Livre Dolibarr Services RDeschamps v1-1

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore)
Bien gérer son entreprise

avec Dolibarr
Sociétés de services
et consultants
par
Romain Deschamps

Bien gérer son entreprise avec Dolibarr - Sociétés de services et consultants
par Romain Deschamps
ISBN (PDF) : 978-2-8227-0419-9
Copyright © 2016 Éditions D-BookeR

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Date de publication : 16/06/2016

Édition : 1
Version : 1.1

Table des matières
À propos de l'auteur .............................................................................. xiii

Préface ................................................................................................ xiv
Introduction .......................................................................................... xvi
1. Présentation rapide de Dolibarr ..................................................... xvi
2. Appellation et conventions d'écriture ............................................. xviii
3. Versions de Dolibarr utilisées pour ce livre ....................................... xix
4. URL raccourcies ......................................................................... xix
Préliminaires et configuration ............................................................. 1

1. Identification de votre entreprise ................................................. 2
2. Modules à activer ...................................................................... 4
2.1. Activation des modules ....................................................... 5
2.2. Paramétrage des modules ................................................... 8
3. Utilisateurs et groupes ............................................................... 9
3.1. Créer un utilisateur ........................................................... 10
3.2. Créer un groupe d'utilisateurs ............................................. 12
3.3. Permissions ..................................................................... 13
3.4. Permissions par défaut ...................................................... 15
4. Compte bancaire ..................................................................... 16
4.1. Création ........................................................................ 17
4.2. Afficher ses coordonnées bancaires sur les propositions
commerciales et factures ......................................................... 19
5. Sauvegarde ............................................................................ 21
5.1. Sauvegarder la base de données ........................................ 22
5.2. Copier le fichier de configuration ........................................ 23
5.3. Sauvegarder les documents ............................................... 24
Gestion commerciale ........................................................................ 25

6. Services .................................................................................. 26
6.1. Création ........................................................................ 27
6.2. Codes comptables ........................................................... 30
6.3. Catégories ..................................................................... 30

6.4. Paramétrage du module Produits/Services ....................... 32

7. Tiers et contacts ....................................................................... 34
7.1. Catégories ...................................................................... 34
7.2. Types de tiers ................................................................. 34
7.3. Créer un tiers .................................................................. 35
Prospects ..................................................................... 37
Clients ......................................................................... 38
Fournisseurs .................................................................. 38
7.4. Créer un contact de tiers ................................................... 39
7.5. Code client et code comptable ........................................... 40
7.6. Fusionner des tiers ........................................................... 41
7.7. Paramétrage du module Tiers ........................................ 41
8. Relation client .......................................................................... 43
8.1. Les statuts de prospection .................................................. 43
8.2. Éditer des documents personnalisés (ODT) ............................ 44
Activation et paramétrage de la fonctionnalité ................. 44
En pratique .................................................................. 46
Cas particulier des tableaux ............................................. 48
8.3. Envoyer un e-mail depuis la fiche d'un tiers ............................ 50
8.4. Créer des modèles d'e-mails ......................................... 50
8.5. E-mailing ....................................................................... 53
Paramétrage du module E-Mailing ................................ 54
Créer un e-mailing ......................................................... 54
Sélectionner des destinataires ........................................... 56
Valider et envoyer l'e-mailing ............................................ 57
8.6. Communiquer dans la langue de vos clients .......................... 58
Activation de la fonctionnalité ........................................... 58
Préalables à l'utilisation ................................................... 59
Génération des documents PDF dans la langue du tiers .......... 61
9. E-mailing avancé ..................................................................... 63
9.1. Paramétrage de MailChimp ............................................... 63
9.2. Accès aux fonctionnalités de MailChimp ............................... 64
9.3. Créer un e-mailing avec MailChimp pour Dolibarr .................. 65
9.4. Modifier un e-mailing avec MailChimp ................................. 66
9.5. Envoyer un e-mailing avec MailChimp .................................. 69
9.6. Suivre et récupérer les informations d'un e-mailing avec Mail-
Chimp ................................................................................. 70
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10. Agenda ................................................................................ 71

10.1. Créer un événement ....................................................... 71
10.2. Affichage des événements ............................................... 73
10.3. Générer un rapport des événements .................................. 73
10.4. Paramétrage du module Agenda ................................. 74
10.5. Importer/Exporter un agenda ........................................... 75
Import d'un agenda ....................................................... 75
Export de l'agenda Dolibarr ............................................ 77
10.6. Adapter l'agenda par l'ajout de constantes ..................... 78
Nombre d'événements par cellule ..................................... 78
Créer un événement depuis un document commercial ............. 78
10.7. Pour plus de fonctionnalités... ............................................ 79
11. Synchronisation des agendas et contacts .................................. 80
11.1. Synchroniser son agenda ................................................. 80
11.2. Synchroniser ses contacts ................................................. 82
11.3. Autres modules similaires ................................................. 83
12. Devis .................................................................................... 84
12.1. Création ....................................................................... 84
12.2. Ajout de services à la proposition commerciale ..................... 87
12.3. Validation de la proposition commerciale ............................ 89
12.4. Différents états de la proposition commerciale ...................... 90
12.5. Vie de la proposition commerciale ..................................... 91
12.6. Remarques et bonnes pratiques ......................................... 92
12.7. Paramétrage du module Propositions commerciales ........... 94
13. Structuration des documents commerciaux................................ 96
13.1. Ajout de titres et sous-titres dans un document ....................... 96
13.2. Option de génération des documents ................................. 98
13.3. Autres modules similaires ................................................. 99
14. Commandes ........................................................................ 100
14.1. Création ..................................................................... 100
14.2. Ajout des services dans la commande .............................. 101
14.3. Validation de la commande ........................................... 102
14.4. Vie de la commande .................................................... 103
14.5. Remarques et bonnes pratiques ....................................... 104
15. Facturation .......................................................................... 105
15.1. Création ..................................................................... 106
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Cas des factures standards ............................................ 106

Cas des factures d'acompte ........................................... 108
15.2. Ajout de services dans la facture standard ou d'acompte ....... 110
15.3. Validation d'une facture ................................................. 111
15.5. Paramétrage des mentions à afficher sur vos factures ....... 115
15.6. Enregistrer un règlement ................................................ 116
Règlement de factures ................................................... 116
Les prélèvements bancaires (SEPA) .................................. 118
Paramétrage du module Prélèvement ........................... 122
Les bordereaux de remise de chèques .............................. 122
Solder une facture d'acompte en réduction future ................ 124
Consommation de l'acompte ou de l'avoir ......................... 125
15.7. Cas des factures de remplacement et d'avoir ...................... 125
Facture de remplacement ............................................... 125
Facture d'avoir ............................................................ 126
15.8. Relance des factures impayées ........................................ 128
15.9. Dans la pratique : Corriger des erreurs de facturation........... 129
Gestion d'activité ............................................................................ 130

16. Interventions ........................................................................ 131
16.1. Création ..................................................................... 131
16.2. Validation d'une intervention ........................................... 133
16.3. Facturation des interventions ........................................... 133
16.5. Paramétrage du module Interventions .......................... 135
17. Rapport et facturation d'interventions ..................................... 136
17.1. Saisie d'un rapport d'intervention ..................................... 137
17.2. Clôture des interventions ................................................ 138
17.3. Facturation des interventions ........................................... 139
17.4. Agenda des interventions ............................................... 140
17.5. Paramétrage du module Management/interventions ........ 140
18. Projets ................................................................................ 142
18.1. Création ..................................................................... 142
18.2. Statut des projets et incidences ....................................... 144
18.3. Contacts de projet ....................................................... 144
Ajout de contacts à un projet ......................................... 144
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Vue des projets selon les permissions accordées .................. 145

18.4. Tâches d'un projet ........................................................ 145
Création d'une tâche .................................................... 145
Affectation des tâches à des utilisateurs ............................ 146
Temps consommé ......................................................... 147
18.5. Liaisons d'éléments à un projet ........................................ 149
18.6. Autres fonctionnalités des projets ..................................... 149
Diagramme de Gantt .................................................... 149
18.7. Vue d'ensemble ........................................................... 150
18.8. Paramétrage du module Projets .................................. 151
19. Coûts et temps passé sur un projet ......................................... 153
19.1. Préalables à la facturation des tâches ............................... 153
Service associé ........................................................... 153
Saisie du taux horaire moyen estimé (THME) ...................... 154
Règles de gestion des modes de facturation ....................... 154
19.2. Saisie avec Management des temps consommés ................. 154
Mensuelle .................................................................. 154
À la volée .................................................................. 155
19.3. Informations financières ................................................. 156
19.4. Facturation des tâches avec Management ......................... 158
Par tâche ................................................................... 158
Par projet ................................................................... 158
19.5. Agenda des tâches de projets ........................................ 160
19.6. Paramétrage du module Management pour les projets ..... 161
19.7. Autres modules similaires ................................................ 161
20. Contrats .............................................................................. 162
20.1. Fonctionnement ............................................................ 162
20.2. Création .................................................................... 162
20.3. Les services d'un contrat ................................................ 163
20.4. Statuts des services dans un contrat ................................. 164
20.5. Vie du contrat et de ses services ..................................... 165
20.6. Facturation des services d'un contrat ................................ 165
20.7. Fin de service et fin d'un contrat ...................................... 166
20.8. Liaison d'éléments aux contrats ....................................... 167
21. Suivi et renouvellement de périodes de contrat........................ 168
21.1. Périodes de contrat ....................................................... 169
Création de périodes .................................................... 169
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Affectation d'interventions à une période ........................... 170

Clôture d'une période de contrat ..................................... 170
Renouvellement de période ............................................ 170
Facturation des interventions d'une période de contrat .......... 171
21.2. Échéances à facturer .................................................... 172
21.3. Agenda des interventions d'un contrat ............................... 172
21.4. Paramétrage du module Management pour les contrats .... 173
Gestion de l'entreprise ................................................................... 174

22. Reporting et suivi d'activité ................................................... 175
22.1. Tableaux de bord et statistiques ...................................... 175
22.2. Rapports .................................................................... 177
22.3. Marges ..................................................................... 179
23. Achats et factures fournisseurs .............................................. 182
23.1. Les produits ................................................................ 182
23.2. Création d'une facture fournisseur .................................... 183
23.3. Les différents statuts de la facture .................................... 184
23.4. Ajout de produits et services à la facture ........................... 184
23.5. Validation de la facture ................................................. 185
23.6. Régler une facture fournisseur ......................................... 185
23.7. Gestion des factures d'acompte et d'avoir fournisseur ........... 186
Facture d'acompte fournisseur ......................................... 186
Facture d'avoir fournisseur ............................................. 186
24. Salaires, charges sociales et TVA ........................................... 188
24.1. Salaires ..................................................................... 188
24.2. Charges sociales ......................................................... 189
Dictionnaire des charges sociales ............................... 189
Les différents statuts des charges sociales .......................... 190
Créer une charge sociale .............................................. 191
Règler une charge sociale ............................................. 192
24.3. TVA .......................................................................... 193
Afficher des rapports de TVA ......................................... 193
Enregistrer un règlement de TVA ..................................... 194
Paramétrage du module Taxes, charges sociales et divi-
dendes ...................................................................... 195
25. Notes de frais ..................................................................... 196
25.1. Création ..................................................................... 196
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25.2. Dictionnaire des postes de dépenses ........................... 197

25.3. Les différents statuts de la note de frais ............................. 198
25.4. Vie de la note de frais .................................................. 198
25.5. Éditer une fiche récapitulative PDF de la note de frais ........... 199
26. Trésorerie ............................................................................ 202
26.1. Écritures bancaires automatiques ..................................... 202
26.2. Écritures bancaires manuelles ......................................... 203
Ajout d'une écriture bancaire manuelle ............................. 203
26.3. Catégories d'écritures bancaires ..................................... 203
26.4. Rapprochement bancaire ............................................... 204
Correction des erreurs .................................................. 206
27. Comptabilité ........................................................................ 207
27.1. Activation du module de comptabilité avancée ............... 208
27.2. Configuration du module .......................................... 209
Paramétrage global ...................................................... 209
Paramétrage des journaux ............................................. 211
Paramétrage des exports ............................................... 211
27.3. Personnalisation du plan comptable ................................. 213
Reprise rapide des informations comptables existantes .......... 214
Ajout d'un plan comptable ............................................. 215
27.4. Fonctionnement et utilisation de la comptabilité de Dolibarr .... 215
27.5. En pratique ................................................................. 218
Ventilation des factures .................................................. 218
Journaux comptables .................................................... 222
27.6. Fonctionnalités à venir... ................................................. 224
Grand livre ................................................................. 224
Balance comptable ...................................................... 227
Compte de résultat ....................................................... 227
Pour aller plus loin... ...................................................................... 229

28. Gestion électronique des documents et fichiers joints (GED) ....... 230
28.1. Arborescence automatique ............................................. 230
28.2. Arborescence manuelle ................................................. 231
Ajouter un répertoire .................................................... 231
Ajouter un fichier ......................................................... 232
29. Export de données .............................................................. 233
29.1. Activation du module .................................................... 234
© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page x

29.2. Les différentes étapes d'un export .................................... 234

29.3. Pour aller plus loin ....................................................... 238
30. Personnalisation de l'interface ............................................... 239
30.1. Thème d'affichage ........................................................ 239
30.2. Couleurs de l'interface .................................................. 240
30.3. Afficher son logo ......................................................... 241
30.4. Barre ou champs de recherche ....................................... 242
30.5. Rendre le menu latéral cachable ..................................... 243
30.6. Icônes et pictogrammes ................................................. 243
30.7. Regrouper/limiter les onglets des fiches ............................. 244
30.8. Enregistrer des marque-pages ......................................... 245
30.9. Personnaliser les listes natives ......................................... 246
30.10. Afficher son site internet dans l'interface de Dolibarr ........... 247
31. Personnalisation des contenus et formulaires de données.......... 248
31.1. Éditeur WYSIWYG ........................................................ 248
31.2. Paramétrer les documents PDF ......................................... 248
Afficher les identifiants professionnels de votre entreprise ....... 249
Afficher les coordonnées d'un contact de tiers .................... 249
Personnaliser la numérotation des documents ..................... 250
Afficher la référence ou le libellé des services .................... 251
Adapter la hauteur des mentions complémentaires ............... 252
Autres paramétrages .................................................... 252
31.3. Ajouter des champs dans ses fiches .................................. 252
Les différents types de champs supplémentaires .................. 253
Créer de nouveaux champs ........................................... 255
Autres options de création ............................................. 255
31.4. Personnaliser ses listes de sélection avec les dictionnaires ....... 257
Niveaux de potentiel des prospects ................................. 257
Statuts de prospection ................................................... 258
Types de contacts ........................................................ 258
Types d'événements de l'agenda ..................................... 259
Conditions de paiement ................................................ 260
Modes de paiement ..................................................... 261
Statuts d'opportunités pour les affaires/projets .................... 262
31.5. Personnaliser les fonctionnalités de Dolibarr à l'aide des
constantes .......................................................................... 262
32. Ajout de modules additionnels .............................................. 264
© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xi

33. Vers une personnalisation métier ........................................... 273
Annexes ......................................................................................... 276

Installation et mise à jour de Dolibarr .......................................... 277
1. Installation de Dolibarr ERP/CRM ........................................ 277
Automatique ............................................................... 277
En local ..................................................................... 277
Sur un serveur distant ................................................... 279
2. Configuration initiale ......................................................... 279
3. Hébergement de la solution ................................................ 281
4. Procédure d'installation de la mise à jour ............................... 281
Installation et mise à jour de modules additionnels........................ 283
1. Préparation à l'installation d'un module additionnel .................. 283
2. Installation d'un module additionnel ...................................... 285
3. Mise à jour d'un module additionnel .................................... 287
Paramétrer l'envoi des e-mails .................................................... 289
1. Avec PHP mail function ...................................................... 289
2. Avec la fonction SMTP socket library .................................... 290
Liste des illustrations ............................................................................. 292

Liste des tableaux ................................................................................ 301
Index ................................................................................................ 302
© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xii

À propos de l'auteur
Romain Deschamps
Même si j'avais déjà pensé qu'un jour j'écrirais un livre sans pour autant avoir d'idée
de sujet, je n'avais jamais imaginé que le hasard des rencontres m'amènerait aussi vite
à la rédaction et à l'objet de celui-ci.
Après des études de marketing et diverses expériences professionnelles dans la vente et

le management de business units où j'ai rencontré Charlie Benke (l'autre patas-monkey,
une espèce de développeur fou), des projets professionnels m'ont amené à chercher un
outil simple de gestion.
Sur les conseils de Charlie, je suis arrivé à Dolibarr. Rapidement opérationnel sur les
fonctionnalités basiques de son utilisation pour une petite entreprise, Charlie m'a deman-
dé de l'aide pour rédiger les documentations des modules qu'il développait et en tester
quelques fonctionnalités. Parallèlement, j'ai fait mes premières expériences de partage
d'informations et de transmission de bonnes pratiques au travers du support sur les mo-
dules et des échanges avec les utilisateurs par l'intermédiaire de notre vitrine commune
(le site Patas-monkey.com), jusqu'à faire de Dolibarr le centre de mon activité.
Mon rapport à Dolibarr est axé sur son utilisation, certes avancée mais rien qui ne relève
ni du maintien ni du développement du programme. Je vous ferai donc part dans ce
livre des bonnes pratiques à suivre pour tirer le meilleur parti de Dolibarr, d'astuces
pour améliorer votre productivité et de paramétrages plus ou moins avancés pour le
personnaliser, mais rien de très technique ou qui ne touche au code. Nous devrions
donc facilement nous comprendre !
Parlons un peu d'avenir. Les fonctionnalités de Dolibarr sont encore loin de couvrir tous
les besoins et de répondre à toutes les problématiques que vous pouvez rencontrer
dans vos activités. Je vais continuer, avec la collaboration précieuse de Charlie et de
toutes les forces qui s'agitent autour de Dolibarr, à trouver des solutions et proposer
des améliorations qui feront de Dolibarr l'outil qui nous deviendra, à tous, indispensable
pour bien gérer nos entreprises.

Préface
par Rodolphe Quiédeville
Créateur de Dolibarr
Il n'est pas dans mes habitudes d'écrire des préfaces, c'est même la première fois que
je m'attèle à cette tâche. De la même façon, Dolibarr était mon premier vrai projet libre.
J'avais déjà publié du code sous licence libre, bien sûr, mais Dolibarr garde un statut
particulier. Peu de gens connaissent la genèse de ce logiciel, permettez-moi de la par-
tager avec vous.
En 1998, je me suis lancé dans l'édition d'un site de recrutement en ligne spécialisé dans
le logiciel libre : Lolix. À cette époque déjà, tous les outils pour créer un tel site étaient
disponibles, serveur web, langage de développement orienté web, base de données…
Le site ayant rencontré son petit succès, j'ai monté une société avec un ami avec l'am-
bition de vivre de cette activité d'éditeur de sites web. Mais qui dit nouvelle activité,
dit nouveaux outils, car là, point de logiciel libre pour suivre les contacts, archiver les
échanges avec les prospects, et encore moins éditer et suivre factures et devis.
Au début des années 2000, les SSLL – que l'on ne nommait pas encore ainsi – étaient
riches d'outils techniques et de compétences mais aucune n'avait publié ni n'utilisait de
logiciel libre pour son activité commerciale et comptable. Ne pouvant décemment pas
écrire les factures à la main, j'ai entamé l'écriture d'un backend directement attaché au
code du site Lolix pour éditer des devis, des factures et suivre les échanges commerciaux
en ligne. Ne sachant aucunement comment devait fonctionner un tel outil, j'ai décidé
de l'architecture autour d'un défi : faire parvenir par mail aux prospects un devis dû-
ment rédigé avant la fin de la conversation téléphonique. Quand, lors d'un appel, votre
contact termine la conversation par : "Bien, faites-moi parvenir un devis", quelle meilleure
réponse que :"Vous venez de le recevoir dans votre boîte mail" ? J'avoue m'être souvent
délecté de la surprise de mes interlocuteurs.
Quand l'outil est arrivé à maturité, et voyant mes collègues et amis dans les SSII du
libre avouer honteusement utiliser parfois une solution privatrice pour leur facturation,
j'ai décidé d'extraire cette partie du code de Lolix pour donner naissance à un nouveau
projet, nommé en l'honneur de la Pasionaria Dolorès Ibàrruri. La suite se résume en des
années de code, composé d'abord seul, puis rejoint par des contributeurs qui ont enrichi
Dolibarr de leur expérience et qui l'ont fait passer du statut d'outil pratique à celui de
véritable ERP générique.

Pour boucler la boucle et faire de Dolibarr un logiciel libre à part entière, il restait une
dernière étape à franchir, ce ne fut pas forcément la plus facile… À l'époque – c'est
encore vrai, mais de moins en moins proclamé –, on ne manquait pas d'indiquer, dans
les plaquettes commerciales, qu'un des avantages d'un logiciel libre est qu'il pouvait
survivre à son créateur et continuer sa vie entre d'autres mains. Alors, en 2008, pour
faire de Dolibarr un véritable logiciel libre, j'ai passé la barre à Laurent, qu'il en soit ici
encore une fois remercié.
Baden, Juillet 2015
© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xv

Introduction
1. Présentation rapide de Dolibarr

Dolibarr est un ERP/CRM ou progiciel de gestion intégré et gestion de la relation client.
Il fonctionne avec des utilisateurs multiples, sans licence et gratuitement. Logiciel open-
source, il dispose de fonctionnalités natives que vous pouvez améliorer par l'ajout de
modules additionnels ou leur création si vous en avez les compétences.
Dolibarr s'installe sur un serveur internet, chez vous ou hébergé, et son installation est
relativement simple.
Nativement, Dolibarr possède toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d'une

entreprise de prestation de services et même plus... Fonctionnalités que vous découvrirez
plus en détail au fil de ce livre :
• enregistrement de tiers : clients, prospects, fournisseurs ;

• enregistrement de produits et services ;
• création de devis, commandes, interventions avec liaison possible entre chaque
élément ;
• création de factures et gestion des règlements ;
• traitement des informations pour du reporting, export des données à des fins comp-
tables.
De manière très simplifiée, Dolibarr vous permet d'enregistrer des tiers, clients et fournis-
seurs à qui vous vendrez et achèterez des produits et des services, puis de formaliser
votre relation commerciale par l'édition de devis, commandes, interventions et factures.
Enfin, vous pourrez enregistrer vos règlements et gérer votre trésorerie et même aller
jusqu'à exporter des données comptables.
Dolibarr est un logiciel modulaire, ce qui signifie que ses fonctionnalités dépendent des
modules que vous aurez choisis d'activer. En outre, vous pouvez le compléter de nou-
velles fonctionnalités par l'ajout de modules additionnels diffusés sur le Dolistore.

Figure 1 : Workflow avec Dolibarr
page xvii
Il est possible de réaliser l'installation de Dolibarr par soi-même avec finalement assez
peu de connaissances en informatique. Vous trouverez à cette fin un guide dédié aux
différents types d'installation en annexe. Cependant, il existe des solutions d'héberge-
ment de qualité qui vous déchargeront de cette tâche et vous accompagneront dans la
maintenance de votre environnement. C'est pourquoi, nous avons choisi de démarrer
ce manuel par les différentes étapes de configuration nécessaires une fois l'installation
faite, afin que vous puissiez rapidement émettre vos premiers devis et factures.
2. Appellation et conventions d'écriture

Comme vous allez vite vous en rendre compte, l'interface de Dolibarr est très intuitive
et la navigation d'une page à l'autre facilitée par de nombreux liens et onglets. Pour
vous aider à les repérer, nous les appellerons différemment selon leur apparence et leur
localisation.
Figure 2 : Onglets de modules, menus et sous-menus
Barre de menus principale. Elle contient les onglets de modules.

Menus latéraux.
Sous-menus
Entrées (de menu/sous-menu)
L'accès aux pages ou formulaires sera indiqué par des chemins de la forme : SERVICES >
SERVICES > NOUVEAU SERVICE, où SERVICES (en gras) désigne le nom de l'onglet de module et
SERVICES > NOUVEAU SERVICE respectivement le nom du menu latéral et celui de l'entrée sur
laquelle il faut cliquer. Lorsque les menus latéraux comprennent des sous-menus, comme
sur la Figure 2, alors son nom s'ajoutera à la chaîne : ACCUEIL > UTILISATEURS & GROUPES >
UTILISATEURS > NOUVEL UTILISATEUR .

Nous appellerons liens, les liens présents sur les pages de formulaires et dans les ta-
bleaux, renvoyant vers une fonctionnalité ou un document/écran lié.
Figure 3 : Exemples de liens dans un tableau
Onglets. Ces derniers varient selon les modules installés et, dans le cas présent,
le type de tiers.
Liens pointant respectivement vers la fiche du client1, la liste de ses autres factures
et la page de gestion de ses remises.
Astuce > Dans l'angle supérieur droit de vos fiches et listes, vous remarquerez le lien RETOUR LISTE et
les icônes de pagination : . Ce lien facilitera votre navigation entre les pages de Dolibarr plutôt
que de revenir sur les pages précédentes à l'aide de votre navigateur internet. Les icônes de pagination
permettent de naviguer entre les différentes fiches tout en restant sur l'onglet activé. En fonction du
contexte, elles peuvent être complétées du numéro de page : .
Des paramétrages standards vous seront proposés au fil des chapitres. Ils seront indiqués
dans le titre des sections correspondantes par le symbole .
3. Versions de Dolibarr utilisées pour ce livre

Les figures présentées au fil de ce livre ont été réalisées à partir d'une version 3.9.0.
disponible en téléchargement pour les fonctionnalités stables. Concernant le chapitre
de Comptabilité avancée, nous avons travaillé sur une version 4.0.0. bêta pour nous
permettre de vous montrer les dernières avancées des fonctionnalités.
4. URL raccourcies
Dans un souci de lisibilité, et pour pouvoir les maintenir à jour, nous avons pris le parti de
remplacer toutes les adresses internet par ce qu'on appelle des URL raccourcies. Une fois
que vous avez accédé à la page cible, nous vous invitons à l'enregistrer avec un marque-
page si vous souhaitez y revenir fréquemment. Vous disposerez alors du lien direct. Si
celui-ci se périme, n'hésitez pas à repasser par l'URL raccourcie. Si cette dernière aussi
échoue, vous pouvez nous le signaler !
© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xix

Préliminaires et configuration
Que vous ayez confié l'installation de votre Dolibarr à un professionnel ou que vous
vous en soyez occupé vous-même, vous allez devoir commencer par le paramétrer
avant de l'utiliser. Dans le premier cas, connectez-vous à l'URL de votre site internet
ou celle que votre prestataire vous aura fournie. Puis entrez vos codes d'identification
et, s'il a été activé pour des raisons de sécurité, un captcha. Dans le second, la page
d'identification s'affiche automatiquement à la fin de l'installation.
Lors de vos prochaines connexions, vous arriverez toujours à cette même page après
avoir saisi l'URL d'accès à votre environnement dans le navigateur internet. Votre
déconnexion de Dolibarr se fait simplement en fermant votre navigateur internet ou en
cliquant, en haut à droite de votre écran, sur l'icône
Attention > Si vous utilisez différents onglets de votre navigateur, fermer l'onglet Dolibarr ne vous
déconnectera pas : vous pourrez le relancer sans avoir à ressaisir votre mot de passe. Vos données ne
seront donc pas protégées.

1
Identification de votre entreprise
Une fois la solution Dolibarr ERP/CRM installée, les premiers paramétrages que vous
devrez effectuer sont l'enregistrement des informations d'identité et de fonctionnement
de votre entreprise.
La page de saisie est accessible depuis l'onglet ACCUEIL (le seul alors disponible avant
l'activation des modules nécessaires à l'activité) en cliquant sur le menu CONFIGURATION >
SOCIÉTÉ/INSTITUTION.
Pour saisir les données relatives à l'entreprise, entrez en mode modification avec le bou-
ton MODIFIER en bas de page et remplissez les champs nécessaires ou sélectionnez les
valeurs dans les listes déroulantes.
Note > Dès maintenant, remarquez que les champs des fiches dont la saisie est obligatoire sont affichés
en gras. Cela sera valable sur toutes les fiches de Dolibarr.
Terminez la création de la société dans Dolibarr en cliquant sur le bouton ENREGISTRER.

Note > Les informations de cette page apparaîtront dans les en-têtes et pieds de page des documents
générés lors de l'utilisation de Dolibarr tels que les devis, les factures, etc. Si vous ne souhaitez pas les
voir apparaître, il suffit de laisser les champs vides ! Attention : certaines mentions sont obligatoires
sur les factures.
Figure 1.1 : En-tête de facture
© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page 2

Figure 1.2 : Pied de page de facture
Les mentions présentes par défaut dans le pied de page doivent obligatoirement figurer sur vos
factures.
Astuce > Le mois de début d'activité de votre entreprise et, dans le cas d'une tenue de comptabilité, les
informations d’assujettissement à la TVA sont à renseigner ici. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, la
mention TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts sera automatiquement ajoutée
sur les documents où elle doit apparaître.
Maintenant que les données d'identification de la société sont enregistrées, les modules
nécessaires à votre organisation peuvent être activés.

2
Modules à activer
Avant d'activer des modules, étudiez vos besoins en fonction de la nature de votre acti-
vité et de votre organisation.
Les modules s'activent et se désactivent depuis le menu ACCUEIL > CONFIGURATION > MODU-
LES en cliquant sur les icônes et .
Figure 2.1 : Extrait de la liste des modules natifs de Dolibarr activables selon vos
besoins
Un module peut toujours être désactivé s'il est ou devient inutile. Dans ce cas, les données
enregistrées au sein de ce module ne seront pas perdues ni effacées, mais juste cachées.
En cas d'hésitation, si la brève description des modules dans la liste n'est pas suffisante,
vous pouvez toujours en tester le fonctionnement et l'utilité.

2.1. Activation des modules

Dans le cadre d'une activité de prestation de services, activez les modules suivants :
Tableau GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (RH)

• Notes de frais : pour justifier des dépenses effectuées pour le compte d'un
tiers, en demander le règlement ou en effectuer le remboursement.
• Salaires : pour enregistrer rapidement les écritures bancaires liées au paiement
des salaires.
Tableau GESTION DE LA RELATION CLIENT (GRC)

• Tiers : pour gérer vos clients, vos fournisseurs, vos prestataires et leurs interlo-
cuteurs respectifs : les contacts.
• Propositions commerciales : pour créer vos devis.
• Commandes clients : pour gérer les commandes de vos clients.
• Interventions : pour planifier et facturer vos interventions.
Tableau MODULES FINANCIERS (COMPTA/TRÉSORERIE)

• Factures et avoirs : pour émettre vos factures.
• Dépenses spéciales : pour enregistrer les mouvements de trésorerie liés aux
taxes et charges diverses.
• Banques et caisses : pour indiquer vos coordonnées de règlement sur les fac-
tures et en percevoir les règlements.
• Prélèvements : pour envoyer à votre banque les fichiers de demande de pré-
lèvement.
• Comptabilité : pour afficher des rapports simples tels que votre chiffre d'af-
faires et votre résultat. Pour des fonctionnalités avancées de comptabilité, ren-
dez-vous au chapitre 0.
Tableau GESTION DES PRODUITS/SERVICES (PM)

• Fournisseurs : pour enregistrer vos factures fournisseurs et permettre la géné-
ration de journaux d'achats.
• Produits : pour enregistrer vos achats si vous tenez votre comptabilité dans
Dolibarr.

• Services : ce que vous facturerez à vos clients.
Tableau PROJETS/TRAVAIL COLLABORATIF

• Agenda : pour enregistrer vos événements et organiser votre temps.
Tableau GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

• Gestion électronique de documents : pour stocker des documents, liens et fi-
chiers liés à vos tiers, services, etc.
Tableau OUTILS MULTIMODULES

• Libellés/Catégories : pour classer vos services, tiers et contacts.
• Emailing : pour mener une prospection et des campagnes de communication
efficaces.
Maintenant que les modules nécessaires à l'activité de prestation de services sont acti-
vés, le menu principal s'est enrichi des onglets correspondants :
Figure 2.2 : Menu principal de Dolibarr après activation des modules
De même, la page d'accueil affiche des tableaux de bords, appelés boîtes, relatifs aux
modules activés (voir Figure 2.3).
Vous pouvez choisir pour chacune des boîtes d'information de les fermer ( ! ), les dé-
placer ( ) ou les ajouter (par sélection dans la liste déroulante qui apparaîtra au-
dessus de la liste des boîtes). Pour les désactiver complètement (et les retirer de la liste
déroulante), vous devez passer par le menu latéral CONFIGURATION > BOÎTES et, dans le
tableau BOÎTES ACTIVÉES, cliquer sur l'icône (voir Figure 2.4).
Note > Une boîte désactivée peut être réactivée depuis le premier tableau (BOÎTES DISPONIBLES) en sélec-
tionnant la page où l'afficher dans la liste déroulante et en cliquant sur le bouton ACTIVER.

Figure 2.3 : Page d'accueil de Dolibarr une fois les modules activés
Figure 2.4 : Page de gestion de l'affichage des boîtes

Vous pouvez aussi désactiver la vue météo et personnaliser les alertes en cas de retard
(qui afficheront l'icône ) depuis le menu ACCUEIL > CONFIGURATION > ALERTES :
Figure 2.5 : Paramétrage des délais d'alerte et de la vue météo
Cliquez sur le bouton MODIFIER, saisissez les délais en jours vous correspondant et enre-
gistrez vos modifications. Il en est de même pour la désactivation de la vue météo.
2.2. Paramétrage des modules

Les pages de paramétrage des modules sont accessible avec l'icône 1. Le paramé-
trage des modules indiqués ici vous sera détaillé au fil des chapitres. Cependant, n'hé-
sitez pas à consulter aussi pour les autres, si vous les avez activés, les paramétrages
proposés afin de personnaliser au mieux leurs fonctionnalités.
1
L'icône varie en fonction des versions et thèmes de Dolibarr

3
Utilisateurs et groupes
Créer des utilisateurs permettra à vos collaborateurs d'avoir accès et d'enregistrer les
informations liées à l'activité de l'entreprise. L'accès des utilisateurs aux fonctionnalités
des modules activés est régi par les permissions que vous leur accorderez sur leur fiche.
Un groupe réunit plusieurs utilisateurs dont les permissions sont proches. Si besoin, il est
plus judicieux de créer les groupes avant les utilisateurs : l'attribution des permissions est
dans ce sens plus facile et plus rapide.
Avant de créer les utilisateurs et groupes, réfléchissez bien à qui aura la permission
de faire quoi. S'il est nécessaire de créer plusieurs utilisateurs, réfléchissez aussi à la
création des groupes.
Astuce > Si vous devez créer plusieurs utilisateurs ou groupes, il peut s'avérer pertinent de d'abord
paramétrer les permissions par défaut des modules. Cela vous fera économiser de nombreux clics par
rapport à une attribution ultérieure des permissions.
Utilisateurs et administrateur
Par sécurité, nous vous conseillons de créer au moins un utilisateur non administrateur,
avec un maximum de permissions, sans pour autant avoir accès à des paramétrages
sensibles qui pourraient, par accident, être modifiés et avoir des conséquences non
négligeables.
Vous vous connecterez au quotidien avec cet utilisateur et réserverez l'emploi de
l'utilisateur administrateur à un utilisateur avancé ou à un professionnel en cas de
besoin.

3.1. Créer un utilisateur

La création d'un utilisateur se fait depuis le menu ACCUEIL > UTILISATEURS ET GROUPES > NOUVEL
UTILISATEUR .
Figure 3.1 : Page de création d'un nouvel utilisateur

Les seules données obligatoires lors de la création d'un utilisateur sont ses nom, identi-
fiant et mot de passe. Cependant, d'autres données ont leur importance :
Tableau 3.1 : Autres informations importantes de la fiche de création d'un utilisateur

Un utilisateur administrateur peut modifier la liste des modules et des
Administrateur fonctionnalités activées. Un utilisateur standard ne sera pas admi-
nistrateur.
L'enregistrement de l'adresse e-mail de l'utilisateur est utile pour l'envoi
Email
d'e-mails depuis Dolibarr avec le compte de l'utilisateur.
La signature sera affichée dans les e-mails envoyés par l'utilisateur cou-
rant depuis les fiches des documents.
Signature
Astuce > Pensez à activer l'éditeur WYSIWYG pour accéder à des fonctionnalités
avancées d'édition de texte pour votre signature.
Si la comptabilité est faite dans Dolibarr : 421... En remplissant ce
Code comptable champ, vos écritures bancaires telles que les salaires, notes de frais
contiendront déjà le numéro de compte comptable.
Le contenu des champs TARIFS, SALAIRES et HEURES DE TRAVAIL peut être utile, notamment pour
la gestion financière des projets.
Les fiches utilisateurs permettent d'appliquer une couleur à chacun des utilisateurs. La
couleur sélectionnée est reprise notamment dans l'agenda et permet une meilleure iden-
tification de la répartition des tâches de chacun.
Note > La version 3.9.0 comporte une erreur qui empêche l'enregistrement d'une couleur aux utilisateurs.
Le bug a été corrigé et la fonctionnalité sera présente dans les versions suivantes.
Attention > L'attribution d'une couleur à un utilisateur se déroule en deux temps : d'abord l'enregistre-
ment de la couleur dans le sélecteur depuis le champ COULEUR DE L'UTILISATEUR, puis l'enregistrement de
l'information dans la fiche de l'utilisateur.
Vous pouvez ajouter à vos utilisateurs une photo en chargeant un fichier depuis la fiche
d'un utilisateur déjà créé. Cette image sera alors visible sur toutes les pages de Dolibarr
dans l'angle supérieur droit de l'interface. Un clic sur votre avatar vous mènera à la fiche
de votre utilisateur.

Utilisateur externe
Un utilisateur externe est un compte utilisateur ouvert à un tiers, client ou fournisseur,
pour lui permettre d'accéder à votre Dolibarr. Par exemple, il pourrait saisir une com-
mande ou enregistrer le prix d'un produit. Dans ce cas, son compte utilisateur est créé
depuis la fiche du contact du tiers avec le bouton CRÉER UN COMPTE UTILISATEUR .
Attention > Pour des raisons évidentes de sécurité du système et de confidentialité de vos données,
verrouillez bien les permissions accordées à un utilisateur externe.
3.2. Créer un groupe d'utilisateurs

Les groupes permettent de classer les utilisateurs, un peu à la manière des catégories
de services ou des catégories de tiers.
L'avantage des groupes d'utilisateurs est l'attribution globale des permissions du groupe
à tous ses utilisateurs avec des adaptations possibles : un utilisateur hérite de toutes les
permissions d'un groupe. Il peut se voir attribuer de nouvelles permissions, mais pas en
avoir moins que celles du groupe auquel il appartient.
La page de création d'un groupe d'utilisateurs est accessible depuis le menu ACCUEIL >
UTILISATEURS ET GROUPES > GROUPES > NOUVEAU GROUPE :
Figure 3.2 : Page de création d'un groupe d'utilisateurs
Une fois le groupe créé, vous pouvez lui affecter ses utilisateurs en sélectionnant dans
la liste déroulante les UTILISATEURS NON AFFECTÉS AU GROUPE.
Figure 3.3 : Tableau d'ajout d'un utilisateur à un groupe depuis la fiche du groupe
d'utilisateurs

Astuce > Un utilisateur peut être ajouté à un groupe depuis sa propre fiche en sélectionnant le nom
de celui-ci dans la liste déroulante GROUPES À AJOUTER POUR CET UTILISATEUR du tableau LISTE DES GROUPES
POUR CET UTILISATEUR depuis sa propre fiche :
Figure 3.4 : Tableau d'ajout d'un utilisateur à un groupe depuis sa fiche
Un utilisateur peut être retiré d'un groupe en cliquant sur l'icône en bout de ligne.
Note > Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes. Les permissions des groupes s'ajoutent alors.
3.3. Permissions
Les permissions des utilisateurs et groupes régissent leur accès aux différentes fonction-
nalités des modules activés. Si un utilisateur n'a pas les permissions pour accéder à une
page ou une fonctionnalité, sa page affichera un message d'interdiction :
Figure 3.5 : Accès non autorisé à un utilisateur
Par défaut, les accès aux fonctionnalités non permises seront grisés, qu'il s'agisse d'en-
trées de menu, de liens ou de boutons, et même des onglets du menu principal. Vous
pouvez CACHER LES LIENS ET BOUTONS NON AUTORISÉS (AU LIEU DE LES VOIR GRISÉS) en activant
l'option correspondante depuis la page des paramétrages d'affichage. Quant aux on-
glets du menu principal, si vous souhaitez les cacher aux utilisateurs non autorisés, vous
pouvez activer l'option depuis l'onglet DIVERS du menu ACCUEIL > CONFIGURATION > MENU :
Figure 3.6 : Cacher les menus non autorisés à un utilisateur
Les permissions sont accordées sur les fiches groupes ou utilisateurs depuis l'onglet
PERMISSIONS.

Figure 3.7 : Page de permissions
Note > La liste des permissions n'affiche que les droits liés aux modules activés.
Attention > En cas d'activation ultérieure de modules, vérifiez les permissions des utilisateurs et groupes.
Selon les modules, elles peuvent être par défaut toutes accordées ou toutes refusées.
Le lien TOUT/AUCUN permet de sélectionner tous les droits d'un module à attribuer ou à
retirer à un utilisateur ou groupe. Cliquez sur le + pour ajouter une permission et sur le −
pour la retirer. Une permission accordée est symbolisée par une coche verte ( ).
Permettez à vos collaborateurs de voir tous les tiers

La permission liée aux tiers ÉTENDRE L'ACCÈS À TOUS LES TIERS (PAS SEULEMENT CEUX LIÉS À
va per-
L'UTILISATEUR). NON EFFECTIF POUR UTILISATEURS EXTERNES (TOUJOURS LIMITÉ À EUX-MÊMES)
mettre à vos collaborateurs de voir tous les tiers de la base et non pas seulement ceux
auxquels ils auront été affectés en tant que COMMERCIAL dans leur fiche.
Cette permission évitera la création de doublons de tiers dans votre base de données
par vos collaborateurs !

Si tel est le cas, sachez qu'il existe une fonctionnalité de fusion des tiers.
3.4. Permissions par défaut

Les permissions par défaut sont celles accordées à un utilisateur ou un groupe d'utilisa-
teurs dès sa création. Le paramétrage des permissions par défaut s'effectue depuis l'en-
trée de menu ACCUEIL > CONFIGURATION > SÉCURITÉ, onglet PERMISSIONS PAR DÉFAUT :
Figure 3.8 : Extrait de la page des permissions par défaut des modules activés
Revenez sur cette page en cas d'activation ultérieure ou d'ajout de module additionnel :
la liste des permissions affiche seulement celles liées aux modules actifs. Suite à ces ré-
glages, vos collaborateurs bénéficieront alors automatiquement des permissions accor-
dées par défaut sur le module et vous pourrez si besoin leur en ajouter, directement sur
leur fiche ou en passant par les permissions de groupes.

4
Compte bancaire
Le compte bancaire dans Dolibarr a plusieurs usages :
• renseigner automatiquement les coordonnées bancaires ou postales de l'entreprise

sur les propositions commerciales et factures ;
• enregistrer automatiquement les règlements perçus ou émis sur les factures clients
et fournisseurs en tant qu'écritures bancaires quel que soit le mode de règlement :
espèces, chèque, CB, prélèvement, etc.
Note > Si vous ne saisissez pas vos factures fournisseurs dans Dolibarr, vous avez aussi la possibilité
d'ajouter manuellement des écritures bancaires pour arriver à une gestion de trésorerie.
• créer les bordereaux de remises de chèques issus du règlement des factures clients ;
• gérer des prélèvements pour envoyer à votre banque les données nécessaires aux
transferts de fonds. Le module Prélèvement permet l'édition d'un document texte
pour le bon traitement des prélèvements SEPA ;
• générer automatiquement les écritures bancaires résultant de virements internes
à votre entreprise. Cette utilisation requiert la création dans Dolibarr de tous les
comptes bancaires utilisés par l'entreprise ;
• enregistrer des règlements reçus en espèces (via le compte caisse) et le suivi de
la caisse ;
• enregistrer vos écritures bancaires si la comptabilité est utilisée.
La création des comptes bancaires vient rapidement lors de l'installation et du paramé-

trage de Dolibarr, car les coordonnées bancaires peuvent figurer sur les documents
commerciaux dès la proposition commerciale, par exemple, en cas de demande de
versement d'acompte à l'acceptation d'un devis. Cette option est à activer dans le pa-
ramétrage du module Factures.
Dolibarr permet la création de différents types de comptes :
• les comptes courants : ce sont les comptes bancaires couramment utilisés pour les
mouvements de trésorerie qui résultent d'une relation commerciale ;

• les comptes caisse/liquide : ils enregistrent les mouvements du tiroir caisse, donc les
règlements excusivement en espèces. Ce type de compte est principalement utilisé
par les commerces en plus des comptes courants qui enregistreront les mouvements
effectués par les autres moyens de paiement ;
• les comptes épargne/placements : les comptes épargne sont censés recevoir des
sommes d'argent en vue de rapport d'intérêts sous conditions. Ils ne sont pas des-
tinés à émettre ou recevoir des règlements et sont généralement alimentés par des
virements de compte à compte.
4.1. Création
La création d'un compte bancaire s'effectue depuis le menu latéral BANQUES/CAISSES >
BANQUES/CAISSES > NOUVEAU COMPTE.
Figure 4.1 : Page de création d'un compte bancaire

Les informations importantes à la création d'un compte bancaire sont :
Tableau 4.1 : Principaux champs de la page de création d'un compte bancaire

La référence est le code d'identification du compte bancaire in-
Réf.
terne à la société.
Le libellé est le nom complet du compte bancaire destiné à être
Libellé compte ou caisse
facilement identifiable.
Voir la liste des types de comptes bancaires qu'il est possible de
Type de compte
créer dans Dolibarr.
Permet de choisir la devise de fonctionnement du compte ban-
Devise
caire.
Solde initial Pour partir du bon pied dans votre gestion de trésorerie.
Date Pour continuer sur le bon pied dans la gestion de trésorerie.
Données d'identification
du compte, depuis NOM
Pour permettre l'affichage en bonne et due forme sur les docu-
DE LA BANQUE jusqu'à
ments commerciaux.
ADRESSE DU PROPRIÉTAIRE
DU COMPTE
Code comptable 512, 530, etc. si la comptabilité est utilisée.

Ce code est utile si vous gérez votre comptabilité dans Dolibarr
Code journal de banque
en tant qu'identifiant de vos journaux de banque.
Note > Les champs SOLDE MINIMUM AUTORISÉ et SOLDE MINIMUM DÉSIRÉ permettent, par un système de
couleurs, d'identifier rapidement le dépassement des montants déterminés ici.
Terminez la procédure de création du compte bancaire en cliquant sur le bouton CRÉER

COMPTE.
Note > Par défaut, la fonction de rapprochement bancaire est activée lors de la création d'un compte
bancaire. Pour la désactiver, entrez en mode modification dans la fiche du compte bancaire et cochez la
case DÉSACTIVER LA FONCTION DE RAPPROCHEMENT POUR CE COMPTE de la ligne RAPPROCHABLE.
Comme dans la vraie vie, un compte bancaire dans Dolibarr peut être fermé. Cet état
est modifiable en sélectionnant l'ÉTAT du compte correspondant dans la fiche compte.
Un compte fermé est caché de la liste, mais peut être affiché en utilisant le lien en haut
à droite des listes INCLURE LES COMPTES FERMÉS.
Les comptes bancaires créés apparaissent en entrées du menu latéral COMPTES BANCAIRES.

