Il faut aussi
comprendre les besoins des divisions
pour leurs tâches de gestion (en plus
de la gestion des stocks).
(L'enregistrement des actifs
informatiques est également utilisé
pour les procédures de soutien.) Enfin,
les données doivent être nettoyées
(point 9 et point 8 du présent rapport).
WT/BFA/W/327
Nous avons donc besoin d'une
évaluation collective avec l'AGSD et le
- 32 -
BAI lorsque les travaux ci-dessus
seront achevés avant de passer à une
solution unique.
6. Activer le module des actifs déjà Systèmes Ce n'est pas une recommandation pour Boudou Fabrice OUVERTE Le BAI pense que l'activation du module
disponible dans Oracle et intégrer les l'ITSD, mais je sais que cela sera /Perreard des actifs, après la décision à prendre au
données des bases de données des stocks décidé dans le cadre de la mise à Philippe sujet de la mise à niveau du PGI, devrait
SDE et SFM fusionnées. Incorporer niveau du PGI prévue pour 2014. 2014 relever de la responsabilité de l'ITSD.
également les calculs d'amortissement. Progrès à suivre par le BAI durant
l'exercice 2014.
SSS
7. Renforcer les contrôles de sécurité en Systèmes Il est prévu de placer 2 caméras dans Jezequel Nicolas OUVERTE Plan d'action noté pour suivi durant
place au centre de données de l'ITSD en le centre de données à la fin de janvier. Fin janvier 2014 l'exercice 2014.
activant les lecteurs de badge existants et Le BAI sera informé dès qu'elles seront
renforcer la vidéosurveillance installées.
conformément aux lignes directrices sur la
vidéosurveillance.
8. Réparer ou remplacer les portes d'accès Opérationnel Le PCSS est en rénovation, et la porte Jezequel Nicolas OUVERTE Plan d'action noté pour suivi durant
à la salle du contrôle de sécurité (PCSS) sera changée. Il est prévu que ces Mi-février 2014 l'exercice 2014.
afin de renforcer la sécurité et de protéger travaux de rénovation soient terminés
le matériel de vidéosurveillance. mi-février.
date
d'achèvement
prévue
9. Concilier le registre des stocks/du Opérationnel L'application Secu-Gesmag a été Frank Frauciel/ OUVERTE Point toujours en suspens, qui doit
matériel de la SSS avec la principale abandonnée en faveur de Juillet 2014 revenir à l'état "OUVERT" pour suivi
base de données (SFM) tenue par l'application de l'inventaire général durant l'exercice 2014.
l'AGSD. de l'OMC. Pour respecter cette
dernière, un inventaire comparatif
complet a été effectué dans le
format Excel. Il est désormais
disponible et prêt à être transféré
dès que possible à l'inventaire
général.
WT/BFA/W/327
- 33 -
ANNEXE B VOYAGES EN MISSION – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS
Recommandation d'audit significative et catégorie État de la mise en œuvre communiqué par la division État de la mise en œuvre de l'audit et
d'audit (octobre 2009) concernée au 31 décembre 2013 + mises à jour observations du BAI au 31 décembre 2013
+ mises à jour
Recommandation d'audit Catégorie Mise à jour concernant l'état de la Personne État Observations d'audit
d'audit mise en œuvre responsable + date
d'achèvement
prévue
DG ET DIRECTION
1. Trancher la question des indemnités Opérationnel Cela fait partie de la politique révisée Tristan Bauswein TEC Nouvelle présentation au CCM notée.
journalières de subsistance – le soumise au CCM en février 2014. Nous 01.05.2014 Revenue à l'état "ouvert" durant
remboursement devrait-il être fondé sur le comptons la mettre en œuvre le l'année conformément aux lignes
coût effectif (100% avec justificatifs) ou sur 1er mai. directrices sur l'audit jusqu'à ce que
le coût partiel (frais d'hébergement + 50% de nouveaux progrès soient
de l'indemnité journalière de subsistance), constatés.
ou l'indemnité journalière de subsistance Progrès à suivre durant
devrait-elle être considérée comme une l'exercice 2014.
somme forfaitaire couvrant toutes les
dépenses susceptibles d'être engagées par
WT/BFA/W/327
des fonctionnaires en voyage officiel?
AGSD + SECTION DU BUDGET ET DES
- 34 -
FINANCES
2. Examiner et modifier le Mémorandum Opérationnel Cela fait partie de la politique révisée Tristan Bauswein TEC Comme ci-dessus.
administratif (lignes directrices) pour y soumise au CCM en février 2014. Nous 01.05.2014
inclure ce qui suit: comptons la mettre en œuvre le
1er mai.
- Disposition 41 – Imputer sur le compte de
créances et non sur le compte budgétaire
- Disposition 41 – Inclure la facturation des
