Chapitre 7 La Coordination Des Activités Des Membres de L'entité

Chapitre 7
La coordination des activités

des membres de l’entité
Corrigé de Comprendre le contexte (p. 103)
1. Quel est le projet de l’UPE ?
Le projet de l’UPE est d’organiser l’événement « Rencontres de la Méditerranée » pour promouvoir le
nouveau master « Cultures et Méditerranée ». Il s’agit d’un séminaire universitaire dédié aux
étudiants, enseignants et chercheurs de l’UPE pour promouvoir ce master.
2. Quelles sont les différentes contraintes liées à l’organisation des Rencontres ?
– Une contrainte organisationnelle : les intervenants sont pour la plupart étrangers, respecter les
procédures de l’UPE.
– Une contrainte spatiale : il faut trouver un endroit assez grand à Marseille.
– Une contrainte temporelle : le délai d’organisation est de 4 mois.
3. Quel rôle allez-vous jouer dans le cadre de cet événement ?
En tant que chef de projet, il faut organiser l’événement en coordonnant les différentes activités et les
acteurs : gestion du temps et des priorités, sollicitation des bonnes personnes, gestion des imprévus.
Corrigé du travail à faire (p. 104)
I. Définir les responsabilités (p. 104)

Suite de l’annexe 2 – Organisation des Rencontres : extrait de l’entretien avec Théa Alario
Vous : Très bien. Je pense que la stagiaire sera en mesure de réaliser le livret explicatif comprenant le
programme des rencontres ainsi que l’affiche. À propos du lieu et des invités ?
Théa Alario : Nous allons organiser toutes les activités dans les amphis et salles du bâtiment ancien
du centre-ville, l’endroit vient d’être rénové, il est très beau et confortable. Pensez aussi à inviter le
maire, l’élu à la Culture et d’autres personnalités publiques ou du monde associatif. Il faudra aussi
penser à l’inscription des étudiants de L3 aux activités.
Vous : Je m’en occupe. Que pensez-vous de demander aux associations étudiantes de participer en
réalisant des expositions sur les pays de la Méditerranée dans le hall d’entrée ?
T. A. : C’est une très bonne idée ! Il y a beaucoup d’intervenants, il va falloir coordonner tout ce
monde et les délais pour un tel événement sont assez courts !
Vous : C’est noté. Ne vous inquiétez pas pour l’organisation, je vais répartir le travail et planifier en
prenant une marge importante. D’ailleurs, avez-vous réfléchi à des moments particuliers pour placer
les différentes réunions d’organisation ?
T. A. : Oui… Oh, je suis en retard ! J’ai rendez-vous avec Mme Abdi… Euh, pour les réunions, voici
mes Post-it, j’ai envisagé quelques dates… Oui, des post-it… Je ne suis pas une pro de l’organisation !
Vous : Merci, je vais m’en servir pour créer un agenda partagé de l’événement.
T. A. : Parfait ! Quelle efficacité !
103
© Nathan Chapitre 7 – La coordination des activités des membres de l’entité
1. Prenez des notes lors de l’entretien avec votre responsable.
Thème de la prise de notes : Orga les « RM »
Date : 07/01/N Page 1
Mots- Qui Notes Actions Commentaires
clés
Dernier WE avril sur 2
Date RM Prévoir orga, com… Délai : 4 mois
jours
Rapide pour
Interven Théa 6 profs étrangers Contact officiel par déterminer le jour et
ants Moi + profs UPE mail le contenu de leurs
interventions
Résa :
Prise en charge par – hôtel (2 j/pers.)
Stagiair l’UPE : – avion
Budget e – hébergement – minibus UPE Voir dispo minibus
Moi – déplacement Repas = forfait
– restauration Formulaire pôle fi
avec calculs
Fil conducteur des
Moi activités : « La Contact rapide profs
Théa Méditerranée : des pour voir contenu
Program Le plus urgent : à
Préside cultures rassemblées + activités
me faire demain
nte autour d’une identité Propo de prog
CA commune » Formulaire valid prog
Conf + tables rondes
Maquette prog (livret) Attention : prog
Moi Concevoir supports
Affiche détaillé avec bios
Stagiair de com
Actu site + photos
Com e Trouver un imprimeur
Publi FB, Twitter Docs à fournir M-1
Imprim Demander bio
Impression à l’imprimeur
eur + photo
externalisée Affichage mi-mars
Lieux Moi Marseille : ancien bât Résa salles et amphis Voir service logistique
Personnages publics :
Recherche
maire, élu à la Culture
personnalités
et autres
susceptibles d’être
personnalités Prévoir relance mail
Public Moi intéressées
publiques + tél
Lettre invitation
ou du monde
Formulaire inscription
associatif
étudiants
Public : étudiants L3
Assos
Animatio Hall d’entrée : expos
étudian Contacter assos
ns pays Méditerranée
tes
Le professeur envisage avec ses étudiants une méthode de prise de notes en se basant sur la structure de ce
tableau :
– première écoute de la discussion (support audio) livre fermé ;
– deuxième écoute de la discussion livre fermé ;
– recueil des consignes de façon plus complète et précise grâce au livre ouvert ;
– deuxième écoute de la discussion avec le livre ouvert pour terminer le travail et notamment la fin du tableau
dont les lignes sont colorées ;
– correction.
104
Chapitre 7 – La coordination des activités des membres de l’entité © Nathan
2. Réalisez le tableau de répartition des tâches
Pôle Assos
Stagiai Mme Al Enseigna Imprime
Moi financie étudiant
re ario nts ur
r es
Réservation

