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Manuel

des dcaissements

Banque africaine de dveloppement

Manuel
des dcaissements

Tous droits rservs


Groupe de la Banque africaine de dveloppement.
Avertissement : Le Manuel des dcaissements prsente les politiques et procdures de dcaissement de la
Banque africaine de dveloppement. Les documents de politiques et procdures de la Banque mentionns dans
le prsent Manuel sont accessibles sur notre site web http://www.afdb.org et peuvent galement tre obtenus
en nous crivant ladresse loandisbursements@afdb.org. Le prsent Manuel nexamine pas de faon exhaustive
tous les documents, politiques et procdures mentionns. Le lecteur est invit consulter le document de rfrence pour en connatre la teneur. Le prsent Manuel ne constitue pas un document contractuel ou juridique.
Il ne cre pas de droits juridiques, lesquels sont noncs exclusivement dans les accords juridiques conclus
avec la Banque, et ne doit pas tre utilis pour interprter de tels droits.

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Acronymes

ii

BAD

Banque africaine de dveloppement

BIC

Code didentification bancaire

CEP

Cellule dexcution du projet

DSP

Document de stratgie pays

DTS

Droit de tirage spcial

ERD

tat rcapitulatif des dpenses

FAD

Fonds africain de dveloppement

FAE

Facilit africaine de leau

FAPA

Fonds dassistance au secteur priv en Afrique

FEF

Facilit en faveur des tats fragiles

FFBC

Fonds forestier du bassin du Congo

FSN

Fonds spcial du Nigeria

GR

Garantie de remboursement

IAEAR

Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement


en milieu rural

IBAN

Numro de compte bancaire international

LC

Lettre de crdit

MPP

Mcanisme de financement de la prparation des projets

NEPAD

Nouveau partenariat pour le dveloppement de lAfrique

OE

Organe dexcution

PAR

Prt dappui aux rformes

PMR

Pays membre rgional

PNB

Produit national brut

PRI

Pays revenu intermdiaire

UC

Unit de compte

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Acronymes

Acronymes

Acronymes

Table des matires

iii

Table des matires

1.

2.

3.

4.

Le Groupe de la Banque africaine de dveloppement

1.1

Objectif du Groupe de la Banque africaine de dveloppement

1.2

La Banque africaine de dveloppement (BAD)

1.3

Le Fonds africain de dveloppement (FAD)

1.4

Le Fonds spcial du Nigeria (FSN)

1.5

Les critres de financement

Le cycle de projet

2.1

Le document de stratgie pays

2.2

Identification

2.3

Prparation

2.4

Evaluation

2.5

Ngociation et approbation du Conseil

2.6

Signature et entre en vigueur

2.7

Excution et supervision

2.8

Achvement du projet

2.9

valuation rtrospective

Politiques en matire de dcaissement

3.1

Accords

3.2

Conditions gnrales

3.3

Accords juridiques

3.4

Acquisition de biens, travaux et services

3.5

Annulations

3.6

Suspension des dcaissements

10

3.7

Lettre de dcaissement

10

Procdures de dcaissement

12

4.1

Entre en vigueur

12

4.2

Conditions pralables au premier dcaissement et autres conditions

12

4.3

Personnes habilites signer les demandes de dcaissement

12

4.4

Financement rtroactif

12

4.5

Dpenses ligibles

12

4.6

Catgories de dpenses

13

4.7

Rallocation des ressources du prt

13

4.8

Pices justificatives

13

4.9

Monnaie de dcaissement

13

4.10

Taux de change applicables aux dcaissements

14

4.11

Transmission des demandes de dcaissement

14

4.12

Remboursements

15

4.13

Contrats

15

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Table des matires

Table des matires

Table des matires

Table des matires

5.

6.

4.14

Rfrences bancaires

16

4.15

Dcaissements lapproche de la date de clture

16

4.16

Honoraires daudit de clture

16

Mthodes de dcaissement

19

5.1

Introduction

19

5.2

Remboursement des dpenses effectues par lemprunteur

19

5.3

Paiement au titre dune garantie de remboursement (GR)

21

5.4

Fonds de roulement ou compte spcial

24

5.5

Paiement direct

29

5.6

Dcaissement des prts dappui budgtaires/ prt lappui des rformes

29

Gestion financire

32

6.1

Capacit de gestion financire

32

6.2

Gestion comptable

32

6.3

Normes et pratiques comptables

32

6.4

valuation du systme comptable

32

6.5

Etats financiers du projet

32

6.6

Rapports financiers

33

6.7

Tenue des comptes et classement

33

6.8

Conservation des documents

33

6.9

Rapports des dcaissements

34

6.10

Audit

35

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d e s

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Table des matires

iv

Table des matires

Liste des figures


Figure 1: Le cycle de projet

Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet

Tableau 4.1: Sources de financement et devises respectives

14

Tableau 5.1: Mthodes de dcaissement

19

Tableau 5.2: La mthode de Remboursement Documents requis

20

Tableau 5.3: La mthode de Garantie de remboursement Documents requis

23

Tableau 5.4: La mthode du compte spcial - Documents requis

27

Tableau 5.5: La mthode du paiement direct - Documents requis

30

Liste des annexes


Annexe 1: Liste des bureaux dans les pays rgionaux

38

Annexe 2: Pays membres de la BAD

39

Annexe 3: Etats participants au FAD

40

Annexe 4: Exemple de lettre de dcaissement

41

Annexe 5: Exemple de lettre dsignant les Signataires autoriss

44

Annexe 6: Formulaire A1-Demande de dcaissement

45

Annexe 7 : Formulaire A2-Etat rcapitulatif des dpenses

48

Annexe 8 : Formulaire A3-Budget prvisionnel dactivits

50

Annexe 9 : Formulaire B1-Demande de garantie de remboursement

52

Annexe 10 : Formulaire B2-Exemple de garantie de remboursement

54

Annexe 11 : Demande dapprobation damendement la lettre de crdit

56

Annexe 12 : Exemple dtat de rapprochement des avances au compte spcial

57

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Table des matires

Table des matires

Liste des tableaux

Prface

Prface

Prface

vii

Prface

Le Manuel des dcaissements (le Manuel) prsente les politiques, les directives, les pratiques et les procdures
en matire de dcaissement du Groupe de la Banque africaine de dveloppement (BAD). Il sert doutil de rfrence
pour le personnel de la Banque, les emprunteurs , les agences dexcution , les cofinanciers, les fournisseurs
et dautres parties contractantes en ce qui concerne llaboration, le traitement et la gestion des dcaissements

Laccord portant cration de la Banque

La politique de recouvrement des arrirs sur les prts du


Groupe de la Banque

Les accords de prts ou les protocoles daccord

Les directives en matire dlaboration de rapports financiers et daudit des projets

Les conditions gnrales applicables aux accords de


prts, de garanties et de dons

Les directives du Groupe de la Banque relatives lannulation des prts

La politique relative aux dpenses ligibles au


financement des oprations du Groupe de la Banque

Les directives en matire de gestion financire et danalyse financire des projets

Les rgles et procdures pour lAcquisition de Biens et de


Travaux

La lettre de dcaissement

Les rgles et procdures pour lutilisation des consultants

Le rapport dvaluation de projet

Les principes et les procdures dcrits dans ce Manuel sappliquent aux projets et programmes
dinvestissement publics ou garantie par lEtat qui sont financs en totalit ou en partie par les ressources
du Groupe de la Banque. Ils sappliquent galement aux fonds spciaux, aux fonds fiduciaires financs par
les bailleurs de fonds et administrs par la Banque et aux oprations cofinances pour lesquelles un partenaire
au dveloppement a demand la Banque dadministrer les dcaissements. Le prsent Manuel remplace
tous les manuels prcdents et est applicable immdiatement. Il est disponible sur le site web de la Banque
(http://www.afdb.org).
Il sera mis jour de faon rgulire pour reflter les opinions des utilisateurs, les leons tires et lvolution
des politiques et pratiques relatives ladministration des dcaissements.
Le Dpartement du contrle financier est charg de la pertinence, du bien-fond des dispositifs de
dcaissement et de lapprobation des demandes de dcaissement pour les financements octroys ou
administrs par la Banque. Pour obtenir de plus amples renseignements vous pouvez visiter notre site web:
www.afdb.org, ou prendre contact avec notre bureau (voir annexe 1), ou nous contacter ladresse suivante:
Division des dcaissements
Dpartement du controle financier
Banque africaine de dveloppement
Avenue du ghana / BP. 323
1002 Tunis belvdere / Tunisie
Fax
: +216 71 25 20 53
Email
: loandisbursements@afdb.org

Emprunteur(s) dans le Manuel est utiliss pour dsigner soit emprunteurs et/ou donataires.
Le terme organe dexcution (OE) est utilis de faon interchangeable avec Cellule dExcution du Projet (CEP). Lemprunteur dsigne
un organe dexcution qui devient une CEP.
3
Prt dans ce Manuel est utilis pour dsigner dons sauf si le contexte prcise autrement.
2

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Prface

Prface

pour une excution efficiente et efficace des projets. Le Manuel complte les documents suivants:

Chapitre 1

Le Groupe de la Banque africaine


de dveloppement

Le Groupe de la BAD

1. Le Groupe de la Banque africaine


de dveloppement
Objectif du Groupe de la Banque africaine de dveloppement

L a mission du groupe de la Banque africaine de dveloppement qui comprend la Banque africaine de


dveloppement (BAD), le Fonds africain de dveloppement (FAD) et le Fonds spcial du Nigeria (FSN)
est de promouvoir le dveloppement conomique et social de ses pays membres rgionaux (PMR). Pour
ce faire, la Banque :

Mobilise des ressources pour le financement des projets et programmes ;


Entreprend seule ou en participation, la slection, ltude et la prparation des projets, des entreprises
et des activits tendant ce dveloppement ;
Fait la promotion de linvestissement de capitaux publics et privs en Afrique; et
Fournit lassistance technique qui peut tre ncessaire en Afrique pour ltude, la prparation, le
financement et lexcution de projets et programmes de dveloppement.

Bien que le FAD et le FSN soient juridiquement et financirement distincts de la BAD, ils sont administrs
par le mme personnel et leurs oprations sont soumises aux mmes standards de performance que
ceux de la BAD.
1.2

La Banque africaine de dveloppement (BAD)

LAccord portant cration de la BAD a t adopt Khartoum en 1963 et mis en vigueur en 1964. La
Banque a officiellement commenc ses oprations en 1967. A la suite dun amendement apport
lAccord en 1982, le capital de la BAD a t ouvert des pays non rgionaux.
Ses ressources proviennent des ressources ordinaires et des ressources spciales. Les ressources
ordinaires sont:

Les actions souscrites du capital autoris par ses 77 pays membres (voir lAnnexe 2), dont une partie est
appelable ;
Les fonds reus en remboursement des prts BAD ;
Les fonds obtenus par emprunt sur les marchs financiers internationaux ;
Le revenu gnr des prts de la BAD ; et
Dautres revenus reus par la Banque, par exemple le revenu provenant de placements.

LArticle 8 de lAccord portant cration de la BAD autorise linstitution crer, administrer et grer des
fonds spciaux conformment ses objectifs et fonctions.
En vertu de ces dispositions, le Fonds africain de dveloppement (FAD) a t cr avec des tats non africains
en 1972 et le Fonds spcial du Nigeria (FSN) avec le gouvernement nigrian en 1976.
Les autres fonds spciaux de la Banque sont :
Facilit africaine de leau (FAE)
Fonds forestier du bassin du Congo (FFBC)
Facilit en faveur des tats fragiles (FEF)
Fonds dassistance au secteur priv en Afrique (FAPA)
Fonds pour lEnvironnement Mondial (FEM)
Fonds pour les pays revenu intermdiaire (PRI)
NEPAD - IPPF
Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement en milieu rural (IAEAR)
4
Lexpression Groupe de la Banque se rapporte la Banque africaine de dveloppement (BAD), au Fonds africain de dveloppement
(FAD) et au Fonds spcial du Nigeria (FSN). Lorsque le cas ne concerne quune de ces institutions, cela est prcis.

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Chapitre 1

Le Groupe de la BAD

1.1

Le Groupe de la BAD

Les fonds spciaux sont rgis par les politiques et procdures de dcaissement de la Banque, tel que dcrit
dans leurs manuels doprations respectifs.
Le Fonds africain de dveloppement (FAD)

LAccord portant cration du FAD, qui comprend la BAD et les tats participants, a t sign en Algrie en
1972 et est entr en vigueur en 1973. Le FAD fournit une assistance aux pays en dveloppement faible
niveau de revenu par habitant par le biais de don et de prts des conditions concessionnelles. Les ressources
du FAD proviennent des contributions et des reconstitutions priodiques des 26 tats non africains participants
(voir lAnnexe 3). Les reconstitutions des ressources du Fonds interviennent normalement tous les trois ans,
sauf dcision contraire des tats participants. Lligibilit dun pays aux ressources FAD dpend essentiellement
de la situation conomique observe dans le pays, value sur la base du PNB par habitant et de la capacit
rembourser la dette.
1.4

Le Fonds spcial du Nigeria (FSN)

Le FSN a t cr la suite dun accord sign entre le Gouvernement nigrian et la BAD en 1976 et est entr en
vigueur la mme anne. Laccord initial a expir en 2006. Aprs deux prorogations provisoires dune anne
chacune, laccord a t prorog pour une nouvelle priode de 10 ans en 2008. Le FSN appuie les efforts de
dveloppement des pays membres rgionaux du Groupe de la Banque, en particulier les plus ncessiteux dentre
eux. Ses ressources sont intgralement constitues des contributions du gouvernement nigrian et du revenu
gnr par ses oprations.
1.5

Les critres de financement

Eligibilit
Les critres doctroie des prts sont fonction des sources de financement. Lligibilit dun PMR une des
trois sources de financement dpend essentiellement de la situation conomique du pays value sur la
base du produit national brut (PNB) par habitant et de sa capacit assurer le service de la dette. Ainsi,
les PMR sont classs en trois catgories : la catgorie A (pays FAD exclusivement), la catgorie B (pays
ligibles la fois aux ressources BAD et aux ressources FAD) et la catgorie C (pays exclusivement BAD).
Monnaie dengagement
Pour le financement BAD, le prt est libell dans une des monnaies demprunt de linstitution savoir le
dollar EU, leuro, le yen et le rand sud-africain, au choix de lemprunteur. Les prts et les dons du FAD et
du FSN sont libells en units de compte (UC). Lunit de compte est gale un droit de tirage spcial
(DTS) du Fonds montaire international(FMI).

