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PVF Annexe I V.2004 - mai

PVF Annexe I V.2004 - mai Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers

Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers d'un Programme national de vaccination

Guide pour la préparation des Sections 3 & 4 d’un Plan de viabilité financière

Sections 3 & 4 d’un Plan de viabilité financière Les commentaires sur l’ Outil d’analyse des

Les commentaires sur l’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers du Programme national de vaccination et sur ce Guide doivent être adressées à Patrick Lydon (OMS) :

lydonp@who.int ou immunizationfinancing@who.int

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Table des matières

[0] Introduction

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[1] Vue d’ensemble de l’outil

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[2] Suggestions sur la procédure à suivre

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[3] Concepts, méthodes et termes importants

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3.1 – Information requise et information facultative

9

Éléments requis :

9

Éléments facultatifs (mais vivement recommandés) :

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3.2 – Quelle est la différence entre un coût et un besoin en ressource ?

11

3.3 – Quelles sont les méthodes de base utilisées ?

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3.4 – Quelques différences et limitations méthodologiques

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Vaccins

15

Bien en capital

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3.5 – Quels autres termes et concepts clés devez-vous connaître ?

[4] Utiliser l’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers

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4.1 – Vue d’ensemble de la feuille « Entrée des Données »

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4.2 – Examen de chacun des tableaux de données contenus dans la feuille « Entrée des Données »

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Section 0. – Information de Références

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Section 1. – Vaccins et matériel d’injection

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Section 2. – Personnel

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Section 3. – Véhicules et transport

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Section 4. – Équipement de la chaîne du froid et maintenance

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Section 5. – Bâtiment et frais généraux (facultatif)

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Section 6. – Campagnes de Vaccination

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Section 7. – Autres coûts récurrents

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Section 8. – Autres coûts en capital (facultatif)

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Section 9. – Autres coûts non spécifiés ailleurs (facultatif)

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4.3 – Vue d’ensemble des feuilles de calcul relatives au financement et aux projections de financement

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4.4 – Étapes à suivre pour compléter les feuilles « PVF S.3 – Financement Passée » et « PVF S.4 – Proj. du

Financement »

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4.5 – Analyse des écart financiers

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4.6 – Élaboration des scénarios

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[5] Analyse des résultats

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Annexe I – Tableau récapitulatif des données nécessaires et des sources de données

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Annexe II – Glossaire des termes importants du PVF

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Annexe III – Traduction des Cellules d'Information dans l'Outil

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[0] Introduction

L’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers a pour but d’aider les pays à remplir les Sections 3 et 4 du Plan de viabilité financière (PVF) de GAVI.

Section 3 : Coûts et financement passés du programme (année avant FMV et année avec appui du FMV)

Section 4 : Besoins en ressources et financement du programme/analyse des écarts financiers

L’Outil est un instrument qui peut vous aider à déterminer les coûts passés de votre programme national de vaccination (PNV) et les besoins en ressources, sur la base des objectifs définis dans la Section 2 du PVF. En utilisant cet Outil, vous pourrez aussi comprendre la structure du financement de votre programme de vaccination et analyser l’écart entre les besoins en ressources et le financement futur.

Veillez à toujours utiliser la version la plus récente de l’Outil que vous trouverez sur le site Internet: www.gaviftf.org ou obtiendrez en envoyant un message électronique au Représentant du Groupe Régional de Travail (Regional Working Group).

Cet Outil est un élément essentiel de la planification stratégique globale du PNV et de l’élaboration du PVF. Il peut être utilisé pour définir des scénarios alternatifs qui vous aideront à envisager différents moyens de réaliser vos objectifs de vaccination. En créant des fichiers différents vous pourrez évaluer l’impact de divers éléments – stratégies de mise en œuvre, périodes d’introduction de nouveaux vaccins, taux de réalisation des objectifs ou de réduction des pertes, et tout autre élément susceptible de peser sur les coûts/les besoins en ressources du programme. Vous pourrez ainsi définir les stratégies à mettre en place pour réduire les coûts et mobiliser des fonds additionnels de façon que le PVF puisse améliorer les perspectives de viabilité financière de votre PNV.

Nous vous encourageons à lire d’abord le Guide PVF (Lignes directives pour la préparation d’un PVF d’un programme national de vaccination) afin de pouvoir définir la manière dont les Sections 3 et 4 contribueront à la planification globale de la viabilité financière de votre PNV.

Nous vous conseillons de lire le présent Guide une fois que vous serez bien informé sur du processus général du PVF. Il vous conduira à travers les diverses étapes à franchir pour compléter et utiliser l’Outil ; expliquera les méthodes qui ont été utilisés ainsi que les concepts et les termes essentiels ; indiquera où trouver l’information nécessaire et précisera comment analyser vos données et vos résultats.

Le Guide est structuré de la manière suivante :

o

Vue d’ensemble de l’Outil

o

Suggestions sur la manière de procéder

o

Concepts, méthodes et termes fondamentaux

o

Comment utiliser l’Outil

o

Annexes : Tableau récapitulatif des données nécessaires et des sources de données, et Terminologie du PVF.

Nous vous recommandons de vous reporter à ce Guide tout au long de l’élaboration des Sections 3 et 4 du PVF et de vous assurer que vous êtes bien au fait des informations à fournir.

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[1] Vue d’ensemble de l’outil

L’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers (ci-après dénommé l’Outil) contient 10 feuilles de calcul intitulées : « Imprimez & Lisez Moi », « Entrée des Données », « Calculs », « PVF S.3 – Coûts Passées », « PVF S.3 – Financement Passées », « PVF S.4 - Proj. de Ressources », « PVF S.4 – Proj. du Financement », « Analyse des écarts », « Indicateurs » et « Graphiques ».

Seules trois de ces feuilles de calcul doivent être complétées.

– La feuille « Entrée des Données » est celui dans lequel vous devez saisir toutes les

données relatives aux projections de coûts et de besoins en ressources. Il contient une série de tableaux de données relatifs aux vaccins, aux fournitures pour injections, au personnel, aux véhicules et au transport, à la chaîne du froid et à la maintenance, aux campagnes de vaccination, aux autres coûts récurrents et en capital, et autres coûts non couverts ailleurs. Compte tenu de l’importance de cette feuille de calcul, les Parties 4.1 et 4.2 de ce Guide expliquent en détail comment la compléter et comment trouver les données requises.

– Les données relatives au financement passé et futur devront être saisies dans les feuilles « PVF S.3 – Financement Passées » et « PVF S.4 – Proj. du Financement ». Quelques suggestions sur les procédures à suivre pour collecter cette information sont faites dans les Parties 4.3 à 4.5 de ce Guide et dans l’Annexe 1.

Vue d'ensemble de l’Outil

Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil
Vue d'ensemble de l’ Outil

Les autres feuilles de calcul sont générées automatiquement sur la base des informations saisies dans la feuille « Entrée des Données » et les deux feuilles de calcul du financement.

– La feuille « Calculs » contient toutes les formules nécessaires pour convertir l’information contenue dans la feuille « Entrée des Données » en informations relatives

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aux coûts pour la Section 3 et projections de besoins en ressources pour la Section 4. La méthodologie utilisée est décrite dans les Parties 3 et 4 de ce Guide.

– La feuille « PVF S.3 – Coûts Passées » est reliée à la feuille « Calculs » et génère les tableaux de coûts nécessaires pour la Section 3 de votre PVF.

– La feuille « PVF S.4 – Proj. des Ressources » est, elle aussi, reliée à la feuille « Calculs » et génère les tableaux de projections de ressources requis pour l’analyse de la Section 4 de votre PVF.

– La feuille « Analyse des écarts » est reliée à la feuille « PVF S.4 – Proj. du Financement » et génère des tableaux sur les besoins en ressources, le financement et les écarts, requis pour évaluer en détail la Section 4 de votre PVF.

– La feuille « Indicateurs » est reliée à la plupart des autres feuilles de calcul de l’Outil et calcule automatiquement une série d’indicateurs à utiliser dans vos analyses, tandis que

– La feuille « Graphiques » est reliée à de nombreuses autres feuilles de l’Outil. Elle contient un certain nombre de diagrammes et de graphiques générés automatiquement, que vous utiliserez pour vos analyses.

Remarque : Toutes les feuilles de calcul sont formatées en version imprimable.

Liens dans l’Outil

Graphs Automatically generated in tool Gap Analysis Indicators Tables Past costing / Future resource requirements
Graphs
Automatically generated in tool
Gap Analysis
Indicators
Tables
Past costing /
Future resource
requirements
Past / Future
Financing
Calculations
Sheet
Data on Inputs
Data on
Financing
Data Collection

Il est important de noter que cet outil peut être adapté à la situation ou au contexte nationaux particuliers. Par exemple, l’Outil n’est pas limité à un quelconque niveau administratif d’un pays. Dans un contexte décentralisé, il peut se révéler nécessaire d’utiliser certaines parties de l’Outil à différents niveaux du système (sous-national). Cette possibilité présente un intérêt particulier dans les grands pays et dans les situations où la collecte des données doit être entreprise à des niveaux inférieurs.

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Protection de l’Outil

Compte tenu de la complexité des liens et des formules, cet Outil est très sensible aux changements de format (insertion/suppression de cellules, de lignes ou de colonnes) et à l’édition (couper, copier et coller de l’information de différentes sources). Quelques mesures de protection ont donc été prises pour protéger l’Outil contre tout dommage lié à des changements de format/à l’édition. Des informations plus détaillées sur la protection de l’Outil sont données dans la Partie 4.1 de ce Guide.

Protéger l’Outil Pour protéger votre travail et l’Outil contre tout dommage ou toute perte d’information, veuillez exécuter le programme de protection de l’Outil et toujours utiliser la fonction Collage spécial, option Valeurs, d’Excel si vous devez coller dans l’Outil des données copiées dans un fichier différent.

Commentaires et appui technique

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions et de vos commentaires au sujet de l’Outil. Bien que nous ayons tenté d'éliminer toutes les incohérences du système, il se peut qu'il en subsiste quelques-unes. Si vous rencontrez des incohérences ou des problèmes, nous vous invitons à les porter à notre connaissance en prenant contact avec Patrick Lydon (OMS) : lydonp@who.int ou immunizationfinancing@who.int

Organisation mondiale de la Santé (OMS) Immunization Vaccines and Biologicals (IVB) Access to Technologies and Financing (ATF) 20 avenue Appia CH -1211, Genève 27 Suisse Téléphone : (+41 22) 791-42 38

Fax :

(+41 22) 791-43 84

En ce qui concerne les questions, les commentaires et l’assistance technique relatifs à l’élaboration et à la soumission du plan de viabilité financière, veuillez prendre contact avec le Secrétariat de GAVI :

Secrétariat de GAVI c/o UNICEF Palais des Nations 1211 Genève 10 Suisse

Téléphone :

(+41 22) 909-50 19

Fax :

(+41 22) 909-59 31

E-mail : gavi@unicef.org

Nous vous prions de bien vouloir envoyer une copie de vos questions, commentaires ou demandes au Représentant de votre Groupe de travail régional.

Vous trouverez des informations de caractère général sur la présentation du PVF sur le site Internet de GAVI (www.vaccinealliance.org), et sur le site du Groupe spécial de GAVI sur le financement (www.gaviftf.org).

En juillet 2004, des informations plus générales sur le financement de la vaccination seront disponibles à l’adresse suivante : www.who.int/immunization_financing

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[2] Suggestions sur la procédure à suivre

L’Outil et les analyses à réaliser pour les Sections 3 et 4 du PVF ne peuvent pas être complétés de manière isolée. L’équipe chargée du PVF devra bénéficier, pour la collecte et l’analyse des données ainsi que pour un feed-back et un contrôle permanents, de la collaboration du Ministère de la santé, du Ministère des finances et de tous les donateurs soutenant le PNV.

Il est essentiel que le Comité de coordination interagences (CCI) participe en permanence à la mise au point des sections diagnostiques du PVF et à l’élaboration du document final.

Quelques suggestions sur la manière dont l’équipe chargée du PVF pourrait procéder sont faites ci-dessous :

1. Nous encourageons les membres de l’équipe chargée du PVF à lire le Guide PVF (Lignes directives pour la préparation d’un PVF d’un programme national de vaccination) et à en débattre de façon à ce que chacun sache de quelle façon les Sections 3 et 4 contribueront à la planification globale de la viabilité financière du PNV, et ce qu’il convient de faire.

2. Lisez ce Guide pour comprendre les méthodes employées, les concepts clés et les termes nécessaires, et suivez les instructions détaillées sur la manière d’utiliser l’Outil.

3. Examinez la feuille « Entrée des Données » et lisez la Partie 4 de ce Guide pour déterminer quelles sont les données nécessaires et comment les collecter au mieux. Il peut être utile d’imprimer la totalité des tableaux et de l’utiliser pour collecter les données. De cette façon, les différents tableaux de données pourront être distribués aux personnes chargées de collecter ou de fournir l’information. Veuillez vous référer au Tableau récapitulatif des données nécessaires et des sources de données, à l’Annexe I de ce Guide.

4. Les données, une fois collectées, doivent être saisies dans les tableaux appropriés de la feuille « Entrée des Données » de l’Outil. Vous disposerez ainsi d’un premier projet du total des projections de coûts et de besoins en ressources de votre PNV. Les résultats seront générés automatiquement dans les feuilles de calcul « PVF S.3 – Coûts Passées » et « PVF S.4 – Proj. des Ressources ».

5. Étudiez attentivement les feuilles de calcul « PVF S.3 – Coûts Passées » et « PVF S.4 – Proj. des Ressources ». Il se peut que l’équipe découvre des résultats inattendus en examinant de près les tableaux. Ceux-ci peuvent être dus à des erreurs dans les données ou la saisie des données dans l’Outil ou à des omissions dans les données à saisir. Les données devront donc être vérifiées.

6. Revérifiez le travail aussi souvent que vous le jugerez nécessaire. N’oubliez pas d’enregistrer votre travail régulièrement – ainsi, vous mettrez à jour votre fichier et éviterez de perdre des quantités importantes de données une fois qu’il aura été enregistré dans l’Outil.

7. Procédez à une première analyse des résultats obtenus. Vous trouverez dans la Partie 5 de ce Guide des conseils sur la manière d’analyser et interpréter les résultats. Veillez à examiner les feuilles de calcul « Indicateurs » et « Graphiques ». Il est important de procéder à une première analyse pour que l’équipe puisse présenter ces résultats.

8. Une fois que les coûts du PNV aura été définitivement établi et que les besoins en ressources auront été évalués, l’équipe devra collecter des informations sur le financement passé et futur. Des suggestions sur la manière de procéder sont faites dans la Partie 4.4. de ce Guide et résumées ci-après.

