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des dcaissements
Manuel
des dcaissements
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Acronymes
ii
BAD
BIC
CEP
DSP
DTS
ERD
FAD
FAE
FAPA
FEF
FFBC
FSN
GR
Garantie de remboursement
IAEAR
IBAN
LC
Lettre de crdit
MPP
NEPAD
OE
Organe dexcution
PAR
PMR
PNB
PRI
UC
Unit de compte
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Acronymes
Acronymes
Acronymes
iii
1.
2.
3.
4.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Le cycle de projet
2.1
2.2
Identification
2.3
Prparation
2.4
Evaluation
2.5
2.6
2.7
Excution et supervision
2.8
Achvement du projet
2.9
valuation rtrospective
3.1
Accords
3.2
Conditions gnrales
3.3
Accords juridiques
3.4
3.5
Annulations
3.6
10
3.7
Lettre de dcaissement
10
Procdures de dcaissement
12
4.1
Entre en vigueur
12
4.2
12
4.3
12
4.4
Financement rtroactif
12
4.5
Dpenses ligibles
12
4.6
Catgories de dpenses
13
4.7
13
4.8
Pices justificatives
13
4.9
Monnaie de dcaissement
13
4.10
14
4.11
14
4.12
Remboursements
15
4.13
Contrats
15
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5.
6.
4.14
Rfrences bancaires
16
4.15
16
4.16
16
Mthodes de dcaissement
19
5.1
Introduction
19
5.2
19
5.3
21
5.4
24
5.5
Paiement direct
29
5.6
29
Gestion financire
32
6.1
32
6.2
Gestion comptable
32
6.3
32
6.4
32
6.5
32
6.6
Rapports financiers
33
6.7
33
6.8
33
6.9
34
6.10
Audit
35
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iv
14
19
20
23
27
30
38
39
40
41
44
45
48
50
52
54
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Prface
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vii
Prface
Le Manuel des dcaissements (le Manuel) prsente les politiques, les directives, les pratiques et les procdures
en matire de dcaissement du Groupe de la Banque africaine de dveloppement (BAD). Il sert doutil de rfrence
pour le personnel de la Banque, les emprunteurs , les agences dexcution , les cofinanciers, les fournisseurs
et dautres parties contractantes en ce qui concerne llaboration, le traitement et la gestion des dcaissements
La lettre de dcaissement
Les principes et les procdures dcrits dans ce Manuel sappliquent aux projets et programmes
dinvestissement publics ou garantie par lEtat qui sont financs en totalit ou en partie par les ressources
du Groupe de la Banque. Ils sappliquent galement aux fonds spciaux, aux fonds fiduciaires financs par
les bailleurs de fonds et administrs par la Banque et aux oprations cofinances pour lesquelles un partenaire
au dveloppement a demand la Banque dadministrer les dcaissements. Le prsent Manuel remplace
tous les manuels prcdents et est applicable immdiatement. Il est disponible sur le site web de la Banque
(http://www.afdb.org).
Il sera mis jour de faon rgulire pour reflter les opinions des utilisateurs, les leons tires et lvolution
des politiques et pratiques relatives ladministration des dcaissements.
Le Dpartement du contrle financier est charg de la pertinence, du bien-fond des dispositifs de
dcaissement et de lapprobation des demandes de dcaissement pour les financements octroys ou
administrs par la Banque. Pour obtenir de plus amples renseignements vous pouvez visiter notre site web:
www.afdb.org, ou prendre contact avec notre bureau (voir annexe 1), ou nous contacter ladresse suivante:
Division des dcaissements
Dpartement du controle financier
Banque africaine de dveloppement
Avenue du ghana / BP. 323
1002 Tunis belvdere / Tunisie
Fax
: +216 71 25 20 53
Email
: loandisbursements@afdb.org
Emprunteur(s) dans le Manuel est utiliss pour dsigner soit emprunteurs et/ou donataires.
Le terme organe dexcution (OE) est utilis de faon interchangeable avec Cellule dExcution du Projet (CEP). Lemprunteur dsigne
un organe dexcution qui devient une CEP.
3
Prt dans ce Manuel est utilis pour dsigner dons sauf si le contexte prcise autrement.
2
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Prface
Prface
pour une excution efficiente et efficace des projets. Le Manuel complte les documents suivants:
Chapitre 1
Le Groupe de la BAD
Bien que le FAD et le FSN soient juridiquement et financirement distincts de la BAD, ils sont administrs
par le mme personnel et leurs oprations sont soumises aux mmes standards de performance que
ceux de la BAD.
1.2
LAccord portant cration de la BAD a t adopt Khartoum en 1963 et mis en vigueur en 1964. La
Banque a officiellement commenc ses oprations en 1967. A la suite dun amendement apport
lAccord en 1982, le capital de la BAD a t ouvert des pays non rgionaux.
Ses ressources proviennent des ressources ordinaires et des ressources spciales. Les ressources
ordinaires sont:
Les actions souscrites du capital autoris par ses 77 pays membres (voir lAnnexe 2), dont une partie est
appelable ;
Les fonds reus en remboursement des prts BAD ;
Les fonds obtenus par emprunt sur les marchs financiers internationaux ;
Le revenu gnr des prts de la BAD ; et
Dautres revenus reus par la Banque, par exemple le revenu provenant de placements.
LArticle 8 de lAccord portant cration de la BAD autorise linstitution crer, administrer et grer des
fonds spciaux conformment ses objectifs et fonctions.
En vertu de ces dispositions, le Fonds africain de dveloppement (FAD) a t cr avec des tats non africains
en 1972 et le Fonds spcial du Nigeria (FSN) avec le gouvernement nigrian en 1976.
Les autres fonds spciaux de la Banque sont :
Facilit africaine de leau (FAE)
Fonds forestier du bassin du Congo (FFBC)
Facilit en faveur des tats fragiles (FEF)
Fonds dassistance au secteur priv en Afrique (FAPA)
Fonds pour lEnvironnement Mondial (FEM)
Fonds pour les pays revenu intermdiaire (PRI)
NEPAD - IPPF
Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement en milieu rural (IAEAR)
4
Lexpression Groupe de la Banque se rapporte la Banque africaine de dveloppement (BAD), au Fonds africain de dveloppement
(FAD) et au Fonds spcial du Nigeria (FSN). Lorsque le cas ne concerne quune de ces institutions, cela est prcis.
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Chapitre 1
Le Groupe de la BAD
1.1
Le Groupe de la BAD
Les fonds spciaux sont rgis par les politiques et procdures de dcaissement de la Banque, tel que dcrit
dans leurs manuels doprations respectifs.
Le Fonds africain de dveloppement (FAD)
LAccord portant cration du FAD, qui comprend la BAD et les tats participants, a t sign en Algrie en
1972 et est entr en vigueur en 1973. Le FAD fournit une assistance aux pays en dveloppement faible
niveau de revenu par habitant par le biais de don et de prts des conditions concessionnelles. Les ressources
du FAD proviennent des contributions et des reconstitutions priodiques des 26 tats non africains participants
(voir lAnnexe 3). Les reconstitutions des ressources du Fonds interviennent normalement tous les trois ans,
sauf dcision contraire des tats participants. Lligibilit dun pays aux ressources FAD dpend essentiellement
de la situation conomique observe dans le pays, value sur la base du PNB par habitant et de la capacit
rembourser la dette.
1.4
Le FSN a t cr la suite dun accord sign entre le Gouvernement nigrian et la BAD en 1976 et est entr en
vigueur la mme anne. Laccord initial a expir en 2006. Aprs deux prorogations provisoires dune anne
chacune, laccord a t prorog pour une nouvelle priode de 10 ans en 2008. Le FSN appuie les efforts de
dveloppement des pays membres rgionaux du Groupe de la Banque, en particulier les plus ncessiteux dentre
eux. Ses ressources sont intgralement constitues des contributions du gouvernement nigrian et du revenu
gnr par ses oprations.
1.5
Eligibilit
Les critres doctroie des prts sont fonction des sources de financement. Lligibilit dun PMR une des
trois sources de financement dpend essentiellement de la situation conomique du pays value sur la
base du produit national brut (PNB) par habitant et de sa capacit assurer le service de la dette. Ainsi,
les PMR sont classs en trois catgories : la catgorie A (pays FAD exclusivement), la catgorie B (pays
ligibles la fois aux ressources BAD et aux ressources FAD) et la catgorie C (pays exclusivement BAD).
Monnaie dengagement
Pour le financement BAD, le prt est libell dans une des monnaies demprunt de linstitution savoir le
dollar EU, leuro, le yen et le rand sud-africain, au choix de lemprunteur. Les prts et les dons du FAD et
du FSN sont libells en units de compte (UC). Lunit de compte est gale un droit de tirage spcial
(DTS) du Fonds montaire international(FMI).
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Chapitre 1
Le Groupe de la BAD
1.3
Le cycle de projet
Chapitre 2
Le cycle de projet
2. Le cycle de projet
L es projets financs par le Groupe de la Banque sont labors et grs selon un cycle. Il sagit dune succession dtapes qui vont de lidentification lvaluation rtrospective, en vue de la ralisation dobjectifs
spcifiques conformes au plan de dveloppement du pays concern et la stratgie de la Banque.
Chapitre 2
Le cycle de projet
La Banque collabore avec chaque pays membre rgional emprunteur pour la formulation dune stratgie de
dveloppement et dun programme oprationnel dcrit dans un document de stratgie pays (DSP).
