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COMMENT CRIRE UNE LETTRE

tapes

En gnral, les lettres formelles doivent tre tapes


lordinateur et envoyes par la poste. Il y a toutefois des
exceptions, par exemple si votre message est trs urgent ou si
vous avez la certitude que le destinataire prfre les e-mails.
Les lettres informelles peuvent aussi bien tre envoyes par la
poste que par e-mail.
En ce qui concerne les lettres semi-formelles, cest vous de
voir! Si le destinataire a choisi de communiquer avec vous
essentiellement par courrier lectronique, il sera sans doute
prfrable de lui envoyer votre message par e-mail. Si vous
ntes pas sr, prfrez envoyer votre lettre par la poste.
1. Si vous crivez une lettre formelle, utilisez un papier
en-tte ou bien crivez votre adresse en haut de la page.
Si vous crivez une lettre commerciale et que vous avez du
papier lettres avec len-tte de votre entreprise, utilisez-le. Si
vous voulez simplement que votre lettre fasse plus
professionnelle, vous pouvez concevoir votre propre en-tte
avec un logiciel de traitement de texte. Sinon, crivez ou tapez
simplement votre adresse complte en haut gauche de la
page. crivez votre prnom et votre nom sur la premire ligne,
puis la ligne au-dessous le numro et la rue, et la ligne
encore au-dessous le code postal et la ville. Vous devez
gnralement indiquer votre numro de tlphone et

ventuellement votre e-mail au-dessous de votre adresse.


Pour les lettres formelles et ventuellement les lettres semiformelles,
2. crivez le nom et ladresse de votre destinataire. En haut

droite de la page, en dcalant de quelques lignes vers le bas


par rapport votre propre adresse (les deux adresses ne devant
pas tre en face lune de lautre), crivez le titre et le nom
complet de la personne qui vous crivez. Sur la ligne du
dessous, crivez le nom de lentreprise ou de lorganisation
laquelle elle appartient (si cela est applicable). Allez encore la
ligne et crivez le numro et le nom de la rue, puis encore la
ligne le code postal et la ville.
Vous navez pas besoin dcrire ladresse du destinataire si vous
envoyez un e-mail.
Cela nest pas non plus ncessaire en ce qui concerne les lettres
informelles et certaines des lettres semi-formelles (selon leur
objet et le destinataire). crire le nom et ladresse du
destinataire sur lenveloppe est gnralement suffisant.

Si vous envoyez une lettre pour une demande de


renseignements et que vous navez pas de destinataire en
particulier, crivez simplement le nom de lentreprise ou de
lorganisation et son adresse.
3. crivez le lieu et la date. Si vous avez crit votre adresse et
ladresse du destinataire en haut de la page, sautez quelques
lignes et crivez, sous ladresse du destinataire ( droite de la
page), le lieu do vous crivez la lettre et la date.
Le lieu et la date doivent tre crits de la manire suivante : A
Paris, le 20 janvier 2013 ou Nantes, le 1er janvier
2013 .
Si vous envoyez un message semi-formel ou informel par e-mail,
vous naurez pas besoin dajouter le lieu et la date puisque la
date et lheure de lenvoi seront automatiquement signales
dans le-mail.
4. Dbutez

maintenant votre lettre avec une formule


dappel. Celle-ci dpendra de votre relation avec le destinataire
aussi bien que de lobjet de votre lettre. Voici diffrentes

possibilits :
En ce qui concerne les lettres formelles, lorsque vous ne savez
pas spcifiquement qui va lire la lettre, vous pouvez commencer
par Madame, Monsieur, , en noubliant pas dajouter la
virgule.
Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, mais
que vous savez quil sagit dun homme ou dune femme, vous
pouvez crire simplement: Madame, ou Monsieur, .
Vous devez toutefois tre sr de vous pour ne pas offenser votre
destinataire avant mme quil ou elle ne lise la lettre !
Si vous crivez une lettre formelle et que vous connaissez le
nom du destinataire, crivez donc son titre suivi de son nom de
famille. Par exemple : Monsieur Dupuis, ou Madame
Durant, . Noubliez pas dutiliser le titre officiel de la personne
si elle en a un, tel que Docteur , Matre , Professeur ,
puis faites-le suivre de son nom et dune virgule. Exemple :
Matre Dupont, , Docteur Buisson, , etc.
Si vous crivez un responsable d'une entreprise ou d'une
organisation, vous pourriez crire le titre et la fonction de la
personne. Par exemple : Madame la Directrice, ,
Monsieur le Prsident, , Madame la Chef du
personnel, , etc.
Si la lettre est semi-formelle, cest vous de juger si vous
pouvez appeler le destinataire par son prnom ou non. Si vous
ntes pas sr, le mieux serait dcrire le titre (Madame,
Monsieur, Mademoiselle ou titre officiel) puis le nom de famille
de la personne toujours suivi d'une virgule.
Dans le cas de la lettre semi-formelle, vous pouvez
ventuellement utiliser la formule Cher Monsieur X, ou
Chre Madame X, .
En ce qui concerne les lettres informelles, vous tes bien
videmment beaucoup plus libre. Vous pouvez dbuter votre
lettre par Salut ! , Cher Franois, , Salut Camille,
ou encore Bonjour Nordine, , mais aussi simplement par le
prnom du destinataire : Alice, . Vous pouvez appeler le
destinataire par son prnom, mais aussi par son surnom. Pour
les membres de votre famille plus gs que vous, cela pourrait

