Les bonnes pratiques de laudit interne

Article publi par : Jrmy CICERO

Garantir la pertinence des audits internes demande une bonne prparation, la mise en uvre de
bonnes pratiques et ltablissement dun climat favorable pour les parties prenantes. Laudit doit tre
men dans un climat de confiance.
Pour tablir cette relation de confiance lauditeur doit tre la fois humble et ouvert et mettre en uvre
un certain nombre de bonnes pratiques. Cest ensuite que dautres qualits doivent tre dveloppes :
pertinence et exhaustivit du questionnement, capacit dobservation, tnacit, vivacit, facult de prise
de note.
Pour cette rentre des classes, voici quelques conseils pour vous aider dans la ralisation de vos
audits.
1. Structurer la relation avec les audits
Favoriser une relation gagnant-gagnant
Laudit peut tre peru par certains comme un exercice inquisitoire. Les audits peuvent ainsi se sentir
jugs et refuser de cooprer. Il sagit l de la pire situation daudit quil est indispensable dviter. Cest
lauditeur que revient la mission de ddramatiser laudit et ses enjeux. Cela se fait deux moments :
En runion douverture, o lauditeur doit expliquer sereinement les objectifs de laudit et prciser que
laudit est aussi un moyen de valoriser les bonnes pratiques. En dautres termes, laudit nest pas fait
que pour mettre en exergue des non-conformits, cest un exercice constructif.
Lors de laudit, o lauditeur doit (re)prsenter chaque audit rencontr les objectifs et les enjeux de
laudit.
Cest aussi lauditeur de structurer une relation positive avec les audits pour leur donner envie de
collaborer au processus commun de progrs. Lauditeur doit donc sinscrire dans une relation gagnant-
gagnant avec le(s) audit(s).
Cette relation gagnant-gagnant ne dun climat favorable tabli grce au comportement de lauditeur qui
doit :
tre neutre et ne pas prjuger ;
couter sans interprter et sans devancer la rponse de laudit (en cas de blocage lauditeur ne doit
pas rpondre la place de laudit, il doit susciter la rponse) ;
adopter une attitude objective, sans extrapolation personnelle ;
viter dtre influenc par ses propres origines techniques ;
rester naturel et attentif ;
bien observer linterlocuteur (ton, motion, gestes), pour dtecter toute incomprhension, quiproquo ou
malaise ;
dculpabiliser laudit. Lors dun audit on cherche les faits, non les coupables ;
encourager une dmarche constructive en faisant appel aux comptences de linterlocuteur ;
utiliser le vocabulaire de la maison, poser des questions claires ;
aider laudit clarifier un fait, sortir dune impasse ;
se faire expliquer les rponses ou les termes mal compris ;
sinterdire de piger laudit ;
faire comprendre laudit quil na nul besoin de se justifier ;
rester au niveau des faits (discerner les faits exceptionnels, distinguer les faits des opinions).
Voil autant de bonnes pratiques qui concourent ltablissement dun climat de confiance dans lequel
laudit doit se raliser.
2. Matriser le questionnement et la prise de notes
Un bon audit est un audit mthodique
Nous vous prcisions dans cet article (Batr un guide daudit selon la logique du PDCA et lapproche
5M) la manire de drouler un audit autour du principe du PDCA. Le questionnement doit donc tre
fidle au guide ou questionnaire prpar pralablement.
Laudit peut tre apprhend telle une phase de vente. Dans le cas de laudit on ne cherche pas
vendre mais acheter des informations. Pour y parvenir de la manire la plus naturelle qui soit et
dans un climat de confiance, le questionnement doit tre construit de manire mthodique. La mthode
de lentonnoir, issue des techniques de vente peut tre applique laudit.

La reformulation permet ici dviter les quiproquos et malentendus et garantit lauditeur lacceptation
dun cart dtect par laudit. Par exemple : si jai bien compris, vous ne ralisez pas
systmatiquement les contrles avant de livrer les produits au client ?
Lutilisation du QQOQCCP sans abuser P !
Durant les entretiens, lauditeur est en position dapprenant face au sachant quest laudit. Le but de
laudit est que lauditeur comprenne le fonctionnement de lentit audite. Pour faire, le recours un
questionnement exhaustif est ncessaire.
Lauditeur peut sappuyer sur le QQOQCCP (qui, quand, o, comment, combien, pourquoi, Cf.
larticle La mthode QQOQCCP, un outil danalyse simple et performant), mais sans abuser du
pourquoi !
En effet, le pourquoi invite laudit se justifier. Or laudit ne cherche pas comprendre pourquoi
telle ou telle chose nest pas faite mais identifier ce qui nest pas fait ou au contraire ce qui est bien
fait.
La rponse au pourquoi est la charge du responsable de lentit audite qui devra y rpondre pour
entreprendre une action corrective.
La prise de note : rapide, suffisante et prcise
Pour viter de dvier du questionnement pralablement prpar, lauditeur peut avoir recours un
mmo sur lequel seront consignes les principales questions.
Ce mmo permet en outre dy consigner les rponses obtenues, servant ainsi de recueil de prise de
notes (le mmo prpar au format paysage permet dy inscrire les notes durant laudit sur la moiti ou
les deux tiers droite).

