GESTION DE STOCK

July 2009

Hilde De Boeck
Table des matires

Introduction
Organisation du stock centrale
1. Gestionnaire de stock
2. Stockage: - Les Conditions
- Rangement des produits
3. Les outils de gestion
La Liste standard
Fiche de stock
Tableau mensuel de consommations
Rapport mensuel
4. Inventaire physique
5. La Commande
6. Rception dun commande
7. Distribution du matriel
8. Scurit et hygine
Organisation du stock de travail
Conclusion
Introduction

Comment dfinir un bonne gestion?

Efficacit: disponibilit et qualit des produits (rupture de
stock, conditions de stockage)
Efficience: cot de lobjectif (premption des surstock)
Lintrt?

Ralisation des activits

Garantir la qualit des examens

Eviter les ruptures de stock

Economiser

Supervision (usage de matriel, voles,..)
Introduction

Quel sont les facteurs qui influence la gestion?

Le structure: hpital, centre de sant, labo de rfrence,..

La politique du structure ou lorganisation

Le mode dapprovisionnement (march locale,
internationale, donations des programmes nationaux, etc. )

Lespace et les ressources humaines disponible

Lactivit du labo

Le niveau du stock: stock de travail ou stock centrale
Introduction

Ou commencer
Analyser la situation, lorganisation et identifier les faiblesses.

Structure: niveau diffrent? le circuit? (de gestion centralis: pharmacie
centrale de lhpital au stock de travail au labo)

Responsabilit: Qui? Gestionnaire de stock identifi?

Approvisionnement: Comment lapprovisionnement est-il organiser? Qui
fait la commande, est ce quil y a priodicit fixe? Quel est le budget
disponible?

Besoin: les examens fait? techniques utiliss? matriel ncessaire?
Disponibilit?

Future? Est-ce quil y a des nouveaux tests introduire?

Donation? Est-ce quil y a du matriel offert par des programmes
nationales? Quand et comment le rquisitionner.

Etat actuelle: Faire linventaire
Introduction

En gnral il existe deux niveaux:

Stock central:
Grer par un gestionnaire de stock
Distribution du matriel dans les diffrents services
Acquisition priodique (semestrielle, annuelle) du matriel
(nationale, internationale, programmes,..)

Stock de travail:
Localiser et grer (suivi de consommation) par le labo(rantin)
- Rquisition priodique au stock central (hebdomadaire, mensuel,..)
- Physiquement sparer du matriel sur les paillasses (accs limit)

= PRINCIPE, = GRANDEUR
Soit ralistes (adapter au terrain et aux ressources humaines)
 STOCK CENTRALE

Si le labo gre son stock totale il faut le mme organisation et outils quun stock centrale
1. Gestionnaire de Stock

Tches en gnrale:

Rception et prparation des commandes

Gestion des stocks, bonne tenue et rangement des outils
de gestion

Scurit et entretien de lentrept

Surveillance de la chane de froid

Aide prparer la commande (local/international)

Certaines tches peuvent varier selon les procdures, organisations locale.

1. Gestionnaire de Stock

Quotidiennes / Hebdomadaire:

A chaque jour surveiller les conditions de stockage
(temprature chane de froide, nettoyer si ncessaire)

Selon lintervalle des commandes (hebdomadaire

mensuelles - durgence)

Fournir les produits aux services demandeur

Recevoir les produits et les stocker

Actualiser les fiches de stock

Surveiller les niveaux des stocks
1. Gestionnaire de Stock

Mensuelles:

Trier les stocks prims

Mettre jour le tableau de consommation

Remplir le rapport mensuel

Surveiller les niveaux des stock et adresser ventuellement
une commande durgence

Inspecter le local de stockage(gnrateur, insectes, etc.)

Mettre jour les fiches lectroniques de stock
1. Gestionnaire de Stock

Trimestrielles:

Procder un inventaire physique, mettre jour les fiches de
stock

Remplir un rapport dinventaire (liste de prims, pr
prims, etc.)

Evaluer ltat de stock, commande mensuelle moyenne
(CMM) des services et aider a soumettre la commande.

