Livre Blanc

Edition 2011

Automatisation et optimisation du processus de comptabilit fournisseur

PROVEA - 5 rue du Colibri - 59650 Villeneuve dAscq France Tl : 03 20 04 43 25 Fax : 03 20 04 43 24 www.provea.eu

Automatisation et optimisation des processus de comptabilit fournisseur

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Sommaire
Les principes de fonctionnement Les entreprises concernes Les limites des traitements manuels base de documents papier Les grandes fonctionnalits Les avantages pour lentreprise Le retour sur investissement (ROI) Conclusion

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Les principes de fonctionnement

Dans de nombreuses entreprises, les quipes comptabilit finance consacrent une grande partie de leur temps de travail au traitement des factures fournisseurs. Ces processus et traitements sont encore gnralement bass sur des documents papier. La gestion manuelle des factures fournisseurs base de documents papier est aujourdhui un des postes les plus coteux et les plus consommateurs en temps dans les entreprises. Ces processus sont longs, contraignants, ils entrainent des retards ou des erreurs de paiement, et ils gnrent une inefficacit administrative. Hors, dans un contexte conomique de plus en plus dur et exigent, il est trs souvent demand aux directions comptables et financires doptimiser leur efficacit et leur productivit tout en rduisant leurs cots de fonctionnement. Et tout cela, bien sr, en apportant une meilleure qualit de service. En utilisant des solutions adaptes, les entreprises peuvent conomiser de largent et des ressources tout en rduisant les risques derreur. Lintgration des documents papier avec les systmes de gestion (ERP, logiciels de comptabilit, dveloppements spcifiques) se transforme en un avantage concurrentiel et permet au personnel de se concentrer sur des tches plus forte valeur ajoute. Lensemble du personnel administratif peut, depuis lERP ou le systme comptable, consulter instantanment les documents et les informations ncessaires dans le cadre de son travail. Ceci apporte votre personnel plus defficacit, contribue lamlioration des processus daffaires et la rduction des cots administratifs.

Le traitement dune facture fournisseur papier cote 13,80 lentreprise

Plus de 85% des factures fournisseurs reues par les entreprises sont au format papier

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Les entreprises concernes

Historiquement, les solutions de traitement des factures fournisseurs taient surtout rserves aux grandes entreprises, pour des raisons de cot de projet (relativement important) et de volumtrie de factures traiter. Depuis quelques annes, on voit apparaitre une toute autre tendance. Arrter de dpenser de largent inutilement avec une gestion manuelle des factures fournisseurs papier intresse et concerne les entreprises de toutes tailles, de tous secteurs dactivit, et de toutes volumtries. Dailleurs, ces socits qui ntaient pas ou peu concernes par ces projets auparavant, le deviennent mais avec de nouvelles exigences et contraintes. Les projets de traitement des factures fournisseurs doivent rpondre des impratifs prcis : Simplicit ( contrario avec des projets usines gaz ) Implmentation rapide (en quelques jours en non pas en plusieurs semaines voir plusieurs mois) Pas ou peu de changement des habitudes de travail mais plutt automatiser tout ce qui peut ltre (sappuyer sur lexistant) Tarifs raisonnables et accessibles aux PME

Pour savoir si votre entreprise est concerne par lautomatisation du traitement des factures fournisseurs, rpondez au quizz ci-dessous. Si vous obtenez au moins 4 OUI , votre entreprise semble concerne par ce projet.

Quand vous tes sur une criture comptable dans votre logiciel de comptabilit, vous aimeriez pouvoir visualiser la facture dun clic de souris ? Vous fates des photocopies de vos factures ? Vos factures fournisseurs suivent des circuits dapprobation vers un ou plusieurs approbateurs ? Vous aimeriez pouvoir envoyer des factures fournisseurs par email ? Dans votre entreprise, plusieurs services ou personnes sont amens avoir accs aux factures fournisseurs ?

OUI

NON

OUI OUI OUI OUI

NON NON NON NON

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Vous souhaitez mettre plus de rigueur et de traabilit dans le traitement de vos factures fournisseurs Votre entreprise a-t-elle dj perdu des factures fournisseurs ? Vous souhaitez tre en conformit avec la nouvelle loi LME (Loi de Modernisation de lEconomie) ? Vous souhaitez rduire vos dlais de paiement ? Vous avez plusieurs sites ? Vous souhaitez faire gagner du temps au service comptabilit finance ? Vous avez dj eu des pnalits pour paiement en retard ? Vous aimeriez pouvoir faire des recherches multi critres sur votre base factures ? Vous souhaitez faire davantage descompte pour paiement anticip ? Vous manquez de place dans les bureaux de la comptabilit ? Votre entreprise souhaite sinscrire dans une dmarche plus respectueuse de lenvironnement, du dveloppement durable ? TOTAL

OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI

NON NON NON NON NON NON NON NON NON NON NON

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Les limites des traitements manuels base de documents papier

Manque de visibilit : Plus de 85% des factures reues par les entreprises sont au format papier, et cela gnre invitablement un manque de visibilit sur le processus dapprobation. Les factures peuvent rester plusieurs jours voire plus longtemps sur le bureau des responsables ou pire encore se perdre ce qui aura comme effet des relances de la part des fournisseurs, des traitements en urgence, ainsi que des pnalits pour paiement en retard. Cltures des comptes non fiables : Les quipes comptables passent une grande partie de leur temps fournir la direction gnrale des chiffres les plus fiables possible. Avec la lourdeur administrative lie la gestion manuelle des factures fournisseurs, il peut arriver plus ou moins rgulirement que certaines factures ne soient pas prises en compte dans le systme comptable ce qui a pour effet de diminuer les dpenses et de surestimer les produits. Rsultat : les comptes prsents ne sont pas corrects et lentreprise sexpose des risques lors de contrles. Le service de comptabilit fournisseur croule sous la paperasserie : Presque tous les services de comptabilit croulent sous la charge de travail lie la gestion des documents papier : classement, photocopies, distribution, fax, recherches, archivage, etc De plus, cette gestion des documents papier est peu fiable car il nest pas rare que des documents soient perdus, mal rangs (donc inaccessibles) ou encore vols. Les erreurs valent chres lentreprise : Les erreurs de comptabilit valent chres en temps, en argent, et en image pour lentreprise. Les erreurs peuvent venir de dlais dapprobation de factures trop longs ou encore du manque dinformation sur les factures valider (pices manquantes, ). Payer une facture fournisseur cote chre lentreprise : Le traitement dune facture fournisseur papier cote 13,80 lentreprise. Il nest donc pas utile de rendre les factures fournisseurs plus chres qu'elles ne valent. Non respect des procdures : Il nest pas rare de constater, avec un traitement manuel des factures fournisseurs, que les procdures mises en place par lentreprise ne sont pas respectes (circuits dapprobation dtourns ou contourns, traitements hors dlai, validation manquante, ).

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Les grandes fonctionnalits

Consultation des factures fournisseurs depuis lERP
Depuis lERP ou le systme comptable, dun clic de souris, les utilisateurs autoriss peuvent consulter instantanment les factures fournisseurs lcran. Technologie : Imagerie documentaire

Base documentaire factures fournisseurs

Les utilisateurs peuvent faire des tris et des recherches suivant de nombreux critres : nom de fournisseur, montant, numro de commande, date de paiement, compte de charge, imputations, etc Technologie : Base GED, recherches multicritres

Circuits dapprobation des factures fournisseurs

Automatisation des circuits dapprobation et mise en place dune gestion lectronique des BAP (Bons A Payer) : Pilotage du flux factures, traabilit en temps rel, tats davancement, alertes email, relances automatique, etc Technologie : Workflow dapprobation, BAP lectronique

Portail fournisseur
Le portail web permet aux fournisseurs de lentreprise davoir un libre accs aux informations des factures et des paiements. Cela a pour avantage de rduire le nombre dappels tlphoniques auprs du service comptabilit. Technologie : Extranet fournisseur

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Gestion des achats

Gestion du traitement complet du cycle des dpenses, depuis lidentification du besoin jusqu la gnration de commandes fournisseurs, la rception des biens ou services (demande dachat, approbation, commande, rception). Technologie : Logiciel gestion des achats et des commandes fournisseurs

Rapprochement des factures avec les commandes

Les factures sont rapproches et compares des commandes et/ou des rceptions issues du systme de gestion des achats. Les factures conformes sont traites automatiquement et les autres ncessitent une intervention manuelle. Technologie : Interface avec les bases commandes/rceptions, moteur de rgles

Ces besoins sont la fois autonomes et complmentaires. Chaque besoin peut tre pris individuellement ou alors cumul avec dautres. Pour les entreprises qui souhaitent raliser des projets de traitement des factures fournisseurs avec un budget raisonnable et une mise en place rapide (quelques jours), nous prconisons dopter pour une capture de documents papier sans le module de LAD (en choisissant une numrisation en masse avec des patchs de sparation), et de mettre en place une base documentaire factures fournisseurs et des workflow dapprobation. Les gains de productivit sont immdiats et les projets sont raliss en toute simplicit ce qui a pour principal avantage de ravir la direction de lentreprise ainsi que lensemble des utilisateurs.

