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Audit interne

 Les outils de l’auditeur pour évaluer le CI

 Le déroulement d’une mission d’audit


interne

 Les normes de l’audit interne

1
Les outils
❖ La description narrative
❖ Le diagramme de circulation
❖ La grille de séparation des taches
❖ L’observation physique
❖ Les interviews
❖ Les sondages
❖ Les questionnaires de contrôle interne
❖ Les FRAP
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Evaluation du contrôle interne : Schéma général
Description des procédures - Les interviews
- La description narrative
Existence et compréhension des - Le diagramme de circulation
procédures

Evaluation préliminaire du - Questionnaire du contrôle interne


contrôle interne

Forces théoriques dégagées - Tests de permanence: sondages

Points forts appliqués Points forts non appliqués

Force Faiblesse

Evaluation définitive du
contrôle interne

Recommandations - FRAP
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La description narrative

Cette technique consiste à décrire la procédure en


vigueur sous forme d’un écrit qui synthétise l’ensemble des
informations recueillies sur la procédure étudiée.

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Diagramme de circulation (Flow Chart)

Schéma permettant de représenter la circulation


des documents et informations entre les
différentes fonctions et centres de responsabilité,
d’indiquer leur origine et leur destination
➔ Donner une vision complète du cheminement
des informations et leurs supports.

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Diagramme de circulation
constitué par un ensemble de symboles
représentant les documents et leur circulation.

Il doit visualiser :
1 - Le type de document
2 - Le Nbre d'exemplaires
3 - L'origine du document
4 - La destination
5 - Son mode de classement
6 - Les contrôles effectués
6
Exemples de symboles de base

Document
…. Facture, bulletin de paye, Bon de commande.…

Document (liasse)

….. Traitement ou opération administrative


Faire une description brève de l’opération dans le cadre

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CLASSEMENT DEFINITIF

CLASSEMENT PROVISOIRE

Une lettre à l’intérieur du triangle définit le mode de classement :


A : alphabétique
N : numérique
C : chronologique

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Exemples de symboles de liaison

ALTERNATIVE ou décision

CIRCULATION physique d’un document

CIRCULATION d’informations

SORTIE d’un document. Le destinataire est placé juste


après le symbole

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Flow chart : Exemple

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La grille d’analyse des tâches
Pour examiner les différentes fonctions, l'auditeur
établi un tableau des incompatibilités par
procédure.
Ce document mentionne clairement les différentes
tâches exécutées par une même personne.

Le contrôle de la séparation des fonctions et ainsi


beaucoup plus facile à réaliser.

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La grille d’analyse des taches
Exemple procédure paie - personnel

PERSONNES RESPONSABLES A B C D ..
FONCTIONS

Approbation des entées ou sortie de personnel


x
Détermination des conditions de rémunération X
Autorisation des primes X
Approbation des heures travaillées X
Préparation de la paie X
Vérification des calculs X
Préparation des enveloppes de paie
Distribution des enveloppes
Signature des chèques de salaire
Tenu du journal de paie
Détention des dossiers individuels du personnel
Autorisation d’acomptes ou d’avances
........
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L’observation physique:

➔ Quoi ?
une OP est la constatation de la réalité
instantanée de l'existence et du fonctionnement :
- d'un processus
- d'un bien
- d'une transaction
- d'une valeur

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L’observation physique :
L'OP s'applique aux :

 Biens immobiliers : terrains, immeubles…


 Biens mobiliers : matériels, équipements…
 Les valeurs d'exploitation : stocks MP , produits….
 Les pièces ou document représentant des droits ou
créances : effets, titres , contrats d'emprunts, ….
 Les autres valeurs: espèces, chèques
 Les processus de contrôle : système de sécurité contre
l'incendie, caméras de surveillance, système d'entrée-
sortie, sécurité informatique….
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Les interviews

Technique de recueil d’informations qui


permet l’explication et le commentaire et
donc apporte une plus value à la collecte des
informations et des éléments d’analyse et de
jugement.

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Les interviews
Avant

 Définition de l’interview ( objectifs, thème, plan…)


 Choix des interviewés
 Organisation (Choix de la date, lieu, horaire,
durée … tenir compte des contraints )
 Préparation de l’interview ( guide d’entretien, liste
des questions à poser…)
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Les interviews
Pendant

 Rappeler les objectifs et le thème


 Noter les réponses aux points évoqués
 Laisser l’interviewé s’exprimer (sauf excès par
rapport au thème ou au temps alloué )
 Ne pas porter de jugement
 Faire preuve de diplomatie et de psychologie
 Reformuler les questions posées

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Les interviews
Après

 Établir le compte rendu de l’interview ( papier de travail)

 Le compte rendu doit être établi dans les plus brefs délais

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Les sondages
Le sondage comme technique d'audit consiste
à prélever dans une population d'individus un
échantillon, à l'examiner minutieusement, et à
tirer de ce contrôle une conclusion portant sur
l'ensemble de la population.

