FPADFR09104GUXXX

HR Data Management
Core HR - Administration du personnel
Guide utilisateur
HRa Suite 9.1

France
FPADFR09104GUXXX
Quatrième édition: Mai 2016
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Le Triangle de l'Arche
8, cours du Triangle
92937 Paris La Défense Cedex
Table des matières
Introduction .................................................................... 5
Documentation de référence .............................................................. 5
Core HR .................................................................................................... 6
Navigation dans HRa Space ...................................................................... 7
Processus guidés ...................................................................................... 8
Chapitre 1 La gestion administrative .............................. 9

Introduction ............................................................................................. 9
Les mouvements de personnel ................................................................. 9
Enregistrer les entrées de personnel .................................................... 9
Quel type de processus d'embauche utiliser ? ......................................10
Utiliser l'embauche modélisée ......................................................11
Comment procéder .......................................................................... 11
Compléter la saisie ........................................................................... 11
Editer la DPAE et le contrat de travail.................................................. 11
Choisir le masque d'embauche ........................................................... 12
Créer et modifier un masque ............................................................. 12
Utiliser l'embauche par étapes .....................................................13
Récupérer un dossier individuel existant .............................................. 13
Créer le dossier individuel ................................................................. 13
Saisir les données de l'étape d'embauche ............................................ 14
Visualiser l'avancement des embauches .............................................. 14
Reprendre une embauche démarrée ................................................... 14
Editer la DPAE et le contrat de travail.................................................. 14
Embaucher un salarié - Embauche détaillée .........................................15
Informations requises .................................................................15
Modifier la date d'embauche ........................................................17
Voir les informations manquantes .................................................17
Exemples ........................................................................................ 17
Indiquer une affectation ..............................................................17
Saisir la rémunération ................................................................17
Indiquer la rémunération pour la paie ................................................. 18
Définir une exception pour la paie ...................................................... 18
Gérer une prime annuelle et un treizième mois..................................... 19
Annulation ................................................................................19
Réembaucher un salarié ...................................................................20
Annulation ................................................................................20
Embaucher un candidat ....................................................................20
Sélectionner le dossier d'un candidat ............................................20
Réaliser l'embauche ...................................................................20
Annulation ................................................................................21
Effectuer une mutation .....................................................................21
Impacts en paie .........................................................................21
Annulation ................................................................................21
Gérer les multi-contrats ....................................................................22
Dossiers de paie ........................................................................22
Créer un contrat ........................................................................23
Passer le type de gestion d'un dossier de multi à mono-contrat ........23
Définir les caisses de cotisation d'un dossier individuel ..........................23
Comment fonctionne l'alimentation automatique.............................23
Forcer la valeur des caisses de cotisation .......................................23
Embaucher un apprenti ....................................................................24
Comment procéder .....................................................................24
Enregistrer la sortie d'un salarié ........................................................25
Cas particulier : contrat à durée déterminée ..................................26
Annulation ................................................................................26
Annuler des mouvements du personnel ...............................................26
Annuler une embauche ...............................................................26
Annuler l'embauche d'un candidat ................................................26
Annuler une réembauche ............................................................27
Annuler une mutation .................................................................27
Annuler une sortie ......................................................................27
Annuler les déclarations liées à la sortie annulée .................................. 28
Éditer les documents liés à l'embauche ...............................................28
Etats édités à la demande ...........................................................29
Contrat de travail .......................................................................29
Déclaration Préalable A l'Embauche ..............................................30
Saisir un formulaire en ligne .............................................................. 30
Déclarer avec un fichier .................................................................... 30
Déclaration des Mouvements de Main d'Œuvre ...............................35
Editer la DMMO ................................................................................ 35
Cas particulier ................................................................................. 36
Éditer les documents liés à la sortie....................................................36
Gérer les données individuelles .............................................................. 37
Consulter et mettre à jour des dossiers ...............................................37
Composition familiale .................................................................38
Représentation sociale ................................................................39
Salariés handicapés ....................................................................39
Types de mise à jour ........................................................................39
Cas spécifiques ...............................................................................40
Gérer la pénibilité au travail ..............................................................41
Définir les facteurs de risques ......................................................41
Liste des facteurs liés à la pénibilité au travail ...................................... 41
Définir les facteurs de risques d'une personne ................................41
Impact en paie ................................................................................ 42
Editer les documents de gestion quotidienne du personnel .................... 43
Consulter les états disponibles ...........................................................43
Le certificat de travail.......................................................................43
Attestation d'emploi ......................................................................... 44
Certificat de travail........................................................................... 44
La convocation à la visite médicale .....................................................44
Gérer les activités et les absences ................................ 45

