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du cours: 410 ESR 04 (2-2-2) Titre du cours: Grer les approvisionnements et les stocks Programme: Paysage et commercialisation en horticulture ornementale Dpartement: Sciences et techniques administratives Session: Automne 2006 Prpar par M. Mohamed Aouzah sous la supervision du Professeur: M. Florent Picard (B-3361, fpicard@cmontmorency.qc.ca )

Gestion des stocks 1 Texte crit par Mohammed Aouzah, stagiaire dans le cours de Florent Picard, automne 2005. Si vous tes ou vous devenez le (la) responsable des approvisionnements et des stocks au sein dune entreprise horticole, le prsent chapitre vous aidera acqurir des comptences ncessaires pour une saine gestion des stocks. 1. Introduction Le mot stock peut tre dfini comme tant un produit que lon garde en vue dune utilisation ultrieure. Le fait de maintenir une quantit considrable de stocks peut avoir un effet nfaste sur la gestion financire dune entreprise. Cependant, ces stocks sont ncessaires pour pallier les alas relis aux dlais de livraison, aux comportements changeants des consommateurs et aux canaux de distribution. Dans ce qui suit, on va tenter de rpondre aux questions suivantes dans le but de minimiser le total annuel des cots de la gestion des stocks de produits finis discrets (i.e. produits non en vrac) : quand commander (calcul du point de commande) ? Combien commander (quantit conomique commander) ?

Le masculin est employ afin dallger le texte

2. Les types de stocks 2.1. Les matires premires Matires qui entrent dans la fabrication des produits finis. Exemples : Aluminium pour un manufacturier de profils daluminium. 2.2. Les produits en cours (ou semi finis) Des matires premires ayant subi quelques tapes de transformation, ou des composantes acquises en vue de les assembler. Une fois toutes les tapes de transformation et de conditionnement (i.e. ensachage, emballage, mise en boites) acheves, elles deviennent des produits finis. Exemples : Une chaussure sans talon reprsente un produit en cours pour un manufacturier de chaussures. 2.3. Les produits finis Le bien fabriqu qui a pass par tous les stades de la transformation, incluant le conditionnement. Exemples : 2.4. Une tondeuse gazon, une table de travail.

Les composantes Pices qui entrent dans l'assemblage du produit fini. Elles sont gnralement livres par un sous-traitant. Exemples : Pour un manufacturier de prt porter qui conoit les modles et les confectionne, les tiquettes des logos et les boutons, livrs par un sous-traitant, sont des composantes.

2.5.

Stocks E.R.O. (Entretien, Rparations, Oprations)

2.5.1. Les produits dentretien et de rparation industriels Les produits qui servent maintenir en bon tat de fonctionnement les btiments et machines de fabrication et de production. Ces produits ne sont pas destins la revente. Exemples : les huiles et les graisses de lubrification, toutes les pices de rechange comme les roulements, les valves, les savons pour laver le plancher de lusine, etc. 2.5.2. Les produits dentretien de bureaux et les fournitures Ce sont les fournitures de bureau comme la papeterie, les formulaires,

etc., ainsi que les produits dentretien des toilettes et tous ce qui a trait au bureau. Ces produits ne sont pas destins la revente. 2 Lutilit des stocks Pourquoi une entreprise garde des stocks, sachant quils reprsentent une grosse somme dargent dans la plupart des cas? Trois raisons : Raison De scurit But (objectif) Se protger contre une hausse subite de la demande (viter une pnurie); Se protger contre un dlai de livraison instable. Attnuer et profiter des hausses prvues des prix; Absorber la grve dun fournisseur important ou la raret soudaine dun bien; Fonctionner durant la priode de vacances des fournisseurs. Rpondre la demande des clients qui peut tre cyclique (durant les priodes de ftes par exemple).

