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GUIDE DES PROCDURES DIMMIGRATION

COMPOSANTE 5
MANUEL DE RFRENCE

CHAPITRE 9
ACCS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

GUIDE DES PROCDURES D'IMMIGRATION


Composante 5 : Manuel de rfrence
Chapitre 9 :

GPI-5-9

Accs aux documents administratifs et protection


des renseignements personnels

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TABLE DES MATIRES


1.

OBLIGATIONS DCOULANT DE LA LOI SUR L'ACCS AUX DOCUMENTS


DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................................................................ 5

2.

RGLES PARTICULIRES RGISSANT LES UNITS ADMINISTRATIVES


DU SECTEUR IMMIGRATION EN MATIRE DE PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................................................................ 5

3.

DIRECTIVE MINISTRIELLE PO-11-01-0 : ACCS AUX DOCUMENTS DU


MINISTRE ................................................................................................................. 5
3.1 RFRENCES ...................................................................................................... 5
3.2 BUTS ..................................................................................................................... 6
3.3 LEXIQUE .............................................................................................................. 6
3.4 DISPOSITIONS PRVUES PAR LA LOI ........................................................... 7
3.5 RESPONSABLE DE L'ACCS AUX DOCUMENTS ........................................ 8
3.6 PRINCIPES D'APPLICATION AU MINISTRE ............................................... 9
3.7 RDACTION, IDENTIFICATION ET ANNOTATION DES DOCUMENTS 10

4.

DIRECTIVE MINISTRIELLE PO-11-02-0 : PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .................................................................................... 12


4.1 RFRENCES .................................................................................................... 12
4.2 BUTS ................................................................................................................... 13
4.3 LEXIQUE ............................................................................................................ 13
4.4 DISPOSITIONS PRVUES PAR LA LOI ......................................................... 14
4.5 RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS .................................................................................................... 16
4.6 PRINCIPES D'APPLICATION AU MINISTRE ............................................. 16
4.7 RENSEIGNEMENTS PROVENANT DE CITOYENNET ET
IMMIGRATION CANADA (CIC) ..................................................................... 19

5.

DIRECTIVE MINISTRIELLE PR-11-02-0 : GESTION FICHIERS DE


RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ...................................................................... 21

ANNEXE 1 : AUTORISATION POUR LA CUEILLETTE DE RENSEIGNEMENTS


NOMINATIFS ........................................................................................ 26

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ANNEXE 2 : AUTORISATION POUR LA TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENTS


NOMINATIFS ........................................................................................ 27
ANNEXE 2 (SUITE) ........................................................................................................ 28
6.

DIRECTIVE MINISTRIELLE PR-11-03-0 : DEMANDES DE


COMMUNICATION ET/OU DE RECTIFICATION ............................................... 29

ANNEXE 1 : DEMANDE DACCS UN DOCUMENT OU DE COMMUNICATION


DUN RENSEIGNEMENT PERSONNEL ............................................ 37
ANNEXE 1 (SUITE) ........................................................................................................ 39
ANNEXE 1 (SUITE) ........................................................................................................ 40
ANNEXE 2 : DEMANDE DE RECTIFICATION DUN RENSEIGNEMENT ............. 41
ANNEXE 2 (SUITE) ........................................................................................................ 43
ANNEXE 2 (SUITE) ........................................................................................................ 44
ANNEXE 3 : NOTE DE TRANSMISSION AU RESPONSABLE ................................. 45
ANNEXE 3 (SUITE) ........................................................................................................ 46

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1.

OBLIGATIONS DCOULANT DE LA LOI SUR L'ACCS AUX


DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION
DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.

RGLES
PARTICULIRES
RGISSANT
LES
UNITS
ADMINISTRATIVES DU SECTEUR IMMIGRATION EN MATIRE DE
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.

DIRECTIVE MINISTRIELLE PO-11-01-0 : ACCS AUX DOCUMENTS


DU MINISTRE
PO-11-01-0
mise le : 84-07-01
Modifie le : 85-04-01
85-12-09
86-12-15
91-12-03
97-03-20
03-09-29

3.1

RFRENCES
La prsente directive s'inscrit dans le cadre de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1).
Elle traite du premier volet de la loi, savoir l'accs aux documents des
organismes publics.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi :
- PO-11-02-0 : Protection des renseignements personnels
- PR-11-02-0 : Gestion des fichiers de renseignements personnels
- PR-11-03-0 : Demandes de communication et/ou de rectification
- PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels

Note : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.
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BUTS
a) Exposer les principales dispositions de la Loi en matire d'accs aux
documents des organismes publics.
b) Prciser le rle du Responsable de l'accs aux documents du ministre.
c) noncer les principes d'application au ministre compte tenu des dispositions
de la loi.
d) dicter certaines rgles pour la prparation des documents.

3.3

LEXIQUE
a) Document
Tout support d'information dtenu par le ministre dans l'exercice de ses
fonctions, quelle que soit sa forme : crite, graphique, sonore, visuelle,
informatise ou autre.
La loi s'applique non seulement aux documents produits par le ministre mais
aussi ceux qu'il reoit dans le cadre de son mandat.
b) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau hirarchique
se situe au moins celui de chef de service ou son remplaant.
c) Commission d'accs l'information (CAI)
Institue en vertu de l'article 103 de la loi, elle se compose de cinq (5)
membres, nomms par l'Assemble nationale; elle a pour mandat gnral de
surveiller l'application de la loi et d'entendre les demandes de rvision (articles
122 et 123).
d) MICC
Aux fins de la prsente directive, sont inclus dans le ministre l'ensemble des
units administratives dont les fonctionnaires et employs relvent du
Ministre dans le cadre de l'application de la Loi sur le ministre des Relations
avec les citoyens et de l'Immigration (L.R.Q., c. M-25.01).

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En consquence, ne sont pas soumis la prsente directive les organismes qui


sont constitus en vertu d'une autre loi, par exemple le Conseil des relations
interculturelles (L.R.Q. c. C-57.2.1), mme s'ils relvent du Ministre.
3.4

DISPOSITIONS PRVUES PAR LA LOI


a) Objectif fondamental
En matire d'accs aux documents des organismes publics, l'objectif
fondamental de la loi est de favoriser la transparence de ladministration
publique; le principe de base vise donc garantir toute personne le droit
d'accs aux documents des ministres et organismes publics (article 9).
b) Restrictions au droit d'accs
1. Le droit d'accs ne porte que sur les documents dont la communication ne
requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements.
2. Il ne s'tend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux
esquisses, bauches, brouillons, notes prparatoires ou autres documents
de mme nature.
3. Les articles 18 41 prvoient galement certaines restrictions au droit
d'accs, lorsque des renseignements ont une incidence sur :
- les relations intergouvernementales,
- les ngociations entre organismes publics,
- l'conomie,
- l'administration de la justice et la scurit publique,
- les dcisions administratives ou politiques,
- la vrification.
4. Dans certains cas, les renseignements fournis par un tiers peuvent faire
l'objet d'une restriction Articles 23 26).
NOTE : Compte tenu de la complexit de la loi en regard des restrictions,
les interprtations doivent tre valides auprs du Responsable de l'accs
aux documents.
c) Justification du refus
La rgle gnrale tant l'accessibilit des documents, il incombe l'organisme
qui refuse d'accder une demande de justifier sa dcision en fonction de
l'article de loi pertinent.

