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COMPOSANTE 5
MANUEL DE RFRENCE
CHAPITRE 9
ACCS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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3.
4.
5.
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1.
2.
RGLES
PARTICULIRES
RGISSANT
LES
UNITS
ADMINISTRATIVES DU SECTEUR IMMIGRATION EN MATIRE DE
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.
3.1
RFRENCES
La prsente directive s'inscrit dans le cadre de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1).
Elle traite du premier volet de la loi, savoir l'accs aux documents des
organismes publics.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi :
- PO-11-02-0 : Protection des renseignements personnels
- PR-11-02-0 : Gestion des fichiers de renseignements personnels
- PR-11-03-0 : Demandes de communication et/ou de rectification
- PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels
Note : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.
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BUTS
a) Exposer les principales dispositions de la Loi en matire d'accs aux
documents des organismes publics.
b) Prciser le rle du Responsable de l'accs aux documents du ministre.
c) noncer les principes d'application au ministre compte tenu des dispositions
de la loi.
d) dicter certaines rgles pour la prparation des documents.
3.3
LEXIQUE
a) Document
Tout support d'information dtenu par le ministre dans l'exercice de ses
fonctions, quelle que soit sa forme : crite, graphique, sonore, visuelle,
informatise ou autre.
La loi s'applique non seulement aux documents produits par le ministre mais
aussi ceux qu'il reoit dans le cadre de son mandat.
b) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau hirarchique
se situe au moins celui de chef de service ou son remplaant.
c) Commission d'accs l'information (CAI)
Institue en vertu de l'article 103 de la loi, elle se compose de cinq (5)
membres, nomms par l'Assemble nationale; elle a pour mandat gnral de
surveiller l'application de la loi et d'entendre les demandes de rvision (articles
122 et 123).
d) MICC
Aux fins de la prsente directive, sont inclus dans le ministre l'ensemble des
units administratives dont les fonctionnaires et employs relvent du
Ministre dans le cadre de l'application de la Loi sur le ministre des Relations
avec les citoyens et de l'Immigration (L.R.Q., c. M-25.01).
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3. Afin de simplifier les dmarches pour les requrants, les demandes sont
recueillies par les fonctionnaires du ministre qui les transmettent au
Responsable de l'accs aux documents, selon la procdure nonce dans la
directive PR-11-03-0.
e) Modalits d'accs
1. L'accs est gratuit, exception faite des cots de transcription, de
reproduction ou de transmission exigibles en fonction de la rglementation
gouvernementale. Le Rglement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
renseignements nominatifs (c.A-2.1, r. 1.1), nonce les frais qui peuvent
tre exigs, selon le cas.
2. Le droit d'accs peut s'exercer :
- par consultation sur place, durant les heures habituelles de travail, ou
- distance, ou
- par l'obtention d'une copie du document, sauf si cela prsente un
problme majeur en raison de sa forme.
3. Lorsqu'il autorise l'accs un document, le Responsable de l'accs aux
documents tablit :
- le mode d'exercice du droit d'accs, compte tenu de la demande du
requrant;
- les frais qui sont exigs s'il y a lieu, conformment la rglementation.
4. Lorsque l'accs s'exerce par la consultation sur place, des mesures de
protection doivent tre prises pour viter la destruction ou le vol de
documents.
f) Bureaux l'tranger
Les droits confrs par la loi s'appliquent galement dans nos bureaux
l'tranger. Toutefois, compte tenu du contexte particulier, l'exercice de ces
droits s'effectue selon les modalits diffrentes, tel que prvu la directive
PR-11-03-0.
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PROTECTION
DES
PO-11-02-0
mise le: 84-07-01
Modifie le: 85-04-01
85-12-09
86-12-15
91-12-03
97-03-20
03-09-29
4.1
RFRENCES
La prsente directive s'inscrit dans le cadre de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1).
Elle traite du deuxime volet de la loi, savoir la protection des renseignements
personnels.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi :
- PO-11-01-0 : Accs aux documents du ministre
- PR-11-02-0 : Gestion des fichiers de renseignements personnels
- PR-11-03-0 : Demandes de communication et/ou de rectification
- PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels
NOTE : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.