De prvision

De cyclicit

Le cot des stocks Cest la somme des cots relis lacquisition et la gestion des approvisionnements. Il existe 4 types de cots pouvant influencer les dcisions concernant lapprovisionnement dune quantit de biens. Ces cots sont : 6.1 Le cot dacquisition (Ca) Cest la valeur montaire (prix cotant) du produit stock. 6.2 Le cot de stockage (Cs) Tous les frais associs la conservation des stocks en entrept. Il s'agit gnralement des frais de location d'entrept par unit entrepose, ou des frais quivalents quand on possde l'entrept. Si on possde lentrept, le cot de stockage sobtient en additionnant le cot dentreposage au cot de dtention. Le cot dentreposage est le cot reli au fait de possder un espace pour entreposer la totalit des stocks. Il inclut les assurances de la btisse,

lamortissement, le chauffage, lclairage, les taxes foncires et la maintenance de la btisse. Le cot de dtention est le cot reli lenvironnement requis pour protger un produit. Il inclut les cots dcoulant de bris, de disparitions mystrieuses, des modules de chauffage ou de refroidissement ncessaires aux produits entreposs, des salaires du magasinier et du manutentionnaire. Cot de stockage (Cs) = Csu x (S max + S min) / 2 Avec :
Csu : cot de stockage moyen par unit darticle S max : stock maximum atteint durant la priode S min : stock minimum (ou stock de scurit) tabli pour la priode. En condition de certitude, le stock minimum a une valeur de zro.

6.3

Le cot de commande (Cc) Le cot pour passer une commande, multipli par le nombre de commandes que lon fait au cours de la priode retenue. Il inclut le salaire de lacheteur, le salaire du commis aux achats, le salaire du rceptionnaire, les frais du tlcopieur et du tlphone local et interurbain, ainsi que toute la paperasserie administrative. Cot de commande (Cc) = Ccu x (D/Q)
Avec : Ccu : cot pour passer une commande D : consommation annuelle (ou par saison) Q : quantit de commande.

6.4

Le cot de rupture (Cr) Frais rputs encourus (cots d'opportunit) par la perte d'une vente (ou d'un client) parce qu'on a manqu de stock. Cot d'opportunit veut dire, par exemple qu'on a perdu le profit sur une vente, bien qu'en fait, l'entreprise n'ait rien dbours; il s'agit de la perte d'un gain qu'on aurait pu obtenir si nous avions eu suffisamment de stocks et que la vente avait eu lieu. Pour faire baisser les frais de rupture (appels aussi frais de pnurie), il faut augmenter le stock de scurit (appel aussi: stock minimum ou stock de rserve). Le cot de rupture existe seulement en condition dincertitude.

6.5

Le cot total de lacquisition et de la gestion des stock (Ct) Cest la somme de tous les cots mentionns ci-dessus, soit : Ct = Ca + Cs + Cc + Cr

6.6

Le cot total de la gestion des stock (Ct) Cest la somme des cots mentionns ci-dessus, moins les cots de lacquisition des stocks, soit : Ct = Cs + Cc + Cr

Diffrentes approches de la gestion des stocks 7.1 Gestion des stocks selon l'approche de la demande indpendante Gestion des stocks en vue de les vendre au consommateur (client final). Exemple : vente de remises de jardin. 7.2 Gestion des stocks selon l'approche de la demande dpendante Gestion des stocks en vue de les vendre des manufacturiers qui fabriquent des produits qui seront vendus au consommateur (client final). Exemple : vente de bois et de tle au fabricant de remises de jardin. 7.3 Gestion des stocks selon lapproche de rentabiliser le temps prcieux de l'acheteur (Loi de Patero ou Classification ABC) L'acheteur doit grer son temps de faon efficiente. Cela veut dire qu'il doit prendre plus de temps et de soin pour acheter un groupe darticles reprsentant un montant montaire important (ex. plusieurs tracteurs) que pour acheter un groupe darticles reprsentant un montant montaire jug minime (ex. 50 rouleaux de ficelle). Pour cela, la loi de Patero2, ou Classification ABC, constitue un des premiers outils que lacheteur aura utiliser dans son travail afin de bien grer son temps. Cette loi, applique dans le domaine de la gestion des stocks, se rsume comme suit : Environ 20% des articles en stock reprsentent environ 80% de la valeur montaire de ce mme stock et constituent un groupe darticles appel Catgorie A. Environ 15% 40% des articles en stock reprsentent environ 15 20% de la valeur montaire de ce mme stock et constituent un groupe darticles appel Catgorie B.

Pareto (Vilfredo Frederigo Samaso Pareto, conomiste et sociologue italien de 1848-1923).