Introduction ........................................................................................... 45
Gérer les activités................................................................................... 45
Horaire théorique ............................................................................46
Consulter les horaires théoriques .......................................................46
Modifier les horaires théoriques .........................................................46
Exception pour une période .........................................................47
Exception pour une journée .........................................................47
Saisir les heures différentes du théorique ............................................47
Gérer les absences ................................................................................. 48
Saisir les absences...........................................................................48
Consulter les absences .....................................................................48
Saisie individuelle ......................................................................48
Horaire théorique : Cas particulier ...................................................... 49
Témoin Prolongation ...................................................................49
Saisie de masse .........................................................................49
Saisie collective ...............................................................................49
Absences de type congés payés .........................................................50
Les impacts en paie ....................................................................51
Consulter les droits et absences de type Sécurité Sociale ......................51
Consulter les droits à indemnisation ..............................................51
Salaires de référence utilisés dans le calcul des indemnités ..............51
Vérifier les droits à indemnisation ....................................................... 51
Vérifier le découpage de l'absence ...................................................... 52
Vérifier le salaire de référence ........................................................... 52
Saisie d'une absence indemnisée ..................................................52
Prolonger une absence indemnisée ..................................................... 52
Impacts en paie d'une absence indemnisée .......................................... 52
Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale .............................53
Gérer les temps partiels thérapeutiques ................................................. 53
Définir un temps partiel thérapeutique ................................................53
Compte Personnel de Formation ............................................................. 54
Gérer les abondements du Compte Personnel de Formation ...................55
Consulter les autres absences ................................................................ 55
Compte épargne temps (CET) ....................................... 57

Utiliser le CET ......................................................................................... 57
Alimenter et utiliser les droits ................................................................ 57
Gérer les Comptes Epargne Temps ......................................................... 58
Ouvrir ou clore un compte d'épargne temps pour un salarié ...................58
Consulter les opérations et le solde ....................................................58
Equivalent temps plein ................................................................58
Alimenter le compte par report de congés ...........................................59
Résultat ....................................................................................59
Calcul du nombre de Jours ouvrés ................................................60
Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein...............................60
Calcul des Heures ......................................................................60
Rectifier un report de congés déjà effectué ..........................................60
Pièges à éviter ...........................................................................61
Alimenter le compte par des crédits de temps issus
du module Temps et Activité .............................................................61
Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein...............................62
Calcul du nombre de jours ouvrés.................................................62
Rectifier une opération enregistrée sur le CET ......................................62
Alimenter le compte par des éléments de paie .....................................63
Calculs .....................................................................................64
Décompter des congés pris sur le compte épargne temps ......................64
Résultat ....................................................................................65
Calcul du nombre de jours ouvrés.................................................65
Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein .................................... 65
Calcul des Heures ............................................................................ 65
Rectifier une absence déjà saisie........................................................66
Mettre le compte à jour manuellement................................................66
Créer les règles du Compte Epargne Temps ............................................ 67
Créer des types de CET ....................................................................67
Définir des types d'opération .............................................................67
Relier des types d'opérations à des types d'absences ............................68
Opérations de débit ....................................................................68
Opérations de crédit ...................................................................68
Relier des types d'opérations à des rubriques de paie ...........................69
Index ................................................................... 71
Introduction
Ce guide s'adresse à l'Expert RH. Il présente la gestion quotidienne du personnel

(embauches, transferts, fins de contrats), des données du personnel, des activités et des
absences.
(Voir la table des matières pour le contenu détaillé de chaque chapitre.)
Ce guide est principalement destiné aux gestionnaires et aux responsables des
ressources humaines qui utilisent HR Access pour la gestion quotidienne du personnel.
Il est conseillé de suivre une formation aux fonctions de base de HR Access (concepts et
utilisation des fonctions communes à l'interface utilisateur).
Ce guide vient en complément des autres documents qui traitent de l'administration du
personnel ou de sujets connexes.
Notez que les informations abordées dans ce guide sont développées dans l'aide en ligne.
Documentation de référence
Poste de l'Expert RH - Aide en L'aide contextuelle détaille les actes de gestion et
ligne guide l'utilisateur au cours des opérations de saisie.
Core HR - Administration du Ce guide s'adresse aux experts RH. Il présente les
personnel - Guide utilisateur tâches administratives quotidiennes (embauche,
réembauche, mutation, sortie, etc.) ainsi que la
gestion des données des salariés, de leurs activités et
de leurs absences.
Core HR - Administration du Ce guide s'adresse à l'administrateur RH et au
personnel - Rapports concepteur. Il décrit les rapports standard disponibles
pour l'administration du personnel :
 Etats édités à la demande (attestations,
déclarations)
 Etats récapitulatifs
Etats pour le Bilan social, la DOETH et la Déclaration
2483
Core HR - Outils Ce guide s'adresse aux experts RH et aux
d'administration - Guide administrateurs RH. Il présente les concepts
d'implémentation nécessaires à la définition des options de mise en
œuvre, de l'historique des modifications et des chaînes
non spécialisées.
Core HR - Organisation - Guide Ce guide s'adresse aux experts RH et aux
d'implémentation administrateurs RH. Il présente les concepts de
gestion des structures utilisés dans la description de
l'organisation. Il décrit la définition de la société et de
ses établissements, des postes et des emplois, et des
unités organisationnelles. Il présente la gestion
automatisée des caisses de cotisations, et le
paramétrage du calcul des congés, pour la France.
Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 5

