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Entreprise : SOCIETE

Etabli le : 30.04 .2004 Modifie et Remplac le :


Sujet trait : CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES
Les pices comptables, quelles soient reues ou mises par le service comptable, doivent tre tenues
dans un ordre chronologiques, numrotes en consquence et comportant le cachet de la comptabilit,
ainsi que la date de leur rception ou mission par le service.
Ces pices doivent faire lobjet dune analyse et de certains contrles :
- Contrle arithmtique par la personne charge de la comptabilisation de cette pice.
- Contrle de vraisemblance entre les diffrents documents justificatifs (par exemple un bon de
commande avec une facture et un bon de livraison ou ainsi que le contrat).
* CACHETS EMIS SUR LES DOCUMENTS
Des cachets propres au service comptable sont mis sur tous les pices comptables traits et
comportant les mentions suivantes :
- Vrifi ;
- Comptabilis ;
- Saisie ;
- Pour Paiement ;
- Pour Information
- Rgl (mention devrait tre faite avec la date et les modalits de rglement )
- Annul
- Copie
- T.V.A Dclar pour le Mois ou le Trimestre ..

Sujet trait : CLASSEMENT : FACTURES DES VENTES


1) Les factures et avoirs en instance denregistrement sont classes dans le chrono des ventes pour
lenregistrement Comptable selon le principe suivant :
- Par mois et par date dmission .
2 ) Les factures Etablir ;
Le bon de commande et le bon de livraison sont joints et classs en attente de facturation selon les
modalits suivantes :
- Par ordre alphabtique de client et dans les dossiers suspendus par Client .
3) Les doubles des factures enregistres sont classes selon les modalits suivantes :
-a- Classement en attente dencaissement :
Dans un chancier jusqu encaissement , si lencaissement est fait par chque , par traite ou en
espce , le classement est dfinitif.
- b - Classement dfinitif :
Le classement se fait dans une chemise par mois et par date de facture.
A lintrieur, le classement est chronologique en fonction du numro donn par la socit.

Et paralllement, le classement est effectu dans des dossiers suspendus par Client avec les
pices justifiant des accords , des contrats passes avec des clients ; soit aussi des divers litiges .
Entreprise : SOCIETE
Etabli le : 30.04 .2004 Modifie et Remplac le :
Sujet trait : CLASSEMENT : FACTURES DACHATS
1) Les factures et avoirs en instance denregistrement sont classes dans les chronos pour
lenregistrement Comptable selon les principes suivants :
* - Par mois et par date de rception .
* - Classement par nature : Les modes de classement sont les suivants :
- a - Classement des factures dachats de marchandises , droits de douanes sur importations de
marchandises dans les chronos des achats revendus .
- b - Classement des factures dachats matires premires , fournitures consommables , emballages
et droits de douanes sur importations de cette catgorie dans les chronos des achats consomms
des matires et fournitures ;
Si leur volume nest pas important , elles peuvent tre classes avec les chronos des achats
revendus , dans ce cas on utilise un seul chrono pour les achats .
- c - Classement des autres factures dachats & des prestations de services :
Le classement des autres factures justificatives des comptes de charges ( C.P.C ) et les copies
factures et pices justificatives des immobilisations est dans les chronos des O.D ;
Soit dans des classeurs distincts si leur volume est important ou pour leur donner un caractre
propre ; Soit dans les chronos de la banque ou de la caisse si le rglement est effectu au courant
du mme mois par cheques , virement ou en espce
2) Les factures recevoir
Le bon de commande et le bon de livraison sont joints et classs en attente de rception de la
facture selon les modalits suivantes :
- Par ordre alphabtique de fournisseur et dans les dossiers suspendus par fournisseur .
3) Les doubles des factures enregistres sont classes selon les modalits suivantes :
-a- Classement en attente de paiement :
Dans un chancier jusqu paiement, si le paiement est fait par chque , par virement , par traite
ou en espce ; le classement est dfinitif.
- b- Classement dfinitif :
Le classement se fait dans une chemise par mois et par date de facture.
A lintrieur, le classement est chronologique en fonction du numro donn par la socit.
Et paralllement, le classement est effectu dans des dossiers suspendus par fournisseur avec les pices
justifiant des accords , des contrats passes avec des fournisseurs concernaient divers prestations ,
achats , abonnements , assurances etc... ; soit aussi des divers litiges .
Sujet trait : CLASSEMENT : PAIE ET OPERATIONS DIVERSES
Si leur volume des autres factures justificatives des comptes de charges ( C.P.C ) et des Factures et
Pices justificatives des immobilisations nest pas important ; le classement de ces pices pourrait tre
dans les chronos des O.D ; ( Voir classement pour le cas des immobilisations ) .
Classement des pices dans le chrono des oprations diverses :
- Les photocopies des dclarations de TVA et les quittances de dpts ou de versement de la TVA avec
les copies de tableaux rcapitulatif du chiffre daffaire et les tableaux des dductions ;
- Pour les documents justifiant la paie ( Voir Classement dossiers sociales ) .
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Sujet trait : CLASSEMENT : TRESORERIE
Sont classs dans le chrono de Banque par mois avec Relev :
- Les Bons de retrait despce de la banque ;
- Les Bons de dpense effectus par cheque ;
- Les Reues de versement despce la banque .
- Les bordereaux de remise des cheques ;
- Les bordereaux des encaissements ou descomptes des effets ;
- Les bordereaux des rglements des traites ou des effets payes avec les originaux de ces derniers .
- Les ordres de virement bancaires mis ou effectus ;
- Les bordereaux de virement dit par la banque ;
- Les Avis de dbit ou de crdit dit ou effectu par la banque ;
- Les autres pices et factures justificatives des comptes de charges ou produits ( C.P.C ) , si le
rglement est effectu au courant du mme mois par cheques ou virement et quil na pas au
pralable un classement dans dautres chronos , dans le cas contraire; il est souhaitable de joindre aux
Bons de dpenses ou de recettes une copie ou une photocopie des pices et factures qui leurs sont
attaches ;
- les tats de rapprochement bancaires ;
Le classement des talons de carnets de chques ou chquier est fait dans une boite par exercice .

