Fiche 12 : Communiquer sur son vnement auprs des mdias et du pub...

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Fiche 12 : Communiquer sur son vnement auprs des mdias et du public

24 Octobre 2011

par le centre de ressources

Festivals, vnements, parution dune revue, concerts... Les associations ont toutes besoin, un moment ou un autre, daller la rencontre de leur public. Pour cela, un seul mot dordre : communiquer ! Cette tche peut au premier abord se rvler facile mais elle ncessite en ralit une bonne prparation. Voici quelques conseils pour mieux se dmarquer et faire connatre son projet.

1. Adapter la communication son public

En amont, il est essentiel de rflchir au public que vous voulez cibler. Etudiants, jeunes actifs, grand public... auprs de qui souhaitez-vous diffuser votre message ? Il vous faudra adapter votre communication la cible choisie, en privilgiant les supports et mdias adquats. Vous organisez un festival tudiant ? Stickers, pochoirs ou encore actions spectaculaires en centre-ville sont de bons moyens pour capter les tudiants, sans oublier les traditionnels flyers laisser dans le maximum de bars et autres salles de spectacle possibles... Vous souhaitez toucher une audience plus familiale ? Organisez donc votre festival en plein air, pour bnficier du public de passage... Cibler son public, cest galement dterminer les mdias qui le touchent particulirement. Si vous vous adressez des amateurs de thtre, il ne vous servira rien davoir un article dans un magazine de moto, que vous auriez par ailleurs quelques difficults dcrocher ! Si votre communication est adapte au public que vous visez, elle devra galement tre adapte au mdia qui la porte. Ne concentrez pas vos efforts sur les mdias nationaux et gnralistes, bien au contraire. Vous aurez srement plus dimpact en chassant le mdia de proximit : radios, presse rgionale, tl locale... LA LISIBILITE, UN OBJECTIF PRIMORDIAL Lun des lments cls de toute communication, cest la lisibilit. La construction dune charte graphique unique pour vos documents (un logo, des couleurs rcurrentes, une mise en page identifie...) est un lment essentiel qui permettra lidentification de votre association. Mme si dans un premier temps on vous remarquera peu, au fur et mesure des vnements que vous organiserez, vous gagnerez en crdit auprs des mdias et du public. Sachez donc vous dmarquer pour exister ! Il faut ensuite dfinir le message que vous voulez faire passer, les lments que vous souhaitez mettre en avant, et la faon dont vous pourrez mettre en relief les quelques moments phares de vos vnements. Privilgiez des accroches dont pourront se saisir les journalistes. Ainsi, si vous pouvez faire se dplacer une personnalit, si vous avez eu un bon contact avec un crivain, un acteur ou un politique, sachez tirer parti de son intervention mme si elle nest pas ncessairement reprsentative de lvnement. Enfin, il vous faudra dfinir les supports utiles et adapts votre communication : affiches, papier en-tte, tracts, encarts publicitaires (si vous en avez les moyens), dossier et communiqu de presse, partenariats mdias...

2. Les diffrents supports

Vos documents doivent tre agrables lire et attirer lattention. Graphisme soign et texte percutant auront autant dimpact sur les professionnels que sur le public. COTE MEDIAS Le communiqu de presse Pour le communiqu, un matre-mot : la concision. Sur un recto maximum, il doit comporter toutes les informations ncessaires une bonne comprhension de votre projet ainsi que les renseignements pratiques essentiels. Appuyez-vous sur les 3QOCP pour tre sr de ne rien oublier : qui, quoi, quand, o, comment, pourquoi ? Petit conseil pratique : envoyez toujours votre fichier en Copie Carbone Invisible (Cci) lorsque vous lenvoyez par mail tous vos contacts (fichier presse, partenaires, contacts divers et varis) ; cela est gage de crdit. Les journalistes rebondiront sur linformation brute et vous contacteront renseignements. Mettez en avant, de faon vidente, vos atouts de sduction. pour avoir plus de

En termes de dlais, votre communiqu devra tre envoy quinze huit jours avant le lancement du projet. Il peut ventuellement tre suivi dun coup de fil afin de sassurer de sa bonne rception . Si le premier communiqu ne donne rien, persvrez. Les journalistes apprendront vous connatre et ragiront davantage. Enfin, si vous ne savez vraiment pas comment faire, confiez vos relations presse des tudiants en