Lors de la prparation du DSP, la Banque procde une analyse et des tudes conomiques pluridisciplinaires en consultation troite avec le gouvernement, les diffrentes parties prenantes dans le pays et les partenaires au dveloppement. Le DSP procde une analyse globale des secteurs susceptibles de bnficier
des concours de la Banque. Il oriente les interventions de linstitution dans les pays et constitue le principal
instrument de la concertation sur les stratgies avec les pays.
2.2
Identification
En se basant sur le DSP, la Banque, en concertation avec le pays concern, introduit dans sa rserve de
projets, les projets jugs ralisables et justifis aux plans technique, socioconomique, financier et environnemental.
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Le cycle de projet
2.3
Prparation
La Banque dtermine, au cours de cette tape, les conditions de succs du projet en se basant sur les impacts positifs attendus aux plans : conomique, financier, social et environnemental.
2.4
Evaluation
La Banque est responsable de lvaluation du projet. Durant cette tape, elle examine les tudes techniques,
environnementales, conomiques, financires5, institutionnelles et sociales menes lors de ltape de la prparation. Lvaluation aboutit la prparation du rapport dvaluation du projet sur lequel se fonde la dcision de financement de la Banque ainsi que les documents juridiques.
2.5
Au cours des ngociations officielles, la Banque et lemprunteur saccordent sur le contenu du rapport dvaluation du projet, du projet daccord (ou les accords) juridique(s), et du projet de lettre de dcaissement. Aprs
les ngociations, la Banque soumet la proposition de financement au Conseil pour approbation.
2.6
Une fois le prt approuv, les reprsentants autoriss de lemprunteur et de la Banque signent les accords
juridiques. Lorsque lemprunteur remplit les conditions gnrales et spcifiques dentre en vigueur, la
Banque dclare lentre en vigueur des accords juridiques.
2.7
Excution et supervision
Lemprunteur est responsable de lexcution du projet; il doit rendre compte priodiquement de son tat davancement et fournir des tats financiers annuels audits. La Banque, son tour, supervise le projet afin de sassurer des progrs raliss et que les fonds dcaisss sont utiliss aux fins prvues de manire conomique,
efficiente et efficace.
2.8
Achvement du projet
Lemprunteur prpare et soumet la Banque un rapport dachvement donnant sa propre apprciation sur
lexcution du projet, les avantages qui en dcouleront, la performance de divers intervenants, le niveau de ralisation des objectifs, les leons en tirer et les mesures prises pour garantir la durabilit des ralisations.
La Banque prpare aussi son propre rapport dachvement visant valuer les objectifs atteints; les ralisations
et les impacts significatifs ; les chances de durabilit du projet ; la performance de la Banque et de lemprunteur
; ainsi que les leons tires de lexcution.
2.9
valuation rtrospective
Aprs la prparation des rapports dachvement par lemprunteur et la Banque, la Banque mne une mission
dvaluation rtrospective ayant pour but de mesurer les ralisations du projet par rapport aux objectifs initiaux.
Cette mission examine la prparation, la conception, valuation et lexcution du projet, les cots et les avantages ainsi que les rsultats par rapport aux objectifs initiaux. Lvaluation rtrospective rend galement compte
des leons tires du projet en vue de renforcer lefficacit de laide au dveloppement et damliorer les pratiques
et procdures de la Banque.
5
Comprend une valuation de la capacit institutionnelle de lemprunteur et de ladquation des systmes de gestion financire.
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Chapitre 2
Le cycle de projet
La prparation du projet incombe lemprunteur qui peut demander lassistance technique ou financire
de la Banque. Au cours de cette tape, le PMR mne des tudes et des estimations visant dfinir les objectifs, les composantes, les activits, les produits et les rsultats attendus du projet. Ces tudes visent
confirmer si les objectifs du projet du point de vue technique, environnemental, conomique, financier, institutionnel et social sont ralisables selon un calendrier, un cadre institutionnel, et un plan dexcution dfinis.
Le cycle de projet
Date
Dfinition
Date dapprobation
Date de signature
Date laquelle lemprunteur et la Banque signent laccord juridique. Cette date marque le dbut du calcul de la commission
dengagement, au besoin, et lchancier de remboursement.
Pour les projets ligibles un financement rtroactif, date antrieure la date de laccord juridique telle que mentionn dans
ledit laccord, partir de laquelle les paiements sont ligibles
au remboursement.
Date de clture
La Banque peut accepter pendant une dure limite (nexcdant pas trois mois) aprs la date de clture de couvrir des dpenses pour lachat des biens, ou des travaux effectus ou
des services effectus avant ou la date de clture.
Date de remboursement
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Chapitre 2
Le cycle de projet
Chapitre 3
3.1
Accords
L es dispositions de lAccord portant cration de la Banque6 noncent trois principes de base en matire
de dcaissement au titre de projets de dveloppement.
Article 17(d): Le produit d'un prt, d'un investissement ou d'une autre opration de financement entreprise
dans le cadre des oprations ordinaires de la Banque, servira l'acquisition uniquement dans les pays
membres, des biens et services qui y sont produits sous rserve des cas o le Conseil d'administration
dcide d'autoriser l'acquisition des biens et services dans un pays non membre ou produits par un pays
non membre, si des circonstances particulires rendent commode une telle acquisition, comme par
exemple lorsqu'un pays non membre fournit la Banque des fonds importants
Depuis le 1er novembre 2008, le Fonds africain de dveloppement permet aux entreprises et aux particuliers
de tous les pays de fournir des biens, des travaux et des services dans le cadre de projets quil finance. Les
ressources engages dans les oprations de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds spcial du
Nigeria sont utilises pour lacquisition de biens et de travaux, y compris les services connexes, fournis par
les soumissionnaires provenant des pays membres.
Article 17(g): Lorsque la Banque accorde un prt direct, elle n'autorise l'emprunteur tirer sur les
fonds que pour couvrir les dpenses relatives au projet, au fur et mesure quelles sont effectues
Article 17(h): La Banque prend des dispositions pour s'assurer que le produit dun prt quelconque consenti
ou garanti par elle est employ exclusivement aux fins auxquelles ledit prt a t accord, en donnant aux
considrations d'conomie et de rendement limportance qui leur est due
3.2
Conditions gnrales
Les prts et dons du groupe de la Banque sont rgis par les Conditions gnrales applicables aux
accords de prts, de garanties et de dons de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds
africain de dveloppement. Les Conditions gnrales, qui font partie intgrante de laccord juridique,
couvrent entre autres les domaines suivants :
Au cas o une disposition dun accord juridique est en contradiction avec les dispositions des conditions
gnrales, cest la disposition de laccord juridique qui prvaut.
Les mmes principes de base sont noncs lArticle 15 de lAccord portant cration du Fonds africain de dveloppement.
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Chapitre 3
Politiques de dcaissement
3.3
Accords juridiques
Le principal document juridique concernant un projet ou un programme financ par le Groupe de la Banque
est un accord sign par lemprunteur et la Banque qui prcise les conditions spcifiques du prt. Il sagit de
laccord de prt dans le cas des prts, et du protocole daccord pour les dons.
Lorsque la Banque octroie un prt une entit du secteur public autre que ltat membre, elle conclut galement
un accord de garantie avec le pays membre ou, conformment aux rgles applicables, avec une autre entit
acceptable, qui sera ainsi considre comme garant.
Les accords juridiques noncent les conditions spcifiques, notamment, les points suivants entre autres :
Laccord juridique peut tre amend soit sur avis lemprunteur, soit par accord mutuel entre la Banque
et lemprunteur. Un amendement qui modifie de manire significative les conditions initiales approuves
peut exiger lapprobation du Conseil dadministration.
3.4
Lacquisition de biens et services finance par la Banque est rgie par les Rgles et procdures de la Banque
pour la fourniture des biens et travaux, et aux Directives de la Banque pour l'utilisation des services de
consultants. Les dispositions dacquisition spcifiques un projet donn sont nonces dans laccord juridique
et sajoutent ces rgles. Le respect de ces rgles et procdures constitue une obligation contractuelle de
lemprunteur et contribue une bonne excution du projet et facilite les dcaissements.
La responsabilit de lexcution du projet, de lattribution et de ladministration des contrats incombe
lemprunteur. La Banque supervise les activits relatives lattribution des contrats menes par lemprunteur
conformment aux dispositions de laccord juridique et comme prcis dans le plan dacquisition du projet.
3.5
Annulations
Les Conditions gnrales et les directives relatives lannulation des prts de la Banque africaine de dveloppement
et du Fonds africain de dveloppement prcisent les conditions et les procdures qui sappliquent aux annulations.
Avant lannulation, la Banque sassure quil nexiste pas de demandes de dcaissement en instance ou
dengagement pris et que les contrats financs par les ressources du prt qui nont pas t entirement dcaisss
ont t annuls de faon rgulire. La Banque nannulera aucun montant pour lequel elle aura conclu un engagement
spcial pour couvrir les lettres de crdit, sauf si le texte de cet engagement prvoit le contraire.
Les commissions dengagement, sil y a lieu, continuent de saccumuler au-del de la date de clture mentionne
dans laccord de prt, mme si cette date na pas t proroge. Seule lannulation de la portion non utilise
du prt met fin la commission dengagement.
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Chapitre 3
Politiques de dcaissement
3.6
La Banque peut suspendre les dcaissements si lemprunteur ne respecte pas les conditions mentionnes
dans laccord de prt ou dans les conditions gnrales. La suspension peut sappliquer un ou plusieurs
prts ou des composantes spcifiques. Lannulation des dcaissements entre en vigueur la date laquelle
la dcision est prise et reste en vigueur jusqu la date laquelle les facteurs qui lont motive cessent de se
produire et la notification par la Banque du retrait total ou partiel de la suspension.