4.2. Afficher ses coordonnées bancaires sur les

propositions commerciales et factures
Si vous le souhaitez, vous pouvez faire figurer sur vos factures ou propositions commer-
ciales vos coordonnées bancaires pour recevoir un règlement par virement ou indiquer
l'ordre et l'adresse d'envoi d'un règlement par chèque.
Figure 4.2 : Mention du compte bancaire sur les documents commerciaux
Cela se paramètre au niveau de la page de configuration du module Factures, acces-

sible depuis la liste des modules en cliquant sur l'icône de configuration ( ) à l'extrémi-
té droite de la ligne du module. Dans le tableau MODE DE PAIEMENT SUGGÉRÉ PAR DÉFAUT
SI NON DÉFINI AU NIVEAU DE LA FACTURE, sélectionnez dans la liste déroulante PROPOSER PAIE-
MENT PAR VIREMENT SUR LE COMPTE les comptes bancaires que vous souhaitez afficher sur
vos factures. Ce paramétrage s'appliquera aussi sur les propositions commerciales.
De même, vous pouvez indiquer l'ordre et l'adresse d'envoi des chèques, en sélection-
nant les entrées appropriées dans la liste déroulante PROPOSER PAIEMENT PAR CHÈQUE À
L'ORDRE ET ADRESSE DE.
Figure 4.3 : Paramétrage de l'affichage des modes de règlement sur les documents

commerciaux

Pour plus de fonctionnalités...
Module additionnel : Multidevises
Si vous devez facturer des clients ou fournisseurs sans avoir de

compte bancaire en devises étrangères, Multidevises vous simpli-
fiera les calculs de gains et pertes de change en affichant directe-
ment sur vos documents les valeurs converties dans la devise de
votre tiers.
Une description complète, détaillée et illustrée des fonctionnalités

de ce module est présente sur le wiki de ATM Consulting.
Astuce > Un site de démonstration vous permet de tester les fonctionnalités du module.
Note > Retrouvez d'autres suggestions de modules additionnels au chapitre Ajout de modules addi-
tionnels.

5
Sauvegarde
La sauvegarde des données doit être effectuée régulièrement, que ce soit pour vos don-
nées Dolibarr ou pour toutes autres données plus ou moins personnelles. La procédure
ci-dessous ne traite que des données Dolibarr qui pourront être replacées dans un nouvel
environnement ou réinstallées en cas de crash complet ou de déstabilisation du système.
Attention > Selon sa cause, une réinstallation n'est pas une opération anodine, il est préférable de se
faire accompagner ou au moins de demander conseil à un professionnel. Il en va de même pour les mises
à jour de Dolibarr et des modules additionnels.
Une sauvegarde complète nécessite plusieurs étapes. En effet, devront être sauvegar-
dés :
• la base de données qui contient toutes les tables dans lesquelles toutes les infor-
mations sont stockées ;
• le fichier de configuration qui contient les informations d'accès et les paramètres
de la base de données ;
• le dossier de documents qui contient tous les documents commerciaux générés
automatiquement et ceux ajoutés manuellement au fil de votre activité.
Note > De par la "sensibilité" de ce type d'opération, la gestion des sauvegardes est réservée aux utili-
sateurs administrateurs.

5.1. Sauvegarder la base de données

Dolibarr propose nativement un outil permettant l'extraction de la base. Cet assistant de
sauvegarde est accessible depuis le menu ACCUEIL > OUTILS SYSTÈME > SAUVEGARDE.
Figure 5.1 : Page de l'outil de sauvegarde
Laissez les options par défaut telles qu'elles sont et cliquez simplement sur le bouton GÉ-
NÉRER SAUVEGARDE. Les fichiers générés successivement au fil des sauvegardes effectuées
apparaissent en liste dans la partie droite de la page. Cliquez sur le plus récent pour le
télécharger. Les plus anciens peuvent être supprimés.
Note > Ne laissez pas votre sauvegarde sur l'environnement duquel elle est issue. Téléchargez-la et
copiez-la sur un autre espace de stockage externe, ou même en ligne, protégée par un solide mot de passe.

5.2. Copier le fichier de configuration

Le fichier de configuration conf.php est placé dans le dossier /htdocs/conf du réper-
toire racine de votre Dolibarr.
Figure 5.2 : Emplacement du dossier conf.php
Copiez simplement ce fichier pour le coller près de la base de données sauvegardée

lors de la procédure.
Astuce > Si vous avez ajouté des modules additionnels dans votre Dolibarr, vous pouvez sauvegarder
l'ensemble du dossier htdocs, vous les préserverez ainsi en même temps que le fichier de configuration.

5.3. Sauvegarder les documents

Le dossier documents se trouve dans le répertoire racine de Dolibarr.
Figure 5.3 : Emplacement du dossier Documents

Gestion commerciale

6
Services
Dans Dolibarr, les services sont les éléments que vous proposerez à vos prospects dans
les propositions commerciales, que vous passerez en commande et qui pourront être
réalisés lors d'interventions puis facturés aux clients.
Il existe deux types de services :
Les services libres

Les services libres sont saisis à la volée au fur et à mesure des besoins, directement
dans les fiches des documents (proposition commerciale, commande, etc.).
Attention >
• Un service libre ne permet pas la réalisation de statistiques ni d'historique de ventes à un tiers.
• Un service libre n'est pas lié à un code comptable. Pour qu'il apparaîsse dans les documents
comptables tels que les journaux, vous devrez lui affecter manuellement un compte comptable
lors de l'étape de ventilation ou encore paramétrer l'attribution d'un code comptable par
défaut.
Les services prédéfinis

Les services prédéfinis sont les services qui sont enregistrés dans la base de données
avec un code comptable si besoin, un prix de vente, d'achat et d'autres informations
selon les données que vous aurez saisies lors de sa création ou modification.
L'utilisation des services prédéfinis possède de nombreux avantages :

• Si un service est récurrent, sa sélection par liste déroulante dans les documents
est rapide et ne nécessite pas de le saisir à chaque fois. Des modifications
peuvent être apportées au cas par cas.
• L'enregistrement de données diverses permet la création d'un historique, qu'il
soit de vente ou d'évolution de prix par exemple.
• Si vous tenez votre comptabilité dans Dolibarr, enregistrer des services vous
permettra de leur associer un code comptable qui sera utilisé dans les exports
comptables.

Globalement, la gestion des services dans Dolibarr est accessible depuis l'onglet de
module PRODUITS/SERVICES. Le menu latéral SERVICES permet l'affichage de :
• la page de création d'un nouveau service ;

• la liste des services enregistrés ;
• la page de statistiques relatives aux services.
Figure 6.1 : Entrées du menu latéral associé à la gestion des services
6.1. Création
La page de création d'un service est accessible depuis le menu PRODUITS/SERVICES > SERVI-
CES > NOUVEAU SERVICE. Remplissez les différents champs souhaités puis terminez la pro-
cédure de création en cliquant sur le bouton CRÉER.
Figure 6.2 : Page de création d'un nouveau service

Tableau 6.1 : Champs de la page de création d'un service

La référence est le code d'identification du service. C'est une
Réf.
donnée interne à votre entreprise.
Le libellé est le nom complet du service destiné à être facilement
Libellé compris par les prospects et clients dans les propositions com-
merciales ou autres documents.
L'état de vente rend disponible le service à la vente. Il pourra
être sélectionné dans un processus commercial. Un produit hors
État (Vente)
vente ne pourra pas être proposé. Une fois le service créé, il est
possible de modifier cet état en revenant sur la fiche du service.
L'état d'achat permet d'indiquer si le service peut être acheté,
ou plutôt sous-traité dans le cadre d'une activité de prestation
de services.
État (Achat)
Il permet aussi d'associer au service un fournisseur et des tarifs.
Le service devient alors sélectionnable pour ce fournisseur dans
vos factures fournisseurs.
La description est une mention complémentaire au libellé du ser-
Description
vice qui pourra apparaître sur les documents.
L'URL publique permet d'enregistrer dans la fiche du service le
URL publique lien direct vers la page de présentation du service sur un site
internet.
Durée La durée d'un service n'est qu'à titre informatif.
Note (non visible sur les
factures, propositions La note privée est un commentaire interne à propos du service.
commerciales, etc.)
Les services peuvent être classés dans des catégories à des fins
de tri et de classement. Si les catégories sont utilisées, un service
Tags/catégories
peut être intégré dans une catégorie dès sa création en tapant
les premières lettres puis en la sélectionnant.
Prix de vente Le prix de vente du produit peut être enregistré en HT ou TTC.
Le prix de vente minimum est le prix défini en dessous duquel
Prix de vente min. le service ne pourra pas être ajouté à un document lors de la
modification de son prix ou de la saisie d'une remise.
Taux TVA Sélection dans la liste déroulante du taux de TVA applicable.
En cas d'utilisation de la comptabilité dans Dolibarr, la saisie
Code compta vente et code
des codes comptables permettra l'intégration du service dans
compta achat
les documents comptables générés.

Astuce > Selon l'utilisation que vous faites des catégories, il peut s'avérer pertinent de créer des catégories
de services avant les services. Cela permet de classer les services dès leur création.
Une fois le service créé, sa fiche s'affiche. Les fiches services sont également accessibles
depuis le menu PRODUITS/SERVICES > SERVICES > LISTE en cliquant sur le service.
Figure 6.3 : Fiche d'un service
Au fur et à mesure de l'activité de l'entreprise, le contenu de la fiche pourra être modifié

pour en actualiser les informations à l'aide du bouton MODIFIER.
L'onglet PRIX CLIENT permet la mise à jour du prix de vente du service en conservant
l'historique. L'onglet PRIX FOURNISSEUR permet l'enregistrement d'un fournisseur et du prix
pratiqué par celui-ci en cas de sous-traitance du service. Ce, à des fins de calcul de
marge et de comptabilité.
Vous pouvez ajouter une photo au service depuis l'onglet FICHIERS JOINTS. Si vous ajoutez
plusieurs fichiers joints, notez que la photo affichée sur les pages services sera le premier
fichier joint dans l'ordre alphanumérique des noms.
Note > Le bouton SUPPRIMER est actif sur une fiche service tant que celui-ci n'a pas été ajouté à un
document commercial. Si, par la suite, vous ne souhaitez plus utiliser un service, revenez sur sa fiche
et modifiez son état de vente !
Cloner une fiche

Le bouton de clonage permet de créer un service similaire et d'économiser quelques
clics en reprenant les informations du produit/service de départ. La référence suggé-
rée d'un produit cloné ajoute Copie de au libellé du service source, par contre, le
libellé reste identique. N'oubliez pas d'activer le mode Édition de la fiche du produit
cloné pour en effectuer la modification.

Attention > Un service cloné sera automatiquement défini sur les états HORS ACHAT et HORS VENTE.
Vous devrez entrer en modification de la fiche pour les changer et avoir accès aux fonctionnalités
habituelles telles que l'ajustement des prix par exemple.
6.2. Codes comptables

Si vous gérez votre comptabilité dans Dolibarr, le code comptable des services vendus
doit être renseigné dans leur fiche. En cas d'oubli, vous ne pourrez pas mener à bien
vos manipulations comptables ou vous aurez dans vos journaux des lignes vides de
correspondance comptable !
Cependant, dans la configuration du module Comptabilité, il vous est possible d'enre-

gistrer un code générique qui s'appliquera à tous les services qui n'ont pas de numéro
de compte attribué.
6.3. Catégories
Les catégories sont utiles pour ordonner les services, les classer par famille ou par thème,
et peuvent être hiérarchisées avec la création de sous-catégories. Vous pouvez créer
une catégorie à l'aide du menu PRODUITS/SERVICES > NOUVEAU TAG/CATÉGORIE .
Figure 6.4 : Page de création d'une catégorie de services
La création d'une catégorie est très simple puisqu'il suffit d'indiquer son nom et une éven-
tuelle description. Si nécessaire, et après création d'une première catégorie, sélection-
nez la catégorie parente.
Note > Le fonctionnement des catégories est le même pour les services que pour les tiers (clients, pros-
pects, fournisseurs et autres) et les contacts.

Une fois la catégorie créée, vous pouvez y ajouter les services concernés directement
depuis sa fiche :
Figure 6.5 : Tableau d'ajout de service à une catégorie
Astuce > Un service peut être ajouté à une catégorie depuis sa page de création en sélectionnant la
catégorie avec la liste déroulante.
La liste des catégories est accessible depuis le sous-menu TAGS/CATÉGORIES .
Figure 6.6 : Arborisation des catégories en cas de création de sous-catégories

6.4. Paramétrage du module Produits/Services

Dans la liste des modules, cliquez sur l'icône de modification ( ) au bout de la ligne du
module PRODUITS ou SERVICES (les deux modules étant liés, l'enregistrement d'un paramètre
sur l'un s'applique à l'autre) :
Figure 6.7 : Écran de paramétrage du module Produits/Services
Le tableau PARAMÈTRES DES PRODUITS/SERVICES vous permet notamment de personnaliser

la recherche de produits/services dans les fiches des documents commerciaux avec
l'option UTILISERUN CHAMP AVEC AUTO-COMPLÉTION POUR CHOISIR LES PRODUITS (PLUTÔT QU'UNE
LISTE DÉROULANTE).
L'option RÈGLES POUR LES PRIX CLIENTS permet d'affecter à vos services des prix différents
selon les clients. Ces prix seront à enregistrer sur la fiche service sous l'onglet PRIX CLIENT
avec le bouton AJOUTER PRIX PAR CLIENT. Si un service n'a pas de prix déterminé pour un
tiers en particulier, alors ce sera le prix générique, enregistré dans sa fiche, qui sera
appliqué.

Figure 6.8 : Tableau d'enregistrement de prix d'un service par client
Astuce > Si vous cochez la case DÉFINIR LE MÊME PRIX SUR LES FILIALES DES CLIENTS, le prix défini s'appliquera
au tiers sélectionné et à ses filiales (autrement dit les tiers sur les fiches desquels il est enregistré en
tant que MAISON MÈRE).
Note > Vous trouverez sous le même onglet la liste de tous les prix par client que vous avez définis.

7
Tiers et contacts
De manière simplifiée, dans Dolibarr, un tiers est une entreprise partenaire, que ce soit
un client, un fournisseur ou un prestataire, au sens de personne morale, tandis qu'un
contact est un interlocuteur chez votre tiers, une personne physique.
7.1. Catégories
Attention > Dolibarr distingue déjà nativement, hors catégorie, trois types de tiers : prospects, clients,
fournisseurs (voir Section 7.2, Types de tiers).
Les catégories pour les tiers et les contacts fonctionnent de la même façon que pour
les catégories de services. Vous pouvez les créer respectivement depuis les sous-menus
TAGS CLIENTS/PROSP. > NOUVEAU TAG/CATÉGORIE et TAGS/CATÉGORIES DE CONTACTS > NOUVEAU
TAG/CATÉGORIE .
Figure 7.1 : Sous-menus de création des catégories de tiers et de contacts
7.2. Types de tiers

Dolibarr propose différents types de tiers : les prospects, les clients, les fournisseurs et
les ni client, ni prospect. Comprendre pour ces derniers, soit des fournisseurs, soit des
partenaires professionnels avec lesquels il n'y a pas de facturation. Par exemple, un
partenaire externe qui entre dans une chaîne d'actions à effectuer pour le compte d'un
client commun.
Astuce > Les sous-menus latéraux permettent d'accéder directement à la liste de vos tiers et contacts
selon le type de tiers : client, prospect, etc.

Figure 7.2 : Accès aux listes de vos tiers et contacts selon le type de tiers
7.3. Créer un tiers

Vous pouvez créer un tiers de plusieurs manières depuis le menu latéral TIERS. Soit en
passant par la page de création générique via l'entrée NOUVEAU TIERS soit en utilisant les
sous-entrées NOUVEAU PROSPECT, NOUVEAU CLIENT ou NOUVEAU FOURNISSEUR.
Figure 7.3 : Page de création générique d'un tiers

À part le nom, aucun champ n'est obligatoire pour la création d'un tiers. Cependant, il
est possible de définir d'autres champs obligatoires dans la zone de paramétrage du
module Tiers.
Astuce > L'enregistrement des conditions, mode de règlement et remises fixe ou relative sur la fiche
d'un tiers permettra à ces informations d'être reprises automatiquement à la création d'un document
commercial.
Attention > En fonction des permissions accordées à vos collaborateurs, l'affectation d'un utilisateur en
tant que commercial à un tiers lui permettra ou non de voir ce tiers dans votre base.
Cas particulier de la création d'un tiers indépendant

Si le tiers à créer n'est pas une société mais un indépendant, Dolibarr propose en
haut de la page la création d'un tiers de type INDIVIDU PRIVÉ.
À la création du tiers indépendant, la fonctionnalité ajoute automatiquement un

contact qui reprend les informations du tiers.
Figure 7.4 : Encart de sélection société ou indépendant d'un tiers à sa création
Le choix du sous-menu NOUVEAU TIERS ouvre sur un formulaire proposant par défaut dans
les listes déroulantes PROSPECT/CLIENT le type de tiers Prospect/Client et FOURNISSEUR : Oui.
Vous pourrez modifier ces données si besoin.
Astuce > Selon le type et la nature du tiers sélectionné, un onglet CLIENT, PROSPECT et FOURNISSEUR sera
présent sur sa fiche permettant d'enregistrer des données complémentaires.
Vous pouvez afficher directement la page de création du tiers à créer selon son type
en passant par les entrées des sous-menus dédiées : NOUVEAU PROSPECT, NOUVEAU CLIENT,
NOUVEAU FOURNISSEUR.

Prospects
L'utilisation de l'entrée dédiée à la création d'un nouveau prospect remplit automatique-
ment les champs de type de tiers et de nature fournisseur ou non :
Figure 7.5 : Page de création d'un nouveau prospect
Une fois un prospect enregistré, sa page s'affiche. L'onglet PROSPECT permet l'affichage,
l'enregistrement et la modification de différentes informations :
Figure 7.6 : Onglet PROSPECT de la fiche prospect
Note > Sous l'onglet PROSPECT, vous trouverez aussi les boutons permettant la création de devis, com-
mande, intervention et facture.
Astuce > Pour faciliter votre gestion de relation client, vous pouvez personnaliser l'affichage des listes de
tiers en y faisant figurer leur statut de prospection. Vous pouvez ensuite appliquer un filtre sur le statut
via la liste déroulante pour n'afficher que ceux souhaités : contact en cours, déjà contacté, etc.

Clients
De la même manière que pour les prospects, l'utilisation de l'entrée dédiée NOUVEAU
CLIENT préremplit les informations de type (dans ce cas, client) et de nature (fournisseur
ou non) du tiers.
Figure 7.7 : Page de création d'un nouveau client
L'onglet CLIENT de la fiche tiers, comme pour les prospects, affiche et permet la modifica-
tion de données importantes telles que le code comptable, les modes et conditions de
règlement relatifs au client, qui seront reprises sur les documents commerciaux et dans
les éditions comptables.
Astuce > Le champ COMPTE BANCAIRE de l'onglet FICHE des fiches tiers vous permettra d'enregistrer ses
coordonnées bancaires utiles en cas de règlement par prélèvement.
Fournisseurs
L'enregistrement des fournisseurs dans Dolibarr est principalement à but comptable. Il
permettra la saisie des factures fournisseurs et des règlements associés liés à ce tiers.
Note > Si vous n'utilisez pas Dolibarr pour préparer votre comptabilité, vous pouvez vous passer d'en-
registrer les fournisseurs et leur code comptable. Pour le suivi de trésorerie, il est possible de saisir
manuellement les écriture bancaires directement sur le compte.
Astuce > L'enregistrement des fournisseurs dans Dolibarr permet d'arriver à un répertoire de tiers complet
qui regroupe clients, prospects et fournisseurs, ainsi que leurs contacts respectifs et leurs coordonnées.
Lors de la création d'un fournisseur, le type du tiers est défini par défaut sur Ni client, ni
prospect et le champ FOURNISSEUR activé (Oui) :
Figure 7.8 : Page de création d'un nouveau fournisseur

Notions de maison mère et filiale

Lorsque vous aurez créé des tiers, vous remarquerez la présence d'un champ MAISON
MÈRE sur leur fiche. Il permet d'indiquer si le tiers en question est la filiale d'un autre
tiers enregistré dans votre base de données. Sa maison mère sera à sélectionner
dans la liste déroulante des tiers lors de l'édition du champ. Sur la fiche de celle-ci
apparaîtra alors un tableau FILIALES où seront listés les tiers l'ayant pour maison mère.
L'enregistrement de cette information permet l'application de paramétrages communs

(notamment l'attribution d'un prix par client) à un tiers et toutes ses filiales, sans avoir
besoin de les configurer pour chacun des tiers.
7.4. Créer un contact de tiers

Comme expliqué en introduction de ce chapitre, les contacts sont des personnes phy-
siques, vos interlocuteurs au sein des entreprises clientes et fournisseuses. Ils peuvent être
génériques à la demande de clients qui veulent voir les factures adressées à l'attention
du "service comptabilité" ou personnalisés avec les nom et prénom de l'interlocuteur.
Aussi, un tiers peut avoir plusieurs contacts : un interlocuteur au service comptabilité et
un interlocuteur au service commercial par exemple. Dans ce cas, pour chaque docu-
ment, vous pourrez choisir, dans l'onglet CONTACTS/ADRESSES, le contact qui apparaîtra
dans le cadre destinataire du document.
Note > Un contact n'est pas forcement lié à un tiers dans Dolibarr.
L'enregistrement des contacts de tiers présente de nombreux intérêts, tels que la per-
sonnalisation des documents commerciaux, leur affectation en tant que contributeur à
une intervention, l'enregistrement dans Dolibarr d'un répertoire téléphonique et mail, ou
encore l'utilisation des données des contacts lors de l'envoi d'e-mailing.
Attention > Pour pouvoir afficher dans les documents commerciaux l'adresse du contact du tiers plutôt
que l'adresse du tiers, l'ajout d'une constante est nécessaire.
Un contact peut être créé de deux manières :
• depuis le sous-menu NOUVEAU CONTACT ;

• depuis une fiche tiers, avec le lien CRÉER UN CONTACT du tableau inférieur de la page.
La différence entre les deux méthodes réside dans la sélection automatique ou manuelle
du tiers concerné : depuis la fiche du tiers, il est automatiquement renseigné, depuis le

sous-menu, le tiers est à sélectionner dans la liste déroulante. En outre, la page de créa-
tion d'un contact issue de la fiche d'un tiers propose un lien de remplissage automatique
de l'adresse à partir de celle du tiers.
Figure 7.9 : Création d'un nouveau contact depuis le sous-menu NOUVEAU CONTACT
Note > Le champ VISIBILITÉ, réglé par défaut sur PARTAGÉ, peut être modifié en PRIVÉ. Cette configuration
permet de ne rendre visible le contact qu'à l'utilisateur qui l'a créé, le masquant aux autres.
7.5. Code client et code comptable

Le champ CODE CLIENT peut s'avérer utile dans la mesure où sa valeur peut être reprise
automatiquement par Dolibarr pour former le code comptable du tiers en activant le
paramétrage Aquarium du module.
Astuce > Si vous n'avez pas de plan comptable déjà établi, vous êtes libre d'activer cette fonctionnalité et
de créer votre propre codification comptable pour vos tiers. Si un plan comptable est existant, reprenez
ses valeurs et remplissez le champ CODE CLIENT de chacun de vos tiers. Activez ensuite le paramètre de
formation des codes comptables à partir du code client ou fournisseur.
Attention > Demandez conseil à votre comptable pour connaître le nombre de caractères que vous
pouvez enregistrer dans le code client ou fournisseur pour ensuite former le code comptable avec l'ajout
automatique des préfixes comptables 401 et 411.

Note > Dolibarr ne vous permettra pas d'enregistrer un même code client sur les fiches de tiers différents.
7.6. Fusionner des tiers

Si, suite à la création d'un doublon ou au rapprochement de deux de vos clients, il est
nécessaire de supprimer un tiers, Dolibarr propose un outil de fusion. Cette manipulation
transférera les éléments liés à un tiers sur l'autre. Depuis la fiche d'un tiers, cliquez sur
le bouton FUSION pour ouvrir la fenêtre suivante :
Figure 7.10 : Fenêtre de fusion de tiers
Attention > Le tiers que vous sélectionnerez dans la liste déroulante de la fenêtre de confirmation est
celui qui sera supprimé de votre base de tiers et dont les documents liés seront déplacés.
7.7. Paramétrage du module Tiers

Dans la liste des modules, cliquez sur l'icône de configuration ( ) au bout de la ligne
du module Tiers pour accéder à sa zone de paramétrage (voir Figure 7.11).
Le tableau MODÈLE DE GÉNÉRATION DES CODES COMPTABLES (CLIENTS/FOURNISSEURS) propose un

modèle de création automatique de codes comptables avec la fonctionnalité Aquarium.
Le tableau RÈGLES SUR LES IDENTIFIANTS PROFESSIONNELS vous permet de mettre en place des
règles d'enregistrement des tiers afin de ne pas oublier de saisir des éléments qui vous
paraîtraient importants.
Le tableau AUTRES vous permet de personnaliser la recherche de tiers et contacts avec

l'option ATTENDRE QUE VOUS AYEZ APPUYÉ SUR UNE TOUCHE AVANT DE CHARGER LE CONTENU DE LA
LISTE DES TIERS ou encore d'afficher dans vos listes les codes clients et fournisseurs avec
l'option AFFICHER LES RÉFÉRENCES CLIENT/FOURNISSEUR DANS LES LISTES (LISTES DÉROULANTES OU À
AUTOCOMPLÉTION) ET LES LIBELLÉS DES LIENS CLIQUABLES. Cette dernière option affichera dans
vos listes les codes client et fournisseur du tiers en plus de son nom.

Figure 7.11 : Tableaux de paramétrage du module Tiers

8
Relation client
Dolibarr propose différentes fonctionnalités pour vous aider dans votre relation et com-
munication avec vos clients et prospects. D'abord, les statuts de prospection des contacts
de prospects, qui vous permettront de classer vos prospects sur des dossiers en cours de
négociation. Ensuite, les modèles de documents pour éditer à partir d'un modèle per-
sonnalisé la trame d'un document modifiable. Enfin, l'envoi d'e-mails directement depuis
la fiche d'un tiers et l'e-mailing pour une campagne de communication plus globale tout
en étant ciblée.
8.1. Les statuts de prospection

Dans l'onglet PROSPECT des fiches des tiers de type prospect, deux champs vous per-
mettent une prospection active et un suivi de vos relances :
• POTENTIEL DU PROSPECT: sélectionnez dans la liste déroulante la valeur correspon-

dante : Aucun, Faible, Moyen, Élevé ;
• : un clic sur les icônes vous permet de changer le statut entre
STATUT DE PROSPECTION
Ne pas contacter, Jamais contacté, À contacter, Contact en cours, Déjà contacté.
L'enregistrement du statut de prospection vous permet ensuite de retrouver rapidement

tous les prospects d'un statut donné depuis la liste des prospects (affichée via le menu
latéral TIERS > LISTE PROSPECTS) en appliquant un filtre sur la colonne correspondante.
Astuce > Les statuts de prospection pourront être modifiés directement depuis la liste en cliquant sur
l'icône correspondant au statut à appliquer à un tiers. Ce raccourci vous évitera d'entrer en modification
des fiches.
Attention > Pour afficher les statuts de prospection dans la liste de vos prospects, il peut vous être
nécessaire d'en personnaliser l'affichage.
Note > Les entrées des listes déroulantes peuvent être modifiées via les dictionnaires de Dolibarr.

8.2. Éditer des documents personnalisés (ODT)

L'activation d'une fonctionnalité dans les modules Tiers, Propositions commerciales, Com-
mandes et Factures permet de générer des documents textes personnalisables. Le prin-
cipe de fonctionnement repose sur la rédaction d'un document modèle avec des balises
qui seront remplacées par les données correspondantes au moment de la génération
du document. Par exemple, la balise {company_name} du modèle créé sera remplacée
par le nom du client depuis la fiche duquel le document est généré. Dans ce document
modèle, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités offertes par votre logiciel de trai-
tement de texte : formatage, couleur, mise en relief, etc.
Cette fonctionnalité requiert l'utilisation d'un logiciel de traitement de texte qui prenne
en charge le format de document .odt tels que LibreOffice, OpenOffice mais aussi les
versions récentes de Microsoft Office.
Astuce > Selon le contenu du document que vous souhaitez, la gestion des modèles de documents
fonctionne aussi avec des feuilles de calcul au format .ods.
Activation et paramétrage de la fonctionnalité

Activez d'abord la fonctionnalité MODÈLE DE DOCUMENTS dans le module au sein duquel
vous souhaitez pouvoir générer des documents textes. Par exemple, si vous souhaitez
générer un document depuis la fiche d'un tiers ou d'une commande, activez-la dans le
module Tiers ou le module Commandes.
Figure 8.1 : Tableau d'activation de la prise en charge des modèles de documents
Dans le champ LISTE DES RÉPERTOIRES DES MODÈLES OPENDOCUMENT, notez le chemin indiqué.
C'est dans ce dossier que vous pourrez enregistrer votre modèle. Si vous préférez enre-
gistrer votre document dans un autre dossier, indiquez-le ici, à la suite de celui fourni
nativement avec un saut de ligne pour les séparer.
Astuce > Optez pour un emplacement qu'il vous sera facile de retrouver, par exemple dans le dossier des
modèles de documents, accessible par le chemin www\masociete\documents\doctemplates, ou
l'un de ses sous-dossiers. Les modèles contenus nativement dans ce dossier (classés dans des dossiers
séparés) montrent comment utiliser les balises pour générer des documents personnalisés au sein des
modules prenant en charge la fonctionnalité de gestion des modèles de documents.

Tous les modèles que vous enregistrerez dans un même dossier, indiqué dans la confi-
guration d'un module, s'afficheront dans la liste déroulante de la fiche où vous voudrez
les générer. Pour ne pas encombrer la liste déroulante, mieux vaut créer des dossiers
spécifiques par thème de document.
Attention > Si vous enregistrez vos modèles de documents dans des dossiers natifs de Dolibarr, lors
d'une réinstallation ou d'une mise à jour, vous risquez d'écraser les dossiers et de perdre vos modèles.
Sauvegardez ou enregistrez-les dans un nouveau dossier aux nom et emplacement de votre choix.
Une fois la fonctionnalité activée dans le module, sur la fiche des tiers ou des com-
mandes (selon le module où l'opération a été faite), un nouveau document appelé Tem-
plate_thirdparty.odt ou Template_order.odt s'affiche dans la liste des fichiers joints
à générer.
Figure 8.2 : Tableau de génération d'un modèle de document
Générez et ouvrez ce document. Il contient les principales balises que vous pouvez
reprendre et les données exemples par lesquelles elles seront remplacées lors de la
génération du document que vous aurez créé. Vous pourrez alors vous repérer entre les
balises et leur correspondance.
Depuis votre logiciel de traitement de texte, créez un nouveau document. Sur celui-ci,
reprenez les balises entre accolades et organisez-les comme bon vous semble selon vos
besoins.
Attention > La saisie des balises dans un modèle de document doit être effectuée avec précision, sans
retour arrière ni suppression ni formatage. Ces manipulations enregistrent dans votre document des ca-
ractères invisibles qui rendent impossible le remplacement des balises lors de la génération du document.
Aussi, si une balise ne peut pas être remplacée lors de la génération, elle peut empêcher la génération
des suivantes. Vous obtiendrez alors un document sur lequel seront imprimées les balises.
Astuce > Pour éviter ces déconvenues, utilisez un logiciel d'édition de texte des plus basiques pour taper
vos balises puis copiez/collez votre prose dans un logiciel plus élaboré pour appliquer votre formatage
personnel.
Enfin, enregistrez votre document soit dans le dossier contenant le modèle avec balises
(son chemin d'accès est indiqué dans la fenêtre de configuration du module : votredo-
libarr/documents/doctemplates/thirdparties) ; soit dans un autre dossier, ajoutez
alors son chemin d'accès dans le même champ.

En pratique
Comme exemple, préparons la trame d'un courrier à destination des tiers. Il contiendra
votre logo, l'adresse du tiers depuis la fiche duquel il est généré et le pied de page avec
les informations de votre société.
Une fois la fonctionnalité activée dans le module tiers, générez depuis la fiche d'un tiers
le template natif de Dolibarr. Copiez les balises qui vous intéressent et collez-les dans
un éditeur de texte.
Dans un logiciel de traitement de texte plus performant, préparez la mise en page du

document et collez les balises là où vous souhaitez les voir apparaître dans le document
final. Personnalisez votre modèle de document avec les couleurs, mises en relief et at-
tributs divers.

Figure 8.3 : Votre modèle de document contenant les balises
Enregistrez votre document correspondance_client au format .odt (ou .ods pour un

tableur) dans le dossier indiqué dans la configuration du module lors de l'activation de
la gestion des modèles de documents.
Dans la fiche des tiers, depuis l'activation de la fonctionnalité de gestion des modèles
de documents, un tableau de génération de documents est apparu. Sélectionnez dans
la liste déroulante le document correspondance_client, que vous venez d'enregistrer,
générez-le et cliquez dessus pour l'ouvrir.

Figure 8.4 : Votre modèle de document généré
Le document généré contient déjà le nom et l'adresse du tiers, votre signature, il pourra
être complété et modifié autant que vous voulez.
Attention > Le filigrane sur les brouillons des documents au format .odt ou .ods n'est pas pris en
charge. Par précaution, une fois votre document en version définitive, exportez-le au format .pdf pour
le rendre non modifiable.
Cas particulier des tableaux

Lorsqu'une balise a plusieurs valeurs de remplacement, il est nécessaire de créer des
tableaux. Par exemple, si vous voulez inclure dans un document une liste de factures
d'un tiers, vous serez obligé de créer un tableau.

Pour créer un tableau, dessinez ses lignes et colonnes. Dans la première cellule conte-
nant une balise, indiquez la balise de première ligne avec [!-- BEGIN row.lines --]
et la balise de fin de ligne avec [!-- END row.lines --]. Indiquez suite à chacune de
ces balises la "famille" de balises que vous allez utiliser. À la génération, les balises de
début et fin de tableau n'apparaîtront pas.
Figure 8.5 : Exemple de balises d'un tableau de liste des contacts d'un tiers avec
leurs numéros de téléphone et adresses e-mail
Ce tableau vous donnera :
Figure 8.6 : Liste de contacts générée avec un tableau
Note > Pour des fonctionnalités plus avancées des modèles de documents, vous trouverez un article sur
le wiki de Dolibarr.
Module additionnel : ExtraOdt
ExtraOdt permet d'ajouter des champs et des tableaux supplé-

mentaires, ainsi que des conditions d'affichage et de filtrage dans
les documents ODT. Il introduit une fonctionnalité de gestion des
modèles de documents aux modules Contrats, Interventions, Com-
mandes et Factures fournisseurs et directement depuis les fiches
contacts et produits. Enfin, il ajoute une balise qui permet d'éditer
la liste exhaustive des balises utilisables dans vos modèles de do-
cuments.
tionnels.

8.3. Envoyer un e-mail depuis la fiche d'un tiers

Il est possible d'envoyer un e-mail à un tiers directement depuis sa fiche avec le bouton
ENVOYER MAIL. Le corps du message ne contiendra que la signature de l'utilisateur courant
vous laissant libre de son remplissage. Cette fonctionnalité requiert le paramétrage de
l'envoi des e-mails.
Figure 8.7 : Tableau d'envoi d'un e-mail depuis la fiche d'un tiers
Note > La liste déroulante présente dans le champ DESTINATAIRE vous laissera choisir entre l'adresse e-
mail enregistrée sur la fiche du tiers et celles de ses contacts si vous en avez enregistrés.
Vous pouvez modifier le corps du message par défaut, voire créer plusieurs modèles
d'e-mails, à l'aide du dictionnaire de modèle de mail de Dolibarr (voir section suivante).
À la création de l'e-mail, vous choisirez alors le modèle souhaité dans la liste dérou-
lante SÉLECTIONNER UN MODÈLE DE COURRIELS. À cette étape vous pourrez encore librement
l'adapter.
8.4. Créer des modèles d'e-mails

Le corps des e-mails envoyés depuis les fiches des tiers est personnalisable avec le dic-
tionnaire MODÈLE DE COURRIELS accessible par le menu ACCUEIL > CONFIGURATION > DICTION-
NAIRES. D'abord, sélectionnez dans la liste déroulante le contexte d'envoi d'e-mail pour
lequel vous voulez personnaliser le corps du message lors de son envoi (en l'espèce,
POUR L'ENVOI D'EMAIL DEPUIS LA FICHE TIERS), puis un libellé (son nom), la position (dans la
liste déroulante du tableau d'envoi de l'e-mail), et un sujet qui sera repris en tant qu'objet
de l'e-mail envoyé. Puis composez votre message.

Figure 8.8 : Sélection de l'élément source d'un modèle d'e-mail
Figure 8.9 : Création d'un e-mail type
Note > La signature des utilisateurs, enregistrée dans leur fiche, peut être ajoutée dans les modèles d'e-
mails personnalisés avec la balise __SIGNATURE__.
Les modèles que vous allez créer apparaîtront en liste sous le tableau de création. Vous
pouvez les désactiver ( ), les modifier ( ) ou encore les supprimer ( ).
Figure 8.10 : Liste des modèles d'e-mails personnalisés
Une fois enregistré, votre modèle apparaîtra dans la liste déroulante du tableau d'envoi
d'e-mails des fiches de tiers.
Figure 8.11 : Le modèle est disponible depuis la fiche des tiers

Attention > Si vous créez plusieurs personnalisations pour un même tiers, lors de l'envoi d'un e-mail,
n'oubliez pas de sélectionner celui à utiliser et de valider !
Astuce > La fonctionnalité est active pour l'envoi d'e-mail depuis la fiche d'un tiers, mais aussi depuis
les fiches des documents commerciaux tels que les propositions commerciales, factures, etc. Pensez
aux différents e-mails de relance de propositions commerciales ouvertes ou de factures impayées par
exemple !
Pour ces cas, suivez la même procédure que celle expliquée précédemment :
Créez votre modèle en indiquant les valeurs correspondantes :
Saisissez le texte du modèle :
Il vous sera proposé dans le tableau d'envoi d'e-mails des documents concernés :
Vous pouvez adapter le contenu de vos e-mails personnalisés en utilisant des balises qui, à l'édition,
seront remplacées. Ainsi, la balise __REF__ sera remplacée par le numéro de la proposition com-
merciale ou de la facture depuis la fiche de laquelle vous enverrez l'e-mail, __REFCLIENT__ __PRO-
JECT_NAME__ par la référence client saisie sur la fiche du document, et, éventuellement la référence
du projet lié au document.

8.5. E-mailing
L'outil d'e-mailing natif de Dolibarr est relativement performant. Il permet une gestion
assez fine de la sélection des destinataires.
L'outil nécessite le paramétrage des envois d'e-mails et, évidemment, une adresse e-
mail spécifiée sur les fiches des contacts de tiers. Il vous sera toujours possible de saisir
manuellement des destinataires qui ne seraient pas présents dans la base. Profitez-en
pour les enregistrer en tant que contacts de tiers.
Attention > Tous les serveurs ne sont pas adaptés à l'envoi d'e-mails en masse. L'utilisation de votre
serveur peut donc ne pas être la solution la plus adaptée à l'envoi d'e-mailing selon la quantité de contacts
avec lesquels vous souhaitez correspondre. Il vaut mieux alors utiliser un logiciel ou site internet d'envoi
d'e-mails qui évitera d'envoyer vos messages directement dans le dossier des courriers indésirables de vos
contacts, voire d'être blacklisté par votre fournisseur d'accès à internet. Notez qu'un module additionnel
permet l'interfaçage de Dolibarr avec MailChimp.
Pour ne pas aller directement dans les spams de vos

contacts...
L'utilisation du module E-Mailing de Dolibarr pour l'envoi d'e-mails en masse em-
prunte le serveur de votre fournisseur d'accès à internet. C'est donc le serveur de
votre fournisseur d'accès qui déterminera comment seront traités les e-mails que vous
allez envoyer. Il est donc important de paramétrer un délai suffisant entre chaque
e-mail envoyé.
Le nombre d'envoi d'e-mails par heure est propre à chacun des FAI. Renseignez-vous
auprès du vôtre et vos e-mails seront bien reçus !

Paramétrage du module E-Mailing

Le paramétrage du module est accessible depuis le menu ACCUEIL > CONFIGURATION >
MODULE > EMAILING.
Figure 8.12 : Écran de paramétrage de l'e-mailing
Saisissez les adresses e-mails d'envoi, de réception des erreurs, le temps d'attente entre
les messages (utile pour éviter d'aller directement dans les courriers indésirables de vos
destinataires) et cliquez sur l'icône ( ) pour générer le code qui permettra la réception
des e-mails de confirmation de lecture et de désabonnement si vous utilisez ces fonc-
tionnalités.
Créer un e-mailing
Un e-mailing se crée depuis le menu OUTILS > EMAILING > NOUVEL EMAILING.
Figure 8.13 : Page de création d'un e-mailing

La description est le libellé de l'e-mailing, interne à votre société, pour vous repérer
dans les e-mailings successifs que vous pourrez envoyer.
Les adresses e-mails sont reprises du paramétrage du module mais peuvent être
modifiées au cas par cas pour chacun des e-mailings.
Note > L'adresse enregistrée dans le champ ÉMETTEUR sera celle affichée pour identifier l'expéditeur
des e-mails que vos clients recevront.
L'objet apparaîtra dans l'e-mail reçu par les destinataires de votre e-mailing.
La couleur de fond aussi.

Attention > Dans les versions actuelles de Dolibarr, la couleur de fond n'est pas prise en charge
dans les e-mails que vos contacts recevront.
Le cadre du message permet, avec les codes indiqués dans la partie gauche,
de personnaliser les e-mails que vos clients et prospects recevront : les balises
__FIRSTNAME__ et __LASTNAME__ seront remplacées par les prénom et nom de cha-
cun des contacts destinataires si vous les avez saisis ou laissés vides.
Figure 8.14 : Brouillon d'un e-mailing
Une fois que vous avez rédigé le corps du message, cliquez sur le bouton CRÉER EMAILING.
Vous arriverez sur la fiche de l'e-mailing. Ses boutons vous offriront différentes options :

Figure 8.15 : Boutons des actions possibles sur un e-mailing au statut Brouillon
• ÉDITER EMAILING permet de revenir à la page de saisie du corps du message.

• permet d'envoyer un e-mail à un destinataire de votre choix (vous-
TESTER EMAILING
même ?) pour vérifier la prise en charge des balises et du contenu du corps.
• VALIDER sera actif lorsque des destinataires auront été ajoutés.
• CLONER permet de copier l'e-mailing pour vous éviter de tout ressaisir sur un prochain
e-mailing.
• SUPPRIMER effacera l'e-mailing de la base.
Sélectionner des destinataires

Passons maintenant à la sélection des destinataires avec l'onglet DESTINATAIRES de la fiche
e-mailing :
Figure 8.16 : Outils de sélection des destinataires de l'e-mailing
Sélectionnez les contacts auxquels envoyer l'e-mailing en utilisant les filtres proposés
pour les contacts de tiers, utilisateurs, etc. en cliquant sur le bouton AJOUTER. Il est possible

d'importer un carnet d'adresses directement dans l'e-mailing et de saisir manuellement

des adresses de destinataires.
Note > Le module e-mailing calcule le nombre d'e-mails uniques présents dans la base pour vous éviter
les doublons.
Une fois les destinataires sélectionnés, ils apparaissent en liste sous le tableau de sélec-
tion. Vous pouvez alors les supprimer un à un avec l'icône ou vider toute la liste avec
le bouton dédié.
Valider et envoyer l'e-mailing

Une fois les destinataires sélectionnés, revenez sur la FICHE E-MAILING. Vous pouvez alors
valider l'e-mailing. Sur la même page, envoyez l'e-mailing aux destinataires avec le bou-
ton ENVOI E-MAILING.
Note > Un message technique s'affiche, cliquez sur OUI pour confirmer que vous voulez bien envoyer l'e-
mailing depuis votre propre serveur.
Le message indique :
Pour des raisons de sécurité, les emailings fonctionnent mieux depuis la

ligne de commande. Si vous en avez un, demandez à votre administrateur
de lancer la commande suivante pour envoyer l'emailing à tous les
destinataires :
Si vous n'en avez pas ou préférez envoyer via votre navigateur web,
confirmez simplement que vous désirez envoyer l'emailing maintenant
depuis le mode web.
Remarque: L'envoi d'Emailings à partir de l'interface web se fait
en plusieurs fois pour des raisons de sécurité et de timeout, 25
bénéficiaires à la fois pour chaque session d'envoi.
À l'issue de l'envoi, le tableau des destinataires affiche le statut du message par destina-
taire : Non envoyé, Reçu, etc. Les fiches des contacts de Dolibarr font mention du nombre
d'e-mailings reçus dans le champ EMAILINGS DE MASSE ENVOYÉS.

Note > Si un contact destinataire clique sur le lien de désinscription, la mention NE PLUS CONTACTER
apparaîtra sur sa ligne dans le tableau récapitulatif de l'e-mailing. Dans ce cas, rendez-vous sur la fiche
de ce contact et passez à Oui le champ DÉSACTIVEZ L'ENVOI D'EMAILING DE MASSE.
Attention > Si vous avez paramétré les e-mails dans Dolibarr de façon à recevoir une copie de chaque e-
mail, lors de l'envoi d'un e-mailing vous recevrez autant de copies d'e-mails envoyés que de destinataires !
Module additionnel : MailChimp pour Dolibarr
Si vous souhaitez enrichir et personnaliser vos campagnes de com-

munication, vous aurez besoin de recourir à un outil plus élaboré
que le module natif de Dolibarr. MailChimp pour Dolibarr vous
permet de conjuguer l'efficacité de MailChimp à Dolibarr et de
synchroniser vos destinataires. Pour plus de détails, voir le chapitre
E-mailing avancé.
Note > MailJet, autre solution d'envoi d'e-mails, ne permet plus pour le moment l'échange d'informa-
tions avec Dolibarr, depuis les dernières modifications effectuées dans les services de l'application.
8.6. Communiquer dans la langue de vos clients

Dolibarr propose nativement une fonctionnalité de traduction facilitant l'affichage des
données dans la langue définie sur les fiches de vos tiers.
Activation de la fonctionnalité
Depuis le menu latéral ACCUEIL > CONFIGURATION > AFFICHAGE, entrez en mode édition avec
le bouton en bas de page, activez l'INTERFACE MULTILINGUE et enregistrez la modification.
Figure 8.17 : Interface multilingue activé

L'activation de l'interface multilingue a plusieurs conséquences :
• ajout d'un champ LANGUE PAR DÉFAUT sur les fiches des tiers ;
• ajout d'un onglet TRADUCTION sur les fiches des produits et services ;
• ajout d'une liste de sélection de la langue d'impression dans les tableaux de gé-
nération des documents PDF ;
• traduction automatique des contenus natifs des e-mails d'envoi de documents PDF
aux tiers dans leur langue par défaut.
Préalables à l'utilisation
Pour profiter au mieux de cette fonctionnalité, sélectionnez d'abord une langue à utiliser
pour vos tiers.
Note > Si aucune langue n'est enregistrée sur la fiche d'un tiers, la langue de l'interface utilisateur sera
utilisée.
Figure 8.18 : Sélection d'une langue par défaut sur la fiche d'un tiers
Le contenu des e-mails d'envoi de documents est automatiquement traduit dans la langue
par défaut.

Figure 8.19 : Traduction automatique du corps du mail
Ensuite, enregistrez la traduction de vos services depuis l'onglet TRADUCTION de leur fiche
en cliquant sur le bouton AJOUTER.
Figure 8.20 : Enregistrement de la traduction du libellé et de la description d'un

service
Saisissez le libellé du service et au besoin sa description dans la langue voulue, et

sélectionnez dans la liste déroulante la langue dans laquelle vous avez traduit. Terminez
en cliquant sur le bouton ENREGISTRER.
Note > La description originale n'est pas affichée sur l'onglet de traduction !