Sont classs dans le chrono de Caisse par mois avec Relev :


- Les Bons de retrait despce de la caisse .
- Les Photocopies des Reues de versement despce la banque ( les originaux sont classes la
banque ).
- Les Bons de dpense despce par la caisse .
- Les Bons de recette despce la caisse .
- Les autres pices et factures justificatives des comptes de charge ou de produit ( C.P.C ) , si le
rglement est effectu au courant du mme mois en espce et quil na pas au pralable un classement
dans dautres chronos , dans le cas contraire; il est souhaitable de joindre aux Bons de dpense ou de
recette, une copie ou une photocopie des pices et factures qui leurs sont attaches .

Sont classs dans le chrono de Portefeuille Effets par mois avec report sur
Echanciers :
- Les photocopies et les bordereaux de remise des effets lencaissement ou lescompte;
- Les photocopies des traites , des effets payes et des obligations cautionns de crdit ;
- Les ordres de virements effectus ou recevoir payable terme ( avec chances ) ;

Les livres de recettes et les livres dpenses :


Sont classs mois par mois et par type de livre .
Les chanciers :
Sont classs par catgories .
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Sujet trait : CLASSEMENT : FACTURES DES IMMOBILISATIONS
Factures et Pices justificatives des immobilisations
A fin de faciliter la vrification des immobilisations acquises , produites , ou cder au cour dun
exercice , un dossier des immobilisations par exercice est cre . Les originaux des ces factures et
pices sont conserves dans des chronos spciales .
Les copies ou les duplicatas sont classes avec les autres factures dachats et des prestations de service
numres ; soit avec les O.D .
une liste priodique est tablie et concerne linventaire des immobilisations ( Matriels & Mobiliers
de Bureaux ) .

