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OBJECTIFS .................................................................................................................................................................... 5
PUBLIC-CIBLE ................................................................................................................................................................ 6
CONTENU..................................................................................................................................................................... 6
OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 10
RISQUES .................................................................................................................................................................... 10
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 11
3.1 Dfinir les objectifs stratgiques ........................................................................................................................ 11
3.2 Dfinir le primtre du projet............................................................................................................................. 12
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.3
2
3.4
3.5
4.
5.
6.
7.
OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 18
RISQUES .................................................................................................................................................................... 18
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 19
3.1 Analyse de la solution existante ......................................................................................................................... 19
3.2 Identification des exigences des cibles du projet ............................................................................................... 19
3.3 Analyse de la concurrence sur Internet .............................................................................................................. 20
LISTE DES EXIGENCES FONCTIONNELLES ............................................................................................................................ 22
4.1 Dfinition ........................................................................................................................................................... 22
4.2 Pondration ....................................................................................................................................................... 22
DFINITION DE LARBORESCENCE DU CONTENU DU SITE INTERNET ......................................................................................... 24
SCNARIOS UTILISATEURS .............................................................................................................................................. 26
DFINITION DE WIREFRAMES .......................................................................................................................................... 26
OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 31
RISQUES .................................................................................................................................................................... 31
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 32
3.1 Slection des fournisseurs potentiels ................................................................................................................. 32
OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 36
RISQUES .................................................................................................................................................................... 36
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 37
3.1 Rdaction dun cahier de charges ...................................................................................................................... 37
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
4.
OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 64
RISQUES .................................................................................................................................................................... 64
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 65
3.1 Analyse et comparaison des offres .................................................................................................................... 65
4.
SLECTION DE PLUSIEURS FOURNISSEURS .......................................................................................................................... 68
5.
SANCES DE DMONSTRATION ........................................................................................................................................ 68
PHASE DE CONTRACTUALISATION .............................................................................................................................. 70
1.
2.
OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 70
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 70
2.1 Rdiger un bon de commande ........................................................................................................................... 70
2.2 Rdiger un contrat ............................................................................................................................................. 71
INTRODUCTION
1. Objectifs
Ce livre blanc a pour objectif de vous guider dans les diffrentes phases dun projet e-business.
Chacune des phases dun projet comporte des risques dchec.
Nous tentons de les mettre en vidence dans ce livre et de vous proposer des solutions pour mener bien votre projet e-business.
Les objectifs de ce livre blanc sont les suivants :
En bref, ce livre a pour objectif daugmenter la qualit globale de votre projet et ainsi de favoriser son bon droulement.
2. Public-cible
Ce livre blanc est destin toute personne devant mettre en place un projet e-business pour le compte de son entreprise ou en tant
que consultant.
3. Contenu
La mthodologie dcrite dans ce livre blanc nest pas certifie : celles qui le sont, sont gnralement trop complexes pour les projets
Web. Cette mthodologie est une compilation de bonnes pratiques du march, de pratiques exprimentes lors de nombreux projets
e-business et de pratiques inspires de mthodes certifies.
UN PROJET WEB
Chacune de ces phases a des objectifs bien dtermins et fait intervenir diffrents acteurs.
Dans le cadre de ce livre blanc, nous allons passer en revue les 6 premires phases du projet cest--dire du lancement du projet
jusqu la contractualisation. Pour chacune delles, nous allons lister les risques dchec quelles comportent ainsi que les tapes
suivre pour limiter au maximum ces risques.
Ct Client
o Manque dexprience du responsable du projet
o Engagement sur des dlais et des budgets avant que le projet soit dfini
o Expression incomplte des besoins (cahier de charges pas assez prcis)
o Adaptation ou utilisation dun systme mal dvelopp
o Manque de soutien des dirigeants
o Mauvaise estimation des charges
o Dpendances externes
o Suivi du projet inadapt
Ct Fournisseur de solutions
o Manque dexprience
o Manque de connaissance concernant le mtier du client
o Mauvaise estimation des charges
o Dpendances externes
o Suivi du projet inadapt
1. Objectifs
Cette premire phase du projet est essentiellement une phase dorganisation et dinformation.
Son objectif est de bien dfinir le cadre du projet et les objectifs stratgiques du projet ainsi que les acteurs ct client qui
interviendront tout au long du projet.
2. Risques
Les risques que comporte cette phase sont les suivants :
Objectifs stratgiques non dfinis ou mal dfinis
Primtre du projet non dfini
Faible soutien de la direction
Rsistance au changement des utilisateurs qui ne veulent pas changer lapplication existante
Comptences inadaptes du responsable du projet
Budget en inadquation avec les besoins
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3. Etapes suivre
3.1 Dfinir les objectifs stratgiques
Avant dentreprendre un projet web, il faut dfinir le primtre stratgique de la mission de lentreprise cest--dire dterminer les
objectifs stratgiques du projet et les formaliser dans un document appel plan stratgique .
Le plan stratgique doit permettre de rpondre aux questions suivantes :
Qui sommes-nous aujourdhui ?
Que voulons-nous devenir demain grce ce projet ?
o nos objectifs stratgiques
Que devons-nous faire pour atteindre nos objectifs stratgiques ?
o Les actions concrtes mener pour atteindre nos objectifs
Pour obtenir une vision claire et complte de vos objectifs stratgiques, vous pouvez crer un tableau par objectif qui reprend les
informations suivantes :
Actions mener pour atteindre
lobjectif
Augmenter le nombre de commande
Public vis
B2B, B2C
Rsultat(s)
attendu(s)
100 commandes
par mois
Moyen(s) dvaluation
Priorit
Nombre de commandes
payes dans le Backoffice
Une fois que les objectifs stratgiques du projet et les actions mener pour les atteindre ont t fixs, il est important dvaluer la
priorit de chacune de ces actions et de faire valider le document par la direction.
