Analyse des besoins / Cahier des Charges

Projet N°: 100330

Réalisée le 26/08/2019 10:42:50 pour l'entreprise azebr 
par sam, Chef de projet
Téléphone : 045214125   Email : samxperia16@gmail.com 

Lieu : (01) Ain

Périmètre fonctionnel du Projet

Gestion commerciale ( Ventes )

La gestion commerciale gère les articles/produits de vente, les devis, la facturation, les contrats/abonnements, les
réglements & impayés, la prospection, les chargés d'affaires, les encours clients, la vente au comptoir, des interfaces avec
la comptabilité, les stocks, l'e­commerce, le CRM ...

Campagnes de Prospection
Organisation de la prospection, des campagnes, suivi et affectation des actions commerciales, normalisation des
processus, optimisation du ROI, intégration de fichiers marketing, ...

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Contexte
Préparer un appel
Qu'attendez vous principalement de cette analyse ?
d'offre
La solution recherchée va t­elle gérer votre activité principale ? OUI
Quel est votre code NAF ? 25214

Existant ­ Déclencheur
Disposez vous actuellement d'un logiciel qui sera remplacé par la future solution ? OUI
Le changement de logiciel est­il motivé par son budget de fonctionnement trop élevé ? OUI
Le changement de logiciel est­il provoqué par son obsolescence fonctionnelle ? OUI
Le changement de logiciel est­il provoqué par l'incapacité du prestataire initial ? OUI

Etude(s) disponible(s)
Avez­vous effectué un audit préalable pour ce projet ? OUI
Avez­vous effectué ou fait effectuer une maquette pour ce projet ? OUI

Risques et motivation
Quel adjectif qualifie le mieux la motivation du personnel concerné par le logiciel ? Excellente
Considérez­vous qu'il existe un risque interne au mauvais déroulement de ce projet ?
OUI
( conflit d'intérêt, turn­over, paternité, indisponibilité du personnel, .. )

Profils utilisateur
Le système doit il gérer des permissions (création, modification, suppression, accès) en fonction de
OUI
profils utilisateurs?
Le logiciel doit­il permettre l'accès (à certaines informations) à des utilisateurs non authentifié (Invité
OUI
Anonyme) ?
Pouvez vous préciser les différents profils utilisateurs à gérer par le logiciel ? OUI
Un invité peut­il lui même créer son compte utilisateur dans un profil prévu à cet effet ? OUI

Volumétrie
Combien prévoyez vous de campagnes marketing par an ? 100
Combien de fiches prospects allez vous traiter par an ? 100
Combien de clients sont actuellement à gérer ? 20

Prestations attendues
Souhaitez­vous la réalisation du cahier des charges détaillé ? OUI
Souhaitez-vous la formation des futurs utilisateurs ? OUI
Souhaitez­vous un support téléphonique pour des utilisateurs privilégiés ? OUI
Souhaitez­vous bénéficier d'une Assistance 24h/24 et 7j/7 ? OUI
Souhaitez­vous la fourniture d'une documentation utilisateur spécifique à vos processus de travail ? OUI
Souhaitez­vous la reprise des données de l'existant ?  OUI
Souhaitez­vous un accompagnement pour faciliter le changement auprès des futurs utilisateurs ? OUI
Souhaitez­vous un système de sauvegarde de vos données externalisé par Internet ? OUI

