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Russir le cahier des charges de son site Web


pour bien choisir son prestataire internet

RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

TABLE DES MATIRES

TABLE DES MATIRES ................................................................................................................................................... 2


INTRODUCTION ........................................................................................................................................................... 5
1.
2.
3.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................... 5
PUBLIC-CIBLE ................................................................................................................................................................ 6
CONTENU..................................................................................................................................................................... 6

UN PROJET WEB .......................................................................................................................................................... 7


1.
2.
3.

LES DIFFRENTES TAPES DUN PROJET WEB........................................................................................................................ 7


PRINCIPAUX FACTEURS DCHEC DUN PROJET WEB .............................................................................................................. 8
FACTEURS DE SUCCS DUN PROJET WEB ............................................................................................................................ 9

PHASE DU LANCEMENT DU PROJET ............................................................................................................................ 10


1.
2.
3.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 10
RISQUES .................................................................................................................................................................... 10
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 11
3.1 Dfinir les objectifs stratgiques ........................................................................................................................ 11
3.2 Dfinir le primtre du projet............................................................................................................................. 12
3.2.1
3.2.2
3.2.3

3.3
2

Dfinition des acteurs du projet ................................................................................................................................. 12


Dfinir les cibles du projet .......................................................................................................................................... 13
Primtre fonctionnel du projet................................................................................................................................. 14

Analyse du march ............................................................................................................................................. 16


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3.4
3.5

Planification des phases du projet ..................................................................................................................... 16


Dfinir le budget maximum ............................................................................................................................... 17

PHASE DE SPCIFICATION DES EXIGENCES .................................................................................................................. 18


1.
2.
3.

4.

5.
6.
7.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 18
RISQUES .................................................................................................................................................................... 18
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 19
3.1 Analyse de la solution existante ......................................................................................................................... 19
3.2 Identification des exigences des cibles du projet ............................................................................................... 19
3.3 Analyse de la concurrence sur Internet .............................................................................................................. 20
LISTE DES EXIGENCES FONCTIONNELLES ............................................................................................................................ 22
4.1 Dfinition ........................................................................................................................................................... 22
4.2 Pondration ....................................................................................................................................................... 22
DFINITION DE LARBORESCENCE DU CONTENU DU SITE INTERNET ......................................................................................... 24
SCNARIOS UTILISATEURS .............................................................................................................................................. 26
DFINITION DE WIREFRAMES .......................................................................................................................................... 26

PHASE DEXPLORATION DU MARCH ......................................................................................................................... 31


1.
2.
3.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 31
RISQUES .................................................................................................................................................................... 31
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 32
3.1 Slection des fournisseurs potentiels ................................................................................................................. 32

PHASES DE LAPPEL DOFFRES .................................................................................................................................... 36


1.
2.
3.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 36
RISQUES .................................................................................................................................................................... 36
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 37
3.1 Rdaction dun cahier de charges ...................................................................................................................... 37
3.1.1

Quest-ce quun cahier de charges ? .......................................................................................................................... 37


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3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.

4.

Pourquoi rdiger un cahier de charges ? .................................................................................................................... 37


Comment rdiger un cahier de charges ?................................................................................................................... 38
Types de cahier de charges ........................................................................................................................................ 39
Structure dun cahier de charges ............................................................................................................................... 40
Structure gnrale ...................................................................................................................................................... 40
Prsentation du projet ............................................................................................................................................... 41
Spcification des exigences fonctionnelles ................................................................................................................ 45
Spcification des exigences non fonctionnelles ......................................................................................................... 48
Contraintes de lappel doffre .................................................................................................................................... 53
Spcifications administratives .................................................................................................................................... 57
Annexes ...................................................................................................................................................................... 62

ENVOI DU CAHIER DE CHARGES ....................................................................................................................................... 62

PHASE DE SLECTION DUN FOURNISSEUR ................................................................................................................. 64


1.
2.
3.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 64
RISQUES .................................................................................................................................................................... 64
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 65
3.1 Analyse et comparaison des offres .................................................................................................................... 65
4.
SLECTION DE PLUSIEURS FOURNISSEURS .......................................................................................................................... 68
5.
SANCES DE DMONSTRATION ........................................................................................................................................ 68
PHASE DE CONTRACTUALISATION .............................................................................................................................. 70
1.
2.

OBJECTIFS .................................................................................................................................................................. 70
ETAPES SUIVRE ......................................................................................................................................................... 70
2.1 Rdiger un bon de commande ........................................................................................................................... 70
2.2 Rdiger un contrat ............................................................................................................................................. 71

AIDES FINANCIRES ................................................................................................................................................... 72


CONCLUSION ............................................................................................................................................................. 74
AUTEUR & MENTIONS LGALES.................................................................................................................................. 75
4

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INTRODUCTION

1. Objectifs
Ce livre blanc a pour objectif de vous guider dans les diffrentes phases dun projet e-business.
Chacune des phases dun projet comporte des risques dchec.
Nous tentons de les mettre en vidence dans ce livre et de vous proposer des solutions pour mener bien votre projet e-business.
Les objectifs de ce livre blanc sont les suivants :

Dfinir les objectifs stratgiques du projet


Dfinir clairement le primtre du projet pour rpondre aux objectifs
Rdiger un cahier de charges dcrivant avec prcision tous les besoins de votre projet
Grce un cahier de charges prcis, recevoir des offres des fournisseurs rpondant prcisment aux besoins du projet ce qui
facilitera leur analyse et le choix final dun fournisseur
Faciliter la relation entre le client et le fournisseur grce la contractualisation de la commande

En bref, ce livre a pour objectif daugmenter la qualit globale de votre projet et ainsi de favoriser son bon droulement.

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2. Public-cible
Ce livre blanc est destin toute personne devant mettre en place un projet e-business pour le compte de son entreprise ou en tant
que consultant.

3. Contenu
La mthodologie dcrite dans ce livre blanc nest pas certifie : celles qui le sont, sont gnralement trop complexes pour les projets
Web. Cette mthodologie est une compilation de bonnes pratiques du march, de pratiques exprimentes lors de nombreux projets
e-business et de pratiques inspires de mthodes certifies.

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UN PROJET WEB

1. Les diffrentes tapes dun projet Web


Un projet web doit tre dcoup en diffrentes phases. Il doit au minimum contenir les phases dcrites dans le schma ci-dessous.

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Chacune de ces phases a des objectifs bien dtermins et fait intervenir diffrents acteurs.
Dans le cadre de ce livre blanc, nous allons passer en revue les 6 premires phases du projet cest--dire du lancement du projet
jusqu la contractualisation. Pour chacune delles, nous allons lister les risques dchec quelles comportent ainsi que les tapes
suivre pour limiter au maximum ces risques.

2. Principaux facteurs dchec dun projet Web


Pendant la dure de vie dun projet, diffrents facteurs peuvent perturber son bon droulement, autant du ct de la socit que du
ct du fournisseur de solutions. Les facteurs dchec dun projet les plus courants sont les suivants :

Ct Client
o Manque dexprience du responsable du projet
o Engagement sur des dlais et des budgets avant que le projet soit dfini
o Expression incomplte des besoins (cahier de charges pas assez prcis)
o Adaptation ou utilisation dun systme mal dvelopp
o Manque de soutien des dirigeants
o Mauvaise estimation des charges
o Dpendances externes
o Suivi du projet inadapt

Ct Fournisseur de solutions
o Manque dexprience
o Manque de connaissance concernant le mtier du client
o Mauvaise estimation des charges
o Dpendances externes
o Suivi du projet inadapt

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3. Facteurs de succs dun projet Web


Diffrents facteurs favorisent le bon droulement dun projet.
Les plus importants sont :
Support de la direction
Implication des utilisateurs finaux
Responsable du projet expriment ct client
Dfinition claire des objectifs mtiers
Dfinition dun primtre rduit du projet
Infrastructure logicielle standard de la solution slectionne
Formalisation de la mthode de gestion
Respect des diffrentes phases dun projet

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PHASE DU LANCEMENT DU PROJET

1. Objectifs
Cette premire phase du projet est essentiellement une phase dorganisation et dinformation.
Son objectif est de bien dfinir le cadre du projet et les objectifs stratgiques du projet ainsi que les acteurs ct client qui
interviendront tout au long du projet.

