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ESTINATION FORMATION
Un aller simple vers le savoir-faire
Microsoft
ACCESS
HABILLAGE D'UNE BASE DE
DONNEES ACCESS
AVANT PROPOS
Ce support de cours est un outil personnel, il ne constitue pas un guide de

référence.
C'est un outil pédagogique élaboré dans un souci de concision : il décrit les
actions essentielles à connaître pour appréhender le sujet de la formation.
Après réalisation d'un exercice :

• Notez votre démarche, vous aurez ainsi une trace des remarques
formulées "à chaud".
• Renforcez vos connaissances en demandant des précisions au
formateur.
Charte graphique :
Certaines images sont utilisées comme repère de lecture, notamment :
Remarque importante
Contient des exemples
® Microsoft ACCESS est une marque déposée.

© DESTINATION FORMATION
Tout droits réservés. Toute reproduction de ce support, même partielle, du contenu par quelque procédé que ce
soit est interdite sans autorisation.
SOMMAIRE
HABILLAGE D'UNE BASE DE DONNEES ACCESS
I. LES ETATS ____________________________________ 1

A. DEFINITION _____________________________________________2
B. CREATION D'UN ETAT ______________________________________3
1. Les assistants_______________________________________________________________________ 3
2. Les étapes de l'assistant état ___________________________________________________________ 4
C. CONFIGURER LA STRUCTURE D'UN ETAT ________________________8
1. La mise en page d'un état _____________________________________________________________ 8
2. Configuration des tris et des groupes d'un état____________________________________________ 11
3. Mise en forme de l'état et des contrôles _________________________________________________ 14
4. Utilisation de la boîte à outil et propriétés des contrôles ____________________________________ 16
5. Création de formules de calcul ________________________________________________________ 19
II. LES FORMULAIRES _____________________________ 22

A. LES TYPES DE FORMULAIRES _______________________________23
B. CREATION D'UN FORMULAIRE _______________________________24
1. Le choix d'un assistant ______________________________________________________________ 24
2. Les étapes de l'assistant formulaire ____________________________________________________ 25
C. MODIFICATION D'UN FORMULAIRE ____________________________25
1. Les sections du formulaire ___________________________________________________________ 25
2. Les propriétés du formulaire__________________________________________________________ 26
3. Les contrôles ______________________________________________________________________ 31
III. TECHNIQUES AVANCEES DE MISE EN FORME ______ 33

A. UTILISATION DES LISTES DEROULANTES ________________________34
1. Liste déroulante de consultation _______________________________________________________ 34
2. Liste déroulante basée sur une autre table _______________________________________________ 37
B. LES SOUS-FORMULAIRES __________________________________41

C. NAVIGUER DANS UNE BASE DE DONNEES _______________________45
1. Les boutons d'action ________________________________________________________________ 45
2. Les liens hypertexte _________________________________________________________________ 47
3. Le menu démarrage_________________________________________________________________ 49
ESTINATION FORMATION HABILLAGE D'UNE BASE DE DONNEES ACCESS
I. Les états
Partie 1 : Les états 1

A. DEFINITION
Un état se compose des informations que l'utilisateur organise et met en

forme en fonction de ses besoins. Il permet d'extraire et de présenter les données
dans le format le mieux adapté à leur exploitation et leur diffusion, tels des
étiquettes de publipostage, des factures, des rapports de vente ou des répertoires
téléphoniques.
Les états présentent donc des informations, prêtes à l'impression, de la
manière qui convient le mieux. Pour cela, différents éléments sont à disposition : du
texte, des données, des images, des traits, des cadres et des graphiques.
L'utilisateur choisit parmi ces éléments.
En bref, les états permettent :

¡ D'organiser et présenter des données par groupe,
¡ De calculer des sous totaux, des totaux par groupe, des totaux
généraux et des pourcentages de totaux,
¡ D'inclure des sous états et des graphiques,
¡ De présenter des données de manière attrayante en vue d'une
impression ultérieure.
En bref, l'état est un document de synthèse destiné à l'impression, mais

pouvant également être visualisé à l'écran (aperçu avant impression). Sa principale
caractéristique est le regroupement de données, issues des tables ou des requêtes,
par catégories, ce qui permet de nombreuses analyses statistiques, telles des
sommes, des moyennes, des comptages…
Par certains côtés, l'état ressemble beaucoup au formulaire, mais il n'autorise
ni la saisie, ni la modification des informations.

B. CREATION D'UN ETAT
La conception d'un état se réalise facilement à l'aide des assistants. Il est par
la suite possible de modifier ou de personnaliser le résultat obtenu.
1. Les assistants
En cliquant sur le bouton la fenêtre suivant s'ouvre :
Cette fenêtre donne le choix parmi 5 assistants (le mode création oblige à
commencer l'état sans rien, il faut donc tout configurer) :
¡ Assistant état : pour créer automatiquement un état basé sur des
champs que l'utilisateur sélectionnera.
¡ Etat instantané Colonnes : pour créer automatiquement un état en
colonne.
¡ Etat instantané Tableau : pour créer automatiquement un état en
Tableau.
¡ Assistant graphique : pour créer un état avec un graphique.
¡ Assistant étiquette : pour créer un état au format adéquat en vue
d'imprimer des étiquettes.