organismes extérieurs par l'Unité des
finances
- Disposition 6 – Les demandes
d'autorisation de voyage des directeurs
doivent être approuvées par le Directeur
général adjoint dont ils relèvent, et celles
des directeurs généraux adjoints doivent
être approuvées par le Bureau du
Directeur général
- Disposition 6 – Inclure l'obligation de
joindre les lettres d'invitation, s'il y a lieu
d'audit (octobre 2009) concernée au 31 décembre 2013 + mises à jour observations du BAI au 31 décembre 2013
+ mises à jour
d'achèvement
prévue
- Disposition 31 – Incorporer tous les
montants des indemnités journalières de
subsistance applicables pour inclure les
membres de l'Organe d'appel, les
membres des groupes spéciaux, les
consultants, selon qu'il sera approprié
- Préciser les différentes catégories de
fonctionnaires visées par le Mémorandum
administratif
- Critères documentés pour évaluer toutes
les formes de voyages en mission
imputées sur le budget ordinaire, par
exemple demande motivée au rapport de
WT/BFA/W/327
mission succinct
- Une définition claire et cohérente des
- 35 -
"documents" qu'il faut joindre aux
demandes de remboursement de frais de
voyage, y compris la finalité de chacun de
ces documents
- Une ventilation plus détaillée des
éléments de l'indemnité journalière de
subsistance, par exemple 15% par repas,
etc.
- Préciser la décision prise par la direction
concernant l'obligation redditionnelle en
matière de remboursement des
indemnités journalières de subsistance.
ITSD
3. Fournir au BAI un outil qui lui Systèmes Le projet de mise à niveau du Perreard Philippe TEC Progrès à examiner durant
permettrait d'extraire et d'analyser PGI/Oracle en est à la fin de la phase de Décembre 2014 l'exercice 2014.
différents types de données de manière demande de propositions en vue de
indépendante et avec précision. choisir l'intégrateur. Nous comptons
commencer la mise en œuvre en mars,
avec un démarrage prévu pour octobre.
Nous examinerons les améliorations
possibles durant cette période.
ANNEXE C AUDIT DES ÉTATS DE PAIE – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS
d'audit (juin 2010) concernée au 31 décembre 2013 + mises à jour observations du BAI au 31 décembre 2013
d'achèvement
prévue
DRH
1. Organiser une séance de Opérationnel De nouvelles activités de formation à la Monica Lezama TEC Progrès à examiner durant
formation/sensibilisation à la déontologie déontologie seront décidées durant 2014-2015 l'exercice 2014.
pour expliquer le traitement des l'examen stratégique.
renseignements sensibles et confidentiels.
2. Examiner les directives concernant les Opérationnel Le projet de guide sur le recrutement à Bernie Sheehan OUVERTE Revenue à l'état "OUVERT" durant
contrats de courte durée afin de déterminer l'intention des responsables 31 mars 2014 l'année conformément aux lignes
les critères d'évaluation des besoins de hiérarchiques doit être examiné avec directrices sur l'audit.
renouvellement et le nombre maximum certains Directeurs. Progrès à suivre par le BAI durant
acceptable de renouvellements pour faire Sur la base des réactions reçues, le guide l'exercice 2014.
en sorte que ces contrats soient utilisés aux et des lignes directrices révisées seront
fins prévues. publiés en ligne sur Intranet.
WT/BFA/W/327
- 36 -
ANNEXE D ACTIVITÉS D'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE L'IFCT – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE
DES RECOMMANDATIONS SIGNIFICATIVES EN SUSPENS
d'audit (décembre 2010) concernée au 31 décembre 2013 + mises à jour. au 31 décembre 2013 + mises à jour
Recommandation d'audit Catégorie Mise à jour concernant l'état Personne État Observations d'audit
d'audit de la mise en œuvre responsable +
date
d'achèvement
prévue
DRH
Trois contrats de courte durée liés à Opérationnel L'un des titulaires a obtenu à l'issue d'un Bernie Sheehan TEC Les contrats de courte durée des
l'apprentissage en ligne doivent être concours un contrat de durée déterminée Fin du premier 2 fonctionnaires restants engagés pour
prolongés jusqu'à la fin de juillet 2011. depuis avril 2012. trimestre 2014 une courte durée ont été prolongés
Sur la base des besoins de la Division, des jusqu'en avril 2014.
avis de vacance ont été publiés pour des Des avis de vacance de poste ont été
postes de classe L assortis de contrats de publiés en février 2014.
durée déterminée d'1 an. L'état et les observations de la Division
