Vous êtes sur la page 1sur 30

‫الندوة الوطنية للتكوين المستمر‬

‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬

Colloque national de la formation continue


La qualité en formation continue et évaluation de
son impact sur l’administration

- pour une formation efficiente et ciblée -

14 décembre 2010 Nadia EL HNOT


Chef Division Formation
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
SOMMAIRE

 Introduction
 Pourquoi entreprendre une démarche qualité
en formation ?
 Comment entreprendre une démarche qualité
en formation ?
 Qualité de l’identification et de la définition des
besoins de formation
 Qualité de la conception et de la mise en
œuvre du plan de formation
 Qualité de l’évaluation de la formation
 Conclusion
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
Introduction

 La GRH constitue le projet prioritaire du chantier de


Modernisation de l’Administration et de la gestion publique.
 Ce Projet vise à disposer d’une Administration performante,
efficiente, responsable et citoyenne, dotée d'une structure
humaine où prévalent la compétence et le professionnalisme.
 La formation est placée au cœur des stratégies de développement
des RH, afin d’accompagner les changements organisationnels et
structurels et les nouvelles missions, de valoriser son capital
humain, améliorer en continu les compétences des fonctionnaires
et réaliser l’adéquation entre les profils et les exigences des
postes.
 Le participant ou le bénéficiaire de la formation se trouve au
centre des intérêts.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en
formation ?

 Pour tout gestionnaire la question de l'efficacité est de


première importance
 Toute formation ne donne pas lieu automatiquement au
développement des compétences individuelles
 La formation n’améliore pas de facto le fonctionnement
d'une organisation / administration.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en
formation ? suite1

 la formation continue se trouve confrontée au défi d’allier la


performance et l’efficience.
 La mise en place d’un système de FC structuré et efficace est
complexe et délicate du fait que ce dispositif, assimilé à un système
scientifique, n’est pas aussi prévisible et maitrisable.
 Les conditions de succès de la formation sont l’adoption de la
démarche qualité et la garantie du retour sur investissement pour
l’administration.
 Les normes universelles de qualité, en management en général et
en formation en particulier, adaptées au contexte de l’administration
marocaine permettraient d’améliorer l’organisation et de libérer des
disponibilités et des ressources.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
I. Pourquoi entreprendre une démarche qualité en
formation ? suite2

Quels résultats recherche-t-on lors d’une démarche


qualité en formation ?

 Anticiper sur les besoins


 Maîtriser la conformité des prestations
 Maîtriser la satisfaction des bénéficiaires de la formation
 Améliorer les performances des processus pédagogiques, des
prestations de service et du système qualité lui-même
 Donner confiance aux acteurs et partenaires de la formation
 Mesurer les retours sur investissement
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II. Comment entreprendre une démarche qualité en
formation ?
La formation continue  une série de processus distincts.

 Processus d’identification et de définition des


besoins de formation 
 Processus de conception et de mise en œuvre du
plan de formation
 Processus d’évaluation de la formation

La démarche qualité appliquée à l’ingénierie d’une session
de formation peut être appliquée à tout le cycle et porter
sur l’ensemble de ces processus.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.1. Qualité de l'identification et de la définition des
besoins de formation

 Pour assurer la qualité à cette étape, les stratégies et outils


proposés doivent susciter la collaboration et la participation des
fonctionnaires.
 Faire l’économie d’une analyse des besoins peut coûter cher
en termes de qualité.
 L’identification et la définition des besoins de la formation
devraient prendre en considération les besoins individuels,
collectifs et d’organisation.

‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.1. Qualité de l'identification et de la définition des
besoins de formation suite1

… et tenir compte
 Parcours professionnel des fonctionnaires 
 Connaissances implicites et explicites 
 Ecarts entre le rendement actuel et le rendement attendu 
 Savoir-faire de leadership et de management 
 Approche Genre 
 Outils de planification et d’amélioration 
 Création d’équipes  
 Habileté à communiquer 
 Culture et comportement social 
 Connaissance des marchés et des besoins et attentes des fonctionnaires 
 Créativité et innovation.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.1. Qualité de l'identification et de la définition des
besoins de formation suite2

Au niveau du MAEC, les besoins prennent compte de différents


paramètres et sont recensés par différents outils :
 Les orientations stratégiques et politiques du top management du
Département
 Le contexte des relations internationales en perpétuelle mutation 
 Un Maroc actuel en mouvement 
 Les évolutions technologiques 
 Le guide du diplomate marocain, élaboré en 2009
 Le manuel des procédures consulaires élaboré pour formaliser et
faciliter le travail des agents consulaires

‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.1. Qualité de l'identification et de la définition des
besoins de formation suite3