➔ Sondages aléatoires
➔ Sondages raisonnés
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Le questionnaire de contrôle interne :

Questionnaire de type fermé :

Une liste de questions auxquelles on répond par OUI ou par


NON afin de porter un diagnostic par simple lectures des
réponses.

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Questionnaires de contrôle interne
➔Comment élaborer le QCI ?

3 étapes:

Etape 1 : Décomposer chaque activité analysée en stades élémentaires

Etape 2 : pour chaque stade élémentaire définir les objectifs du C I

Etape 3 : déterminer quelles modalités de fonctionnement sont nécessaires pour


atteindre les objectifs.

➔ Formalisation en une liste de questions fermées.

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Exemple : Audit des achats
Etape 1 : Décomposer chaque activité analysée en stades
élémentaires

 Déterminer et approuver les besoins


 Sélectionner et contracter avec les fournisseurs
 Réceptionner le bien acheté
 Vérifier la dépense et autoriser son règlement
 Enregistrer l'achat en comptabilité
 Effectuer le paiement

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Exemple : Audit des achats
Etape 2 : pour chaque stade élémentaire définir les objectifs du C I :

 Toutes les réceptions correspondent a une demande effective

 Toutes les prestations demandées ont bien été réceptionnées

 Les quantités et qualités demandées correspondent à celle fournis

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Exemple : Audit des achats
Etape 3 : Déterminer quelles modalités de fonctionnement sont
nécessaires pour atteindre les objectifs

 des personnes indépendantes du service achats et du


service comptabilité soient chargées des réceptions
 les modalités de réceptions sont définies
 les quantités et qualités sont vérifiés lors des
livraisons
 les contrôles et les constatations sont faites et
matérialisés.

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Les FRAP:

v La Feuille de Révélation et d’Analyse de


Problème ( FRAP) se présente comme un
papier de travail synthétique par lequel
l'auditeur interne documente chaque
faiblesse relevée dans le QCI.

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Les FRAP:

Tout dysfonctionnement sera formulé sous la forme


de document normalisé (FRAP) . Celle-ci doit
contenir :

 Le problème (Qui résume le dysfonctionnement


constaté)
 Les faits (qui le prouvent)
 Les causes ( qui l'expliquent)
 Les conséquences (que cela entraîne)
 Les recommandations (qui le résolvent)

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Structure d’une FRAP
FEUILLE DE REVELATION ET D’ANALYSE DE PROBLEME

Problème: FRAP n° :

Faits:

Causes:

Conséquences:

Amélioration proposée:

Etablie par: Revue par: Soumise à avis de l’audité


le: le: Nom: le:

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Exemple FRAP CAS « INDUSTAR »
FEUILLE DE REVELATION ET D’ANALYSE DE PROBLEME
Problème: La solvabilité des clients n’est pas contrôlée . FRAP n° : 1

Faits : Lorsque le service commercial reçoit la commande il établit directement un bon de


commande sans vérification de la solvabilité.

Causes: La procédure est incomplète.


Aucune procédure de séparation entre clients normaux et clients « à risque ».

Conséquences: Risque d’insolvabilité des clients;


Problèmes de trésorerie.

Amélioration proposée :- Le service commercial devrait avoir la liste des clients (


normaux, douteux, litigieux)
- Aviser la direction en cas d’incertitude sur l’opportunité de livraison

Etablie par: Revue par: Soumise à avis de l’audité


le: le: Nom: le:

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FEUILLE DE REVELATION ET D’ANALYSE DE PROBLEME
Problème: Absence de Bon de livraison FRAP n° : 2
Faits : le service magasin n’établit pas de bons de livraison , il envoi les marchandises
accompagné d’un exemplaire du bon de commande.

Causes: procédure est incomplète

Conséquences : Facturation erronée ( quantité facturée , date de la facture)


Conséquence sur le chiffre d’affaires ( Quantité facturée !)
Erreurs au niveau de l’Inventaire permanant ( MAJ sur la base du BC !)
Non rattachement des produits à l’exercice de leur naissance.( date de la facture !)
Erreurs dans les déclarations de la TVA (TVA facturé) ( date de la facture!)
Litiges avec les clients
Aucune preuve que la livraison a été faite.