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Chapitre 1

Le Groupe de la BAD

1.3

Le cycle de projet

Chapitre 2

Le cycle de projet

2. Le cycle de projet

L es projets financs par le Groupe de la Banque sont labors et grs selon un cycle. Il sagit dune succession dtapes qui vont de lidentification lvaluation rtrospective, en vue de la ralisation dobjectifs
spcifiques conformes au plan de dveloppement du pays concern et la stratgie de la Banque.

Chapitre 2

Le cycle de projet

Figure 1 Le cycle de projet

Les principales dates du cycle de projet figurent au tableau 2.1.


2.1

Le document de stratgie pays

La Banque collabore avec chaque pays membre rgional emprunteur pour la formulation dune stratgie de
dveloppement et dun programme oprationnel dcrit dans un document de stratgie pays (DSP).
Lors de la prparation du DSP, la Banque procde une analyse et des tudes conomiques pluridisciplinaires en consultation troite avec le gouvernement, les diffrentes parties prenantes dans le pays et les partenaires au dveloppement. Le DSP procde une analyse globale des secteurs susceptibles de bnficier
des concours de la Banque. Il oriente les interventions de linstitution dans les pays et constitue le principal
instrument de la concertation sur les stratgies avec les pays.
2.2

Identification

En se basant sur le DSP, la Banque, en concertation avec le pays concern, introduit dans sa rserve de
projets, les projets jugs ralisables et justifis aux plans technique, socioconomique, financier et environnemental.

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Le cycle de projet

2.3

Prparation

La Banque dtermine, au cours de cette tape, les conditions de succs du projet en se basant sur les impacts positifs attendus aux plans : conomique, financier, social et environnemental.
2.4

Evaluation

La Banque est responsable de lvaluation du projet. Durant cette tape, elle examine les tudes techniques,
environnementales, conomiques, financires5, institutionnelles et sociales menes lors de ltape de la prparation. Lvaluation aboutit la prparation du rapport dvaluation du projet sur lequel se fonde la dcision de financement de la Banque ainsi que les documents juridiques.
2.5

Ngociation et approbation du Conseil

Au cours des ngociations officielles, la Banque et lemprunteur saccordent sur le contenu du rapport dvaluation du projet, du projet daccord (ou les accords) juridique(s), et du projet de lettre de dcaissement. Aprs
les ngociations, la Banque soumet la proposition de financement au Conseil pour approbation.
2.6

Signature et entre en vigueur

Une fois le prt approuv, les reprsentants autoriss de lemprunteur et de la Banque signent les accords
juridiques. Lorsque lemprunteur remplit les conditions gnrales et spcifiques dentre en vigueur, la
Banque dclare lentre en vigueur des accords juridiques.
2.7

Excution et supervision

Lemprunteur est responsable de lexcution du projet; il doit rendre compte priodiquement de son tat davancement et fournir des tats financiers annuels audits. La Banque, son tour, supervise le projet afin de sassurer des progrs raliss et que les fonds dcaisss sont utiliss aux fins prvues de manire conomique,
efficiente et efficace.
2.8

Achvement du projet

Lemprunteur prpare et soumet la Banque un rapport dachvement donnant sa propre apprciation sur
lexcution du projet, les avantages qui en dcouleront, la performance de divers intervenants, le niveau de ralisation des objectifs, les leons en tirer et les mesures prises pour garantir la durabilit des ralisations.
La Banque prpare aussi son propre rapport dachvement visant valuer les objectifs atteints; les ralisations
et les impacts significatifs ; les chances de durabilit du projet ; la performance de la Banque et de lemprunteur
; ainsi que les leons tires de lexcution.
2.9

valuation rtrospective

Aprs la prparation des rapports dachvement par lemprunteur et la Banque, la Banque mne une mission
dvaluation rtrospective ayant pour but de mesurer les ralisations du projet par rapport aux objectifs initiaux.
Cette mission examine la prparation, la conception, valuation et lexcution du projet, les cots et les avantages ainsi que les rsultats par rapport aux objectifs initiaux. Lvaluation rtrospective rend galement compte
des leons tires du projet en vue de renforcer lefficacit de laide au dveloppement et damliorer les pratiques
et procdures de la Banque.
5

Comprend une valuation de la capacit institutionnelle de lemprunteur et de ladquation des systmes de gestion financire.

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Chapitre 2

Le cycle de projet

La prparation du projet incombe lemprunteur qui peut demander lassistance technique ou financire
de la Banque. Au cours de cette tape, le PMR mne des tudes et des estimations visant dfinir les objectifs, les composantes, les activits, les produits et les rsultats attendus du projet. Ces tudes visent
confirmer si les objectifs du projet du point de vue technique, environnemental, conomique, financier, institutionnel et social sont ralisables selon un calendrier, un cadre institutionnel, et un plan dexcution dfinis.

Le cycle de projet

Date

Dfinition

Date dapprobation

Date laquelle lautorit comptente la Banque approuve


loctroi du prt

Date de signature

Date laquelle lemprunteur et la Banque signent laccord juridique. Cette date marque le dbut du calcul de la commission
dengagement, au besoin, et lchancier de remboursement.

Date dentre en vigueur

Date laquelle la Banque notifie lemprunteur quil a satisfait


les conditions dentre en vigueur de laccord juridique.

Date du premier dcaissement

Date laquelle la Banque notifie lEmprunteur quil a remplit


toutes les conditions pralables au premier dcaissement.

Date de financement rtroactif

Pour les projets ligibles un financement rtroactif, date antrieure la date de laccord juridique telle que mentionn dans
ledit laccord, partir de laquelle les paiements sont ligibles
au remboursement.

Date de clture

Date mentionne dans le document juridique aprs laquelle la


Banque met fin au droit de lemprunteur deffectuer des retraits
du compte du prt. Lemprunteur peut solliciter une prorogation de la date de clture en fournissant une justification approprie au moins six mois avant cette date. Les dpenses
effectues aprs la date de clture ne peuvent pas tre finances par les ressources du prt.

Date limite du dernier dcaissement

La Banque peut accepter pendant une dure limite (nexcdant pas trois mois) aprs la date de clture de couvrir des dpenses pour lachat des biens, ou des travaux effectus ou
des services effectus avant ou la date de clture.

Date de remboursement

Dates auxquelles lemprunteur effectue les paiements au titre


du service de la dette (commissions et principal) la Banque.
Ces dates sont arrtes au moment des ngociations, gnralement sur base semestrielle, et prcises dans laccord juridique.

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Chapitre 2

Le cycle de projet

Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet

Politiques en matire de dcaissement

Chapitre 3

Politiques en matire de dcaissement

3.1

Accords

L es dispositions de lAccord portant cration de la Banque6 noncent trois principes de base en matire
de dcaissement au titre de projets de dveloppement.

Article 17(d): Le produit d'un prt, d'un investissement ou d'une autre opration de financement entreprise
dans le cadre des oprations ordinaires de la Banque, servira l'acquisition uniquement dans les pays
membres, des biens et services qui y sont produits sous rserve des cas o le Conseil d'administration
dcide d'autoriser l'acquisition des biens et services dans un pays non membre ou produits par un pays
non membre, si des circonstances particulires rendent commode une telle acquisition, comme par
exemple lorsqu'un pays non membre fournit la Banque des fonds importants

Depuis le 1er novembre 2008, le Fonds africain de dveloppement permet aux entreprises et aux particuliers
de tous les pays de fournir des biens, des travaux et des services dans le cadre de projets quil finance. Les
ressources engages dans les oprations de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds spcial du
Nigeria sont utilises pour lacquisition de biens et de travaux, y compris les services connexes, fournis par
les soumissionnaires provenant des pays membres.

Article 17(g): Lorsque la Banque accorde un prt direct, elle n'autorise l'emprunteur tirer sur les
fonds que pour couvrir les dpenses relatives au projet, au fur et mesure quelles sont effectues

Article 17(h): La Banque prend des dispositions pour s'assurer que le produit dun prt quelconque consenti
ou garanti par elle est employ exclusivement aux fins auxquelles ledit prt a t accord, en donnant aux
considrations d'conomie et de rendement limportance qui leur est due

3.2

Conditions gnrales

Les prts et dons du groupe de la Banque sont rgis par les Conditions gnrales applicables aux
accords de prts, de garanties et de dons de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds
africain de dveloppement. Les Conditions gnrales, qui font partie intgrante de laccord juridique,
couvrent entre autres les domaines suivants :

Le remboursement et le paiement des intrts et autres charges ;


Lutilisation des monnaies ;
Le dcaissement des ressources ;
Lannulation et la suspension ;
Lexigibilit anticipe ;
Lexcution du projet ;
Lopposabilit ;
Lentre en vigueur, les conditions oprationnelles et lextinction ;
Dautres clauses juridiques.

Au cas o une disposition dun accord juridique est en contradiction avec les dispositions des conditions
gnrales, cest la disposition de laccord juridique qui prvaut.

Les mmes principes de base sont noncs lArticle 15 de lAccord portant cration du Fonds africain de dveloppement.

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Chapitre 3

Politiques de dcaissement

3. Politiques en matire de dcaissement

Politiques en matire de dcaissement

3.3

Accords juridiques

Le principal document juridique concernant un projet ou un programme financ par le Groupe de la Banque
est un accord sign par lemprunteur et la Banque qui prcise les conditions spcifiques du prt. Il sagit de
laccord de prt dans le cas des prts, et du protocole daccord pour les dons.
Lorsque la Banque octroie un prt une entit du secteur public autre que ltat membre, elle conclut galement
un accord de garantie avec le pays membre ou, conformment aux rgles applicables, avec une autre entit
acceptable, qui sera ainsi considre comme garant.
Les accords juridiques noncent les conditions spcifiques, notamment, les points suivants entre autres :

La monnaie et le montant du financement ;


Les activits spcifiques pour lesquelles des dpenses peuvent tre engages ;
Les conditions financires et les modalits de remboursement, si applicable ;
Linformation financire fournir et les exigences en matire daudit ;
Les dispositions relatives lacquisition des biens et services ;
Les conditions de dcaissement applicables ;

Les dates importantes dans le cycle de projet.

Laccord juridique peut tre amend soit sur avis lemprunteur, soit par accord mutuel entre la Banque
et lemprunteur. Un amendement qui modifie de manire significative les conditions initiales approuves
peut exiger lapprobation du Conseil dadministration.
3.4

Acquisition de biens, travaux et services

Lacquisition de biens et services finance par la Banque est rgie par les Rgles et procdures de la Banque
pour la fourniture des biens et travaux, et aux Directives de la Banque pour l'utilisation des services de
consultants. Les dispositions dacquisition spcifiques un projet donn sont nonces dans laccord juridique
et sajoutent ces rgles. Le respect de ces rgles et procdures constitue une obligation contractuelle de
lemprunteur et contribue une bonne excution du projet et facilite les dcaissements.
La responsabilit de lexcution du projet, de lattribution et de ladministration des contrats incombe
lemprunteur. La Banque supervise les activits relatives lattribution des contrats menes par lemprunteur
conformment aux dispositions de laccord juridique et comme prcis dans le plan dacquisition du projet.
3.5

Annulations

Les Conditions gnrales et les directives relatives lannulation des prts de la Banque africaine de dveloppement
et du Fonds africain de dveloppement prcisent les conditions et les procdures qui sappliquent aux annulations.
Avant lannulation, la Banque sassure quil nexiste pas de demandes de dcaissement en instance ou
dengagement pris et que les contrats financs par les ressources du prt qui nont pas t entirement dcaisss
ont t annuls de faon rgulire. La Banque nannulera aucun montant pour lequel elle aura conclu un engagement
spcial pour couvrir les lettres de crdit, sauf si le texte de cet engagement prvoit le contraire.
Les commissions dengagement, sil y a lieu, continuent de saccumuler au-del de la date de clture mentionne
dans laccord de prt, mme si cette date na pas t proroge. Seule lannulation de la portion non utilise
du prt met fin la commission dengagement.

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Chapitre 3

Politiques de dcaissement

Politiques en matire de dcaissement

3.6

Suspension des dcaissements

La Banque peut suspendre les dcaissements si lemprunteur ne respecte pas les conditions mentionnes
dans laccord de prt ou dans les conditions gnrales. La suspension peut sappliquer un ou plusieurs
prts ou des composantes spcifiques. Lannulation des dcaissements entre en vigueur la date laquelle
la dcision est prise et reste en vigueur jusqu la date laquelle les facteurs qui lont motive cessent de se
produire et la notification par la Banque du retrait total ou partiel de la suspension.
Dans le cas de manquements lis au service de la dette, la Banque suspend les dcaissements lis tous
les prts octroys au pays membre ou garantis par celui-ci. La Politique en matire de recouvrement des
arrirs sur prts prvoit les divers types de sanctions et des exemptions.
3.7

Lettre de dcaissement

La lettre de dcaissement (voir lAnnexe 4) fournit aux emprunteurs et aux agences dexcution des instructions
spcifiques relatives aux dcaissements concernant un prt donn. Un projet de lettre de dcaissement est
accept de commun accord par la Banque et lemprunteur lors des ngociations. Aprs la signature de laccord
de prt, la Banque envoie lemprunteur une lettre de dcaissement signe.
Dans certains projets, plusieurs agences dexcution ainsi que lemprunteur peuvent participer la mise en
uvre du projet et envoyer des demandes de dcaissements la Banque. Il incombe lemprunteur de veiller
ce que toutes les entits participant au projet reoivent une copie de la lettre de dcaissement signe. La
Banque peut, la suite de consultations avec lemprunteur, mettre une lettre de dcaissement rvise tenant
compte des modifications apportes aux modalits de dcaissement pendant lexcution du projet.

