Base de Données Access

E.S.T.
P
DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
École privée autorisée par l’État sous : N°1/04/3/93 du 09/07/93
École accréditée sous le Numéro 10/CAB/B0101/99 du 28/07/2010
Filière
Opérateur de saisie
Niveau
Qualification
Unité de formation
EXPLOITATION DES BASES

DE DONNEES
2012 / 2013
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Introduction
Une base de données sert à emmagasiner des informations de façon structurée. De plus, elle doit
permettre la manipulation et le traitement de cette information. Ex : gestion des étudiants, carnet de
numéro de téléphone, etc.
Sur le disque dur, une base de données créée avec Microsoft Access représente un seul fichier se
terminant par MDB (Microsoft Data Base) Ex. : Mon école.mdb
Lancer Microsoft Access
Choisissez Démarrer / Programmes / Microsoft Access
Créer une nouvelle base de données
1. Choisissez Fichier / Nouvelle base de données

2. Dans l’ volet Office, choisissez Base de données vide
3. Donnez un nom ( Ex : Agenda )
4. Cliquez le bouton Créer ou validez par Entrée
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Nous commençons par l’objet Tables
DEFINITION D’UNE TABLE
Une table contient des données relatives à une certaine catégorie d’informations (les employés, les
factures...). Un enregistrement contient les données d’un élément de la catégorie (un employé, une
facture...). Les enregistrements sont composés de champs (nom, adresse, téléphone...). Une table est
affichée sous la forme d’une feuille de données (tableau) dont les lignes sont les enregistrements et
les colonnes sont les champs.
Création d’une nouvelle table
1. Sélectionnez l’objet Tables

2. Choisissez Nouveau / Mode création / Ok
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Commencer à définir les champs suivants :

Numero
Nom
Prénom
Numéro de téléphone
La structure de la table est la suivante :
Enregistrer la table :
1° ) Choisissez Fichier / Enregistrer

2° ) Donner un ( Ex : telephone )
3° ) Cliquez le bouton Ok ou Validez par Entrée
4° ) Répondez par Non
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5° ) Choisissez Fichier / Fermer
Saisir les données :
1. La table est sélectionnée

2. Choisissez Ouvrir
Déplacement entre les enregistrements :
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Modifier la structure de la table :
La table est sélectionnée

Choisissez Modifier
Faites vos modifications, enregistrez et enfin fermez la table.
Pendant la saisie des données, vous risquez de saisir les données de même personne deux fois. Donc
pour remédier ce problème, vous devez choisir un index qui permet aussi de retrouver plus
rapidement les enregistrements concernés.
Supprimer la table telephone puis commencer à créer de nouveau la même table avec le même nom
mais en précisant le champ numero comme clé primaire :
1. Sélectionnez le champ numero et choisissez Edition / Clé primaire

2. Enregistrez et fermez la table.
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Pendant la saisie des données, essayez de donner au deux enregistrements le même numéro.
Immédiatement vous recevez le message suivant :
Donc vous devez modifier le numéro du deuxième enregistrement.
Travail À Faire :
Créer la table suivante :
Code
Nom
Prénom
Date de naissance
Adresse
Ville
Diplôme
Essayez de saisir les données de trente personnes au minimum.
La suppression
1. Placez-vous dans la feuille de Données de la table.

2. Sélectionnez la ou les lignes à supprimer.
3. Faites Edition / Supprimer l'enregistrement
4. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui apparaît.
La recherche
1. Placez-vous dans la feuille de Données de la table

2. Faites Edition / Rechercher
3. Précisez le texte que vous recherchez
4. Activez les options nécessaires (voir schéma ci-après)
5. Cliquez sur "Suivant"
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Résultat de recherche :
1. Placez-vous dans la feuille de Données de la table.