tre Tonton, , Tante Jeanne, , Papi, , Mamie, ,


selon la manire dont vous les appeler habituellement.
5. Commencez rdiger votre lettre. Aprs la formule dappel,
sautez deux lignes si vous tapez votre lettre lordinateur et
une seule ligne si vous lcrivez la main.
Si vous crivez une lettre personnelle, commencez par
demander comment se porte le destinataire. Selon votre relation
avec la personne qui vous crivez, la formule pourrait tre plus
ou moins formelle ( Comment allez-vous ? ou Jespre
que vous allez bien ) ou informelle ( Comment vas-tu ? ,
Comment a va ? , Tu vas bien ? ).
Si vous crivez une lettre commerciale ou un autre type de lettre
formelle, allez droit au but.
6. Rflchissez ce que vous devez communiquer dans
votre lettre. Le but principal dune lettre est la communication.
En rdigeant votre texte, demandez-vous donc quelles sont les
informations que le destinataire doit connatre et transcrivez-les
dans votre lettre. Avez-vous besoin de parler des nouveaux tarifs
de votre produit, de dire quel point le destinataire vous
manque ou de le remercier pour le cadeau danniversaire qu'il
vous a offert ? Le partage dinformations, quelles quelles soient,
doit tre lobjectif principal de votre lettre.
Sachez ce quil ne faut pas crire. Vous ne devriez probablement
pas envoyer une lettre crite sous limpulsion de la colre ou qui
solliciterait la piti. Si vous avez dj rdig une telle lettre et
que vous ne savez pas bien si vous devez lenvoyer ou non,
mettez-la de ct et attendez quelques jours avant de la glisser
dans la bote aux lettres. Vous pourriez en effet changer davis !
7. Relisez votre lettre pour la corriger. Avant de poster votre
lettre, relisez-la plusieurs fois pour vous assurer quelle traduit
bien ce que vous vouliez exprimer et pour corriger toute faute
de grammaire, de conjugaison ou dorthographe. Utilisez le
correcteur automatique de votre logiciel de traitement de texte
ou faites contrler et corriger votre lettre par un ami. Effectuez
toutes les modifications ncessaires.
8. Utilisez une formule de politesse pour terminer votre
lettre. Une telle formule permet de clore une lettre sur une
bonne note et dtablir ou d'entretenir de bons rapports avec le

destinataire. Sautez deux lignes aprs le dernier paragraphe et


crivez votre formule finale.
Si vous crivez une lettre formelle, vous pouvez utiliser
les formules suivantes :
Veuillez agrer, Monsieur, mes sincres salutations.
Je vous prie dagrer, Monsieur, mes sincres salutations.
Je vous prie dagrer, Madame, lassurance de ma parfaite
considration.
Veuillez agrer, Madame, lassurance de ma respectueuse
considration.
Je vous prie dagrer, Madame la Directrice, lexpression de
ma trs haute considration.
Si vous crivez une lettre semi-formelle, selon son objet
et votre lien avec le destinataire, vous pouvez utiliser les
formules suivantes :
Veuillez croire, Madame, lassurance de mes sentiments
distingus.
Recevez, chre Madame, lexpression de mes sentiments les
plus respectueux.
Recevez, Monsieur, mes sincres salutations.
Veuillez recevoir, Monsieur, lassurance de mes meilleurs
sentiments.
Recevez, cher Monsieur, mes cordiales salutations.
Avec mes salutations distingues.
Si vous crivez une lettre informelle, vous tes libre de
clore votre lettre comme bon vous semble. La formule que
vous utiliserez devrait toutefois reflter le type de relation que
vous entretenez avec le destinataire, selon que vous crivez
un bon ami, un parent proche, la personne que vous aimez,
etc. Vous pourriez par exemple crire :
A bientt , la prochaine , Affectueusement , Avec
tout mon amour , Jespre te revoir bientt ,
Si vous envoyez un message semi-formel par e-mail, vous
devez viter les formules de politesse trop longues. Selon
votre degr dintimit avec le destinataire, vous pouvez utiliser
lune des formules suivantes :

Cordialement, ou Bien cordialement,


Sincres salutations, ou Cordiales salutations,
Salutations distingues,
Bien vous,

