LE CLASSEMENT ET

L’ARCHIVAGE DE
L’INFORMATION

Pour l’activité de l’entreprise, le « document » est d’une importance

primordiale : c’est souvent le « document » qui instruit, qui renseigne ; c’est
toujours le « document » qui enregistre et retient l’information ; c’est encore le
« document » qui sert de preuve.

Afin de remplir correctement son rôle, ce « document » à la forme et aux

contenus variés, doit être constamment disponible : à tout moment il faut que
l’on puisse déterminer rapidement sa position.

C’est pour cette raison que la connaissance des techniques de classement est
considérée aujourd’hui comme indispensable pour la pratique des professions de
secrétariat.
LE CLASSEMENT ET L’ARCHIVAGE DE L’INFORMATION

1. Le classement de l’information et le rangement des supports

Classer, c’est ranger méthodiquement des supports sur lesquels sont consignées
et conservées des informations variées afin d’y accéder rapidement lorsqu’on en
a besoin.

1.1 : Pourquoi classe t-on ?

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Dominique GUEYE // Professeur – Consultant

On classe essentiellement pour deux raisons :
- Pour retrouver
 le plus rapidement possible,
 à l’endroit prévu,
 en bon état.

Un support permettant au responsable d’un travail d’obtenir l’information

voulue et de satisfaire aux besoins propres à son activité.

- Pour répondre aux contraintes de la législation (fiscale, sociale,

commerciale…) qui impose aux entreprises de conserver certains
documents pendant un temps donné : 10 ans pour les documents
comptables.

1.2 : Que classe t-on ?

On classe aussi bien les supports d’information que les dossiers.

1.2.1 : Les supports d’information :

Ils sont nombreux et en constante évolution. Le choix du type de support devra

se faire en fonction du traitement, de la forme, de la fréquence de consultation et
de la durée de vie de l’information.

En fonction de la fréquence d’utilisation, il faut distinguer les documents :

- actifs : consultés et mis à jour fréquemment,
- semi actifs : consultés de temps en temps et rarement mis à jour,
- archivés : très rarement consultés.

Pour être conservés, les documents sont enregistrés sur des supports :
PAPIER Feuilles, Fiches, Revues, Livres

MAGNETIQUE Disquettes, Disques durs, Bandes magnétiques

OPTIQUES DON, Cédéroms, DVD

FILMS Microfilms

1.2.2 : Les dossiers :

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Dominique GUEYE // Professeur – Consultant

Il s’agit des :
- dossiers manuels : ils contiennent des documents sur support papier
(lettres, notes, factures, devis…) (voir graphique 1.
- dossiers informatiques : le contenu du disque dur est représenté sous
forme de dossiers (ou répertoires) eux mêmes subdivisés en sous dossiers
(ou sous répertoires) dans lesquels sont rangés les fichiers (documents).
L’organisation est représentée sous forme d’arborescence.

Disque dur ou disquette

Dossier ou répertoire

Sous dossier ou sous répertoire

Fichier

1.3 : Les qualités d’un bon classement

Un bon classement doit être :

- Complet : recenser tous les documents utiles.
- Simple : être compris par tous pour une recherche rapide.
- Fiable : constater qu’aucun support ne manque ou n’est déclassé.
- Peu encombrant : occuper un minimum de place au sol.
- Extensible : pouvoir ajouter autant de nouveaux supports que nécessaire.
- Rationnel : trouver et replacer facilement un support.

1.4 : Comment classe t-on ?

Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement :

- d’une part, les documents à classer sont en général très variés ;
- d’autre part, les personnes qui recherchent une information ne portent
pas toujours des mêmes données.

Il existe trois ordres fondamentaux de classement :

- l’ordre alphabétique,
- l’ordre numérique,

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 - l’ordre idéologique,
Et des ordres dérivés de classement :
- l’ordre alphanumérique,
- l’ordre décimal,
- l’ordre géographique,
- l’ordre chronologique.

1.4.1 : L’ordre alphabétique

PRINCIPE : Le classement alphabétique consiste à ranger les mots dans l’ordre

de succession des lettres de l’alphabet. Si deux mots commencent par une ou
plusieurs lettres identiques, l’ordre de classement est déterminé par la première
lettre qui diffère.

Lorsqu’une dénomination comporte plusieurs mots (dénominations complexes),

l’ordre alphabétique est déterminé par l’orthographe du mot directeur de
classement, mis en évidence par l’indexage.

Mot directeur : c’est le mot le plus important de la rubrique car il va « diriger »

le classement, et, ensuite, les recherches. Il est déterminé à l’aide de la norme
NF Z44 –001 de l’Association Française de Normalisation (AFNOR).

Règle : Pour choisir le mot directeur d’une rubrique on recherche d’abord le

premier nom propre (nom de personne, géographique ou publicitaire…),
sinon, le premier nom commun (sauf Société et Compagnie) ou verbe ou
adjectif pris substantivement.

Indexage : Façon de présenter une rubrique sous sa forme de classement en

inscrivant d’abord la partie principale (formée du mot directeur et des mots qui
le suivent), puis la partie secondaire (formée des mots qui précédent le mot
directeur).