2. Cliquez dans la colonne sur laquelle vous voulez que s'effectue le tri.
3. Choisissez Enregistrements / Trier / Tri croissant ( ) ou Tri décroissant ( ).
(Bien entendu, les enregistrements sont triés en globalité, ce ne sont pas uniquement les valeurs de
la colonne qui sont triées)
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Pour trier sur plusieurs colonnes, le tri s'effectue de la gauche vers la droite, aussi, si vous
sélectionnez par exemple dans l'ordre, les colonnes "NOM" et "PRENOM", le tri s'effectuera
d'abord sur le NOM, puis sur le PRENOM
Changer les propriétés des champs
Nom du champ Type de champ Taille Exemple

Code Numérique 10 Dans Masque de saisie: 99999
Nom Texte 20 Dans Format: > ( convertir en majuscule)
Date de naissance Date/heure 50 Dans Masque de saisie: (00/00/0000;0;_ )
Aujourd'hui Date/heure 50 Dans Valide si : ( = Date() )
Dans Null Interdit: ( Oui )
Salaire Numérique 10
Dans Valide si : 0 Ou Entre 1600 Et 2000
Dans Indexé: ( Oui – Sans doublons ) quand
Ncin Texte 12
vous le choisissez comme clé primaire
Pays Texte 50 Dans Valeur par défaut: ( Maroc )
Liste des choix
Supposons que le contenu d'un champ soit Technicien ou Qualification, au lieu d'écrire chaque
fois une d'elle, vous pouvez travailler liste des choix.
Choisissez le deuxième choix ( Je taperai les valeurs souhaitées )

Cliquez le bouton Suivant
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Tapez le contenu du champ Diplôme.

Cliquez le bouton Suivant
Validez l'opération en cliquant le bouton Terminer
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Le contenu du champ Diplôme est affiche lorsque vous cliquez la flèche à droite du champ. Vous
n'avez qu'à choisir l'une des deux.
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Construire des formulaires
INTRODUCTION
Un formulaire est un écran de saisie qui permet d'entrer des informations dans une table.
Le formulaire sert à mieux présenter l'information qui se retrouve dans les différentes tables. Il est
aussi plus pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table. Il est
possible d'afficher seulement les champs qui sont nécessaire à l'écran.
La création d'un formulaire nécessite une table pour la source de celui-ci.
CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE

1. Dans la fenêtre base de données, sélectionnez l’objet
2. Cliquez le bouton Nouveau
3. Choisissez Assistant Formulaire
4. Choisissez la table telephone / Ok
5. Sélectionnez les champs voulus ( dans notre exemple on va les choisir tous).
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6. Cliquez le bouton Suivant
7. Cliquez le bouton Suivant pour continuer
8. Choisissez un style parmi les proposés. ( Ex : Fax ) puis cliquez le bouton Suivant
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9. Nommez le formulaire ( Ex : Fiche des telephones ) puis cliquez le bouton Terminer pour
achever l'opération.
La structure du formulaire est comme suit :
Exercice d'application :
1. Créer une nouvelle base de données et nommer la Stagiaires

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2. Créer une nouvelle table

3. Ajouter les champs suivants à votre nouvelle table :
Nom du champ Type de données Taille du champ
Code Numérique 10
Nom Texte 20
Prénom Texte 20
Date inscription Date / heure
Diplôme Texte 20
4. Définir le champ Code comme étant la clé primaire.

5. Ajuster les propriétés pour que :
 Nom soit toujours en majuscule
 La Date par défaut est la date du jour
6. Sauvegarder la table sous le nom Renseignements
7. Créer le formulaire de saisie nommé Fiche de saisie
8. Saisir les données de 20 personnes
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LE FORMULAIRE AVEC UN CHAMP DE TYPE OBJET OLE
INTRODUCTION
Un champ de type Objet OLE est utilisé pour insérer dans une table des objets originaires d’autres
applications Windows (images).
Comment créer un formulaire avec des photos:
1. Créer la table suivante :
2. Enregistrez la table par le nom Renseignements avec photo.

3. A partir de la barre des objets, sélectionnez l'objet Tables, sélectionnez la table Renseignements
avec photo, choisissez Insertion / Formulaire instantané
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4. Essayez de saisir les données concernant le 1er employé.
5. Quand le cureur se positionne dans le champ photo, choisissez Insertion / Objet

