FICHE DE

QUALIFICATION DE
PROJET GED

Votre responsable de région Open Bee™ se tient à votre disposition pour compléter
ce questionnaire lors de votre RDV client.

7 étapes pour qualifier le projet de Gestion Eléctronique de Documents :

Sommaire

1. Coordonnées du client et du partenaire...............................................................................................................................2

2. Problématiques constatées..........................................................................................................................................................3

3. Processus documentaire(s) à optimiser...............................................................................................................................4

4. Type(s) de documents concernés par le projet................................................................................................................5

5. Acquisition / Capture des documents à classer...............................................................................................................6

6. Classement / Archivage des documents..............................................................................................................................7

7. Périmètre du projet............................................................................................................................................................................9
1. Coordonnées du client et du partenaire

Coordonnées du client

Raison sociale :

Adresse : Code postal : Ville :

Contact :

Fonction :

Email :

Téléphone / Mobile Phone :

Activité :

Coordonnées du partenaire

Raison sociale :

Adresse : Code postal : Ville :

Contact :

Fonction :

Email :

Ligne directe/ Mobile Phone :

2. Problématiques constatées
Êtes-vous concerné par :

Un classement et un archivage aléatoires ?

Une perte de temps dans la recherche d’information ?

Des difficultés pour accéder à l’information en mobilité ?

Des documents égarés ?

Des processus de gestion documentaire complexes ?

La rétention ou la divulgation d’information non maîtrisée ?

Des coûts de stockage et/ou d’impression importants ?

Un manque de sécurité, de confidentialité et de traçabilité des données ?

Investissement dans une solution de GED

3. Processus documentaire(s) à optimiser

Sélectionnez le (ou les) processus documentaire(s) à améliorer en priorité :

Gestion du courrier entrant

Gestion des dossiers clients

Gestion des supports Marketing

Gestion des dossiers techniques ou qualité

Gestion des dossiers employés (RH) et des bulletins de paie

Gestions des achats

Gestion des factures fournisseurs

Gestion des dossiers patients

Gestion des dossiers élèves

Dématérialisation des fluxs financiers dans le secteur public

Gestion du courrier entrant

Partage de fichiers

Archivage des données

Gestion administrative

Autres (préciser)

Remarques complémentaires
 4. Type(s) de documents concernés par le projet

Sélectionnez le ou les documents

Volumétrie à traiter Origine
concernés par le projet

Courriers par semaine papier électronique

Devis par semaine papier électronique

Contrats par semaine papier électronique

Factures par semaine papier électronique

Bons de commande par semaine papier électronique

Bons de livraison par semaine papier électronique

Formulaires par semaine papier électronique

Comptes-rendus et
par semaine papier électronique
rapports

Attestations par semaine papier électronique

Photos par semaine papier électronique

Catalogues et brochures par semaine papier électronique

Autres (préciser) par semaine papier électronique

Remarques complémentaires
5. Acquisition / Capture des documents à classer
5. 1. Capture des documents à archiver

Souhaitez-vous pouvoir numériser des documents papier dans la GED ?

Souhaitez-vous alimenter la GED à partir de vos outils bureautiques (Word, Excel…) ?

Souhaitez-vous archiver les emails importants (reçus et émis) ?

Souhaitez-vous classer des documents produits par votre logiciel métier ?

Si oui, lequel?

Souhaitez-vous classer des documents depuis vos smartphones ou tablettes ?

Remarques complémentaires

5. 2. Utilisateurs concernés

Combien d’utilisateurs seraient concernés par le classement (capture) des documents ?

Remarques complémentaires

5. 3. Traitement post capture

Souhaitez-vous mettre en place un circuit de diffusion automatique ?

Souhaitez-vous mettre en place un circuit de validation de documents ?

Remarques complémentaires
6. Classement / Archivage des documents
6. 1. Dans quel environnement logiciel le classement des documents doit-il
s’effectuer ?

Une application de gestion électronique de documents (type Open Bee Portal)

Une application métier spécifique

Une application de gestion documentaire spécifique

Une arborescence Windows

Un serveur FTP

Remarques complémentaires

6. 2. Dans quel environnement matériel le classement des documents doit-il

s’effectuer ?

Cloud (mode hébergé)

Serveur mis à dispositon par le partenaire

Serveur mis à dispositon par Open Bee

Serveur mis à dispositon par le client

Machine virtuelle

Remarques complémentaires

6. 3. L’accès à l’information doit-il se faire :

Sur le réseau local de l’entreprise

En mode déporté (accès distant)

Remarques complémentaires
6. 4. Quels sont les critères pertinents pour la recherche de documents ?

Une arborescence de dossiers (sous-dossiers) claire et structurée

Des critères d’indexation

Des mots-clés contenus dans le document

Remarques complémentaires

6. 5. Utilisateurs concernés

Combien d’utilisateurs seraient concernés par la recherche et la gestion électronique des

documents ?

Remarques complémentaires
7. Périmètre du projet
7. 1. La solution de GED doit vous permettre de :

Classer et archiver facilement les documents

Accéder rapidement aux documents

Accéder à toute l’information en mobilité

Fluidifier et sécuriser les échanges

Supprimer la saisie

Réduire les erreurs et coûts de traitement

Signer tactilement des documents

Déployer un portail de la relation clients, fournisseurs, RH

Automatiser l’intégration comptable

Autre ?

7. 2. Avez-vous rédigé un cahier des charges ?

OUI NON

7. 3. Avez-vous nommé un responsable de projet ?

OUI NON

Si oui , Nom/Prénom du contact:

Fonction :

Adresse email :

Téléphone :
 7. 4. Avez-vous déjà rencontré certains de nos confères (concurrents) ?

OUI NON

Si oui , lesquels

7. 5. Quels sont vos critères de choix de la solution ?

Simplicité

Mobilité

Solution A à Z

Performance

Evolutivité

Prix

Autre ?

7. 6. Sous quel délai souhaitez-vous mettre en production la solution choisie ?

Immédiat > 3 mois > 6 mois

www.openbee.com
Open BeeTM France
PAE Les Longeray +33(0)4 50 64 99 29
74370 Metz-Tessy Epagny - France contact@openbee.com