ont été notés.
WT/BFA/W/327
Revenue à l'état "ouvert" durant l'année
jusqu'à ce que de nouveaux progrès
soient constatés.
- 37 -
Progrès à suivre durant l'exercice 2014.
ANNEXE E SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE
d'audit (juin 2011) concernée au 31 décembre 2013 au 31 décembre 2013
d'audit mise en œuvre responsable +
date
d'achèvement
prévue
SGI
Conjointement avec TopNet, déterminer Conformité Une enquête de satisfaction concernant Yannick Levrat TEC La fréquence de l'évaluation de la
les critères à utiliser pour évaluer la les services de nettoyage sera réalisée /Philippe qualité des services de nettoyage et les
qualité des activités de nettoyage. auprès du personnel mi-2014. Gualtieri critères utilisés pour cette évaluation ont
L'évaluation de la qualité devrait se faire Juillet 2014 été incorporés dans le contrat de
en présence d'un membre du personnel Un contrôle de la qualité est effectué par TopNet, aux articles 14.3 et 26.
de l'OMC et le rapport devrait être signé TopNet et par le responsable des contrats Il a été vérifié que les contrôles
par tous ceux qui effectuent l'évaluation. de l'OMC. mensuels de la qualité étaient en place.
À clore si les résultats de l'enquête
WT/BFA/W/327
auprès du personnel prévue durant
l'exercice 2014 sont satisfaisants.
- 38 -
ANNEXE F ACTIVITÉS DE SÉCURITÉ ET DE SÛRETÉ – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE
d'audit (novembre 2011) concernée au 31 décembre 2013 observations du BAI au 31 décembre 2013
d'achèvement
prévue
JURIDIQUE
Rédiger un document d'orientation devant Opérationnel Document d'orientation sur la
être approuvé par la direction concernant vidéosurveillance: Le document
l'utilisation des caméras vidéo et autres d'orientation sur l'utilisation de la
dispositifs de surveillance et de détection vidéosurveillance a été approuvé par
utilisés à l'OMC. Envisager d'y inclure des la haute direction et peut être
lignes directrices sur la conduite de consulté sur le portail Intranet de
différentes activités de surveillance ou de les l'OMC.
inclure dans un document d'orientation Les lignes directrices concernant Renouf Yves TEC Noté, à examiner plus avant durant
distinct. la surveillance n'ont pas pu être Fin février 2014 l'exercice 2014.
WT/BFA/W/327
finalisées comme prévu pour des
raisons médicales.
La date d'achèvement prévue
- 39 -
dépendra des projets en attente et du
temps qu'il faudra au Bureau du DG
pour examiner le projet lorsqu'il sera
soumis.
ANNEXE G CONSULTANTS ET FOURNISSEURS DE SERVICES CONNEXES – ÉTAT DE LA MISE EN ŒUVRE
N.B. Les recommandations significatives en suspens qui ont été transférées de l'audit des états de paie sont en caractères gras.
Recommandation d'audit significative et catégorie État de la mise en œuvre communiqué par la division État de la mise en œuvre de l'audit et observations
d'audit (décembre 2012) concernée au 31 décembre 2013 du BAI au 31 décembre 2013
+ mises à jour + mises à jour
date
d'achèvement
prévue
DIRECTION ET AGSD
1. Envisager d'examiner la Règle Opérationnel Le processus d'examen du Règlement Tristan Bauswein OUVERTE État noté pour suivi complémentaire
financière 10.3 c) pour appliquer les lignes financier a été engagé avec le CBFA et Décembre 2014 durant l'exercice 2014.
directrices concernant les achats aux devrait être achevé à la fin de 2014. Cet
personnes fournissant des services élément sera inclus.
dépassant le seuil de 50 000 CHF afin de
garantir le meilleur rapport qualité-prix à
WT/BFA/W/327
l'OMC.
DRH
- 40 -
2. Comprendre les besoins en Opérationnel Le projet de guide à l'intention des Bernie Sheehan OUVERTE Revenue à l'état "OUVERT" durant
consultants des différentes divisions. responsables hiérarchiques doit 31.03.2014 l'exercice 2013 conformément aux
Examiner le processus de recrutement être examiné avec certains procédures du BAI.
et modifier les lignes directrices en Directeurs.
consultation avec le Conseiller Sur la base des réactions reçues, le Les nouvelles lignes directrices
juridique et les divisions concernées guide et des lignes directrices concernant les SSA (manuel/guide à
afin de rationaliser le processus, de révisées seront publiés en ligne sur l'intention des responsables
renforcer les contrôles en place et de Intranet. hiérarchiques) n'étaient pas encore
répondre aux besoins des divisions. approuvées et appliquées.