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d) Droit de rvision et d'appel


1. Le citoyen qui est insatisfait de la rponse de l'organisme peut demander
la CAI de rviser cette dcision.
2. La CAI dispose des pouvoirs requis pour faire enqute et, le cas chant,
ordonner l'organisme de modifier sa dcision.
3. L'organisme ou la personne intresse peut toutefois interjeter appel d'une
dcision de la CAI devant la Cour du Qubec, sur toute question de droit
ou de comptence, sur permission d'un juge de la Cour du Qubec.
e) Procdure d'accs
La loi nonce les lments gnraux de la procdure d'accs; notamment, elle
cre pour le Responsable de l'accs aux documents l'obligation de :
1. prter assistance, pour la formulation de la demande, toute personne qui
le requiert;
2. rendre sa dcision dans les vingt (20) jours qui suivent la rception de la
demande;
3. consulter ou, selon le cas, donner avis un tiers, avant de communiquer
certains renseignements fournis par lui.
3.5

RESPONSABLE DE L'ACCS AUX DOCUMENTS


a) Dsignation
En vertu de l'article 8 de la loi, le ministre a dsign le secrtaire gnral du
ministre, comme responsable de l'accs aux documents et de la protection des
renseignements personnels, incluant galement les renseignements personnels
relis la gestion des ressources humaines.
b) Rle
1. Assurer l'observance, au sein du ministre, de toutes les obligations de la
loi en matire d'accs aux documents.
2. Coordonner les activits relies l'application de la Loi sur laccs aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels.
3. S'assurer que les demandes d'accs du public sont traites conformment
la loi et aux directives.

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4. Agir comme interlocuteur du ministre auprs de la CAI en matire


d'accs aux documents. Produire les documents demands et prsenter les
observations du ministre.
5. Si un litige fait l'objet dune rvision devant la CAI ou d'un appel la
Cour du Qubec, faire les dmarches qui s'imposent.
3.6

PRINCIPES D'APPLICATION AU MINISTRE


a) Porte de la directive
La prsente directive s'applique l'ensemble du ministre. Toutefois, compte
tenu des dispositions de l'article 34 de la loi, elle ne s'applique pas aux
documents du cabinet du ministre ou de son bureau de comt.
b) Droit d'accs
Toute personne qui en fait la demande a droit d'accs aux documents du
ministre, sous rserve des restrictions prvues dans la loi
(VOIR PARAGRAPHE III-B). Il n'y a aucune distinction faire entre un
citoyen et un ressortissant tranger pour l'exercice de ce droit.
c) Pratiques antrieures
1. La loi ayant pour objectif gnral de favoriser l'accessibilit des
documents, la prsente directive n'a pas pour effet de restreindre les
pratiques antrieures en terme de distribution des documents; en
consquence, les fonctionnaires peuvent continuer de distribuer au public
les documents qui leur taient transmis auparavant dans le cadre habituel
du travail.
2. En cas de doute sur l'opportunit de distribuer ou non un document, le
gestionnaire concern consulte le Responsable de l'accs aux documents.
d) Demande d'accs
1. l'exception des documents distribus dans le cadre habituel du travail
(voir les pratiques antrieures ci-dessus), toute personne qui dsire se
prvaloir du droit d'accs prvu la loi doit en faire la demande au
Responsable de l'accs aux documents du ministre.
2. Seul le Responsable de l'accs aux documents est habilit rpondre une
demande d'accs, au nom du ministre; au sein du ministre, sa dcision
est finale.

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3. Afin de simplifier les dmarches pour les requrants, les demandes sont
recueillies par les fonctionnaires du ministre qui les transmettent au
Responsable de l'accs aux documents, selon la procdure nonce dans la
directive PR-11-03-0.
e) Modalits d'accs
1. L'accs est gratuit, exception faite des cots de transcription, de
reproduction ou de transmission exigibles en fonction de la rglementation
gouvernementale. Le Rglement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
renseignements nominatifs (c.A-2.1, r. 1.1), nonce les frais qui peuvent
tre exigs, selon le cas.
2. Le droit d'accs peut s'exercer :
- par consultation sur place, durant les heures habituelles de travail, ou
- distance, ou
- par l'obtention d'une copie du document, sauf si cela prsente un
problme majeur en raison de sa forme.
3. Lorsqu'il autorise l'accs un document, le Responsable de l'accs aux
documents tablit :
- le mode d'exercice du droit d'accs, compte tenu de la demande du
requrant;
- les frais qui sont exigs s'il y a lieu, conformment la rglementation.
4. Lorsque l'accs s'exerce par la consultation sur place, des mesures de
protection doivent tre prises pour viter la destruction ou le vol de
documents.
f) Bureaux l'tranger
Les droits confrs par la loi s'appliquent galement dans nos bureaux
l'tranger. Toutefois, compte tenu du contexte particulier, l'exercice de ces
droits s'effectue selon les modalits diffrentes, tel que prvu la directive
PR-11-03-0.
3.7

RDACTION, IDENTIFICATION ET ANNOTATION DES DOCUMENTS


tant donn certaines dispositions de la loi, il importe d'tablir certaines rgles
quant la prsentation des documents.
a) Rdaction

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Dans la prsentation d'un document, il convient de prsenter de faon distincte


les recommandations, puisque dans certains cas, la loi permet de ne pas les
rendre publiques avant certains dlais.
b) Identification
1. L'origine et /ou l'auteur du document doit toujours tre indiqu puisque,
dans certains cas, la loi cre l'obligation d'aviser ou de consulter le tiers
avant de communiquer certains renseignements fournis par lui.
2. Tout document doit comporter une date d'mission, tant donn que la loi
prvoit des dlais avant que certains documents deviennent publics.
3. On doit prciser s'il s'agit d'un document prparatoire, d'une bauche, d'un
brouillon, d'une esquisse, etc. puisque le droit d'accs peut ne pas stendre
ce type de document.
c) Annotation
Les notes et commentaires personnels ne doivent pas tre inscrits sur les
documents originaux, mais bien sur des feuilles spares, puisqu'ils ne sont
pas publics. Ne constituent pas des commentaires personnels des notes au
dossier apprciant un candidat en fonction des critres d'valuation ou se
rapportant au dossier.
______________________________________
Sous-ministre

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des renseignements personnels

DIRECTIVE MINISTRIELLE PO-11-02-0


RENSEI- GNEMENTS PERSONNELS

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PROTECTION

DES

PO-11-02-0
mise le: 84-07-01
Modifie le: 85-04-01
85-12-09
86-12-15
91-12-03
97-03-20
03-09-29
4.1

RFRENCES
La prsente directive s'inscrit dans le cadre de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1).
Elle traite du deuxime volet de la loi, savoir la protection des renseignements
personnels.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi :
- PO-11-01-0 : Accs aux documents du ministre
- PR-11-02-0 : Gestion des fichiers de renseignements personnels
- PR-11-03-0 : Demandes de communication et/ou de rectification
- PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels

NOTE : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.

