3 Les documents de gestion

des approvisionnements
 L ES D O C U M EN T S D E G E ST I O N D E S A P P R O V I SI O N N E M EN T S
> Utiliser une feuille
de marché
> La passation
des commandes
> Les bons de commande
et les bons de livraison
> Utiliser une feuille
de marché
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Une feuille de marché est une liste de tous les produits utilisés pour la confection des plats
> La facturation nécessaires à la réalisation des menus et des cartes d’un établissement de restauration.
Produits frais, produits d’économat, produits surgelés, produits de cave…, les produits
sont classés par famille et par ordre alphabétique.

Boucherie Herbes, champignons

B.O.F. beurre, œufs, fromage Fruits
Boulangerie Légumes
Charcuterie porc frais et fumé Poissonnerie, poisson fumés
Divers : gibier Surgelés
Epicerie Volaille

Suivant l’établissement,
des précisions sont
apportées à côté des
produits listés :
• Rubrique volaille : poulet label rouge fermier
effilé de 1.4 kg, escalope de volaille de
0.140 kg
• Rubrique bœuf : côte de bœuf de Salers de
0.800kg, tournedos de 0.175 kg
• Rubrique poisson : sole portion de 0.200 kg,
bar label rouge de 0.800 kg
• Rubrique légumes : préciser le calibre, la
catégorie, le poids…
Certaines rubriques sont répertoriées en
sous groupe, par exemple : Boucherie
« agneau, veau, bœuf, abats ».

Pour chaque rubrique, un ou plusieurs four-

nisseurs seront identifiés permettant de
reporter la commande sur plusieurs fourn i s-
seurs ou de pallier à l’absence d’un produit.
Lors du relevé de la feuille de marché,
identifier la date, tenir compte des stocks,
des prévisions des banquets en plus des
menus du jour et de la carte, des fermetu-
res des fournisseurs : congés annuels,
hebdomadaires ou fêtes religieuses.

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> La passassion des

commandes
La passation des commandes est une étape de la fonction d’approvisionnement. Elle est
décidée par la personne en charge des approvisionnements grâce aux feuilles de marché
qui tiennent compte des besoins et des stocks de produits.
La passation de commande est formalisée par un document informatisé ou manuscrit ré-
digé en amont par le restaurateur, le bon de commande, qui est un engagement de la part
du restaurateur vis a vis de son fournisseur.

Processus général de passation de commande

JE SUIS UNE ENTREPRISE DE RESTAURATION

collective ou commerciale.

Je souhaite passer une commande au fournisseur.

Comment procéder et à qui faire appel ?

1- Je choisis mon fourn i s s e u r en fonction des produits à commander et selon :

sa disponibilité, son rapport qualité/prix, son offre, son professionnalisme, etc…

5 e POISSONNERIE

]
Acheteur : 2 UN ACHETEUR e BOUCHERIE
solutions pour
le restaurateur e B.O.F.
1 • C’est un opérateur UNE CENTRALE D’ACHAT e FLEURS
commercial qui achète des
produits et les revend au e LÉGUMERIE PRIMEUR
restaurateur ; c’est lui qui
facture le restaurant. e CAVE
UN GROSSISTE SPÉCIALISÉ
2 • C’est un mandataire qui e…
achète des produits pour le
compte d’un restaurant.
En contrepartie de cette
5
prestation, il est rémunéré 2- Je rédige mon bon de commande sur un document standardisé avec une méthode rigoureuse
par le restaurant. En en précisant les références du produit, la quantité, le conditionnement, la date, l’heure et l’adresse
revanche, les fournisseurs
facturent directement le res- de livraison > ces éléments me permettront de vérifier précisément la livraison.
taurant pour les produits
achetés par le mandataire.
5
3- Je transmets mon bon de commande à mon fournisseur par divers moyens :
> Télécopie
> Courrier électronique (internet ou intranet)
> Courrier postal

Passer ses commandes par téléphone

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises de restauration passent leurs commandes par téléphone
en laissant un simple message pour une livraison le lendemain matin entre 6h et 11h. De nombreux grossistes
du MIN de Rungis proposent ce service de commandes 7j/7 et 24H/24 pour répondre aux attentes de leurs clients :
la fraîcheur et la qualité des produits d’une part et une gestion en flux tendus de leurs stocks pour réduire
au maximum les pertes en produits frais et limiter l’immobilisation financière que représentent ces stocks.
La passation de commande par téléphone nécessite d’être très précis dans l’énoncé de la commande, souvent laissée
sur un répondeur téléphonique : désignation du produit, quantité, heure de livraison, nom et adresse du restaurant.

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> Les bons de commande

et les bons de livraison
Le bon de commande est un document rédigé par le restaurateur pour le fournisseur. Il forma-
lise la passation des commandes. Il engage la responsabilité du restaurateur vis à vis du
fournisseur.
Le bon de livraison est un document rédigé par le fournisseur à destination du restaurateur.
Il accompagne la marchandise livrée chez le restaurateur et engage la responsabilité du
f o u rnisseur vis-à-vis du restaurateur.