2. Risques
Les risques que comporte cette phase sont les suivants :
Objectifs stratgiques non dfinis ou mal dfinis
Primtre du projet non dfini
Faible soutien de la direction
Rsistance au changement des utilisateurs qui ne veulent pas changer lapplication existante
Comptences inadaptes du responsable du projet
Budget en inadquation avec les besoins

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3. Etapes suivre
3.1 Dfinir les objectifs stratgiques
Avant dentreprendre un projet web, il faut dfinir le primtre stratgique de la mission de lentreprise cest--dire dterminer les
objectifs stratgiques du projet et les formaliser dans un document appel plan stratgique .
Le plan stratgique doit permettre de rpondre aux questions suivantes :
Qui sommes-nous aujourdhui ?
Que voulons-nous devenir demain grce ce projet ?
o nos objectifs stratgiques
Que devons-nous faire pour atteindre nos objectifs stratgiques ?
o Les actions concrtes mener pour atteindre nos objectifs
Pour obtenir une vision claire et complte de vos objectifs stratgiques, vous pouvez crer un tableau par objectif qui reprend les
informations suivantes :
Actions mener pour atteindre
lobjectif
Augmenter le nombre de commande

Public vis
B2B, B2C

Rsultat(s)
attendu(s)
100 commandes
par mois

Moyen(s) dvaluation

Priorit

Nombre de commandes
payes dans le Backoffice

Une fois que les objectifs stratgiques du projet et les actions mener pour les atteindre ont t fixs, il est important dvaluer la
priorit de chacune de ces actions et de faire valider le document par la direction.
Cest lune des tapes la plus importante. Si les objectifs stratgiques du projet web ne sont pas clairement dfinis, sils ne sont pas
troitement lis aux objectifs de lentreprise ou sils sont irralistes, lefficacit du projet risque de ne pas tre celle attendue.

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3.2 Dfinir le primtre du projet


Lors de la phase de lancement du projet, il est indispensable de dfinir le primtre du projet en fonction de ses objectifs stratgiques.
Plus le primtre du projet sera large, plus le projet sera complexe et coteux.
Les objectifs de la dfinition dun primtre du projet sont :
Attribuer prcisment les rles de chaque acteur du projet
Dfinir les cibles du projet
Dlimiter les frontires du projet
Clarifier les enjeux fonctionnels du projet
3.2.1

Dfinition des acteurs du projet

Une liste des acteurs du projet doit donc tre tablie. Pour chaque acteur, les donnes suivantes devront tre dfinies :
Nom
Organisme
Fonction
Coordonnes
Rle dans le projet : gestion du projet, prise de dcision, responsable des utilisateurs cls, responsable du contenu du site
Web,
Responsabilits dans le projet
Il est indispensable de dfinir un et un seul responsable du projet ct client afin que cette personne centralise toute linformation et
soit lunique interlocuteur avec le fournisseur de solutions slectionn.
Si aucune ressource en interne nest assez comptente pour grer toutes les phases du projet, il est fortement conseill de faire appel
un consultant externe pour accompagner le responsable de votre projet.
Cette consultance pourra ventuellement tre subsidie par la rgion dans laquelle se trouve le sige social de votre entreprise (voir
point Aides financires).

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Le consultant vous permettra non seulement daugmenter la qualit du travail effectu lors des diffrentes phases de prparation du
projet mais galement de surveiller la phase de dveloppement du projet.
Grce son exprience, il augmentera vos chances de succs.
3.2.2

Dfinir les cibles du projet

La dfinition des cibles du projet et de ses objectifs stratgiques permettra de dfinir son primtre.
Cette tape doit permettre de rpondre la question suivante : quels sont les diffrents acteurs concerns par les objectifs
stratgiques du projet ?
Les cibles peuvent tre nombreuses en fonction du domaine dactivit de votre entreprise.
Exemple de cibles au niveau de la clientle :

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Pour les cibles externes lentreprise, il est galement important de dterminer un primtre linguistique et/ou gographique.
Exemple :
Belgique francophone
Belgique nerlandophone
France
Pays-Bas
Pays anglophones

3.2.3

Primtre fonctionnel du projet

Cette tape consiste dfinir les diffrentes briques fonctionnelles quil faudra mettre en place pour rpondre aux objectifs
stratgiques.
Il faut donc se poser diffrentes questions pour bien dterminer les diffrentes briques fonctionnelles du projet.
Exemple :
Afin de rpondre aux objectifs stratgiques du projet, faut-il :
Mettre en place un nouveau site Internet ?
Mettre en place un extranet pour les clients ?
Mettre en place un intranet pour le personnel de lentreprise ?
Mettre en place un ERP, un CRM ou autres outils de gestion ?
Faire voluer les outils de gestion actuels ?
Envoyer des donnes au programme comptable ?

Ces diffrentes briques seront utilises pour catgoriser les exigences fonctionnelles du projet.

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Le primtre fonctionnel dun projet peut tre traduit dans un schma ou dans une carte heuristique1.
Dans le cadre dun projet web B2B2, la dfinition du primtre fonctionnelle du projet pourrait se traduire par le schma suivant :

Lobjectif de cette phase nest donc pas de dterminer lensemble des exigences fonctionnelles du projet mais bien de dfinir ses
frontires fonctionnelles sur base de ses objectifs stratgiques.

Une carte heuristique est un diagramme qui reprsente des liens smantiques entre diffrentes ides ou des liens hirarchiques entre diffrents
concepts (Source : Wikipdia).
2
Projet Business to Business, projet visant mettre en place des fonctionnalits permettant de mettre en relation des entreprises.

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3.3 Analyse du march


Sur base des objectifs stratgiques et du primtre fonctionnel du projet, il est intressant de faire une rapide analyse de solutions
existantes et qui pourraient rpondre aux objectifs du projet.
Cela permettra de dterminer son orientation : choix dune solution existante ou dveloppement dune solution sur mesure ?
Lorientation que prendra le projet pourra avoir un impact important sur son budget.
Lanalyse des fonctionnalits des solutions existantes permettra de faciliter la rdaction du cahier de charges. En effet, si ces
fonctionnalits ont bien t penses, il est intressant de sen inspirer lors de la description des exigences fonctionnelles.

3.4 Planification des phases du projet


Afin de sassurer que le projet se droule correctement, il est indispensable destimer les charges des diffrentes ressources du client
qui interviendront dans le projet.
Une fois les charges estimes, il faudrait dfinir un planning dtaill des diffrentes phases du projet.
Il est important de prvoir des plages de scurit entre les diffrentes phases du projet afin dviter au maximum les glissements de
planning.
Beaucoup dentreprises ne prennent pas conscience des moyens et du temps que ncessite un projet web dans son ensemble.
Planifier le temps ncessaire chaque tape, dont la rdaction et la mise jour du contenu du site Web, est une tape indispensable
au bon droulement du projet
Si vous ne prvoyez pas cela dans le planning des diffrents intervenants, ils risquent dtre surchargs et donc de ne pas faire
correctement les tches qui leur sont assignes.

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3.5 Dfinir le budget maximum


Le budget allou un projet peut tre un facteur important dchec sil nest pas assez important par rapport aux objectifs
stratgiques viss.
Il est donc indispensable de mettre les moyens financiers ncessaires pour raliser les actions mener pour atteindre les objectifs.
Lors de cette tape de la phase du lancement du projet, il est galement indispensable de sinformer sur les aides financires que lon
peut recevoir dans le cadre de projet e-business (voir point Aides financires.

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PHASE DE SPCIFICATION DES EXIGENCES

1. Objectifs
Le but de cette phase fondamentale est de permettre de dfinir les exigences lies la solution informatique recherche.
Cette phase permettra de dfinir une grande partie du cahier de charges qui sera rdig lors de la phase suivante du projet.

2. Risques
Les risques que comporte cette phase du projet sont :
Ne pas analyser correctement les attentes des diffrentes cibles
Ne pas contrler la concurrence
Ne pas valoriser les exigences en fonction des objectifs stratgiques

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3. Etapes suivre
3.1 Analyse de la solution existante
Si lun des objectifs du projet est de remplacer une solution existante par une nouvelle, il est important danalyser cette solution
existante afin de dresser une liste de ses forces et faiblesses.
Cette liste sera une bonne source dinspiration pour dcrire certaines fonctionnalits du cahier de charges.
Le but tant bien videmment de trouver une solution limitant les diffrents points faibles de la solution existante tout en conservant
les points forts.

3.2 Identification des exigences des cibles du projet


La dfinition des besoins fonctionnels des diffrentes cibles du projet fait partie intgrante de la dfinition de la stratgie du projet.
Cette tape consiste donc mettre en place la liste des exigences fonctionnelles des diffrentes cibles du projet.
Sil est inconcevable dinterroger un chantillon de vos publics cibles comme cest le cas gnralement pour les projets de type B2C3,
vous pouvez vous baser sur des sondages disponibles sur Internet ou acheter une analyse du march faite par une socit de
benchmarking4. Ces rapports sont gnralement une excellente source dinspiration et une garantie de qualit.
Les lments dfinis lors de cette tape devront tre pris en compte lors de la rdaction de la liste des exigences fonctionnelles du
projet.