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BUTS
a) Exposer les principales dispositions de la Loi en matire de protection des
renseignements personnels.
b) Prciser le rle du Responsable de la protection des renseignements
personnels du ministre.
c) noncer les principes d'application au ministre, compte tenu des dispositions
de la loi.
d) Prciser la politique l'gard des renseignements personnels reus de
Citoyennet et Immigration Canada (CIC).

4.3

LEXIQUE
a) Renseignement nominatif
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de
l'identifier (article 54).
Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement nominatif, sauf
lorsqu'il est mentionn avec un autre renseignement la concernant ou lorsque
sa seule mention rvlerait un renseignement nominatif concernant cette
personne (article 56).
b) Fichier
Aux fins de la prsente directive, un regroupement de renseignements
nominatifs, faisant l'objet d'une dclaration la Commission d'accs
l'information (CAI) selon les termes de l'article 76 de la loi.
c) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau hirarchique
se situe au moins celui de chef de service, ou son remplaant.
d) Commission d'accs l'information (CAI)
Institue en vertu de l'article 103 de la loi, elle se compose de cinq (5)
membres, nomms par l'Assemble nationale; elle a pour mandat gnral de
surveiller l'application de la loi et d'entendre les demandes de rvision
(articles 122 et 123).

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e) MICC
Aux fins de la prsente directive, sont inclus dans le ministre l'ensemble des
units administratives dont les fonctionnaires et employs relvent du
Ministre dans le cadre de l'application de la Loi sur le ministre des Relations
avec les citoyens et de l'Immigration (L.R.Q., c.M-25.01).
En consquence, ne sont pas soumis la prsente directive les organismes qui
sont constitus en vertu d'une autre loi, par exemple le Conseil des relations
interculturelles (L.R.Q.c.C-57.2.1), mme s'ils relvent du Ministre.
f) INTIMM (Intgration/Immigration)
Systme informatis qui exploite une banque de donnes contenant des
renseignements nominatifs sur la clientle des services dimmigration et
dintgration du ministre.
4.4

DISPOSITIONS PRVUES PAR LA LOI


a) Objectif fondamental
En matire de protection des renseignements personnels, la loi a pour objectif
fondamental d'assurer le caractre confidentiel des renseignements dtenus sur
des individus. Dans ce contexte, les mesures prvues ont donc un caractre
restrictif, l'inverse du premier volet de la loi traitant de l'accs aux
documents.
b) Orientations
Compte tenu de cet objectif fondamental, la loi adopte quatre (4) orientations
fondamentales :
1. limiter le plus possible la collecte et la conservation des renseignements
personnels par les organismes publics;
2. restreindre le plus possible l'accs ces renseignements afin d'en prserver
le caractre confidentiel;
3. faire en sorte que les organismes publics ne s'changent des
renseignements personnels qu'avec le consentement des personnes vises,
sauf dans certains cas bien dtermins;
4. reconnatre aux citoyens le droit d'accs leur dossier personnel et, le cas
chant, le droit d'exiger la rectification de certaines informations.

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c) Dclaration des fichiers de renseignements personnels


1. En vertu de l'article 76 de la loi, tout fichier doit faire l'objet d'une
dclaration la CAI (voir directive PR-11-02-0).
2. Cette dclaration doit notamment prciser :
- le contenu du fichier et ses modalits de gestion,
- la provenance et l'usage des renseignements,
- les catgories de personnes qui auront accs au fichier dans l'exercice
de leurs fonctions.
d) Droit d'accs
L'article 83 accorde toute personne, citoyen ou ressortissant tranger, le
droit:
1. d'tre inform de l'existence de renseignements la concernant dans un
fichier;
2. de recevoir communication de ces renseignements;
3. de savoir qui a consult les renseignements la concernant, par consultation
des divers registres ministriels denregistrement des changes de
renseignements personnels.
e) Droit de rectification
En vertu de l'article 89, une personne qui reoit confirmation de l'existence
dans un fichier d'un renseignement la concernant peut exiger une rectification:
1. s'il est inexact, incomplet ou quivoque, ou
2. si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorise par
la loi.
f) Droit de rvision et d'appel
1. La personne qui, la suite dune demande daccs des renseignements
personnels, s'estime lse par la dcision d'un organisme public peut
demander la CAI de rviser cette dcision.
2. La CAI dispose des pouvoirs requis pour faire enqute et, le cas chant,
ordonner l'organisme de modifier sa dcision.
3. L'organisme ou la personne intresse peut interjeter appel d'une dcision
de la CAI devant la Cour du Qubec, sur toute question de droit ou de
comptence.
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RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS


PERSONNELS
a) Dsignation
En vertu de l'article 8 de la loi, le ministre a dsign la secrtaire gnrale du
ministre, comme responsable de l'accs aux documents et de la protection des
renseignements personnels, incluant galement des renseignements personnels
relis la gestion des ressources humaines.
b) Rle
1. Assurer l'observance au sein du ministre de toutes les obligations de la loi
concernant la gestion des donnes nominatives et en coordonner
l'excution.
2. S'assurer que les modes de collecte des renseignements nominatifs
respectent les obligations de la loi. Il tablit les modalits appropries pour
obtenir des personnes concernes les autorisations requises avant de
procder la communication d'informations nominatives.
3. Voir la prparation des dclarations de fichiers et des avis de
modifications de celles-ci.
4. Voir la prparation des protocoles d'ententes concernant les transferts de
renseignements nominatifs entre organismes.
5. S'assurer que les demandes d'accs et/ou de rectification sont traites
conformment aux dispositions de la loi et des directives.
6. Agir comme interlocuteur du ministre auprs de la CAI en matire de
protection des renseignements personnels. Il voit produire les documents
demands et prsenter les observations du ministre.
7. Si ce litige fait l'objet dune rvision devant la CAI ou d'un appel la Cour
du Qubec, faire les dmarches qui s'imposent.

4.6

PRINCIPES D'APPLICATION AU MINISTRE


a) Porte de la directive
La prsente directive s'applique l'ensemble du ministre.
b) Confidentialit des renseignements nominatifs
1. Tout renseignement nominatif dtenu par le ministre est confidentiel et
l'usage en est rserv aux seules personnes autorises.

