Facturation

APLON FRANCE
Gestion de la facturation
Gestion de la Facturation
Sommaire
Mise jour le 01/05/2005
I-
Dmarrage de lapplication
1. Dmarrage .................................................................................................................... 2. Paramtrage .................................................................................................................. 3. Replication ................................................................................................................... 4. CTG .............................................................................................................................. I-1 I-2 I-3 I-4
II- Factures des lves

1. Les diffrentes affectations a. les Rattachements Tarifaires ........................................................................... II-1 b. les frais par Divisions ..................................................................................... II-4 c. les assignations ............................................................................................... II-6 d. les libells libres du secrtariat ........................................................................ II-8 e. les affectations rapides......................................................................................II-10 f. la saisie individuelle .......................................................................................II-13 g. les frais par payeur principal ..........................................................................II-15 2. Le contrle des frais .....................................................................................................II-17 3. La gestion des multi payeurs ........................................................................................II-18 4. Le calcul des factures a. les lments facturer ....................................................................................II-20 b. les factures individuelles ................................................................................II-21 c. le calcul ...........................................................................................................II-22 d. la prvisualisation des factures ......................................................................II-24 e. les lves sortis ...............................................................................................II-25 5. Ldition des factures a. lentte des factures ........................................................................................II-24 b. les messages en bas de page ...........................................................................II-25 c. la conception de formats libres .......................................................................II-26 d. les ditions de contrle ...................................................................................II-28 e. ldition des factures .......................................................................................II-30
III- Factures complmentaires

1. Explication du module .................................................................................................III-1
IV- Factures autres tiers

1. La gestion de la TVA ...................................................................................................IV-1 2. Les affectations de frais a. les assignations ................................................................................................IV-2 b. les affectations rapides......................................................................................IV-4 c. la saisie individuelle .......................................................................................IV-5 3. Ldition des factures ...................................................................................................IV-6
Sommaire
V- Historique
1. Edition de duplicata ..................................................................................................... V-1 2. Statistiques ................................................................................................................... V-2 3. Prvisionnel .................................................................................................................. V-5
VI- Traitements spciaux

1. Transfert en comptabilit .............................................................................................VI-1 2. Reus libratoires .........................................................................................................VI-2 3. Remise zro des frais .................................................................................................VI-4 4. Suppression des lves non Adm .................................................................................VI-5 5. Mise jour des payeurs en comptabilit .....................................................................VI-6 6. Mise jour des ans ....................................................................................................VI-7 7. Extraction de fichier......................................................................................................VI-8 8. Importation libre............................................................................................................VI-11 9. Dverrouillage de la facturation ...................................................................................VI-12
Annexe :
1. Principe du Filtre .......................................................................................................... A-1 2. Organigramme facturation normale ............................................................................. A-3
Dmarrage de lapplication
I-1
Pour lancer lapplication Facturation , vous devez cliquer deux fois sur licne :
Slectionnez ensuite le dossier sur lequel vous voulez travailler (menu droulant Fichier), puis choisissez Facturation dans le menu droulant Comptabilit ou cliquez sur licne concerne :
La premire fois que vous utilisez le logiciel de facturation, le programme va rpliquer le plan comptable et les codes analytiques crs sous Sage. Il vous demande si vous voulez rcuprer galement les tiers clients . Si vous nutilisez pas le module de factures autres tiers, rpondez Non. De toute faon il est possible de relancer la rplication tout moment.
La rplication termine, la fentre du paramtrage gnral apparat. Cochez la devise que vous allez utiliser puis cliquez sur OK. Les diffrents paramtres sont expliqus page I-2.
La fentre principale de lapplication Facturation apparat ensuite. Elle comporte des donnes propres au logiciel (paramtres utiliss, tat de la facturation) mais aussi des donnes lies la comptabilit (devise, nom du dossier comptable ). Pour quitter lapplication, cliquer sur Fichier, Quitter ou cliquer sur la croix en haut droite de la fentre.
Facturation
I-1
Paramtrage gnral
I-2
Ce module est consulter avant chaque dition de factures et avant chaque transfert en comptabilit car les paramtres touchent essentiellement ces traitements.
Vous avez la possibilit dditer une facture par lve ou par famille. Dans ce dernier cas, les frais des diffrents enfants de la famille sont dits sur la mme facture. Ce paramtre a une incidence sur le module historique car les frais sont mmoriss de faon diffrente. Les factures normales et complmentaires ont un numro unique qui se calcule avec la date ddition (aaaammxxxx : aaaa=anne, mm=mois, xxxx : n squentiel). Le choix est donn pour les factures autres tiers dutiliser cette mthode ou dindiquer un autre code. Les factures seront incrmentes partir de ce numro. Si vous cochez cette option, les CTG affects plusieurs fois seront regroups sur une seule ligne lors du transfert en comptabilit. Si la case nest pas coche, il y aura autant de lignes que de CTG affects. Il nexiste pas de pr-imprim pour les factures. Les ditions sont faites sur du papier standard A4. Si vous cochez le format A5, vous obtiendrez deux factures par page. Indique la devise qui sera utilise dans les saisies, les ditions et les transferts en comptabilit. Jusquau 01/01/2002, lquivalent dans lautre devise figure sur les factures. Le jour o vous passez de la devise franc leuro, le programme vous demande sil doit convertir lui-mme les montants dj saisis. Toutes les factures dj passes en comptabilit (et donc mmorises dans la base) sont converties pour pouvoir utiliser les modules statistique et prvisionnel. Vous ne pourrez plus rditer de factures antrieures la date de changement de devise. Vous pouvez indiquer le nombre de dcimales souhaites pour les valeurs numriques, que ce soit lors de la saisie ou lors des ditions. Ces cases ne doivent tre coches que pour les tablissements situs au Liban ou en Afrique. Les factures possdent un format diffrent et le menu fait apparatre des modules spcifiques. Si cette option est coche, chaque transfert des factures vers la comptabilit, un enregistrement sera gnr dans lapplication contact. Cela permet de connatre les contacts qui ont eu lieu entre un lve ou un responsable et ltablissement (courriers ou email envoys, appels tlphoniques ). Vous pouvez visualiser ces donnes dans laffectation individuelle des frais (cf page II-13) ou lors du contrle des frais (cf page II-16).
Facturation
I-2
Rplication
I-3
Ce traitement est activ automatiquement la premire fois que vous lancez lapplication facturation. Il est trs important et devra tre lanc avant chaque dition de factures si votre plan comptable a t modifi. Chaque CTG est en effet reli des comptes comptables et des axes analytiques lors de sa cration. Si vous avez modifi lun de ces comptes en comptabilit sans lancer ensuite la rplication, un fichier danomalies sera dit lors de la rcupration du fichier Ascii sous Sage. Vous pouvez toujours modifier les affectations mme si la facturation est verrouille (au moins une facture a t dite). Mais il est conseill de mettre cette base jour car lorsque le transfert des critures sera effectu, si une anomalie est dtecte, vous devrez soit repartir de la sauvegarde avant transfert, soit modifier directement le fichier Ascii. Ce traitement permet galement de rcuprer la liste des tiers autres que les familles dans le cas o vous utilisez la facturation autres tiers . Slectionnez le ou les types de tiers que vous voulez rcuprer en facturation.
Facturation
I-3
Code Tarif Gnral

I-4
Les CTG, ou codes tarifaires gnraux, sont des lignes de facturation que vous trouvez sur les factures lves ou autres tiers. Ils sont trs importants puisque sans eux, aucune facturation ne peut avoir lieu. Deux dpendent aussi les critures comptables puisque chaque CTG est affect un ou plusieurs comptes comptables. Quatre types de CTG sont disponibles : des CTG dits classiques qui sont les plus utiliss des CTG messages qui permettent dajouter des commentaires sur la facture des CTG pourcentages qui permettent daffecter un pourcentage en plus ou en moins par rapport aux CTG classiques ( ex : rduction sur la scolarit ou la demipension ) des CTG "fin de facture" qui permettent d'attribuer une remise sur le total des frais d'un lve Vous accdez aux CTG par le menu droulant Fichier.
Cliquez sur le type de CTG que vous voulez consulter. La liste des CTG apparat dans le tableau. Seule la colonne Actif est accessible. Cliquez sur lun de ces boutons pour crer, modifier ou supprimer un CTG. Le bouton Imprimer dite la liste de tous les CTG crs. Les boutons Nouveau et Modifier ne sont pas accessibles lorsque vous tes positionns sur les CTG message ou sur les Groupes de CTG. Lorsque la facturation est verrouille, cest--dire quau moins une facture a t dite, seuls les boutons Modifier et Supprimer sont accessibles. Le bouton Modifier permet de changer uniquement les affectations comptables. Numrotation des CTG Quel que soit le type de CTG utilis, leur code est unique. Ldition des frais sur la facture est faite par ordre numrique de ces codes. Soignez donc cette codification car delle dpendra la lisibilit de la facture envoye. Noubliez pas non plus de laisser des numros libres dans votre codification pour le cas o vous auriez de nouveaux CTG intercaler.
Facturation
I-4
Code Tarif Gnral

I-4
Colonne Actif Pour chacun des CTG, une case cocher Actif permet de dvalider provisoirement le CTG pour empcher quil ne soit pris en compte lors dune facturation, sans pour autant lenlever des affectations de frais. Il suffit de recocher cette case pour le remettre en fonction.
Ex : une assurance affecte au 1er trimestre et rendue inactive pour la facturation du 2me et 3me trimestre.
Lorsque vous crez un CTG classique, lcran ci-dessous apparat :
Indiquez le code et le libell explicite du frais. Le code est numrique, vous ne pouvez employer que des chiffres de 001 999. Le code napparat pas sur les factures contrairement au libell. Faites donc en sorte que ce dernier soit le plus clair possible ex : contribution collge , contribution cole Il sagit du montant affecter. Ce montant peut tre modifi lors des affectations aux lves ou aux tiers. Il peut tre ngatif (ex : remboursement dacompte) ou gal zro. Cochez cette option si vous voulez saisir une quantit lors des affectations. Lorsque vous cochez cette option, cela signifie que : vous tes obligs dindiquer un montant diffrent de zro. ce montant ne pourra pas tre modifi lors de son affectation le frais ne peut pas tre quantifiable Vous devez indiquer dans ce tableau la ventilation du CTG. Le frais peut tre ventil sur plusieurs comptes comptables ou plusieurs axes analytiques. Seule la colonne Nature nest pas accessible : elle est dfinie sous Sage et dpend du compte gnral utilis. Les listes des comptes gnraux et des axes analytiques sont proposes en aide suite la rplication de la comptabilit. Si votre plan comptable a t modifi depuis la dernire rplication, vous devez imprativement relancer ce traitement ( cf page I-3 ) La rpartition des comptes peut se faire en pourcentage (le total des rpartitions doit tre gal 100%), soit en montant (dans le cas o vous avez coch loption rpartition en montant). Dans ce dernier cas, le total des diffrentes lignes doit tre gal ce qui a t saisi dans la zone Montant. Vous pouvez affecter un groupe au CTG en cours. Cette option est facultative. Aprs le calcul des factures, une liste de frais par Groupe est disponible. Par exemple, vous avez cr plusieurs CTG contribution cause des ventilations comptables. Cette dition vous permettra de connatre le montant global allou la contribution, quel que soit les CTG utiliss. Remarque :
Facturation I-5
Code Tarif Gnral

I-4
Il nest pas ncessaire de crer autant de CTG contribution quil y a de tarifs diffrents. En effet, les montants seront renseigner lors des affectations. En revanche, si vous utilisez des comptes diffrents ou de lanalytique, il faudra crer autant de CTG contribution quil y a de secteurs analytiques ou de comptes gnraux diffrents. Les CTG pourcentages : Vous ne pouvez pas crer de CTG pourcentage si aucun CTG classique na t cr. Un CTG pourcentage dpend en effet toujours dun CTG classique. Ils sont utiliss pour des rductions, par exemple rduction dune scolarit pour le 2me enfant, ou pour des majorations. Vous nindiquez pas ici le pourcentage de rduction ou de majoration, celui-ci devra tre renseign lors des affectations du CTG llve. Vous ne devez renseigner que le code, le libell, le CTG auquel il se rfre et son affectation comptable. La fiche dun CTG pourcentage se prsente comme suit :
Saisissez un code et un libell explicite pour le frais. Le code est numrique, vous ne pouvez employer que des chiffres de 001 999. Slectionnez ensuite le CTG qui sera concern par la rduction ou la majoration. Indiquez la ventilation comptable (compte gnral et axes analytiques) du CTG. Au cas o la ventilation seffectue sur plusieurs comptes ou plusieurs axes, vous pouvez affecter un % de rpartition pour chaque ligne. Le total de ces lignes devant tre quivalent 100. Le % de rpartition ne correspond pas au % de rduction ou de majoration que lon veut faire. Ce dernier sera renseign lors de laffectation du frais llve. Le % de rpartition ne concerne ici que la ventilation comptable. Cf lexplication page prcdente sur les CTG normaux Remarque : Un frais peut tre affect de plusieurs faons un lve : par le biais dun rattachement tarifaire, par sa division ou directement sur la fiche de llve. Si vous avez par exemple saisi la contribution dans un rattachement tarifaire, vous ne pourrez pas affecter de rduction ou de majoration directement sur la fiche lve. Il faut que le CTG cible soit prsent lorsque vous voulez attribuer un CTG pourcentage. Or llve, le rattachement tarifaire et la division constituent trois tables diffrentes.
Facturation
I-6
Code Tarif Gnral