Introduction
Core HR
Toutes les fonctions HR Access sont structurées autour d'un noyau commun (Core HR)
sur lequel s'appuie l'administration du personnel, avec, par exemple, les données
individuelles des salariés, la définition des unités organisationnelles de la société et
l'ensemble des référentiels HR Access communs. Les fonctions Core HR doivent être
utilisées, quels que soient les modules mis en œuvre avec HR Access.
6 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Introduction
Navigation dans HRa Space

Les experts RH disposent d'un système de navigation dédié dans HRa Space.
Les pages qui permettent de consulter et mettre à jour les données sont organisées en :
 Domaines, listés dans un menu sur la gauche
 Thèmes, affichées dans une barre de navigation, après sélection d'un domaine
 Actions, après sélection d'un thème, qui regroupent des pages
 Pages, qui peuvent être constituées de plusieurs onglets
Deux modes d'accès sont proposés :
 Par la barre de recherche : La saisie prédictive complète votre recherche au cours de
votre frappe.
 Par le Menu :
• Cliquez sur le menu pour accéder aux domaines.
• Déplacez le curseur pour dérouler les thèmes et leurs actions.
• Cliquez sur l'action souhaitée pour accéder à sa page, organisée en onglets.
1 Domaines 2 Thèmes 3 Actions

Introduction
Dans la documentation, l'emplacement d'une page est indiqué comme suit:

Domaine / Thème / Actions (optionnel) / Page / Onglet (optionnel)
Utilisez la partie Population placée à gauche pour sélectionner les dossiers.
Processus guidés
Les processus guidés sont un mode de gestion contextuel mis en œuvre au travers de
HRa Space qui permet le pilotage des processus propres à chaque acteur.
Un processus guidé est composé d'un enchaînement d'étapes faisant appel à la
participation de plusieurs utilisateurs (salarié, manager, Expert RH). Chaque étape peut
être composée de plusieurs tâches affectées à un utilisateur.
Un processus guidé permet de déployer facilement un processus afin d'harmoniser les
pratiques d'une société et de contrôler et gérer les étapes et les tâches apparentées.
Un processus guidé implique un utilisateur déclencheur et plusieurs collaborateurs.
L'utilisateur déclencheur lance le processus guidé en appelant la première tâche de la
première étape du processus guidé depuis le menu Navigation de son espace de travail.
Cet utilisateur peut être un salarié, un manager ou un professionnel RH.
Les collaborateurs sont informés des tâches qu'ils doivent effectuer par courrier
électronique, par mémo ou via un outil de suivi qui permet de connaître l'état du
processus guidé et de gérer les alertes.

La gestion administrative
CHAPITRE 1
DANS CE CHAPITRE
Introduction ................................................................................. 9
Les mouvements de personnel ........................................................ 9
Gérer les données individuelles ..................................................... 37
Editer les documents de gestion quotidienne du personnel ................ 43
Introduction
Cette section décrit les actes de gestion liés aux mouvements du personnel dans la
société.
HR Access permet d'enregistrer les entrées, les sorties, et les mutations dans
l'entreprise. HR Access permet également d'éditer les documents liés à ces mouvements
d'entrées et de sorties.
Les mouvements de personnel

Cette section décrit les actes de gestion liés aux mouvements du personnel dans la
société.
HR Access permet d'enregistrer les entrées, et les sorties, les mutations dans
l'entreprise. HR Access permet également d'éditer les documents liés à ces mouvements
d'entrées et de sorties.
Enregistrer les entrées de personnel

Il existe plusieurs types d'entrées de personnel dans la société :
 L'embauche d'une personne. Elle consiste à créer un nouveau dossier dans la base de
données, avec un nouveau matricule.
 La réembauche. Elle consiste à réactiver le dossier d'une personne sortie qui revient
travailler dans la société.
 L'embauche d'un candidat. Cette procédure est liée au module Recrutement. Elle
consiste à utiliser les dossiers créés lors du recrutement pour réaliser une embauche.