2. Les étapes de l'assistant état
Dans ce support, seul l'assistant état est abordé. En effet, les autres assistants
sont utilisés moins couramment. De plus, ils fonctionnent sensiblement de la même
manière.
Cet assistant permet de configurer grossièrement un état, sachant que tout
peut être reconfigurer par la suite.
ETAPE 1
Il s'agit de choisir les champs qui figureront dans l'état.
Ces boutons permettent de faire

un passer les champs de droite à
gauche et vice-versa
Dans la liste de gauche (2), se retrouvent les champs de la table ou de la

requête sélectionnée dans la liste déroulante au–dessus (1). La liste de droite (3)
contient les champs que l'utilisateur veut placer dans son état.

ETAPE 2
Cette étape permet de choisir le ou les champs servant de base aux

regroupements. Un regroupement correspond à un classement par catégorie. Dans
l'exemple ci-dessous, les produits seront classés par fournisseur puis par catégorie.
Au cas où plusieurs regroupements sont choisis, l'ordre est déterminé en
cliquant sur les boutons de priorité (1).
Si un champ de type numérique est sélectionné pour créer un

regroupement, ACCESS génère automatiquement une ligne de totalisation
à la fin de chaque catégorie du regroupement.

ETAPE 3
Il s'agit de configurer l'ordre de tri des données. S'il existe plusieurs

regroupements, le tri sélectionné agira à l'intérieur de chaque catégorie.
Cliquer sur le
bouton pour
sélectionner
un tri
décroissant
Ce bouton permet de configurer

le type de calcul (somme,
moyenne, max, min…)
ETAPE 4
Cette étape permet de configurer la disposition des données dans l'état. La

fenêtre à gauche (1) donne un aperçu de cette disposition. A droite, il est possible
de choisir l'orientation de l'état (portrait ou paysage) (2).

ETAPE 5
L'écran ci-dessous propose des styles de présentation (1). Il faut essayer

chaque style pour observer le résultat dans la partie gauche (2).
ETAPE 6
Il ne reste plus qu'à donner un nom à l'état (1).
Ici, il faut choisir

entre l'ouverture de
l'état pour le
visualiser (aperçu) ou
le mode création qui
permet de retoucher
la structure de l'état.
Il existe donc deux
modes comme pour
tous les objets
ACCESS.

C. CONFIGURER LA STRUCTURE D'UN ETAT
1. La mise en page d'un état
Chaque état est composé de plusieurs sections représentées ci-dessous :
MODE APERCU AVANT IMPRESSION
En-tête d'état
En-tête de page
En-tête de groupe
Zone de détails
Pied de groupe
Pied de page
Pied d'état

L'en-tête d'état contient les données qui ne seront imprimées qu'au début
de la première page de l'état, tandis que le pied d'état est réservé aux données
imprimées sur la dernière page, après tous les enregistrements. Ces deux sections
apparaissent donc uniquement au début et à la fin du document.
L'en-tête est généralement destiné à contenir des informations telles que le
titre, la date ou les destinataires d'un courier. Le pied renferme plutôt des fonctions
statistiques récapitulatives.
La section Détail contient les données imprimées pour chaque

enregistrement (il s'agit généralement des zones de texte de chaque champ).
Elle se situe toujours entre les d'en-têtes et de pieds de pages et d'état.
L'en-tête de page contient les données imprimées au début de chaque page

(titres de colonnes par exemple). Le pied de page contient les données imprimées
au bas de chaque page : la date du jour est obtenue grâce à la fonction
Maintenant(), la numérotation automatique des pages est obtenue grâce aux
fonctions Page() et Pages().
Ces sections servent ainsi principalement à répéter des informations à chaque
changement de page.
L'utilisateur peut configurer ces sections en mode création.
MODE CREATION

Pour retoucher la taille d'une section, il suffit de se placer au bord de la

section et d'utiliser la double flèche qui apparaît :
Pour sélectionner une section, il faut cliquer dessus (ici, il s'agit de l'en-tête de
page). La barre grise se noircit alors.
Cette liste déroulante indique l'objet

actuellement sélectionné.
Enfin, l'utilisateur peut choisir d'afficher ou non certaines sections. Pour ce

faire, il suffit d'utiliser le menu "Affichage" :
Cocher ou décocher les cases

correspondants à ce que vous
voulez voir figurer dans l'état ou
pas.
Si vous supprimez une section, tout ce qu'elle contient sera également

supprimé.