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2. Certains renseignements nominatifs ont toutefois un caractre public, en


particulier : le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numro de tlphone
du lieu de travail d'un membre du personnel du ministre, ainsi que sa
classification et l'chelle de traitement rattache cette classification.
3. Rgle gnrale, compte tenu de l'article 71 de la loi, les renseignements
nominatifs sont conservs dans un fichier; toutefois, mme lorsque des
renseignements nominatifs sont verss dans d'autres dossiers, les rgles de
confidentialit s'appliquent.
4. L'tablissement et la gestion d'un fichier s'effectuent selon les modalits
dfinies dans la directive PR-11-02-0.
c) Mise jour des renseignements usuels
1. De par leurs attributions, plusieurs fonctionnaires du ministre sont
appels traiter des renseignements nominatifs lors de leurs contacts avec
la clientle du ministre. Ils sont donc autoriss consulter, vrifier et
mettre jour les renseignements dans le cadre habituel de travail.
2. Cette dmarche doit tre considre comme tant une cueillette
d'informations et ne requiert pas une demande formelle de communication
et/ou de rectification, exemples :
- modifier l'adresse et/ou le numro de tlphone,
- ajouter un renouvellement concernant son statut d'immigration,
- ajouter ou modifier des renseignements sur un service rendu.
3. On a recours une demande de rectification uniquement lorsque la
correction ne peut tre apporte dans le cadre des procdures habituelles
de travail.
d) Demandes d'accs et/ou de rectification
1. Toute personne peut se prvaloir des droits d'accs et de rectification
prvus dans la loi.
2. Aux fins de l'application de la loi, on parle d'une demande de
communication ou de rectification lorsque :
- c'est la personne qui en prend l'initiative, et
- que sa demande ne peut tre satisfaite dans le cadre de la mise jour
des renseignements usuels (voir C).
3. Pour tre recevable, la demande d'accs et/ou de rectification doit
rencontrer certaines exigences :
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- tre faite par crit,


- par une personne physique,
- justifiant son identit,
- titre de personne concerne, de reprsentant, d'hritier ou de
successeur de cette dernire, d'administrateur de la succession, de
bnficiaire d'assurance-vie ou de titulaire de l'autorit parentale
(article 94).
4. La demande doit tre adresse au Responsable de la protection des
renseignements personnels qui est seul habilit y rpondre au nom du
ministre; au sein du ministre, sa dcision est finale.
5. Pour simplifier les dmarches imposes aux requrants, tout fonctionnaire
du ministre est autoris recueillir sa demande; il la transmet au
Responsable de la protection des renseignements personnels, selon la
procdure expose dans la directive PR-11-03-0.
e) Modalits d'accs
1. L'accs est gratuit, exception faite des cots en transcription, de
reproduction ou de transmission exigs en fonction de la rglementation
gouvernementale. En vertu du Rglement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
renseignements nominatifs (c.A-2.1, r.1.1), il n'y a pas de frais exigibles
lorsqu'une personne demande une copie ou une transcription d'un
renseignement nominatif la concernant. Lorsque la demande n'mane pas
de la personne concerne, les frais qui peuvent tre exigs sont les mmes
que pour l'accs aux documents.
2. Le droit d'accs peut s'exercer :
- par consultation sur place, durant les heures habituelles de travail, ou
- distance, ou
- par l'obtention d'une copie du document, sauf si cela prsente un
problme majeur en raison de sa forme.
3. Lorsqu'il autorise la communication de renseignements personnels, le
Responsable de la protection des renseignements personnels tablit :
- le mode d'exercice du droit d'accs, compte tenu de la demande du
requrant,
- les frais qui sont exigs s'il y a lieu, conformment la rglementation.

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Chapitre 9 :

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Accs aux documents administratifs et protection


des renseignements personnels

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4. Lorsque l'accs s'exerce par la consultation sur place, des mesures de


protection doivent tre prises pour viter la destruction ou le vol de
documents.
f) Modalits de rectification
1. Il incombe la personne qui demande une rectification d'tablir qu'elle est
justifie, notamment en fournissant les pices justificatives appropries
(par exemple, un certificat de naissance ou de mariage, une attestation
officielle, etc.).
2. La procdure de rectification permet quelqu'un de faire corriger des faits
consigns dans son dossier (par exemple, une date de naissance errone,
un nouveau diplme obtenu, etc.).
Toutefois, cette procdure ne peut tre utilise pour faire modifier une
valuation officielle du ministre (par exemple, un indice d'quivalence de
diplme, un pointage obtenu lors d'une entrevue de slection, etc...). En
effet, la loi n'a pas pour objet d'tablir un mcanisme de contestation ou
d'appel des dcisions du ministre dans l'exercice de ses attributions.
3. En consquence, seule une nouvelle tude du dossier, par l'unit
administrative responsable, permet de modifier une valuation officielle
du ministre.
g) Bureaux l'tranger
Les droits confrs par la loi s'appliquent galement aux bureaux l'tranger.
Toutefois, compte tenu du contexte particulier, l'exercice de ces droits
s'effectue selon des modalits diffrentes, tel que prvu la directive PR-1103-0.
4.7

RENSEIGNEMENTS
PROVENANT
IMMIGRATION CANADA (CIC)

DE

CITOYENNET

ET

a) Lorsque le Responsable de la protection des renseignements personnels reoit


une demande de communication d'un renseignement personnel, il ne
communique habituellement pas les documents et/ou renseignements
provenant de CIC. moins dune autorisation du Responsable, le requrant
na donc pas accs aux renseignements provenant de CIC en vertu des
ententes et doit adresser sa demande au responsable de cette institution pour
les obtenir.
b) Lors d'une demande de rectification, le ministre ne peut modifier que les
informations qu'il a lui-mme recueillies.
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c) Si une personne demande l'accs ou la rectification de renseignements


nominatifs provenant de CIC, elle est informe qu'elle doit adresser sa
demande au responsable de cette institution.

______________________________________
Sous-ministre

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5.

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Page 21

DIRECTIVE MINISTRIELLE PR-11-02-0 : GESTION FICHIERS DE


RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PR-11-02-0
mise le: 84-07-01
Modifie le: 85-12-09
86-10-31
91-12-03
97-03-20
03-09-29
RFRENCES
La prsente directive s'inscrit dans le cadre des modalits d'application de la Loi
sur l'accs aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
Elle prsente les modalits de gestion des fichiers de renseignements personnels.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi :
- PO-11-01-0 : Accs aux documents du ministre
- PO-11-02-0 : Protection des renseignements personnels
- PR-11-03-0 : Demandes de communication et/ou de rectification
- PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels

Note : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.
I.

BUTS
a) Rsumer les principaux lments des
renseignements personnels du ministre.

dclarations

de fichiers

de

b) Formuler les rgles gnrales rgissant la gestion des fichiers de


renseignements personnels.

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II.

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LEXIQUE
a) Fichier de renseignements personnels
Regroupement de renseignements nominatifs, faisant l'objet d'une dclaration
la Commission d'accs l'information (CAI) selon les termes de l'article 76
de la loi.
b) Responsable
En vertu de l'article 8 de la loi, le ministre a dsign la secrtaire gnrale du
ministre, comme responsable de l'accs aux documents et de la protection des
renseignements personnels, incluant galement les renseignements personnels
relis la gestion des ressources humaines.
c) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau se situe au
moins celui de chef de service ou son remplaant.