9. Signez votre lettre. La manire dont vous signerez votre


message dpendra de la nature de votre lettre.
Pour les lettres formelles qui ont t tapes lordinateur,
sautez environ quatre lignes aprs la formule de politesse finale,
selon lespace quil vous reste en fin de page, et tapez votre
nom complet (nom et prnom). Une fois la lettre imprime,
apposez-y votre signature manuscrite entre la formule de
politesse et votre nom en utilisant un stylo bleu ou noir.
Si vous envoyez un e-mail formel, tapez votre nom complet sous
la formule de politesse finale, en sautant au moins une ligne.
la fin d'une lettre formelle, si vous le souhaitez, vous pouvez
utiliser votre titre avant votre nom. Par exemple, une femme
marie pourrait crire Mme Sandra Dupont et un mdecin
pourrait signer Docteur Mir .
Pour une lettre semi-formelle, cest vous de dcider si vous
prfrez utiliser votre nom complet ou simplement votre
prnom, selon votre relation avec le destinataire et lobjet de
votre courrier. Vous pouvez aussi taper votre nom puis apposer
votre signature, comme vous le feriez pour une lettre formelle,
ou bien simplement signer le courrier sans crire votre nom.
Si vous crivez une lettre informelle, il nest pas ncessaire
dcrire votre nom de famille au bas du courrier ni dy apposer
votre signature. crivez simplement votre prnom la fin de la
lettre papier ou de le-mail.
10.Pliez convenablement votre lettre. Si vous envoyez votre
lettre par la poste, prfrez plier la feuille en trois. Pour cela,
rabattez le bas de la feuille vers le haut de manire recouvrir
les deux tiers de la page et pliez. Rabattez ensuite la partie
suprieure vers le bas de manire ce quelle concide
exactement avec le bas de la page et pliez. En pliant vos lettres
ainsi, vous pourrez tre sr de pouvoir les glisser dans
quasiment nimporte quel type d'enveloppes.
11.crivez ladresse du destinataire sur lenveloppe. Au

centre de lenveloppe, aussi bien en longueur quen largeur, ou


bien droite de celle-ci, crivez ladresse complte de votre
destinataire de la manire suivante :

M. Daniel Da Costa
25, rue de Lappe
75011 Paris

Ce quil ne faut jamais faire


Il ne faut jamais mettre Madame et Monsieur X mais Monsieur et
Madame X.
Il ne faut jamais mentionner le mot veuve sur une
enveloppe.
Si les mentions CEDEX ou BP figurent dans ladresse, ne pas
crire dautres lments de ladresse tels que le numro de la
voie et son nom.
On ne met pas de virgule aprs le numro de la rue.
Ne mettez pas de trait dunion entre le code postal et le nom de

la ville.
Ne mettez pas de trait dunion dans les noms propres devenus
les noms des voies.
crivez, de prfrence, le nom de la ville et le pays en
majuscules.
crivez
ventuellement
ladresse
de
lexpditeur
(probablement la vtre en loccurrence) au dos de
lenveloppe.
Si, pour quelque raison que ce soit, votre lettre ne pouvait pas
tre dlivre, elle vous serait ainsi retourne gratuitement.
crivez donc votre adresse au dos de lenveloppe, en haut et en
petits caractres, de la mme manire que vous avez crit
ladresse de lexpditeur, la diffrence que vous ntes pas
oblig de prciser votre prnom.

Conseils
Rdigez vos lettres lencre bleue ou noire.
vitez de truffer vos lettres dinformations inutiles, surtout si

vous crivez des lettres commerciales.


Vous pouvez faire usage des lettres pour exprimer votre
gratitude, votre sympathie, votre amour, votre humeur, votre
proccupation, votre intrt et tout autre sentiment ou
motion !
Si vous imprimez votre lettre, nutilisez pas un papier bas de
gamme, mais un papier suffisamment pais.
Si vous envoyez un e-mail formel ou semi-formel, assurez-vous
que votre adresse e-mail soit convenable. Un message de la part
de Suzieladouce2010@yahoo.fr , par exemple, ne serait pas
autant
pris
au
srieux
quune
lettre
envoye
par
Sophie.Lacroix@hotmail.fr .
Faites en sorte que le contenu de votre lettre se concentre
essentiellement sur ce qui pourrait intresser le destinataire.
Lorsque vous crivez une lettre de plainte, restez aussi
raisonnable et poli que possible. Vous serez ainsi beaucoup plus
susceptible de recevoir une rponse favorable.
Divisez votre lettre en paragraphes et noubliez pas de dbuter
chacun dentre eux par un alina.

Avertissements
Si vous dessinez ou gribouillez sur l'enveloppe, votre lettre
pourrait ne pas tre dlivre son destinataire. Si vous voulez
dcorer une enveloppe en ajoutant des dessins ou des
autocollants, prfrez le faire au dos de celle-ci ou bien faites-le
au moins de manire ce que ladresse du destinataire reste
parfaitement lisible.

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