Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
7.
IAAT 2005
7.
CONSEIL
Prparer la runion
Objectif
Prparer une runion, pour en matriser le droulement et atteindre les objectifs fixs.
Mthodologie - Dmarche
1 Dfinir l'objectif, la finalit de la runion
2 Prparer le plan de la runion
> Quels sont les points qui doivent tre passs en revue durant la
runion, quels sont les points qui demanderont le plus d'attention
> Une fois que vous avez dfini les points qui doivent tre traits durant la
runion, vous pouvez ensuite tablir le droulement de la runion (mettez
de prfrence les points les plus importants en dbut de runion et les
moins importants en fin de runion : si le temps prvu pour la runion est
dpass, au moins les points les plus importants auront t discuts)
Notes
IAAT 2005
7.1
3 tapes cls :
introduire
engager et piloter
conclure
3 conditions :
prparation
animation
suivi
IAAT 2005
7.1
Ouvrir la runion
Ordre
du jour
CONSEIL
Objectif
Scuriser les participants et crer une ambiance dtendue, mais de travail
Mthodologie - Dmarche
1 Accueillir les participants
(laisser le temps au groupe de s'installer)
Notes
2 Se prsenter
(puis prsenter chaque membre du groupe si ncessaire)
3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pour
l'quipe prsente
4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente
5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion
6 Choisir un secrtaire si ncessaire
7 Dfinir les rgles de fonctionnement
8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart si
ncessaire
SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.
Joiner, 1992, np.
IAAT 2005
Exemple
Tour de table et auto-prsentation brve de chaque membre de l'quipe ou prsentation croises.
7.2
type de runion
L'objectif
est le rsultat
concret que je
veux obtenir la
fin de la runion. Il
caractrise le type
de runion et
induit la mthode
de travail.
Informer
Information
descendante
>
>
>
>
>
>
Sinformer
Information
ascendante
IAAT 2005
problmes
7.2
comment russir
s'appuyer sur des faits
tenir compte de la culture du groupe
faciliter la perception
dgager la logique des informations
rpondre aux questions
conclure
Stimulation
Aboutir un accord
Ngociation
Former
Formation
CONSEIL
Objectif
Conduire la runion et les participants vers l'objectif, dans le respect des consignes de dpart (temps, ordre
du jour)
Mthodologie - Dmarche
Une runion est un dosage fait 20% de directivit de la part de l'animateur et 80% d'expression des
participants. L'animateur doit alors pouvoir jouer la fois, son rle de cadre car il fixe les rgles du jeu, mais
aussi de tremplin sur lequel les participants peuvent s'appuyer pour intervenir. L'animateur n'intervient pas
sur le fond, le contenu doit venir des participants.
IAAT 2005
7.3
Les
participants
doivent tre :
Les
participants
doivent avoir :
concerns
comptents
motivs
Le pouvoir
La volont
IAAT 2005
7.3
Clore la runion
Fin...
suivre
CONSEIL
Objectif
Conclure et anticiper la suite des discussions, du projet en organisant la
runion suivante alors que tous les participants sont prsents.
Mthodologie - Dmarche
A la fin de la runion :
> faire la synthse du cheminement du groupe
et prsenter les conclusions
Notes
IAAT 2005
7.4
> Le texte doit tre lisible ! Choisir une taille de typographie suffisamment grosse pour que
le lecteur du fond de la salle n'ait pas plisser les yeux. On dit que la taille moyenne du texte
pour une prsentation doit tre de 14 points. Nous conseillons de choisir des tailles de typo
entre 14 et 16 points, pas plus petit (plus gros pour les titres).
> Eviter le bruit visuel ! Oublier les images de fond, qui gnent la lisibilit du texte. De mme,
choisir une couleur de texte sature sur une couleur de fond non sature. Le texte noir sur
fond blanc reste le plus lisible.
> Eviter les blocs de texte : personne ne les lis part le prsentateur (et lire ce qu'il y a
l'cran est la dernire chose faire pour une prsentation). Fonctionner plutt par points
synthtiss.
> Eviter les polices de caractre dcoratives. Prfrer le verdana, le tahoma, l'arial Les
polices
sans empattement sont plus facilement lues l'cran.
Autrement dit,
toutes les
> Utiliser des graphiques, des illustrations pour accompagner le texte. Cela a le mrite de
informations ne dynamiser et d'allger la prsentation. Faire tout de mme attention ne pas en utiliser
doivent pas figurer tort et travers.
sur le power point.
> Essayer de respecter une mise en page identique pour toute la prsentation. Dfinir des
emplacements fixes pour la hirarchie de contenu (titre, sous-titre, etc.).