hôtel
Réservation

billets d’avion
Réservation

minibus
Mail choix du

jour et du thème
Budget 
Calcul coûts 
Formulaire
« Dépenses à 
engager »
Contenu
 
programme
Maquette livret

programme
Actualisation site 
Publications

réseaux sociaux
Affiche 
Choix de

l’imprimeur
Impression des

documents
Biographies et

photos
Formulaire
« Organiser un  
événement »
Réservation

salles et amphis
Invitations 
Inscription

étudiants
Mail assos

étudiantes
Expositions 
Agenda partagé 
Mail invitation

visioconférence
105
4. Concevez le workflow concernant la validation du programme des Rencontres.
II. Coordonner les acteurs et planifier (p. 104)

5. À partir du tableau de répartition des tâches, complétez la liste de contrôle.
Un fichier vierge est à compléter avec deux vidéos sur la fonctionnalité développeur.
Attention : les week-ends n’ont pas été comptabilisés.
De plus, les tâches surlignées sont celles qui ont été ajoutées.
Les étudiants doivent compléter la liste de contrôle à partir :
– de leur réflexion personnelle (proposition d’autres tâches compte tenu du contexte) ;
– de l’annexe 4.
Duré
Délai Date Date
e en Respons Écar Observati
s en Tâches prév réell
jour able ts ons
jours ue e
s
AVANT L’ÉVÉNEMENT
Mail choix jour + thèmes et Chef de 08/01
 – 79 1
bio + photo projet /N
Chef de 08/01
 – 79 Agenda partagé 1
projet /N
Demander
Pôle 08/01
 – 79 Budget 1 info
financier /N
montant
Enseignan 09/01
 – 78 Mail réponse bio et photo 9
ts /N
Calcul de coûts « Venue des 09/01
 – 78 2 Clara Bell
enseignants étrangers » /N
09/01
 – 78 Réservation billets d’avion 3 Clara Bell
/N
106
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
09/01
 – 78 Réservation chambres d’hôtel 3 Clara Bell
/N
Formulaire « Dépenses à Chef de 15/01
 – 74 1
engager » projet /N
Proposition contenu du Chef de 22/01
 – 69 10
programme projet /N
Formulaire « Organiser un
Directrice 05/02
 – 59 événement : choix du 1
pôle RI /N
contenu »
Réunion avec la présidente Directrice 08/02
 – 56 1
pour validation du programme pôle RI /N
Recherche et choix de 11/02
l’imprimeur /N
Maquette du livret/programme 12/02
et de l’affiche /N
Réunion du CA validation Président 13/02
 – 53 1
programme e /N
Chef de 14/02
 – 52 Réservation salles et amphis 1
projet /N
Chef de 20/02
 – 48 Réunion avec l’imprimeur 1
projet /N
Envoi de la maquette à Chef de 28/02
 – 42 1
l’imprimeur projet /N
Mail invitation visioconférence Chef de 01/03
 – 41 1
+ Doodle projet /N
Impression des programmes 04/03
 – 40 8 Imprimeur
+ affiches /N
Actualisation site Internet : Chef de 06/03
 – 38 1
rubrique « Actualités » projet /N
Chef de 11/03
 – 35 Mail associations étudiantes 1
projet /N
Réunion de suivi de Chef de 11/03
 – 35 1
l’organisation projet /N
Lettre d’invitation aux
Chef de 12/03
 – 34 personnalités et coupon- 2
projet /N
réponse
 – 33 1
avec date sélectionnée projet /N
Affichage dans les locaux de Chef de 14/03
 – 32 1
l’université projet /N
Chef de 18/03
 – 30 Publication réseaux sociaux 1
projet /N
Formulaire inscription Chef de 19/03
 – 29 1
étudiants projet /N
Liste des participants par Chef de 20/03
 – 28 18
activité projet /N
Réunion avec le directeur de
Chef de 01/04
 – 20 la logistique pour 1
projet /N
l’aménagement des salles
107
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
Chef de 09/04
 – 14 Réservation minibus 1
projet /N
Chef de 09/04
projet /N
Visioconférence : prise de Chef de 15/04
 – 10 1
notes pour compte rendu projet /N
Envoi compte rendu de la Chef de 16/04
 –9 1
visioconférence projet /N
PENDANT L’ÉVÉNEMENT
 Accueil
 Expositions
 Publication réseaux sociaux
APRÈS L’ÉVÉNEMENT
 +1 Publication réseaux sociaux
 +4 Lettre de remerciement
6. Réalisez le diagramme de Gantt concernant l’élaboration du programme des Rencontres en