Avant de créer un nouveau dossier, vérifiez que la personne n'existe pas déjà dans la
base :
1. Accédez à une page quelconque de Données individuelles.
2. Recherchez le dossier avec le champ Nom.
3. S'il y a déjà un dossier, effectuez une réembauche, afin de conserver l'historique des
contrats dans un seul et unique dossier de gestion.
Sinon, effectuez une embauche, afin de créer un nouveau dossier.
Quel type de processus d'embauche utiliser ?

HR Access propose plusieurs processus d'embauche :
 D'une part, HR Access propose trois modes pour l'embauche :
• L'embauche modélisée: ce mode permet d'embaucher des personnes sur des
profils prédéfinis pour l'entreprise
• L'embauche par étapes : les informations à saisir sont présentées par ordre de
priorité ; cet ordre peut être redéfini en fonction des besoins de l'entreprise ; le
dossier peut être enregistré même si le processus d'embauche n'est pas finalisé
• Le mode classique ou embauche détaillée -- Embaucher un salarié - Embauche
détaillée (page 15) -- présente toutes les informations du dossier, réparties dans
plusieurs onglets, avec une présentation semblable à celle proposée pour la
consultation et la mise à jour des dossiers individuels.
 D'autre part, le processus d'embauche est simplifié :
• Si la personne à embaucher a déjà un dossier, parce qu'elle a déjà travaillé pour
la société.
• Si un dossier de candidat a été créé avec le module Recrutement.
Avec l'embauche détaillée, les processus à utiliser sont respectivement Réembauche
et Embaucher un candidat. Les processus sont fusionnés pour les autres embauches
(recherche du dossier dans la bannière).

Utiliser l'embauche modélisée

L'embauche modélisée vous permet de créer rapidement un dossier individuel en
bénéficiant des éléments prédéfinis pour un profil.
En tant que gestionnaire, vous pouvez également créer un masque d'embauche adapté
un profil spécifique.
Comment procéder
Dossier individuel / Entrée / Embauche/Réembauche modélisée

Récupérer un dossier individuel existant
Lorsque la personne à embaucher a déjà un dossier individuel, parce qu'elle a par
exemple déjà travaillé dans l'entreprise, vous pouvez utiliser la bannière pour rechercher
ce dossier, afin de récupérer ses informations.
► Lorsque le dossier individuel est retrouvé, cliquez sur Réembaucher.
Créer le dossier individuel
Si la personne n'est pas référencée dans un dossier individuel :
► Utilisez la partie Créer le dossier d'une personne de la bannière pour saisir la date
d'embauche, la société et l'établissement concernés.
La saisie du matricule n'est pas nécessaire si sa génération est automatisée pour la
société. Sinon, elle devra respecter les règles en vigueur pour la société. La saisie sera
éventuellement transformée.
Compléter la saisie
Vous pouvez consulter les valeurs prédéfinies par le masque dans l'onglet Données
préalimentées par le masque. Les valeurs proposées correspondent à votre masque
favori (page 12).
Remarque : Vous pouvez modifier les valeurs préalimentées.
► Complétez les informations dans l'onglet Données à saisir.
Contrôles des données
Des contrôles sont effectués lors de l'envoi en mise à jour, en particulier en ce qui
concerne les droits de l'utilisateur.
En particulier, si une donnée est préalimentée avec une valeur qui n'est pas permise pour
l'utilisateur qui effectue la mise à jour, la transaction sera rejetée.
Par exemple, un établissement est précisé dans le masque, mais l'utilisateur n'a pas les
droits nécessaires pour cet établissement : l'embauche sera bloquée tant qu'il ne modifie
pas l'établissement prédéfini.
Editer la DPAE et le contrat de travail
Lorsque la saisie est complétée :

► Enregistrez le dossier.
► Utilisez les onglets dédiés pour éditer la DPAE et le contrat de travail (page 28).

Choisir le masque d'embauche
L'embauche modélisée est basée sur un masque.

Si le masque proposé par défaut n'est pas celui souhaité :
► Saisissez le Code du modèle souhaité, ou sélectionnez ce code dans la liste ouverte
avec ...
► Ou cliquez sur Gérer les masques : une page présente la liste des masques. Après
sélection d'un masque vous pouvez consulter le paramétrage du masque dans les
onglets de cette page
► En activant la flèche Retourner à (au-dessus de la bannière), vous revenez à la page
de saisie, qui présente alors le masque que vous venez de sélectionner.
Changer de masque favori
Le masque favori est présenté par défaut lorsque vous accédez à l'embauche modélisée.
Pour indiquer quel masque doit vous être présenté par défaut :
► Activez la coche Favori sur la ligne qui présente votre nom d'utilisateur, pour le
masque souhaité.
Créer et modifier un masque
Chaque masque a un propriétaire, qui seul peut le modifier.

