Cahier des charges

pour la réalisation d’une mission

d’accompagnement
au management opérationnel de
l’association

Date d’envoi de la demande : 13 septembre 2016

Date limite de remise des offres : 26 septembre 2016
Cahier des charges – mission d’accompagnement ponctuel « stratégie & Management de l’APEM » 13/09/2016

Règlement de consultation
Présentation de l’APEM
L’Association Pyrénéenne d’Économie Montagnarde est la représentation de
l'interconsulaire pyrénéen : elle regroupe l’Association des Chambres
d’Agriculture des Pyrénées (ACAP), CCI Pyrénées et l’association des
Chambres de Métiers et de l’Artisanat des Pyrénées (CMA Pyrénées).
L’APEM est une association tournée vers l'innovation et les usages des SIG et
TIC au service du développement économique des territoires de montagne.
L’équipe technique comprend 4 personnes.

1. objet de la consultation
Description
La présente consultation a pour objectif de sélectionner un prestataire
spécialisé pour accompagner temporairement l’APEM sur les missions
suivantes :
• gestion de projet informatique et management des tâches
opérationnelles,
• rédaction de la trame programme 2017-20, y compris la description du
modèle économique associé,
• assistance au recrutement du directeur(rice) et réécriture des fiches de
postes au regard du programme 2017-20.

Forme de la consultation
Il s’agit d’une consultation simple.

Lieu d’exécution de la prestation

Assemblée Pyrénéenne d’Économie Montagnarde, allées des Peupliers, 31320
Castanet-Tolosan

2. Présentation et envoi des offres

Durée de validité des offres
Le délai de validité de l'offre est fixé à 1 mois à compter de la date limite de
remise de l'offre.
Dans le cas où il ne serait pas donné suite à la consultation, le candidat ne
pourra prétendre à aucune indemnisation.

Renseignements complémentaires
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus par mail à
l’adresse suivante contact@apem.asso.fr.

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Présentation de l’offre
Le prix sera présenté TTC (l’Apem n’est pas assujettie à la TVA). Le montant
est forfaitaire et comprend les déplacements.
La proposition financière détaillera la méthodologie mise en œuvre. Toutes les
étapes de réalisation seront chiffrées.

Pièces constitutives de la proposition

• Présentation succincte de l’entreprise, et CV du ou des intervenants,
• Références commerciales récentes (3 ans max), en rapport avec le
thème de la consultation, mentionnant le nombre de jours d’intervention
et le montant du marché.
• Proposition technique et commerciale datée et signée d’une personne
ayant pouvoir à engager la société,
• Méthodologie et détails des coûts afférents.

Envoi des offres

L’offre sera adressée au choix du prestataire :
• par mail à l’adresse : contact@apem.asso.fr
• par courrier postal à l’adresse l’APEM, 22 allées des peupliers, 31320
Castanet-Tolosan.
Date limite de remise des offres : 26 septembre 16

3. Critères d’attribution
Le marché sera attribué au candidat présentant l’offre économiquement la plus
avantageuse en fonction des critères suivants :
1. Qualité technique et méthodologique de l’offre globale (noté sur 60)
2. Prix des prestations (noté sur 40)
L’APEM se réserve la possibilité de négocier avec les candidats ayant remis
une offre régulière.

4. Facturation
Acompte de 30 % à la signature du marché
Solde à la fin de la mission

5. Conditions d’exécution
Confidentialité
Le titulaire qui, à l’occasion de l’exécution du marché, a reçu de l’APEM à titre
confidentiel, des renseignements, documents ou éléments de toute nature, est
tenu de maintenir la confidentialité attachée à cette communication.
Il ne doit divulguer aucune information qui résulte de l’exécution du marché ou
pourrait parvenir à sa connaissance à l’occasion de celui-ci.

Communication
Le titulaire est autorisé à faire valoir pour sa propre communication la mission
et les réalisations confiées par le client.