Figure 8.21 : Traduction du libellé et de la description d'un service
En cas d'erreur, vous pourrez supprimer une traduction avec l'icône ou entrer en
édition de tous les champs avec le bouton MODIFIER.
Attention > La commande de suppression est immédiate au clic sur l'icône, aucune confirmation ne vous
sera demandée.
L'onglet TRADUCTION affiche toutes les traductions enregistrées du service. Vous pouvez
en ajouter autant que nécessaire en suivant la même procédure.
Génération des documents PDF dans la langue du tiers

La fonctionnalité de traduction ajoute une liste déroulante dans les tableaux de géné-
ration de document pour vous permettre de modifier la langue du document PDF. Par
défaut, la langue sélectionnée est la langue par défaut du tiers.
Figure 8.22 : Tableau de génération des documents PDF multilingues
En fonction de vos enregistrements, votre document PDF sera alors généré dans la langue
sélectionnée :

Figure 8.23 : Document PDF généré dans la langue du client
Note > En fonction des versions utilisées de Dolibarr, il est possible que les lignes de la fiche du document
soient affichées dans la langue du dernier PDF généré plutôt que dans celle de votre interface.

additionnel
Module
9
E-mailing avancé
Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées pour gérer vos e-mailings depuis
Dolibarr, vous pouvez recourir au module additionnel MailChimp pour Dolibarr, destiné
à la synchronisation des contacts et l'envoi d'e-mails en masse. MailChimp pour Dolibarr
nécessite une connaissance préalable de l'envoi d'e-mails avec mailchimp.com et une
bonne compréhension de son fonctionnement.
Note > Les copies d'écran présentées dans ce chapitre sont issues d'une version 3.8 de Dolibarr, le module
Mailchimp étant en cours de mise à jour pour les versions supérieures. Les images de ce chapitre peuvent
donc être quelque peu différentes des écrans que vous visualiserez si vous utilisez ce module, de même
que les services de MailChimp.com qui évoluent aussi de leur côté.
9.1. Paramétrage de MailChimp

Une fois le module MailChimp pour Dolibarr installé, activez-le dans la liste des modules
et ouvrez sa page de configuration avec l'icône en bout de ligne :
Figure 9.1 : Paramétrage de MailChimp pour Dolibarr

Le connecteur MailChimp nécessite l'enregistrement des informations de connexion à

MailChimp : votre identifiant et votre clé API, que vous trouverez dans la rubrique EXTRA
de votre compte sur mailchimp.com (MON COMPTE MAILCHIMP > EXTRAS > CLÉ API).
Sélectionnez ensuite l'option qui vous convient entre :
• : cette configuration nécessite l'activa-

TOUS LES E-MAILS SERONT ENVOYÉS PAR MAILCHIMP
tion d'une clé API Mandrill en complément de la clé API MailChimp. La clé API
Mandrill vous donnera accès à un serveur SMTP depuis lequel partira l'e-mailing.
Note > La configuration initiale de l'envoi d'e-mails enregistrée dans Dolibarr est modifiée par cette
option. Pour revenir à la configuration initiale de votre Dolibarr, désactivez cette option après
l'envoi de votre e-mailing.
• TOUS VOS E-MAILS CONTINUERONT DE PARTIR VIA LE SMTP DÉFINI DANS LA CONFIGURATION DOLI-
BARR : vous pouvez aussi choisir d'activer le stockage de l'historique de l'activité des
contacts dans la base de données de Dolibarr.
Attention > Cela peux augmenter la taille de votre base de données et ralentir la mise à jour des
statuts des destinataires.
9.2. Accès aux fonctionnalités de MailChimp

Les fonctionnalités du module MailChimp sont accessibles depuis la barre de menus
principale de Dolibarr par l'onglet MailChimp :
Figure 9.2 : Onglet de module MailChimp
La page d'accueil présente la liste des campagnes e-mailing enregistrées dans Mail-
Chimp et un bouton pour METTRE À JOUR LE STATUT DES DESTINATAIRES DOLIBARR DEPUIS MAILCHIMP
POUR TOUTES LES CAMPAGNES :
Figure 9.3 : Liste des campagnes et bouton d'actualisation
Attention > Le bouton de MISE À JOUR DU STATUT DES DESTINATAIRES DOLIBARR DEPUIS MAILCHIMP actualise le
statut des destinataires en fonction des résultats de toutes les campagnes d'e-mailing.

Le menu latéral donne accès :
• aux listes et segments existants dans MailChimp ;

• à la page de création d'un nouvel e-mailing ;
• à la liste des e-mailings effectués depuis Dolibarr.
Figure 9.4 : Menu latéral de MailChimp pour Dolibarr
9.3. Créer un e-mailing avec MailChimp pour Dolibarr

Depuis les menus MAILCHIMP > MAILCHIMP > NOUVEL E-MAILING, lancez la création d'un nou-
vel e-mailing en remplissant les champs nécessaires et le corps du message à l'aide des
balises de remplacement. Cliquez sur le bouton CRÉER.
Figure 9.5 : Page de création d'un nouvel e-mailing
Une fois l'e-mailing enregistré, cliquez sur l'onglet MAILCHIMP de sa fiche pour ajouter
les destinataires.
Ajout de destinataires
Les destinataires de l'e-mailing doivent faire partie d'une liste et d'un segment Mail-
Chimp. Si tel est le cas pour tous les destinataires de l'e-mailing, ajoutez les destina-
taires MailChimp en sélectionnant la liste et le segment avec les listes déroulantes
des champs CHOISISSEZ UNE LISTE À LAQUELLE AJOUTER CES E-MAILS et CHOISISSEZ UN SEG-
MENT AUQUEL AJOUTER CES E-MAILS. Cliquez ensuite sur le bouton IMPORTER LES CONTACTS
MAILCHIMP (SUPPRIME ET REMPLACE LES DESTINATAIRES DOLIBARR PAR LES E-MAILS DES LISTE/SEG-

MENT MAILCHIMP SÉLECTIONNÉS) . Les contacts présents dans le segment sélectionné se-
ront ajoutés en destinataires de l'e-mailing.
Synchronisation des destinataires

Dans le cas où des destinataires ne sont pas enregistrés dans MailChimp, des outils
de synchronisation existent :
• Le bouton EXPORTER LES DESTINATAIRES DOLIBARR ACTUELS VERS UNE LISTE/SEGMENT MAIL-
CHIMP permet d'ajouter les destinataires de Dolibarr non présents dans une
liste et un segment MailChimp à la liste et au segment sélectionnés avec les
mêmes listes déroulantes que précédemment.
Avec ce même bouton, il est possible d'ajouter les destinataires Dolibarr dans
une nouvelle liste (à créer dans MailChimp) et un nouveau segment que vous
pourrez créer depuis Dolibarr.
• Le bouton METTRE À JOUR UNIQUEMENT LE SEGMENT SÉLECTIONNÉ (NE SERONT AJOUTÉS
AU SEGMENT QUE LES CONTACTS DÉJÀ PRÉSENTS DANS LA LISTE MAILCHIMP) ajoute au
segment sélectionné les destinataires qui font déjà partie de la liste à laquelle
appartient le segment sélectionné.
Note > Pour une utilisation optimale et de meilleurs résultats (les fonctionnalités de MailChimp.com étant
plus puissantes que l'éditeur de texte de Dolibarr), contentez-vous dans Dolibarr d'initialiser un e-mailing
et de copier les balises de remplacement (*|FNAME|*, *|LNAME|*, *|EMAIL|* et *|UNSUB|*) dans
l'éditeur d'e-mail natif. Vous pourrez travailler par la suite le contenu de l'e-mail avec MailChimp.
Une fois la simple création de l'e-mail effectuée dans Dolibarr et les destinataires sélec-
tionnés, revenez sur l'onglet FICHE E-MAILING pour le valider puis pouvoir l'exporter vers
MailChimp et le modifier. Pensez aussi à indiquer le nom de l'expéditeur de l'e-mailing !
Cette étape de création de l'e-mailing dans Dolibarr ne sert qu'à initialiser un e-mailing
pour vous permettre de le transférer dans MailChimp.com afin de l'enrichir avec les
fonctionnalités de la plateforme en ligne.
9.4. Modifier un e-mailing avec MailChimp

Outre la gestion des listes de destinataires, les fonctionnalités d'édition de MailChimp
vous ouvrent des possibilités bien plus vastes pour composer le corps de l'e-mailing que
l'éditeur natif de Dolibarr.
Après la validation de l'e-mailing, revenez sur l'onglet MAILCHIMP et cliquez sur le bouton
CRÉER LA CAMPAGNE MAILCHIMP . L'e-mailing créé dans Dolibarr apparaîtra alors dans la
liste de vos campagnes sur le site internet de MailChimp.

Figure 9.6 : E-mailing transféré de Dolibarr vers MailChimp
Depuis MailChimp.com, modifiez les propriétés de l'e-mailing avec le bouton EDIT en

face de chacune des lignes d'option.
Figure 9.7 : Boutons des modifications possibles de l'e-mailing sur MailChimp.com
List
Modifiez les destinataires de l'e-mailing avec les listes et segments de MailChimp.
Subject line
Modifiez l'objet de l'e-mail que recevront vos destinataires, un des premiers élé-
ments qu'ils verront avec l'expéditeur !

Replies
L'adresse de retour des e-mails envoyés a été paramétrée dans Dolibarr. Toutefois,
Vous pouvez la modifier ici.
Tracking
Les options de suivi de l'e-mailing sont importantes. Vous pouvez, ici, choisir de
suivre les ouvertures de l'e-mail et les clics sur les liens contenus dans le corps du
message. Une mine d'informations pour votre gestion de relation client !
HTML email
Modifiez par ce bouton le contenu du corps de l'e-mailing en l'écrivant au format
HTML. Si vous ne maîtrisez pas le langage HTML, passez à l'option suivante.
Plain text email

L'éditeur de Mailchimp.com est très visuel et intuitif. Il vous fournit des modèles de
mises en page, que vous pouvez ensuite librement adapter à votre message.
Figure 9.8 : Quelques modèles de contenu proposés par MailChimp
Attention > N'envoyez pas l'e-mailing depuis MailChimp : vous empêcheriez la récupération dans votre
Dolibarr de précieuses informations.

9.5. Envoyer un e-mailing avec MailChimp

Pour une utilisation optimale du module MailChimp et de ses fonctionnalités, il est re-
commandé d'envoyer l'e-mailing par MailChimp depuis Dolibarr avec le bouton ENVOI
DE LA CAMPAGNE MAILCHIMP . En suivant cette procédure, vos destinataires seront synchro-
nisés entre Dolibarr et MailChimp et le contenu des e-mailings sera plus riche que ne
le permet l'éditeur natif de Dolibarr.
Par MailChimp, depuis Dolibarr

Utilisez le bouton ENVOYER LA CAMPAGNE MAILCHIMP depuis l'onglet MAILCHIMP de la
fiche de l'e-mailing :
Figure 9.9 : Page de transfert de l'e-mailing vers MailChimp
Par Dolibarr
Vous pouvez envoyer l'e-mailing depuis Dolibarr avec le bouton ENVOI E-MAILING de
la fiche de l'e-mailing. Dans ce cas, l'e-mailing est envoyé avec les fonctionnalités
natives du module e-mailing de Dolibarr et de son éditeur de texte.
Attention > Si l'envoi de l'e-mailing est effectué par Dolibarr, seuls seront pris en compte les contacts
ajoutés depuis MailChimp. Le contenu de l'e-mailing est dans ce cas, celui créé dans Dolibarr.
Directement par MailChimp

Envoyez votre e-mailing immédiatement ou en différé, depuis MailChimp :
Figure 9.10 : Bouton d'envoi de l'e-mailing directement par MailChimp
Attention > Si l'envoi de l'e-mailing est effectué depuis MailChimp, la synchronisation des informa-
tions, notamment le statut des contacts, sera partielle ! Envoyez plutôt l'e-mailing depuis Dolibarr
via MailChimp !

9.6. Suivre et récupérer les informations d'un

e-mailing avec MailChimp
MailChimp permet le suivi des e-mails. Suite à l'envoi de l'e-mailing, vous pourrez mettre
à jour dans Dolibarr le statut des contacts depuis la fiche de l'e-mailing ou depuis la
page d'accueil du module MailChimp.
Depuis la fiche de l'e-mailing

Avec le bouton METTRE À JOUR LE STATUT DES DESTINATAIRES DOLIBARR DEPUIS MAILCHIMP , les
statuts des contacts seront mis à jour seulement suite à une campagne. De plus,
le modèle de l'e-mailing créé depuis MailChimp sera importé dans Dolibarr. Vous
aurez alors la possibilité de le cloner sans avoir à le refaire entièrement sur Mail-
Chimp.
Note > Cette méthode de récupération des informations de campagne est à privilégier car moins
radicale que la suivante. Elle nécessite une mise à jour plus régulière, mais ne risque pas de fausser
les données courantes des contacts de votre carnet d'adresse.
Depuis la page d'accueil du module

Les statuts des contacts seront mis à jour en fonction de toutes les campagnes ef-
fectuées avec le bouton METTRE À JOUR LE STATUT DES DESTINATAIRES DOLIBARR DEPUIS MAIL-
CHIMP POUR TOUTES LES CAMPAGNES.
La fiche d'un e-mailing envoyé affiche les informations des destinataires, la liste Mail-
Chimp utilisée, le statut d'envoi de l'e-mailing et un lien vers des statistiques plus détaillées
disponibles sur MailChimp.com.

10
Agenda
Dolibarr propose nativement un agenda dans la liste des modules, tableau PROJETS/TRA-
VAIL COLLABORATIF. L'agenda Dolibarr enregistre différentes informations paramétrables et
personnalisables. Les informations collectées automatiquement ou que vous avez ajou-
tées sont disponibles sous forme de liste ou sur une vue agenda avec différentes options
de tri, de filtrage et d'affichage.
Attention > Pour chaque module que vous ajouterez ou activerez, vérifiez toujours les permissions utili-
sateur accordées par défaut.
Note > Dans la version 3.8.x de Dolibarr, l'agenda n'inclut dans son affichage ni les interventions ni les
tâches.
10.1. Créer un événement

Un nouvel événement est créé depuis l'entrée du menu latéral AGENDA > ÉVÉNEMENTS >
NOUVEL ÉVÉNEMENT.
Figure 10.1 : Page de création d'un nouvel événement

Note > Un événement peut aussi être créé directement depuis les cellules de l'agenda en cliquant sur le
+ de l'angle supérieur droit de celles-ci.
Pour créer un nouvel événement, renseignez les champs nécessaires à votre organisa-
tion. Seuls sont obligatoires les champs TYPE et DATE DE DÉBUT. D'autres champs de la page
de création, quoique facultatifs, pourront aussi vous être utiles tels que l'utilisateur assi-
gné à l'événement et les tiers et contact liés. Ces données seront filtrables selon la vue
agenda que vous sélectionnerez. Terminez la création de l'événement en cliquant sur
le bouton ENREGISTRER.
Une fois enregistré, un événement peut être modifié et cloné avec les boutons dédiés
de sa fiche.
Astuce > Pour modifier rapidement la date d'un événement depuis la vue agenda, vous pouvez utiliser
la fonctionnalité de glisser-déposer : avec la flèche qui s'affiche sur la case de l'événement au passage
de la souris, déplacez-le sur la bonne journée.
Note > Cette fonctionnalité n'est active que pour les événements insérés manuellement, elle ne fonctionne
pas pour les événements issus de l'alimentation automatique de l'agenda.
Figure 10.2 : Glisser-déposer d'un événement dans l'agenda
Une fois créés, les événements sont accessibles depuis les menus latéraux sous forme
de liste ou en vue agenda :
Figure 10.3 : Liens d'accès aux événements par état

Note > Les entrées des menus ÉVÉNEMENTS et MES ÉVÉNEMENTS diffèrent en ce que le premier affichent tous
les événements que l'utilisateur est autorisé à voir selon ses permissions alors que le second seulement
ceux qui lui ont été assignés.
10.2. Affichage des événements

Les champs de filtrage sont les mêmes quel que soit le type d'affichage.
Figure 10.4 : Options de tri et de filtrage de l'agenda
Les options d'affichage par défaut de la vue et de l'état des événements peuvent être
modifiées dans la configuration du module.
Attention > Si vous changez de vue ou d'option de filtrage, n'oubliez pas d'actualiser la page de votre
navigateur avec le bouton RAFRAÎCHIR.
Astuce >
• L'agenda permet la sélection de l'affichage des événements pour un utilisateur ou pour un groupe
d'utilisateurs et sur un projet. Cette vue est intéressante si vous utilisez les projets et les groupes
dans Dolibarr. Vous obtiendrez alors un emploi du temps de l'équipe entière.
• Les couleurs utilisées pour les événements peuvent reprendre les couleurs sélectionnées pour chacun
des utilisateurs dans leur fiche.
10.3. Générer un rapport des événements

L'agenda permet l'édition d'un rapport mensuel des événements. Depuis l'entrée de me-
nu AGENDA > ÉVÉNEMENTS > RAPPORTS, la page affiche la liste des rapports mensuels déjà
générés et le nombre d'événements qu'ils contiennent. L'icône de la colonne ACTION
permet l'actualisation des données présentes sur le PDF (soit une nouvelle génération
directe du document), tandis que l'icône de la colonne PDF ouvrira le fichier PDF.
Attention > Le rapport mensuel des événements contient tous les événements de tous les utilisateurs. Sa
génération et son accès sont liés à la permission utilisateur d'export des données de l'agenda.

Figure 10.5 : Rapport mensuel des événements
Le rapport contient, pour chaque événement, les date et heure de début, le type, le
titre et le statut (à faire, en cours, etc.) et, si ces données ont été saisies, le tiers et la
description de l'événement.
Astuce > Une fois que votre événement s'est déroulé, revenez sur sa fiche et, si besoin, mettez à jour sa
description. Dans le rapport, elle sera alors le reflet de la réalité de votre prestation. De plus, l'onglet
FICHIERS JOINTS vous permet de stocker divers documents en lien avec votre rendez-vous.
10.4. Paramétrage du module Agenda

La configuration du module s'effectue en deux temps :
Paramétrage d'affichage
Depuis l'onglet DIVERS, sélectionnez dans les listes déroulantes vos préférences
concernant l'affichage des données :
Figure 10.6 : Options d'affichage de l'agenda

Alimentation automatique
Depuis l'onglet ALIMENTATION AUTOMATIQUE, cochez et enregistrez les éléments que
vous souhaitez voir ajoutés automatiquement dans l'agenda.
Figure 10.7 : Extrait de la liste des événements affichables dans l'agenda
10.5. Importer/Exporter un agenda

Les fonctionnalités d'import/export de données d'agenda permettent de transférer les
données présentes dans un agenda vers un autre.
Attention > L'import et l'export de ces données sont des instantanés des événements au moment du
transfert. Aucune mise à jour des informations contenues ne seront transmises vers l'autre agenda sans
répéter cette manipulation de transfert. Pour une mise à jour des informations, optez pour l'ajout d'un
module additionnel de synchronisation comme celui présenté au chapitre Synchronisation des agendas
et contacts.
Import d'un agenda

Depuis la configuration du module AGENDA, ouvrez l'onglet IMPORT CALENDRIERS EXTERNES :

Figure 10.8 : Page d'import d'un agenda
Le premier tableau vous demande si les données à importer devront être affichées dans
votre agenda. Activez ou désactivez cette fonctionnalité avec les boutons et
.
La ligne suivante permet de définir le nombre de calendriers à importer. Par défaut, la

limite est fixée à cinq mais reste modifiable selon vos besoins.
Le second tableau comprend les champs à saisir pour l'importation de l'agenda. Sai-
sissez un NOM : celui-ci sera affiché sur la page de votre agenda Dolibarr. Indiquez
l'adresse du calendrier à importer, choisissez une couleur et cliquez sur le bouton EN-
REGISTRER.
Note > L'import de calendrier exige que la source des données à importer soit accessible depuis une URL
au format .ics.
Une fois les données du calendrier à importer enregistrées, votre agenda dans Dolibarr
affichera les nouvelles données :
Figure 10.9 : Agenda importé dans Dolibarr

Note > Le nom de l'agenda importé apparaît au-dessus des cellules et peut être coché ou décoché pour
afficher ou non son contenu dans l'agenda Dolibarr.
Attention > L'affichage de certains agendas importés nécessitent une connexion à internet. Si vous n'en
disposez pas, vous obtiendrez un message d'erreur sur la page de votre agenda natif et vous ne pourrez
pas afficher de l'agenda importé.
Export de l'agenda Dolibarr

Vous pouvez exporter votre Agenda Dolibarr depuis l'onglet EXPORT CALENDRIER de la
page de configuration de l'agenda :
Figure 10.10 : Page d'export d'un agenda
Créez une clé d'exportation en cliquant sur l'icône , saisissez la limite en jours des
événements à exporter et ENREGISTREZ. Ces opérations effectuées, Dolibarr activera, sous
le tableau, trois liens qui vous permettront de télécharger le fichier d'export de l'agenda
Dolibarr selon le format nécessaire à votre autre agenda : .vcal, .ical/ics ou encore
.rss. Pour ensuite réimporter votre agenda Dolibarr vers un autre programme, suivez
les étapes qu'il vous indiquera.

10.6. Adapter l'agenda par l'ajout de constantes
Nombre d'événements par cellule

Par défaut, l'affichage de l'agenda limite à trois le nombre d'événements qui sont
affichés par jour. Depuis les menus ACCUEIL > CONFIGURATION > DIVERS, la constante
AGENDA_MAX_EVENTS_DAY_VIEW permet de modifier ce nombre par défaut. Activez la
constante en lui attribuant la valeur égale au nombre d'événements que vous souhaitez
afficher par défaut dans les cellules de vos journées.
Note > Si cette constante est activée à la valeur 0, elle affichera tous les événements enregistrés, sans
limite de nombre.
Lorsque la cellule d'une journée de l'agenda contient plus que le nombre d'événements
par défaut, ceux qui sont cachés sont signalés en bas de la cellule par un lien de type
+ X, x indiquant leur nombre. Pour les afficher, cliquez sur ce lien.
Figure 10.11 : Lien d'affichage d'autres événements cachés sur une journée de

l'agenda
Un clic sur le + 2 affichera les deux événements masqués.
Créer un événement depuis un document commercial

La constante MAIN_ADD_EVENT_ON_ELEMENT_CARD activée à 1 affichera un bouton de
création d'événement depuis un devis, une commande ou une facture. Cette fonction-
nalité enregistre automatiquement sur l'événement les infos de l'élément d'origine telles
que le tiers et le numéro de document.

10.7. Pour plus de fonctionnalités...

Vous trouverez sur le Dolistore différents modules additionnels pour compléter les fonc-
tionnalités natives de l'agenda. Parmi ceux-ci :
Module additionnel : Full calendar
Ce module apporte de l'ergonomie à votre agenda et le rend plus

intuitif : découpage par heure, modification d'un événement via une
fenêtre pop-up.
Vous trouverez une description complète, détaillée et illustrée des

fonctionnalités de ce module sur le wiki de ATM-consulting.
Et aussi...
Module additionnel : Synchronisation CardDAV/CalDAV/ICS
Pour une synchronisation des données entre vos agendas, utilisez un

outil de synchronisation tel que le module additionnel Synchronisa-
tion CardDAV / CalDAV / ICS présenté au chapitre Synchronisation
des agendas et contacts .
Note > Retrouvez d'autres suggestions de modules additionnels au chapitre Ajout de modules additionnels.

additionnel
Module
11
Synchronisation des agendas
et contacts
Le module additionnel Synchronisation CardDAV/CalDAV/ICS transforme Dolibarr en
serveur CalDAV/CardDAV pour permettre la synchronisation d'agendas et de contacts
avec des logiciels tels que Mozilla Thunderbird/Lightning ou Android DAVDroid pour
votre smartphone.
Procédez à l'installation du module. Synchronisation CardDAV/CalDAV/ICS ne néces-

site pas de paramétrage particulier.
11.1. Synchroniser son agenda

Synchronisation CardDAV/CalDAV/ICS ajoute dans le module Agenda un menu latéral
dont les entrées afficheront les URL permettant la synchronisation des agendas Dolibarr
de chaque utilisateur. Copiez ces URL.
Depuis votre agenda électronique, créez un nouvel agenda. Par exemple, avec le logi-
ciel de messagerie Thunderbird :

Figure 11.1 : Écrans successifs de création d'un nouvel Agenda avec Thunderbird
Une fois ces réglages effectués, la synchronisation sera automatique entre les deux en-
vironnements. Ainsi, un événement créé sur Thunderbird :

sera affiché sur l'agenda Dolibarr :
et inversement : un événement créé dans Dolibarr sera transmis dans Thunderbird :
Note > Lors de votre connexion, pour afficher et synchroniser vos agendas, votre logiciel de messagerie
vous demandera vos identifiant et mot de passe d'accès à Dolibarr. Hors connexion, vous n'aurez pas
de synchronisation ou alors seulement partielle.
11.2. Synchroniser ses contacts

Vous pouvez synchroniser votre carnet d'adresses sur votre smartphone en utilisant l'ap-
plication Android DavDroid.
Le paramétrage est le même que celui réalisé avec votre logiciel de messagerie. Dans les
paramètres de l'application, enregistrez l'URL d'accès à vos agendas et contacts créée
par le module Synchronisation CardDAV/CalDAV/ICS et accessible depuis l'entrée de
menu latéral. Votre smartphone affichera alors votre agenda Dolibarr et vos contacts
de tiers Dolibarr.
Astuce > L'application indique sur son site internet (en anglais) la procédure d'installation et de para-
métrage.
Dans la version actuelle du module, la synchronisation des contacts n'est effective que
depuis Dolibarr vers votre smartphone. La fonctionnalité inverse pourrait être intégrée
dans les prochaines versions.

11.3. Autres modules similaires

Module additionnel : Google
Les fonctionnalités de ce module sont les mêmes que celles de Syn-

chronisation CardDAV/CalDAV/ICS adaptées à Google et tous les
services qu'il peut offrir en dehors de sa messagerie tels que Google
Calendar, Google Contact, Google Maps, Google Analytics et
Google Adsense.
Une description complète, détaillée et illustrée des fonctionnalités de ce module est pré-
sente sur le wiki de Dolibarr.

12
Devis
Dans Dolibarr, les devis portent le nom de proposition commerciale.
Un devis permet de proposer à des clients et prospects un tarif pour une ou plusieurs
prestations de services, ainsi que des conditions diverses, notamment de règlement.
L'intérêt de créer vos devis avec Dolibarr est l'enchaînement proposé : à partir d'un devis,
en un clic, vous pourrez créer aussi bien une commande, une intervention ou une facture,
sans avoir à ressaisir toutes les informations. Notez que rien n'est obligatoire dans cet
enchaînement et que l'utilisation des commandes et des interventions est facultative.
12.1. Création
Il existe plusieurs façons de créer un devis :
• depuis la fiche du tiers, onglet CLIENT ou PROSPECT, puis bouton CRÉER UNE PROPOSITION
en dessous du tableau ;
• depuis le menu COMMERCIAL > PROPOSITIONS COMMERCIALES > NOUVELLE PROPOSITION.
L'intérêt de créer une proposition commerciale depuis la fiche d'un tiers réside dans la
reprise des informations le concernant, telles que les conditions et mode de règlement,
sous réserve que ces informations aient bien été enregistrées sur sa fiche lors de sa
création ou ajoutées en modification.
La création d'un devis depuis le lien de menu générique force à sélectionner le tiers et
toutes les informations qui seront nécessaires à l'édition du devis en bonne et due forme.

Figure 12.1 : Page de création d'une proposition commerciale
Tableau 12.1 : Champs de la page de création d'une proposition commerciale
La référence est le numéro d'identification du document. Tant

que la proposition commerciale n'est pas définitive et validée,
Réf elle reste au statut Brouillon sous la référence PROVXX. Une fois
validée, les documents commerciaux se voient attribuer un nu-
méro unique.
Cette mention apparaît dans l'en-tête du document. Elle peut
permettre une identification rapide de l'objet de la proposition
Réf. client commerciale.
Attention > La référence client des documents commerciaux n'a rien

à voir avec un éventuel code client.
Client Tiers destinataire de la proposition commerciale.
Interlocuteur au sein de l'entreprise destinataire de la proposi-
tion commerciale.
Contact par défaut
L'ajout d'un contact est facultatif, mais peut être intéressant pour
personnaliser le destinataire du document (voir Figure 12.2).
Un tiers peut se voir accorder une remise. Celle-ci doit être en-
Remise
registrée auparavant sur sa fiche ou provenir d'un avoir.

À la création d'une proposition commerciale est affichée la date

Date du jour. Vous pouvez modifier cette date en cliquant sur l'icône
calendrier ( ).
La durée de validité d'une proposition commerciale (15 jours
par défaut), tout comme l'affichage du compte bancaire destiné
Durée de validité
à recevoir le règlement, est un paramètre qui peut être modifié
dans la configuration du module Propositions commerciales.
Le champ est rempli par les informations présentes sur la fiche
Conditions de règlement du tiers.
Mode de règlement
Note > Les entrées des listes déroulantes peuvent être modifiées via
les dictionnaires de Dolibarr.
L'origine est une donnée facultative.
Origine
Le délai de livraison est une donnée facultative.
Délai de livraison
La date de livraison est une donnée facultative. Vous pouvez tou-
Date de livraison jours la modifier en saisissant la bonne date avec l'icône d'édi-
tion( ).
Le modèle par défaut est la trame du document PDF qui sera
Modèle par défaut généré. Le modèle natif contient toutes les informations néces-
saires à l'établissement d'un devis en bonne et due forme.
Figure 12.2 : En-tête de proposition commerciale avec ajout d'un contact

Figure 12.3 : Cadre destinataire de document sans contact
Une fois les informations saisies, terminez la procédure de création en cliquant sur le
bouton CRÉER BROUILLON.
Note > Déjà à cette étape, l'onglet PROSPECT (ou CLIENT) du tiers affiche la proposition commerciale en
cours de création dans les tableaux de statistiques :
12.2. Ajout de services à la proposition commerciale

Une fois enregistrée, la page affiche dans un premier tableau les informations enregis-
trées lors de l'étape de création. Si besoin, ces informations peuvent être modifiées avec
l'icône d'édition ( ).
Le deuxième tableau AJOUT NOUVELLE LIGNE va permettre d'enregistrer les services propo-
sés au client et de les afficher dans le corps de la proposition commerciale. Vous pouvez
ajouter un service en le sélectionnant dans la liste déroulante ou en tapant à la volée
une ligne libre de type service.
Note > Un formulaire de recherche peut être utilisé à la place d'une liste déroulante. Cette fonctionnalité
est activable dans la configuration du module Services.
Une fois un service sélectionné ou librement saisi, vous pouvez le compléter d'une des-
cription qui sera propre à la proposition commerciale et s'ajoutera, le cas échéant, à
celle déjà enregistrée. Terminez l'ajout en cliquant sur le bouton AJOUTER et répétez l'opé-
ration autant de fois que nécessaire.

Astuce > Un service peut être ajouté à une proposition commerciale au statut Brouillon depuis sa propre
fiche. Le tableau AJOUTER permet de sélectionner la proposition commerciale concernée et d'appliquer
une remise qui sera directement prise en compte sur cette dernière.
Une fois un service ajouté, vous pouvez en modifier le contenu (description, quantité,
prix, etc.) en cliquant sur l'icône d'édition de la ligne ( ).
Attention > Si un prix minimum a été défini pour un service sur sa fiche, il ne vous sera pas possible
de le proposer à un montant inférieur.
Génération du PDF de la proposition commerciale

La génération du document PDF est automatique à la création du brouillon de la pro-
position commerciale (le document est alors vide : il ne contient que les en-tête, pied
de page et cadre destinataire), puis à l'ajout de chaque nouvelle ligne de service et
enfin à la première validation de la proposition commerciale où celle-ci prend son
numéro d'ordre.
Le tableau FICHIERS JOINTS contient le dernier document généré. Si vous effectuez une
modification quelconque sans ajout de nouveau service, n'oubliez pas de générer à
nouveau le PDF pour qu'il la prenne en compte. Cliquez sur le bouton GÉNÉRER pour
actualiser le document :
Figure 12.4 : Tableau de génération de document
Note > Vous pouvez appliquer quelques paramétrages à vos PDF natifs.

Module additionnel : Ultimate PDF
Ultimate PDF permet de personnaliser vos documents PDF, et no-

tamment de leur appliquer votre propre charte graphique. Il pro-
pose de nombreux paramétrages.
Les fonctionnalités du module additionnel Ultimate PDF s'ap-

pliquent sur les documents des commandes, expéditions, fac-
tures, fiches d'intervention, projets, propositions commerciales,
commandes et factures fournisseurs.
Une description complète, détaillée et illustrée des fonctionnalités de ce module fi-

gure sur le wiki de Dolibarr.
tionnels.
12.3. Validation de la proposition commerciale

Une fois tous les services ajoutés à la proposition commerciale, vous pouvez la valider.
Une proposition commerciale validée ne signifie pas qu'elle n'est plus modifiable. Suite
à une négociation avec votre client, vous pourrez être amené à la modifier.
La validation de la proposition commerciale va lui attribuer son identifiant définitif.

Note > Par défaut, la numérotation des propositions commerciales est déterminée par le masque suivant :
• PR : PRoposition commerciale ;
• 15 : année de validation de la proposition commerciale ;
• 05 : mois de validation de la proposition commerciale ;
• XXXX : compteur séquentiel sans rupture et sans remise à 0.
La personnalisation du masque de numérotation est possible dans les paramétrages du module Propo-
sitions commerciales. Notez cependant que cette numérotation est globalement satisfaisante.
Astuce > Si une adresse e-mail est associée à votre utilisateur et que l'envoi d'e-mails est paramétré
dans Dolibarr, le bouton ENVOI PAR EMAIL permet l'envoi du document ajouté automatiquement en pièce
jointe. Vous pouvez saisir librement une adresse e-mail ou sélectionner dans la liste déroulante le contact

du tiers à qui adresser le document. Notez que l'objet et le contenu du message sont préremplis mais
modifiables et que la signature est celle enregistrée dans la fiche de l'utilisateur courant. Il vous est
possible de personnaliser le contenu par défaut en créant des modèles d'e-mails avec le dictionnaire de
modèles que vous sélectionnerez dans la liste déroulante.
Vous pouvez saisir plusieurs destinataires dans la zone de saisie libre en séparant les adresses e-mail
par des virgules.
12.4. Différents états de la proposition commerciale

Au fil de la vie de la proposition commerciale, elle connaîtra différents états :
• Brouillon : la proposition commerciale est en cours de création ou votre client vous

demande de faire un effort tarifaire. Vous entrez alors en modification de la pro-
position commerciale précédemment validée ;
• Validée (proposition ouverte) : vous pouvez transmettre la proposition commerciale
à votre client et le relancerez ;
• Non signée (fermée) : la proposition commerciale a atteint sa date de fin de validité
ou bien votre offre a été refusée par votre client. Décision ferme, définitive et sans
appel. Ceci dit, il vous sera toujours possible de réouvrir la proposition commerciale
pour la clôturer à nouveau au bon statut si votre client change d'avis ultérieurement
ou de la cloner pour un autre tiers ;
• Signée (à facturer) : votre client a accepté votre proposition commerciale. Dolibarr
vous proposera par la suite de créer, selon vos habitudes de travail, une commande
ou directement une facture depuis cette proposition commerciale ;
• Facturée : ce statut signifie que vous avez déjà édité une facture depuis cette pro-
position commerciale.

Note > Dans les tableaux de statistiques ou les listes de propositions commerciales, un code couleur
personnalisable correspond à chacun des états.
12.5. Vie de la proposition commerciale

Suite à négociation avec votre client, vous pouvez être amené à effectuer des modifi-
cations dans votre proposition commerciale alors que celle-ci est au statut Validée (pro-
position ouverte). Pour cela, cliquez sur le bouton MODIFIER. Vous retrouvez alors toutes
les options d'édition et de modification des services enregistrés et le tableau d'ajout de
nouveau service.
Attention > Suite à l'entrée en modification, votre proposition commerciale va repasser au statut Brouillon
tout en gardant le numéro qui lui a été attribué lors de sa validation. N'oubliez pas de valider à nouveau
votre proposition !
Astuce > Un paramétrage du module Propositions commerciales permet d'ajouter un texte de votre choix
en filigrane sur les PDF des propositions commerciales au statut Brouillon. C'est un moyen de vérification
que la proposition commerciale est bien au bon statut avant de passer aux étapes suivantes.
Vous pourrez ensuite procéder à la clôture de la proposition commerciale lorsque votre

client aura refusé votre proposition, donné son "bon pour accord" ou encore lorsque la
date de fin de validité aura été dépassée.
La clôture d'une proposition commerciale se fait avec le bouton CLÔTURER. Un tableau

vous demande alors de sélectionner le nouveau statut à attribuer à la proposition com-
merciale : SIGNÉE (À FACTURER) ou NON SIGNÉE (FERMÉE) :
Figure 12.5 : Tableau de clôture d'une proposition commerciale
Le champ NOTE vous permet d'enregistrer un commentaire facultatif. Par exemple, la date
et l'expéditeur de l'e-mail de bon pour accord ou encore une demande particulière de
la part du client. Cette note est privée, elle ne sera pas visible par le client, seulement
par les utilisateurs ayant accès à la proposition commerciale.
Si votre proposition commerciale est refusée par votre client, la procédure s'arrête à sa
clôture au statut Non signée. Par contre, si elle est clôturée au statut Signée (à facturer),

les boutons permettant de poursuivre la relation commerciale s'affichent. Vous pourrez

alors créer une commande ou directement une facture reprenant les informations de la
proposition commerciale.
Figure 12.6 : Options d'une proposition commerciale signée
12.6. Remarques et bonnes pratiques

• Le bouton CLONER permet de dupliquer les lignes de la proposition commerciale à
l'attention d'un autre tiers existant à sélectionner dans la liste déroulante.
• Lors de la création, nous avons vu l'option d'ajout d'un contact à la proposition com-
merciale, qui apparaîtra dans le cadre du destinataire. L'onglet CONTACTS/ADRESSES
de la fiche de la proposition commerciale permet d'ajouter un contact si cela n'a
pas été fait à la création, de modifier le contact attribué ou de le supprimer, en
utilisant le bouton AJOUTER ou l'icône ( ).
• L'onglet NOTE permet l'ajout de notes à l'étape de la proposition commerciale. Il
existe deux types de notes : les notes privées et les notes publiques.
Attention > Les notes privées (comme le commentaire à la clôture) sont internes à votre entreprise
et ne sont visibles que des utilisateurs habilités à voir la proposition commerciale tandis que les
notes publiques apparaissent sur les documents.
Figure 12.7 : Note publique sur une proposition commerciale

Cliquez sur l'icône d'édition ( ) pour rédiger votre note et enregistrez-la avec le
bouton MODIFIER.
• L'onglet FICHIERS JOINTS permet d'associer à la proposition commerciale un ou plu-
sieurs documents. Les documents téléchargés seront accessibles également depuis
l'onglet de module DOCUMENTS. Lors de l'ajout d'un fichier joint, Dolibarr vous pro-
pose de le renommer en adjoignant en préfixe à son nom l'identifiant de la pro-
position commerciale. Vous pouvez décocher l'option, mais elle est fort utile pour
vous y retrouver facilement dans vos documents.
• Le menu PROPOSITIONS COMMERCIALES > LISTES vous permet de retrouver toutes les pro-
positions commerciales créées, tandis que ses entrées les affichent selon leur statut :
Figure 12.8 : Listes des propositions commerciales par statut
Les listes de propositions commerciales proposent des champs de tri et de filtrage

permettant de retrouver facilement toutes les propositions faites à un tiers ou sur
une période donnée ou d'un certain statut. Ces filtres sont cumulables :
Figure 12.9 : Filtre des listes de propositions commerciales
Relancez vos clients efficacement

Un suivi efficace de l'avancement de vos dossiers passe par l'édition de la liste des
propositions commerciales ouvertes que vous filtrerez par date en sélectionnant le
mois selon la durée de validité que vous aurez définie pour vos propositions com-
merciales.

Vous pourrez alors utiliser les différents moyens de communication offerts par Doli-
barr : envoyer un e-mail à votre tiers, éditer un document personnalisé que vous mo-
difierez selon le contexte, ou l'inclure dans un e-mailing de rappel global.
12.7. Paramétrage du module Propositions

commerciales
du module Propositions commerciales :
Figure 12.10 : Écran de paramétrage du module Propositions commerciales
Les options vous permettent de configurer la durée de validité par défaut de vos propo-
sitions commerciales, d'ajouter une mention au-dessus de leur pied de page et d'ajouter
un filigrane pour distinguer celles encore au statut Brouillon lorsque vous générez un
PDF.

Note > La mention du compte bancaire sur les propositions commerciales est à paramétrer dans la
configuration du module Factures.
Module additionnel : Sous-Total
Pour organiser le contenu de vos documents et y ajouter des

titres, sous-titres, totaux et sous-totaux, vous pouvez recourir au mo-
dule Sous-Total (voir chapitre Structuration des documents com-
merciaux ).
Note > Retrouvez d'autres suggestions de modules additionnels au cha-

pitre Ajout de modules additionnels.

additionnel
Module
13
Structuration
des documents commerciaux
Selon la nature de vos prestations, la présentation des lignes de commandes ou de
factures telle que le propose Dolibarr par défaut ne vous conviendra peut-être pas. Le
module additionnel Sous-Total permet d'ajouter dans le corps de vos propositions com-
merciales, commandes et factures, des titres, sous-titres et sous-totaux en quelques clics.
Procédez à l'installation du module. Sous-Total ne nécessite pas de paramétrage parti-
culier.
Attention > Selon le navigateur que vous utilisez, vérifiez dans ses paramètres qu'il permette l'affichage de
fenêtres pop-up nécessaires à la saisie des libellés et à la validation des titres et sous-titres du module
Sous-Total.
13.1. Ajout de titres et sous-titres dans un document

Depuis la fiche d'un document, que ce soit une proposition commerciale, commande ou
facture, utilisez les boutons d'ajout des éléments en fonction de l'organisation souhaitée
du contenu de votre document :
Figure 13.1 : Boutons d'ajout des titres et totaux
La page affiche alors une fenêtre permettant de remplacer le libellé proposé Titre du
groupement par votre propre titre :
Figure 13.2 : Ouverture d'une fenêtre d'ajout d'un titre

Saisissez votre titre et cliquez sur le bouton AJOUTER. Le corps de votre document va
s'enrichir des titres et sous-titres que vous enregistrez :
Figure 13.3 : Positionnement de titres dans un document
Suivez la même procédure autant de fois que nécessaire pour les titres et sous-titres, de
même que pour les totaux et sous-totaux. Vous obtiendrez :
Figure 13.4 : Titres et sous-totaux ajoutés dans un document
Vous pouvez modifier les libellés et supprimer les éléments ajoutés avec les icônes
et en bout de ligne.
Astuce > Si vous ajoutez des titres, sous-titres, totaux et sous-totaux après avoir ajouté des lignes de
services à vos documents, vous pouvez les déplacer à l'aide de l'icône en bout de ligne du tableau de
description : !
Attention > En cas de déplacement des totaux et sous-totaux, il peut être nécessaire de rafraîchir la page
de votre navigateur pour actualiser leurs montants.
Note > Les titres, sous-titres, totaux et sous-totaux que vous inclurez dans une proposition commerciale
seront repris dans les commandes et factures issues de cette même proposition commerciale.

13.2. Option de génération des documents

Sans action de votre part, le document généré affichera les éléments que vous aurez
ajoutés et les données des services :
Figure 13.5 : Document généré avec titres et sous-titres
Le module Sous-Total ajoute au tableau de génération du document l'option CACHER LE

PRIX DES LIGNES DES ENSEMBLES.
Figure 13.6 : Option d'affichage du détail des lignes sur le PDF
En cochant l'option, seuls les sous-totaux et totaux seront affichés.
Figure 13.7 : Affichage du détail des lignes désactivé


Module additionnel : Milestone-Jalon
Ce module permet d'associer/grouper des produits/services à un

jalon et d'afficher le sous-total. Les jalons sont créés par l'utilisateur,
puis sélectionnés dans une liste déroulante pour y classer chaque
nouveau service ajouté au document. Il est possible d'ajouter des
lignes de commentaires sans détails (TVA, prix, etc.), ainsi que de
forcer des sauts de pages dans les propositions commerciales, com-
mandes et factures clients. Vous disposez de différentes options pour
la génération du document : Cacher le détail des produits/services
associés aux jalons, Cacher la description des produits/services as-
sociés aux jalons ou encore Cacher le montant des jalons.

14
Commandes
Dans Dolibarr, l'utilisation des commandes est facultative. Cependant, elle peut s'avérer
un moyen d'entériner un processus commercial avec vos clients. En outre, si votre activité
repose sur les interventions que vous réalisez chez vos clients, l'utilisation du module
Commande vous permettra d'éditer ces interventions directement depuis les fiches com-
mandes, elles-mêmes issues des propositions commerciales, et ainsi d'économiser des
clics et du temps en récupérant les données plutôt que de les ressaisir.
14.1. Création
Une commande peut être créée depuis le menu COMMERCIAL > COMMANDES CLIENTS > NOU-
VELLE COMMANDE ou depuis la fiche d'une proposition commerciale en utilisant le bouton
CRÉER COMMANDE.
Figure 14.1 : Création d'une commande depuis une proposition commerciale

L'intérêt de créer une commande depuis la fiche d'une proposition commerciale réside
dans la copie des informations qu'elle contient. La création d'une commande depuis le
menu générique oblige à sélectionner le tiers et à ressaisir toutes les informations qu'elle
devra contenir.
Comme vous pouvez le voir sur la Figure 14.1, toutes les informations enregistrées lors de
la création de la proposition commerciale et les services qu'elle contient ont été repris à
l'exception de la référence client. En plus de ces informations apparaissent le numéro de
la proposition commerciale source et les montants. Le récapitulatif des services proposés
au client apparaît dans le tableau en bas de page. Terminez la création de la commande
en cliquant sur le bouton CRÉER BROUILLON.
14.2. Ajout des services dans la commande

Une fois le brouillon créé, la page affiche dans un premier tableau les informations
enregistrées lors de l'étape de création de la commande ou celles reprises depuis la
proposition commerciale source. Si besoin, ces informations peuvent être modifiées avec
l'icône d'édition ( ).
Le deuxième tableau AJOUT NOUVELLE LIGNE va permettre d'ajouter à la commande des
services qui n'étaient pas présents dans la proposition commerciale. L'enregistrement de
services dans le corps de la commande suit la même procédure que celle utilisée pour
l'ajout de services dans les proposition commerciales.
Astuce > De même que pour les propositions commerciales, un service peut être ajouté à une commande
au statut Brouillon depuis sa propre fiche. Le tableau AJOUTER permet de sélectionner la commande
concernée et d'appliquer une remise qui sera directement prise en compte sur la commande.
Génération du PDF de la commande

La génération du document PDF est automatique à la création du brouillon de la
commande, puis à l'ajout de chaque nouvelle ligne de service, et enfin à la première
validation de la commande où celle-ci prend son numéro d'ordre.

Note >
• Vous pouvez appliquer quelques paramétrages à vos PDF natifs.

• Les fonctionnalités du module additionnel Ultimate PDF s'appliquent sur les documents des
commandes, expéditions, factures, fiches d'intervention, projets, propositions commerciales,
commandes et factures fournisseurs.
• Pour organiser le contenu de vos documents et y ajouter des titres, sous-titres, totaux et
sous-totaux, vous pouvez recourir au module Sous-Total (voir chapitre Structuration des docu-
ments commerciaux ).
14.3. Validation de la commande

Une fois tous les services ajoutés à la commande, vous pouvez la valider. Une com-
mande validée ne signifie pas qu'elle n'est plus modifiable. Si besoin, vous pouvez ef-
fectuer des modifications sur cette commande.
Attention > Suite à l'entrée en modification, votre commande va repasser au statut Brouillon tout en
gardant le numéro qui lui a été attribué lors de sa validation. N'oubliez pas de valider à nouveau votre
proposition !
Astuce > Un paramétrage du module Commande permet d'ajouter un texte de votre choix en filigrane
sur les PDF des commandes au statut Brouillon. L'enregistrement de ces préférences se fait sur le même
principe que pour les propositions commerciales. C'est un moyen de s'assurer que la commande est bien
au bon statut avant de passer aux étapes suivantes.
La validation de la commande va lui attribuer son identifiant définitif.

Note > Par défaut, la numérotation des commandes est déterminée par le masque suivant :
• CO : COmmande ;
• 15 : année de validation de la commande ;
• 06 : mois de validation de la commande ;
La personnalisation du masque de numérotation est possible dans les paramétrages du module Com-
mande. Notez cependant que cette numérotation est globalement satisfaisante.

par des virgules.
14.4. Vie de la commande

Une fois la commande validée, les boutons permettant de poursuivre la relation com-
merciale s'affichent. Vous pourrez alors créer une intervention ou directement une fac-
ture reprenant les informations de la commande :
Figure 14.3 : Boutons des options possibles pour une commande validée
Astuce > Vous pouvez facturer en une fois plusieurs commandes signées par le même tiers en passant
par le menu COMPTA/TRÉSO > COMMANDES FACTURABLES.