Exemple :

- Nom propre de personne : Entreprise Mbodj Import Export

IND : Mbodj, Import Export (Entreprise)

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 - Nom propre géographique : Le Paris
IND : Paris (Le)

- Nom publicitaire : Restaurant « La gondole »

IND : La gondole (Restaurant)

- Mot étranger: Fast Food Hight Class

IND: Fast Food Hight Class

- Premier nom commun : Société de Transit Maritime

IND : Transit Maritime (Société de)

- Nom commun seul précédé d’un seul adjectif : Grand Hôtel

IND : Grand Hôtel

- Nom commun précédé d’un adjectif numéral : Aux Mille Merveilles

IND : Mille Merveilles (Aux)

- Adjectif substantivé : La générale de l’automobile

IND : Générale de l’automobile (La)

- Dénomination composée d’initiales (Sigle) : SGBS

IND : SGBS (voir Société Générale de Banque au
Sénégal)

AVANTAGES :
 Utilisation manuelle facile
 Recherche rapide si les documents sont peu nombreux
 Extensible

INCONVENIENTS
 Nécessite d’une connaissance parfaite des règles de classement
 Difficultés possibles pour choisir un mot directeur
 Risque d’erreur de classement

UTILISATIONS
 Fichier clients, fournisseur, élèves, étudiants, personnel
 Annuaire, dictionnaires.

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 1.4.2 : L’ordre numérique

Il est basé sur l’utilisation de la suite naturelle des nombres. Il peut être substitué
au classement alphabétique lorsque le nombre des documents à classer est
important. C’est pourquoi il est très utilisé.
PRINCIPE : Le classement numérique consiste à ranger les documents selon la
suite des nombres entiers : la place occupée dans le classement est déterminée
par le numéro d’ordre qui lui a été attribué. Le titre du document, suivi de son
numéro d’ordre, doit être enregistré sur un répertoire alphabétique.

AVANTAGES :
 Recherche et reclassement rapide
 Classement simple, sûr, extensible, discret.

INCONVENIENTS :
 Obligation de créer un répertoire sur carnet ou à bandelettes.
 Recherche préalable du numéro.

UTILISATIONS :
 Factures, commandes, comptes clients.
 Dossiers confidentiels, commerciaux, juridiques et fiscaux.

1.4.3 : L’ordre idéologique ou thématique ou analytique

Le classement idéologique consiste à diviser un sujet principal en plusieurs sous

sujets à l’aide d’un plan, préalablement établi.

Il est employé pour le classement de la documentation et, sous une forme

simplifiée, pour la tenue des dossiers. Il est souvent combiné avec un classement
alphabétique ou numérique.
AFRIQUE
THEME AFRIQUE SOUS THEME AUSTRALE

AFRIQUE
CENTRALE
ASIE
AFRIQUE DE
L’EST

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 OCEANIE
AFRIQUE DE
L’OUEST

AVANTAGE :
 Extensible car il existe une possibilité de prévoir de nombreuses
subdivisions du plan.

INCONVENIENTS :
 Plan de classement long et délicat à établir, recherche longues.
 Renvois nécessaires.
 Peu sûr.

UTILISATIONS :
 Factures, commandes, comptes clients.
 Dossiers confidentiels, commerciaux, juridiques et fiscaux.

1.4.4 : L’ordre alphanumérique

Il est possible de combiner le classement alphabétique et le classement

numérique : on limite ainsi les inconvénients de ces deux modes de classement.

PRINCIPE : Le classement alphanumérique consiste d’abord à répartir les

documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis à l’intérieur de celle-
ci, de leur attribuer, selon leur ordre d’arrivée, un numéro.

Dans chaque tranche alphabétique, un répertoire alphabétique succinct est donc

nécessaire.
A1 Aminata
A2 Alban
A3 Aldiouma

AVANTAGES :
 Risques d’erreurs peu nombreuses
 Classement et recherche relativement rapide et facile
 Chaque tranche de classement assure une certaine discrétion.

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INCONVENIENTS :
 Nécessité de tenir un répertoire pour chacune des tranches
alphabétiques
 Difficulté de déceler un dossier manquant
 Assez lent : consultation du répertoire alphabétique avant la recherche
ou la mise en place du dossier

1.4.5 : L’ordre décimal

Le classement décimal apporte au classement idéologique la simplicité et la

sécurité du classement numérique.

Il a pour base 10.

PRINCIPE : La classification décimale repose sur un plan de classement divisé

en 10 parties (0 à 9), chaque partie étant à nouveau divisé par dix, (classification
décimale universelle : CDU, Plan Comptable…)

Ex : 2 Actif immobilisé
20 Charges immobilisées
21 Immobilisations incorporelles
22 Terrains
222 Terrains nus…

AVANTAGES :

 Parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation.

 Extensible à l’infini.

INCONVENIENTS :

 Organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée

 Emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du document
prolonge la recherche
 Nécessité de renvois : chaque fois qu’un même document traite de
plusieurs sujets ou idées difficiles à analyser
 Difficulté pour repérer une erreur de classement ou constater l’absence
d’un document.