I-4
Les CTG messages : Au moment de ldition, vous avez la possibilit dindiquer plusieurs lignes de message qui apparatront en bas de chaque facture. Les CTG messages ont t crs afin dapporter un commentaire sur un frais classique ou pourcentage. Ils sont donc dits directement dans le corps de la facture. Le libell dun CTG est limit 20 caractres. Si le message indiquer est trop long, il suffit de crer deux CTG dont les n de code se suivent pour quils soient regroups sur la facture.
Cliquez sur le bouton CTG Message. Pour ajouter un nouveau frais, saisissez les donnes sur la dernire ligne (celle prcde dun astrisque). Pour modifier un message, slectionnez le CTG et effectuez directement les changements
dans le tableau.
Pour supprimer un CTG, slectionnez la ligne concerne et cliquez sur le bouton Supprimer.
Les groupes de CTG : Les groupes sont utiliss dans le cas o il a t ncessaire de crer plusieurs fois un mme frais (souvent pour des problmes daffectations comptables). Exemple : contribution primaire, contribution collge, contribution lyce. Et vous souhaitez connatre le montant global de la contribution sans tenir compte des units pdagogiques. La cration ou la modification dun groupe se comporte de la mme faon que pour les CTG message. Les groupes sont facultatifs. Ils ne sont exploitables quaprs calcul des factures. Il faut alors lancer la liste des frais par groupe dans le module Editions.
Facturation
I-7
Code Tarif Gnral

I-4
Les CTG fin de facture : Ce type de CTG permet dattribuer une remise sur le total des frais dun lve. Le programme ne tient compte ni du solde ni des frais affects au payeur principal lorsquil va calculer le CTG fin de facture.
Il est possible de crer des CTG fin de facture en montant ou en pourcentage. Le montant qui est indiqu peut ensuite tre modifi lors de laffectation du CTG llve. Ce type de CTG peut tre affect de plusieurs faons : par rattachement tarifaire, par division ou directement par lve. Chaque lve ne peut avoir quun seul CTG fin de facture. Lors du calcul des factures et avant ldition des factures complmentaires, le programme vrifie le nombre de CTG fin de facture attribu chaque lve. Les lves en anomalie apparaissent lcran. Le contrle des frais indique galement lanomalie.
L exemple ci-dessous montre comment sdite un CTG fin de facture :
Ce CTG fin de facture a t affect llve avec un taux de 2,5%
Remarques gnrales sur les CTG: Chaque CTG peut tre affect plusieurs fois un lve : directement en affectation individuelle, par le biais dun rattachement tarifaire ou par la division laquelle il est rattache. Cependant, aprs avoir lanc le calcul des factures, le CTG napparatra quune seule fois sur la facture lors de ldition. Un frais avec un montant gal zro ne sera pas pris en compte sur les factures. Lorsque la facturation est verrouille, cest--dire quau moins une facture a t dite, vous ne pouvez pas modifier les options des CTG. Vous pouvez seulement corriger les affectations comptables au cas o des changements auraient t effectus en comptabilit.
Facturation I-8
Rattachement Tarifaire
II 1 a
Un rattachement tarifaire est un ensemble de CTG qui seront affects simultanment des lves. Ils sont crs partir du menu droulant Fichier, Rattachement tarifaire.
Liste des rattachements dj crs Liste des CTG attribus au rattachement slectionn dans le tableau de gauche. Pour effectuer un changement, cliquez sur le bouton Modifier. Un clic sur lun de ces boutons vous permet de crer, de modifier, dimprimer ou de supprimer un rattachement.
Vous devez indiquer un code et un libell explicite pour vous permettre ensuite de distinguer facilement les rattachements crs. Le code est alphanumrique. Pour slectionner un frais, cochez la case dans la 1re colonne. Vous pouvez vous dplacer dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation. Si vous navez pas coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez dclar que le CTG tait quantifiable, vous pouvez modifier la quantit. Si le frais correspond un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou ngatif (rduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale quel CTG classique il se rfre. Les colonnes Factur et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Factur se met jour ds que vous modifiez un montant, une quantit ou ds que vous renseignez un pourcentage.
Facturation II-1
II 1 a
Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concern. Les rattachements tarifaires peuvent tre affects aux lves de manire individuelle ou par le biais dune assignation. Ces deux options sont accessibles par le menu droulant Affectation des frais. Lassignation se droule en plusieurs tapes :
Cochez le ou les rattachements assigner. Vous pouvez slectionner ou dslectionner tous les rattachements en cliquant sur lun de ces boutons. Cliquez sur OK pour poursuivre ou sur Annuler pour revenir au menu principal.
Les lves de ltablissement apparaissent par ordre alphabtique. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de cette colonne par ordre alphabtique. Pour atteindre un lment, saisissez les premiers caractres de celui-ci. Slectionnez les lves concerns par les rattachements. Vous pouvez utiliser la touche Shift (pour des lves qui se suivent) ou CTRL (pour des lves qui ne se suivent pas). Vous pouvez slectionner ou dslectionner tous les lves prsents dans cette fentre en cliquant sur lun de ces boutons. Le filtre permet de rechercher des lves selon des critres renseigns en secrtariat. Le principe est expliqu en dtail en annexe. Ds que vous validez, les rattachements seront affects aux lves slectionns.
Facturation II-2
II 1 a
Laffectation individuelle se prsente de la faon suivante :
Par dfaut tous les lves prsents dans ltablissement apparaissent par ordre alphabtique. Vous pouvez saisir les 1res lettres du nom dun lve pour latteindre. Ds que vous tes positionn sur llve concern, vous pouvez lui attribuer les rattachements voulus. Il suffit de cliquer sur la flche qui apparat droite de la cellule. Le filtre permet de rechercher des lves selon des critres renseigns en secrtariat. Le principe est expliqu en dtail en annexe. Vous pouvez copier les rattachements affects un lve et les recopier vers les autres lves que vous aurez slectionns avec les touches Shift ou CTRL. Remarque : Pour supprimer un rattachement affect par erreur un lve, choisissez un libell blanc parmi la liste propose. Appuyez ensuite sur la touche [Suppr] et confirmez cette suppression.
Pour savoir rapidement les rattachements affects aux lves, activez le menu Affectation des frais, Rattachements tarifaires, Editions. Lcran ci-dessous apparat :
Permet dobtenir la liste des lves pour chaque rattachement slectionn dans ltape suivante. Vous obtenez la liste des lves par ordre alphabtique avec leurs rattachements. Vous obtenez la liste des lves par classe avec leurs rattachements. Permet dobtenir la liste des lves qui nont pas de rattachement affect.
Facturation
II-3
Frais par division

II 1 b
Par cette mthode, vous pouvez affecter des frais tous les lves dune division. Lintrt majeur de ce module est que si un lve change de division, il aura automatiquement les frais attribus sa nouvelle division sans que lon ait modifier quoi que ce soit. La gestion de ces frais seffectue par le menu droulant Affectation des frais, Divisions.
Liste des divisions qui ont dj des frais affects. Liste des CTG attribus la division slectionne dans le tableau de gauche. Pour effectuer un changement, cliquez sur le bouton Modifier. Un clic sur lun de ces boutons vous permet de crer, de modifier, dimprimer ou de supprimer des frais dune division.
Pour slectionner un frais, cochez la case dans la 1re colonne. Vous pouvez vous dplacer dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation. Si vous navez pas coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez dclar que le CTG tait quantifiable, vous pouvez modifier la quantit. Si le frais correspond un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou ngatif (rduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale quel CTG classique il se rfre.
Facturation
II-4
Frais par division

II 1 b
Les colonnes Factur et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Factur se met jour automatiquement ds que vous modifiez un montant, une quantit ou ds que vous renseignez un pourcentage. Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concern. Si vous tes en cration des frais, la validation fait apparatre lcran suivant :
Toutes les divisions rattaches aux units pdagogiques coches dans le menu Fichier apparaissent par ordre ddition. Aprs avoir slectionn les classes concernes avec les touches Shift ou CTRL, cliquez sur OK. Les frais seront alors attribus directement aux divisions choisies. Les boutons Tout ou Rien permettent de slectionner ou dslectionner toutes les divisions prsents dans cette fentre.
Facturation
II-5
Assignations
II 1 c
Lassignation par slection est une mthode rapide pour attribuer des frais aux lves. Elle permet de rechercher les lves cibls en fonction des donnes qui ont t renseignes dans le secrtariat. Un autre avantage de cette mthode est que vous pouvez conserver les frais et les lves concerns pour quils soient raffects ultrieurement sans tre oblig de redfinir les paramtres. Les assignations permettent daffecter des frais directement aux lves. Elles nont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Vous y accdez par le menu Affectation des frais, Elves, Assignation par slection.
Liste des assignations prcdentes qui ont t conserves. Vous pouvez ajouter ou supprimer une assignation. Ce bouton permet de modifier une assignation prcdente ou dattribuer de nouveau les frais aux lves. Aprs avoir cliqu sur Ajouter ou Modifier, vous devez slectionner les CTG avec les bons montants.
Pour slectionner un frais, cochez la case dans la 1re colonne. Vous pouvez vous dplacer dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation. Si vous navez pas coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez dclar que le CTG tait quantifiable, vous pouvez modifier la quantit. Les colonnes Factur et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Factur se met jour automatiquement ds que vous modifiez un montant ou une quantit. Si vous cliquez sur Modifier, les frais conservs sont cochs par dfaut. Cette fentre apparat pour savoir si il faut afficher les CTG avec les valeurs conserves ou sil faut les remettre jour
Facturation II-6
Assignations
II 1 c
Ds que vous validez, lcran ci-dessous apparat :
Les lves de ltablissement apparaissent par ordre alphabtique. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de celle-ci par ordre alphabtique. Vous pouvez ensuite atteindre un lment en saisissant les premires caractres. Slectionnez les lves concerns avec la touche Shift (lves qui se suivent) ou la touche CTRL (lves qui ne se suivent pas). Le filtre permet daffiner la recherche par rapport aux donnes renseignes en secrtariat. Le principe de fonctionnement est expliqu en annexe. Vous pouvez slectionner ou dslectionner tous les lves qui figurent dans cette fentre. Lorsque vous tes en modification, le programme ractualise le filtre par rapport aux donnes du secrtariat. Le message suivant apparat ensuite pour savoir si les frais doivent tre affects aux lves. Si vous rpondez Non, vous devrez ensuite cliquer sur le bouton Modifier pour attribuer les frais aux lves.
Si vous dsirez conserver les paramtres que vous venez de mentionner pour les raffecter ultrieurement, saisissez un libell explicite. Sinon cliquez sur Annuler.
Lorsque vous assignez des frais un lve, vous devez indiquer au programme comment il doit ragir si llve a dj le mme frais en affectation individuelle. Reportez-vous la page II-12 pour de plus amples explications.
Facturation
II-7
Liens avec les libells libres

II 1 d
Ce module permet dassigner aux lves des montants saisis dans les libells libres numriques du secrtariat. Contrairement aux assignations, les montants peuvent tre diffrents pour les lves slectionns. Les frais sont affects aux lves, ils nont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Ce module est accessible par le menu Affectation des frais, Elves, Libells libres secrtariat.
Liste des assignations prcdentes qui ont t conserves. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une assignation. Ds que vous cliquez sur Ajouter ou Modifier, lcran ci-dessous apparat :
Il faut dabord indiquer un libell explicite pour que lassignation puisse tre rutilise ultrieurement. Vous devez ensuite indiquer le libell numrique du secrtariat qui contient les donnes rcuprer. Puis le CTG qui sera affect aux lves. Si le CTG nest pas quantifiable, les donnes du libell libre seront rcupres en tant que montant (Ex : arrhes, bourses ) . Si le CTG est quantifiable, vous pouvez les rcuprer soit en tant que montant, soit en tant que quantit (Ex : tickets repas ). Dans le cas o vous cochez loption quantit, le montant pris sera celui qui a t mis par dfaut dans la fiche du CTG. Slectionnez ensuite les lves concerns par cette assignation. Le principe du filtre est expliqu en dtail en annexe.
Facturation
II-8
Liens avec les libells libres

