République de Côte d’Ivoire

Union-Discipline-Travail

COURS
COURS SUR
SUR LA
LA GESTION
GESTION ADMINISTRATIVE
ADMINISTRATIVE ET
ET
FINANCIERE
FINANCIERE DE
DE PROJETS
PROJETS
CERAP-IDDH
CERAP-IDDH

Octobre
Octobre 2018
2018

Formateur
Formateur ::
M.
M. AIME
AIME GUILAHOUX
GUILAHOUX
Spécialiste
Spécialiste en
en Gestion
Gestion Axée
Axée sur
sur les
les Résultats
Résultats
Module 1 : Introduction et définitions
SOMMAIRE
Introduction  Gestion

 Gestion de projet
Définitions
 Gestion administrative de projet
 Projet
 Gestion financière de projet
 Programme
 Maître d’ouvrage
 Cicle de vie de projet
 Maître d’oeuvre
 Intrant
 Moyens
 Activité
 Outils
 Extrant
 Instruments de mesures
 Effets
 Système
 Impact
Introduction

Face à la rareté des ressources et à l’accroissement incessant des besoins, la gestion rationnelle s’impose comme
seule alternative pour satisfaire durablement les besoins des populations.

Ce qui justifie la mise en place d’un cadre performant de gestion des actions tant privées que publiques en vue
d’atteindre de meilleurs résultats.

Depuis plusieurs décennies, la question de la qualité du management se pose au sein de toutes sortes
d’organisations, privées, publiques ou relevant même de l'économie sociale et solidaire (associations, coopératives,
mutuelles).

Il a connu plusieurs mutations dues aux travaux de plusieurs théoriciens dont le précurseur est Frédéric W. Taylor
avec sa fameuse théorie de la Standardisation du travail. Dans ce contexte, le management concernait d’abord le
business, c’est-à-dire les entreprises productrices.

Son introduction dans les projets publics (projets de développement), s’est faite dans les années 1970, date de
l’apparution de la théorie.
Module 1 : Notions importantes pour la gestion de projets
Projet

Le mot projet provient du mot latin projectum de projicere, « jeter quelque

chose vers l'avant » dont le préfixe pro = signifie « qui précède dans le
temps » (par analogie avec le grec) et le radical jacere signifie « jeter ».
Fort de cela, on peut considérer un projet comme une idée née d’un besoin, et dont

la réalisation se fait par une séquence d’activités, visant un objectif précis sur

une durée bien déterminée avec des moyens clairement identifiés.

Définition selon la PROMAC (Project Management consulting & training)

Un projet est une séquence d’activités uniques, et reliées entre elles et :

• Dont le but est d’atteindre un objectif déterminé.

• Qui est réaliser à l’intérieur d’un cadre temporel (délai),

• Dans la limite d’un budget

• En respectant des spécifications précises (périmètre, qualité).

Définition de l'Organisation Mondiale de Normalisation

«un projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d'activités

coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le
but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant des contraintes
de délais, de coûts et de ressources».

Norme ISO 10006 (version 2003).

Définition du Project Management Institute (PMI)

Un projet est une entreprise temporaire décidée dans le but de créer un

produit, un service, ou un résultat unique».
 Programme (Définition du PMI)

Un programme est un groupe de projets connexes dont le management est

coordonné afin d'en tirer des bénéfices et une maitrise qui ne seraient pas possibles
en les traitant isolément.

Exemple : Un programme de développement agricole dont l’objectif d’améliorer le

revenu des producteurs comprend :
- Un projet d’amélioration de la productivité agricole
- Un projet de désenclavement des zones de production
- Un projet de construction d’un marché de gros
 Cycle de vie de projet
Le cycle de vie d’un projet se défini comme une succession des différentes phases ou
étapes à franchir dans le cadre de l’exécution d’un projet.