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BUTS
a) Exposer les principales dispositions de la Loi en matire de protection des
renseignements personnels.
b) Prciser le rle du Responsable de la protection des renseignements
personnels du ministre.
c) noncer les principes d'application au ministre, compte tenu des dispositions
de la loi.
d) Prciser la politique l'gard des renseignements personnels reus de
Citoyennet et Immigration Canada (CIC).
4.3
LEXIQUE
a) Renseignement nominatif
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de
l'identifier (article 54).
Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement nominatif, sauf
lorsqu'il est mentionn avec un autre renseignement la concernant ou lorsque
sa seule mention rvlerait un renseignement nominatif concernant cette
personne (article 56).
b) Fichier
Aux fins de la prsente directive, un regroupement de renseignements
nominatifs, faisant l'objet d'une dclaration la Commission d'accs
l'information (CAI) selon les termes de l'article 76 de la loi.
c) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau hirarchique
se situe au moins celui de chef de service, ou son remplaant.
d) Commission d'accs l'information (CAI)
Institue en vertu de l'article 103 de la loi, elle se compose de cinq (5)
membres, nomms par l'Assemble nationale; elle a pour mandat gnral de
surveiller l'application de la loi et d'entendre les demandes de rvision
(articles 122 et 123).
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e) MICC
Aux fins de la prsente directive, sont inclus dans le ministre l'ensemble des
units administratives dont les fonctionnaires et employs relvent du
Ministre dans le cadre de l'application de la Loi sur le ministre des Relations
avec les citoyens et de l'Immigration (L.R.Q., c.M-25.01).
En consquence, ne sont pas soumis la prsente directive les organismes qui
sont constitus en vertu d'une autre loi, par exemple le Conseil des relations
interculturelles (L.R.Q.c.C-57.2.1), mme s'ils relvent du Ministre.
f) INTIMM (Intgration/Immigration)
Systme informatis qui exploite une banque de donnes contenant des
renseignements nominatifs sur la clientle des services dimmigration et
dintgration du ministre.
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RENSEIGNEMENTS
PROVENANT
IMMIGRATION CANADA (CIC)
DE
CITOYENNET
ET
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Sous-ministre
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Note : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.
I.
BUTS
a) Rsumer les principaux lments des
renseignements personnels du ministre.
dclarations
de fichiers
de
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II.
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LEXIQUE
a) Fichier de renseignements personnels
Regroupement de renseignements nominatifs, faisant l'objet d'une dclaration
la Commission d'accs l'information (CAI) selon les termes de l'article 76
de la loi.
b) Responsable
En vertu de l'article 8 de la loi, le ministre a dsign la secrtaire gnrale du
ministre, comme responsable de l'accs aux documents et de la protection des
renseignements personnels, incluant galement les renseignements personnels
relis la gestion des ressources humaines.
c) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau se situe au
moins celui de chef de service ou son remplaant.
III.
IV.
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- elle ne doit jamais tre prsume, sauf dans le cas d'un conseiller
juridique (voir la directive PO-21-01-0);
- elle doit tre donne par crit, si possible sur le formulaire prvu
cette fin (VOIR ANNEXE 1) et (ANNEXE 2).
3. Lorsqu'il n'est pas raisonnablement possible de recueillir l'autorisation de
la personne concerne, le ministre est cependant autoris communiquer
des renseignements nominatifs sans consentement si :
- cette communication est ncessaire l'application d'une loi ou d'une
convention collective (articles 67 et 67.1), ou
- si ces renseignements nominatifs sont requis par une personne ou un
organisme qui le ministre a confi un mandat (article 67.2), ou
- si cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente crite
conclue en vertu de la loi (articles 68 et 68.-1), ou
- si la communication est spcifiquement autorise par le Responsable
de la protection des renseignements personnels, en fonction des
exceptions prvues la loi (par exemple, une situation d'urgence
mettant en danger la vie, la sant ou la scurit d'une personne).