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Chapitre 3

Politiques de dcaissement

10

Procdures de dcaissement

Chapitre 4

Procdures de dcaissement

4. Procdures de dcaissement

Lemprunteur est responsable de lexcution des projets et des programmes conformment tous les accords.
La Banque, quant elle, suit lexcution du projet/programme pour sassurer de sa conformit aux accords, aux
rgles et procdures dcrites dans le prsent Manuel et dans dautres documents et directives.
4.1

Entre en vigueur

La Banque dclare lentre en vigueur de laccord de prt aprs que lemprunteur ait satisfait aux conditions
stipules dans ledit accord et dans les conditions gnrales.
4.2

Conditions pralables au premier dcaissement et autres conditions

Outre les conditions dentre en vigueur, le prt peut tre assorti de conditions de premier dcaissement et
de conditions applicables aux dcaissements ultrieurs. Les documents soumis doivent tre des originaux
ou des copies certifies conformes et acceptables par la Banque. Ces conditions figurent galement dans
laccord juridique.
4.3

Personnes habilites signer les demandes de dcaissement

Lemprunteur doit dsigner, avant le dbut des dcaissements, la(les) personne(s) autorise(s) signer les
demandes de dcaissement et fournir leur(s) spcimen(s) de signature la Banque. Il doit indiquer clairement
cette occasion (voir lAnnexe 5) le nombre et/ou la combinaison de signatures devant figurer sur toute
demande de dcaissement. Sauf indication contraire, la dsignation entre en vigueur partir de la date
laquelle la Banque reoit la lettre de lemprunteur.
Les personnes dsignes par le reprsentant autoris de lemprunteur signent les demandes de dcaissement.
Les documents joints ces demandes, tels que les tats rcapitulatifs des dpenses et les programmes
dactivits et budgets doivent tre contresigns par le coordonnateur du projet. Lemprunteur peut fournir une
autorisation gnrale habilitant une ou plusieurs personnes signer les demandes de dcaissement pour tous
les prts du pays.
Si les signataires autoriss changent au cours de lexcution du projet, lemprunteur est tenu den aviser la
Banque dans les meilleurs dlais et de lui transmettre les signatures des nouvelles personnes dsignes.
4.4

Financement rtroactif

En gnral, les dpenses effectues avant la date de signature de laccord juridique ne sont pas admissibles
au financement. Toutefois, sur la base dun accord pralable entre la Banque et lemprunteur, une clause
spciale dans laccord de prt autorisant le financement de certaines dpenses effectues avant la date de
signature peut tre ajoute pour faciliter lexcution du projet. Cette clause indique le montant du financement
rtroactif, la catgorie de dpense concerne et la date partir de laquelle les dpenses peuvent tre considres
comme admissibles au financement.
4.5

Dpenses ligibles

Aux termes des Conditions gnrales, les dpenses ligibles au financement du prt sont les cots raisonnables
des biens, travaux et services ncessaires la ralisation du projet et acquis conformment aux conditions de
laccord juridique.

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

12

Procdures de dcaissement

Les dpenses non ligibles englobent :

Les lments non prvus dans les catgories de dpenses dans les accords juridiques.

Les paiements effectus au titre de dpenses engages aprs la date de clture.

4.6

Les lments acquis de faon non-conforme aux procdures dacquisition de la Banque.


Les paiements effectus avant la signature des accords juridiques ou, avant la date indique dans laccord
juridique pour le financement rtroactif.
Les dpenses pour lesquelles la Banque na pas reu de pices justificatives satisfaisantes ou appropries.
Catgories de dpenses

Les catgories de dpense sont fonction de la nature de la dpense que le projet est appel engager au cours
de la priode du prt. Elles permettent de suivre et de grer les dpenses lies aux activits du projet. Elles sont
indiques dans le rapport dvaluation, le document juridique et la lettre de dcaissement du projet.
Les dcaissements sont effectus dans la limite des montants allous chaque catgorie. Toute modification
apporte la liste des biens et services doit recevoir au pralable lapprobation de la Banque.
Lorsquune catgorie ncessite plus de financement quinitialement prvu, lemprunteur doit obtenir laccord
pralable de la Banque avant dengager de nouvelles dpenses ou de soumettre une demande de dcaissement
au titre de cette catgorie de dpense.
4.7

Rallocation des ressources du prt

Les ressources du prt ne sont utilises quaux fins pour lesquelles elles ont t octroyes. Les dcaissements
ne peuvent pas tre directement imputs la rubrique non allou prvue dans laccord de prt. Toutefois, la
Banque peut, la demande de lemprunteur, approuver la rallocation des ressources non alloues ou non
engages dune catgorie une autre catgorie ligible pour la ralisation des objectifs du projet.
4.8

Pices justificatives

La Banque dtermine les types de pices justificatives soumettre par lemprunteur en fonction de la mthode
de dcaissement utilise. Ces pices justificatives peuvent inclurent : (i) un tat rcapitulatif des dpenses
ligibles encourues pendant une priode donne, (ii) des documents tels que les factures, avis de dbit ou
relevs bancaires, reus de versement, bordereaux dexpdition tels que les connaissements, chques, traites
encaisses, lettres de crdit excutes et approbation pralable ou non objection de la Banque.
Le type de pice requise est arrt au cours des ngociations et reflte les circonstances spcifiques du
projet et les mthodes de dcaissement retenues.
4.9

Monnaie de dcaissement

Pour les prts BAD, la Banque dcaisse dans la monnaie dengagement du prt. Pour les prts FAD
libells en UC, la Banque dcaisse dans une des monnaies suivantes : le dollar des tats-Unis, leuro, le
yen japonais, la livre sterling et le rand sud-africain, selon le choix de lemprunteur. Pour le FSN, tous les
dcaissements se font en dollars des tats-Unis. Le tableau 4.1 rcapitule les monnaies dengagement,
de dcaissement et de paiement pour les diffrentes sources de financement de la Banque.

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

13

Procdures de dcaissement

Les paiements sont effectus uniquement dans les devises du contrat.


Tableau 4.1 Sources de financement et devises respectives
Devise
de dcaissement
USD, EUR, JPY, GBP et Mme que la devise
RAND
dengagement

Devise
de rglement/Contrat

Don BAD

UAC

Choix de la Banque

Sans restrictions

Prt FAD

UAC

USD, EURO, JPY et


GBP

Sans restrictions

ADF Grant

UAC

Choix de la Banque

Sans restrictions

FSN

UAC

USD

Sans restrictions

EUR

EUR

EUR

EUR

EUR

EUR

Fonds d'assistance au secteur priv en Afrique (FAPA)

USD

USD

USD

Facilit en faveur des tats


fragiles (FEF)

UAC

USD et EUR

USD et EUR

Fonds pour lEnvironnement


Mondial (FEM)

USD

USD

USD

Fonds pour les pays revenu intermdiaire (PRI)

UAC

USD et EUR

USD et EUR

IPPF du NEPAD

USD

USD

USD

Initiative pour lalimentation


en eau et lassainissement en EUR
milieu rural (IAEAR)

EUR

EUR

Source de financement
Prt BAD

Facilit africaine de leau


(FAE)
Fonds forestier du basin du
Congo (FFBC)

4.10

Devise dengagement

Sans restrictions

Taux de change applicables aux dcaissements

La Banque peut tre appele acheter la devise demande laide dune autre devise. Dans ce cas, elle
achte la devise au taux de change donn par la banque vendeuse.
4.11

Transmission des demandes de dcaissement

Le Dpartement du contrle financier, qui est galement reprsent dans les bureaux rgionaux et nationaux
de la Banque (voir lAnnexe 1), est seul habilit recevoir et traiter les demandes de dcaissements.
La Banque doit recevoir loriginal de la demande de dcaissement (les photocopies, les tlcopies et les
documents scanns ne sont pas accepts) sign par le reprsentant dment autoris. La demande doit tre
tablie en utilisant les formulaires appropris et comporter toutes les informations requises. Les formulaires
des demandes de dcaissement sont fournis sur demande ou disponibles en ligne ladresse
http://www.afdb.org.
7

Devise dengagement: Monnaie dans laquelle est libell le prt ou le don.


Devise de dcaissement : Monnaie que la Banque utilise pour acheter la devise rclame par lemprunteur sur la demande de dcaissement. Le service de la dette seffectue dans la monnaie de dcaissement.
9
Devise de rglement/contrat: Monnaie dans laquelle a t pay ou doit tre pay les biens et services.
8

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

14

Procdures de dcaissement

La Banque vrifie toute information imprcise contenue dans les demandes de dcaissement. Dans les cas
o elle ne russit pas clarifier une situation dans un laps de temps raisonnable, elle peut approuver la demande
avec un montant rduit ou retourner la demande sans paiement lemprunteur.
Numrotation des demandes de dcaissement
Pour faciliter lidentification, la demande de dcaissement doit comprendre au plus 4 chiffres et tre numrote
par ordre chronologique quelque soit la mthode de dcaissement utilise (exemple 0001, 0002, etc.). Lorsquun
projet a plus dun organe dexcution, lOE doit attribuer un code didentification de 3 caractres alphabtiques
pour chaque organe, exemple 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ 9999XYZ, etc. Lorsquun projet comporte
la fois un prt et un don, les demandes de dcaissements pour chacun des deux instruments doivent avoir
leur propre numro chronologique.
Lorsque des justificatifs de dpenses sont soumis sans une demande de rapprovisionnement, la demande
doit tre numrote de faon squentielle avec un maximum de 4 chiffres suivis de la mention JUS.
Processus de paiement et de notification
Ds lapprobation de la demande de dcaissement, la Banque donne des instructions ses banques dpositaires
pour effectuer le paiement sur le compte du bnficiaire. Ces instructions sont normalement transmises par
message SWIFT. A la fin de chaque mois, la Banque envoie lemprunteur un tat des dcaissements
confirms. Cette information est galement disponible sur demande.
4.12

Remboursements

La Banque peut demander lemprunteur le remboursement des montants dcaisss pour les raisons
suivantes :

Avances au compte spcial non justifies dans un dlai raisonnable;


Fonds non utiliss dans le compte spcial et qui ne sont plus requis pour lexcution du projet;
Montants dcaisss cause dune erreur de lemprunteur et qui nauraient pas d tre dcaisss;
Montants dcaisss cause dune erreur de la Banque et qui nauraient pas d tre dcaisss;
Dpenses juges non ligibles au financement selon les termes du prt ou du don; et
Dclaration de passation de march non conforme aprs que des paiements aient dj t effectus au
titre du contrat mis en cause.

Les montants rembourss sont verss sur un compte indiqu par la Banque. La Banque se rserve le droit
dannuler le montant rembours ou de crditer le compte du prt pour des dpenses inligibles.
4.13

Contrats

Les dcaissements sont effectus dans le cadre de contrats conclus entre lemprunteur et les fournisseurs
uniquement aprs examen, approbation et notification de la non objection de la Banque et ce conformment
aux rgles applicables la passation de contrats, ainsi quaprs rception dune copie signe du contrat. En
principe, le paiement est effectu dans la monnaie dans laquelle les biens et les services ont t facturs.
Ds rception de la demande de dcaissement, qui contient les instructions de lemprunteur, la Banque effectue
les paiements au bnficiaire dans les limites du montant approuv. Si le contrat est payable en plusieurs monnaies,
une demande de dcaissement distincte sera requise pour chaque monnaie de rglement et, si ncessaire, le
taux de change utilis aux fins de paiement doit tre indiqu.

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

15

Procdures de dcaissement

Dans le cadre dun contrat, les dcaissements effectus selon une mthode donne doivent continuer de seffectuer
avec cette mme mthode pour toutes les demandes ultrieures, moins que la Banque ne le dcide autrement.
Lorsque cela est ncessaire dans le cadre dun contrat, les garanties bancaires pour lavance et les garanties
de bonne fin doivent tre libelles dans la monnaie du rglement conformment au contrat sign entre le projet
et le bnficiaire. Lemprunteur doit veiller la validit des garanties davance et des garanties de bonne fin et
sassurer quelles sont modifies ou proroges, le cas chant.
Les remboursements des retenues de garantie10, dans le cadre de contrats, doivent tre effectus la fin de la
priode de garantie ou de mise en service ou sur prsentation dun procs-verbal de rception dress par le
projet. Nonobstant, la retenue de garantie peut tre rembourse contre une garantie bancaire irrvocable fournie
lorgane dexcution par lentrepreneur ou le fournisseur, notamment lorsque le remboursement des retenues
de garantie doit survenir plus de trois mois aprs la date de clture du projet. Les garanties doivent tre mises
par une banque ou un tablissement financier agr dans le pays o il exerce. Lorsquune garantie est mise par
une institution financire non bancaire, elle doit tre accompagne de pices appropries confirmant que cette
institution est autorise effectuer de telles oprations.
Dans le cadre de lexcution dun contrat, les dpassements de cot attribuables la hausse des prix ou des
alas physiques peuvent ncessiter ltablissement dun avenant au contrat initial. Tous les avenants sont soumis
au mme processus dapprobation que le contrat initial.
4.14

Rfrences bancaires

Banque du bnficiaire : le nom du titulaire du compte, le nom et adresse complte de la banque du bnficiaire,
le numro de compte du bnficiaire, lIBAN (sil y a lieu) et le code SWIFT, doivent figurer sur la demande de
dcaissement.
Correspondant bancaire de la banque du bnficiaire : un rglement en faveur dun bnficiaire, effectu dans
un pays dans lequel la monnaie de la demande na pas cours lgal, exige le recours un correspondant de la
banque du bnficiaire. Le nom de ce correspondant, son adresse complte, son code SWIFT et le numro de
compte doivent figurer sur la demande de dcaissement.
4.15

Dcaissements lapproche de la date de clture

La date de clture du prt est fonction de la date dachvement du projet. Toutes les dpenses admissibles
doivent avoir t effectues avant cette date. Lemprunteur bnficie normalement de trois mois supplmentaires
aprs la date de clture pour soumettre des demandes de dcaissement et des pices justificatives pour les
dpenses effectues la date de clture ou avant celle-ci. Sil y a des raisons de penser que le projet ne sera
pas achev la date de clture, une demande de prorogation officielle doit tre transmise la Banque au moins
six mois avant la date de clture.
4.16

Honoraires daudit de clture

La Banque autorisera des dcaissements pour le rglement des honoraires daudit de clture du projet si
lemprunteur a conclu un contrat prix global forfaitaire pour laudit final avant la date de clture. Ledit audit
doit tre effectu et soumis la Banque dans les six mois suivant la date de fin de lanne fiscale.
Le paiement final aux auditeurs est subordonn lapprobation du rapport par la Banque.