• Le bouton CLONER permet de dupliquer les lignes de la commande à l'attention d'un
autre tiers existant à sélectionner dans la liste déroulante.
• Vous pouvez associer un contact à une commande au moment de sa création ou, si
celle-ci est déjà créée, depuis l'onglet CONTACTS/ADRESSES. Si le contact est différent
de celui à qui était adressée la proposition commerciale source, vous pouvez de-
puis cet onglet également le modifier (bouton AJOUTER) ou le supprimer (icône ).
• L'onglet NOTE permet l'ajout de note depuis l'étape de création de la commande ou
de la proposition commerciale source. Il existe deux types de notes : les notes pri-
vées et les notes publiques à la manière des notes des propositions commerciales.
• L'onglet FICHIERS JOINTS permet d'associer un ou plusieurs documents et pages in-
ternet à la commande, par exemple, le document validé par votre client. Lors de
l'ajout d'un fichier joint, Dolibarr vous propose de le renommer en ajoutant l'identi-
fiant de la commande en préfixe de son nom. Vous pouvez décocher l'option, mais
elle est fort utile pour vous retrouver facilement dans vos documents.
• Le menu latéral COMMANDES CLIENTS > LISTES vous permet de retrouver toutes les com-
mandes créées, tandis que ses sous-menus les affichent selon leur statut :
Figure 14.4 : Liste des commandes par statut
Note > Le statut Livré est présent dans la liste. Il est utile pour les commandes de produits, mais
n'a aucun sens pour la gestion de services.
Comme pour les propositions commerciales, les listes de commandes proposent

des champs de tri et de filtrage permettant de n'afficher que celles ayant un statut
donné par tiers ou créées sur une période particulière par exemple. Ces filtres sont
cumulables.

15
Facturation
Dolibarr permet l'édition de différents types de factures :
Les factures standards

Ce sont les factures traditionnelles aussi appelées factures de doit.
Les factures d'acompte

Elles doivent être utilisées lorsque vous recevez un acompte (règlement partiel)
avant d'avoir édité une facture standard. Celle-ci n'existant pas encore, vous ne
pouvez pas saisir de règlement. La facture d'acompte, une fois soldée, sera trans-
formée en réduction future et viendra en déduction du montant total de la facture
standard définitive.
Attention > On entend parfois qu'une facture d'acompte peut ne pas comprendre de TVA. En réali-
té, cela dépend de l'activité de l'entreprise. Dans le cas d'une activité de prestations de services
(contrairement à la vente de marchandises ou au secteur du bâtiment), la TVA est due à l'encais-
sement. Une facture d'acompte doit donc faire mention de la TVA applicable au service facturé.
Les factures de remplacement

Elles servent à annuler et remplacer complètement une facture existante à condition
qu'aucun paiement n'ait encore été enregistré. La facture initiale est alors ôtée des
factures impayées et du chiffre d'affaires et classée au statut Abandonnée. La fac-
ture de remplacement fait mention du remplacement.
Les factures d'avoir

Ce sont des factures négatives destinées à compenser l'écart entre le montant de
la facture et le règlement perçu.

Comme les autres documents commerciaux, la facture passe par plusieurs statuts :
• Brouillon : la création de la facture ou la modification de son contenu est en cours ;

• Validée : la facture est définitive, elle peut être envoyée au client ;
• Impayée : la facture est en attente de règlement ;
• Règlement commencé : vous n'avez reçu qu'un règlement partiel, qu'il ait été prévu
ou non. La facture continue d'apparaître dans la liste des factures impayées jusqu'à
être soldée ;
• Payée : la facture est soldée ;
• Abandonnée : vous avez abandonnée la facture car vous savez que vous n'en
recevrez jamais le règlement ou, suite à une erreur sur cette facture, vous avez
émis une facture de remplacement : le changement de statut est automatique. Une
facture abandonnée n'apparaît plus dans la liste des impayées ni dans le chiffre
d'affaires ;
Attention > Selon les raisons de l'abandon, il peut être préférable pour votre comptabilité, d'établir
une facture d'avoir pour annuler une facture.
• Traitée : ce statut est utilisé par les factures d'acompte et d'avoir pour signifier
qu'elles ont été soldées par la consommation de l'avoir ou de l'acompte.
Le statut Traitée des factures d'acompte et d'avoir fait partie du statut Payée.
Note > Dans les tableaux de statistiques et les listes de factures, un code couleur personnalisable cor-
respond à chacun des statuts.
15.1. Création
Selon son type, une facture peut être créée de plusieurs façons.
Cas des factures standards

Les factures standards peuvent être créées depuis :
• le menu COMPTA/TRÉSO > FACTURE CLIENT > NOUVELLE FACTURE ;

• la fiche d'un tiers ;
• une proposition commerciale ;
• une commande ;

• une intervention ;
• un contrat.
Dans les cinq derniers cas, avec le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR de l'onglet CLIENT et
depuis la fiche d'un contrat.
L'intérêt de créer une facture depuis un élément source, que ce soit une proposition
commerciale, une commande ou une intervention est la reprise des informations qu'il
contient. Dans le cas d'une création directe, vous devrez sélectionner le tiers, choisir les
conditions et mode de règlement et ajouter les services au corps de la facture... Autant
de temps et de clics que vous pouvez économiser !
Attention > Si, par exemple, vous éditez une facture directement, par le menu FACTURE CLIENT > NOUVELLE
FACTURE au lieu de passer par la commande, celle-ci ne sera pas liée à la facture. Il vous faudra aller
sur la fiche commande et la classer manuellement au statut Facturée. De même pour les propositions
commerciales ou les interventions. Encore autant de temps et de clics que vous pouvez économiser !
Après avoir cliqué sur le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR, la page de création de la facture
s'affiche :
Figure 15.1 : Page de création d'une facture client depuis une commande

Par défaut est cochée la case FACTURE STANDARD. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner le
type de facture, saisir la date de la facture et sélectionner le compte bancaire destiné à
recevoir le règlement avant de cliquer sur le bouton CRÉER BROUILLON.
Cas des factures d'acompte

Rappelons que les factures d'acompte sont sensées être établies en cas de perception
d'un règlement partiel avant l'établissement d'une facture définitive. L'enregistrement du
règlement d'une facture d'acompte est donc enregistré immédiatement suite à sa création
et sa validation.
Note > L'intérêt des factures d'acompte réside dans leur transformation en réduction future qui sera
indiquée sur la facture définitive. Si l'acompte n'est pas réglé en totalité et donc si la facture d'acompte
n'est pas soldée, la transformation ne sera pas possible et vous ne pourrez pas faire mention de l'acompte
dans le corps de la facture définitive avec une ligne de déduction.
Les factures d'acompte peuvent être créées depuis :
• le menu COMPTA/TRÉSO > FACTURE CLIENT > NOUVELLE FACTURE ;

• la fiche d'un tiers avec le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR de l'onglet CLIENT ;
• une commande avec le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR.
Note > Une facture d'acompte ne peut pas être émise depuis la fiche d'une intervention. Dans ce cas,
établissez directement une facture standard. Saisissez le règlement reçu et envoyez au client la facture :
le solde à payer sera mentionné.
Après avoir cliqué sur le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR, la page de création de la facture
s'affiche :

Figure 15.2 : Création d'une facture d'acompte depuis une commande
Par défaut est cochée la case FACTURE STANDARD, cochez la case FACTURE D'ACOMPTE, sai-
sissez la date de la facture et choisissez le compte bancaire destiné à recevoir le règle-
ment avant de cliquer sur le bouton CRÉER BROUILLON.
Selon l'accord avec votre client, sélectionnez dans la liste déroulante MONTANT FIXE ou
REMISE VARIABLE (%TOT.) et le pourcentage perçu. Le corps de la facture d'acompte contien-
dra alors le montant indiqué ou calculé dans une ligne de la facture avec la désignation
ACOMPTE :
Figure 15.3 : Ajout de l'acompte dans les lignes de la facture

15.2. Ajout de services dans la facture standard ou

d'acompte
Une fois la facture standard ou d'acompte enregistrée, sa page affiche dans un pre-
mier tableau les informations reprises depuis le document source ou enregistrées lors
de l'étape de création. Si besoin, ces informations peuvent être modifiées avec l'icône
d'édition ( ).
Le deuxième tableau AJOUT NOUVELLE LIGNE permet d'ajouter d'autres services à facturer
en les sélectionnant dans la liste déroulante ou en tapant à la volée une ligne libre de
type service. Vous pouvez ensuite les compléter d'une description qui sera propre à la
facture et s'ajoutera, le cas échéant, à celle déjà enregistrée. Terminez l'ajout en cliquant
sur le bouton AJOUTER et répétez l'opération autant de fois que nécessaire.
Astuce > Comme pour les propositions commerciales ou commandes, un service peut être ajouté à une
facture au statut Brouillon depuis sa propre fiche. Le tableau AJOUTER permet de sélectionner la facture
concernée et d'appliquer une remise qui sera directement prise en compte sur cette dernière.
Une fois un service ajouté, vous pouvez en modifier le contenu (description, quantité,
prix, etc.) en cliquant sur l'icône d'édition de la ligne ( ).
Attention > Si un prix minimum a été défini pour un service sur sa fiche, il ne vous sera pas possible
de le facturer à un montant inférieur.
Module additionnel : Sous-Total
Pour organiser le contenu de vos documents et y ajouter des

titres, sous-titres, totaux et sous-totaux, vous pouvez recourir au mo-
dule Sous-Total (voir chapitre Structuration des documents com-
merciaux ).


15.3. Validation d'une facture

Une fois tous les services repris d'un document source ou ajoutés à la facture, vous
pouvez la valider.
Astuce > Comme pour les propositions commerciales, vous pouvez paramétrer le module Facture pour
qu'un texte de votre choix apparaisse en filigrane sur les PDF des factures au statut Brouillon. C'est un
moyen de vérification qu'une facture est bien au bon statut avant de passer aux étapes suivantes. Le
paramétrage à appliquer est le même que pour le module Propositions commerciales.
Attention > Rappelez-vous qu'une facture validée et transmise à votre client ou en comptabilité est
légalement un document non modifiable.
La validation de la facture va lui attribuer son identifiant définitif.

Note > Par défaut, la numérotation des factures est déterminée par le masque suivant :
• FA : FActure ;
• 15 : année de validation de la facture ;
• 05 : mois de validation de la facture ;
La personnalisation du masque de numérotation est possible dans les paramétrages du module factures.
Notez cependant que cette numérotation est globalement satisfaisante.
Génération du PDF de la facture

La génération du document PDF est automatique à la création du brouillon de la
facture (le document est alors vide : il ne contient que les en-tête et pied-de-page et
cadre destinataire), puis à l'ajout de chaque nouvelle ligne de service ainsi qu'à la
première validation de la facture où celle-ci prend son numéro d'ordre et, enfin, à la
saisie du premier règlement : le PDF de la facture affiche alors la liste des règlements
reçus.

Note >
• Vous pouvez appliquer quelques paramétrages à vos PDF natifs.

• Ultimate PDF permet de personnaliser vos documents PDF, et notamment de leur appliquer votre
propre charte graphique. Il propose de nombreux paramétrages.
par des virgules.
Facturation de commandes en masse

Vous pouvez gagner du temps en facturant en une seule fois plusieurs commandes
d'un tiers. Pour cela, affichez à l'aide du menu COMPTA/TRÉSO > COMMANDES FACTURA-
BLES la liste de toutes les commandes validées. Cliquez sur le tiers pour ouvrir sa fiche,
puis sur le bouton FACTURER COMMANDES de son onglet CLIENT pour ouvrir une page de
sélection de ses commandes facturables :
Figure 15.5 : Liste des commandes facturables pour un tiers
À partir de cet écran, vous n'avez plus qu'à sélectionner les commandes que vous
voulez facturer en cochant leur case en bout de ligne. La liste des commandes factu-
rées apparaîtra en note publique sur la facture et les services présents dans les com-
mandes reportés dans le contenu de la facture. Il vous est toujours possible d'ajouter
à cette facture d'autres services qui n'ont pas fait l'objet d'une commande.

Figure 15.6 : Facturation de plusieurs commandes


Comme pour les propositions commerciales, les commandes ou les interventions, les
onglets sur la fiche facture vous permettent :
• d'ajouter, modifier ou supprimer le contact associé (onglet CONTACTS/ADRESSES) ;

• d'ajouter, modifier ou supprimer des notes privées ou publiques (onglet NOTE) ;
Attention > Les notes privées sont internes à votre société et ne sont visibles que des utilisateurs
habilités à voir la facture tandis que les notes publiques apparaissent sur les documents.
• d'associer des documents à l'intervention (onglet FICHIERS JOINTS). Lors de l'ajout
d'un fichier joint, Dolibarr vous propose de le renommer en ajoutant l'identifiant de
la facture en préfixe de son nom. Vous pouvez décocher l'option, mais elle est fort
utile pour vous retrouver facilement dans vos documents.
De même, le sous-menu FACTURES CLIENTS/LISTES vous donne accès à la liste de toutes les
factures créées quel que soit leur statut. Vous pouvez aussi n'afficher que la liste des
factures d'un statut donné en sélectionnant directement l'une de ses entrées.
Figure 15.7 : Accès aux listes de factures par type
Les listes de factures proposent des champs de tri et de filtrage permettant de retrouver
facilement toutes les factures d'un tiers ou sur une période donnée ou d'un certain statut.
Ces filtres sont cumulables.
Les factures modèles

Si vous facturez régulièrement le même service au même client, pensez à enregistrer
votre facture en tant que modèle. Cet enregistrement doit se faire avant la valida-
tion d'une facture avec le bouton CONVERTIR EN FACTURE MODÈLE. Une facture modèle
reprend le contenu d'une facture en cours de création que vous pourrez récupérer
depuis le sous-menu LISTE DES FACTURES MODÈLES pour créer rapidement une nouvelle
facture au même client avec le même contenu.

Note > Les factures modèles diffèrent de l'option de clonage par l'association des informations reprises
et du tiers associé : une facture modèle reprend un contenu associé à un tiers, tandis qu'un clone ne
reprend qu'un contenu que vous pourrez associer à un autre tiers.
15.5. Paramétrage des mentions à afficher sur vos

factures
La page de configuration du module Factures vous permet d'ajouter des mentions com-
plémentaires sur vos factures. Vous y accédez depuis la liste des modules en cliquant
sur l'icône de configuration ( ) située au bout de la ligne du module Factures :
Figure 15.8 : Page de configuration du module Factures
Le tableau MODE DE PAIEMENT SUGGÉRÉ PAR DÉFAUT SI NON DÉFINI AU NIVEAU DE LA FACTURE vous
permet de sélectionner l'affichage des comptes bancaires que vous souhaitez sur vos
factures. Ce paramétrage s'appliquera aussi sur les propositions commerciales.
Vous pouvez donc activer l'option d'afficher vos coordonnées bancaires pour recevoir
un règlement par virement et/ou indiquer l'adresse d'envoi d'un règlement par chèque
en sélectionnant les entrées appropriées dans les listes déroulantes.
Le tableau AUTRES vous offre la possibilité d'enregistrer une mention complémentaire sur
vos factures. Cette mention sera affichée au-dessus du pied de page. De même, vous
pourrez choisir le filigrane à afficher sur les PDF générés au statut Brouillon permettant
leur identification rapide. Ces paramètres peuvent s'appliquer de la même manière sur
les propositions commerciales, les commandes et les fiches d'intervention depuis les pa-
ramétrages de leur module respectif.

Figure 15.9 : Affichage d'une mention complémentaire sur les factures
Astuce > L'espace alloué nativement à la mention complémentaire est de un centimètre. Vous pouvez
modifier cette valeur par défaut par l'activation d'une constante.
La ligne de paramétrage ACTIVER LA FONCTIONNALITÉ DE REMPLISSAGE AUTOMATIQUE DES LIGNES

DE PAIEMENT SUR LE FORMULAIRE DE PAIEMENT permet l'affichage sur le PDF des règlements
successifs d'une facture. Cette fonctionnalité est activée par défaut :
Figure 15.10 : Affichage des règlements successifs sur les factures
15.6. Enregistrer un règlement

Les règlements des factures standards et des factures d'avoir suivent la même procédure.
Règlement de factures
Pour enregistrer le règlement d'une facture, allez sur sa fiche et cliquez sur le bouton
ÉMETTRE RÈGLEMENT. La page d'enregistrement s'affiche :

Il vous reste à saisir la date de réception du règlement, le mode de règlement s'il est dif-
férent de celui indiqué sur le document source, les références du chèque ou du virement
le cas échéant et le compte à créditer. Vous pouvez aussi enregistrer un commentaire.
Dans le second tableau intitulé FACTURES, vous trouverez la liste de toutes les factures
impayées du tiers. Saisissez dans le champ MONTANT RÈGLEMENT le montant reçu. En cas
de règlement simultané de plusieurs factures, le total des factures réglées est calculé et
apparaît sous les champs de saisie du règlement, sur la ligne TOTAL TTC. Ce montant doit
être égal au montant reçu de votre client. Sinon, reportez-vous à la section de correction
des erreurs.
Astuce > La flèche à gauche du champ MONTANT RÈGLEMENT permet de remplir automatiquement le champ
du montant de la facture correspondante. Cette fonctionnalité s'active depuis la page de configuration
du module Facture avec la ligne ACTIVER LA FONCTIONNALITÉ DE REMPLISSAGE AUTOMATIQUE DES LIGNES DE
PAIEMENT SUR LE FORMULAIRE DE PAIEMENT.
Une fois le règlement saisi, cliquez sur le bouton PAYER en laissant la case de la remarque
sur le statut des factures cochée : cela vous évitera d'avoir à revenir sur chaque facture
pour les classer au bon statut.
Confirmez la réception du règlement dans la fenêtre qui s'ouvre. L'enregistrement du

règlement est terminé. Nous verrons plus tard qu'il a été transformé automatiquement
en écriture bancaire sur le compte en banque. La facture est maintenant au statut Payée.
Si vous revenez sur la fiche facture, le tableau de règlement contient les informations
enregistrées :
Figure 15.11 : Tableau de règlement d'une facture

Le tableau affiche les dates de règlement. Les liens en gras permettent d'accéder à la
fiche du règlement et au compte bancaire.
Générer un rapport mensuel des règlements

Le sous-menu COMPTA/TRÉSO > FACTURES CLIENTS > RÈGLEMENT > RAPPORT vous permet de
générer par mois un rapport dynamique des règlements de vos factures. Sélectionnez
dans les listes déroulantes l'année et le mois, cliquez pour télécharger le document
généré. Les rapports de règlements successivement générés sont stockés sur cette
même page.
Figure 15.12 : Rapport mensuel de règlements
Les prélèvements bancaires (SEPA)

Le règlement de vos factures clients par prélèvement automatique nécessite d'abord
l'enregistrement d'un compte bancaire sur les fiches de vos clients. Pour cela, activez le
mode Édition du champ COMPTE BANCAIRE de l'onglet CLIENT d'une fiche client en cliquant
sur l'icône ( ).
La page qui s'ouvrira vous permettra d'enregistrer les coordonnées bancaires du tiers.

Figure 15.13 : Page d'enregistrement des coordonnées bancaires d'un client
Note > Si vous utilisez les prélèvements SEPA pour l'encaissement de vos factures clients, rapprochez-vous
de votre établissement. Il sera en mesure de vous donner des informations complémentaires nécessaires
au paramétrage du module.
À la validation d'une facture dont le règlement est prévu par prélèvement, rendez-vous
sur l'onglet PRÉLÈVEMENT de la fiche de la facture et cliquez sur le bouton FAIRE UNE DEMANDE
DE PRÉLÈVEMENT.
Figure 15.14 : Page d'enregistrement d'une demande de prélèvement

Un tableau affichera alors le statut de la demande :
Figure 15.15 : Demande de prélèvement effectuée
La liste des factures en attente de prélèvement est accessible depuis le sous-menu

BANQUE/CAISSE > PRÉLÈVEMENT > NOUVEAU BON DE PRÉLÈVEMENT.
Figure 15.16 : Liste des demandes de prélèvement
Le bouton PRÉLEVER TOUT permet de générer un bon de prélèvement au format XML, que
vous pourrez transmettre à votre banque :
Figure 15.17 : Liste des bons de prélèvement
Pour éditer et pouvoir transmettre à votre banque le bon de prélèvement, affichez la

liste des bons de prélèvements à l'aide du menu BANQUE/CAISSE > PRÉLÈVEMENTS > BON
DE PRÉLÈVEMENT et cliquez sur le bon de prélèvement concerné. Sa fiche s'ouvre ; vous
pouvez maintenant éditer le fichier XML et passer le bon de prélèvement au statut FICHIER
ENVOYÉ avec le bouton dédié, en indiquant une date et un moyen de transmission.

Figure 15.18 : Fiche d'un bon de prélèvement
Quand le règlement aura été crédité sur votre compte, vous reviendrez sur la fiche du
prélèvement pour cliquer sur le bouton CLASSER CRÉDITÉ. L'écriture bancaire sera alors
automatiquement créée et vos factures classées au statut Payée.
En cas de rejet de prélèvement, parcourez les lignes de la fiche du bon de prélèvement.
Vous y trouverez la liste des montants présents. Cliquez sur celui qui a été rejeté, puis
sur le bouton ÉMETTRE UN REJET.
Modifiez la date du rejet si besoin, sélectionnez dans la liste déroulante le motif du rejet
et cliquez sur le bouton CONFIRMER.
Figure 15.19 : Saisie d'un rejet de prélèvement
Votre facture fera mention du prélèvement et de son rejet dans le tableau de ses règle-
ments. Vous pourrez présenter de nouveau la demande de prélèvement à votre établis-
sement bancaire en créant un nouveau prélèvement.
Figure 15.20 : Mention du rejet de prélèvement dans les règlements des factures

L'onglet PRÉLÈVEMENT de la fiche de la facture inclura dans sa liste le prélèvement précé-

demment effectué :
Figure 15.21 : Historique des demandes de prélèvement
et le détail du rejet précédent :
Figure 15.22 : Historique des lignes de prélèvement rejeté
Paramétrage du module Prélèvement

Dans la liste des modules, cliquez sur l'icône de modification ( ) au bout de la ligne
du module Prélèvement :
La plupart des champs sont faciles à remplir. Pour les champs techniques, rappro-
chez-vous de votre établissement bancaire afin d'obtenir vos codes personnels : ICS,
RUM, etc. Une fois vos paramètres enregistrés et un fichier XML de bon de prélèvement
édité, vous pouvez en tester le fonctionnement.
Les bordereaux de remise de chèques

Si vous encaissez des règlements par chèque, Dolibarr vous propose de créer des bor-
dereaux de remises de chèques.
Attention > Dans les écritures bancaires, un règlement de factures d'un client correspond à une ligne
d'écriture bancaire. Si vous encaissez plusieurs règlements par chèque, il n'y aura pas dans vos écritures
une ligne par bordereau de remise de chèques mais autant de lignes que de règlements

Dans le cas d'un règlement par chèque avec utilisation de la fonctionnalité des borde-
reaux de remise, chacun des règlements fera mention du bordereau sur lequel il figure.
Cela facilitera le rapprochement avec les bordereaux issus de votre banque à la remise
effective des chèques.
Vous pouvez créer un bordereau depuis :
• le TABLEAU DE BORD DE TRAVAIL situé en page d'accueil ;

• le menu BANQUE/CAISSE > REMISES DE CHÈQUE/NOUVEAU DÉPÔT.
Figure 15.23 : Page de création d'une remise de chèques
Saisissez la date et la banque, cochez les chèques que vous voulez remettre sur un
même bordereau et cliquez sur le bouton CRÉER BORDEREAU DE DÉPÔT. Une nouvelle page
vous permet de saisir votre RÉFÉRENCE. Il s'agit du numéro de votre bordereau. Il ne vous
reste plus qu'à valider.
Figure 15.24 : Page d'enregistrement de la référence d'un bordereau de remise de

chèques

Solder une facture d'acompte en réduction future

Le règlement d'une facture d'acompte suit la même procédure que le règlement d'une
facture standard. Une étape supplémentaire permettra d'inclure l'acompte réglé dans
les réductions qui seront accordées au client à l'avenir.
Pour ce faire, une fois la facture réglée, cliquez sur le bouton CONVERTIR EN RÉDUCTION
FUTURE. Un message de confirmation s'affiche expliquant le stockage de l'information en
vue de son utilisation future.
Astuce > Les réductions futures d'un client peuvent être retrouvées depuis l'onglet CLIENT de sa fiche, sur
les lignes REMISE RELATIVE ou REMISE FIXE. Le règlement d'un acompte est automatiquement ajouté aux
remises fixes d'un client.
Remises d'un client

Sur la page des remises d'un client, vous pouvez lui accorder des remises en valeur
(remise fixe) ou en pourcentage (remise relative). Une remise fixe peut être scindée
en deux plus petites avec l'icône de scission ( ) :
Figure 15.25 : Page de scission d'un acompte (remise fixe)
Vous pouvez supprimer une remise fixe avec l'icône , tandis qu'il vous faudra enre-
gistrer une nouvelle remise relative à 0 pour annuler la précédente.
Vous trouverez également sur cette page l'historique de consommation des
acomptes :
Figure 15.26 : Historique des remises accordées à un tiers

Consommation de l'acompte ou de l'avoir

À la création d'une nouvelle facture au client ayant réglé un acompte ou bénéficiant
d'un avoir, une ligne rappelle l'existence de ceux-ci et vous propose de les déduire du
montant de cette facture.
Figure 15.27 : Rappel de l'existence d'un acompte, avoir ou remise sur la fiche

facture
Sélectionnez l'acompte ou l'avoir dans la liste déroulante, cliquez sur le bouton APPLI-
QUER. Il apparaîtra dans le corps de la facture en déduction des autres lignes :
Figure 15.28 : Mention de l'acompte ou remise dans les lignes de la facture
15.7. Cas des factures de remplacement et d'avoir

Une facture de remplacement annule et remplace une autre facture suite à une erreur de
contenu alors qu'un avoir corrige une facture suite à une erreur de règlement. Selon votre
erreur, choisissez la bonne source en pensant aux liaisons que vous pourrez retrouver
dans Dolibarr. Par exemple, vous vous êtes trompé en facturant une intervention ? Créez
alors la facture de remplacement depuis l'intervention !
Facture de remplacement
Les factures de remplacement peuvent être créées depuis :
• la fiche d'un tiers dans l'onglet CLIENT ;


• une commande ;
• une intervention ;
avec le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR.

Sur le formulaire de création, choisissez comme type de facture FACTURE DE REMPLACEMENT
et dans la liste déroulante sélectionnez la facture à remplacer puis cliquez sur CRÉER
BROUILLON. Reprenez le remplissage du corps de la facture comme une facture standard.
La fiche facture fait mention du remplacement :
Figure 15.29 : Mention du remplacement d'une facture sur la fiche facture
De même que le document généré au format PDF :
Figure 15.30 : Mention du remplacement d'une facture sur son PDF
Note > La validation d'une facture de remplacement classe automatiquement la facture remplacée au
statut ABANDONNÉE et l'exclut donc du chiffre d'affaires et des factures impayées.
L'enregistrement du règlement d'une facture de remplacement est identique à celui d'une

facture standard.
Facture d'avoir
Les factures d'avoir peuvent être créées depuis l'onglet CLIENT de la fiche d'un tiers à l'aide
du bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR. Sur le formulaire de création, choisissez comme type
de facture FACTURE D'AVOIR et dans la liste déroulante sélectionnez la facture à corriger.
S'affiche alors deux options de traitement possible : CRÉER L'AVOIR AVEC LES MÊME LIGNES QUE

LA FACTURES DONT IL EST ISSU ou CRÉER L'AVOIR AVEC LE MONTANT RESTANT À PAYER DE LA FACTURE
DONT IL EST ISSU.
Figure 15.31 : Page de création d'une facture d'avoir
La première option reporte en négatif sur la facture d'avoir les lignes de la facture initiale.
La seconde option indique sur la ligne de la facture la mention AVOIR SUR LE RESTE À PAYER.
Terminez la création de l'avoir en cliquant sur CRÉER BROUILLON. Reprenez si nécessaire
le remplissage du corps de la facture comme avec une facture standard, ligne par ligne
pour arriver au montant désiré. La fiche facture fournit la référence de la facture corrigée
par l'avoir :
Figure 15.32 : Indication de la facture corrigée par la facture d'avoir sur sa fiche
De même que le document généré au format PDF :
Figure 15.33 : Mention de l'avoir sur le PDF de la facture
Une fois validée, une facture d'avoir peut être CONVERTIE EN RÉDUCTION FUTURE, exactement
comme le règlement d'une facture d'acompte. L'avoir sera alors consommé par sa sé-

lection dans les remises fixes au moment de la création d'une nouvelle facture ou, suite
à un trop-perçu, remboursé au client avec le bouton ÉMETTRE UN REMBOURSEMENT.
Le choix du remboursement vous amènera à la page d'enregistrement d'un règlement
où vous saisirez la date et numéro de règlement à l'attention de votre client. Une écriture
bancaire sera automatiquement créée au débit de votre compte bancaire.
15.8. Relance des factures impayées

Le sous-menu COMPTA/TRÉSO > FACTURES CLIENTS > OUTIL DE FUSION PDF permet d'afficher la
liste des factures impayées et d'en sélectionner, à l'aide de la case à cocher en fin de
ligne, pour les regrouper au sein d'un même PDF.
À partir de cette liste, filtrez par tiers en sélectionnant dans le champ le nom de celui qui
a oublié de vous régler puis par date d'échéance et par statut Impayé. Cochez ensuite
les factures en retard de règlement, cliquez sur le bouton FUSION PDF pour générer le
fichier PDF comprenant toutes les facture impayées en retard du client et envoyez-les-
lui par mail.
Module additionnel : Rappel impayé facture devis adhérent
Ce module permet de relancer automatiquement par e-mail les clients et prospects

pour les factures impayées et propositions commerciales ouvertes. Une case à cocher
en bout de ligne dans les listes de factures impayées enverra un mail de relance
prédéfini mais modifiable.

15.9. Dans la pratique : Corriger des erreurs de

facturation
Tableau 15.1 : Solutions aux principales erreurs de facturation
Supprimez le règlement depuis la fiche facture (date en gras
dans le tableau des règlements).
Attention > Sur une facture payée, il est nécessaire d'abord de RÉOU-
Vous vous êtes trompé VRIR la facture avant de pouvoir supprimer le règlement en cause
dans le mode de règlement et le ressaisir.
d'une facture
Note > Si vous découvrez cette erreur au moment du rapprochement,
la modification peut être faite directement sur le relevé bancaire.
Dans ce cas, la modification sera effective sur le relevé, mais pas
dans le tableau des règlements de la fiche de la facture.
Vous pouvez abandonner la facture et même la supprimer s'il
s'agit de la dernière facture validée sous réserve qu'aucun rè-
Annuler une facture non
glement ne lui ait été enregistré et qu'elle n'ait pas fait l'objet
envoyée au client
d'un traitement comptable, ce, sans incidence sur le chrono de
numérotation de vos factures.
Créez un avoir depuis la facture à annuler et utilisez-le en tant
que règlement. Lors de la création de la facture d'avoir, une
Annuler ou corriger
ligne à cocher vous propose de CRÉER L'AVOIR AVEC LE MONTANT
une facture envoyée au
RESTANT À PAYER DE LA FACTURE DONT IL EST ISSU. Vous pourrez
client
alors émettre un remboursement sur le modèle du règlement des
factures fournisseurs ou l'utiliser en réduction future.
Saisissez le montant reçu et créez une facture d'avoir depuis
Trop-perçu de la part la facture payée. Continuez sur le principe de la création d'un
d'un client avoir du montant du trop-perçu.
L'autre solution consiste en la création d'une remise fixe au client.

Gestion d'activité

16
Interventions
Les interventions dans Dolibarr vous permettront de planifier votre temps de travail et
d'éditer une fiche d'intervention sur laquelle votre client pourra apposer sa signature. De
plus, il vous sera possible de formaliser vos préconisations par l'établissement d'un devis.
Attention > Les interventions ne sont pas incluses dans l'agenda natif de Dolibarr. Vous pouvez, par
contre, utiliser des outils de synchronisation entre vos différents agendas.
16.1. Création
Il est possible de créer une intervention de plusieurs façons. Tout dépend de son origine
et de sa finalité :
• création directe avec le menu COMMERCIAL > INTERVENTIONS > NOUVELLE INTERVENTION ;
• depuis l'onglet client de la fiche d'un tiers ;
• depuis la fiche d'une commande, avec le bouton CRÉER INTERVENTION.
Dans le premier cas (création directe), vous devrez d'abord sélectionner le tiers avant
d'arriver au même tableau que pour les deux autres, si ce n'est que pour ces derniers
des informations auront été reprises depuis la fiche source :
Figure 16.1 : Création directe d'une intervention

Figure 16.2 : Création d'une intervention depuis la fiche commande
L'étape suivante consiste à saisir la description de votre intervention (ce que vous avez
prévu de faire), à l'ajouter puis à la valider avec le bouton dédié.
Figure 16.3 : Corps d'une fiche d'intervention
Si l'intervention est créée depuis une commande, la description présente dans la pro-
position commerciale ou la commande est récupérée automatiquement. Vous pouvez

la modifier ainsi que les dates et durées prévues avec l'icône en bout de ligne. Sinon,
saisissez votre description et les dates et heures de l'intervention.
Attention > La génération PDF de la fiche d'intervention peut nécessiter une action de votre part dans
la configuration du module.
Note > Les fonctionnalités du module additionnel Ultimate PDF s'appliquent sur les documents des com-
mandes, expéditions, factures, fiches d'intervention, projets, propositions commerciales, commandes et
factures fournisseurs.
16.2. Validation d'une intervention

Une fois le remplissage du brouillon de votre intervention effectué, vous pouvez le vali-
der avec le bouton dédié. La validation de l'intervention va lui attribuer son identifiant
définitif.
Note > Par défaut, la numérotation des interventions est déterminée par le masque suivant :
• FI : Fiche d'Intervention ;
• 15 : année de validation de l'intervention ;
• 05 : mois de validation de l'intervention ;
La personnalisation du masque de numérotation est possible dans les paramétrages du module Inter-
vention. Notez cependant que cette numérotation est globalement satisfaisante.
16.3. Facturation des interventions

Suite à la validation de votre intervention, Dolibarr vous propose de CRÉER UNE PRO-
POSITION COMMERCIALE, sur laquelle indiquer vos préconisations, ou directement de CRÉER
UNE FACTURE OU UN AVOIR.
Note > Pour pouvoir être facturées, les interventions doivent être au statut Validée.
Une intervention reste modifiable même après validation. En effet, vous pouvez souhaiter
en ajuster le contenu après sa réalisation chez le client. Elle garde alors son numéro,
tout en vous laissant effectuer les modifications nécessaires. N'oubliez pas de la valider
à nouveau pour pouvoir émettre une facture ou une proposition commerciale.
Attention > La proposition commerciale ou la facture issue d'une intervention comprendra autant de
ligne de service libre que de lignes de description saisies sur la fiche de l'intervention.
Il conviendra d'attribuer un prix à chacune de ces lignes ou de les supprimer pour les
remplacer par les services prédéfinis que vous avez enregistrés dans Dolibarr.

Figure 16.4 : Page de création d'une facture depuis une intervention
Astuce > Un paramétrage du module Intervention permet d'ajouter un texte de votre choix en filigrane
sur les PDF des interventions au statut Brouillon. C'est un moyen de s'assurer que l'intervention est bien
au bon statut avant de passer aux étapes suivantes.

Comme pour les propositions commerciales ou les commandes, les onglets sur la fiche
d'intervention vous permettent :
• d'ajouter, modifier ou supprimer le contact associé (onglet CONTACTS/ADRESSES) ;

• d'ajouter, modifier ou supprimer des notes privées ou publiques (onglet NOTE) ;
Attention > Les notes sont reprises depuis les documents sources à partir desquels a été créée
l'intervention.
• d'associer des documents à l'intervention (onglet FICHIERS JOINTS).
De même, le sous-menu INTERVENTIONS > LISTES permet de retrouver toutes les interventions
créées sous tous les statuts (Brouillon et Validée). Vous pouvez ensuite afficher les inter-
ventions par tiers, date, description, etc. à l'aide des champs de tri et de filtrage.
Figure 16.5 : Accès aux interventions par statut
Attention > La liste native des interventions affichera autant de fois la même intervention que de lignes
qu'elle contient en plus de sa description. Utilisez plutôt le module Management et sa liste regroupée.

16.5. Paramétrage du module Interventions

Le module Interventions offre quelques paramétrages élémentaires tels que la person-
nalisation du masque de numérotation et la saisie d'une mention complémentaire sur les
PDF. D'autre part, la génération des documents PDF des interventions peut ne pas être
activée par défaut, vous devrez alors l'activer ici.
Figure 16.6 : Page de paramétrage du module Interventions
Module additionnel : Management
Si vous souhaitez établir des rapports d'intervention et facturer en

fonction des prestations effectuées et, d'une manière générale, dis-
poser de plus de flexibilité pour gérer vos interventions, vous pou-
vez recourir au module Management (voir le chapitre Rapport et
facturation d'interventions).


additionnel
Module
17
Rapport et facturation
d'interventions
Le module additionnel Management améliore et complète le fonctionnement natif du
module Interventions. Il lui ajoute la fonctionnalité de production de rapport et la factu-
ration des interventions par la sélection des prestations effectuées et la reprise de leurs
informations dans le corps de la facture. Il offre ainsi la possibilité de facturer non pas
les lignes saisies dans une intervention mais les services enregistrés dans son rapport.
Figure 17.1 : Fonctionnalités du module Management pour les interventions
Note > Management ajoute aussi de nombreuses fonctionnalités à la gestion des projets et des contrats
autour desquels les interventions peuvent être utilisées. Ces fonctionnalités additionnelles vous sont
présentées aux chapitres Coûts et temps passé sur un projet et Suivi et renouvellement de périodes
de contrat.
Une fois le module Management installé, vous noterez l'ajout de l'onglet RAPPORT dans
les fiches des interventions.
Attention > Pour les versions antérieures à la version 3.7 et pour les versions 3.8 de Dolibarr, le bon
fonctionnement du module Management nécessite le remplacement de fichiers natifs par ceux livrés dans
le dossier du module. Malgré sa simplicité, la réalisation de cette procédure nécessite des compétences
en informatique. N'hésitez pas à demander de plus amples informations ou à vous faire accompagner.

17.1. Saisie d'un rapport d'intervention

Créez une intervention, liée ou non à un contrat et projet, comme expliqué au chapitre
Interventions. Une fois l'intervention validée, créez votre rapport à partir de l'onglet
RAPPORT en sélectionnant les services effectués depuis la liste déroulante, sur le même
principe que l'ajout de services aux devis ou factures. La sélection effectuée ici servira
de base à la facturation de l'intervention.
Attention > Dans les rapports des interventions, vous ne pouvez saisir que des services enregistrés et
non pas des lignes libres.
Figure 17.2 : Page de saisie du rapport d'une intervention
Liste regroupée des interventions

Management ajoute au menu latéral des interventions l'entrée LISTE REGROUPÉE. À la
différence de la liste native des interventions de Dolibarr, elle affiche chaque inter-
vention sur une seule ligne en reprenant le total du temps passé et la somme des
services saisis dans le rapport.

Figure 17.3 : Liste regroupée des interventions
au lieu de la liste native :
Figure 17.4 : Liste native des interventions
Vous pouvez configurer le module Management de sorte à ce que les lignes vides,
créées notamment par les enregistrements saisis à la création de l'intervention, ne
soient pas reprises dans les étapes suivantes de la vie de l'intervention.
17.2. Clôture des interventions

Management introduit la notion de clôture d'intervention et deux statuts afférents, qui
viennent compléter ceux déjà utilisés par le module natif des interventions. Ces statuts
conditionnent le passage en facturation des éléments du rapport.
Une fois le rapport saisi, vous devrez clôturer vos interventions. Vous disposez pour cela
de deux types de clôtures :
Clôture
L'intervention est terminée.
Clôture partielle
L'intervention a été effectuée, mais nécessite un traitement supplémentaire avant de
pouvoir être clôturée définitivement. Ce statut intermédiaire vous aidera à identifier
les missions requérant encore une intervention de votre part.

Figure 17.5 : Boutons de clôture d'une intervention suite à la saisie de son rapport
Attention > Les statuts de clôture, une fois appliqués, vous empêcheront de facturer l'intervention selon le
fonctionnement natif (soit depuis l'onglet FICHE), et cela même si vous désactivez le module Management.
Si besoin, il vous faudra RÉOUVRIR vos interventions pour les faire revenir au statut VALIDÉ.
17.3. Facturation des interventions

Attention > Une intervention non clôturée ne peut être facturée depuis l'onglet RAPPORT : le bouton CRÉER
FACTURE ne sera pas affiché !
Une fois votre rapport établi et votre intervention clôturée (partiellement ou non), vous
pouvez la facturer à l'aide du bouton CRÉER FACTURE de l'onglet RAPPORT. Vous arriverez
alors à la page de création de facture native de Dolibarr avec toutes les options qu'elle
peut proposer. La facture créée reprendra les services enregistrés dans l'onglet RAPPORT.
Note > Un paramétrage du module vous permet de ne reprendre que les données du rapport.
Figure 17.6 : Bouton de facturation d'une intervention

Attention > Si vous passez votre intervention en facturation depuis le bouton CRÉER FACTURE OU AVOIR de
l'onglet FICHE, votre facture comportera toutes les lignes et descriptions enregistrées depuis la création
de l'intervention, mais pas celles saisies dans le rapport.
17.4. Agenda des interventions

Le module Management ajoute une vue agenda des interventions, accessible depuis le
menu COMMERCIAL > INTERVENTIONS > AGENDA sous deux options d'affichage cumulables,
à sélectionner par cases à cocher :
• VISUALISER LES INTERVENTIONS : l'agenda affichera seulement le numéro de l'interven-

tion dans une cellule rose ;
• VISUALISER LE DÉTAIL DES INTERVENTIONS : l'agenda affichera la description de l'interven-
tion dans une cellule bleue.
Note > Il vous sera nécessaire de rafraîchir la page avec les boutons de vue pour actualiser les données
selon vos préférences d'affichage et de contenu.
Les éléments cliquables des cellules vous renverront vers la fiche de l'intervention.
Figure 17.7 : Agenda des interventions
17.5. Paramétrage du module Management/

interventions
Une option de configuration du module Management permet de masquer à l'écran sur
les fiches des interventions les lignes vides automatiquement générées par les informa-
tions saisies lors de la création ou l'enregistrement d'informations sur les interventions.
En outre, vous pouvez décider de transférer ou non les lignes de description saisies dans
la fiche de l'intervention. Le cas échéant, elles s'ajouteront aux lignes du rapport.

Figure 17.8 : Paramétrage du module Management
Vous aurez alors :
Figure 17.9 : Application du paramétrage de Management sur les fiches des

interventions
Au lieu de :
Figure 17.10 : La même description sur la fiche native

18
Projets
Le module Projets permet la création de tâches à effectuer pour le compte d'un tiers.
Ces tâches seront affectées à différents utilisateurs et comptabilisées en termes de coût
et quantité de travail. Le module Projets permet de rattacher différents éléments en lien
avec le projet, tels que les factures, et d'en effectuer un suivi financier et de temps passé.
Note > Si vos collaborateurs participent à la réalisation d'un projet, vérifiez bien les permissions qui leur
sont accordées sous peine de ne pas leur autoriser l'accès à des éléments importants tels que les tâches
auxquelles vous les affecterez ou la saisie de leur temps.
Astuce > Vous pouvez aussi utiliser les fonctionnalités des projets dans un seul but analytique. Dans ce
cas, vous n'aurez pas besoin des tâches. Pour les désactiver, activez la constante PROJECT_HIDE_TASKS à 1.
18.1. Création
Vous pouvez créer un projet depuis de nombreuses pages, notamment :
• le menu PROJETS > PROJETS > NOUVEAU PROJET ;

• l'onglet CLIENT ou PROSPECT de la fiche d'un tiers ;
• une commande ;
• et même parfois depuis la page de création d'autres éléments commes les notes
de frais, les événements de l'agenda, etc.
Attention > Dans ce cas, le clic sur le lien CRÉER PROJET affichera une nouvelle page. Vous perdrez
donc les informations précédemment saisies et non encore enregistrées.
Si vous ouvrez la page de création d'un projet dans un nouvel onglet de votre navigateur, vous devrez
rafraîchir la page de l'élément source pour que le projet créé s'affiche dans la liste déroulante.
Dans ce cas aussi, vous perdrez les informations non encore enregistrées.
Vous pouvez toujours enregistrer les informations saisies et revenir en modification de la page
pour lier un projet parallèlement créé à l'élément courant.
Chaque fois, vous disposerez d'un bouton ou d'un lien CRÉER PROJET. Selon sa source, le
projet reprendra au moins le nom du tiers.

Les projets créés sont accessibles depuis les entrées de menus PROJETS > PROJETS OU MES
PROJETS. Il en ira de même pour les tâches.
Note > Les entrées des menus PROJETS et TÂCHES diffèrent de celles des menus MES PROJETS et MES TÂCHES
en ce que les premières affichent tous les projets et tâches que l'utilisateur est autorisé à voir selon ses
permissions alors que les secondes seulement ceux qui lui sont assignés.
Figure 18.1 : Page de création d'un projet
Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton CRÉER.

Attention >
• Le champ VISIBILITÉ conditionne la vue d'un projet et de ses éléments soit à tous les utilisateurs soit
exclusivement aux contacts à définir dans l'onglet de l'étape suivante de la création. Un projet à la
visibilité limitée est symbolisé par l'icône tandis qu'un projet ouvert est symbolisé par l'icône .
• Le champ DATE DE FIN conditionne l'affichage du diagramme de Gantt. Si un projet a une date de fin
saisie, l'affichage du diagramme prendra en compte la totalité de la durée soit, possiblement, de
nombreuses colonnes mensuelles. Dans ce cas, mieux vaut ne pas saisir de date de fin à la création
mais revenir en modification pour l'ajouter en fin de projet.
Dès cette première étape, Dolibarr propose l'option de clonage du projet. Celle-ci est
performante puisqu'elle propose la reprise de nombreux éléments que vous pouvez
sélectionner à l'aide de cases à cocher avant de valider l'opération :
Figure 18.2 : Sélection des options de clonage d'un projet

Une fois ces informations saisies, vous pouvez VALIDER le projet avec le bouton dédié.
18.2. Statut des projets et incidences

• Brouillon : le projet est en cours de création. Ses contacts et tâches liés peuvent être
saisis et créés, mais le temps passé sur les tâches ne pourra pas être enregistré ;
• Validé : la validation du contrat est nécessaire à l'enregistrement de temps passé
sur les tâches. Il est toujours possible d'ajouter des tâches et de leur affecter des
utilisateurs ;
• Ouvert : le projet est en cours de réalisation. Il est toujours possible d'ajouter des
contacts et des tâches au fil de l'activité ;
• Clôturé : le projet est terminé. Si vous devez effectuer des modifications sur un projet
clôturé, réouvrez-le.
Attention > Au statut Clôturé, il est toujours possible d'ajouter des contacts et des tâches à un
projet, mais ces informations ne seront pas visibles des utilisateurs auxquels elles auront été
affectées. Pour ce faire, vous devrez d'abord réouvrir le projet pour le ramener au statut Ouvert.
18.3. Contacts de projet
Ajout de contacts à un projet

Depuis l'onglet CONTACTS PROJET de la fiche du projet, sélectionnez les utilisateurs et
contacts de tiers à qui vous souhaitez attribuer des tâches. Vous pourrez ensuite les sé-
lectionner pour les leur attribuer.
Figure 18.3 : Page de sélection des contacts d'un projet
Par défaut, l'utilisateur à l'origine de la création du projet est enregistré automatiquement

en tant que CHEF DE PROJET. Vous pouvez le supprimer et/ou ajouter d'autres utilisateurs
en les sélectionnant dans la liste déroulante. Ajoutez des tiers en saisissant les premières

lettres de leur nom ou en les sélectionnant par la liste déroulante. Faites de même pour
leurs contacts et sélectionnez un type.
Attention > L'information du type de contact n'est qu'à titre informatif dans la hiérarchisation des utili-
sateurs affectés à une même tâche et n'a aucune autre utilité ou conséquence.
Également par défaut, la liste des contacts propose le tiers auquel est affecté le projet,
mais rien ne vous empêche de saisir un autre tiers présent dans votre base. Par exemple,
vous pourriez faire intervenir un autre prestataire ou partenaire sur la réalisation du
même projet.
Vue des projets selon les permissions accordées

Un utilisateur administrateur verra tous les utilisateurs liés à tous les projets.
Un responsable hiérarchique verra les membres de son équipe. Si besoin, enregistrez

sur les fiches utilisateurs des subalternes le nom de leur supérieur hiérarchique dans le
champ dédié.
Un utilisateur non administrateur et sans subalterne ne se verra que lui-même dans les
listes.
Les vues et permissions des utilisateurs peuvent être modifiées par les permissions utili-
sateurs, notamment par celle reliée au module TIERS qui permet d'ÉTENDRE L'ACCÈS À TOUS
LES TIERS (PAS SEULEMENT CEUX LIÉS À L'UTILISATEUR). NON EFFECTIF POUR UTILISATEURS EXTERNES (TOU-
JOURS LIMITÉ À EUX-MÊMES).
18.4. Tâches d'un projet
Création d'une tâche

Une tâche peut être créée depuis :
• les menus PROJETS > TÂCHES ou MES TÂCHES > NOUVELLE TÂCHE ;
• le bouton CRÉER TÂCHE de l'onglet TÂCHES présent sur les fiches des projets.

