Le prsent manuel dcrit lorganisation, les procdures comptables et financires de la Direction

Administrative et financire. La mise en place des procdures dcrites ci-dessous rpond aux
objectifs suivants : ) Fournir un cadre formel dexcution des oprations caractre administratif et
financier pour quelles soient conformes aux obligations rglementaires relatives lorganisation
comptable. ) Responsabiliser davantage le personnel, de quelque niveau que ce soit, dans
laccomplissement des tches respectives par une dfinition prcise des postes et des attributions
affrentes chacun. ) Amliorer la qualit comptable et les dlais de restitution en assurant
loptimisation des circuits dinformation Il ya lieu de prciser quil ne sagit pas dune description des
procdures dune Direction isole, mais dune schmatisation de procdures imbriques dont les flux
oprationnels convergent vers la Direction Administrative et Financire. Lapplication, lvaluation et
la mise jour du manuel de procdures seront dautant plus pertinentes que les procdures des
diffrentes Directions se rattachent. Lapplication des procdures mentionnes dans le dit manuel ne
doivent pas se limiter aux flux oprationnels dcrits, elle doit porter sur les flux logiques
quengendrent les activits de la socit de sorte que la mise jour et la modification dune
procdure serve en mme temps amliorer le processus gnral dont elle fait partie. ) Mettre en
uvre un outil de contrle interne efficace. 3 Member AOUT 2008 Manuel de Procdures Compt abl
es et Fi nanci res DESCRIPTION DU MANUEL 4 Member AOUT 2008 Manuel de Procdures Compt
abl es et Fi nanci res Objectifs du manuel de procdures Le manuel de procdures formalise les
principales procdures de gestion administrative, comptable et financire. Il a pour objectifs de :
Dcrire lorganisation administrative, financire et comptable Dcrire les procdures mettre en
uvre par lensemble du personnel comptable dans les conditions garantissant un contrle interne
efficace, en formalisant les contrles effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci chaque tape
du circuit des documents. Dcrire les tches qui incombent tout un chacun Mise jour des
procdures Une liste des dtenteurs du manuel de procdures sera maintenue par le Coordinateur
pour permettre la mise jour de tous les exemplaires chaque fois que celle-ci sera opre. La mise
jour du manuel peut tre motive par : Des modifications des systmes et procdures de travail
dans le but damliorer lexistant. Des changements rendus ncessaires par lapplication de
dispositions rglementaires. Des modifications concernant laffectation du personnel ou les tches
qui lui incombent. Des amnagements dans lorganisation de la socit. o Responsabilit de la
tenue et la mise jour du manuel : La responsabilit de la tenue et la mise du manuel de procdures
incombe au coordinateur. La direction Audit et inspection pourrait tre dsigne comme
coordinateur de projet. Elle doit dcider du nombre de copie remettre au personnel ainsi que de
laccs au manuel sur le rseau de la socit. La dcision de modification des procdures existantes
doit tre prise sur son initiative. 5 Member AOUT 2008 Manuel de Procdures Compt abl es et Fi
nanci res o Procdure de mise jour du manuel de procdures : Les dcisions de modification
doivent faire lobjet de runion entre le collaborateur de projet et le dpartement concern par la
dite modification. Cette runion doit dbattre de lopportunit de la modification propose et des
solutions adopter. A lissue de cette runion un procs- verbal est tabli indiquant les lments
suivants : Les procdures devant tres modifies. Les raisons pour lesquelles les modifications
sont demandes La personne charge de rdiger les nouvelles procdures inclure dans le
manuel. La personne charge de la rdaction des nouvelles procdures doit les soumettre au
coordinateur de projet afin quil y apporte les ventuelles modifications et pour arrter le texte
dfinitif. Aprs adoption du texte dfinitif, le coordinateur de projet se charge de distribuer les
nouvelles procdures aux personnes intresses. La date de transmission des nouvelles procdures
aux personnes intresses doit tre mentionne sur un registre de Mise jour du manuel de
procdures . Il ya lieu de dsigner une personne qui sera charge de suivre les mises jour de
chaque copie du manuel ainsi que les copies existantes sur les rseaux partags.