Certains consultants continuaient à
percevoir des honoraires supérieurs
au seuil journalier recommandé, sans
justification adéquate. Toutefois, la
DRH a continué à donner des conseils
sur les questions de recrutement
telles que le choix entre contrat de
consultant et contrat de courte durée.
De même, elle a continué à demander
des éclaircissements aux divisions
requérantes sur le recrutement des
consultants.
À clore lorsque le projet de lignes
directrices concernant les SSA sera
approuvé, appliqué et respecté.
date
d'achèvement
prévue
3. Faciliter, suivre, contrôler et évaluer Systèmes Jusqu'à ce qu'une décision finale Bernie Sheehan TEC Bien qu'il ait été constaté que le
le recours à des consultants au sein de soit prise au sujet d'une base de Dépend de la mise fichier Excel utilisé par la DRH pour
l'OMC en établissant une base de données en ligne, la fiche de suivi à niveau d'Oracle suivre les consultants correspondait
données centrale de consultants de la DRH pourra être étendue et exactement aux données issues d'un
présélectionnés avec l'aide de l'ITSD et inclura les réactions individuelles échantillon de demandes de
en consultation avec les Divisions. des consultants à mesure qu'elles personnel et de SSA signés, le BAI
seront recueillies. réaffirme la nécessité d'avoir une
base de données centrale pour les
consultants, d'autant que le fichier
Excel actuel est tenu par la DRH pour
son usage interne uniquement.
Le BAI estime que ce fichier devrait
WT/BFA/W/327
être partagé avec les divisions qui
recrutent et inclure des
- 41 -
renseignements utiles en retour sur
les compétences et le comportement
professionnel passé des consultants.
4. Mieux prendre en charge le processus de Opérationnel Le projet de guide à l'intention des Bernie Sheehan OUVERTE Le projet de guide de la DRH à l'intention
recrutement des consultants individuels et responsables hiérarchiques doit être 31.03.2014 des responsables hiérarchiques est
fournisseurs de services connexes en examiné avec certains Directeurs. toujours en attente.
encourageant une certaine forme de Sur la base des réactions reçues, le
concurrence dans le cadre du processus de guide et des lignes directrices révisées
sélection, en rationalisant les barèmes de seront publiés en ligne sur Intranet.
rémunération, en signant tous les contrats
des consultants, traducteurs et interprètes
et en approuvant les indemnités accordées.
5. Tous les SSA passés avec des Conformité Les nouvelles lignes directrices et le Bernie Sheehan TEC Un échantillon de contrats pour les
consultants devraient être signés à la fois nouveau processus, qui exigent un SSA 31.03.2014 consultants/traducteurs durant
par l'OMC et par les consultants. signé de la Division à la DRH, seront l'exercice 2013 indiquait que les SSA, y
appliqués prochainement. compris les SSA pour les traducteurs et
les SSC pour les traducteurs et les
interprètes, étaient signés par les
2 parties.
Toutefois, pour les dactylos externes, les
contrats n'étaient pas tous signés par les
prestataires respectifs, alors qu'ils
l'étaient par l'OMC.
date
d'achèvement
prévue
6. Faire appel aux sociétés qui font partie Conformité Le Comité des marchés a approuvé le Monica Lezama TEC Respect du nouvel Accord-cadre à
de l'Accord-cadre ou demander au Comité nouvel Accord-cadre, qui sera en 2ème-3ème trimestre examiner durant l'exercice 2014.
des marchés d'approuver l'inclusion d'un vigueur pour la période 2014-2016. 2014
plus grand nombre de sociétés afin de tirer Le nouvel Accord-cadre de formation
parti des gains d'efficacité escomptés. prévoit:
- que les Services de formation
élargiront le nombre de formateurs
durant la période de l'Accord-cadre, à
condition qu'ils ne dépassent pas le
nombre journalier le plus élevé pour
chacun des cours respectifs;
- l'inclusion de nouveaux besoins en
WT/BFA/W/327
matière d'apprentissage et de
perfectionnement pour répondre aux
- 42 -
exigences de travail en évolution des
membres du personnel.
7. Assumer le rôle principal dans le Opérationnel Le projet de guide à l'intention des Bernie Sheehan TEC Progrès notable constaté en matière
contrôle et la gestion du mouvement et responsables hiérarchiques doit 31.03.2014 de contrôle du mouvement du
de la rémunération des consultants et être examiné avec certains personnel entre les différents