Figure 18.4 : Page de création d'une nouvelle tâche
Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton AJOUTER.

Note > Une tâche ne peut pas être orpheline, elle est forcément reliée à un projet ou à la tâche d'un
projet. Elle devient alors une sous-tâche.
Le champ PROGRESSION DÉCLARÉE peut être laissé à zéro. Il conviendra de le remplir au fur et à mesure de
l'avancement du travail en entrant en modification de la tâche ou en saisissant du temps.
Une fois les tâches enregistrées, elles apparaissent en liste dans la fiche du projet.
Figure 18.5 : Liste des tâches d'un projet
Notez le décalage du libellé de la sous-tâche par rapport à sa tâche référente.
Affectation des tâches à des utilisateurs

L'utilisateur affecté lors de la création d'une tâche peut être modifié soit au moment de
la création de la tâche soit dans la tâche depuis l'onglet RESSOURCES. Dans ce même
onglet, vous pourrez ajouter d'autres utilisateurs en appui au principal.
L'ajout de ressources à une tâche fonctionne sur le même principe que l'ajout de contacts
à un projet.

Temps consommé
Pour saisir du temps passé sur une tâche, revenez sur sa fiche et cliquez sur l'onglet
TEMPS CONSOMMÉ :
Figure 18.6 : Saisie d'un nouveau temps consommé
Modifiez alors les dates et heures, sélectionnez l'utilisateur pour lequel saisir le temps
selon vos permissions, et saisissez une description du travail effectué, la progression et
enfin la durée du travail effectué.
Les saisies successives des temps consommés seront affichées en liste sous la tâche.
Figure 18.7 : Liste des temps consommés d'une tâche
Notez le calcul automatique du champ PROGRESSION CALCULÉE et la valeur du temps

consommé.
Note > La valeur est calculée automatiquement à partir des TARIFS HORAIRES ET JOURNALIERS MOYENS enre-
gistrés sur les fiches utilisateurs.
Attention > En cas de modification ou renseignement ultérieur de ces champs, les données calculées ne
sont pas mises à jour. Pour corriger des erreurs de ce type, vous devrez effacer les temps consommés
enregistrés et les ressaisir une fois les données financières mises à jour sur les fiches des utilisateurs
concernés.

Saisie rapide des temps consommés

Les menus PROJETS > TÂCHES/ACTIVITÉS ou MES TÂCHES/ACTIVITÉS > NOUVEAU CONSOMMÉ
affichent une liste des tâches sur lesquelles vous êtes autorisé à saisir du temps avec
des cellules à remplir en vue jour ou vue semaine selon l'onglet sélectionné :
Figure 18.8 : Écran de saisie rapide des temps consommés
Attention > Cette fonctionnalité, bien que pratique, ne permet pas la saisie et l'enregistrement d'un
commentaire comme cela est possible pour la saisie des temps depuis l'onglet TEMPS CONSOMMÉ des
fiches des tâches.
Note > Une durée grisée indique qu'un commentaire est présent. Passer le pointeur de la souris dessus
l'affichera dans une bulle.
Astuce > Vous pouvez vous assigner à une tâche directement depuis cet écran, sans afficher la page
de la tâche et entrer en modification. Sélectionnez la tâche dans la liste déroulante et sélectionnez
votre rôle. Cliquez enfin sur le bouton ENREGISTRER.

18.5. Liaisons d'éléments à un projet

La plupart des fiches de documents proposent un champ de sélection d'un projet. Il est
donc possible, a posteriori, de rattacher un élément à un projet existant. Les éléments
récemment rattachés apparaissent dans la vue d'ensemble du projet (Section 18.7, Vue
d'ensemble).
Figure 18.9 : Édition du champ de sélection d'un projet sur la fiche d'un élément
Note > En fonction de l'élément à lier au projet (par exemple une facture), seuls les projets liés au tiers
de l'élément (le destinataire de la facture) seront sélectionnables. Les autres seront présents dans la
liste, mais grisés.
18.6. Autres fonctionnalités des projets
Diagramme de Gantt
Le module Projet génère automatiquement un diagramme de Gantt affichable depuis
l'onglet GANTT des fiches projets. Ce diagramme est accessible dès lors que des tâches
ont été saisies dans le projet.
Figure 18.10 : Diagramme de Gantt d'un projet

18.7. Vue d'ensemble

L'onglet VUE D'ENSEMBLE de la fiche projet rassemble les éléments financiers liés au projet,
que ces éléments aient été liés a posteriori ou dès leur création. Aussi, les valeurs des
différentes tâches sont présentes en liste en bas de page et leur nombre et montant
apparaissent dans les premières informations de la page.
Figure 18.11 : Vue d'ensemble d'un projet

18.8. Paramétrage du module Projets

du module Projets :
Figure 18.12 : Page de paramétrage des projets et tâches
Le module Projets supporte l'édition de documents personnalisés. Il suffit d'activer la

fonctionnalité aussi bien pour les projets que pour les tâches.

La numérotation des projets et tâches peut être personnalisée selon un masque à définir
par vos soins.
Enfin, il est possible, dans les champs de sélection de projet, d'utiliser le mode d'au-
to-complétion plutôt qu'une liste déroulante en activant la fonctionnalité.
Note > Activer la fonctionnalité UTILISER LES PROJETS POUR SUIVRE LES AFFAIRES/OPPORTUNITÉS affichera sur
les fiches des projets une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnerez un degré d'avancement du
projet (champ STATUT OPPORTUNITÉ) et un montant (champ MONTANT OPPORTUNITÉ). Les valeurs de la liste
déroulante sont personnalisables à l'aide d'un dictionnaire. Cette fonctionnalité activera également une
boîte sur la page d'accueil du module PROJETS/AFFAIRES.
Figure 18.13 : Liste de sélection du paramètre de gestion des affaires activé
Le module Management vous permet d'aller plus loin dans la ges-

tion de vos projets, notamment en suivant les coûts et le temps pas-
sé, comme nous allons le voir au chapitre Coûts et temps passé
sur un projet.
tionnels.

additionnel
Module
19
Coûts et temps passé sur un projet
Le module additionnel Management améliore et complète le fonctionnement natif du
module Projets. Il lui ajoute la fonctionnalité de gestion des coûts des tâches jusqu'à leur
facturation en régie ou au forfait et affiche des informations financières permettant le
suivi des tâches.
Pour une utilisation optimale du module, l'activation du module Salaires est requise.
Une fois le module Management installé, créez un nouveau projet et ses tâches avec
les outils natifs comme vu au chapitre Projets et renseignez leurs contacts et ressources.
Note > Pour une bonne utilisation du module, veillez à renseigner pour chaque tâche le champ DURÉE
PLANIFIÉE. Cette donnée est nécessaire au calcul des informations financières.
19.1. Préalables à la facturation des tâches

Sur les fiches des tâches, Management ajoute un onglet MANAGEMENT :
Figure 19.1 : Onglet Management d'une tâche
Sur cet onglet, activez le mode Édition ( ) des champs MODE DE FACTURATION et SERVICE
ASSOCIÉ et indiquez vos valeurs.
Service associé
Le service associé à une tâche est la prestation qui servira de base unitaire à la factu-
ration des temps consommés.

Attention > Le temps consommé devra être enregistré ou converti dans la même unité que le service
associé utilisé pour la facturation.
Saisie du taux horaire moyen estimé (THME)

Le taux horaire moyen estimé est l'estimation du coût moyen des collaborateurs que vous
avez affectés à la tâche. Cette donnée vous permettra, dans le tableau des informations
financières, de déterminer les gains ou pertes liés à l'avancement de la tâche.
Règles de gestion des modes de facturation

Les quantités de temps consommé sur les tâches par les utilisateurs affectés peuvent
être transférées en facturation en quelques clics tout en restant modifiables, selon les
conditions suivantes :
• AU FORFAIT :
le temps facturé sera le temps initialement prévu, quelle que soit la
somme des temps consommés enregistrés par les utilisateurs, une fois la tâche com-
plétée à 100 % ;
• AU RÉEL (100 %) :
la somme des temps consommés sera facturable lorsque la tâche
sera complétée à 100 % ;
• EN RÉGIE :le temps facturé sera la somme des temps passés par les utilisateurs sur
la tâche si la tâche est complétée à 100 %.
19.2. Saisie avec Management des temps consommés

Management offre des modes de saisie complémentaires à la saisie native des temps
consommés du module Projets.
Mensuelle
Le menu latéral PROJETS > PROJETS > SAISIE MENSUELLE affiche la liste des tâches par projet
et permet la saisie de temps consommé.
Sélectionnez le mois pour lequel vous voulez enregistrer une saisie, l'utilisateur (par
défaut, l'utilisateur courant) et les temps passés. N'oubliez pas de VALIDER votre saisie.
Note > Un lien à droite de la PÉRIODE DE SAISIE DES CHAMPS permet d'afficher ou de cacher les week-ends.

Figure 19.2 : Page de saisie mensuelle
Cliquez sur le + pour afficher plus d'informations à propos d'une tâche et le champ de
saisie d'un commentaire. Un commentaire déjà enregistré est signalé par un symbole
rouge plutôt que noir.
Figure 19.3 : Saisie d'un commentaire sur la page de saisie mensuelle
Astuce > Un supérieur hiérarchique lié au projet peut saisir du temps consommé pour ses subalternes.
À la volée
La saisie à la volée propose deux fonctionnalités :
• l'ajout de temps sur une tâche en un clic avec deux boutons dont l'incrément est
paramétrable à la page de paramétrage du module ;
• l'ajout de temps suite à l'arrêt d'un chronomètre déclenché en un clic :

Figure 19.4 : Page de saisie à la volée
19.3. Informations financières
Tableau 19.1 : Lecture des informations financières
Colonnes de gauche (chiffres en bleu)

Sélection dans la liste déroulante des services pré-
Service associé
définis
Tarif prévisionnel de la main d’œuvre affectée à la
THME (Tarif Horaire Moyen Estimé)
tâche
Coût estimé de la tâche planifiée Durée prévue pour la tâche multipliée par le THME
Durée effectuée pour la tâche multipliée par le
Coût estimé effectif de la tâche
THME
Durée restant à effectuer pour atteindre 100 % de
Coût estimé restant de la tâche progression calculée sur la tâche multipliée par le
THME
Coût total estimé de la tâche Durée totale effectuée multipliée par le THME
Colonnes de droite (chiffres en rouge)

Prix du service associé à la tâche multiplié par la
Prix de vente HT de la tâche
durée de la tâche

Colonnes de droite (chiffres en rouge)

Moyenne des coûts horaires des utilisateurs actifs sur
Taux horaire réel moyen
le projet
Coût réel planifié de la tâche Durée prévue pour la tâche multipliée par le THMR
Durée effectuée pour la tâche multipliée par le
Coût réel effectif de la tâche
THMR
Durée restant à effectuer pour atteindre 100 % de
Coût réel restant de la tâche progression calculée sur la tâche multipliée par le
THME
Coût total réel de la tâche Durée totale effectuée multipliée par le THMR
Attention > Les données financières sont calculées à partir des montants des salaires indiqués dans les
fiches des utilisateurs. Management ne met pas à jour les données financières des tâches déjà terminées
ou des temps précédemment saisis suite à l'activation du module Salaires ou la modification de ces
informations : en cas d'augmentation de salaire de votre collaborateur, les données déjà enregistrées
resteront inchangées.
Exemple d’une tâche d’une durée planifiée de deux heures de main d’œuvre vendues
à 50 €, un taux horaire prévu de 25 €, effectuée à un coût horaire de 40 € (coût utili-
sateur) :
Figure 19.5 : Tâche effectuée en 2 heures
Figure 19.6 : Tâche remplie à 50 % à l’issue des 2 heures prévues

Figure 19.7 : Tâche terminée en 1 heure au lieu des 2 heures prévues
19.4. Facturation des tâches avec Management

Avec Management, les tâches peuvent être facturées à l'unité ou au projet, en appli-
cation des règles de gestion. Dans les deux cas, vous serez redirigé vers la page de
création du brouillon d'une facture. Elle vous indiquera les éléments repris des tâches
que contiendra la facture.
Par tâche
Pour facturer une tâche seule, cliquez sur le bouton FACTURER LA TÂCHE de l'onglet MANA-
GEMENT de sa fiche :
Figure 19.8 : Facturation d'une tâche depuis sa fiche
Par projet
Si vous souhaitez facturer tous les temps des tâches d'un projet, cliquez sur l'onglet
FACTURATION DES TÂCHES de sa fiche.

Figure 19.9 : Facturation de plusieurs tâches depuis le projet
Les champs sont préremplis en fonction des règles de gestion liées au mode de factura-
tion sélectionné par tâche. Ces données restent modifiables. Si vous modifiez un temps
à facturer à la baisse, le reste sera conservé et s'ajoutera aux temps à facturer de la
période suivante.
Suite à différentes facturations, les fiches des tâches affichent l'état de leur facturation :
Figure 19.10 : Récapitulatif des temps passés et facturés sur les tâches
L'onglet MANAGEMENT des fiches des projets affiche le détail des temps passés par tâche :

Figure 19.11 : Récapitulatif des temps passés et facturés par tâche
19.5. Agenda des tâches de projets

Management ajoute le menu latéral PROJETS > AGENDA qui affiche un agenda des tâches.
Figure 19.12 : Agenda des tâches
Les options d'affichage de l'agenda fournissent de nombreuses informations :
• les cellules rouges indiquent les tâches du projet et leur plage horaire prévision-
nelle ;
• les cellules vertes reprennent les temps consommés et l'éventuel commentaire en-
registrés sur les tâches.
Note > Il vous sera nécessaire de rafraîchir la page avec les boutons de vue pour actualiser les données
selon vos préférences d'affichage et de contenu.

19.6. Paramétrage du module Management pour les

projets
Pour la gestion des projets, Management propose le paramétrage des compteurs et de
la durée avant l'arrêt automatique d'un chronomètre. Sélectionnez vos valeurs dans les
listes déroulantes et enregistrez successivement vos choix avec les boutons MODIFIER.
Figure 19.13 : Paramétrage du module Management

Module additionnel : Bill Time
Bill Time fonctionne sur l'incrémentation de feuilles de temps liées

à des projets selon les services vendus. Une description complète,
détaillée et illustrée des fonctionnalités de ce module figure sur le
wiki de ATM-consulting.

20
Contrats
Le module Contrats vous permet de définir des périodes pendant lesquelles vous devrez
effectuer des interventions pour le compte d'un tiers. Il ne s'agit pas d'un module de
génération de documents juridiques, mais d'un module de gestion des engagements
entre vous et vos clients.
L'intérêt du module est l'enregistrement de dates de début et de fin de réalisation de

services. Vous pourrez donc facilement planifier vos interventions à venir et identifier un
retard. Il est aussi très utile parce qu'il peut aider à la gestion de la facturation périodique.
20.1. Fonctionnement
Un contrat vous lie avec un tiers. Dans ce contrat, vous enregistrez les services que vous
vous engagez à effectuer pour son compte. Chacun de ces services peut avoir des dates
de début et de fin différentes. Une fois vos services enregistrés, vous les activerez pour
indiquer leurs dates de début et de fin. Vous pourrez alors, ou pas, les reconduire.
Un contrat dans Dolibarr n'a pas de dates de début et de fin (seulement ses services).
Vous indiquerez la fin d'un contrat en clôturant l'ensemble des services qu'il contient.
Enfin, vous pourrez facturer vos contrats. Les factures reprendront dans leur corps les
différentes informations relatives aux services ajoutés dans le contrat et aux conditions
du contrat lui-même.
20.2. Création
Vous pouvez créer un contrat depuis :
• le menu COMMERCIAL > CONTRATS > NOUVEAU CONTRAT ;

• l'onglet CLIENT ou PROSPECT de la fiche d'un tiers ;
• une commande.

À chaque fois, en cliquant sur le bouton CRÉER CONTRAT. Selon sa source, le contrat re-
prendra au moins le nom du tiers.
Attention > Seules des lignes de type service peuvent être reprises depuis un document source vers un
contrat. Il n'est donc pas possible de reprendre des produits depuis la fiche d'une proposition commerciale
ou d'une commande.
Figure 20.1 : Page de création d'un contrat
Une fois le contrat créé, vous pouvez lui ajouter des services.
20.3. Les services d'un contrat

La page affiche dans un premier tableau les informations enregistrées lors de l'étape
de création ou reprises depuis le document source. Si besoin, celles-ci peuvent être mo-
difiées en cliquant sur l'icône d'édition ( ).
Le deuxième tableau AJOUT NOUVELLE LIGNE permet d'ajouter d'autres services au contrat
en les sélectionnant dans la liste déroulante ou en tapant à la volée une ligne libre de
type service. Vous pouvez ensuite les compléter d'une description qui sera propre au
contrat.

Figure 20.2 : Ajout d'un service
Les champs DATE PRÉVUE MISE EN SERVICE et DATE PRÉVUE FIN DE SERVICE peuvent rester vides : il
ne s'agit que de dates prévisionnelles qui ne seront pas prises en compte pour les statuts
des services.
Astuce > Indiquer une date prévisionnelle permettra qu'une icône ( ) s'affiche pour vous prévenir en
cas de retard. De ce fait, elle vous préviendra également si vous prévoyez une date de mise en service
antérieure à la date du jour !
Terminez l'ajout d'un service en cliquant sur le bouton AJOUTER et répétez l'opération
autant que nécessaire. Un service ajouté peut être supprimé ou modifié avec les icônes
en bout de ligne. Enfin, validez le contrat. Les services enregistrés sont alors au statut
Inactif.
20.4. Statuts des services dans un contrat

Au fil de la vie du contrat, les services passent par différents états en fonction de la date
du jour :
• Inactif : le service est enregistré sur un contrat mais n'a pas de date de début ni
de fin ;
• Actif : la date courante est incluse dans la période entre la date de début et la
date de fin ;
• Expiré : la date courante est postérieure à la date de fin d'activité du service ;
• Fermé : le service a été clôturé manuellement suite à l'arrivée de la date de fin
d'engagement. Cela signifie qu'il n'y a plus lieu de l'honorer.
Note > Dans les tableaux de statistiques et la liste des contrats et des services, un code couleur person-
nalisable correspond à chacun des statuts.

20.5. Vie du contrat et de ses services

Un fois le contrat validé, les services ajoutés doivent être activés en saisissant leurs dates
effectives de début et fin. Pour activer le service d'un contrat, cliquez sur l'icône d'édition
( ) et saisissez les dates de début et de fin du service.
Attention > Identifiez bien la ligne à modifier pour activer un service : la première ligne permet de modifier
le service en tant que ligne du contrat. La seconde ligne permet de modifier le statut du service en tant
qu'objet du contrat et donne accès à la saisie de ses dates de début et de fin.
Figure 20.3 : Activation d'un service
20.6. Facturation des services d'un contrat

Lorsque votre contrat sera validé et ses services enregistrés, Dolibarr vous proposera
de créer une facture reprenant les éléments au statut EN SERVICE du contrat en cliquant
sur le bouton CRÉER FACTURE. Depuis la fiche d'un service, vous pouvez créer une facture
avec le bouton dédié, lequel vous mènera à la page standard de création du brouillon
d'une facture.
Figure 20.4 : Facturation d'un contrat

Notez que le numéro du contrat figure dans l'en-tête de la facture et que le corps de la
facture reprend les éléments du service et ceux ajoutés sur le contrat (voir Figure 20.2).
Votre facturation périodique avec le module contrat

Si vous utilisez les contrats pour les rappels de vos factures périodiques, indiquez
comme date de fin de service la date de fin de la période de facturation.
Selon la date courante, la liste des services expirés, accessible depuis le menu latéral
CONTRATS > SERVICES > SERVICES EXPIRÉS (voir Figure 20.5), correspondra à la liste des
contrats à facturer à la date du jour, l'échéance étant dépassée.
Figure 20.5 : Accès aux contrats et services par statut
Éditez votre facture depuis le contrat puis indiquez comme nouvelle date de fin de
service la date de la prochaine échéance de facturation.
Astuce > Vous pouvez afficher en page d'accueil la boîte LES 5 PLUS ANCIENS CONTRATS AVEC SERVICES
ACTIFS EXPIRÉS.
20.7. Fin de service et fin d'un contrat

Dans le cas où votre client dénonce le contrat ou un de ses services, il vous faudra clôtu-
rer ceux-ci. Le bouton CLÔTURER TOUS LES SERVICES de la fiche contrat permet une clôture de
tous les services en un clic. Si votre client ne dénonce qu'un seul des services, modifiez
le service par la ligne de modification du statut et cliquez sur le bouton CLÔTURER. L'action
ne concerne alors que ce service.
Figure 20.6 : Clôture d'un service

20.8. Liaison d'éléments aux contrats

Dès sa création, une intervention peut être liée à un contrat en sélectionnant la valeur
dans la liste déroulante du champ CONTRAT.
Les fiches d'interventions peuvent être liées a posteriori à un contrat du même tiers : un
champ de leur fiche en mode Édition permet de sélectionner un contrat dans une liste
déroulante pour effectuer la liaison :
Figure 20.7 : Liaison d'une intervention à un contrat
Note > Seul un contrat relié au tiers enregistré sur la fiche de l'intervention pourra être sélectionné dans
la liste déroulante de contrats puis affecté à l'intervention.
Le module Management vous permet d'aller plus loin dans la ges-

tion de vos contrats, notamment en suivant les échéances et en
facilitant leur renouvellement, ainsi que nous allons le voir au cha-
pitre Suivi et renouvellement de périodes de contrat.
tionnels.

additionnel
Module
21
Suivi et renouvellement
de périodes de contrat
Le module additionnel Management complète le fonctionnement natif du module
Contrats. Il lui ajoute la définition de périodes pendant lesquelles vous pouvez suivre
vos interventions.
En conjuguant les rapports d'intervention avec le renouvellement de périodes des

contrats, vous pourrez mieux suivre la réalisation de vos engagements contractuels ainsi
que les prestations réalisées en dehors du cadre du contrat.
Note > Le module Contrats dans son fonctionnement natif permet la facturation des services enregistrés
dans le contrat. Le module Management propose le passage en facturation des services enregistrés dans
le rapport des interventions par période.
Figure 21.1 : Fonctionnalités du module Management pour les contrats
Management apporte donc des solutions à plusieurs cas de figures :
Vous avez respecté vos engagements :

Vous avez le choix entre facturer le contrat en utilisant les fonctionnalités natives de
Dolibarr ou passer par la liste détaillée des interventions effectuées contractuelle-
ment et facturer les interventions d'une période.
Vous avez travaillé plus que prévu :

Vous pouvez facturer le contrat et facturer les interventions complémentaires ou
bien facturer la globalité des interventions réalisées. Dans ce cas, la facturation du
contrat ferait doublon.

Vous avez travaillé moins que prévu :

La liste des interventions par période vous permettra d'identifier rapidement vos
manquements pour mieux les corriger.
Une fois le module Management installé, créez un nouveau contrat avec les outils natifs
comme vu au chapitre Contrats, ajoutez-lui ses services et activez-les.
21.1. Périodes de contrat

Sur la fiche des contrats, Management ajoute un onglet PÉRIODE.
Les périodes de contrat ajoutées par Management correspondent aux fréquences de

réalisation des services actifs dans un contrat : un contrat annuel de prestation de ser-
vices mensuelle pourra être découpé en douze périodes d'un mois.
Créer des périodes vous permettra de leur affecter des interventions par la saisie d'une
date de réalisation. Vous pourrez ensuite facturer toutes les interventions d'une même
période.
Création de périodes
Depuis l'onglet PÉRIODE de la fiche du contrat, cliquez sur le bouton NOUVELLE PÉRIODE DE
CONTRAT et saisissez les dates de début et de fin de la période :
Figure 21.2 : Création d'une période de contrat
Astuce > La durée de la période peut vous être suggérée tout en restant modifiable par un paramétrage
du module.
Activez la période avec l'icône .

Affectation d'interventions à une période

Créez vos interventions et saisissez leur rapport.
Astuce > Une intervention peut être créée directement depuis l'onglet INTERVENTIONS LIÉES d'une fiche
contrat avec le bouton NOUVELLE INTERVENTION. Dans ce dernier cas, le rapport contiendra automatique-
ment une ligne de saisie libre modifiable correspondant au service contractualisé.
Dans le rapport, en plus de la sélection des services réalisés, saisissez une date de début.
Note > L'affectation d'une intervention à une période de contrat est conditionnée par sa date de début
saisie dans son rapport.
Attention > Si vous saisissez une durée à l'intervention, celle-ci peut être interprétée comme unité de
facturation et donc fausser vos lignes de facture et leur total.
Figure 21.3 : Interventions affectées ou non à une période selon leur date de début
L'intervention FI1604-0003 a été clôturée avec une date de début incluse dans la période à laquelle
elle est affectée, tandis que l'intervention FI1604-0015 n'a pas de date de début. Sa facturation
devra être effectuée depuis l'onglet RAPPORT de sa fiche, elle ne pourra pas être facturée depuis
le bouton de facturation des interventions d'une période.
Clôture d'une période de contrat

Clôturer une période est nécessaire à la facturation des interventions. Pour clôturer une
période, rendez-vous sur l'onglet PÉRIODES d'un contrat. En bout de ligne de la période
à clôturer, à droite, cliquez sur la croix ( ).
Renouvellement de période
Lorsqu'une période est clôturée, depuis l'onglet PÉRIODES de la fiche contrat, le bouton
RENOUVELER LA PÉRIODE DE CONTRAT vous affichera des champs de saisie de dates de début
et de fin d'une nouvelle période.
Astuce > Lors du renouvellement d'une période de contrat, la suggestion automatique d'une date de fin
est paramétrable dans le paramétrage du module.

Note > La suggestion des dates se base sur la date de début du contrat.
Facturation des interventions d'une période de contrat

Les interventions d'une période ne peuvent être facturées que si elles ont été clôturées
et que si la période dont elles relèvent a été elle-même clôturée.
Figure 21.4 : Liste des interventions liées à des périodes de contrat
En cliquant sur le bouton FACTURER LES INTERVENTIONS CLÔTURÉES LIÉES À LA PÉRIODE CLÔTURÉE ,
vous arriverez à la page de création du brouillon d'une facture avec, en bas de page,
la liste des services repris.
Attention > Ces fonctionnalités relèvent du paramétrage de Management pour les interventions.

Figure 21.5 : Facturation des interventions d'une période
21.2. Échéances à facturer

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités du module Contrats pour gérer les abonnements
de vos clients à vos prestations de services. Le cas échéant, la liste ÉCHÉANCES À FACTURER
ajoutée par Management vous sera d'une aide précieuse. Accessible depuis le menu
latéral COMMERCIAL > CONTRATS > ÉCHÉANCES À FACTURER, elle affiche l'ensemble des contrats
dont les dates de périodes sont parvenues à échéance ou proches de leur échéance.
Le délai déterminant l'affichage est configurable à la page de paramétrage du module.
Figure 21.6 : Liste personnalisable des échéances de contrat à facturer
Cette liste, en complément des informations présentes dans l'onglet INTERVENTIONS LIÉES
des contrats vous permettra de facturer en temps voulu et d'honorer vos engagements.
21.3. Agenda des interventions d'un contrat

Les interventions des contrats peuvent être affichées depuis l'agenda des interventions
accessible depuis l'entrée de menu latéral COMMERCIAL > INTERVENTIONS > AGENDA. Très
pratique pour avoir le planning de travail de vos collaborateurs !

21.4. Paramétrage du module Management pour les

contrats
Sélectionnez dans la liste déroulante la valeur de durée depuis ou à partir de la fin
d'une échéance pour déterminer son affichage sur la page ÉCHÉANCES À FACTURER.
Figure 21.7 : Paramétrage du module Management pour les contrats
Note > Les fonctionnalités de Management pour les contrats s'appuient sur les fonctionnalités relatives
aux interventions. Reportez-vous au chapitre Rapport et facturation d'interventions et à la Section 17.5,
Paramétrage du module Management/interventions pour une utilisation optimale et cohérente du
module.

Gestion de l'entreprise
Nous avons regroupé dans cette partie tout ce qui concerne le back-office de votre
entreprise. Vous trouverez donc le chapitre de reporting et d'analyse des ventes
puis les chapitres relatifs à vos achats et enfin les chapitres concernant les charges
inhérentes à une société : les salaires, charges sociales, notes de frais pour arriver à la
gestion de votre trésorerie jusqu'à l'édition de données comptables.

22
Reporting et suivi d'activité
Nativement, Dolibarr propose un certain nombres d'indicateurs pour vous permettre de
suivre votre activité, tels que des tableaux de bords, des pages de statistiques qu'elles
soient de chiffre d'affaires, de ventes, etc.
22.1. Tableaux de bord et statistiques

Des tableaux de bord et des diagrammes, avec des options de tris et de filtrages, sont
disponibles pour plusieurs éléments de Dolibarr tels que les propositions commerciales,
commandes clients et fournisseurs, produits, services, factures clients et fournisseurs ainsi
que les notes de frais. Ils vous permettent de suivre leur évolution sur plusieurs mois et
années.
Figure 22.1 : Exemple d'une page de statistiques

Vous pouvez accéder à ce type de page récapitulative depuis l'entrée STATISTIQUES de

différents menus.
Figure 22.2 : Exemple d'entrée Statistiques
Pour chacun de vos services, vous disposez également de statistiques intéressantes di-
rectement depuis leur fiche, sous l'onglet STATISTIQUES.
Figure 22.3 : Page de statistiques d'un service
Toujours sur les fiches des services, l'onglet OBJETS RÉFÉRENTS vous affichera la liste des
documents sur lesquels ils figurent :

Figure 22.4 : Objets référents d'un service
22.2. Rapports
Outre le rapport de règlement, Dolibarr propose des pages de reporting propres à
différents éléments. Ils sont notamment accessibles depuis les entrées du menu COMP-
TA/TRÉSO > RAPPORTS.
Figure 22.5 : Entrées disponibles pour l'édition de rapport
Les rapports affichent des pages dont les données sont automatiquement générées à
partir des enregistrements que vous créez au fil de votre activité. Les rapports de chiffre
d'affaires et de résultat affichent des comparatifs avec les années précédentes.
Attention > Dans l'édition des rapports, seules sont prises en compte les écritures automatiques. Les
écritures bancaires saisies manuellement ne sont pas comptabilisées.

Figure 22.6 : Affichage de votre chiffre d'affaires
Figure 22.7 : Affichage de votre résultat
Notez que la TVA collectée est incluse dans votre colonne de dépenses.

22.3. Marges
Dolibarr possède un module natif de calcul de marge qui peut être activé depuis la page
de configuration des modules. Dans le cadre d'une activité de prestation de services, son
utilisation n'est pertinente qu'en cas de sous-traitance car sa méthode de calcul s'appuie
sur le prix d'achat ou la saisie d'un coût de revient lors de la sélection des services dans
la fiche d'un document.
Figure 22.8 : Liste de sélection du prix de revient pour le calcul des marges
Note > La première ligne proposée est le prix fournisseur, la deuxième est le PMP qui n'a de pertinence
que dans la gestion de produits et la troisième, un prix à saisir librement pouvant inclure les frais que
vous jugerez judicieux pour le calcul de votre marge.
Vous pouvez activer le module et le paramétrer selon vos besoins. Il affichera vos marges
par service avec des options de filtrage par date, commercial ou client depuis le menu
COMPTA/TRÉSO > MARGES.
Figure 22.9 : Tableau d'affichage des marges
L'activation du module Marges affichera sur les fiches des services un onglet du même
nom. Sur cet onglet, vous retrouverez, par facture, la marge réalisée pour le service.

Figure 22.10 : Onglet marges d'une fiche service
L'activation du module Marges affiche dans les fiches des documents commerciaux un
tableau de calcul des marges reprenant les informations tarifaires des produits et ser-
vices présents dans le document :
Figure 22.11 : Tableau de marges dans les documents
Figure 22.12 : Paramétrage du module Marges

Export de données
Si les statistiques et les tableaux de bords natifs ne vous suffisent pas, vous pouvez re-
courir à la fonctionnalité d'export de données de Dolibarr. Elle vous permettra d'ex-
traire des données sous différents formats et notamment sous la forme de feuilles de
calcul, que vous pourrez ensuite retraiter pour obtenir des informations aussi précises
que vous le souhaitez.

23
Achats et factures fournisseurs
Les factures fournisseurs sont utiles si vous préparez votre comptabilité dans Dolibarr.
Sinon, une simple écriture bancaire suffira pour la gestion de votre trésorerie. Contrai-
rement aux factures clients, les factures fournisseurs resteront en interne. Il s'agit en fait
d'une opération de saisie destinée à enregistrer les lignes et les montants de produits
ou services achetés et de leur TVA. De ce fait, vous pouvez très bien créer des produits
génériques pour ne pas encombrer votre base de données.
Astuce > Lorsque le module de comptabilité avancée sera complètement opérationnel, vous pourrez vous
contenter de saisir directement dans le grand livre les lignes de vos factures fournisseurs en créant les
mouvements de votre journal d'achats avant de l'exporter pour votre expert comptable.
Les factures fournisseurs requièrent, sur le même principe que les factures clients, la créa-
tion de services et de produits que vous sélectionnerez afin de recréer la facture de votre
fournisseur dans Dolibarr. Parallèlement, vous pourrez scanner celle-ci pour l'enregistrer
dans les fichiers joints.
Attention > Seules les factures standards sont prises en charge par les fonctionnalités actuelles de
Dolibarr. En attendant que ces fonctionnalités soient présentes, des astuces vous sont suggérées à la
Section 23.7, Gestion des factures d'acompte et d'avoir fournisseur.
23.1. Les produits

Les produits suivent exactement le même principe de fonctionnement que les services
pour leur création et utilisation. Le paramétrage des deux modules est commun. Une
modification s'applique donc aussi bien aux produits qu'aux services.
Astuce > L'utilisation des produits et services pour les factures fournisseurs vous dispense de précisions.
Pour gagner du temps lors de leur création et de leur emploi futur, contentez-vous de créer des produits
génériques représentatifs de vos achats en prenant appui sur votre plan comptable. Par exemple, créez
un produit "papeterie" plutôt que de multiples produits du genre "papier", "stylo" et "gommes" et leurs
déclinaisons respectives infinies.
Lors de la création de vos produits, n'oubliez pas :
• de saisir un fournisseur et un prix quelconque que vous modifierez à la volée lors

de la saisie des factures dans l'onglet PRIX FOURNISSEUR de la fiche du produit ;

Astuce > Enregistrez des produits à un euro ! Lors de la saisie des factures fournisseurs, vous
économiserez de nombreux clics en inversant le traitement des montants et quantités plutôt que
de sélectionner vos produits, les ajouter et entrer en modification pour modifier leurs valeurs.
• de sélectionner les bons statuts HORS VENTE et EN ACHAT.
Ces deux informations vous permettront de les utiliser dans les factures fournisseurs.
23.2. Création d'une facture fournisseur

Les factures fournisseurs sont des factures standards et peuvent être créées depuis :
• le menu COMPTA/TRÉSO > FACTURE FOURNISSEUR > NOUVELLE FACTURE ;

• la fiche d'un tiers, sous réserve que celui-ci soit enregistré en tant que fournisseur,
avec le bouton CRÉER UNE FACTURE OU UN AVOIR de l'onglet FOURNISSEUR ;
• une commande fournisseur. Les commandes fournisseurs fonctionnent sur le même
principe que les commandes clients.
L'utilisation des commandes fournisseurs dépend de votre activité et de votre organisa-

tion interne (en effet, cette étape permet par exemple une validation en amont par un
responsable). L'intérêt de créer une facture depuis une commande, si elle existe, est la
reprise des informations qu'elle contient. Notez cependant que cette étape n'est pas
forcément utile et qu'elle vous prendra du temps. Optez plutôt pour une création directe,
quitte à sélectionner le tiers fournisseur, choisir les conditions et mode de règlement et
ajouter les produits/services au corps de la facture.
Figure 23.1 : Création d'une facture depuis le menu latéral

À la différence des factures clients, le seul type de facture fournisseur qu'il est possible
de créer est la FACTURE STANDARD. Sur la page de création, sélectionnez ou saisissez les
informations nécessaires.
Attention > La référence fournisseur est obligatoire et doit être unique. Vous ne pourrez pas créer plusieurs
factures avec la même référence fournisseur. Saisissez par exemple le numéro de la facture ! Il y a de
grandes chances que celui-ci soit toujours différent d'un fournisseur à l'autre.
Enfin, cliquez sur le bouton CRÉER BROUILLON.
23.3. Les différents statuts de la facture

Comme pour les factures clients, la facture fournisseur passe par plusieurs statuts :
• Brouillon : la création de la facture ou la modification de son contenu est en cours ;

• Validée : la saisie de la facture est terminée. Vous pouvez émettre le règlement au
moment voulu ;
• Impayée : la facture est en attente de règlement ;
• Règlement commencé : vous n'avez effectué qu'un règlement partiel, qu'il ait été
prévu ou non. La facture continue d'apparaître dans la liste des factures fournisseurs
impayées jusqu'à être soldée ;
• Payée : la facture est soldée ;
• Abandonnée : vous avez abandonné la facture car pour une raison ou pour une
autre vous êtes sûr de ne jamais la payer. Une facture abandonnée n'apparaît plus
dans la liste des impayées ni dans les charges.
Note > Dans les tableaux de statistiques et les listes de factures, un code couleur personnalisable cor-
respond à chacun de ces statuts.
23.4. Ajout de produits et services à la facture

Le remplissage d'une facture fournisseur suit le même principe qu'une facture client. Une
fois enregistrée, la fiche de la facture fournisseur affiche dans un premier tableau les
informations enregistrées lors de l'étape de création ou reprises de la commande. Si
besoin, ces informations peuvent être modifiées avec l'icône d'édition ( ).
Le deuxième tableau AJOUT NOUVELLE LIGNE permet d'enregistrer d'autres produits/ser-

vices que vous avez achetés. Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante le service
ou le produit à ajouter.

Terminez l'ajout d'un produit/service en cliquant sur le bouton AJOUTER et répétez l'opé-
ration autant que nécessaire. Une fois une ligne ajoutée, il est possible de la modifier
avec l'icône d'édition ( ). Vous aurez alors accès à la modification de la description,
de la quantité, du prix, etc.
23.5. Validation de la facture

Une fois tous les produits et services repris d'un document source ou ajoutés à la facture,
vous pouvez la valider.
La validation de la facture va lui attribuer son identifiant définitif.
23.6. Régler une facture fournisseur

Pour enregistrer le règlement d'une facture fournisseur, allez sur sa fiche et cliquez sur
le bouton SAISIR RÈGLEMENT. La page d'enregistrement s'affiche.
Figure 23.2 : Page de saisie du règlement d'une facture fournisseur
Il vous reste à saisir la date d'émission du règlement, le mode de règlement, un numéro

de règlement et une banque.Vous pouvez aussi enregistrer un commentaire.
Dans le second tableau intitulé FACTURES, vous trouverez la liste de toutes les factures
impayées du tiers fournisseur. Saisissez dans le champ MONTANT RÈGLEMENT le montant
réglé. En cas de règlement simultané de plusieurs factures, le total des factures réglées
est calculé et apparaît sous les champs de saisie du règlement dans la ligne TOTAL TTC.
Ce montant doit être égal au montant que vous préparez pour votre fournisseur.

Une fois le règlement saisi, cliquez sur le bouton PAYER en laissant cochée l'option de
classement automatique au statut Payée des factures soldées afin d'éviter d'avoir à re-
venir sur chaque facture pour les classer au bon statut. Sinon, le bouton CLASSER PAYÉE de
la fiche facture vous permettra de la mettre manuellement au bon statut.
Confirmez l'émission du règlement.
L'enregistrement du règlement est terminé. La facture est maintenant au statut Payée.

Nous verrons plus tard qu'il a été transformé automatiquement en écriture bancaire sur
le compte en banque.
23.7. Gestion des factures d'acompte et d'avoir

fournisseur
La fonctionnalité de facture d'acompte et d'avoir fournisseur n'existe pas dans les ver-
sions actuelles de Dolibarr. Quelques pistes de réflexion pour vous aider si vous en avez
besoin.
Facture d'acompte fournisseur
Sans tenue de comptabilité

Si vous ne tenez pas votre comptabilité, vous pouvez enregistrer une facture stan-
dard du montant de l'acompte que vous identifierez par sa référence. Vous créerez
une seconde facture pour solder la facture fournisseur. De cette manière, votre tré-
sorerie restera juste.
Avec tenue de comptabilité

Dans le cas d'une tenue de comptabilité, contentez-vous de l'enregistrement d'une
écriture bancaire. Ce règlement correspondra à une sortie de trésorerie qui corres-
pondra au règlement anticipé de la facture fournisseur que vous saisirez plus tard.
Attention > Vous devrez rééquilibrer votre comptabilité avec l'ajout manuel d'une contrepartie.
Facture d'avoir fournisseur

Pour contourner l'absence de fonctionnalité permettant de créer des factures d'avoir
fournisseurs, vous pouvez utiliser les factures standards et créer des produits Avoir sur
produit X dont le prix fournisseur serait l'opposé du prix du produit à annuler.

Figure 23.3 : Enregistrement d'une ligne de produit négative sur une facture
Attention > Lors de la saisie du prix fournisseur, un espace est nécessaire entre le signe - et le montant.
Un avoir chez votre fournisseur restera dans Dolibarr une facture fournisseur impayée.
Son règlement négatif viendra en déduction du règlement d'une prochaine facture et
s'effectuera comme pour le règlement de plusieurs factures standards.
Pour solder vos factures, lors de l'enregistrement des montants des règlements, veillez à
bien saisir le montant négatif qui compensera le montant total.
Figure 23.4 : Règlement d'une facture négative

24
Salaires, charges sociales et TVA
Dolibarr propose des fonctionnalités permettant l'écriture automatique d'écritures ban-
caires à partir de l'enregistrement de données telles que les salaires, charges sociales
et règlements de TVA.
Note > Si vous tenez votre comptabilité dans Dolibarr, les codes comptables pour les salaires et la TVA
seront préremplis mais modifiables dans la configuration de leur module.
Attention > Si vous utilisez le module de Comptabilité avancée, vous devrez personnaliser votre plan
comptable pour pouvoir leur attribuer vos propres comptes comptables.
24.1. Salaires
L'enregistrement et le règlement d'un salaire s'effectue depuis le menu COMPTA/TRÉSO > DÉ-
PENSES SPÉCIALES > SALAIRE > NOUVEAU RÈGLEMENT, et vous accéderez à la liste des règlements
déjà enregistrés par le menu COMPTA/TRÉSO > DÉPENSES SPÉCIALES > SALAIRE > RÈGLEMENTS.
Figure 24.1 : Page d'enregistrement du règlement d'un salaire

Saisissez les informations. Elles seront reprises directement dans les écritures du compte
bancaire.
Note > Le libellé est prérempli, mais modifiable. Ajoutez par exemple le mois correspondant au salaire
et les initiales du salarié.
Figure 24.2 : Écriture bancaire automatique d'un salaire
24.2. Charges sociales

L'enregistrement de charges sociales permet la création automatique d'écritures sur le
compte bancaire lors de leur règlement. En outre, si vous les enregistrez en avance,
vous pourrez suivre les règlements que vous devrez effectuer à l'aide du sous-menu
RÈGLEMENTS.
Dictionnaire des charges sociales

Si les charges sociales enregistrées par défaut ne vous satisfont pas, il est possible de
les modifier dans les dictionnaires de Dolibarr via le menu ACCUEIL > CONFIGURATION
> DICTIONNAIRES. Sélectionnez ensuite le dictionnaire TYPES DE CHARGES SOCIALES et modi-
fiez-le en suivant la procédure décrite au chapitre Personnalisation des contenus et for-
mulaires de données.
Astuce > Si vous modifiez le dictionnaire des charges sociales, profitez-en pour désactiver les charges so-
ciales belges qui sont activées par défaut (sauf si votre entreprise est installée en Belgique, évidemment !
Désactivez alors les charges sociales françaises). Il vous suffit pour cela de cliquer sur le bouton .

Figure 24.3 : Dictionnaire des charges sociales
Vous pouvez modifier les charges sociales natives avec l'icône d'édition en bout de
ligne ( ) et en créer de nouvelles en construisant vos codes sur le même modèle que
celui des charges déjà existantes (TAXNomDuPoste). Saisissez ensuite leur nom (lequel
apparaîtra dans la liste de sélection sur la page de création d'une nouvelle charge), le
pays concerné et le code comptable, puis cliquez sur le bouton AJOUTER.
Note > Notez la colonne et le champ CODE COMPTABLE. Venez remplir ou modifier ici ces valeurs si vous
tenez votre comptabilité dans Dolibarr.
Les différents statuts des charges sociales
• Impayée : la charge sociale est créée. Elle est prévue dans les écritures sortantes
de votre trésorerie. Elle attend que vous lui indiquiez une date de règlement ;
• Règlement commencé : la page de règlement de la charge sociale indique une
date prévue ou passée et un montant ;
• Payée : la charge sociale a été classée Payée manuellement.
Note > Une action manuelle est requise pour qu'une charge sociale passe au statut Payée : selon
votre organisation, à l'envoi ou au débit du règlement, revenez sur la fiche de la charge sociale et
classez-la Payée. En suivant cette procédure, vous n'oublierez pas de payer vos charges ou d'en
envoyer le règlement !

Créer une charge sociale

Vous pouvez créer vos charges sociales depuis le menu COMPTA/TRÉSO > DÉPENSES SPÉCIA-
LES > CHARGES SOCIALES > NOUVELLE CHARGE. La page de création s'affiche alors :
Figure 24.4 : Page de création d'une charge sociale
Tableau 24.1 : Champs de la page de création d'une charge sociale

Le libellé doit vous permettre de vous y retrouver dans vos
charges sans faire doublon avec son type. Par exemple, si
vous créez une charge de type URSSAF, saisissez un libellé
libellé
correspondant simplement à un trimestre (2015 T1) plutôt que
"URSSAF 2015T1" pour éviter le doublon dans les écritures ban-
caires.
type Sélectionnez dans la liste le type de charge.
date fin période Date de la fin de période couverte par la charge.
montant
date d'échéance
Figure 24.5 : Fiche d'une charge sociale
Astuce > Une fois créée, une charge sociale peut être clonée pour le mois suivant en utilisant la case à
cocher à cet effet ! Dans tous les cas, les informations sont modifiables, sauf le type.

Si vous enregistrez une charge avant son règlement, vous pourrez la retrouver dans le sous-menu RÈGLE-
MENTS avec un code couleur personnalisable selon le statut et dans l'onglet ÉCRITURES PRÉVUES de votre
compte bancaire.
Règler une charge sociale

Pour régler une charge sociale, ouvrez sa fiche et cliquez sur le bouton SAISIR RÈGLEMENT.
La page d'enregistrement s'affiche :
Figure 24.6 : Règlement d'une charge sociale
Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton ENREGISTRER. La charge so-
ciale est alors au statut RÈGLEMENT COMMENCÉ. Cette étape enregistre la charge sociale
dans les lignes de votre compte bancaire.
Vous devrez vous-même cliquer sur le bouton CLASSER PAYÉE pour terminer le cycle de
la charge sociale. Cette action nécessaire de votre part peut vous aider dans votre
organisation : enregistrez le règlement au moment de la rédaction de votre chèque ou
de la programmation de votre virement et utilisez ce bouton lors de l'envoi de votre
règlement par exemple...
Figure 24.7 : Écriture bancaire automatique d'une charge sociale

24.3. TVA
Si vous avez paramétré votre entreprise comme étant assujettie à la TVA, toutes les lignes
de factures seront reprises et retraitées pour vous afficher les montants de TVA collectée
et de TVA à payer.
Attention > Les écritures bancaires ajoutées manuellement ne sont pas prises en compte dans le calcul
de la TVA. Pour une bonne gestion de votre activité, privilégiez toujours les éléments qui génèrent des
écritures automatiques.
Afficher des rapports de TVA

Vous pouvez afficher un récapitulatif des montants de TVA collectée et à déduire à l'aide
du menu COMPTA/TRÉSO > DÉPENSES SPÉCIALES > TVA. Vous y trouverez également (à droite
de l'écran) les différents acomptes de TVA réglés au fil de votre activité.
Figure 24.8 : Calcul automatique de la TVA collectée et à payer
En outre, des statistiques plus complètes sont accessibles depuis les menus COMPTA/TRÉSO
> DÉPENSE SPÉCIALES > TVA > RAPPORT PAR TAUX et RAPPORT PAR CLIENT. Ces rapports vous per-
mettent d'analyser plus finement votre TVA. Vous pouvez par exemple saisir une date
de filtrage pour suivre vos échéances de TVA.