Cest lune des tapes la plus importante. Si les objectifs stratgiques du projet web ne sont pas clairement dfinis, sils ne sont pas
troitement lis aux objectifs de lentreprise ou sils sont irralistes, lefficacit du projet risque de ne pas tre celle attendue.
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Une liste des acteurs du projet doit donc tre tablie. Pour chaque acteur, les donnes suivantes devront tre dfinies :
Nom
Organisme
Fonction
Coordonnes
Rle dans le projet : gestion du projet, prise de dcision, responsable des utilisateurs cls, responsable du contenu du site
Web,
Responsabilits dans le projet
Il est indispensable de dfinir un et un seul responsable du projet ct client afin que cette personne centralise toute linformation et
soit lunique interlocuteur avec le fournisseur de solutions slectionn.
Si aucune ressource en interne nest assez comptente pour grer toutes les phases du projet, il est fortement conseill de faire appel
un consultant externe pour accompagner le responsable de votre projet.
Cette consultance pourra ventuellement tre subsidie par la rgion dans laquelle se trouve le sige social de votre entreprise (voir
point Aides financires).
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Le consultant vous permettra non seulement daugmenter la qualit du travail effectu lors des diffrentes phases de prparation du
projet mais galement de surveiller la phase de dveloppement du projet.
Grce son exprience, il augmentera vos chances de succs.
3.2.2
La dfinition des cibles du projet et de ses objectifs stratgiques permettra de dfinir son primtre.
Cette tape doit permettre de rpondre la question suivante : quels sont les diffrents acteurs concerns par les objectifs
stratgiques du projet ?
Les cibles peuvent tre nombreuses en fonction du domaine dactivit de votre entreprise.
Exemple de cibles au niveau de la clientle :
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Pour les cibles externes lentreprise, il est galement important de dterminer un primtre linguistique et/ou gographique.
Exemple :
Belgique francophone
Belgique nerlandophone
France
Pays-Bas
Pays anglophones
3.2.3
Cette tape consiste dfinir les diffrentes briques fonctionnelles quil faudra mettre en place pour rpondre aux objectifs
stratgiques.
Il faut donc se poser diffrentes questions pour bien dterminer les diffrentes briques fonctionnelles du projet.
Exemple :
Afin de rpondre aux objectifs stratgiques du projet, faut-il :
Mettre en place un nouveau site Internet ?
Mettre en place un extranet pour les clients ?
Mettre en place un intranet pour le personnel de lentreprise ?
Mettre en place un ERP, un CRM ou autres outils de gestion ?
Faire voluer les outils de gestion actuels ?
Envoyer des donnes au programme comptable ?
Ces diffrentes briques seront utilises pour catgoriser les exigences fonctionnelles du projet.
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Le primtre fonctionnel dun projet peut tre traduit dans un schma ou dans une carte heuristique1.
Dans le cadre dun projet web B2B2, la dfinition du primtre fonctionnelle du projet pourrait se traduire par le schma suivant :
Lobjectif de cette phase nest donc pas de dterminer lensemble des exigences fonctionnelles du projet mais bien de dfinir ses
frontires fonctionnelles sur base de ses objectifs stratgiques.
Une carte heuristique est un diagramme qui reprsente des liens smantiques entre diffrentes ides ou des liens hirarchiques entre diffrents
concepts (Source : Wikipdia).
2
Projet Business to Business, projet visant mettre en place des fonctionnalits permettant de mettre en relation des entreprises.
15
16
17
1. Objectifs
Le but de cette phase fondamentale est de permettre de dfinir les exigences lies la solution informatique recherche.
Cette phase permettra de dfinir une grande partie du cahier de charges qui sera rdig lors de la phase suivante du projet.
2. Risques
Les risques que comporte cette phase du projet sont :
Ne pas analyser correctement les attentes des diffrentes cibles
Ne pas contrler la concurrence
Ne pas valoriser les exigences en fonction des objectifs stratgiques
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3. Etapes suivre
3.1 Analyse de la solution existante
Si lun des objectifs du projet est de remplacer une solution existante par une nouvelle, il est important danalyser cette solution
existante afin de dresser une liste de ses forces et faiblesses.
Cette liste sera une bonne source dinspiration pour dcrire certaines fonctionnalits du cahier de charges.
Le but tant bien videmment de trouver une solution limitant les diffrents points faibles de la solution existante tout en conservant
les points forts.
Projet Business to Consumer, projet visant mettre en place des fonctionnalits permettant de mettre en relation une entreprise avec les
consommateurs.
4
Indicateur chiffr de performance dans un domaine donn (qualit, productivit, rapidit et dlais, etc.) tir de l'observation des rsultats de
l'entreprise qui a russi le mieux dans ce domaine (Source : Wikipdia).
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Si votre projet consiste mettre en place une application web de gestion destine au personnel de votre entreprise, il est
indispensable dinterroger les utilisateurs cls de chaque dpartement concern par le primtre du projet afin de dfinir une liste
dexigences fonctionnelles catgorises par dpartement.
Cette liste doit tre complte par les lments dfinis lors de lanalyse de la solution existante.
RESSOURCES INTRESSANTES FOURNISSANT RGULIREMENT DES ANALYSES DE MARCH
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EXEMPLE
Elments
Elment 1
Elment 2
Elment 3
Total
Pondration
3
5
4
Concurrent 1
Score
2
5
0
31
Concurrent 2
Commentaire
Score
3
0
5
29
Commentaire
Pour un projet B2B, les lments proposs par vos concurrents peuvent tre par exemple :
Look graphique
Facilit de navigation
Prix des produits
Clart du processus de commande
Promotion des produits
Espace scuris rserv aux clients
Panier de commande
Prsentation des produits
Comparateur de produits
Inscription la newsletter
Paiement en ligne
Demande de devis
Ce document vous permettra non seulement de dfinir des menaces et des opportunits mais galement de dfinir une partie des
besoins fonctionnels de vos clients.