II 1 d
Ds que vous avez valid le filtre, les lves concerns apparaissent dans le tableau avec les montants saisis dans le libell libre en secrtariat. Vous pouvez toujours modifier le montant ou la quantit. Les changements effectus nont aucune incidence sur les valeurs qui figurent dans le secrtariat. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de celle-ci par ordre alphabtique. Vous pouvez saisir les premiers caractres du nom ou de la classe pour atteindre llve concern. Si un ou plusieurs lves ne sont pas concerns par cette assignation, il suffit de les slectionner avec la touche Shift appuye (sils se suivent) ou CTRL (sils ne se suivent pas) et appuyer ensuite sur la touche Suppr du clavier. Ce bouton napparat quen modification. Par dfaut les lves qui apparaissent dans le tableau avec les montants et/ou quantits correspondent ce qui a t valid lors de la dernire saisie. Si vous cliquez sur ce bouton, le programme va rechercher en secrtariat les lves qui correspondent au filtre conserv et met jour le tableau avec les nouvelles valeurs trouves. Si les donnes du secrtariat sont rcupres en tant que quantit, le programme vous demande si vous voulez remettre jour le montant par dfaut du CTG. Si vous rpondez Non, le montant est celui conserv lors de la dernire affectation.
Lorsque vous validez cette assignation, le programme demande si le frais doit tre affect de suite aux lves slectionns.
Lorsque vous assignez des frais un lve, vous devez indiquer au programme comment il doit ragir si llve a dj le mme frais en affectation individuelle. Reportez-vous la page II-12 pour de plus amples explications.
Facturation
II-9
Affectations rapides
II 1 e
Les affectations rapides permettent daffecter des montants, des quantits ou des pourcentages diffrents pour un groupe dlves. Vous ne pouvez pas slectionner plus de cinq CTG la fois. Les frais sont affects directement aux lves. Ils nont aucun lien avec les rattachements tarifaires, les frais par division ou les frais par payeur principal. Vous ne pouvez donc pas affecter un % de rduction des lves dont le CTG cible a t affect la division ou dans un rattachement tarifaire. Le traitement dmarre par le choix des CTG affecter.
Slectionnez les CTG concerns (5 maximum) en cochant la case de la 1re colonne Vous pouvez modifier le montant indiqu par dfaut (ou le % dans le cas des affectations rapides de pourcentage). Il est conseill de mettre le montant ou le % zro, ou dindiquer la valeur qui sera la plus utilise. Dans le cas des affectations rapides par quantit, indiquez le montant qui sera utilis pour tous les lves. Si vous mettez un montant nul, laffectation ne seffectuera pas. Validez ensuite par OK. La deuxime tape consiste slectionner les lves.
Les lves de ltablissement apparaissent. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabtique. Il suffit de saisir les premiers caractres dun lment pour latteindre directement. Slectionnez les lves concerns avec la touche Shift (lves qui se suivent) ou la touche CTRL (lves qui ne se suivent pas). Le filtre permet daffiner la recherche par rapport aux donnes renseignes en secrtariat. Le principe de fonctionnement est expliqu en annexe. Vous pouvez slectionner ou dslectionner tous les lves qui figurent dans cette fentre.
Facturation II-10
II 1 e
Les lves slectionns apparaissent dans le tableau avec les CTG choisis. Vous pouvez ensuite modifier le cas chant le montant, la quantit ou le pourcentage pour chaque lve.
Vous vous dplacez dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation Si vous dplacez la souris sur le code du CTG, vous obtenez dans une bulle le libell exact du CTG.
Dans le cas dune affectation rapide des quantits, le montant indiqu lors de la slection des CTG est repris. Dans le cas dune affectation rapide des pourcentages, le CTG cible figure droite du CTG pourcentage. Si vous ne voulez pas que le CTG soit affect llve mettez le montant zro. Ds que vous indiquez la quantit, le montant global se met jour dans la colonne jaune. Ds que vous indiquez le %, le programme calcule la remise effectue en fonction du montant du CTG cible affect individuellement llve. Si la remise reste nulle, cela signifie que le CTG cible na pas t affect llve en frais individuels et donc que le CTG pourcentage ne sera pas affect non plus. Le total des montants ou des quantits se met jour chaque saisie. Ds que vous validez la saisie, lcran suivant apparat :
Vous devez signaler au programme ce quil doit faire si un lve a dj le mme CTG affect de faon individuelle. Si les lves nont pas encore les CTG affects, cochez la 1re option. Si un lve a dj le CTG, les exemples de la page suivante vous indiquent comment le programme ragit en fonction de loption coche.
Facturation II-11
II 1 e
Affectation des montants : Supposons quun lve a dj le frais contribution scolaire affect avec un montant de 600,00F. Dans laffectation rapide, vous avez mis un montant de 750,00F. si vous cochez remplacer : llve aura la contribution gale 750,00F si vous cochez ne pas remplacer : la contribution reste 600,00F si vous cochez cumuler : la contribution sera de 1350,00F
Affectation des quantits : Supposons quun lve a le frais demi-pension affect comme suit : montant : 25,00F, quantit : 4 Dans laffectation rapide, vous avez mis un montant de 25,00F et une quantit de 5. si vous cochez remplacer : llve aura le montant 25,00F et la quantit 5 si vous cochez ne pas remplacer : le montant est de 25,00F, la quantit reste 4 si vous cochez cumuler : le montant est de 25,00F, la quantit passe 9 Dans laffectation rapide, vous avez mis un montant de 27,00F et une quantit de 5. si vous cochez remplacer : llve aura le montant 27,00F et la quantit 5 si vous cochez ne pas remplacer : le montant est de 25,00F, la quantit reste 4 si vous cochez cumuler : le montant passe 1F, la quantit passe 1 et le total de la demipension est gal 235,00F 235,00 = (27,00 x 5) + (25,00 x 4)
Affectation des pourcentages : Supposons que llve a dj une remise de 10% sur le montant de la scolarit. Dans laffectation rapide, vous avez indiqu un taux de 15% si vous cochez remplacer : llve aura une remise de 15% si vous cochez ne pas remplacer : la remise reste 10% si vous cochez cumuler : la remise sera de 25%
Facturation
II-12
Affectation individuelle
II 1 f
Cette affectation fonctionne linverse des autres affectations : vous devez dabord slectionner llve puis lui associer les CTG concerns. Seuls les lves, dont la date de sortie nest pas renseigne ou la date de sortie est suprieure la date systme, et dont la classe nest pas rattache une unit pdagogique qui commence par ou +, apparaissent lcran. Si vous voulez facturer un lve avec une date de sortie, vous devez utiliser le module factures complmentaires ou le module autres tiers.
Les lves prsents dans ltablissement apparaissent par ordre alphabtique. Pour atteindre un lve, vous devez saisir les 1ers caractres de son nom. En cliquant sur lentte dune colonne, vous triez les lves dans lordre alphabtique des donnes de la colonne. Si vous saisissez ensuite des caractres, le curseur se positionnera sur llment de la colonne qui correspond votre saisie. Le filtre permet dobtenir lcran seulement certains lves et dautres renseignements que le rgime, la date de naissance ou le code responsable. Le principe du filtre est expliqu en annexe. Pour affecter un CTG, slectionnez le en cliquant dans la 1re colonne. Vous ne pouvez atteindre un CTG pourcentage que si le CTG cible associ a dj t attribu dans le tableau. Vous ne pouvez pas affecter deux fois le mme CTG un lve. Si le CTG cible a t affect llve par le biais dun rattachement tarifaire ou par les frais par division, vous ne pourrez pas affecter le CTG pourcentage correspondant. Si vous avez coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG, vous ne pouvez pas modifier le montant. Si le CTG nest pas dclar quantifiable, vous ne pouvez pas changer la quantit. Les colonnes cible, factur et actif ne sont pas accessibles. La colonne cible vous signale le CTG auquel se rfre le pourcentage. La colonne factur se met jour automatiquement ds que vous modifiez un montant, une quantit ou un %. La colonne actif vous indique si le frais figurera ou non sur la facture. Un clic sur cette icne permet de consulter tous les contacts (courriers envoys, appels tlphoniques ) entre llve ou son responsable et ltablissement (cf page suivante)
Facturation
II-13
Affectation individuelle
II 1 f
Pour visualiser un contact, slectionnez le et cliquez sur le bouton Voir le dtail. Pour crer un contact, cliquez sur le bouton Nouveau.
Il faut indiquer si cest le responsable qui contacte ltablissement ou linverse. Si cest ltablissement, vous indiquez la personne lorigine du contact. Le module contact peut tre mouvement automatiquement lors du transfert des factures en comptabilit ( cf paramtrage gnral page I-2)
Remarques : Ds que vous passez llve suivant ou ds que vous quittez cet cran, les frais de llve sont sauvegards automatiquement. Pour supprimer un frais, slectionnez la ligne qui contient le frais et appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
Facturation
II-14
Frais par payeur principal

II 1 g
Par cette mthode, vous pouvez affecter des frais directement aux payeurs principaux ; ceux-ci ne seront donc affects quune seule fois par famille choisie et non plus par lve. Si les factures sont dites par lve, seul lan aura les frais du payeur principal sur sa facture. Si les factures sont dites par famille, les frais figureront aprs les frais de chaque enfant. Les frais sont attribus par une assignation puis peuvent tre modifis individuellement par payeur. Vous devez dabord slectionner les frais assigner :
Pour slectionner un frais, cochez la case dans la 1re colonne. Vous pouvez vous dplacer dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation. Si vous navez pas coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez dclar que le CTG tait quantifiable, vous pouvez modifier la quantit. Si le frais correspond un CTG pourcentage, vous devez indiquer un pourcentage positif (majoration) ou ngatif (rduction). La colonne cible, que vous ne pouvez pas modifier, vous signale quel CTG classique il se rfre. Les colonnes Factur et Actif ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne Factur se met jour automatiquement ds que vous modifiez un montant, une quantit ou ds que vous renseignez un pourcentage. Validez ou annulez les modifications en cours en cliquant sur le bouton concern. Vous devez ensuite slectionner les payeurs principaux concerns par le biais du Filtre (son principe est expliqu en annexe). Ds que vous validez le filtre, la liste des payeurs apparat. Vous pouvez encore affiner la slection de ceux-ci.
Facturation
II-15
Frais par payeur principal

II 1 g
Un clic sur lentte dune colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabtique. Il suffit ensuite de saisir les premiers caractres pour atteindre llment voulu. La slection des payeurs seffectue avec la touche Shift (si les payeurs se suivent) ou la touche CTRL (sils ne se suivent pas). Ce bouton permet de modifier le filtre si les payeurs qui sont affichs ne correspondent pas ce que vous aviez dfini prcdemment. Ces boutons permettent de slectionner ou dslectionner tous les payeurs qui sont prsents dans le tableau. Ds que vous validez les frais sont affects directement aux payeurs slectionns.
Lorsque vous accdez ensuite au menu Affectation des frais, Payeur principal, Visualisation des frais, vous pouvez effectuer des changements concernant les frais affects. Aprs avoir slectionn le payeur principal concern, lcran ci-dessous apparat :
Llve qui va recevoir les frais du payeur sur sa facture apparat dans cette zone. Si llve ne correspond pas lan de la famille, vous devez relancer la mise jour des ans qui se trouve en traitements spciaux ( cf page VI-7 ) . Vous pouvez ajouter de nouveaux frais en cliquant dans la 1re colonne. Validez ensuite les modifications effectues ou annulez celles-ci. Remarques : Pour supprimer un frais, slectionnez la ligne et appuyez sur la touche [Suppr]. Vous pouvez supprimer tous les frais du payeur. Cependant si vous voulez lui en raffecter dautres aprs avoir valid cet cran, vous devrez retourner en assignation de frais et reslectionner le payeur.
Facturation
II-16
Contrle des frais

II - 2
Ce module est intressant car il permet de visualiser et de modifier les frais associs aux lves par les diffrents modules : rattachements tarifaires, frais par divisions, frais par payeur principal, frais individuels de llve. Ce module est accessible dans le menu Affectation des frais.
Le filtre permet de navoir lcran que les lves que vous voulez contrler et non toute la liste des lves de ltablissement. Le principe est expliqu en annexe. Ce bouton permet dobtenir le dtail des frais affects llve sur lequel vous tes positionn. Si vous double-cliquez sur llve dans le tableau, vous accderez galement au dtail de ses frais. Dclenche ldition des frais pour les lves slectionns dans le tableau. Pour cela vous pouvez utiliser la touche Shift ou CTRL pour slectionner les lves souhaits. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de cette colonne par ordre alphabtique. Vous pouvez ensuite atteindre un lve en tapant les 1ers caractres de llment de la colonne choisie. Ce bouton permet de connatre les lves qui ont t slectionns dans Calcul, Factures individuelles et qui nont aucun frais (ni en individuel, ni en RT, ni par la division, ni par le payeur principal). Si le module de facture individuelle ne contient aucun lve, le contrle seffectue sur les lments facturer. Le titre de la fentre indique daprs quel module a t effectu le contrle. Il suffit de double cliquer sur llve pour lui affecter des frais. Pour revenir la liste des lves, il faut quitter cet cran et relancer le contrle des frais.
Un clic sur cette icne permet de consulter tous les contacts (courriers envoys, appels tlphoniques ) entre llve ou son responsable et ltablissement (cf page suivante).
Facturation
II-17
Contrle des frais

