Section 2 : conception et construction des tableaux Section3 : la mthode OVAR
Section1 : dfinition et rles des tableaux de bord
La dfinition premire des tableaux de bord est enrichie par ltendue des rles quon lui assigne. 1. Dfinition Le contrle et le pilotage du systme entreprise reposent sur des informations rcentes, de toute nature, relatives toutes les dimensions de la performance de lentreprise. Or les systmes dinformation comptables ne rpondent pas forcment ces exigences. La comptabilit financire produit de nombreuses informations sur les ralisations mais les rgles comptables prsentent des insuffisances qui rduisent la porte des informations : aucun critre dimportance nest pris en compte ; la dure du traitement de linformation (au mieux J+30 et souvent plus) interdit des ractions rapides ; la prsentation des documents ne permet pas une localisation des responsabilits et des performances de chacun ; linformation traite reste essentiellement montaire et relative aux flux externes. La comptabilit de gestion permet de juger des performances et didentifier les responsabilits puisquelle traite des flux internes mais elle prsente le mme dfaut de lenteur dans la prsentation des rsultats du fait de sa forte imprgnation comptable. Cest pourquoi le contrle de gestion prouve le besoin de construire un outil qui rponde mieux aux besoins dun pilotage rapide, permanent sur un ensemble de variables tant financires, quantitatives que qualitatives : cest le tableau de bord.
Il semble ncessaire aujourdhui de piloter toutes les dimensions de la
performance pour toutes les parties prenantes de lentreprise, avec un systme dinformation qui intgre des variables diversifies. Le document final labor ne peut tre dconnect de toute la dmarche organisationnelle qui le prcde, impliquant des acteurs, des mthodes et des procdures. 2. Rles dun tableau de bord Les attentes associes au tableau de bord sont nombreuses : il a du dabord compenser des limites dautres outils et puis, au fur et mesure du temps, la souplesse de ses utilisations a suscit un dveloppement de plus en plus large de ses rles. 2.1 Le tableau de bord, instrument de contrle et de comparaison Le tableau de bord permet de contrler en permanence les ralisations par rapport aux objectifs fixs dans le cadre de la dmarche budgtaire. Il attire lattention sur les points cls de la gestion et sur leur drive ventuelle par rapport aux normes de fonctionnement prvues. Il doit permettre de diagnostiquer les points faibles et de faire apparatre ce qui est anormal et qui a une rpercussion sur le rsultat de lentreprise. La qualit de cette fonction de comparaison et de diagnostic dpend videmment de la pertinence des indicateurs retenus. 2.2 Le tableau de bord, aide la dcision Le tableau de bord donne des informations sur les points cls de la gestion et sur ses drapages possibles mais il doit surtout tre linitiative de laction.
La connaissance des points faibles doit tre obligatoirement complte par
une analyse des causes de ces phnomnes et par la mise en uvre dactions correctives suivies et menes leur terme. Ce nest que sous ces conditions que le tableau de bord peut tre considr comme une aide la dcision et prendre sa vritable place dans lensemble des moyens du suivi budgtaire. De manire idale, un tableau de bord devrait aider : pour une prise de dcision en temps rel dans lentreprise ; pour une prise de dcision rpartie ; pour des informations adaptes chaque dcideur ; pour le pilotage dobjectifs diversifis. 2.3 Le tableau de bord, outil de dialogue et de communication Le tableau de bord, ds sa parution, doit permettre un dialogue entre les diffrents niveaux hirarchiques. Il doit permettre au subordonn de commenter les rsultats de son action, les faiblesses et les points forts. Il permet des demandes de moyens supplmentaires ou des directives plus prcises. Le suprieur hirarchique doit coordonner les actions correctives entreprises en privilgiant la recherche dun optimum global plutt que des optimisations partielles. Enfin, en attirant lattention de tous sur les mmes paramtres, il joue un rle intgrateur, en donnant un niveau hirarchique donn, un langage commun. Il peut tre un levier pour une coordination et une coopration des acteurs dans un
consensus actif
Section 2 : conception et construction des tableaux