2. Configuration des tris et des groupes d'un état
Le principal avantage d'un état réside dans sa faculté à regrouper les

informations et à les trier. Il s'agit des niveaux de regroupement. L'état présenté
ci-dessous est configuré pour regrouper les informations par fournisseur, puis par
catégorie de produits :
MODE CREATION
1er niveau de regroupement
2ème niveau de regroupement

Ces niveaux de regroupement, choisis dans l'assistant état, classe dans l'état
tous les fournisseurs, puis, pour chacun d'entre eux, toutes les catégories de
produits. Enfin, dans chacune des catégories, les produits y afférant sont listés.
Le résultat est le suivant :
MODE APERCU AVANT IMPRESSION
Les fournisseurs
Les catégories Les produits

Le schéma sur la page 11 montre que l'assistant état crée souvent seulement
des en-têtes de groupe. L'utilisateur peut avoir besoin de créer des pieds de groupe,
de trier les données d'une autre manière ou bien de changer les niveaux de
regroupement. Pour ce faire, il faut cliquer sur "trier-regrouper", représenté par
l'icône suivante :
La boîte de dialogue suivante apparaît :
Si oui, l'état affiche le niveau

de regroupement sélectionné
sans le couper sur plusieurs
pages.
Si non, la liste des produits de
chaque fournisseur pourra
être affiché sur plusieurs
pages.
¡ Pour inverser l'ordre de regroupement des champs, il suffit de sélectionner la

ligne et de la déplacer en haut ou en bas. Ici, l'état regroupe par fournisseur puis par
catégorie (1).
¡ Pour créer un niveau de regroupement, il faut sélectionner le champ dans la
colonne "champ/expression" et choisir "oui" dans "En-tête de groupe". Les champs
regroupés possèdent le symbole devant la ligne (2).
¡ Pour trier un champ, il faut l'ajouter dans la colonne "champ/expression",

puis choisir croissant ou décroissant dans la colonne "Ordre de tri" (3). Les champs
triés mais non regroupés ne possèdent pas de symbole devant la ligne (4). L'ordre
des champs dans la liste est important, puisqu'il détermine l'ordre de tri.
¡ Pour créer un pied de groupe, en plus de l'en-tête, il faut sélectionner le
champ et choisir "oui" dans "Pied de groupe" (5).

3. Mise en forme de l'état et des contrôles
Pour chaque section, la mise en forme consiste uniquement à choisir la

couleur de fond. Il faut sélectionner une section puis cliquer sur l'icône représentant
un pot de peinture :
Ensuite, il suffit de choisir la

couleur de fond de la section.
Chaque section est garnie d'objets nommés des contrôles. Ces contrôles
peuvent tous être mis en forme à l'aide de la barre d'outils "mise en forme".
Gras, italique, souligné Alignement du texte Couleur de fond
Taille de caractère Couleur du texte
Police de caractère Couleur de la bordure
Style de la bordure
Barre d'outils
Mise en forme
-2- Options de mise en forme
-1- Sélection d'un contrôle

Il est possible de sélectionner plusieurs contrôles en même temps de façon à

ne pas reproduire plusieurs fois de suite le même mise en forme, mais plutôt de tout
faire d'un seul coup. Il existe deux méthodes de sélection multiple :
¡ Maintenir enfoncé la touche SHIFT et cliquer sur tous les contrôles
de votre choix.
¡ Par "cliquer-glisser" en sélectionnant les contrôles de votre choix (voir schéma
ci-dessous).
-1- Cliquer à cet endroit puis étendre la zone de sélection sans lâcher le clic de la souris.
-2- Lâchez le clic… les quatre contrôles sont maintenant sélectionnés…
Lorsqu'un contrôle est sélectionné, il est encadré par des poignées noires. En se
plaçant sur ces poignées, une double flèche apparaît, permettant de redimensionner
le contrôle. Il est également possible de déplacer plusieurs contrôles à la fois avec
ces méthodes de sélection.

4. Utilisation de la boîte à outil et propriétés des contrôles
Pour ajouter des contrôles, il suffit d'utiliser la boîte à outils. Cette boîte à
outils apparaît en cliquant sur l'icône
La barre d'outils suivante est alors à la disposition de l'utilisateur :
1 2 3 4 5 6 7 8
Dans les états, la totalité des contrôles n'est pas forcément utiles. Seuls
quelques-uns d'entre eux servent véritablement à mettre en forme un état.
-1- Cette flèche blanche est enfoncée par défaut. Elle permet de faire une
sélection multiple par cliquer-glisser comme cela est expliqué sur la page
précédente.
-2- La baguette magique est également enfoncée par défaut. Elle permet
d'avoir accès aux assistants lorsque l'utilisateur choisit un type de contrôle
doté d'un assistant. Pour les états, aucun des types de contrôles nécessaires
à la mise en forme ne possède d'assistant. Il n'est donc pas important
d'avoir cette baguette magique.
-3- Ce type de contrôle se nomme "Etiquette". Il permet de créer des zones

de texte, telles que des titres ou des légendes. Il est souvent utilisé.
Contrôles étiquettes