 Les évaluations des sessions précédentes 


 Les rapports annuels d’activité 
 Les diagnostics sectoriels : diplomatiques, consulaires, économiques,…
 Les besoins collectifs opérationnels, fonctionnels et techniques définis
par les Directeurs et les autres responsables
 Les recommandations du Brainstorming organisé par le MAEC en 2009
 Les ateliers d’insertion et de réaffectation organisés au mois de
septembre en faveur des fonctionnaires rappelés des Ambassades et
consulats à l’administration centrale
 Les questionnaires et fiches de besoins individuels 
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.1. Qualité de l'identification et de la définition des
besoins de formation suite4

Etapes et sources d’identification des besoins individuels et


collectifs
 Entretien de développement, élément clé d’identification des besoins individuels,
utilisé au MAEC mais non systématisé, coûteux en termes financier et de temps.  
 Demande écrite de formation : Cette étape est formalisée au MAEC  
 Détermination de l’urgence et d’importance des besoins en compétences. Les
priorités au MAEC sont établies en fonction de l’importance stratégique d’une
compétence pour le Ministère et pour le fonctionnaire ainsi que du degré de
maîtrise actuel de cette compétence
 Reprise des résultats du Référentiel des Compétences : pour annuler ou réduire
les écarts entre les compétences requises et existantes. Le MAEC a élaboré son
REC.
 Reprise de l’analyse de la GPEEC : afin de considérer les besoins futurs des
Départements. Le MAEC est en cours de réalisation de la GPEEC.
 Synthèse de l’analyse du REC et GPEEC et inventaire des besoins et attentes
 Validation de l’analyse des besoins par le comité de validation.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du
plan de formation

Analyse cohérente des besoins de formation identifiés


+ définition des priorités
 démarrage planification et conception d’un plan de formation.

Afin de respecter la démarche qualité, le plan de formation devrait


comprendre notamment :
 les objectifs et résultats attendus
 les programmes, échéances, méthodes et contraintes 
 La population cible
 Les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires
 L’identification des intervenants internes et externes
 Les modes d’évaluation 
Les mesures d’efficacité et d’impact sur le Département.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du
plan de formation suite1

 Chaque action planifiée devrait faire l’objet d’un


cahier des charges qui clarifiera les buts, servira aux
appels d’offres, permettra le suivi…
 Chaque module de formation devrait faire l’objet
d’une fiche d’orientation pédagogique détaillée
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du
plan de formation suite2

 Le plan de formation = plan d’action de développement des


compétences regroupant toutes les actions de formation planifiées,
structurées en fonction des axes prioritaires en lien avec la stratégie du
ministère, des besoins collectifs et attentes individuelles de formation.
 Le plan de formation prend en compte l’impact des formations
passées afin d’améliorer les processus et assurer le respect de
l’amélioration continue.
 Un plan de formation respectant la démarche qualité devrait être :
 pluriannuel, articulé avec les plans opérationnel et stratégique du
Département
 établi sur au moins 3 années et détaillant la première année
 orienté par un schéma directeur indiquant les grandes priorités
 être un support de communication entre les différents acteurs.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en
œuvre du plan de formation suite3

Dispositif de formation du MAEC


Un plan triennal 2010 / 2012, regroupant
quatre Plans de formation :
1. Plan de Formation transversale  
2. Plan de Formation spécifique
3. Plan de Formation pré-mutation
4. Plan de Coopération internationale
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en
œuvre du plan de formation suite4

Plan de formation transversale :


comprend les formations communes et générales,
jugées stratégiques et en cohérence avec les
orientations du Ministère
1. Gestion des RH  
2. Ingénierie de la formation
3. Management
4. Système d’information
5. Langues
…etc
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en
œuvre du plan de formation suite5

Plan de Formation spécifique :


Il vise le développement des compétences qui
correspondent au cœur des métiers du MAEC
1.Métierdiplomatique  
2.Consulaire consulaire
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en
œuvre du plan de formation suite6

Plan de Formation prémutation :


Etabli annuellement au profit du personnel éligible à la mutation
aux ambassades et aux consulats du Royaume.
1. Tronc commun  
2. Cycle diplomatique
3. Cycle consulaire
4. Formations spécifiques prémutation 

Le plan prémutation 2010 a été réalisé intégralement de mai à


juin. Il a concerné 177 cadres et agents mutés à l'étranger en
4040 jhf et a été exécuté en interne et en externe.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en
œuvre du plan de formation suite7

Plan de la coopération internationale :

C’est le plan des formations réalisées dans le cadre de


la coopération bilatérale ou multilatérale, soit par
l’envoi de fonctionnaires en stage à l’étranger ou
l’invitation d’experts étrangers pour assurer des
formations au profit des cadres du Ministère.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.2. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du
plan de formation suite8