 Environ 40 75% des articles en stock reprsentent environ 5 20% de la valeur montaire de ce mme stock et constituent un groupe darticles appel Catgorie C. Il sagit donc pour le preneur de dcisions de grouper, en 3 catgories dimportance dcroissante appeles A, B, C, les diffrents articles en stocks selon leur importance montaire dcroissante par total de catgorie :

Type de Catgorie A B C

% d'articles de 0% 20% de 15% 40% de 40% 75%

% de la valeur montaire 60% 80% 15% 20% 5% 20%

Si l'acheteur nglige la ngociation dun bon prix dachat pour les achats de la catgorie A pour consacrer plus de temps la catgorie B ou C, il fait une mauvaise gestion de son temps et, par consquent, la rentabilit de son entreprise va s'en ressentir rapidement car les achats constituent le plus gros poste de dpenses (environ 70% des ventes) de tout commerce. Procdure suivre pour l'tablissement d'une classification ABC pour une priode donne (mois, trimestre, ou plus) 1. Dterminer la quantit consomme de chaque article. Par exemple, si larticle Tracteurs comprend 5 tracteurs, on peut dire que la quantit consomme pour larticle Tracteurs est 5. 2. Associer la quantit consomme de chaque article son cot unitaire. Par exemple, un tracteur cote 25,000$ lachat. 3. Trouver la valeur montaire de chaque article en multipliant la quantit consomme par le cot unitaire de l'article correspondant. Par exemple, larticle tracteur a une valeur montaire de 125,000$. 4. Calculer la valeur montaire de tous les articles en faisant la somme des valeurs des diffrents articles. 5. Dterminer le % de la valeur montaire pour chaque article par rapport la valeur montaire de tous les articles. 6. Trier les articles par ordre dcroissant de la valeur montaire. 7. Former les catgories A, B, C en groupant les articles de faon respecter la loi de Pareto en regard du nombre darticles et de leur valeur montaire devant entrer dans chaque catgorie.

Remarque : Lacheteur doit comprendre que la classification ABC nest pas statique. En effet, il est ncessaire de rviser cette classification de faon priodique, car les quantits vendues peuvent varier selon la priode durant laquelle on fait la classification (habituellement chaque anne).

Les prvisions de la demande pour estimer le montant des achats de stocks 8.1 Les prvisions qualitatives Ce sont des prvisions qui relvent de lintuition, du jugement, de lexprience et de lexpertise des individus. 8.2 Les prvisions quantitatives Ce genre de prvisions ncessite davoir en sa possession des donnes sur le mouvement des produits, auxquelles on applique des modles mathmatiques relativement simples. Parmi les modles souvent utiliss pour les prvisions quantitatives, on trouve : La moyenne arithmtique; La moyenne mobile; La rgression linaire.

Modles de gestion des stocks Il existe deux principaux modles mathmatiques dont peut se servir lacheteur pour grer ses stocks. 9.1 Systme quantit commande fixe mais priodicit variable : le Q system Il sagit dun modle de gestion des stocks selon lequel la quantit commande est fixe par priode mais le moment o la commande est passe est variable. Par exemple, toujours commander 400 units au besoin (le moment o la commande est passe varie selon les ventes (la consommation variable des clients) de la marchandise durant la saison).

9.1.1

Calcul du point de commande PC Dans ce systme, le point de commande (PC) correspond la quantit qui reste en stock au moment o lacheteur doit passer la commande pour que sa livraison soit effectue avant la rupture de stock. Lexpression mathmatique du point de commande est : PC = (Quantit vendue pendant le dlai de livraison) + stock minimum

O : Stock minimum = 0 en condition de certitude; Stock minimum > 0 en condition dincertitude. Remarque : stock minimum, stock de rserve, et stock de scurit sont des synonymes. Quantit vendue pendant le dlai de livraison = (Quantit vendue pendant une priode de temps) x (nombre de priodes de temps dans le dlai de livraison). Exemple en condition dincertitude (stock de rserve (S min) fix davance 200 units et le stock actuel est de 600 units) :

Hypothse : Le dlai de livraison est constant (2 semaines) et la quantit consomme pendant le dlai de livraison est constante (2 semaines * consommation fixe par semaine de 200 units). La quantit commande Qc dans une commande est rpute tre 400 units.
Point de commande PC = (200 u/semaine * 2 semaine) + 200 u = 600 u