II - 2
Pour visualiser un contact, slectionnez le et cliquez sur le bouton Voir le dtail. Pour crer un contact, cliquez sur le bouton Nouveau
Il faut indiquer si cest le responsable qui contacte ltablissement ou linverse. Si cest ltablissement, vous indiquez la personne lorigine du contact. Le module contact peut tre mouvement automatiquement lors du transfert des factures en comptabilit (cf paramtrage gnral page I-2) Si vous voulez que le programme aille recherche le solde des familles en comptabilit, il faut cocher cette option. Si vous la dcochez ensuite, le solde ne sera pas repris sur le premier onglet du dtail des frais de llve. Lcran suivant apparat ensuite :
Rappel de llve qui est associ aux frais qui figurent dans les diffrents onglets. Les coordonnes du payeur principal de llve apparaissent toujours. En revanche le libell an napparat que pour lan. Longlet payeur principal nest accessible galement que pour lan. Les diffrentes mthodes daffectation de frais sont rappeles dans chaque onglet. Il suffit de cliquer sur longlet souhait pour visualiser les ventuels frais affects.
Facturation II-18
Contrle des frais

II - 2
Ces boutons permettent de passer de llve en cours au suivant ou au prcdent. Le 1er bouton permet daccder directement au 1er lve de la liste, le dernier bouton directement au dernier lve. Quitter permet de revenir lcran prcdent. Quand vous passez dun lve un autre, lcran se positionne automatiquement sur longlet facture. Vous pouvez ainsi visualiser directement le total payer pour llve. Le solde qui apparat nest pas forcment celui qui figurera sur les factures. Le solde se calcule en effet en fonction de la date signale au moment du calcul des factures (cf page II-22). Cest galement au moment du calcul que vous indiquez si vous voulez faire figurer le solde des familles sur les factures. Si plusieurs CTG fin de facture ont t attribus llve, un message explicite le signale.
Lorsque vous modifiez les frais de longlet Frais individuels ou Payeur principal, vous ne touchez qu llve lui-mme, aucune autre rpercussion nest craindre. En revanche, si vous modifiez les frais affects un rattachement tarifaire ou une division, vous touchez tous les lves associs au rattachement ou qui appartiennent la division. Ds que vous corrigez les frais dun lve, longlet Facture permet de recalculer automatiquement le total payer en fonction de ceux-ci. Le fait de passer dun lve un autre ou de quitter enregistre les modifications effectues.
Pour ajouter un frais ou un rattachement tarifaire, cliquez sur la dernire ligne de la 1re colonne (celle prcde dun astrisque). Si vous modifiez le contenu dun rattachement, tous les lves qui ont ce rattachement seront touchs par ces corrections. Remarques : Vous pouvez modifier le montant, la quantit ou le % affect un CTG. Tout dpend des paramtres que vous lui avez associs dans sa fiche (cf page I-5). Pour supprimer un frais ou un rattachement, slectionnez la ligne correspondante et appuyez sur la touche [Suppr].
Facturation
II-19
Multipayeurs
II - 3
Ce traitement nest utilis que dans le cas o en secrtariat, des lves sont associs un responsable payeur principal et au-moins un responsable payeur secondaire. Il permet alors de rpartir les frais de la facture sur lensemble de ces payeurs (par exemple le pre paye la contribution scolaire, la mre les frais de demi-pension). Aujourdhui ce module permet de rpartir les frais entre quatre payeurs maximum. Il est accessible par le menu Affectation des frais. Aprs avoir slectionn llve parmi la liste des lves qui ont plusieurs payeurs, cliquez sur le bouton Rpartition. Lcran suivant apparat alors :
Les renseignements de llve apparaissent en haut de la fentre. Le 1er tableau affiche la liste des payeurs associs llve en secrtariat. La lettre P identifie le payeur principal, S le ou les payeurs secondaires. Le 2me tableau contient les CTG pourcentages et leurs cibles, et les CTG messages affects llve. Il contient aussi les CTG classiques rpartis en montant (cf page I-5) Le 3me tableau contient la liste des CTG classiques. Vous devez associer pour chaque CTG le code dun des payeurs du 1er tableau. Par dfaut tous les frais sont affects au payeur principal. Pour cela, un clic avec le bouton gauche de la souris fait apparatre la liste des payeurs :
La rpartition des frais dans le 3me tableau vous est expliqu en dtail ci-dessous. Vous pouvez ensuite valider ou annuler les modifications apportes.
Chaque CTG peut tre rparti diffremment entre les payeurs. Dans cet exemple, le CTG 100 est rparti 50% sur le payeur principal, 50% sur le payeur secondaire, alors que le CTG 320 est rparti 25% sur le principal et 75% sur le secondaire. La rpartition peut se faire soit en pourcentage (la saisie seffectue dans le 1er tableau), soit en montant (saisie dans le 3me tableau). Dailleurs, ds que vous changez de CTG dans le 3me tableau, le 1er tableau affiche automatiquement les pourcentages de rpartition correspondants, et vice versa. Le traitement seffectue CTG par CTG.
Facturation II-20
Multipayeurs
II - 3
Le principe de rpartition entre les diffrents payeurs est expliqu ci-dessous : Saisie en pourcentage dans le tableau 1 : Par dfaut pour chaque CTG, la rpartition est la suivante : 100% au payeur principal. Slectionnez le CTG concern avant deffectuer toute modification.Vous devez ensuite indiquer en premier le pourcentage pour le payeur principal puis ds que vous appuyez sur la touche Tab, le programme rpartit le pourcentage restant entre les autres payeurs. Procdez ensuite de mme partir du deuxime payeur si vous voulez modifier son pourcentage. Pour obtenir lexemple ci-dessous, les diffrentes tapes ont t : Payeur 895 100% Payeur B008 0% Payeur B009 0% Payeur 895 50% Payeur B008 25% Payeur B009 25% Payeur 895 50% Payeur B008 15% Payeur B009 35% On saisit 50% pour le payeur 895 Ds que la touche Tab est active, on obtient la rpartition ci-dessous On saisit 15% pour le payeur B008, on obtient la rpartition ci-dessous
( 1000 = 50% de 2000, 300 = 15 % de 2000 et 700 = 35% de 2000 )
Saisie en montant dans le tableau 3 : Le principe est le mme cest--dire quil faut toujours modifier en premier la rpartition du payeur principal. Ds que lon appuie sur la touche Tab, les montants sont rpartis entre les payeurs restants et les pourcentages sont mis automatiquement jour dans le tableau 1.
Remarque : Si vous saisissez un nouveau montant ou un nouveau pourcentage pour le payeur principal, les montants ou les pourcentages indiqus prcdemment pour les autres payeurs sont automatiquement modifis en fonction de la nouvelle rpartition du payeur principal.
Facturation
II-21
Elments facturer
II 4 a
Ce module permet de dfinir les lves qui seront pris en compte dans le calcul des factures. Il nest pas utilis lors de ldition des factures complmentaires ou autres tiers. Le principe est de slectionner les divisions, les rgimes et les modes de rglement concerns. Pour quun lve soit factur, il faut quil vrifie les trois critres savoir quil appartienne une division coche, et quil ait un rgime coch et que le payeur qui lui est associ paye la facture selon un des modes de rglement cochs. Lintrt de ce module est quil est indpendant de laffectation des frais. Mme si tous les frais ont t affects aux lves de ltablissement, il se peut que vous ne deviez diter que les factures des familles qui payent par prlvement. Vous slectionnez donc dabord tous les lves qui sont en prlvement, vous ditez leur facture et vous transfrez les critures en comptabilit pour que les prlvements soient effectus. Vous revenez ensuite dans ce module pour slectionner les autres modes de rglement. Attention, ces paramtres ne seront pas pris en compte si vous avez slectionn des lves de faon individuelle (cf page II-21).
Liste de toutes les divisions cres en secrtariat. Elles apparaissent par ordre ddition. Liste des modes de rglement crs en secrtariat dans le menu Dictionnaires. Vrifiez que ces modes soient galement crs en comptabilit. Vous devez cocher les lments prendre en compte pour le calcul des factures. Ces boutons permettent de cocher ou dcocher tous les lments du tableau sur lequel le curseur est positionn. Ds que la slection est termine, cliquez sur ce bouton pour revenir lcran principal.
Facturation
II-22
Factures individuelles
II 4 b
Ce module permet de slectionner individuellement des lves pour lesquels il faut faire une facture. Lintrt est de pouvoir facturer des lves qui sont arrivs en cours danne scolaire et qui nont pas pu tre facturs avec les autres lves. En effet, lorsque des lves sont slectionns dans ce module, le calcul et ldition des factures ne prennent plus en compte les lments dfinis dans le module Elments facturer (cf page II-20). Seuls les lves dfinis ici seront traits. Ce module na pas t conu pour remplacer celui des Elments facturer. Il nest pas intressant de slectionner ici tous les lves pour faire votre facturation. En effet le seul tri qui vous sera propos lors de ldition est le tri alphabtique du nom des lves. Si vous voulez les diter par classe, par rgime, par ville ou selon dautres critres, il faut utiliser le module Elments facturer et ne pas slectionner dlves ici. Lorsque vous cliquez sur le menu droulant Calcul, Factures individuelles, la fentre suivante apparat :
Liste des lves crs dans le secrtariat. Liste des lves qui seront facturs. Slectionnez les lves facturer en maintenant la touche Shift enfonce (pour des lves qui se suivent) ou CTRL (lves qui ne se suivent pas). Cliquez ensuite sur la flche dirige vers la droite pour transfrer les lves dans le tableau de droite. Si vous avez transfr un lve par erreur ou pour ne plus facturer les lves du tableau de droite, slectionnez les puis cliquez sur la flche dirige vers la gauche. Ce bouton permet dditer la liste des lves qui seront facturs. Ce bouton valide les modifications apportes et permet de quitter cet cran en vue de lancer le calcul des factures.
Remarque : Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de celle-ci par ordre alphabtique. Il suffit ensuite de saisir les premiers caractres pour atteindre llment voulu.
Facturation
II-23
Calcul des factures

II 4 c
Ce module ne concerne pas les factures complmentaires et autres tiers. Les frais peuvent tre affects de diffrentes faons aux lves (rattachement tarifaire, division, payeur principal, affectation individuelle). Le module de calcul permet donc de centraliser tous les frais et daffecter un numro sur chaque facture. Si le mme CTG a t affect plusieurs endroits, il ne figurera quune seule fois sur la facture. Le calcul ne peut pas tre lanc si vous navez pas dfini les lves facturer : que ce soit par le biais des lments facturer (cf page II-20) ou des factures individuelles (cf page II-21). Cest dans ce module que vous indiquez la date de facturation et si le solde des familles doit tre repris ou non sur les factures. Si un lve a un payeur principal et au-moins un payeur secondaire, le calcul va crer autant de factures que de payeurs en fonction de la rpartition des frais que vous avez dfinie dans le module multi payeurs (cf page II-18). Avant de lancer le calcul, vrifiez galement le paramtrage gnral (cf page I-2) pour savoir si le programme doit diter une facture par famille ou par lve. La numrotation des factures dpend de cette option.
Par dfaut la date du jour est slectionne (entoure dun trait rouge). Vous pouvez choisir un autre jour en cliquant directement sur le jour concern (le fond devient gris). Les lves qui ont une date de sortie et sont rattachs une unit pdagogique relle, peuvent faire partie du calcul condition que leur date de sortie soit suprieure la date de calcul choisie. Pour changer de mois, cliquez sur lune des flches. Le programme sauvegarde automatiquement la date de la dernire facturation. Il nest pas possible de facturer un mois antrieur cette date. Si vous voulez que le solde figure sur les factures, cochez cette option. Le programme ira rechercher le solde des familles lors de ldition. Seul lan aura le rappel du solde sur sa facture. Le solde tient compte des critures dfinitives passes en comptabilit jusqu la date de calcul dfinie ici. Cliquez ensuite sur Suivant pour lancer le calcul ou sur Annuler pour arrter le traitement.
Remarques : La phase suivante de ce traitement passe par le contrle de cohrence des lves et des payeurs du secrtariat. En cas danomalie (mode de rglement inexistant ou non conforme, lve sans payeur, type de tiers ou code appellation inconnu ), une liste dincohrences, que vous pouvez imprimer, apparat lcran. Vous devez dans ce cas effectuer les corrections dans le logiciel secrtariat.
Facturation
II-24
Calcul des factures