III.

LES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU MINISTRE


a) En vertu de la loi, le ministre doit verser dans un fichier de renseignements
personnels tout renseignement nominatif qui :
1. est identifi ou se prsente de faon tre retrouv par rfrence au nom
d'une personne ou un signe ou symbole propre celle-ci; ou
2. lui a servi ou est destin lui servir pour une dcision concernant une
personne .
b) Chaque dclaration tablit le contenu du fichier, ainsi que son mode de
gestion et les modalits daccs.
c) C'est le Responsable de la protection des renseignements personnels qui a la
responsabilit de produire les dclarations au nom du ministre. Toute
demande d'information ou de modification doit donc lui tre adresse.

IV.

MODALITS GNRALES DE GESTION DES FICHIERS


a) Collecte des renseignements nominatifs
1. Les seuls renseignements nominatifs recueillis sont ceux, et seulement
ceux ncessaires l'exercice des attributions du ministre et la mise en
oeuvre de ses programmes.

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2. De plus, compte tenu des dispositions de l'article 65 de la loi, tout


formulaire utilis pour recueillir des renseignements nominatifs doit tre
accompagn d'un feuillet explicatif exposant notamment :
- que le renseignement est recueilli au nom du ministre;
- l'usage auquel ce renseignement est destin;
- les catgories de personnes qui auront accs ce renseignement;
- le caractre obligatoire ou facultatif de la demande;
- les consquences d'un refus de rpondre la demande;
- les droits d'accs et de rectification prvus par la loi.
3. Dans ce contexte, tout nouveau formulaire destin recueillir ou consigner
des renseignements nominatifs est transmis au Responsable de la
protection des renseignements personnels du ministre.
b) Mise jour et destruction des renseignements
1. Chaque unit administrative doit prendre les dispositions pour que les
renseignements nominatifs sous sa responsabilit soient jour, exacts et
complets pour servir aux fins pour lesquelles ils ont t recueillis.
2. L'puration et la destruction des documents doivent toutefois s'effectuer
selon les modalits prvues au systme de gestion des documents du
ministre.
c) Accs au fichier
1. Un systme d'accs des renseignements nominatifs en fonction des
mandats des units administratives et des personnes auprs desquelles sont
situs les terminaux a t mis en place.
2. Chaque unit administrative dtenant des renseignements nominatifs doit
prendre les mesures pour contrler l'accs ces renseignements.
d) Transmission de renseignements nominatifs
1. La divulgation de renseignements nominatifs ne peut tre faite qu'avec
l'autorisation de la personne concerne, sauf pour les cas spcifiquement
prvus ci-dessous.
2. L'autorisation de la personne concerne est soumise aux rgles suivantes :
- dans le cas d'un mineur, elle doit tre donne par le titulaire de
l'autorit parentale;

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- elle ne doit jamais tre prsume, sauf dans le cas d'un conseiller
juridique (voir la directive PO-21-01-0);
- elle doit tre donne par crit, si possible sur le formulaire prvu
cette fin (VOIR ANNEXE 1) et (ANNEXE 2).
3. Lorsqu'il n'est pas raisonnablement possible de recueillir l'autorisation de
la personne concerne, le ministre est cependant autoris communiquer
des renseignements nominatifs sans consentement si :
- cette communication est ncessaire l'application d'une loi ou d'une
convention collective (articles 67 et 67.1), ou
- si ces renseignements nominatifs sont requis par une personne ou un
organisme qui le ministre a confi un mandat (article 67.2), ou
- si cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente crite
conclue en vertu de la loi (articles 68 et 68.-1), ou
- si la communication est spcifiquement autorise par le Responsable
de la protection des renseignements personnels, en fonction des
exceptions prvues la loi (par exemple, une situation d'urgence
mettant en danger la vie, la sant ou la scurit d'une personne).
4. Dans les trois premiers cas ci-dessus, soit les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et
68.1, le Responsable doit confectionner et tenir jour un registre
prcisant:
- la nature ou le type des renseignements communiqus;
- les personnes ou organismes qui reoivent cette communication;
- l'usage projet de ces renseignements;
- les raisons justifiant cette communication.
5. Ainsi, compte tenu des dispositions de la loi, le Responsable de la
protection des renseignements personnels doit tre inform de toute
modification dans les communications de renseignements nominatifs.
e) Mesures de scurit
1. Tout renseignement nominatif est confidentiel et doit tre conserv dans
les meilleures conditions de confidentialit. cet effet, chaque direction
doit se doter d'instructions internes concernant la gestion et la scurit de
ses dossiers nominatifs.
2. La protection des renseignements personnels doit tre une proccupation
de l'ensemble des fonctionnaires; chacun a un rle jouer dans
l'application des mesures de scurit prvues.
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3. En dehors des heures de travail, lorsque la chose est possible, les dossiers
nominatifs doivent tre conservs sous cl.
4. Pour accder aux applications SEPTE et INTIMM, il faut dtenir un code
daccs valide et un mot de passe. Le mot de passe doit tre gard
confidentiel et tre chang rgulirement. Le compte daccs INTIMM
peut tre obtenu par une demande crite la Direction des ressources
informationnelles alors que laccs SEPTE est accord par
ladministrateur SEPTE de votre unit.
5. Toute demande de traitement spcial des banques de donnes, adresse
la Direction des ressources informationnelles, doit tre motive. Si la
demande implique la transmission de renseignements nominatifs
l'extrieur du ministre, la Direction des ressources informationnelles n'y
donnera suite qu'aprs avoir obtenu l'autorisation du Responsable de la
protection des renseignements personnels.

______________________________________
Sous-ministre

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ANNEXE 1 : AUTORISATION POUR LA CUEILLETTE


DE RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

PR-11-02-0 - 1er juillet 1984


Modifie le 97-05-06
No de dossier

AUTORISATION POUR LA CUEILLETTE


DE RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS
Par la prsente, j'autorise dans les ___________mois qui suivent la signature de ce document :
1.

Nom de la personne ou de l'organisme autoris


Adresse

fournir au ministre des Relations avec les citoyens et de l'Immigration, le renseignement


suivant que le ministre juge ncessaire l'tude de mon dossier :
2.

Renseignements(s) demand(s)

3.

Nom et prnom du requrant (en lettres moules)


Adresse du requrant

Note:

Ce formulaire ne doit pas tre sign sans que ou avant que les cases 1 et 2 ne soient
dment remplies.