Le prsentateur
apporte > Allger les diapositives. Il vaut mieux utiliser deux diapositives et faire ressortir les inforl'information, le mations importantes, plutt que de surcharger la page et noyer les informations.
powerpoint
> Donner des repres de dure : indiquer par exemple le nombre de diapos et o en est la
laccompagne.
prsentation (7/18). a rassure les spectateurs (qui n'ont plus se poser la question " y en
a-t-il encore pour longtemps ?).
> Eviter les transitions proposes par le logiciel. Elles sont souvent inutiles et donnent
l'impression que lon veut montrer quon sait utiliser l'outil, mais n'apportent rien la
prsentation.
IAAT 2005
> Essayer d'orienter le regard de l'utilisateur sur le point dont on est en train de parler :
faire apparatre les lignes une une, ou un indicateur devant chaque ligne par exemple.
http://www.ergologique.com/documents/exppt.ppt
7.4
CONSEIL
Objectif
Connatre le rle d'animateur pour ne pas outrepasser ses droits et prrogatives
Mthodologie - Dmarche
Le rle
> L'animateur est le pilote de la runion, son rle est de mettre en
mouvement le groupe vers les objectifs de la runion.
> Il veillera ne pas monopoliser la parole au dtriment des
participants.
> Il fera en sorte de ne pas imposer ses points de vue, mais de les
soumettre aux participants titre de propositions.
L'animateur trois fonctions :
1 Fonction de production (rsultat)
> Rendre le groupe et la runion efficaces.
> Produire des rsultats, c'est--dire des solutions, des dcisions,
des propositions, des informations.
d'humour
pour
Notes
IAAT 2005
7.5
IAAT 2005
> Dbit : ne pas avoir un dbit trop rapide et mnager des pauses. L'oral la diffrence de l'crit, offre toute
libert pour mnager des pauses dans la chane parle.
En effet, les pauses ont le mrite de :
- permettre de reprendre son souffle
- d'anticiper ce qu'on va dire
- permettre aux auditeurs d'intgrer ce qui est dit
- de crer un effet d'attente et de maintenir l'attention des auditeurs
7.5
***
tableau ou paper-board
OUTIL
Objectif
Faciliter la comprhension du message par le public grce des outils simples.
Mthodologie - Dmarche
Le questionnement
Exemple
Exemple
> reformulation - vrification
" est-ce que tu veux dire que ? "
> reformulation - clarification
" si j'ai bien compris, tu veux dire que ?
> reformulation - mergence
" tu as l'air de douter de "
" untel, tu n'es pas d'accord ? "
IAAT 2005
La reformulation
7.6
IAAT 2005
7.6
Objectif
CONSEIL
6 problmes frquents* :
> Patauger
Mthodologie - Dmarche
Patauger
Patauger, c'est perdre trop de temps, remettre en cause les
dcisions ou conclusions par peur de ne pas avoir envisag
tous les risques.
> Si ce type de problme arrive au dpart,
c'est vraisemblablement que l'quipe n'a pas une ide claire
de son travail. Des problmes au dmarrage peuvent
indiquer galement que les membres du groupe ne sont pas
encore assez l'aise les uns avec les autres pour entamer
de vritables discussions et prendre de vritables dcisions.
> Patauger lors des dcisions
peut indiquer que le travail du groupe n'est pas le produit d'un
consensus, mais que quelques membres hsitent dire
qu'ils ne sont pas d'accord avec les conclusions du groupe.
> Patauger la fin d'une phase du projet
signifie parfois que le groupe n'a pas de plan prcis et ne
connat pas les prochaines dmarches suivre.
> Patauger la fin du projet
indique d'habitude que les membres de l'quipe se sont trs
bien entendus et hsitent se sparer, ou bien qu'ils hsitent
peut-tre exposer leur travail la critique des autres.
Mthodologie
1 Obliger le groupe regarder d'un il
critique la faon dont le projet fonctionne.
2 Utiliser la mthode du cycle PDCA (ou roue
de Deming) :
P - Plan - Planifier
D - Do - Faire
C - Check - Etudier le rsultat
A - Act - Agir
Planifier
Qu'avons-nous appris jusqu'ici ?
Que devons-nous faire ensuite ?
De quelles connaissances ou moyens l'quipe
aura-t-elle besoin la prochaine tape ?
> Etablir un objectif d'amlioration
> Dfinir le plan d'actions
(possibilit d'utiliser la mthode QQOQCCP fiche
6.3)
Faire
Faire les efforts ncessaires pour que les
prochaines tapes du projet suivent la stratgie
dfinie.
Etudier le rsultat
Qu'est-ce qui a march ou au contraire n'a pas
fonctionn ? De quoi avons-nous manqu ?
Agir
d'incorporer les dcisions prises et les
amliorations apportes.
* SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.
Joiner, 1992, np.