Sujet trait : CLASSEMENT : DECLARATIONS ET VERSMEMENT DES IMPOTS


Les pices justificatives des impts dus , rgls ou reus sont conserves part dans des classeurs ,
par catgories et ce quelque soit la date ou mode de leur paiement , les copies ou photocopies de ces
pices sont classes suivant les journaux ou ils sont comptabilises normalement .
Les modes de classement de ces document sont les suivants :
* Les impts dun exercice donne sont classes :
- Le dossier de l I.G.R sur salaires rgls ( dclarations + quittances de paiement) ;
- Le dossier de limpt Retenus la Source sur les rmunrations verses des entreprises
trangres non rsidentes (dclarations + quittances de rglement ) ;
- Le dossier de la T.V.A class par trimestre ou par mois , avec la copie de dclaration , le tableau
rcapitulatif du chiffre daffaire , les tableaux des dductions et la quittance original du rglement ;
- Le dossier de la TVA dclar pour le compte des entreprises trangres non rsidentes sur les
rmunrations verses , sont conserves dans le dossier de la TVA ( dclarations + quittances
de paiement) ;
- Le dossier des acomptes I.S , ainsi que le reliquat rgl ( avis de versement + quittances de paiement)
et sil y a lieu la dclaration de dispenses de versement de lI.S .
* Pour les autres impts qui concernent plusieurs exercices :
- Le dossier des impts cdulaires tel que : la patente , la T.U et la taxe sur enseignes concernent
tous les annes ( avis dimposition + quittances des paiement) sont classes par nature et par exercice
* Pour les autres dclarations annuelles :
Sont conserves dans un dossier spcial par anne ( dclarations + rcpiss de dpt ) :
- Copie de la dclaration fiscale annuelle model 8303/D/IS/F + ( Bilan , CPC , et pices annexes ) ;
- Etats de synthses ( Bilan , tableau de financement et tat des informations complmentaires ) ;
- Copie des dclarations annuelle des rmunrations alloues des tiers (Etat 8306/D/F ) ;
- Copie des dclarations des retenues la source sur les produits perus par les socits trangres
non rsidentes (Etat 8305/F/S ) ;
- Copie des dclarations annuelle des revenus salariaux et assimils (Etat 9421/FT ) ;
Sujet trait : CLASSEMENT : DOCUMENTS JURIDIQUES
- Les Statuts , les Procs verbaux des assembles Gnrales ordinaires ou extraordinaires , ainsi que
les P.V des dlibrations du conseil dadministration sont classes dans Les registres des
assembles ;
- Les copies de dpt au tribunal des tats synthses et des P.V sont classes dans des dossiers
spciales ;
- Les autres documents juridiques sont classes daprs leur nature dans dossiers spciales .
Entreprise : SOCIETE
Etabli le : 30.04 .2004 Modifie et Remplac le :
Sujet trait : CLASSEMENT : DOSSIERS SOCIALES
Journaux de paie , Bulletins de paie , bordereaux de la CNSS et autres dclarations
sociales
Les journaux de paie et les bordereaux de la CNSS sont conserves part dans un classeur , par
catgories, et les bulletins de paie sont classes dans les fichiers de personnel et ce quelque soit la
date ou mode de leur paiement .
Et cest ainsi , que les documents dun exercice donne sont classes dans :
- Un dossier de la CNSS pour les bordereaux et avis de versements de la CNSS ;
- Un dossier de la paie pour Les Journaux de la paie ;
- Une copie de la dclaration des salaires (Etat 9421 ) ;
Dans dautres dossier pour les bordereaux et avis de versements des mutuelles ou de CIMR .

Les justificatives de paiement de ces documents sont classes suivant les journaux ou ils sont
comptabilises normalement .

Sujet trait : CLASSEMENT : PIECES JUSTIFIANT LINVE NTAIRE

Les pices justifiant linventaire de fin danne inscrit aux comptes de stocks , sont classes par
type de stocks avec les fiches des stocks et conserves dans des dossiers ou des chronos distincts ;
Ltat rcapitulative des stocks de marchandises , matires premires , fournitures consommables ,
emballages est report dans le livre dInventaire et une copie est conserves avec la copie du bilan .

Sujet trait : CLASSEMENT : JOURNAUX , GRAND LIVRE ET BALANCES

Journaux : sont classs mois par mois et par type de journal .


Grand livre : un seul tirage regroupant toutes les critures comptables de lexercice est conserv
afin de faciliter tout contrle ultrieur .
Balances : sont classes par priodes .

Sujet trait : CLASSEMENT : DONNEES INFORMATIQUES


Sauve garde des donnes informatiques
- Les disquettes de sauvegarde des donne informatiques et les logicielles sont ranges dans des
boites de rangement ;
- Les listings sont classes dans des cartons archives ;
- Les autres donnes et supports informatiques sont classes daprs leur nature dans des boites de
rangement , dans des chronos ou dans des cartons archives .
Sujet trait : CLASSEMENT : AUTRES
Les contrats passes avec les tiers , les pices justifiants des accords avec des clients ou des
fournisseurs concernant divers prestations , achats , ventes , abonnements , assurances etc...
et mme les divers litiges font eux aussi lobjet dun classement
- Les originaux avec tous les correspondances , courriers et notes sont classes par type et natures de
pices dans les dossiers des tiers correspondants ou dans des dossiers spciales .
- Les photocopies sont conserves dans des chronos de la comptabilit pour appuyer les
enregistrements comptable .