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Management System Manual

Procédure Réquisition du Personnel

Édition / Edition:
1
Personnel Requisition Révision / Revision:
6.6.2.1.1 1
Révision/Revision Date:
01 Jan. 2011 Pilote du processus / Process Owner: Page: 1 de 6
Date d’Application/Effective Date: Human Resources Manager Page : 1 of 6
01 Jan. 2011

6.6.2.1.1. / 0. Working flow:

Fill Personnel Requisition (PR)

form Requestor

Submit (PR) form to concerned Requestor

Department Manager

No
Approved? Ignore Request Recruitment

Yes

Check PR request data Recruitment

No
Complete?

Yes

Log PR in Tracking Matrix Recruitment

No
HR Inform Requestor Recruitment
Managerapprov
al?
Yes

Plant Manager No
approval?

Yes

Headquarters No
approval?
Yes
Inform requestor and HR Recruitment
Officers Selection

Maintain PR and approvals

records Recruitment

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6.6.2.1.1. / 1. Champs/Objet/Scope/Purpose:

Etablir une procédure documentée pour la To establish a documented procedure for

réquisition de personnel en cas de remplacement personnel requisition in case of replacement or
ou de personnel additionnel additional personnel.

Cette procédure couvre toutes les réquisitions au This procedure covers all personnel requisition
sein de Lear Rabat Manufacturing Plant in Lear Rabat Manufacturing Plant.

6.6.2.1.1. / 2. Responsabilité/Responsibility

2.1) Requestor : Chaque propriétaire de 2.1) Requestor: each process/area owner is in

processus/zone est en charge d’éditer le charge of editing the Personnel Requisition (PR)
formulaire de réquisitions de personnel (PR) form following to needs and submitting it the
demandé et de le soumettre au Department Department Manager.
Manager.
2.2) Department Manager: is responsible for
2.2) Department Manager : est responsable evaluating the PR utility and need before
d’évaluer l’utilité du PR et le besoin avant de approving or rejecting it.
l’approuver ou de le rejeter.
2.3) Recruitment: is in charge of ensuring the
2.3) Recruitment:: est en charge de s’assurer PR follow-up from approval by the Department
du suivi de l’approbation par le département Manager till the final approval by headquarters
Manager à l’approbation finale par le siège et à and informing concerned people.
communiquer l’information aux personnes
2.4) HR Manager: is responsible for evaluating
concernées.
the PR utility and need before approving or
2.4) HR Manager: responsable d’évaluer l’utilité rejecting it.
et le besoin de PR avant approbation ou rejet.
2.5) Plant Manager: is responsible for
2.5) Plant Manager: Responsable d’évaluation evaluating the PR utility and need before
de l’utilité et du besoin du PR avant approbation approving or rejecting it.
ou rejet.
2.6) Headquarter: is responsible for evaluating
2.6) Headquarter: Responsable d’évaluation de the PR utility and need before approving or
l’utilité et du besoin de PR avant approbation ou rejecting it.
rejet

6.6.2.1.1. / 3. Définitions/Definitions

3.1) ERAPS : Systeme de Processus 3.1) ERAPS. Employment Requisition Approval

d’Approbation de la Réquisition de Personnel Process System. An electronic tool for approving
salaried and hourly indirect requisitions.

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6.6.2.1.1. / 4. Procédure / Procedure

6.6.2.1.1. / 4.1 Eléments de base / Basic elements

Les réquisitions de salariés et d’employés Requisitions of salaried and hourly indirect

intérimaires sont réalisées en utilisant un outil employees are done using the electronic tool
électronique appellé ERAPS, et ne requiert called ERAPS, and doesn’t require signatures or
aucune signature ou approbation par email, electronic approvals via email, having a
ayant un flux d’approbation pré-défini. Le predefined approvers flow. The process for
processus pour le travail interim est expliqué en Hourly Direct is explained below, although both
dessous, bien que dans les deux cas, il s’agit du cases have the same working flow.
meme flux de travail. Se référer au manuel de Refer to ERAPS Training manual.
formation ERAPS
The level of approvals is the following: Level of
Le niveau d’approbation est le suivant : approval:
- Hourly Direct and Indirect: Approbation HQ
- Hourly Direct and Indirect: Approbation HQ - Salaried: Approbation HQ + Southfield.
- Salaried : Approbation HQ + Southfield.

6.6.2.1.1. / 4.2 Description / Description

4.2.1) Remplir et soumettre un formulaire de 4.2.1) Fill and Submit Personnel Requisition
réquisition de personnel : Form:

Chaque propriétaire de processus/zone doit Each process/area owner has to evaluate needs
évaluer le besoin en termes de personnel in term of additional personnel and personnel
supplémentaire ou de remplacement replacement.