4. Dans les trois premiers cas ci-dessus, soit les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et
68.1, le Responsable doit confectionner et tenir jour un registre
prcisant:
- la nature ou le type des renseignements communiqus;
- les personnes ou organismes qui reoivent cette communication;
- l'usage projet de ces renseignements;
- les raisons justifiant cette communication.
5. Ainsi, compte tenu des dispositions de la loi, le Responsable de la
protection des renseignements personnels doit tre inform de toute
modification dans les communications de renseignements nominatifs.
e) Mesures de scurit
1. Tout renseignement nominatif est confidentiel et doit tre conserv dans
les meilleures conditions de confidentialit. cet effet, chaque direction
doit se doter d'instructions internes concernant la gestion et la scurit de
ses dossiers nominatifs.
2. La protection des renseignements personnels doit tre une proccupation
de l'ensemble des fonctionnaires; chacun a un rle jouer dans
l'application des mesures de scurit prvues.
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3. En dehors des heures de travail, lorsque la chose est possible, les dossiers
nominatifs doivent tre conservs sous cl.
4. Pour accder aux applications SEPTE et INTIMM, il faut dtenir un code
daccs valide et un mot de passe. Le mot de passe doit tre gard
confidentiel et tre chang rgulirement. Le compte daccs INTIMM
peut tre obtenu par une demande crite la Direction des ressources
informationnelles alors que laccs SEPTE est accord par
ladministrateur SEPTE de votre unit.
5. Toute demande de traitement spcial des banques de donnes, adresse
la Direction des ressources informationnelles, doit tre motive. Si la
demande implique la transmission de renseignements nominatifs
l'extrieur du ministre, la Direction des ressources informationnelles n'y
donnera suite qu'aprs avoir obtenu l'autorisation du Responsable de la
protection des renseignements personnels.
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Sous-ministre
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Renseignements(s) demand(s)
3.
Note:
Ce formulaire ne doit pas tre sign sans que ou avant que les cases 1 et 2 ne soient
dment remplies.
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Date
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Signature du requrant
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Adresse
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ANNEXE 2 (SUITE)
Adresse du requrant
Note : Ce formulaire ne doit pas tre sign sans que ou avant que les cases 1 et 2 ne soient
dment remplies.
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Date
Mise jour
_______________________________________________
Signature du requrant
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DEMANDES
DE
PR-11-03-0
mise le: 84-07-01
Modifie le: 85-04-01
85-12-09
86-12-15
91-12-03
97-03-20
01-07-12
03-09-29
RFRENCES:
La prsente directive s'inscrit dans le cadre de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1).
Elle traite de la rception et de l'acheminement des demandes de communication
et/ou de rectification formules par le public.
Quatre (4) autres directives sont aussi relies l'application de la loi:
- - PO-11-01-0 : Accs aux documents du ministre
- - PO-11-02-0 : Protection des renseignements personnels
- - PR-11-02-0 : Gestion des fichiers de renseignements personnels
- - PO-21-01-0 : Relations avec les avocats, notaires, conseillers et agences
prives intervenant dans des cas individuels
Note : La forme masculine dsigne aussi bien les femmes que les hommes.
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BUTS
a) noncer la procdure de traitement des demandes de communication et/ou de
rectification formules par le public.
b) Prciser le rle des diffrents intervenants dans le processus.
II.
LEXIQUE
a) Document
Tout support d'information dtenu par le ministre dans l'exercice de ses
fonctions, quelle que soit sa forme : crite, graphique, sonore, visuelle,
informatise ou autre.
La loi s'applique non seulement aux documents produits par le ministre mais
aussi ceux qu'il reoit dans le cadre de son mandat.
b) Renseignement personnel
Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de
l'identifier (article 54).
Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf
lorsqu'il est mentionn avec un autre renseignement la concernant ou lorsque
sa seule mention rvlerait un renseignement personnel concernant cette
personne (article 56).
c) Fichier
Aux fins de la prsente directive, un regroupement de renseignements
personnels, faisant l'objet d'une dclaration la Commission d'accs
l'information (CAI) selon les termes de l'article 76 de la loi.
d) Demande de communication
Requte d'une personne qui, en vertu de la loi, demande l'accs ou la
communication :
1. d'un document du ministre,
2. d'un renseignement personnel.