vous aidant du tutoriel vidéo (http://urlz.fr/6BOE) et identifiez :
Fichier sur le site compagnon :
a. les tâches qui ont deux prédécesseurs en les expliquant :
La réunion avec l’imprimeur ne L’envoi de la maquette à l’imprimeur

peut avoir lieu qu’à partir du ne peut se faire qu’à partir du moment
moment où un prestataire a été où la maquette est terminée et que la
retenu et que le CA a validé le réunion avec l’imprimeur s’est tenue.
contenu du programme.
108
b) Les « marges » de temps prévues :
Marge de temps prévue

pour parer à d’éventuels
contretemps
7. Réalisez l’agenda partagé du projet en vous aidant du tutoriel vidéo (http://urlz.fr/6BOI).
Pour ajouter un
agenda
L’agenda des rencontres

qui va se superposer aux
autres.
Pour planifier le projet

grâce aux jours fériés et
aux numéros de semaines
109
8. Expliquez comment partager l’agenda avec Mme Alario et comment inviter des participants
à des réunions.
Créer un
événement.
Sélection du bon agenda. Les

événements se mettront alors
à la couleur de l’agenda.
Inviter la présidente à cet

événement et lui donner ou
non des droits de
modifications.
110
Partager l’agenda avec
la directrice du pôle RI :
Théa Alario.
111
9. Créez le formulaire d’accompagnement du mail envoyé aux enseignants.
Annexe 6 en français
De : ndelluc-relations.internationales@upe.fr
À: Liste de diffusion « Enseignants Rencontres de la Méditerranée »
Objet : Votre participation aux « Rencontres de la Méditerranée »
PJ : Guide « Prise en charge de vos frais »
Chers professeurs,
Les Rencontres de la Méditerranée auront lieu à Marseille le dernier week-end d’avril et
nous vous remercions vivement pour votre participation.
Ces rencontres ont pour objectif de promouvoir un nouveau master : « Cultures et
Méditerranée ». Dans cette optique, les conférences et tables rondes des rencontres
devront s’articuler autour du thème « La Méditerranée : des cultures rassemblées autour
d’une identité commune ».
En tant que chargée du projet, je serai votre principale interlocutrice. N’hésitez donc pas
à me contacter pour toute demande d’information, je me ferai un plaisir d’échanger
avec vous en français, en anglais, en espagnol ou en italien.
Pour organiser correctement cet événement, je vous remercie :
• de compléter le formulaire suivant qui permettra de déterminer :
– le jour de votre venue,
– le contenu et les modalités de votre ou de vos interventions (thèmes, conférences ou
tables rondes) ;
formulaire_rencontres_Méditerranée
• de m’envoyer une photographie et quelques éléments de votre biographie.
J’espère pouvoir collecter toutes ces informations à la mi-janvier afin de pouvoir établir
le programme précis des rencontres.
Très cordialement,
Nancy DELLUC
Chef de projet
Université des pays de l’Étoile – UPC
Tél. : 04 XX XX XX XX
112
113
10. Organisez la visioconférence de mi-avril.
a. Utilisez un outil de planification de réunion pour recueillir les disponibilités des participants
en vous aidant du tutoriel vidéo (http://urlz.fr/6BOA).
b) Rédigez le mail d’invitation à la visioconférence.
Bonjour,
Les Rencontres de la Méditerranée sont en cours d’organisation.
Madame Alario, directrice du pôle Relations internationales, souhaite vous réunir vers la
mi-avril pour finaliser l’organisation des deux journées et répondre à vos questions.
Une visioconférence sera prévue à l’une des dates suivantes :
– le vendredi 12 avril de 17 h à 18 h ;
– le lundi 15 avril de 17 h à 18 h ;
– le mardi 16 avril de 17 h à 18 h ;
– le mercredi 17 avril de 17 h à 18 h.
En vue de trouver une date qui convienne à tous, merci de compléter le sondage ci-
dessous en indiquant vos préférences (au moins deux choix) :
Lien sondage Doodle
Je reviendrai vers vous dès qu’une date définitive sera fixée.
Très cordialement,
Nancy DELLUC
Chef de projet
114
Dear professors,
We are currently arranging the Mediterranean meetings.
Ms. Alario, the Director of the International Relations Centre, would like to see you all
around the middle of April to complete the organization of the two days and answer your
questions.
A videoconference will be scheduled either:
– on Friday, 12 April, from 5 to 6pm;
– or on Monday, 15 April, from 5 to 6pm;
– or on Tuesday, 16 April, from 5 to 6pm;
– or on Wednesday, 17 April, from 5 to 6pm.
Could you please fill in the following poll and indicate your order of preferences (at least
two choices) so we can find a date which suits everyone?
Doodle poll link
I will get back to you as soon as a final date has been set.
Best regards,
Nancy DELLUC
Chef de projet
III. Contrôler l’efficacité de l’organisation (p. 104)