Durant cette phase, il est galement intressant danalyser la position des concurrents dans les moteurs de recherche sur base de
diffrents mots cls stratgique.
En effet, pour la mise en place de sites Internet, la visibilit dans les moteurs de recherche est un point incontournable et est donc
troitement li la russite de votre projet.
RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB
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Cette tape vous permettra non seulement de dresser la liste de vos concurrents les plus dangereux et de mesurer leur visibilit sur
internet mais galement de dtecter une srie de fonctionnalits intressantes qui pourra complter votre liste dexigences
fonctionnelles.
4.2 Pondration
Limportance dune exigence fonctionnelle de votre projet dpend des objectifs stratgiques assigns.
Pour valuer quelles exigences fonctionnelles pourront ventuellement apparatre en option dans le cahier de charges, et afin de
comparer les offres des fournisseurs, il est indispensable de demander aux acteurs du projet de pondrer chacune des exigences et
des catgories dexigences fonctionnelles en fonction de leur importance stratgique.
La pondration finale dune exigence sera la moyenne des diffrentes pondrations.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste dexigences fonctionnelles catgorise et pondre.
La liste a t pondre de 1 5 :
1 : Accessoire et donc peut tre demand en option dans le cahier de charges
2 : Pas important
3 : Important
4 : Trs important
5 : Stratgique
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Exigences fonctionnelles
Pondration
SITE WEB
Catalogue de produits
Nouveauts
Moteur de recherche
Bookmark
Evnements spciaux
Plan du site
Comparateur d'hbergement
Processus de rservation
Paiement en ligne
Choix de la langue
EXTRANET Propritaire
23
24
EXEMPLE :
Source : http://www.comment-gagner-sur-internet.com
RESSOURCES INTRESSANTES
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6. Scnarios utilisateurs
La dfinition des scnarios utilisateurs nest pas une tape indispensable ce stade du projet mais elle permettra de vrifier si
larborescence du contenu ou les wireframes rpondent aux objectifs stratgiques du projet et aux attentes des cibles.
La dfinition du primtre du projet vous a permis de dfinir les diffrentes cibles de votre projet.
Une cible pouvant regrouper plusieurs profils dutilisateur, vous pouvez personnaliser vos publics-cibles en crant des personas.
Un persona est une reprsentation dtaille dun utilisateur faisant partie dune des cibles de votre projet.
Le site Internet ci-dessous propose des personas pour les diffrentes cibles des services publics wallons :
http://easi.wallonie.be/easi/col_gauche_niveaux_fr/easi-wal/dossiers-thematiques/demarche-centreeutilisateur/index.html?LANG=fr
Une fois que vous aurez dfini vos utilisateurs types, vous devez crire, pour chacun deux, des scnarios dont le but est datteindre un
objectif stratgique du site Web ou une des exigences fonctionnelles de la cible.
RESSOURCES INTRESSANTES
7. Dfinition de wireframes
Les wireframes ou maquettes fonctionnelles permettent de prsenter larborescence du site de manire plus dtaille.
Ils ne sont pas indispensables dans le contenu dun cahier de charges mais ils sont gnralement beaucoup plus parlant dune simple
arborescence de contenu et permettent daugmenter la prcision du cahier de charges.
Ces maquettes fonctionnelles pourront ventuellement tre rtudies avec le fournisseur.
Il existe diffrentes techniques pour mettre en place des maquettes fonctionnelles :
Dessin main leve sur papier
Utilisation dun programme permettant de faire des dessins ou des schmas : MS PowerPoint, MS Viso, Photoshop,
26
La meilleure technique tant la dernire car elle permet de faciliter la mise jour des wireframes, dutiliser rapidement des modles
de composants et de dfinir des parties communes aux diffrents wireframes (en-tte, pied de page,).
Voici quelques exemples de wireframes :
27
28
29
RESSOURCES INTRESSANTES
30
Programmes de wireframing
o Axure : www.axure.com
o Balsamiq : www.balsamiq.com
o iPoltz : www.ipotlz.com
o Pencil : pencil.evolus.vn
Articles :
o Les 35 meilleurs outils pour crer des wireframes :
http://www.smashingmagazine.com/2009/09/01/35-excellent-wireframing-resources/
1. Objectifs
Lobjectif de cette phase du projet est de dresser une liste des fournisseurs qui pourraient rpondre au cahier de charges.
Lanalyse de la situation existante du march faite lors de la premire phase du projet a normalement permis didentifier une srie de
solutions existantes voire de fournisseurs potentiels.
Les fournisseurs doivent tre slectionns sur base de diffrents critres :
Nombres de rfrences du fournisseur dans le secteur dactivit du client ou dans un secteur dactivit proche
Taille de lentreprise
2. Risques
Les risques que comporte cette phase du projet sont les suivants :
Critres de prslection pas assez prcis
Evaluations rapides
31
3. Etapes suivre
3.1 Slection des fournisseurs potentiels
La meilleure faon de trouver des fournisseurs potentiels est dutiliser les moteurs de recherche en indiquant des termes propres la
solution recherche. Sur les sites des diffrents fournisseurs, regardez leurs rfrences web, les services et ventuellement les
produits quils proposent.
Si possible, essayez de slectionner au minimum 4 fournisseurs pour lappel doffre.
Pour assurer un meilleur suivi de lappel doffre, dressez une liste des fournisseurs slectionns avec les donnes suivantes :
Nom du fournisseur
Nom du produit quil propose (si dapplication)
Etat de loffre :
o En attente de rponse
o Offre reue
o Offre analyse
o Ne rpondra pas
Date de rception offre
Commentaire
Adresse
Localit
Contact - Nom
Contact email
Contact Tl
Il faut slectionner des fournisseurs qui se positionnent comme agences web (ou quivalent).