Rvaluer les niveaux de stock minimum et ajuster si
ncessaire.
2. Stockage Les Conditions

Toujours respecter les conditions de stockage (sur les

conditionnements)

Temprature
Contrler la temprature de lentrept. (max.30C)
ventilations, protection contre lensoleillement direct

Humidit
minimaliser par favoriser les courants dair. Jamais stock les produits
mme le sol ou au contact des murs Utilise des tagres ou des palettes.

Lumire:
Ne pas exposer les produits la lumire directe
2. Stockage Rangements des produits

Idalement des zones diffrents pour les diffrents activits

Zone arrive
stockage des commandes avant le contrle

Zone dpart
stockage des commandes prpares avant lexpdition

Plan de travail
pour faciliter la rception et prparation des commandes

Zone de stockage
adaptes aux catgories (chane de froid, dangereux, etc.)

Un bureau
rserv au travail administratif et conservation des
documents de gestion.
2. Stockage - Rangements des produits

Classification:
Selon ordre alphabtique (cf.liste standard)
Selon type/catgorie (ex. RDTs, ractifs, matriel de prlvement,
consommables, non-consommables etc.)

Placer les liquides sur les tagres les plus basses. Immdiatement
retirer les produits endommags ou prims et les liminer

Stocker les produits premier prim, premier sorti

Disposer les cartons que les tiquettes dindentification , les dates de
premption soient visible ou crit clairement

Produits inflammable / corrosifs

Entreposer dans lendroit le plus froid.

Entreposer les rserves importantes dans un locale spar si
possible

Toujours stocker les corrosives distances des inflammables.
3. Les outils de gestion - Liste Standard

Comprend les produits en stock, accompagn par leurs

spcifications (catgorie, quantit par emballage, etc.)

En fonction des examens fait, qualification du personnel,
protocoles et programmes nationaux, etc.

Permet de savoir quels produits doivent tre en stock

Facilite la gestion

Simplifie les commandes

Eventuellement indiqu distribution des produits par
service

La base des pr-impression des documents de gestion.

Doit tre ractualise aux volutions des activits, max.
une fois par an)
3. Les outils de gestion - Fiche de stock

Outil essentielle dans la gestion priorit n1 !

Intrts?

Suivi de tous les mouvements de stock

Connatre a chaque moment quantit exact en stock

FICHE DE STOCK
Produit: Description:

Rf..:

Remarques: CMM (consommation mensuel moyenne) :

Stock Minimum :
Date Origine/Destination Entre Sortie Stock Remarques
3. Les outils de gestion - Fiche de stock

Comment utiliss?

Une fiche = 1 article
produits identique, conditionnements diffrents = mme
fiche

Un mouvement = 1ligne
prcis la date, une seule information par ligne
plusieurs mouvements le mme jour => plusieurs lignes

Indiqu la date de premption (remarques) pour les
entres

Note la date le plus proche si produits avec plusieurs dates
sont livrs

Note les sorties telles que casses, dtriors ou primes
3. Les outils de gestion - Fiche de stock

O ranger les fiches?

Bote ou classeur: par famille et/ou alphabtiquement

Avec le produit (o il est stock)
Une fois compltement remplie:

Reporter stock thorique sur nouvelle fiche

Archiver la fiche prcdentes.

chaque mouvement de stock le gestionnaire compare le

stock disponible avec le seuil dalerte!!
3. Les outils de gestion
Tableau mensuel des consommations

Ce tableau (rempli chaque mois) indique les consommation

par produit (et par service).
Idalement un tableau par service et un tableau compil

Intrts?