des autres membres du personnel Directeurs. contrats. État à évaluer plus avant, en
entre les différents contrats d'emploi Sur la base des réactions reçues, le attendant l'application des lignes
afin d'assurer le respect des lignes guide et des lignes directrices directrices à l'intention des
directrices de l'OMC en matière de révisées seront publiés en ligne sur responsables hiérarchiques.
recrutement et la concurrence requise Intranet.
en matière d'emploi.
La DRH continue de suivre ce
mouvement et d'aider les Directeurs
et superviseurs à utiliser de
manière appropriée les SSA ou les
contrats de courte durée.
8. Mettre des contrôles en place pour Conformité Le projet de guide à l'intention des Bernie Sheehan OUVERTE Revenue à l'état "ouvert" durant
faire en sorte que toutes les divisions responsables hiérarchiques doit 31.03.2014 l'exercice 2013. Le BAI évaluera la
respectent les directives concernant être examiné avec certains conformité lorsque les lignes
les SSA fixées pour le recrutement de Directeurs. directrices à l'intention des
consultants. Sur la base des réactions reçues, le responsables hiérarchiques seront
guide et des lignes directrices appliquées.
révisées seront publiés en ligne sur
Intranet.
date
d'achèvement
prévue
ACHATS
AGSD, SECTION DU BUDGET
ET DES FINANCES
9. L'Unité des finances ne devrait pas Conformité La DRH a prévu des contrats-cadres Tristan Bauswein TEC Des dactylos externes étaient encore
effectuer de paiement à un consultant s'il annuels pour remédier à cette situation. Juillet 2014 payées par l'Unité des finances alors que
n'y a pas de copie du contrat dûment leurs contrats étaient signés par l'OMC
signée par les 2 parties. mais pas par la personne engagée.
Vérifier que les contrats-cadres annuels
prévus durant l'année seront bien signés
une fois en place.
10. Améliorer la combinaison des champs Financier Les collègues responsables de ces Tristan Bauswein TEC Les frais de voyage des consultants sont
du graphique concernant les comptes afin paiements ont à nouveau été informés. Juin 2014 désormais identifiables, mais ce n'est pas
WT/BFA/W/327
de pouvoir classer les frais de voyage par encore le cas pour les autres types de
type de contrats (réguliers/durée contrats, c'est-à-dire les contrats de
- 43 -
déterminée, courte durée, consultant, etc.) courte durée et de durée déterminée.
comme pour les membres des groupes
spéciaux, et en vue de faciliter les décisions
de la direction.
ITSD
11. Créer un registre central pour Systèmes Nous examinerons si nous pouvons Sara Thizy OUVERTE À examiner avec la mise à niveau du
garder une trace des consultants, des apporter des améliorations pendant Nilsson/Philippe PGI Oracle.
membres des groupes spéciaux et des ou après le projet de mise à niveau. Perreard
membres de l'Organe d'appel employés Le projet en est à la fin de la phase Dépend de la mise
par l'OMC. de demande de propositions en vue à niveau du
de choisir l'intégrateur. Nous PGI/Oracle
comptons commencer la mise en
œuvre en mars, avec un démarrage
prévu pour octobre.
TOUTES LES DIVISIONS
12. Les SSA et tout autre type de contrat Conformité OUVERTE Les Divisions doivent encore confirmer
passés avec des consultants devraient être que tous les contrats qui relèvent de leur
signés à la fois par les Divisions et par les compétence sont signés comme il
consultants. convient.
date
d'achèvement
prévue
13. Se conformer aux directives Conformité OUVERTE Vérifier la conformité après
concernant les SSA pour les application des lignes directrices sur
consultants lorsqu'elles auront été le recrutement des consultants à
examinées et approuvées par la l'intention des responsables
direction. hiérarchiques.
WT/BFA/W/327
- 44 -
ANNEXE H MATRICE DE CAPACITÉ/MATURITÉ DE L'AUDIT AU 31 DÉCEMBRE 2013
Services et rôle de Gestion des personnes Pratiques Gestion des Relations et culture Structure de
l'audit interne professionnelles performances et organisationnelles gouvernance
obligation
redditionnelle
Niveau 5 – Audit interne reconnu Participation des Amélioration continue Établissement de Relations effectives et Indépendance, pouvoir
En cours comme agent de dirigeants aux des pratiques rapports publics sur permanentes et autorité de l'activité
d'optimisation changement important organismes professionnelles l'efficacité de l'audit d'audit interne
professionnels interne
Projection des effectifs Planification stratégique