11. Mettez à jour la liste de contrôle à partir des appels reçus.
Les étudiants doivent mettre à jour la liste de contrôle à partir des messages audio. Il faut déterminer,
en classe, les dates de réception de ces documents.
Appel de David Vella à Nancy Delluc
Nancy Delluc : Bonjour, université des Nancy Delluc: Good morning, Les Pays de
pays de l’Étoile, Nancy Delluc à votre l’Étoile University, Nancy Delluc speaking.
service. David Vella: Good morning, Mrs. Delluc,
David Vella : Bonjour, Mme Delluc, je suis my name’s David Vella, from the University
David Vella, de la faculté de Malte. J’ai bien of Malta. I got your message on my phone
reçu sur mon répondeur votre message yesterday. I don’t understand what
d’hier. Je ne comprends pas ce qui s’est happened: your e-mails were in my spam
passé, vos mails sont arrivés dans mon inbox!
dossier « Spam ». N. D.: Oh, I should have reminded you by
N. D. : Oh, j’aurais dû vous relancer par phone much earlier!
téléphone bien plus tôt ! D. V.: So, for the topic and the details of
D. V. : Alors, pour le thème et la modalité my participation, I need a bit of time… Can
de ma participation, j’ai besoin d’un peu de I inform you by the end of January?
temps pour y réfléchir… Je peux vous N. D.: That would be a bit too late, I’m
donner une réponse fin janvier ? afraid. I have to present the project earlier.
N. D. : Fin janvier, c’est un peu trop tard. Je Would it be possible at the beginning of the
dois faire une proposition pour le last week of January?
programme plus tôt. Au début de la D. V.: I think it would. I’ll do my best.
dernière semaine de janvier, cela serait-il N. D.: Great! So, I’ll get your answer on the
possible ? online form at the very beginning of the
D. V. : Je pense que oui. Je vais faire mon last week of January. Thank you, Mr. Vella.
possible. D. V.: OK, I’ll take care of that. Bye now!
N. D. : Très bien, j’attends une réponse sur N. D.: Goodbye. Talk to you soon, Mr. Vella.
le formulaire en ligne au tout début de la
dernière semaine de janvier. Merci M. Vella.
115
D. V. : Je m’en occupe. Au revoir.
N. D. : Au revoir. À bientôt, M. Vella.
116
Message de Sergio Alviti sur le répondeur de Nancy Delluc (message en italien
et en anglais)
Bonjour Mme Delluc. Je suis Buongiorno Signora Delluc. Good morning, Mrs. Delluc.
Sergio Alviti, de la faculté de Sono il professor Sergio My name’s Sergio Alviti,
Rome. Je m’excuse mais j’ai Alviti, della facoltà di Roma. from the University of Rome.
oublié de vous transmettre Mi scuso ma ho dimenticato I’m so sorry: I forgot to send
la photo et la biographie. Je di inviarle la foto e la nota you the picture and the
vous envoie tout ça fin biografica. Le mando tutto biography. You’ll definitely
janvier sans faute. Je ne prima della fine di gennaio, get everything by the end of
peux pas avant, je suis en promesso. Prima non posso, January. I can’t possibly do it
déplacement pour un sono fuori per un convegno earlier, as I’ll be on a
colloque à New York et je a New York e sono business trip to New York,
suis vraiment très occupé. veramente molto occupato. for a conference, and I’ll be
Bonne journée ! Buona giornata! very busy. Have a nice day!
Message de Gabriel Blanc sur le répondeur de Nancy Delluc

