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Dmarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007 par Dieudonne N'Tamack (dnt91) (Blog)
0 - Introduction.............................................................................................................................................................3 I - Cration d'un modle de projet personnalis.........................................................................................................4 II - Rentrer des informations sur le projet................................................................................................................... 5 III - Import/Export de donnes.....................................................................................................................................6 IV - Configuration des diffrentes options...................................................................................................................7 IV-A - Configuration des options d'affichage......................................................................................................... 7 IV-B - Configuration des paramtres gnraux..................................................................................................... 7 IV-C - Configuration des paramtres de calendrier............................................................................................... 7 IV-D - Configuration des paramtres de prvision................................................................................................ 7 IV-E - Configuration des paramtres de calcul......................................................................................................8 IV-F - Configuration des paramtres d'interface....................................................................................................8 IV-G - Configuration des paramtres de scurit.................................................................................................. 8 V - Dfinir la Baseline du projet.................................................................................................................................. 9 VI - Gestion des tches.............................................................................................................................................10 VI-A - Cration de tches.................................................................................................................................... 10 VI-B - Rcuprer le chemin critique.....................................................................................................................10 VI-C - Cration de code WBS............................................................................................................................. 10 VI-D - Cration de projets consolids..................................................................................................................11 VI-E - Reprogrammer des tches inacheves.....................................................................................................12 VII - Gestion des ressources.....................................................................................................................................13 VII-A - Gestion d'un pool de ressources..............................................................................................................13 VIII - Travail avec la variance....................................................................................................................................15 IX - Conclusion.......................................................................................................................................................... 16
-2Copyright 2008 - Dieudonn N'TAMACK. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E de dommages et intrts.
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0 - Introduction
Ce document se veut un guide de dmarrage rapide, permettant des personnes ayant des notions de gestion de projet ou ayant dj travaill avec un outil de gestion de projet, de prendre leurs marques rapidement pour dmarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007.
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Une fois ces proprits remplies, il nous suffit d'enregistrer notre projet en tant que modle, et le tour est jou !
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Vous tes ensuite redirig vers une boite de dialogue qui vous permet de spcifier diverses informations sur votre projet.
Vous remarquez par exemple que vous ne pouvez slectionner qu'une date de dbut ou une date de fin. En slectionnant une date de dbut, vous allez travailler en mode ASAP (As Soon As Possible), ce qui signifie que toutes les tches que vous allez ensuite crer seront affectes aux ressources le plus tt possible. La date de fin du projet sera ensuite calcule en fonction de l'affectation des diffrentes tches aux diffrentes ressources. Par contre , en spcifiant la date de fin, vous travaillerez en mode ALAP (As Late As Possible), ce qui signifie que les tches seront affectes en partant de la fin, et cette fois-ci c'est la date de dbut de projet qui sera calcule. Vous avez galement la possibilit de choisir l'un des 3 calendriers qui sont dfinis par dfaut, le calendrier standard, qui reprend les horaires et jours de travail classique , le calendrier quipe de nuit et le calendrier 24H. Choisissez celui qui se rapproche le plus de votre besoin et modifier le ensuite votre convenance. Une fois que vous avez choisi le calendrier avec lequel vous allez travailler, vous pouvez le modifier en allant dans Outils, puis modifier le temps de travail.
A ce niveau, vous allez pouvoir redfinir un certain nombre de choses. Vous pouvez par exemple modifier l'un des 3 calendriers existants, ou en crer un entirement nouveau. Vous allez galement pouvoir modifier les priodes travailles ou chmes, et/ou y rajouter des priodes de congs/ travail exceptionnels.
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Il est galement possible d'ouvrir directement depuis Project, un classeur Excel ou une base de donnes Access.
Mais galement d'exporter des donnes depuis Project vers ces mmes applications par le biais d'une sauvegarde classique, sauvegarde qui excute un assistant d'export de donnes.
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Vous pouvez ds prsent modifier les options d'affichage, de calcul, de calendrier, etc..de votre projet. Ci-dessous, nous allons voir quelques unes des options les plus importantes.
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Une fois que vous choisissez la planification que vous souhaitez dfinir, Project cre un snapshot de l'tat actuel de votre projet pour en faire la Baseline.
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On peut ensuite modifier la dure d'une tche directement via l'affichage Gantt, en augmentant/diminuant les barres reprsentant les dure des tches.
Pour modifier de manire plus fine, on peut galement accder aux informations sur la tche en double cliquant dessus, ou en cliquant sur le bouton paramtre de la tche.
Depuis la boite de dialogue paramtres de la tche, on va pouvoir diter un certain nombre de proprits spcifiques la tche.