Projet Business to Consumer, projet visant mettre en place des fonctionnalits permettant de mettre en relation une entreprise avec les
consommateurs.
4
Indicateur chiffr de performance dans un domaine donn (qualit, productivit, rapidit et dlais, etc.) tir de l'observation des rsultats de
l'entreprise qui a russi le mieux dans ce domaine (Source : Wikipdia).

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Si votre projet consiste mettre en place une application web de gestion destine au personnel de votre entreprise, il est
indispensable dinterroger les utilisateurs cls de chaque dpartement concern par le primtre du projet afin de dfinir une liste
dexigences fonctionnelles catgorises par dpartement.
Cette liste doit tre complte par les lments dfinis lors de lanalyse de la solution existante.
RESSOURCES INTRESSANTES FOURNISSANT RGULIREMENT DES ANALYSES DE MARCH

Journal du Net : www.journaldunet.com


Marketing on the Beach : www.marketingonthebeach.com

3.3 Analyse de la concurrence sur Internet


Cette tape est indispensable pour les projets de mise en place de site Internet.
Afin de positionner son projet par rapport la concurrence sur Internet, il est indispensable danalyser de manire dtaille ltat
actuel du march dans votre domaine dactivit.
Pour ce faire, la faon le plus simple est de complter un tableau de comparaison en suivant les tapes suivantes :

20

Listez les concurrents prsents sur la toile


Listez les lments proposs par les concurrents
Pondrez de 0 5 chacun de ces lments en fonction de leur valeur ajoute pour vos clients finaux
Donnez un score de 0 5 pour chacun des lments proposs par les concurrents
Calculez le total (score multipli par la pondration) de chaque concurrent afin de dtecter les concurrents les plus
menaants.

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EXEMPLE
Elments
Elment 1
Elment 2
Elment 3
Total

Pondration
3
5
4

Concurrent 1
Score
2
5
0
31

Concurrent 2
Commentaire

Score
3
0
5
29

Commentaire

Pour un projet B2B, les lments proposs par vos concurrents peuvent tre par exemple :

Look graphique
Facilit de navigation
Prix des produits
Clart du processus de commande
Promotion des produits
Espace scuris rserv aux clients
Panier de commande
Prsentation des produits
Comparateur de produits
Inscription la newsletter
Paiement en ligne
Demande de devis

Ce document vous permettra non seulement de dfinir des menaces et des opportunits mais galement de dfinir une partie des
besoins fonctionnels de vos clients.
Durant cette phase, il est galement intressant danalyser la position des concurrents dans les moteurs de recherche sur base de
diffrents mots cls stratgique.
En effet, pour la mise en place de sites Internet, la visibilit dans les moteurs de recherche est un point incontournable et est donc
troitement li la russite de votre projet.
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Cette tape vous permettra non seulement de dresser la liste de vos concurrents les plus dangereux et de mesurer leur visibilit sur
internet mais galement de dtecter une srie de fonctionnalits intressantes qui pourra complter votre liste dexigences
fonctionnelles.

4. Liste des exigences fonctionnelles


4.1 Dfinition
Une grande partie des tapes prcdentes ont permis de dterminer des exigences fonctionnelles. Celles-ci ont t dfinies suite
lanalyse du march, lanalyse de la situation existante, lanalyse de la concurrence, linterview des utilisateurs cls ou suite la
dfinition des objectifs stratgiques.
Cette tape consiste donc dresser la liste complte des exigences fonctionnelles et les catgoriser.

4.2 Pondration
Limportance dune exigence fonctionnelle de votre projet dpend des objectifs stratgiques assigns.
Pour valuer quelles exigences fonctionnelles pourront ventuellement apparatre en option dans le cahier de charges, et afin de
comparer les offres des fournisseurs, il est indispensable de demander aux acteurs du projet de pondrer chacune des exigences et
des catgories dexigences fonctionnelles en fonction de leur importance stratgique.
La pondration finale dune exigence sera la moyenne des diffrentes pondrations.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste dexigences fonctionnelles catgorise et pondre.
La liste a t pondre de 1 5 :
1 : Accessoire et donc peut tre demand en option dans le cahier de charges
2 : Pas important
3 : Important
4 : Trs important
5 : Stratgique

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Exigences fonctionnelles

Pondration

SITE WEB

Catalogue de produits

Nouveauts

Formulaire d'inscription la newsletter

Moteur de recherche

Bookmark

Recherche d'hbergements par thme

Recherche d'hbergements par rfrence

Recherche avance d'hbergements

Offres de dernire minute

Offres coup de cur

Evnements spciaux

Formulaire d'inscription propritaire

Plan du site

Comparateur d'hbergement

Partage d'une page avec les rseaux sociaux

Processus de rservation

Commentaires sur les hbergements

Paiement en ligne

Choix de la langue

EXTRANET Propritaire

Gestion du planning des disponibilits

Gestion des hbergements

Historique des rservations

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5. Dfinition de larborescence du contenu du site Internet


A ce stade du projet, il est intressant davoir dj une rflexion sur larborescence du contenu ou le plan du site Internet.
Il convient dorganiser larborescence du contenu en fonction des attentes des internautes et des objectifs stratgiques du projet.
Il faut veiller galement ce que les noms des rubriques soient intelligibles et attractifs pour linternaute.
Lors de la rdaction de larborescence de contenu, il ne faut pas perdre de vue les rgles ergonomiques fondamentales.
En voici quelques exemples :
Accder nimporte quelle page du site en maximum 3 clicks
Commencer par lessentiel et finir par laccessoire
Limiter le nombre de rubriques dlments de chaque niveau de larborescence 7 car le cerveau ne mmorise que entre 3
et 7 lments
Ce plan du site peut tre produit sous la forme dune arborescence textuelle au moyen de listes puces plusieurs niveaux, sous la
forme dune carte heuristique ou encore sous la forme dun organigramme.

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EXEMPLE :

Source : http://www.comment-gagner-sur-internet.com

RESSOURCES INTRESSANTES

Programme de cration de carte heuristique :


o Xmind : www.xmind.net
Programme de cration de cartes de site Web :
o Inspiration : http://www.inspiration.com/Inspiration

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25

6. Scnarios utilisateurs
La dfinition des scnarios utilisateurs nest pas une tape indispensable ce stade du projet mais elle permettra de vrifier si
larborescence du contenu ou les wireframes rpondent aux objectifs stratgiques du projet et aux attentes des cibles.
La dfinition du primtre du projet vous a permis de dfinir les diffrentes cibles de votre projet.
Une cible pouvant regrouper plusieurs profils dutilisateur, vous pouvez personnaliser vos publics-cibles en crant des personas.
Un persona est une reprsentation dtaille dun utilisateur faisant partie dune des cibles de votre projet.
Le site Internet ci-dessous propose des personas pour les diffrentes cibles des services publics wallons :
http://easi.wallonie.be/easi/col_gauche_niveaux_fr/easi-wal/dossiers-thematiques/demarche-centreeutilisateur/index.html?LANG=fr
Une fois que vous aurez dfini vos utilisateurs types, vous devez crire, pour chacun deux, des scnarios dont le but est datteindre un
objectif stratgique du site Web ou une des exigences fonctionnelles de la cible.