Pour créer un masque :
► Cliquez sur dans la bannière.
Pour adapter un masque dont vous n’êtes pas propriétaire, dupliquez-le. Ce masque
dupliqué vous appartient : vous pouvez l’adapter et saisir les données dont vous avez
besoin.
Pour dupliquer un masque :
► Cliquez sur dans la bannière.

Pour paramétrer le masque :
► Utilisez les onglets Carrière et affectation et Caisses, congés, salaires pour indiquer
les valeurs proposées lors de l'embauche.
► Utilisez l'onglet Paramétrer le masque pour indiquer quelles valeurs seront non-
visibles, ou présentes dans les onglets Données préalimentées ou Données à saisir.
Remarques
 Les valeurs préalimentées sont généralement présentées dans l'onglet correspondant,
mais vous pouvez demander leur affichage dans les données à saisir.
 Les données non-visibles doivent être pré-alimentées dans le masque, puisqu'il ne
sera pas possible de les saisir.
 Avant de proposer un masque à d'autres utilisateurs, en particulier les masques
destinés aux managers, contrôlez le processus en procédant à une embauche avec le
masque. Ceci permet de s'assurer que toutes les informations requises pour
l'embauche sont bien soit pré-alimentées, soit saisies lors du processus.

Utiliser l'embauche par étapes

L'embauche par étapes vous permet :
 D'effectuer l'embauche en plusieurs étapes successives, en fonction de vos besoins et
des informations dont vous disposez
 De suivre les différentes embauches en cours : la page de suivi vous permet de
partager en équipe les mêmes dossiers d'embauche
Configurer l'embauche par étapes
Voir le guide Core HR - Organisation - Guide d'implémentation
Comment procéder
Dossier individuel / Entrée / Embauche/Réembauche par étapes

Choisir un processus d'embauche par étapes
Si un processus est défini comme processus par défaut pour la société, ce processus est
présenté. Sinon, le dernier processus utilisé est proposé.
Pour utiliser un autre processus :
► Saisissez son code dans le champ Processus de la bannière, ou sélectionnez-le dans
la liste ouverte avec ...
► Ou utilisez le lien Liste des processus : la page proposée permet en plus de consulter
la liste des étapes des processus.
En activant la flèche Retourner à (au-dessus de la bannière), vous revenez à la page
de saisie, qui présente alors le masque que vous venez de sélectionner.
Récupérer un dossier individuel existant
Lorsque la personne à embaucher a déjà un dossier individuel, parce qu'elle a par

exemple déjà travaillé dans l'entreprise, vous pouvez utiliser la bannière pour rechercher
ce dossier, afin de récupérer ses informations.
► Lorsque le dossier individuel est retrouvé, cliquez sur Réembaucher.
Créer le dossier individuel
Si la personne n'est pas référencée dans un dossier individuel :

► Utilisez la partie Créer le dossier d'une personne de la bannière pour saisir la date
d'embauche, la société et l'établissement concernés.
La saisie du matricule n'est pas nécessaire si sa génération est automatisée pour la
société. Sinon, elle devra respecter les règles en vigueur pour la société. La saisie sera
éventuellement transformée.

Saisir les données de l'étape d'embauche
► Utilisez l'onglet Etape en cours pour saisir les données.

Comme cet onglet est personnalisé, voir Embaucher un salarié - Embauche détaillée
(page 15) pour plus d'informations sur chaque élément.
Vous pouvez enregistrer le dossier sans que l'étape soit complétée, en fonction des
informations saisies : ceci dépend du paramétrage de l'étape.
Les éléments suivants sont requis pour que le dossier soit enregistré :
 Date d'embauche
 Société
 Catégorie et motif d’entrée
De même, lorsque toutes les informations requises pour la complétion de l'étape sont
saisies, il est possible d'accéder à l'étape suivante.
Le processus indique l'enchaînement des étapes. Vous ne pouvez pas passer librement
d'une étape à une autre.
En revanche, le Récapitulatif des étapes vous permet :
 De consulter les informations saisies dans les étapes, quelle que soit l'étape courante
 Exceptionnellement, de saisir ou modifier des informations qui apparaissent sur une
étape qui n'est pas encore accessible. Par exemple, les informations bancaires sont
demandées seulement dans la dernière étape, mais vous souhaitez les saisir
immédiatement.
Visualiser l'avancement des embauches
► Utilisez la page Suivi d'embauche pour voir l'avancement de l'embauche des dossiers
qui font partie de la population sélectionnée.
La page de suivi d'embauche présente les dossiers en cours de traitement.
Les codes des étapes (définis dans le paramétrage) sont présentés, avec pour chaque
étape, son avancement. La coche "A l'effectif" indique que la personne est comptabilisée
à l'effectif, même si l'embauche n'est pas finalisée. (L'ajout "A l'effectif" est indiqué dans
le paramétrage du processus d'embauche par étapes.)
Reprendre une embauche démarrée
Pour reprendre l'embauche pour un dossier:
► Cliquez sur .
Le dossier s'ouvre à l'étape en cours.
Editer la DPAE et le contrat de travail
Lorsque la saisie est complétée :