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Le schma ci-dessous illustre le positionnement dun prestataire par rapport un projet Web. Lamont reprsente la partie avant le
dveloppement, laval les tches aprs le choix du prestataire. Tout lart consiste donc trouver un prestataire de dveloppement qui
peut rpondre lensemble des besoins. Ou choisir plusieurs prestataires complmentaires.
33
Il faut trouver un partenaire, ou un ensemble de partenaires, qui permettront dobtenir la meilleure rponse sur 4 axes :
-
La stratgie
Le graphisme
Le dveloppement
Le marketing et la communication.
Afin de bien choisir ces fournisseurs potentiels, il est indispensable de se poser les questions suivantes :
34
o
o
o
o
35
1. Objectifs
Les phases prcdentes du projet ont permis de dfinir le contenu stratgique du projet. Ce contenu doit tre traduit dans un cahier
de charges qui permettra de lancer un appel doffres aux diffrents fournisseurs slectionns lors de la phase prcdente.
2. Risques
Les risques que comporte cette phase du projet sont les suivants :
Rdiger un cahier de charges trop prcis, ce qui limiterait grandement le nombre de rponses des fournisseurs
Rdiger un cahier de charges pas assez prcis ce qui risque de mettre en pril la suite du projet
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3. Etapes suivre
3.1 Rdaction dun cahier de charges
3.1.1
Un cahier des charges est un document contractuel rdig par le client ou un consultant externe qui doit dcrire les besoins du client
au travers des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Le cahier de charges se doit d'tre le plus clair, factuel, valuable et
exhaustif possible.
Le cahier de charges nest pas un document fig, il est construit sur base des lments du projet et peut tre ventuellement revu
aprs sa contractualisation si les deux parties (le client et le fournisseur) sont daccord.
3.1.2
La rdaction dun cahier de charges est une tche qui peut tre longue et complexe. Cette tche est nanmoins indispensables pour le
bon droulement dun projet et ce, pour les raisons suivantes :
Le cahier de charges dcrit le projet afin que celui-ci soit le vrai reflet de lanalyse des besoins
Le cahier de charges permet de guider le fournisseur lors de la rdaction de son offre, lors du dveloppement, et ainsi
dobtenir du fournisseur la conception et la ralisation la plus efficace qui soit en vitant au maximum les malentendus.
Le cahier de charges est un document contractuel et donc une protection juridique pour le client et pour le fournisseur
En conclusion, le cahier de charges est un document indispensable pour un projet car il permet de scuriser le projet.
37
3.1.3
La faon dont vous allez rdiger le cahier de charges va dpendre du type de solution que vous recherchez.
Lanalyse du march quil est conseill de faire lors de la premire phase du projet est donc dune grande importance car elle vous a
normalement permis de dterminer sil existait dj des solutions pour rpondre aux besoins de votre projet ou si vous deviez vous
diriger vers une solution sur mesure.
Si vous navez pas trouv de solution existante, la description des exigences fonctionnelles de votre cahier de charges devra tre faite
de la manire la plus prcise possible afin dviter au maximum les malentendus lors de la phase de dveloppement.
Si une ou plusieurs solutions existent dj pour rpondre aux besoins de votre projet, le cahier de charges ne doit pas tre trop
simplifi. Il faut donner assez dinformation aux fournisseurs pour quils puissent rdiger une offre rpondant vos attentes, et faire
une offre tarifaire au forfait.
Si le cahier de charges nest pas assez prcis, un grand nombre de fournisseurs risque de refuser de chiffrer leur offre au forfait.
Un cahier de charges pas assez prcis risque galement daugmenter les improvisations du fournisseur lors de la phase de
dveloppement et donc daugmenter les risques de scarter de vos objectifs.
Inversement, si vous avez trouv un ou plusieurs solutions prexistantes, le cahier de charges ne doit pas tre trop prcis car cela
risque de restreindre le nombre doffres des fournisseurs.
Les fournisseurs qui veulent proposer des solutions (solutions Open Source ou propritaires) dj existantes risquent de ne pas
pouvoir rpondre aux exigences fonctionnelles telles quelles sont dcrites dans le cahier de charges.
Vous devez trouver un juste milieu dans la manire de rdiger un cahier de charges.
De manire gnrale, utilisez un vocabulaire courant et viter les termes spcifiques votre domaine dactivit.
Si vous possdez de la documentation technique complmentaire, ne linsrez pas directement dans la description des exigences
fonctionnelles, mais mettez-la en annexe du cahier de charges et faites-y rfrence dans votre description fonctionnelle.
38
3.1.4
Dans le secteur public, le contenu du cahier de charges est beaucoup plus rglement, diffrents articles juridiques et lgaux doivent
sy trouver en fonction du type de march.
RESSOURCES INTRESSANTES
Norme AFNOR :
o http://fr.wikipedia.org/wiki/Cahier_des_charges_fonctionnel
39
3.1.5
A.
Structure gnrale
40
B.
Prsentation du projet
Cette partie du cahier de charges doit prsenter les objectifs du projet ainsi que le client et les diffrentes personnes qui
interviendront dans le projet. Elle peut donc tre dcoupe en plusieurs points :
41
Prsentation de la dmarche
Dcrivez les lments suivants de lappel doffre :
Lobjectif de lappel doffre
Coordonnes compltes du responsable du projet
Date dchance pour la remise des offres
Mode denvoi des offres : par courrier postal et/ou par courrier lectronique
Ne soyez pas trop exigeant au niveau de la date dchance pour la remise des offres, laissez aux fournisseurs au minimum 1 mois
dater de la date denvoi pour rpondre. Un dlai trop court risque de limiter le nombre ou risque davoir un impact sur la qualit des
offres.