RESSOURCES INTRESSANTES

Dfinition dun persona : http://fr.wikipedia.org/wiki/Persona_(ergonomie)

7. Dfinition de wireframes
Les wireframes ou maquettes fonctionnelles permettent de prsenter larborescence du site de manire plus dtaille.
Ils ne sont pas indispensables dans le contenu dun cahier de charges mais ils sont gnralement beaucoup plus parlant dune simple
arborescence de contenu et permettent daugmenter la prcision du cahier de charges.
Ces maquettes fonctionnelles pourront ventuellement tre rtudies avec le fournisseur.
Il existe diffrentes techniques pour mettre en place des maquettes fonctionnelles :
Dessin main leve sur papier
Utilisation dun programme permettant de faire des dessins ou des schmas : MS PowerPoint, MS Viso, Photoshop,

26

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Utilisation dun programme de cration de wireframes : Axure, Balsamiq,

La meilleure technique tant la dernire car elle permet de faciliter la mise jour des wireframes, dutiliser rapidement des modles
de composants et de dfinir des parties communes aux diffrents wireframes (en-tte, pied de page,).
Voici quelques exemples de wireframes :

Wireframe, produit avec Axure

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Wireframe produit avec Visio

28

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Wireframe produit avec Balsamiq. Source : www.balsamiq.com

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29

RESSOURCES INTRESSANTES

30

Programmes de wireframing
o Axure : www.axure.com
o Balsamiq : www.balsamiq.com
o iPoltz : www.ipotlz.com
o Pencil : pencil.evolus.vn
Articles :
o Les 35 meilleurs outils pour crer des wireframes :
http://www.smashingmagazine.com/2009/09/01/35-excellent-wireframing-resources/

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PHASE DEXPLORATION DU MARCH

1. Objectifs
Lobjectif de cette phase du projet est de dresser une liste des fournisseurs qui pourraient rpondre au cahier de charges.
Lanalyse de la situation existante du march faite lors de la premire phase du projet a normalement permis didentifier une srie de
solutions existantes voire de fournisseurs potentiels.
Les fournisseurs doivent tre slectionns sur base de diffrents critres :
Nombres de rfrences du fournisseur dans le secteur dactivit du client ou dans un secteur dactivit proche
Taille de lentreprise

2. Risques
Les risques que comporte cette phase du projet sont les suivants :
Critres de prslection pas assez prcis
Evaluations rapides

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3. Etapes suivre
3.1 Slection des fournisseurs potentiels
La meilleure faon de trouver des fournisseurs potentiels est dutiliser les moteurs de recherche en indiquant des termes propres la
solution recherche. Sur les sites des diffrents fournisseurs, regardez leurs rfrences web, les services et ventuellement les
produits quils proposent.
Si possible, essayez de slectionner au minimum 4 fournisseurs pour lappel doffre.
Pour assurer un meilleur suivi de lappel doffre, dressez une liste des fournisseurs slectionns avec les donnes suivantes :
Nom du fournisseur
Nom du produit quil propose (si dapplication)
Etat de loffre :
o En attente de rponse
o Offre reue
o Offre analyse
o Ne rpondra pas
Date de rception offre
Commentaire
Adresse
Localit
Contact - Nom
Contact email
Contact Tl
Il faut slectionner des fournisseurs qui se positionnent comme agences web (ou quivalent).

32

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Le schma ci-dessous illustre le positionnement dun prestataire par rapport un projet Web. Lamont reprsente la partie avant le
dveloppement, laval les tches aprs le choix du prestataire. Tout lart consiste donc trouver un prestataire de dveloppement qui
peut rpondre lensemble des besoins. Ou choisir plusieurs prestataires complmentaires.

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Il faut trouver un partenaire, ou un ensemble de partenaires, qui permettront dobtenir la meilleure rponse sur 4 axes :
-

La stratgie
Le graphisme
Le dveloppement
Le marketing et la communication.

Afin de bien choisir ces fournisseurs potentiels, il est indispensable de se poser les questions suivantes :

Le fournisseur a-t-il un ou plusieurs labels ou chartes de qualit ?


o Exemple : Charte eTIC (http://www.charte-etic.be/),
Le fournisseur a-t-il dj mis en place une solution fonctionnellement proche des besoins stratgiques du projet ?
Le fournisseur a-t-il des rfrences de clients dans le secteur concern ?
Le fournisseur a-t-il toutes les comptences en interne pour rpondre aux besoins du cahier de charges ? ou bien sous-traitet-il une partie ? si oui, quels partenaires ? ont-ils eux-mmes fiables ?
Le fournisseur a-t-il une taille suffisante (nombre de collaborateurs) pour respecter le planning du projet et assurer le bon
droulement de celui-ci en cas dimprvu ?
Y a-t-il des propos ngatifs propos du fournisseur sur le net ? Pour surveiller le-rputation du fournisseur sur Internet, il
suffit de faire une recherche sur Google et sur Google Blog.

Une grande partie des rponses ces questions se trouveront sur :

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Le site Internet du fournisseur


Les blogs, mdias et rseaux sociaux
Les rseaux ou bases de donnes dentreprises comme par exemple :

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o
o
o
o

La base de donnes des entreprises TIC5 en Rgion wallonne :


http://vigie.awt.be
Le site Internet de lINFOPOLE Cluster TIC6 :
http://clusters.wallonie.be/infopole/fr/index.html
Le site Internet dAGORIA7 :
http://www.agoria.be
Le Ple Rgional Numrique du Pas-de-Calais :
http://www.prn.asso.fr/blog/

TIC : Technologies de lInformation et de la Communication


Rseau qui rassemble et fdre des professionnels des Technologies de l'Information et de la Communication afin de promouvoir le business et
l'innovation par le partenariat
7
Fdration qui rassemble les entreprises de l'industrie technologique
6

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35

PHASES DE LAPPEL DOFFRES

1. Objectifs
Les phases prcdentes du projet ont permis de dfinir le contenu stratgique du projet. Ce contenu doit tre traduit dans un cahier
de charges qui permettra de lancer un appel doffres aux diffrents fournisseurs slectionns lors de la phase prcdente.

2. Risques
Les risques que comporte cette phase du projet sont les suivants :
Rdiger un cahier de charges trop prcis, ce qui limiterait grandement le nombre de rponses des fournisseurs
Rdiger un cahier de charges pas assez prcis ce qui risque de mettre en pril la suite du projet

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3. Etapes suivre
3.1 Rdaction dun cahier de charges
3.1.1

Quest-ce quun cahier de charges ?

Un cahier des charges est un document contractuel rdig par le client ou un consultant externe qui doit dcrire les besoins du client
au travers des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Le cahier de charges se doit d'tre le plus clair, factuel, valuable et
exhaustif possible.
Le cahier de charges nest pas un document fig, il est construit sur base des lments du projet et peut tre ventuellement revu
aprs sa contractualisation si les deux parties (le client et le fournisseur) sont daccord.

3.1.2

Pourquoi rdiger un cahier de charges ?

La rdaction dun cahier de charges est une tche qui peut tre longue et complexe. Cette tche est nanmoins indispensables pour le
bon droulement dun projet et ce, pour les raisons suivantes :
Le cahier de charges dcrit le projet afin que celui-ci soit le vrai reflet de lanalyse des besoins

Le cahier de charges permet de guider le fournisseur lors de la rdaction de son offre, lors du dveloppement, et ainsi
dobtenir du fournisseur la conception et la ralisation la plus efficace qui soit en vitant au maximum les malentendus.

Le cahier de charges est un document contractuel et donc une protection juridique pour le client et pour le fournisseur
En conclusion, le cahier de charges est un document indispensable pour un projet car il permet de scuriser le projet.

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37

3.1.3

Comment rdiger un cahier de charges ?

La faon dont vous allez rdiger le cahier de charges va dpendre du type de solution que vous recherchez.
Lanalyse du march quil est conseill de faire lors de la premire phase du projet est donc dune grande importance car elle vous a
normalement permis de dterminer sil existait dj des solutions pour rpondre aux besoins de votre projet ou si vous deviez vous
diriger vers une solution sur mesure.
Si vous navez pas trouv de solution existante, la description des exigences fonctionnelles de votre cahier de charges devra tre faite
de la manire la plus prcise possible afin dviter au maximum les malentendus lors de la phase de dveloppement.
Si une ou plusieurs solutions existent dj pour rpondre aux besoins de votre projet, le cahier de charges ne doit pas tre trop
simplifi. Il faut donner assez dinformation aux fournisseurs pour quils puissent rdiger une offre rpondant vos attentes, et faire
une offre tarifaire au forfait.
Si le cahier de charges nest pas assez prcis, un grand nombre de fournisseurs risque de refuser de chiffrer leur offre au forfait.
Un cahier de charges pas assez prcis risque galement daugmenter les improvisations du fournisseur lors de la phase de
dveloppement et donc daugmenter les risques de scarter de vos objectifs.
Inversement, si vous avez trouv un ou plusieurs solutions prexistantes, le cahier de charges ne doit pas tre trop prcis car cela
risque de restreindre le nombre doffres des fournisseurs.
Les fournisseurs qui veulent proposer des solutions (solutions Open Source ou propritaires) dj existantes risquent de ne pas
pouvoir rpondre aux exigences fonctionnelles telles quelles sont dcrites dans le cahier de charges.
Vous devez trouver un juste milieu dans la manire de rdiger un cahier de charges.
De manire gnrale, utilisez un vocabulaire courant et viter les termes spcifiques votre domaine dactivit.
Si vous possdez de la documentation technique complmentaire, ne linsrez pas directement dans la description des exigences
fonctionnelles, mais mettez-la en annexe du cahier de charges et faites-y rfrence dans votre description fonctionnelle.

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3.1.4

Types de cahier de charges

Dans le secteur priv, il nexiste pas vraiment de cahier de charges standards.