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a. Rencontrez chacun des partenaires qui apportent leur soutien au PNV.

b. Communiquez-leur les résultats de l’analyse des coûts / besoins en ressources de votre PNV. Vous pouvez éventuellement imprimer les feuilles de calcul « PVF S.3 – Coûts Passées » et « PVF S.4. – Proj. de Ressources » et de certains des graphiques et indicateurs.

c. Imprimez les tableaux « PVF S.3. – Financement Passées » et « PVF S.4 – Proj. du Financement » de l’Outil et utilisez-les dans vos discussions avec chacun des partenaires bailleurs de fonds. Vous pouvez aussi remettre à vos partenaires des copies papier des tableaux, et leur demander de les compléter pour vous.

d. Associez le CCIA à la totalité du processus. Une participation initiale accrue du CCIA facilitera l’élaboration du PVF.

e. Lors de l’élaboration des projections de financement futur, recherchez et étudiez d’autres possibilités de financement.

f. Collectez l’information pour l’année de référence (avant l’intervention du Fonds mondial pour les vaccins – FMV), l’année actuelle (année avec l'appui du Fonds mondial pour les vaccins – FMV), et toutes les années de vos projections de besoins en ressources couvrant les deux périodes – années restantes avec l'appui du FMV et la période post-FMV.

g. Reportez-vous aux deux feuilles de calcul du financement pour évaluer le financement passé et le financement futur requis pour couvrir les coûts projetés.

9. Une fois collectées, toutes les informations relatives au financement doivent être saisies dans les feuilles de calcul « PVF S.3 – Financement Passées » et « PVF S.4 – Proj. du Financement ». Vous devez veiller, dans ce dernier fichier, à évaluer les risques de financement.

10. Effectuez une seconde analyse des résultats et déterminez s’il y a lieu d’en revérifier certains. Examinez les feuilles de calcul « Indicateurs », « Analyse des écarts » et « Graphiques ». Une fois que les résultats auront été vérifiés en vue de déceler d’éventuelles erreurs, ce fichier devra être enregistré en tant que scénario de référence. Ce fichier doit impérativement être conservé, car il contient les informations de base sur les coûts, le financement et l’analyse des écarts.

11. L’équipe peut, à partir de ces scénarios de référence, créer d’autres scénarios pour évaluer l’impact potentiel d’une modification des objectifs du PNV sur les besoins en ressources, le financement et les écarts. En créant de nouveaux fichiers de scénarios, vous pouvez modifier les paramètres de la feuille « Entrée des Données » (par exemple, les taux de pertes de vaccins ou les taux de couverture) et déterminer dans quelle mesure ils influent sur le total des besoins en ressources. De même, vous pourrez tester différents scénarios et options de financement en utilisant la feuille de calcul « PVF S.4 – Proj. du Financement ».

12. Travaillez avec tous les partenaires du PNV pour évaluer et interpréter les résultats. Cette étape est importante, car elle permet de définir les stratégies de réduction des coûts, d'amélioration de l'efficacité et de mobilisation de ressources supplémentaires pour le PNV. Elle vous aidera en outre à faire le lien entre les Sections 3 et 4 et la Section 5 (« Stratégie de financement viable, actions et indicateurs »). Vous devrez, notamment, déterminer s’il y a lieu de d’adapter les objectifs définis dans la Section 2 du PVF. L’équipe devra poursuivre le processus jusqu’à ce que chacun de ses membres soit convaincu que la projection la plus apte à favoriser la réalisation des objectifs et la viabilité financière a été élaborée.

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[3] Concepts, méthodes et termes importants

3.1 – Information requise et information facultative

Avant d’expliquer en détail quelles sont les informations requises et les informations facultatives pour les Sections 3 et 4 de votre PVF, nous vous encourageons à prendre connaissance du Guide PVF (Lignes directives pour la préparation d’un PVF d’un programme national de vaccination).

Comme cela est expliqué dans les Directives, les pays sont tenus d’évaluer les coûts, le financement et les besoins en ressources de tous les postes spécifiques à la vaccination. Tous les postes qui sont partagés avec le PNV – personnel, transport et immobilier – sont facultatifs. Toutefois, nous vous recommandons vivement de les évaluer, pour des raisons diverses qui sont expliquées ci- dessous.

Quelle est la différence entre un coût spécifique à la vaccination et un coût partagé ? Les coûts spécifiques à la vaccination comprennent la valeur des éléments qui sont spécifiquement utilisés pour le PNV. Autrement dit, ils sont entièrement consacrés à la vaccination. Les coûts récurrents spécifiques à la vaccination englobent généralement les vaccins, le matériel d’injection, le personnel travaillant à temps plein pour le PNV (y compris, les campagnes de vaccination et la stratégie avancée), les coûts du transport encourus par le PNV (par exemple, carburant, entretien des véhicules appartenant au PNV), les activités de formation, la mobilisation sociale, la surveillance… Les coûts en capital spécifiques à la vaccination comprennent les véhicules et l’équipement de la chaîne du froid utilisés spécifiquement pour le PNV, ainsi que d’autres éléments utilisés uniquement par le programme (par exemple, un incinérateur pour la gestion des déchets) Une liste complète de ces éléments et les définitions correspondantes sont données dans l’Annexe II (Glossaire) de ce Guide.

Les coûts partagés représentent la valeur des postes qui ne sont pas spécifiques au PNV et qui sont utilisés par différents programmes ou activités dans le secteur de la santé – ces coûts ne sont pas entièrement affectés à la vaccination. Par exemple, un infirmier travaillant dans un dispensaire de district peut fournir des services de vaccination et des services curatifs et préventifs. Seule une partie du salaire de cet infirmier peut être imputé à la vaccination. De même, un véhicule dans un dispensaire de district (par exemple, un véhicule tout-terrain) peut être utilisé par du personnel travaillant pour des programmes autres que la vaccination (paludisme, tuberculose…). Par conséquent, seule une partie du carburant et des frais d’entretien de ce véhicule sera prise en charge par le PNV. Il est donc difficile de faire la part des coûts à attribuer au PNV. Ces coûts sont des coûts partagés. L’utilisation des véhicules et les bâtiments sont d’autres coûts partagés types.

En outre, les estimations relatives aux coûts, au financement et aux besoins en ressources doivent être faites pour un ensemble donné d’années et de périodes.

Éléments requis :

Des informations spécifiques à la vaccination et relatives aux coûts et au financement passés sur au moins deux ans doivent être données à la Section 3 du PVF – soit, l’année précédant le soutien de GAVI et du Fonds mondial pour les vaccins et une année (de préférence deux) après avoir reçu le soutien. Ces deux années se situent probablement entre 2001 et 2003 et sont appelées année avant l'appui du FMV (l'année de référence) et l'année avec appui du FMV (la terminologie est définie dans les sections suivantes et dans l’Annexe II).

L’analyse de l’année précédant le soutien de GAVI et du Fonds mondial pour les vaccins et de la suivante permettra de mieux comprendre les répercussions de ce nouveau soutien (principalement à travers l’introduction de nouveaux vaccins) sur votre PNV, et l’ampleur des défis financiers à surmonter pour assurer la viabilité du programme (ceux-ci sont traités dans la Section 4).

La Section 3 du document relatif au PVF doit comprendre une analyse écrite détaillée des données et des résultats, laquelle doit être étayée par des indicateurs et des graphiques. Les résultats des feuilles de calcul « PVF S.3 – Coûts Passées », « PVF S.3 – Financement Passées », « Indicateurs » et « Graphiques » de l’Outil vous aideront à préparer l’analyse écrite. Vous

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trouverez de plus amples informations sur les données à inclure dans la Section 3 dans le Guide PVF (Lignes directives pour la préparation d’un PVF d’un programme national de vaccination).

Des informations spécifiques à la vaccination et relatives aux besoins en ressources, au financement et aux écarts sur deux périodes spécifiques doivent être données à la Section 4 du PVF. La première période englobe les années restantes (à partir de 2004) pendant lesquelles votre PNV bénéficiera du soutien accordé pour une durée de cinq ans par GAVI et par le Fonds mondial pour les vaccins. Le nombre d’années restantes – appelées années FMV restantes – dépendra de la manière dont votre pays a décidé d’échelonner et/ou de réduire progressivement le soutien accordé par GAVI et le Fonds mondial. Nous vous conseillons de consulter toute la documentation pertinente de GAVI afin de connaître le montant exact du financement attribué et de déterminer la façon dont il sera utilisé pendant les années restantes du soutien de GAVI et du Fonds mondial (la terminologie est définie dans les sections suivantes et dans l’Annexe II).

Exemple graphique des projections de financement futur et des différentes années et périodes FMV

$900 $800 $700 $600 Gap $500 Other donors GAVI-VF $400 Government $300 $200 $100 $-
$900
$800
$700
$600
Gap
$500
Other donors
GAVI-VF
$400
Government
$300
$200
$100
$-
Années FMV restantes
Période post-FMV
2001 (Pre VF Year)
2002
2003 (VF Year)
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011

Période FMV (2002 – 2009)

La seconde période est appelée période post-FMV. Elle doit couvrir les deux ou trois années suivant la fin du soutien actuel de GAVI et du Fonds mondial (la terminologie est définie dans les sections suivantes et dans l’Annexe II).

Dans tous les cas, les années FMV restantes et la période post-FMV se situeront entre 2004 et 2013. Bien que l’Outil ait été adapté de façon à couvrir la période allant jusqu’en 2013, les pays ne sont pas tenus de faire des projections jusqu’en 2013. Le nombre d’années après 2004 pour lesquelles vous devez élaborer des projections est déterminé par les années FMV restantes et la période post-FMV. Ces années et cette période sont spécifiques à votre pays et varient d’un pays à l’autre. L’équipe chargée du PVF doit en tenir compte lorsqu’elle utilise l’Outil.

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La Section 4 du document relatif au PVF doit comprendre une analyse écrite des données et des résultats, laquelle doit être étayée par des indicateurs et des graphiques. Les résultats des feuilles de calcul « PVF S.4 – Proj. des Ressources », « PVF S.4 – Proj. du Financement », « Analyse des écarts », « Indicateurs » et « Graphiques » de l’Outil vous aideront à préparer cette analyse. Vous trouverez de plus amples informations sur les données à inclure dans la Section 4 dans le Guide PVF (Lignes directives pour la préparation d’un PVF d’un programme national de vaccination).

Éléments facultatifs (mais vivement recommandés) :

Étant donné qu’il est relativement difficile de collecter des informations sur les éléments partagés d’un programme et que ceux-ci ne sont pas liés à un financement spécifiquement attribué au PNV (les éléments spécifiques à la vaccination jouant un rôle prépondérant dans l’élaboration du PVF), l’estimation des éléments partagés est facultative. En outre, nombre de coûts partagés (par exemple, personnel et bâtiments) sont financés en dehors du PNV, et les éléments en question ne sont pas aussi vulnérables aux fluctuations du financement que les vaccins et d’autres éléments spécifiques au programme.

Les éléments partagés sont relativement importants dans la plupart des pays. Les pays sont donc encouragés à les inclure dans les calculs, même s’ils constituent une information facultative. Ils disposeront ainsi d’estimations de coûts et de besoins en ressources plus précises.

Si vous excluez de votre programme les éléments partagés, votre analyse :

(a) sous-estimera le montant réel de la contribution du gouvernement au PNV, nombre

d’éléments partagés étant financés par les ressources nationales (notamment, les coûts du

personnel), et

(b) sous-estimera le coût total/les besoins en ressources de votre PNV si d’autres éléments, tels

que les véhicules, sont fréquemment partagés avec d’autres.

L’Outil permet aux pays de calculer les éléments partagés dans leur programme. La méthode utilisée pour séparer la portion partagée d’un élément donné est appelée répartition des coûts et consiste à ventiler les éléments partagés en fonction du pourcentage de temps consacré à la vaccination. Cette méthode est expliquée plus en détail dans la Partie 4 de ce Guide.

3.2 – Quelle est la différence entre un coût et un besoin en ressource ?

Il est important de faire la distinction entre un coût et un besoin en ressource. L’expression « projection de coût » est souvent utilisée comme si elle était synonyme de « besoin en ressource », ce qu’elle n’est pas. Généralement parlant, les coûts sont associés à une analyse rétrospective (et actuelle), tandis que les besoins en ressources sont associées à une analyse prospective de projections futures.

Dans le PVF, la distinction entre le concept d'un « coût » et l’expression « besoin en ressource » est faite dans la manière dont les biens en capital sont traités. Les coûts en capital reflètent les éléments qui ne sont pas consommés ou remplacés dans une année ou moins (par exemple, un véhicule ou l’équipement de la chaîne du froid). Dans la plupart des cas, le traitement des éléments récurrents est le même que l’on fait référence aux coûts ou aux besoins en ressources. Toutefois, quelques différences relatives au calcul des vaccins sont mentionnées dans la Partie 4.2 de ce Guide.

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Quelle est la différence entre un coût en capital et un coût récurrent ? Un coût en capital est le coût d’un bien dont la durée de vie utile est de plus d’un an. Autrement dit, il s’agit des biens d’un PNV qui ne sont pas consommés ou remplacés chaque année. Les catégories de coût en capital utilisées dans le PVF sont notamment les suivantes : véhicules, équipement de la chaîne du froid et autres équipements spécifiques à la vaccination (par exemple, un incinérateurs pour la destruction du matériel d'injection). La méthode préconisée pour le traitement des coûts en capital est celle de l’amortissement linéaire – la valeur du nouvel équipement est divisée par le nombre d’années de vie utile.

Un coût récurrent est le coût d’un bien qui sera consommé ou remplacé dans une année ou moins. Les catégories de coûts récurrents utilisées dans le PVF sont notamment les suivantes : vaccins, matériel d’injection, le salaire du personnel, transport, entretien et frais généraux, formation, mobilisation sociale/IEC, contrôle et surveillance. Vous trouverez dans l’Annexe II (Glossaire) de ce Guide une définition précise de ces catégories de coûts.

L’emploi du terme coûts ou projections de coûts implique que la valeur d’un bien d’équipement est amortie sur la durée de vie de celui-ci – appelée années de vie utile (AVU). Autrement dit, la valeur du bien d’équipement est répartie sur le nombre d’années pendant lesquelles celui-ci sera utilisé et convertie en un équivalent annuel. Quand le bien sera plus ancien que sa durée de vie utile, il sera entièrement amorti. Cela signifie qu’il n’aura plus aucune valeur financière.

Pour simplifier les calculs, une durée de vie utile standard est recommandé dans le PVF – 5 ans pour les véhicules, la chaîne du froid et autres, et 25 ans pour les bâtiments. Si un bien (par exemple, un véhicule) qui a plus de 5 ans continue d’être utilisé par le programme, il est considéré qu’il est entièrement amorti et a une valeur financière de 0. Il est en outre considéré que le véhicule en question devrait être remplacé.

Le fait d’amortir les biens d’équipement lors de l’estimation et de la projection des coûts présente deux avantages. Le premier est que la valeur de ces biens peut être ajoutée aux coûts récurrents/projections de coûts en vue d’une estimation exacte du total des coûts annuels – les éléments récurrents sont ceux qui seront consommés ou remplacés dans une année ou moins (par exemple, vaccins, salaires et autres). Le second est que des indicateurs importants de coûts peuvent être calculés et que l’on dispose d’indicateurs comparables dans le temps (par exemple, variations du coût du PNV par habitant, du coût par enfant complètement vacciné ou du coût en % du PIB). C’est en raison de ces avantages que la méthode des coûts est utilisée pour la Section 3 du PVF.