Selon l’Association des architectes paysagistes du Québec (AAPQ)* , le « cycle de vie

du projet » correspond aux étapes et aux livrables nécessaires à la réalisation de
l’ouvrage. 

La conception du cycle de vie de projet diffère d’un organisme à un autre, mais l’enjeux
reste le même.
*Source : https://formation.aapq.org/etape.php
FAO (2002) : Guide technique Gestion du cycle de projet
La conception d’un cycle de projet dépend des réalités du projet et de la vision des
acteurs.
Toutefois, pour mieux formuler un cycle de projet il faut se référer aux trois périodes
suivantes :
Que fait-on ?

Que fait-on ? Que fait-on ?

Exemple d’étapes de cycle de vie de projet
 • Intrants

La définition du terme intrant diverge d’un domaine à un autre. Toutefois,

toutes les définitions convergent vers l’idée d’un ensemble d’éléments utilisés
pour l’exécution d’une activité en vue de la production d’un bien ou service.
Le dictionnaire français le définit comme élément entrant dans la production
d’un bien. Dans le domaine du management des projets, les intrants regroupent
l’ensemble des ressources humaines, matérielles, organisationnelles et
partenariales, nécessaire pour la réalisation des activités d’un projet ou
programme.
 • Activités

Du latin activitas, dérivé de activus (actif, relatif à l’action), de actus (action),

de agere ‘agir), l’activité est définie comme un ensemble des manifestations
d’une faculté d’agir ou d’un phénomène. Du point de vue économique,
l’activité représente l’ensemble des actions que doit accomplir la population
humaine afin de satisfaire ses besoins grâce à la production de biens et de
services. Dans le domaine du projet, l’activité désigne les mesures nécessaires
ou un ensemble de tâches exécutées pour obtenir des produits.
 • Extrants/Produits

Provenant du latin productio, qui signifie allongement, prolongation (du

temps), construit à partir du préfixe pro qui signifie en avant et du suffixe
ducere qui veut dire conduire, un produit est étymologiquement ce que rapport
une charge, une terre, un placement, … sous forme d’argent, de bien, de droit,
etc. En économie, un produit est un bien ou un service, matériel ou immatériel,
résultant d’un processus de production. Cette définition est celle utilisée dans
le domaine du projet, sauf que dans ce domaine, l’accent est mis sur le terme
activité.
 • Effets / Objectifs spécifiques

Les effets sont des changements dans le développement qui interviennent entre la réalisation
des produits et celle de l’impact, et sont réalisés en partenariat avec d’autres intervenants
(PNUD : « Guide pour les évaluateurs des effets (2002) »). Cette définition assimile
toujours les extrants aux produits. Considérant la nouvelle acception que nous donnons aux
extrants, on peut définir les effets d’un projet comme étant les retombées à court ou moyen
terme sur le plan du développement, qui sont la conséquence logique de la réalisation d’un
ensemble d’extrants.
 • Impact / Objectif global

L’impact désigne les changements positif ou négatif effectif ou escomptés dans le cadre du
développement humain, mesurés par le bienêtre des individus. L’impact désigne
généralement les changements à long terme dans la vie des personnes. Il peut être dû à la
durabilité des effets d’un projet et d’autres facteurs ne dépendant pas de ce dernier.
Gestion :  
Gestion vient du latin gestio ce qui veut dire « action de gérer ».
La gestion correspond, à l'origine, à l'administration des organisations.
Elle s'est développée dans les années 1950 pour englober les questions de management et de
direction.
La gestion renvoie à la conduite des organisations : c'est l'action ou la manière de gérer,
d'administrer, d'organiser quelque chose.
En somme, la gestion c'est l'ensemble des connaissances permettant de conduire une
entreprise.
Gestion d’un projet :  
La gestion de projet consiste à organiser et suivre chaque action du projet afin de tenir
les délais, maîtriser les coûts et atteindre la qualité souhaitée. Le responsable de la gestion de
projet est donc le garant des résultats attendus du projet (livrables).