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e) Demande de rectification
Requte d'une personne qui dsire se prvaloir de son droit de faire rectifier
un fichier pour faire corriger un renseignement personnel (article 89).
f) Gestionnaire
Aux fins de la prsente directive, un responsable dont le niveau hirarchique
se situe au moins celui de chef de service ou son remplaant.
g) Responsable
En vertu de l'article 8 de la loi, le ministre a dsign le secrtaire gnral du
ministre, comme Responsable de l'accs aux documents et de la protection
des renseignements personnels, incluant galement les renseignements
personnels relis la gestion des ressources humaines.
III.
GNRALITS
a) Telle qu'expose dans la directive PO-11-01-0, la loi accorde toute personne
qui en fait la demande le droit d'accs aux documents du ministre.
b) De plus, la loi accorde toute personne le droit d'accs son dossier
personnel et, le cas chant, le droit de rectification des informations qui y
sont consignes (VOIR DIRECTIVE PO-11-02-0).
c) Les demandes du public peuvent tre reues par tout employ du ministre;
elles sont traites conformment aux dispositions prvues dans la prsente
directive.
d) Par exception toutefois :
- les demandes manant du Protecteur du citoyen ou de la Commission des
droits de la personne et des droits de la jeunesse sont traites
conformment aux dispositions prvues la section VIII;
- les demandes provenant de membres des services de police sont traites
selon les rgles prvues la Procdure de traitement des demandes de
communication de renseignements personnels faites par des membres des
services de police.
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IV.
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RLE DU FONCTIONNAIRE
a) Identification de la nature de la demande
1. Prter assistance, pour la formulation d'une demande, toute personne qui
le requiert.
2. tablir si la demande porte sur :
- le premier volet de la loin, soit laccs un document du ministre
(voir IV-B ci-dessous) ;
- le deuxime voleet de la loi, soit la protection des renseignements
personnels (voir IV-C ci-dessous).
3. En cas de difficult ou lorsqu'un problme particulier se prsente, le
requrant est dirig vers le gestionnaire de l'unit ou, en son absence, vers
le Responsable.
b) Demande d'accs un document
1. tablir clairement avec le requrant quel document fait l'objet de sa
demande; pour tre recevable, la demande d'accs doit tre suffisamment
prcise pour retracer le document (article 42).
2. Remettre au requrant un exemplaire du document si sa distribution est
permise, en fonction des pratiques courantes de l'unit
(VOIR DIRECTIVE PO-11-01-0, section V-C); en cas de doute, vrifier
avec le gestionnaire de l'unit administrative.
3. S'il y a lieu, informer le requrant que le document demand a fait l'objet
d'une dition et lui indiquer l'endroit o il peut se le procurer.
4. Dans tous les autres cas, recueillir une demande de communication en
vertu des droits confrs par la loi; ne jamais refuser de son propre chef
une telle demande, puisque seul le Responsable peut le faire.
5. Signifier au requrant que sa demande peut tre faite verbalement ou par
crit; s'il opte pour une demande verbale, lui souligner que seule une
demande crite permet de demander la Commission d'accs
l'information (CAI) de rviser la dcision du Responsable.
6. Si le requrant formule sa demande par crit, lui suggrer l'utilisation du
formulaire de Demande daccs un document ou de communication
dun renseignement personnel (VOIR ANNEXE 1).
7. Si le requrant formule sa demande verbalement, la consigner sur le
formulaire de Demande daccs un document ou de communication
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6.
7.
d) Information et transmission
1.
2.
3.
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4.
V.
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Mise jour
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VI.