-4- Il s'agit ici du contrôle le plus courant et le plus important. De manière

fort peu adaptée, Access l'appelle "Zone de texte". Ce contrôle est
forcément basé sur un champ. Il permet donc d'afficher les informations
contenues dans la base de données. Il peut aussi être utilisé pour créer des
formules de calcul (voir pages suivantes).
Contrôles Zone de texte
-5- Ce contrôle permet d'afficher des images dans un état. Il suffit de le

sélectionner et de tracer l'endroit dans l'état où l'image doit être insérée.
Une fois l'image sélectionnée, elle

s'insère à l'endroit tracé au début.
Après avoir tracé l'image, cette boîte

de dialogue s'ouvre. Elle permet de
choisir une image sur un disque dur
ou un réseau.

-6- Ce contrôle permet de placer des sauts de page dans un état. Ici, les
sauts de page fonctionne de la même manière qu'avec un logiciel de
traitement de texte comme Word.
-7- Ce contrôle permet de tracer des lignes dans un état. Il s'agit

simplement de cliquer sur l'icône trait et de tracer le trait dans l'état. Avec la
barre d'outils mise en forme, l'utilisateur peut régler l'épaisseur et la couleur
du trait (voir plus haut).
Contrôle trait
-8- Ce contrôle permet de tracer des rectangles dans l'état. Il faut

simplement cliquer sur l'icône rectangle et de le tracer dans l'état. Il peut
donc servir à regrouper visuellement un certains nombres d'informations ou
plus simplement son rôle peut se limiter à un aspect décoratif.
Contrôle rectangle

5. Création de formules de calcul
A l'aide d'un contrôle zone de texte, il est possible de créer des calculs dans
un état.
ETAPE 1
Tracez une zone de texte dans l'état. Cette zone de texte est marquée comme
indépendante.
Il est important de tracer la zone de texte au bon endroit pour votre

calcul. Ici, la zone de texte étant placée dans l'en-tête de groupe
"fournisseurs", le calcul s'effectuera à chaque changement de fournisseur.
Si le calcul doit porter sur l'ensemble de l'état, il faut placer cette zone
de texte dans le pied d'état.
ETAPE 2
Sélectionner ce contrôle indépendant et cliquer sur l'icône de propriété

situé dans la barre d'outils "standard".

ETAPE 3
Cet icône ouvre la fenêtre des propriétés correspondant à la zone de texte :

Se placer sur la ligne de
source du contrôle.
Vérifier que la
fenêtre des
propriétés
correspond
bien à la zone
texte
La liste déroulante
permet de choisir parmi
les champs disponibles
dans cet état. Si
l'utilisateur choisit un
champ, le contenu du
champ apparaîtra dans
la zone de texte.
Cliquer sur cet icône fait apparaître le

générateur d'expression. Ce dernier
permet l'utilisation de calcul et de
fonctions.
ETAPE 4
Le générateur d'expression rend possible tout type de calcul du plus simple au
plus complexe.
Choix des opérateurs

de calcul.
Objets de la base de
données Access.
Catégories des
fonctions Access.
Fonctions Access.

ETAPE 5
Dans notre exemple, il faut compter le nombre de produits présentés par

chaque fournisseur. Le calcul sera donc : =Compte([Nom du produit]).
Pour finaliser, il faut

renommer l'étiquette "Texte 26"
avec une légende plus
compréhensible. Par exemple,
"nombre de produits".
Il faut alors passer en

mode formulaire pour visualiser le
résultat suivant :

II. Les formulaires
Partie 2 : Les formulaires 22

A. LES TYPES DE FORMULAIRES
Un formulaire est un écran personnalisé permettant de travailler sur une table

ou plusieurs tables à la fois (dans ce cas la source du formulaire sera une requête)
de façon plus agréable que dans le mode feuille de données des tables. En effet,
l'organisation d'un formulaire dépend de l'utilisateur, qui peut notamment
l'agrémenter de couleurs et d'images.
Les formulaires facilitent la manipulation des données et le déplacement entre
les objets de la base de données. Ils peuvent donc être de plusieurs types:
¡ Les formulaires destinés à la saisie,

¡ Les formulaires pour consulter des données,
¡ Les formulaires pour modifier des informations,
¡ Les formulaires pour supprimer des enregistrements,
¡ Les formulaires de navigation.
Les quatre premiers sont forcément basés sur une table ou une requête. La
saisie, la suppression, la modification et la consultation des informations sont des
opérations qui peuvent être effectuées dans un même formulaire.
Pour la navigation, les formulaires sont basés sur rien. Il faudra alors utiliser
des boutons, des liens hypertextes, des macros ou du code Visual Basic pour passer
d'un objet Access à un autre. Ce type de formulaires sera approfondi dans la
dernière partie du support de cours.
Enfin, pour concevoir un formulaire, la méthode la plus simple consiste à

utiliser dans un premier temps l'assistant formulaire, puis, dans un deuxième temps à
personnaliser le formulaire en mode création.
Un formulaire ressemble beaucoup à un état et les deux objets partagent un
certain nombre de points communs (boîte à outils, contrôles calculés, assistant…).