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UTILISATIONS :

Il y a de nombreuses utilisations : classement de documentation, classement de

procédés techniques, etc.

Le plan comptable utilise la classification décimale.

Le CDU dans les bibliothèques est très utilisé sous forme originale (CDU)

0 Généralité 5 Sciences Pures et Naturelles

1 Philosophie 6 Sciences appliquées

2 Religion et Théologie 7 Beaux-arts, Photographie, Musique

3 Sciences Sociales, Droit 8 Littérature

4 Linguistique 9 Géographie et Histoire

1.4.6 : L’ordre géographique

Le classement géographique est une application particulière du classement

idéologique. Il est utilisé chaque fois que l’idée de répartition suivant les lieux
est essentielle.

PRINCIPE : Le classement géographique est basé sur la connaissance des

divisions et subdivisions territoriales d’une même unité géographique : pays,
circonscription, département, commune.
Il est souvent associé à un classement numérique ou classement alphabétique.
AVANTAGES :

 Simple dans son principe,

 Précis,
 Extensible puisqu’il se subdivise naturellement,
 Répond parfaitement à son sujet.

INCONVENIENTS :

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  Nécessite fréquemment l’emploi d’u dictionnaire des communes
 Nécessite un répertoire alphabétique pour réduire le temps de certaines
recherches.

UTILISATIONS :
Il est utilisé par les :
 Services commerciaux des entreprises (répartition des clients, …)
 Service de vente par correspondance.
 Services des abonnements : revues, journaux.

1.4.7 : L’ordre chronologique

Le classement chronologique, dérivé du classement numérique, consiste à

classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : année, mois,
jour.

Dans le classement chronologique, le document le plus récent doit toujours être

placé sur le dessus.

Il est principalement utilisé pour le classement des documents et de la

correspondance dans les dossiers, pour le classement des doubles des lettres,
factures, documents,…

1.5 : Comment range t-on ?

Il existe plusieurs procédés de classement nécessitant du matériel et du mobilier

particulier :
- Horizontal ou plat : nécessitant des chemises cartonnées dossiers à
rabats, dossiers à sangles ou classeurs à anneaux comme matériel et des
classeurs à clapets ou meubles à tiroirs comme mobilier. Les dossiers sont
rangés à plat.
- Debout ou sur un chant : nécessite le même matériel et mobilier que le
classement horizontal. Les dossiers sont placés sur la tranche inférieure de
leur plus petite dimension.
- Vertical ordinaire ou suspendu : nécessitant des dossiers volumineux,
des fiches, disques, disquettes comme matériel, et bacs à fiches, boîtes,
classeur à tiroirs comme mobilier. Les dossiers sont disposés sur le dos.

2. L’archivage

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Les archives sont des documents « dormants » qui constituent la mémoire de
l’entreprise.

2.1 : Pourquoi archive t-on ?

Les entreprises doivent conserver et stocker certains documents en outre,

périodiquement, les documents devenus trop volumineux, inactifs (plus en
service) doivent être retirés du classement actif pour le décongestionner.

Ils sont alors :

- Soit détruits immédiatement
- Soit conserver en archives (le terme désigne à la fois l’ensemble des
supports archivés et l’endroit réservé à ce rangement).

2.2 : Que doit – on archiver ?

Ce sont les documents qui restent indispensables en vue d’éventuels besoins ou

contrôles (pour répondre à des obligations légales). Ces documents, qui ne
doivent donc pas être détruits, sont de nature :
- Fiscale, comptable
- Douanière
- Juridique (à conserver en cas de litige)
- Commerciale et économique (pour permettre de suivre l’évolution de
l’entreprise).

Ces derniers sont frappés d’une prescription légale de :

- 10 ans pour les livres et documents commerciaux (code de commerce)

- 5 ans pour les documents relatifs aux salaires (protection sociale)
- 4 ans pour les documents concernant le personnel (Inspection du Travail).

2.3 : Les différentes formes d’archivage.

 Archivage papier (archivage classique) : les documents sont

archivés chronologiquement dans des contenants (dossiers,
boîtes…), qui sont ensuite rangés (horizontalement ou
verticalement) sur des rayonnages ou dans des meubles appropriés
(armoires, classeur…).

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  Micrographie : procédé des reproduction qui permet le transfert
sur un film, sous une forme miniaturisée, d’informations
graphiques ou codées.
 Archivage magnétique : les données sont numérisées et stockées
(par l’intermédiaire d’un ordinateur) sur des supports magnétiques.
Ex : Disquette, disque dur, cassette…
 Archivage optique : il se fait sur un disque à lecture optique, à
partir de données numérisées ou lues par faisceau laser.

Ex : Cédérom (Compact Disc)

DON (Disque Optique Numérique)
DVD (Digital Versatile Disc)

2.4 : La destruction des archives

Lorsque le délai obligatoire de conservation des documents est atteint, les

dossiers peuvent, pour décongestionner et rationaliser l’archivage. :
- Etre retirés du rangement
- Etre détruits
 par incinération
 à l’aide de machines à découper ou à broyer
 par effaçage magnétique et / ou optique

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