Donc, quand le stock descend au niveau de 600 units, cest le temps de passer une commande. De cette faon, quand la commande de 400 units va arriver, il restera en stock 200 units (stock minimum) comme le montre le graphique qui suit :
Modle paramtres fixes
800 600

Qc

400 200 0 0 2 4 6 8 10

Semaine

9.1.2

Calcul de la Quantit conomique Commander QEC Il sagit de dterminer quelle est la meilleure quantit commander dans une commande afin de minimiser le cot total annuel reli la gestion des stocks. On peut ensuite dterminer le nombre de commandes effectuer dans lanne. Ces

informations permettront de calculer les composantes du cot annuel de la gestion des stocks : frais de commande, frais de stockage, frais de rupture (en condition dincertitude). Notez bien que, dun ct, pour minimiser les frais de commandes, il faut passer de grosses commandes et cela augmente les frais de stockage. Dun autre ct, pour faire baisser les frais de pnurie, il faut garder un gros stock de scurit et cela augmente les frais de stockage. Hypothses pour ce modle appliqu en condition de certitude : La demande annuelle (consommation) est constante et connue davance; Le cot dachat unitaire ne dpend pas de la quantit commande (il ny a pas descompte); Toute la quantit commande est livre en une seule fois; Le dlai de livraison est constant et connu; Le cot de passation dune commande ne dpend pas de la quantit commande; Le cot unitaire de stockage est constant; Il ny a aucune rupture de stock (Cr = 0).

Exemple : Une entreprise horticole de la rgion utilise 10 000 sacs de compost par anne (D) dans la confection de pots de plantes et de fleurs et pour satisfaire les commandes et les besoins de ses clients. Chaque sac sachte au prix de 7$ (Cau). Sappuyant sur des donnes trs rcentes, les gestionnaires de lentreprise estiment que le cot pour passer une commande (Ccu) slve 20 $ et que le cot de stockage se chiffre 20% du cot unitaire dun sac de compost, soit 1,40$ (20% * 7$). On fait lhypothse que lon fonctionne en condition de certitude et, par consquent, on ne prvoit pas conserver de stock de scurit (S min = 0). La personne responsable des achats dans cette entreprise se demande quelle serait la quantit conomique commander QEC pour minimiser le cot total annuel de la gestion des stocks ? Solution : Rsumons les donnes de dpart: Les cots unitaires - Ccu = 20 $ (cot pour passer une commande); - Cau = 7 $ (cot dacquisition dun sac de compost); - Csu = 1,40$ = (20% x 7 $) (cot de stockage dun sac de compost).

Les quantits : - S min = 0 on ne considre aucun stock de scurit; - S max = Q + S min = Q - D = 10 000 sacs consommation durant lanne. Sans avoir de base en gestion des stocks, la personne responsable des achats pourrait essayer diverses valeurs pour la quantit commande (Q) et essayer de dterminer visuellement laquelle entrane le cot total annuel de la gestion des stocks le plus bas, et retenir celle-ci. Illustration permettant de trouver ttons la quantit conomique commander QEC en calculant le cot total annuel de la gestion des stocks en fonction de diverses quantits commandes (Q). Ensuite, on pourra retenir que QEC = Q associ au cot total annuel de la gestion des stocks le plus bas. En utilisant les formules mathmatiques suivantes : a) pour calculer les cots de stockage : Cs = Csu * (S max + S min) / 2 = Csu * (Q / 2) Les cots de stockage pour lanne galent le stock moyen en entrept (quantit minimale durant lanne, plus quantit maximale durant lanne, et la somme est divise par 2 pour avoir une moyenne), multipli par le cot de stockage dune unit pendant un an. Supposons que la quantit commande Q soit de 200 units pour chaque commande, alors S max = 200 (car il ne peut jamais y avoir plus dunits que cela tout moment de lanne dans lentrept) S min = 0 (car il ny a pas de stock de scurit : condition de certitude) Csu = 20% du prix dachat dun sac, soit 1,40$ comme dj montr. Cs = 140$ = 1,40$ * (200 +0)/2 b) pour calculer les cots de commande pour lanne : Cc = Ccu * (D / Q) Le nombre de commandes dans lanne est gal la demande annuelle (D) divise par la quantit commande dans une commande (Q). Les cots de commande Cc pour lanne sont gaux au nombre de commandes (D/Q) dans lanne multipli par le cot pour passer une commande (Ccu) :

