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Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures comptables et financières de la Direction

Administrative et financière. La mise en place des procédures décrites ci-dessous répond aux
objectifs suivants : ) Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et
financier pour qu’elles soient conformes aux obligations réglementaires relatives à l’organisation
comptable. ) Responsabiliser davantage le personnel, de quelque niveau que ce soit, dans
l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions
afférentes à chacun. ) Améliorer la qualité comptable et les délais de restitution en assurant
l’optimisation des circuits d’information Il y’a lieu de préciser qu’il ne s’agit pas d’une description des
procédures d’une Direction isolée, mais d’une schématisation de procédures imbriquées dont les flux
opérationnels convergent vers la Direction Administrative et Financière. L’application, l’évaluation et
la mise à jour du manuel de procédures seront d’autant plus pertinentes que les procédures des
différentes Directions se rattachent. L’application des procédures mentionnées dans le dit manuel ne
doivent pas se limiter aux flux opérationnels décrits, elle doit porter sur les flux logiques
qu’engendrent les activités de la société de sorte que la mise à jour et la modification d’une
procédure serve en même temps à améliorer le processus général dont elle fait partie. ) Mettre en
œuvre un outil de contrôle interne efficace. 3 Member AOUT 2008 Manuel de Procédures Compt abl
es et Fi nanci ères DESCRIPTION DU MANUEL 4 Member AOUT 2008 Manuel de Procédures Compt
abl es et Fi nanci ères Objectifs du manuel de procédures Le manuel de procédures formalise les
principales procédures de gestion administrative, comptable et financière. Il a pour objectifs de : ¾
Décrire l’organisation administrative, financière et comptable ¾ Décrire les procédures à mettre en
œuvre par l’ensemble du personnel comptable dans les conditions garantissant un contrôle interne
efficace, en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci à chaque étape
du circuit des documents. ¾ Décrire les tâches qui incombent à tout un chacun Mise à jour des
procédures Une liste des détenteurs du manuel de procédures sera maintenue par le « Coordinateur
» pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois que celle-ci sera opérée. La mise
à jour du manuel peut être motivée par : ¾ Des modifications des systèmes et procédures de travail
dans le but d’améliorer l’existant. ¾ Des changements rendus nécessaires par l’application de
dispositions réglementaires. ¾ Des modifications concernant l’affectation du personnel ou les tâches
qui lui incombent. ¾ Des aménagements dans l’organisation de la société. o Responsabilité de la
tenue et la mise à jour du manuel : La responsabilité de la tenue et la mise du manuel de procédures
incombe au coordinateur. La direction « Audit et inspection » pourrait être désignée comme
coordinateur de projet. Elle doit décider du nombre de copie à remettre au personnel ainsi que de
l’accès au manuel sur le réseau de la société. La décision de modification des procédures existantes
doit être prise sur son initiative. 5 Member AOUT 2008 Manuel de Procédures Compt abl es et Fi
nanci ères o Procédure de mise à jour du manuel de procédures : Les décisions de modification
doivent faire l’objet de réunion entre le collaborateur de projet et le département concerné par la
dite modification. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des
solutions à adopter. A l’issue de cette réunion un procès- verbal est établi indiquant les éléments
suivants : ¾ Les procédures devant êtres modifiées. ¾ Les raisons pour lesquelles les modifications
sont demandées ¾ La personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le
manuel. La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures doit les soumettre au
coordinateur de projet afin qu’il y apporte les éventuelles modifications et pour arrêter le texte
définitif. Après adoption du texte définitif, le coordinateur de projet se charge de distribuer les
nouvelles procédures aux personnes intéressées. La date de transmission des nouvelles procédures
aux personnes intéressées doit être mentionnée sur un registre de « Mise à jour du manuel de

.procédures ». Il y’a lieu de désigner une personne qui sera chargée de suivre les mises à jour de chaque copie du manuel ainsi que les copies existantes sur les réseaux partagés.