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communication ou une association performante dans ce domaine. Le dossier de presse Plus complet que le communiqu, un dossier de presse nest ncessaire que pour de trs gros vnements. Si cest votre cas, ne le ngligez donc pas. Celui-ci peut accompagner lenvoi du communiqu ou le suivre. Il peut galement tre disponible sur demande, selon vos moyens et votre stratgie. Il est bon que ce dossier compte les lments biographiques utiles la rdaction dun article et une revue de presse, si elle existe dj. Paradoxalement, il est plus facile dobtenir un papier si on a dj parl de vous dans la presse... COTE PUBLIC Les affiches, flyers et autres stickers La premire chose faire est de vous poser la question de vos moyens humains : comment coller 10.000 affiches si vous tes trois dans lassociation, quand bien mme vous auriez les moyens financiers de les faire imprimer ?! Vous devrez ensuite dfinir les quantits et formats daffiches en fonction des endroits que vous ciblez. Vous devez en effet faire prcder limpression du matriel de communication par une dfinition des zones investir, en fonction des lieux frquents par votre public. Nomettez pas dy inclure les cinmas, MJC et autres bars, ces lieux tant largement frquents par des tudiants. Il est possible dimprimer des affiches dans diffrents formats, de lA1 (60cm x 80cm) au flyer, vous de dterminer le plus pertinent et adapt. Laffichage sauvage, bien quinterdit par la loi (faut-il le rappeler?), implique une certaine dontologie : ne pas recouvrir les vnements dautres associations, ne pas recouvrir les vnements proches dans le temps (deux jours aprs votre mission affichage), ne pas coller plus de trois-quatre affiches la fois ce qui, de toute faon, ne sert pas grand chose... Les missions daffichage et de tractage se prparent largement en amont : cest un gros travail de planning et demploi du temps, mais une bonne mise plat des disponibilits de chacun reprsente un gros gain de temps ! Il faut bien penser, dans votre rtroplanning, tenir compte des dlais dimpression (une semaine en gnral), en prvoyant une marge de manoeuvre pour les ventuels soucis de compatibilit entre un graphiste le plus souvent amateur et un imprimeur habitu ses normes de qualit et dimpression (300 DPI la plupart du temps, avec bandes de coupe ou fonds perdus...). Quelques pistes ne pas ngliger avant la phase intensive de communication : faites un appel projets auprs dcoles de design, dinstituts de communication ou dassos dcoles de graphisme pour trouver un visuel et une affiche ! Anticipez les diffrentes possibilits de communication, tels que les dpliants dans les bus (Rennes par exemple) ou les affiches dans les abribus (dont limpression est parfois prise en charge par les socits de transport). Ces partenariats seront cependant fixer cinq ou six mois lavance. vitez galement, dans la mesure du possible, de mettre plusieurs vnements sur une mme affiche (par exemple, la semaine du commerce quitable et le programme dtaill des animations prvues ), cela peut porter confusion et tre peu lisible. Quant au flyage, lentre et la sortie dvnements susceptibles dattirer votre public sont des moments privilgis et fortement propices une communication active et russie ! Internet Nous vivons une priode o Internet est devenu incontournable quand on parle de communication, a fortiori quand le public vis est tudiant. Il faut donc penser, au fur et mesure de vos vnements, crer des mailing lists qui recensent toutes les adresses mails de vos sympathisants ! Laffiche et/ou le visuel de votre vnement doivent tre visibles directement dans le corps du mail. Pensez galement investir les sites des mdias locaux, les forums dvnements similaires aux vtres dans une zone raisonnable, les sites des agendas culturels... Attention cependant, nenvoyez vos messages ni trop longtemps lavance, ni trop tardivement, ni mme trop souvent. Mnagez vos correspondants. Un courrier priodique peut tre une bonne solution pour fidliser sans fatiguer, diffuser votre actualit et crer des changes. Cest en tous cas un bon complment au traditionnel communiqu de presse. Une liste de diffusion est galement une faon davertir des actualisations de votre site web. Incontournable, le site web est la vitrine de votre activit. Bien conu, il peut seconder voire remplacer un dossier de presse (ah, achever un communiqu par ces mots : rendez-vous sur www. mon-asso.net !). Il facilite aussi grandement les relations avec le public : programme en ligne, itinraire pour se rendre sur le lieu dun festival, inscription un vnement en ligne... Les hbergeurs gratuits sont nombreux et la rude concurrence est votre profit. Certains proposent une mise en page quasiment toute faite, dautres des outils de gestion puissants, dautres enfin vitent de couvrir vos pages de bandeaux de publicit. A vous de faire le bon choix. Pour vous aider dans cette tche, nhsitez pas consulter la fiche pratique Optimiser son site web . Une fois votre site conu, noubliez pas de le faire rfrencer auprs des diffrents moteurs de recherche les plus consults : Google arrive en tte mais il y en a dautres...! Nhsitez pas aller galement vous faire connatre auprs de sites ventuellement partenaires. Un lien sur un site trs frquent peut vous amener beaucoup de visites. Enfin, publiez vos annonces dvnements sur les sites agendas, comme www.evene.fr, www.demosphere.eu et bien dautres ! Outils et mdias moins classiques : communiquer sans se ruiner