Calculer les consommations mensuelles moyennes
(CMM) -> paramtre de commande

Visualiser lvolution des consommations (viter des
ruptures).
3. Les outils de gestion
Tableau mensuel des consommations

Article Janv Fev Mars . CMM

Bact Alert 100 200 100 133

Gants 600 500 800 633
Seringue 20 50 30 33
Tableau de consommation mensuelles 2008 Service Microbiologie

Article Microbiologie Biochimie Virologie . Consommation

Total
Bact Alert 100 0 0 100
Gants 600 300 400 1300
Seringue 20 50 10 80
Tableau de consommation mensuelles Jan 2008 Stock Central
3. Les outils de gestion
Tableau mensuel des consommations

Article Janv Fev Mars . CMM

Bact Alert 100 100
Gants 1300 1300
Seringue 80 80

Tableau des consommations mensuelles 2008 Stock Central

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Intrts?

Reprend lessentiel des donnes lies lactivit au cours
dun mois

Permet vue ensemble des mouvements

Permet lanalyse de ltat en fin de priode

Facilite les commandes

Rapportage au responsable/superviseur
3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Les informations contenues:

Etat de stock en dbut de priode:
stock thorique (ou physique si fait) du mois prcdent
date de premption la plus proche (aide mmoire)

Entres en stock
approvisionnement par origine: march local, international
autre: donation, retours, etc.

Sorties de stock
Total de consommation (reprend le total distribus au cours du mois)
autre: les prts, prim ou dgrad

Etat de stock en fin de priode
stock thorique calcul
si un inventaire est ralis, le stock physique est not
stock exprim en mois de consommation
 3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Etat de stock dbut Entres en stock au cours de la priode Sorties de stock au cours de la Etat de stock Fin de priode
de priode priode

Produits Stock Date Internation Local Autre Total Consom autre Total Stock Stock Stock en CMM
Prempti al entres mation sorties (H= thor Physique mois de
on (E=B+C F+G) (I=A+E-H) consomm
+D)

A B C D E F G H I J K L

Bact Alert 600 3-2008 0 100 100 500 5 100

Gants 7800 0 1300 1300 6500 5 1300

Seringue 600 0 80 80 520 6,5 80

Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur:

Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex. Dlai livraison: 2 mois
Stock de scurit: 1 mois => Stock minimum = 3xCMM
3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur:

Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex. Dlai livraison: 2 mois
Stock de scurit: 1 mois => Stock minimum = 3xCMM
3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Les conclusion:

Stock exprim en mois de consommation
indicateur facilement interprtable

Risque de rupture
chaque fois stock (en mois) est < seuil dalerte

La validit du stock (dates de premption)
Si vous avez stock pour 5 mois mais qui prime dans deux mois. Pensez a
faire commande! (et donation)
4. Inventaire physique

Lopration consistant compter manuellement le nombre

des produits de chaque type prsents dans le magasin/labo.
Fait rgulire au moins avant chaque commande
Intrts?

Vrifier que le stock physique en stock (rellement
disponible) corresponds au stock thorique (enregistrs sur
les fiches)

Identifier les causes dcart et les corriger

Vrifier labsence des prims ou dtiors et les retirer

Identifier les produits avec premption infrieure 6 mois

Superviser la gestion
4. Inventaire physique La ralisation

1. Choisir la date lavance (aucune entre ou sortie pendant linventaire)

2. Affection du personnel (min. 2 personnes, ex. gestionnaire et
superviseur)
3. Ranger lentrept et les produits:
ranger premier prim, premier sorti
retirs les prims ou dtiors (remplir fiche de stock!)
sassurer que botes, dates sont bien visible
4. Dnombrement des produits
Compter les produits par units
5. Mise jour des fiches: noter date, inventaire et quantit en couleur
diffrent)
6. Mesures prises suite aux rsultats:
Comparer et vrifier thorique et physique sur les fiches, identification et
correction du problme.
7. Discussion des rsultats avec le personnel
4. Inventaire physique

En cas de discordances - les causes les plus frquentes:

Erreurs de comptage

Erreurs de calcul sur la fiche de stock

Erreurs lors de remplissage de fiche de stock (vrifier
avec les documents lis, bon de commande etc. )

Confusion entre items similaires

Sous notification des entres ou des sorties

Si les carts sont nombreux il faut faire des inventaires plus

souvent.
5. La commande

La commande doit couvrir la consommation entre 2

commandes.