Toutefois, le PVF visant aussi à évaluer le volume des ressources financières qu’il faudra mobiliser chaque année pour que le PNV atteigne ses objectifs, et à déterminer qui financera ces besoins dans le temps, la méthode des coûts qui est décrite ci-dessus présente certaines limitations. Supposons que vous deviez acheter 10 nouveaux réfrigérateurs pour la chaîne du froid l’an prochain. S’il est vrai que ces 10 réfrigérateurs seront utilisés pendant plusieurs années, vous devrez néanmoins mobiliser la totalité des fonds l’an prochain pour les acquérir. Si vous adoptez la méthode des coûts, vous sous-estimerez les besoins financiers réels l’année en question. C’est la raison d’être de la méthode des besoins en ressources utilisée dans la Section 4.

L’emploi de l’expression besoins en ressources (ou ressources nécessaire) implique que la totalité du coût de l’acquisition de nouvelles unités de biens d’équipement est prise en compte. Les équipements existants ayant déjà été payés, la méthode des besoins en ressources est des plus utiles pour déterminer le montant exact du financement à mobiliser chaque année. Cette approche permet d’établir des comparaisons entre les besoins en ressources et les besoins en financement et de déterminer comment concilier ces deux éléments importants d’un PNV pour réduire les écarts financiers.

Note importante L’Outil est conçu de façon que les coûts, les projections de coûts et les besoins en ressources soient calculés. Les coûts passés sont calculés pour la Section 3 (et saisis dans la feuille « PVF S.3 – Coûts Passées »), tandis que les besoins en ressources sont calculées pour la Section 4 (et saisis dans la feuille » PVF S.4 – Proj. des Ressources »). La feuille de calcul « Indicateurs » contient les coûts passés et futurs imputables au PNV. Des indicateurs comparables sont ainsi calculés pour les analyses et les comparaisons annuelles entre le passé et le futur.

12

3.3 – Quelles sont les méthodes de base utilisées ?

L’Outil utilise trois méthodes pour évaluer les coûts et projeter les besoins en ressources d’un PNV.

La première méthode est connue sous le nom d’approche par ingrédients. Dans ce cadre, la valeur d’un élément est basée sur les quantités, le prix unitaire et le pourcentage d’utilisation pour la vaccination – les ingrédients.

Étant donné que les vaccins, le matériel d’injection, le personnel, les transports, les véhicules et l’équipement de la chaîne du froid constitueront l’essentiel des coûts/besoins en ressources de votre PNV (au moins 80% du total), il est impératif de les évaluer avec précision. Sinon, de petites inexactitudes dans les estimations pourraient conduire à une forte surestimation ou sous- estimation du total des coûts/des besoins en ressources.

Les formules suivantes sont utilisées pour calculer ces éléments :

(1) Coûts – pour la Section 3

Récurrents (RCx, Yi) = quantités existantes (RCx, Yi) x prix USD (RCx, Yi) x % utilisation pour

le PNV (RCx, Yi)

Capital (CCx, Yi) = [quantités existantes (CCx, Yi) x prix USD (CCx, Yi) ] / AVU (CCx, Yi) x % utilisation pour le PNV (CCx, Yi)

Coût total = somme de tous les coûts récurrents + somme de tous les coûts en capital

(2) Besoins en ressources – pour la Section 4

Récurrentes (RCx, Yi) = quantités futures nécessaires (RCx, Yi) x USD (prix (RCx, Yi) x ) x % utilisation pour le PNV (RCx, Yi)

%

Capital (CCx, Yi) = quantités futures nécessaires (CCx, Yi) x

(prix USD (CCx, Yi) x ) x

utilisation pour le PNV (CCx, Yi)

Total besoins en ressources = somme de tous les besoins en ressources récurrentes + somme de tous les besoins en ressources en capital

(3) Projections de coûts – pour les comparaisons entre les Sections 3 et 4

 

Récurrent (RCx, Yi) = quantités futures nécessaires (RCx, Yi) x (prix USD (RCx, Yi) x ) x % utilisation pour le PNV (RCx, Yi)

Capital (CCx, Yi) = [ (existant + quantités futures nécessaires (CCx, Yi) ) x (prix USD (CCx, Yi) x )] / AVU (CCx, Yi) x % utilisation pour le PNV (CCx, Yi)

Total projections de coûts = somme de toutes les projections de coûts récurrents + somme de toutes les projections de coûts en capital

Soit :

RCx

= catégorie x de coût récurrent

CCx

= catégorie x de coût en capital

Yi = année i = inflation

13

Quels taux d’inflation et taux de change devez-vous utiliser ? L’inflation a trait à l’augmentation des prix dans le temps. Les coûts/besoins en ressources peuvent donc progresser avec le temps, en raison d’une hausse des prix plutôt que d’une augmentation de la quantité ou de la qualité des éléments achetés (par exemple, l’augmentation des prix du carburant augmentera le coût du transport). Les estimations finales relatives aux coûts/besoins en ressources étant indiqués en USD (bien que l’Outil vous permette de saisir les prix en monnaie locale), un taux d’inflation standard de 2% est recommandé. Ce taux est fondé sur une inflation moyenne des prix à la consommation aux États-Unis (entre 1993 et 2003) et représente la meilleure estimation de l’inflation des prix. Le taux de change de l’USD retenu pour l’Outil doit être basé sur les chiffres publiés en vigueur dans votre pays. Il doit être saisi dans la section « Informations de Références » de la feuille « Entrée des Données ». L’Outil suppose que le taux de change est constant pendant la période de projection. Le taux de change de l’USD peut être obtenu auprès du Ministère des finances ou de la Banque centrale ou encore des bureaux de la Banque mondiale et du FMI.

La deuxième méthode utilisée par l’Outil évalue les coûts et les besoins en ressources de certaines catégories d’éléments, sur la base de quelques règles empiriques convenues. L’évaluation s’effectue automatiquement dans l’Outil et s’applique au matériel d’injection et à l’entretien de la chaîne du froid et des véhicules de la manière suivante :

Dans le cas du matériel d’injection, une approche fondée sur les pratiques de vaccination pour chaque antigène et sur le nombre de doses de vaccin administrées reflète de manière adéquate l’utilisation des ressources. Par exemple, une dose de vaccin contre la rougeole requiert une seringue autobloquante, une seringue de mélange pour reconstituer le contenu d’un flacon 10 doses, et une portion d’une boite de sécurité pour l’élimination des seringues utilisées. Un coût approximatif des fournitures par dose de vaccin contre la rougeole administrée peut être calculé en utilisant les coûts unitaires de chacune de ces fournitures d’injection. Les besoins en ressources pour le matériel d’injection sont calculés selon la même règle empirique et sur la base des doses projetées de chaque vaccin du calendrier vaccinal.

Pour l’entretien de la chaîne du froid, les coûts/besoins en ressources probables sont évalués en appliquant un pourcentage défini du coût en capital de l’équipement. L’Outil recommande d’appliquer un taux de 5%, mais ce taux peut être modifié. Des explications plus détaillées à ce sujet sont données dans la Partie 4 de ce Guide.

Pour l’entretien des véhicules, les coûts/besoins en ressources sont évalués en appliquant un pourcentage défini du coût du carburant. Le carburant pour les véhicules est probablement l’élément le plus important des transports et une donnée pour laquelle des registres relativement fiables existent. En fondant le pourcentage défini sur le carburant plutôt que sur le coût en capital de cet équipement, on prend en considération l’utilisation des véhicules (une plus forte consommation de carburant implique une plus grande utilisation et donc des besoins plus importants en entretien). L’Outil recommande d’appliquer un taux de 15%, mais ce taux peut être modifié. Des explications plus détaillées à ce sujet sont données dans la Partie 4 de ce Guide.

Les méthode des ingrédients, ou règles empiriques, ne sont pas utilisés pour les autres catégories d’éléments d’un PNV (par exemple, formation, mobilisation sociale, information/éducation /communication, surveillance et autres). Ces éléments n’étant pas des inducteurs de coût majeurs dans les programmes de vaccination, leur estimation précise revêt une importance moindre. Des approximations peuvent être faites sur la base des dépenses affectées à ces éléments dans le passé et sont susceptibles de donner des estimations aussi précises que celles qui seraient obtenues en utilisant la méthode, plus complexe, des ingrédients. L’avantage de cette méthode, la troisième de l’Outil, est que les données à fournir sont moins nombreuses.

Tableau succinct des méthodes utilisées dans l’Outil

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Nom de la méthode

Méthodologie

Éléments

Approche des

Quantités x prix x % utilisé pour la vaccination

Vaccins, personnel, transport, véhicules, équipement de la chaîne du froid

ingrédients

Règles empiriques

Pratiques vaccinales; % fixe de la valeur de l’équipement de la chaîne du froid; % fixe des coûts du carburant

Matériel injection, entretien de la chaîne du froid, entretien des véhicules

Dépenses passées

Montant global des dépenses

Formation, mobilisation sociale, information/éducation/communication, surveillance et autres

3.4 – Quelques différences et limitations méthodologiques

Vaccins

Il y a lieu de prendre note, pour le calcul des vaccins, de légers écarts par rapport à la méthodologie de base. Ces écarts touchent à des différences de raisonnement entre les coûts passés (Section 3) et l’estimation des besoins en ressources futurs (Section 4).

La méthode utilisée pour évaluer les coûts passés des vaccins se fonde sur la quantité de vaccins fournis une année donnée et le nombre de vaccins qui ont été administrés. La quantité fournie par type de vaccin (Q fournie ) est calculée selon la formule suivante :

Q Z utilisée = (Q Z reçue + Q Z stock initial ) - (Q Z stock en fin d'année )

Exemple :

soit z = DTC, rougeole, VPO…

 

Stock au début de l’année

Quantités fournies

Stock à la fin de l’année

Quantités

Vaccins

pendant l’année

utilisées

 

Doses

Doses

Doses

Doses

Rougeole

5

000

100

000

10

000

95

000

DTC

2

000

85 000

12

000

75

000

BCG

10

000

135

000

20

000

125

000

VPO

15

000

250

000

150 000

115

000

Le coût des vaccins est calculé en multipliant les quantités fournies (Q fournies ) par le prix unitaire d’un vaccin donné (P). Par exemple, le coût du DTC fourni en flacons 10 doses est le suivant :

Coût DTC (10) = Q DTC (10) fourni x

P DTC(10)

L’avantage de cette méthode est que les pertes de vaccins sont implicitement prises en compte et peuvent être calculées sur la base des mêmes données en utilisant la formule suivante :

Taux de pertes Z = (doses fournies Z - doses administrées Z ) / doses fournies Z

Soit z = DTC, rougeole, VPO…

x 100

Par ailleurs, la méthode utilisée pour prévoir les besoins en ressources en vaccins est fondée sur les objectifs de couverture, les objectifs en matière de taux de pertes, les prix unitaires et la taille de la population cible.

Q Z nécessaire = (enfants survivants x objectif de couverture Z ) x doses dans le calendrier x pertes

Coût Z = Q Z nécessaire

x

P Z

Le prix du vaccin (P Z ) est constant pour l’ensemble de la période de prévision.

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Note importante Compte tenu des recommandations formulées par le Conseil d’administration de GAVI, les prévisions en matière de vaccins multidoses (DTC, VPO…) doivent être faites sur la base de la première dose et non de la troisième. L’Outil vous demandera de préciser les objectifs de couverture pour le DTC-1, VPO-1, DTC-HepB-1…

Bien en capital

Les biens d’équipement comme les véhicules et la chaîne du froid étant achetés une année, mais utilisés pendant plusieurs années jusqu’à ce qu’il soit nécessaire de les remplacer (années de vie utile), sont traités différemment dans les Sections 3 et 4 du PVF.

Les différentes méthodes utilisées pour calculer les coûts en capital dans le PVF et l’Outil ont été expliquée dans la Partie 3.1 ci-dessus, où les différences entre les termes coûts, projections de coûts et besoins en ressources sont décrites.

En résumé, la Section 3 du PVF est consacrée aux coûts passés. La valeur des biens d’équipement est donc convertie en un équivalent annuel. Il y a plusieurs façons de procéder. La méthode de l’amortissement linéaire est utilisée dans le PVF et l’Outil pour obtenir le coût financier annuel du bien d’équipement. Cela signifie simplement que la valeur du bien est divisée par le nombre total d’années de vie utile pour obtenir un équivalent annuel. Par exemple, le coût financier annuel d’un véhicule acheté au prix de 20 000 USD et utilisé pendant 5 ans avant d’être remplacé est de 4 000 USD (20 000/5). Faute d’amortir la valeur des éléments d’une durée de vie supérieure à un an, vous aurez sans doute une vue déformée du coût annuel moyen à long terme de votre programme. Tel sera le cas si vous considérez le coût total de votre PNV l’année où d’importants investissements ont été réalisés dans de nouveaux véhicules et équipements.

La Section 4, par ailleurs, a trait aux besoins en ressources chaque année du programme, qu’il s’agisse ou non d’éléments qui dureront un an ou plus. La logique est qu’il a fallu acquérir ces éléments à un moment donné et que les besoins en ressources doivent concorder avec le financement correspondant. On peut ainsi déterminer, par le biais du PVF, le volume des ressources financières à mobiliser chaque année pour atteindre les objectifs du PNV et de savoir qui financera ces besoins dans le temps.

3.5 – Quels autres termes et concepts clés devez-vous connaître ?

Quelques autres termes importants doivent être connus. Vous en trouverez la liste complète dans l’Annexe II de ce Guide. Nous vous conseillons de vous reporter aussi souvent que nécessaire à cette annexe terminologique et de vous assurer que vous êtes entièrement au fait des besoins en information.

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[4] Utiliser l’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers

Une vue d’ensemble de l’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers est donnée dans la Partie 1 de ce Guide. L’Outil peut sembler ingérable à première vue, car il contient de nombreuses feuilles de calcul liées les unes aux autres. Heureusement, vous ne devez saisir des données que dans trois de ces feuilles de données :

La feuille « Entrée des Données », le plus important, est celui où doivent être saisies toutes les données nécessaires pour calculer les coûts passés/futurs et projeter les besoins en ressources de votre PNV.

Les feuilles de calcul « PVF S.3 – Financement Passées » et « PVF S.4 – Proj. du Financement », les plus importantes, sont celles où doivent être saisies les données relatives au financement nécessaires pour calculer le financement passé/futur ainsi que les écarts financiers futurs.

Veillez à toujours utiliser la version la plus récente de l’Outil que vous trouverez sur le site Internet: www.gaviftf.org ou obtiendrez en envoyant un message électronique au Représentant du Groupe Régional de Travail (Regional Working Group).

4.1 – Vue d’ensemble de la feuille « Entrée des Données »

La feuille « Entrée des Données » comporte les dix sections suivantes :

0. – Information de Référence

1. – Vaccins et matériel d’injection

2. – Personnel

3. – Véhicules et coûts du transport

4. – Équip. chaîne du froid et maintenance

5. – Bâtiment et frais généraux liés

6. – Campagnes de vaccination

7. – Autres coûts récurrents

8. – Autres coûts en capital

9. – Autres coûts non couverts ailleurs

Chaque section contient une série de tableaux de données que vous devez remplir. Chacune de ces sections est décrite de façon très détaillée dans la Partie 4.2 ci-dessous. Quelques conseils généraux sur cette feuille de calcul sont donnés ci-après.