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Communiquer ne cote pas aussi cher que lon croit. Il existe quantit dastuces pour limiter votre budget. Si vous prenez le temps ncessaire, il existe en effet des moyens pour diminuer vos dpenses et mieux cibler votre public. Parole dassociatifs ! Vous pouvez ainsi monter des dossiers de partenariat avec des entreprises pour obtenir des avantages en nature (impression gratuite de documents), choisir le format multimdia pour vos newsletters, cartes de vux... Par ailleurs, laffiche A3 nest pas lunique religion en matire de com : la compagnie de thtre Jolie Mme, par exemple, sest fait connatre en intervenant lors des grves et manifestations ; la revue Cassandre fidlise quant elle son public en simpliquant dans des confrences, runions, en participant dautres vnements et en tant partie prenante du milieu associatif culturel. Quelques autres pistes sont galement exploitables : limpression sur les serviettes des Restos U par les CROUS ( leurs frais et des milliers dexemplaires !) ; lutilisation dun ballon gonflable pour marquer un point de rendez-vous ou situ un emplacement passant et stratgique, pour faire connaitre lvnement ; lusage de boards, affiches plus rigides qu lhabitude, agrafes sur du mobilier urbain ou des arbres, deux par deux, dos dos...

3. Quels mdias solliciter ?

Il va sagir ensuite de dterminer les mdias auxquels vous adresser. A vous de dfinir, en fonction de limportance de lvnement, la sphre dintrt dont il peut tre le centre. Ainsi, un festival organis sur un campus peut sduire la presse locale, mais il peut aussi intresser une publication nationale consacre la culture, par exemple. Une fois votre liste mdias tablie, il ne vous reste plus qu trouver les bons contacts. Vous gagnerez en efficacit si vous visez le bon destinataire. En effet, un communiqu se perd trs vite dans une salle de rdaction. Il peut mme aller jusque dans la corbeille si le journaliste qui pourrait tre intress nest pas l pour lintercepter. Pour pallier cela, une solution : le mail personnalis. Les sites web donnent gnralement une liste dadresses classes par rubrique. Et si vous ntes pas convaincu par lemail, vous dduirez au moins le nom du journaliste de son adresse. Un coup de tlphone la rdaction et le tour est presque jou ! Pour les quotidiens rgionaux, le plus simple est encore de les acqurir, vous y trouverez les contacts ncessaires. Nhsitez pas demander un rendez-vous, il est bien plus facile de rencontrer les journalistes dans les rdactions rgionales ! Profitez-en pour vous constituer un carnet dadresses, ou fichier presse, partir de ces recherches. Ces renseignements vous seront prcieux lors de vos vnements futurs, mais pourront galement servir dautres, notamment vos successeurs. Les mdias de proximit Ces derniers, quils soient tlvisuels, radiophoniques ou crits, sont des acteurs importants de la rgion et de la ville. On ne cessera de le rpter, cest gnralement en se tournant vers eux que lon a le plus de succs. Ce quun mdia gnraliste et national ne peut (ou ne veut) pas faire, lui le pourra (et le voudra !). Il dcidera peut-tre de vous interviewer et de faire une mission dont vous serez linvit afin de montrer combien les jeunes de la rgion sont dynamiques ! Tout ce qui est susceptible de vous faire connatre est prendre. Ne sous-estimez pas le bouche oreille : si lon sait que vous avez rpondu tel journaliste dans le cadre de son mission ou de son article, il y a fort parier que vous serez ensuite contact par un autre. Restez disponible : lorsquun mdia a des difficults boucler son preuve, il peut lui arriver de fouiller sa corbeille la recherche dun communiqu quil aurait au premier abord laiss passer... Evitez donc de le refroidir coup de le responsable nest pas l pour linstant, rappelez demain, voire je ne sais pas de quoi vous parlez. Lquipe entire doit tre briefe sur lvnement, pouvoir rpondre une interview tlphonique, ou simplement envoyer des infos complmentaires rapidement. Creusez-vous la tte et tentez de vous adapter aux circonstances. La proximit est aussi affaire de spcialistes. Pensez mdias spcialiss ou rubriques chez les gnralistes. Pensez aux tlvisions ou radios nationales qui ont des dcrochages locaux (France 3, Frquence Bleue) ou une proccupation locale (Tl bocal Paris, TV Breizh). Noubliez pas enfin darchiver, de conserver toute apparition ; la revue de presse est un lment fondamental dun dossier de communication ou de partenariat.