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RLE DU RESPONSABLE
a. Recevoir les demandes et prendre les moyens ncessaires pour que celles-ci
soient traites dans les dlais prescrits et selon les modalits prvues par la loi.
b. Prter assistance aux personnes qui en font la demande.
c. Procder l'analyse de la demande, consulter les gestionnaires intresss et
faire les vrifications ncessaires en vue de la prise de dcision.
d. Aprs valuation, prendre la dcision d'autoriser ou de refuser (en tout ou en
partie) l'accs un document ou un renseignement personnel, ou la
rectification de celui-ci.
e. Acheminer au requrant la rponse du ministre et, le cas chant, l'informer
des modalits d'accs.
f. tablir, en consultation avec les gestionnaires impliqus, s'il y a lieu d'exiger
des frais pour la transcription, la reproduction ou la transmission de
documents. Dans l'affirmative, il en tablit le montant, en tenant compte de la
rglementation cet effet.
g. Voir la perception des frais exigibles, en collaboration avec le Service des
ressources financires.
h. Faire le ncessaire pour assurer l'accs et, s'il y a lieu, s'assurer que les
rectifications demandes sont apportes.
VII.
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OBJ E T DE LA DE MANDE
Demande d'accs un document
Demande de communication dun renseignement personnel
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F OR MULATION DE LA
DE MANDE :
Demande verbale
Demande crite (Joindre la
demande)
S IGNATUR E DU R E QU R ANT
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Signature
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ANNEXE 1 (SUITE)
INFORMATIONS COMPLMENTAIRES
Ce formulaire, dont lusage est facultatif, est mis la disposition des personnes qui
dsirent adresser au ministre de lImmigration et des Communauts culturelles une
demande daccs un document administratif ou un renseignement personnel qui les
concerne.
Sur rception du prsent formulaire ou de toute autre demande crite, le Responsable vous
acheminera un accus de rception prcisant la date laquelle vous recevrez une rponse
crite votre demande. Le Responsable dispose de vingt (20) jours pour rpondre votre
demande (articles 47 et 98 de la loi).
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ANNEXE 1 (SUITE)
lusage du Responsable
Anne
Mois
Jour
Analyse et dcision :
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___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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____________________________________
____________________________________
OBJ E T DE LA DE MANDE
RENSEIGNEMENT(S) PERSONNEL(S) RECTIFIER :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
RECTIFICATION(S) APPORTER :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
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MOTIF(S) JUSTIFIANT LA RECTIFICATION :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
J US TIF ICATION D'IDE NTIT
quel titre la demande est-elle faite?
Personne concerne
Reprsentant
Hritier
Successeur
Titulaire de l'autorit parentale
Autre
(spcifier) :________________________
Preuve d'identit : _______________________________________
S IGNATUR E DU R E QU R ANT
Je, soussign(e), atteste que les renseignements fournis aux sections et sont
vridiques et dclare avoir pris connaissance des informations complmentaires
apparaissant au verso.
Date
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Signature
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ANNEXE 2 (SUITE)
INFORMATIONS COMPLMENTAIRES
Ce formulaire, dont lusage est facultatif, est mis la disposition des personnes qui dsirent
adresser au ministre de lImmigration et des Communauts culturelles une demande de
rectification dun renseignement personnel sil est inexact, incomplet, quivoque ou si sa
collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorises par la loi.
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ANNEXE 2 (SUITE)
lusage du Responsable
Anne
Mois
Jour
Analyse et dcision :
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
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Anne
Mois
Jour
DATE DE LA DEMANDE :
TYPE DE DEMANDE :
Verbale
crite (Joindre la demande)
IDENTIT DU REQURANT VRIFIE ET CONFIRME :
Oui
Non
NOM DE lEMPLOY AYANT REU LA DEMANDE :
____________________________________
UNIT ADMINISTRATIVE : ____________________________________
COMMENTAIRES :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Date
Mise jour
Signature de lemploy
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ANNEXE 3 (SUITE)
R E COMMANDATION DU GE S TIONNAIR E
Je recommande au Responsable de :
Donner suite la demande.
Refuser la demande pour les raisons mentionnes ci-dessous.
Permettre l'accs une partie du document seulement. (Prciser)
Je souhaite communiquer avec le Responsable ce sujet.
Je n'ai aucune recommandation formuler.
COMMENTAIRES :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
___________________________
Signature du gestionnaire
______________________
Titre
_________________
Date
La demande doit parvenir au Responsable au plus tard le jour ouvrable suivant sa rception
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