Il y a bien videmment des bonnes pratiques respecter mais il nexiste aucune rglementation en la matire.
Il existe certaines normes qui proposent des structures de cahier de charges mais celles-ci sont rarement utilises.
Exemples de normes :
AFNOR
DoD
NF X50-151

Dans le secteur public, le contenu du cahier de charges est beaucoup plus rglement, diffrents articles juridiques et lgaux doivent
sy trouver en fonction du type de march.

RESSOURCES INTRESSANTES

Modles de cahier de charges pour le secteur public :


o http://marchespublics.wallonie.be/fr/informations-generales/pratiques-de-marche/modeles-dedocuments/index.html

Norme AFNOR :
o http://fr.wikipedia.org/wiki/Cahier_des_charges_fonctionnel

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39

3.1.5

A.

Structure dun cahier de charges

Structure gnrale

Un cahier de charges doit contenir diffrentes parties spcifiques :

40

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B.

Prsentation du projet

Cette partie du cahier de charges doit prsenter les objectifs du projet ainsi que le client et les diffrentes personnes qui
interviendront dans le projet. Elle peut donc tre dcoupe en plusieurs points :

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Prsentation de la dmarche
Dcrivez les lments suivants de lappel doffre :
Lobjectif de lappel doffre
Coordonnes compltes du responsable du projet
Date dchance pour la remise des offres
Mode denvoi des offres : par courrier postal et/ou par courrier lectronique
Ne soyez pas trop exigeant au niveau de la date dchance pour la remise des offres, laissez aux fournisseurs au minimum 1 mois
dater de la date denvoi pour rpondre. Un dlai trop court risque de limiter le nombre ou risque davoir un impact sur la qualit des
offres.
Objectifs du projet
Listez les diffrents objectifs du projet ainsi que les objectifs de la solution recherche.
Publics cibles
Dcrivez les diffrentes audiences cibles par votre projet.
Prsentation de la socit \ Activits de lentreprise
Afin que les fournisseurs puissent bien comprendre les objectifs du projet, prsentez lentreprise et dcrivez son ou ses secteurs
dactivit.
Si seuls certains secteurs sont concerns par le projet, mettez-les en vidence.
Prsentation de la socit \ Processus de lentreprise
Si vous disposez dun schma dcrivant les processus cls de lentreprise, vous pouvez linsrer dans cette partie du cahier de charges
et le dcrire brivement.
Cela permettra aux fournisseurs de mieux cerner votre mtier ainsi que vos objectifs.

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Ici, un exemple de schma dcrivant les processus dune entreprise qui vend les produits de diffrents fournisseurs.

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43

Prsentation de la socit \ Acteurs fonctionnels du projet


Listez les diffrents acteurs de la socit qui interviendront dans le projet en mentionnant les lments suivants :
Nom
Rle dans le projet
Domaine fonctionnel
Fonction

Critres dattribution des offres
Listez dans cette partie de loffre les diffrents critres dattribution et leur pondration en pourcentage.
Exemple de critres dattribution doffre : Les critres de slection du fournisseur seront les suivants :
Critre

Pondration

Le respect du prsent cahier des charges

30%

La qualit de la description de la solution propose

25%

Les rfrences du fournisseur

20%

Le prix

15%

Le planning

10%

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C. Spcification des exigences fonctionnelles


Il sagit de la partie la plus importante du cahier de charges car elle dcrira lensemble des besoins fonctionnels du projet.
Comme mentionn prcdemment, la faon de rdiger cette partie dpend de ce que vous recherchez : une solution existante ou une
solution sur mesure.
Dans les deux cas de figure, le fournisseur slectionn devrait pouvoir raliser son travail en lisant cette partie du cahier de charges
sans se poser trop de questions.
Dcrivez donc dans cette partie les exigences fonctionnelles que vous souhaitez.
Si vous avez produit des maquettes fonctionnelles pour dcrire certaines fonctionnalits, insrez-les pour complter vos descriptifs.
Pour plus de clart, il est prfrable de catgoriser les fonctionnalits en fonction des blocs fonctionnels que vous avez tablis lors de
la dfinition du primtre fonctionnel.
Exemple : Site Web, Extranet, Outil de gestion de contenu,

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Pour un projet web, les exigences fonctionnelles les plus courantes sont les suivantes :

46

Site Web
o Menu(s) de navigation :
dcrire larborescence de contenu
o Choix de la langue
o Page daccueil
o Chemin de navigation ou fil dAriane
o Moteur de recherche full-text
o Formulaire de contact
o Plan du site
o Partage dune page avec les rseaux et mdias sociaux
o
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Extranet
o
o
o
o
o
o
o

Authentification
Rcupration du mot de passe
Changement du mot de passe
Gestion des donnes personnelles
Tlchargement de documents
Dconnection

Outil de gestion de contenu (CMS)


o Gestion du contenu
o Gestion de la structure du contenu
o Gestion des traductions du contenu
o Gestion des menus de navigation
o Gestion des mdias
o Gestion des utilisateurs du CMS et de lextranet
o Gestion des donnes pour le rfrencement
o

Rcupration du contenu existant


Statistiques de trafic (Google Analytics,)

Chacune des exigences ci-dessus devra donc tre dtaille.


Essayez de ne pas laisser de zones dombre dans le cahier de charges.

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D. Spcification des exigences non fonctionnelles


Cette partie est galement trs importante dans un cahier de charges.
Vous devrez y dcrire les diffrentes exigences non fonctionnelles du projet.
Dans un projet web, on y trouve gnralement les rubriques suivantes :

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Infographie
Dcrivez dans cette partie ce que vous attentez du fournisseur au niveau du travail graphique du projet.
Il faut gnralement mentionner dans ce point que :
Le fournisseur doit respecter une charte graphique existante lors de la production des maquettes
Le travail sur le graphisme et les illustrations ne devra pas pnaliser la navigation et le rfrencement
Le graphisme devra :
o Valoriser lidentit et limage de la socit
o Valoriser les produits et services
o Gnrer un sentiment de confiance pour linternaute
o Favoriser la relation avec linternaute (fidlisation)
Le fournisseur devra prvoir galement une maquette graphique pour la newsletter
Le client fournira au fournisseur le fichier vectoriel du logo de la socit ainsi que la charte graphique (si celle-ci existe)
La mise en page des donnes devra tre gre au moyen de feuilles de styles CSS afin de sparer les contenus de leur
prsentation
E-marketing
Si vous souhaitez que le fournisseur mette en place des actions e-marketing alors dcrivez dans cette partie vos exigences en la
matire.
Dans cette partie du cahier de charges, vous pouvez demander aux fournisseurs de prvoir dans leur offre :
Une analyse des mots cls stratgiques pour le rfrencement naturel8
Loptimisation du site pour le rfrencement naturel
La gnration et la publication de la sitemap XML9 du site une fois le site en production.
La prescription de votre site dans diffrents annuaires web : Webrankinfo, Yahoo, Europages (annuaire B2B),
La cration dun page Facebook contenant un lien vers votre site web
8

Optimisation de la qualit du contenu des pages du site pour un bon positionnement naturel dans les moteurs de recherche.
La sitemap XML dun site est un fichier XML reprenant toutes les URL dun site devant tre indexes. En communiquant ce fichier aux moteurs de
recherche, vous acclrerez grandement lindexation des pages de votre site par les moteurs recherche.
9

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49

La cration de campagnes publicitaires sur Google, Facebook,


La cration de bannires publicitaires et la publication dans diffrents sites web, forum, portails,
La cration dune page sur Wikipedia contenant un lien vers votre site
La cration dun compte Twitter
Un accompagnement pour toutes les actions e-marketing
Une aide la rdaction du contenu du site pour le web (web writing)
Une analyse priodique des statistiques de trafic de votre site

RESSOURCES INTERESSANTES

Explications dtailles de la sitemap XML : http://fr.wikipedia.org/wiki/Sitemaps

Encodage du contenu
Lencodage initial du contenu dun site dans loutil de gestion de contenu nest gnralement pas une tche prise en compte dans les
offres des fournisseurs.
Si vous souhaitez que le fournisseur encode le contenu initial de votre site, partir de documents texte que vous lui fournirez, alors
spcifiez-le dans cette partie du cahier de charges.
Afin que les fournisseurs puissent donner une estimation prcise du temps que prendra cette tche, il est indispensable de
communiquer larborescence du site dans les exigences fonctionnelles du cahier de charges.
Hbergement
Dcrivez dans cette partie vos exigences concernant lhbergement de votre site web.
Si vous disposez dj dun serveur dhbergement performant alors mentionnez que la solution devra tre hberge sur votre serveur
et listez les caractristiques et contraintes techniques de votre serveur.
Si vous souhaitez que les fournisseurs prvoient dans leur offre un hbergement de la solution, alors dcrivez vos exigences.