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Prestations attendues
Souhaitez­vous l'hébergement de votre solution ( serveur + données + logiciel ) en externe ? OUI
Combien de temps faudrait il pour observer/comprendre vos modes opératoires actuels ? 1 demi journée
Souhaitez­vous faire effectuer un audit préalable au lancement de votre projet ? OUI
Souhaitez­vous une assurance qualité sur la reprise des données de votre logiciel existant lors de la
OUI
mise en exploitation de la nouvelle solution ?
Imposez­vous que l'hébergement de la solution se fasse sur un serveur que vous allez fournir ? OUI
Le système de sauvegarde doit­il franchir un serveur Proxy ? OUI
Combien d'interlocuteurs (MOA) de votre entreprise doivent­ils participer à l'établissement du cahier
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des charges ?
La rédaction du cahier des charges détaillée implique t­elle des descriptions d'interface avec d'autres
OUI
logiciels ?
Le principal objectif de l'audit est­il de valider la capacité du service informatique à gérer ou maintenir
OUI
le futur projet ?
Le principal objectif de l'audit est­il de normaliser les échanges et les méthodes entre les différents
OUI
services de l'enteprise ?
Le principal objectif de l'audit est­il de valider les compétences du personnel impliqué dans le projet ? OUI
Le principal objectif de l'audit concerne t-il la mise en oeuvre de politiques, de normes et de
OUI
procédures spécifiques au projet ?
Le principal objectif de l'audit est­il lié au ROI , aux investissements ou la rentabilité du futur projet par
OUI
rapport à l'existant ?
Le principal objectif de l'audit est­il de valider l'implication réelle ou la motivation du personnel visé par
OUI
le projet ?
Le principal objectif de l'audit est­il une évaluation des risques, des difficultés, des failles liées au
OUI
projet ?
S'agit­il d'un audit de la sécurité ? OUI
La documentation attendue doit­elle être fournie dans toutes les langues concernées ? OUI

Critères d'appréciation
La facilité de prise en main ( ergonomie ) est­elle un critère principal d'appréciation du logiciel ?  OUI
Le Coût global d'acquisition est­il un critère principal d'appréciation de la solution ? OUI
Le délai de mise en oeuvre opérationnelle est­il un critère principal d'appréciation du futur logiciel ? OUI
Le budget annuel de fonctionnement (maintenance, ... ) est­il un critère principal d'appréciation de la
OUI
future solution ?
La politique de sécurité du logiciel proposée est­elle un critère principal d'appréciation de la future
OUI
solution ?
La capacité d'accessibilité externe ( Internet/Nomade/Extranet ) est­elle un critère principal
OUI
d'appréciation de la solution ?
Les temps de réponse ( disponibilité ) du logiciel sont­ils un critère principal d'appréciation de la future
OUI
solution ?
Votre autonomie est­elle un critère principal d'appréciation de la solution proposée ? OUI
L'évolutivité est­elle un critère principal d'appréciation du logiciel ? OUI
La réactivité du prestataire est­elle un critère important d'appréciation ?  OUI
La puissance et la capacité de l'outil de recherche multi­critères intégrés sont ils des critères
OUI
importants d'appréciation du logiciel ?

Réponse demandée
Souhaitez­vous une estimation du budget annuel de fonctionnement de la solution proposée ? OUI
Le fournisseur de la solution doit­il justifier de sa capacité technique et humaine ? OUI
Le fournisseur doit­il justifier d'une expérience similaire ? OUI
Imposez­vous que le prestataire précise les tarifs des prestations qui pourraient survenir après la mise
OUI
en oeuvre ?

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Contraintes générales
Le logiciel doit­il être multilingue ? OUI
Imposez-vous que le poste Serveur du logiciel soit un serveur PC ? OUI
Imposez-vous un applicatif full web ? OUI
Souhaitez­vous obtenir un moyen de tester l'application avant de prendre votre décision ? OUI
Le logiciel doit­il permettre l'export d'écritures vers une comptabilité générale ? OUI
Le logiciel doit­il gérer un ensemble d'entités indépendantes ( Filiales, Etablissements, Franchises,
OUI
Boutiques, Agences ... ) ?
Imposez­vous l'affichage d'un tableau de bord pour l'utilisateur lors du démarrage de l'application ? OUI
Le logiciel recherché doit­il s'interfacer (ou communiquer) avec un autre logiciel ou une autre
OUI
plateforme ?
Souhaitez­vous réaliser vous même la personnalisation de vos impressions ( rapports, pdf, ... ) ? OUI
Le logiciel doit­il intégrer une traçabilité totale (utilisateur/action/données modifiées..) ? OUI
Votre projet d'acquisition logiciel est il fictif ? OUI
Souhaitez­vous imposer l'utilisation d'un moteur de base données précis ? OUI
Le logiciel doit­il proposer différentes chartes graphiques ? OUI
Le logiciel doit­il être interfacé avec un serveur de messagerie, rdv, taches tel que MS Exchange ou
OUI
Lotus Notes ?
Quel moteur de base de données souhaitez­vous ? PostgreSQL
Combien d'entités sont elles concernées par le logiciel ? 50
Le logiciel doit­il permettre une consolidation des données de plusieurs entités ? OUI
Combien de pays seront­ils connectés à votre logiciel ? 2
Quelles sont les principales langues attendues ? fr,ar
Quelle serait la langue souhaitée pour l'administration de l'application ( Back office ) ? fr