de l'audit interne
Niveau 4 – Assurance concernant la L'audit interne contribue La stratégie d'audit Intégration des mesures Le BAI conseille et Supervision
Géré gouvernance, la gestion au perfectionnement des soutient la gestion du qualitatives et influence la haute indépendante de
du risque et le contrôle cadres risque dans quantitatives des direction l'activité d'audit interne
l'Organisation résultats
L'activité d'audit interne Le BAI rend compte à
apporte un soutien aux une autorité de haut
WT/BFA/W/327
organismes niveau
professionnels
- 45 -
Planification des effectifs
Niveau 3 – Services consultatifs Constitution d'équipes et Cadre de gestion de la Mesures du Coordination avec les Supervision de l'activité
Intégré compétence qualité comportement autres groupes d'examen d'audit interne par la
Audits de performance/ professionnel direction
d'optimisation Personnel Plans d'audit fondés sur Élément à part entière
professionnellement les risques Information sur les coûts de l'équipe de direction Mécanismes de
qualifié financement
Rapports sur la gestion
Coordination des effectifs de l'audit interne
Niveau 2 – Audit de la conformité Formation Pratiques Budget de Gestion au sein de Accès complet aux
Infrastructure professionnelle professionnelles et cadre fonctionnement de l'audit l'activité d'audit interne informations, aux actifs
individuelle de processus interne et aux personnes de
l'Organisation
Identification et Plan d'audit fondé sur les Plan d'entreprise de
recrutement des priorités de la l'audit interne Liens hiérarchiques
personnes qualifiées direction/des parties établis
prenantes
Niveau 1 – Ad hoc et non structuré; audits ou examens isolés de l'exactitude et de la conformité des documents et des transactions; résultats dépendant des compétences
Initial des personnes qui occupent le poste; aucune pratique professionnelle spécifique établie à part celle fournie par les associations professionnelles; financement
approuvé par la direction selon les besoins; absence d'infrastructure; auditeurs faisant probablement partie d'une unité organisationnelle plus large; pas de
capacités établies; par conséquent, pas de secteurs de processus clés
WT/BFA/W/327
- 46 -
ANNEXE I PLAN D'AUDIT BIENNAL POUR LES EXERCICES 2014 ET 2015
Sujet de l'audit Source Champ/objectif de l'audit Année/période