Les demandes doivent être exprimées en Requests must be expressed by filling the
remplissant une réquisition de personnelle (PR) Personnel Requisition (PR) and submitting it to
et en la soumettant au Department Manager pour the Department Manager for approval.
approbation. Attachement 1.- Personnel Attachment 1.- Personnel Requisition Hourly
Requisition Hourly Direct (6.6.2.1.1.A1) Direct (6.6.2.1.1.A1)

Le Department Manager évalue si le besoin The Department Manager evaluates if the need
exprimé dans le PR est vraiment requis avant expressed in the PR is really required before
approbation ou rejet approving or rejecting it.

Si la demande de réquisition de personnel est If Personnel Requisition request is rejected, it is

rejetée, elle est ignorée mais un enregistrement ignored but a record is maintained by the
est conservé par le recrutement Recruitment.

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4.2.2) Contrôle de la demande de PR: 4.2.2) Check PR Request:

Quand une demande de réquisition de personnel When the Personnel Requisition request is
est approuvée, le recrutement doit la contrôler approved, the Recruitment must check it to
pour s’assurer qu’elle reflète bien toute les ensure that it reflects complete data, information
données, informations et annexes. and attachments.

Si le PR est incomplet, le recrutement peut If the PR is incomplete, Recruitment shall

réclamer les données manquantes. request for lacking data until complete.

4.2.3) Noter le PR dans une matrice de suivi : 4.2.3) Log PR in Tracking Matrix:

Le recrutement notera le nouveau PR reçu dans Recruitment will log the new PR received from
le “requestor” au sein de la matrice PR de suivi the requestor in the PR tracking matrix.
Attachement 2.- Matrice de suivi PR Attachment 2.- PR tracking matrix (6.6.2.1.1.A2)
(6.6.2.1.1.A2)
4.2.4)Approbation du HR Manager / Plant 4.2.4) HR Manager / Plant Manager /
Manager / Headquarters: Headquarters Approvals:

Le recrutement doit s’assurer du suivi des Recruitment must ensure the follow-up of the
processus d’approbation en ayant l’approbation approval process by acquire approval for the PR
de la demande de RP respectivement par le HR request respectively from the HR Manager, the
Manager, le Plant Manager et le siège. Plant Manager and the Headquarters.

La demande de PR est soumise au Plant The PR request is submitted to the Plant

Manager pour approbation seulement Manager for approval only after HR Manager’s
l’approbation du HR Manager. Ensuite, il est Approval. Then, it is submitted to Headquarters
soumis au siège seulement après l’approbation only after the Plant Manager’s approval.
du Plant Manager.
Recruitment shall keep the requestor informed
Le recrutement devra informer le requestor au about approval decisions.
sujet des décisions d’approbation
4.2.5) Informer le requestor et le HR Officers : 4.2.5) Inform Requestor and HR Officers:

La demande de PR peut être soit approuvé, soit PR request can be either approved or rejected
rejeté durant le processus d’approbation during the approval process.

Quand une demande de PR est approuvé par le When a PR request if approved by

siège, le recrutement doit informer le requestor et Headquarters, Recruitment must inform both
le HR Officers. requestor and HR Officers.

4.2.6) Maintenir l’enregistrement du PR et des 4.2.6) Maintain PR and Approval Records:

approbations :
Le recrutement doit maintenir l’enregistrement de Recruitment has to maintain records of each
toutes les demandes de réquisition de personnel Personnel Requisition request and the
et les décisions d’approbation correspondantes. corresponding approval decisions.

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6.6.2.1.1. / 5.Enregistrement Qualité requis / Required Quality Record(s)

5.1) Demande de réquisition de personnel 5.1) Personnel Requisition Request.

5.2) Décision d’approbation de la demande de 5.2) PR request approval decisions.
PR

6.6.2.1.1. / 6. Formulaires/Exemples/ Forms / Examples

6.1) Formulaire de réquisition de personnel 6.1) Personnel Requisition Form (6.6.2.1.1.A1)

(6.6.2.1.1.A1) 6.2) PR tracking matrix (6.6.2.1.1.A2)
6.2) Matrice de suivi de PR (6.6.2.1.1.A2) 6.3) ERAPS records.
6.3) Enregistrement ERAPS.

6.6.2.1.1. / 7. Référence / Reference

7.1) ISO/TS 16949 Clause 6.2.2 Competence, 7.1) ISO/TS 16949 Clause 6.2.2 Competence,
formation and sensibilisation. Training and awareness.

6.6.2.1.1. / 8. Documentation connexe / Related Documentation

8.1) Procédure de recrutement (6.6.2.1). 8.1) Hiring procedure (6.6.2.1).

8.2) Procédure de Sélection (6.6.2.1.2). 8.2) Selection procedure (6.6.2.1.2).
8.3) Materiel de formation ERAPS 8.3) ERAPS Training material.

6.6.2.1.1. / 9. Historique de révision / Revision History

Revision Date Description of Revision

01/11/2010 This procedure has been developed to meet Quality System requirements for Lear
Rabat Manufacturing Plant and supercedes any similar procedure issued to date.

01/01/2011 Procedure translated to French.

Edited by / Rédigé par : Reviewed by / Revu par : Approved by / Approuvé par :

H.Mesmoudi K.Nanat A.Chaouki

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