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Les Avantages pour lentreprise

Pilotage de lensemble des factures de lentreprise : Les factures sont visibles tout au long du processus (depuis leurs arrives leurs paiements en passant par les tapes dapprobation) Recherche en temps rel : Les recherches de factures se font en un clic de souris depuis lcran de votre logiciel de comptabilit sans avoir besoin de vous dplacer vers lendroit o se trouvent les documents Plus besoin de classer les documents papier : vous pouvez directement les archiver Les photocopies de documents deviennent inutiles Plus de perte ni de mauvais classement : La consultation de documents nengendre aucun risque de perte de document ou de mauvais reclassement Litiges rgls plus rapidement : Les litiges internes et externes lentreprise sont rsolus plus facilement grce un accs immdiat aux documents et aux informations Surcharges de travail mieux gres : Les surcharges de travail sont facilement gres : vous pouvez faire plus de travail avec le mme deffectif ou encore faire autant de travail avec moins deffectif Fidlisation des collaborateurs : Les conditions de travail sont amliores pour le dpartement comptabilit/finance et pour toute lentreprise en gnral Respect des procdures : Les procdures administratives de lentreprise sont respectes, simplifies et plus fiables Contrle fiscal : Lors dun contrle fiscal, les pices demandes sont retrouves trs facilement. Dautre part, vous tes certain de disposer de lintgralit des pices demandes (pas de risque de perte ou de mauvais classement des documents) Respect des lois et normes : Sarbane Oxley SOX, SEC, LME

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Cltures plus rapides : Les cltures de comptes sont ralises plus rapidement avec une visibilit totale sur lensemble des factures fournisseur de lentreprise Transmission de documents par email : En quelques secondes, vous pouvez transmettre par email les documents justificatifs de compte votre commissaire aux comptes Baisse des cots administratifs : Les cots sont considrablement rduits (cots lis au tri, au classement, larchivage, aux recherches, aux dplacements, aux photocopies, aux reclassements, la distribution, ) Loi de modernisation conomique (LME) : Vous tes maintenant certain que plus aucune facture ne sera rgle hors dlai

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Le retour sur investissements (ROI)

Les diffrentes tudes disponibles font tat de cots de lordre de : 17,00 par facture pour le GARTNER GROUP (tude t 2002) 13,80 pour Arthur D.LITTLE (tude janvier 2002), prsent sur le schma ci-contre

Estimation du cot de traitement standard d'une facture reue (source Arthur D. Little pour Deskmon/Post@xess)

Cot de traitement dune facture fournisseur papier : 13,80

Dans lhypothse la plus dfavorable, sappuyant sur un cot de traitement de 13,80 , calculez combien vous allez pouvoir conomiser

Traitements Traitement du courrier Saisie Validation

Cots 0,90 1,40 5,40

Gains

Les conomies Pas dconomie Rduction du temps de saisie de lordre de 60 90 % Economies sur les photocopies, les tris, la distribution manuelle des factures, les relances auprs des retardataires, le pointage des factures La mise en paiement dans le systme comptable peut tre compltement automatise Avec la numrisation, il devient inutile de perdre du temps classer les factures fournisseurs papier. Elles peuvent tre directement archives car les recherches se font maintenant lcran Les litiges sont rsolus plus facilement et plus rapidement grce un accs immdiat aux informations et aux documents

Paiement Archivage

2,80 1,50

Gestion des litiges

1,80

13,80

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Conclusion
Lautomatisation du traitement des factures fournisseurs offre aux entreprises de trs nombreux avantages et gains de productivit. Au del de la simple rduction des cots administratifs du service comptabilit, cest toute lentreprise qui gagne en productivit, en visibilit, en traabilit, en confort et en efficacit. Dans le cadre de ses projets, PROVEA prconise de ne pas trop changer les habitudes de travail mais au contraire de sappuyer sur lorganisation actuelle et dautomatiser tout ce qui peut ltre. Cest pourquoi, une grande partie des projets que mne PROVEA ninclut pas le module de lecture automatique de documents, source dapprhension et de changement des habitudes de travail des quipes comptables. Lobjectif est de sappuyer au maximum sur lorganisation actuelle et le systme comptable utilis. Et en parfaite complmentarit, venir ajouter les fonctionnalits de base documentaire et de circuits dapprobation (workflow) au systme comptable en place dans lentreprise. Les bnfices obtenus sont tellement importants, que les utilisateurs nont aucune apprhension ni rticence, et surtout, ils adhrent immdiatement au projet. Les projets dautomatisation du traitement des factures fournisseurs comme le propose PROVEA offrent de trs nombreux avantages pour lentreprise : Faible cot de projet Ralisation de projet en quelques jours Peu ou pas de changement dhabitudes de travail Adhsion totale de lensemble des collaborateurs de lentreprise

Avec une visibilit accrue sur lensemble de leurs processus, les directions comptables et financires peuvent exercer un meilleur contrle sur les fonctions de leurs entreprises, tout en garantissant la direction gnrale une baisse significative des cots de fonctionnement et une augmentation de la productivit administrative de lensemble du personnel de lentreprise.

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