50

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Exemples :
Le fournisseur dcrira dans son offre les cots fixes et les cots annuels pour un hbergement mutualis et pour un
hbergement sur un serveur ddi. Le fournisseur fournira le hardware et/ou le logiciel qu'il jugera appropri pour ce projet.
Le site doit pouvoir tre accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cet accs dpend de circonstances et d'infrastructures
que le fournisseur ne peut contrler.
Le fournisseur garantira la scurit et la confidentialit des fichiers du client vis--vis de tierces parties. En aucun cas, le
fournisseur ne divulguera des informations relatives ou appartenant au client qui ne sont pas expressment destines un
usage public.
Le fournisseur mettra en place une routine de sauvegarde journalire des fichiers et de la base de donnes de la solution mise
en place.
Le fournisseur communiquera dans son offre le taux de disponibilit du serveur (SLA) de lhbergement
Nom de domaine
Dans le cadre dun projet Internet, si le nom de domaine du site est dj connu ce stade du projet et que vous ne lavez pas encore
enregistr, vous pouvez demander aux fournisseurs de le faire et de communiquer ces cots dans leur offre.
Si vous avez plusieurs noms de domaine pour un mme site, indiquez-leur le nom de domaine principal.
Si vous dsirez crer des adresses email pour un ou plusieurs noms de domaine, spcifiez-le galement dans cette partie du cahier de
charges.
Les cots lis au nom de domaine ne sont pas normes mais il est prfrable de connatre les prix proposs par chaque fournisseur ds
le dbut de la phase de dveloppement.
Documentation et livrables
La documentation et les livrables dun projet sont des choses extrmement importantes.
Encore aujourdhui, un grand nombre de projets termins sont orphelins de documentation.
Dcrivez dans cette partie vos exigences en matire de documentation et de livrable.

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Exemples de documentations et livrables attendus lissue dun projet :

Analyse technique du projet ou documentation technique sur le projet : gnralement, un projet de dveloppement ne doit
pas commencer avant quune analyse technique nait t faite par le fournisseur et valide par le client
Aides lutilisation de la solution mise en place pour les utilisateurs standards et pour les administrateurs
CD-ROM contenant :
o Le code source de lapplication mise en place (si ce nest pas un produit propritaire non open source dans ce cas, il
y a peu de chance que le fournisseur vous donne les codes sources du produit mais il devrait donner au minimum
ceux des dveloppements sur mesure faits dans le cadre du projet)
o Un export de la structure de la base de donnes initiale au format SQL (techniquement appel un dump de la
base de donnes )
o Les fichiers vectoriels des diffrentes maquettes et illustrations produites dans le cadre de ce projet
Autres documentations et livrables optionnels :
o Les scnarios de test de la solution
o Des maquettes fonctionnelles ou wireframes des diffrents crans du site (sauf videmment si vous les avez fait
vous-mmes)
o

Formations
Dcrivez dans cette partie vos attentes en matire de formation lutilisation et ladministration du systme mis en place.
Traductions
Les frais de traduction pouvant tre pris partiellement en charge par certains subsides, il est intressant de demander aux fournisseurs
de prvoir dans leur offre une enveloppe budgtaire cet effet.
Afin que cette enveloppe soit la plus prcise possible, il est important de communiquer larborescence du contenu du site dans la
description des exigences fonctionnelles.

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E.

Contraintes de lappel doffre

Dcrivez dans cette partie les diffrentes directives qui doivent tre respectes par le fournisseur lors de la rdaction de son offre.
Voici quelques exemples de contraintes :

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Renseignements administratifs du fournisseur


Listez les informations administratives des fournisseurs que vous souhaitez voir dans les offres.
Exemple dinformation demander :
Prsentation de la socit
Services proposs par la socit
Prsentation des personnes qui interviendront sur ce projet
CV de la personne qui prendre en charge le projet
Nombre de personnes qui travaillent dans la socit par dpartement/fonction
Chiffre daffaire de la socit de lanne prcdente
Eventuellement des formulaires administratifs de la socit (ONSS, TVA, etc.)

Prennit de la solution technique


Lorsque vous choisissez une solution, il est important que celle-ci soit prenne.
Listez donc dans cette partie les diffrentes informations concernant la solution propose par le fournisseur que vous souhaitez voir
apparatre dans loffre.
Exemple dinformation demander :
Nombre total de clients utilisant cette solution
Liste des rfrences dans le domaine du projet ou dans un domaine proche
Nombre annuel de nouvelles versions de la solution : permet de dterminer sil sagit dune solution qui volue
rgulirement ou non
Langage de programmation utilis
Systme de gestion de base de donnes utilis (MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server, Oracle,)

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Maintenance de la solution
Il est impratif de demander aux fournisseurs de prciser leurs diffrentes conditions au niveau de la maintenance de la solution.
Demandez-leur de vous communiquer les informations suivantes :
Dure de la priode de garantie
Dlai et tarif horaire pour toute intervention en cas de maintenance corrective de la solution
Dlai et tarif horaire pour toute intervention en cas de maintenance volutive
Aspects financiers
Les tableaux de prix proposs dans une offre peuvent tre compltement diffrents dun fournisseur lautre. Il est donc important de
fixer des rgles et de dcrire vos attentes.
Veillez demander aux fournisseurs de respecter les rgles suivantes dans le tableau prsentant le cot de leur solution :
Chacune des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles sera estime forfaitairement
Les cots totaux de loffre (avec et sans options) seront clairement mis en vidence
Si certains points ncessitent une tarification en rgie, les raisons en seront clairement indiques avec une indication sur les
fourchettes de prix
Les prix seront exprims hors TVA
Les prix horaires dintervention en cas de complments non prvus, par catgorie de personne
Les cots des ventuelles licences (logiciel ou base de donnes) seront mentionns dans loffre tarifaire
Afin de faciliter la comparaison financire des diffrentes offres des fournisseurs, il est fortement conseill dimposer aux fournisseurs
de complter un tableau tarifaire standard que vous aurez joint au cahier de charges.
Le tableau tarifaire propre chaque fournisseur devra nanmoins tre mis dans loffre du fournisseur car ils sont gnralement plus
dtaills.

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Voici un exemple simple de tableau tarifaire standard :

Exigences

Cot HTVA
Dveloppement

Exigences fonctionnelles
Catalogue de produits
Panier de commande
Processus de commande

Total exigences fonctionnelles


Exigences non fonctionnelles
Actions e-marketing
Rfrencement

Total exigences non fonctionnelles


Divers
Analyse
Installation
Gestion projet
Formation
Reprise des donnes
,,,
Total Divers
TOTAL PROJET

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Cot HTVA
Intgration/Configuration

Cot total HTVA

Ce tableau est intressant car il demande aux fournisseurs de dtailler leurs prix mais galement de spcifier sil sagit dun cot de
dveloppement ou de configuration. Cela montre donc en mme temps les fonctionnalits existantes et celles qu'il reste dvelopper.
Assistance qualit
La mthodologie dun projet est un point trs important. Ainsi, demandez aux fournisseurs de la dcrire dans leur offre : ils devront
ainsi dcrire de manire dtaille les diffrentes phases du projet de dveloppement (analyse technique, validation de lanalyse
technique, production des maquettes graphiques, validation des maquettes graphiques, dveloppement, test, recettes,).
Planning du projet
Le planning est un lment important dun projet.
Si vous avez dj dfini les dates dchance des diffrentes phases du projet, indiquez-les dans cette partie du cahier de charges.
Demandez galement aux fournisseurs de proposer un planning prvisionnel dans leur offre en essayant de respecter au maximum les
diffrentes dates dchance fixes dans le cahier de charges.
Les chances pourraient tre :
Date de rponse lappel doffre
Date de slection du fournisseur pour le tour final
Date du choix final
Date prvisionnelle de la rception provisoire
Date prvisionnelle de la rception dfinitive

F.

Spcifications administratives

Cette partie du cahier de charges devra contenir tous les lments contractuels du projet. On y trouve gnralement les rubriques
suivantes :
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Modalits de paiement
Dcrivez dans cette partie la manire dont seront faits les diffrents paiements.
Exemple :

20% la commande

30% la rception du dossier danalyse

30% la rception provisoire

20% la rception dfinitive

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Les modalits de paiement prsentes dans lexemple ci-dessus sont les plus rpandues pour les marchs dont la facturation se fait au
forfait.
Pnalits ventuelles en cas de retard
Cette rubrique peut faire peur certains fournisseurs et ainsi diminuer le nombre doffres.
Sil est stratgiquement impensable que le projet soit livr avec du retard, vous devez dfinir des pnalits financires en cas de
dpassement.
Il ne tiendra qu vous dappliquer rellement cette clause du cahier de charges en cas de dpassement.
Indiquez donc le montant de la pnalit par jour de retard dans cette partie du cahier de charges.
Si le planning du projet peut ventuellement glisser lgrement, il nest pas ncessaire dinclure cette clause dans le cahier de charges.
Exemple de texte :
Tout dpassement du dlai dexcution par phase est sanctionn dune amende de 100 par jour calendrier de retard, avec un
maximum de 50 % de la valeur des services dont lexcution a t effectue avec un mme retard.