Années Suffisamment de données et d’informations doivent être fournies pour que l’Outil fonctionne comme il le faut. Il est capital de fournir des données complètes et détaillées pour au moins deux des années suivantes : 2001, 2002 et/ou 2003. Nous vous recommandons de fournir l’information pour les trois années, car cela affinera les estimations relatives aux besoins en ressources. Si l’information est partielle, certains calculs ne seront pas effectués ou donneront des résultats incomplets.

Navigation rapide Des liens placés au début de la feuille de calcul vous permettent de naviguer facilement entre les différentes sections. Chaque section comporte un lien de retour. Ces liens visent à faciliter la navigation dans cette feuille de calcul, à la fois longue et complexe.

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FEUILLE D'ENTRÉE DES DONNEES

Navigation Rapide

0. - Information de Référence 1. - Vaccins et Matériel d'Injection 2. - Personnel 3.
0. - Information de Référence
1. - Vaccins et Matériel d'Injection
2. - Personnel
3. - Véhicules et Coûts du Transport

4. - Équipement de la Chaîne du Froid et Maintenance

5. - Bâtiment et Frais Généraux 6. - Campagne de Vaccination 7. - Autres Coûts
5. - Bâtiment et Frais Généraux
6. - Campagne de Vaccination
7. - Autres Coûts Récurrents
8. - Autres Coûts en Capital

9. - Autres Coûts Non Spécifiés Ailleurs

Codage couleur et protection des cellules Les données numériques doivent être saisies dans les cellules de couleur blanche des tableaux de la feuille « Entrée des Données ». Ces cellules sont facilement reconnaissables. Vous constaterez, toutefois, que d’autres cellules ont une couleur indicative, à savoir :

Codage couleur des cellules du classeur «Données»

Saisie de texte: Codage couleur des cellules du classeur «Données» Saisie de chiffres Menu déroulant Oui / Non

Saisie de chiffresdes cellules du classeur «Données» Saisie de texte Menu déroulant Oui / Non Cellules contenant des

Menu déroulant Oui / Nondu classeur «Données» Saisie de texte Saisie de chiffres Cellules contenant des formules Cellules où aucune

Cellules contenant des formulesSaisie de texte Saisie de chiffres Menu déroulant Oui / Non Cellules où aucune information ne

Cellules où aucune information ne doit être saisieMenu déroulant Oui / Non Cellules contenant des formules Cellule contenant des conseils, notes su r

Cellule contenant des conseils, notes sur les méthodes et autres informations r les méthodes et autres informations

Cellules contenant des informations importantes que usagers doivent lire importantes que usagers doivent lire

Protection de l’Outil

Compte tenu de la complexité des liens et des formules, cet Outil est très sensible aux changements de format (insertion/suppression de cellules, de lignes ou de colonnes) et à l’édition (couper, copier et coller de l’information de différentes sources). Quelques mesures de protection ont donc été prises pour protéger l’Outil contre tout dommage lié à des changements de format/à l’édition.

La première mesure de protection consiste à désactiver la fonction « Coller » standard du logiciel Excel. Le fait de coller directement dans l’Outil des informations copiées dans d’autres sources (par exemple, d’autres feuilles de calcul) peut supprimer des liens, des calculs et des formules essentiels et entraîner des erreurs susceptibles de réduire à néant vos efforts et d’endommager l’Outil.

Protéger l’Outil Pour protéger votre travail et l’Outil contre tout dommage ou toute perte d’information, veuillez exécuter le programme de protection de l’Outil et toujours utiliser la fonction Collage spécial, option Valeurs, d’Excel si vous devez coller dans l’Outil des données copiées dans un fichier différent.

Pour désactiver la fonction « Coller » standard, vous devez activer la protection de l’outil. Il vous suffit, pour cela, de cliquer sur le bouton « Run Tool Protection » (Exécuter la protection de l’Outil) dans la feuille « Entrée des Données ».

WARNING - TOOL PROTECTION

WARNING - TOOL PROTECTION

When you are entering data into this sheet, please run the protection

When you are entering data into this sheet, please run the protection

by clicking on the button below.

by clicking on the button below.

Run Tool Protection

Run Tool Protection

Note that this protection will be applied to all open Excel workbooks.

Note that this protection will be applied to all open Excel workbooks.

Therefore, if you need to copy and paste information from the Tool to

Therefore, if you need to copy and paste information from the Tool to

another location (e.g. your results) you will need to undo the tool protection

another location (e.g. your results) you will need to undo the tool protection

by clicking on the button below.

by clicking on the button below.

Undo Tool Protection

Undo Tool Protection

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Nous vous recommandons d’utiliser cette fonction pendant tout le processus de saisie des données dans la feuille « Entrée des Données ».

Si la protection est désactivée et que vous souhaitez coller dans l’Outil des données provenant d’une autre source, veuillez utiliser la fonction Collage spécial. Cette fonction peut être activée à partir du menu Edition d’Excel.

peut être activée à partir du menu Edition d’Excel. La seconde mesure de protection est que

La seconde mesure de protection est que les cellules et les feuilles de calcul sont verrouillées afin que vous ne puissiez pas supprimer des lignes ou des colonnes, ce qui compromettrait l’intégrité de l’Outil, qui pourrait être endommagé. Si vous tentez d’effacer ou de modifier la feuille de calcul, le message suivant apparaîtra :

la feuille de calcul, le message suivant apparaîtra : Cependant, vous pouvez toujours insérer de nouvelles

Cependant, vous pouvez toujours insérer de nouvelles feuilles de calcul dans l’Outil pour effectuer des calculs, analyser les données ou créer d’autres graphiques.

Cellules cliquables Vous trouverez, à côté des tableaux de la feuille « Entrée des Données » des encadrés textuels de couleur jaune. Ceux-ci contiennent des informations utiles sur les tableaux et la manière de les remplir. Vous trouverez aussi des cellules cliquables comme celles qui sont présentées ci-dessous :

cliquables comme celles qui sont présentées ci-dessous : (Click on Cell) Note on Budget Support Note

(Click on Cell)

Note on Budget Support

Note on Pooled Funds

Note on World Bank Loans

(Click on Cell)

Method Note 1

Method Note 2

19

(Click on Cell)
(Click on Cell)

Data Source TipLoans (Click on Cell) Method Note 1 Method Note 2 19 (Click on Cell) (Click on

(Click on Cell) Please Read - 2
(Click on Cell)
Please Read - 2

Please Read - 1Loans (Click on Cell) Method Note 1 Method Note 2 19 (Click on Cell) Data Source

Une fenêtre contextuelle apparaîtra lorsque vous cliquerez sur (ou sélectionnerez) la cellule de couleur. Veuillez en lire attentivement le contenu.

Devise et inflation À partir de la section 2 de la feuille « Entrée des Données », il vous sera demandé, dans chaque section, de préciser si les prix et les montants sont indiqués en monnaie locale ou en USD. Une option déroulante Oui et Non est prévue à cette fin. Veuillez noter que vous ne pouvez pas mélanger les deux – c’est-à-dire, saisir certains prix ou valeurs en monnaie locale et d’autres en USD. Choisissez « Y » si vous souhaitez saisir les prix et les montants (par exemple, salaires, indemnités journalières, prix des véhicules ou équipement de la chaîne du froid) en monnaie locale. Les conversions en dollars se feront automatiquement dans les calculs, de telle sorte que les résultats seront affichés en USD. Choisissez « N », si les prix et valeurs sont indiqués en USD, auquel cas ils ne seront pas convertis.

Il vous sera en outre demandé d’indiquer le taux de l’inflation. La valeur par défaut recommandée est de 2%.

Les encadrés relatifs à la devise utilisée et au taux d’inflation se présentent de la manière suivante :

Valeurs saisies en monnaie locale?

N

(Entrer N pour les prix en USD) (Valeur recommandée: 2%)

Entrer le taux d’inflation pour les prévisions futures

2%

Une fenêtre contextuelle apparaîtra lorsque vous cliquerez sur (ou sélectionnerez) la cellule de couleur. Veuillez en lire attentivement le contenu.

Totaux ou quantités moyennes Les données relatives à l'effectif du personnel, au nombre de véhicules et aux unités d’équipement de la chaîne du froid devant être fournies par niveau administratif (niveau central, provinces, districts et centres de santé), les sections 2, 3 et 4 de la feuille « Entrée des Données » contiennent des tableaux de données ventilées par niveau administratif.

Suivant la disponibilité des données dans votre pays, vous pouvez indiquer le nombre total ou moyen d’employés, de véhicules et d’unités d’équipement de la chaîne du froid par niveau administratif. Une case d’options a été prévue à cet effet. Elle se présente de la manière suivante :

Utilisation d’un nb. moyen de véhicules par échelon sous-administratif ? N
Utilisation d’un nb. moyen de véhicules par échelon sous-administratif ?
N

(Entrer O si le nb moyen par échelon administratif est indiqué dans le tableau. Sinon, entrer N)

Choisissez « Y » si vous indiquez le nombre moyen d’employés, de véhicules et d’unités d’équipement de la chaîne du froid par niveau administratif. Sinon, choisissez « N » et veillez à saisir les totaux dans les tableaux de données.

Des explications plus détaillées sur la manière de travailler avec les quantités totales ou moyennes sont données dans la Partie 4.2 ci-dessous.

Données facultatives Comme cela est expliqué dans la Partie 3.1 ci-dessus et dans le Guides PVF, les pays sont tenus d’évaluer les coûts, le financement et les besoins en ressources de tous les éléments spécifiques à la vaccination. Ces informations sont facultatives dans le cas des éléments qui sont partagés avec d’autres programmes de santé. Cependant, nous vous recommandons vivement d’évaluer les éléments partagés.

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Les coûts partagés du personnel (Section 2) et des véhicules (Section 3) sont présentés en indiquant le pourcentage de temps que le personnel et les véhicules qui ne sont pas entièrement affectés au PNV consacrent à la vaccination. Les informations relatives aux sections 5, 8 et 9 de la feuille « Entrée des Données » sont facultatives.

4.2 – Examen de chacun des tableaux de données contenus dans la feuille « Entrée des Données »

Chaque section de la feuille « Entrée des Données » contient une série de tableaux de données que vous devez compléter. Chacune de ces sections, y compris les tableaux de données et les méthodes utilisées, est décrite ci-dessous. Quelques conseils de caractère général sur les sources de données sont également fournis.

Section 0. – Information de Références

La section « Information de Référence » contient les informations spécifiques au pays dont l’Outil a besoin. C’est une section essentielle de la feuille « Entrée des Données », car les informations qui y sont saisies sont reproduites automatiquement dans les feuilles de calcul et les tableaux subséquents. De même, les formules utilisées dans cet Outil dépendent de l’information fournie dans cette section. Si l’information est incomplète, les résultats des calculs pourraient être faussés et l’étiquetage des tableaux ne sera pas correctement effectué. Il est donc très important de compléter cette section de manière aussi exacte et exhaustive que possible.

Le tableau ci-dessous indique quelles données doivent être saisies dans la section « Information de Référence » de l’Outil :

Information nécessaire

Remarques

Nom du pays

Indiquez le nom de votre pays (forme complète)

Scénario

Si vous décidez de tester plusieurs scénarios, veillez à leur donner un nom et à créer un fichier séparé pour chacun. Autrement dit, vous devrez enregistrer l’Outil sous un nom différent pour chacun des scénarios créés. N’oubliez pas que vous devez commencer par le scénario de référence. De plus amples renseignements sur l’élaboration des scénarios sont donnés dans la Partie 4.6.

Année précédant l'intervention de GAVI et du FMV

Correspond à l’année de référence.

Année suivant l'intervention GAVI avec premier appui du FMV

Correspond à l’année actuelle.

Première année de projection

Indiquez la première année des projections de coûts/besoins en ressources. Il est recommandé de commencer par l’année 2004.

Dernière année du soutien du Fonds mondial pour les vaccins

L’information doit être fondée sur les engagements actuels du Fonds. Veuillez lire la section 2.4 de ce Guide.

Nom des structures administratives du pays

Indiquez les noms des composantes de l’administration sanitaire de votre pays en commençant par niveau le plus élevé (central ou national) et en terminant par niveau le plus bas (centre de santé ou dispensaire). Vous pouvez aussi entrer les 4 principaux niveaux administratifs.

Nombre de structures administratives dans le pays

Précisez le nombre de structures d’administration sanitaire (nombre de provinces, districts ou centres de santé). Ces chiffres devraient correspondre à ceux des niveaux administratifs mentionnés ci-dessus.

Nom des unités de monnaie locale (UML)

Indiquez l’acronyme de votre monnaie locale (par exemple, FCFA = Franc CFA ou USD = dollar américain…).

Taux de change de l’USD (USD 1,00 = UML).

Le calcul final des coûts, du financement, des besoins en ressources et des écarts étant libellé en USD, vous devez préciser le taux de change que l’Outil devra utiliser pour tous les calculs. Comme vous aurez la possibilité de saisir les prix et montants en monnaie locale, il est important de préciser le taux de change. Indiquez les taux de change pour les années 2001, 2002, 2003 et 2004.

Nom des sources de financement pour la vaccination

Indiquez les noms des différentes sources de financement de votre PNV (par exemple, gouvernement, UNICEF, Banque mondiale). Vous pouvez entrer 12 sources de financement différentes.

Indicateurs macroéconomiques

Précisez le PIB (millions de UML), le total des dépenses de santé (% du PIB), et le total des dépenses publiques de santé (% du PIB).

Responsable de l’Outil d’analyse des coûts, du financement et des écarts financiers

Nom et coordonnées du responsable de l’Outil au sein de l’équipe chargée du PVF.

21

Section 1. – Vaccins et matériel d’injection

Les vaccins et le matériel d’injection pourraient bien constituer les composantes les plus importantes du PVF. D’une part, les calculs effectués mettront en évidence l’importance des vaccins en tant que composante de votre programme, ainsi que les conséquences de l’introduction de vaccins nouveaux ou sous-utilisés dans votre calendrier. D’autre part, vous pourrez élaborer des scénarios différents (par exemple, modifier les objectifs de couverture) et comprendre les effets d’une efficacité améliorée (par exemple, réduction des pertes).

Compte tenu de l’importance des vaccins et du matériel d’injection, cette section de la feuille « Entrée des Données » comprend 8 tableaux de données qu’il est impératif de compléter. L’information contenue dans ces tableaux est nécessaire pour calculer les coûts passés et les besoins futurs en vaccins et matériel d’injection des services de vaccination de routine et des campagnes de vaccination .

Les 8 tableaux de données sont présentés ci-après.

1.1 Indicateurs démographiques

Vous devez saisir dans le tableau 1.1 des données démographiques, indispensables pour élaborer les projections futures de votre population cible. Pour que les calculs puissent être effectués, vous devez fournir des informations sur : l’année du dernier recensement de population, la population totale, l’année du dernier recensement et une estimation du taux de croissance démographique.

