Une vidoconfrence doit tre soigneusement prpare, comme toute runion !

Les participants

organiser Comment organiser - et russir Vidoconfrence une Vidoconfrence

La tlconfrence permet plusieurs personnes de converser ensemble, mme des milliers de kilomtres de distance. Si vous ajoutez l'image cette technique, vous obtenez la vidoconfrence. Vous pouvez ainsi "runir" en image et en son des personnes qui se trouvent en 2, 3 ou 5 lieux diffrents (au maximum). Si la vidoconfrence ne remplace jamais le contact direct d'une "vraie" runion, parfois indispensable, elle permet en revanche un change d'informations rapide et presque aussi important que le contact direct. Le fait de voir le visage le langage du corps de l'interlocuteur, contribue la convivialit. La transmission immdiate de tout document rajoute encore de l'efficacit. L'organisation d'une vidoconfrence C'est tout fait simple. moins de disposer d'une salle dj toute quipe (certaines grandes entreprises en ont), il suffit dinstaller un bon logiciel de vidoconfrence, un webcam et un micro sur votre ordinateur. Par rapport une runion conventionnelle, les habitus de la vidoconfrence estiment qu'elle oblige les participants mieux prparer la runion et que les dcisions se prennent beaucoup plus rapidement.

Ils doivent tre informs longtemps l'avance de la date, de l'heure et du lieu de la vidoconfrence. S'ils ne se connaissent pas, on peut joindre une courte note biographique et une photo de chacun. Si c'est la premire fois qu'ils assistent une vidoconfrence, une note donnant quelques indications pratiques sur le droulement leur sera utile. L'ordre du jour Il demande tre propos avec encore plus de soin : Respecter absolument le temps estim de prise de parole pour que tous les participants puissent prendre la parole. Par contact tlphonique pralable, chaque responsable d'un point doit indiquer le temps estim qu'il faudra pour le traiter. Mettez moins de points traiter sur le programme que pour une runion ordinaire. La vidoconfrence demande plus de concentration. Les participants se fatiguent plus vite. Ils sont extrmement importants. Des problmes techniques (mauvaise image, son dfaillant, etc.) peuvent enlever de la clart aux propos. Lors de la prparation, il est important de savoir si la

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transmission sera en noir et blanc ou en couleur. Contrairement la prsentation en direct, ici les visuels peuvent tre plus petits. La camra peut agrandir ce qui lui est prsent. Vous Comme pour la tlvision, quelques prcautions vestimentaires s'imposent. vitez, le jour de la vidoconfrence, de porter des vtements aux couleurs trop vives ou aux carreaux et rayures trop voyants. Prfrez les couleurs neutres tels que les beiges, gris et bleus clairs (attention ! le marine devient noir l'cran). Mettez plutt des couleurs claires prs du visage (vitez le rouge ou le jaune). Rasez-vous de prs : une barbe, mme vieille seulement de quelques heures, vous donne un air vraiment "mal ras" l'cran. En premier, prsentez-vous lorsque vous parlez : dites votre nom, et expliquez o vous travaillez, cela permettra aux autres de vous situer clairement, vous serez mieux cout ds le dpart. Contrlez vos gestes : si vous bougez trop, vous "sortez du cadre" et paraissez agit. Contrlez votre attitude tout le temps, mme quand vous croyez ne pas tre l'image. Restez toujours dynamique et attentif. Le message passe par le regard : si vous tes seul passer devant la camra, comportez-vous comme si vous communiquiez avec une seule personne. Imaginez qu'elle est l, l'intrieur de la lentille de la camra. Si vous tes plusieurs, oubliez la camra et

parlez vos interlocuteurs directs. Quoi qu'il arrive, ayez un regard direct, vous transmettrez l'image de quelqu'un d'ouvert et d'honnte. vitez d'interrompre la personne qui parle ou de faire des bruits parasites (parler voix basse votre voisin, jouer avec un stylo, etc.). Les micros multidirectionnels ramassent tous les bruits, sans distinction. Tout bruit inutile est source de distraction. Et surtout : arrangez-vous pour arriver dans la salle de vidoconfrence au moins 15 minutes l'avance afin de vous familiariser avec l'ambiance et de vous mettre l'aise.

Sachez demander
Si vous souhaitez qu'une personne change quelque chose dans son comportement ou dans sa faon de travailler, la meilleure chose c'est encore de le lui demander. Rendez votre demande plus efficace en utilisant la technique d'"apprciation au conditionnel". C'est--dire que, tout en expliquant la ncessit (ou le pourquoi) et en proposant le comment du changement, vous dcrivez aussi le sentiment qu'il produirait en vous ! Par exemple : "Sylvia, je pense qu'il serait prfrable de laisser plus de marge droite, ainsi je pourrais noter plus facilement les corrections. Cela serait beaucoup plus pratique et plus agrable pour moi."

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"Jean, si vous pouviez me remettre votre rapport ds que vous l'aurez termin, cela me rendrait service pour prparer ma confrence. Je me sentirais plus l'aise en ayant davantage de temps pour le faire." Une demande formule de cette faon est plus facilement acceptable pour l'autre qu'un "ordre" sec. Elle ne comporte ni critique, ni blme, elle propose une solution, et met l'autre l'aise. Dans le prochain numro, vous dcouvrirez dcouvrirez : Quel est votre objectif de carrire et comment l'atteindre ?

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