Objectifs du projet
Listez les diffrents objectifs du projet ainsi que les objectifs de la solution recherche.
Publics cibles
Dcrivez les diffrentes audiences cibles par votre projet.
Prsentation de la socit \ Activits de lentreprise
Afin que les fournisseurs puissent bien comprendre les objectifs du projet, prsentez lentreprise et dcrivez son ou ses secteurs
dactivit.
Si seuls certains secteurs sont concerns par le projet, mettez-les en vidence.
Prsentation de la socit \ Processus de lentreprise
Si vous disposez dun schma dcrivant les processus cls de lentreprise, vous pouvez linsrer dans cette partie du cahier de charges
et le dcrire brivement.
Cela permettra aux fournisseurs de mieux cerner votre mtier ainsi que vos objectifs.
42
Ici, un exemple de schma dcrivant les processus dune entreprise qui vend les produits de diffrents fournisseurs.
43
Pondration
30%
25%
20%
Le prix
15%
Le planning
10%
44
45
Pour un projet web, les exigences fonctionnelles les plus courantes sont les suivantes :
46
Site Web
o Menu(s) de navigation :
dcrire larborescence de contenu
o Choix de la langue
o Page daccueil
o Chemin de navigation ou fil dAriane
o Moteur de recherche full-text
o Formulaire de contact
o Plan du site
o Partage dune page avec les rseaux et mdias sociaux
o
RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB
Extranet
o
o
o
o
o
o
o
Authentification
Rcupration du mot de passe
Changement du mot de passe
Gestion des donnes personnelles
Tlchargement de documents
Dconnection
47
48
Infographie
Dcrivez dans cette partie ce que vous attentez du fournisseur au niveau du travail graphique du projet.
Il faut gnralement mentionner dans ce point que :
Le fournisseur doit respecter une charte graphique existante lors de la production des maquettes
Le travail sur le graphisme et les illustrations ne devra pas pnaliser la navigation et le rfrencement
Le graphisme devra :
o Valoriser lidentit et limage de la socit
o Valoriser les produits et services
o Gnrer un sentiment de confiance pour linternaute
o Favoriser la relation avec linternaute (fidlisation)
Le fournisseur devra prvoir galement une maquette graphique pour la newsletter
Le client fournira au fournisseur le fichier vectoriel du logo de la socit ainsi que la charte graphique (si celle-ci existe)
La mise en page des donnes devra tre gre au moyen de feuilles de styles CSS afin de sparer les contenus de leur
prsentation
E-marketing
Si vous souhaitez que le fournisseur mette en place des actions e-marketing alors dcrivez dans cette partie vos exigences en la
matire.
Dans cette partie du cahier de charges, vous pouvez demander aux fournisseurs de prvoir dans leur offre :
Une analyse des mots cls stratgiques pour le rfrencement naturel8
Loptimisation du site pour le rfrencement naturel
La gnration et la publication de la sitemap XML9 du site une fois le site en production.
La prescription de votre site dans diffrents annuaires web : Webrankinfo, Yahoo, Europages (annuaire B2B),
La cration dun page Facebook contenant un lien vers votre site web
8
Optimisation de la qualit du contenu des pages du site pour un bon positionnement naturel dans les moteurs de recherche.
La sitemap XML dun site est un fichier XML reprenant toutes les URL dun site devant tre indexes. En communiquant ce fichier aux moteurs de
recherche, vous acclrerez grandement lindexation des pages de votre site par les moteurs recherche.
9
49
RESSOURCES INTERESSANTES
Encodage du contenu
Lencodage initial du contenu dun site dans loutil de gestion de contenu nest gnralement pas une tche prise en compte dans les
offres des fournisseurs.
Si vous souhaitez que le fournisseur encode le contenu initial de votre site, partir de documents texte que vous lui fournirez, alors
spcifiez-le dans cette partie du cahier de charges.
Afin que les fournisseurs puissent donner une estimation prcise du temps que prendra cette tche, il est indispensable de
communiquer larborescence du site dans les exigences fonctionnelles du cahier de charges.
Hbergement
Dcrivez dans cette partie vos exigences concernant lhbergement de votre site web.
Si vous disposez dj dun serveur dhbergement performant alors mentionnez que la solution devra tre hberge sur votre serveur
et listez les caractristiques et contraintes techniques de votre serveur.
Si vous souhaitez que les fournisseurs prvoient dans leur offre un hbergement de la solution, alors dcrivez vos exigences.
50
Exemples :
Le fournisseur dcrira dans son offre les cots fixes et les cots annuels pour un hbergement mutualis et pour un
hbergement sur un serveur ddi. Le fournisseur fournira le hardware et/ou le logiciel qu'il jugera appropri pour ce projet.
Le site doit pouvoir tre accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cet accs dpend de circonstances et d'infrastructures
que le fournisseur ne peut contrler.
Le fournisseur garantira la scurit et la confidentialit des fichiers du client vis--vis de tierces parties. En aucun cas, le
fournisseur ne divulguera des informations relatives ou appartenant au client qui ne sont pas expressment destines un
usage public.
Le fournisseur mettra en place une routine de sauvegarde journalire des fichiers et de la base de donnes de la solution mise
en place.
Le fournisseur communiquera dans son offre le taux de disponibilit du serveur (SLA) de lhbergement
Nom de domaine
Dans le cadre dun projet Internet, si le nom de domaine du site est dj connu ce stade du projet et que vous ne lavez pas encore
enregistr, vous pouvez demander aux fournisseurs de le faire et de communiquer ces cots dans leur offre.
Si vous avez plusieurs noms de domaine pour un mme site, indiquez-leur le nom de domaine principal.