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Cc = 1000$ = 20$ * (10000/200), puisque nous supposons que Q = 200. Les rsultats que le responsable des achats a obtenus en faisant varier la quantit commande Q, sont rsums dans le tableau suivant :

Quantit commande 200 400 500 600 700 800 1000 1500 3000 4000 6000

Cot de stockage (Cs) 140,00 $ 280,00 350,00 420,00 490,00 560,00 700,00 1 050,00 2 100,00 2 800,00 4 200,00

Cot de commande (Cc) 1 000,00 $ 500,00 400,00 333,33 285,71 250,00 200,00 133,33 66,67 50,00 33,33

Cot combin (Cs + Cc) 1 140,00 $ 780,00 750,00 753,33 775,71 810,00 900,00 1 183,33 2 166,67 2 850,00 4 233,33

Remarque : On ne tient pas compte du cot dacquisition et du cot de rupture, pour la simple raison que le cot dacquisition ne fait pas partie du cot de la gestion des stocks et que nous supposons tre en condition de certitude (pas derreur de prvision donc pas besoin de stock de scurit). Le tableau prcdent de chiffres est exprim graphiquement ci-aprs :

Courbes des cots (QEC)

4500 4000 3500

Cots en $

3000 2500 2000 1 500 1 000 500 0 0 500 1 000 1 500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 5000 5500 6000

Cot de stockage Cot de commande Cot combin

Quantit de commande (Q units)

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Dans ce graphique, la ligne noire illustre les cots annuels de stockage. On voit, sur laxe des Y, que les cots annuels de stockage augmentent linairement avec la grosseur de la quantit commande Q sur laxe des X. Donc, plus la quantit command est grande, plus il y a dunits en stock et plus les frais de stockage sont levs. La ligne bleue reprsente les cots annuels de commande. On voit, sur laxe des Y, que les cots annuels de commande diminuent mesure quaugmente sur laxe des X la quantit commande dans une commande. En effet, plus il y a dunits dans une commande, moins on fait de commandes dans une anne et plus le cot total annuel des commandes diminue. La ligne rouge reprsente la somme, sur laxe des Y, des cots de stockage et de commande pour lanne en fonction dune quantit commande hypothtique sur laxe des X. Nous sommes donc intresss trouver quelle quantit Q sur laxe des X est associe avec le point le plus bas sur laxe des Y de la ligne rouge (cot total annuel de la gestion des stocks). Comme cela apparat visuellement, la quantit commande Q qui minimise le cot total annuel de la gestion des stocks est de lordre de 500 units dans une commande. Une formule mathmatique a t dveloppe par Wilson en utilisant le calcul diffrentiel pour calculer directement la quantit Q qui minimise le cot total annuel de la gestion des stocks et cette quantit idale sappelle QEC (Quantit conomique Commander). Il a t tabli que le cot combin le plus bas correspond au croisement de la courbe du cot de stockage et de la courbe du cot de commande. Connaissant cette information, nous pouvons dterminer la QEC dune faon alternative (algbrique) : Ccu * D/Q = Csu * Q/2 Soit, aprs simplification : QEC = 2(Ccu * D)/Csu Application de la formule trouve notre exemple : QEC = 2(20$ * 10 000)/(20% * 7$) = 534,522 sacs de compost Il faudrait donc passer une commande dune quantit optimale de 534,522 sacs de compost. On remarque que le cot combin est encore plus prcis et plus bas que celui prsent visuellement au graphique prcdent.

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Le fait de ne pas arrondir la quantit commande permet de vrifier que, au point optimal des cots de la gestion des stocks, les frais annuels de commande sont gaux aux frais de stockage annuels : Frais de commande = 374,17 $ = (10000/534,522) * 20$ Frais de stockage = 374,17$ = ((0+534,522)/2) * 1,40$

9.2

Systme quantit commande variable mais priodicit fixe : le P system Selon cette mthode, la difficult consiste prvoir correctement le besoin pour la prochaine priode. Il sagit dun systme informatis capable de prdire les achats effectuer intervalle de temps fixe. Dans ce systme, le fournisseur sait que son client va commander, toujours intervalle de temps rgulier, une quantit variable selon la prvision de son besoin pour la priode venir. Par exemple, un systme informatique utilise une technique statistique de prvision (ex. rgression) pour estimer les achats mensuels effectuer. Les dtails dun tel systme ne sont pas couverts par le prsent cours.