1. Principes de conception Un tel systme dinformation nest efficace et donc utile que si sa conception rpond certaines rgles prcises tant pour son fonctionnement que pour son contenu. La prsentation des informations, si elle peut revtir des formes varies, se doit de respecter certaines contraintes de concision et de pertinence. Dans ce cas, lensemble des tableaux de bord de lentreprise incite au dialogue et la motivation des responsables. Son rle dpasse alors la stricte fonction de contrle quil tait cens remplir. Cest la dfinition mme du tableau de bord qui impose ces principes de conception : une cohrence avec lorganigramme, une rapidit dlaboration et de transmission. 1.1 Une cohrence avec lorganigramme Un des reproches formuls lencontre des systmes dinformation comptables traditionnels est la non-localisation des responsabilits. Le dcoupage des tableaux de bord doit donc respecter le dcoupage des responsabilits et des lignes hirarchiques. Pour lensemble de la firme, la cartographie des tableaux de bord doit se calquer sur celle de la structure dautorit. Trs souvent, la structure sapparente une pyramide o chaque responsable appartient de fait deux quipes : il reoit une dlgation de pouvoir du niveau hirarchique suprieur et doit, priodiquement, rendre compte ; il dlgue au niveau infrieur une partie de son pouvoir. Cette structure oblige chaque niveau de responsabilit trois types de communication : une communication descendante quand un niveau donne une dlgation de pouvoir assortie dobjectifs ngocis au niveau infrieur ;
une communication transversale entre les responsables de mme niveau
hirarchique ; une communication montante quand un niveau rend compte de la ralisation des objectifs reus. Le rseau des tableaux de bord est donc une mcanique gigogne aux caractristiques suivantes : chaque responsable a son tableau de bord ; chaque tableau de bord a une ligne de totalisation des rsultats qui doit figurer dans le tableau de bord du niveau hirarchique suprieur ; chaque tableau de bord dun mme niveau hirarchique doit avoir la mme structure pour permettre lagrgation des donnes ; lempilage des informations des tableaux de bord doit respecter la ligne hirarchique. 1.2 La rapidit dlaboration et de transmission En ce domaine, la rapidit doit lemporter sur la prcision : il est souvent prfrable davoir des lments rels estims plutt que des donnes relles prcises mais trop tardives. Le rle principal du tableau de bord reste dalerter le responsable sur sa gestion. Il doit mettre en uvre des actions correctives rapides et efficaces. La prcision des rsultats est de toute faon obtenue dans les rapports dactivit priodicit mensuelle de la comptabilit de gestion. Cette rapidit et la frquence de publication expliquent que les Anglosaxons nomment souvent les informations collectes dans les tableaux de bord Flashs . Lensemble de ces documents, tableaux de bord, rapport dactivit de gestion et plan dactions correctives, constitue le suivi budgtaire.
Le contenu du tableau de bord est variable selon les responsables
concerns, leur niveau hirarchique et les entreprises. Pourtant, dans tous les tableaux de bord des points communs existent dans : la conception gnrale, les instruments utiliss. 2. La forme des indicateurs utiliss Les instruments les plus frquents sont les carts, les ratios, les graphiques et les clignotants. 2.1 Les carts Le contrle budgtaire permet le calcul dun certain nombre dcarts. Il sagit alors de reprer celui (ou ceux) qui prsente(nt) un intrt pour le destinataire du tableau de bord. 2.2 Les ratios Les ratios sont des rapports de grandeurs significatives du fonctionnement de lentreprise. 2.3 Les graphiques Ils permettent de visualiser les volutions et de mettre en vidence les changements de rythme ou de tendance. 2.4 Les clignotants Ce sont des seuils limites dfinis par lentreprise et considrs comme variables daction. Leur dpassement oblige le responsable agir et mettre en uvre des actions correctives.
Section3 : la mthode OVAR
La mthode Objectifs Variables dAction Responsables (OVAR) dveloppe par des enseignants de HEC est une dmarche de pilotage de la performance en dclinant les
objectifs poursuivis chaque niveau de responsabilit et en sassurant que
les axes stratgiques sont en concordance avec les plans daction grce au suivi de variables daction. Cest aussi une mthode de conception des tableaux de bord et des indicateurs a)dlimitation des objectifs et des variables daction Compte tenu de la mission de lentit organisationnelle : on dtermine les objectifs de cette entit (O) ; on identifie les variables daction (VA). -Une grille danalyse est labore entre variables daction et objectifs pour tester leurs cohrences. b) Dlimitation des responsabilits R = analyse des responsabilits. Pour chaque niveau de responsabilit, il sagit darticuler les objectifs stratgiques et les plans daction des diffrents niveaux hirarchiques, de reprer la cohrence ou les conflits entre les diffrents objectifs et leurs variables daction. c) Slection des indicateurs Choix des indicateurs pertinents, quantitatifs et qualitatifs, de rsultat et daction. Confrontation aux donnes disponibles. d) Mise en forme des tableaux de bord Choix de la prsentation. Ralisation de la maquette. Informatisation. La dmarche OVAR structure en amont le choix des indicateurs en permettant de mieux cibler les informations pertinentes pour un niveau de responsabilit. Faute dune telle
dmarche, le choix des indicateurs devient hasardeux et intuitif, sans tre