Dans le cas de manquements lis au service de la dette, la Banque suspend les dcaissements lis tous
les prts octroys au pays membre ou garantis par celui-ci. La Politique en matire de recouvrement des
arrirs sur prts prvoit les divers types de sanctions et des exemptions.
3.7
Lettre de dcaissement
La lettre de dcaissement (voir lAnnexe 4) fournit aux emprunteurs et aux agences dexcution des instructions
spcifiques relatives aux dcaissements concernant un prt donn. Un projet de lettre de dcaissement est
accept de commun accord par la Banque et lemprunteur lors des ngociations. Aprs la signature de laccord
de prt, la Banque envoie lemprunteur une lettre de dcaissement signe.
Dans certains projets, plusieurs agences dexcution ainsi que lemprunteur peuvent participer la mise en
uvre du projet et envoyer des demandes de dcaissements la Banque. Il incombe lemprunteur de veiller
ce que toutes les entits participant au projet reoivent une copie de la lettre de dcaissement signe. La
Banque peut, la suite de consultations avec lemprunteur, mettre une lettre de dcaissement rvise tenant
compte des modifications apportes aux modalits de dcaissement pendant lexcution du projet.
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Chapitre 3
Politiques de dcaissement
10
Procdures de dcaissement
Chapitre 4
Procdures de dcaissement
4. Procdures de dcaissement
Lemprunteur est responsable de lexcution des projets et des programmes conformment tous les accords.
La Banque, quant elle, suit lexcution du projet/programme pour sassurer de sa conformit aux accords, aux
rgles et procdures dcrites dans le prsent Manuel et dans dautres documents et directives.
4.1
Entre en vigueur
La Banque dclare lentre en vigueur de laccord de prt aprs que lemprunteur ait satisfait aux conditions
stipules dans ledit accord et dans les conditions gnrales.
4.2
Outre les conditions dentre en vigueur, le prt peut tre assorti de conditions de premier dcaissement et
de conditions applicables aux dcaissements ultrieurs. Les documents soumis doivent tre des originaux
ou des copies certifies conformes et acceptables par la Banque. Ces conditions figurent galement dans
laccord juridique.
4.3
Lemprunteur doit dsigner, avant le dbut des dcaissements, la(les) personne(s) autorise(s) signer les
demandes de dcaissement et fournir leur(s) spcimen(s) de signature la Banque. Il doit indiquer clairement
cette occasion (voir lAnnexe 5) le nombre et/ou la combinaison de signatures devant figurer sur toute
demande de dcaissement. Sauf indication contraire, la dsignation entre en vigueur partir de la date
laquelle la Banque reoit la lettre de lemprunteur.
Les personnes dsignes par le reprsentant autoris de lemprunteur signent les demandes de dcaissement.
Les documents joints ces demandes, tels que les tats rcapitulatifs des dpenses et les programmes
dactivits et budgets doivent tre contresigns par le coordonnateur du projet. Lemprunteur peut fournir une
autorisation gnrale habilitant une ou plusieurs personnes signer les demandes de dcaissement pour tous
les prts du pays.
Si les signataires autoriss changent au cours de lexcution du projet, lemprunteur est tenu den aviser la
Banque dans les meilleurs dlais et de lui transmettre les signatures des nouvelles personnes dsignes.
4.4
Financement rtroactif
En gnral, les dpenses effectues avant la date de signature de laccord juridique ne sont pas admissibles
au financement. Toutefois, sur la base dun accord pralable entre la Banque et lemprunteur, une clause
spciale dans laccord de prt autorisant le financement de certaines dpenses effectues avant la date de
signature peut tre ajoute pour faciliter lexcution du projet. Cette clause indique le montant du financement
rtroactif, la catgorie de dpense concerne et la date partir de laquelle les dpenses peuvent tre considres
comme admissibles au financement.
4.5
Dpenses ligibles
Aux termes des Conditions gnrales, les dpenses ligibles au financement du prt sont les cots raisonnables
des biens, travaux et services ncessaires la ralisation du projet et acquis conformment aux conditions de
laccord juridique.
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Chapitre 4
Procdures de dcaissement
12
Procdures de dcaissement
Les lments non prvus dans les catgories de dpenses dans les accords juridiques.
4.6
Les catgories de dpense sont fonction de la nature de la dpense que le projet est appel engager au cours
de la priode du prt. Elles permettent de suivre et de grer les dpenses lies aux activits du projet. Elles sont
indiques dans le rapport dvaluation, le document juridique et la lettre de dcaissement du projet.
Les dcaissements sont effectus dans la limite des montants allous chaque catgorie. Toute modification
apporte la liste des biens et services doit recevoir au pralable lapprobation de la Banque.
Lorsquune catgorie ncessite plus de financement quinitialement prvu, lemprunteur doit obtenir laccord
pralable de la Banque avant dengager de nouvelles dpenses ou de soumettre une demande de dcaissement
au titre de cette catgorie de dpense.
4.7
Les ressources du prt ne sont utilises quaux fins pour lesquelles elles ont t octroyes. Les dcaissements
ne peuvent pas tre directement imputs la rubrique non allou prvue dans laccord de prt. Toutefois, la
Banque peut, la demande de lemprunteur, approuver la rallocation des ressources non alloues ou non
engages dune catgorie une autre catgorie ligible pour la ralisation des objectifs du projet.
4.8
Pices justificatives
La Banque dtermine les types de pices justificatives soumettre par lemprunteur en fonction de la mthode
de dcaissement utilise. Ces pices justificatives peuvent inclurent : (i) un tat rcapitulatif des dpenses
ligibles encourues pendant une priode donne, (ii) des documents tels que les factures, avis de dbit ou
relevs bancaires, reus de versement, bordereaux dexpdition tels que les connaissements, chques, traites
encaisses, lettres de crdit excutes et approbation pralable ou non objection de la Banque.
Le type de pice requise est arrt au cours des ngociations et reflte les circonstances spcifiques du
projet et les mthodes de dcaissement retenues.
4.9
Monnaie de dcaissement
Pour les prts BAD, la Banque dcaisse dans la monnaie dengagement du prt. Pour les prts FAD
libells en UC, la Banque dcaisse dans une des monnaies suivantes : le dollar des tats-Unis, leuro, le
yen japonais, la livre sterling et le rand sud-africain, selon le choix de lemprunteur. Pour le FSN, tous les
dcaissements se font en dollars des tats-Unis. Le tableau 4.1 rcapitule les monnaies dengagement,
de dcaissement et de paiement pour les diffrentes sources de financement de la Banque.
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Chapitre 4
Procdures de dcaissement
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Procdures de dcaissement
Devise
de rglement/Contrat
Don BAD
UAC
Choix de la Banque
Sans restrictions
Prt FAD
UAC
Sans restrictions
ADF Grant
UAC
Choix de la Banque
Sans restrictions
FSN
UAC
USD
Sans restrictions
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
USD
USD
USD
UAC
USD et EUR
USD et EUR
USD
USD
USD
UAC
USD et EUR
USD et EUR
IPPF du NEPAD
USD
USD
USD
EUR
EUR
Source de financement
Prt BAD
4.10
Devise dengagement
Sans restrictions
La Banque peut tre appele acheter la devise demande laide dune autre devise. Dans ce cas, elle
achte la devise au taux de change donn par la banque vendeuse.
4.11
Le Dpartement du contrle financier, qui est galement reprsent dans les bureaux rgionaux et nationaux
de la Banque (voir lAnnexe 1), est seul habilit recevoir et traiter les demandes de dcaissements.
La Banque doit recevoir loriginal de la demande de dcaissement (les photocopies, les tlcopies et les
documents scanns ne sont pas accepts) sign par le reprsentant dment autoris. La demande doit tre
tablie en utilisant les formulaires appropris et comporter toutes les informations requises. Les formulaires
des demandes de dcaissement sont fournis sur demande ou disponibles en ligne ladresse
http://www.afdb.org.
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M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Chapitre 4
Procdures de dcaissement
14
Procdures de dcaissement
La Banque vrifie toute information imprcise contenue dans les demandes de dcaissement. Dans les cas
o elle ne russit pas clarifier une situation dans un laps de temps raisonnable, elle peut approuver la demande
avec un montant rduit ou retourner la demande sans paiement lemprunteur.
Numrotation des demandes de dcaissement
Pour faciliter lidentification, la demande de dcaissement doit comprendre au plus 4 chiffres et tre numrote
par ordre chronologique quelque soit la mthode de dcaissement utilise (exemple 0001, 0002, etc.). Lorsquun
projet a plus dun organe dexcution, lOE doit attribuer un code didentification de 3 caractres alphabtiques
pour chaque organe, exemple 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ 9999XYZ, etc. Lorsquun projet comporte
la fois un prt et un don, les demandes de dcaissements pour chacun des deux instruments doivent avoir
leur propre numro chronologique.
Lorsque des justificatifs de dpenses sont soumis sans une demande de rapprovisionnement, la demande
doit tre numrote de faon squentielle avec un maximum de 4 chiffres suivis de la mention JUS.
Processus de paiement et de notification
Ds lapprobation de la demande de dcaissement, la Banque donne des instructions ses banques dpositaires
pour effectuer le paiement sur le compte du bnficiaire. Ces instructions sont normalement transmises par
message SWIFT. A la fin de chaque mois, la Banque envoie lemprunteur un tat des dcaissements
confirms. Cette information est galement disponible sur demande.
4.12
Remboursements
La Banque peut demander lemprunteur le remboursement des montants dcaisss pour les raisons
suivantes :
Les montants rembourss sont verss sur un compte indiqu par la Banque. La Banque se rserve le droit
dannuler le montant rembours ou de crditer le compte du prt pour des dpenses inligibles.