Modalits dexcution
Vous devez dcrire dans cette partie du cahier de charges les diffrentes modalits dexcution du march cest--dire les diffrents
livrables attendus.
Concernant la livraison provisoire et la livraison dfinitive, il est conseill de mentionner clairement quelles doivent se faire sur le
serveur de production et non sur le serveur de dveloppement.
Il est important de se faire livrer une solution dans lenvironnement de production afin dtre sr de son bon fonctionnement.

Sous-traitant
Cette clause doit permettre de vous protger au cas o le fournisseur ne travaille pas avec les sous-traitants mentionns ou sil
nassigne pas le projet au chef de projet indiqu dans loffre.
RUSSIR LE CAHIER DES CHARGES DE SON SITE WEB

59

Voici un exemple de texte pour cette clause :


Le fournisseur de services est tenu dexcuter le march avec les sous-traitants et le chef de projet quil a indiqus dans son offre et sur
base de laquelle le client la slectionn pour lui attribuer le march. Lexcution des tches par dautres sous-traitants ou chefs de
projet reste toujours soumise lautorisation pralable expresse du client.

Proprit et transfert des droits intellectuels


Cette clause permettra de vous protger par rapport aux droits de proprit intellectuelle du projet.
Exemple de texte pour cette clause :
Le fournisseur de services ne pourra prtendre en aucun cas une rmunration spciale, une indemnit ou des
dommages-intrts quelconques du fait de l'utilisation, pour l'excution du prsent march, de brevets, licences, copyright,
etc.., tant cens avoir tenu compte, lors de l'laboration de son offre, des charges rsultant de cette utilisation.
Il est, de plus, prcis qu'en aucun cas le client ne pourra tre contraint de payer quoi que ce soit un tiers quelconque
dtenteur (et/ou exploitant) d'un brevet, d'une licence, etc. employs pour l'excution du prsent march, le prestataire de
services ayant, dans tous les cas, la charge exclusive de ses fournitures et travaux (prix unitaires forfaitaires et/ou prix
forfaitaires par poste) ainsi que de ses procds d'excution et ce, mme s'il ne ressort qu'indirectement des prescriptions
applicables au prsent march que l'utilisation d'un brevet, d'une licence, etc. est ncessaire pour une excution conforme des
fournitures et travaux, etc. rgis par le prsent cahier spcial des charges. En rsum, tous droits de brevets, licences,
royalties ou fees, droits d'auteurs etc. sont charge du fournisseur de services lequel reste seul responsable de toutes
revendications qui pourraient surgir ce sujet.
Ds lors, si un tiers cite le client en justice pour violation d'un de ces droits, le fournisseur de services s'engage intervenir
l'instance sur simple demande du client.
Les droits patrimoniaux attachs aux droits d'auteur et tout droit relatif aux documents, aux services ou aux outils
informatiques fournis par le fournisseur l'exception de tous les lments sur lesquels il existe dj un droit d'auteur ou un
autre droit, appartiendront exclusivement au client.
Le client pourra cder des tiers tout ou partie de ses droits.

60

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Le fournisseur spcifiera tous les lments sur lesquels il existe dj un droit d'auteur ou un autre droit. Il garantit, par la
prsente, avoir obtenu du ou des titulaires desdits droits ou de leurs reprsentants lgaux l'autorisation d'utiliser lesdits
lments. Tout paiement dont le fournisseur sera ventuellement redevable(s) pour prix de cette autorisation sera
exclusivement sa charge.
A l'exception de tous les lments viss l'alina prcdent, le fournisseur garantit, par le dpt de son offre, qu'il a le droit
de cder les droits d'auteur

Clauses de confidentialit
Le cahier de charges contiendra normment dinformations stratgiques sur votre socit. Une clause de confidentialit est donc
indispensable.
Exemple de texte pour cette clause :
Le fournisseur sengage maintenir confidentielles toutes les informations propres au client, recueillies dans le cadre de ce
projet. Il sassure que son personnel a galement sign une clause de confidentialit de ce type, dans le cadre de leur contrat
de travail le cas chant.
Il reporte cette obligation sur ses ventuels sous-traitants.
Le fournisseur ne peut utiliser la rfrence ce projet que moyennant laccord explicite du client.

Responsabilits
Cette clause dtermine les responsabilits du fournisseur sur la solution livre.
Exemple de texte pour cette clause :
Le fournisseur est suppos tre spcialiste dans le domaine de sa fourniture. Il prend la responsabilit fonctionnelle de
lensemble, et donne les conseils ncessaires et les plus judicieux au client.
Le fournisseur prend la responsabilit de bonne fin du projet dans le prix forfaitaire convenu.

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Attribution des comptences


Cette partie permet de dterminer le tribunal de commerce comptent en cas de litige.
Exemple de texte pour cette clause :
Pour trancher tout litige qui pourrait survenir lors de lexcution du projet ou de sa garantie, le tribunal de commerce du lieu du
sige social de client est seul comptent.

G. Annexes
Cette partie du cahier de charges est optionnelle. Si vous avez de la documentation technique qui pourrait aider les fournisseurs
faire leur offre, mettez-la en annexe du cahier de charges.
Si lannexe est trop volumineuse, il est prfrable den faire un document spar du cahier de charges afin de ne pas alourdir ce
dernier.
On y trouve gnralement les schmas de la base de donnes du systme actuel, une analyse technique du projet (si celle-ci a t faite
par le client ou par un consultant externe) qui devra tre complte par le fournisseur, des impressions dcran de la solution
existante,

4. Envoi du cahier de charges


Une fois que le cahier de charges rdig, il est conseill de le faire valider par sa direction. Ds quil aura t valid, envoyez-le par mail
au format PDF aux diffrents fournisseurs slectionns lors de la phase dexploration du march. Joignez-y un modle ditable du
tableau standard de prix et noubliez pas les ventuelles annexes.
Rappelez les objectifs de la dmarche ainsi que la date limite de remise des offres dans le contenu du mail. Demandez galement aux
diffrents fournisseurs de vous envoyer une notification de bonne rception de lappel doffre.

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Ds que vous recevrez une offre, noubliez pas de mettre jour votre tableau de fournisseurs. a vous permettra de voir rapidement
et de manire centralise les fournisseurs qui ont rpondu et ceux qui ne lont pas encore fait. Ce tableau vous sera trs utile si vous
ne recevez pas un nombre suffisant doffres. Vous pourrez ainsi faire des relances ou encore envoyer lappel doffre dautres
fournisseurs.

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PHASE DE SLECTION DUN FOURNISSEUR

1. Objectifs
Une fois la phase dappel doffres termine, vous attendrez la rponse des diffrents fournisseurs. Ds que vous aurez reu les
diffrentes offres, vous devrez les analyser et les comparer. Vous slectionnez ensuite quelques fournisseurs pour le tour final. Ceuxci seront invits dfendre leur offre en faisant une dmonstration de la solution quils proposent ou en rpondant vos questions.
Lobjectif de cette phase est donc danalyser de la meilleure faon les offres, les comptences et les solutions des fournisseurs pour,
au final, nen choisir quune.