4. Comment grer le droulement de sa communication

Pour commencer, tenez compte des dlais de fabrication et du temps ncessaire la circulation de linformation. Prvoyez des vagues de communication successives et adaptes au rythme du campus : aux plus motivs dentre vous on conseillera un teasing en trois phases : la premire phase, nigmatique, prpare le chaland la communication, la seconde lui assne le message et la troisime, peu avant lvnement, lempche de reculer... Quelques conseils : faites attention ce que votre actualit ne soit pas parasite par des vnements extrieurs prvisibles comme la Coupe du monde ou la Fte nationale... Dans la mesure du possible, arrangez-vous pour que le contexte soit favorable (lors dun creux dans lactivit culturelle de la rgion par exemple). Nhsitez pas relancer vos contacts, dans la mesure o vous ne les harcelez pas, et entretenir des

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relations continues avec les mdias. La liste de diffusion, on la vu, peut tre une solution. Envoyer vos publications aux journalistes - surtout si elles contiennent des informations utilisables (un agenda culturel par exemple) - peut en tre une autre. Enfin, envoyez au maximum de mdias invitations et bilans de vos activits. Le monde des mdias appartient aux coureurs de fond et la communication ne sarrte pas aux portes dun gala ou dun festival, elle sentretient. Vous avez des choses dire, alors dites-les haut et fort ! Partager | |

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Commentaires
Envoy par Mrme Woloszyn , 21/07/2013 8:59pm (il y a 3 mois ) actuellement notre fils Didier Woloszyn, triathlete de haut niveau qui a quitt la France pour s'installer au Qubec complte : son dfi de faire en 33 jours 33 ironman, (3.8km natation /180km vlo et 42,195 course p. il a battu le reccord du monde qui tait de 20 jours, pour l'instant son temps est entre 12 et 13 h par jour (il en est au 27 me jours, cela se passe au Canada (Prs de Montral - Laval) du 25 juin au 27 juillet 2013- si cet vnement vous interpelle vous pouvez le visualiser sur pse33.ca - pour me contacter : marcellewoloszyn@yahoo.fr Envoy par Aurlie, 02/07/2013 2:19pm (il y a 4 mois ) Je pense qu' l'heure actuelle il est difficile de se passer des nouvelles technologies comme internet car c'est un mdia puissant et trs rapide c'est pourquoi pour mon nouveau site http://www.priximprimante3d.com j'utilise pas mal les communiqu de presse pour le promouvoir. Envoy par , 26/02/2013 10:31am (il y a 8 mois ) Bjr comment faire pour s'inscrire Envoy par Jrmy F, 19/12/2012 3:45pm (il y a 10 mois ) Bonjour, c'est une bonne question. Une distribution trop loigne du jour J n'aura aucun effet sur la mobilisation. Il n'y a rien de plus volatile qu'un flyer... et les informations qu'il contient. En revanche, un flyer distribu trop prs de l'vnement ne permettra pas votre public potentiel de prendre ses dispositions et de faire en sorte d'tre disponible. Cordialement Envoy par Manon, 16/12/2012 2:26pm (il y a 11 mois ) Bonjour, Je voudrais savoir combien de temps avant un vnement il faut commencer la distribution de flyers? Merci d'avance Envoy par Marine, 07/06/2012 4:42pm (il y a 1 anne ) Merci pour cet article, qui permet d'avoir quelques pistes sur la communication a adopter. Pouvez-vous m'en dire un peu plus concernant les impressions sur serviettes du resto U ? Je les ai contact ce sujet, sans rponse de leur part. Merci d'avance, Envoy par omar Benkhatab Keita, 01/05/2012 12:44pm (il y a 1 anne ) merci pour tout j'ai trouv ce que je chrch Envoy par Le centre de ressources, 29/11/2011 1:10pm (il y a 2 annes ) Bonjour Vincent, Afin de pouvoir toucher un maximum de monde, mieux vaut commencer coller vos affiches un mois avant l'vnement, tout en refaisant un tour rgulier afin de voir si elles n'ont pas t recouvertes !

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Envoy par Vincent, 28/11/2011 8:47am (il y a 2 annes ) Bon article et merci. Cela m'a donn quelques pistes sur ma stratgie de communication. Par contre j'aimerai bien savoir combien de temps avant lvnement faut-il coller les affiches Envoy par Etienne, 12/09/2011 6:49pm (il y a 2 annes ) Merci pour cet article en effet le mdia internet est aujourd'hui (2011) trs utilis pour communiquer gratuitement autour de ses vnements. On connait bien sur Facebook pour les partager avec sa communaut mais d'autres services naissent pour permettre aux associations, professionnels et mme particuliers de faire connaitre leur concert, soire, expo, vernissage, ... je pense notamment un service plutt bien fait qui permet de trouver les vnements qui ont lieu autour de vous dans les prochaines heures via son PC et mme grce son tlphone : http://balumpa.com Bon courage pour vos vnements futurs ;) Etienne Flux RSS pour les commentaires de cette page | Flux RSS pour tous les commentaires
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