Amélioration proposée :
Etablir les Bon de livraison en plusieurs exemplaires
Un exemplaire du BL doit être retourné signé et cacheté par le client ( Elt de preuve)
Etablir les factures sur la base de bons de livraison contrôlés
Faire dater les factures au jour de la livraison des marchandises mentionné sur le BL
Mettre à jour l’inventaire perm. sur la base des BL …

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Élaboration d’une FRAP:
La collecte des données requises pour remplir les FRAP suit
un raisonnement linéaire qui n’exige aucune préparation ni
préalable, et qui respecte 3 principes :

➢ 1 : production au fur et à mesure

➢ 2 : validation

➢ 3 : supervision

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L’avantage des FRAP :

Contribution à la qualité
du contrôle interne

Qualité de la
communication

Rapport d’audit

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Méthodologie et déroulement
d’une mission d’audit interne

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Les phases d’une mission d’audit.

0 L’ordre de mission

1 La phase de préparation.

2 La phase de réalisation.

3 La phase de conclusion.

33
L’ordre de mission.
L'ordre de mission est le document qui formalise le
mandat donné par la Direction Générale à l'audit
interne.

L'ordre de mission doit émaner d'une autorité compétente. (


Direction Générale ou le Comité d'audit )

L'ordre de mission permet d'informer tous les responsables concernés.

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Contenu d’un ordre de mission:

• Désignation du mandat et sa signature.


• Les noms des destinataires.
• L’objet de la mission clairement défini.
• Les modalités d’intervention.
• Les dates,
• les lieux,
• ……

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Exemple d’un ordre de mission:
Entreprise ……. Casablanca, le 14/2/2000
Ordre de mission
Destinataire: le directeur de l’audit interne
Copie pour information: le directeur de personnel
Objet : audit de la fonction Recrutement

La mission sera réalisée par M….et M….auditeurs internes et supervisée par M… ..,chef de
mission
Elle se déroulera du lundi 26 février au 20 mars 2000.
Elle se proposera d’analyser la fonction Recrutement dan toutes les composantes :
- Moyens et outils e sélection
- Processus e recrutement depuis l’apparition du besoin jusqu’à l’affectation de recruté
- Organisation et efficacité du service du recrutement
Cette mission se déroulera :
- Au service Recrutement du siège
- À l’usine de Casablanca………….
Le directeur générale
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1 La phase de préparation.

La prise de connaissance.

La définition des objectifs.

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La prise de connaissance.

 Préciser le champs de l’audit


 Identifier les personnes à rencontrer
 Collecter la documentation sur le sujet à auditer
 Obtenir des informations sur le domaine audité
 Effectuer une décomposition du sujet de la mission en
objets auditables

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Outils utilisés à ce stade:

Interviews & séminaires.

Les grilles d’analyse des tâches.

Flow Chart.

L’observation physique

L’examen des rapports d’audit antérieurs..

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La prise de connaissance
Constituer un référentiel du domaine à auditer

Tableau des risques référentiels

✓Finalités ( objectifs du contrôle interne)


✓Empêchements ( facteurs empêchant la réalisation des finalités)
✓Points de contrôle ( ce que l’auditeur va contrôler)
✓Impact ( conséquence de la défaillance du CI )
✓Bonnes pratiques ( moyens et méthodes pour éviter un
empêchement)
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La phase de préparation.

Le rapport d’orientation
 Document synthétique qui délimite avec précision le
champs de la mission.

 Document permettant une reformulation détaillée


de l’ordre de mission ( Recadrage de la mission ).

 Document envoyé au commanditaire pour avis et


aux audités pour information .
41
Le programme d’Audit :
On l’appelle aussi « Programme de vérification »

il s’agit du document interne au service d’audit établi sur la base du rapport


d’orientation .

Il précise :

• La liste des travaux à effectuer

• La répartition des tâches entre auditeurs.

• Les investigations à réaliser

• …..

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2 La phase de réalisation
La réunion d’ouverture
Organisation et lieu : chez l’audité

Les participants à cette réunion:

* Les auditeurs en charge de la mission

* Les audités: c’est à dire les responsables de services ou


de la fonction auditée.

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Ordre du jour :

➢ Présentation ;

➢ Rappel sur l’audit interne ;

➢Rappel sur les objectifs de la mission;

➢ Rendez vous et contact ;

➢ Logistique de la mission ;

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Le travail sur le terrain :

Une fois le programme est établi, le moment pour être sur le


terrain, prendre contact, dialoguer, et investiguer.

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La démarche logique :

➢ L’auditeur définit ses objectifs et établit un programme de


travail.