2. Risques
La phase de slection dun fournisseur peut comporter plusieurs risques.
Parmi ceux-ci, nous citerons :

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Pas de prise de dcision du client


Prise de dcision du client trop rapide (pas de phase de dmonstration, pas danalyse dtaille des offres,)
Prise de dcision non objective ( la poudre aux yeux )

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3. Etapes suivre
3.1 Analyse et comparaison des offres
La meilleure faon de comparer les diffrentes offres des fournisseurs cest de les coter sur les diffrentes rubriques et sous-rubriques
du cahier de charges.
Dressez donc un tableau reprenant les diffrentes rubriques du cahier de charges et pondrez-les en prenant en compte la
pondration des exigences fonctionnelles que vous avez faite lors de la phase de spcification des exigences. Ensuite, encodez pour
chaque offre de fournisseur, la note que vous lui donnez (cette note devra tre multiplie par la pondration).
Additionnez enfin toutes les notes de chaque fournisseur et vous pourrez ainsi voir clairement quelles sont les offres qui rpondent le
mieux vos attentes.
Voici un exemple de tableau de comparaison des offres :

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Rubriques

Fournisseur 1

Pond.
Argument

Cotation

Fournisseur 2
Total

RUBRIQUE 1 DU CAHIER CHARGES

IM

Sous-rubriques 1

TI

Commentaire

Note de 0 5

Note X pondration

Sous-rubriques 2

PI

Commentaire

Note de 0 5

Note X pondration

RUBRIQUE 2 DU CAHIER CHARGES

IM

Sous-rubriques 1

TI

Commentaire

Note de 0 5

Note X pondration

Sous-rubriques 2

AC

Commentaire

Note de 0 5

Note X pondration

Commentaire

Note de 0 5

Note X pondration

Note totale rubrique

Note totale rubrique

SCORE FINAL

IDEM

Score final en %

Grce ce tableau, vous pourrez donc comparer plus facilement la qualit des diffrentes offres sur base du cahier de charges. Pour
comparer financirement les offres, il vous suffit de reprendre les tableaux standards de prix complts par les fournisseurs et de
rassembler les informations dans un seul tableau.

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EXEMPLE
Fournisseur 1
Exigences

Cot HTVA
Dv.

Cot HTVA
Intgration /
Config.

Fournisseur 2
Cot
total
HTVA

Cot
HTVA
Dv.

Cot HTVA
Intgration /
Config.

Cot total
HTVA

Exigences fonctionnelles
Catalogue de produits

Total exigences fonctionnelles


Exigences non fonctionnelles
Actions e-marketing

Total exigences non fonctionnelles


Divers
Analyse

Total Divers
TOTAL PROJET

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4. Slection de plusieurs fournisseurs


Une fois lanalyse et la comparaison des offres effectues, vous devrez slectionner 2 ou 3 fournisseurs pour le tour final.
A ce stade du projet, vous baserez votre choix uniquement sur la qualit et le prix de loffre.
Ne basez par votre choix sur le prix uniquement car beaucoup de projets chouent cause de ce genre de prise de dcision.
Avant de faire le choix dfinitif du fournisseur, il est indispensable de rencontrer les fournisseurs slectionns pour le tour final afin de
tester leur comptence et de vrifier si les solutions quils proposent peuvent rellement rpondre aux besoins du client.
Pour ce faire, la meilleure chose est dorganiser et planifier des sances de dmonstration.

5. Sances de dmonstration
Lors des sances de dmonstration, posez toutes les questions que vous avez sur les offres des fournisseurs.
Si le fournisseur propose une solution existante, demandez-lui de vous montrer diffrentes fonctionnalits de la solution.
Si le fournisseur propose une solution sur mesure, demandez-lui de vous montrer des solutions quil a mises en place rpondant aux
exigences du cahier de charges.
La sance de dmonstration vous permettra galement dvaluer lergonomie de linterface de la solution ou lergonomie des
interfaces quil est possible de faire, et galement dvaluer les comptences du chef de projet ainsi que sa comprhension du projet.
Afin de bien valuer si une solution existante rpond aux exigences du cahier de charges, il est conseill de rdiger des scnarios de
dmonstration que les fournisseurs devront suivre lors de la prsentation de leur solution.
Toutes les fonctionnalits stratgiques du projet devront idalement tre vrifies lors de la dmonstration.
Lors des prsentations des solutions, vous devrez coter chaque scnario en fonction de lergonomie des interfaces et du respect du
scnario.

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RESSOURCES INTRESSANTES

Exemple de scnario de dmonstration :


http://www.slideshare.net/awt/prsentation-des-snarios-de-dmonstration

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PHASE DE CONTRACTUALISATION

1. Objectifs
Cest la dernire phase du projet de slection dun fournisseur. Lobjectif est de :

Formaliser laccord mutuel des parties


Figer les clauses du contrat en signant le bon de commande pour le cahier de charges
Valider les engagements
Communiquer les engagements
Clturer la phase de slection dun fournisseur

2. Etapes suivre
2.1 Rdiger un bon de commande
Lultime tape de slection dun fournisseur, cest de formaliser par crit la relation entre le client et le fournisseur.
Pour ce faire, il faut rdiger un bon de commande faisant rfrence au cahier de charges et loffre du fournisseur.
Dans le bon de commande, reprenez le tableau de prix de loffre du fournisseur en ny mettant que les fonctionnalits que vous
souhaitez commander.

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Pour plus de sret, mettez dans le bon de commande les diffrentes rubriques juridiques et administratives du cahier de charges.
Indiquez dans le bon de commande que, contractuellement, pour tous les points du cahier des charges non repris de manire dtaille
et explicite dans loffre du fournisseur (avec un proposition rpondant totalement ou partiellement au cahier des charges, mais
accepte de facto par vous), le cahier des charges prime sur loffre du fournisseur. Ceci permet de vous protger contractuellement
par rapport des offres en une page ne rpondant pas certaines clauses du cahier des charges, argument dont se servirait
ultrieurement le fournisseur pour signifier un dsaccord par rapport au cahier des charges.
Imprimez ensuite le document en deux exemplaires et faites-les signer par le fournisseur.

2.2 Rdiger un contrat


Le bon de commande peut tre remplac ou complt par un contrat entre les deux parties, qui dfinira les obligations de chacune
delles.

RESSOURCES INTERESSANTES

Modle type de contrat pour un projet Web :


http://www.awt.be/contenu/tel/sec/contrat_type_site_web.pdf

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AIDES FINANCIRES

La rgion dans laquelle se trouve le sige social de votre socit propose gnralement des aides financires pour vous aider mettre
en place votre projet. Parmi celles-ci, nous citerons les aides les plus intressantes qui sont disponibles :

Rgion wallonne :
o AWT
Aide pour la consultance stratgique et technique par un consultant agr Rentic
Aide pour le dveloppement de site e-business
o Awex :
Aide pour la consultance stratgique et technique
Aide pour le dveloppement et le-marketing
Rgion bruxelloise :
o Bruxelles Export
Aide pour la consultance
Aide pour le dveloppement et le-marketing

Pour des informations supplmentaires concernant les conditions doctroi, les montants dinterventions, les dmarches suivre pour
faire la demande de subside, nous vous invitons consulter les sites Internet correspondants.

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RESSOURCES INTERESSANTES

Site Internet de lAWT : www.awt.be


Site Internet de lAWEX : www.awex.be
Site Internet de Brussels Export : www.brussels-export.be

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CONCLUSIONS

La gestion dun projet e-business est une mission qui ne doit pas tre pris la lgre. Aujourdhui encore, un grand nombre de projets
e-business se font en sautant des tapes cruciales ce qui engendre des problmes parfois irrmdiables en fin de projet.
En respectant les diffrentes tapes dcrites dans ce livre blanc, vous augmenterez considrablement la qualit de votre projet. Vous
augmenterez donc les chances datteindre vos objectifs stratgiques et limiterez les risques qui se prsentent tout au long dun projet.
Votre cahier de charges doit dcrire clairement vos besoins afin damliorer le dialogue avec le ou les fournisseurs et de
contractualiser la commande.
Ce livre traitait des diffrentes tapes dun projet jusqu la phase de contractualisation. Comme mentionn prcdemment, le projet
ne sarrte pas cette phase, vous devrez donc continuer en assurer la qualit jusqu sa phase ultime, qui est la rception dfinitive
de la solution. Durant cette priode, il faudra tre vigilant en contrlant si les diffrentes fonctionnalits produites sont conformes aux
attentes exprimes dans le cahier de charges.
Ds que la solution sera conforme, vous pourrez la rceptionner. A partir de ce moment, la priode de garantie commencera. Pour
viter dventuels problmes contractuels par la suite, il est fortement conseill de tester profondment la solution livre afin de
sassurer quil ny aura plus aucun dfaut aprs la priode de garantie.

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AUTEUR & MENTIONS LGALES

Ce livre blanc a t rdig par Nicolas Vandenkerckhoven, consultant e-business agr par la Rgion Wallonne et chef de projet pour
defimedia SA, socit wallonne qui offre son expertise dans la conception et l'laboration de projets e-business.

Editeur responsable - 2012


Technofutur TIC
18 avenue J. Mermoz - Arople - B-6041 Gosselies
Tl. +32 71 25 49 65
GSM +32 497 54 26 11
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Cette cration est mise disposition selon le Contrat Paternit - Pas dUtilisation Commerciale - Partage des Conditions initiales
lIdentique 2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/ ou par courrier postal Creative
Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

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Interreg efface les frontires.


Avec le soutien de lUnion europenne (FEDER)

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FondsEur
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