Bonjour, Mme Delluc. Ici Gabriel Blanc, de la société Imprimerie de la Rotonde. Nous
avons pris du retard par rapport aux délais fixés à cause des nouveaux choix de mise en
page que vous nous avez transmis début mars. Les impressions seront terminées à la
mi-mars. N’hésitez pas à me rappeler si besoin. À bientôt.
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
Mail choix jour + thèmes et Chef de 08/01
 – 79 1
bio + photo projet /N
Chef de 08/01
 – 79 Agenda partagé 1
projet /N
Demander
Pôle 08/01
 – 79 Budget 1 info
financier /N
montant
Réception
fin janvier
alors que
les
documents
auraient dû
Fin
Enseignan 09/01 être
 – 78 Mail réponse bio et photo 9 janvie 12 J
ts /N renvoyés
r
mi-janvier.
Prévoir
relance tél
dès
le lendemai
n du mail.
Calcul de coûts « Venue des 09/01
enseignants étrangers » /N
09/01
 – 78 Réservation billets d’avion 3 Clara Bell
/N
09/01
 – 78 Réservation chambres d’hôtel 3 Clara Bell
/N
Formulaire « Dépenses à Chef de 15/01
 – 74 1
engager » projet /N
117
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
Urgence
car
réception
Proposition contenu du Chef de 22/01 bios fin
 – 69 10
programme projet /N janvier,
prévoir une
marge plus
importante.
Formulaire « Organiser un
Directrice 05/02
 – 59 événement : choix du 1
pôle RI /N
contenu »
Réunion avec la présidente Directrice 08/02
 – 56 1
pour validation du programme pôle RI /N
Recherche et choix de 11/02
l’imprimeur /N
Maquette du livret/programme 12/02
et de l’affiche /N
Réunion du CA validation Président 13/02
 – 53 1
programme e /N
Chef de 14/02
 – 52 Réservation salles et amphis 1
projet /N
Chef de 20/02
 – 48 Réunion avec l’imprimeur 1
projet /N
Des
difficultés
Débu à arbitrer
Envoi de la maquette à Chef de 28/02
 – 42 1 t 2J au niveau
l’imprimeur projet /N
mars des choix
de mise
en page.
 – 41 1
+ Doodle projet /N
Retard dans
l’impression
à cause
Impression des programmes 04/03
 – 40 8 Imprimeur 2J de l’envoi
+ affiches /N
tardif de la
maquette
définitive.
Actualisation site Internet : Chef de 06/03
 – 38 1
rubrique « Actualités » projet /N
Chef de 11/03
 – 35 Mail associations étudiantes 1
projet /N
Réunion de suivi de Chef de 11/03
 – 35 1
l’organisation projet /N
Lettre d’invitation aux
Chef de 12/03
 – 34 personnalités et coupon- 2
projet /N
réponse
 – 33 1
avec date sélectionnée projet /N
118
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
Léger
retard
à cause
Affichage dans les locaux de Chef de 14/03 Mi-
 – 32 1 2 J de la récept
l’université projet /N mars
ion tardive
des
documents.
Chef de 18/03
projet /N
Formulaire inscription Chef de 19/03
 – 29 1
étudiants projet /N
Liste des participants par Chef de 20/03
 – 28 18
activité projet /N
Réunion avec le directeur de
Chef de 01/04
 – 20 la logistique pour 1
projet /N
l’aménagement des salles
Chef de 09/04
 – 14 Réservation minibus 1
projet /N
Chef de 09/04
projet /N
Visioconférence : prise de Chef de 15/04