B. CREATION D'UN FORMULAIRE
1. Le choix d'un assistant
En cliquant sur le bouton "nouveau" de l'onglet formulaire, la fenêtre suivante

apparaît :
Cette fenêtre donne le choix parmi des assistants. Le mode création oblige à
commencer le formulaire sans rien, il faut donc tout configurer. Ce mode sert donc
principalement pour créer un formulaire de navigation.
¡ Assistant formulaire : pour créer automatiquement un formulaire basé

sur des champs que l'utilisateur sélectionnera.
¡ Formulaire instantané Colonnes : pour créer automatiquement un
formulaire en colonne. Le résultat est très rapide mais il faut le retoucher.
¡ Formulaire instantané Tableau : pour créer automatiquement un
formulaire sous forme de tableau. La même remarque que précédemment pour le
résultat.
¡ Formulaire instantané Feuille de données : le résultat donne une feuille
de données comme pour une table. L'intérêt est donc très limité.
¡ Formulaire Tableau croisé dynamique : pour créer un formulaire avec un
tableau croisé dynamique comme dans Excel.
¡ Assistant graphique : pour créer un formulaire avec un graphique.

2. Les étapes de l'assistant formulaire
Ces étapes sont identiques à celles de l'assistant état. Il suffit de reprendre la

partie de ce support concernant l'assistant état, à une différence près : il n'existe pas
de niveau de regroupement dans un formulaire. Ainsi, les étapes concernant le tri et
le regroupement disparaissent.
L'assistant formulaire est donc très simple. Il faut d'abord choisir les champs
dans une ou plusieurs tables. Puis, l'utilisateur adopte les styles de présentation qui
lui conviennent (étapes 2 et 3). Enfin, il donne un nom à son formulaire et opte pour
une visualisation du résultat ou une ouverture en mode création pour retoucher le
formulaire.
C. MODIFICATION D'UN FORMULAIRE
1. Les sections du formulaire
Comme dans un état, le formulaire possède plusieurs sections. Cependant, il

n'existe ni en-tête, ni pied de groupe, puisque le regroupement est propre à l'état,
pas au formulaire.
Ainsi, le formulaire possède un en-tête et un pied de formulaire, dans lesquels

les contrôles placés sont reproduits au début et à la fin du formulaire. Le même
principe que pour les états régit les en-têtes et les pieds de page. Pourtant, un en-
tête de page n'est pratiquement jamais utilisé dans un formulaire.
Enfin, la section détails représente le corps du formulaire et contient les

informations de la base de données que l'utilisateur veut afficher.

2. Les propriétés du formulaire
Pour accéder aux propriétés du formulaire, il faut ouvrir la feuille de propriété.
Double cliquer pour…

…ouvrir la feuille de
propriétés
Les propriétés de chaque objet, et particulièrement des formulaires, sont

nombreuses et variées. Il n'est pas question ici de la passer toutes en revue. Nous
nous contenterons des plus utiles.

Pour comprendre quelles propriétés configurer, visualisons notre formulaire en

mode formulaire. Ce formulaire contient différents éléments qu'il est possible de
configurer dans les propriétés :
-1- La légende -6- La boîte contrôle avec les boutons min, max et fermer
-3- Le sélecteur
-5- Le diviseur d'enregistrements
-4- Les boutons de déplacement -2- Les barres de défilement
Tous ces éléments se configurent en sélectionnant oui ou non sur la ligne les
concernant dans la feuille des propriétés (voir les numéros sur la figure de la page
précédente). Si l'utilisateur choisit "oui", l'élément apparaît, sinon il disparaît.

Il est possible de configurer d'autres propriétés importantes dans la feuille de

propriété :
La source : sur quoi est basé le formulaire ? En général, une table ou

une requête.
Si le formulaire est basé sur une
requête, en cliquant sur cet icône, il
est possible de retoucher la requête
Liste des tables et des

requêtes pouvant servir de
source au formulaire
L'affichage par défaut : il s'agit de la présentation des données.