Elle est considérée par l’Association des architectes paysagistes du Québec comme
l’ensemble des connaissances, des compétences, des outils et des méthodes de travail mises
au service d’un projet. Cela sous-entend des décisions prises et des interventions effectuées
dans le but d’assurer le succès d’un projet dans toutes les phases de son développement tout
en respectant le budget et les échéances projetés.  

* AAPQ : https://formation.aapq.org/etape.php
La gestion de projet se structure en :
 Gestion administrative (gestion des bureautiques, des procédures, de la communication, des
ressources humaines, etc.),
 Gestion technique (gestion des approvisionnement en intrants, des activités, des résultats,
etc.),
 Gestion financière (gestion des dépenses et des ressources),
 Gestion des relations extérieures (relations avec les autres parties intéressées au projet)
Gestion administrative d’un projet :  
La gestion administrative de projet consiste à accompagner administrativement des
projets de leur conception à leur clôture définitive et à faciliter leur réalisation sous
l’autorité du responsable.
Le gestionnaire administratif de projet est généralement proposé par le chef de projet. Il
est choisi en fonction de ses connaissances des pratiques administratives et de ses qualités.
Il accompagne le chef de projet dans le suivi administratif du projet. Il assure les activités
administratives nécessaires au bon déroulement de la gestion du projet, dans le respect des
délais et des consignes. A ce titre : 
– il formalise le descriptif du projet, organise les informations nécessaires ;
– il prend en charge l’organisation logistique des activités du projet, procède au suivi des
plannings ;
– il met en place les outils nécessaires à l’organisation administrative, logistique et financière
du projet ;
– il assure l’interface administrative entre les acteurs du projet ;
– il collecte et renseigne les indicateurs de gestion et produit les documents
administratifs, comptables et financiers relatifs à l’évaluation du projet.

Le gestionnaire administrative du projet doit avoir les qualités suivantes :

– Il doit être autonome dans l’organisation des tâches confiées et avoir les capacités de veiller
au respect des contraintes de coût, délai et qualité du projet,
– Il doit faire preuve de rigueur, de réactivité, de disponibilité,
– Il doit avoir une certaine aptitude au dialogue et au travail en équipe,
– Il doit maîtriser les outils bureautiques (texteur, tableur, logiciel de présentation) et Internet,
– Il a une bonne connaissance des techniques de communication.
Gestion financière d’un projet :  
La gestion financière consiste à suivre les recettes et les dépenses du projet à partir des
informations enregistrées dans les systèmes comptables.
Elle est obligatoire et indispensable pour suivre les engagements, les règlements et pour
déclencher des appels de fonds.
Dans le cadre d’un projet, la gestion financière ne doit être déconnectée de l’avancement
physique pour mieux apprécier l’efficience des acteurs à travers des indicateurs qui qui
combinent les coûts, les délais et le taux d’achèvement (IPC et IPD par exemple). Dans ce
contexte, ce dernier devra disposer non seulement des compétences en comptabilité mais
aussi des compétences en contrôle de gestion.
Maître d'ouvrage :  Il s'agit de la personne (publique, morale, ou privée) qui décide de réaliser une
opération. Le maître d’ouvrage doit arrêter le projet ou le programme dans un document, trouver le
financement, identifier les étapes et définir échéances dans le calendrier, choisir le prestataire chargés
de la réalisation, signer une convention de partenariat avec ce dernier et lui transmet un cahier de
charge. Il met en place un cadre de pilotage stratégique du projet : Comité de pilotage. Ce comité est
chargé de veiller au respect des clauses contractuels par le maitre d’œuvre. Il réalise régulièrement des
réunions, analyse les rapports de mise en œuvre (avec un focus sur les indicateurs de performance
technique et financière) et prend des décisions d’orientation ou de réorientation. Il a la possibilité de
réaliser des contrôles inopinés ou à postériori après chaque étape.