10
Retenue de garantie: Fonds retenus sur le contrat par lemprunteur dans lattente de lachvement de faon satisfaisante jusqu la fin
de la priode de garantie ou jusqu une autre date tablie.

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

16

Procdures de dcaissement

Afin dacclrer le traitement des demandes de dcaissement, les emprunteurs doivent :


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

13.
14.
15.
16.
17.
18.

Sassurer que les conditions relatives lentre en vigueur et au premier dcaissement ont t remplies;
Remplir les formulaires conformment aux instructions donnes;
Sassurer que les demandes de dcaissement ont t signes par les personnes habilites signer;
Sassurer que les noms et les dsignations des personnes autorises sont lisibles sur la demande;
Indiquer le numro du prt ou du don appropri dont les ressources financeront les montants demands;
Indiquer les numros de contrat BAD imputer sur ltat rcapitulatif des dpenses (ERD) ;
Transmettre les originaux des demandes au Directeur du Dpartement du contrle financier ou au reprsentant rsident du bureau national mentionn dans la lettre de dcaissement;
Transmettre une copie du contrat concern ainsi que de tous les avenants
Sassurer que la formulation, la devise, le montant et la priode de validit des garanties des avances et
des garanties de bonne fin sont conformes aux termes du contrat;
Soumettre les demandes dans une seule monnaie;
Joindre les pices justificatives appropries en anglais ou en franais. Si ces pices sont tablies dans une
langue autre que langlais et le franais, elles doivent tre traduites en anglais ou en franais;
Sassurer que la facture comporte linstruction de paiement complte (cest--dire le nom de la banque,
la succursale, ladresse de la banque, le numro de compte (lIBAN pour les paiements dans la zone euro)
ainsi que le code SWIFT/BIC du bnficiaire;
Sassurer que la banque correspondante est mentionne lorsque la devise demande na pas cours lgal
dans le pays du bnficiaire;
Sassurer que linformation donne dans la demande est conforme celle qui figure sur les pices justificatives;
Sassurer de la disponibilit des ressources pour la catgorie de dpenses concerne;
Sassurer que tout changement apport aux catgories de dpense et la liste des biens et services a t
approuv par la Banque;
Sassurer que les rapports daudit exigs ont t envoys la Banque et approuvs par celle-ci.
Donner les renseignements concernant la personne qui soccupe du projet (numros de tlphone et de
tlcopie et adresse lectronique)

M a n u e l

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

17

Mthodes de dcaissement

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

19

5.1

Introduction

La Banque propose quatre mthodes de dcaissement. Elle dcaisse selon une ou plusieurs de ces mthodes.
Les mthodes choisies sont arrtes au cours des ngociations en se fondant sur les caractristiques du projet,
les catgories de dpenses financer, et la capacit de lorgane dexcution grer les ressources du projet.
Sous rserve de lapprobation pralable de la Banque, il est possible de changer, au cours de lexcution du
projet, les mthodes de dcaissement choisies et dutiliser plus dune mthode de dcaissement.
Pour toutes ces mthodes de dcaissement, la Banque dcaisse les fonds conformment aux instructions
reues de lemprunteur.

Tableau 5.1 Mthodes de dcaissement


Nature de la dpense

Mthode de dcaissement recommande

Description

Monnaie locale, petits achats, travaux


de gnie civil de petite envergure.

Remboursement

Pour les dpenses ligibles dj effectues et payes par lemprunteur sur


ses ressources propres

Petites et nombreuses dpenses ; dpenses de formation ; dpenses dexploitation et petits travaux

Compte spcial

La Banque effectue une avance du


compte du prt au compte spcial aux
fins exclusives du financement de sa
part de dpenses ligibles.

Acomptes sur les travaux; acomptes sur


les honoraires des consultants ; achat de
biens/quipement

Paiement direct

La Banque, la demande de lemprunteur, paie directement un bnficiaire dsign.

Financement des importations des


biens

La Banque fournit une garantie irrvocable pour le remboursement une


banque commercial des montants verGarantie de remboursess ou verser un bnficiaire contre
ment
une lettre de crdit. Il sagit dun engagement spcial tel que dfini dans
les conditions gnrales.

5.2

Remboursement des dpenses effectues par lemprunteur

Cette mthode consiste rembourser lemprunteur ou au projet tous les types de dpenses autorises
effectues et prfinances par lemprunteur ou lorgane dexcution sur ses propres ressources.
Lorsque la transmission de lensemble des documents pose un problme pratique, la Banque peut accepter
de limiter la justification de la demande un tat rcapitulatif des dpenses, sign par les personnes
autorises et par le responsable du projet. Pour accepter des demandes de dcaissement sur la base dun
tat rcapitulatif des dpenses, lemprunteur ou lorgane dexcution du projet doit (i) avoir dmontr une
capacit administrative, financire et comptable suffisante pour prparer et maintenir des dossiers de
dpenses; (ii) avoir mis en place un systme de contrle interne adquat ; et (iii) avoir pris des dispositions
appropries pour des audits rguliers et indpendants des dpenses du projet.
Dans ltat rcapitulatif des dpenses, lemprunteur certifie que les dpenses ont t effectues et rgles
conformment aux termes et conditions de laccord juridique et que les livres comptables et les justificatifs sont
bien conservs et sont disponibles aux fins dexamen par la Banque et/ou les auditeurs indpendants.

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Chapitre 5

Mthodesde dcaissement

5. Mthodes de dcaissement

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Copie du contrat (avec la premire demande de paiement)


Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute lavance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Copie de la facture
Copie du certificat de paiement
Copie du connaissement
Copie du bon de livraison
PV de rception provisoire
PV de rception dfinitif
Copie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves
Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du
rapport/de ltude

La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Autres pices (tel que convenu avec la Banque ou exig par le


contrat):

Chapitre 5

Pour lapprobation et le dcaissement des prts secondaires (lignes de


crdit)
4. Remplit et signe la demande dcaissement (Formulaire A1)
5. Remplit et signe ltat rcapitulatif des dpenses appropri (formulaire
A2)
6. Annexe les pices justificatives, tel que convenu avec la Banque

Formulaire A1 (demande distincte pour chaque monnaie) (voir lAnnexe 6)


Formulaire A2 (voir lAnnexe 7)

1. Remplit et signe la demande de dcaissement (Formulaire A1)


2. Remplit et signe ltat rcapitulatif des dpenses (formulaire A2 voir
lAnnexe 7)
3. Joint les pices justificatives, tel que convenu avec la Banque
Pices justificatives
Obligatoires :
Justificatif de paiement indiquant le montant, la date et le bnficiaire du
paiement;
Attestation de la banque indiquant le taux de change appliqu lopration, si la monnaie de rglement est diffrente de la monnaie de la demande

Documents requis par lemprunteur

Procdure suivre par lemprunteur

Mthodes de dcaissement

20
Mthodes de dcaissement

Tableau 5.2 La mthode de remboursement Documents requis

Mthodes de dcaissement

5.3

Paiement au titre dune garantie de remboursement (GR)

La Banque, la demande de lemprunteur, sengage titre irrvocable rembourser la banque confirmatrice


dsigne, les paiements effectus un fournisseur au profit duquel une lettre de crdit (LC) a t mise. Une
fois que la Banque a mis une garantie de remboursement, toutes les crances reues la date dexpiration
ou avant cette date sont honores. La garantie de remboursement expire trois mois aprs lexpiration de la
lettre de crdit sauf si la date de clture du prt est antrieure cette date. La Banque nmettra ni ne prorogera
une garantie de remboursement si la date dexpdition ou dexpiration de la lettre de crdit est ultrieure la
date de clture du prt. Les garanties de remboursement ne sont gnralement pas mises dans la monnaie
nationale de lemprunteur, tant donn quelles visent exclusivement faciliter limportation de biens trangers.
Limite de la garantie de remboursement
La Banque a pour politique de conserver suffisamment de ressources dans le compte du prt pour honorer
entirement toutes les garanties de remboursement en vigueur. Elle examine de temps autre la clause
limitative de ses engagements spciaux et les augmente au besoin, si les ressources non engages du
prt sont disponibles. Les emprunteurs qui demandent des garanties de remboursement indiquent sur
la demande (voir annexe 9) quils acceptent, compte tenu de la limitation des engagements dcoulant de
ces garanties, que la Banque utilise tout montant non engag du prt pour honorer le paiement au titre
dune garantie de remboursement. Si cette portion non engage est insuffisante, lemprunteur doit, une
fois inform par la Banque, prendre des dispositions pour honorer dans les meilleurs dlais les appels de
fonds de la banque dtenant la garantie.
Commissions, frais et intrts
Lemprunteur prendra toutes les dispositions ncessaires pour le paiement des commissions et des frais
relatifs aux lettres de crdit garanties par la Banque.
mission de la garantie de remboursement
La Banque met la garantie de remboursement dans la monnaie de la lettre de crdit en faveur de la banque
confirmatrice mentionne dans la lettre de crdit. Pour toute demande accepte, la Banque transmet loriginal
de la garantie la banque confirmatrice par courrier ordinaire et par message SWIFT (MT 799). Une copie de
la garantie est envoye lemprunteur et/ou lorgane dexcution pour information.
Acceptation de la garantie de remboursement
La premire demande de paiement faite par la banque confirmatrice dans le cadre dune garantie de
remboursement constitue une acceptation des conditions de la garantie mise par la Banque.
Demande de remboursement faite par les banques confirmatrices
Immdiatement aprs avoir effectu un paiement au titre dune lettre de crdit, la banque confirmatrice adresse
par message SWIFT (MT 742 ou MT 799) une demande de remboursement la Banque.

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

21

dlskdlsmdlsd

Paiement la banque confirmatrice


Sur rception de la demande de paiement, la Banque paie par SWIFT la banque confirmatrice dans la
monnaie de la lettre de crdit.
Modification des termes de la lettre de crdit
Il peut tre ncessaire de modifier les termes de la lettre de crdit couverte par la garantie de la Banque.
Dans ce cas, lEmprunteur est tenu dinformer la Banque de toutes les modifications souhaites. Laccord
pralable de la Banque est ncessaire pour les modifications qui portent sur:

Le montant de la lettre de crdit;


La description et la quantit des biens fournis; et
Le bnficiaire

Si la Banque approuve les modifications, elle confirme son accord la banque confirmatrice par message
SWIFT.
Le Tableau 5.3 rcapitule les procdures et les documents requis pour la mthode de garantie de
remboursement.

M a n u e l

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

22

M a n u e l

Procdure pour la Banque

d e s

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Procdure pour la banque


confirmatrice

Copie du contrat

banque mettrice en faveur


dun fournisseur avec date
dexpiration valide;

Copie de la LC mise par la

Pices fournir

Formulaire B1 (voir Annexe 9)

Documents requis

Copie de la LC modifie

modification (voir lAnnexe 11)

Demande dapprobation de

1. Soumet la Banque une MT 742 ou MT 799.


demande de paiement selon
le modle MT742 ou MT 799.

Chapitre 5

2. Banque paie la banque


confirmatrice

D. SOUMISSION DES CRANCES DE LA BANQUE CONFIRMATRICE CONTRE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT

1. Reoit la modification apporte la LC ve- 4. Informe lemprunteur et la


nant de la banque mettrice
banque confirmatrice par mes2. Remplit une demande dapprobation de
sage SWIFT,
cette modification
3. Joint les pices justificatives

C. MODIFICATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT SUITE A UNE MODIFICATION DE LA LETTRE DE CREDIT

1. met une GR (B2) (voir An- 2. Accepte par SWIFT la


nexe 10) en faveur de la banque GR mise
confirmatrice.