L'utilisateur peut choisir entre deux possibilités : un affichage sous
forme de liste continue (Formulaires continus) ou bien un affichage
d'un enregistrement par page (Formulaire unique).
Affichage en formulaires continus Affichage en formulaire unique

L'autorisation d'ajouter, de supprimer ou de modifier : en configurant

ces propriétés sur oui ou non, l'utilisateur peut changer la nature du
formulaire, à savoir créer un formulaire de saisie, de suppression, de
consultation ou de modification. Par exemple, s'il désire créer un
formulaire de saisie, il choisit ajout = oui, modif = non, suppr = non.
Entrer des données : en plaçant la propriété "entrée données" sur oui,

l'utilisateur crée un formulaire uniquement destiné à la saisie. En effet,
le formulaire n'affiche plus tous les enregistrements déjà existants,
puisqu'il se place sur la première ligne vierge pour saisir.
Placer cette propriété sur oui donne ce formulaire
Impossible de retourner sur les

enregistrements existants !!!
Fenêtre modale : configurer cette option sur oui permet de mettre le

formulaire au premier plan. Lorsque le formulaire est affiché et tant
qu'il reste ouvert, il est impossible d'effectuer une action en dehors du
formulaire.

Style bordure : cette propriété permet de régler le contour du

formulaire. "Aucun" laisse le formulaire sans bordure. "Dimensionnable"
donne la possibilité à l'utilisateur de régler la taille du formulaire, tandis
que le "trait simple ou double fixe" bloque la taille du formulaire et ne
permet pas de le rétrécir ou de l'agrandir.
Image : il est question de placer une image en fond de formulaire.
Cliquer sur cet icône

pour récupérer une
image
NB : il est possible
de configurer le
mode d'affichage à
l'échelle, en zoom
ou en mosaïque.
L'image choisie
s'affiche en fond

3. Les contrôles
Pour avoir accès aux différents types de contrôles, il faut cliquer sur l'icône de
boîte à outils :
La barre d'outils suivante est alors à la disposition de l'utilisateur. Les

contrôles utilisables dans les états fonctionnent de la même manière dans les
formulaires (voir pages 16 à 18).
Un contrôle supplémentaire s'utilise de manière simple dans les formulaires : il

s'agit du contrôle onglet. Il permet d'afficher un grand nombre de champs sur la
même page. Pour l'utiliser, il faut cliquer dessus et le tracer dans le formulaire :
En double-cliquant sur le nom

de la page, l'utilisateur peut
changer ce nom.
En faisant un clic droit avec la souris

sur l'onglet, le menu déroulant ci-
contre apparaît. L'utilisateur peut
alors, insérer, supprimer ou changer
l'ordre des pages.

Ensuite, il suffit de se placer sur la page de son choix puis d'ajouter les
champs voulus dans la page. Pour ce faire, il faut ouvrir la liste des champs en
cliquant sur l'icône :
-1- La liste des champs apparaît
-2- Sélectionner un champ et glisser le sur la

page. Cette dernière devient noire. Lâchez la
souris…
-3- …voilà le résultat !!!

III. Techniques avancées de mise en

forme
Partie 3 : Techniques avancées de mise en forme 33

A. UTILISATION DES LISTES DEROULANTES
1. Liste déroulante de consultation
La création de ce type de liste déroulante permet de consulter une seule ligne

d'information correspondant à la valeur choisie dans la liste. Pour créer ce type de
liste, passer en mode création et ouvrir la boîte à outils :
Sélectionner le contrôle zone de liste modifiable
Tracer la zone de liste modifiable dans l'en-tête du formulaire

L'assistant zone de liste déroulante s'ouvre…
Utiliser cette option…et cliquer sur suivant.

La deuxième étape consiste à choisir le ou les champs que l'utilisateur veut

voir apparaître dans la liste déroulante (ici, le nom de la société cliente).
Ce champ permettra de sélectionner

un client dans la liste.
Cette étape permet de visualiser les

informations présentes dans la liste.
La dernière étape consiste à donner

un nom à cette liste.

Pour visualiser le résultat, passer en mode formulaire. Il est maintenant

possible de choisir un client dans la liste (1). Lorsque le client est choisi, les
informations le concernant apparaissent dans la section détails du formulaire (2).
Choisir un client dans la liste
Les renseignements du client

s'affichent.
Pour que cette technique fonctionne correctement, le formulaire doit se

trouver en mode d'affichage unique et non pas continu (voir la
configuration des propriétés du formulaire page28).