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Clauses techniques
1. Éléments de contexte
L’APEM traverse actuellement de graves difficultés liées au risque
d’insolvabilité et à un défaut de management des ressources. La situation
impacte négativement le modèle économique de la structure et met en danger
la continuité de ses activités.

Pour y remédier et après le licenciement de la directrice, le Conseil

d’Administration a confié l’intérim de la fonction de direction au COMEX
(Comité exécutif). Celui-ci est composé des chargées de mission de l’ACAP
(Chambre d’agriculture), de la CMA Pyrénées (chambre de métiers) et de la
responsable administrative et financière de la CCI de Tarbes.

Très rapidement le COMEX a proposé au CA des actions correctives. Ainsi le

risque d’insolvabilité a été partiellement résolu. Néanmoins la situation reste
précaire et l’APEM n’aurait pas pu trouver de solution sans l’appui direct de
ses membres fondateurs (avance des cotisations 2017) et du CGET (étude
financée à 100%).

Cependant, compte tenu du départ en avril dernier de l’ingénieur

informaticien, le COMEX n’est pas en mesure de porter un diagnostic sur les
services informatiques produits par l’APEM et prendre les mesures nécessaires
à la continuité des services rendus par l’association. Pour cette raison et pour
l’éclairer dans les décisions à prendre, le CA a confié, à la société Depth, un
diagnostic technique. Celui-ci a rendu ses conclusions le 30 août 2016.

Suite aux préconisations du cabinet d’audit technique, le CA souhaite être

accompagné pour :
• la mise en œuvre opérationnelle d’actions de simplification et de
modernisation de l’architecture logicielle,
• la gestion de projet et le management des équipes
• la préparation du plan stratégique de l’association pour 2017-20.

Le présent cahier des charges détaille cette mission d’accompagnement.

2. Objectifs de la mission
1. Simplifier l’architecture informatique
a. Fixer les priorités pour supprimer les sites redondants
b. Repositionner le SIG-Pyrénées vis-à-vis de la Loi NOTRe

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2. Construire un management par projet

a. Un suivi des projets par identification des livrables (suivi qualité)
b. Un compte de résultat / projet (compta analytique en temps réel)
c. Une mise à plat des conventions d’adhésion (durée => services
rendus)
d. Un budget prévisionnel détaillé (2016 et 2017)
e. Un état trimestriel de situation cohérent avec le tableau de
trésorerie
3. Définir les objectifs à court terme (fin 2016)
a. Par projet et par salarié
b. Animer un séminaire technique avec l’équipe (objectif collectif
simple)
4. Fixer les axes stratégiques 2020
a. Rédiger un programme cohérent avec l’ADN de APEM et les
attentes du Conseil d’administration
b. Présenter ce programme et le positionnement choisi aux
partenaires techniques et financiers.
5. Accompagner l’adaptation et la mise en cohérence des ressources
humaines au regard du nouveau plan stratégique
a. Analyser les compétences de l’équipe au regard des nouveaux
axes du plan stratégique
b. Proposer divers scenarii d’organisation interne : répartition des
missions et recrutement technique, utilisation des compétences
des membres pour les fonctions de direction et/ou recrutement.
c. En option :
Rédiger, en partenariat avec le comex, la fiche de poste de direction
compatible avec le programme stratégique,
Accompagner le Conseil d’administration lors du recrutement,
Assurer, si cela s’avère nécessaire, un accompagnement de la
nouvelle direction dans les premiers mois de sa prise de poste afin de
transférer les outils de gestion de projets.

3. Partenariats
Dans le cadre de sa mission, le prestataire devra travailler en étroite
collaboration avec l’équipe technique de l’Apem, notamment concernant les
objectifs 1 à 3, avec le COMEX pour les objectifs 2 à 4 et avec les élus du
Conseil d’Administration pour les objectifs 4 et 5.

4. Période de réalisation de la mission

Octobre 2016 à février 2017

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