La population cible peut être calculé de deux façons – sur la base de la population des moins d’un an (PM1) ou sur celle des enfants survivants (PM1 moins mortalité des moins d’un an). Il est recommandé d’élaborer les projections des besoins en vaccins sur la base des enfants survivants. Pour ce faire, vous devez saisir le taux de natalité (en pourcentage de la population totale) et les taux de mortalité infantile (TMI en pourcentage des naissances). Si vous décidez d’élaborer des projections sur la base de la population des moins d’un an, vous devez saisir la PM1 en pourcentage de la population totale et entrer 0 pour le taux de mortalité infantile.

L’information ainsi saisie dans le tableau 1.1 permettra à l’Outil de produire des prévisions au sujet de la population cible, lesquelles seront utilisées pour calculer les besoins futurs pour la plupart des vaccins.

Toutefois, le tétanos toxoïde (TT) est un cas particulier, la population cible pouvant être composée soit de femmes enceintes, soit de femmes en âge de procréer (15-46 ans). De nombreux pays ont pour stratégie d’administrer le vaccin antitétanique à toutes les femmes en âge de procréer (FAP).

Pour élaborer les prévisions relatives au TT, vous devez saisir les données concernant les femmes enceintes, ou de préférences les FAP. L’Outil permet de calculer les besoins en vaccin TT quelle que soit la population cible, suivant la situation dans votre pays. Malgré les risques de doublons, la couverture TT des femmes enceintes est généralement faible et n’est pas considérée comme un facteur significatif de coût.

Avertissement :

– Les données démographiques renseignées dans le tableau 1.1 doivent correspondre à celles qui sont fournies dans le Rapport de situation annuel à GAVI. Une explication écrite est requise si les chiffres diffèrent.

22

1.2

- Tendances Passée de la Couverture Vaccinale (DTC-3)

Vous devez saisir dans le tableau 1.2 les estimations passées de couverture pour le DTC-3. Cette information est nécessaire pour calculer divers indicateurs dans la feuille de calcul « Indicateurs » de l’Outil (par exemple, le coût du PNV par enfant vacciné avec le DTC3). De plus amples informations sur les indicateurs sont disponibles dans la Partie 5 de ce Guide et dans l’Annexe II).

1.3 - Calendrier Vaccinale, Prix des Vaccins et Autres

Dans le tableau 1.3, vous devez d’abord saisir les noms des vaccins qui sont inclus dans le calendrier vaccinale de votre PNV. Le tableau comprend déjà une liste standard de vaccins (11 vaccins). Si vous utilisez un vaccin qui n’est pas mentionné dans la liste (par exemple, DT, ROR) ou que vous achetez le même vaccin sous différents présentations (par exemple, VPO en flacons 10 doses et 20 doses), vous pouvez saisir ces données séparément dans les cellules correspondantes de couleur jaune. Il convient de noter que le tableau 1.3 comprend deux parties, l’une pour les activités liées à la vaccination de routine et l’autres pour les campagnes de vaccination (campagnes, etc.).

Pour chaque vaccin mentionné dans la liste, vous indiquerez le nombre de doses incluses dans le calendrier, s’il faut prévoir un stock régulateur de 25% (applicable uniquement en cas d’introduction d’un nouveau vaccin), si le vaccin doit être reconstitué avec des seringues de reconstitution, et le prix unitaire par dose (y compris le fret et autres charges).

Il convient de noter que les prix de référence standards de l’UNICEF pour 2001, 2002 et 2003

sont intégrés dans le tableau. Ceux-ci peuvent être modifiés si vous préférez utiliser les prix spécifiques au pays. Assurez-vous que les prix sont donnés par dose et englobent le coût du fret

et les autres charges. L’évolution future des prix des vaccins étant incertaine, il est recommandé

d’élaborer les prévisions à prix constants. Les prix de l’UNICEF pour 2004 sont indiqués dans le tableau 1.3 en vue de l’élaboration des prévisions. Si ceux-ci ne s’appliquent pas à votre pays, veuillez les remplacer par les prix appropriés.

1.4 - Prix Moyens du Matériel d'Injection

Vous devrez saisir dans le tableau 1.4 le prix unitaire moyen des seringues autobloquantes, des seringues pour reconstitution et des boites de sécurité. Il convient de noter que les prix de référence de l’UNICEF sont déjà inclus dans le tableau. Ces prix sont augmentés de 15% au titre des frais de transport (fret). Dans certains pays, le matériel d’injection est soumis à d’autres taxes (par exemple, taxe à la valeur ajoutée ou droits de douane), qu’il faut ajouter. Ces prix unitaires peuvent être modifiés si vous préférez utiliser d'autre prix spécifiques à votre pays.

Sous le tableau 1.4, vous avez la possibilité de saisir un taux de perte moyen pour le matériel d’injection et la capacité des boites de sécurité. La valeur par défaut des pertes a été fixée à 10%

et il est considéré qu’une boite de sécurité de 5 litres a une capacité de 100 seringues.

1.5 - Quantités Utilisées et Doses Administrées

Le tableau 1.5 est le plus important en ce qui concerne les coûts passés des vaccins et du matériel d’injection à indiquer dans la Section 3 de votre PVF. Des informations doivent être fournies sur

la quantité de vaccins utilisées et le nombre de doses administrées.

Pour chaque type de vaccin, la quantité fournie (Q fournie ) est calculée au moyen de la formule suivante :

Q fournie = (Q reçue + Q stock initial ) - (Q stock en fin d'année )

23

Le nombre de doses administrées peut être calculé sur la base du taux de couverture et du nombre de enfants survivants ou sur celle de la PM1, suivant le choix que vous aurez au tableau

1.1.

Les taux de pertes de vaccins peuvent être calculés sur la base de cette information. Vous pourrez ensuite les utiliser pour renseigner, dans le tableau 1.7, les objectifs en matière de pertes futures, lesquels sont nécessaires pour élaborer les projections relatives aux vaccins. La formule est la suivante :

Taux de pertes = (doses fournies - doses administrées) / doses fournies x 100

De plus amples renseignements à ce sujet sont donnés dans la Partie 3 de ce Guide.

1.6 - Objectifs de Couverture Vaccinale

Vous saisirez dans le tableau 1.6 les objectifs de couverture projetée pour chacun des vaccins inclus dans votre calendrier. Les objectifs de couverture de la vaccination de routine et des campagnes de vaccination doivent être saisies séparément.

Avertissement :

– Compte tenu des recommandations formulées par le Conseil d’administration de GAVI, les

prévisions en matière de vaccins multidoses (DTC, VPO, etc.) doivent être faites sur la base de la

première dose et non de la troisième (DTC-1, VPO-1, DTC-HepB-, etc.). Toutefois, étant donné que certains indicateurs (calculés dans la feuille « Indicateurs ») sont fonction des objectifs de couverture par le DTC-3, ces derniers doivent aussi être saisis dans le tableau 1.6.

– Dans le cas des campagnes de vaccination, les objectifs de couverture ne doivent être indiqués

que pour les années où des campagnes sont prévues. Insérez un 0 ou laissez la cellule vierge pour les autres années. Assurez-vous que l’information relative à tous les objectifs de couverture est fondée sur le plan pluriannuel pour la vaccination et le plan de travail annuel du PNV, et qu’elle coïncide avec celle qui est contenue dans les rapports soumis à GAVI et autres documents (par

exemple, le Rapport de situation annuel).

1.7 - Objectif de Taux de Perte en Vaccin

Vous devrez indiquer dans le tableau 1.7 vos objectifs en matière de pertes de vaccins. Les objectifs de pertes pour la vaccination de routine et les campagnes de vaccination doivent être saisies séparément. Vous pouvez prendre pour point de départ les objectifs de pertes estimés au tableau 1.5.

1.8 - Population Cible pour les Campagnes

Vous préciserez dans le tableau 1.8 la population cible des campagnes de vaccination. La population cible pouvant varier en fonction du type de campagne qui est menée et du moment où cette campagne est menée, les données devront être saisies séparément afin que les besoins en ressources puissent être calculés exactement.

Section 2. – Personnel

Le personnel constituant souvent le facteur de coûts le plus important d’un PNV, une attention particulière doit être portée à l’évaluation précise de cette catégorie de coût, et notamment à l’évaluation des salaires et du temps consacré par le personnel aux activités de vaccination. De petites erreurs dans les évaluations peuvent se traduire en une surestimation ou une sous- estimation importante du coût total/des besoins en ressources du programme.

L’évaluation des coûts du personnel est compliquée par le fait qu’une partie du temps du personnel est :

24

1. spécifique à la prestation de services de vaccination. Cela concerne le personnel directement associé aux services de vaccination et consacrant 100% de leur temps de travail au PNV (par exemple, tout le personnel qui, au niveau central, travail pour le département de la vaccination du Ministère de la santé) ; et

2. partagée avec d’autres services de santé. Cela concerne le personnel qui n’est que partiellement affecté aux activités de vaccination (par exemple, une infirmière dans un centre de santé qui consacre 10% de son temps à la vaccination et le reste à fournir des services préventifs/curatifs).

Le personnel constituera l’élément principal lorsqu’une part importante des coûts est susceptible d’être partagée avec d’autres programmes. Il est donc essentiel de mesurer avec précision le temps que le personnel consacre à la vaccination. La raison en est que (outre l’importance fondamentale des coûts du personnel en tant que principal facteur de coûts des programmes de vaccination) cette proportion de temps est souvent utilisée pour allouer d’autres coûts partagés. Par exemple, si vous ne pouvez pas mesurer la proportion des véhicules ou des coûts des bâtiments qui sont alloués à la vaccination, vous pouvez simplement utiliser le temps que le personnel consacre au programme pour attribuer la valeur des véhicules et de l’immobilier partagés. Cela constituera une bonne approximation et permettra d’économiser du temps.

Collecter des données sur le pourcentage de temps consacré à la vaccination, en vue d’allouer au PNV le temps du personnel partagé, représente un effort supplémentaire, qui sera toutefois compensé par le fait que cette information reflètera de façon plus précise le volume des contributions du gouvernement au programme. C’est la raison pour laquelle nous vous encourageons à indiquer les coûts du personnel partagé. Des techniques spécifiques sont décrites ci-dessous et l’Outil facilite les calculs.

Compte tenu de l’importance du personnel, cette section de la feuille « Entrée des Données » contient 4 tableaux de données qu’il est impératif de compléter. L’information contenue dans ces tableaux est indispensable pour calculer les coûts passés et les besoins en ressources du personnel.

Les 4 tableaux de données sont présentés ci-après.

2.1 - Salaires Moyens et Temps Consacré à la Vaccination (2003)

Vous devrez d’abord saisir dans le tableau 2.1 l’information relative aux types (ou catégories) de personnel travaillant pour le PNV – que ce soit à temps plein ou à temps partiel (par exemple, gestionnaire du PNV ou vaccinateur). Vous devrez indiquer les catégories de personnel de chaque niveau administratif de votre pays, telles qu’elles sont précisées dans la section relative aux informations générales. Si le Ministère de la santé emploie du personnel dans des catégories qui ne sont pas mentionnées dans le tableau, vous pouvez remplacer les catégories existantes par les catégories appropriées. Il est en outre possible d’ajouter des catégories de personnel. Les données sont introduites dans les cellules de couleur jaune, et seront automatiquement actualisées dans les autres tableaux.

Vous devrez ensuite saisir le salaire mensuel brut moyen par catégorie de personnel mentionnée dans le tableau 2.1, ainsi que tous les autres avantages, bénéfices et allocations/aides qui ne sont pas liées aux transports. Vous devrez préciser, pour chaque catégorie de personnel, si elle travaille à temps plein (100%) ou à temps partiel (< 100%) pour le PNV. N’oubliez pas que vous êtes tenu de faire état de tout le personnel à temps plein. Vous n’êtes pas obligé de mentionner le personnel à temps partiel, mais il vous est vivement recommandé de le faire en vue de la prise en compte du personnel partagé dans les calculs.

Il est parfois difficile d’évaluer le pourcentage de temps consacré à la vaccination. En général, les avis d’experts ou les réponses recueillies dans le cadre d’une enquête par sondage restreinte

25

fourniront des éléments d’information suffisants pour évaluer le pourcentage de temps consacré à la vaccination par catégorie de personnel.

La stratégie avancée étant une composante essentielle des services de vaccination de routine dans de nombreux pays, il faut indiquer dans le tableau 2.1 le nombre de jours que la catégorie de personnel concernée y consacre chaque mois. Vous devrez ensuite préciser les indemnités journalières correspondantes. Même si le tableau tient compte des indemnités journalières du personnel à presque tous les niveaux administratifs du système, les données devraient être concentrées au 4 e niveau, ce personnel étant le plus susceptible de conduire la stratégie avancée.

La même information devra être saisie dans la dernière colonne du tableau 2.1, au sujet de la supervision : le nombre moyen de jours que le personnel concerné consacre, chaque mois, aux visites de supervision et le montant des indemnités journalières correspondantes.

Avertissement :

– Il convient de noter que les coûts du personnel liés aux campagnes de vaccination sont

communiqués dans la section 6 de la feuille « Entrée des Données ». Alors que certaines des informations nécessaires pour calculer les coûts passés/les besoins en ressources de la supervision sont saisies dans le tableau 2.1, les montants calculés ne seront pas ajoutés à la ligne

« catégorie de personnel », mais à la ligne « supervision, contrôle et surveillance des maladies » des tableaux « PVF S.3 – Coûts Passées » et « PVF S.4 – Proj. des Ressources ».

– Au tableau 2.1, vous pouvez indiquer les salaires, les avantages sociaux et les indemnités

journalières en monnaie locale ou en USD, selon ce qui vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, saisir les salaires en monnaie locale et les indemnités journalières en USD.

– Entrez « Y » si les salaires, les avantages sociaux et les indemnités journalières sont libellés en monnaie locale. La conversion en USD se fera automatiquement dans les calculs.

– Pour faire les projections futures des coûts de personnel/besoins en ressources, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%.

Astuces :

La pertinence des informations revêtant une importance particulière dans les calculs relatifs au personnel, il est recommandé de collecter les données en suivant les étapes suivantes :

--- Si les calculs sont effectués sur la base de l’effectif total de personnel travaillant pour le programme :

1. Recenser tous les membres du personnel travaillant pour le PNV (temps plein et temps partiel) à chaque niveau administratif (national, provincial, district et local), y compris le personnel engagé dans la stratégie avancée. Seuls sont concernés les coûts du personnel national. Les coûts du personnel/des consultants internationaux affectés aux activités de vaccination des institutions donatrices ne doivent pas être pris en compte.

2. Regrouper tous les membres du personnel selon leur catégorie ou leur grade au Ministère de la santé (par exemple, directeur du PNV, médecin, assistant médical, infirmier, vaccinateur, etc.).

3. Définir et attribuer le salaire mensuel brut de chaque catégorie de personnel, selon les échelles salariales disponibles auprès du Ministère de la santé. Il convient de noter que les indemnités de déplacement versées au personnel doivent être imputées aux transports et non aux dépenses de personnel.

4. Définir tous les autres avantages sociaux, bénéfices et indemnités et en évaluer la valeur mensuelle moyenne pour chaque catégorie de personnel.