_______________
Date

Mise jour

______

_____________________
Signature du requrant

_____

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ANNEXE 2 : AUTORISATION POUR LA TRANSMISSION


DE RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS

PR-11-02-0 - 1er juillet 1984


Modifie le 91-12-09
No. de dossier (si connu)

AUTORISATION POUR LA TRANSMISSION


DE RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS
Par la prsente, j'autorise dans les ____________ mois qui suivent la signature de ce
document, le ministre de lImmigration et des Communauts culturelles communiquer les
renseignements suivants :
1 Renseignement(s)

Ces renseignements pourront tre communiqus :


2 Nom de la personne ou de l'organisme autoris

Adresse

Mise jour

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ANNEXE 2 (SUITE)

3 Nom et prnom du requrant (en lettre moules)

Adresse du requrant

Note : Ce formulaire ne doit pas tre sign sans que ou avant que les cases 1 et 2 ne soient
dment remplies.

_______________________
Date

Mise jour

_______________________________________________
Signature du requrant

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6.

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DIRECTIVE MINISTRIELLE PR-11-03-0 :


COMMUNICATION ET/OU DE RECTIFICATION

Page 29

DEMANDES

DE

PR-11-03-0
mise le: 84-07-01
Modifie le: 85-04-01
85-12-09
86-12-15
91-12-03
97-03-20
01-07-12
03-09-29
RFRENCES:
La prsente directive s'inscrit dans le cadre de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1).
Elle traite de la rception et de l'acheminement des demandes de communication
et/ou de rectification formules par le public.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi:
- - PO-11-01-0 : Accs aux documents du ministre
- - PO-11-02-0 : Protection des renseignements personnels
- - PR-11-02-0 : Gestion des fichiers de renseignements personnels
- - PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels

Note : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.

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I.

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BUTS
a) noncer la procdure de traitement des demandes de communication et/ou de
rectification formules par le public.
b) Prciser le rle des diffrents intervenants dans le processus.

II.

LEXIQUE
a) Document
Tout support d'information dtenu par le ministre dans l'exercice de ses
fonctions, quelle que soit sa forme : crite, graphique, sonore, visuelle,
informatise ou autre.
La loi s'applique non seulement aux documents produits par le ministre mais
aussi ceux qu'il reoit dans le cadre de son mandat.
b) Renseignement personnel
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de
l'identifier (article 54).
Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf
lorsqu'il est mentionn avec un autre renseignement la concernant ou lorsque
sa seule mention rvlerait un renseignement personnel concernant cette
personne (article 56).
c) Fichier
Aux fins de la prsente directive, un regroupement de renseignements
personnels, faisant l'objet d'une dclaration la Commission d'accs
l'information (CAI) selon les termes de l'article 76 de la loi.
d) Demande de communication
Requte d'une personne qui, en vertu de la loi, demande l'accs ou la
communication :
1. d'un document du ministre,
2. d'un renseignement personnel.

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des renseignements personnels

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e) Demande de rectification
Requte d'une personne qui dsire se prvaloir de son droit de faire rectifier
un fichier pour faire corriger un renseignement personnel (article 89).
f) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau hirarchique
se situe au moins celui de chef de service ou son remplaant.
g) Responsable
En vertu de l'article 8 de la loi, le ministre a dsign le secrtaire gnral du
ministre, comme Responsable de l'accs aux documents et de la protection
des renseignements personnels, incluant galement les renseignements
personnels relis la gestion des ressources humaines.
III.

GNRALITS
a) Telle qu'expose dans la directive PO-11-01-0, la loi accorde toute personne
qui en fait la demande le droit d'accs aux documents du ministre.
b) De plus, la loi accorde toute personne le droit d'accs son dossier
personnel et, le cas chant, le droit de rectification des informations qui y
sont consignes (VOIR DIRECTIVE PO-11-02-0).
c) Les demandes du public peuvent tre reues par tout employ du ministre;
elles sont traites conformment aux dispositions prvues dans la prsente
directive.
d) Par exception toutefois :
- les demandes manant du Protecteur du citoyen ou de la Commission des
droits de la personne et des droits de la jeunesse sont traites
conformment aux dispositions prvues la section VIII;
- les demandes provenant de membres des services de police sont traites
selon les rgles prvues la Procdure de traitement des demandes de
communication de renseignements personnels faites par des membres des
services de police.

Mise jour

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Chapitre 9 :

IV.

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des renseignements personnels

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RLE DU FONCTIONNAIRE
a) Identification de la nature de la demande
1. Prter assistance, pour la formulation d'une demande, toute personne qui
le requiert.
2. tablir si la demande porte sur :
- le premier volet de la loin, soit laccs un document du ministre
(voir IV-B ci-dessous) ;
- le deuxime voleet de la loi, soit la protection des renseignements
personnels (voir IV-C ci-dessous).
3. En cas de difficult ou lorsqu'un problme particulier se prsente, le
requrant est dirig vers le gestionnaire de l'unit ou, en son absence, vers
le Responsable.
b) Demande d'accs un document
1. tablir clairement avec le requrant quel document fait l'objet de sa
demande; pour tre recevable, la demande d'accs doit tre suffisamment
prcise pour retracer le document (article 42).
2. Remettre au requrant un exemplaire du document si sa distribution est
permise, en fonction des pratiques courantes de l'unit
(VOIR DIRECTIVE PO-11-01-0, section V-C); en cas de doute, vrifier
avec le gestionnaire de l'unit administrative.
3. S'il y a lieu, informer le requrant que le document demand a fait l'objet
d'une dition et lui indiquer l'endroit o il peut se le procurer.
4. Dans tous les autres cas, recueillir une demande de communication en
vertu des droits confrs par la loi; ne jamais refuser de son propre chef
une telle demande, puisque seul le Responsable peut le faire.
5. Signifier au requrant que sa demande peut tre faite verbalement ou par
crit; s'il opte pour une demande verbale, lui souligner que seule une
demande crite permet de demander la Commission d'accs
l'information (CAI) de rviser la dcision du Responsable.
6. Si le requrant formule sa demande par crit, lui suggrer l'utilisation du
formulaire de Demande daccs un document ou de communication
dun renseignement personnel (VOIR ANNEXE 1).
7. Si le requrant formule sa demande verbalement, la consigner sur le
formulaire de Demande daccs un document ou de communication

Mise jour

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Chapitre 9 :

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des renseignements personnels

Page 33

dun renseignement personnel en cochant la section 7 du formulaire


quil sagit dune demande verbale.
8. Transmettre la demande de la faon prvue ci-dessous la section IV-D.
c) Demande portant sur des renseignements personnels
1. Effectuer la vrification et la mise jour des renseignements usuels
contenus au dossier si cette opration est prvue dans le cadre des
oprations normales de l'unit administrative (VOIR DIRECTIVE PO-1102-0, section V-C).
2. Dans tous les autres cas, prciser avec le requrant l'objet de sa demande :
- demande de communication d'un renseignement personnel,
- demande de rectification d'un renseignement personnel.
3. Signifier au requrant que seule une demande crite est recevable, compte
tenu des dispositions de la loi (article 94).
4. Recueillir la demande crite, de prfrence sur le formulaire prvu cette
fin :
- Demande daccs un document ou de communication dun
renseignement personnel (ANNEXE 1)
- Demande de rectification d'un renseignement personnel (ANNEXE
2)
5.