En jouant avec l'onglet Prdcesseurs, on va pouvoir jouer sur l'ordre squentiel des tches. De mme, partir de l'onglet Ressources, nous allons pouvoir budgtiser la tche. Vous pouvez galement, depuis l'onglet gnral, dfinir le % d'avancement d'une tche.
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Ensuite, un numro hirarchique fait son apparition cot des tches de notre projet.
De cette faon, les tches sont numrotes de manire hirarchique, et nous pouvons visualiser immdiatement les dpendances entre les tches. Nous pouvons galement dfinir nos propres codes WBS (1 type par projet), afin de personnaliser nos tches et rpondre un besoin mtier ou d'archivage.
Nous allons ensuite pouvoir dfinir de quelle faon nous voulons hirarchiser nos tches. Par exemple dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de prfixer nos tches par Coforcert.Demo. Nous avons ensuite dfini 4 niveaux hirarchiques, avec pour chacun d'eux des rgles de nommage. Nous avons galement la possibilit d'en visualiser un aperu.
Et voila le rsultat.
Une fois les projets imports, une icne Project vous indique que les nouvelles tches rajoutes sont des projets. De mme, la tche rcapitulative du projet courant a pour dure la somme des dures des 2 projets qui viennent d'tre imports.
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Toutes les oprations que nous effectuerons dsormais sur ce projet affecteront les 2 projets, comme un seul. Par exemple, l'identification du chemin critique reprendra toutes les tches des 2 projets qui sont dterminantes pour la dure du projet consolid.
Ensuite, il vous suffit tout simplement de prciser quelle date le travail doit reprendre son cours.
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Lorsque l'on travaille avec des ressources de types travail, on va pouvoir leur affecter un pourcentage correspondant leur disponibilit maximale ; 100% reprsente une personne ou une ressource temps plein, 50% reprsente une personne ou une ressource disponible temps partiel, 500% reprsente 5 personnes ou matriel disponibles 100% ou 10 personnes ou matriels disponible temps partiel, etc.. La principale diffrence entre une personne et une ressource matrielle est la dure du temps de travail journalier. Par exemple, l'exemple ci-dessous reprsente un groupe de 5 dveloppeurs qui vont pouvoir tre utiliss indiffremment les uns des autres.
Une fois nos ressources dfinies, nous allons pouvoir les affecter nos tches. Pour cela, dans un affichage de tches, par exemple le diagramme de Gantt, il nous suffit de slectionner une tche et de cliquer sur le bouton Affectation de Ressources.
Lorsqu'une ressource est en surcharge, cette dernire apparait en rouge, avec un message.
Pour rectifier le tir, 2 solutions. Soit on modifie manuellement chacune des affectations, soit on utilise la technique de levelling automatique de Project, qui permet un lissage de l'activit de la ressource. Pour cela, nous allons choisir de raliser un audit de la ressource
En choisissant auditer maintenant, Project raffecte les tches de la ressource en fonction des options de rsolution des surutilisations spcifies.
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Cette option a pour action d'ouvrir une nouvelle boite de dialogue pour spcifier des options de partage
Une fois cette boite de dialogue valide en choisissant Utiliser les ressources de ResPool.mpp, toutes les ressources du projet en cours sont copies dans notre pool de ressources. De mme, si nous ritrons l'opration dans un projet ne contenant pas de ressource, toutes les ressources du pool seront copies dans notre projet. Dans la mme optique, si nous ritrons l'opration avec un projet contenant dj des ressources, toutes nos ressources de tous nos projets relis notre pool de ressources seront fusionnes, et toutes les ressources seront donc disponibles pour tous les projets.
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Cette boite de dialogue nous renseigne sur les informations gnrales de notre projet. Nous pouvons par exemple rapidement constater que notre projet se termine avec 6 jours de retard. En affichage Diagramme de Gantt, nous pouvons choisir d'afficher les variations pour une analyse plus dtaille.
De cette faon, nous savons exactement quelle tche prend du retard, et nous pouvons directement agir, soit en modifiant directement les dates de la tche, soit en y affectant des ressources supplmentaires par exemple. De mme, au niveau de l'affichage, nous pouvons choisir d'afficher les couts, afin d'analyser les variations au niveau du budget.
Il est galement possible d'obtenir un certain nombre de rapports imprimer partir des informations avec lesquelles nous travaillons.
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IX - Conclusion
Comme vous avez pu le constater au travers de cet article, Project 2007 intgre un grand nombre de fonctionnalits. L'objectif de cet article tait de vous en faire dcouvrir les principales actions afin que vous puissiez commencer travailler avec Project 2007 de manire efficace.
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