Enterprise Content Management au service des applications Oracle

Fabien Van Schuerbeek

Avant-Vente
 Agenda

• Introduction <Insert Picture Here>

• ECM pour les applications

• Attachements avec UCM
• Démonstration
• Cas clients
• Q&R

2
Rappel …. Applications Unlimited

EBS EBS 12.1 EBS 12.x Depuis les acquisitions,

12
de nouvelles versions
des suites applicatives
ont été
Enterprise Enterprise Enterprise
9.0 9.1 9.x commercialisées

De nouvelles versions
Siebel 8.0 Siebel 8.1 Siebel 8.2 sont en prévision

Toutes en support
EnterpriseOne World A9.1 EnterpriseOne World A9.x Oracle Lifetime
8.12 9.0
Support

Fusion 1.0
Incorporation innovations au fil des nouvelles versions

Sustained
EBS 12 EBS 12.1 EBS 12.x Integrations
Master Data
Management

Enterprise 9.0 Enterprise 9.1Role Based Analytics

Enterprise 9.x

BI Reporting
Enterprise 2.0
Siebel 8.0 User Experience
Siebel 8.1 Siebel 8.2
Portal

Systems
Management
EnterpriseOne 8.12 World A9.1 EnterpriseOne 9.0 World A9.x
Identity
Management

Fusion 1.0
 Besoins IT pour la gestion des documents
Gestion de fichiers standards ne permet pas de
répondre aux besoins

File
Besoins ECM
System
Gérer de grosses
volumétries X 
Faciliter la réutilisation du
contenu X 
Accès rapide aux
documents
X 
intégration dans des
Portails et applications
X 
Sécurité d’accès aux
documents X 
Conversion HTML / PDF et
publication web
X 

5
 Le besoin d’un dossier unique
• L’application gère les données
relatives aux clients/produits:
• Contacts $
• Rendez-vous
• Commandes
• Opportunités
• Mais qu’en-est-il des informations qui ERP & CRM
influent sur votre business ?
• Proposition commerciale PARTNER MARKETING
• Documents produits
• Documents Marketing
•

?
Contrats
• Procédures de support
• Email et correspondance papier SALES CUSTOMER

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 Limitations du File System
Peu de maitrise du contenu = Perte d’efficacité

?? ??
Où est le contenu le plus
récent?
Brochure Marketing?
?? ??
Accord de non
divulgation?
Plaquette commerciale?
Contrat?

??
?? ??
??

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 Oracle ECM pour les Applications
Une plateforme de gestion de contenu disponible pour
toutes les applications

• Pour toute l’Enterprise:

• Un seul entrepôt pour tous les
documents
• Ouvert et Integré: Finance HR Sales
• Basé sur les standards,
connecteurs fournis
• Complet:
• Gestion globale du processus par
le même éditeur
• Stratégique:
• Aligné sur la stratégie Oracle
ENTERPRISE
CONTENT
MANAGEMENT

8
 Oracle ECM pour les Applications
Connecteurs Intégrés aux applications

• Intégrations aux Applications

• E-Business Suite, Siebel, PeopleSoft, and JD Edwards

• Attachements Ad-hoc
• Remplace le repository natif des applications
• Apporte de nombreuses fonctionnalités
• Facilite la réutilisation et diffusion du contenu

• Gros volumes de documents papiers

• Automatisation des processus papiers
• Traitements des factures, gestion du temps et
des notes de frais, commandes, …
• Fournit numérisation, stockage, workflow

9
 Oracle ECM pour les Applications

Accès aux images

Frontalisation numérisées
Chargement/accès aux Numérisation
Web
Des Center Suite
applications Dématérialisation
et index des
documents
Document Capture
documents
WebCenter Applications

IPM UI/API

UCM, Desktop, API Attachements Images attachées Repository

I/PM Layer
à la transaction

Content Server
Connecteur

Universal Content Management

10
Universal Content Management

Gestion des attachements avec

Universal Content Management

12
 Dossier client/fournisseur/produit unique
Connecteur pour Oracle UCM

Départements

Clients

UCM
Partenaires

14
 Intégration forte des interfaces utilisateurs
Fonctionnalités avancées d’ECM

• Attachement de nouveau document

• Auto-Conversion vers du PDF, HTML, TIFF
• Visualisation des attachements et
métadonnées associées
• Edition des documents en utilisant les
applications natives
• Versionning Automatique lors de la
sauvegarde
• Mise à jour des métadonnées
• Attacher des documents existants dans
UCM
• Supprimer des versions et/ou documents
• Publication de documents sur des portails
et applications
• Accès aux documents depuis le poste
utilisateur

15
 Dématérialisation
avec Oracle Distributed Document Capture

Document Classification
Maps to Scan Profile

Scanned Image
Indexing before
Automated Check In to
UCM and Attachment
to Siebel

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Gestion des rapports
BI Publisher & UCM

• BI Pub devient l’outil de reporting standard des ERP

en remplacement de Oracle Reports ou d’outils tiers
• UCM devient le référentiel unique pour tous les
documents attachés aux ERP ainsi que les modèles,
données et rapports générés par Bi Pub
• BI Pub est Intégré aux modules de pilotage des
traitements batchs (“Concurrent Manager” de la E-
BS, “Process Scheduler / Report Manager” de
PeopleSoft)
• UCM est Intégré au sein des interfaces utilisateurs
des différents modules applicatifs pour accéder aux
rapports générés.
Respect des contraintes règlementaires