Ne jamais refuser de recueillir la demande d'un requrant; seul le


Responsable est habilit y rpondre au nom du ministre.

6.

Vrifier l'identit et l'adresse du requrant, au moyen d'une pice


d'identit; dans le cas d'une demande de rectification, il incombe au
requrant de justifier sa demande en produisant, s'il y a lieu, les pices
justificatives requises (ex.: certificat de naissance, diplme, etc.).

7.

Transmettre la demande de la faon prvue ci-dessous la section IV-D.

d) Information et transmission
1.

Remettre au requrant une copie de sa demande, incluant les


informations apparaissant au verso du formulaire;

2.

Complter la premire section du formulaire Note de transmission au


Responsable (VOIR ANNEXE 3);

3.

Y annexer la demande du requrant et, le cas chant, les pices


justificatives;

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Chapitre 9 :

4.
V.

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des renseignements personnels

Page 34

Transmettre le tout au gestionnaire de son unit administrative le jour


mme.

RLE DU GESTIONNAIRE DE L'UNIT


a) Responsabilits gnrales
1. Prendre les moyens pour que tous les employs disposent d'une
information pertinente pour permettre l'application de la loi et des
directives.
2. Au besoin, dsigner un rpondant pour l'unit, ayant pour mandat de
coordonner les activits en rapport avec la loi.
3. Dterminer quels documents peuvent tre distribus au public dans le
cadre des procdures habituelles de travail.
NOTE : Compte tenu de la loi et des rglements, certains frais peuvent
tre exigs pour la transcription, la reproduction ou la transmission de
documents. Ainsi, lorsqu'un gestionnaire autorise la distribution de
documents, il doit tablir avec le Responsable s'il y a lieu d'exiger des frais
et, dans l'affirmative, quel montant.
4. S'assurer que les demandes du public sont traites adquatement et que
l'assistance requise est accorde.
5. Soumettre au Responsable tout problme rencontr dans l'application de la
loi.
b) Pour chaque demande reue dans son unit
1. Complter la section du formulaire Note de transmission au
Responsable et y inscrire, s'il y a lieu, tout motif justifiant le refus
d'accder la demande (en tout ou en partie).
NOTE : Il s'agit d'une recommandation adresse au Responsable; ce
dernier demeure libre d'y donner suite ou non, selon les dispositions de la
loi.
2. Transmettre les formulaires au Responsable, au plus tard le jour ouvrable
suivant la rception de la demande.
3. Sur demande du Responsable, fournir tout document demand ou prendre
les mesures pour permettre l'accs au document autoris.

Mise jour

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Chapitre 9 :

VI.

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des renseignements personnels

Page 35

RLE DU RESPONSABLE
a. Recevoir les demandes et prendre les moyens ncessaires pour que celles-ci
soient traites dans les dlais prescrits et selon les modalits prvues par la loi.
b. Prter assistance aux personnes qui en font la demande.
c. Procder l'analyse de la demande, consulter les gestionnaires intresss et
faire les vrifications ncessaires en vue de la prise de dcision.
d. Aprs valuation, prendre la dcision d'autoriser ou de refuser (en tout ou en
partie) l'accs un document ou un renseignement personnel, ou la
rectification de celui-ci.
e. Acheminer au requrant la rponse du ministre et, le cas chant, l'informer
des modalits d'accs.
f. tablir, en consultation avec les gestionnaires impliqus, s'il y a lieu d'exiger
des frais pour la transcription, la reproduction ou la transmission de
documents. Dans l'affirmative, il en tablit le montant, en tenant compte de la
rglementation cet effet.
g. Voir la perception des frais exigibles, en collaboration avec le Service des
ressources financires.
h. Faire le ncessaire pour assurer l'accs et, s'il y a lieu, s'assurer que les
rectifications demandes sont apportes.

VII.

DEMANDES REUES DANS LES BUREAUX L'TRANGER


a) Les droits d'accs et de rectification confrs par la loi s'appliquent toute
personne, quel que soit son statut, son lieu de rsidence ou son lien avec le
Qubec.
b) Compte tenu des contraintes administratives relies l'loignement des
bureaux l'tranger, la procdure suivre est la suivante :
1. aucune demande de communication et/ou de rectification n'est recueillie
par les fonctionnaires en poste l'extrieur du Qubec;
2. toute personne qui dsire formuler une demande est informe que celle-ci
doit tre adresse directement au Responsable;
3. on lui indique le nom et l'adresse du Responsable et, au besoin, comment
prendre contact avec lui.
c) Le Responsable tablit, s'il y a lieu, les modalits d'accs ou de rectification,
compte tenu de la nature de la demande.

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des renseignements personnels

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VIII. PROTECTEUR DU CITOYEN ET COMMISSION DES DROITS DE LA


PERSONNE ET DES DROITS DE LA JEUNESSE
a) Compte tenu des dispositions de la loi, le Protecteur du citoyen et la
Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse peuvent
obtenir des renseignements personnels sans l'autorisation de la personne
concerne.
b) Les demandes de ces organismes ne sont pas considres comme des
demandes de communication, mais font l'objet d'un traitement particulier.
c) C'est le Secrtariat gnral qui agit titre d'interlocuteur du ministre auprs
du Protecteur du citoyen. Toute demande de cet organisme doit donc lui tre
adresse sans dlais. Le Secrtariat gnral obtient des units administratives
les renseignements requis et donne suite la demande reue.
d) C'est la Direction des affaires juridiques qui agit titre d'interlocuteur du
ministre auprs de la Commission des droits de la personne et des droits de la
jeunesse. Toute demande de cette organisme doit donc lui tre rfre sans
dlais. La Direction des affaires juridiques obtient des units administratives
les renseignements requis et donne suite la demande reue.
______________________________________
Sous-ministre

Mise jour

OCTOBRE 2011

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Chapitre 9 :

GPI-5-9

Accs aux documents administratifs et protection


des renseignements personnels

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ANNEXE 1 : DEMANDE DACCS UN DOCUMENT OU DE


COMMUNICATION DUN RENSEIGNEMENT PERSONNEL
DEMANDE DACCS UN DOCUMENT
OU DE COMMUNICATION DUN RENSEIGNEMENT PERSONNEL

IDE NTIF ICATION DU M.I.C.C.


MINISTRE DE LIMMIGRATION ET DES COMMUNAUTS CULTURELLES
360, rue Mc Gill
Montral (Qubec)
H2Y 2E9
RESPONSABLE DE LACCS AUX DOCUMENTS ET
Charlotte Poirier
DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : Tl. : 873-3464
IDE NTIF ICATION DU R E QU R ANT
NOM :
____________________________________
PRNOM : ____________________________________
ADRESSE :____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
CODE POSTAL : _____- _____
TLPHONE :
RS. : ( ___ ) ____ - ______
BUR. : ( ___ ) ____ - ______

OBJ E T DE LA DE MANDE
Demande d'accs un document
Demande de communication dun renseignement personnel

IDE NTIF ICATION DU DOCUME NT OU DE S R E NS E IGNE ME NTS


P E R S ONNE LS
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
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J US TIF ICATIOND'IDE NTIT


(Demande de communication dun renseignement personnel seulement)

quel titre la demande est-elle faite?