5. Définir le temps moyen que chaque catégorie de personnel consacre à la vaccination.

Pour les activités de routine, il faut utiliser le pourcentage moyen du temps consacré à la vaccination.

Pour la stratégie avancée, le nombre moyen de jours de travail par mois est l’indicateur le plus fiable du temps qui leur est consacré.

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--- Si les calculs sont effectués sur la base d’un nombre moyen d’employés à chaque niveau administratif :

Si cette information n’est pas immédiatement disponible au niveau central ou national, il est parfois plus facile d’utiliser les effectifs moyens de personnel par niveau administratif. Si vous décidez d’utiliser les moyennes, les étapes recommandées pour collecter les données nécessaires sont les suivantes :

1. Collecter des informations sur le nombre total de formations sanitaires fixes dans le pays, par catégorie et par niveau administratif (hôpitaux provinciaux, centres sanitaires de district, dispensaires, autres sites fixes). Ces établissements doivent fournir des services de vaccination.

2. Pour chaque type d’établissement de santé, en choisir un qui soit représentatif (à savoir, un hôpital provincial représentatif ou un centre sanitaire de district). Le mot « représentatif » a trait à la taille (nombre total d’agents de santé) et à l’utilisation (en termes d’enfants vaccinés).

3. Prendre contact avec ces établissements représentatifs par niveau administratif (fax, téléphone, visite directe) et demander des informations sur :

(a) l’effectif total de personnel menant des activités de vaccination et la catégorie de

personnel,

(b) le pourcentage moyen de temps que le personnel consacre chaque mois aux services

de vaccination de routine,

(c)

le salaire mensuel moyen du personnel, y compris les allocations et avantages sociaux,

(d)

le nombre de jours qui sont consacrés chaque mois aux activités itinérantes, et le

montant des indemnités journalières,

(e) le nombre de jours qui sont consacrés chaque mois aux activités de supervision, et le

montant des indemnités journalières.

Avertissement :

Que vous décidiez d’utiliser l’effectif total ou l’effectif moyen de personnel, veillez à choisir les bonnes options dans le tableau 2.3. Des explications à ce sujet sont données dans la Partie 4.1 de ce Guide.

2.2 - Pourcentage Moyen du Temps Consacré à la Vaccination et à la Stratégie Avancée

Aucune information ne doit être saisie dans le tableau 2.2. Ce tableau est généré automatiquement, sur la base de l’information fournie dans le tableau 2.1. Il ne sera actualisé que si le tableau 2.1 contient des informations sur le pourcentage de temps consacré à la vaccination. Si l’information est fournie, le tableau 2.2 calculera le pourcentage global moyen du temps que l’ensemble du personnel consacre à la vaccination à chaque niveau administratif. De même, il calculera le pourcentage moyen de temps que l’ensemble du personnel consacre aux activités itinérantes. Veuillez consulter les notes (méthodes) qui sont incluses dans l’Outil.

Ce tableau vise à faciliter le calcul des autres coûts partagés. Par exemple, si vous ne pouvez pas mesurer la proportion des véhicules ou des coûts des bâtiments qui sont alloués à la vaccination, vous pouvez simplement utiliser le temps que le personnel consacre au programme pour attribuer la valeur des véhicules et de l’immobilier partagés. Cela constituera une bonne approximation et permettra d’économiser du temps. Ces proportions peuvent être utilisées pour les tableaux 3.1 et

5.1 de la feuille « Entrée des Données ».

27

2.3

- Effectif du Personnel Travaillant sur la Vaccination à chaque Niveau

Vous devrez saisir dans le tableau 2.3 l’effectif de personnel travaillant pour la vaccination – par catégorie de personnel et pour les différents niveaux administratifs.

Dans ce tableau, vous pouvez utiliser soit l’effectif total de personnel soit le nombre moyen d’employés par niveau administratif (en dessous du premier). Si vous décidez d’utiliser le nombre moyen d’employés par niveau administratif, choisissez « Y» dans la case d’options du tableau 2.3 et saisissez le nombre moyen d’employés par niveau administratif, obtenu à l’issue de l’enquête par sondage. Sinon, choisissez « N ». Pour que les calculs soient dûment effectués, le nombre total niveaux administratifs doit être indiqué dans la section « Informations de Références » de la feuille « Entrée des Données ».

Dans certains cas, la collecte d’informations sur l’effectif de personnel peut être facilitée en déterminant le nombre d’employés dans un échantillon de formations sanitaires de chaque niveau administratif et procédant à une extrapolation pour l’ensemble du pays (en multipliant le chiffre obtenu par le nombre total niveaux administratifs correspondants). Par exemple, si chaque district a un établissement de santé comptant, en moyenne, un vaccinateur et un médecin affecté aux activités de vaccination, vous pouvez estimer l’effectif total de personnel en multipliant ce chiffre par le nombre total de districts.

Avertissement :

– Dans le cadre de la description qui est faite ci-dessus du tableau 2.1, quelques conseils sont

donnés sur la manière de collecter des données relatives à l’effectif total ou moyen du personnel

par niveau administratif. Veuillez en prendre note.

– Si vous décidez d’utiliser les moyennes et de procéder à une enquête rapide auprès d’un

échantillon de formations sanitaires de chaque niveau administratif, en vue de collecter les données relatives au personnel, il est utile d’inclure dans l’enquête les informations sur le nombre moyen de véhicules (nécessaire pour les tableaux 3.1 et 3.3), d’équipements de la chaîne du froid (nécessaire pour les tableaux 4.1 et 4.3), et de bâtiments (nécessaire pour le tableau 5.1).

2.4 - Projection Future du Nombre d'Employés Supplémentaires Nécessaires dans l'Avenir (en

plus de ceux travaillant actuellement pour la vaccination)

Au tableau 2.4, vous devez estimer les besoins futurs en personnel – par catégorie de personnel et pour les différents niveaux administratifs. Les estimations doivent être fondées sur les besoins à couvrir pour réaliser les objectifs du programme, tels qu’ils sont définis dans le plan pluriannuel et dans la Section 2 du PVF. Ne mentionnez pas l’évolution future du total de l’effectif total. Indiquez uniquement le nombre d’employés qui seront nécessaires en plus de ceux qui sont déjà affectés à la vaccination (par exemple, 100 vaccinateurs supplémentaires sont nécessaires pour améliorer la couverture au niveau des districts).

Avertissement :

Si vous avez saisi l’effectif moyen de personnel dans le tableau 2.3, vous devez faire de même dans le tableau 2.4. Entrez « Y », si vous indiquez le nombre moyen d’employés par niveau administratif. Si les moyennes sont utilisées, les calculs seront ajustés automatiquement en fonction du nombre niveaux administratifs, comme cela est précisé dans la section « Informations de Références » de la feuille « Entrée des Données ».

Section 3. – Véhicules et transport

Les véhicules et le transport étant le maillon le plus faible dans de nombreux pays, il est impératif de déterminer le coût de l’exploitation et de l’entretien du parc automobile nécessaires pour livrer les vaccins et les fournitures, et pour fournir les services de vaccination. Certaines des données nécessaires (par exemple, entretien) pour évaluer le coût des transports étant liées au coût en

28

capital des véhicules, les deux coûts sont calculés ensemble dans la feuille « Entrée des Données ».

La méthode utilisée pour calculer le coût des transports est centrée sur le carburant – qui est probablement l’élément le plus important des transports et une donnée pour laquelle les registres sont relativement complets (kilométrage moyen des véhicule, consommation moyenne de carburant au kilomètre et prix du litre de carburant). Les données relatives à l’entretien étant parmi les plus difficiles à mesurer, l’Outil les évaluera approximativement en augmentant de 15% la valeur du carburant (méthode standard de calcul des coûts). Vous pourrez remplacer ce pourcentage par toute autre valeur que vous jugerez plus appropriée.

La méthode employée pour évaluer le coût des véhicules est fondée sur le nombre de véhicules utilisés par le PNV, leur coût unitaire et leur utilisation par le programme.

Compte tenu de l’importance des véhicules et du transport, cette section de la feuille « Entrée des Données » contient 4 tableaux qu’il est impératif de compléter. L’information contenue dans ces tableaux est nécessaire pour calculer les coûts passés des véhicules et du transport, ainsi que les besoins en ressources.

Les 4 tableaux de données sont présentés ci-après.

3.1 - Prix moyens et Utilisation des Véhicules pour l'Immunisation (2003)

Vous devrez d’abord saisir dans le tableau 3.1 l’information relative aux types (catégories) de véhicules utilisés à temps plein ou à temps partiel par le PNV (par exemple, véhicules tout-terrain ou motos). Vous devrez indiquer ces catégories de véhicules pour chacun des niveaux administratifs de votre pays. Si le PNV utilise des catégories de véhicules qui ne sont pas mentionnées dans le tableau, vous pouvez remplacer les catégories existantes par les catégories appropriées. Il est en outre possible d’ajouter des catégories de véhicules. Les données sont introduites dans les cellules de couleur jaune, et seront automatiquement actualisées dans les autres tableaux.

Vous devez ensuite saisir un prix unitaire moyen estimé (toutes taxes comprises) pour chacun des types de véhicules et indiquer le nombre moyen de kilomètres parcourus par an ainsi que la consommation moyenne de carburant aux 100 km de chacun des véhicules mentionnés.

Comme il est parfois difficile d’évaluer le pourcentage de temps consacré à la vaccination, les avis d’experts ou les réponses recueillies dans le cadre d’une enquête par sondage restreinte fourniront des éléments d’information suffisants pour l’évaluer. Vous pouvez aussi utiliser l’information contenue dans le tableau 2.2 ou examiner le pourcentage de temps que les chauffeurs pourraient consacrer à la vaccination (tableau 2.1).

Avertissement :

– Au tableau 3.1, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce qui vous

convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer le prix d’un type de véhicule en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les prix doivent être

libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « Y », si les prix sont libellés en monnaie locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs.

– Pour projeter les besoins en ressources, vous devez aussi entrer un taux d’inflation annuel

standard pour le prix des véhicules et le prix du carburant. Le taux recommandé est de 2%.

– Il convient de noter que le coût de l’entretien des véhicules est évalué en tant que part du coût

du carburant (15%). L’Outil augmente automatiquement le coût du carburant de façon à prendre en compte les frais d’entretien (de plus amples informations à ce sujet sont données dans la Partie 3.3 de ce Guide). L’Outil recommande d’utiliser un taux de 15%, mais cette valeur peut être

modifiée.

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– Il convient de noter également que les années de vie utile moyen des véhicules doivent être précisé. L’Outil calculera automatiquement l'année du déclassement de l'équipement. L’Outil recommande d’utiliser 5 ans pour les AVU, mais cette valeur peut être modifiée.

S’agissant de l’entretien des véhicules, il faut évaluer les coûts probables de l’entretien/les besoins en ressources sur la base d’un pourcentage fixe des coûts du carburant. Le carburant est sans doute le coût le plus important en matière de transport, et une donnée pour laquelle des registres existent. Fonder l’estimation sur le pourcentage fixé de carburant plutôt que sur le coût en capital, c’est prendre en compte l’utilisation des équipements (une forte consommation de carburant implique une utilisation accrue et donc des besoins en maintenance plus importants). L’Outil recommande d’appliquer un taux de 15% mais ce montant peut être modifié.

Astuces :

La pertinence des informations revêtant une importance particulière dans les calculs relatifs aux véhicules et aux transports, il est recommandé de collecter les données en suivant les étapes suivantes :

--- Si les calculs sont effectués sur la base du nombre total de véhicules utilisés dans le cadre du programme :

1. Collecter les informations relatives au parc de véhicules utilisés par le programme de vaccination par catégorie de véhicule : nombre de voitures, de véhicules tout-terrain, de motos, de bicyclettes, de bateaux, etc.

2. Sélectionner, pour chaque catégorie, un véhicule représentatif. Par exemple, le parc de véhicules tout-terrain peut être composé de plusieurs modèles (Land-cruisers Toyota, Mitsubishi, etc.). Choisir le modèle le plus représentatif en termes d’effectif, d’ancienneté, de kilométrage et d’amortissement.

3. Interroger les chauffeurs du département central du PNV au Ministère de la santé. Pour chaque catégorie de véhicule, leur demander de préciser, s’ils le peuvent, la moyenne des AVU pour les véhicules (toutes catégories confondu), la consommation moyenne de carburant de ces véhicules, la distance moyenne parcourue et le pourcentage de temps pendant lequel le véhicule est utilisé pour des activités liées à la vaccination. Choisir de préférence des chauffeurs qui travaillent pour le PNV depuis plusieurs années et qui sont les mieux informés.

4. Recueillir des informations sur le nombre de véhicules qui seront nécessaires dans l’avenir.

--- Si les calculs sont effectués administratif :

sur la base du nombre moyen de véhicules par niveau

À moins que cette information ne soit facilement disponible aux niveaux central et national, il pourrait être plus simple d’utiliser le nombre moyen de véhicules par niveau administratif. Si vous utilisez des moyennes, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour collecter les données nécessaires :

1. Collecter des informations sur le nombre total de formations sanitaires fixes dans le pays, par catégorie et par niveau administratif (hôpitaux provinciaux, centres sanitaires de district,

dispensaires, autres sites fixes). Ces établissements doivent fournir des services de vaccination.

2. Pour chaque type d’établissement de santé, en choisir un qui soit représentatif (à savoir, un hôpital provincial représentatif ou un centre sanitaire de district). Le mot « représentatif » a trait à la taille (nombre total d’agents sanitaires) et à l’utilisation (en termes d’enfants vaccinés).

3. Prendre contact avec ces établissements représentatifs par niveau administratif (fax, téléphone, visite directe) et demander des informations sur :

(a)

le nombre total de véhicules utilisés pour la vaccination et les catégories de véhicules,

(b)

le pourcentage moyen de temps pendant lequel ces véhicules sont utilisés par le PNV,

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(c)

le prix moyen de chaque type de véhicule,

(d) la distance moyenne parcourue chaque année (en km) la consommation moyenne de

carburant (en litres au 100 km) pour chaque type de véhicule, la moyenne des AVU pour les véhicules (toutes catégories confondu)

(e) des informations sur le nombre de véhicules qui seront nécessaires dans l’avenir.

Que vous décidiez d’utiliser l’effectif total ou l’effectif moyen de véhicules, veillez à choisir les bonnes options dans le tableau 3.3. Des explications à ce sujet sont données dans la Partie 4.1 de ce Guide.

3.2 - Prix Moyen du Litre d'Essence

Le prix moyen du litre de carburant doit être précisé dans le tableau 3.2.

Avertissement :

– Si les prix ont été saisis en monnaie locale dans le tableau 3.1, les prix du carburant doivent être indiqués en monnaie locale dans le tableau 3.2. – Pour élaborer les projections relatives aux prix du carburant, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard dans le tableau 3.1. Le taux recommandé est de 2%.

3.3 - Nombre Total de Véhicules Existants Utilisés pour le Programme de Vaccination

Dans le tableau 3.3, vous devez renseigner le nombre total de véhicules existants qui sont utilisés, entièrement ou en partie, pour la vaccination. Étant donné que les véhicules, une fois achetés, durent plus d’un an, leur valeur doit être amortie en un équivalent annuel sur la base du nombre d’années de vie utiles (AVU).