IAAT 2005
7.7
Mthodologie
Plusieurs profils possibles :
* Le leader qui veut toute la place
> ne pas le fixer quand il parle et regarder les ractions des autres
> reformuler et relancer la parole dans le groupe de prfrence des personnes qui parlent peu
> ne pas lui donner la parole en premier
* Un opposant
> le laisser s'exprimer
> reprendre ce qui est intressant relever et en faire un constat
> demander aux autres comment ils voient le problme
Plus gnralement :
> renforcer le sentiment qu'il n'existe pas de domaine sacr.
Les membres de l'quipe ont le droit d'explorer tout domaine ayant rapport avec le projet, sans
remettre en cause la rpartition des tches, mais pour comprendre tous les enjeux lis au projet.
> parler au spcialiste et lui demander en temps qu'expert de faire une formation simple
l'ensemble du groupe, pour partager sa connaissance, et faciliter le dialogue.
Mthodologie
* Un participant bavard
> reformulation " si j'ai bien compris " et synthse
> poser une question dirige un autre participant
> rappeler l'horaire et l'expression galitaire de chacun
Plus gnralement :
> structurer la discussion autour de questions cls afin
d'encourager une participation gale.
(cf. fiches outils d'aide la prise de dcision de 5.1 5.8)
IAAT 2005
7.7
Notes
Mthodologie
Plusieurs possibilits :
* Silence prolong d'un participant
> solliciter la participation par une question, un regard,
jouer le rle d'aiguilleur
" Est-ce que quelqu'un a des ides sur ce sujet ? "
Notes
Les hors-sujets
Gnralement, l'garement et les hors sujets s'installent lorsque les membres de l'quipe perdent de vue
l'objectif de la runion ou veulent viter un sujet controvers. Dans les deux cas, l'animateur est responsable de
faire revenir la conversation l'ordre du jour.
Mthodologie
* Les aparts :
> rappeler les rgles de fonctionnement du groupe
> se rapprocher physiquement du sous groupe qui parle.
> inviter les bavards partager avec le groupe ce qu'ils sont en train d'voquer en leur donnant la
parole. Si cela n'a aucun rapport avec l'objet de la runion, ils prfreront s'abstenir.
IAAT 2005
7.7
Mthodologie
* Le regard
> Le regard permet de capter l'attention, d'adresser la
parole.
> On s'efforcera d'tablir le contact dans la communication
en regardant successivement et alternativement
l'ensemble des membres du groupe sans en " ignorer "
aucun (cf. fiche 7.5)
* Les moyens qui vitent la monotonie
> Varier les canaux de communication (parole, auxiliaires
visuels et locuteurs : animateur / participants)
IAAT 2005
7.7
Notes
***
MTHODE
Objectif
Inviter les participants changer leurs points de vue tout en respectant le cadre fix pour la runion, notamment le temps. En effet, chaque participant ne disposant que de 5 minutes de temps de parole, si les rgles
du jeu sont bien respectes, la runion peut tre parfaitement orchestre faisant place des questions de fond.
Mthodologie - Dmarche
1 Au dbut de la runion, chaque participant reoit un carnet de
5 " bons de parole " son nom, chaque bon lui donnant droit une
minute de temps de parole, non morcelable.
Notes
IAAT 2005
7.8
IAAT 2005
- Ateliers pdagogiques
Enrichir le dbat en permettant aux acteurs de dvelopper
leurs connaissances sur un sujet spcifique ne prtant pas
controverse.
Les outils d'information >
>
>
>
>
>
>
7.8
Le mailing
Les stands
Les prsentoirs
L'affichage
La diffusion itinrante en centre-ville
Le Short Messaging (SMS)
L'e-mailing
Technique du voisinage
matriel ncessaire :
***
tableau ou paper-board
MTHODE
Objectif
Pour changer et sensibiliser les membres du groupe l'importance du message que l'on peut vhiculer en
interne, mais aussi en externe. Permet de mettre en vidence que chaque membre de l'quipe est le porteparole de l'entreprise et qu'il faut tre vigilant quant aux informations que l'on diffuse.
Mthodologie - Dmarche
1 Chaque participant se compte tour de rle " un " ou " deux ".
Notes
2 Les " deux " sont invits interroger ou interviewer les " uns "
qui sont leur droite pendant 10 minutes.
3 Les " deux " transmettent aux " uns " qui sont leur gauche ce
qu'ils ont recueilli auprs des " uns " leur droite.
4 Les " uns " vont inscrire au tableau les messages que leur ont
transmis les " deux " pendant que ceux-ci changent ou
compltent.
IAAT 2005
7.9
E xemple
Etape 1
Les 2 interrogent les 1 leur droite sur la description de loffre de produits et services de leur
entreprise
Les 1 exposent leur vision de loffre de leur entreprise
Etape 2
1
1
Les 2 exposent aux 1 leur gauche ce que les 1 leur droite leur ont expliqu
Les 1 coutent
Etape 3
1
1
1
2
1
1
IAAT 2005
7.9