B. MISSION ET ACCEPTATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT

1. Remplit et signe une demande de garantie 3. Reoit le formulaire B1 remde remboursement (formulaire B1);
plit ainsi que les pices justifica2. Joint les pices justificatives chaque de- tives y affrentes.
mande de RG

A. DEMANDE DMISSION DUNE GARANTIE DE REMBOURSEMENT

Procdure suivre par lemprunteur

Mthodes de dcaissement

23
dlskdlsmdlsd

Table 5.3 La mthode de garantie de remboursement Documents requis

Mthodes de dcaissement

5.4

Fonds de roulement ou compte spcial

Introduction
La mthode du fonds de roulement ou mthode du compte spcial consiste octroyer des avances lemprunteur
pour le financement des dpenses juges ligibles par la Banque. Lobjectif principal de cette mthode de dcaissement
est daider lemprunteur ou lorgane dexcution faire face ses besoins en monnaie locale ou en devises, de
sassurer dune disponibilit de ressources dune faon permanente et de bnficier dune certaine flexibilit au plan
de la ralisation de certaines composantes du projet.
Les projets pour lesquels un compte spcial a t autoris doivent tre dots: (i) de procdures administratives,
financires et comptables adquates, (ii) de mcanismes de contrle interne satisfaisants, et (iii) sengager faire
raliser un audit rgulier et indpendant du compte spcial.
Choix de la banque pour louverture dun compte spcial
En gnral, les comptes spciaux sont ouverts dans des banques commerciales, mais dans certaines circonstances
ils peuvent tre ouverts la banque centrale. La banque qui abrite le compte spcial doit tre financirement solide
et en mesure:

Dexcuter des oprations de change et des oprations en monnaie nationale;


Doffrir une vaste gamme de services bancaires ;
Deffectuer rapidement de nombreuses oprations;
De fournir des relevs de compte mensuels aux dtenteurs de comptes

Monnaie du compte spcial


Le compte spcial est tenu dans une monnaie approprie pour les dpenses que lemprunteur/projet entend
effectuer. Tout risque de change est assum par lemprunteur.
Ouverture de sous-comptes
Eu gard aux besoins spcifiques des projets dcentraliss, il peut savrer ncessaire douvrir plusieurs comptes
pour assurer la flexibilit dans lexcution du projet. Des assurances devront tre donnes la Banque quant
lexistence de mcanismes de contrle et de suivi des comptes dcentraliss et ltablissement dun tat de
rapprochement avec le compte spcial principal dans lequel sont verss les dcaissements de la Banque.
Nature des dpenses financer par le compte spcial
Le compte spcial doit tre utilis exclusivement pour le financement de la part des dpenses du projet quassume
la Banque et finance gnralement les dpenses rcurrentes.
Si la Banque estime quun paiement sur le compte spcial nest pas justifi ou a t effectu au titre de dpenses
non ligibles, elle demandera lemprunteur de fournir des renseignements complmentaires pour la dpense en
cause et/ou de rembourser le montant de la dpense dans le compte spcial ou sur le compte de la Banque qui
lui aura t communiqu.

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

24

Mthodes de dcaissement

Gestion du compte
La gestion du compte spcial doit rpondre aux exigences suivantes :

Le compte doit recevoir exclusivement les ressources du prt et ne doit recevoir ni les fonds de contrepartie
ni dautres ressources. Toute drogation cette disposition devra tre dcide pendant les ngociations et
mentionne dans laccord de prt ;

Le compte spcial ne peut tre utilis aux fins de nantissement et aucune facilit de dcouvert ne peut tre
autorise sur ce compte ;

Le compte spcial peut tre un compte rmunr et lemprunteur peut utiliser les intrts gnrs,
conformment aux procdures en vigueur dans le pays, pour couvrir les frais de gestion du compte. Toutefois,
les fonds ne peuvent pas tre transfrs du compte spcial des fins de placement ;

Lemprunteur est responsable de tous les fonds dcaisss au compte spcial, y compris les montants qui
peuvent avoir t transfrs aux sous comptes.

Programme de travail et budget prvisionnel dactivits


A lappui de la demande davance initiale ou de la reconstitution des ressources du compte spcial, lemprunteur
est tenu de prsenter un programme de travail annuel ainsi quun budget prvisionnel des activits du projet (voir
annexe 8) pour une priode allant jusqu six mois ou comme convenu au cours des ngociations et mentionn
dans la lettre de dcaissement. Le budget prvisionnel dactivits et le programme de travail annuel doivent obtenir
lapprobation pralable de la Banque.
Reconstitution des ressources du compte spcial
Les ressources du compte spcial ne peuvent tre reconstitues que pendant la priode de dcaissement du prt
ou du don condition que lavance prcdente ait t justifie jusqu 50 % et que les autres avances antrieures
aient t entirement justifies.
Si le projet ncessite plus de deux reconstitutions entre les audits annuels, un audit intrimaire du compte spcial
et des tats de dpenses y affrents ainsi quune opinion des auditeurs peuvent tre exigs.
La dernire reconstitution aura lieu au plus tard 6 mois avant la date de clture.
Justification de lutilisation de lavance
La justification des dpenses, comprenant la demande, ltat rcapitulatif des dpenses et le cas chant les
pices justificatives des dpenses, peut tre soumise aussi souvent que possible, mais au moins tous les six mois,
sauf sil a t convenu autrement. Les justifications peuvent ne pas tre accompagnes dune demande de
reconstitution des ressources. Les pices justificatives soumettre avec les demandes par le projet sont prcises
au cours des ngociations ou pendant lexcution du projet.
Lemprunteur veille ce que tous les fonds avancs soient justifis dans les trois mois suivant la date de clture.

M a n u e l

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

25

Mthodes de dcaissement

Pices justificatives
Dpendamment de la nature des dpenses financer et/ou de la fiabilit du systme de gestion financire de
lemprunteur, celui-ci peut tre dispens de soumettre certaines pices justificatives la Banque. La Banque se
rserve le droit de demander des pices justificatives et/ou de mener des vrifications sur les dpenses effectues
partir du compte spcial.
Suspension des reconstitutions
La Banque peut suspendre la reconstitution du compte spcial pour les raisons suivantes :

La Banque suspend le prt;


Les tats financiers audits nont pas t reus dans les six mois suivant la fin de lexercice;
Les rapports daudit ou les missions de la Banque font tat dirrgularits importantes au plan de lutilisation
du compte spcial ou des faiblesses significatives du mcanisme de contrle interne.

Pendant toute la dure de la suspension, des fonds supplmentaires ne seront pas verss dans le compte spcial.
Toutefois, les fonds disponibles dans le compte spcial peuvent continuer tre utiliss pour rgler les dpenses
ligibles.
Liquidation finale des avances et du solde du compte spcial
Tout solde non utilis/non justifi doit tre rembours par lemprunteur la Banque dans les 3 mois suivant la date
de clture, dans la monnaie du compte spcial. Le non-respect de cette exigence peut entraner la suspension
de lutilisation de la mthode du compte spcial pour tout nouveau projet dans le pays.
Le Tableau 5.4 rcapitule les procdures et les documents requis pour la mthode du compte spcial.

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

26

M a n u e l

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La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Autres pices (tel que convenu avec la Banque ou exig par le


contrat):
Copie du contrat (avec la premire demande de paiement)
Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute lavance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Copie de la facture
Copie du certificat de paiement
Copie du connaissement
Copie du bon de livraison
PV de rception provisoire
PV de rception dfinitif
Copie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves
Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude

Pices justificatives
Obligatoires :
tat de rapprochement du compte spcial(voir lAnnexe 12)
Relev bancaire du compte spcial
Relev bancaire des sous comptes.

Chapitre 5

3. Prpare ltat de rapprochement du compte spcial et joint les relevs


bancaires (y compris ceux des sous comptes)
4. Joint les pices justificatives tel que convenu avec la Banque
5. Rembourse les montants non approuvs dans le compte spcial

1. Remplit et signe la demande de dcaissement de fonds (Formulaire A1)


2. Remplit et signe ltat rcapitulatif des dpenses (Formulaire A2)

Formulaire A1 (voir lAnnexe 6)


Formulaire A2 (voir lAnnexe 7)
Formulaire A3 (voir lAnnexe 8)

Formulaire A1 (voir lAnnexe 6)


Formulaire A3 (voir lAnnexe 8)

1. Remplit et signe la demande de dcaissement de fonds (Formulaire A1)


2. Remplit un budget prvisionnel dactivits (Formulaire A3)

B. JUSTIFICATION OU RECONSTITUTION DU COMPTE SPCIAL

Documents requis par lemprunteur

Procdure suivre par lemprunteur


A. AVANCE INITIALE BAD AU COMPTE SPCIAL

Mthodes de dcaissement

27
Mthodes de dcaissement

Tableau 5.4 La mthode du compte spcial - Documents requis

Documents requis par lemprunteur

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Copie du contrat (avec la premire demande de paiement)


Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute lavance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Copie de la facture
Copie du certificat de paiement
Copie du connaissement
Copie du bon de livraison
PV de rception provisoire
PV de rception dfinitif
Copie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves
Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude

La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Autres pices (tel que convenu avec la Banque ou exig par le


contrat):

Pices justificatives
Obligatoires :
tat de rapprochement (voir lAnnexe 15)
Relev bancaire du compte spcial
Relev bancaire des sous comptes

Formulaire A1 (voir lAnnexe 6)


Formulaire A2 (voir lAnnexe 7)

Chapitre 5

1. Remplit et signe la demande de dcaissement (Formulaire A1)


2. Remplit et signe ltat des dpenses appropri (Formulaire A2):
3. Prpare ltat de rapprochement du compte spcial et joint les relevs bancaires (y compris ceux des sous-comptes)
4. Joint les pices justificatives comme convenu avec la Banque
5. Rembourse dans les meilleurs dlais dans le compte du prt tout montant
restant dans le compte spcial aprs la date de clture du prt.

C. JUSTIFICATION FINALE OU REMBOURSEMENT DU SOLDE DES AVANCES

Procdure suivre par lemprunteur

Mthodes de dcaissement

28
Mthodes de dcaissement

Tableau 5.4 La mthode du compte spcial - Documents requis (suite)

Mthodes de dcaissement

5.5

Paiement direct

Introduction
Le paiement direct est une mthode de dcaissement qui consiste effectuer un dcaissement la
demande de lemprunteur en faveur de lun des bnficiaires suivants :

Un fournisseur, pour des biens fournis ou fournir;


Un entrepreneur ou un consultant, pour des travaux ou des services fournis ou fournir;
Un sous-traitant oprant dans le cadre dun contrat pour lequel la Banque a donn son avis de nonobjection.

Les paiements directs rsultent des termes et conditions contenues dans le contrat sign entre le Project
et le fournisseur/contractant/consultant.
Le Tableau 5.5 rcapitule les procdures et les documents requis dans le cadre de la mthode de paiement
direct.
5.6

Dcaissement des prts d'appui budgtaire/prts l'appui des rformes

Les prts d'appui budgtaire/prts lappui des rformes sont des instruments de financement
dcaissement rapide qui accompagnent les rformes stratgiques et institutionnelles. La Banque dcaisse
ces instruments en une ou plusieurs tranches, chacune sur la base de la ralisation des conditions
prtablies et de la conformit celles-ci.
Seul le formulaire A1 est exig pour le dcaissement des prts d'appui budgtaire/prts l'appui de
rformes.

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

29

M a n u e l

Formulaire A1 (voir lAnnexe 6)


Formulaire A2 (voir lAnnexe 7)

1. Remplit et signe le formulaire A1 de demande de dcaissement en utilisant


une demande distincte par monnaie.
2. Remplit et signe ltat des dpenses appropri (Formulaire A2).
3. Joint les pices justificatives

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Chapitre 5

La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Copie du contrat (avec la premire demande de paiement)


Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute lavance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Original de la facture
Original du certificat de paiement
Copie du connaissement
Original ou copie certifie du bon de livraison
Original ou copie certifie PV de rception provisoire
Original ou copie certifie PV de rception dfinitif
Original ou copie certifie du certificat de la fin du dlai pour la
leve des rserves
Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude

Pices justificatives
Obligatoires :

Documents requis par lemprunteur

Procdure suivre par lemprunteur

Mthodes de dcaissement

30
Mthodes de dcaissement

Tableau 5.5 La mthode de paiement direct - Documents requis

Gestion financire

Chapitre 6

Gestion financire

32

6. Gestion Financire

Capacit de gestion financire

L a Banque value laptitude des dispositifs de gestion financire et de passation de marchs de lemprunteur.
Ces dispositifs visant garantir lutilisation efficace et efficiente des ressources du projet comprennent : (i) le
contrle du budget, (ii) le contrle interne, (iii) la comptabilit, (iv) les flux de trsorerie, (v) les rapports financiers,
et (vi) laudit externe. Lorsque la Banque juge que ces dispositifs sont satisfaisants, elle sappuie sur ceux-ci
pour sassurer que les ressources du prt sont utilises aux fins prvues. Si la Banque relve des insuffisances,
elle demande lemprunteur de prendre des mesures appropries pour attnuer les risques dus aux insuffisances
et peut rviser ou modifier les procdures de dcaissement et de passation de marchs pour rduire limpact
de ces faiblesses.
6.2

Gestion comptable

Les accords de prt et les protocoles daccord exigent de lemprunteur quil : (i) tienne une comptabilit et
prpare les tats financiers des projets et programmes financs sur les ressources de la Banque, (ii) labore
et mette en uvre un manuel de procdures comptables, administratives et financires. Ces comptes et tats
financiers doivent justifier lutilisation qui est faite des fonds dcaisss et doivent tre tablis selon les normes
comptables en vigueur.
6.3

Normes et pratiques comptables

Les normes et pratiques comptables peuvent diffrer dun pays lautre, mais indpendamment du systme
adopt, la comptabilit du projet doit respecter les principes dune gestion transparente et fournir de manire
exhaustive les informations suivantes :

La comptabilisation des fonds du projet. Ces fonds incluent les ressources du prt ou du don octroyes
par la Banque et dautres ressources provenant de cofinanciers et de fonds de contrepartie;

Prsentation des dpenses et des informations relatives aux composantes finances par la Banque.

6.4

valuation du systme comptable

Durant les phases de prparation/valuation du projet, la Banque doit sassurer que lemprunteur a mis en
place un systme comptable appropri et que la structure de gestion du projet dispose de capacits adquates
en matire de gestion financire et comptable. La Banque doit aussi sassurer de lexistence dun manuel de
procdures comptables et dun mcanisme de contrle interne adquat.
6.5

Etats financiers du projet

Les tats financiers du projet prpars par lorgane de gestion comprennent :


Pour tous les projets

Un tableau de ressources (fonds provenant de la Banque, fonds de contrepartie et, sil y a lieu, fonds
provenant de cofinanciers) et des emplois (dpenses effectues la fois pour lexercice en cours et
dpenses cumules la date dtablissement de ltat) montrant distinctement les ressources octroyes
par la Banque, les fonds de contrepartie et les fonds provenant de cofinanciers, ainsi que les soldes de
trsorerie;

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Chapitre 6

Gestion Financire

6.1

Gestion financire

33

Un tat du compte spcial;


Des notes aux tats financiers dcrivant les normes comptables applicables et une analyse dtaille des
comptes principaux.