Le maitre d’ouvrage ne doit pas s’immiscer dans la réalisation des activités du projet, en somme dans le
les prérogatives du maitre d’œuvre.
Maître d'œuvre :  C'est la personne (publique, morale, ou privée) que le maître d'ouvrage a
choisie pour procéder à l'établissement du projet et pour en contrôler l'exécution. Dans ce cadre, le
maître d’œuvre doit notamment établir les pièces écrites et dessinées, préparer le dossier de
consultation des entreprises et assurer le contrôle d'exécution des marchés de travaux. Le maitre
d’œuvre met en place l’organisation pratique pour la gestion du projet matérialisée par un
organigramme. Il détermine dans cet organigramme les différents acteurs qui conduiront qui
conduiront les activités et les tâches du projet. Ces acteurs sont :

Le chef de projet ou le coordonnateur du projet ou encore le Directeur du projet,

L’équipe de Direction constituée des différents département,

Les agents qui sont les exécutants.

Le Maître d'œuvre aura besoin de moyens, des outils et des instruments de mesures pour
conduire à bien la mise en œuvre du projet.
Moyens : Il s’agit du matériel, des finances, de la ressource humaine, etc. dont a besoin le prestataire pour
mieux exécuter sa mission. Ces moyens dépendent des caractéristiques intrinsèques à chaque projet.

Outils : Les outils sont les différents documents, matrices ou logiciels utilisés dans le cadre de la
planification, la mise en œuvre et le contrôle du projet. Ils sont classifiés en trois catégories :

Les outils de prévision : il s’agit des outils élaborés lors de la planification : cadre logique, plan
d’actions, programme d’activités, budget du projet, etc.

Les outils de contrôle : il s’agit des outils qui servent dans l’exécution des activités du projet. Ils
permettent d’apprécier l’état d’avancement des activités et l’utilisation du budget, plan de décaissement,
budget de trésorerie, matrice d’état d’avancement.

Les outils de valorisation des résultats : il s’agit des outils à partir desquels les résultats sont visionnés :
tableaux de bord.
Instruments de mesure : Indicateurs
Indicateurs

Facteur ou variable, de nature quantitative ou qualitative, qui constitue un moyen simple et

fiable
de mesurer les progrès,
d’exprimer les changements liés à une intervention,
d’aider à apprécier la performance d’un acteur du développement.

• L’OCDE* dans son glossaire de 2002 définit l’indicateur comme un Facteur ou une
variable, de nature quantitatif ou qualitatif, qui constitue un moyen simple et fiable de
mesurer et d’informer des changements liés à l’intervention ou d’aider à apprécier la
performance d’un acteur du développement.
*OCDE (2002) « Glossaire des principaux termes relatifs à l’évaluation et la gestion axée sur les résultats »
Selon la Commission Européenne (2006)*, on peut définir un indicateur comme le mode de
mesure d'un objectif à atteindre, d’une ressource mobilisée, d’un effet obtenu, d’un critère
de qualité ou d’une variable contextuelle.

*Commission Européenne (2006) « Indicateurs pour le suivi et l’évaluation : un guide pratique »

Les indicateurs peuvent prendre deux natures :

Indicateurs quantitatifs : ils sont mesurables sur une échelle bien définie.

Nombre, pourcentage/taux, indice, etc.

Indicateurs qualitatifs : il sont appréciables sur la base d’opinions.

Qualité des services de santé, Qualité des services judiciaires, etc.

NB : A l’échelle du temps, les indicateurs qualitatifs doivent être quantifiés pour être
objectivement vérifiable à travers des enquêtes de satisfaction ou d’opinions.

% de personnes satisfaits de la qualité du système de santé.

Il existe quatre grandes catégories d’indicateurs

Indicateurs de résultats (extrant, effet ou impact) : ils mesurent dans ce cas le niveau de
réalisation d’un résultat.

