LE POSTE 

:
L'objectif global de ce rôle est :

 Contrôler la qualité des documents du Conseil et assurer leur diffusion

dans les délais (copie électronique);
 Indexer dans DARMS, tous les documents électroniques distribués pour
en faciliter la récupération.
 Récupérer les documents de DARMS pour les directeurs exécutifs, leur
personnel, la haute direction et le personnel de la Banque
 Couvrir les réunions du Conseil et des Comités et préparer les listes de
présence aux réunions.
 Participer aux Assemblées annuelles du Groupe de la Banque

PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision directe et l’orientation du Chef du Conseil Coordination
Programmation & Contrôle Qualité Section et supervision générale du Chef de
division, le titulaire doit :
Distribution des documents du Conseil (version électronique et papier) :

1. S’assurer que les titres, les numéros de référence et les dates sur les
documents sont corrects avant leur distribution
2. Effectuer des vérifications comparatives rapides pour s'assurer de la
conformité entre les documents anglais et français
3. Suivre et diffuser les documents aux membres du Conseil et à leurs
Comités dans les délais requis
4. Bonne connaissance et utilisation adéquate de la base de données des
Gouverneurs pour transmettre des lettres et documents aux
gouverneurs du Groupe de la Banque ;
5. Enregistrer tous les documents transmis à la haute direction

Couverture des réunions

1. Participer à la couverture des réunions du Conseil, des comités chargés

des réunions, des séminaires, des groupes de travail et des
conférences ;
2. Faciliter la circulation des messages entre les membres du Conseil lors
des réunions ;
3. Accueillir les membres de la Haute direction et du personnel autorisés à
prendre part aux réunions dans les salles du Conseil ou de réunions ;
4. Transmettre les messages écrits ou oraux des membres du personnel
se trouvant dans les salles de réunion à ceux qui sont à l'extérieur et
vice-versa ;
5. Préparer les listes de présence des réunions pour le Secrétaire général,
les Chargé(e)s d'affaires du Conseil et les secrétaires des comités ;
Indexation des documents :

1. Indexer les documents dans le système d'archivage électronique et

veiller à ce que les références, le dossier, la catégorie et le type du
document correct soient sélectionnés pour garantir une bonne
indexation des documents ;
2. Mener les recherches documentaires (sur les projets/programmes,
documents de politiques et les rapports d'activité) dans le système
d'archivage électronique à la demande des Administrateurs et des
membres du personnel ;

Participation aux Assemblées annuelles du Groupe de la Banque :

1. Contribuer au traitement des documents des Assemblées annuelles et

prendre part aux réunions.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une Licence en Gestion, Développement,

Communication, Relations Internationales et Technologies de
l’Information ou dans d'autres disciplines connexes.
2. Justifier d’au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle
pratique pertinente dans la gestion du traitement de la documentation.
3. Une connaissance approfondie des procédures de traitement de
document.
4. Une bonne maîtrise des procédures de travail de la Banque et du
Conseil.
5. Une bonne connaissance de l'archivage des documents.
6. Capacité à adapter et à utiliser de façon rapide les toutes dernières
technologies liées à la gestion des archives.
7. Aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
8. Souci du détail
9. Capacité à communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais
ou en français, avec, de préférence, une connaissance pratique de
l'autre langue.
10. Compétence dans l'utilisation des applications courantes de la
Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint); la
connaissance de SAP (ou d'autres systèmes de gestion intégrés des
documents ou des logiciels de traitement de données quantitatives et
qualitatives) constitue