Personne concerne
Reprsentant
Hritier
Successeur
Titulaire de l'autorit parentale Autre (spcifier) : ____________________
Preuve d'identit : _______________________________________

MODE DE CONS ULTATION


S OUHAIT :
Consultation sur place
Copie des documents

F OR MULATION DE LA
DE MANDE :
Demande verbale
Demande crite (Joindre la

demande)
S IGNATUR E DU R E QU R ANT

Je, soussign(e), atteste que les renseignements fournis aux sections et


sont vridiques et dclare avoir pris connaissance des informations
complmentaires apparaissant au verso.
Date

Mise jour

Signature

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ANNEXE 1 (SUITE)

INFORMATIONS COMPLMENTAIRES
Ce formulaire, dont lusage est facultatif, est mis la disposition des personnes qui
dsirent adresser au ministre de lImmigration et des Communauts culturelles une
demande daccs un document administratif ou un renseignement personnel qui les
concerne.

Si vous avez de la difficult identifier le document ou le renseignement que vous


recherchez ou si vous voulez obtenir de linformation concernant la Loi sur laccs vous
pouvez vous adresser au Responsable de l'accs aux documents et de la protection des
renseignements personnels du MICC (voir recto).

Votre demande sera adresse au Responsable, conformment aux articles 43 et 94 de la


loi.

Sur rception du prsent formulaire ou de toute autre demande crite, le Responsable vous
acheminera un accus de rception prcisant la date laquelle vous recevrez une rponse
crite votre demande. Le Responsable dispose de vingt (20) jours pour rpondre votre
demande (articles 47 et 98 de la loi).

Des frais de transcription, de reproduction ou de transmission pourront vous tre


demands.

Le Responsable vous communiquera sa dcision directement par crit.


Seules les personnes charges du traitement de votre demande auront accs aux
renseignements dont vous demandez communication ou que vous fournissez dans le
prsent formulaire.

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ANNEXE 1 (SUITE)
lusage du Responsable

Anne

Mois

Jour

Date de rception de la demande :

Date limite de rponse au requrant :

Date denvoi de laccus de rception :

Date de communication de la dcision :

Analyse et dcision :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

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ANNEXE 2 : DEMANDE DE RECTIFICATION DUN RENSEIGNEMENT

DEMANDE DE RECTIFICATION DUN RENSEIGNEMENT PERSONNEL


IDE NTIF ICATION DU M.I.C.C..
MINISTRE DE LIMMIGRATION ET DES COMMUNAUTS CULTURELLES
360, rue Mc Gill
Montral (Qubec)
H2Y 2E9
RESPONSABLE DE LACCS AUX DOCUMENTS ET
DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
Charlotte Poirier. Tl. : 873-3464

IDE NTIF ICATION DU R E QU R ANT


NOM :
PRNOM :
ADRESSE :

____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________

CODE POSTAL : _____- _____


TLPHONE :
RS. : ( ___ ) ____ - ______
BUR. : ( ___ ) ____ - ______

OBJ E T DE LA DE MANDE
RENSEIGNEMENT(S) PERSONNEL(S) RECTIFIER :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
RECTIFICATION(S) APPORTER :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________
MOTIF(S) JUSTIFIANT LA RECTIFICATION :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
J US TIF ICATION D'IDE NTIT
quel titre la demande est-elle faite?
Personne concerne
Reprsentant
Hritier
Successeur
Titulaire de l'autorit parentale
Autre
(spcifier) :________________________
Preuve d'identit : _______________________________________

S IGNATUR E DU R E QU R ANT
Je, soussign(e), atteste que les renseignements fournis aux sections et sont
vridiques et dclare avoir pris connaissance des informations complmentaires
apparaissant au verso.

Date

Mise jour

Signature

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Chapitre 9 :

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ANNEXE 2 (SUITE)

INFORMATIONS COMPLMENTAIRES
Ce formulaire, dont lusage est facultatif, est mis la disposition des personnes qui dsirent
adresser au ministre de lImmigration et des Communauts culturelles une demande de
rectification dun renseignement personnel sil est inexact, incomplet, quivoque ou si sa
collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorises par la loi.

Si vous avez de la difficult identifier le document ou le renseignement que vous


recherchez ou si vous voulez obtenir de linformation concernant la Loi sur laccs vous
pouvez vous adresser au Responsable de l'accs aux documents et de la protection des
renseignements personnels du MICC (voir recto).

Votre demande sera adresse au Responsable, conformment larticle 94 de la loi.


Sur rception du prsent formulaire ou de toute autre demande crite, le Responsable vous
acheminera un accus de rception prcisant la date laquelle vous recevrez une rponse
crite votre demande. Le Responsable dispose de vingt (20) jours pour rpondre votre
demande (article 98 de la loi).

Le Responsable vous communiquera sa dcision directement par crit.


Seules les personnes concernes par le traitement de votre demande auront accs aux
renseignements que vous fournissez.

Mise jour

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ANNEXE 2 (SUITE)
lusage du Responsable

Anne

Mois

Jour

Date de rception de la demande :

Date limite de rponse au requrant :

Date denvoi de laccus de rception :

Date de communication de la dcision :

Analyse et dcision :
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Mise jour

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ANNEXE 3 : NOTE DE TRANSMISSION AU RESPONSABLE

NOTE DE TRANSMISSION AU RESPONSABLE


R CE P TION DE LA DE MANDE
NOM DU REQURANT :
____________________________________
PRNOM :
____________________________________

Anne

Mois

Jour

DATE DE LA DEMANDE :
TYPE DE DEMANDE :
Verbale
crite (Joindre la demande)
IDENTIT DU REQURANT VRIFIE ET CONFIRME :
Oui
Non
NOM DE lEMPLOY AYANT REU LA DEMANDE :
____________________________________
UNIT ADMINISTRATIVE : ____________________________________
COMMENTAIRES :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Date

Mise jour

Signature de lemploy

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Chapitre 9 :

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ANNEXE 3 (SUITE)

R E COMMANDATION DU GE S TIONNAIR E
Je recommande au Responsable de :
Donner suite la demande.
Refuser la demande pour les raisons mentionnes ci-dessous.
Permettre l'accs une partie du document seulement. (Prciser)
Je souhaite communiquer avec le Responsable ce sujet.
Je n'ai aucune recommandation formuler.
COMMENTAIRES :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

___________________________
Signature du gestionnaire

______________________
Titre

_________________
Date

La demande doit parvenir au Responsable au plus tard le jour ouvrable suivant sa rception

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