II 4 c
Le programme vrifie galement que chaque lve nait quun seul CTG fin de facture affect. Si ce nest pas le cas, la liste des erreurs apparat lcran. Si il ny a aucune anomalie, vous assistez au dfilement des lves traits, aboutissant laffichage du nombre de factures calcules. Aprs vrifications, elles pourront tre dites. Le numro de facture est un code squentiel bas sur la date dfinie dans lcran ci-dessus. AAAAMMXXXX AAAA=anne MM=mois XXXX=compteur squentiel. Il est attribu aux lves dans lordre des codes payeurs et par date de naissance des enfants. Lorsque le calcul est termin, le programme vous indique le nombre de factures diter. Si vous avez coch loption lves dans le paramtrage gnral, ce nombre doit correspondre au nombre dlves de ltablissement. Si ce nest pas le cas, voici quelques contrles effectuer : vrifiez quaucun lve na t slectionn dans le module de factures individuelles. vrifiez les lments que vous avez cochs dans lments facturer lancez ldition des lves sortis. Cet tat vous indique les lves qui figurent en secrtariat dans des units pdagogiques relles mais qui ont une date de sortie. Si vous voulez leur faire une facture normale, il faut supprimer cette date en secrtariat. allez en contrle des frais et cliquez sur le bouton Aucun frais. Si vous avez oubli daffecter des frais un lve, le programme vous le signalera.
Facturation
II-25
Pr-visualisation des factures

II 4 d
Lorsque le calcul des factures a t lanc, ce module permet de visualiser et dditer les donnes qui ont t factures. Cela permet ainsi de contrler quaucun frais ou quaucun lve na t oubli. Si des anomalies sont dtectes, vous pouvez tout moment apporter les corrections ncessaires et relancer le calcul. En effet, contrairement ldition des factures, ce module ne verrouille pas la facturation. Aprs avoir indiqu si vous voulez visualiser toutes les factures ou seulement certaines, la prvisualisation se prsente comme lexemple ci-dessous :
Les renseignements de llve apparaissent ainsi que le n de facture attribu. La date, le payeur et son mode de rglement sont dits droite. Les frais affects sont tris par ordre du code des CTG. Si le solde est demand lors du calcul, il apparat avant le total payer.
Facturation
II-26
Elves sortis
II 4 e
Cette dition vous indique les lves du secrtariat qui ont une date de sortie mais dont la division est rattache une unit pdagogique relle. En principe vous ne pouvez pas tablir une facture normale un lve dont la date de sortie est infrieure la date du jour. Par exemple un lve dont la date de sortie est 15/04/2003, pourra tre factur jusqu cette date. Au del, il faut aller en factures complmentaires ou en factures autres tiers (lorsque la famille nexiste plus en secrtariat). Si vous souhaitez nanmoins diter une facture pour ces lves, il faut leur enlever momentanment leur date de sortie dans le logiciel secrtariat.
Facturation
II-27
Entte
II 5 a
Ce traitement a pour but denregistrer les informations figurant en haut de toutes les factures : normales, complmentaires ou autres tiers. Il est accessible partir du menu droulant Edition.
les informations renseigner sont les suivantes : La raison sociale de ltablissement. Dans le cas o vos factures sont dites en format A5 (cest--dire 2 factures par page), vous ne pouvez renseigner que les 4 premires lignes. La priode nest pas obligatoire. Elle ne figure pas sur les factures format A5. Vous pouvez obtenir un entte de facture diffrent en fonction du total payer de celle-ci.
Facturation
II-28
Messages
II 5 b
Vous avez la possibilit de faire figurer un message qui sera dit en bas de toutes les factures. Vous pouvez galement spcifier un message particulier en fonction du mode de rglement utilis par les familles pour payer leurs factures, et du total de la facture (total des frais des diffrents enfants + frais par payeur + solde trouv en comptabilit). Les modes de rglement affichs sont ceux crs dans le menu Dictionnaires du logiciel Secrtariat.
Ces lignes seront dites pour tous les lves ou toutes les familles. Si vous avez dcid dditer les factures en format A5, vous ne disposez que des deux premires lignes. Saisissez ici le message propre au mode de rglement slectionn. Si vos factures sont dites en format A5, seule la 1re ligne est accessible. Les flches vous permettent de passer dun mode de rglement un autre. Le 1er bouton permet datteindre directement le 1er mode de rglement, le dernier bouton le dernier mode de rglement trouv. Si vous voulez faire apparatre sur les factures normales (seulement en format A4) un chancier de rglements, il suffit de saisir des pourcentages par mois. La rpartition doit tre gale 100%. Vous pouvez crer un chancier diffrent par mode de rglement. En bas de la facture, le programme prend en compte le total payer (total payeur + solde) et lisse les montants sur les mois concerns. Seul le dernier mois fait apparatre un montant avec dcimales. Cliquez sur ce bouton pour valider toutes les modifications apportes.
Remarque : Il existe un autre moyen de faire figurer des messages sur la facture : les CTG messages (cf page I-7). Ceux-ci sont intgrs directement dans le corps de la facture. Ils permettent soit dattirer lattention sur un frais particulier, soit dinsrer des messages supplmentaires si les lignes qui sont mises ici votre disposition ne sont pas suffisantes.
Facturation
II-29
Format libre de factures

II 5 c
Ce module permet de personnaliser les factures qui vous sont proposes : ajout du logo de ltablissement, insertion ou suppression de certains lments tout en conservant la trame de celles-ci. Il est accessible par le menu Paramtres, Editions libres.
Liste des diffrents formats que vous avez crs. La colonne type signale le type de facture associ au format. Vous devez cocher le type de facture (cf explication dans le paramtrage gnral la page I-2) et le format de papier avant de crer une nouvelle dition libre. Cliquez sur lun de ces boutons pour activer le traitement choisi.
Indiquez un libell explicite pour reprer facilement le document. Une facture se dcompose en trois parties (celles-ci sont matrialises lcran par une ligne en pointill). Chaque partie a un onglet qui lui est consacr. Laperu change au fur et mesure des modifications effectues. Il change galement en fonction du type de facture et du format papier slectionn dans lcran prcdent :
Vous pouvez lancer une impression papier pour mieux contrler les changements. Validez ou annulez toutes les modifications.
Facturation II-30
Format libre de factures

II 5 c
Vous pouvez insrer un logo et modifier ses dimensions. Si le logo est important, il est conseill de ne pas faire figurer ladresse de ltablissement. Sur les factures lves, vous pouvez insrer dautres informations que la classe et le rgime. La date de naissance et les libells libres du secrtariat sont disponibles. Vous pouvez aussi ne rien indiquer, le tableau se redimensionnera en consquence. Les libells sont modifiables ainsi que la couleur du texte et de fond. Vous pouvez faire figurer seulement la colonne Montant factur. Il suffit de dcocher cette option. Le libell des colonnes peut tre modifi aussi. Pour les factures autres tiers, vous pouvez faire disparatre la colonne TVA. La couleur de fond du sous-total des frais par lve ainsi que celle du tableau peut tre change.
Vous pouvez changer la couleur du trait et celle du fond pour les totaux de bas de page. Si vous navez pas saisi de message (cf page II-25) sur les factures, il est prfrable de dcocher ces options pour ne pas faire apparatre de trait.
Lors de ldition des factures autres tiers, vous pouvez reprendre le solde des tiers en comptabilit, ou un acompte saisi au pralable en affectation individuelle. Si vous cochez loption acompte, le programme ne vous proposera pas daller chercher les soldes en comptabilit au moment de ldition.
Facturation
II-31
Editions de contrle
II 5 d
Quelques ditions sont mises votre disposition afin deffectuer des contrles supplmentaires avant dditer les factures ou pour tre conserves sous forme de statistiques avant deffectuer le transfert des critures vers la comptabilit Ces ditions, qui seffectuent dabord sur cran, peuvent tre utilises ds que le calcul des factures a t lanc. Rcapitulatif des factures : Cet tat permet dobtenir la liste des CTG avec leur rpartition comptable, ainsi que le montant total des factures par type de tiers. Si vous voulez obtenir en plus le total des factures pour chaque tiers, il faut cocher loption Dtail des tiers au lancement de cette dition.
Statistiques par division : Cet tat permet dobtenir pour chaque division slectionne le total des frais facturs aux lves.
Frais facturs par nom : Pour chaque lve slectionn, vous obtenez la liste des frais qui lui est affect ainsi que la rpartition comptable des CTG.
Facturation
II-32
Editions de contrle
II 5 d
Frais facturs par CTG : Pour chaque frais slectionn, vous obtenez le montant global qui a t affect ainsi que le montant attribu chaque lve.
Frais par groupe de CTG : Aprs avoir choisi les groupes concerns, apparat cet cran :
Si vous ne cochez pas la case affichage des totaux uniquement , vous obtenez une liste dlves.
Facturation
II-33
Edition des factures

II 5 e
Avant dditer les factures , vous devez effectuer les contrles suivants : vrification des options choisies dans le paramtrage gnral : facture par lve ou par famille, format du papier (cf page I-2) mise en place des donnes dans lentte (cf page II-24) et des diffrents messages de bas de facture (cf page II-25) vrification des frais affects grce la pr-visualisation des factures (cf page II-23) ou des ditions de contrle (cf page II-28). en principe le nombre de factures doit correspondre au nombre dlves facturer. Vous obtenez ce nombre la fin du calcul. Sil nest pas correct, vous avez votre disposition deux modules pour contrle : la liste des lves sortis (cf page II-24) et le contrle des frais (cf page II-16) Il est rappeler que vous ne pouvez pas facturer dans ce module des lves dont la date de sortie est infrieure la date indique lors du calcul. Soit vous retirez cette date, soit vous effectuez une facture par le module complmentaire ou autres tiers. Il est conseill deffectuer une sauvegarde avant le lancement de ce module. En effet, ldition verrouille compltement le traitement de la facturation : les affectations de frais ne seront plus accessibles, le calcul des factures non plus. Vous pourrez rditer les factures, modifier laffectation comptable des CTG ou transfrer les critures en comptabilit. Vous pouvez saisir des frais dans les factures complmentaires ou autres tiers, mais vous ne pourrez pas les diter tant que cette facturation na pas t transfre en comptabilit. Lorsque la facturation est verrouille, un message dans la barre dtat en bas de lcran vous indique le nombre de factures dites.
Les crans que vous pouvez rencontrer diffrent en fonction : du type de facture dite (par lve ou par famille) du mode de slection des lves au moment du calcul (lments facturer ou factures individuelles).
Vous devez indiquer si vous souhaitez diter toutes les factures ou certaines. Lors de la 1re dition, loption reprise est dsactive. Elle vous permet en cas de problme survenu lors de limpression (coupure de courant, bourrage papier ) de ne pas refaire toute la slection mais de reprendre ldition partir dun lve prcis.
Facturation
II-34

II 5 e
Permet de faire figurer en bas de la facture le RIB des familles qui se trouvent en prlvement. (uniquement sur les factures normales)
Cette zone napparat que si vous avez cr des formats libres ddition (cf page II-26). Vous devez dans ce cas indiquer quel format le programme doit se rfrer. Permet de choisir limprimante utiliser pour ldition des factures. Permet de continuer le traitement ou dannuler et de revenir lcran principal. Cas o vous avez slectionn des lves facturer individuellement :
La liste des lves pris en compte dans le calcul des factures apparat par ordre alphabtique. La dernire colonne signale si la facture a dj t dite ou non. La slection seffectue avec les touches Shift (pour choisir des lves qui se suivent) ou CTRL (pour des lves qui ne se suivent pas). Ces boutons permettent de slectionner ou dslectionner tous les lves de la liste. Soit vous annulez le traitement, soit vous continuez. Dans ce cas, les factures seront dites par ordre alphabtique. Cas o les lves ont t slectionns par le biais des lments facturer. La fentre suivante apparat que vous ayez demand une dition totale ou partielle. (le principe du filtre est expliqu en dtail en annexe)
Facturation
II-35