Si vous dsirez crer des adresses email pour un ou plusieurs noms de domaine, spcifiez-le galement dans cette partie du cahier de
charges.
Les cots lis au nom de domaine ne sont pas normes mais il est prfrable de connatre les prix proposs par chaque fournisseur ds
le dbut de la phase de dveloppement.
Documentation et livrables
La documentation et les livrables dun projet sont des choses extrmement importantes.
Encore aujourdhui, un grand nombre de projets termins sont orphelins de documentation.
Dcrivez dans cette partie vos exigences en matire de documentation et de livrable.
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Analyse technique du projet ou documentation technique sur le projet : gnralement, un projet de dveloppement ne doit
pas commencer avant quune analyse technique nait t faite par le fournisseur et valide par le client
Aides lutilisation de la solution mise en place pour les utilisateurs standards et pour les administrateurs
CD-ROM contenant :
o Le code source de lapplication mise en place (si ce nest pas un produit propritaire non open source dans ce cas, il
y a peu de chance que le fournisseur vous donne les codes sources du produit mais il devrait donner au minimum
ceux des dveloppements sur mesure faits dans le cadre du projet)
o Un export de la structure de la base de donnes initiale au format SQL (techniquement appel un dump de la
base de donnes )
o Les fichiers vectoriels des diffrentes maquettes et illustrations produites dans le cadre de ce projet
Autres documentations et livrables optionnels :
o Les scnarios de test de la solution
o Des maquettes fonctionnelles ou wireframes des diffrents crans du site (sauf videmment si vous les avez fait
vous-mmes)
o
Formations
Dcrivez dans cette partie vos attentes en matire de formation lutilisation et ladministration du systme mis en place.
Traductions
Les frais de traduction pouvant tre pris partiellement en charge par certains subsides, il est intressant de demander aux fournisseurs
de prvoir dans leur offre une enveloppe budgtaire cet effet.
Afin que cette enveloppe soit la plus prcise possible, il est important de communiquer larborescence du contenu du site dans la
description des exigences fonctionnelles.
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E.
Dcrivez dans cette partie les diffrentes directives qui doivent tre respectes par le fournisseur lors de la rdaction de son offre.
Voici quelques exemples de contraintes :
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Maintenance de la solution
Il est impratif de demander aux fournisseurs de prciser leurs diffrentes conditions au niveau de la maintenance de la solution.
Demandez-leur de vous communiquer les informations suivantes :
Dure de la priode de garantie
Dlai et tarif horaire pour toute intervention en cas de maintenance corrective de la solution
Dlai et tarif horaire pour toute intervention en cas de maintenance volutive
Aspects financiers
Les tableaux de prix proposs dans une offre peuvent tre compltement diffrents dun fournisseur lautre. Il est donc important de
fixer des rgles et de dcrire vos attentes.
Veillez demander aux fournisseurs de respecter les rgles suivantes dans le tableau prsentant le cot de leur solution :
Chacune des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles sera estime forfaitairement
Les cots totaux de loffre (avec et sans options) seront clairement mis en vidence
Si certains points ncessitent une tarification en rgie, les raisons en seront clairement indiques avec une indication sur les
fourchettes de prix
Les prix seront exprims hors TVA
Les prix horaires dintervention en cas de complments non prvus, par catgorie de personne
Les cots des ventuelles licences (logiciel ou base de donnes) seront mentionns dans loffre tarifaire
Afin de faciliter la comparaison financire des diffrentes offres des fournisseurs, il est fortement conseill dimposer aux fournisseurs
de complter un tableau tarifaire standard que vous aurez joint au cahier de charges.
Le tableau tarifaire propre chaque fournisseur devra nanmoins tre mis dans loffre du fournisseur car ils sont gnralement plus
dtaills.
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Exigences
Cot HTVA
Dveloppement
Exigences fonctionnelles
Catalogue de produits
Panier de commande
Processus de commande
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Cot HTVA
Intgration/Configuration
Ce tableau est intressant car il demande aux fournisseurs de dtailler leurs prix mais galement de spcifier sil sagit dun cot de
dveloppement ou de configuration. Cela montre donc en mme temps les fonctionnalits existantes et celles qu'il reste dvelopper.
Assistance qualit
La mthodologie dun projet est un point trs important. Ainsi, demandez aux fournisseurs de la dcrire dans leur offre : ils devront
ainsi dcrire de manire dtaille les diffrentes phases du projet de dveloppement (analyse technique, validation de lanalyse
technique, production des maquettes graphiques, validation des maquettes graphiques, dveloppement, test, recettes,).
Planning du projet
Le planning est un lment important dun projet.
Si vous avez dj dfini les dates dchance des diffrentes phases du projet, indiquez-les dans cette partie du cahier de charges.
Demandez galement aux fournisseurs de proposer un planning prvisionnel dans leur offre en essayant de respecter au maximum les
diffrentes dates dchance fixes dans le cahier de charges.
Les chances pourraient tre :
Date de rponse lappel doffre
Date de slection du fournisseur pour le tour final
Date du choix final
Date prvisionnelle de la rception provisoire
Date prvisionnelle de la rception dfinitive
F.
Spcifications administratives
Cette partie du cahier de charges devra contenir tous les lments contractuels du projet. On y trouve gnralement les rubriques
suivantes :
RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB
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Modalits de paiement
Dcrivez dans cette partie la manire dont seront faits les diffrents paiements.
Exemple :
20% la commande
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Les modalits de paiement prsentes dans lexemple ci-dessus sont les plus rpandues pour les marchs dont la facturation se fait au
forfait.
Pnalits ventuelles en cas de retard
Cette rubrique peut faire peur certains fournisseurs et ainsi diminuer le nombre doffres.
Sil est stratgiquement impensable que le projet soit livr avec du retard, vous devez dfinir des pnalits financires en cas de
dpassement.