2. Liste déroulante basée sur une autre table
Dans ce cas, la liste déroulante n'est pas indépendante, elle est basée sur une
table liée à la table source du formulaire, dans laquelle l'utilisateur peut choisir un
enregistrement.
Si l'utilisateur a relié ses tables avec l'assistant liste de choix (voir le chapitre
sur les relations entre les tables, page 24 du support de cours sur les tables Access),
il n'a pas besoin de recréer les listes déroulantes. Dans le cas contraire, voici
comment procéder.
Ce type de liste déroulante n'est possible que dans des formulaires, basés sur
la table côté 1,1 (pour Access oo). Ici, il s'agit de choisir le pays dans lequel se
trouve le client.
La liste déroulante est basée sur le

champ pays. Elle récupère les pays de
la table pays.
Le formulaire est basé sur la table client
Pour créer ce type de liste, passer en mode création et ouvrir la boîte à outils :
Sélectionner le contrôle zone de liste modifiable

Tracer la zone de liste dans la section détails du formulaire, puis l'assistant

s'ouvre :
Choisir la première possibilité.
ETAPE 1
Choisir la table située côté 1,N

de la relation (côté 1 pour
Access).
ETAPE 2
Sélectionner les champs qui doivent

apparaître dans la liste déroulante
ETAPE 3

Le contenu de la liste déroulante

apparaît ici.
ETAPE 4
Très important !!! Penser à stocker la

valeur de la clé primaire dans le bon
champ (ici pays) de la table sur laquelle
est basée le formulaire.
ETAPE 5
Il est possible de donner un nom

à l'étiquette qui accompagne la
liste déroulante.
ETAPE 6

Une fois les étapes de l'assistant passées en revue, il faut se place en mode
formulaire pour visualiser la liste déroulante :
Il est maintenant possible d'affecter un

pays (de la table pays) à un client en
choisissant une valeur dans la liste.

B. LES SOUS-FORMULAIRES
Le sous-formulaire est outil très efficace pour travailler avec des tables et des
relations. Le principe est le suivant : un formulaire principal présente les données
d'un enregistrement côté N de la relation (1 pour Access). Il contient un sous-
formulaire, qui affiche toutes les données de la table, située côté 1 (oo pour Access).
Il s'agit donc du principe inverse de la technique de liste déroulante vue
précédemment.
Le formulaire principal est

basé sur la table pays.
Le sous-formulaire présentera les

informations de chaque client pour le
pays sélectionné dans le formulaire
Il faut donc prendre un formulaire basé sur la table région. En mode création,
ouvrir la boîte à outils et sélectionner le contrôle sous-formulaire.
Tracer le sous-formulaire dans la section détails du formulaire. Un assistant

s'ouvre alors.

La première étape permet de choisir où se trouvent les données qui

apparaîtront dans le sous-formulaire. L'utilisateur peut récupérer les champs dans
une table ou une requête, ou bien choisir un formulaire qui existe déjà.
Les données se
trouvent dans
la table client.
La deuxième étape consiste à sélectionner les champs qui figureront dans le

sous-formulaire :

La troisième étape indique que le lien entre le formulaire et le sous-

formulaire est effectué (sur la base du lien entre les deux tables).
Ce message indique que le lien fonctionne.

Dans le cas contraire Access propose de relier
manuellement les deux formulaires.
La quatrième étape permet de nommer le sous-formulaire. Elle est

importante puisqu'il faut distinguer les formulaires des sous-formulaires. Par
convention, le nom du sous-formulaire possèdera les lettres "SF".
Choisir un nom. A ne pas négliger !

Le résultat se présente sous cette forme :
Le sous-formulaire
Le formulaire
-1- Le sous-formulaire est par défaut en mode feuille de données. Il est possible de
changer ce mode d'affichage (voir les propriétés des formulaires page 28)
-2- Un sous-formulaire est toujours en liste continu.
-3- Un sous-formulaire est un formulaire. Il est donc configurable comme n'importe
quel formulaire. En travaillant sur la mise en forme, il est d'ailleurs possible que
l'utilisateur ne distingue plus le formulaire du sous-formulaire.

C. NAVIGUER DANS UNE BASE DE DONNEES
1. Les boutons d'action
Il est possible de créer des boutons d'action dans les formulaires. Ces boutons
permettent de se déplacer entre les différents objets de la base de données (tables,
requêtes, états, formulaires) ou entre les différents enregistrements des tables.
Pour créer un bouton d'action, ouvrez la boîte à outils en mode création de
formulaire :
Tracer le bouton dans le formulaire (généralement dans le pied de formulaire).

Un assistant s'ouvre.
La fenêtre de gauche donne les catégories. Il s'agit d'action qui s'effectue sur
des enregistrements (les deux premières catégories), sur des formulaires, sur des
états, sur d'autres applications (ouvrir un fichier Word ou Excel par exemple).
La fenêtre de droite liste les actions qui se produiront lorsque l'utilisateur
cliquera sur le bouton.

L'étape suivante permet de configurer l'apparence du bouton. Soit le bouton

comporte du texte, soit une image.
La dernière étape consiste à donner un nom au bouton, ce qui reste facultatif,

si le développeur de la base de données ne fait pas de programmation Visual Basic.

Le résultat en mode formulaire est le suivant :
En cliquant sur ce bouton, l'utilisateur ferme le

formulaire.
2. Les liens hypertexte
Le principe d'ouverture de formulaires peut également fonctionner à l'aide de

liens hypertextes (navigation comme sur un site Internet). Tout type d'objet, à savoir
une image, une zone de texte…, peut être utilisé comme lien hypertexte.
Ouvrez un formulaire en mode création, puis allez dans le menu '"INSERTION"
et sélectionner Lien hypertexte.