II 5 e
Ce tableau napparat que si vous avez choisi une dition partielle. Dans ce cas, indiquez les lves que vous voulez diter. Indiquez lordre dans lequel seront dites les factures. Si vous ne renseignez rien, lordre alphabtique sera pris par dfaut. Cliquez sur ce bouton pour lancer ldition. Ne cochez jamais cette option car cela signifie que vous allez diter tous les lves, mme ceux qui nont pas de facture.
Cas o les factures sont dites par famille et non par lve. Lors de la 1re dition, le programme demande si la mise jour des ans a t effectu. Ce traitement est lancer pour lordre dapparition des frais par enfant.
Le programme demande ensuite dans quel ordre doivent tre dites les factures. Si loption par classe est coche, les factures seront dites en fonction de la classe de lan des enfants.
Enfin, quelle que soit loption prcdente choisie, le programme vous demande sil doit afficher lcran les factures avant de les imprimer.
La prvisualisation des factures lcran est possible. Cependant, il est conseill de ne pas la demander lorsque vous ditez beaucoup de factures. En effet cela requiert de la mmoire et si votre ordinateur nest pas assez puissant, le traitement ne va pas aboutir.
Facturation
II-36
Factures complmentaires
III - 1
Ce module est utilis dans le cas o vous devez facturer des lves qui sont arrivs en cours danne ou si les factures ont dj t dites et que vous vous tes aperu que certaines comportaient des erreurs. Il permet galement dditer une facture pour les lves qui ont une date de sortie en secrtariat. Contrairement la facture normale, les frais ne sont affects quaux lves. Cette facture ne tient pas compte des rattachements tarifaires, des frais par divisions ni des frais par payeur principal. Cest ce qui explique quil ny ait pas besoin de lancer le calcul des factures. Les diffrentes faons daffecter les frais directement aux lves sont les mmes que pour la facture normale. Il faut donc vous reporter aux pages suivantes si vous dsirez obtenir des explications sur ces diffrents modes : Assignation des CTG page II-6 Affectation rapide page II-10 Affectation individuelle page II-13 Avant de lancer ldition des factures complmentaires, allez vrifier les modules suivants : le paramtrage gnral page I-2 lentte de facture page II-24 les messages de bas de facture page II-25 Pour contrler lensemble des frais affects aux lves, vous pouvez lancer la pr-visualisation des frais ou le rcapitulatif des factures. Dans ce dernier tat, vous obtenez le total des frais pour chaque lve ainsi que la rpartition comptable. Vous savez galement les factures qui ont t dites et celles qui ne le sont pas encore. Ds que vous lancez ldition des factures, la facturation est verrouille pour les lves concerns. Mais contrairement la facture normale, vous pouvez encore saisir des frais pour les autres lves. Ds que le transfert des factures vers la comptabilit est lanc, tous les frais qui ont t affects aux lves dans ce module seront supprims. Il ny a donc pas de RAZ des frais lancer.
Facturation
III-1
Autres tiers - Gestion de la TVA

IV - 1
La facturation autres tiers permet daffecter des frais aux tiers de la comptabilit et non pas aux lves du secrtariat. Les tiers sont rcuprs dans la base facturation au moment de la rplication comptable (cf page I-3). Vous avez la possibilit, pour ces tiers, dditer des factures avec de la TVA. Vous devez indiquer dans ce module les diffrents taux de TVA que vous allez utiliser et le compte gnral qui leur sera associ lors du transfert des critures en comptabilit.
Vous devez positionner le curseur sur la dernire ligne du tableau pour saisir un nouveau code. Lorsque le curseur se trouve dans la 2me colonne, la liste des comptes de classe 4 apparat automatiquement. Vous pouvez vous dplacer avec les flches du curseur ou taper les 1ers caractres pour obtenir le compte concern. Vous devez ensuite associer le taux aux CTG concerns. Il suffit de cliquer comme le montre limage sur la flche qui apparat dans la colonne TVA. Vous pouvez atteindre directement un CTG en saisissant son code au clavier. Si vous voulez crer un nouveau code, allez en gestion des CTG ( cf page I-4 ) Si plusieurs CTG ont le mme taux, vous pouvez utiliser loption Copier-Coller. Vous indiquez le taux sur un des CTG. Puis vous slectionnez cette ligne et vous cliquez sur Copier. Slectionnez ensuite les autres CTG concerns (avec la touche Shift ou CTRL) et cliquez sur Coller. Ce bouton permet dobtenir la liste des CTG qui sont associs un taux de TVA. Cliquez sur OK pour valider toutes les modifications effectues
Remarques : Lorsque vous modifiez ou supprimez un taux de TVA, ce taux est automatiquement modifi pour tous les CTG associs. Pour supprimer un taux de TVA, slectionnez le dans le 1er tableau et appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. Si des CTG taient rattachs ce taux, le taux zro leur est mis automatiquement. Pour enlever un taux de TVA affect un CTG, slectionnez le taux gal 0.
Facturation
IV-1
Autres tiers - Assignation des frais

IV 2 a
Les diffrentes mthodes, qui peuvent tre utilises pour affecter les frais aux tiers, sont les mmes que celles utilises pour facturer les lves. Vous devez dabord slectionner les frais concerns :
Pour slectionner un frais, cochez la case dans la 1re colonne. Vous pouvez vous dplacer dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation. Si vous navez pas coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant. Si vous avez dclar que le CTG tait quantifiable, vous pouvez modifier la quantit. Les autres colonnes ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne TVA si un taux a t affect au ctg et dans ce cas la valeur de ce taux. Les autres colonnes se mettent jour automatiquement ds que vous modifiez un montant ou une quantit. Vous indiquez ensuite les tiers concerns par les frais :
Ce tableau indique les tiers concerns par les frais. Celui-ci indique lordre dans lequel ils doivent apparatre. Si rien nest insr dans ce tableau, les tiers apparaissent par type puis par code. Pour insrer un champ dans lun des tableaux, il faut choisir llment puis cliquez sur la flche qui se rapporte au tableau.
Facturation
IV-2
Autres tiers - Assignation des frais

IV 2 a
Lorsque vous cliquez sur cette flche, vous obtenez lcran suivant :
la liste des diffrentes valeurs du champ apparat. Vous cliquez sur les valeurs concernes. Loprateur se slectionne automatiquement mais vous pouvez en choisir un autre. Pour revenir lcran prcdent, vous devez cliquer sur lun des boutons. Les boutons Et , Ou permettent daffiner la slection des tiers en prcisant un autre champ. Si votre slection est termine, cliquez sur Fin. Vous pouvez dplacer un champ dans le tableau Critres de tri pour modifier lordre. Permet de supprimer le champ slectionn dans lun des deux tableaux. Valide la slection et poursuit le traitement. Le rsultat du filtre apparat ensuite. Vous pouvez encore affiner la slection des tiers. Reportez vous lannexe pour obtenir plus dexplication sur le filtre.
Un clic sur lentte dune colonne permet de la trier par ordre alphabtique. Saisissez les premiers caractres pour atteindre llment voulu. Vous slectionnez les tiers avec la touche Shift (tiers qui se suivent) ou CTRL (pour ceux qui ne se suivent pas). Ces boutons permettent de slectionner ou dslectionner les tiers relatifs au filtre. Vous pouvez remodifier le filtre en cliquant sur ce bouton. Validez ensuite le traitement en cliquant sur OK. Ds que vous validez la saisie, lcran ci-dessous apparat. Vous trouverez les explications relatives cet cran la page II-12.
Facturation
IV-3
Autres tiers - Affectations rapides

IV 2 b
Les affectations rapides permettent daffecter des montants, des quantits ou des pourcentages diffrents pour un ensemble de tiers. Vous pouvez slectionner cinq CTG la fois pour laffectation par montant ou par quantit. Pour la saisie des pourcentages, la slection est limite quatre CTG. Aprs avoir slectionn les CTG puis les tiers concerns, lcran ci-dessous apparat :
Vous vous dplacez dans le tableau avec les flches du curseur ou la touche tabulation Si vous dplacez la souris sur le code du CTG, vous obtenez dans une bulle le libell exact du CTG.
Dans le cas dune affectation rapide des quantits, le montant indiqu lors de la slection des CTG est repris. Dans le cas dune affectation rapide des pourcentages, le CTG cible figure droite du CTG pourcentage. Ds que vous modifiez un montant, une quantit ou un %, le montant global avec la TVA se met jour dans les colonnes jaunes. Remarques : Si vous ne voulez pas que le CTG soit affect au tiers mettez le montant zro. Ds que vous validez la saisie, vous obtenez cet cran. Lexplication vous est donne la page II-12.
Facturation
IV-4
Autres tiers - Affectation individuelle

IV 2 c
Contrairement aux autres modes daffectation, vous devez dabord slectionner le tiers avant de lui attribuer les frais.
Les tiers apparaissent par dfaut dans lordre des codes. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de celle-ci par ordre alphabtique. Taper ensuite les 1ers caractres pour atteindre un tiers. Pour affecter un frais, il faut cliquer sur la dernire ligne. La liste des CTG apparat alors. Pour supprimer un CTG dj affect, slectionnez la ligne et appuyez sur [Suppr]. Si vous navez pas coch loption rpartition en montant dans la fiche du CTG (cf page I-5), vous pouvez modifier le montant Si vous avez dclar que le CTG tait quantifiable, vous pouvez modifier la quantit. Les colonnes TVA, Actif, Total TVA, Total TTC ne sont pas accessibles. La colonne Actif signale si le CTG sera pris en compte ou non sur la facture. La colonne TVA indique le taux associ au CTG. Les autres colonnes se mettent jour automatiquement ds que vous modifiez un montant ou une quantit. Cette colonne permet dattribuer un message particulier au CTG. Ce message sera dit sur la facture sur la ligne qui suit celle du CTG.
Ce bouton permet dindiquer un message spcifique au tiers en bas de la facture. Vous pouvez aussi indiquer un acompte condition davoir coch loption du mme nom dans le paramtrage gnral (cf page I-2). Cet acompte remplacera la zone solde sur les factures.
Le message saisi remplacera le message propre au mode de rglements gnral qui figure au bas des factures ( cf page IV-6 ) Remarque : Ds que vous changez de tiers, les modifications sont automatiquement valides.
Facturation IV-5
Autres tiers - Edition des factures

IV 3
Contrairement la facture normale et complmentaire, ldition des factures autres tiers ne bloque pas la saisie de nouveaux frais, que ce soient pour dautres tiers ou pour ceux qui ont dj t facturs.Vous pouvez donc saisir des frais pour un tiers sur plusieurs factures mais celles-ci seront dates et transfres en comptabilit le mme jour. Si vous voulez des factures avec des dates diffrentes, le transfert des factures doit tre effectu aprs chaque dition. Lentte des factures est la mme que celle propose pour les autres types de factures. Si vous voulez changer ces informations, il faut effectuer les modifications dans le menu Edition, Entte (cf page II-24). Par dfaut les factures autres tiers sont dites avec des zones concernant les taux de TVA. Si vous nutilisez pas de TVA sur vos factures, vous pouvez crer votre propre format ( cf page II-26). Il est conseill galement dimprimer le journal des ventes pour avoir un rcapitulatif dtaill ou non des frais que vous avez affect. Il est accessible par le menu Autres tiers, Journal des ventes. Vous trouverez ci-dessous un exemple ddition dtaille et non dtaille. Sans dtail
Dtail des tiers
La rpartition des comptes sdite dans les deux cas
Ldition des factures seffectue en plusieurs tapes :
Facturation
IV-6
Autres tiers - Edition des factures