Figure 24.9 : Page de rapport de TVA par taux
Enregistrer un règlement de TVA

Cliquez sur COMPTA/TRÉSO > DÉPENSES SPÉCIALES > TVA > NOUVEAU RÈGLEMENT. La page d'en-
registrement du règlement d'un acompte de TVA s'affiche et vous permet de remplir les
champs :
Figure 24.10 : Enregistrement du règlement d'un acompte de TVA
Le règlement de l'acompte de TVA a été ajouté à vos écritures bancaires.

Paramétrage du module Taxes, charges sociales et

dividendes
Vous pouvez accéder à la page de paramétrage des Taxes, charges sociales et divi-
dendes depuis la liste des modules en cliquant sur l'icône de modification ( ) au bout
de la ligne du module correspondant.
Figure 24.11 : Page de configuration du module des charges sociales
Sur cette page, vérifiez selon votre entreprise le mode de prise en compte de vos règle-
ments de TVA et cochez le bouton correspondant entre TVA SUR ENCAISSEMENTS où la TVA
est due sur les encaissements de vos règlements de factures et TVA SUR DÉBIT où la TVA
est due dès émission d'une facture, réglée ou non.

25
Notes de frais
Le module natif des notes de frais permet la saisie des dépenses par utilisateur réparties
selon des postes personnalisables par le biais des dictionnaires. Les utilisateurs peuvent
ensuite générer leur note de frais et l'envoyer par e-mail à leur supérieur hiérarchique
pour validation avant règlement.
Note > Si vous tenez votre comptabilité dans Dolibarr et notamment la fonctionnalité d'export de journaux,
il peut être préférable d'utiliser les factures fournisseurs plutôt que les notes de frais. Cela nécessite
au préalable la création de vos utilisateurs en tant que tiers fournisseurs. Le cas échéant, le module
Comptabilité des notes de frais incluera vos notes de frais dans vos lignes de pièces lors de l'étape de
ventilation.
25.1. Création
Une note de frais est créée depuis le menu GRH > NOTES DE FRAIS > NOUVEAU. La page de
création s'affiche. Saisissez les dates de début et fin de la période, le nom du supérieur
hiérarchique, éventuellement des notes et cliquez sur le bouton CRÉER NOTE DE FRAIS.
Figure 25.1 : Page de création d'une note de frais
La fiche de la note de frais s'affiche. Dans le tableau AJOUT NOUVELLE LIGNE, saisissez
la date de dépense, le type (nativement : autres, transport ou repas), une description,
confirmez le taux de TVA applicable, indiquez le montant TTC et la quantité. Terminez
en cliquant sur le bouton AJOUTER. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

Figure 25.2 : Brouillon d'une note de frais
Vous pouvez modifier une ligne de note de frais en cliquant sur son icône d'édition ( ).
Le bouton MODIFIER permet de modifier les informations saisies lors de la création. Le
bouton VALIDER ET ENVOYER POUR APPROBATION valide la note de frais, lui attribue son numéro
définitif et envoie un mail au supérieur hiérarchique saisi lors de l'étape de création.
Astuce > Enregistrez les justificatifs des lignes de la note de frais dans l'onglet FICHIERS JOINTS !
25.2. Dictionnaire des postes de dépenses

Si les postes de dépenses par défaut ne vous satisfont pas, il est possible de les modifier
dans les dictionnaires de Dolibarr, accessibles depuis le menu ACCUEIL > CONFIGURATION >
DICTIONNAIRES. Sélectionnez ensuite le dictionnaire TYPES DE DÉPLACEMENT ET NOTES DE FRAIS .
Figure 25.3 : Dictionnaire des postes de dépenses des notes de frais
Nativement, le module de notes de frais possède trois postes de dépenses. Vous pouvez
les modifier avec l'icône d'édition en bout de ligne ( ) et en créer de nouvelles en
reprenant le code utilisé nativement : saisissez TF_NomDuPoste dans la colonne CODE et le

libellé souhaité (c'est ce nom qui apparaîtra dans la liste de sélection TYPE), puis cliquez
sur le bouton AJOUTER. Une fois enregistré, votre nouveau poste sera présent dans la liste
déroulante de sélection :
Figure 25.4 : Affichage dans la liste déroulante du nouveau type de dépense dans

les notes de frais
25.3. Les différents statuts de la note de frais

• Brouillon : la création ou la modification de la note de frais est en cours ;
• Validée : la saisie de la note de frais est terminée. Elle peut être envoyée par mail
au supérieur défini dans l'étape de création ;
• Approuvée : la note de frais a été acceptée par le responsable. Elle peut alors être
payée ;
• Refusée : la note de frais ne rentre pas dans le cadre d'un remboursement. Son
règlement ne sera pas possible en l'état ;
• Payée : Un règlement de la note de frais a été enregistré pour le montant total de
la note de frais, ou seulement partiel.
25.4. Vie de la note de frais

Le responsable hiérarchique a été notifié par mail de la validation d'une nouvelle note
de frais. Depuis le menu GRH > NOTES DE FRAIS > LISTE > EN ATTENTE D'APPROBATION ou depuis
le lien présent dans le mail de notification, il pourra accéder à la fiche de la note de
frais et cliquer sur les boutons APPROUVER ou REFUSER. Le refus peut être motivé par un
commentaire.
Une note de frais validée peut être remise au statut Brouillon avec le bouton RETOUR AU
STATUT BROUILLON .
Attention > N'oubliez pas de repasser la note de frais au statut Validée pour pouvoir la renvoyer par
e-mail et continuer son parcours.
Quand la note de frais a été approuvée, il devient possible d'enregistrer un règlement

en cliquant sur le bouton dédié :

Figure 25.5 : Enregistrement du règlement d'une note de frais
La note de frais peut ensuite être classée Payée sur le modèle des charges sociales. Le
règlement d'une note de frais est enregistré dans la liste des écriture bancaires.
Figure 25.6 : Écriture bancaire du règlement d'une note de frais
25.5. Éditer une fiche récapitulative PDF de la note de

frais
Pour pouvoir éditer un document PDF des notes de frais, vous devez avoir activé le
modèle de document dans la configuration du module :
Figure 25.7 : Activation du modèle de document pour les notes de frais

Suite à la saisie de notes de frais par vous ou vos collaborateurs, vous pourrez éditer
le document récapitulatif :
Figure 25.8 : PDF d'une note de frais

Note > Le PDF s'enrichira des informations enregistrées sur la fiche, notamment son statut. Dans l'exemple
ci-dessus, la note de frais est payée, elle mentionne également l'utilisateur qui l'a validée.
Note > la référence de la note de frais est composée de :
• USER : Nom d'utilisateur ;

• Expense Report : Note de frais ;
• XXXXX : Compteur ;
• YYMMDD : Date de début de période de la note de frais.
Module additionnel : Note de frais +
Le module Note de frais + permet de calculer automatiquement

les indemnités kilométriques en fonction des caractéristiques des
véhicules enregistrés dans Dolibarr. En outre, il facilite l'export des
données saisies dans les notes de frais.
Astuce > Un site de démonstration vous permet de tester les fonction-

nalités du module.
tionnels.

26
Trésorerie
Votre trésorerie dans Dolibarr peut être gérée automatiquement par l'enregistrement des
données de règlements de factures clients ou fournisseurs et de dépenses spéciales. Les
dépenses spéciales regroupent les charges sociales, les salaires et les règlements de
TVA. Vous pouvez aussi ajouter manuellement des écritures bancaires.
Chacune des lignes du compte bancaire, que ce soit une insertion automatique ou ma-
nuelle peut être modifiée ou supprimée en cliquant sur l'icône correspondante en bout
de ligne à droite.
Enfin, les dépenses peuvent être classées par catégories à des fins de filtres et de statis-
tiques. Ce classement est possible au moment du rapprochement bancaire ou dès l'ajout
des écritures manuelles.
26.1. Écritures bancaires automatiques

Comme précisé en introduction, les règlements de factures, de charges sociales et des
salaires sont ajoutés automatiquement dans les lignes du compte bancaire :
Figure 26.1 : Exemple d'écritures automatiques dans un compte bancaire

26.2. Écritures bancaires manuelles

Attention > Une écriture bancaire manuelle n'est pas liée à un code comptable !
Ajout d'une écriture bancaire manuelle

Pour ajouter une écriture manuelle, cliquez sur le bouton AJOUTER ÉCRITURE de l'onglet
ÉCRITURES de la fiche du compte bancaire. Un tableau s'ajoute au-dessus du tableau des
écritures.
Figure 26.2 : Ajout d'une écriture bancaire manuelle
Saisissez alors la date, le type de règlement de l'écriture, un numéro, une description,

la catégorie et le montant au débit ou au crédit et cliquez sur le bouton AJOUTER.
Figure 26.3 : Écriture bancaire manuelle
26.3. Catégories d'écritures bancaires

En prévision du rapprochement bancaire, vous pouvez classer vos écritures bancaires
dans des catégories à des fins de filtres et de statistiques par poste de dépenses.
Le formulaire de création des catégories de dépenses est accessible depuis le sous-

menu BANQUES/CAISSES > BANQUES/CAISSES > TAG > CATÉGORIE. Il vous suffit alors de modifier
l'existant avec l'icône d'édition ( ) ou de saisir un nouveau libellé et de cliquer sur le
bouton AJOUTER.

Figure 26.4 : Page de modification ou création des catégories d'écritures bancaires
26.4. Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire sert à s'assurer de la concordance entre votre compte ban-
caire sur Dolibarr et l'extrait de compte que vous recevez de votre banque. Il vous per-
mettra de trouver des erreurs d'enregistrement, d'ajouter des écritures oubliées, etc.
La page de rapprochement des comptes bancaires est accessible depuis :
• le sous-menu BANQUES/CAISSES > COMPTES BANCAIRES > RAPPROCHER. Chaque compte

bancaire a un lien d'accès à la page de rapprochement ;
• l'onglet ÉCRITURES de la fiche d'un compte bancaire.
Cliquez sur le bouton RAPPROCHER, la page de rapprochement s'affiche (voir Figure 26.5).
À partir de votre extrait de compte reçu de la banque, retrouvez les lignes correspon-
dantes dans la liste et cochez la case à leur extrémité droite. Si besoin, les + et – vous
permettent de modifier la date de valeur pour coller au plus près de votre extrait de
compte. Indiquez dans le champ au-dessus du tableau la référence permettant d'identi-
fier le relevé d'écritures rapprochées, par exemple BQE_ANNEE_MOIS, et cliquez sur
le bouton RAPPROCHER. Toutes les écritures cochées seront alors rapprochées.
Note > Un rapprochement bancaire mensuel peut être fait en plusieurs fois. Saisissez toujours la même
référence de relevé pour obtenir un relevé mensuel unique dans Dolibarr qui soit identique à votre relevé
bancaire.

Figure 26.5 : Page de rapprochement bancaire
Si vous avez opté pour l'utilisation des catégories pour les écritures bancaires, procédez
par type de dépenses : cochez toutes les dépenses d'un même type, puis indiquez la
référence du relevé en cours et cliquez sur le bouton RAPPROCHER.
Les relevés bancaires créés au fur et à mesure des rapprochements bancaires sont sto-
ckés dans l'onglet RELEVÉS de la fiche des comptes bancaires.
Les fiches des écritures bancaires présentent un tableau RAPPROCHEMENT qui mentionne
le relevé bancaire et l'état de son rapprochement. En cas d'erreur, vous pourrez tou-
jours, successivement, décocher la case du champ ÉCRITURE RAPPROCHÉE avant d'effacer
le code du relevé enregistré. L'écriture reviendra alors dans la liste des écritures non
rapprochées.

Figure 26.6 : Fiche d'une écriture rapprochée
Notez dans le tableau RAPPROCHEMENT l'indication du relevé bancaire sur lequel figure l'écriture
et la case cochée.
Correction des erreurs
Tableau 26.1 : Solutions aux principales erreurs rencontrées lors du rapprochement

bancaire
Tous les règlements des factures ont-ils été enregistrés dans Do-
Il manque une écriture ? libarr ? Créez la facture, la charge sociale, etc. ou une écriture
manuelle puis rapprochez-la.
Un règlement n'a pas été Supprimez le règlement en passant par la fiche de la facture
enregistré sur le bon et enregistrez-le sur le bon compte. Procédez ensuite au rappro-
compte bancaire ? chement de l'écriture.
Supprimez une des occurrences. Dans le cas du reliquat d'une
Une écriture en doublon ? suppression d'un règlement, effacez l'écriture bancaire sans lien
de règlement.
Depuis la fiche de l'écriture, dans le tableau de rapprochement,
Une erreur de saisie du
décochez la case d'indication du statut de rapprochement pour
relevé bancaire lors du
pouvoir effectuer des modifications, modifiez, corrigez le relevé
rapprochement ?
bancaire, enregistrez.

27
Comptabilité
Dolibarr possède un module qui vous permettra d'effectuer une comptabilité plus avan-
cée que ne le permettent les fonctionnalités du module Comptabilité activé au chapitre
Modules à activer. Vous pourrez sélectionner un plan comptable, le personnaliser, pa-
ramétrer l'affectation de vos prestations de services dans les bons comptes comptables
et effectuer l'export de ces données pour les transmettre à votre cabinet comptable.
Attention > À ce jour, le module est, officiellement, en mode développement. Cela signifie que ses fonc-
tionnalités peuvent présenter des dysfonctionnements et contenir des erreurs.
Peut-on dès maintenant utiliser le module de Comptabilité

avancée ?
Le module est en fait en cours de finalisation et de correction de bugs. Il est déjà utilisé
par des entreprises et les dernières retouches nécessaires à son bon fonctionnement
sont en cours de développement.
Vous pouvez donc paramétrer le module et commencer à l'utiliser. Lors de la sortie

officielle en version stable, toutes les données que vous aurez saisies seront reprises
sans modification et vous pourrez profiter pleinement de toutes les fonctionnalités
offertes.
Astuce > Avant toute manipulation comptable, effectuez toujours une sauvegarde de vos données.
Tant que le module sera en cours de finalisation, il est possible que des éléments de
code soient affichés ou que certains termes apparaissent en anglais.
Note > Les captures d'écran présentées dans ce chapitre ont été réalisées sur une version de développe-
ment, base de la prochaine version. Selon la version de Dolibarr que vous utilisez, des différences peuvent
donc survenir. En outre, jusqu'à la diffusion de la version stable, certaines fonctionnalités peuvent encore
évoluer ainsi que leur affichage.

27.1. Activation du module de comptabilité

avancée
Sur une installation classique de Dolibarr, seuls les modules dont les fonctionnalités sont
stables apparaissent dans la liste des modules activables lors de la configuration. Les
modules expérimentaux ou en développement n'apparaissent donc pas dans cette liste.
Pour les afficher et pouvoir les activer, il est nécessaire de modifier la valeur d'une
constante depuis ACCUEIL > CONFIGURATION > DIVERS.
Dans la liste des constantes utilisées dans votre Dolibarr, repérez la ligne MAIN_FEATU-
RES_LEVEL et attribuez-lui la valeur 2 :
Figure 27.1 : Activation de la constante d'affichage des modules expérimentaux et

en développement
Maintenant, rendez-vous sur la liste des modules et activez le module COMPTABILITÉ AVAN-
CÉE avec le bouton .
Figure 27.2 : Activation du module de comptabilité avancée
Note > L'activation du module de comptabilité avancée désactive le module de comptabilité standard.
N'ayez pas d'inquiétude, vous pourrez toujours revenir à l'utilisation du module de comptabilité standard
sans perte de données, vous ne perdrez que l'accès aux fonctionnalités du module de comptabilité
avancée.
Une fois activé, le module de comptabilité avancée ajoute au menu principal COMP-
TA/TRÉSO le menu latéral COMPTABILITÉ.

Figure 27.3 : Menu latéral du module de comptabilité avancée et ses différentes

entrées
Notez l'entrée PLAN COMPTABLE. Elle pourrait rapidement vous être utile.
27.2. Configuration du module

Note > Pour être sûr des paramètres à appliquer, votre expert-comptable est votre meilleur allié !
Attention > Si vos données comptables diffèrent des entrées natives du plan comptable sélectionné, il
est vivement recommandé de commencer par personnaliser votre plan comptable avant d'effectuer la
configuration du module : vous pourrez alors sélectionner immédiatement les entrées que vous aurez
créées.
Cliquez sur l'icône au bout de la ligne du module. Le paramétrage du module de

comptabilité avancée se déroule en trois temps : d'abord, le paramétrage global, puis
celui des journaux et enfin celui de leur export.
Paramétrage global
Dans cet onglet, indiquez dans un premier temps le type de comptabilité dont relève
votre entreprise et le plan comptable à utiliser. La différence entre les options Recettes-Dé-
penses et Créances-Dettes réside dans le calcul du chiffre d'affaires : avec la première,
celui-ci est effectué en fonction des encaissements alors qu'avec la seconde il prend en
compte les factures validées, réglées ou non. Le plan comptable est à sélectionner dans
la liste déroulante.

Figure 27.4 : Choix du type de comptabilité et plan comptable
Sélectionnez ensuite dans les listes déroulantes les numéros de comptes comptables
génériques qui vous seront proposés par défaut pour enregistrer vos factures à l'étape
de la ventilation.
Figure 27.5 : Attribution des comptes comptables par défaut
Enregistrez le tout avec le bouton MODIFIER.

Attention > Les entrées des listes déroulantes qui vous sont proposées sur cette page de configuration
sont issues du plan comptable sélectionné dans les premiers paramétrages du module. Si le compte que

vous souhaitez affecter à l'une des lignes n'y figure pas, vous devrez personnaliser votre plan comptable
(voir Section 27.3, Personnalisation du plan comptable).
Paramétrage des journaux

L'onglet de paramétrage des journaux vous permet de modifier les codes par défaut
utilisés pour nommer les journaux. Nativement, ceux-ci sont définis automatiquement sur
les valeurs VTE pour vente, ACH pour achat, etc. Vous pouvez librement les modifier.
Figure 27.6 : Page de personnalisation des codes de journaux comptables
Note > Le champ du code du journal de banque est grisé : il n'est pas modifiable ici. La donnée est reprise
depuis le champ CODE JOURNAL COMPTABILITÉ des pages de création des comptes bancaires ou de leur
fiche. Si besoin, modifiez la fiche de votre compte bancaire pour corriger ou enregistrer son code. Pour
effectuer sereinement cette saisie ou modification, il peut vous être nécessaire de personnaliser votre
plan comptable.
Paramétrage des exports

Dans l'onglet EXPORTER, vous pouvez modifier les paramètres de vos exports en vue de
leur retraitement par votre expert-comptable (voir Figure 27.7).
Tableau MAIN OPTIONS

• Sélectionnez le format du fichier : Selon les contraintes du logiciel utilisé par
votre expert-comptable, vous pouvez sélectionner ici le format d'export de vos
journaux entre le format .csv et le format .txt.
• Spécifiez le préfixe pour le nom du fichier : Cette option ajoute le préfixe saisi
dans les données exportées. Cela peut être utile si une personnalisation est
nécessaire. Votre comptable saura vous donner la réponse.

Tableau MODÈLE D'EXPORT

• Sélectionnez un modèle d'export : Déjà à ce stade du développement et de
l'évolution du module de comptabilité avancée, des exports dont le contenu
est préparamétré sont disponibles pour les logiciels Cegid Expert. Sont en
cours de développement les exports pour Sage Coala, Sage BOB 50, Sage
Ciel compta ou compta évolution, Quadratus QuadraCompta et EBP.
Note > Une fonctionnalité de personnalisation complète des exports est prévue. Elle vous
permettra de créer vous-même votre modèle d'export selon vos contraintes spécifiques.
Tableau AUTRES OPTIONS

Note > En fonction du modèle d'export que vous avez choisi, les personnalisations que vous définirez
ici peuvent être bloquées : certains modèles prédéfinis ne permettent pas les modifications pour
respecter le format imposé par le logiciel destinataire de l'export de vos données.
• Séparateur de colonnes pour le fichier exporté : Par défaut, le séparateur sera
une virgule. Modifiez-le ici si vous avez besoin d'un autre symbole.
• Format de date pour le fichier d'exportation : Modifier ici le format de date
extrait de votre base de données vers l'export.
Figure 27.7 : Paramétrage des exports des journaux

27.3. Personnalisation du plan comptable

Les comptes comptables que vous utilisez dans votre entreprise pour les différents élé-
ments (comptes bancaires, charges, services, etc.) ne correspondent pas forcément aux
codes génériques. Par exemple, vous utilisez peut-être 512BANQUE plutôt que 512000000.
Vous aurez alors besoin de personnaliser le plan comptable natif de Dolibarr et d'y
ajouter vos propres comptes.
Astuce > Si vous devez entièrement personnaliser votre plan comptable, notamment pour reprendre des
informations existantes sur vos tiers et services, utilisez la fonctionnalité d'export afin de réaliser une
extraction des données de vos tiers et services et des codes comptables enregistrés ou non sur leur fiche !
Ce fichier de données vous évitera de nombreux allers-retours entre les pages de Dolibarr !
Le menu COMPTA/TRÉSO > COMPTABILITÉ > PLAN COMPTABLE vous donne accès à la liste des
comptes présents dans votre plan comptable y compris ceux que vous aurez ajoutés.
Figure 27.8 : Extrait de la liste des comptes comptables
Sur cette même page, vous trouverez le bouton AJOUTER COMPTE COMPTABLE. Cliquez sur
celui-ci pour afficher la page de création d'un nouveau compte.
Figure 27.9 : Création d'un nouveau compte comptable
Saisissez son numéro et un libellé. Dans les listes déroulantes, alimentées par les entrées
issues du plan comptable sélectionné dans le paramétrage général et peut-être déjà
personnalisé, sélectionnez la famille, la classe et enfin la sous-classe du compte en cours
de création. Ces informations serviront à placer le nouveau compte dans l'arborescence
du plan comptable. Par défaut, un compte 706000001 n'est pas automatiquement consi-
déré comme un sous-compte du 706000000.

Note > Le champ NUMÉRO DE COMPTE supporte les caractères alphanumériques.
Attention > Essayez de faire preuve de cohérence dans la formation de vos comptes comptables quant
au nombre de caractères que vous leur attribuez. Cette valeur sera à indiquer dans la configuration du
module et nécessaire à son bon fonctionnement.
Note > Le champ ACCOUNTING CATEGORY n'est pas obligatoire. Il sera utile pour établir dans Dolibarr votre
compte de résultat ou un tableau de bord personnalisé.
Une fois créé, le nouveau code comptable est présent dans les listes déroulantes :
Figure 27.10 : Code personnalisé du plan comptable
Note > Vous devrez procéder de la même façon pour créer les codes comptables nécessaires à vos salaires
et dépenses spéciales. Une fois enregistrés dans le plan comptable, vous pourrez les affecter aux règle-
ments de salaires et de TVA depuis la configuration de leur module respectif et dans les dictionnaires
pour les dépenses spéciales.
Reprise rapide des informations comptables existantes

Si vous aviez déjà enregistré des codes comptables dans les fiches de vos services,
la méthode ci-après vous indique comment les ajouter simplement au plan comptable.
Nous verrons ensuite comment vérifier qu'un compte a bien été affecté à tous vos ser-
vices.
Ajout rapide de vos propres comptes comptables de services

Toujours depuis le menu COMPTA/TRÉSO > COMPTABILITÉ > PLAN COMPTABLE, cliquez sur le
bouton IMPORTACCOUNT. La page affichée vous donnera la liste des services enregistrés
et le code comptable que vous leur avez attribué. Saisissez pour chaque ligne le libellé
comptable correspondant (champ LABEL), la racine du compte et les classe et sous-classe
du service.
Figure 27.11 : Ajout au plan comptable des codes déclarés dans vos fiches

Cochez chacune des lignes que vous voulez importer et enregistrez le tout avec le bou-
ton IMPORT. Un message vous indiquera le bon déroulement de l'import. Votre plan comp-
table comprendra alors ces nouvelles données.
Figure 27.12 : Message de bon déroulement de l'import
Vérification de la déclaration d'un compte comptable sur les services

Sur la même page (menu > PLAN COMPTABLE), le bouton
COMPTA/TRÉSO > COMPTABILITÉ
CHECKPRODUCTACCOUNTANCYCODE vous donne accès à un outil de recherche des services
non pourvus d'un code comptable.
Sélectionnez d'abord avec les boutons radio si la vérification doit porter sur les codes
comptables de vente (bouton MODE VENTES) ou d'achat (bouton MODE ACHATS), puis vali-
dez le filtrage avec le bouton MODIFIER. La page affichera la liste des services qui n'ont
pas été affectés à un compte comptable. Si cette liste n'est pas vide, reprenez la procé-
dure de la section précédente.
Ajout d'un plan comptable

D'autres plans comptables sont disponibles sur le Dolistore sous la forme de modules
additionnels. Une fois leur installation effectuée, ils seront activables dans la liste des
dictionnaires, lien MODÈLES DE PLAN COMPTABLE.
27.4. Fonctionnement et utilisation de la comptabilité

de Dolibarr
La comptabilité dans Dolibarr fonctionne selon le mode opératoire suivant :
Ventilation des factures

La ventilation des factures vous permet de vérifier l'attribution du bon numéro de
compte comptable à chacune de vos lignes de factures. C'est à cette étape que vous
pourrez modifier le numéro de compte comptable d'un produit pour lui attribuer
le numéro correspondant, par exemple, à un service vendu à l'étranger, à moins
que vous ne préfériez dupliquer vos services avec des codes comptables dédiés
aux différentes situations.

Note > La ligne d'un élément auquel aucun compte comptable n'est affecté vous suggérera à cette
étape d'affecter manuellement le compte comptable défini par défaut dans la configuration du
module.
Par ailleurs, la ventilation manuelle vous permet a posteriori l'attribution d'un code
comptable à une ligne de facture saisie librement.
Génération des journaux comptables

Une fois que vous avez validé et que toutes vos lignes de factures sont reliées cha-
cune au bon numéro de compte comptable, vous pourrez générer vos journaux et
leur export pour les envoyer à votre comptable.
Export des journaux comptables

Vous pourrez télécharger vos journaux comptables pour les envoyer à votre ex-
pert-comptable.
Note > Les fonctionnalités ci-dessous (en gris sur le schéma de la Figure 27.13) ne seront pas traitées
en détails dans ce livre.
Enregistrement des écritures dans le grand livre

Une fois les écritures de vos journaux enregistrées dans le grand livre, vous pourrez
ajouter des mouvements pour équilibrer les écritures de vos journaux, l'éditer et
l'exporter avec des options de tri et de filtrage. Le grand livre permet à son tour
l'affichage d'une balance des comptes que vous sélectionnerez sur une période à
définir.
Édition de votre balance

En filtrant l'affichage de votre balance sur un intervalle de comptes comptables,
vous arriverez à l'affichage de données comptables pertinentes.
Compte de résultat
Depuis le paramétrage des comptes du plan comptable, par l'attribution des CATÉ-
GORIES COMPTABLES, vous pourrez créer votre propre tableau de bord ou compte de
résultat.

Figure 27.13 : Workflow de la comptabilité avec Dolibarr
page 217
27.5. En pratique
Partons de la situation où nous avons déjà enregistré dans les fiches des produits et
services les références et codes comptables suivants :
Code comp- Code comp-

Description Référence
table vente table achat
Prestation de service Prest_1 706001 Non saisi
Prestation de service - 2 heures Prest_1 706PREST2 Non saisi
Prestation de service - journée Prest_8 Non saisi Non saisi
Fournitures de bureau Fourn_bureau Non saisi Non saisi
Nous allons donc personnaliser le plan comptable pour lui ajouter les comptes 706001,
706PREST2, correspondant à des données de services déjà existantes et créer le code
706PREST8 pour l'affecter au produit Prest_8. Il en sera de même pour la création et
l'enregistrement des codes comptables d'achat des produits achetés et services sous-
traités.
Ventilation des factures

La ventilation des factures peut paraître contraignante. En réalité, si vos paramétrages
sont correctement effectués, et si tous vos éléments (tiers, services, produits, charges,
etc.) ont un code comptable, cette étape se résume à seulement quelques clics, tout en
permettant une vérification avant d'envoyer les informations dans les journaux puis à
votre expert-comptable.
La ventilation des factures clients et celles des factures fournisseurs suivent la même pro-
cédure mais ont des entrées de menu distinctes. Elles s'effectuent respectivement depuis
les menus > COMPTABILITÉ > VENTILATION CLIENTS (ou FOURNISSEURS) > À VENTILER.
Note > Il est possible d'exclure les factures d'acompte de la ventilation de vos factures. Pour ce faire,
activez la constante FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS à 1 dans ACCUEIL > CONFIGURATION > DIVERS. Dans
ce cas, seuls les règlements de vos factures d'acompte seront pris en compte dans votre comptabilité.
Ils seront considérés comme des avances de trésorerie que vous retrouverez dans la balance.
Ventilation automatique
Attention > Pour éviter toute déconvenue, il vaut mieux garder la main sur les actions du module. Une
ventilation manuelle est préférable à la ventilation automatique. Elle reste une procédure très rapide si
les paramétrages sont correctement effectués et vos données cohérentes. Vous pourrez automatiser la
ventilation quand vous aurez intégré toutes les subtilités de la comptabilité dans Dolibarr.

La page d'accueil du menu COMPTA/TRÉSO > COMPTABILITÉ affiche sur différents tableaux
la liste de vos factures non ventilées, votre chiffre d'affaires hors taxe et votre marge :
Figure 27.14 : Page d'accueil de la ventilation
Depuis cette page, il est possible de valider la ventilation de toutes vos factures sans
vérification en utilisant le bouton VALIDER AUTOMATIQUEMENT. Le bouton CLEANFIXHISTORY
nettoie les comptes comptables d'un ancien plan comptable et le bouton CLEANHISTORY
efface toutes les ventilations effectuées sur l'exercice fiscal en cours.
Attention > L'effet de ces boutons est radical. Vous effacerez d'anciennes données et vous devrez refaire
la ventilation de l'exercice entier !
Ventilation manuelle
Si vous devez effectuer des modifications dans l'affectation de vos comptes comptables
ou simplement vérifier que vous avez enregistré les bonnes données, affichez la page
de ventilation manuelle avec le menu COMPTA/TRÉSO > COMPTABILITÉ > VENTILATION > VENTI-
LATION CLIENTS > À VENTILER :
Figure 27.15 : Page des lignes de factures en attente de ventilation

Astuce > Pour vous aider à vous organiser dans la ventilation de vos factures, vous retrouvez ici les
champs de tri et de filtrage communs aux listes dans Dolibarr !
Les lignes de factures dont les informations sont complètes et cohérentes par rapport au
fonctionnement du module de comptabilité avancée sont précochées.
Un libellé et une description en rouge signifient que le code comptable du produit est
différent de celui indiqué par défaut dans la configuration du module. Cet état n'est pas
forcément incohérent. Dans notre exemple, le code comptable par défaut est 706 alors
que le code comptable du services est 706PREST2, indiqué à sa création comme sous-
compte du précédent.
Une suggestion de compte en rouge signifie que la ligne de facture n'est pas reliée
à un compte comptable. Le compte suggéré est donc celui qui a été défini dans les
comptes à utiliser par défaut dans la configuration du module, éventuellement après la
personnalisation du plan comptable.
Si besoin, modifiez les codes comptables à affecter à vos lignes de factures et cliquez
sur le bouton VENTILER. Votre page affichera un message indiquant le bon déroulement
du traitement :
Figure 27.16 : Message de bon déroulement de la ventilation
En cas d'erreur dans l'affectation des comptes comptables, reportez-vous à la section

suivante.

Liste des lignes de factures ventilées
Les ventilations enregistrées sont accessibles depuis le menu latéral COMPTA/TRÉSO >
COMPTABILITÉ > VENTILATION CLIENTS (ou FOURNISSEURS) > VENTILÉS :
Figure 27.17 : Extrait de la liste des lignes de factures ventilées
Cet écran liste les lignes de factures déjà ventilées. Il offre aussi la possibilité de corriger
les codes comptables des lignes de factures déjà ventilées, utile et pratique si vous avez
fait une erreur d'affectation lors de la ventilation.
Pour modifier le compte comptable d'une ligne, sélectionnez-la avec la case à cocher
en bout de ligne à droite, puis, au-dessus du tableau, réattribuez-lui le bon compte à
l'aide de la liste déroulante. Terminez avec le bouton VALIDER.
Note > La page d'accueil de la ventilation affiche les données à jour en fonction des opérations effectuées :

Maintenant que votre ventilation est faite, et, lorsque vous n'avez plus de lignes en attente
de validation, éditez et exportez vos journaux comptables.
Attention > Les journaux sont constitués des éléments ventilés. Si vous lancez l'export d'un journal alors
qu'il reste des éléments constitutifs encore non ventilés, ceux-ci en seront absents.
Journaux comptables
Génération et export des journaux

L'édition des journaux de ventes, achats et banque nécessitent au préalable la ventilation
des écritures. Elles suivent toutes la même procédure.
Depuis l'entrée de menu COMPTA/TRÉSO > COMPTABILITÉ > JOURNAUX > JOURNAL DES VENTES
(ou JOURNAL D'ACHATS), filtrez l'affichage des données en saisissant des plages de dates
et cliquez sur le bouton RAFRAÎCHIR :
Figure 27.18 : Affichage du journal des ventes d'un mois
Note > S'il vous est nécessaire d'ajouter une écriture dans les journaux, cette opération est possible depuis
le grand livre par l'ajout d'un nouveau mouvement.
Les boutons sous le tableau de filtrage vous permettent d'enregistrer les écritures dans le
grand livre et d'effectuer l'export du journal affiché. L'enregistrement des écritures dans

le grand livre est un préalable à la formation des éléments de la balance. Le contenu

des exports de journaux est défini dans les paramètres du module, onglet EXPORTER.
Exemples de génération d'export au format CSV

Les captures d'écran suivantes sont les résultats d'un même export selon des modèles
d'export différents déjà présents nativement dans le module de comptabilité avancée
(voir section Paramétrage des exports).
Figure 27.19 : Résultat d'un export standard
Figure 27.20 : Résultat d'un export pour CEGID Expert
Les fonctionnalités qui viennent de vous être présentées sont déjà une étape importante
pour votre relation avec votre expert-comptable dans la gestion de votre entreprise. Do-
libarr peut aller plus loin dans la comptabilité, mais le module en question nécessite
encore quelques améliorations et corrections. Nous nous contenterons donc dans ce
qui suit de décrire rapidement ces fonctionnalités plus avancées qui seront bientôt dis-
ponibles.

27.6. Fonctionnalités à venir...
Grand livre
Le grand livre et les écritures qu'il contient sont accessibles depuis le menu COMPTA/TRÉSO
> COMPTABILITÉ > GRAND LIVRE sous réserve que ces dernières aient été enregistrées depuis
les pages d'édition des différents journaux avec le bouton ENREGISTRER LES ÉCRITURES DANS
LE GRAND LIVRE. Pour poursuivre le processus comptable vers l'édition du grand livre, cli-
quez sur le bouton ENREGISTRER LES ÉCRITURES DANS LE GRAND LIVRE. Un message de confir-
mation s'affichera dans l'angle supérieur droit de votre interface.
Vous ne pourrez pas enregistrer deux fois les mêmes écritures dans le grand livre, un
message d'erreur vous en empêchera.
Figure 27.21 : Affichage du grand livre

Supprimer les écritures du grand livre
Notez le bouton SUPPRIMER LES ÉCRITURES DU GRAND LIVRE. Il vous sera utile en cas d'erreur
ou d'incertitude sur les enregistrements de vos écritures depuis les journaux. Si tel est
le cas, cliquez sur ce bouton, sélectionnez dans la fenêtre de confirmation l'exercice
duquel supprimer les écritures dans le grand livre et VALIDER.
Attention > La suppression des écritures du grand livre s'appliquera à l'intégralité d'un exercice comptable !
Repartez de vos journaux, corrigez votre erreur et enregistrez à nouveau les écritures.
Vous pourrez alors, pour vous simplifier, enregistrer d'une traite les écritures de plusieurs
mois .
Équilibrer les écritures du grand livre
Si votre grand livre présente un déséquilibre, identifiez les écritures auxquelles manque
la contrepartie. Dans notre exemple, il s'agit d'une écriture bancaire manuelle. En cli-
quant sur l'icone d'édition ( ) en bout à droite de sa ligne, une message vous confirmera
l'absence de contrepartie :
Figure 27.22 : Message d'alerte sur une écriture sans contrepartie
Modifiez la ligne existante et créez celles nécessaires à l'équilibre de l'écriture. Cliquez

successivement sur le bouton ENREGISTRER jusqu'à l'équilibre de l'écriture :

Figure 27.23 : Écriture équilibrée par l'ajout de mouvements dans le grand livre
Ajouter un mouvement dans les journaux depuis le grand livre

L'ajout manuel d'un mouvement dans l'un des journaux comptables s'effectue depuis le
bouton NOUVEAU MOUVEMENT de la page d'accueil du grand livre.
Cette procédure se déroule en deux temps. Le premier écran de saisie vous demandera
le journal dans lequel ajouter le mouvement, la saisie d'une référence et d'un type de
document avant d'ouvrir la page qui vous permettra la saisie des informations :
Figure 27.24 : Ajout d'une écriture dans un journal depuis le grand livre
Vous pouvez maintenant remplir les champs de manière à créer le mouvement qui sera
enregistré dans le journal sélectionné plus tôt.

Export du grand livre
Le grand livre peut être exporté sur le même principe que les journaux : en cliquant sur
le bouton EXPORT. Le grand livre étant une synthèse de vos journaux, cette fonctionnalité
peut présenter moins d'intérêt que l'export des journaux. Cependant, si vous ajoutez des
mouvements, vous pourrez, par un jeu de tri et de filtrage, faire un export du grand livre
en ne sélectionnant que le journal concerné.
Balance comptable
La balance est accessible depuis le lien de menu COMPTA/TRÉSO > COMTABILITÉ > BALANCE.
Figure 27.25 : Affichage de la balance
Par un jeu de tri et de filtres, vous pourrez consulter facilement et en détail vos soldes
débiteurs et créditeurs vis-à-vis de vos tiers.
Compte de résultat
Depuis la liste des dictionnaires, lien ACCOUNTING CATEGORIES , vous pourrez déterminer
les composantes de votre propre tableau de bord.
Dans l'exemple suivant, le paramétrage fourni par le module de comptabilité avancée

indique le paramétrage de la formation du compte de résultat à partir des catégories
comptables enregistrées lors de la personnalisation du plan comptable.

Figure 27.26 : Exemple de paramétrage du compte de résultat
Astuce > Plus qu'un compte de résultat, cette fonctionnalité pourra vous permettre de paramétrer votre
propre tableau de bord !

Pour aller plus loin...

28
Gestion électronique des
documents et fichiers joints (GED)
Dolibarr possède nativement un outil de gestion électronique de documents (GED). Dans
cet outil, vous retrouverez tous les fichiers que vous aurez joints aux éléments enregistrés
(commandes, factures, etc.). Vous pourrez aussi ajouter d'autres documents et fichiers
sans lien avec un élément particulier, mais que vous souhaitez archiver.
L'outil de gestion électronique de documents est accessible depuis le menu DOCUMENTS >
ESPACE GED. Il affiche deux onglets :
• l'ARBORESCENCE AUTOMATIQUE regroupe tous les documents présents dans les onglets
FICHIERS JOINTS des fiches des éléments enregistrés ;
• l'ARBORESCENCE MANUELLE propose une liste personnalisable de dossiers dans les-

quels vous pourrez stocker ce dont vous avez besoin.
28.1. Arborescence automatique

Dans l'arborescence automatique, vous retrouvez tous les documents générés automa-
tiquement ou les fichiers joints à vos documents commerciaux et autres enregistrements,
classés par dossier selon le type d'éléments auquel ils sont associés (devis, commandes,
factures, tiers, charges sociales, etc.).
Figure 28.1 : Arborescence automatique des fichiers joints

Ainsi par exemple, vous retrouvez dans le dossier Commandes clients les trois fichiers
joints à la commande client ci-dessous :
Figure 28.2 : Liste des fichiers joints à une commande
28.2. Arborescence manuelle

L'arborescence manuelle vous permet de créer vos propres dossiers et d'y stocker tous
les documents souhaités.
Ajouter un répertoire
Pour ajouter un répertoire, cliquez sur l'icône . La page de création d'un nouveau
répertoire s'affiche. Il vous suffit d'indiquer son nom et une éventuelle description. Si
nécessaire, et après création d'un premier répertoire, sélectionnez le répertoire parent
pour créer des sous-répertoires.
Une fois créé, le répertoire est affiché dans l'onglet de l'ARBORESCENCE MANUELLE.

Figure 28.3 : Ajout d'un répertoire à l'arborescence manuelle
Le répertoire a été créé, cliquez dessus pour afficher les sous-répertoires.
Ajouter un fichier
Pour ajouter un fichier à un répertoire, sélectionnez d'abord le répertoire dans lequel
vous souhaitez ajouter un document, cliquez sur le bouton en bas de page CHOISISSEZ
UN FICHIER. Sélectionnez le document à ajouter et cliquez sur ENVOYER FICHIER.
Une fois ajouté, le fichier apparaît en liste dans le contenu du répertoire.
Figure 28.4 : Ajout manuel d'un fichier à un répertoire
Le document a été ajouté au répertoire.
Note > les icônes en bout de ligne vous permettront d'ouvrir le document ou de le supprimer du répertoire.

29
Export de données
Toutes les données que vous enregistrez dans Dolibarr et les informations contenues
dans les documents générés sont stockées dans une base de données dans un format
ouvert1. C'est un puissant atout de Dolibarr. En effet, cela offre la possibilité de pouvoir
récupérer relativement simplement les données pour un traitement externe, voire une
intégration dans une solution plus générale que vous pourriez demander à faire déve-
lopper par un prestataire extérieur. Enfin, vous pouvez à tout moment décider de migrer
vers un autre logiciel, vos données sont là, réexploitables.
Dolibarr propose nativement un module d'export de données assez simple à utiliser. Il

permet déjà de récupérer sous différents formats de nombreux éléments en vue d'un
retraitement ou d'un import vers une autre base de données. Vous pouvez par exemple
exporter la référence de toutes les factures clients émises sur un mois donné avec leurs
montants TTC, HT et TVA.
Figure 29.1 : Résultat d'un export au format CSV
1
Il s'agit tout simplement d'une base de données MySQL ou équivalent.

Figure 29.2 : Résultat du même export au format Excel
29.1. Activation du module

Dans la liste des modules, activez le module Export de données. L'outil d'export est
ensuite accessible depuis le menu OUTILS > ASSISTANT EXPORT > NOUVEL EXPORT.
29.2. Les différentes étapes d'un export
Étape 1 : Choix du type de données à exporter

Depuis la page d'accueil du module, sélectionnez la famille de données que vous
souhaitez extraire en cliquant en bout de ligne à droite sur l'icône , puis validez
en cliquant sur le bouton ÉTAPE SUIVANTE.
Figure 29.3 : Première étape d'un export

Étape 2 : Choix des données à exporter

Dans la liste, sélectionnez les champs que vous voulez exporter en cliquant sur la
flèche . Ils doivent apparaître dans la colonne de droite CHAMPS À EXPORTER.
Figure 29.4 : Deuxième étape d'un export
Astuce > Notez qu'à cette étape, il est possible de sélectionner un modèle d'export. Cette fonction-
nalité est utile si vous exportez régulièrement les mêmes données : à l'étape 4 d'un premier export,
vous pourrez enregistrer le profil à sélectionner. Il vous permettra de ne pas avoir à refaire la
sélection de filtres des étapes 2, 3 et 4, tout en restant modifiable.
Cliquez sur le bouton ÉTAPE SUIVANTE.
Étape 3 : Saisie des valeurs de filtrage

À cette étape, vous pouvez appliquer un premier filtrage pour limiter la recherche.
Dans les champs, si besoin, saisissez les valeurs qui permettront de n'extraire que
les données correspondantes. Par exemple, dans le champ correspondant à RÉF.
FACTURE, saisissez FA15 pour n'exporter que les données présentes dans les factures
dont la référence commence par FA15.

Figure 29.5 : Troisième étape d'un export
Étape 4 : Organisation des champs

Organisez avec les flèches les données à exporter. Cette étape est importante en
vue d'un retraitement automatique ultérieur des informations tel qu'un import vers
une autre base de données.
Figure 29.6 : Quatrième étape d'un export

Astuce > C'est à cette étape qu'il est possible d'enregistrer un modèle d'export que vous pourrez
reprendre à l'étape 2 : une fois le modèle choisi dans la liste déroulante, les champs que vous venez
de sélectionner ici seront automatiquement ajoutés lors de votre prochain export.
Donnez un nom à votre modèle d'export et cliquez sur le bouton ENREGISTRER. Vos modèles d'export
enregistrés seront affichés en ligne sur la page de l'étape 4. L'icône en bout de ligne vous permettra
de les supprimer s'ils ne sont plus pertinents :
Étape 5 : Génération de l'export

Le traitement est effectué, la requête SQL utilisée est affichée. Votre fichier d'export
est prêt à être généré dès que vous sélectionnerez le format souhaité (CSV, Excel,...).
Figure 29.7 : Cinquième étape d'un export
Cliquez sur le fichier pour le télécharger et l'ouvrir.
Pour obtenir le résultat d'export des Figure 29.1 et Figure 29.2, nous avons sélectionné
la famille Factures clients et règlements, choisi d'exporter les champs RAISON SOCIALE, RÉF.
FACTURE, TOTAL HTTOTAL TVA et TOTAL TTC . Aucun autre filtre n'a été saisi.

29.3. Pour aller plus loin

Le module d'export natif ne permet pas d'exporter certaines combinaisons de données
dont le contenu est dispersé entre plusieurs familles d'export. Vous ne pourrez pas ex-
porter par exemple l'équivalent d'un journal de banque. Pour cela, il vous faudra passer
par le module de comptabilité avancée.
Une autre solution, beaucoup plus complexe et réservée aux utilisateurs experts, consiste
à interroger votre base de données à l'aide d'un logiciel tel que phpMyAdmin. Pour
écrire vos requêtes, vous pouvez vous aider du module d'export natif. En effet, les ta-
bleaux des différentes étapes indiquent dans leur colonne de gauche l'environnement
d'où sont extraites les informations, ce qui vous vous permettra de retrouver le nom des
tables. D'autre part, vous pouvez partir d'une requête similaire générée par Dolibarr et
récupérer le code SQL fourni à la cinquième étape (voir Figure 29.7). Il ne vous restera
plus qu'à l'enrichir !

30
Personnalisation de l'interface
Ce chapitre vous propose des préférences d'affichage et des astuces de personnalisa-

tion que vous pourrez appliquer à votre Dolibarr.
30.1. Thème d'affichage

Par défaut, le thème d'affichage proposé par Dolibarr est le thème Eldy. Nativement,
Dolibarr propose dans ses paramétrages deux thèmes que vous pouvez appliquer à
l'affichage de votre environnement. Changer le thème de votre interface ne changera
pas ses fonctionnalités, mais seulement les éléments visuels que vous verrez à l'écran.
Note > Pour une utilisation de Dolibarr sur différents supports tels que tablettes et smartphones, utilisez
le module ALLSCREENS qui ajoute le mode responsive à Dolibarr. Vous trouverez plus d'informations sur
le module ALLSCREENS au chapitre Ajout de modules additionnels.
Pour modifier votre thème, rendez-vous sur la page ACCUEIL > CONFIGURATION > AFFICHAGE.
Activez le mode de modification de la page avec le bouton MODIFIER, puis, dans le
tableau THÈME VISUEL PAR DÉFAUT, cochez le thème souhaité.
Note > Thème par défaut signifie ici que le thème sélectionné s'appliquera à tous les utilisateurs sauf
mention contraire sur leur fiche (voir Note plus loin).
Figure 30.1 : Tableau de sélection du thème d'affichage de votre environnement
Astuce > Pour avoir un premier aperçu, sans entrer en modification, du rendu d'un thème sur votre écran,
cliquez sur son icône. La page en cours s'affichera alors avec le thème correspondant.
L'intérêt principal du thème md (material design) en dehors du graphisme lui-même réside

dans le défilement indépendant des menus latéraux par rapport au reste de la page.