4.13
Contrats
Les dcaissements sont effectus dans le cadre de contrats conclus entre lemprunteur et les fournisseurs
uniquement aprs examen, approbation et notification de la non objection de la Banque et ce conformment
aux rgles applicables la passation de contrats, ainsi quaprs rception dune copie signe du contrat. En
principe, le paiement est effectu dans la monnaie dans laquelle les biens et les services ont t facturs.
Ds rception de la demande de dcaissement, qui contient les instructions de lemprunteur, la Banque effectue
les paiements au bnficiaire dans les limites du montant approuv. Si le contrat est payable en plusieurs monnaies,
une demande de dcaissement distincte sera requise pour chaque monnaie de rglement et, si ncessaire, le
taux de change utilis aux fins de paiement doit tre indiqu.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Chapitre 4
Procdures de dcaissement
15
Procdures de dcaissement
Dans le cadre dun contrat, les dcaissements effectus selon une mthode donne doivent continuer de seffectuer
avec cette mme mthode pour toutes les demandes ultrieures, moins que la Banque ne le dcide autrement.
Lorsque cela est ncessaire dans le cadre dun contrat, les garanties bancaires pour lavance et les garanties
de bonne fin doivent tre libelles dans la monnaie du rglement conformment au contrat sign entre le projet
et le bnficiaire. Lemprunteur doit veiller la validit des garanties davance et des garanties de bonne fin et
sassurer quelles sont modifies ou proroges, le cas chant.
Les remboursements des retenues de garantie10, dans le cadre de contrats, doivent tre effectus la fin de la
priode de garantie ou de mise en service ou sur prsentation dun procs-verbal de rception dress par le
projet. Nonobstant, la retenue de garantie peut tre rembourse contre une garantie bancaire irrvocable fournie
lorgane dexcution par lentrepreneur ou le fournisseur, notamment lorsque le remboursement des retenues
de garantie doit survenir plus de trois mois aprs la date de clture du projet. Les garanties doivent tre mises
par une banque ou un tablissement financier agr dans le pays o il exerce. Lorsquune garantie est mise par
une institution financire non bancaire, elle doit tre accompagne de pices appropries confirmant que cette
institution est autorise effectuer de telles oprations.
Dans le cadre de lexcution dun contrat, les dpassements de cot attribuables la hausse des prix ou des
alas physiques peuvent ncessiter ltablissement dun avenant au contrat initial. Tous les avenants sont soumis
au mme processus dapprobation que le contrat initial.
4.14
Rfrences bancaires
Banque du bnficiaire : le nom du titulaire du compte, le nom et adresse complte de la banque du bnficiaire,
le numro de compte du bnficiaire, lIBAN (sil y a lieu) et le code SWIFT, doivent figurer sur la demande de
dcaissement.
Correspondant bancaire de la banque du bnficiaire : un rglement en faveur dun bnficiaire, effectu dans
un pays dans lequel la monnaie de la demande na pas cours lgal, exige le recours un correspondant de la
banque du bnficiaire. Le nom de ce correspondant, son adresse complte, son code SWIFT et le numro de
compte doivent figurer sur la demande de dcaissement.
4.15
La date de clture du prt est fonction de la date dachvement du projet. Toutes les dpenses admissibles
doivent avoir t effectues avant cette date. Lemprunteur bnficie normalement de trois mois supplmentaires
aprs la date de clture pour soumettre des demandes de dcaissement et des pices justificatives pour les
dpenses effectues la date de clture ou avant celle-ci. Sil y a des raisons de penser que le projet ne sera
pas achev la date de clture, une demande de prorogation officielle doit tre transmise la Banque au moins
six mois avant la date de clture.
4.16
La Banque autorisera des dcaissements pour le rglement des honoraires daudit de clture du projet si
lemprunteur a conclu un contrat prix global forfaitaire pour laudit final avant la date de clture. Ledit audit
doit tre effectu et soumis la Banque dans les six mois suivant la date de fin de lanne fiscale.
Le paiement final aux auditeurs est subordonn lapprobation du rapport par la Banque.
10
Retenue de garantie: Fonds retenus sur le contrat par lemprunteur dans lattente de lachvement de faon satisfaisante jusqu la fin
de la priode de garantie ou jusqu une autre date tablie.
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Chapitre 4
Procdures de dcaissement
16
Procdures de dcaissement
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15.
16.
17.
18.
Sassurer que les conditions relatives lentre en vigueur et au premier dcaissement ont t remplies;
Remplir les formulaires conformment aux instructions donnes;
Sassurer que les demandes de dcaissement ont t signes par les personnes habilites signer;
Sassurer que les noms et les dsignations des personnes autorises sont lisibles sur la demande;
Indiquer le numro du prt ou du don appropri dont les ressources financeront les montants demands;
Indiquer les numros de contrat BAD imputer sur ltat rcapitulatif des dpenses (ERD) ;
Transmettre les originaux des demandes au Directeur du Dpartement du contrle financier ou au reprsentant rsident du bureau national mentionn dans la lettre de dcaissement;
Transmettre une copie du contrat concern ainsi que de tous les avenants
Sassurer que la formulation, la devise, le montant et la priode de validit des garanties des avances et
des garanties de bonne fin sont conformes aux termes du contrat;
Soumettre les demandes dans une seule monnaie;
Joindre les pices justificatives appropries en anglais ou en franais. Si ces pices sont tablies dans une
langue autre que langlais et le franais, elles doivent tre traduites en anglais ou en franais;
Sassurer que la facture comporte linstruction de paiement complte (cest--dire le nom de la banque,
la succursale, ladresse de la banque, le numro de compte (lIBAN pour les paiements dans la zone euro)
ainsi que le code SWIFT/BIC du bnficiaire;
Sassurer que la banque correspondante est mentionne lorsque la devise demande na pas cours lgal
dans le pays du bnficiaire;
Sassurer que linformation donne dans la demande est conforme celle qui figure sur les pices justificatives;
Sassurer de la disponibilit des ressources pour la catgorie de dpenses concerne;
Sassurer que tout changement apport aux catgories de dpense et la liste des biens et services a t
approuv par la Banque;
Sassurer que les rapports daudit exigs ont t envoys la Banque et approuvs par celle-ci.
Donner les renseignements concernant la personne qui soccupe du projet (numros de tlphone et de
tlcopie et adresse lectronique)
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Chapitre 4
Procdures de dcaissement
17
Mthodes de dcaissement
Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
19
5.1
Introduction
La Banque propose quatre mthodes de dcaissement. Elle dcaisse selon une ou plusieurs de ces mthodes.
Les mthodes choisies sont arrtes au cours des ngociations en se fondant sur les caractristiques du projet,
les catgories de dpenses financer, et la capacit de lorgane dexcution grer les ressources du projet.
Sous rserve de lapprobation pralable de la Banque, il est possible de changer, au cours de lexcution du
projet, les mthodes de dcaissement choisies et dutiliser plus dune mthode de dcaissement.
Pour toutes ces mthodes de dcaissement, la Banque dcaisse les fonds conformment aux instructions
reues de lemprunteur.
Description
Remboursement
Compte spcial
Paiement direct
5.2
Cette mthode consiste rembourser lemprunteur ou au projet tous les types de dpenses autorises
effectues et prfinances par lemprunteur ou lorgane dexcution sur ses propres ressources.
Lorsque la transmission de lensemble des documents pose un problme pratique, la Banque peut accepter
de limiter la justification de la demande un tat rcapitulatif des dpenses, sign par les personnes
autorises et par le responsable du projet. Pour accepter des demandes de dcaissement sur la base dun
tat rcapitulatif des dpenses, lemprunteur ou lorgane dexcution du projet doit (i) avoir dmontr une
capacit administrative, financire et comptable suffisante pour prparer et maintenir des dossiers de
dpenses; (ii) avoir mis en place un systme de contrle interne adquat ; et (iii) avoir pris des dispositions
appropries pour des audits rguliers et indpendants des dpenses du projet.
Dans ltat rcapitulatif des dpenses, lemprunteur certifie que les dpenses ont t effectues et rgles
conformment aux termes et conditions de laccord juridique et que les livres comptables et les justificatifs sont
bien conservs et sont disponibles aux fins dexamen par la Banque et/ou les auditeurs indpendants.
M a n u e l
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Chapitre 5
Mthodesde dcaissement
5. Mthodes de dcaissement
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
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Mthodes de dcaissement
Mthodes de dcaissement
5.3
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
21
dlskdlsmdlsd
Si la Banque approuve les modifications, elle confirme son accord la banque confirmatrice par message
SWIFT.
Le Tableau 5.3 rcapitule les procdures et les documents requis pour la mthode de garantie de
remboursement.
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
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Copie du contrat
Pices fournir
Documents requis
Copie de la LC modifie
Demande dapprobation de
Chapitre 5
1. Remplit et signe une demande de garantie 3. Reoit le formulaire B1 remde remboursement (formulaire B1);
plit ainsi que les pices justifica2. Joint les pices justificatives chaque de- tives y affrentes.
mande de RG
Mthodes de dcaissement
23
dlskdlsmdlsd
Mthodes de dcaissement
5.4
Introduction
La mthode du fonds de roulement ou mthode du compte spcial consiste octroyer des avances lemprunteur
pour le financement des dpenses juges ligibles par la Banque. Lobjectif principal de cette mthode de dcaissement
est daider lemprunteur ou lorgane dexcution faire face ses besoins en monnaie locale ou en devises, de
sassurer dune disponibilit de ressources dune faon permanente et de bnficier dune certaine flexibilit au plan
de la ralisation de certaines composantes du projet.