Données issues de l’ERP

• Finance
• Achat
• RH

PDF
BI Publisher

Gouvernement
Rapports générés

Formulaires vierges Universal

Content Management

Stockage et conservation sécurisée des états ans Oracle UCM pour

répondre aux contraintes règlementaires et besoins d’audit
Gestion complète du cycle de vie
Forte volumétrie, stockage configurable

• Support de grosses volumétries

• Gestion de la sécurité, du cycle de vie et de la scalabilité

• Règles de stockages configurables:

• Ajout de stockage performant si nécessaire
• Migration vers d’autres supports pour diminuer le TCO

• Intégration avec d’autres applications et recherches

enregistrées
Database 11G

Day 60
SnapLock Optical, UDO
Day 30
SAN, NAS Centera
UCM
Day 120
Magnetic

20
 Intégration batie sur l’expérience utilisateur
Accès au contenu depuis Siebel

iFrame ‘Gestion des Attachements’

>

affiché dans l’interface Siebel

Lancement d’une fenêtre pour valider et
enrichir les méta-données >

21
 Connecteur Siebel pour Oracle UCM
Certifications
• Gestion des attachements supporté pour les entités
Siebel suivantes :
• Account • Activity
• Asset • Call Report
• Contact • Claim
• Order • Opportunity
• Project • Quote
• Service Request • Case objects (8)

• Siebel version support

• 7.8.2, 8.0.0 and 8.1.1
• SIA and SEA
• Universal Content Management version support
• UCM 10gR3 v10.1.3.4.1 ou supérieure

22 22
 Connecteur E-BS pour gérer les
Attachements

• Attachements à la volée:
• Remplace le module d’attachement natif de la E-BS
• Visualise, attache et détache les documents aux objets applicatifs
• Répond aux besoins de performances et de scalabilités exigées par les
grandes entreprises
• Apporte de nombreuses fonctionnalités supplémentaires
• Gère les durées de conservations issues des contraintes règlementaires

• Supporte tous les modules forms de la E-Business Suite

• Certifié avec les versions E-Business Suite 11.x, 12.0.4+,

12.1.1+

24
 Connecteur E-BS pour les Attachements
Accès aux documents stockés dans UCM directement
depuis les interfaces E-BS

• Lancement depuis la E-BS:

• Visualiser les Attachments
• Intégrer, Numériser, etc.

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 Application Adapter Releases
Out Now
• E-Business Suite Adapter for I/PM (Imaging for Forms apps)
• Siebel Adapter for UCM (Attachments)

CY 2009
• E-Business Suite Adapter for UCM (Attachments for Forms apps)
• PeopleSoft Adapter for I/PM (Imaging)
• PeopleSoft Adapter for UCM (Attachments)

CY 2010
• JDEdwards Adapter for I/PM (Imaging)
• JDEdwards Adapter for UCM (Attachments)
• E-Business Suite Adapter for UCM (Attachments for OAF/HTML apps)
• E-Business Suite Adapter for I/PM (Imaging for OAF/HTML apps)
• Siebel Adapter for UCM (update)

27 27
28
 Contenu de la démo

• Accès au dossier client depuis UCM

• Accès au dossier client depuis l’interface Siebel
• Ajout de nouvelles pièces au dossier
• Diffusion et accès au dossier client depuis une
interface web

29
30
 Friesland Foods
Friesland Foods has 14,600 employees across 100 Countries
with revenues of 5.1 billion euros in 2007.

Requirement
• To provide a solution to capture all Electronic
Documents involved with the supply of Foodstuffs to
meet European Legislation.
• To link togther all records by customer and supplier
with full version control, security and records
management.

Solution
• Friesland Foods integrated UCM and E-Business Suite
to provide the relationship between the Supplier
Contract, Order Schedules and Shipment notes. E-
Business Suite cannot link or provide meta-data for
Documents.
• Oracle Document Capture is used to scan, tag and index
all hardcopy documents.

Benefits
• Within E-Business Suite Friesland Foods are able to see
a complete audit trail for each supplier order through to
delivery to their customers.
• All Documents now have full records and retention
policies for storage and ease of access in future and
also potentially from other applications such as a
supplier portal.

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 Rabobank
Netherlands

• Challenge:
• Siebel Files repository overload; 4-5 million documents in
storage was causing performance, stability and business
problems (had to limit file size to 200Kb)
• Siebel Files lack of version control and proprietary
conversion was hindering flow and accuracy of information Oracle Products
• Solution: • Oracle Siebel
Financial Services
• Oracle UCM replacement for Siebel Files (Sales and Service
• Benefits: modules)
• A centralised, consolidated, scalable ECM system • Oracle Universal
Content
• A fully integrated ECM system with Siebel interfaces to Management
support business processes • Oracle Document
• A scalable solution for over 34,000 employees to access Capture
customer related documents
• A content platform that will fulfil their future needs for RM
and WCM
Universal Content Management

Conclusion

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Ouvert, intégré, extensible
Adapter pour UCM

• Gestion du processus de bout-en-bout

• Un seul interlocuteur

• Intégration forte avec les applications:

 Au niveau de l’interface
 Modèle de processus basé sur les meilleures pratiques

• Couplage lâche entre les applis et UCM (pas de code intrusif)

• Construit sur les protocoles ouverts en utilisant le framework

standard des applications

• S’inscrit dans la Vision stratégique autour des apps Oracle

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Questions / Réponses

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