Processus général de passation de commande

JE SUIS UNE ENTREPRISE DE RESTAURATION

collective ou commerciale.

5 5
Je souhaite passer une commande au fourn i s s e u r.

1- Je choisis mon fourn i s s e u r en fonction des produits à commander.

2- Je rédige mon bon de commande selon la méthode suivante :

5
3- Je transmets le bon de commande à mon fourn i s s e u r.
Mon fournisseur reçoit mon bon de commande et prépare la commande.
4- Il rédige le bon de livraison qui accompagnera la marchandise à me livrer.
5- Je reçois la marchandise commandée avec le bon de livraison.
6- Je vérifie ma livraison et signe le bon de livraison qui déclanch e ra
la factura t i o n .
Raison sociale et
coordonnées du fournisseur

Référence
du client

Raison sociale et
coordonnées du client

Références
de la livraison

Pour chaque produit :

- la référence
- la désignation
- la quantité
- le prix unitaire H.T.

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> La facturation
La facture est émise par le fournisseur lorsque la marchandise a été livrée et acceptée par
le restaurateur qui a signé le bon de livraison (en duplicata). Elle est généralement expédiée
après la livraison mais peut être remise à la livraison. Dès sa réception chez le restaurateur,
le service comptable se doit de l’honorer dans les délais de paiement prévus lors des
négociations entre le restaurateur et son fournisseur.

Processus général de facturation

JE SUIS UNE ENTREPRISE DE RESTAURATION

collective ou commerciale.

Je souhaite passer une commande au fourn i s s e u r.

5
1- Je choisis mon fournisseur en fonction des produits à commander .
2- Je rédige mon bon de commande.
3- Je transmets le bon de commande à mon fournisseur qui prépare la commande.
4- Il rédige le bon de livraison qui accompagnera la marchandise à me livrer.
5- Je reçois la marchandise commandée avec le bon de livraison.
6- Je vérifie ma livraison et signe le bon de livraison qui déclanch e ra la factura t i o n .

5 5
> La livraison correspond à ma demande : je l’accepte. > La livraison ne correspond pas à ma demande :
je ne l’accepte pas, la marchandise est retournée en
5 l’état, au fournisseur. Je le note sur le bon de livraison.
Emission de la facture par le fourn i s s e u r
5
Pas d’émission de facture par le fourn i s s e u r
Raison sociale et coordonnées Référence N° de la facture
du fournisseur client

Date de
la facture

N° Siret
ou RCS Raison sociale
et adresse
du client

N° de TVA

Pour chaque
produit :
- la référence
- la désignation
- la quantité
- le prix unitaire
H.T.

Taux de TVA
Termes et mode Date de Total à payer TTC
de règlement si négociés règlement

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Cas de la facture d’avoir,
communément appelé « avoir »
Lorsqu’une livraison est erronée et que la
facture est remise au restaurateur à la livrai-
son, ce dernier demande alors une facture
d’avoir sur la ou les références non dési-
rée(s) et qu’il a refusée(s) lors de la livraison.
La facture d’avoir donne alors un crédit
officiellement répertorié chez le fournisseur
qui le défalquera lors d’une prochaine com-
mande.
> La livraison ne correspond que partiellement à ma commande et la facture
m’est remise lors de la livraison.
> J’accepte les produits correspondant à ma commande, je refuse la référence
qui ne correspond pas à ma commande et je le note sur le bon de livraison en
demandant une facture d’avoir sur cette référence.
Les règlements
Les conditions de règlement des factures
sont généralement négociées avec les
f o u rnisseurs au moment de leur sélection.
Elles précisent :
• le moyen de paiement : chèque, traite, vire-
ment bancaire
• l’échéance du paiement : comptant, 30 jours,
60 jours
• Dans le cas d’un approvisionnement en cash and
c a r ry, il n’y a pas de conditions de règlement : les
m a rchandises sont payées au comptant
par chèque ou carte bancaire lors de
l’achat.
Les acomptes et les arrhes
Ce sont des sommes versées à l’occasion
d’une commande (ou d’une prestation de
service).
• L’acompte : ii implique un engagement ferme
des deux parties et, par conséquent, l’obli-
gation d’acheter pour le client et celle de
f o u rnir la marchandise pour le fourn i s s e u r.
C’est un premier versement déduit du mon-
tant total de la commande au moment de la
facturation. La somme restant à payer par le
client est le solde.
• Les arrhes : sauf dispositions contraires, les
arrhes sont assorties de possibilité de dédit
permettant à chacune des parties de re v e-
nir sur son engagement. Si le fournisseur
ne livre pas la commande ou n’exécute pas
la prestation sur laquelle il s’est engagé, il
doit rembourser le double des arrhes ver-
sées (article 1590 du Code civil). Si le client
se ravise, il ne peut réclamer le rembourse-
ment de la somme versée.