Note > Si vous avez créé des comptes utilisateurs pour vos collaborateurs, il est possible de paramétrer
leur affichage propre. Depuis la fiche d'un utilisateur, sur l'onglet INTERFACE UTILISATEUR, suivez la même
procédure qu'indiquée précédemment.
Astuce > Vous trouverez d'autres thèmes disponibles en téléchargement sur le Dolistore. Le thème Oblyon
est particulièrement réussi et apprécié.
30.2. Couleurs de l'interface

Depuis le même écran de paramétrage, Dolibarr offre la possibilité de déterminer vous-
même les couleurs de différents éléments des pages de votre environnement.
Figure 30.2 : Tableau de sélection de la couleur des menus
Attention > Cette fonctionnalité de personnalisation des couleurs ne fonctionne pour le moment qu'avec
le thème ELDY.
Pour appliquer des couleurs personnalisées, activez le mode de modification de la page

avec le bouton MODIFIER. Sur les lignes, cliquez sur les icônes à droite du champ vide et
sélectionnez, dans la fenêtre qui s'ouvre, une couleur parmi celles pré-enregistrées ou
en vous aidant du sélecteur de couleur. Enregistrez. Répétez l'opération pour les autres
éléments.

Pour que votre choix de couleurs s'affiche, vous devez rafraîchir la page (touche F5 ou
clic sur l'icône de rafraîchissement des pages de votre navigateur).
Figure 30.3 : Application des couleurs sélectionnées (tableaux et menus)
Astuce > Pour revenir aux couleurs par défaut du thème, effacez les données contenues dans les champs
de sélection de la couleur et enregistrez.
30.3. Afficher son logo

Sur la même page, Dolibarr vous permet d'intégrer à votre interface le logo de votre
entreprise. Vous pouvez activer cette option à la première ligne du tableau PARAMÈTRES.
Figure 30.4 : Options de configuration du tableau Paramètres

En activant cette fonctionnalité, votre logo s'affichera sur votre interface dans l'angle
supérieur gauche. Pour rappel, le logo dont il est question ici doit être enregistré dans
les informations de votre société.
Figure 30.5 : Affichez le logo de votre entreprise
Profitez-en pour jeter un œil aux autres options de paramétrage et personnalisation of-
fertes telles que la LONGUEUR MAXIMALE PAR DÉFAUT DES LISTES, les JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
PAR DÉFAUT, l'ORDRE D'AFFICHAGE PRÉNOM/NOM et ajoutez éventuellement un message en
MESSAGE PAGE DE CONNEXION ou un MESSAGE DU JOUR.
30.4. Barre ou champs de recherche

Les dernières versions de Dolibarr proposent en dessus du menu latéral une barre de
recherche globale. Vous pouvez revenir aux boîtes de recherche détaillées utilisées au-
paravant en utilisant la constante MAIN_USE_OLD_SEARCH_FORM à 1 depuis la page AC-
CUEIL > CONFIGURATION > DIVERS.
Figure 30.6 : Champs de recherche des versions 3.8 et inférieures (à gauche) et

barre de recherche des versions 3.9 et supérieures (à droite)

30.5. Rendre le menu latéral cachable

Pour afficher vos données en plein écran, le menu latéral peut être caché en activant la
constante MAIN_MENU_USE_JQUERY_LAYOUT à 1 depuis la page ACCUEIL > CONFIGURATION
> DIVERS.
Note > Suite à l'activation de cette constante, vérifiez que le paramètre RENDRE LE MENU DE GAUCHE
CACHABLE (L'OPTION JAVASCRIPT DOIT ÊTRE ACTIVÉE) soit bien activé dans les options de menus accessibles
depuis ACCUEIL > CONFIGURATION > AFFICHAGE, onglet DIVERS.
Le menu latéral pourra être masqué ou affiché en cliquant sur la barrette qui indique
dans une bulle l'information CLOSE ou OPEN THIS PANE.
Figure 30.7 : Option de masquage du menu latéral
Attention > Selon la taille de votre écran, vous risquez de perdre le défilement vertical de vos pages
de Dolibarr.
30.6. Icônes et pictogrammes

Dolibarr étant un logiciel open-source, il vous est possible d'accéder à ses fichiers et de
modifier les icônes utilisées par exemple pour les statuts des documents.
Les icônes et images se trouvent dans le dossier img du thème d'affichage que vous
aurez choisi. Par défaut, le thème ELDY est utilisé, les images utilisées dans votre interface
se trouvent donc dans les dossiers htdocs\theme\eldy\img et htdocs\theme\eldy\img
\menu. Il vous est alors possible de les modifier à votre convenance.

Figure 30.8 : Personnalisation des images de l'interface
Attention > Quelques précautions sont cependant à prendre :
• Avant de modifier l'image native, conservez-en une copie que vous pouvez, par exemple, renommer
en ajoutant le suffixe .old à son nom.
• Conservez les dimensions des images natives, autrement vous risquez de déstabiliser votre affichage
avec des images de trop grandes dimensions.
• Placez vos icônes dans les mêmes dossiers que les icônes natives qu'elles remplaceront, sinon vos
personnalisations risquent de ne pas être prises en compte ou de laisser un emplacement vide à
la place d'une icône.
Astuce > Avec le thème Eldy, vous pouvez aussi choisir de ne pas afficher les images dans les onglets de
menus par l'activation à 1 de la constante THEME_ELDY_DISABLE_IMAGE.
30.7. Regrouper/limiter les onglets des fiches

Vos fiches peuvent parfois présenter de nombreux onglets qui rendent désagréable la
navigation. La constante MAIN_MAXTABS_IN_CARD vous permet de limiter le nombre d'on-
glets affichés. Les autres seront accessibles depuis un onglet supplémentaire MORE qui
les regroupe et les affiche au passage de la souris. Activez la constante avec la valeur
correspondant au nombre d'onglets que vous voulez afficher.
Figure 30.9 : Tab collector
Dans cet exemple, la constante a été activée à 5.

30.8. Enregistrer des marque-pages

Les marque-pages sont des raccourcis vers des pages de Dolibarr que vous consultez
régulièrement : la page désirée s'affichera en un clic au lieu de cliquer successivement
sur les différents liens.
Activez le module Marque-pages dans la configuration de votre environnement. Vous
pourrez ensuite y accéder depuis le menu latéral MARQUE-PAGES, en dessous des autres
menus. Il apparaîtra sur toutes les pages de Dolibarr.
Pour créer un marque-page, cliquez sur le menu latéral MARQUE-PAGES puis sur le bouton
NOUVEAU MARQUE-PAGE.
Figure 30.10 : Création d'un marque-page
Donnez un titre au marque-page. Celui-ci s'affichera dans la liste des marque-pages

présente sur toutes vos pages de Dolibarr. Copiez-collez l'URL de la page que vous
souhaitez marquer, sélectionnez avec les listes déroulantes si celle-ci doit être affichée
dans la page courante ou s'ouvrir dans un nouvel onglet du navigateur, et quel utilisateur
doit disposer de ce marque-page sur son environnement. Indiquez ensuite la position du
marque-page dans la future liste. Terminez avec le bouton CRÉER MARQUE-PAGE.
Astuce > Si vous ne sélectionnez pas de propriétaire, le marque-page sera actif sur les environnements
de tous les utilisateurs. Si vous sélectionnez un propriétaire, le marque-page ne sera actif que sur son
environnement.
Figure 30.11 : Liste de marque-pages enregistrés
Astuce > Pour éditer ou modifier vos marque-pages, cliquez sur le menu latéral MARQUE-PAGES. Vous pour-
rez alors les modifier ou supprimer avec les icônes habituelles. L'icône à côté du titre de l'entrée de menu
MARQUE-PAGES permet l'enregistrement rapide de la page courante en marque-page en préremplissant
son URL. Il ne vous restera qu'à ajouter un titre et éventuellement un propriétaire et une position.

30.9. Personnaliser les listes natives

Depuis les version 3.9 de Dolibarr, la plupart des entrées LISTES des menus latéraux
peuvent présenter d'autres champs que ceux présents par défaut. Affichez l'une de ces
listes, par exemple celle de vos services, et cliquez à droite dans la barre de titre sur
l'icône pour voir la liste des champs affichés et disponibles. Cochez et décochez
selon vos besoins :
Figure 30.12 : Personnalisation des champs des listes natives
Pour enregistrer vos préférences, cliquez sur l'icône . Vos listes présenteront alors les
champs que vous aurez sélectionnés. Vos préférences sont enregistrées et ne seront pas
effacées par la saisie de filtres dans les champs dédiés des listes.
Figure 30.13 : Personnalisation des champs des listes natives effectuée
Pour modifier l'affichage sélectionné, répétez les mêmes opérations et décochez les
champs dont vous n'avez pas besoin.

30.10. Afficher son site internet dans l'interface de

Dolibarr
Dolibarr propose la fonctionnalité d'affichage d'un site internet directement depuis son
interface en activant le module Site externe. Le site enregistré sera accessible depuis un
onglet ajouté au menu principal.
Dans la configuration du module, saisissez simplement le LIBELLÉ, qui sera celui de l'onglet
du menu principal, et l'URL DU SITE EXTERNE, qui est l'adresse de la page à afficher, puis
cliquez sur le bouton ENREGISTRER. L'onglet apparaît ; il vous mène directement à la page
ou au site internet enregistré sans quitter Dolibarr.
Figure 30.14 : Accès à un site externe depuis l'interface Dolibarr
Astuce > Tout comme certains libellés de produits et services ou vos marque-pages par exemple, le libellé
du site externe supporte l'utilisation de certaines balises HTML encadrantes telles que libellé,
libellé ou libellé pour obtenir :
Exemples d'application de balises HTML dans les libellés

31
Personnalisation des contenus
et formulaires de données
Ce chapitre vous montre comment personnaliser vos champs de saisie des données et
l'affichage de ces dernières sur vos documents PDF.
31.1. Éditeur WYSIWYG

Dans la liste des modules, vous pouvez activer l'éditeur WYSIWYG. Cette fonctionnalité
vous permettra d'enrichir la présentation de certaines zones de texte à l'aide des attributs
courants d'un logiciel de traitement de texte.
Figure 31.1 : Champ de saisie de description avec l'éditeur WYSIWYG activé
Les enrichissements apportés à toutes vos saisies par l'éditeur WYSIWYG seront pris en
compte sur vos éditions PDF.
31.2. Paramétrer les documents PDF

Nous avons vu aux chapitres Compte bancaire et Facturation comment ajouter des men-
tions complémentaires et vos coordonnées bancaires sur vos documents commerciaux
(propositions commerciales, commandes, factures, etc.). D'autres personnalisations sont
possibles.

Afficher les identifiants professionnels de votre entreprise

Vous pouvez choisir quels identifiants professionnels (SIREN, TVA intracommunautaire,
etc.) faire apparaître dans l'en-tête de vos documents commerciaux depuis le menu AC-
CUEIL > CONFIGURATION > PDF, tableau RÈGLE DE FABRICATION DES ZONES ADRESSES.
Figure 31.2 : Choix des identifiants professionnels à faire figurer sur les documents
Afficher les coordonnées d'un contact de tiers

Si vous souhaitez afficher dans le cadre destinataire de vos documents commer-
ciaux l'adresse du contact du tiers plutôt que l'adresse du tiers, activez la constante
MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT à 1. Vous obtiendrez alors :
Figure 31.3 : Constante MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT activée
au lieu de :
Figure 31.4 : Constante MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT non activée

Cette fonctionnalité est très utile si vous devez envoyer différents documents à différentes
adresses d'un même tiers : une proposition commerciale au service achats et une facture
au service comptabilité.
Note > Cette fonctionnalité nécessite l'affectation des contacts correspondants dans l'onglet CONTACTS/
ADRESSES des documents.
Attention > Si vous utilisez cette constante, n'oubliez pas de saisir l'adresse du contact sur sa fiche. En
cas de changement d'adresse, n'oubliez pas qu'il s'agit de l'adresse du contact et non pas celle du tiers
qui est affichée sur vos PDF.
Personnaliser la numérotation des documents

Même si le masque de numérotation par défaut des documents fonctionne bien, il peut
se trouver des situations où vous ayez besoin de le modifier. Pour cela, à la page de
configuration de chacun des modules concernés, il vous suffit d'activer dans le tableau
1
MODÈLES DE NUMÉROTATION DES PROPOSITIONS COMMERCIALES le modèle qui nécessite la sai-
sie d'un masque.
Cette manipulation vous sera utile, par exemple, lorsque vous dépasserez le compteur
tel qu'il est défini par défaut, dans la plupart des cas, limité à 9999 documents validés.
Figure 31.5 : Champ de saisie du masque de numérotation personnalisé
La détermination de votre masque fonctionne à partir de balises qui seront remplacées

par des valeurs. Le Tableau 31.1 fournit la liste des balises utilisables dans les compteurs.
Tableau 31.1 : Balises de personnalisation des compteurs de documents

Balise Remplacement
Numéro qui sera incrémenté à chaque document. Mettez autant
de zéros que la longueur souhaitée du compteur. Au fil de la
{00000}
numérotation, le compteur sera complété par des 0 à gauche
afin d'avoir autant de caractères que dans le masque.
Même principe que précédemment mais un décalage corres-
{000000+000} pondant au nombre suivant le + est appliqué dès le premier do-
cument.
1
Le nom du tableau change selon le module et le type de document.

Balise Remplacement
Encore le même principe, mais le compteur est remis à 0 le xème
mois de l'année (x entre 1 et 12, ou 0 pour utiliser le mois de dé-
but d'exercice fiscal défini dans votre configuration, ou 99 pour
{000000@x}
remise à zéro chaque mois). Si cette option est utilisée et x vaut
2 ou plus, alors la séquence {yyyy}{mm} devient obligatoire
dans le masque.
{dd} Jour de 01 à 31.
{mm} Mois de 01 à 12.
{yy},{yyyy} ou {y} Année sur 2, 4 ou 1 chiffre(s).
{cc} Code client sur autant de lettres que de c.
Code client sur autant de lettres que de c suivi d'un compteur
{cccc000} propre au client remis à zéro en même temps que le compteur
du document.
Note > Tout autre caractère, lettre, chiffre ou symbole, utilisé dans votre masque restera inchangé lors
de la génération du numéro du document.
Une fois votre compteur enregistré, le masque est appliqué en exemple dans le tableau
de paramétrage :
Figure 31.6 : Nouveau masque personnalisé avec affichage du prochain compteur
Note > Cette personnalisation fonctionne de la même façon pour les autres documents tels que les
commandes, factures et interventions depuis leur page de configuration respective.
Afficher la référence ou le libellé des services

Le tableau AUTRE du menu ACCUEIL > CONFIGURATION > PDF permet d'afficher ou non la
référence, le libellé et la description des produits/services dans le corps des documents
commerciaux.
Figure 31.7 : Affichage des services sur les documents

Adapter la hauteur des mentions complémentaires

L'activation de la constante MAIN_PDF_FREETEXT_HEIGHT à la valeur en millimètres de l'es-
pace nécessaire permet d'adapter la hauteur de l'espace disponible pour les mentions
complémentaires en bas de page de vos documents.
Autres paramétrages
S'il vous est nécessaire de modifier plus profondément vos éditions PDF, vous pouvez
faire appel à la communauté de développeurs qui travaillent autour de Dolibarr dont
une liste non exhaustive est disponible sur le wiki de Dolibarr. Notez que tout prestataire
connaissant le langage PHP peut fournir du développement spécifique.
31.3. Ajouter des champs dans ses fiches

Dans la configuration de la plupart des modules, vous trouverez un onglet ATTRIBUTS SUP-
PLÉMENTAIRES qui vous permet d'ajouter des champs personnalisés aux différentes fiches
d'éléments. Vous pourrez ainsi y enregistrer des informations complémentaires, utiles à
votre activité.
Figure 31.8 : Page de création d'un attribut supplémentaire

Figure 31.9 : Exemples d'attributs supplémentaires
Attention > Les champs supplémentaires que vous créerez n'apparaîtront pas sur vos documents PDF
natifs. Si besoin, il vous faudra faire développer votre propre PDF.
Les différents types de champs supplémentaires

Il est possible de créer différents types de champs supplémentaires. Certains sont évi-
dents (date, prix, téléphone, etc.), d'autres moins. Pour ceux-là, quelques informations :
• Chaîne : ce champ sera un champ de saisie libre dont la limite du nombre de carac-
tères est modifiable par vos soins. Par défaut, la limite est fixée à 255 caractères ;
• Booléen (case à cocher) : pour afficher une simple case à cocher en face du champ
supplémentaire créé ;
• Liste de sélection : vous pouvez paramétrer le champ supplémentaire sous la forme
d'une liste déroulante dont les valeurs proposées sont à enregistrer dans sa confi-
guration avec le code : 1,votre_choix_1, 2,votre_choix_2, chaque entrée étant
séparée d'une autre par un saut de ligne ;
• Liste issue d'une table : vous pourrez afficher dans ce type de champ supplémen-
taire un résultat parmi les données enregistrées dans votre base de données. L'ali-
mentation de ce champ nécessite une connaissance des tables et de l'organisation
des classes des différents éléments de Dolibarr.
Exemples de formation de paramètres

nom_de_la_table:nom_de_la_clé_de_la_table:libellé_à_afficher
où :
– nom de la table = c_typent: (sans le préfixe)

– nom de la clé = id:

– libellé à afficher = libelle
Paramètre à indiquer dans le PARAMÉTRAGE DU CHAMP : c_typent:id:libelle
nom_de_la_classe:Chemin_du_fichier_définissant_la_classe:Nom
_de_la_table:nom_du_champ
où :
– nom de la classe de l'élément à rendre cliquable = Facture:
– chemin du fichier définissant la classe = /compta/facture/class/fac-
ture.class.php:
– nom de la table = facture:

– libellé = libelle
Paramètre à indiquer dans le PARAMÉTRAGE DU CHAMP : Facture:/compta/fac-

ture/class/facture.class.php:facture:libellé
• Bouton radio : pour afficher un bouton dont vous pourrez sélectionner la valeur
correspondante ;
• Case à cocher : pour afficher une case à cocher en face des valeurs que vous au-
rez saisies dans la configuration. Selon le paramétrage appliqué à l'attribut, vous
pourrez sélectionner une ou plusieurs valeurs avec les cases à cocher. L'enregistre-
ment des valeurs suit la même procédure que celle utilisée pour la liste de sélection ;
• Liste à cocher issue d'une table : affichera en plus des résultats d'une liste issue
d'une table une case à cocher pour sélectionner les éléments du champ ;
• Lier à un objet : ce type de champ ouvrira la saisie manuelle d'un élément qui, une
fois enregistré et si sa valeur est correcte deviendra cliquable. L'alimentation de ce
champ nécessite une connaissance des tables et de l'organisation des classes des
différents éléments de Dolibarr ;
• Séparateur de champ : en jouant avec les positions de vos différents champs sup-
plémentaires créés, ajouter un séparateur de champs vous permettra d'afficher une
ligne entre différents groupes de champs.

Créer de nouveaux champs

À partir du bouton NOUVEL ATTRIBUT, ouvrez la page de création d'un champ supplémen-
taire et remplissez ses champs :
• Libellé : le nom du champ tel qu'il sera affiché sur la fiche de l'élément ;
• Code de l'attribut : code d'enregistrement dans votre base de données. Ce code
doit être unique et ne pas contenir de caractères spéciaux ni espaces mais seule-
ment des caractères alphanumériques ;
• Type : sélectionnez dans la liste déroulante le type d'attribut supplémentaire que
vous voulez créer ;
• Taille : taille de la zone de saisie de l'attribut supplémentaire ;
• Position : position dans la liste des champs supplémentaires que vous créerez ;
• Valeur par défaut : la valeur par défaut enregistrée sera préremplie mais modifiable
lors de l'édition de la fiche et de cet attribut.
Les champs créés peuvent être modifiés et supprimés avec les icônes correspondantes.
Attention >
• La suppression est effective dès lors que vous avez cliqué sur le bouton SUPPRIMER, aucune confir-
mation ne vous sera demandée.
• Une fois créés, les champs TYPE et CODE DE L'ATTRIBUT ne sont plus modifiables. Vous devrez supprimer
l'attribut supplémentaire pour en créer un nouveau avec le risque de perdre les informations déjà
enregistrées avec le premier champ généré.
Autres options de création

Attention > L'utilisation de ces options peut compliquer l'utilisation des champs créés. Si vous n'êtes pas
sûr de vous, pour éviter quelques contrariétés, laissez ces options ouvertes, soit UNIQUE : non, REQUIS :
non et PEUT TOUJOURS ÊTRE ÉDITÉ : oui.
• Unique : selon le type de champ créé, cette option ne vous permettra pas d'enre-
gistrer une donnée du même type de la même valeur sur une même fiche (par
exemple, sur une fiche facture, une date égale à la date de création ou d'échéance
de la facture) ;
• Requis : rendra obligatoire la saisie de ce champ pour pouvoir enregistrer les mo-
difications apportées à la fiche ;
• Peut toujours être édité : cette option vous laissera libre de modifier le champ quel
que soit le statut de l'élément sur la fiche duquel est le champ : selon le type de

champ sélectionné et le statut des éléments sur les fiches desquels ils sont placés, la
modification n'est parfois plus permise (statut Validé pour une facture par exemple).
Figure 31.10 : Attribut supplémentaire créé sur les fiches clients
Dans l'exemple précédent, le champ supplémentaire est affiché dans la partie supé-
rieure, récapitulative, de la fiche. Vous pouvez aussi ajouter des champs supplémentaires
dans les lignes de services saisies dans vos propositions commerciales, commandes,
factures, etc. Leur création suit la même procédure que celle expliquée précédemment.
Figure 31.11 : Attribut supplémentaire (ligne) créé sur les fiches de proposition

commerciale

31.4. Personnaliser ses listes de sélection avec les

dictionnaires
Les dictionnaires permettent de personnaliser les entrées de certaines listes déroulantes,
comme les conditions de règlement, les types de charges sociales ou de notes de frais,
etc. Cela vous permet de coller au plus près des besoins de votre activité.
Le fonctionnement des dictionnaires est le même pour tous. Depuis le le menu ACCUEIL >
CONFIGURATION > DICTIONNAIRE, ouvrez le dictionnaire en cliquant dans la liste. Repérez
parmi les entrées natives s'il existe un préfixe commun à tous les enregistrements : par
exemple, TAX pour les charges sociales ou TF_ pour les postes de dépenses de notes de
frais. Créez ensuite votre entrée personnalisée précédée du préfixe commun en remplis-
sant les différents champs. Le champ POSITION sert à déterminer l'emplacement de votre
nouvelle entrée dans la liste déroulante des fiches.
Astuce > Des positions numérotées à la dizaine (10, 20, etc.) présentent l'intérêt futur d'intercaler faci-
lement de nouvelles données (11, 12, etc.) sans avoir à modifier la numérotation de tous les éléments
existants dont les positions sont des entiers successifs.
Niveaux de potentiel des prospects
Figure 31.12 : Page de personnalisation des niveaux de potentiel des prospects
Ici, par exemple, nous ajoutons une entrée MAXIMUM. Le préfixe pour ce dictionnaire
est PL_.
Figure 31.13 : Affichage de l'entrée personnalisée dans la liste des niveaux de

potentiel des prospects

Statuts de prospection
Il peut être intéressant de personnaliser les statuts de prospection que vous utiliserez :
par exemple si vous avez plusieurs dossiers en cours avec un même contact de tiers,
vous pouvez créer des statuts de type À contacter 1, À contacter 2.
Figure 31.14 : Page de personnalisation des statuts de prospection
Figure 31.15 : Affichage de la personnalisation des statuts de prospection
Attention > L'icône correspondant aux statuts créés par vos soins n'est pas personnalisable. Il s'agira
de l'icône par défaut.
Types de contacts
Pour bien hiérarchiser les utilisateurs affectés aux tâches des projets, vous pouvez créer
vos propres entrées à l'aide du dictionnaire Types de contacts/adresses. Ce dictionnaire
est commun à de nombreux éléments Dolibarr sur lesquels l'affectation de contacts est
fonctionnelle, tels que les propositions commerciales, commandes, factures, etc.
Sélectionnez d'abord dans la liste déroulante l'ÉLÉMENT au sein duquel ajouter un type
de contact
Note > Un nouveau type de contact interne s'affichera dans la ligne des utilisateurs de votre entreprise
tandis qu'un type de contact externe concernera les tiers du projet ou de la tâche.

Figure 31.16 : Page de personnalisation des types de contacts
Figure 31.17 : Affichage de la personnalisation des types de contacts
Types d'événements de l'agenda

Si vous utilisez l'agenda et ses fonctionnalités natives de création d'événements hors
synchronisation, personnaliser la liste d'événements est intéressant :
Figure 31.18 : Page de personnalisation des événements de l'agenda
Note > La saisie de la position (dans la liste) de la nouvelle entrée est obligatoire. La couleur de l'événement
dans l'agenda doit être enregistrée au format hexadécimal.

Figure 31.19 : Affichage de la personnalisation des événements de l'agenda
Note > La couleur des événements est prise en compte sur la VUE UTILISATEUR de l'agenda en remplacement
de la couleur de l'utilisateur. Les événements liés à l'utilisateur courant présente un couleur plus vive
que ceux des autres utilisateurs.
Attention > Dans les versions actuelles de Dolibarr, un événement ne peut pas afficher à la fois sa couleur
et la couleur de l'utilisateur lié.
Conditions de paiement
Figure 31.20 : Page de personnalisation des conditions de règlement
Le champ NBRE DE JOURS sert à calculer l'échéance depuis la date de la facture. Sélec-
tionner FIN DE MOIS décalera l'échéance au dernier jour du mois courant de l'échéance.
La valeur indiquée dans la colonne DÉCALAGE ajoutera à l'échéance calculée de la fac-
ture autant de jours que la valeur saisie.

Par exemple, une condition de paiement à 30 jours, fin de mois, décalage 10 jours,
appliquée à une facture du 12/01 lui calculera une échéance au 10/03.
Figure 31.21 : Affichage de la personnalisation des conditions de paiement
Modes de paiement
Figure 31.22 : Page de personnalisation des modes de paiement
Figure 31.23 : Affichage de la personnalisation des modes de paiement

Statuts d'opportunités pour les affaires/projets

Figure 31.24 : Page de personnalisation des statuts d'opportunités pour les affaires/
projets
Figure 31.25 : Affichage de la personnalisation des statuts d'opportunités pour les

affaires/projets
31.5. Personnaliser les fonctionnalités de Dolibarr à

l'aide des constantes
Dans Dolibarr, les constantes sont des règles de fonctionnement cachées, qui régissent
un certain nombre de comportements par défaut. Elles s'activent par le menu ACCUEIL >
CONFIGURATION > DIVERS en saisissant leur code et leur valeur d'activation (1 pour activer
et 0 pour désactiver, sauf mention contraire).
Attention > Les constantes sont à utiliser avec précaution car leur utilisation peut rendre le système
instable.
Nous vous avons indiqué au fil des thématiques traitées dans ce livre quelles étaient les
constantes à modifier pour personnaliser tel ou tel aspect. En voici un récapitulatif.
AGENDA_MAX_EVENTS_DAY_VIEW : Nombre d'événements par défaut dans une cellule
d'agenda.

MAIN_ADD_EVENT_ON_ELEMENT_CARD : Bouton de création d'événement sur les fiches de

devis, de commande et de facture.
MAIN_PDF_FREETEXT_HEIGHT : Modification de la hauteur allouée à la mention complé-
mentaire sur les documents.
PROJECT_HIDE_TASKS : Désactivation des tâches dans les projets.
MAIN_FEATURES_LEVEL : Activation des modules expérimentaux ou de développement

(pour rendre accessible le module de comptabilité avancée).
FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS : Gestion des factures d'acompte dans le mo-

dule de comptabilité avancée.
THEME_ELDY_DISABLE_IMAGE : Masquage des icônes de la barre de menu principal.
MAIN_USE_OLD_SEARCH_FORM : Utilisation des champs de recherche plutôt que la barre

de recherche.
MAIN_MENU_USE_JQUERY_LAYOUT : Affichage/masquage du menu latéral.
MAIN_MAXTABS_IN_CARD : Nombre d'onglets affichés dans les fiches.

32
Ajout de modules additionnels
Si les fonctionnalités natives de Dolibarr ne sont pas suffisantes et satisfaisantes pour
votre activité, ou si vous avez besoin de personnalisation avancée, des modules addi-
tionnels peuvent être la solution. Vous en trouverez à tous les prix, pour tous les besoins,
sur le Dolistore, la place de marché des modules additionnels de Dolibarr.
Ce chapitre vous propose une sélection, loin d'être exhaustive, de modules additionnels
susceptibles de vous intéresser dans le cadre de votre activité de prestation de services,
certains vous ayant été présentés plus en détail au fil de ce livre. Tous ces modules sont
disponibles en français.
La notation attribuée aux modules suggérés résulte de leur correspondance aux critères
de qualité suivants, cette notation n'est pas un jugement et ne présage en rien de leur
qualité de fonctionnement, ni de celle de leur développeur :
• Montée de version gratuite : l'achat d'un module sur le Dolistore vous donne accès
au téléchargement gratuit des mises à jour et de ses évolutions. Certains modules ne
sont pas rendus compatibles d'une version à l'autre et sont donc facturés à nouveau.
• Support et assistance : si vous avez des questions restées sans réponses suite à la
consultation des différentes sources de renseignements existantes, pouvoir contac-
ter le développeur ou son équipe peut s'avérer utile.
• Documentation : une documentation utilisateur vous permettra d'apprendre les ru-
diments de l'utilisation d'un module sans être laissé face à vous-même. Si une do-
cumentation n'existe pas, un support par e-mail est souvent disponible.
• Démonstration en ligne : des sessions de tests sont parfois mises à disposition, fort
utiles pour s'assurer que les fonctionnalités correspondent bien à vos attentes. Vous
pouvez aussi trouver des vidéos de présentation.
• Interface multilingue (au moins trois langues) : il s'agit là, à notre avis, d'un critère
de qualité dans le développement et l'usage international de Dolibarr.

Tableau 32.1 : Tableau récapitulatif des modules additionnels cités
Dé-
Montée
Support et Docu- monstra- Interface
Module de version Commentaire
assistance mentation tion en multilingue
gratuite
ligne
Allscreen permet d'utiliser Dolibarr sur n'im-
porte quel support : PC de bureau, tablette ou
smartphone. En sélectionnant Allscreen comme
Allscreens thème d'affichage de Dolibarr, vos pages se-
S/O
de Serge Azout ront automatiquement adaptées à l'écran. Le
site internet du développeur présente les adap-
tations d'affichage sur différents supports dans
une vidéo de démonstration.
Bill Time fonctionne sur l'incrémentation de
feuilles de temps liées à des projets selon les
Bill Time
services vendus. Une description complète, dé-
de ATM Consulting
taillée et illustrée des fonctionnalités de ce mo-
dule figure sur le wiki de ATM-consulting.
Synchronisation CardDAV/CalDAV/ICS trans-
forme Dolibarr en serveur CalDAV/CardDAV
CardDAV/CalDAV/ICS pour permettre la synchronisation d'agendas et
de Befox.fr de contacts avec des logiciels tels que Mozilla
Thunderbird/Lightning ou Android DAVDroid
pour votre smartphone.
page 265
Dé-
Montée
gratuite
ligne
Concat PDF permet de fusionner à vos docu-
ments commerciaux d'autres PDF que vous au-
rez, au préalable, enregistrés. Vous pourrez
ainsi ajouter votre catalogue à un devis, vos
ConcatPDF
conditions générales de vente ou des fiches
de NLTechno
techniques à vos factures, etc. Une description
détaillée et illustrée des fonctionnalités et de
l'utilisation de ce module est présente sur le wi-
ki de Dolibarr.
CustomLine permet de paramétrer le mode de
sélection des produits dans les lignes des do-
CustomLine
cuments commerciaux : seulement les produits
de Patas-monkey.com
libres, seulement les produits prédéfinis ou lais-
ser les deux (fonctionnement natif de Dolibarr).
ExtraOdt permet d'ajouter des champs et des
tableaux supplémentaires, ainsi que des condi-
tions d'affichage et de filtrage dans les docu-
ExtraOdt ments ODT. Il introduit une fonctionnalité de
de Patas-monkey.com gestion des modèles de documents aux mo-
dules Contrats, Interventions, Commandes et
Factures fournisseurs et directement depuis les
fiches contacts et produits.
page 266
Dé-
Montée
gratuite
ligne
Fil d'ariane Fil d'Ariane affiche en haut des pages de Doli-
S/O
de ATM Consulting barr le chemin d'accès à la page courante.
Historique de navigation ajoute un menu laté-
Historique de navigation
S/O ral qui vous indiquera les dernières pages que
de drsi.fr
vous aurez visitées.
Ce module apporte de l'ergonomie à votre
Full Calendar agenda et le rend plus intuitif : découpage par
de ATM Consulting heure, modification d'un événement via une fe-
nêtre pop-up.
Les fonctionnalités de ce module sont les
mêmes que celles de Synchronisation Card-
DAV/CalDAV/ICS adaptées à Google et tous
les services qu'il peut offrir en dehors de sa
Google
S/O messagerie tels que Google Calendar, Google
de NLTechno
Contact, Google Maps, Google Analytics et
Google Adsense. Une description complète,
détaillée et illustrée des fonctionnalités de ce
module est présente sur le wiki de Dolibarr.
page 267
Dé-
Montée
gratuite
ligne
MailChimp pour Dolibarr est un module de
synchronisation de contacts et d'envois d'e-
mails en masse entre MailChimp et Dolibarr. Il
permet de créer et d'organiser des contenus de
messages plus riches que le simple éditeur de
MailChimp pour Dolibarr
S/O texte natif de Dolibarr et de récupérer dans Do-
de Open-concept.pro
libarr depuis MailChimp des informations de
suivi des envois, des statuts de destinataires et
même du modèle créé dans MailChimp. Vous
aurez alors également l'opportunité de le clo-
ner pour refaire une campagne identique.
Management améliore et complète les fonc-
tionnalités natives de Dolibarr sur les modules
projets, contrats et interventions. Vous pourrez
facturer les tâches de vos projets à l'unité ou
Management
par projet selon des règles de gestion définies,
de Patas-monkey.com
facturer vos interventions par l'ajout de produits
et services saisis dans un rapport et définir sim-
plement et surveiller vos échéances de factura-
tion et de renouvellement de contrat.
page 268
Dé-
Montée
gratuite
ligne
Ce module permet de grouper des pro-
duits/services et afficher leur sous-total, d'ajou-
Milestone-Jalon ter des lignes de commentaires sans détail
de atoo-net.com (TVA, prix, etc.), ainsi que de forcer des sauts
de pages dans les devis, commandes et fac-
tures clients.
Si vous devez facturer des clients ou fournis-
seurs sans avoir de compte bancaire en de-
vises étrangères, Multidevises vous simplifiera
les calculs de gains et pertes de change en affi-
chant directement sur vos documents les valeurs
Multidevises converties dans la devise de votre tiers.
de ATM Consulting Multidevises a un coût plus élevé que la plu-
part des modules additionnels de Dolibarr,
mais il est vendu avec 5h de support, 1h de
formation à distance à l'utilisation du module et
une aide à l'installation et à la configuration du
module
page 269
Dé-
Montée
gratuite
ligne
Le module Note de frais + permet de calculer
automatiquement les indemnités kilométriques
Notes de frais + en fonction des caractéristiques des véhicules
de Mikael Carlavan enregistrés dans Dolibarr. En outre, il facilite
l'export des données saisies dans les notes de
frais.
Ce module permet de relancer automatique-
ment par e-mail les clients et prospects pour les
Rappel impayé facture de-
factures impayées et propositions commerciales
vis adhérent
ouvertes. Une case à cocher en bout de ligne
de jc-concept.eu
dans les listes des menus secondaires enverra
un e-mail de relance prédéfini mais modifiable.
Sous-Total permet d'ajouter en quelques clics
Sous-Total
dans le corps de vos devis, commandes et fac-
de ATM Consulting
tures, des titres, sous-titres et sous-totaux.
Ultimate PDF permet de personnaliser vos do-
Ultimate PDF cuments PDF, et notamment de leur appliquer
de Atoo-net.com votre propre charte graphique. Il propose de
nombreux paramétrages.
page 270
Dé-
Montée
gratuite
ligne
ZenFusion Contacts pour Google permet la
ZenFusion Contacts pour synchronisation des contacts depuis Dolibarr
Google S/O vers Google contacts à leur création ou modi-
de GPC.solutions fication. Il offre aussi la possibilité d'effectuer
une synchronisation complète manuellement.
ZenFusion Drive pour ZenFusion Drive pour Google propose l'im-
Google S/O port/export de documents entre Google Drive
de GPC.solutions et Dolibarr en toute sécurité.
page 271
Attention > Vérifiez toujours avant l'achat d'un module qu'il est bien compatible avec la version de votre
Dolibarr. Vérifiez également qu'il est compatible avec les autres modules que vous avez déjà installés. Il
arrive parfois que des fonctionnalités d'un module ne prennent pas en compte des éléments issus d'un
autre. De telles informations peuvent se trouver sur le forum ou directement auprès des développeurs
qui pourront alors, selon les cas, vous proposer d'autres solutions ou s'atteler à la compatibilité des
modules entre eux, à des conditions qu'il restera à définir.
Selon la complexité de votre besoin et votre niveau de compétences en informatique, assurez-vous aussi
de l'existence d'un service de support et d'assistance, d'un site de démonstration, d'une documentation
utilisateur ou encore consultez les retours d'expérience utilisateur sur le forum Dolibarr.

33
Vers une personnalisation métier
Parmi les modules additionnels proposés sur le Dolistore, certains permettent d'adapter
Dolibarr pour en faire une solution dédiée à une activité particulière :
Gestion de centres de formation
Module additionnel : Agefodd de Open-

concept.pro
Agefodd est un module de gestion d’activité de formation pour Dolibarr. Il permet

la création d’un catalogue de formations par différents types de catégories per-
sonnalisables, la gestion des sessions de formation avec l’enregistrement des lieux
de formation, formateurs et participants et gère leur état (prospect, présent, annu-
lé, etc). Il gère les formations inter-entreprises et intra-entreprises, avec formateurs
multiples et les procédures de subrogation avec prise en charge de financement
par les OPCA. Agefodd génère les documents nécessaires à l’activité de formation
professionnelle : convention de formation, programme de formation, convocation
des stagiaires, feuilles de présence, attestation de formation... Agefodd peut aussi
gérer les certificats de validité des formations et les cursus de formations par ses-
sion et participant. Agefodd affiche un tableau de bord de travail global pour l’en-
semble de l’activité de formation et permet l’élaboration de statistiques. Il permet
une gestion de tâches administratives personnalisables par session de formation ou
globales dans un tableau de bord de travail avec suivi de l’avancement. Les plan-
nings peuvent être affichés par session de formation, formateur ou site de formation
et utilisateur avec code couleur, en mode agenda ou liste sous différentes vues. Il
affiche aussi des champs de recherche par session de formation ou par participant
et des boîtes d’informations en page d’accueil.

Vente en ligne
Module additionnel : Gestion e-commerce

de Dolibarr pour Prestashop de Tiaris
Version Prestashop du système E-commerce de Dolibarr (existe aussi pour Oscom-

merce, Opencart...). Fiabilité et optimisation des process : centralisation des ges-
tions des stocks, commandes et factures. Plus de sécurité en installant sur deux ser-
veurs distincts. Architecture performante basée sur des web-services.
Cabinet médical
Module additionnel : Cabinet médical de NL

Techno
Gestion d'un cabinet médical ou de l'activité de médecins libéraux. Permet le suivi

des patients, consultations, prescriptions, comptes rendus de consultation, alertes
patients, etc.

Support technique
Module additionnel : Gestion des tickets de

Aternatik
Ce module ajoute à Dolibarr la gestion de tickets d'incident ou de support tech-

nique. Un utilisateur non identifié peut enregistrer un nouveau ticket ou consulter un
existant à travers une interface publique. La classification du ticket est paramétrable
avec trois dictionnaires : le type, la catégorie et la sévérité du ticket. Chaque action
effectuée sur le ticket (enregistrement d'un message, changement de classification,
etc.) est enregistrée dans l'historique du ticket. On peut associer une ou plusieurs
fiches d'intervention au ticket, la durée étant calculée sur la fiche du ticket.
Si, malgré les modules existants, vous ne trouvez pas de quoi répondre aux besoins de
votre entreprise, vous pouvez toujours faire appel à un développeur qui pourra créer
une solution sur mesure. Les possibles et les modalités seront alors à définir avec lui. Une
liste de Dolibarr prefered partners est disponible sur le wiki de Dolibarr.
L'autre option consiste à laisser un post sur le forum Dolibarr : c'est un bon moyen d'entrer
en contact avec des développeurs ou des utilisateurs ayant des solutions qui pourraient
aussi vous convenir.

Annexes

Installation et mise à jour de Dolibarr
1. Installation de Dolibarr ERP/CRM

Dolibarr peut être installé en local, sur un serveur distant ou hébergé. Pour fonctionner,
il nécessite :
• un serveur Apache avec le langage PHP paramétré (version 5.3 minimum) ;

• une base de données (MySQL ou posgreSQL) configurée.
Attention > Particulièrement en cas d'installation sur un serveur distant, il est nécessaire de protéger
l'accès à certains fichiers de Dolibarr. Une fois l'installation terminée,
• passez en lecture seule votre fichier conf.php ;

• ajoutez un fichier install.lock dans le répertoire /www/masociete/documents. L'absence
de ce fichier représente une faille de sécurité. Les alertes de sécurité sont visibles par les adminis-
trateurs uniquement et resteront actives tant que la vulnérabilité sera avérée. Sur un Dolibarr local,
vous pouvez simplement activer à 1 la constante MAIN_REMOVE_INSTALL_WARNING.
Automatique
Téléchargez et installez, en suivant les indications et selon l'environnement de votre ma-
chine, le programme exécutable Doliwamp-3.8.0.exe disponible depuis la page de té-
léchargement de Dolibarr.
Figure 1 : Page de téléchargement de l'exécutable Dolibarr installer
Cet exécutable installe conjointement un serveur Apache, une base de données MySQL
et Dolibarr ERP/CRM sans avoir à réaliser de paramétrage complexe.
En local
Comme indiqué plus haut, l’environnement doit comporter un serveur Apache et une
base de données installés. Le plus simple est d’installer un package complet compatible
avec votre environnement.

Pour les environnements Windows, le package le plus connu est WampServer (Wamp
étant l’acronyme de Windows, Apache, MySQL et PHP). Il existe une version pour Mac
(Xampp) et de nombreuses autres plateformes. WampServer possède également PHP-
MyAdmin pour gérer plus facilement les bases de données MySQL et offre d’autres
fonctionnalités d’aide au développement. Téléchargez ce logiciel et installez-le.
Ensuite, téléchargez la dernière version de Dolibarr ERP/CRM depuis sa page de télé-

chargement.
Figure 2 : Page de téléchargement de Dolibarr ERP/CRM
Attention > Téléchargez bien le dossier .zip, et non pas le fichier exécutable en .exe !
Une fois le serveur Wamp installé, lancez le programme wampmanager.exe. Dans la

barre des tâches, cliquez sur l’icône puis sur RÉPERTOIRE WWW :
Figure 3 : Ouverture du répertoire racine de Dolibarr avec WampServer
Dans le dossier www ouvert, créez un nouveau dossier masociété.
Ouvrez le fichier archive .zip téléchargé, ouvrez le dossier Dolibarr-3.8.x. Décom-

pressez son contenu vers le dossier masociété tout juste créé.
Ouvrez votre navigateur internet, tapez dans la barre d’adresse 127.0.0.1 ou local-
host. Descendez jusqu’à la ligne Vos Projets et cliquez sur masociété, puis sur ht-
docs/. Vous pouvez alors poursuivre sur la configuration de départ avec le bouton AC-
CÉDER À DOLIBARR (ESPACE CONFIGURATION).

Sur un serveur distant

L'installation de Dolibarr sur un serveur distant nécessite d'abord l'achat d'un nom de
domaine. Une fois votre achat effectué, munissez-vous des codes d'accès à votre espace
que votre hébergeur vous enverra par e-mail : codes d'accès à votre espace client, code
d'accès FTP (pour transférer les fichiers) et code d'accès à votre future base de données.
Sur votre espace de stockage en ligne, créez un répertoire racine, par exemple www. À
l'aide d'un programme de transfert de fichiers de type Filezilla, copiez dans ce répertoire
le contenu du dossier .zip contenant les fichiers d'installation de Dolibarr.
Attention > Selon le programme de transfert de fichiers utilisé, il vous sera peut-être nécessaire de
décompresser les fichiers avant de pouvoir les transférer sur le serveur. Dans ce cas, décompressez le
dossier dans un répertoire sur votre ordinateur et transférez le répertoire décompressé.
Une fois les dossiers et fichiers transférés, ouvrez l'URL d'accès à votre Dolibarr en ligne
et commencez l'installation expliquée à la section suivante avec le bouton ACCÉDER À
DOLIBARR (ESPACE CONFIGURATION).
2. Configuration initiale
Sélectionnez la langue et cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE. Si tous les prérequis sont , cliquez
sur DÉMARRER pour afficher la page de configuration de l'installation :
Tableau SERVEUR WEB

Les données sont préremplies, ne rien modifier.
Tableau BASE DE DONNÉES DOLIBARR

• Personnalisez le nom de la base de données : masociete.
• Définissez le serveur :
– 127.0.0.1 ou localhost pour une installation en local ;
– l'URL de votre Dolibarr en ligne pour une installation sur un serveur dis-
tant.
• Cochez la case de la ligne CRÉER LA BASE DE DONNÉES.
• Identifiant : saisissez l'identifiant de l'utilisateur Administrateur.
• Mot de passe : saisissez le mot de passe de l'utilisateur Admimnistrateur.
• Cochez la case de la ligne CRÉER LE PROPRIÉTAIRE.

Tableau SERVEUR DE BASE DE DONNÉES – ACCÈS SUPER UTILISATEUR

Modifiez :
• Identifiant : saisissez l'identifiant de connexion au serveur de la base de don-
nées. L'identifiant par défaut est ROOT pour une installation en local.
• Mot de passe : saisissez le mot de passe. Vous pouvez laissez vide pour une
installation en local.
Si toutes les lignes sont , cliquez sur le bouton ÉTAPE SUIVANTE. Sinon, corrigez les pa-
ramètres selon les remarques affichées à l’écran.
Les tables de Dolibarr sont en train d’être créées. Cette opération peut prendre quelques
minutes. Une fois les tables créées, cliquez sur le bouton ÉTAPE SUIVANTE.
Créez les identifiants de connexion du super administrateur en saisissant un identifiant,

un mot de passe et sa vérification.
L’installation est terminée, il est maintenant possible d’accéder à la page de configu-

ration de Dolibarr ERP/CRM en cliquant sur le lien ACCÉDER À DOLIBARR (ESPACE CONFIGU-
RATION).
Ajouter un captcha en page de connexion

Pour sécuriser l'accès à votre environnement et protéger vos données, Dolibarr pro-
pose l'affichage d'un captcha sur la page de connexion. Il sera alors nécessaire de
saisir les caractères d'une image générée automatiquement en plus de vos identifiant
et mot de passe.
Figure 4 : Présence d'un captcha sur la page de connexion à votre Dolibarr
Activez la fonctionnalité depuis le menu ACCUEIL > CONFIGURATION > SÉCURITÉ et enre-
gistrez votre modification avec le bouton MODIFIER.

Figure 5 : Activation de l'affichage d'un captcha en page de connexion
3. Hébergement de la solution
L'autre méthode d'installation consiste à faire héberger la solution chez un profession-
nel. Dans ce cas, il se chargera lui-même de l'installation de Dolibarr, des modules ad-
ditionnels dont vous aurez besoin et de leur mise à jour. Ce prestataire vous fournira vos
codes d'accès pour vous permettre d'effectuer vos propres paramétrages.
4. Procédure d'installation de la mise à jour

Effectuez toujours une sauvegarde de vos données avant toute modification ou mise à
jour de Dolibarr.
Téléchargez le fichier archive de la dernière version de Dolibarr (.zip) depuis le Dolis-

tore. Décompressez-le dans le dossier du Dolibarr à mettre à jour dans le dossier www
accessible depuis le Wampserver. Confirmez le remplacement des fichiers.
Une fois le transfert des fichiers terminé, ouvrez le navigateur internet et tapez dans la
barre d’adresse l'URL d'accès à votre Dolibarr. La page de mise à jour s’affiche. Suivez
le CHOIX SUGGÉRÉ PAR L'INSTALLEUR en cliquant sur le bouton DÉMARRER.
Attention > Une mise à jour depuis une version ancienne de Dolibarr s’effectue étape par étape, et non
pas directement depuis la version ancienne vers la nouvelle version.
Une fois la mise à jour terminée, descendre en bas de la page, cliquez sur ÉTAPE SUIVANTE
jusqu’à la proposition du lien d’accès à Dolibarr.