de l'audit
Gestion des Registre global des  Nature (lié au travail ou non), suivi et gestion 2014
congés de maladie risques de l'AGSD  Ampleur/nombre de fonctionnaires affectés 2ème trimestre
et des + demande du  Conformité avec les procédures administratives
circonstances Directeur général établies le cas échéant
connexes  Autres contrôles éventuels en place
 Etc.
Sécurité de Registre global des  Adéquation avec les objectifs et les meilleures 2014
l'information risques de l'AGSD pratiques de l'OMC en matière de gouvernance 3ème trimestre
de la sécurité de l'information
 Confidentialité, intégrité et disponibilité de
l'information
 Gestion – Mise en œuvre, suivi,
communication/établissement de rapports sur
la sécurité de l'information
 Appropriation et obligation redditionnelle
 Protection et sécurité de l'information
 État actuel et respect des politiques et normes
de sécurité de l'information à l'OMC
 Etc.
Gestion des Demande du CBFA  Adéquation des ressources avec les 2014
ressources activités/résultats conformément aux besoins 4ème trimestre
(planification des de l'Organisation
résultats et  Processus:
compte rendu)* o affectation du travail effectué par le
personnel des différentes Divisions de l'OMC
aux domaines de résultats et aux activités,
et compte rendu;
o affectation des dépenses aux domaines de
résultats et aux activités
 Qualité et exactitude des données
 Etc.
Audits de suivi Recommandations État de la mise en œuvre des recommandations 2014
d'audit d'audit en suspens - Juillet-août
précédentes - Décembre-
janvier 2015
Audits ad hoc, le Sur demande de la À déterminer 2014
cas échéant direction À définir
GAR (Gestion Demande du CBFA  Méthodologie:
axée sur les o de définition des objectifs des activités d'AT 2015
résultats) pour o d'identification des indicateurs de
l'ATLC performance
o de démonstration des résultats des activités
d'ATLC
 Suivi et évaluation de la GAR
 Etc.
Gestion du risque Norme d'audit  Politique de gestion du risque – adéquation et 2015
d'entreprise (GRE) 2120 de l'IIA conformité
 Processus:
o d'identification et d'évaluation des risques
o d'adéquation avec les objectifs de
l'Organisation et son appétence pour le
risque
o de communication des informations
relatives aux risques
o de suivi et de contrôle ou de traitement des
risques
 Etc.
Audits de suivi Recommandations État de la mise en œuvre des recommandations 2015
d'audit d'audit précédentes en suspens
précédentes
Audits ad hoc, le Sur demande de la À déterminer 2015
cas échéant direction À définir
* Selon l'état/la disponibilité des ressources d'audit – à réévaluer durant l'année.
__________