IV 3
Vous devez dabord choisir la date de facturation. Pour cela, cliquez sur le jour concern (le fond devient gris). La date entoure dun trait rouge correspond la date du jour. Si vous voulez changer de mois, cliquez sur les flches de chaque ct du mois en cours. Si vous avez coch loption solde dans le paramtrage gnral (cf page I-2), vous pouvez rcuprer le solde des tiers. Sinon la zone sera remplace par les acomptes ventuellement saisis en affectation individuelle. Cette zone napparat que si vous avez cr des formats libres ddition (cf page II-26). Vous devez indiquer dans ce cas quel format le programme doit se rfrer. Vous avez la possibilit dindiquer un message sur 3 lignes qui sera dit au bas de toutes les factures tiers. Ce message napparaitra pas pour un tiers si vous avez saisi un message particulier pour celui-ci en affectation individuelle. Ltape suivante consiste slectionner les tiers diter :
Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de celle-ci par ordre alphabtique. Slectionnez les tiers avec la touche Shift (tiers qui se suivent) ou CTRL (tiers qui ne se suivent pas). Vous pouvez tous les slectionner ou les dslectionner grce ces boutons.
Indiquez enfin lordre dans lequel les tiers doivent tre dits. Lexplication de ce filtre vous est donne page IV-2.
Facturation
IV-7
Edition de duplicata
V1
Ce module, accessible par le menu droulant Historique, Factures permet dditer un duplicata pour toutes les factures dj transfres en comptabilit.
Cliquez sur le type de factures rditer. Ce paramtre dpend de loption type de facture coche dans le paramtrage gnral (cf page I-2) au moment o les factures ont t calcules ou dites. Cliquez ensuite sur llve, la famille ou le tiers concern. Si le duplicata doit tre dit pour plusieurs individus, slectionnez les avec les touches Shift ou CTRL. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier celle-ci par ordre alphabtique. Ce bouton lance ldition. Toutes les factures des lves, des familles ou des tiers choisis vont apparatre lcran. Le programme vous demande dans quel ordre les lments slectionns doivent tre dits : La zone masque ddition est affiche dans le cas o vous avez cr plusieurs formats ddition (cf page II-26). Si vous cliquez sur continuer, les factures apparaissent lcran. Vous pouvez indiquer au programme quelles sont celles rditer. A chaque transfert des critures en comptabilit, les donnes principales des factures sont conserves dans la base facturation. Ces donnes sont utilises galement dans dautres modules : les statistiques et le prvisionnel. Si vous voulez diminuer la taille de la base, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour supprimer les factures effectues une date prcise. Aprs avoir coch le type de factures concernes, les diffrentes dates se mettent jour dans la partie Priode. Indiquez la priode qui contient les factures supprimer. Vous ne pourrez plus ensuite ni diter de duplicata, ni les utiliser dans les statistiques.
Remarque : Vous pouvez rditer une facture mme si llve ou la famille a quitt ltablissement, ou mme si vous avez supprim depuis des CTG. Les donnes sont toujours celles prises en compte au moment de ldition de la facture. Les lves qui figurent dans le tableau nont donc aucun lien avec le secrtariat en cours.
Facturation V-1
Statistiques
V2
Lors de chaque transfert des critures en comptabilit, toutes les donnes concernant les factures sont conserves dans la base facturation (division, rgime, mode de rglement, CTG, montants facturs ). Ceci vous permet donc deffectuer des statistiques sur ces diffrents lments. Ce module est accessible par le menu Historique, Statistiques.
Liste des statistiques dj mmorises. Avant de crer une nouvelle statistique, il faut cocher les lments concerns. Le type de factures est expliqu en dtail dans le paramtrage gnral (cf page I-2). Cliquez sur le bouton qui correspond ce que vous voulez effectuer. Le bouton Imprimer permet de visualiser directement lcran puis dditer la statistique choisie. Lorsque vous crez une nouvelle statistique, voici les diffrentes tapes suivre :
Liste des champs disponibles. Les champs sont diffrents dans le cas dune statistique par tiers. Vous devez slectionner un champ puis cliquer sur lune des flches pour le faire apparatre soit dans le tableau de slection, soit dans celui de statistique. Lorsque vous cliquez sur cette flche, une fentre apparat avec les diffrentes valeurs du champ slectionn (cf explication du filtre en annexe). Il faut obligatoirement indiquer une zone de calcul dans les critres de statistique. Si vous nindiquez aucune zone, la zone Factur sera prise par dfaut. Ces boutons vous permettent de dplacer lordre dun champ dans lun des deux tableaux. Ce bouton permet de supprimer la ligne slectionne dans lun des deux tableaux. Si la requte est correcte, vous pouvez passer ltape suivante.
Facturation
V-2
Statistiques
V2
Vous devez indiquer ensuite comment doivent se prsenter les champs :
Les champs prsents dans le tableau critres de statistiques (sauf le champ de calcul) sont aligns sur la droite de la fentre. Cliquez sur le champ concern et tout en gardant le doigt appuy sur le bouton gauche de la souris, dplacez celle-ci jusqu ce que le champ se trouve dans la zone Colonnes ou Lignes. Ds que vous relchez le doigt, le champ se repositionne automatiquement dans la zone. Inversement, pour ne plus le faire apparatre dans le tableau, slectionnez le et faites le glisser en dehors du tableau. Ds que vous relchez le doigt, le champ est repositionn sur la droite de la fentre. La statistique se calcule ds quun lment est amen ou enlev du tableau. Vous pouvez revenir sur lcran prcdent pour modifier votre slection ou poursuivre le traitement si les donnes vous conviennent. Le graphique apparat ensuite :
Ce bouton permet de modifier le graphique. Cf les crans ci-dessous : Vous pouvez revenir sur les crans prcdents pour modifier les lments de la statistique ou poursuivre le traitement si les donnes vous conviennent.
Facturation
V-3
Statistiques
V2
Cliquez sur le type de graphique souhait. Le type utilis par dfaut est Barres 2D. Vous pouvez saisir le titre gnral du graphique. Vous pouvez saisir galement un texte qui apparatra sous le graphique. Si vous voulez que la lgende soit dite, indiquez son emplacement par rapport au graphique. Vous pouvez enfin dfinir un titre pour laxe X (horizontal) et Y (vertical). La dernire tape consiste signaler quels lments doivent tre dits et si vous voulez conserver la statistique.
Saisissez un libell explicite si vous voulez conserver cette statistique. Cochez les lments diter. Si vous cochez loption rsultats en pourcentage, le tableau contiendra les donnes converties en % et non les montants trouvs. Si la statistique contient beaucoup dlments, il est parfois plus judicieux dditer celleci en mode paysage. Cochez cette case si vous voulez conserver les paramtres effectus. Si vous voulez extraire les donnes vers un fichier texte pour quil soit relu par exemple sur un tableur, cochez la case. Licne est ensuite accessible. Il suffit de cliquer sur celleci pour indiquer le nom et lemplacement du fichier gnrer. Cliquez ensuite sur terminer pour valider et visualiser lcran la statistique
Facturation
V-4
Prvisionnel
V3
Lors du transfert des critures en comptabilit, les CTG sont conservs avec leurs diffrentes valeurs. Ce module permet de prparer un budget en tenant compte du montant moyen calcul pour chaque CTG mmoris. Si vous voulez estimer le budget pour 2002/2003, il ne faut pas purger les factures dites en 2001/2002 sinon le programme ne pourra pas calculer le montant moyen de chaque frais. Ce module est accessible par le menu Historique, Prvisionnel.
Le montant moyen dj affect apparat pour chaque CTG pour lanne scolaire en cours et lanne scolaire prcdente. Si le montant est nul pour les CTG en N-1, cela signifie que vous navez pas effectu de transfert dcritures en N-1 ou que vous avez effectu une purge des factures. Indiquez un % dvolution ou le montant que vous estimez, puis leffectif que vous prvoyez pour les diffrents frais. Le programme dite un tableau qui tient compte des affectations comptables des CTG que vous avez renseigns. Vous pouvez modifier lordre de tri de ces comptes. Un sous-total est calcul automatiquement ds que la valeur de la 1re zone de tri change. Si vous cochez cette option, licne droite devient accessible et vous permet dindiquer le nom et lemplacement du fichier texte qui va contenir les donnes du prvisionnel. Vous pourrez ensuite le retravailler si vous le souhaitez sur un tableur. Cliquez ensuite sur Imprimer. Si vous souhaitez conserver les paramtres indiqus pour les rutiliser ultrieurement, saisissez un libell explicite.
Si vous avez dj conserv des paramtres les fois prcdentes, vous pouvez les slectionner en cliquant sur la flche. Pour supprimer des paramtres mmoriss, slectionnez le libell associ puis appuyez sur la touche Suppr.
Facturation
V-5
Transfert en comptabilit
VI 1
Lorsque toutes les factures ont t dites, le programme de facturation est verrouill (vous avez en bas de la fentre le rappel du nombre de factures dites). Pour la dverrouiller, il faut passer les critures en comptabilit. Ce module va gnrer un fichier ASCII qui sera ensuite relu et intgr par le logiciel de comptabilit. Avant de lancer ce traitement, vrifiez loption regroupement de CTG dans le menu des paramtrages (cf page I-2). Si vous cochez cette option, cela signifie que chaque CTG utilis figurera sur une ligne avec le total des montants cumuls. Si cette option est dcoche, le fichier contiendra autant de lignes que de CTG utiliss. Par exemple : vous avez factur la contribution familiale dont le montant est 50 50 lves. si vous avez coch regroupement de CTG, le fichier va contenir une ligne dcriture pour chaque famille ainsi quune ligne avec les affectations comptables du CTG pour un montant de 2500. si vous navez pas coch cette option, le fichier va contenir 100 lignes dcritures : 50 lignes pour dbiter chaque famille, et 50 lignes qui vont crditer chaque fois le compte contribution de 50. Toujours dans le paramtrage, vous devez cocher loption mise jour automatique du module contact si vous souhaitez conserver une trace des factures envoyes aux familles (reportez-vous la page II-14 pour plus dexplication concernant le module contact). Si vous voulez diter des reus libratoires (cf page suivante), il faut galement vrifier que les CTG concerns ont bien t cochs.
Vous devez imprativement effectuer une sauvegarde avant de lancer ce traitement. Si le fichier ne sintgre pas sous Sage parce que vous avez modifi des comptes et que
vous avez oubli de faire la rplication en facturation, vous pourrez rcuprer vos donnes. La sauvegarde vous vite de devoir rditer toutes les factures. En effet mme si la facturation est verrouille, vous pouvez toujours modifier les affectations comptables des CTG. Aprs corrections, vous pourrez ainsi regnrer le fichier Ascii. Pour viter que des critures soient intgres plusieurs fois dans Sage, le fichier est marqu lors de sa rcupration en comptabilit. Avant dcraser le fichier avec les nouvelles donnes de facturation, le programme teste si celui-ci a bien t intgr. Si ce nest pas le cas, le traitement est interrompu et la facturation reste verrouille. Aprs le transfert des factures complmentaires ou des autres tiers, les CTG affects aux lves ou aux tiers sont automatiquement supprims. Ce qui nest pas le cas des factures normales. Si vous dsirez supprimer le lien entre les frais affects et les lves, il faut passer par les remises zro des frais (cf page VI-4).
Facturation
VI-1
Reus libratoires
VI 2
Certains tablissements scolaires peuvent sous certaines conditions (voir auprs des organismes telle que la FNOGEC) dlivrer aux familles un reu libratoire. Ce dernier leur permet de dduire de leurs revenus imposables les dons verss ltablissement. La scolarit volontaire peut entrer dans cette catgorie. Vous devez indiquer les CTG qui seront considrs comme des dons avant de transfrer les factures en comptabilit. Le montant global des CTG concerns est conserv pour chaque famille par date. Si vous effectuez une facture complmentaire la mme date que la facture normale, le montant du don de la famille sera modifi automatiquement. Si la date est diffrente, une autre ligne sera cre. Les reus libratoires fonctionnent sur lanne civile et non sur lanne scolaire. Le module est accessible par le menu Traitements spciaux.
Vous devez saisir lanne civile recherche. La liste des familles qui ont vers des montants considrs comme don apparat par ordre alphabtique. Pour atteindre une famille, il faut saisir les premiers caractres du nom. Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de cette colonne par ordre alphabtique. Ce bouton permet de visualiser le montant des dons effectus par la famille slectionne. Un double clic dans le tableau permet galement daccder au mme cran : Vous pouvez modifier un montant si il na pas encore t dit, cest--dire si aucun n de reu lui est attribu. Vous pouvez supprimer une ligne aprs lavoir slectionne en appuyant sur la touche Suppr. Le programme dite un reu par date. Dans cet exemple, deux reus seront dits pour la famille. Permet dimprimer les reus libratoires de lanne slectionne. Si le programme trouve des incohrences (montants ngatifs par exemple), il affiche la liste des tiers concerns. Vous devez aller ensuite modifier les montants ou les supprimer comme ce qui est indiqu au point n 4. Les diffrentes tapes sont dcrites page suivante. Permet de supprimer tous les reus de lanne slectionne.
Facturation
VI-2
Reus libratoires
VI 2
Lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer, vous devez renseigner les tapes suivantes :
Vous devez renseigner les coordonnes de ltablissement ainsi que lentte des reus. Il est conseill de laisser ce texte par dfaut mais vous pouvez le modifier. Vous devez choisir ensuite entre ldition de tous les reus ou une dition partielle.
Un clic sur lentte dune colonne permet de trier les lments de celle-ci par ordre alphabtique. Vous pouvez slectionner les familles avec les touches Shift ou CTRL. Vous pouvez utiliser ces boutons pour slectionner ou dslectionner toutes les familles.
Facturation
VI-3
Remise zro des frais

VI - 3
Les remises zro concernent les frais affects aux lves et aux responsables principaux pour la facturation normale. Les frais affects aux lves dans le module facture complmentaire, ou les frais affects aux tiers ne sont pas concerns par ce module; ils sont supprims automatiquement lors du transfert des critures en comptabilit. Il existe quatre types de remises zro : les frais individuels : permet de supprimer le ou les CTG affects directement aux lves les rattachements tarifaires : permet de supprimer le ou les rattachements tarifaires affects aux lves. Ce traitement ne supprime pas les CTG relis aux rattachements tarifaires. Pour effectuer cette opration, il faut aller en suppression de rattachements tarifaires (cf page II-1) les frais par payeur principal : permet de supprimer le ou les CTG pour un ou plusieurs payeurs. les frais par divisions : permet de supprimer tous les frais dune division. Cette opration peut tre effectue directement dans le module des frais par division (cf page II-4) Ce module ne supprime ni les CTG, ni les lves. Il supprime seulement le lien qui existe entre ces lments. Il est conseill de faire une remise zro de tous les frais en dbut danne scolaire. En effet, si vous navez pas effectu ce traitement, les CTG que vous allez affecter se cumuleront avec ceux dj attribus aux lves. Enfin, lors de la prparation de vos factures, si vous vous tes tromp en affectant un frais, vous pouvez annuler seulement celui-ci.
Facturation
VI-4
Suppression des lves non Adm