► Enregistrez le dossier.
► Utilisez les onglets dédiés pour éditer la DPAE et le contrat de travail (page 28).
Pour l'embauche par étapes, cette édition est possible lorsque l'étape qui permet l'édition
de la DPAE est complétée. (Dans le paramétrage du processus, l'option DPAE est
indiquée pour une des étapes.)

Embaucher un salarié - Embauche détaillée

Le processus d'embauche détaillée vous permet de contrôler exhaustivement tous les
éléments saisis lors de l'embauche.
Dans la mesure où les autres processus - embauche modélisée et embauche par étapes
sont paramétrables, et varient en fonction des options prises dans chaque société, c'est
dans cette section que vous trouverez la description des éléments qui peuvent apparaître
dans tous ces processus.
Dossier individuel / Entrée / Embaucher un candidat
Informations requises
Information Source Observations

Matricule Défini par le gestionnaire RH L'attribution du matricule
peut être automatisée.
Société Contrat du salarié
Etablissement
Données individuelles (état Documents du salarié (carte
civil, adresse, nationalité, d'identité, etc.)
etc.)
Affectations du salarié dans Contrat du salarié
l'organisation
Carrière (qualifications, Contrat du salarié
etc.)
Données contractuelles Contrat du salarié
Calendrier et cycle de Contrat du salarié Pour plus de détails, voir
travail Core HR - Outils
d'administration - Guide
d'implémentation.

Mode de paiement Choix du salarié Par défaut, le paiement est

fait pas chèque.
En cas de paiement par
virement, l'identifiant du
compte bancaire est requis.
Eléments de rémunération Contrat du salarié Information facultative
Caisses de cotisation Contrat de l'entreprise Information facultative
(retraite de base, retraite avec ces caisses et
Contrat prédéfini lors de la
complémentaire, retraite assurances
création de l'entreprise
supplémentaire), de
dans HR Access
prévoyance, et mutuelle
Les caisses de cotisation peuvent être gérées automatiquement en fonction de la
qualification et de la nature et du type du contrat -- voir Définir les caisses de cotisation
d'un dossier individuel (page 23).
Lorsque la société a mis en place un contrôle de l'adresse par rapport au référentiel
Hexaposte, vous pouvez demander sa validation lors de la saisie, ainsi que l'ajout du
code INSEE de la commune à l'adresse de la personne.
Lorsque vous enregistrez, HR Access vérifie l'adéquation des données saisies avec la
législation en vigueur et les règles de gestion de l'entreprise définies dans HR Access. En
cas d'incohérence, HR Access n'enregistre pas les données. Vous devez corriger les
données, puis enregistrer de nouveau. Des messages d'erreur vous guident pour
effectuer les corrections.
Les points suivants sont contrôlés :
 Tous les champs obligatoires sont saisis. Référez-vous au tableau ci-dessus ou à
l'aide en ligne pour consulter la liste des informations obligatoires.
 L'emploi et l'unité organisationnelle (UO), ou bien le poste, sont indiqués.
 L'UO ou le poste saisi dépend de l'établissement de rattachement du salarié.
 Le code bancaire et le numéro de compte doivent avoir un format valide.
 La clé du numéro de sécurité sociale est valide.
 Le codes saisi dans Classification est cohérent avec la Qualification. Si par exemple la
classification Ouvrier est renseignée, il est incohérent d'indiquer la qualification
Employé.
 Pour les salariés étrangers, une autorisation de travail en vigueur est saisie.
Après validation, HR Access assigne un matricule au dossier du salarié. Le statut du
salarié devient actif. La date d'embauche devient la date d'effet pour le dossier du
salarié.
Le salarié apparaît alors sur la Déclaration des Mouvements de Main d'œuvre du mois et
sur le Registre Unique du Personnel.
Vous ne pouvez pas modifier les informations sur un salarié dans la page Embaucher un
candidat. Vous pouvez mettre à jour ces informations dans Données individuelles.
Voir Gérer les données individuelles (page 37).

