SEQUENCE 4 MISE EN UVRE DES OUTILS ET TECHNIQUES DE LAUDITEUR

Les outils utiliss par lauditeur prsentent trois caractristiques :

Ils ne sont pas employs de faon systmatique, lauditeur choisit avec discernement loutil le mieux adapt : Sil sagit dun foisonnement de documents, il convient dutiliser le diagramme de circulation ; Sil sagit dapprcier lordre de grandeur dun phnomne, il importe de faire un sondage ;

Ils ne sont pas spcifiques laudit interne et sont utiliss dautres fins par dautres professionnels ;

Au cours dune mme recherche, deux outils peuvent tre utiliss pour le mme objectif.

I.LES OUTILS DINTERROGATION

A.LE SONDAGE Cest une mthode qui permet dextrapoler la population, les observations sur un chantillon, ceci partir dun chantillon prlev de faon alatoire dans une population de rfrence. Principes dapplication : Le sondage se fait que sil est adapt aux objectifs de laudit ; Connatre la population ; Le choix doit tre alatoire ; Pas de biais personnel : chasser de son esprit tout rsultat quon se forcerait datteindre ; Lchantillon doit tre alatoire ; Ne pas hsiter de faire plusieurs sondages si ncessaire ; Ne pas sarrter aux rsultats statistiques, en rechercher les causes.

B.LES INTERVIEWS 7

Une interview est un entretien avec une personne en vue de linterroger sur ses actes, ses ides, et de divulguer la teneur de lentretien. Elle peut tre utilise en dbut danalyse, en phase intermdiaire et en fin danalyse. Les sept rgles dune bonne interview sont : Respecter la voie hirarchique ; Rappeler clairement la mission et ses objectifs linterlocuteur ;

 Situer le dialogue au niveau de connaissance o se situe lauditeur dans le droulement de sa mission en rappelant le rsultat de toutes ses dernires investigations ; Les conclusions de linterview doivent tre approuvs par linterlocuteur et recueillir son adhsion avant dtre divulgues ; Se garder des questions ayant un caractre subjectif et mettant en cause des personnes ; Lauditeur doit parler moins et couter plus ; Considrer son interlocuteur comme son gal. Les quatre tapes suivre : Prparation de linterview Dfinir au pralable le sujet de linterview ; Connatre la personne interroger ainsi que lobjet de lentretien ; Elaborer les questions et prendre RDV. Dbut de linterview Se prsenter ; Rappeler les objectifs de la mission et de linterview ; Pendant linterview Poser des questions claires, concises et prcises ; Noter les rponses par crit ; Ecouter, orienter et ne pas porter de jugement ; Toujours laisser laudit sexprimer pour formuler ce quon attend de lui ; Vrifier quon a bien compris la rponse de linterlocuteur avec la formule si jai bien compris . Fin de linterview Procder une validation gnrale en rsumant les principaux points nots ; Demander si dautres points ne mritent pas dtre abords ;

 Si tout est dit, remercier laudit pour le temps quil nous a accord. C.LES OUTILS INFORMATIQUES

Elle consiste extraire et ventuellement traiter des informations existantes sur les supports lectroniques de lentreprise. Linterrogation des fichiers informatiques constitue une des directions les plus prometteuses de laudit moderne.

Lauditeur utilise cette puissance de traitement pour trois buts : Obtenir des lments statistiques sur le sujet tudi ; Construire des listes de cas examiner dune manire exhaustive ; Effectuer des tests eux-mmes avec les avantages de la rapidit et de lexhaustivit. Le mcanisme de mise en uvre est le suivant : Linformation doit tre sur support lectronique ; Les rsultats produire doivent tre clairement dfinis ; Le mode opratoire pour passer des donnes aux rsultats doit tre explicit. Trois catgories doutils informatiques peuvent tre dfinies : les outils de travail de lauditeur, les outils de ralisation des missions, les outils de gestion de service.

1) Les outils de travail de lauditeur Il sagit des logiciels du march : les logiciels de traitement de texte, les logiciels de dessin (power-point, flow charting, ) particulirement utiles dans lillustration des rapports et pour llaboration des diagrammes de circulation. les tableurs : trs utiliss pour mettre de lordre dans les chiffres, les gestionnaires de bases de donnes, utiles dans le traitement automatique des rsultats des missions. les logiciels de reprsentations graphiques

2) Les outils de ralisation des missions On trouve ici la fois les logiciels du march et des logiciels conus par le service. Les outils mthodologiques

Ils permettent lauditeur de concevoir un tableau des risques, dtablir et de suivre le droulement de son QCI, de formaliser les FRAP, etc.ce sont pour la plupart des logiciels conus par le service. Quelques logiciels du

march sont de plus en plus utiliss et permettent la ralisation et le suivi des recommandations.

On peut citer HORUS (gestion des missions et recommandations) et SPHYNX (logiciel de mission et dvaluation du contrle interne). Les outils dinterrogation et dextraction de fichiers

3) Les outils de gestion du service Ils sont en gnral conus par le service lui-mme car ils sont fonction de son organisation et de ces modalits de gestion. On trouve sous cette rubrique : les logiciels dlaboration du plan et de suivi de sa ralisation, les logiciels de suivi des temps de travail. les outils de mesure defficacit des missions, les bases de donnes rpertoriant constats et recommandations.

D.VERIFICATIONS ET RAPPROCHEMENTS DIVERS

Ce sont des procds utiliss par lauditeur au cours du travail sur le terrain. Ils sont utiliss par les auditeurs internes que par les auditeurs externes.

1. Les vrifications Les vrifications les plus courantes sont les vrifications arithmtiques. Il y aussi les vrifications dexistences de documents.