VI - 4
La base secrtariat est en liaison directe avec la facturation. Ce qui signifie quun lve cr, modifi ou supprim en secrtariat est automatiquement cr, modifi ou supprim en facturation. Cependant, si vous avez affect des frais un lve puis vous lavez supprim en secrtariat, les lignes de frais seront conserves en facturation. Ce traitement permet donc de supprimer en facturation des enregistrements qui nont plus lieu dexister. Il supprime galement les frais des payeurs principaux qui ne se trouvent plus en secrtariat.
Facturation
VI-5
Mise jour des payeurs en compta

VI - 5
Contrairement la comptabilit Progress, nous ne pouvons pas pour linstant nous connecter directement la comptabilit Sage. Ainsi, lorsquun nouvel lve est cr en secrtariat, il se trouve automatiquement en facturation mais le responsable payeur nest pas cr en comptabilit. Ce module permet donc de gnrer un fichier ASCII qui sera ensuite relu et intgr en comptabilit. Cette commande est galement disponible partir du menu de secrtariat. Le fichier se nomme TIEADM.TXT et est gnr dans le rpertoire c:\apltmp (en monoposte) et v:\apltmp (en rseau).
Facturation
VI-6
Mise jour des ans

VI - 6
Ce module est important et doit tre lanc avant chaque dition de factures complmentaires. Il est automatiquement activ lors du calcul de la facturation normale. Vous pouvez aussi le lancer si les donnes indiques dans le module multipayeurs ou en visualisation des frais des responsables payeurs principaux sont incorrectes. Il peut tre galement activ partir du secrtariat dans le module traitements. Il permet daffecter tous les lves des units pdagogiques relles (cest--dire ne commenant ni par un + ni par un -) le rang de lenfant dans la famille en fonction de sa date de naissance. Par exemple, une famille a trois enfants : Antoine n le 10/10/1985 Luc n le 01/04/1987 Rmi n le 18/07/1990, Antoine aura le rang 1, Luc le rang 2 et Rmi le rang 3. Cette donne correspond au champ ordre famille payeur dans la fiche de llve. Pour la facturation cette notion est trs importante deux niveaux : Les frais par payeur principal ne sditent que sur la facture de lan, cest--dire sur lenfant qui a le rang 1 dans la famille. Il nexiste plus au moment du calcul des factures, le choix ddition par ordre alphabtique, par division ou par payeur. Lordre dans lequel seront dites les factures est dtermin par lutilisateur au moment de ldition. En revanche lattribution des numros de factures seffectue selon le code payeur puis selon le rang de llve dans la famille. Ce module met aussi jour le champ qui indique si les lves ont plusieurs payeurs ou non en secrtariat.
Facturation
VI-7
Extraction de fichier
VI - 7 EXTRACTION FICHIER TEXTE
Ce module permet dextraire des informations vers un fichier texte (*.txt) afin dutiliser les informations dans Excel par exemple.
Lorsque vous lancez ce module, vous devez commencer par effectuer une requte. ATTENTION : la table de rfrence sera celle sur laquelle vous cliquerez en premier ! EXEMPLE : on veut extraire les nom, prnom, classe, anne de naissance, commune de naissance des lves du collge. Lcran suivant apparat :
Donnez un nom lextraction. Ce nom est utile dans le cas o vous voulez conserver lextraction. Dfinissez un dlimitateur de champs. Vous dfinirez celui-ci en fonction de lutilisation que vous ferez du fichier. Trs souvent, on sera amen mettre " . Dfinissez un sparateur de champ. Vous dfinirez celui-ci en fonction de lutilisation que vous ferez du fichier. Trs souvent, on sera amen mettre ; . Choisissez si vous voulez : Aligner les rubriques, mettre le titre des rubriques, convertir au format DOS. Dterminez le format de date. Aperu du rsultat. Enregistre lextraction sous le nom donn en 1. Envoi les informations directement dans Excel (voir dtail ci-aprs). Lance lextraction (voir dtail ci-aprs).
Facturation
VI-8
Extraction de fichier
VI - 7
Lorsque vous cliquez sur le bouton Excel, vous obtenez les crans suivants :
Insrez alors une disquette. Lcran ci-aprs apparat :
Slectionnez lendroit o vous voulez enregistrer votre fichier texte. Aperu de la disquette ou du dossier slectionn. Saisissez un nom de fichier. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le fichier.
Le fichier se cre.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Excel, lcran suivant apparat :
Le fichier souvre automatiquement dans Excel. Vous pouvez alors travailler. Noubliez pas denregistrer le fichier au format Excel si vous voulez conserver la mise en forme Pour cela, allez dans FICHIER, ENREGISTRER SOUS :
Slectionnez Classeur Microsoft Excel avant denregistrer.
Si vous ne voulez pas ouvrir le fichier sous Excel, cliquez sur le bouton OK (9): Le principe est exactement le mme sauf quExcel ne lance pas.
Facturation
VI-9
Importation libre
VI - 8
Ce module permet de rcuprer dans la facture normale des frais saisis dans un logiciel externe. Ex : les repas provenant dun logiciel Self. Le fichier doit tre conu de la sorte : code lve nom prnom date de naissance lve montant repas quantit total repas factur Ces champs doivent tre spars dune tabulation. Si le code de llve nest pas renseign, la recherche de llve se fait sur les zones nom + prnom + date naissance.
Pour chaque couple UP + rgime, vous devez indiquer le ctg qui recevra les valeurs contenues dans le fichier. Les associations effectues sont conserves ds quon valide ce module. Dterminer les zones rcuprer du fichier. Vous devez indiquer au programme comment il doit ragir si llve a dj le mme frais en affectation individuelle. Reportez-vous la page II-12 pour de plus amples explications.
Facturation
VI-10
Dverrouillage
VI - 9
Lorsquune facture est dite, le programme de facturation est automatiquement verrouill. En principe, vous devez diter toutes les autres factures puis effectuer un transfert vers la comptabilit pour que certaines fonctions de lapplication ne soient plus bloques. Ce module a t cr pour permettre de dverrouiller la facturation en cours si votre sauvegarde est dfectueuse. Cette mthode ne doit tre utilise quen dernier recours. Cest pourquoi il vous est demand un mot de passe que vous ne pouvez obtenir quauprs de votre centre Aplon. Aprs avoir saisi le mot de passe, appuyez sur la touche Tabulation. Si le mot de passe est correct, la touche OK est accessible.
Facturation
VI-11
Fonctionnement du Filtre
En facturation, le filtre permet de slectionner une partie des informations et dindiquer dans quel ordre celles-ci doivent apparatre lcran. Il est utilis dans les assignations, les affectations rapides et lors des ditions de factures normales non individuelles (cest--dire en fonction des lments facturer : classe, rgime et mode de rglement). Le filtre se prsente de la faon suivante :
Cette liste contient toutes les tables de la base de donnes. Il sagit en fait dun dcoupage des informations. Cette liste contient les champs de la table slectionne dans la liste des tables. Dans cet exemple, le fait de cliquer sur la table "Libre lves 5" affiche tous les libells libres crs dans cette table. Dans ce tableau, vous devez indiquer quel chantillon de donnes vous dsirez. EX : je veux uniquement les lves de 6me Vous devez ici indiquer dans quel ordre apparatront les informations. EX : par ordre croissant des noms dlves REM : si vous double-cliquez dans la 2me colonne, vous changez lordre de tri Croissant en Dcroissant et vice versa Cette case ne doit jamais tre coche en facturation. Elle est surtout utilise en secrtariat. Si vous la cochez, le programme tient compte de tous les lments de la table de rfrence. La table de rfrence est la table autour de laquelle sont centralises les donnes. Par dfaut la table de rfrence est Elves (elle apparat en rouge). EX : je veux faire une liste dlves, la table de rfrence est Elves. Je veux faire une liste de responsables, la table de rfrence est Responsable. Permet de rechercher un champ si vous connaissez son libell mais pas la table o il se trouve. Vous devez saisir le mot en minuscules sans oublier les accents. La deuxime jumelle affiche les ventuelles autres tables qui contiennent le mme libell. Permet de dplacer le champ slectionn dans les critres de slection (3) ou les critres de tri (4) sur la ligne du dessus ou du dessous. Permet de supprimer le champ slectionn dans les critres de slection (3) ou les critres de tri (4). On peut galement supprimer le champ en appuyant sur la touche [SUPPR]. Permet de visualiser le rsultat de la requte. Vous pouvez ainsi vrifier que la requte est valide et que les informations sont bien celles que vous attendez.
Pour faire transiter un champ dans les tableaux critres de slection ou critres de tri, il faut slectionner le champ puis cliquer sur la flche ct du tableau concern.
Facturation A-1
Fonctionnement du Filtre
Lorsque vous cliquez sur la flche concernant les critres de slection, la fentre suivante apparat :
La liste des diffrentes valeurs du champ apparat. Slectionnez celles que vous souhaitez ( vous pouvez utiliser les touches Shift et CTRL ). Loprateur se slectionne automatiquement en fonction des lments que vous cochez. Vous pouvez choisir un autre oprateur si vous le souhaitez. Si vous connaissez la valeur exacte du champ recherch, cliquez sur lentte de colonne. Une ligne blanche apparat. Saisissez la valeur exacte. Pour revenir la liste de toutes les valeurs, recliquez sur lentte de colonne. Vous devez ensuite cliquer sur lun de ces trois boutons. Si votre slection est termine, cliquez sur Fin. En revanche, si vous voulez indiquer dautres critres de slection, cliquez sur lun des deux autres boutons. Lexemple ci-dessous permet de comprendre la diffrence entre le ET et le OU : si vous indiquez classe="6me" et rgime="D", vous obtiendrez la liste des lves de 6me qui sont demi-pensionnaires. si vous indiquez classe="6me" ou rgime="D", vous obtiendrez la liste des lves de 6me et tous les lves demi-pensionnaires, quils soient en 6me ou dans une autre classe. Si vous ne voulez pas que le programme prenne en compte ce que vous avez slectionn, cliquez sur ce bouton.
Le bouton Contrler permet de vrifier que vous avez slectionn les bons lments. Ils apparaissent dans lordre que vous avez dfini.
Si vous tes sr de votre requte, vous pouvez la valider avec OK pour continuer le traitement. Si vous cliquez sur Annuler, le programme revient au menu gnral ou ne tient pas compte du filtre dfini.
Facturation
A-2
Organigramme de la facturation
p. I-2 p. II-20 ou II-21 p. I-3 p. II-22 p. I-4 p. II-23 et II-28
p. VI-4
p. VI-6 p. II-16
p. II-30
p. VI-1 p. II-25
Facturation
A-3

Facturation

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APLON FRANCE

II- Factures des lves

III- Factures complmentaires

IV- Factures autres tiers

VI- Traitements spciaux

Code Tarif Gnral

Code Tarif Gnral

Lorsque vous crez un CTG classique, lcran ci-dessous apparat :

Code Tarif Gnral

Code Tarif Gnral

Code Tarif Gnral

L exemple ci-dessous montre comment sdite un CTG fin de facture :

Ce CTG fin de facture a t affect llve avec un taux de 2,5%

Frais par division

Frais par division

Liens avec les libells libres

Liens avec les libells libres

Frais par payeur principal

Frais par payeur principal

Contrle des frais

Contrle des frais

Contrle des frais

( 1000 = 50% de 2000, 300 = 15 % de 2000 et 700 = 35% de 2000 )

Calcul des factures

Calcul des factures

Pr-visualisation des factures

Format libre de factures

Format libre de factures

Edition des factures

Edition des factures

Edition des factures

Autres tiers - Gestion de la TVA

Autres tiers - Assignation des frais

Autres tiers - Assignation des frais

Autres tiers - Affectations rapides

Autres tiers - Affectation individuelle

Autres tiers - Edition des factures

Dtail des tiers

La rpartition des comptes sdite dans les deux cas

Ldition des factures seffectue en plusieurs tapes :

Autres tiers - Edition des factures

Remise zro des frais

Suppression des lves non Adm

Mise jour des payeurs en compta

Mise jour des ans

Insrez alors une disquette. Lcran ci-aprs apparat :

Lorsque vous cliquez sur le bouton Excel, lcran suivant apparat :

Slectionnez Classeur Microsoft Excel avant denregistrer.

p. I-2 p. II-20 ou II-21 p. I-3 p. II-22 p. I-4 p. II-23 et II-28

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