6. Choisissez dans Type d’objet : Image bitmap puis cliquez sur Ok.
7. Choisissez Edition / Coller à partir de…
Cette étape est considérée comme exemple seulement.
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8. Pour afficher les images au lieu des noms, choisissez Miniatures
9. Choisissez une image puis validez par OK
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10. Pour terminez l'opération, cliquez en dehors du cadre de l’image.
11. Même chose pour les autres enregistrements.
Modifier les propriétés du champ Photo.
1. Regardez la photo, elle n'apparaît pas 100 %. Pour remédier ce problème, ouvrez le formulaire en
mode création ( )
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2. Sélectionnez le champ Photo puis activez l'icône propriétés.
3. Choisissez dans Mode affichage '' Echelle '' puis fermez l'icône Propriétés.
4. Repassez en mode Formulaire, vous obtiendrez le résultat suivant :
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LES REQUETES
Introduction
Les requêtes vont servir à afficher uniquement certaines données contenues dans les tables selon
certains critères. Elles peuvent aussi faire des calculs sur vos données, ainsi que créer des sources de
données pour les formulaires ou les états.
On va voir deux types de requêtes : requête de recherche et requête de suppression
Création d'une requête de recherche
1. Dans la barre des objets, sélectionnez l'objet Requêtes

2. Choisissez Nouveau
3. Validez le choix Mode création en cliquant le bouton OK
4. Cliquez le bouton Ajouter pour ajouter la table désirée puis Fermer
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5. Positionnez le curseur dans la 1ère colonne, une flèche est apparaît à droite du champ, choisissez
le 1er champ ( numero dans notre exemple )
6. Répétez le même travail pour les autres champs :
7. Positionnez le curseur dans la colonne à questionner et tapez le texte à rechercher.
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8. Enregistrez la requête ( Requête de recherche comme exemple )

9. Fermez la requête
L'exécution d'une requête
Sélectionnez la requête puis choisissez Ouvrir

Ou bien
Un double–clique sur le nom de la requête
1. Créer une table avec les champs suivants : ( CIN – NOM – PRENOM – DIPLOME )
2. Le champ Diplôme est une liste des choix dont le contenu est : ( Qualification – Technicien )
3. Créer deux requêtes de recherche ( une pour diplôme Qualification et l'autre pour diplôme
Technicien )
Création d'une requête de suppression
1. Dans la barre des objets, sélectionnez l'objet Requêtes

2. Choisissez Nouveau
3. Validez le choix Mode création en cliquant le bouton OK
4. Cliquez le bouton Ajouter pour ajouter la table désirée puis Fermer
5. Positionnez le curseur dans la 1ère colonne, une flèche est apparaît à droite du champ, choisissez
le 1er champ ( numero dans notre exemple )
6. Répétez le même travail pour les autres champs :
7. Positionnez le curseur dans la colonne à questionner et tapez le texte à rechercher
8. A partir de la barre du menu, choisissez Requête / Requête suppression
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Regarder le changement dans la 3ème ligne
9. Enregistrez la requête ( Requête de suppression comme exemple )

10. Fermez la requête puis essayez de l'exécuter.
Un message de confirmation est apparaît à l'écran.
Un deuxième message est apparaît à l'écran
Répondez par Oui ou Non
Nota :
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Remarquez la différence entre une requête de recherche ( ) et une requête de suppression ( )
1. Créer une table avec les champs suivants : ( Matricule – Nom – Prénom – Ville )
2. Saisir 5 enregistrements pour la ville Laayoune, 4 enregistrements pour la ville Agadir et 6
enregistrements pour la ville Marrakech.
3. Créer deux requêtes de suppression ( une pour la ville d'Agadir et l'autre pour la ville de
Marrakech )
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Maîtriser les requêtes
Créer une requête de calcul
1. Créer la table suivante :
2. Enregistrez la table
3. Créer une nouvelle requête en insérant chaque champ dans une colonne.
4. Dans la colonne Montant, tapez ce qui suit : Montant:Prix*Quantite, puis valiez par Entrée.
5. Enregistrez la requête par
6. Créer un formulaire de saisie en choisissant comme source la requête Requête Calcul de la

facture.
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7. Enregistrez le formulaire par
8. Saisissez le 1er enregistrement
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Créer une requête paramétrée

Le contenu de la table Paiement
1. Essayez de créer cette requête :
2. Dans la ligne Critères et la colonne Diplôme, tapez le texte suivant : =[Entrer le diplôme :]
3. Quand vous exécutez cette requête, une boite de dialogue est apparaît à l'écran:
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4. Tapez le diplôme que vous cherchez et validez par OK
5. Enregistrez puis fermez la requête.
Créer une requête de regroupement
Créer une requête avec la table paiement (sélectionner seulement les champs Numero, Nom,
montant)
1. Choisissez Affichage / Totaux