Les projets pour lesquels un compte spcial a t autoris doivent tre dots: (i) de procdures administratives,
financires et comptables adquates, (ii) de mcanismes de contrle interne satisfaisants, et (iii) sengager faire
raliser un audit rgulier et indpendant du compte spcial.
Choix de la banque pour louverture dun compte spcial
En gnral, les comptes spciaux sont ouverts dans des banques commerciales, mais dans certaines circonstances
ils peuvent tre ouverts la banque centrale. La banque qui abrite le compte spcial doit tre financirement solide
et en mesure:
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
24
Mthodes de dcaissement
Gestion du compte
La gestion du compte spcial doit rpondre aux exigences suivantes :
Le compte doit recevoir exclusivement les ressources du prt et ne doit recevoir ni les fonds de contrepartie
ni dautres ressources. Toute drogation cette disposition devra tre dcide pendant les ngociations et
mentionne dans laccord de prt ;
Le compte spcial ne peut tre utilis aux fins de nantissement et aucune facilit de dcouvert ne peut tre
autorise sur ce compte ;
Le compte spcial peut tre un compte rmunr et lemprunteur peut utiliser les intrts gnrs,
conformment aux procdures en vigueur dans le pays, pour couvrir les frais de gestion du compte. Toutefois,
les fonds ne peuvent pas tre transfrs du compte spcial des fins de placement ;
Lemprunteur est responsable de tous les fonds dcaisss au compte spcial, y compris les montants qui
peuvent avoir t transfrs aux sous comptes.
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
25
Mthodes de dcaissement
Pices justificatives
Dpendamment de la nature des dpenses financer et/ou de la fiabilit du systme de gestion financire de
lemprunteur, celui-ci peut tre dispens de soumettre certaines pices justificatives la Banque. La Banque se
rserve le droit de demander des pices justificatives et/ou de mener des vrifications sur les dpenses effectues
partir du compte spcial.
Suspension des reconstitutions
La Banque peut suspendre la reconstitution du compte spcial pour les raisons suivantes :
Pendant toute la dure de la suspension, des fonds supplmentaires ne seront pas verss dans le compte spcial.
Toutefois, les fonds disponibles dans le compte spcial peuvent continuer tre utiliss pour rgler les dpenses
ligibles.
Liquidation finale des avances et du solde du compte spcial
Tout solde non utilis/non justifi doit tre rembours par lemprunteur la Banque dans les 3 mois suivant la date
de clture, dans la monnaie du compte spcial. Le non-respect de cette exigence peut entraner la suspension
de lutilisation de la mthode du compte spcial pour tout nouveau projet dans le pays.
Le Tableau 5.4 rcapitule les procdures et les documents requis pour la mthode du compte spcial.
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
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Pices justificatives
Obligatoires :
tat de rapprochement du compte spcial(voir lAnnexe 12)
Relev bancaire du compte spcial
Relev bancaire des sous comptes.
Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
27
Mthodes de dcaissement
M a n u e l
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Pices justificatives
Obligatoires :
tat de rapprochement (voir lAnnexe 15)
Relev bancaire du compte spcial
Relev bancaire des sous comptes
Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
28
Mthodes de dcaissement
Mthodes de dcaissement
5.5
Paiement direct
Introduction
Le paiement direct est une mthode de dcaissement qui consiste effectuer un dcaissement la
demande de lemprunteur en faveur de lun des bnficiaires suivants :
Les paiements directs rsultent des termes et conditions contenues dans le contrat sign entre le Project
et le fournisseur/contractant/consultant.
Le Tableau 5.5 rcapitule les procdures et les documents requis dans le cadre de la mthode de paiement
direct.
5.6
Les prts d'appui budgtaire/prts lappui des rformes sont des instruments de financement
dcaissement rapide qui accompagnent les rformes stratgiques et institutionnelles. La Banque dcaisse
ces instruments en une ou plusieurs tranches, chacune sur la base de la ralisation des conditions
prtablies et de la conformit celles-ci.
Seul le formulaire A1 est exig pour le dcaissement des prts d'appui budgtaire/prts l'appui de
rformes.
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Chapitre 5
Mthodes de dcaissement
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M a n u e l
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Chapitre 5
Pices justificatives
Obligatoires :
Mthodes de dcaissement
30
Mthodes de dcaissement
Gestion financire
Chapitre 6
Gestion financire
32
6. Gestion Financire
L a Banque value laptitude des dispositifs de gestion financire et de passation de marchs de lemprunteur.
Ces dispositifs visant garantir lutilisation efficace et efficiente des ressources du projet comprennent : (i) le
contrle du budget, (ii) le contrle interne, (iii) la comptabilit, (iv) les flux de trsorerie, (v) les rapports financiers,
et (vi) laudit externe. Lorsque la Banque juge que ces dispositifs sont satisfaisants, elle sappuie sur ceux-ci
pour sassurer que les ressources du prt sont utilises aux fins prvues. Si la Banque relve des insuffisances,
elle demande lemprunteur de prendre des mesures appropries pour attnuer les risques dus aux insuffisances
et peut rviser ou modifier les procdures de dcaissement et de passation de marchs pour rduire limpact
de ces faiblesses.
6.2
Gestion comptable
Les accords de prt et les protocoles daccord exigent de lemprunteur quil : (i) tienne une comptabilit et
prpare les tats financiers des projets et programmes financs sur les ressources de la Banque, (ii) labore
et mette en uvre un manuel de procdures comptables, administratives et financires. Ces comptes et tats
financiers doivent justifier lutilisation qui est faite des fonds dcaisss et doivent tre tablis selon les normes
comptables en vigueur.
6.3
Les normes et pratiques comptables peuvent diffrer dun pays lautre, mais indpendamment du systme
adopt, la comptabilit du projet doit respecter les principes dune gestion transparente et fournir de manire
exhaustive les informations suivantes :
La comptabilisation des fonds du projet. Ces fonds incluent les ressources du prt ou du don octroyes
par la Banque et dautres ressources provenant de cofinanciers et de fonds de contrepartie;
Prsentation des dpenses et des informations relatives aux composantes finances par la Banque.
6.4
Durant les phases de prparation/valuation du projet, la Banque doit sassurer que lemprunteur a mis en
place un systme comptable appropri et que la structure de gestion du projet dispose de capacits adquates
en matire de gestion financire et comptable. La Banque doit aussi sassurer de lexistence dun manuel de
procdures comptables et dun mcanisme de contrle interne adquat.
6.5
Un tableau de ressources (fonds provenant de la Banque, fonds de contrepartie et, sil y a lieu, fonds
provenant de cofinanciers) et des emplois (dpenses effectues la fois pour lexercice en cours et
dpenses cumules la date dtablissement de ltat) montrant distinctement les ressources octroyes
par la Banque, les fonds de contrepartie et les fonds provenant de cofinanciers, ainsi que les soldes de
trsorerie;
M a n u e l
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d c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financire
6.1
Gestion financire
33
Un bilan montrant les fonds cumuls du projet, les soldes bancaires et autres actifs et engagements du
projet la fin de chaque exercice;
Un tat de rapprochement entre le montant Reu de la Banque et celui qui a t dcaiss par la
Banque. Le rapprochement de comptes doit indiquer les mthodes de dcaissements utiliss (compte
spcial, paiement direct, garantie de remboursement, remboursement) par rapport ceux qui sont
recommands dans le rapport dvaluation et la lettre de dcaissement;
Une liste exhaustive de tous les actifs immobiliss acquis avec dates, valeur et condition des biens.
6.6
Rapports financiers
Lemprunteur est tenu de communiquer de faon rgulire et exhaustive les tats comptables et financiers
du projet. Ces informations doivent prsenter de manire dtaille et exhaustive les diffrentes utilisations des
ressources du prt. Les systmes financiers et les tats financiers peuvent varier selon la nature du projet,
linstrument de prt et le pays. La Banque peut ne pas exiger un modle standard, mais elle veillera ce que
les rapports soumis son examen ou sa vrification soient suffisamment dtaills.
6.7
Lemprunteur doit tenir jour et prserver les documents et les pices justificatives du projet et de les rendre
accessibles au besoin aux experts de la Banque.
6.8
Les Conditions gnrales exigent que lemprunteur conserve tous les documents lis au prt pour permettre
aux auditeurs externes ou aux reprsentants de la Banque de les examiner. Ces documents doivent tre
conservs de faon tre aisment accessibles.
M a n u e l
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d c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financire
Gestion financire
34
6.9
La Banque veillera mettre la disposition de lemprunteur tous les rapports de dcaissements et toute autre
information pour quil soit rgulirement inform de la situation des prts. Ces rapports et dautres informations
permettront le rapprochement des comptes des projets et deffectuer les corrections ncessaires. Les rapports
disponibles la Banque sont:
Rapport
Description
Reflte les dcaissements enregistrs sur chaque catgorie de dpenses et le solde de la catgorie
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Chapitre 6
Gestion Financire
Gestion financire
35
6.10
Audit
Les Conditions gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie exigent que les comptes
du projet soient audits chaque anne conformment aux normes comptables gnralement admises. Lauditeur
est tenu, conformment aux termes de rfrence pour les audits externes des projets financs par la Banque, de
interne en vue didentifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter lefficacit de la gestion du projet
et ainsi de formuler une opinion sur la qualit des tats financiers. Il doit galement sassurer que les ressources
sont utilises uniquement aux fins pour lesquelles elles ont t octroyes.
Lemprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifis et indpendants
qui rpondent aux critres tablis par la Banque. Dans certains pays, lorsque laudit est confi au Bureau de
lauditeur gnral sous la tutelle de ltat, la Banque peut approuver la dsignation de ce Bureau condition que
cela soit convenu lors de lvaluation du projet et de la ngociation du prt, et que laudit soit men conformment
aux termes de rfrence de la Banque. Les tats financiers audits, le rapport de lauditeur et la direction doivent
parvenir la Banque dans un dlai maximal de six mois aprs la clture de lexercice auquel ils se rapportent.
Le non-respect de cette exigence entrane la suspension immdiate des reconstitutions du compte spcial.
Le compte spcial ainsi que lensemble des activits du projet (y compris les fonds de contrepartie) doivent tre
audits la clture de lexercice. Les termes de rfrence requirent de lauditeur quil examine les documents
lis lutilisation du compte spcial pour sassurer que : i) les demandes de reconstitution des ressources (tats
des dpenses) prsentes sont conformes aux donnes du projet; ii) les contrles internes et les procdures
utiliss pour la prparation de ces demandes sont suffisamment fiables pour justifier les reconstitutions; et iii) les
biens et services financs sur les ressources du compte spcial ont t rceptionns par le projet.
Dans certains cas et selon la nature de linstitution bnficiaire et de linstrument utilis, la Banque peut demander
un audit de linstitution dans son ensemble, avec une sparation des comptes du projet ou un audit spar.
Si lemprunteur ne fournit pas des tats financiers audits acceptables conformment laccord de prt, la
Banque suspend lutilisation des tats rcapitulatifs des dpenses comme pice justificative pour les dcaissements
ainsi, que toutes avances au compte spcial jusqu ce que lemprunteur soumette des tats audits acceptables.
La Banque peut galement suspendre tous les dcaissements.
Si les tats financiers audits laissent voir des faiblesses significatives dans le contrle interne, notamment des
preuves insuffisantes quant lutilisation des fonds pour le rglement des dpenses ligibles, la Banque peut
suspendre les dcaissements jusqu ce quelle soit convaincue que l'emprunteur et l'organe d'excution ont
pris des mesures correctrices appropries.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financire
mener entre autres un examen exhaustif des documents pertinents, de revoir le mcanisme de contrle financier
Annexes
Annexes
Annexes
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Bureau de lEgypte
Egypt Country Office (EGFO)
72B Al Maahad Al Eshteraky St. Heliopolis
Cairo / Egypt
Tel: (202) 22563790 - 22563791
Fax: (202) 22563792
Bureau de la RDC
Bureau Rgional de la R. D. Congo
(CDFO)
Immeuble de la BCDC (Banque de Commerce du Congo)
Boulevard du 30 Juin - Kinshasa NRC
Kinshasa 340/ Kinshasa I
Rpublique Dmocratique du Congo
Tel: +243 815 560 291
Fax: +243 815 560 294
Bureau du Tchad
Bureau National du Tchad (TDFO)
Immeuble BCC, 2eme etage
Avenue Charles de Gaulle
BP 193, NDjamena, Tchad
Tel: (235) 52 46 79/ 52 45 5
Fax: (235) 52 49 96
Bureau du Cameroun
Bureau National du Cameroun (CMFO)
Immeuble No 1067 bis
Rue 1750 Nouvelle Route
Bastos, Yaound, Cameroun
Tel: +237 22 20 27 61
Fax: +237 22 20 27 64
Bureau de lAlgrie
Bureau National de lAlgrie (DZFO)
Commune Hydra Paradou
3, rue Hamdani Lahcne, Daira Birmouradrais
Alger, Algrie
Bureau du Sngal
Immeuble Coumba, Route de Ngor
Zone 12, Quartier des Almadies,
BP 50544 - CP 18524
Dakar, Senegal
Tel: (+221) 33.820.08.88/(+221)
33.869.75.44
Fax: (+221) 33.820.09.99
Bureau du Rwanda
Bureau National du Rwanda (RWFO)
Immeuble BCDI 8 Avenue de la Paix
BP 7329 Kigali , Rwanda
Tel: +(250) 50 42 97/50
Fax: +(250) 50 42 98
Bureau du Nigeria
Nigeria Country Office (NGFO)
Plot 813 Lake Chad Crescent, Maitama District
Tel: +234 9 4133261/ 4133262
Fax: +234 9 413 3260 / +1 321 956
3851
Bureau du Mozambique
Mozambique Regional Office (MZFO)
3rd floor, JAT 4 Building, Zedequias
Maganhela, 267
Maputo, Mozambique
Tel: (258) 21326409
Fax (258) 21315600
Bureau du Maroc
Bureau National du Maroc (MAFO)
Immeuble Espaces les Lauriers, 1er
Etage
Avenues Annakhil/Mehdi Ben
Barka/Hay Riad
BP 592 Rabat Chellah
Rabat, Maroc
Tel: (212) 537565937 / 537713826-7
Fax: (212) 537565935
Bureau du Mali
Bureau National de Bamako (MLFO)
3e & 4e tages, Immeuble Investim
Btiment B, Quartier du Fleuve
BP 2950 Bamako, Mali
Tel: (223) 222 28 85 ou 222 28 72
Fax: (223) 222 29 13
Annexe 1
Bureau de Malawi
Malawi Country Office (MWFO)
2nd Floor, Kangombe House, Box
30732
City Centre, Lilongwe, Malawi
Tel: (+265) 0 1 77 44 60-62/64
Fax: (+265) 0 1 77 44 69
Bureau de Madagascar
Bureau National de Madagascar (MGFO)
9me tage, Immeuble Fitaratra, Ankorondrano. Rue Ravoninahitriniarivo, BP
1718 Analakely
Antananarivo 101, Madagascar
Tel: (261) 2022 643 61, 202264189
Fax: (261) 2022 642 32
Bureau du Kenya
Kenya Country Office (KEFO)
12th FLOOR, LANDMARK PLAZA
Argwings Kodhek Road, Upper Hill
Nairobi, Kenya
Tel: +254 20 2712925/6/8
Fax: +254 20 2712938
Bureau du Gabon
Bureau Rgional du Gabon (GAFO)
Immeuble Saint Georges, Quartier Kalikak
B.P. 4075
Libreville, Gabon
Tel: +241 76 85 76/+241 76 85 79
Fax: +241 76 85 77
Bureau du Ghana
Ghana Country Office (GHFO)
Heritage Tower, 7th Floor
Accra, Ghana
Tel: (233) 21 66 28 40, (233) 21 66 28
18
Fax: (233) 21 66 28 55
Bureau de lEthiopie
Ethiopia Country Office (ETFO)
7th and 8th Floor, Get-House Building,
Kirkos Sub-City, Kebele 20/21, House
N 056
P.O Box 25543 Code 1000
Addis Ababa, Ethiopia
Tel: +251 115 546 336
Fax: +251 115 546 335
Bureau de la Zambia
Zambia Country Office (ZMFO)
Pyramid Plaza
746B Church Road
Cathedral Hill
P O Box 51449
Ridgeway, Lusaka, Zambia
Tel: (260) 21 1257868/869/874
Fax: (260) 21 1257872
Bureau de lOuganda
Uganda Country Office (UGFO)
14th Floor, Crested Towers Building
Hannington Road
P.O. Box 28509
Kampala Uganda
Tel: (+256-414) 236 166/7
Fax: (+256-414) 234 011
Bureau de la Tanzania
Tanzania Country Office (TZFO)
5th Floor
International House, Garden Avenue
P.O. Box 6024
Dar Es Salaam, Tanzania
Tel: (+255) 22 2125281/2/6
Fax: (+225) 22 2125283
Bureau du Soudan
Sudan Country office (SDFO)
Higleig Petroleum Tower, 7th Floor
Plot 499
Square 65, East-Second
Khartoum, Sudan
Tel: 249 922 735 071
38
Annexes
Annexes
39
M a n u e l
d e s
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
d c a i s s e m e n t s
Libye
Madagascar
Malawi
Mali
Mauritanie
Maurice
Maroc
Mozambique
Namibie
Niger
Nigria
Ouganda
Rwanda
So Tom & Prncipe
Sngal
Seychelles
Sierra Leone
Somalie
Soudan
Swaziland
Tanzanie
Tchad
Togo
Tunisie
Zambie
Zimbabwe
Annexe 2
Annexes
40
Afrique du Sud
10
Core
19
Japon
Allemagne
11
Danemark
20
Kowet
Arabie Saoudite
12
Emirats Arabes-Unis
21
Norvge
Argentine
13
Espagne
22
Pays Bas
Autriche
14
Etats-Unis dAmrique
23
Portugal
Belgique
15
Finlande
24
Royaume-Uni
Brsil
16
France
25
Sude
Canada
17
Inde
26
Suisse
Chine
18
Italie
Annexe 3
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexes
41
Introduction
Laccord de prt susvis ayant t sign, nous avons lhonneur de vous prciser ci-aprs, les procdures applicables au dcaissement des fonds du compte de prt, ds lentre en vigueur dudit prt. A moins que le
contexte lexige autrement, les termes dfinis dans laccord de prt sont utiliss dans la prsente lettre.
2.
Le premier dcaissement ne pourra tre effectu que lorsque vous aurez satisfait toutes les conditions
pralables, conformment aux dispositions prvues dans les sections XXX et YYY de laccord de prt dune
part, et dans les sections 12.01 et 12.02 des Conditions Gnrales applicables aux accords de prt et aux
accords de garantie de la BAD/FAD dautre part, pouvant tre amendes de temps autre (ci-aprs dsignes
conditions gnrales )
3.
Une lettre mentionnant la/les personnes habilite/s signer les demandes de dcaissement ainsi que ses/leurs
spcimens de signatures, devront tre transmis la Banque avant tout dcaissement de fonds dans le cadre
du prsent accord de prt. Lannexe 5 du Manuel des dcaissements prsente un modle de lettre de dsignation des signataires autoriss.