10 La minimisation des cots dacquisition et de gestion des stocks en profitant des escomptes (rductions de prix dachat en fonction du volume achet) En ralit, plus on achte de grands lots, plus le cot dacquisition devrait diminuer. Par contre, lconomie sur le prix dachat peut tre annule par laugmentation des frais de stockage et de financement des stocks acquis en plus grand nombre pour profiter de lescompte de quantit. Exemple : Supposons quun fournisseur baisse le prix de vente de ses produits en fonction du volume achet selon le barme qui suit : Q 200 ===> 7,50 $ 201 Q 500 ===> 7,00 $ 501 Q 1000 ===> 6,50 $ Q > 1000 ===> 6,00 $ Cela veut dire que le prix dachat unitaire est de 7,50$ pour toute quantit achete de 200 units ou moins dans une commande, 7$ par unit pour toute quantit de 201 500, 6,50$ pour toute quantit de 501 1000, et finalement 6$ pour toute quantit suprieure 1000 units dans une commande. Stratgie:

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Une entreprise devrait toujours profiter des escomptes de quantit pour la quantit QEC quelle a besoin dacheter. Si on envisage dacheter une quantit suprieure QEC pour profiter dun escompte de quantit, il faut faire 2 calculs : a) calculer le cot total annuel de lacquisition et de la gestion des stocks au meilleur prix accord pour la quantit QEC; b) calculer le cot total annuel de lacquisition et de la gestion des stocks au prix rduit, cause de lescompte de quantit pour une quantit suprieure QEC. Dans ce cas, si la quantit achete augmente, les frais unitaires de tenue en inventaire peuvent changer et il peut devenir opportun dajouter, aux frais de stockage unitaires pendant un an, les frais unitaires de financement supplmentaires pour un an; c) prendre la dcision la moins coteuse au niveau du total annuel de lacquisition et de la gestion des stocks. 11 Modles d'achat simples pour produits de classe C De faon ne pas perdre de temps et faire une bonne affaire dans l'achat des produits de classe C de la rgle de Pareto, il est parfois avantageux de laisser les besoins s'accumuler pour passer une grosse commande, obtenir un prix avantageux et justifier le temps prcieux de l'acheteur. Aprs avoir accumul une grande quantit acheter de produits de classe C, ces produits deviennent en fait de classe A un moment donn. Il y a aussi d'autres mthodes pour lachat des produits de classe C :

i. Mthode des 2 casiers (tiroirs): quand on vide le 1er tiroir, on

remplit celui-ci partir du 2me; on achte ensuite pour remplir ce dernier; ii. Mthode du 90/60/30: pour les 90 jours venir, l'entreprise a un stock de 60 jours et 30 jours sont en commande; iii. Mthode mini-max: maintenir le stock entre un minimum et un maximum; iv. Mthode 1 pour 1: on commande une nouvelle unit quand une unit sort du stock; v. Mthode du 70/30: commande, en dbut de saison, de 70% des ventes prvues; attendre un peu pour commander le 30% suivant si les ventes vont comme prvu (mode, produits saisonniers, etc.).

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12 Nomenclature des stocks Quand on achte divers stocks, il faut gnralement leur donner un nom et un numro pour les inscrire dans l'ordinateur pour la comptabilit. Et la comptabilit sert gnrer des rapports de stocks qui servent la prise de dcisions. Quoi de plus agrable que de comparer ses performances avec la moyenne de l'industrie. Par consquent, il peut tre avantageux dutiliser la mme nomenclature que celle qui est utilise dans les rapports statistiques de lindustrie. 13 Gestion des stocks en vrac

Certaines matires sont difficilement mesurables et doivent tre estimes, comme un tas de terre. Dans les cas des stocks difficilement mesurables, il est plus difficile d'en faire la gestion. Il faut prvoir les erreurs d'estimation en gardant un stock plus gros que ncessaire et cela augmente les frais d'entreposage. C'est souvent le cas en horticulture.

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