Modifier la date d'embauche

La date d'embauche devient la date d'effet indiquée dans les données individuelles du
salarié, ainsi que dans les données concernant son affectation, son statut et son type de
contrat. Les dossiers individuels sont accessibles via Dossier Individuel.
Dossier individuel / Entrée / Corriger les entrées / Modifier date d'embauche
Vous ne pouvez pas modifier la date d'embauche après un transfert ou une modification
d'affectation ou de rémunération du salarié.
Voir les informations manquantes

Lorsque le dossier du salarié est créé, avec saisie de toutes les informations obligatoires,
vous pouvez consulter pour chaque domaine fonctionnel l'état de l'embauche et les
éléments manquants.
Dossier individuel / Entrée / Embaucher un candidat / Etat embauche
Exemples
Le mode de paiement et les coordonnées bancaires (en cas de virement) sont requis pour
toutes les opérations qui concernent la paie.
Les éléments de rémunération (salaire, fréquence de paie, etc.) sont requis pour toutes
les opérations qui concernent la rémunération.
Si une information manque pour un domaine, vous ne pourrez pas effectuer d'actions
liées à ce domaine.
Indiquer une affectation

Lors de l'embauche, vous devez préciser l'affectation du salarié. C'est l'affectation
principale du salarié. Si un salarié a des affectations secondaires, utilisez la page Modifier
l'Affectation, après avoir complété la procédure d'embauche.
Une affectation est constituée par un poste, ou un emploi et une unité organisationnelle.
Si vous indiquez un poste, l'emploi et l'unité organisationnelle du poste sont hérités.
Les informations qui suivent sont déduites de l'affectation, en fonction des valeurs
indiquées pour le poste, l'emploi et l'unité organisationnelle :
 Rémunération
 Répartition dans l'organisation
 Imputation comptable
Saisir la rémunération
Par défaut, la rémunération provient de l'affectation du salarié. Quand aucune valeur
n'est définie pour l'emploi ou pour le poste, vous pouvez indiquer une valeur dans la
page d'embauche. Vous pouvez également remplacer les valeurs héritées de l'emploi ou
du poste dans Rémunération ou Eléments de paie, mais pas dans la page Embauche.
La saisie de la rémunération est facultative pour l'embauche.

Indiquer la rémunération pour la paie
Si le module Paie est mis en œuvre et que les informations de rémunération ne sont pas
indiquées lors de l'embauche, il faut affecter le dossier à un mode de calcul de la
rémunération. Pour que le dossier soit traité, il doit être complet et cohérent. Les
données obligatoires sont listées ci-dessous :
Données à renseigner ... Par défaut ...

Salaire avec une fréquence de paie ou Rémunération associée à l'affectation
une grille de salaire associée à un code de
salaire d'embauche
Rubrique de paie Données définies dans le profil de paie
Fréquence de paie Modèle du domaine de paie défini dans la
réglementation
Heures par semaine Horaire de l'établissement
Définir une exception pour la paie
Vous pouvez indiquer qu'un dossier bénéficiera d'un traitement particulier lors de la paie.
Pour cela, vous indiquez qu'un profil particulier s'applique à ce dossier individuel.
Lors du traitement de la paie, ce profil particulier valorisera un mot clé de paie booléen à
vrai.
Pour plus de détails, voir Paie - Guide utilisateur, section Gérer les exceptions avec les
profils particuliers.
Comment procéder
Dans l'onglet Salaire et paiement de la page Créer ou réouvrir dossier :
► Utilisez la section Profil particulier pour ajouter une occurrence de profil particulier
pour ce dossier individuel.
► Activez l'icône Ajout d'une occurrence.
► Dans la pop-up, indiquez :
• La date de début
• Le profil particulier
• Le numéro de dossier de paie
• L'identifiant du contrat
Vous pouvez également indiquer un montant salarial associé au profil particulier.
Les profils particuliers permettent de déclencher des traitements par mots clés de paie.
Dans la mesure où ces traitements sont le plus souvent spécifiques, la nécessité de saisir
un montant, ainsi que l'élément auquel il correspond, dépend du profil et du mot clé.