Il ne tiendra qu vous dappliquer rellement cette clause du cahier de charges en cas de dpassement.
Indiquez donc le montant de la pnalit par jour de retard dans cette partie du cahier de charges.
Si le planning du projet peut ventuellement glisser lgrement, il nest pas ncessaire dinclure cette clause dans le cahier de charges.
Exemple de texte :
Tout dpassement du dlai dexcution par phase est sanctionn dune amende de 100 par jour calendrier de retard, avec un
maximum de 50 % de la valeur des services dont lexcution a t effectue avec un mme retard.
Modalits dexcution
Vous devez dcrire dans cette partie du cahier de charges les diffrentes modalits dexcution du march cest--dire les diffrents
livrables attendus.
Concernant la livraison provisoire et la livraison dfinitive, il est conseill de mentionner clairement quelles doivent se faire sur le
serveur de production et non sur le serveur de dveloppement.
Il est important de se faire livrer une solution dans lenvironnement de production afin dtre sr de son bon fonctionnement.
Sous-traitant
Cette clause doit permettre de vous protger au cas o le fournisseur ne travaille pas avec les sous-traitants mentionns ou sil
nassigne pas le projet au chef de projet indiqu dans loffre.
RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB
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Le fournisseur spcifiera tous les lments sur lesquels il existe dj un droit d'auteur ou un autre droit. Il garantit, par la
prsente, avoir obtenu du ou des titulaires desdits droits ou de leurs reprsentants lgaux l'autorisation d'utiliser lesdits
lments. Tout paiement dont le fournisseur sera ventuellement redevable(s) pour prix de cette autorisation sera
exclusivement sa charge.
A l'exception de tous les lments viss l'alina prcdent, le fournisseur garantit, par le dpt de son offre, qu'il a le droit
de cder les droits d'auteur
Clauses de confidentialit
Le cahier de charges contiendra normment dinformations stratgiques sur votre socit. Une clause de confidentialit est donc
indispensable.
Exemple de texte pour cette clause :
Le fournisseur sengage maintenir confidentielles toutes les informations propres au client, recueillies dans le cadre de ce
projet. Il sassure que son personnel a galement sign une clause de confidentialit de ce type, dans le cadre de leur contrat
de travail le cas chant.
Il reporte cette obligation sur ses ventuels sous-traitants.
Le fournisseur ne peut utiliser la rfrence ce projet que moyennant laccord explicite du client.
Responsabilits
Cette clause dtermine les responsabilits du fournisseur sur la solution livre.
Exemple de texte pour cette clause :
Le fournisseur est suppos tre spcialiste dans le domaine de sa fourniture. Il prend la responsabilit fonctionnelle de
lensemble, et donne les conseils ncessaires et les plus judicieux au client.
Le fournisseur prend la responsabilit de bonne fin du projet dans le prix forfaitaire convenu.
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G. Annexes
Cette partie du cahier de charges est optionnelle. Si vous avez de la documentation technique qui pourrait aider les fournisseurs
faire leur offre, mettez-la en annexe du cahier de charges.
Si lannexe est trop volumineuse, il est prfrable den faire un document spar du cahier de charges afin de ne pas alourdir ce
dernier.
On y trouve gnralement les schmas de la base de donnes du systme actuel, une analyse technique du projet (si celle-ci a t faite
par le client ou par un consultant externe) qui devra tre complte par le fournisseur, des impressions dcran de la solution
existante,
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Ds que vous recevrez une offre, noubliez pas de mettre jour votre tableau de fournisseurs. a vous permettra de voir rapidement
et de manire centralise les fournisseurs qui ont rpondu et ceux qui ne lont pas encore fait. Ce tableau vous sera trs utile si vous
ne recevez pas un nombre suffisant doffres. Vous pourrez ainsi faire des relances ou encore envoyer lappel doffre dautres
fournisseurs.
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1. Objectifs
Une fois la phase dappel doffres termine, vous attendrez la rponse des diffrents fournisseurs. Ds que vous aurez reu les
diffrentes offres, vous devrez les analyser et les comparer. Vous slectionnez ensuite quelques fournisseurs pour le tour final. Ceuxci seront invits dfendre leur offre en faisant une dmonstration de la solution quils proposent ou en rpondant vos questions.
Lobjectif de cette phase est donc danalyser de la meilleure faon les offres, les comptences et les solutions des fournisseurs pour,
au final, nen choisir quune.
2. Risques
La phase de slection dun fournisseur peut comporter plusieurs risques.
Parmi ceux-ci, nous citerons :
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3. Etapes suivre
3.1 Analyse et comparaison des offres
La meilleure faon de comparer les diffrentes offres des fournisseurs cest de les coter sur les diffrentes rubriques et sous-rubriques
du cahier de charges.
Dressez donc un tableau reprenant les diffrentes rubriques du cahier de charges et pondrez-les en prenant en compte la
pondration des exigences fonctionnelles que vous avez faite lors de la phase de spcification des exigences. Ensuite, encodez pour
chaque offre de fournisseur, la note que vous lui donnez (cette note devra tre multiplie par la pondration).
Additionnez enfin toutes les notes de chaque fournisseur et vous pourrez ainsi voir clairement quelles sont les offres qui rpondent le
mieux vos attentes.
Voici un exemple de tableau de comparaison des offres :
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Rubriques
Fournisseur 1
Pond.
Argument
Cotation
Fournisseur 2
Total
IM
Sous-rubriques 1
TI
Commentaire
Note de 0 5
Note X pondration
Sous-rubriques 2
PI
Commentaire
Note de 0 5
Note X pondration
IM
Sous-rubriques 1
TI
Commentaire
Note de 0 5
Note X pondration
Sous-rubriques 2
AC
Commentaire
Note de 0 5
Note X pondration
Commentaire
Note de 0 5
Note X pondration
SCORE FINAL
IDEM
Score final en %
Grce ce tableau, vous pourrez donc comparer plus facilement la qualit des diffrentes offres sur base du cahier de charges. Pour
comparer financirement les offres, il vous suffit de reprendre les tableaux standards de prix complts par les fournisseurs et de
rassembler les informations dans un seul tableau.