Afin dviter toute interruption dans le processus de dcaissement, une nouvelle lettre de dsignation des signataires autoriss doit tre envoye la Banque dans le cas dun changement de personnes habilites signer les demandes de dcaissement.
4.
Laccord de prt a fix la date limite du dernier dcaissement au [date de clture]. Toutefois, des paiements
pourront tre autoriss sur une priode de trois (3) mois maximum, pour le rglement des dpenses (biens,
travaux et services) effectues avant ou la date de clture. Toute demande ventuelle de prorogation devra
tre soumise la Banque au moins six (6) mois avant lexpiration du dlai fix.
5.
Les dpenses couvrir par les ressources du prt doivent correspondre lune des catgories suivantes :
En millions [Monnaie du prt]
Catgories de dpenses
Cot en devises
Cot total
Toute modification au niveau de cette liste ou des affectations de fonds correspondantes est subordonne
lapprobation pralable de la Banque.
6.
Conformment aux conditions gnrales, lemprunteur doit faire auditer les comptes du projet/ programme
chaque anne, conformment aux rgles daudit en vigueur. LEmprunteur doit donc recourir un cabinet externe daudit remplissant les critres de la Banque pour laudit des tats financiers du projet. Le rapport daudit
doit tre soumis la Banque, au plus tard, six (6) mois aprs la clture de lexercice comptable y relatif.
Lauditeur devra entre autres :
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 4
Lettre de dcaissement
1.
Annexes
42
Vrifier tous les tats certifis de dpenses utiliss par le projet comme base de demandes de retrait de
fonds la Banque ;
Dterminer lligibilit des dpenses conformment aux dispositions de laccord de prt et du rapport
dvaluation et identifier toute dpense inligible ;
Examiner le mcanisme du contrle interne et identifier les anomalies et les points faibles spcifiques dudit systme de contrle interne et formuler des recommandations en vue de leur amlioration ;
formuler une opinion sur le respect des politiques du Groupe de la Banque
formuler une opinion sur la qualit et la fiabilit des tats financiers.
7.
Mthode(s) de dcaissement
Les mthodes de dcaissement suivantes, sont expliques en dtail au chapitre 5 du Manuel des dcaissements et sont applicables pour les retraits de fonds:
Mthode I Remboursement
Mthode II Garantie de remboursement
Mthode III Fonds de roulement /Compte spcial
Mthode IV Paiement direct
Tout recours une autre mthode de dcaissement est subordonn lautorisation pralable de la Banque.
8.
[LEmprunteur] ouvrira [X] compte/s spcial/aux en devises et/ou [X] compte/s spcial/aux en monnaie locale
[X] sur lesquels seront virs les fonds dcaisss au titre du prt. Les dpenses devront tre ligibles selon laccord
de prt et couvrir un programme de travaux de (X) mois approuv par la Banque. Toute avance ne doit pas dpasser la part budgte des dpenses correspondant (X) mois dactivits et ligibles au financement de la
Banque par le biais du compte spcial, ou [X]% du montant du prt. Les avances verses sur le compte spcial
doivent tre entirement justifies dans un dlai maximum de [X] mois. La reconstitution du compte spcial sera
conditionne par la justification hauteur de 50% minimum pour ce qui concerne la toute dernire avance et
100% pour les avances antrieures. La dernire reconstitution doit intervenir au plus tard six (6) mois avant la
date limite du dernier dcaissement.
Les tats rcapitulatifs des dpenses et toutes autres pices justificatives doivent tre rgulirement audits
conformment au paragraphe 6. Le non respect de lune quelconque des prcdentes dispositions entranera
la suspension immdiate des reconstitutions du compte spcial. LEmprunteur devrait sassurer que toutes
les sommes verses sur le compte spcial sont utilises et justifies avant la date limite du dernier dcaissement. Aprs cette date, lEmprunteur doit reverser immdiatement la Banque, toute avance non encore justifie ou tout solde encore disponible sur le compte spcial.
9.
Les Conditions gnrales exigent de lEmprunteur quil garde en lieu sr toutes les pices (contrats, bons de
commande, factures, effets reus et autres documents), attestant lligibilit des dpenses engages. Ces
pices doivent tre mises la disposition des reprsentants de la Banque ou des auditeurs externes commis
sur demande pendant au moins [X] ans aprs lachvement du projet.
10. Transmission des demandes
Toute demande dument remplie, signe et accompagne des pices justificatives doit tre adresse au :
(ladresse concerne)
11. Monnaie de dcaissement
Conformment au choix de devises tel que nonc la section XXX de laccord de prt, et indpendamment
de la monnaie effective de paiement au bnficiaire, tous les dcaissements seront libells en [monnaie].
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 4
Lettre de dcaissement
Annexes
Toute demande de dcaissement doit porter sur des montants payables en une seule monnaie. Si lEmprunteur souhaite que les dcaissements soient effectus en deux ou plusieurs monnaies, il doit tablir une demande distincte pour chaque monnaie. Toute demande portant sur des paiements effectuer dans plusieurs
monnaies ne sera pas traite.
12. Banque du bnficiaire
Les demandes de retrait doivent indiquer avec prcision le nom et ladresse complets du bnficiaire, le nom
et ladresse de sa banque, le numro de compte et, le cas chant, le code IBAN et le code SWIFT/
SORT/FEDWIRE de la banque du bnficiaire.
13. Banques correspondantes
Lorsque le montant dcaisser est exprim dans une devise autre que celle qui a cours lgal dans le pays
du bnficiaire, le nom et ladresse complets de la banque correspondante de celle du bnficiaire, le numro
du compte ouvert par la banque du bnficiaire chez son correspondant et le code SWIFT/SORT/FEDWIRE
de ce dernier doivent figurer sur la demande.
14. Service de la dette/ Remboursement
Les dates dchance pour le paiement des intrts et du principal sont fixes au [JJ MMMM] et au
[JJMMMM]. Pour permettre lEmprunteur de prendre les dispositions ncessaires pour le paiement ponctuel
la date dchance, la Banque lui enverra des factures, environ six semaines avant cette date. La Banque
doit tre informe de tout paiement effectu en guise de remboursement du prt. Ladite note dinformation
doit indiquer la monnaie et le montant du paiement, la banque payeur , la date de valeur, les rfrences du
prt concern ainsi que le nom de la banque et le numro du compte ayant reu le paiement.
15. Sanctions pour cause darrirs sur prts
LEmprunteur doit sassurer que les paiements dus au Groupe de la Banque au titre du service de la dette
(commissions dengagement, commissions de service, intrts et principal) dans le cadre de tous les prts
qui lui ont t accords, ou garantis par lui, sont effectus lchance. Si la Banque ne reoit pas les paiements dus lchance, elle prendra des mesures de sanctions, qui peuvent aller au-del de la simple suspension des dcaissements, et ce, conformment aux dispositions relatives la Politique de la Banque en
matire de recouvrement des arrirs sur prts .
16. Causes de retard dans le traitement des demandes de dcaissement
Au nombre des principales causes de retard dans le traitement des demandes de dcaissement, on peut citer
labsence de contrat, labsence de signature/s autorise/s ou la non-notification des changements y affrents ou
encore labsence de pices justificatives. Nous osons croire que tout sera mis en uvre pour viter ces retards.
17. Conclusion
La plupart des questions abordes dans la prsente lettre sont examines en dtail dans le Manuel des dcaissements, qui contient des indications prcises sur la manire de remplir les formulaires de demande de
dcaissement. Nous voquons ces directives pour mettre en vidence leur importance dans le processus de
dcaissement. Nous vous invitons faire procder une tude minutieuse du Manuel des dcaissements,
notamment par les agents chargs de ladministration des prts.
Veuillez diffuser la prsente lettre auprs du personnel impliqu dans lexcution du projet, y compris les
comptables. Pour nous permettre de rpondre avec clrit, nous vous prions dindiquer le numro de prt
dans toutes vos correspondances, la Banque, relatives ce prt.
Nous restons votre disposition pour toute question relative aux procdures de dcaissement.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 4
Lettre de dcaissement
43
Annexes
Mr XXXX YYYY
Secrtaire gnral
Spcimen Signature
Mr XXXX YYYY
Chef de Projet
Ministre de
Spcimen Signature
Les prsentes signatures remplacent toute notification prcdente de signatures autorises pour signer
les demandes de dcaissement dans le cadre de ce prt/don.
Salutations distingues
Note : Dans le cas o la demande de dcaissement doit tre signe par plus dune personne officiellement autorise, la lettre dautorisation doit
clairement le spcifier. Si la demande require des signatures combines, la signature dun reprsentant de chaque groupe est requise et doit
tre clairement indiqu dans la lettre.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 5
44
Annexes
45
Annexe 6
Formulaire A1
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexes
Annexe 6
Formulaire A1
46
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexes
47
2.
Numro du prt/don : Transcrire les 13 chiffres indiqus dans laccord de prt /le protocole de don.
3.
Titre du projet: indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don.
4.
Autres sources de financement: Lorsquun projet est financ par des sources autres que celles de la
BAD, du FAD et du NTF, indiquer le nom du co financier.
5.
Numrotation des demandes: Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un
maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la mthode de dcaissement utilise.
de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ
9999XYZ, etc.).
6.
Date de signature des accords de financement et nom de lemprunteur/donataire tel quil apparait
dans laccord de prt /le protocole de don.
7.
Devises et montant de la demande de dcaissement ; montant des justificatifs des avances antrieures
joints la prsente demande.
8.
9.