Veillez bien à préciser une moyenne des AVU pour les véhicules (toutes catégories confondu). L’Outil, recommande d’utiliser cinq années de vie utile pour les équipements mais cette valeur peut-être modifié. Sur la base de ces informations, les calculs prendront automatiquement en compte le déclassement des véhicules qui doivent être mis hors service, sont devenus obsolètes et doivent être remplacés. Ces véhicules doivent ensuite être inclus dans la projection des besoins en véhicules (tableau 3.4).

Avertissement :

Vous pouvez indiquer, dans le tableau 3.3, soit le nombre total soit le nombre moyen de véhicules aux niveaux administratifs inférieurs. Entrez « Y », si vous indiquez le nombre moyen de véhicules. Si les moyennes sont utilisées, les calculs seront ajustés automatiquement en fonction du nombre niveaux administratifs, tel qu’indiqué dans la section « Informations de Références ».

3.4 - Projection Future du nb. Supplémentaire de Véhicules Nécessaires (incluant le remplacement de ceux actuellement utilisés pour le programme de vaccination)

Dans le tableau 3.4, vous devez indiquer le nombre de véhicules supplémentaires nécessaires pour le PNV – par catégorie de véhicule et par niveau administratif. Indiquez uniquement le nombre de véhicules supplémentaires qui seront nécessaires dans l’avenir et le replacement des véhicules existant dans le présent mais qui seront déclassés dans l'avenir une fois que les AVU seront atteints. Vos estimations doivent donc se fonder sur les besoins auxquels il faut répondre pour réaliser les objectifs du programme.

Avertissement :

– Que vous ayez, dans le tableau 3.3, indiqué le nombre total ou le nombre moyen de véhicules

pour les niveaux administratifs inférieurs, vous devez faire de même dans le tableau 3.4 – c’est-à-

dire, insérer les totaux ou les moyennes. Entrez « Y » si vous indiquez les chiffres moyens. Si les

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moyennes sont utilisées, les calculs seront ajustés automatiquement en fonction du nombre niveaux administratifs que compte le pays.

– Il convient de noter que le déclassement des véhicules existants sera fait automatiquement dans les projections des besoins en véhicules. Vous devez donc inclure dans ce tableau autant les besoins additionnelle en véhicules ainsi que le remplacement futur des véhicules existants.

Section 4. – Équipement de la chaîne du froid et maintenance

L’équipement de la chaîne du froid est une composante essentielle de tout PNV. L’hypothèse retenue dans l’Outil est que tout équipement de la chaîne du froid est spécifique à la vaccination. Autrement dit, tous les besoins en la matière relèvent entièrement du PNV.

La méthode utilisée pour évaluer le coût de l’équipement de la chaîne du froid est équivalente à celle qui a été employée pour les véhicules. Tout équipement de la chaîne du froid acheté et utilisé spécifiquement pour le PNV doit être pris en compte. Les principaux équipements de la chaîne du froid sont, notamment, les congélateurs, les réfrigérateurs, les glacières et les porte-vaccins.

Les sections consacrées à l’équipement de la chaîne du froid et à la maintenance de la feuille « Entrée des Données » sont composées de 4 tableaux qu’il est impératif de compléter. L’information contenue dans ces tableaux est nécessaire pour calculer les coûts passés de l’équipement de la chaîne du froid, de la maintenance (pièces détachées, etc.) et des frais généraux (carburant, électricité, gaz, etc.).

4.1 - Prix Moyens, Coûts de Fonctionnement et de Maintenance de Équipement de la Chaîne du Froid (2003)

Vous devrez d’abord préciser, dans le tableau 4.1, les types (ou catégories) d’équipements de la chaîne du froid utilisés par le PNV (congélateurs, réfrigérateurs, glacières, ou porte-vaccins). Vous devrez faire état des catégories d’équipement disponibles à chaque niveau administratif. Si le PNV utilise des catégories d’équipement de la chaîne du froid qui ne sont pas mentionnées dans le tableau, vous pouvez remplacer les catégories existantes par les catégories appropriées. Vous pouvez aussi ajouter des catégories. Les données sont introduites dans les cellules de couleur jaune, et seront automatiquement actualisées dans les autres tableaux.

Vous devrez ensuite saisir un prix unitaire moyen estimé (toutes taxes comprises) pour chacun des types d’équipement de la chaîne du froid (par exemple, le prix moyen d’un nouveau réfrigérateur ou d’une nouvelle glacière). Comme cela est indiqué dans la Partie 3.3 de ce Guide, les coûts de la maintenance/les besoins en ressources sont évalués en appliquant un pourcentage donné du coût en capital de l’équipement. La valeur recommandée par l’Outil est de 5%, mais vous pouvez remplacer ce pourcentage par toute autre valeur que vous jugez plus adéquate.

Avertissement :

– Dans le tableau 4.1, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce qui

vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer le prix d’un type d’équipement en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les prix de la chaîne du froid doivent être libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « Y », si les prix

sont libellés en monnaie locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs.

– Pour projeter les coûts/les besoins en ressources de la chaîne du froid, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%.

– Il convient de noter également que les années de vie utile moyen de l'équipement de la chaîne du froid doivent être précisé. L’Outil calculera automatiquement l'année du déclassement de l'équipement. L’Outil recommande d’utiliser 5 ans pour les AVU, mais cette valeur peut être modifiée.

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Astuce :

La pertinence des informations revêtant une importance particulière dans les calculs relatifs à l’équipement de la chaîne du froid et à sa maintenance/aux frais généraux, il est recommandé de collecter les données en suivant les étapes suivantes :

--- Si le coût est calculé sur la base d’une liste de tous les équipements de la chaîne du froid disponibles dans le pays :

1. Établir une liste détaillée de tous les équipements de la chaîne du froid dans le pays et par type d’équipement (congélateurs, réfrigérateurs, glacières, porte-vaccins, etc.). Ces informations devraient être disponibles auprès du logisticien responsable de la chambre froide centrale.

2. Sur la base des relevés des dépenses, des factures et des reçus pour l’achat d’équipements de la chaîne du froid (ou d’une évaluation récente de la chaîne du froid), attribuer le prix d’achat correspondant à chaque type d’équipement. Quand le prix d’achat d’un modèle donné n’est pas connu, utiliser le prix moyen de cette catégorie d’équipement. Par exemple, il peut y avoir différents modèles de réfrigérateurs et de congélateurs (RCW, Electrolux, Sibir, etc.). Si le prix unitaire de chaque modèle n’est pas connu, utiliser le prix moyen pour l’ensemble de la catégorie.

3. Par le biais d’entretiens avec le personnel chargé de la logistique et des réparations, déterminer le coût de fonctionnement mensuel moyen, le coût annuel moyen de la maintenance des équipements de la chaîne du froid, et la moyenne des AVU pour la chaîne du froid (toutes catégories confondu).

4. Collecter des informations sur le renouvellement future de la chaîne du froid et le nombre moyen d'unité d'équipement nécessaire.

--- Si le coût de l’équipement de la chaîne du froid est calculé sur la base du nombre moyen d’unités de chaîne du froid par niveau administratif :

À moins que cette information ne soit facilement disponible aux niveaux central et national, il peut être plus simple d’utiliser le nombre moyen d’unités de chaîne du froid par niveau administratif. Si vous utilisez des moyennes, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour collecter les données nécessaires :

1. Collecter des informations sur le nombre total de formations sanitaires fixes dans le pays, par catégorie et par niveau administratif (hôpitaux provinciaux, centres sanitaires de district, dispensaires, autres sites fixes). Ces établissements doivent fournir des services de vaccination.

2. Pour chaque type d’établissement de santé, en choisir un qui soit représentatif (à savoir, un hôpital provincial représentatif ou un centre sanitaire de district). Le mot « représentatif » a trait à la taille (nombre total d’agents sanitaires) et à l’utilisation (en termes d’enfants vaccinés).

3. Prendre contact avec ces établissements représentatifs par niveau administratif (fax, téléphone, visite directe) et demander des informations sur :

(a)

le nombre total d’unités utilisées et le nombre par catégorie de chaîne du froid,

(b)

le prix moyen de chaque type d’unité de chaîne du froid,

(c)

le coût de fonctionnement mensuel moyen, la moyenne des AVU pour la chaîne du

froid (toutes catégories confondu) et le coût annuel moyen de la maintenance par type d’équipement de la chaîne du froid, et (d) le renouvellement future de la chaîne du froid et le nombre moyen d'unité

d'équipement nécessaire.

Avertissement :

Que vous décidiez d’utiliser le nombre total d’équipements de la chaîne du froid ou le nombre moyen, veillez à choisir les bonnes options dans le tableau 4.3. Des explications à ce sujet sont données dans la Partie 4.1 de ce Guide.

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4.2

- Dépenses Totales Moyenne pour l'Achat de Glace pour la Stratégie Avancée (si nécessaire)

Si cet aspect intéresse votre PNV, vous devez indiquer dans le tableau 4.2 le coût total de la glace nécessaire pour la stratégie avancée. Ce coût peut être évalué sur la base des dépenses passées en glace.

Avertissement :

Si les prix ont été saisis en monnaie locale dans le tableau 4.1, le coût total de la glace devra être indiqué en monnaie locale dans le tableau 4.2.

4.3 - Nombre Total d'Équipement de la Chaîne du Froid Existants et Utilisés pour le Programme

de Vaccination

Dans le tableau 4.3, vous devez entrer le nombre total d’unités existantes d’équipement de la chaîne du froid qui sont utilisées pour la vaccination. Étant donné que l'équipement de la chaîne du froid, une fois achetés, durent plus d’un an, leur valeur doit être amortie en un équivalent annuel sur la base du nombre d’années de vie utiles (AVU). Veillez bien à préciser une moyenne des AVU pour la chaîne du froid (toutes catégories confondu). L’Outil, recommande d’utiliser cinq années de vie utile pour les équipements mais cette valeur peut-être modifié. Sur la base de ces informations, les calculs prendront automatiquement en compte le déclassement de l'équipement existant qui doit être mis hors service, est devenue obsolètes et doit être remplacés. Leurs remplacement doit ensuite être inclus dans la projection des besoins en chaîne du froid (tableau 4.4).

Avertissement :

Vous pouvez indiquer, dans le tableau 4.3, soit le nombre total soit le nombre moyen d’unités de chaîne du froid aux niveaux administratifs inférieurs. Entrez « Y », si vous indiquez le nombre moyen. Si les moyennes sont utilisées, les calculs seront ajustés automatiquement en fonction du nombre niveaux administratifs, tel qu’indiqué dans la section « Informations de Références ».

4.4 - Projection Future du nb. Supplémentaire Équipement de la Chaîne du Froid Nécessaires

(incluant le remplacement de ceux actuellement utilisés pour le programme de vaccination)

Dans le tableau 4.4, vous devez indiquer le nombre d’unités supplémentaires d’équipement de la chaîne du froid nécessaires pour le PNV – par type d’équipement et par niveau administratif. Indiquez le nombre d’unités supplémentaires qui seront nécessaires dans l’avenir et le replacement de l'équipement existant dans le présent, mais qui seront déclassés dans l'avenir une fois que les AVU seront atteints. Vos estimations doivent donc se fonder sur les besoins auxquels il faut répondre pour réaliser les objectifs du programme.

Avertissement :

– Que vous ayez, dans le tableau 4.3, indiqué le nombre total ou le nombre moyen d’unités de

chaîne du froid pour les niveaux administratifs inférieurs, vous devez faire de même dans le tableau 4.4 – c’est-à-dire, insérer les totaux ou les moyennes. Entrez « O » si vous indiquez les

chiffres moyens. Si les moyennes sont utilisées, les calculs seront ajustés automatiquement en fonction du nombre niveaux administratifs, tel qu’indiqué dans la section « Informations de Références ».

– Il convient de noter que le déclassement de l'équipement existants sera fait automatiquement dans les projections des besoins en chaîne du froid. Vous devez donc inclure dans ce tableau autant les besoins additionnelle ainsi que le remplacement futur de l'équipement existants.

Avertissement :

– Que vous ayez, dans le tableau 3.3, indiqué le nombre total ou le nombre moyen de véhicules

pour les niveaux administratifs inférieurs, vous devez faire de même dans le tableau 3.4 – c’est-à-

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dire, insérer les totaux ou les moyennes. Entrez « Y » si vous indiquez les chiffres moyens. Si les moyennes sont utilisées, les calculs seront ajustés automatiquement en fonction du nombre niveaux administratifs que compte le pays.

– Il convient de noter que le déclassement des véhicules existants sera fait automatiquement dans les projections des besoins en véhicules. Vous devez donc inclure dans ce tableau autant les besoins additionnelle en véhicules ainsi que le remplacement futur des véhicules existants.

Section 5. – Bâtiment et frais généraux (facultatif)

L’espace immobilier utilisé pour fournir des services de vaccination et stocker les vaccins et le matériel est une autre composante du PNV à prendre en considération. Compte tenu de sa valeur relativement limitée dans le coût annuel total/les besoins en ressources du PNV, il est possible de procéder à des approximations qui aboutiront à une évaluation tout aussi précise qu’une méthode plus complexe. Les types de bâtiments à inclure sont les hôpitaux, les hôpitaux provinciaux, les centres de santé de district, les dispensaires et autres postes médicaux fixes dans le pays, utilisés pour fournir des services de vaccination.

Le moyen le plus simple d’estimer la valeur des bâtiments consiste à utiliser les évaluations des coûts de la construction de bâtiments appropriés. Le calcul du coût en capital des bâtiments implique de déterminer la part de l’espace immobilier affecté aux activités de vaccination. Il est possible de procéder à une ventilation approximative sur la base de l’emploi du temps du personnel. Par exemple, si 50% du personnel d’un établissement médical représentatif consacre 20% de son temps à la vaccination, on peut raisonnablement attribuer 10% de la valeur du bâtiment à la vaccination. L’information calculée dans le tableau 2.2 peut être utilisée pour effectuer cette ventilation.

La section « Immobilier et frais généraux » de la feuille « Entrée des Données » contient un tableau de données. Ce tableau est facultatif mais il est vivement recommandé de le compléter si les données requises sont disponibles. Il est nécessaire pour calculer les coûts passés et les besoins en ressources de la part de l’espace immobilier et des frais généraux (électricité, etc.) attribuables au PNV.

5.1 - Prix moyens des Bâtiment et Frais Généraux (2003)

Vous devrez d’abord saisir dans le tableau 5.1 les données relatives aux types de bâtiments dans lesquels des services de vaccination sont fournis, par niveau administratif. Les catégories suivantes de bâtiments sont mentionnées dans le tableau : hôpital, clinique, postes de santé, dispensaires et autres. Vous pouvez modifier les catégories ou en ajouter, suivant la situation et la structure administrative de votre pays. Si des catégories de bâtiments ne sont pas mentionnées dans le tableau, vous pouvez remplacer les catégories existantes par les catégories appropriées. Les données sont introduites dans les cellules de couleur jaune, et seront automatiquement actualisées dans les autres tableaux.