Infrastructure technique
Disposez-vous d'une DSI ou d'un service informatique ? OUI
Les postes de travail prévus dans le cadre de ce projet sont­ils sous Windows ? OUI
Le système d'exploitation du serveur applicatif doit­il être Windows ? OUI
Votre service informatique (ou DSI) est­il impliqué dans ce projet ? OUI

Moyens humains
Avez­vous sélectionné les personnes clefs qui seront en charge des différentes étapes qui constituent
OUI
la mise en oeuvre de votre projet (Tests, Pilotes, MOA, Administrateur, DSI, Compta...) ?
Avez­vous prévu de vous faire assister par un tiers de confiance dans la maitrise de l'ouvrage (AMO) ?  OUI

Normes et Contraintes juridiques

Le fournisseur de la future solution nécessite­il un une habilitation/accréditation particulière ? OUI
Quelle habilitation/accréditation doit avoir le fournisseur ? azaz

Coûts et Budget
Avez­vous déjà alloué un budget pour l'acquisition de votre logiciel ? OUI
Souhaitez vous une location logiciel (Cloud/Fah/Asp) plutôt qu'une acquisition par achat de licence ? OUI
Le budget alloué à votre projet est­il, selon vous, suffisant pour réaliser vos objectifs en regard des
OUI
solutions du moment ?

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Besoins Fonctionnels Détaillés

Gestion commerciale ( Ventes )

Facturation
Le logiciel doit­il pouvoir créer une facture (ou devis...) depuis une facture, un devis ou un modèle
OUI
prééxistant ?
Souhaitez­vous gérer l'obsolescence de vos produits ou prestations ?
Vos propositions ou factures sont­elles établies sous forme d'ouvrages, sous ouvrage, de module... ? OUI
Souhaitez­vous pouvoir gérer différentes unités de mesures dans vos factures ou devis ?
Le logiciel doit­il gérer les réglements, les soldes de vos factures ? OUI
Le logiciel doit­il gérer les escomptes sur règlements anticipés ? OUI
Au moment de la facturation, l'utilisateur peut il effectuer une remise sur une ligne de facturation ? OUI
Dans votre organisation, une facture peut elle comporter différents taux de TVA ? OUI
Le logiciel doit­il gérer des grilles de remises lors de la facturation ?  OUI
Les remises sur facture sont­elles calculées en fonction du CA du client ? OUI
Le taux de TVA appliqué sur un produit dans une facture est­il dépendant du produit lui­même ? OUI
Le taux de TVA appliqué sur un produit dans une facture est­il dépendant du compte client ? OUI
Effectuez-vous des factures pour l'export ? OUI
Votre facturation (non recurrente) est­elle déclenchée en fonction de livraisons acceptées par le client ? OUI
Souhaitez­vous pouvoir facturer plusieurs bons de livraison au sein d'une même facture ? OUI
Le logiciel doit­il permettre d'intégrer un échéancier multi­réglements sur une facture ? OUI
Le logiciel doit­il gérer les IBAN de vos clients pour traites, prélèvements ou autres opérations bancaires
OUI
?
Souhaitez­vous gérer les équivalences de vos produits ou prestations ? OUI
Proposez­vous des bons à consommer (coupons, tickets, carnets, crédits...) pour lesquels vous
OUI
souhaitez un suivi par le logiciel ?
Contrats renouvelables
Souhaitez­vous gérer des facturations récurrentes/renouvelables de services ( garantie, contrat, licence,
OUI
support, location, .. ) pour vos clients ?
Le logiciel doit­il gérer vos Produits Constatés d'Avance ? OUI
Souhaitez­vous pouvoir paramétrer vos propres formules pour la révision automatique du tarif de vos
OUI
contrats ?
Encours clients
Le logiciel doit­il gérer les encours clients ? OUI
En cas d'encours atteint par un compte client, le logiciel doit­il attendre une autorisation de déblocage
OUI
auprès du responsable de service ?
Les montants d'encours de vos clients sont-ils fournis par un Tiers de confiance ? OUI
En cas d'encours atteint par un client, souhaitez-vous bloquer la chaine de traitement des nouvelles
OUI
commandes ?
Souhaitez­vous disposer d'un outil de contrôle de la situation des encours clients ? OUI
Relances impayés
Le logiciel doit­il gérer les relances d'impayés ? OUI
Combien de niveaux de relances souhaitez gérer avant la mise en contentieux ? 2
Souhaitez­vous effectuer également des relances par emails ? OUI
Complément d'informations
Le logiciel doit­il permettre d'attacher un Tiers à chaque client ?
OUI
( Maison mère, Collectif, Syndicat, Fédération, Revendeur, Collectivité, ... )
Les articles que vous commercialisez sont­ils parfois ou souvent déclinés en couleurs ? OUI
Les articles que vous commercialisez sont­ils parfois ou souvent déclinés en taille ? OUI
Souhaitez­vous que la solution intègre une gestion des retours en recyclage ou en destruction ? OUI
Le logiciel doit­il gérer la notion de vendeur, commercial ou chargé d'affaires ? OUI
Le logiciel doit­il gérer la notion de secteur géographique ? OUI
Souhaitez­vous pouvoir préparer et imprimer vos remises en banque depuis le logiciel ? OUI
Livraisons / Commande (Client )
Le logiciel doit il permettre l'enregistrement des commandes Client ? OUI
Le logiciel doit-il permettre la livraison partielle d'une commande client ? OUI
Le logiciel doit­il gérer des bons de livraison client ? OUI
Le logiciel doit­il gérer plusieurs adresses de livraison pour un même client ? OUI