Correspondant bancaire: Dans le cas o la monnaie de paiement nest pas celle du pays o est situe
la banque du bnficiaire, indiquer le nom et ladresse complte de son correspondant dans le pays
dans lequel, la monnaie cours lgal.
10.
Informations sur lemprunteur: Fournir des informations sur le bnficiaire (nom et adresse).
11.
Informations sur lAgence dExcution: fournir des informations telles que le nom, contact, tlphone,
email.
12.
Signataires autoriss: Fournir aussi bien le nom que le titre des signataires autoriss et faire signer la
demande par ces signataires.
13.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 6
Formulaire A1
Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code didentification
Formulaire A2
d e s
d c a i s s e m e n t s
48
Annexes
M a n u e l
Annexe 7
Annexes
49
2.
Numro du prt/don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur laccord de prt /le protocole
de don.
3.
Numrotation des demandes: Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec
un maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la mthode de dcaissement
didentification de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC;
0001XYZ 9999XYZ, etc.).
4.
Titre du projet: Indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don.
5.
6.
7.
8.
9.
Pays dorigine: Indiquer le pays dorigine des biens /services objet de la facture. Le pays ou les biens
ou le dcompte.
ont t produits ou les services effectus, que ce soit de ltranger ou sur le march local.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Montant demand : Indiquer le montant payer par la Banque. Le montant demand doit tre hors taxes,
et le cas chant les dductions doivent tre faites.
16.
Date de paiement: Cette colonne doit tre remplie pour la mthode de remboursement ou la mthode du
compte spcial. Indiquer la date du paiement effectu par lemprunteur/donataire.
17.
Preuve de paiement: Si le paiement est en liquide, joindre les reus. Si le paiement est effectu par
chque/transfert, indiquer le numro de chque ou davis doprations. Les reus des fournisseurs doivent
porter leur cachet officiel.
18.
Paiement sur cette page: Indiquer le montant total sur cette page.
19.
Cumul des pages prcdentes: indiquer le montant total des pages prcdentes.
20.
Total gnral: Indiquer le montant total de toutes les pages des tats rcapitulatifs des dpenses. Ce
montant devrait correspondre au total demand pour la catgorie mentionne dans le point 5 de lEtat
Rcapitulatif des dpenses.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 7
Formulaire A2
utilise. Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code
Formulaire A3
d e s
d c a i s s e m e n t s
50
Annexes
M a n u e l
Annexe 8
Annexes
51
2.
Numro du Prt/Don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur laccord de prt /le protocole
3.
Numrotation des demandes : Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un
de don.
maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc.), quelque soit la mthode de dcaissement utilise.
de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ
9999XYZ, etc.).
4.
Titre du Projet : Indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don.
5.
6.
7.
Priode dutilisation de lavance : Les avances au compte spcial doivent couvrir une priode
nexcdent pas 6 mois.
8.
9.
10.
11.
12.
Portion du budget financ par la Banque: Indiquer le montant financ par la Banque.
13.
14.
Date dapprobation par la Banque: Indiquer la date laquelle cette activit t approuve par
la Banque.
15.
Total dpenses prvisionnelles sur cette page : Indiquer le montant total sur cette page.
16.
Cumul des pages prcdentes: Indiquer le montant total des pages prcdentes.
17.
Total gnral: Indiquer le montant total de toutes les pages des tats rcapitulatifs des dpenses
prvisionnelles pour la catgorie.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 8
Formulaire A3
Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code didentification
Annexes
52
Annexe 9
Formulaire B1
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexes
Annexe 9
Formulaire B1
53
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexes
54
Formulaire B2
a)
b)
c)
d)
vous rembourser tout paiement vers au bnficiaire ou sur lordre du bnficiaire, en vertu de la
lettre de crdit et conformment ses dispositions ;
vous verser les montants dus au bnficiaire en vertu des documents ngocis par vous-mmes
et conformment aux dispositions de la lettre de crdit, auquel cas vous vous engagez
effectuer le paiement en faveur ou lordre du bnficiaire ds rception de notre versement ;
effectuer les paiements demands dans les meilleurs dlais et, en aucun cas, plus de 30 jours
aprs que nous aurons reu une demande cet effet, conformment aux dispositions dcrites cidessous ;
La prsente garantie est valable jusquau JJMMAAAA et est assujettie aux conditions et
modalits ci-aprs :
1.
Vous notifierez et/ou confirmerez la lettre de crdit et vous nous informerez, dans les meilleurs
dlais, de tout changement de banque ngociatrice.
2.
Vous vous engagez nous faire parvenir, dans les meilleurs dlais, des exemplaires de tous les
amendements de la lettre de crdit. Lesdits amendements sont assujettis aux conditions additionnelles
suivantes :
a) Aucun amendement portant sur la valeur de la garantie, la description ou la quantit des biens, ainsi
que sur le bnficiaire ne pourra entrer en vigueur avant que vous nayez reu notre approbation
crite.
b) Aucun amendement portant sur la prorogation de la date dexpiration de la lettre de crdit au-del
de la date de validit de la prsente garantie ne pourra entrer en vigueur, avant que vous
nayez reu notre approbation crite.
3.
Si la lettre de crdit nest pas libelle dans la monnaie de votre pays, vous nous notifierez le nom
et ladresse du correspondant bancaire dans le pays de ladite monnaie qui recevra les fonds pour votre
compte.
4.
Nous ne serons tenus de vous payer que si nous recevons une demande tablie par
SWIFT (AFDBCIAB) ou exceptionnellement par tlex test ou par courrier reu dans les 30 jours suivant
la ngociation des documents. Dans le cadre de cet engagement spcial, nous ne serons redevables
envers aucune partie autre que vous.
5.
Nous naurons aucune obligation votre gard en ce qui concerne les intrts, commissions,
autres charges ou dpenses relatifs la lettre de crdit.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 10
Attendu que vous acceptez le prsent document et les dispositions quil contient, nous nous engageons
irrvocablement par la prsente :
Annexes
55
7.
Le prsent engagement est mis au titre dun accord de prt avec la Banque africaine
de dveloppement. Etant entendu que ledit financement est limit, nous ne serons pas obligs de
vous rembourser au-del du montant cumul de la contrepartie de lquivalent, dtermin par nous
la date desdits paiements, soit ..... Notre Emprunteur a convenu quau cas ou, du fait
de la prsente clause restrictive, nous ne pourrions dcaisser la totalit du montant ncessaire
pour vous rgler, nous pourrions notre discrtion, prlever les fonds manquants sur toute fraction non
engage du compte pour couvrir tout dficit. Au cas ou cela serait insuffisant pour couvrir le dficit,
nous notifierons lEmprunteur la diffrence couvrir. Aprs rception de notre notification, il est
de la responsabilit de lEmprunteur, de prendre les mesures ncessaires pour un rglement immdiat
des paiements dus.
8.
Votre acceptation de la prsente demande de garantie nous sera communique soit par
SWIFT (AFDBCIAB).
9.
Votre premier avis de paiement au titre de la prsente garantie de remboursement constitue
votre acceptation des conditions de ladite garantie et que nous pouvons effectuer les paiements demands.
Sign par:
Signatures autorises
MESSAGE SWIFT DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT
Suivant les termes et conditions de notre garantie de remboursement qui forment un acte contractuel
unique avec les prsentes et feront l'objet d'une transmission par courrier, nous nous engageons
irrvocablement vous rembourser tout paiement se rapportant aux lments suivants:
1. N DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT :
2. N DU PRET :
3. TITRE DU PROJET :
4. LETTRE DE CREDIT N :
5. BANQUE EMETTRICE :
6. BANQUE CONFIRMATRICE :
7. BENEFICIAIRE DE LA LETTRE DE CREDIT :
8. MONTANT DE LA GARANTIE :
EQUIVALENT DANS LA DEVISE DU PRET
9. DATE D'EXPIRATION DE LA GARANTIE :
Veuillez nous communiquer votre acceptation de cette garantie de remboursement par Swift (AFDBCIAB).
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 10
Formulaire B2
6.
Vous vous engagez, ds que la lettre de crdit aura t annule, que sa validit aura expir ou que
le dernier paiement aura t effectu au titre de la lettre de crdit, nous informer, dans les
meilleurs dlais, par lentremise de lEmprunteur, en nous indiquant le montant de toute annulation.
Annexes
:__________________________
Prt No
:__________________________
Lettre de crdit
:__________________________
GR No.
:__________________________
Au:
Le Directeur
_______________________________________________
(Nom/Titre/Signature des Signataires Autoriss)
_____________________________________________
(Nom/Titre/Signature des Signataires Autoriss)
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 11
56
Annexes
57
Nom du pays
Au 30 juin 2007
Dollars EU
1
/i
31.966,66
13.767,87
176,666.67
176.666,67
222.401,20
7
8
222.401,20
700,00
219,393.33
219.933,33
220.633,33
10
11
220.633,33
1.767,87
NOTES
/i:
/ii:
Saisir le montant indiqu la ligne 6 du rapport prcdent dat du 31 dc.06 et sur le relev bancaire du compte spcial au 31 dc. 06.
/iii:
Saisir le montant indiqu la ligne 11 du rapport prcdent (dat du 31 dc. 06) --- Toute diffrence doit tre explique.
/iv:
/v:
/vi:
Tout cart doit tre expliqu dans une note spare. Ces carts incluent les dpenses ligibles
payes par le projet mais non encore dbites au CS ; les montants pays par la Banque mais non
encore crdits au CS du projet, etc.
M a n u e l
d e s
d c a i s s e m e n t s
Annexe 12
Etat de rapprochement
www.afdb.org
2010 - AfDB - Design, External Relations and Communication Unit//JKT