 – 10 1
notes pour compte rendu projet /N
Envoi compte rendu de la Chef de 16/04
 –9 1
visioconférence projet /N
 Accueil
 Expositions
 +1 Publication réseaux sociaux
 +4 Lettre de remerciement
119
12. Évaluez l’efficacité de l’organisation.
L’organisation de l’événement a été assez efficace.
Quelques retards ont été pris au moment :
– de la proposition du programme car certains enseignants n’ont pas transmis les informations à
temps ;
– de l’impression des documents parce que des choix de mise en page ont été difficiles à faire.
Globalement, le chef de projet a su surmonter ces difficultés grâce à la qualité de l’organisation :
– une coordination efficace des acteurs grâce à une relance téléphonique qui a permis d’alerter les
retardataires ;
– une planification efficace grâce à l’anticipation des différentes tâches à réaliser dans le temps, à des
délais d’exécution raisonnables et à des marges de sécurité de temps entre plusieurs tâches.
Finalement, les retards n’ont pas eu d’incidences graves : les affiches ont bien été apposées dans les
locaux à la mi-mars, comme l’avait demandé le manager.
Corrigé des applications
Application 1 – Représenter un flux de travail (p. 113)

1. Représentez le workflow de remboursement des frais (document).
13. Critiquez ce workflow en identifiant les flux inutiles. Justifiez.

– La double validation fait perdre du temps. Le directeur pourrait accorder la validation unique à son
assistante en dessous d’un certain montant. Il n’interviendrait que pour valider au-dessus d’un certain
seuil.
– Le fait de demander au commercial de refaire entièrement sa demande s’il reçoit une notification de
refus. Il pourrait seulement fournir à cette étape quelques explications ou pièces complémentaires.
120
14. Proposez un nouveau workflow plus efficient.
15. Indiquez si une solution informatique pourrait intéresser le directeur commercial (par
exemple, www.expensya.com). Justifiez.
Points positifs Points négatifs
– Photos des reçus tickets et archivage des – Intranet déjà existant.
documents – Coût de l’application d’environ 600 €/an
– Reconnaissance et traitement des – Le stockage des documents est
informations par l’application externalisé, ce qui peut représenter un
– Notifications envoyées quand la note de risque.
frais est validée – Formation à l’utilisation de l’application
– Comptabilité avec les logiciels
comptables
– Gain de temps pour l’assistante, le
directeur, la comptable
– Version d’essai gratuite
– Archivage électronique à valeur probante
des factures
Cette solution peut être intéressante pour l’entreprise afin de mieux gérer le
remboursement des frais. Néanmoins, son coût est important. Peut-être pourrait-elle
développer les fonctionnalités de l’intranet pour alléger la procédure, elle n’aurait donc
pas besoin de se doter de cette application.
Application 2 – Contrôler la répartition des tâches (p. 114)