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EXEMPLE
Fournisseur 1
Exigences
Cot HTVA
Dv.
Cot HTVA
Intgration /
Config.
Fournisseur 2
Cot
total
HTVA
Cot
HTVA
Dv.
Cot HTVA
Intgration /
Config.
Cot total
HTVA
Exigences fonctionnelles
Catalogue de produits
Total Divers
TOTAL PROJET
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5. Sances de dmonstration
Lors des sances de dmonstration, posez toutes les questions que vous avez sur les offres des fournisseurs.
Si le fournisseur propose une solution existante, demandez-lui de vous montrer diffrentes fonctionnalits de la solution.
Si le fournisseur propose une solution sur mesure, demandez-lui de vous montrer des solutions quil a mises en place rpondant aux
exigences du cahier de charges.
La sance de dmonstration vous permettra galement dvaluer lergonomie de linterface de la solution ou lergonomie des
interfaces quil est possible de faire, et galement dvaluer les comptences du chef de projet ainsi que sa comprhension du projet.
Afin de bien valuer si une solution existante rpond aux exigences du cahier de charges, il est conseill de rdiger des scnarios de
dmonstration que les fournisseurs devront suivre lors de la prsentation de leur solution.
Toutes les fonctionnalits stratgiques du projet devront idalement tre vrifies lors de la dmonstration.
Lors des prsentations des solutions, vous devrez coter chaque scnario en fonction de lergonomie des interfaces et du respect du
scnario.
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RESSOURCES INTRESSANTES
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PHASE DE CONTRACTUALISATION
1. Objectifs
Cest la dernire phase du projet de slection dun fournisseur. Lobjectif est de :
2. Etapes suivre
2.1 Rdiger un bon de commande
Lultime tape de slection dun fournisseur, cest de formaliser par crit la relation entre le client et le fournisseur.
Pour ce faire, il faut rdiger un bon de commande faisant rfrence au cahier de charges et loffre du fournisseur.
Dans le bon de commande, reprenez le tableau de prix de loffre du fournisseur en ny mettant que les fonctionnalits que vous
souhaitez commander.
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Pour plus de sret, mettez dans le bon de commande les diffrentes rubriques juridiques et administratives du cahier de charges.
Indiquez dans le bon de commande que, contractuellement, pour tous les points du cahier des charges non repris de manire dtaille
et explicite dans loffre du fournisseur (avec un proposition rpondant totalement ou partiellement au cahier des charges, mais
accepte de facto par vous), le cahier des charges prime sur loffre du fournisseur. Ceci permet de vous protger contractuellement
par rapport des offres en une page ne rpondant pas certaines clauses du cahier des charges, argument dont se servirait
ultrieurement le fournisseur pour signifier un dsaccord par rapport au cahier des charges.
Imprimez ensuite le document en deux exemplaires et faites-les signer par le fournisseur.
RESSOURCES INTERESSANTES
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AIDES FINANCIRES
La rgion dans laquelle se trouve le sige social de votre socit propose gnralement des aides financires pour vous aider mettre
en place votre projet. Parmi celles-ci, nous citerons les aides les plus intressantes qui sont disponibles :
Rgion wallonne :
o AWT
Aide pour la consultance stratgique et technique par un consultant agr Rentic
Aide pour le dveloppement de site e-business
o Awex :
Aide pour la consultance stratgique et technique
Aide pour le dveloppement et le-marketing
Rgion bruxelloise :
o Bruxelles Export
Aide pour la consultance
Aide pour le dveloppement et le-marketing
Pour des informations supplmentaires concernant les conditions doctroi, les montants dinterventions, les dmarches suivre pour
faire la demande de subside, nous vous invitons consulter les sites Internet correspondants.
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RESSOURCES INTERESSANTES
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CONCLUSIONS
La gestion dun projet e-business est une mission qui ne doit pas tre pris la lgre. Aujourdhui encore, un grand nombre de projets
e-business se font en sautant des tapes cruciales ce qui engendre des problmes parfois irrmdiables en fin de projet.
En respectant les diffrentes tapes dcrites dans ce livre blanc, vous augmenterez considrablement la qualit de votre projet. Vous
augmenterez donc les chances datteindre vos objectifs stratgiques et limiterez les risques qui se prsentent tout au long dun projet.
Votre cahier de charges doit dcrire clairement vos besoins afin damliorer le dialogue avec le ou les fournisseurs et de
contractualiser la commande.
Ce livre traitait des diffrentes tapes dun projet jusqu la phase de contractualisation. Comme mentionn prcdemment, le projet
ne sarrte pas cette phase, vous devrez donc continuer en assurer la qualit jusqu sa phase ultime, qui est la rception dfinitive
de la solution. Durant cette priode, il faudra tre vigilant en contrlant si les diffrentes fonctionnalits produites sont conformes aux
attentes exprimes dans le cahier de charges.
Ds que la solution sera conforme, vous pourrez la rceptionner. A partir de ce moment, la priode de garantie commencera. Pour
viter dventuels problmes contractuels par la suite, il est fortement conseill de tester profondment la solution livre afin de
sassurer quil ny aura plus aucun dfaut aprs la priode de garantie.
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Ce livre blanc a t rdig par Nicolas Vandenkerckhoven, consultant e-business agr par la Rgion Wallonne et chef de projet pour
defimedia SA, socit wallonne qui offre son expertise dans la conception et l'laboration de projets e-business.
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FondsEur
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