2. Les rapprochements Cest une technique de validation consistant confirmer lidentit dune information ds linstant quelle provient de deux sources diffrentes : cest le cross control . Exemples : Rapprochement bulletins de paie/effectif ; Stock comptable/stock rel ; Rapprochement facture/bon de commande/bon de rception.

Illustration : Au cours dun audit de la scurit dun centre informatique, lauditeur rpondait son QCI qui comportait les deux questions suivantes : 7

Le personnel respecte-t-il les horaires de travail ? Le planning de chacun est-il tabli, connu, et appliqu ?

Lauditeur a eu lide de procder au rapprochement suivant : heures dentre et de sortie du personnel concern/planning de vacance de chacun.

On a dcouvert quun oprateur venait au centre informatique la nuit durant ses congs. Une enqute plus approfondie a rvl que ce dernier ralisait des travaux rmunrs pour son propre compte.

3. Confirmation de tiers Ce procd est trs largement utilis par les auditeurs externes mais aussi par les auditeurs internes dans une moindre mesure. Elle se dfinit comme est une procdure de rvision habituelle consistant demander un tiers en relation daffaires avec lentreprise audite de confirmer directement au commissaire aux comptes ou au reviseur, des informations concernant lexistence doprations, de soldes ou tout autre renseignement.

Quels tiers confirmer ? Stock dun tiers en dpt ; Client ou fournisseur pour crance ou dette ; Les banques ; Les avocats pour des questions de contentieux ; Etc

Comment confirmer ? Il existe trois types de confirmation : La confirmation positive ferme : tes-vous dbiteurs de 15 millions de FCFA auprs de lentreprise X ? ; La confirmation positive ouverte : combien devez-vous lentreprise X ? La confirmation ngative : merci de confirmer que vous navez pas de crance sur lentreprise X ?

II.LES OUTILS DE DESCRIPTION

A.LOBSERVATION PHYSIQUE

Une observation physique est la constatation de la ralit, de lexistence et du fonctionnement dun processus, dun bien, dune transaction, dune 7

valeur, dun document, ou dun comportement. On note lobservation directe et lobservation indirecte : Observation directe : vrification dtaille et visuelle (exemple : machine de marque X, de N de srie Y, de capacit ou de rendement Z) ;

 Observation indirecte : elle fait appel un tiers qui va observer pour le compte de lauditeur, et lui communiquer le rsultat de son observation. Cest le cas de la circularisation des crances et dettes. B.LA NARRATION Elle nexige aucune prparation et peut tre faite par laudit (orale) ou par lauditeur (crit). Quand elle est faite par laudit, lauditeur se contente dcouter et de noter le rcit : Avantages : Cre un bon climat entre auditeur et audit ; Riche en informations

Inconvnients : Lessentiel du propos peut tre noy par les dtours, les parenthses et la longueur de la narration ; Difficult de comprhension si laudit utilise des sigles, des termes techniques, ; Lusage du magntophone est dconseill, donc tout repose sur lhabilit prendre des notes et laptitude les transcrire et les interprter.

Lorsquelle est faite par laudit, cest une transcription narrative dune narration orale. C.LORGANIGRAMME FONCTIONNEL La diffrence entre lorganigramme hirarchique et lorganigramme fonctionnel est que les cases dsignent des noms de personne dans lorganigramme hirarchique alors quelles indiquent des fonctions dans lorganigramme fonctionnel. Le premier est construit et mis en place par les dirigeants de lentreprise alors que le second est construit par lauditeur (cf. annexes). Le rapprochement des deux, leur comparaison avec les analyses de poste peuvent conduire dtecter des faiblesses, des dysfonctionnements, des inefficacits dorganisation et de fonctionnement. Lorganigramme fonctionnel permet une premire approche du problme de sparation des tches. D.LA GRILLE DE SEPARATION DES TACHES Elle relie organigramme fonctionnel et organigramme hirarchique et justifie les analyses de poste. Cest la photographie un instant donn de la rpartition du travail. Lobjectif est de relever les manquements la sparation des tches et y apporter remde (cf. exercices en annexe). 7

E.LE DIAGRAMME DE CIRCULATION Il permet de reprsenter la circulation des documents entre les diffrentes fonctions et centres de responsabilit, dindiquer leur origine et leur destination, donc davoir une vision sur leur cheminement. Avantages : cest un document facile lire et comprendre, cest aussi un document logique qui renseignent pour chaque document les questions (combien dexemplaires ?, qui les envoie ?, o arrivent-ils ? et quen fait-on ?). Inconvnients : pas facile matriser car cest une technique difficile avec des ajouts de notes complmentaires qui lalourdissent (cf. annexe). F.LA PISTE DAUDIT Cest une reconstitution chronologique dun processus en vue de vrifier la continuit des diffrentes phases quil comporte. Elle permet donc : de reconstituer les vnements de gestion dans un ordre chronologique ; de justifier toute information en remontant du document de synthse la source ; Illustration : Identifier les diffrentes tapes du chemin daudit partir dune criture de dbit en banque et correspondant au paiement un fournisseur dune facture dachat de fournitures. Les tapes examiner successivement seront les suivantes : 0. Compte en banque dbit du montant du chque, 1. Examen des conditions bancaires, 2. Procdure de rglement (signature envoi des chques), 3. Procdure de mise en paiement (bon payer, chancier), 4. Circuit des factures pour autorisation avant rglement, 5. Procdure de comptabilisation des factures fournisseurs, 6. Procdure de rception des factures (courrier), 7. Livraison des marchandises au service demandeur, 8. Procdure de rception des marchandises, 9. Accus de rception des commandes aux fournisseurs, 7

10. Procdure denvoi des commandes (courrier, dispatching des exemplaires), 11. Procdure denregistrement de la commande, 12. Passation de la commande (signatures autorises, circuit des pices, contrles), 13. Dcision dachat.