Bureau des fonds de tiers www.unine.

ch/fdt 032 718 10 70

Pr 1.1 PROCEDURE : GESTION DUNE CAISSE 1. OBJET La procdure dcrit toutes les dmarches lies la gestion dune caisse rattache un projet dfini par un numro dOTP et dment approvisionn. 2. DOMAINE DAPPLICATION La procdure concerne louverture, la gestion, le suivi et le contrle dune caisse dans le cadre dun fonds dfini par un numro dOTP. Les dpenses autorises sont les suivantes: Paiement des petites fournitures, dpenses de bureau, frais daffranchissement Apritifs, pique-niques consomms sur place dans le respect des procdures lies aux frais de rception (selon le guide pratique de remboursement de frais) Frais dessence et petit frais de dplacement Paiement dachat divers au comptant Encaissement lors de la vente de matriel Remarque : Les remboursements de frais de dplacement, de rception et dautres frais aux membres du personnel sont effectus par virement bancaire ou postal si le montant est suprieur la somme de CHF 100.-- avec les formulaires dusage (notes de frais).

3.

DEROULEMENT 3.1 Demande douverture Le responsable du projet demande louverture dune caisse en tablissant un courriel lattention du responsable du bureau des fonds de tiers.
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3.2 Principes gnraux

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Un livre de caisse avec contrle du solde doit tre tenu mensuellement (voir formulaire: Livre de caisse). Les mouvements de caisse mensuels ainsi que les justificatifs doivent parvenir au BFDT avant le 8 de chaque mois. Chaque dpense doit tre lgitime par un justificatif original. Chaque dpense professionnelle doit respecter les directives en vigueur lUniversit. Le transfert de fonds entre une caisse lie n dOTP et une caisse du budget Etat (gre par le BCG) est strictement interdit. Seule une caisse par institut ou service sera ouverte, si ncessaire. Le BFDT lobligation de venir vrifier physiquement ltat de la caisse durant lanne civile sans aucun pravis (selon les directives de lEtat).

Version finale du 01.10.09

Rdacteur : Alfio Di Marco, le 11.09.09 Correcteur : Genevive Henchoz, le 01.10.09 Approbateur : Stphane Duina, le 01.10.09

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Pr 1.1 3.3 Activit QUI 1 Responsable du projet 2 Caissier de linstitut, facult ou domaine central QUOI Le responsable demande louverture dune caisse. Le responsable contrle et valide avec sa signature les mouvements de caisse pour le mois. Le caissier remplit mensuellement le livre de caisse sans omission de renseignement et de manire exacte. Le caissier certifie lexactitude des donnes avec sa signature. Le livre de caisse et les justificatifs originaux sont envoys au BFDT pour comptabilisation.

Le livre de caisse et les justificatifs doivent tre transmis au BFDT avant le 8 de chaque mois pour garantir une comptabilisation dans les dlais 3 BFDT Vrifie que le financement (fonds de tiers) est disponible. A rception du livre de caisse, le BFDT procde lanalyse et au traitement. Si tout est conforme, classe les documents dans le classeur du projet concern sinon demande un complment dinformations. Contrle de la caisse sur site (minimum 1 fois par anne).

Dans la prsente procdure et par mesure de simplification, les termes responsable et caissier sont utiliss uniquement au masculin.

Version finale du 01.10.09

Rdacteur : Alfio Di Marco, le 11.09.09 Correcteur : Genevive Henchoz, le 01.10.09 Approbateur : Stphane Duina, le 01.10.09