La fenêtre suivante s'ouvre :
Choisir le formulaire à ouvrir.
Cliquer sur OK
Choisir cette option pour avoir accès à tous les objets

contenus dans la base de données.
Une zone de texte est maintenant insérée dans votre formulaire. Il suffit de la
mettre en forme ou d'insérer une image dedans. Lorsque l'utilisateur clique dessus, il
ouvre l'objet que vous avez choisi dans la fenêtre ci-dessus.
Zone de texte en lien hypertexte
Zone de texte remplacé par une

image

3. Le menu démarrage
Ce menu permet de configurer votre base de données lors de l'ouverture. Il

suffit d'aller dans le menu "OUTILS" et de sélectionner démarrage.
La fenêtre suivante s'ouvre :
Choix d'un formulaire de démarrage
Donner un nom à la base de données qui Désactivez la fenêtre de base

apparaîtra dans la barre de titre à côté de de données et la barre d'état.
Microsoft Access.

ESTINATION FORMATION VOS REMARQUES
Après utilisation de votre support, vous avez peut être des remarques
ou des suggestions à formuler.
Nous vous remercions de bien vouloir nous en faire part en nous

adressant ce coupon réponse, par courrier, à l’adresse suivante :
DESTINATION FORMATION
2, rue des Meuilles
38370 LES ROCHES DE CONDRIEU
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cours.
Merci d'avance.
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ESTINATION FORMATION

Un aller simple vers le savoir-faire

Ce support de cours est un outil personnel, il ne constitue pas un guide de

Après réalisation d'un exercice :

Certaines images sont utilisées comme repère de lecture, notamment :

Contient des exemples

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I. LES ETATS ____________________________________ 1

II. LES FORMULAIRES _____________________________ 22

III. TECHNIQUES AVANCEES DE MISE EN FORME ______ 33

B. LES SOUS-FORMULAIRES __________________________________41

Partie 1 : Les états 1

Un état se compose des informations que l'utilisateur organise et met en

En bref, les états permettent :

En bref, l'état est un document de synthèse destiné à l'impression, mais

Partie 1 : Les états 2

B. CREATION D'UN ETAT

En cliquant sur le bouton la fenêtre suivant s'ouvre :

Partie 1 : Les états 3

2. Les étapes de l'assistant état

Il s'agit de choisir les champs qui figureront dans l'état.

Ces boutons permettent de faire

Dans la liste de gauche (2), se retrouvent les champs de la table ou de la

Partie 1 : Les états 4

Cette étape permet de choisir le ou les champs servant de base aux

Si un champ de type numérique est sélectionné pour créer un

Partie 1 : Les états 5

Il s'agit de configurer l'ordre de tri des données. S'il existe plusieurs

Ce bouton permet de configurer

Cette étape permet de configurer la disposition des données dans l'état. La

Partie 1 : Les états 6

L'écran ci-dessous propose des styles de présentation (1). Il faut essayer

Il ne reste plus qu'à donner un nom à l'état (1).

Ici, il faut choisir

Partie 1 : Les états 7

C. CONFIGURER LA STRUCTURE D'UN ETAT

1. La mise en page d'un état

Chaque état est composé de plusieurs sections représentées ci-dessous :

MODE APERCU AVANT IMPRESSION

Partie 1 : Les états 8

La section Détail contient les données imprimées pour chaque

L'en-tête de page contient les données imprimées au début de chaque page

L'utilisateur peut configurer ces sections en mode création.

Partie 1 : Les états 9

Pour retoucher la taille d'une section, il suffit de se placer au bord de la

Cette liste déroulante indique l'objet

Enfin, l'utilisateur peut choisir d'afficher ou non certaines sections. Pour ce

Cocher ou décocher les cases

Si vous supprimez une section, tout ce qu'elle contient sera également

Partie 1 : Les états 10

2. Configuration des tris et des groupes d'un état

Le principal avantage d'un état réside dans sa faculté à regrouper les

1er niveau de regroupement

2ème niveau de regroupement

Partie 1 : Les états 11

MODE APERCU AVANT IMPRESSION

Les catégories Les produits

Partie 1 : Les états 12

La boîte de dialogue suivante apparaît :

Si oui, l'état affiche le niveau

¡ Pour inverser l'ordre de regroupement des champs, il suffit de sélectionner la

¡ Pour trier un champ, il faut l'ajouter dans la colonne "champ/expression",

Partie 1 : Les états 13

3. Mise en forme de l'état et des contrôles

La source : sur quoi est basé le formulaire ? En général, une table ou

L'affichage par défaut : il s'agit de la présentation des données.