1. Réalisez un tableau de répartition des tâches pour évaluer la charge de travail (document 1).
Tâches Mme Le
Mme Carlier Total par tâche
Bacquer
Gestion des agendas 4h 3 h 7 h
Gestion des déplacements 3h 2 h 5 h
Réunions et entretiens 4h 4 h 8 h
Gestion des appels 3h 5 h 8 h
Réalisation de certains
4h 4h 8h
documents
Courriers, classement, archivage 5h 4h 9h
121
Réponses aux mails 5h 3h 8h
Assistance auprès de la
6h 6h
secrétaire comptable
Prospection commerciale 3h 3h
Divers : gestion des imprévus… 6h 4h 10 h
Total par assistante 37 h 35 h
16. Repérez les dysfonctionnements dans la répartition des tâches (document 2).
Il y a en effet un déséquilibre dans la répartition des tâches : une charge de travail plus importante pour
Mme Le Bacquer.
Les dysfonctionnements sont les suivants :
– la gestion des appels : des appels inutiles de Mme Carlier le matin aux autres services ;
– une assistante s’occupe de 12 commerciaux et des dossiers de leurs clients, une assistante s’occupe
seulement du directeur ;
– la prospection commerciale de l’assistante commerciale ;
– l’aide apportée au service Comptabilité alors que l’assistante commerciale est débordée.
17. Proposez des solutions pour rééquilibrer le travail entre les deux assistantes.
– Attribuer la prospection commerciale uniquement aux commerciaux.
– Supprimer une partie de la tâche « Gestion des appels internes », notamment les appels du matin
pour le débriefing. À la place, demander à l’assistante administrative la réalisation d’un formulaire
type envoyé aux services, en fin de semaine, pour recenser les informations clés de la semaine.
– Supprimer l’assistance auprès de la secrétaire comptable.
– Attribuer à l’assistante administrative l’établissement des devis et autres documents, comme les bons
de commande.
– Demander à l’assistante administrative d’être plus polyvalente en gérant une partie des imprévus
commerciaux.
Application 3 – Coordonner des activités (p. 115)

1. Identifiez les acteurs qui vont participer à l’organisation de cet anniversaire (documents 1, 2
et 3).
Acteurs internes Acteurs externes
M. Carignan, directeur M. Carle, sommelier
Mme Rotie, responsable du caveau Mme De la Mont, œnologue
M. Tavel, commercial Mme Picchi, traiteur
Vous, stagiaire M. Durand, musicien
Les vignerons coopérateurs Sylvia, gérante du centre équestre
18. Réalisez la liste de contrôle. Vous pouvez :

a. envisager d’autres tâches ;
b. prévoir les durées de réalisation de chacune des tâches.
Les dates prévues sont à compléter en classe, sachant que l’événement doit avoir lieu le premier
samedi de juillet.
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
 J-60 Créer un agenda partagé 1 Stagiaire
 J-60 Estimer le nombre d’invités 1 M. Tavel
 J-59 Établir la liste des invités 20 M. Tavel,
M. Carign
122
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
an
Rechercher un traiteur en M. Carign
 J-58 5
demandant des devis an
Rechercher un orchestre de M. Carign
 J-57 5
jazz et demander un devis an
Contacter le sommelier et
 J-56 1 Stagiaire
demander un devis
Contacter l’œnologue et
demander un devis
Contacter le centre équestre
et demander un devis
Créer un fichier « Maîtrise du
budget »
Contacter les vignerons M. Carign
 J-50 1
coopérateurs an
M. Carign
 J-49 Sélectionner le traiteur 1
an
Se mettre d’accord avec les M. Carign
 J-48 10
partenaires d’animation an
Réaliser le programme de la M. Carign
 J-45 5
journée an
Commander des verres et des
crachoirs
 Commander des alcootests 1 Stagiaire
Réaliser et envoyer les lettres
 J-40 2 M. Tavel
d’invitation
 J-30 Envoyer les mails de relance 10 M. Tavel
Créer un événement sur la
 J-29 page Facebook et inviter les 1 Stagiaire
personnes sélectionnées
 J-28 Inviter des médias 1 Stagiaire
 J-25 Préparer l’exposition sur l’AOC 6
Établir la liste définitive des
invités
Informer le traiteur du nombre
de personnes
Se rendre chez les vignerons M. Carign
 J-20 3
pour tester les circuits an
Réaliser ou actualiser les
fiches techniques des vins
Concevoir une affiche de
sensibilisation sur la sécurité
 J-8 Réaliser la vidéo PowToon 1 Stagiaire
Mettre en place l’exposition Mme Roti
 J-5 2
dans la salle de réunion e
Stagiaire,
 J-2 Décorer et organiser les lieux 2 Mme Roti
e
123
Duré
Délai Date Date
jour able ts ons
jours ue e
s
 J-1 Installer la signalétique 1 Stagiaire
 Accueillir et informer
 Prendre des photos
 Prendre des commandes
Publication dans les réseaux
 J+1 1
sociaux
 J+1 Rangement des lieux 2
 J+2 Expédition des commandes 2
 J+4 Mail de remerciements 1
Étude de la réussite de
 J+5 l’événement (fréquentation, 3
média, commandes…)
19. Concevez le diagramme de Gantt.