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Gestion de caisse - Vente au comptoir
Le logiciel doit-il permettre la facturation au comptoir ? OUI
Le logiciel doit t­il déclencher l'ouverture mécanique du tiroir de la caisse associée ? OUI
Souhaitez-vous que le logiciel fonctionne en mode tactile ? OUI
Existe t­il plusieurs caisses à gérer dans un même magasin ? OUI
Le logiciel doit­il gérer des récompenses de fidélité pour vos clients ?
OUI

Souhaitez­vous pouvoir visualiser dans le logiciel une ou plusieurs caméras de surveillance ? OUI
Code à Barres
Souhaitez­vous gérer la notion de fabricant/marque de vos articles de vente ? OUI
Souhaitez-vous utiliser vos propres code barres sur vos marchandises pour une lecture optique ? OUI
VPC
Le logiciel doit­il gérer une activité de Ventes par correspondance ? OUI

Campagnes de Prospection
Intégration Prospects
Le logiciel doit­il permettre l'intégration de fiches prospects ? OUI
L'outil doit il éviter les doublons lors des imports en fonction de critères paramétrables ? OUI
L'application doit elle permettre la création de zones de données supplémentaires ? OUI
Le logiciel doit il permettre de réaliser des captures de données via le web ? OUI
Les captures de données web doivent elles s’effectuer sur des réseaux sociaux professionnels (linkedin,
viadeo, etc…) ?
Le logiciel doit il intégrer un outil de correspondance des champs lors de l'intégration de fiches prospects
OUI
?
L'outil doit il proposer un moyen de pré­filtrer les données avant l’importation du fichier ? OUI
Le logiciel permet il de personnaliser la fiche prospect par ajout d'informations complémenaires ? OUI
L'outil doit il importer des fiches prospects depuis une base de données ( Oracle, SQL Server, Access,
OUI
Lotus ... ) ?
L'outil doit il permettre de compléter une fiche prospect à partir d’une prise photo de carte de visite
OUI
(OCR) ?
L'application doit elle récupérer les données provenant des formulaires de contact de votre site internet
OUI
(WebToLead) ?
Outils de prospection
Vos campagnes de prospection ont elles pour premier objectif de concrétiser un RDV (Téléphonique,
OUI
Physique.. ) ?
Un prospect sur une campagne en cours peut­il faire l'objet d'une autre campagne dans le même temps
OUI
?
Quels seront les canaux de prospections utilisés (Sms, Fax, eMail, lettres, phoning, ...) ? SMS, FAX, eMAil
Vos modèles de publipostage doivent­ils permettre un envoi d'emails au format HTML ? OUI
Vos modèles de publipostage doivent­ils permettre l'intégration d'images produit ? OUI
Le système de prospection doit il gérer un module de newsletters ?
Le logiciel doit il permettre un ciblage sur n'importe quelle donnée des fiches prospects ?
L'application doit elle intégrer un outil de création de modèles de publipostage (champ de fusion, date, ...
OUI
)?
L’application doit elle permettre d'utiliser des modèles de campagnes (modifiables avant exécution) ?
Les emails générés par l'outil doivent il être tracés en réception, lecture, ouverture, clics ? OUI
Le logiciel doit il produire un identifiant (Code, Code barres, flashCode,...) lors de chaque publication
OUI
pour en faciliter le retour ?
L'outil doit il se conformer à la gestion d'emails opt­in (consentement) ? OUI
Organisation commerciale
Les RDV obtenus suite à vos campagnes doivent ils être automatiquement dispatchés aux commerciaux
?
OUI
L'outil de prospection doit il gérer les tâches des commerciaux ? OUI
L'outil doit il permettre l’émission de proposition commerciale selon différents tarifs en fonction de la
cible ?
Quelles sont les différents statuts que peut prendre une opportunité ? a,b
Les raisons de refus évoquées par le destinataire sont elles à paramétrer, suivre et étudier ? oui
Le système de prospection doit il gérer la notion de probabilté de réussite ? OUI