➢ Pour chaque point de programme de travail il élabore un


questionnaire du contrôle interne.

➢Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie donne lieu à


l’établissement d’une FRAP et donc à une analyse causale.

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Les validations :
On distingue deux types de validation :

✓ Validations individuelles

✓ Validation générales

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3 La phase de conclusion.
Le projet de rapport d'audit

Il est ainsi nommé pour au moins deux raisons :

1ère raison : les observations qu'il contient n'ont pas


encore fait l'objet d'une validation générale;

2ème raison : ne comprend pas les réponses des audités


aux recommandations.

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La réunion de clôture

L'ordre du jour est constitué par l'examen du projet de


rapport qui est distribué à chaque participant.

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Le rapport d'audit

Il obéit à un certain nombre de principes, respecte une


certaine forme et son contenu obéit à des normes.

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La forme :
La structure du rapport d’audit interne doit répondre à deux
fonctions essentielles :

• Le rapport d'audit interne est et doit être un document


d'information pour la hiérarchie.

* Mais le rapport d'audit interne doit être également et pour


l'audité cette fois, un outil de travail.

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Les normes :

• Normes internes de rédaction

• Normes externes de diffusion.

52
Le suivi des recommandations :

L’objectif des auditeurs est, dans ce cas, de pouvoir mesurer


la réelle efficacité des travaux et suivre les solutions qui sont
données à des problèmes

53
Les normes pour la pratique
professionnelle de l’audit interne

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Les normes pour la pratique
professionnelle de l’audit interne
IIA
 Norme - Indépendance
 Norme - Compétence professionnelle
 Norme - Étendue des travaux
 Norme - Exécution du travail d’audit
 Norme - Gestion du service d’audit interne

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Norme - Indépendance

« Les auditeurs internes doivent être indépendants des


activités qu’ils auditent »

Le service d'audit interne doit dépendre d'une


personne de l'organisation ayant une autorité
suffisante pour assurer son indépendance

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Norme - Compétences professionnelles
Les auditeurs internes doivent effectuer leurs
travaux avec compétence et conscience
professionnelle; Cette compétence doit être
appréciée en tenant compte de la nature de la
mission et de l’aptitude de l’auditeur à s’informer,
examiner, évaluer et communiquer.

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Cette norme est complétée par huit normes spécifiques
édictées par l ’IIA:

- Sélection et affectation du personnel


- Connaissances, aptitudes et compétences techniques
- Supervision

- Respect du code de déontologie


- Connaissances, aptitudes et compétences techniques
- Relations humaines et communication
- Formation continue
- Conscience professionnelle

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Norme - Étendue des travaux

Le champs d’intervention de l’audit interne doit


comprendre l’examen et l’appréciation de la
pertinence et de l’efficacité du système de
contrôle interne de l’organisation et la qualité
de la performance dans l’accomplissement des
responsabilités confiées.

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Cette norme est complétée par cinq normes
spécifiques :

- Fiabilité et exhaustivité des informations


- Respect des politiques, plans, procédures, etc.
- Protection des actifs
- Utilisation économique et efficace des ressources
- Réalisation des objectifs fixés aux activités
opérationnelles.

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Norme - Exécution du travail d’Audit

Le travail d’audit doit comprendre la planification


des missions, l’examen, et l’évaluation des
informations recueillies, la communication des
résultats obtenus et le suivi.

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Cette norme est complétée par quatre normes
spécifiques:

- Planification des missions


- Examen et évaluation des informations
- Communication des résultats
- Suivi des rapports

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Norme - Gestion du service d’Audit Interne

✓ Le Directeur de l’Audit Interne veille au respect des principes


édictés en matière d’audit interne.
✓ Il assure en particulier l’établissement d’une charte d’audit,
d’un plan d’audit, de politiques et de procédures écrites
(pour ses collaborateurs).
✓ Il veille en permanence à la compétence et à la formation de
ces derniers ainsi qu’aux moyens nécessaires.
✓ Il porte également une attention particulière à la motivation
de ses collaborateurs et au souci de la qualité au sein de son
service.

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Le code de déontologie :
l définit les normes de conduite qui doivent être respectées par les
auditeurs internes :

Faire preuve d’honnêteté, d’objectivité et de diligence ;


Faire preuve de loyauté à l’égard des employeurs ;
Ne pas être impliqué dans des affaires malhonnêtes ;
Refuser tout ce qui peut compromettre l’objectivité ;
Respecter la confidentialité des informations ;
Mettre en œuvre avec compétence les obligations ;
Oeuvrer sans cesse pour améliorer compétence et efficacité.

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