En plus de linformation requise ci-dessus mentionn, le projet doit soumettre :

Un bilan montrant les fonds cumuls du projet, les soldes bancaires et autres actifs et engagements du
projet la fin de chaque exercice;

Un compte de rsultat de lexercice; et


Un tat des flux de trsorerie montrant les flux financiers au cours de chaque exercice.

Annexe aux tats financiers


Tous les projets sont tenus de fournir dans une annexe aux tats financiers linformation suivante :

Un tat de rapprochement entre le montant Reu de la Banque et celui qui a t dcaiss par la
Banque. Le rapprochement de comptes doit indiquer les mthodes de dcaissements utiliss (compte
spcial, paiement direct, garantie de remboursement, remboursement) par rapport ceux qui sont
recommands dans le rapport dvaluation et la lettre de dcaissement;

Une liste exhaustive de tous les actifs immobiliss acquis avec dates, valeur et condition des biens.

6.6

Rapports financiers

Lemprunteur est tenu de communiquer de faon rgulire et exhaustive les tats comptables et financiers
du projet. Ces informations doivent prsenter de manire dtaille et exhaustive les diffrentes utilisations des
ressources du prt. Les systmes financiers et les tats financiers peuvent varier selon la nature du projet,
linstrument de prt et le pays. La Banque peut ne pas exiger un modle standard, mais elle veillera ce que
les rapports soumis son examen ou sa vrification soient suffisamment dtaills.
6.7

Tenue des comptes et classement

Lemprunteur doit tenir jour et prserver les documents et les pices justificatives du projet et de les rendre
accessibles au besoin aux experts de la Banque.
6.8

Conservation des documents

Les Conditions gnrales exigent que lemprunteur conserve tous les documents lis au prt pour permettre
aux auditeurs externes ou aux reprsentants de la Banque de les examiner. Ces documents doivent tre
conservs de faon tre aisment accessibles.

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Chapitre 6

Gestion Financire

Pour les projets gnrateurs de revenu

Gestion financire

34

Documents dappel doffres, dappels doffres,


rapport dvaluation)
Contracts
Factures (consultants, entrepreneurs et fournisseurs)
Attestations dorigine
Documents dexpdition ou dimportation
Certificats dinspection

6.9

Procs-verbal de rception pour biens et services


Attestations dachvement
Cautions de bonne fin
Garanties de restitution davance
Pices comptables pour les dpenses courantes
Rapports priodiques
Aide-mmoires
Relevs bancaires
Livres comptables

Rapports des dcaissements

La Banque veillera mettre la disposition de lemprunteur tous les rapports de dcaissements et toute autre
information pour quil soit rgulirement inform de la situation des prts. Ces rapports et dautres informations
permettront le rapprochement des comptes des projets et deffectuer les corrections ncessaires. Les rapports
disponibles la Banque sont:
Rapport

Description

Etat des dcaissements confirms


Liste des contrats/sous projets

Dtaille les dcaissements effectus entre deux dates spcifiques


Liste des contrats approuvs par la Banque pour un
prt/don

Dtails de dcaissement par contrat

Dcaissements/engagements effectus sur un contrat


ainsi que le solde du contrat

Etat des catgories de dpenses

Reflte les dcaissements enregistrs sur chaque catgorie de dpenses et le solde de la catgorie

Etat rcapitulatif du prt

Indique les dcaissements sur un prt/don ainsi que le


solde disponible

Rapport du Compte spcial ou Fonds de roulement

Reflte les avances effectues au compte spcial et les


justificatifs approuvs par la Banque

M a n u e l

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d c a i s s e m e n t s

Chapitre 6

Gestion Financire

Les originaux des pices suivantes doivent tre conservs

Gestion financire

35

6.10

Audit

Les Conditions gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie exigent que les comptes
du projet soient audits chaque anne conformment aux normes comptables gnralement admises. Lauditeur
est tenu, conformment aux termes de rfrence pour les audits externes des projets financs par la Banque, de
interne en vue didentifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter lefficacit de la gestion du projet
et ainsi de formuler une opinion sur la qualit des tats financiers. Il doit galement sassurer que les ressources
sont utilises uniquement aux fins pour lesquelles elles ont t octroyes.
Lemprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifis et indpendants
qui rpondent aux critres tablis par la Banque. Dans certains pays, lorsque laudit est confi au Bureau de
lauditeur gnral sous la tutelle de ltat, la Banque peut approuver la dsignation de ce Bureau condition que
cela soit convenu lors de lvaluation du projet et de la ngociation du prt, et que laudit soit men conformment
aux termes de rfrence de la Banque. Les tats financiers audits, le rapport de lauditeur et la direction doivent
parvenir la Banque dans un dlai maximal de six mois aprs la clture de lexercice auquel ils se rapportent.
Le non-respect de cette exigence entrane la suspension immdiate des reconstitutions du compte spcial.
Le compte spcial ainsi que lensemble des activits du projet (y compris les fonds de contrepartie) doivent tre
audits la clture de lexercice. Les termes de rfrence requirent de lauditeur quil examine les documents
lis lutilisation du compte spcial pour sassurer que : i) les demandes de reconstitution des ressources (tats
des dpenses) prsentes sont conformes aux donnes du projet; ii) les contrles internes et les procdures
utiliss pour la prparation de ces demandes sont suffisamment fiables pour justifier les reconstitutions; et iii) les
biens et services financs sur les ressources du compte spcial ont t rceptionns par le projet.
Dans certains cas et selon la nature de linstitution bnficiaire et de linstrument utilis, la Banque peut demander
un audit de linstitution dans son ensemble, avec une sparation des comptes du projet ou un audit spar.
Si lemprunteur ne fournit pas des tats financiers audits acceptables conformment laccord de prt, la
Banque suspend lutilisation des tats rcapitulatifs des dpenses comme pice justificative pour les dcaissements
ainsi, que toutes avances au compte spcial jusqu ce que lemprunteur soumette des tats audits acceptables.
La Banque peut galement suspendre tous les dcaissements.
Si les tats financiers audits laissent voir des faiblesses significatives dans le contrle interne, notamment des
preuves insuffisantes quant lutilisation des fonds pour le rglement des dpenses ligibles, la Banque peut
suspendre les dcaissements jusqu ce quelle soit convaincue que l'emprunteur et l'organe d'excution ont
pris des mesures correctrices appropries.

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Chapitre 6

Gestion Financire

mener entre autres un examen exhaustif des documents pertinents, de revoir le mcanisme de contrle financier

Annexes

Annexes

Annexes

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Bureau de lEgypte
Egypt Country Office (EGFO)
72B Al Maahad Al Eshteraky St. Heliopolis
Cairo / Egypt
Tel: (202) 22563790 - 22563791
Fax: (202) 22563792

Bureau de la RDC
Bureau Rgional de la R. D. Congo
(CDFO)
Immeuble de la BCDC (Banque de Commerce du Congo)
Boulevard du 30 Juin - Kinshasa NRC
Kinshasa 340/ Kinshasa I
Rpublique Dmocratique du Congo
Tel: +243 815 560 291
Fax: +243 815 560 294

Bureau du Tchad
Bureau National du Tchad (TDFO)
Immeuble BCC, 2eme etage
Avenue Charles de Gaulle
BP 193, NDjamena, Tchad
Tel: (235) 52 46 79/ 52 45 5
Fax: (235) 52 49 96

Bureau du Cameroun
Bureau National du Cameroun (CMFO)
Immeuble No 1067 bis
Rue 1750 Nouvelle Route
Bastos, Yaound, Cameroun
Tel: +237 22 20 27 61
Fax: +237 22 20 27 64

Bureau du Burkina Faso


Bureau National du Burkina Faso (BFFO)
Immeuble Administratif et Technique de l'
ARTEL
5eme Etage
Ouagadougou, Burkina Faso
Tel: +226 50375750/51/5
Fax: +226 50375749

Bureau de lAlgrie
Bureau National de lAlgrie (DZFO)
Commune Hydra Paradou
3, rue Hamdani Lahcne, Daira Birmouradrais
Alger, Algrie

Bureau du Sngal
Immeuble Coumba, Route de Ngor
Zone 12, Quartier des Almadies,
BP 50544 - CP 18524
Dakar, Senegal
Tel: (+221) 33.820.08.88/(+221)
33.869.75.44
Fax: (+221) 33.820.09.99

Bureau du Rwanda
Bureau National du Rwanda (RWFO)
Immeuble BCDI 8 Avenue de la Paix
BP 7329 Kigali , Rwanda
Tel: +(250) 50 42 97/50
Fax: +(250) 50 42 98

Bureau du Nigeria
Nigeria Country Office (NGFO)
Plot 813 Lake Chad Crescent, Maitama District
Tel: +234 9 4133261/ 4133262
Fax: +234 9 413 3260 / +1 321 956
3851

Bureau du Mozambique
Mozambique Regional Office (MZFO)
3rd floor, JAT 4 Building, Zedequias
Maganhela, 267
Maputo, Mozambique
Tel: (258) 21326409
Fax (258) 21315600

Bureau du Maroc
Bureau National du Maroc (MAFO)
Immeuble Espaces les Lauriers, 1er
Etage
Avenues Annakhil/Mehdi Ben
Barka/Hay Riad
BP 592 Rabat Chellah
Rabat, Maroc
Tel: (212) 537565937 / 537713826-7
Fax: (212) 537565935

Bureau du Mali
Bureau National de Bamako (MLFO)
3e & 4e tages, Immeuble Investim
Btiment B, Quartier du Fleuve
BP 2950 Bamako, Mali
Tel: (223) 222 28 85 ou 222 28 72
Fax: (223) 222 29 13

Annexe 1

Bureau de Malawi
Malawi Country Office (MWFO)
2nd Floor, Kangombe House, Box
30732
City Centre, Lilongwe, Malawi
Tel: (+265) 0 1 77 44 60-62/64
Fax: (+265) 0 1 77 44 69

Bureau de Madagascar
Bureau National de Madagascar (MGFO)
9me tage, Immeuble Fitaratra, Ankorondrano. Rue Ravoninahitriniarivo, BP
1718 Analakely
Antananarivo 101, Madagascar
Tel: (261) 2022 643 61, 202264189
Fax: (261) 2022 642 32

Bureau du Kenya
Kenya Country Office (KEFO)
12th FLOOR, LANDMARK PLAZA
Argwings Kodhek Road, Upper Hill
Nairobi, Kenya
Tel: +254 20 2712925/6/8
Fax: +254 20 2712938

Bureau du Gabon
Bureau Rgional du Gabon (GAFO)
Immeuble Saint Georges, Quartier Kalikak
B.P. 4075
Libreville, Gabon
Tel: +241 76 85 76/+241 76 85 79
Fax: +241 76 85 77
Bureau du Ghana
Ghana Country Office (GHFO)
Heritage Tower, 7th Floor
Accra, Ghana
Tel: (233) 21 66 28 40, (233) 21 66 28
18
Fax: (233) 21 66 28 55

Bureau de lEthiopie
Ethiopia Country Office (ETFO)
7th and 8th Floor, Get-House Building,
Kirkos Sub-City, Kebele 20/21, House
N 056
P.O Box 25543 Code 1000
Addis Ababa, Ethiopia
Tel: +251 115 546 336
Fax: +251 115 546 335

Bureau de la Zambia
Zambia Country Office (ZMFO)
Pyramid Plaza
746B Church Road
Cathedral Hill
P O Box 51449
Ridgeway, Lusaka, Zambia
Tel: (260) 21 1257868/869/874
Fax: (260) 21 1257872

Bureau de lOuganda
Uganda Country Office (UGFO)
14th Floor, Crested Towers Building
Hannington Road
P.O. Box 28509
Kampala Uganda
Tel: (+256-414) 236 166/7
Fax: (+256-414) 234 011

Bureau de la Tanzania
Tanzania Country Office (TZFO)
5th Floor
International House, Garden Avenue
P.O. Box 6024
Dar Es Salaam, Tanzania
Tel: (+255) 22 2125281/2/6
Fax: (+225) 22 2125283

Bureau du Soudan
Sudan Country office (SDFO)
Higleig Petroleum Tower, 7th Floor
Plot 499
Square 65, East-Second
Khartoum, Sudan
Tel: 249 922 735 071

Bureau de Sierra Leone


Sierra Leone Country Office (SLFO)
5th & 6th floor, Bishop Building
13 Lamina Sankoh Street, PMP335
Freetown, Sierra Leone
Tel. +232 76541328

Liste des bureaux de la BAD

38
Annexes

Annexe 1 : Liste des bureaux dans les pays rgionaux

Annexes

39

Pays membres rgionaux


1
Afrique du Sud
2
Algrie
3
Angola
4
Benin
5
Botswana
6
Burkina Faso
7
Burundi
8
Cameroun
9
Cap Vert
10 Rpublique Centrafricaine
11 Comores
12 Congo
13 Cte dIvoire
14 Rpublique Dmocratique du Congo
15 Djibouti
16 Egypte
17 Erythre
18 Ethiopie
19 Gabon
20 Gambie
21 Ghana
22 Guine
23 Guine-Bissau
24 Guine-Equatoriale
25 Kenya
26 Lesotho
27 Liberia

M a n u e l

d e s

28
29
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47
48
49
50
51
52
53

d c a i s s e m e n t s

Libye
Madagascar
Malawi
Mali
Mauritanie
Maurice
Maroc
Mozambique
Namibie
Niger
Nigria
Ouganda
Rwanda
So Tom & Prncipe
Sngal
Seychelles
Sierra Leone
Somalie
Soudan
Swaziland
Tanzanie
Tchad
Togo
Tunisie
Zambie
Zimbabwe

Pays membres non rgionaux


1
Allemagne
2
Arabie Saoudite
3
Argentine
4
Autriche
5
Belgique
6
Brsil
7
Canada
8
Chine
9
Core
10 Danemark
11 Espagne
12 Etats-Unis dAmrique
13 Finlande
14 France
15 Inde
16 Italie
17 Japon
18 Kowet
19 Norvge
20 Pays Bas
21 Portugal
22 Royaume-Uni
23 Sude
24 Suisse

Annexe 2

Pays membres de la BAD

Annexe 2 : Pays membres de la BAD

Annexes

40

Afrique du Sud

10

Core

19

Japon

Allemagne

11

Danemark

20

Kowet

Arabie Saoudite

12

Emirats Arabes-Unis

21

Norvge

Argentine

13

Espagne

22

Pays Bas

Autriche

14

Etats-Unis dAmrique

23

Portugal

Belgique

15

Finlande

24

Royaume-Uni

Brsil

16

France

25

Sude

Canada

17

Inde

26

Suisse

Chine

18

Italie

Annexe 3

tats Participants au FAD

Annexe 3 : Etats Participants au FAD

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Annexes

41

Annexe 4 : Exemple de lettre de dcaissement

Introduction

Laccord de prt susvis ayant t sign, nous avons lhonneur de vous prciser ci-aprs, les procdures applicables au dcaissement des fonds du compte de prt, ds lentre en vigueur dudit prt. A moins que le
contexte lexige autrement, les termes dfinis dans laccord de prt sont utiliss dans la prsente lettre.
2.