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  Le logiciel doit il historiser chaque évènement lié à une prospection (campagne, appel, email, devis,
OUI
rendez vous, etc…) ?
L'application doit elle préserver tous les documents transmis au prospect (devis, plaquettes, proposition,
OUI
etc.) ?
L'outil de prospection doit il continuer à traiter un prospect devenu client ? OUI
Le logiciel doit il gérer des droits d'accès aux fiches prospects en fonction des utilisateurs ? OUI
Le logiciel doit il prévoir un nombre de relances et une fréquence spécifique en fonction du canal de
OUI
prospection ?
Les relances de prospection peuvent elles être automatiquement générées par le logiciel ? OUI
Le système de prospection doit il afficher un tableau de bord de l’activité de prospection ? OUI
Quels sont les principaux graphiques du tableau de bord de l'activité de prospection ? all
L'application doit elle déclencher des alarmes auprès des commerciaux pour des actions de prospection
OUI
?
L'outil doit il savoir limiter les produits/services proposés en fonction de la cible prospectée ? OUI
Le logiciel doit il mettre en avant les actions de prospection à faire par l'utilisateur connecté ? OUI
L'outil doit il vous permettre de gérer des scénarios de prospection (processus normalisés selon
OUI
avancement, évènement déclencheur, délai, affectation.. )?
L'application doit elle présenter les actions à effectuer dans un calendrier synchronisé (Google Calendar,
OUI
iCal, Outlook, smartphone, ..) ?
Le système de prospection doit il prévoir des guides d'entretiens personnalisés pour les appels
OUI
téléphoniques ?
Analyse & Optimisation du ROI
Souhaitez­vous gérer/optimiser le ROI (ou la performance) de vos campagnes (coûts, budgets,
OUI
ressources, durée, ... ) ?
Le système de prospection doit il évaluer la performance des campagnes ? OUI
Précisez une formule type de calcul de la performance d'une campagne : x=200*ab
L’outil doit il proposer des méthodes de test/analyse pour vérifier les performances des campagnes ? OUI
L’outil doit il permettre de comparer des campagnes entre elles ? OUI
Le logiciel doit il proposer des mesures de réajustement pour améliorer le rendement des campagnes en
OUI
cours ?
Le budget d'une campagne de prospection est elle définie par avance comme une contrainte à ne pas
OUI
dépasser ?
Les coûts d’une campagne sont ils à détailler par poste budgétisé ? OUI
Le logiciel doit il proposer un calcul de marge générée à termes par campagne ? OUI
L’outil doit il permettre de suivre l'évolution de vos indicateurs de prospection durant la campagne ? OUI
Quels sont les indicateurs clés de suivi de vos campagnes ? OUI
Pour optimiser vos campagnes quels sont les leviers dont vous disposez ? ( poste budgétaire, ressources
2500 postes
internes, frais communication, durée .... )
Le logiciel doit­il vous proposer d'optimiser vos campagnes (moyens à mettre en œuvre) en fonction des
résultats obtenus précédemment ?

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Compléments

situations

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