CAS LE CABINET JURISPRUDENCE ENONCE Le cabinet Jurisprudence est un cabinet d'avocats.

Il compte 30 avocats collaborateurs dont certains sont spcialiss en droit des affaires tandis que les autres sont spcialiss en droit priv et de la famille. Une dizaine de secrtaires effectuent les travaux d'laboration des documents. La localisation des personnes se trouvent actuellement sur deux sites avec une rpartition environ deux tiers un tiers. Sur le plus gros site, l'ensemble des personnes accde actuellement aux informations grce un rseau local disposant de 30 stations clientes, un serveur de fichiers sous Windows NT et un cblage rseau en RJ 45. Sur le plus petit site, il n'y a que des micro-ordinateurs compatibles PC indpendants. Les applications sont de plusieurs natures : - une application de gestion permet d'effectuer la facturation aux clients, - une application de comptabilit non interface avec la facturation - une application de gestion documentaire et de dossier clients, qui a pour but partir d'une table clients et d'une base de documents Word paramtrs d'effectuer les envois de documents juridiques. Actuellement les besoins ne sont satisfaits aucun niveau : - il n'y a pas de systme d'archivage cohrent des documents. Les dossiers doivent tre conservs sur une trs longue dure et l'archivage est effectu sur papier. - le regroupement des deux sites va ncessiter l'extension du rseau, dans le cadre d'un site priv unique - les applications ne grent pas la double valuation francs euros, or certains clients dans le domaine "affaires" demandent dj une facturation value en euros - il n'y a pas de possibilit de rpartition de la base de donnes pour permettre une informatique nomade . Les collaborateurs ne peuvent pas partir en clientle avec une extraction de la base de donnes sur un portable et mettre jour les informations chez leur client. - l'incohrence des diffrentes applications reprsente une perte de productivit et une source d'erreurs : double saisie, un client connu sous plusieurs codes dans la facturation des prestations etc. - la gestion des dossiers et de la base documentaire ne donne pas satisfaction, la recherche de documents et le suivi des dossiers est trs difficile. Il n'y a pas de visibilit sur l'ensemble des documents du dossier client et sur la chronologie des oprations. - la socit qui a fourni ce logiciel n'envisage pas d'en faire une nouvelle version ou de faire voluer celle-ci - la base de donnes utilise est trs lente d'accs et peu fiable. - il n'est cependant pas envisageable de perdre les informations actuelles des dossiers clients ou de les resaisir, il est donc ncessaire de les transfrer du systme actuel vers un nouveau systme.

Compte tenu de ce qui prcde rdiger une note permettant d'envisager les impacts stratgiques, organisationnels et techniques de la mutation du systme d'information de cette entreprise. ELEMENTS DE REPONSE : 1 -Impacts stratgiques : Analyse des facteurs cls du succs. Le cabinet pourra rendre des services de meilleure qualit ses clients. La transmission des informations sera plus rapide et plus fluide entre les avocats et les secrtaires. Il y aura toujours une personne en mesure de rpondre sur l'tat d'avancement d'un dossier lors d'une sollicitation d'un client. Il n'y aura plus d'omissions dans le suivi d'un dossier et il sera possible au client d'tre peru globalement quand bien mme son dossier comportera diffrents aspects suivis par diffrents collaborateurs. Il y aura moins d'erreurs dans la facturation et de retard dans les rglements ce qui favorisera la relation client et l'image de srieux du cabinet. Il sera peru comme moderne et allant de l'avant ce qui ne peut qu'amliorer son image auprs de ses clients et les fidliser. 2 -Impacts organisationnels : la rsistance au changement pourra tre assez fortes dans la mesure o les habitudes de travail des personnes qu'elles soient collaborateurs avocats ou secrtaires vont tre totalement modifies. Chacun va travailler sous le regard de l'autre. Le systme les amnera travailler en troite collaboration et en permanence. Il va remplacer en grande partie des contacts humains dans la transmission de l'information par le recours des messageries lectroniques. Ces bouleversements es habitudes de travail peuvent tre facteur de perturbation dans le climat social de l'entreprise mais galement dans les comportements individuels; Ils peuvent tre l'origine d'un accroissement important du turn-over. Les responsables de l'entreprise auront donc intrt prvoir une campagne d'information et des formations adaptes l'volution des profils de postes. Ils auront galement intrt tre l'coute afin d'viter toute drive dans la phase de mise en place. Impacts techniques : L'volution du systme va ncessiter l'installation d'un rseau de microordinateurs plus importants , disposant d'outils plus performants, notamment en terme de communication interne et externe : recours des logiciels comme Lotus Notes ou des solutions Intranet, accs scuriss pour les collaborateurs en dplacements en clientle..