Entre en vigueur du prt

Le premier dcaissement ne pourra tre effectu que lorsque vous aurez satisfait toutes les conditions
pralables, conformment aux dispositions prvues dans les sections XXX et YYY de laccord de prt dune
part, et dans les sections 12.01 et 12.02 des Conditions Gnrales applicables aux accords de prt et aux
accords de garantie de la BAD/FAD dautre part, pouvant tre amendes de temps autre (ci-aprs dsignes
conditions gnrales )
3.

Personne(s) habilite(s) signer les demandes de dcaissement

Une lettre mentionnant la/les personnes habilite/s signer les demandes de dcaissement ainsi que ses/leurs
spcimens de signatures, devront tre transmis la Banque avant tout dcaissement de fonds dans le cadre
du prsent accord de prt. Lannexe 5 du Manuel des dcaissements prsente un modle de lettre de dsignation des signataires autoriss.
Afin dviter toute interruption dans le processus de dcaissement, une nouvelle lettre de dsignation des signataires autoriss doit tre envoye la Banque dans le cas dun changement de personnes habilites signer les demandes de dcaissement.
4.

Date de clture des dcaissements

Laccord de prt a fix la date limite du dernier dcaissement au [date de clture]. Toutefois, des paiements
pourront tre autoriss sur une priode de trois (3) mois maximum, pour le rglement des dpenses (biens,
travaux et services) effectues avant ou la date de clture. Toute demande ventuelle de prorogation devra
tre soumise la Banque au moins six (6) mois avant lexpiration du dlai fix.
5.

Liste des catgories de dpenses

Les dpenses couvrir par les ressources du prt doivent correspondre lune des catgories suivantes :
En millions [Monnaie du prt]
Catgories de dpenses

Cot en devises

Cot en monnaie locale

Cot total

Toute modification au niveau de cette liste ou des affectations de fonds correspondantes est subordonne
lapprobation pralable de la Banque.
6.

Audit des comptes

Conformment aux conditions gnrales, lemprunteur doit faire auditer les comptes du projet/ programme
chaque anne, conformment aux rgles daudit en vigueur. LEmprunteur doit donc recourir un cabinet externe daudit remplissant les critres de la Banque pour laudit des tats financiers du projet. Le rapport daudit
doit tre soumis la Banque, au plus tard, six (6) mois aprs la clture de lexercice comptable y relatif.
Lauditeur devra entre autres :

Examiner les transactions et lutilisation du compte spcial;

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Annexe 4

Lettre de dcaissement

1.

Annexes

42

Vrifier tous les tats certifis de dpenses utiliss par le projet comme base de demandes de retrait de
fonds la Banque ;
Dterminer lligibilit des dpenses conformment aux dispositions de laccord de prt et du rapport
dvaluation et identifier toute dpense inligible ;
Examiner le mcanisme du contrle interne et identifier les anomalies et les points faibles spcifiques dudit systme de contrle interne et formuler des recommandations en vue de leur amlioration ;
formuler une opinion sur le respect des politiques du Groupe de la Banque
formuler une opinion sur la qualit et la fiabilit des tats financiers.

7.

Mthode(s) de dcaissement

Les mthodes de dcaissement suivantes, sont expliques en dtail au chapitre 5 du Manuel des dcaissements et sont applicables pour les retraits de fonds:
Mthode I Remboursement
Mthode II Garantie de remboursement
Mthode III Fonds de roulement /Compte spcial
Mthode IV Paiement direct
Tout recours une autre mthode de dcaissement est subordonn lautorisation pralable de la Banque.
8.

Compte spcial (si la Mthode III est autorise)

[LEmprunteur] ouvrira [X] compte/s spcial/aux en devises et/ou [X] compte/s spcial/aux en monnaie locale
[X] sur lesquels seront virs les fonds dcaisss au titre du prt. Les dpenses devront tre ligibles selon laccord
de prt et couvrir un programme de travaux de (X) mois approuv par la Banque. Toute avance ne doit pas dpasser la part budgte des dpenses correspondant (X) mois dactivits et ligibles au financement de la
Banque par le biais du compte spcial, ou [X]% du montant du prt. Les avances verses sur le compte spcial
doivent tre entirement justifies dans un dlai maximum de [X] mois. La reconstitution du compte spcial sera
conditionne par la justification hauteur de 50% minimum pour ce qui concerne la toute dernire avance et
100% pour les avances antrieures. La dernire reconstitution doit intervenir au plus tard six (6) mois avant la
date limite du dernier dcaissement.
Les tats rcapitulatifs des dpenses et toutes autres pices justificatives doivent tre rgulirement audits
conformment au paragraphe 6. Le non respect de lune quelconque des prcdentes dispositions entranera
la suspension immdiate des reconstitutions du compte spcial. LEmprunteur devrait sassurer que toutes
les sommes verses sur le compte spcial sont utilises et justifies avant la date limite du dernier dcaissement. Aprs cette date, lEmprunteur doit reverser immdiatement la Banque, toute avance non encore justifie ou tout solde encore disponible sur le compte spcial.
9.

Conservation des documents

Les Conditions gnrales exigent de lEmprunteur quil garde en lieu sr toutes les pices (contrats, bons de
commande, factures, effets reus et autres documents), attestant lligibilit des dpenses engages. Ces
pices doivent tre mises la disposition des reprsentants de la Banque ou des auditeurs externes commis
sur demande pendant au moins [X] ans aprs lachvement du projet.
10. Transmission des demandes
Toute demande dument remplie, signe et accompagne des pices justificatives doit tre adresse au :
(ladresse concerne)
11. Monnaie de dcaissement
Conformment au choix de devises tel que nonc la section XXX de laccord de prt, et indpendamment
de la monnaie effective de paiement au bnficiaire, tous les dcaissements seront libells en [monnaie].

M a n u e l

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d c a i s s e m e n t s

Annexe 4

Lettre de dcaissement

Annexes

Toute demande de dcaissement doit porter sur des montants payables en une seule monnaie. Si lEmprunteur souhaite que les dcaissements soient effectus en deux ou plusieurs monnaies, il doit tablir une demande distincte pour chaque monnaie. Toute demande portant sur des paiements effectuer dans plusieurs
monnaies ne sera pas traite.
12. Banque du bnficiaire
Les demandes de retrait doivent indiquer avec prcision le nom et ladresse complets du bnficiaire, le nom
et ladresse de sa banque, le numro de compte et, le cas chant, le code IBAN et le code SWIFT/
SORT/FEDWIRE de la banque du bnficiaire.
13. Banques correspondantes
Lorsque le montant dcaisser est exprim dans une devise autre que celle qui a cours lgal dans le pays
du bnficiaire, le nom et ladresse complets de la banque correspondante de celle du bnficiaire, le numro
du compte ouvert par la banque du bnficiaire chez son correspondant et le code SWIFT/SORT/FEDWIRE
de ce dernier doivent figurer sur la demande.
14. Service de la dette/ Remboursement
Les dates dchance pour le paiement des intrts et du principal sont fixes au [JJ MMMM] et au
[JJMMMM]. Pour permettre lEmprunteur de prendre les dispositions ncessaires pour le paiement ponctuel
la date dchance, la Banque lui enverra des factures, environ six semaines avant cette date. La Banque
doit tre informe de tout paiement effectu en guise de remboursement du prt. Ladite note dinformation
doit indiquer la monnaie et le montant du paiement, la banque payeur , la date de valeur, les rfrences du
prt concern ainsi que le nom de la banque et le numro du compte ayant reu le paiement.
15. Sanctions pour cause darrirs sur prts
LEmprunteur doit sassurer que les paiements dus au Groupe de la Banque au titre du service de la dette
(commissions dengagement, commissions de service, intrts et principal) dans le cadre de tous les prts
qui lui ont t accords, ou garantis par lui, sont effectus lchance. Si la Banque ne reoit pas les paiements dus lchance, elle prendra des mesures de sanctions, qui peuvent aller au-del de la simple suspension des dcaissements, et ce, conformment aux dispositions relatives la Politique de la Banque en
matire de recouvrement des arrirs sur prts .
16. Causes de retard dans le traitement des demandes de dcaissement
Au nombre des principales causes de retard dans le traitement des demandes de dcaissement, on peut citer
labsence de contrat, labsence de signature/s autorise/s ou la non-notification des changements y affrents ou
encore labsence de pices justificatives. Nous osons croire que tout sera mis en uvre pour viter ces retards.
17. Conclusion
La plupart des questions abordes dans la prsente lettre sont examines en dtail dans le Manuel des dcaissements, qui contient des indications prcises sur la manire de remplir les formulaires de demande de
dcaissement. Nous voquons ces directives pour mettre en vidence leur importance dans le processus de
dcaissement. Nous vous invitons faire procder une tude minutieuse du Manuel des dcaissements,
notamment par les agents chargs de ladministration des prts.
Veuillez diffuser la prsente lettre auprs du personnel impliqu dans lexcution du projet, y compris les
comptables. Pour nous permettre de rpondre avec clrit, nous vous prions dindiquer le numro de prt
dans toutes vos correspondances, la Banque, relatives ce prt.
Nous restons votre disposition pour toute question relative aux procdures de dcaissement.

M a n u e l

d e s

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Annexe 4

Lettre de dcaissement

43

Annexes

Annexe 5 : Exemple de lettre dsignant les Signataires


autoriss
[En-tte de lettre de lemprunteur]
Le Directeur
Dpartement du Contrle financier
Banque africaine de dveloppement.
BP 323
Tunis
Monsieur,
Prt numro AAAABBBXXXXXX
En vertu de la section X.X des Conditions gnrales applicables au prt et aux accords de garantie, toute
personne dont le spcimen de signature authentifie apparait ci-dessous est autorise au nom de
lEmprunteur, signer les demandes de dcaissement dans le cadre de prt :
Mr XXXX YYYY
Ministre de ..
Spcimen Signature

Mr XXXX YYYY
Secrtaire gnral
Spcimen Signature

Mr XXXX YYYY
Chef de Projet
Ministre de
Spcimen Signature
Les prsentes signatures remplacent toute notification prcdente de signatures autorises pour signer
les demandes de dcaissement dans le cadre de ce prt/don.
Salutations distingues

Ministre des Finances


(Reprsentant officiel de lEmprunteur)

Note : Dans le cas o la demande de dcaissement doit tre signe par plus dune personne officiellement autorise, la lettre dautorisation doit
clairement le spcifier. Si la demande require des signatures combines, la signature dun reprsentant de chaque groupe est requise et doit
tre clairement indiqu dans la lettre.

M a n u e l

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d c a i s s e m e n t s

Annexe 5

Dsignation des signataires

44

Annexes

45

Annexe 6

Formulaire A1

Annexe 6 : Formulaire A1: Demande de dcaissement

M a n u e l

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Annexes

Annexe 6

Formulaire A1

46

M a n u e l

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Annexes

47

Instructions pour remplir la demande de dcaissement Formulaire A1


1.

Demande type: Slectionner la mthode de dcaissement objet de la demande.

2.

Numro du prt/don : Transcrire les 13 chiffres indiqus dans laccord de prt /le protocole de don.

3.

Titre du projet: indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don.

4.

Autres sources de financement: Lorsquun projet est financ par des sources autres que celles de la
BAD, du FAD et du NTF, indiquer le nom du co financier.

5.

Numrotation des demandes: Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un
maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la mthode de dcaissement utilise.
de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ
9999XYZ, etc.).

6.

Date de signature des accords de financement et nom de lemprunteur/donataire tel quil apparait
dans laccord de prt /le protocole de don.

7.

Devises et montant de la demande de dcaissement ; montant des justificatifs des avances antrieures
joints la prsente demande.

8.

Informations sur le bnficiaire: Le nom et ladresse complte du bnficiaire du paiement. Le nom


et ladresse de la Banque du bnficiaire, le numro de compte du bnficiaire, le code banque et le
code swift de sa banque. Pour le paiement en Europe donner lidentit bancaire complte (IBAN).

9.

Correspondant bancaire: Dans le cas o la monnaie de paiement nest pas celle du pays o est situe
la banque du bnficiaire, indiquer le nom et ladresse complte de son correspondant dans le pays
dans lequel, la monnaie cours lgal.

10.

Informations sur lemprunteur: Fournir des informations sur le bnficiaire (nom et adresse).

11.

Informations sur lAgence dExcution: fournir des informations telles que le nom, contact, tlphone,
email.

12.

Signataires autoriss: Fournir aussi bien le nom que le titre des signataires autoriss et faire signer la
demande par ces signataires.

13.

Date: indiquer la date de ltablissement de la demande de dcaissement.