Vous devrez ensuite saisir le nombre de bâtiments par catégorie (hôpitaux, cliniques, etc.), le coût moyen de ces bâtiments, le coût de fonctionnement mensuel moyen de ces bâtiments (électricité, etc.) et la proportion (%) de l’espace utilisé pour la vaccination. Cette information doit être fournie pour chacun des niveaux administratifs.

Avertissement :

– Dans le tableau 5.1, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce qui

vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer le prix d’un type de bâtiment en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les prix doivent être libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « Y », si les prix sont libellés en monnaie

locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs.

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– Pour élaborer les projections de coûts/besoins en ressources, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%. – Il convient de noter également que les années de vie utile moyen des bâtiment doivent être précisé. L’Outil calculera automatiquement l'année du déclassement de l'équipement. L’Outil recommande d’utiliser 25 ans pour les AVU, mais cette valeur peut être modifiée.

Astuces :

Une enquête réalisée auprès d’un échantillon d’établissements médicaux à chaque niveau administratif, pour collecter des informations relatives au personnel (tableau 2.1), aux véhicules (tableaux 3.1 et 3.3) et à l’équipement de la chaîne du froid (tableaux 4.1 et 4.3) vous permettra de disposer de la plupart des données dont vous avez besoin pour remplir le tableau 5.1. Pendant l’enquête, vous devrez demander des informations sur :

(a) la valeur moyenne des bâtiments, et (b) les coûts opérationnels moyens de l’utilisation des bâtiments (à l’exclusion des salaires).

Section 6. – Campagnes de Vaccination

Les campagnes de vaccination font, de plus en plus, partie intégrante du PNV. L’Outil permet non seulement d’évaluer les coûts/besoins en ressources des services de vaccination de routine, mais aussi de calculer le coût des campagnes, telles que les journées nationales de vaccination contre la poliomyélite ou les campagnes de vaccination contre la rougeole.

Cette section de la feuille « Entrée des Données » comprend 2 tableaux de données qu’il est impératif de compléter. L’information demandée est nécessaire pour calculer les coûts salariaux et opérationnels passés ainsi que les besoins en ressources des campagne de vaccination. Il convient de noter que les coûts passés/besoins en ressources des vaccins et du matériel d’injection pour les campagnes sont calculés dans la section 1 de la feuille « Entrée des Données ».

6.1 - Dépense Totale Moyenne pour les Coûts Opérationnels des Campagnes de Vaccination

Le tableau 6.1 étant lié dans le tableau 3.1, vous n’aurez pas besoin de préciser les types de

campagne. Si certaines campagnes ne sont pas mentionnées, vous devez les saisir dans le tableau

1.3 – le tableau 6.1 sera automatiquement actualisé.

Vous devrez indiquer les montants des coûts opérationnels passés par type de campagne (poliomyélite, rougeole, etc.). Ces montants globaux doivent comprendre tous les éléments non vaccinaux et matériels d’injection, répartis entre le personnel et les autres coûts opérationnels. Pour le personnel, il faut prendre en compte les indemnités journalières qui ont été versées aux agents sanitaires pendant la campagne. Les autres coûts opérationnels comprennent, généralement, les dépenses de formation, de transport et de mobilisation sociale engagées pour chaque campagne. Pour éviter les doublons, il faut exclure de ces montants globaux les dépenses liées aux services de vaccination de routine. Il est supposé que tout bien d’équipement (véhicules, chaîne du froid…) acheté pour les activités supplémentaires sera utilisé par la suite par le programme de routine. Ces achats doivent donc être inclus dans les tableaux 4.3 et 4.4.

Le coût opérationnel moyen par enfant est calculé automatiquement, une fois que les montants globaux ont été inscrits dans le tableau. Il s’agit du ratio entre le montant opérationnel global et le nombre d’enfants vaccinés indiqué dans le tableau 1.5. Le coût opérationnel moyen par enfant peut être utilisé dans les projections relatives aux besoins en ressources pour les activités supplémentaires.

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6.2 - Dépense Totale Moyenne des Coûts Opérationnels des Campagnes de Vaccination par Enfant (utilisé pour les projections futures)

Vous devez indiquer dans le tableau 6.2 le coût opérationnel moyen par enfant des campagnes de vaccination. Ces données seront utilisées pour élaborer les projections relatives aux besoins en ressources pour les campagnes. Étant donné que les populations cibles et les objectifs de couverture des campagnes futures seront probablement différents, il est plus facile de prévoir les besoins opérationnels futurs des campagnes au moyen de cet indicateur que d’élaborer des projections sur la base des montants moyens indiqués dans le tableau 6.1. Il est donc essentiel de s’assurer que les tableaux 1.6, 1.7 et 1.8 ont été correctement remplie.

Sachez que vous pouvez utiliser le coût opérationnel moyen par enfant qui a été calculé dans le tableau 6.1. Si ce coût n’est pas calculé (par exemple, il n’y a pas eu de campagne de vaccination contre la fièvre jaune, mais vous prévoyez d’en conduire une), il doit être estimé ou évalué approximativement sur la base du coût opérationnel moyen par enfant d’autres campagnes similaires. Par exemple, le coût opérationnel moyen par enfant d’une campagne de vaccination contre la rougeole sera probablement analogue à celui d’une campagne de vaccination contre la fièvre jaune. Sinon, la plupart des études de coûts approfondies révèlent que les coûts opérationnels moyens par campagne oscillent entre 0,5 et 0,7 USD.

Avertissement :

– Aux tableaux 6.1 et 6.2, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce

qui vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer le prix d’un type d’AVS en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les prix doivent être libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « Y », si les prix sont libellés en monnaie locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs.

– Pour élaborer les projections de coûts/besoins en ressources des campagnes, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%.

Section 7. – Autres coûts récurrents

Les autres coûts récurrents englobent les autres éléments spécifiques à la vaccination tels que la formation, l’information/l’éducation/la communication (IEC), la mobilisation sociale, les autres coûts de supervision (à l’exclusion des indemnités journalières, qui sont calculées dans la section « Personnel »), les activités de contrôle et de surveillance des maladies et la stratégie avancée (à l’exclusion des indemnités journalières et des coûts du transport et de la glace, qui sont indiqués ailleurs dans la feuille « Entrée des Données »).

Ces éléments ne sont pas, généralement, des inducteurs majeurs de coûts. Les informations fournies dans les sections 1 à 6 de la feuille « Entrée des Données » représenteront probablement le gros des coûts/besoins en ressources de votre PNV – plus de 80% du total. L’évaluation exacte de ces coûts revêt donc une importance moindre. Dans de nombreux pays, ils sont financés par des donateurs de l’extérieur qui, généralement, versent une somme forfaitaire annuelle. Le suivi du financement fourni représentant une approximation adéquate du coût, il faut utiliser cette information.

La section des coûts récurrents de la feuille « Entrée des Données » comprend un tableau qu’il est impératif de compléter.

7.1 -Dépenses totales Moyen pour les Autres Coûts Récurrents

Vous devez indiquer dans le tableau 7.1 le montant des dépenses passées au titre des catégories mentionnées de coûts récurrents. Le montant approximatif des coûts récurrents sera déterminé par le biais des dépenses globales au titre de cette catégorie et les besoins en ressources seront projetés en appliquant le taux d’inflation à ce montant.

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Avertissement :

– Aux tableaux 6.1 et 6.2, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce

qui vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer le prix d’une catégorie de coût récurrent en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les prix doivent être libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « Y », si les prix sont libellés en monnaie locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs.

– Pour élaborer les projections de coûts/besoins en ressources des campagnes, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%.

Section 8. – Autres coûts en capital (facultatif)

Les autres coûts en capital spécifiques à la vaccination doivent être saisis dans la section 8 de la feuille « Entrée des Données ». Cette section comprend 3 tableaux de données dans lesquels doivent être saisis les coûts en capital additionnels (autres que les véhicules et l’équipement de la chaîne du froid) d’une valeur supérieure à 100 USD.

8.1 - Prix moyens des Autres catégories de Coût en Capital (2003)

Vous devez d’abord saisir dans le tableau 8.1 les données relatives aux types (catégories) de biens d’équipement concernés (ordinateurs, générateurs, incinérateurs, etc.). Si le PNV utilise des biens d’équipement qui ne sont pas mentionnées dans le tableau, vous pouvez remplacer les catégories existantes par les catégories appropriées. Vous pouvez aussi ajouter des catégories. Les données sont introduites dans les cellules de couleur jaune, et seront automatiquement actualisées dans les autres tableaux.

Vous devez ensuite indiquer un prix unitaire moyen estimé (toutes taxes comprises) pour chaque type de bien d’équipement mentionné (par exemple, le prix moyen d’un ordinateur neuf).

Avertissement :

Dans le tableau 8.1, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce qui vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer le prix d’un type d’équipement en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les prix

doivent être libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « O », si les prix sont libellés en monnaie locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs. Pour élaborer les projections de coûts/besoins en ressources, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%.

– Il convient de noter également que les années de vie utile moyen des autres biens en capital

doivent être précisé. L’Outil calculera automatiquement l'année du déclassement de l'équipement. L’Outil recommande d’utiliser 5 ans pour les AVU, mais cette valeur peut être modifiée.

8.2 - Nombre Total d'autre Équipement Existants et Utilisés pour le Programme de Vaccination

Dans le tableau 8.2, vous devez renseigner le nombre total d’unités existantes d’équipement qui sont utilisées par le PNV. Étant donné que l'équipement, une fois achetés, durent plus d’un an, leur valeur doit être amortie en un équivalent annuel sur la base du nombre d’années de vie utiles (AVU). Veillez bien à préciser une moyenne des AVU pour les autres biens d'équipement (toutes catégories confondu). L’Outil, recommande d’utiliser cinq années de vie utile pour les équipements mais cette valeur peut-être modifié. Sur la base de ces informations, les calculs prendront automatiquement en compte le déclassement de l'équipement existant qui doit être mis hors service, est devenue obsolètes et doit être remplacés. Leurs remplacement doit ensuite être inclus dans la projection des besoins en chaîne du froid (tableau 4.4).

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8.3 - Projection Future du nb. Supplémentaire d'autre Équipement Nécessaires (incluant le remplacement de ceux actuellement utilisés pour le programme de vaccination)

Vous devez indiquer dans le tableau 8.3 le nombre d’unités supplémentaires d’autres équipements en capital nécessaires. Indiquez le nombre d’unités supplémentaires qui seront nécessaires dans l’avenir et le replacement de l'équipement existant dans le présent, mais qui seront déclassés dans l'avenir une fois que les AVU seront atteints. Vos estimations doivent donc se fonder sur les besoins auxquels il faut répondre pour réaliser les objectifs du programme.

Avertissement :

Il convient de noter que le remplacement de l’équipement existant sera calculé automatiquement dans les projections des besoins en équipement. Vous ne devez donc mentionner que les unités d’équipement nécessaires en plus des unités existantes.

Section 9. – Autres coûts non spécifiés ailleurs (facultatif)

Dans les rares cas où les éléments spécifiques au programme ou partagés ne sont pas mentionnés dans les sections ci-dessus de la feuille « Entrée des Données », vous pouvez utiliser cette section pour faire état de tout autre élément du PNV que vous jugez important.

Cette section est facultative et comprend un tableau de données.

9.1 - Dépenses Totales pour les Autres Coûts Optionnels

Vous devez d’abord préciser dans le tableau 9.1 les catégories de coûts dans les cellules de couleur jaune et indiquer le montant des dépenses passées à ce titre. Le montant approximatif de ces éléments sera déterminé par le biais des dépenses globales au titre de cette catégorie et les besoins en ressources seront projetés en appliquant le taux d’inflation à ce montant.

Avertissement :

– Dans le tableau 9.1, vous pouvez indiquer les prix en monnaie locale ou en USD, selon ce qui vous convient le mieux. Toutefois, vous ne pouvez pas mélanger les deux, c’est-à-dire, exprimer une catégorie de coût en monnaie locale et celui d’un autre en USD. Tous les montants doivent être libellés dans une monnaie ou dans l’autre. Entrez « Y », si les montants sont libellés en monnaie locale. La conversion en dollars se fera automatiquement dans les calculs. Pour élaborer les projections de coûts/besoins en ressources, vous devez entrer un taux d’inflation annuel standard. Le taux recommandé est de 2%.

4.3 – Vue d’ensemble des feuilles de calcul relatives au financement et aux projections de financement

Vous allez maintenant devoir collecter des informations sur le financement passé et futur. Vous pourrez ainsi analyser le financement passé du programme et déterminer le volume des fonds à mobiliser dans l’avenir pour couvrir les besoins en ressources estimés pour le PNV.

Financement passé Le financement passé vous permet d’analyser la structure financière de votre PNV et de déterminer qui sont les principaux donateurs du programme, le volume des contributions du gouvernement par rapport au financement total attribué à la vaccination, si le financement est en augmentation ou en diminution, et les changements qui ont été constatés depuis que les ressources de GAVI et du Fonds mondial pour les vaccins sont disponibles.

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Les informations relatives au financement passé de votre PNV doivent être saisies dans la feuille « PVF S.3 – Financement Passées ». Le tableau doit être complété pour l’année de référence (année avant l'appui du FMV) et l'année avec appui du FMV.

Financement futur La projection du financement permet de quantifier et de classifier les financements potentiels. Conjugués aux informations relatives aux besoins en ressources, les tableaux de projection du financement de l’Outil vous aideront à évaluer l’écart de financement – la différence entre les besoins en ressources et le financement disponible pour l’extension et l’amélioration du programme au cours des années FMV restantes et des années post-FMV. Il s’agit là d’un élément essentiel de la planification de la viabilité financière, car il constitue le point de départ de l’élaboration du plan stratégique de viabilité financière.

L’information relative au financement futur du PNV doit être saisie dans la feuille « PVF S.4 – Proj. du Financement ». Le tableau doit être complété pour toutes les années pour lesquelles vous avez projeté les besoins en financement. Il convient de noter que ces projections de ressources sont importées automatiquement dans les tableaux de financement futur de la feuille « PVF S.4 – Proj. du Financement ».

Précision et fiabilité des projections Nous n’ignorons pas qu’il est difficile de prédire avec précision les coûts, les besoins en ressources et le financement futurs. La précision de vos projections de coûts/besoins en ressources diminuera à mesure que des années sont ajoutées aux prévisions. De même, il est difficile de prédire avec précision les tendances en matière de financement – d’autant plus que les gouvernements et les partenaires ne sont pas en mesure de prendre des engagements financiers sur le long terme. Vous devrez élaborer les projections les plus fiables possible à travers des discussions approfondies avec les personnes relais au département des finances du Ministère de la santé, le Ministère des finances et les partenaires du CCIA. Les projections de financement n’étant que les meilleures estimations, il est important de savoir qu’un écart de financement d’une certaine ampleur sera toujours constaté lorsque la projection porte sur de nombreuses années. Il est utile de considérer que les résultats finals sont indicatifs des besoins futurs et des défis que le PNV devra surmonter en matière de financement. Sachez que la précision des estimations relatives aux besoins futurs en ressources et en financement sera fonction de la qualité des éléments, des données et