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RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI)

JANVIER-DÉCEMBRE 2013 (EXERCICE 2013)

Table des matières

1 RÉSUMÉ ANALYTIQUE .................................................................................................. 4

AGSD Division de l'administration et des services généraux

a. Examen et évaluation de la protection et de l'existence des éléments d'actif

d. Travail effectué sur un Programme d'assurance et d'amélioration qualité (PAAQ)

Tableau 1 ICP pour l'exercice 2013

1.8. Le tableau ci-dessous indique l'état des recommandations d'audit significatives au

c. Par catégorie d'audit, 65% des recommandations significatives ont un caractère

Tableau 2 État récapitulatif de la mise en œuvre des recommandations d'audit

1.11. Le graphique ci-dessous représente l'état de la mise en œuvre de 164 recommandations

Graphique 1 État récapitulatif de la mise en œuvre des recommandations d'audit

3 RÉSUMÉ DU PROGRAMME DE TRAVAIL

3.1 Plan d'audit pour l'exercice 2013

a. examen des actifs matériels et des stocks (consommables) de l'OMC;

d. toute tâche ponctuelle confiée par la direction.

3.2 Audit des actifs matériels et des consommables de l'OMC

3.2.1 Observations d'audit

3.11. D'autre part, en raison de l'absence de lignes directrices spécifiques régissant

Source: Bases de données SDE, SFM et Oracle.

Graphique 2 Analyse des bases de données des stocks (SDE et SFM) au

Enregistrés dans Actifs virtuels

3.25. Recommandation close

3.3 État de la mise en œuvre des recommandations d'audit antérieures

3.3.1 Audit des achats

Tableau 5 Audit des achats – État de la mise en œuvre au 31 décembre 2013

3.3.2 Voyages en mission

3.32. Au 31 décembre 2013, 18 (86%) des 21 recommandations d'audit significatives initialement

Tableau 6 Audit des voyages en mission – État de la mise en œuvre au

Graphique 3 Voyages en mission – Résumé des recommandations significatives au

3.3.2.1 État de l'activité durant l'exercice 2013

3.34. Recommandations closes

i. En ce qui concerne la politique des voyages, une recommandation tendant à

i. Afin de rationaliser les activités de l'IFCT et de promouvoir l'efficience, les documents

3.35. Travaux en cours

i. Deux recommandations au titre de cette catégorie d'audit concernent la politique des

3.3.3 États de paie

3.38. Le tableau ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre de 21 recommandations d'audit

3.39. Le graphique ci-dessous indique l'état de la mise en œuvre des recommandations

Graphique 4 États de paie – Résumé des recommandations significatives au

3.3.3.1 État de l'activité durant l'exercice 2013

3.40. Recommandations closes

3.41. Travaux en cours

i. La seule (5%) recommandation d'audit significative en cours de mise en œuvre est

3.42. Recommandation ouverte

i. Une (5%) recommandation d'audit significative de nature opérationnelle, mentionnée

3.3.4 Activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT

Tableau 8 Audit des activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT – État de la

3.3.5 Services de nettoyage et d'entretien

Tableau 9 Audit des services de nettoyage et d'entretien – État de la mise en œuvre au

Graphique 5 Services de nettoyage et d'entretien – Résumé des recommandations

3.3.5.1 État de l'activité durant l'exercice 2013

3.51. Recommandations closes

ii. À la suite de l'achèvement du nouveau bâtiment, des armoires sont désormais

i. Deux recommandations ont été closes avec la modification des modalités et

ii. Il y a conformité de la part du fournisseur de services de nettoyage pour ce qui est

i. Contrairement à la pratique précédente et conformément à la meilleure pratique, il a

3.52. Travaux en cours

i. Une recommandation d'audit significative concernant le contrôle de la qualité reste

3.53. L'annexe E donne des détails sur la recommandation d'audit en suspens.