Une nouvelle ligne est ajoutée ( 3ème ligne " Opération " )
2. Choisissez dans les trois premières colonnes : Regroupement – Regroupement – Somme
3. Quand vous exécutez cette requête, vous obtiendrez cette liste :
4. Enregistrez puis fermez la requête.
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LES ETATS
INTRODUCTION
Si le formulaire permet l’affichage à l’écran, alors que l'état permet d’imprimer des données sous
forme de tableau. L'état va permettre l'impression d'enregistrements selon une présentation qui aura
été définie préalablement.
La création d'un état ressemble fortement à la création d'un formulaire.
CREATION D'UN ETAT
1. A partir de la barre des objets, cliquez sur l'objet Etats puis Nouveau
2. Choisissez Assistant Etat puis la source des données ( ici la table telephone ) enfin cliquez le
bouton OK
3. Sélectionnez les champs désirés puis cliquez le bouton Suivant
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4. Cliquez sur le bouton Suivant
5. Choisissez un ordre de tri si vous voulez puis cliquez le bouton Suivant
6. Choisissez la présentation de votre état puis cliquez le bouton Suivant
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7. Choisissez un style à votre état puis cliquez le bouton Suivant
8. Donnez un nom à l'état ( Liste des numéros téléphonique ) puis cliquez le bouton Terminer
Et voilà l'aperçu de votre état
9. Pour terminer la création de l'état, choisissez Fichier / Fermer.
Créer trois états :
 Liste des habitants de la ville de Laayoune
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 Liste des habitants de la ville d'Agadir

 Liste des habitants de la ville de Marrakech.
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Créer une nouvelle base de données

1. Choisissez Fichier / Nouvelle base de données

Nous commençons par l’objet Tables

DEFINITION D’UNE TABLE

Création d’une nouvelle table

1. Sélectionnez l’objet Tables

Commencer à définir les champs suivants :

La structure de la table est la suivante :

1° ) Choisissez Fichier / Enregistrer

4° ) Répondez par Non

5° ) Choisissez Fichier / Fermer

Saisir les données :

1. La table est sélectionnée

Déplacement entre les enregistrements :

Modifier la structure de la table :

La table est sélectionnée

Faites vos modifications, enregistrez et enfin fermez la table.

1. Sélectionnez le champ numero et choisissez Edition / Clé primaire

Donc vous devez modifier le numéro du deuxième enregistrement.

Créer la table suivante :

Essayez de saisir les données de trente personnes au minimum.

1. Placez-vous dans la feuille de Données de la table.

1. Placez-vous dans la feuille de Données de la table

1. Placez-vous dans la feuille de Données de la table.

Changer les propriétés des champs

Nom du champ Type de champ Taille Exemple

Liste des choix

Choisissez le deuxième choix ( Je taperai les valeurs souhaitées )

Tapez le contenu du champ Diplôme.

Validez l'opération en cliquant le bouton Terminer

Construire des formulaires

CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE

6. Cliquez le bouton Suivant

7. Cliquez le bouton Suivant pour continuer

La structure du formulaire est comme suit :

1. Créer une nouvelle base de données et nommer la Stagiaires

2. Créer une nouvelle table

4. Définir le champ Code comme étant la clé primaire.

LE FORMULAIRE AVEC UN CHAMP DE TYPE OBJET OLE

Comment créer un formulaire avec des photos:

1. Créer la table suivante :

2. Enregistrez la table par le nom Renseignements avec photo.

4. Essayez de saisir les données concernant le 1er employé.

5. Quand le cureur se positionne dans le champ photo, choisissez Insertion / Objet

7. Choisissez Edition / Coller à partir de…

Cette étape est considérée comme exemple seulement.

8. Pour afficher les images au lieu des noms, choisissez Miniatures

9. Choisissez une image puis validez par OK

10. Pour terminez l'opération, cliquez en dehors du cadre de l’image.

11. Même chose pour les autres enregistrements.

Modifier les propriétés du champ Photo.

2. Sélectionnez le champ Photo puis activez l'icône propriétés.

4. Repassez en mode Formulaire, vous obtiendrez le résultat suivant :

On va voir deux types de requêtes : requête de recherche et requête de suppression