Taux de croissance du rendements des producteurs assisté

Taux de couverture de l’assurance maladie universelle

Indicateurs de réalisation (activités) : ils mesurent dans ce cas la mise en œuvre d’une
activités spécifique, ainsi que l’efficacité d’un acteur.

Nombre de producteurs formés aux techniques culturales modernes

Nombre de personnes vaccinées contre la méningite

Indicateurs de ressources (humaines, matérielles et financières) : ils mesurent dans ce cas les
moyens déployés ou dégagés pour la réalisation des activités ainsi que l’efficience d’un
acteur.

Quantité de semences distribuées aux producteurs

Taux d’exécution du budget

Nombre d’enseignants qualifiés disponibles-

Indicateur de performance :

L’indicateur de performance est la mesure qui permet d’évaluer la proportion de réalisation

d’un résultat par un acteur, à partir d’un indicateur. Elle s’obtient en faisant le rapport entre
la valeur cible (norme) et la valeur obtenue (réalisation) d’un indicateur.

Ex : Nombre de femmes autonomes

Cible : 20 000

Réalisation : 17 000

Performance réalisée = 17 000 / 20 000 = 85%

La performance s’apprécie à travers deux critères que sont l’efficacité et l’efficience.

Différentes composantes d’un indicateur (quantitatif)

• L’intitulé de l’indicateur est représenté par une phrase nominale simple composée de

noms et parfois d’un participe passée employé comme adjectif qualificatif. Exemple :
Nombre de producteurs formés ; Taux d’accroissement des revenus des producteurs ;
Nombre d’enfants vaccinés ; etc.

• La cible de l’indicateur est une valeur fixée comme norme à atteindre par les acteurs du
projet.

• Le délai est une période après laquelle l’indicateur est évalué.

Différentes composantes d’un indicateur (quantitatif)
o Exemples d’indicateurs d’extrant
Extrant : La capacité d’accueil des élèves du primaire dans la région est améliorée
Indicateurs
Réf Cible
Intitulé Délai
(année n-1) (en 5 ans)
Nombre de salles de classes dans la région 210 350 5 ans
Nombre de tables-banc dans la région 5 250 8 750 5 ans
o Exemples d’indicateurs d’effet
Effet : Les conditions de travail des élèves sont améliorées
Indicateurs
Référence Cible
Intitulé Délai
(année n-1) (en 5 ans)
Nombre d’élèves par salle de classe 75 50 5 ans
Nombre d’élèves par table-banc 3 2 5 ans
Efficacité : Apprécie les résultats atteints comparativement aux résultats escomptés dans les
délais.

Ex : Quantité de cacao escomptée (par l’assistance technique d’une coopérative)

Cible : 17 000 tonnes en 2015

Réalisation 15 000 tonnes en 2015

Règle de décision : L’assistance technique de la coopérative n’a pas été efficace

Efficience : Apprécie l’utilisation rationnelle des ressources (matérielles, logistiques,
humaines, temporelles et financières) affectées au projet ou à l’activité et ce,
comparativement aux normes.

Ex : Norme de produit de traitement par tonne (prévue par l’assistance technique)

Cible : 10kg

Réalisation : 11,33kg

Règle de décision : L’assistance technique n’a pas été efficiente

Chaque indicateur déterminé devra faire l’objet d’un test à partir des critères SMART.
Système :
Le mot système est le thème principal sur lequel repose la systémique. Du point de vue
étymologique, ce mot vient du grec ‘‘sustema’’ qui signifie ensemble cohérent. Le système en
lui-même regroupe un ensemble d’éléments qui en interaction, transforment des variables
d’entrée en des variables de sortie.

Ainsi, Joël de Rosnay le défini comme un ensemble d’éléments en interaction dynamique,

organisé en fonction d’un but.
 Merci de votre aimable attention !

AIME GUILAHOUX

Contact : 08 07 54 50
E-mail : aimeguilahoux@gmail.com