La prise de note doit tre rapide, suffisante et prcise :
Rapide afin dviter de casser le rythme de laudit ;
Suffisante pour pouvoir tayer et rendre factuelles les observations effectues (il ne faut pas oublier de
consigner les rfrences des documents examins, et le nombre de situations observes) ;
Prcise pour pouvoir hirarchiser les constats daudit (Cf. larticle Formalisez des constats daudit
pertinents, la qualit de vos audits en dpend).
On retiendra que la prise de note est un exercice qui se travaille et qui samliore avec lexprience. La
pratique des audits permettra en outre didentifier les lments majeurs de ceux qui le sont moins et qui
ne gagnent pas tre consigns.
3. Observer les faits sur le terrain, faire preuve de
tnacit
Auditer domicile
Laudit est un exercice dinvestigation et comme toute investigation la recherche des faits ne se fait pas
quen coutant mais aussi en observant lenvironnement dans lequel se droule laudit : le lieu de travail
des audits. Cela signifie que lauditeur observera autant de lieux que de personnes audites.
Se dplacer sur les lieux de travail des audits permet aussi dviter la prsence des suprieurs
hirarchiques lors de laudit des collaborateurs. Prsents ces derniers peuvent brider le potentiel des
audits ou encore favoriser le sentiment de contrle et dinscurit.
Une fois sur le lieu de travail de laudit, lauditeur doit, tout en menant son audit, observer le
fonctionnement habituel du service pour dtecter dventuelles dysfonctionnements.
tre tenace mais pas vorace !
Si il est dusage de dire que le doute profite toujours laudit, il est du devoir de lauditeur de limiter au
maximum les zones dombre et de doutes. Ainsi, ds quune situation semble ambige, lauditeur doit
reformuler ou complter son questionnement pour clarifier la situation.
Cest ce niveau que lauditeur doit faire preuve de perspicacit et de vivacit desprit, car tant son
propre gardien du temps, il ne peut se permettre de rester trop longtemps sur une mme situation
claircir. Le questionnement doit donc tre prcis et direct. Cela demande de faire preuve de tact pour
recentrer laudit sur les attentes de lauditeur.
Si toutefois, la situation ne se clarifie pas, il faut aussi savoir abandonner et ne pas tre trop vorace
au risque dagacer laudit et de perdre sa confiance. Une note peut tre consigne dans le rapport
daudit pour prciser la situation ambige et pouvoir revenir dessus lors dun prochain audit.
De mme que lorsquun cart est dtect, lauditeur, une fois lcart accept, doit passer un autre
sujet et ne pas insister sur lcart. Le but de lexercice ntant pas de trouver des carts mais de faire
progresser lentit audite.
Quelques conseils et erreurs viter
Laudit est un exercice objectif. Il convient de ne pas se laisser influencer par les dispositions adoptes
par les audits. Il sagit de raisonner en termes de rsultats et non de moyens.
De mme quil ne faut pas reporter sa propre vision ou exprience auprs des audits. Il faut aborder
laudit dun il naf et humble cherchant comprendre le fonctionnement et dterminer si ce
fonctionnement est performant, cest--dire sil conduit lentit audite atteindre ses objectifs.
La matrise de laudit rside en grande partie dans la facult de lauditeur sappuyer sur le processus
audit comme fil conducteur, en dployant le PDCA.
Evitez tout prix les conflits ! Vous devez vous interdire dentrer en conflit. Si laudit refuse de
cooprer, arrtez immdiatement lentretien et consignez les raisons du dsaccord.
Ne rfutez jamais une affirmation, mme mentalement et mme si vous avez lintime conviction
que laffirmation exprime est fausse. Le doute profite toujours laudit.
Bannir certaines expressions du type votre place, Vous vous contredisez Je ne suis pas
daccord. Vous ntes pas la place de laudit. A priori, vous en savez moins que lui. Il est le
sachant et vous lapprenant. Laudit demande une certaine humilit.
Vous avez le droit de demander des documents et laudit le droit de refuser. Si laudit refuse de
montrer les documents, nentrez pas en conflit et consignez le fait que certains documents nont pas pu
tre audits. Vous devez galement vous interdire de consulter des documents la drobade.
Nessayez pas de hirarchiser les constats daudit durant la phase dentretien. Amnagez-vous
une priode lissue de laudit, avant la runion de clture pour le faire. A dfaut vous risquez de casser
le rythme de laudit et de susciter la mfiance des audits.
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