M a n u e l

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Annexe 6

Formulaire A1

Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code didentification

Formulaire A2
d e s

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48

Annexes

Annexe 7 : Formulaire A2: Etat Rcapitulatif des Dpenses

M a n u e l

Annexe 7

Annexes

49

Instruction pour remplir lEtat rcapitulatif des dpenses Formulaire A2


Le formulaire A2 intitul " Etat Rcapitulatif des Dpenses "doit accompagner le formulaire A1 dans le
cadre des mthodes de remboursement, du compte spcial et de paiement direct.
1.

Type de demande : Slectionner la mthode utilise.

2.

Numro du prt/don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur laccord de prt /le protocole
de don.

3.

Numrotation des demandes: Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec
un maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la mthode de dcaissement
didentification de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC;
0001XYZ 9999XYZ, etc.).

4.

Titre du projet: Indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don.

5.

Catgorie ou sous-projet: Indiquer le numro et le titre de la catgorie de dpenses laquelle la


dpense doit tre impute.

6.

Devises: Indiquer la devise de la demande.

7.

Contractant/fournisseur/prestataire de services : Indiquer le nom complet et ladresse.

8.

Description: Se conformer la description des biens /services/travaux mentions sur la facture

9.

Pays dorigine: Indiquer le pays dorigine des biens /services objet de la facture. Le pays ou les biens

ou le dcompte.
ont t produits ou les services effectus, que ce soit de ltranger ou sur le march local.
10.

Rfrences du contrat: Indiquer les rfrences du contrat ou du bon de commande.

11.

Montant du Contrat: Indiquer le montant total du contrat ou du bon de commande.

12.

Part financer par la Banque.

13.

Montant dj pay par la Banque.

14.

Rfrence N et date : Indiquer le numro de la facture ainsi que la date.

15.

Montant demand : Indiquer le montant payer par la Banque. Le montant demand doit tre hors taxes,
et le cas chant les dductions doivent tre faites.

16.

Date de paiement: Cette colonne doit tre remplie pour la mthode de remboursement ou la mthode du
compte spcial. Indiquer la date du paiement effectu par lemprunteur/donataire.

17.

Preuve de paiement: Si le paiement est en liquide, joindre les reus. Si le paiement est effectu par
chque/transfert, indiquer le numro de chque ou davis doprations. Les reus des fournisseurs doivent
porter leur cachet officiel.

18.

Paiement sur cette page: Indiquer le montant total sur cette page.

19.

Cumul des pages prcdentes: indiquer le montant total des pages prcdentes.

20.

Total gnral: Indiquer le montant total de toutes les pages des tats rcapitulatifs des dpenses. Ce
montant devrait correspondre au total demand pour la catgorie mentionne dans le point 5 de lEtat
Rcapitulatif des dpenses.

M a n u e l

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Annexe 7

Formulaire A2

utilise. Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code

Formulaire A3
d e s

d c a i s s e m e n t s

50

Annexes

Annexe 8 : Formulaire A3: Budget prvisionnel dactivits

M a n u e l

Annexe 8

Annexes

51

Instructions pour remplir du budget prvisionnel du programme dactivits - Formulaire A3


Le formulaire A3 intitul "Budget prvisionnel d'activits" doit accompagner le formulaire A1 et/ou le
formulaire A2 dans le cadre de la Mthode du compte spcial.
1.

Demande type: Slectionner le type davance.

2.

Numro du Prt/Don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur laccord de prt /le protocole

3.

Numrotation des demandes : Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un

de don.
maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc.), quelque soit la mthode de dcaissement utilise.
de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ
9999XYZ, etc.).
4.

Titre du Projet : Indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don.

5.

Catgorie ou sous-projet: Indiquer le numro et le titre de la catgorie de dpenses laquelle la


dpense doit tre impute.

6.

Devises : Indiquer la devise de la demande.

7.

Priode dutilisation de lavance : Les avances au compte spcial doivent couvrir une priode
nexcdent pas 6 mois.

8.

Description prcise des biens et services.

9.

Quantit : Indiquer les quantits prvues.

10.

Pays dorigine : Indiquer le pays dorigine des biens /services acqurir.

11.

Montant total : Indiquer le montant Total pour chaque activit.

12.

Portion du budget financ par la Banque: Indiquer le montant financ par la Banque.

13.

Montant demand : indiquer le montant demander la Banque.

14.

Date dapprobation par la Banque: Indiquer la date laquelle cette activit t approuve par
la Banque.

15.

Total dpenses prvisionnelles sur cette page : Indiquer le montant total sur cette page.

16.

Cumul des pages prcdentes: Indiquer le montant total des pages prcdentes.

17.

Total gnral: Indiquer le montant total de toutes les pages des tats rcapitulatifs des dpenses
prvisionnelles pour la catgorie.

M a n u e l

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d c a i s s e m e n t s

Annexe 8

Formulaire A3

Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code didentification

Annexes

52

Annexe 9

Formulaire B1

Annexe 9: Formulaire B1: Demande de Garantie


de Remboursement

M a n u e l

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d c a i s s e m e n t s

Annexes

Annexe 9

Formulaire B1

53

M a n u e l

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d c a i s s e m e n t s

Annexes

54

Annexe 10 : Formulaire B2: Exemple de Garantie


de Remboursement
Nous vous adressons, ci-joint, copie de la lettre de crdit que, croyons-nous savoir, vous tes disposs
notifier et/ou confirmer pour le compte de :
En faveur de :
Dun montant de :
Venant expiration le :
A la demande de :

Formulaire B2

a)
b)

c)

d)

vous rembourser tout paiement vers au bnficiaire ou sur lordre du bnficiaire, en vertu de la
lettre de crdit et conformment ses dispositions ;
vous verser les montants dus au bnficiaire en vertu des documents ngocis par vous-mmes
et conformment aux dispositions de la lettre de crdit, auquel cas vous vous engagez
effectuer le paiement en faveur ou lordre du bnficiaire ds rception de notre versement ;
effectuer les paiements demands dans les meilleurs dlais et, en aucun cas, plus de 30 jours
aprs que nous aurons reu une demande cet effet, conformment aux dispositions dcrites cidessous ;
La prsente garantie est valable jusquau JJMMAAAA et est assujettie aux conditions et
modalits ci-aprs :

1.
Vous notifierez et/ou confirmerez la lettre de crdit et vous nous informerez, dans les meilleurs
dlais, de tout changement de banque ngociatrice.
2.
Vous vous engagez nous faire parvenir, dans les meilleurs dlais, des exemplaires de tous les
amendements de la lettre de crdit. Lesdits amendements sont assujettis aux conditions additionnelles
suivantes :
a) Aucun amendement portant sur la valeur de la garantie, la description ou la quantit des biens, ainsi
que sur le bnficiaire ne pourra entrer en vigueur avant que vous nayez reu notre approbation
crite.
b) Aucun amendement portant sur la prorogation de la date dexpiration de la lettre de crdit au-del
de la date de validit de la prsente garantie ne pourra entrer en vigueur, avant que vous
nayez reu notre approbation crite.
3.
Si la lettre de crdit nest pas libelle dans la monnaie de votre pays, vous nous notifierez le nom
et ladresse du correspondant bancaire dans le pays de ladite monnaie qui recevra les fonds pour votre
compte.
4.
Nous ne serons tenus de vous payer que si nous recevons une demande tablie par
SWIFT (AFDBCIAB) ou exceptionnellement par tlex test ou par courrier reu dans les 30 jours suivant
la ngociation des documents. Dans le cadre de cet engagement spcial, nous ne serons redevables
envers aucune partie autre que vous.
5.
Nous naurons aucune obligation votre gard en ce qui concerne les intrts, commissions,
autres charges ou dpenses relatifs la lettre de crdit.

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Annexe 10

Attendu que vous acceptez le prsent document et les dispositions quil contient, nous nous engageons
irrvocablement par la prsente :

Annexes

55

7.
Le prsent engagement est mis au titre dun accord de prt avec la Banque africaine
de dveloppement. Etant entendu que ledit financement est limit, nous ne serons pas obligs de
vous rembourser au-del du montant cumul de la contrepartie de lquivalent, dtermin par nous
la date desdits paiements, soit ..... Notre Emprunteur a convenu quau cas ou, du fait
de la prsente clause restrictive, nous ne pourrions dcaisser la totalit du montant ncessaire
pour vous rgler, nous pourrions notre discrtion, prlever les fonds manquants sur toute fraction non
engage du compte pour couvrir tout dficit. Au cas ou cela serait insuffisant pour couvrir le dficit,
nous notifierons lEmprunteur la diffrence couvrir. Aprs rception de notre notification, il est
de la responsabilit de lEmprunteur, de prendre les mesures ncessaires pour un rglement immdiat
des paiements dus.
8.
Votre acceptation de la prsente demande de garantie nous sera communique soit par
SWIFT (AFDBCIAB).
9.
Votre premier avis de paiement au titre de la prsente garantie de remboursement constitue
votre acceptation des conditions de ladite garantie et que nous pouvons effectuer les paiements demands.
Sign par:
Signatures autorises
MESSAGE SWIFT DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT
Suivant les termes et conditions de notre garantie de remboursement qui forment un acte contractuel
unique avec les prsentes et feront l'objet d'une transmission par courrier, nous nous engageons
irrvocablement vous rembourser tout paiement se rapportant aux lments suivants:
1. N DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT :
2. N DU PRET :
3. TITRE DU PROJET :
4. LETTRE DE CREDIT N :
5. BANQUE EMETTRICE :
6. BANQUE CONFIRMATRICE :
7. BENEFICIAIRE DE LA LETTRE DE CREDIT :
8. MONTANT DE LA GARANTIE :
EQUIVALENT DANS LA DEVISE DU PRET
9. DATE D'EXPIRATION DE LA GARANTIE :
Veuillez nous communiquer votre acceptation de cette garantie de remboursement par Swift (AFDBCIAB).

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Annexe 10

Formulaire B2

6.
Vous vous engagez, ds que la lettre de crdit aura t annule, que sa validit aura expir ou que
le dernier paiement aura t effectu au titre de la lettre de crdit, nous informer, dans les
meilleurs dlais, par lentremise de lEmprunteur, en nous indiquant le montant de toute annulation.

Annexes

Annexe 11 : Demande dapprobation damendement


la lettre de crdit
Date

:__________________________

Prt No

:__________________________

Lettre de crdit

:__________________________

GR No.

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Au:

Le Directeur

Dpartement du contrle financier


Banque africaine de dveloppement
B 323
Tunis 1002
A lAttention : Division des dcaissements, dpartement du contrle financier (FFCO)
Messieurs:
Demande dapprobation damendement la lettre de crdit
Nous sollicitons votre approbation formelle pour lamendement de:
Indiquer ce qui fait lobjet de lamendement dans la LC
spcifi par la lettre de crdit (numro) couverte par la Garantie de Remboursement de la BAD numro
F XX 20XXNNNN. Une copie de la lettre de crdit amende est jointe.
A notre avis, lamendement propos est ncessaire et raisonnable. Par consquent, nous vous prions de
bien vouloir notifier la banque commerciale de votre approbation.
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(Nom de lEmprunteur)

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(Nom/Titre/Signature des Signataires Autoriss)

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(Nom/Titre/Signature des Signataires Autoriss)

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Annexe 11

Amendement la lettre de crdit

56

Annexes

57

Etat du compte spcial (CS)

Nom du pays

Au 30 juin 2007

Numro de prt /don

Dollars EU
1

/i

Solde davances non liquides au 31 dc. 06 /ii

31.966,66

Plus: Cumul des carts inexpliqus /iii

13.767,87

Avances reues pendant la priode 31 dc. 2006- 31 mar.


2007

176,666.67

176.666,67
222.401,20

Moins: Remboursements du CS pendant la priode 31 dc.


2006 - 31 mar. 2007

Montant justifier des avances au CS ce jour

Solde de clture du CS au 31 mar. 07 /iv

7
8

Plus: Montant des dpenses ligibles payes pendant le trimestre /v


Frais bancaires (prlevs sur le CS)

222.401,20

700,00
219,393.33

219.933,33

220.633,33

Moins: Intrt perus (verss au CS)

10

Total des advances justifies

11

Ecarts (5) - (10) expliquer /vi

220.633,33
1.767,87

NOTES
/i:

Nous assumons que le CS est en dollars des EU.

/ii:

Saisir le montant indiqu la ligne 6 du rapport prcdent dat du 31 dc.06 et sur le relev bancaire du compte spcial au 31 dc. 06.

/iii:

Saisir le montant indiqu la ligne 11 du rapport prcdent (dat du 31 dc. 06) --- Toute diffrence doit tre explique.

/iv:

Saisir le solde de clture du CS indiqu sur le relev bancaire au 31 mar.07.

/v:

Total des dpenses ligibles BAD payes pendant le trimestre.

/vi:

Tout cart doit tre expliqu dans une note spare. Ces carts incluent les dpenses ligibles
payes par le projet mais non encore dbites au CS ; les montants pays par la Banque mais non
encore crdits au CS du projet, etc.

M a n u e l

d e s

d c a i s s e m e n t s

Annexe 12

Etat de rapprochement

Annexe 12: Exemple dtat de rapprochement du compte


spcial

Groupe de la Banque africaine de dveloppement.


Avertissement : Le Manuel des dcaissements prsente les politiques et procdures de
dcaissement de la Banque africaine de dveloppement. Les documents de politiques et
procdures de la Banque mentionns dans le prsent Manuel sont accessibles sur notre
site web http://www.afdb.org et peuvent galement tre obtenus en nous crivant
ladresse loandisbursements@afdb.org. Le prsent Manuel nexamine pas de faon
exhaustive tous les documents, politiques et procdures mentionns. Le lecteur est invit consulter le document de rfrence pour en connatre la teneur. Le prsent Manuel
ne constitue pas un document contractuel ou juridique. Il ne cre pas de droits juridiques, lesquels sont noncs exclusivement dans les accords juridiques conclus avec la
Banque, et ne doit pas tre utilis pour interprter de tels droits.

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