 Les plans de formation sont établis selon un canevas type (fiche


d’orientation pédagogique F.O.P.)
 Toutes les fiches d’orientation pédagogique relatives aux
plans ont été soigneusement élaborées et finalisées.
 Le plan de formation du MAEC a été entièrement codifié et traduit
en référentiel de formation et mis sur le système GISRH. Les sessions
de formation réalisées pour chaque module sont chargées au fur et à
mesure de leur mise en œuvre
 La documentation relative aux actions de formation est mise
sur l’espace formation en intranet. Cette documentation sert
également de références lors de la préparation aux examens
professionnels.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.3. Qualité de l’évaluation de la formation
 Rôle de l’évaluation :
 dresser un bilan,
 diagnostiquer (forces et faiblesses)
 pronostiquer (orienter dans les choix futurs)
 L’évaluation = processus visant à améliorer d’une manière continue
la formation  c’est un vecteur de qualité sans laquelle un système
de formation devient inefficace
 La recherche de la qualité est intimement associée à l’évaluation
qui en est une phase importante
 L’assurance qualité ne peut se faire sans un référentiel
d’évaluation, qui reste toutefois le maillon faible du processus
 Assurer le concept qualité dans l’évaluation c’est apprécier
plusieurs critères : l’efficacité, l’efficience, l’équité, la conformité, la
cohérence, la pertinence, l’équilibre entre le savoir, le savoir faire et
le savoir être…
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.3. Qualité de l’évaluation de la formation suite1

Qu’est ce qu’on évalue et par quels moyens?

 Le niveau de satisfaction (questionnaire, fiche d’évaluation à


chaud )
 L’acquisition des apprentissages et maîtrise des
connaissances (questionnaire, fiche, entretien, quiz)
 Le transfert des apprentissages / évaluation à froid plusieurs
semaines après l’action de formation (questionnaire, fiche,
entretien)
 L’impact sur le Département et les fonctionnaires (grille,
bilan)
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.3. Qualité de l’évaluation de la formation suite2

 Habituellement une seule étape dans le processus


d’évaluation « à chaud » est retenue à la fin d’un stage ou
d’une session.
 Assurer le concept qualité exige d’évaluer tout le processus
de formation et durant toutes les étapes, en amont et en aval,
par différents acteurs. Ceci est possible en ayant recours aux
évaluations préalable, initiale, en cours d’action, en fin de
sessions, à froid et finale.
 Le résultat de ces différentes évaluations permet de maîtriser
la mise en œuvre du dispositif de formation, de mesurer
l’efficacité de l’action et de dégager les actions correctives et
préventives.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.3. Qualité de l’évaluation de la formation suite3
Au MAEC, nous avons recours aux :
 évaluations préalables et initiales pour constituer des
groupes homogènes par leur niveau, hétérogènes pour leur
complémentarité, respectant l’approche Genre et l’ancienneté,
pour briefer le formateur des exigences nouvelles et
d’éventuelles adaptations,… par le biais de questionnaires 
 évaluations en cours de formation pour vérifier l’atteinte des
objectifs intermédiaires et mener des améliorations
préventives, par le biais d’entretiens avec les participants et les
formateurs ;
 évaluations de fin de sessions par le biais des fiches
d’évaluation à chaud, de quelques entretiens, de tests lors de
formations techniques (cas d’applications consulaires,
formation des régisseurs, formations des adouls…) 
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.3. Qualité de l’évaluation de la formation suite4
 évaluations à froid, 4 à 6 mois après l’action de formation 
connaître les difficultés rencontrées lors de l’application des
connaissances acquises
(ex. de la formation consulaire pour le déploiement du
passeport biométrique) et mesurer des indicateurs tels que le
nombre de rejets de dossiers (cas des formations pour les
régisseurs) par le biais des fiches d'évaluation à froid

 évaluations finales pour vérifier l’atteinte des objectifs une


fois les effets de la formation stabilisés, par le biais de
rencontres avec les responsables, de grilles et de bilans

Parallèlement, un tableau de bord pour suivre les indicateurs


principaux et l’atteinte des objectifs a été mis en place par le MAEC.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
II.3. Qualité de l’évaluation de la formation suite5

L’évaluation à plusieurs niveaux permet de mettre en place un


processus d’amélioration continue, gage de la qualité totale,
garantissant une ressource humaine qualifiée, outillée, efficace,
valorisée, motivée, confiante, évoluant dans un environnement
administratif et social efficient, valorisant, moderne, stable et
proactif
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
Conclusion

 Investir dans la formation pour accroître les compétences


exige des administrations de se doter de ressources
professionnelles pour encadrer les efforts et de mettre en place
une structure de gestion efficace de la formation continue.

 Pour atteindre la qualité totale, ne faudrait-il pas agir bien en


amont, càd au niveau de la formation initiale ou d’insertion?
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬
Conclusion

 le MAEC sera doté dès janvier 2011 d’une académie


diplomatique qui accueillera les nouvelles recrues pour une
année de formation de haut niveau en diplomatie, relations
internationales, langues, protocole, connaissance approfondie
du Royaume, Management, communication, négociation…

 La création de l'Académie diplomatique s'insère dans une


vision globale de diplomatie moderne, proactive et agissante et
s'inscrit dans une démarche cohérente et collective de
recherche d’excellence et de qualité totale.
‫جودة التكوين المستمر وقياس آثاره على أداء اإلدارة‬

‫وشكرا على انتباهكم‬