Estime les besoins en fonction des consommations
antrieurs
Toujours sassurer de la cohrence des donnes de consommation

Tiens en compte le dlai de livraison

Pas de commande sans inventaire!!

Tiens en compte lvolution des activits.
5. La Commande

Priodicit (PC)
Le dlai entre 2 commandes, dpendant de la capacit de
stock, conditions dapprovisionnement, les capacits de
gestion, etc.
Dlai de livraison (DL)
Dlai entre llaboration dun commande et la rception des
produits.
Stock de Scurit (SS)
Permet de faire face aux imprvus (livraison retarde, hausse
de consommation) et dviter les ruptures.
5. La commande

Quantit commander =

CMM x (PC+DL+SS) stock disponible

Garde en compte si ventuellement certains quantits des produits nont pas

encore t livres lors de la prcdente commande.

CMM: consommation mensuelle par mois (en unit)

PC: priodicit des commande (en mois)
DL: dlai de livraison (en mois)
Stock disponible (en unit) : inventaire physique
6. Rception dune commande

La rception vrifie:

La conformit de la livraison: dsignation des produits et
quantits

Ltiquetage: lisibilit et prsence des dates de premption

- Garder la commande dans le zone intermdiaire de

rception
- Si des produits chane de froid: contrler lintgrit ds la
rception et placer au frigo.
6. Rception dune commande

Vrifier la contenu (facture, packing list,etc.) de la

livraison avec la commande (bon de commande)

Inspecter les emballages et vrifier le contenu

Vrifier les dates dexpiration (pas accept des prims,
renoter la date en gros)

Ranger en stock (en respectant la principe de rotation:
premier prims, premier sorti) et remplir les fiches de
stocks correspondantes

Ranger les documents (commande, facture, etc.) et les
archiver dans le classeur
7. Distribution du matriel

La commande doit tre valider par le responsable du

service
Etablir un planning pour les diffrents services

Prparation du commande (carton, chariot):

Prparation des produits: vrifier premption et intgrit

Remplir les fiches de stock

Vrifier le bon de commande
8. Scurit et Hygine

Sassurer que rien peut tomber et blesser le personnel

Mettre disposition des extincteurs (ou des seaux de
sable) et organiser des exercice dincendie

Protection contre les nuisibles:

Prserver la propret et ne pas entreposer ni laisser daliments

Peindre ou vernir le bois

Utiliser des palettes et des rayonnages

Empcher les nuisibles de pntrer le stock

Protection contre le vol:

Fermer cl et limiter le nombre de cls fabriques.

Restreindre laccs aux seuls membres du personnel dsigns.
8. Scurit et Hygine

Prvoir un point deau pour le lavage des mains du

personnel.

Dsigne une personne pour le nettoyage (idalement
1x/semaine)
Stock de travail
Stock de travail au labo

Mme principe que pour le stock centrale:

Identification dun responsable:
= taches que le gestionnaire de stock
Sparer physiquement du matriel en rotation (armoire cl)
Les laborantins sadresse au responsable si ils ont besoin du
matriel ou rapport le prise du matriel du stock
Utilisation dun fiche de Suivi Stock de Travail :
Fixe les unit de consommation par exemple:
Bandelette urine: par boite
Kit Biochimique lipase: par bouteille de ractif
Test de grossesse: par bandelette
Toujours faire un inventaire physique avant de placer la commande!!
 Stock de travail au labo

Soit ralist!

Essensiellement pour les consommables et test diagnostiques (RDTs)

Si la situation lexiges on peut fixer galement une unit de consommation
pour les ractifs (colorants,..) et faire le suivi.
Ex. des aliquot de 100mL de Giemsa dans un bouteille
Conclusion

Faire lanalyse a partir des vcus des laborantins

Identification de(s) responsable(s)
Identifier les priorits et labore un plan daction (raliste)
Elabore les outils adapter pour la ralisation du gestion
Analyser les rsultats (consommation vs. activit)
Communication entre les diffrents acteurs

Mme si lapprovisionnement se fait par un service centrale

lengagement du labo est indispensable