Conseils et bonnes pratiques

par Charles Benke, développeur de modules
Je profite de la sortie de la nouvelle version majeure de Dolibarr pour faire les re-
commandations d'usage avant chaque montée de version : CALME !!!
Comme disait mon capitaine à l'armée : "ce n'est pas quand on a ch.é dans son froc
qu'il faut serrer les fesses". Il n'y a pas de honte à demander l'aide d'un intégrateur
ou d'un informaticien de base pour faire ce genre d'opération. Si c'est votre première
montée de version, profitez-en pour vous poser les bonnes questions (sauvegarde,
hébergement, etc.) et lisez les étapes suivantes, qui sont pour moi le minimum à réa-
liser AVANT chaque montée de version, même mineure...
Une montée de version, même avec un produit fiable et simple dans ce domaine
comme Dolibarr ne doit pas être prise à la légère : vous avez les données de votre
boîte/association entre vos mains, et d'avoir un appel d'un client en pleurs un di-
manche qu'il a planté sa mise à jour, perdu toute ses données n'est jamais agréable
pour qui que ce soit (vécu)...
1. Vérifiez que les modules additionnels utilisés sont OFFICIELLEMENT compa-

tibles avec la nouvelle version.
2. Sauvegardez la base de données ET fichiers de votre environnement.
3. Réinstallez sur un autre environnement (idéalement sur une autre machine) la
sauvegarde (ce qui vous permettra de vérifier que celle-ci est fonctionnelle...).
4. Lancez la mise à jour sur ce nouvel environnement de qualification, ET NON
PAS DIRECTEMENT SUR L'ENVIRONNEMENT DE PRODUCTION.
5. Mettez à jour vos modules additionnels (avec dés/activation de chacun d'eux).
6. Testez que tout fonctionne correctement, idéalement durant 24h, faites le tour
des fonctionnalités que vous utilisez le plus.
7. Si tout fonctionne, sauvegardez à nouveau votre environnement de production
(si cela est un automatisme, c'est encore mieux).
8. Lancez la mise à jour de Dolibarr.
9. Mettez à jour vos modules additionnels.
10. Effectuez une dernière batterie de tests pour vérifier que tout est OK.
Oui, cette procédure est longue, mais en cas de problème, dites-vous que réparer
les choses pourra être encore plus long...

Installation et mise à jour
de modules additionnels
1. Préparation à l'installation d'un module additionnel

Une fois que vous avez téléchargé un module, parcourez ses dossiers, vous devriez
trouver un fichier README.txt. Ce fichier vous indiquera où décompresser le module.
Certains modules doivent être placés directement dans le dossier \htdocs et d'autres
dans le dossier htdocs\custom :
Figure 6 : Emplacement du dossier \custom
Différents emplacements d'un module additionnel : dans les dossiers \htdocs ou \htdocs\cus-
tom.
Attention > Un module installé dans le mauvais dossier ne fonctionnera pas ou verra ses fonctionnalités
limitées.

Astuce : Centralisez vos modules dans un même dossier

Attention > La réalisation de la procédure suivante nécessite des compétences en programmation
malgré sa simplicité.
Une modification du fichier de configuration de votre Dolibarr permet d'indiquer au

programme de chercher les modules additionnels dans le dossier \htdocs et \ht-
docs\custom. Cette manipulation vous évitera de vérifier les emplacements de tous
vos modules ou de vérifier à chaque fois pour chacun des modules.
Dans le fichier conf.php de votre Dolibarr :
Figure 7 : Emplacement du fichier conf.php
Trouvez les lignes :
//$dolibarr_main_url_root_alt='/custom';
et
//$dolibarr_main_document_root_alt='C:/wamp/www/dlb380/htdocs/custom';
Figure 8 : Fichier conf.php natif

Ces deux lignes sont désactivées par la présence en début de ligne d'un symbole
commentaire, qui peut être // ou #. Vous devez les réactiver en supprimant ce sym-
bole. Vous devez obtenir cela :
Figure 9 : Fichier conf.php modifié
2. Installation d'un module additionnel

Maintenant que vous savez dans quel dossier installer le module, ou que cette informa-
tion n'a plus d'importance, vous pouvez décompresser l'archive.
Figure 10 : Décompression du fichier d'un module

Attention > La norme veut qu'un module prêt à être décompressé soit présenté dans un dossier \htdocs.
Ouvrez ce dossier \htdocs jusqu'à trouver le dossier portant le nom du module que vous voulez installer.
Votre module est maintenant prêt à être utilisé. Il vous reste à l'activer en vous rendant
sur la page des Modules à activer et à le paramétrer.
Remplacement de fichiers natifs

Le bon fonctionnement de certains modules avec certaines versions de Dolibarr peut
nécessiter le remplacement de fichiers natifs. Cette information et la procédure à ap-
pliquer vous seront données sur le Dolistore ou sur les sources diverses de documen-
tation disponibles selon les modules et les développeurs.
Les fichiers de remplacement contiennent des lignes de code supplémentaires par

rapport à la version native. Cette manipulation de remplacement de fichiers reste plus
simple que de vous faire rédiger vous-même les lignes manquantes dans les fichiers.
Figure 11 : Fichiers de remplacement livrés avec le module Management
L'explorateur de fichiers affiche tous les dossiers contenus dans le répertoire du module instal-
lé dans votre Dolibarr. Identifiez les dossiers de fichiers de remplacement (corechange) et
ouvrez celui qui correspond à la version de Dolibarr que vous utilisez.

Figure 12 : Contenu des dossiers de remplacement
Sélectionnez le contenu du dossier de remplacement et faites le glisser, sauf indication

contraire, vers le répertoire /htdocs de votre Dolibarr.
Figure 13 : Message de confirmation du remplacement des fichiers
Un message d'alerte vous demande de confirmer le remplacement des fichiers.
Note > Comme le précise le message, seul les fichiers natifs portant le même nom que ceux du dossier
de remplacement seront remplacés dans le dossier de destination. Les autres fichiers ou dossiers
natifs qu'il contient ne seront ni modifiés ni supprimés.
3. Mise à jour d'un module additionnel

La mise à jour d'un module additionnel est une opération très simple puisqu'il suffit de
remplacer les fichiers du dossier initial par ceux contenus dans le dossier à jour en
reprenant la Section 2, Installation d'un module additionnel. Vérifiez toujours avant de
mettre à jour un module qu'il est compatible avec votre version de Dolibarr sous peine
de perdre des fonctionnalités voire plus.
Note > Il est préférable de désactiver un module avant de lancer sa mise à jour puis de le réactiver
une fois l'opération terminée.

Figure 14 : Opération de mise à jour d'un module additionnel
Attention > L'opération de remplacement efface et remplace les fichiers existants. Si vous avez effectué
des modifications dans les fichiers du module initial, pensez à sauvegarder ceux-ci sous peine de perdre
les fonctionnalités que ces modifications apportaient. Renseignez-vous aussi pour vous assurer que les
modifications effectuées ne déstabiliseront pas le fonctionnement du module à jour.
Note > De manière générale, rien ne sert d'avoir la dernière version d'un module si elle n'apporte pas de
corrections de bugs ou de nouvelles fonctionnalités intéressantes et nécessaires pour votre organisation.
Mieux vaut un vieux module qui fonctionne plutôt que prendre des risques lors de l'installation d'une
mise à jour pleine de nouvelles fonctionnalités qui vous seront inutiles.

Paramétrer l'envoi des e-mails
Le menu ACCUEIL > CONFIGURATION > EMAIL permet le paramétrage de l'envoi des e-mails
depuis Dolibarr.
Dolibarr propose deux méthodes de configuration : PHP MAIL FUNCTION et SMTP SOCKET
LIBRARY. Quel que soit votre choix, vous pouvez aussi désactiver la fonctionnalité d'envoi
d'e-mails à l'aide de l'option DÉSACTIVER GLOBALEMENT TOUT ENVOI D'EMAILS. Une fois les
paramètres saisis, n'oubliez pas de les enregistrer !
Une fois configuré, vous pouvez tester l'envoi des e-mails. D'abord avec le bouton TES-
TER DISPONIBILITÉ SERVEUR qui vous permettra de vérifier le nom de l'hôte ou l'adresse IP
du serveur SMTP/SMTPS, le port du serveur d'envoi et le bon chiffrage de la clé de
chiffrement du serveur. Puis, avec le bouton TESTER ENVOI EMAIL en sélectionnant l'adresse
test de votre choix.
1. Avec PHP mail function

Par défaut, la configuration propose l'envoi d'e-mails par PHP mail function. Cette option
fait partir vos e-mails depuis votre poste en utilisant votre réseau internet. Cette méthode
ne nécessite que peu de paramétrage et surtout aucune compétence particulière.
Figure 15 : Page des paramètres de l'envoi d'e-mails avec la fonction PHP
Tableau 1 : Paramétrage de l'envoi d'e-mails avec la fonction PHP

Méthode d'envoi des e-mails PHP mail function
Nom d'hôte ou adresse IP du serveur
SMTP.Votre_FAI.com
SMTP/SMTPS

SMTP standard : 25. Le serveur peut être diffé-

Port du serveur SMTP/SMTPS rent selon la messagerie que vous utilisez. Par
exemple, Gmail : 465.
Adresse e-mail de l'émetteur pour
Adresse d'envoi des e-mails.
l'envoi d'e-mails automatique
Adresse e-mail utilisée pour les re- Adresse de réception des messages d'erreur
tours d'erreur des e-mails envoyés lors de l'envoi d'e-mails.
Attention en cas d'envoi d'e-mailing ! Vous rece-
Envoyer systématiquement une copie
vrez autant de copies d'e-mails que vous en en-
cachée des e-mails envoyés à
verrez !
Attention > Tous les fournisseurs d'accès à internet ne permettent pas, par défaut, d'utiliser d'autres
serveurs que les leurs pour l'envoi d'e-mails. Il peut être nécessaire de cocher ou décocher une option
dans vos paramètres d'utilisation de leurs services.
2. Avec la fonction SMTP socket library

L'autre méthode d'envoi d'e-mails (SMTP Socket library) nécessite quelques paramé-
trages supplémentaires. Cette méthode utilise les serveurs de votre hébergeur pour en-
voyer les e-mails. Il est donc nécessaire d'avoir créé au préalable un compte d'envoi d'e-
mails et un compte utilisateur des serveurs de votre hébergeur.
Figure 16 : Page des paramètres de l'envoi d'e-mails par la socket library

Tableau 2 : Paramétrage de l'envoi d'e-mails avec la fonction SMTP

Méthode d'envoi des e-mails SMTP socket library
Nom d'hôte ou adresse IP du serveur
SMTP.Votre_FAI.com
SMTP/SMTPS
Identifiant d'authentification SMTP Laissez vide ou saisissez les codes fournis par
si authentification SMTP requise votre hébergeur.
Mot de passe d'authentification SMTP Laissez vide ou saisissez les codes fournis par
si authentification SMTP requise votre hébergeur.
Adresse e-mail utilisée pour les re- Adresse de réception des messages d'erreur
tours d'erreur des e-mails envoyés lors de l'envoi d'e-mails.
Attention en cas d'envoi d'e-mailing ! Vous rece-
Envoyer systématiquement une copie
vrez autant de copies de mails que vous en en-
cachée des e-mails envoyés à
verrez !

Liste des illustrations
1. Workflow avec Dolibarr ...................................................................... xvii

2. Onglets de modules, menus et sous-menus .............................................. xviii
3. Exemples de liens dans un tableau ........................................................ xix
1.1. En-tête de facture ............................................................................... 2
1.2. Pied de page de facture ..................................................................... 3
2.1. Extrait de la liste des modules natifs de Dolibarr activables selon vos besoins ... 4
2.2. Menu principal de Dolibarr après activation des modules ........................... 6
2.3. Page d'accueil de Dolibarr une fois les modules activés ............................. 7
2.4. Page de gestion de l'affichage des boîtes ............................................... 7
2.5. Paramétrage des délais d'alerte et de la vue météo .................................. 8
3.1. Page de création d'un nouvel utilisateur ................................................ 10
3.2. Page de création d'un groupe d'utilisateurs ........................................... 12
3.3. Tableau d'ajout d'un utilisateur à un groupe depuis la fiche du groupe d'uti-
lisateurs ............................................................................................... 12
3.4. Tableau d'ajout d'un utilisateur à un groupe depuis sa fiche ....................... 13
3.5. Accès non autorisé à un utilisateur ...................................................... 13
3.6. Cacher les menus non autorisés à un utilisateur ...................................... 13
3.7. Page de permissions ......................................................................... 14
3.8. Extrait de la page des permissions par défaut des modules activés .............. 15
4.1. Page de création d'un compte bancaire ................................................ 17
4.2. Mention du compte bancaire sur les documents commerciaux .................... 19
4.3. Paramétrage de l'affichage des modes de règlement sur les documents
commerciaux ........................................................................................ 19
5.1. Page de l'outil de sauvegarde ............................................................ 22
5.2. Emplacement du dossier conf.php ...................................................... 23
5.3. Emplacement du dossier Documents ..................................................... 24
6.1. Entrées du menu latéral associé à la gestion des services .......................... 27
6.2. Page de création d'un nouveau service ................................................ 27
6.3. Fiche d'un service ............................................................................ 29
6.4. Page de création d'une catégorie de services ........................................ 30
6.5. Tableau d'ajout de service à une catégorie ........................................... 31
6.6. Arborisation des catégories en cas de création de sous-catégories .............. 31
6.7. Écran de paramétrage du module Produits/Services ................................ 32
6.8. Tableau d'enregistrement de prix d'un service par client ........................... 33
7.1. Sous-menus de création des catégories de tiers et de contacts ..................... 34
7.2. Accès aux listes de vos tiers et contacts selon le type de tiers ..................... 35

7.3. Page de création générique d'un tiers .................................................. 35

7.4. Encart de sélection société ou indépendant d'un tiers à sa création .............. 36
7.5. Page de création d'un nouveau prospect ............................................... 37
7.6. Onglet PROSPECT de la fiche prospect .................................................... 37
7.7. Page de création d'un nouveau client ................................................... 38
7.8. Page de création d'un nouveau fournisseur ............................................ 38
7.9. Création d'un nouveau contact depuis le sous-menu NOUVEAU CONTACT .......... 40
7.10. Fenêtre de fusion de tiers ................................................................. 41
7.11. Tableaux de paramétrage du module Tiers ........................................... 42
8.1. Tableau d'activation de la prise en charge des modèles de documents ......... 44
8.2. Tableau de génération d'un modèle de document ................................... 45
8.3. Votre modèle de document contenant les balises .................................... 47
8.4. Votre modèle de document généré ...................................................... 48
8.5. Exemple de balises d'un tableau de liste des contacts d'un tiers avec leurs
numéros de téléphone et adresses e-mail .................................................... 49
8.6. Liste de contacts générée avec un tableau ............................................ 49
8.7. Tableau d'envoi d'un e-mail depuis la fiche d'un tiers ................................ 50
8.8. Sélection de l'élément source d'un modèle d'e-mail .................................. 51
8.9. Création d'un e-mail type .................................................................. 51
8.10. Liste des modèles d'e-mails personnalisés ............................................ 51
8.11. Le modèle est disponible depuis la fiche des tiers .................................. 51
8.12. Écran de paramétrage de l'e-mailing .................................................. 54
8.13. Page de création d'un e-mailing ........................................................ 54
8.14. Brouillon d'un e-mailing ................................................................... 55
8.15. Boutons des actions possibles sur un e-mailing au statut Brouillon ............... 56
8.16. Outils de sélection des destinataires de l'e-mailing ................................. 56
8.17. Interface multilingue activé ............................................................... 58
8.18. Sélection d'une langue par défaut sur la fiche d'un tiers .......................... 59
8.19. Traduction automatique du corps du mail ............................................ 60
8.20. Enregistrement de la traduction du libellé et de la description d'un service ... 60
8.21. Traduction du libellé et de la description d'un service ............................. 61
8.22. Tableau de génération des documents PDF multilingues .......................... 61
8.23. Document PDF généré dans la langue du client .................................... 62
9.1. Paramétrage de MailChimp pour Dolibarr ............................................ 63
9.2. Onglet de module MailChimp ............................................................ 64
9.3. Liste des campagnes et bouton d'actualisation ....................................... 64
9.4. Menu latéral de MailChimp pour Dolibarr ............................................ 65
9.5. Page de création d'un nouvel e-mailing ................................................ 65
9.6. E-mailing transféré de Dolibarr vers MailChimp ...................................... 67

9.7. Boutons des modifications possibles de l'e-mailing sur MailChimp.com .......... 67

9.8. Quelques modèles de contenu proposés par MailChimp .......................... 68
9.9. Page de transfert de l'e-mailing vers MailChimp ..................................... 69
9.10. Bouton d'envoi de l'e-mailing directement par MailChimp ........................ 69
10.1. Page de création d'un nouvel événement ............................................. 71
10.2. Glisser-déposer d'un événement dans l'agenda ..................................... 72
10.3. Liens d'accès aux événements par état ............................................... 72
10.4. Options de tri et de filtrage de l'agenda ............................................. 73
10.5. Rapport mensuel des événements ...................................................... 74
10.6. Options d'affichage de l'agenda ....................................................... 74
10.7. Extrait de la liste des événements affichables dans l'agenda ..................... 75
10.8. Page d'import d'un agenda ............................................................. 76
10.9. Agenda importé dans Dolibarr ......................................................... 76
10.10. Page d'export d'un agenda ............................................................ 77
10.11. Lien d'affichage d'autres événements cachés sur une journée de l'agenda .. 78
11.1. Écrans successifs de création d'un nouvel Agenda avec Thunderbird ........... 81
12.1. Page de création d'une proposition commerciale ................................... 85
12.2. En-tête de proposition commerciale avec ajout d'un contact ..................... 86
12.3. Cadre destinataire de document sans contact ....................................... 87
12.4. Tableau de génération de document .................................................. 88
12.5. Tableau de clôture d'une proposition commerciale ................................ 91
12.6. Options d'une proposition commerciale signée ..................................... 92
12.7. Note publique sur une proposition commerciale .................................... 92
12.8. Listes des propositions commerciales par statut ..................................... 93
12.9. Filtre des listes de propositions commerciales ....................................... 93
12.10. Écran de paramétrage du module Propositions commerciales ................. 94
13.1. Boutons d'ajout des titres et totaux ..................................................... 96
13.2. Ouverture d'une fenêtre d'ajout d'un titre ............................................. 96
13.3. Positionnement de titres dans un document .......................................... 97
13.4. Titres et sous-totaux ajoutés dans un document ..................................... 97
13.5. Document généré avec titres et sous-titres ............................................ 98
13.6. Option d'affichage du détail des lignes sur le PDF ................................. 98
13.7. Affichage du détail des lignes désactivé .............................................. 98
14.1. Création d'une commande depuis une proposition commerciale .............. 100
14.2. Tableau de génération de document ................................................ 102
14.3. Boutons des options possibles pour une commande validée ................... 103
14.4. Liste des commandes par statut ....................................................... 104
15.1. Page de création d'une facture client depuis une commande .................. 107
15.2. Création d'une facture d'acompte depuis une commande ...................... 109

15.3. Ajout de l'acompte dans les lignes de la facture .................................. 109

15.4. Tableau de génération de document ................................................ 111
15.5. Liste des commandes facturables pour un tiers .................................... 112
15.6. Facturation de plusieurs commandes ................................................ 113
15.7. Accès aux listes de factures par type ................................................ 114
15.8. Page de configuration du module Factures ........................................ 115
15.9. Affichage d'une mention complémentaire sur les factures ....................... 116
15.10. Affichage des règlements successifs sur les factures ............................ 116
15.11. Tableau de règlement d'une facture ................................................ 117
15.12. Rapport mensuel de règlements ..................................................... 118
15.13. Page d'enregistrement des coordonnées bancaires d'un client ............... 119
15.14. Page d'enregistrement d'une demande de prélèvement ........................ 119
15.15. Demande de prélèvement effectuée ................................................ 120
15.16. Liste des demandes de prélèvement ................................................ 120
15.17. Liste des bons de prélèvement ....................................................... 120
15.18. Fiche d'un bon de prélèvement ...................................................... 121
15.19. Saisie d'un rejet de prélèvement .................................................... 121
15.20. Mention du rejet de prélèvement dans les règlements des factures ......... 121
15.21. Historique des demandes de prélèvement ........................................ 122
15.22. Historique des lignes de prélèvement rejeté ...................................... 122
15.23. Page de création d'une remise de chèques ...................................... 123
15.24. Page d'enregistrement de la référence d'un bordereau de remise de
chèques ............................................................................................. 123
15.25. Page de scission d'un acompte (remise fixe) ..................................... 124
15.26. Historique des remises accordées à un tiers ..................................... 124
15.27. Rappel de l'existence d'un acompte, avoir ou remise sur la fiche facture ... 125
15.28. Mention de l'acompte ou remise dans les lignes de la facture ............... 125
15.29. Mention du remplacement d'une facture sur la fiche facture ................. 126
15.30. Mention du remplacement d'une facture sur son PDF .......................... 126
15.31. Page de création d'une facture d'avoir ............................................ 127
15.32. Indication de la facture corrigée par la facture d'avoir sur sa fiche ......... 127
15.33. Mention de l'avoir sur le PDF de la facture ...................................... 127
16.1. Création directe d'une intervention ................................................... 131
16.2. Création d'une intervention depuis la fiche commande .......................... 132
16.3. Corps d'une fiche d'intervention ...................................................... 132
16.4. Page de création d'une facture depuis une intervention ......................... 134
16.5. Accès aux interventions par statut .................................................... 134
16.6. Page de paramétrage du module Interventions ................................... 135
17.1. Fonctionnalités du module Management pour les interventions ................ 136

17.2. Page de saisie du rapport d'une intervention ...................................... 137

17.3. Liste regroupée des interventions ..................................................... 138
17.4. Liste native des interventions ........................................................... 138
17.5. Boutons de clôture d'une intervention suite à la saisie de son rapport ........ 139
17.6. Bouton de facturation d'une intervention ............................................ 139
17.7. Agenda des interventions ............................................................... 140
17.8. Paramétrage du module Management .............................................. 141
17.9. Application du paramétrage de Management sur les fiches des interven-
tions .................................................................................................. 141
17.10. La même description sur la fiche native ............................................ 141
18.1. Page de création d'un projet ........................................................... 143
18.2. Sélection des options de clonage d'un projet ..................................... 143
18.3. Page de sélection des contacts d'un projet ......................................... 144
18.4. Page de création d'une nouvelle tâche ............................................. 146
18.5. Liste des tâches d'un projet ............................................................ 146
18.6. Saisie d'un nouveau temps consommé .............................................. 147
18.7. Liste des temps consommés d'une tâche ............................................ 147
18.8. Écran de saisie rapide des temps consommés ..................................... 148
18.9. Édition du champ de sélection d'un projet sur la fiche d'un élément .......... 149
18.10. Diagramme de Gantt d'un projet ................................................... 149
18.11. Vue d'ensemble d'un projet ........................................................... 150
18.12. Page de paramétrage des projets et tâches ...................................... 151
18.13. Liste de sélection du paramètre de gestion des affaires activé ................ 152
19.1. Onglet Management d'une tâche .................................................... 153
19.2. Page de saisie mensuelle ............................................................... 155
19.3. Saisie d'un commentaire sur la page de saisie mensuelle ....................... 155
19.4. Page de saisie à la volée .............................................................. 156
19.5. Tâche effectuée en 2 heures .......................................................... 157
19.6. Tâche remplie à 50 % à l’issue des 2 heures prévues ........................... 157
19.7. Tâche terminée en 1 heure au lieu des 2 heures prévues ....................... 158
19.8. Facturation d'une tâche depuis sa fiche ............................................. 158
19.9. Facturation de plusieurs tâches depuis le projet ................................... 159
19.10. Récapitulatif des temps passés et facturés sur les tâches ....................... 159
19.11. Récapitulatif des temps passés et facturés par tâche ............................ 160
19.12. Agenda des tâches ..................................................................... 160
19.13. Paramétrage du module Management ............................................ 161
20.1. Page de création d'un contrat ......................................................... 163
20.2. Ajout d'un service ........................................................................ 164
20.3. Activation d'un service .................................................................. 165

20.4. Facturation d'un contrat ................................................................. 165

20.5. Accès aux contrats et services par statut ........................................... 166
20.6. Clôture d'un service ..................................................................... 166
20.7. Liaison d'une intervention à un contrat .............................................. 167
21.1. Fonctionnalités du module Management pour les contrats ...................... 168
21.2. Création d'une période de contrat ................................................... 169
21.3. Interventions affectées ou non à une période selon leur date de début ...... 170
21.4. Liste des interventions liées à des périodes de contrat ........................... 171
21.5. Facturation des interventions d'une période ........................................ 172
21.6. Liste personnalisable des échéances de contrat à facturer ...................... 172
21.7. Paramétrage du module Management pour les contrats ......................... 173
22.1. Exemple d'une page de statistiques .................................................. 175
22.2. Exemple d'entrée Statistiques .......................................................... 176
22.3. Page de statistiques d'un service ..................................................... 176
22.4. Objets référents d'un service .......................................................... 177
22.5. Entrées disponibles pour l'édition de rapport ...................................... 177
22.6. Affichage de votre chiffre d'affaires ................................................. 178
22.7. Affichage de votre résultat ............................................................. 178
22.8. Liste de sélection du prix de revient pour le calcul des marges ................ 179
22.9. Tableau d'affichage des marges ..................................................... 179
22.10. Onglet marges d'une fiche service ................................................. 180
22.11. Tableau de marges dans les documents ........................................... 180
22.12. Paramétrage du module Marges ................................................... 180
23.1. Création d'une facture depuis le menu latéral ..................................... 183
23.2. Page de saisie du règlement d'une facture fournisseur .......................... 185
23.3. Enregistrement d'une ligne de produit négative sur une facture ................ 187
23.4. Règlement d'une facture négative .................................................... 187
24.1. Page d'enregistrement du règlement d'un salaire ................................. 188
24.2. Écriture bancaire automatique d'un salaire ........................................ 189
24.3. Dictionnaire des charges sociales .................................................... 190
24.4. Page de création d'une charge sociale ............................................. 191
24.5. Fiche d'une charge sociale ............................................................ 191
24.6. Règlement d'une charge sociale ...................................................... 192
24.7. Écriture bancaire automatique d'une charge sociale ............................. 192
24.8. Calcul automatique de la TVA collectée et à payer ............................. 193
24.9. Page de rapport de TVA par taux ................................................... 194
24.10. Enregistrement du règlement d'un acompte de TVA ............................ 194
24.11. Page de configuration du module des charges sociales ....................... 195
25.1. Page de création d'une note de frais ................................................ 196

25.2. Brouillon d'une note de frais .......................................................... 197

25.3. Dictionnaire des postes de dépenses des notes de frais ........................ 197
25.4. Affichage dans la liste déroulante du nouveau type de dépense dans les
notes de frais ...................................................................................... 198
25.5. Enregistrement du règlement d'une note de frais ................................. 199
25.6. Écriture bancaire du règlement d'une note de frais .............................. 199
25.7. Activation du modèle de document pour les notes de frais ..................... 199
25.8. PDF d'une note de frais ................................................................. 200
26.1. Exemple d'écritures automatiques dans un compte bancaire ................... 202
26.2. Ajout d'une écriture bancaire manuelle ............................................. 203
26.3. Écriture bancaire manuelle ............................................................ 203
26.4. Page de modification ou création des catégories d'écritures bancaires ...... 204
26.5. Page de rapprochement bancaire ................................................... 205
26.6. Fiche d'une écriture rapprochée ...................................................... 206
27.1. Activation de la constante d'affichage des modules expérimentaux et en
développement .................................................................................... 208
27.2. Activation du module de comptabilité avancée ................................... 208
27.3. Menu latéral du module de comptabilité avancée et ses différentes entrées 209
27.4. Choix du type de comptabilité et plan comptable ................................ 210
27.5. Attribution des comptes comptables par défaut ................................... 210
27.6. Page de personnalisation des codes de journaux comptables ................. 211
27.7. Paramétrage des exports des journaux .............................................. 212
27.8. Extrait de la liste des comptes comptables ......................................... 213
27.9. Création d'un nouveau compte comptable ......................................... 213
27.10. Code personnalisé du plan comptable ............................................ 214
27.11. Ajout au plan comptable des codes déclarés dans vos fiches ................. 214
27.12. Message de bon déroulement de l'import ........................................ 215
27.13. Workflow de la comptabilité avec Dolibarr ....................................... 217
27.14. Page d'accueil de la ventilation ..................................................... 219
27.15. Page des lignes de factures en attente de ventilation ........................... 219
27.16. Message de bon déroulement de la ventilation .................................. 220
27.17. Extrait de la liste des lignes de factures ventilées ................................ 221
27.18. Affichage du journal des ventes d'un mois ........................................ 222
27.19. Résultat d'un export standard ........................................................ 223
27.20. Résultat d'un export pour CEGID Expert .......................................... 223
27.21. Affichage du grand livre .............................................................. 224
27.22. Message d'alerte sur une écriture sans contrepartie ............................ 225
27.23. Écriture équilibrée par l'ajout de mouvements dans le grand livre ........... 226
27.24. Ajout d'une écriture dans un journal depuis le grand livre .................... 226

27.25. Affichage de la balance .............................................................. 227

27.26. Exemple de paramétrage du compte de résultat ................................ 228
28.1. Arborescence automatique des fichiers joints ...................................... 230
28.2. Liste des fichiers joints à une commande ........................................... 231
28.3. Ajout d'un répertoire à l'arborescence manuelle ................................. 232
28.4. Ajout manuel d'un fichier à un répertoire .......................................... 232
29.1. Résultat d'un export au format CSV .................................................. 233
29.2. Résultat du même export au format Excel .......................................... 234
29.3. Première étape d'un export ............................................................ 234
29.4. Deuxième étape d'un export .......................................................... 235
29.5. Troisième étape d'un export ........................................................... 236
29.6. Quatrième étape d'un export ......................................................... 236
29.7. Cinquième étape d'un export .......................................................... 237
30.1. Tableau de sélection du thème d'affichage de votre environnement .......... 239
30.2. Tableau de sélection de la couleur des menus .................................... 240
30.3. Application des couleurs sélectionnées (tableaux et menus) ................... 241
30.4. Options de configuration du tableau Paramètres ................................. 241
30.5. Affichez le logo de votre entreprise ................................................. 242
30.6. Champs de recherche des versions 3.8 et inférieures (à gauche) et barre
de recherche des versions 3.9 et supérieures (à droite) ................................ 242
30.7. Option de masquage du menu latéral .............................................. 243
30.8. Personnalisation des images de l'interface ......................................... 244
30.9. Tab collector .............................................................................. 244
30.10. Création d'un marque-page .......................................................... 245
30.11. Liste de marque-pages enregistrés .................................................. 245
30.12. Personnalisation des champs des listes natives ................................... 246
30.13. Personnalisation des champs des listes natives effectuée ...................... 246
30.14. Accès à un site externe depuis l'interface Dolibarr ............................. 247
31.1. Champ de saisie de description avec l'éditeur WYSIWYG activé ............. 248
31.2. Choix des identifiants professionnels à faire figurer sur les documents ....... 249
31.3. Constante MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT activée ....................... 249
31.4. Constante MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT non activée .................. 249
31.5. Champ de saisie du masque de numérotation personnalisé .................... 250
31.6. Nouveau masque personnalisé avec affichage du prochain compteur ...... 251
31.7. Affichage des services sur les documents ........................................... 251
31.8. Page de création d'un attribut supplémentaire ..................................... 252
31.9. Exemples d'attributs supplémentaires ................................................ 253
31.10. Attribut supplémentaire créé sur les fiches clients ................................ 256

31.11. Attribut supplémentaire (ligne) créé sur les fiches de proposition commer-
ciale ................................................................................................. 256
31.12. Page de personnalisation des niveaux de potentiel des prospects ........... 257
31.13. Affichage de l'entrée personnalisée dans la liste des niveaux de potentiel
des prospects ...................................................................................... 257
31.14. Page de personnalisation des statuts de prospection ........................... 258
31.15. Affichage de la personnalisation des statuts de prospection .................. 258
31.16. Page de personnalisation des types de contacts ................................. 259
31.17. Affichage de la personnalisation des types de contacts ........................ 259
31.18. Page de personnalisation des événements de l'agenda ........................ 259
31.19. Affichage de la personnalisation des événements de l'agenda ............... 260
31.20. Page de personnalisation des conditions de règlement ........................ 260
31.21. Affichage de la personnalisation des conditions de paiement ................ 261
31.22. Page de personnalisation des modes de paiement ............................. 261
31.23. Affichage de la personnalisation des modes de paiement .................... 261
31.24. Page de personnalisation des statuts d'opportunités pour les af-
faires/projets ...................................................................................... 262
31.25. Affichage de la personnalisation des statuts d'opportunités pour les af-
faires/projets ...................................................................................... 262
1. Page de téléchargement de l'exécutable Dolibarr installer .................... 277
2. Page de téléchargement de Dolibarr ERP/CRM ...................................... 278
3. Ouverture du répertoire racine de Dolibarr avec WampServer ................... 278
4. Présence d'un captcha sur la page de connexion à votre Dolibarr ............... 280
5. Activation de l'affichage d'un captcha en page de connexion .................... 281
6. Emplacement du dossier \custom ......................................................... 283
7. Emplacement du fichier conf.php ......................................................... 284
8. Fichier conf.php natif ........................................................................ 284
9. Fichier conf.php modifié .................................................................... 285
10. Décompression du fichier d'un module ................................................ 285
11. Fichiers de remplacement livrés avec le module Management ................... 286
12. Contenu des dossiers de remplacement ............................................... 287
13. Message de confirmation du remplacement des fichiers ........................... 287
14. Opération de mise à jour d'un module additionnel ................................. 288
15. Page des paramètres de l'envoi d'e-mails avec la fonction PHP .................. 289
16. Page des paramètres de l'envoi d'e-mails par la socket library ................... 290

Liste des tableaux
3.1. Autres informations importantes de la fiche de création d'un utilisateur .......... 11
4.1. Principaux champs de la page de création d'un compte bancaire ............... 18
6.1. Champs de la page de création d'un service ......................................... 28
12.1. Champs de la page de création d'une proposition commerciale ................ 85
15.1. Solutions aux principales erreurs de facturation ................................... 129
19.1. Lecture des informations financières .................................................. 156
24.1. Champs de la page de création d'une charge sociale .......................... 191
26.1. Solutions aux principales erreurs rencontrées lors du rapprochement ban-
caire ................................................................................................. 206
31.1. Balises de personnalisation des compteurs de documents ....................... 250
32.1. Tableau récapitulatif des modules additionnels cités ............................. 265
1. Paramétrage de l'envoi d'e-mails avec la fonction PHP .............................. 289
2. Paramétrage de l'envoi d'e-mails avec la fonction SMTP ............................ 291

Index
A tiers, 34
Champs supplémentaires, 252
Accueil, page d', 6
Charge sociale, 189
Acompte, 125
clonage, 191
Activation
création, 191
d'un module Dolibarr, 4
dictionnaire, 189
de service (contrat), 165
modification, 190
Administrateur, 9, 11
règlement, 192
Agenda, 71
statut, 190
affichage, 73
Chèque
alimentation automatique, 74
bordereau, 123
export, 77
remise, 122
import, 75
Client
nouvel événement, 71
création, 38
paramétrage, 74
documents personnalisés, 44
préférences d'affichage, 74
e-mailing, 53
rapport, 73
facturation, 105
synchronisation, 80
prospection, 40, 43, 93
Allscreen (module), 265
relance, 40, 43, 93, 128
Avoir, 125
suivi, 43
(voir aussi Facture d'avoir)
Cloner
consommation, 125
commande, 104
création, 126
e-mailing, 56, 70
remboursement, 128
fiche, 29
proposition commerciale, 90
B Commande, 100-104
Balance comptable, 227 ajout de contact, 104
Barre de recherche, 242 ajout de services, 101
Bill Time (module), 161, 265 création, 100
Boîte d'information, 6 en-tête, 2
envoi par mail, 103
C fichier joint, 104
Captcha, 280 mention complémentaire, 115
Catégorie note, 104
écriture bancaire, 202 numérotation, 102
service, 30 PDF, 101

pied de page, 2 CustomLine (module), 266

sous-total, 96
statut, 104 D
titre et sous-titre, 96 Devis, 84-95
traduction, 58 (voir aussi Proposition commerciale)
validation, 102 Devises, 20
Comptabilité, 207 Dictionnaire, 257
activation, 208 charge sociale, 189
journaux, 211 conditions de paiement, 86, 260
paramétrage, 209 de modèles, 50, 90, 103, 112
plan comptable, 213 délai de livraison, 86
ventilation, 215, 218 mode de paiement, 261
Compte bancaire note de frais, 197
création, 17 statut d'opportunité, 262
mention sur devis/facture, 16, 19 statuts de prospection, 258
type, 16 types d'événements (agenda), 259
Concat PDF (module), 266 types de contacts, 258
Constante, 262 Document, 2
Contact, 34 (voir aussi Fichier joint)
adresse, 249 (voir aussi GED)
ajout sur commande, 104 en-tête, 2
ajout sur devis, 87, 92 pied de page, 2
création, 39
de tiers, 39
partage, 40
E
synchronisation, 82 E-mail
visibilité, 40 configuration des envois, 289
Contrat, 162-167 personnalisation modèles, 51
activation de service, 165 E-Mailing, 53, 290
ajout de service, 163 création, 54
clôture, 166 destinataire, 56
création, 162 éditeur de texte enrichi, 63
échéance, 172 envoi, 57
facturation des interventions, 171 MailChimp, 63
fin de service, 166 modèle, 63
période, 169 validation, 57
renouvellement de période, 170 Écriture bancaire
statut, 164 ajout manuel, 203
validation, 164 automatique, 202
catégorie, 202, 203

date de valeur, 204 réduction future, 124

rapprochement, 204 règlement, 116
En-tête de documents commerciaux, 2, 86 relance, 128
Envoi par e-mail remise, 124
commande, 103 statuts, 106
facture client, 112 types, 105
proposition commerciale, 89 validation, 111
Événement (agenda), 71 Facture d'acompte, 105
Export, 233 conversion en réduction future, 124
grand livre, 227 création, 108
journaux comptables, 211 fournisseur, 186
Extraction de données, 233 règlement, 124
(voir aussi Export) Facture d'avoir
ExtraOdt (module), 49, 266 conversion en réduction future, 127
création, 126
F fournisseur, 186
Facture de remplacement
Facture
création, 125
en-tête, 2
règlement, 126
mention complémentaire, 115
Facture fournisseur, 182-187
pied de page, 2
ajout de service, 184
sous-total, 96
création, 183
titre et sous-titre, 96
règlement, 185
traduction, 58
statut, 184
ventilation comptable, 218
types, 184
Facture client, 105-129
validation, 185
affichage coordonnées bancaires, 16,
Fichier joint, 230
115
(voir aussi GED)
ajout de service, 110
Fil d'Ariane (module), 267
création, 106
Filigrane
de remplacement, 125
ODT, 48
envoi par mail, 112
PDF, 115
erreur, 129
Fournisseur
impayée, 128
création, 38
modèle, 114
facturation, 182
modification, 110
facture d'acompte, 186
numérotation, 111
facture d'avoir, 186
PDF, 111
Full Calendar (module), 267
périodique, 166
Fusion
rapport de règlements, 118

factures impayées, 128 validation, 133

PDF, 266
tiers, 41 J
Journal d'achats, 211
G (voir aussi Journaux comptables)
GED, 230 Journal des ventes, 211
ajout d'un répertoire, 231 (voir aussi Journaux comptables)
ajout de fichier joint, 232 Journaux comptables
fichier joint, 230 édition, 222
Gestion électronique de documents, 230 export, 211
(voir aussi GED) paramétrage, 211
Google (module), 267
Grand livre, 216, 224 M
groupe d'utilisateurs, 9
MailChimp pour Dolibarr, 63-70, 268
Groupe d'utilisateurs
Management (module), 136, 153, 168,
création, 12
268
permission, 13
Marge, 179
Marque-page, 245
H Menu
Historique de navigation (module), 267 couleur, 240
latéral, 239, 243
I principal, 6
Installation, 277 Milestone-Jalon (module), 99, 269
automatique, 277 Modèle
en local, 277 d'e-mail, 50
hébergée, 281 d'export, 235, 236
module additionnel, 283 de documents, 44
sur un serveur, 279 de facture, 114
Intervention de numérotation, 250
agenda, 140 dictionnaire de, 50
facturation, 139 Module additionnel, 264-288
rapport, 137 Agefodd, 273
Intervention, fiche d', 131-140 Allscreen, 265
création, 131 Bill Time, 161, 265
description, 132 cabinet médical, 274
en-tête, 2 Concat PDF, 266
mention complémentaire, 115 CustomLine, 266
numérotation, 133 e-commerce, 274
pied de page, 2 ExtraOdt, 49, 266

Fil d'Ariane, 267 Paramétrage

Full Calendar, 267 affichage, 13, 239
gestion des tickets, 275 agenda, 74, 74
Google, 83, 267 alertes page d'accueil, 8
Historique de navigation, 267 Aquarium, 40
installation, 283 comptabilité, 209
MailChimp pour Dolibarr, 63, 268 documents PDF, 248
Management, 136, 153, 168, 268 e-mailing, 54
Milestone-Jalon, 99, 269 envoi e-mails, 289
mise à jour, 287 interventions, 135
Multidevises, 20, 269 MailChimp, 63
Note de frais +, 201, 270 Management, 140, 161, 173
relance impayé, 128 modules, 8
serveur CalDAV/CardDAV, 80, 265 permissions utilisateur, 15
Sous-Total, 95, 96, 110, 270 prélèvement, 122
Ultimate PDF, 89, 112, 270 produits/services, 32
ZenFusion Contacts pour Google, 271 projets, 151
ZenFusion Drive pour Google, 271 propositions commerciales, 94
Module natif, 4 tiers, 41
Multidevises (module), 20, 269 PDF
filigrane, 91, 102, 111, 115, 134
N fusion factures impayées, 128
Note de frais génération, 88, 101, 111
création, 196 personnalisation, 89, 249
dictionnaire, 197 traduction, 58
statut, 198 Permission
Note de frais + (module), 201, 270 groupe d'utilisateurs, 13
Numérotation par défaut, 15
commande, 102 utilisateur, 13
facture, 111 Personnalisation
intervention, 133 constantes, 262
proposition commerciale, 89 couleur de l'interface, 240
documents, 44
O e-mails, 51
icônes, 243
ODT, 44
interface utilisateur, 239
listes natives, 246
P logo, 241
Paiement, 116 métier, 273
(voir aussi Règlement)

numérotation des documents, 250 mention complémentaire, 115

PDF, 89, 249 modification, 91
plan comptable, 213 note, 91, 92
thème d'affichage, 239 numérotation, 89, 89, 89
Plan comptable paramétrage, 94
import, 215 PDF, 88
personnalisation, 213 pied de page, 2
Prélèvement bancaire sous-total, 96
rejet, 118 statut, 90
Produit, 182 titre et sous-titre, 96
(voir aussi Service) traduction, 58
Projet, 142-152 validation, 89
affectation d'utilisateurs, 146 Prospect
ajout de contact, 144 création, 37
clonage, 142 statut de prospection, 43
création, 142 suivi, 43
création de tâches, 145
document personnalisé, 151 R
facturation des tâches, 153
Rappel impayé facture devis, 128
Gantt, 149
Rapport
gestion du temps et des coûts, 153
chiffre d'affaires, 177
liaison, 149
d'événements, 73
numérotation, 151
d'intervention, 136
paramètres, 151
de règlements, 118
statut, 144
de TVA, 193
temps consommé, 147
résultat, 178
visibilité, 142
Rapprochement bancaire, 204
vue d'ensemble, 150
date de valeur, 204
Proposition commerciale, 84-95
erreur, 206
ajout de contact, 87, 92
Réduction future, 125
ajout de services, 87
Règlement
clôture, 91
contact, 85
création, 84
facture de remplacement, 126
destinataire, 87
facture standard, 116
durée de validité, 94
mode et conditions, 86
en-tête, 2
prélèvement SEPA, 118
envoi par e-mail, 89
rapport mensuel, 118
fichier joint, 88
remise de chèques, 122

Remise commerciale, 124 (voir aussi Projet)

Reporting, 177 création, 145
(voir aussi Rapport) document personnalisé, 151
numérotation, 151
S paramètres, 151
Salaire, 188 Tiers, 34-42
Sauvegarde, 21 catégorie, 34
base de données, 22 client, 34
dossier de documents, 24 contact, 39
fichier de configuration, 23 création, 35
module additionnel, 23 doublon, 41
Serveur CalDAV/CardDAV, 80, 265 fournisseur, 34
Service, 26 fusion, 41
catégorie, 30 indépendant, 36
code comptable, 30, 214 ni client, ni prospect, 34
contrat, 163 prospect, 34
création, 27 type, 34
libre, 26, 28 visibilité, 14, 40
prédéfini, 26 Trésorerie, 202-206
prix, 29 TVA
proposition commerciale, 87 assujettissement, 3
Site externe, 247 franchise, 3
Société/institution, 2 règlement, 193
données d'identification, 2
exercice comptable, 3 U
Sous-Total (module), 95, 96, 110, 270 Ultimate PDF (module), 89, 112, 270
Statistiques, 175 Utilisateur, 9
Statut (non) administrateur, 9
charge sociale, 190 ajout à un groupe, 12
commande, 104 création, 10
contrat, 164 externe, 12
facture client, 106 groupes, 9
projet, 144 permission, 13
service d'un contrat, 164 V
Validation
T commande, 102
Tableau de bord, 6 contrat, 164, 165
Tâche, 142-152 e-mailing, 57

facture client, 111

facture de remplacement, 126
facture fournisseur, 185
intervention, 133
Ventilation, 215
W
WYSIWYG, éditeur, 248
Z
ZenFusion Contacts pour Google, 271
ZenFusion Drive pour Google, 271

Livre Dolibarr Services RDeschamps v1-1

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© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore)

Bien gérer son entreprise

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore)

ISBN (PDF) : 978-2-8227-0419-9

Copyright © 2016 Éditions D-BookeR

Conformément au Code de la propriété intellectuelle, seules les copies ou reproductions

Publié par les Éditions D-BookeR, 5 rue Delouvain, 75019 Paris

Conception de la couverture : d'après une création de Marie Van Der Marlière

Date de publication : 16/06/2016

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À propos de l'auteur .............................................................................. xiii

Préliminaires et configuration ............................................................. 1

Gestion commerciale ........................................................................ 25

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6.4. Paramétrage du module Produits/Services ....................... 32

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page v

10. Agenda ................................................................................ 71

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page vi

Cas des factures standards ............................................ 106

Gestion d'activité ............................................................................ 130

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page vii

Vue des projets selon les permissions accordées .................. 145

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page viii

Affectation d'interventions à une période ........................... 170

Gestion de l'entreprise ................................................................... 174

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page ix

25.2. Dictionnaire des postes de dépenses ........................... 197

Pour aller plus loin... ...................................................................... 229

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page x

29.2. Les différentes étapes d'un export .................................... 234

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xi

33. Vers une personnalisation métier ........................................... 273

Annexes ......................................................................................... 276

Liste des illustrations ............................................................................. 292

Index ................................................................................................ 302

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xii

Après des études de marketing et diverses expériences professionnelles dans la vente et

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Baden, Juillet 2015

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xv

1. Présentation rapide de Dolibarr

Nativement, Dolibarr possède toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d'une

• enregistrement de tiers : clients, prospects, fournisseurs ;

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Figure 1 : Workflow avec Dolibarr

2. Appellation et conventions d'écriture

Barre de menus principale. Elle contient les onglets de modules.

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Figure 3 : Exemples de liens dans un tableau

3. Versions de Dolibarr utilisées pour ce livre

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page xix

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore)

Terminez la création de la société dans Dolibarr en cliquant sur le bouton ENREGISTRER.

Figure 1.1 : En-tête de facture

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page 2

Figure 1.2 : Pied de page de facture

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page 3

© 2016 Éditions D-BookeR (DoliStore) page 4

2.1. Activation des modules

Tableau GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (RH)

Tableau GESTION DE LA RELATION CLIENT (GRC)

Tableau MODULES FINANCIERS (COMPTA/TRÉSORERIE)