À réaliser en fonction des dates prévues. L’événement doit avoir lieu le premier samedi de juillet.
20. Traitez les tâches de communication (programme, publication Facebook, vidéo PowToon…).
• Publication Facebook sur la page de l’événement
124
La cave La Marsanne fête les 60 ans de son AOC décroché pour son vin rouge.
Trois lettres qui ont tout changé. L’appellation d’origine contrôlée (AOC) a permis de reconnaître la
qualité et l’authenticité du vin produit à La Marsanne.
Avec cet AOC, La Marsanne est définitivement entrée dans la cour des grands. « Grâce à elle, notre
vin est connu et reconnu. C’est une belle récompense pour tous ceux qui ont travaillé avant nous dans
les vignes », d’après M. Carignan, directeur de la cave.
Une fête anniversaire est prévue pour marquer l’événement !
Pour célébrer ce 60e anniversaire, la cave a organisé tout un programme qui saura vous captiver :
visites dans les vignes et dans le chai, stages d’œnologie, dégustations, exposition, etc.
PJ : le programme
• Ressources pour la vidéo PowToon
Histoire du vin : http://vins-france.com/fr/les-vins-de-france/histoire/
Mode opératoire PowToon : https://www.powtoon.com/online-presentation/bPn1Ga4rOgk/tuto-
powtoon-version-2016/?mode=movie
125

Chapitre 7 La Coordination Des Activités Des Membres de L'entité

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Chapitre 7

La coordination des activités

Corrigé du travail à faire (p. 104)

I. Définir les responsabilités (p. 104)

II. Coordonner les acteurs et planifier (p. 104)

6. Réalisez le diagramme de Gantt concernant l’élaboration du programme des Rencontres en

a. les tâches qui ont deux prédécesseurs en les expliquant :

La réunion avec l’imprimeur ne L’envoi de la maquette à l’imprimeur

Marge de temps prévue

7. Réalisez l’agenda partagé du projet en vous aidant du tutoriel vidéo (http://urlz.fr/6BOI).

L’agenda des rencontres

Pour planifier le projet

Sélection du bon agenda. Les

Inviter la présidente à cet

b) Rédigez le mail d’invitation à la visioconférence.

Je reviendrai vers vous dès qu’une date définitive sera fixée.

III. Contrôler l’efficacité de l’organisation (p. 104)

Message de Gabriel Blanc sur le répondeur de Nancy Delluc

Corrigé des applications

Application 1 – Représenter un flux de travail (p. 113)

13. Critiquez ce workflow en identifiant les flux inutiles. Justifiez.

Application 2 – Contrôler la répartition des tâches (p. 114)

Application 3 – Coordonner des activités (p. 115)

18. Réalisez la liste de contrôle. Vous pouvez :

19. Concevez le diagramme de Gantt.

• Publication Facebook sur la page de l’événement

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