Gérer une prime annuelle et un treizième mois
Vous pouvez préciser dans le dossier individuel que la personne bénéficie :

 D'un paiement de 13 mois de salaire
 D'une prime annuelle qui s'ajoute à ce 13è mois
Ainsi que le nombre de périodes de paiement sur lesquelles la paie sera générée.
Vous pouvez indiquer quel pourcentage des bonus annuels représente la prime annuelle.
Cet élément est repris dans le mot clé de paie PBONUS, qui peut être utilisé dans des
traitements spécifiques.
Note sur le paramétrage de la paie
La prime annuelle, le treizième mois et le pourcentage sont :
 Enregistrés dans les rubriques de ZYAU
 Repris dans les mots clés de paie correspondants
Elément Rubrique et Mot clé
Eligibilité au 13èmois TEMLI1
Montant salaire MTVA01
Pourcentage de bonus PBONUS
Pour qu'ils soient pris en compte dans la paie, il est nécessaires de les utiliser dans le
paramétrage de paie, et de gérer le paiement du 13è mois dans une période de paie
supplémentaire.
Les rubriques et mots clés MTVA02, MTVA03, TEMLI2, TEMLI3 sont également définis,
mais n'ont pas de correspondance en standard dans les pages de saisie.
Comment procéder
Dossier individuel / Dossier / Données individuelles
► Activez 13è mois pour un paiement d'un 13è mois de salaire.
► Indiquez le nombre de périodes de paiement dans l'année.
► Indiquez la valeur de la Prime annuelle.
Note : ces deux éléments sont indépendants : vous pouvez indiquer un 13è mois sans
prime, une prime sans activer l'option 13è mois.
Vous pouvez indiquer le Pourcentage du bonus annuel que cette prime représente. En
standard, cet élément est purement documentaire.
Dans les écrans de consultation sur le salaire, le Montant salaire annuel théorique est
présenté. Il est calculé à partir du salaire, multiplié par le nombre de périodes de
paiement, en y ajoutant un 13è mois et/ou une prime annuelle.
Annulation
Voir Annuler des mouvements du personnel (page 26).

Réembaucher un salarié
La réembauche concerne les salariés ayant déjà travaillé pour la société, quel que soit
l'établissement auquel ils étaient précédemment affectés.
Cette procédure présente deux avantages :
 Elle est plus rapide que la procédure d'embauche, car les informations concernant
l'état civil sont déjà renseignées dans la base de données.
 Elle permet de garder une trace des mouvements d'entrées et de sorties du salarié
dans un dossier de gestion unique.
Pour des salariés de ce type, un matricule et un dossier existent déjà dans la base
HR Access.
Dossier individuel / Entrée / Réembaucher un salarié
Cette opération est similaire à l'embauche :
 Les mêmes contrôles sont effectués
 Vous pouvez modifier la date d'embauche
 Vous pouvez visualiser les informations manquantes
Pour plus de détails, voir Embaucher un salarié.
Annulation
Embaucher un candidat
Si le module Recrutement est utilisé, HR Access propose une procédure particulière pour
sélectionner un candidat externe pour lequel un dossier de candidat a déjà été créé.
Lorsque la décision d'embauche du candidat est validée et que le dossier du candidat est
au statut Prêt pour embauche, vous pouvez réaliser l'embauche.
Sélectionner le dossier d'un candidat

Vous pouvez sélectionner le dossier d'un candidat en effectuant une recherche par nom
ou via le champ "Candidat".
Chaque dossier de candidat est identifié par une référence. Cette référence est attribuée
par le recruteur au moment de la création du dossier de candidat dans le module
Recrutement ou peut être attribué automatiquement via les options de le société.
Réaliser l'embauche
Après saisie des informations, enregistrez-les. Lorsque l'embauche est validée, les
données sont mises à jour dans l'information Entrée/Sortie.
Cette opération est similaire à l'embauche :
 Les mêmes contrôles sont effectués
 Vous pouvez modifier la date d'embauche
 Vous pouvez visualiser les informations manquantes
Pour plus de détails, voir Embaucher un salarié.

Annulation
Effectuer une mutation

Muter un salarié consiste à modifier son affectation juridique.
Il existe deux types de mutations :
 Les mutations intra-société : elles consistent à changer l'affectation d'un salarié d'un
établissement A vers un établissement B, les deux appartiennent à la même société.
 Les mutations inter-société : elles consistent à changer l'affectation d'un salarié d'une
société vers une autre. Ceci s'apparente à une sortie suivie d'une réembauche.
HR Access regroupe ces deux actes de gestion en une seule procédure. Les deux
sociétés doivent utiliser la même réglementation.
Dossier individuel / Mutation - Sortie / Muter un salarié
Pour muter un salarié, modifiez :
 L'établissement de rattachement
 Et/ou la société pour laquelle le salarié travaille
 L'affectation dans la structure (soit le poste, soit l'emploi et l'unité organisationnelle)
Lorsque vous enregistrez la mutation, HR Access contrôle que :
 Le dossier est actif.
 Le dossier ne contient pas de date de sortie à venir.
 Le nouvel établissement et la nouvelle unité organisationnelle renseignés sont
cohérents.
Les données du dossier sont transférées d'un établissement à un autre. L'historique et le
contenu du dossier sont conservés.
Les occurrences des informations liées à l'affectation sont automatiquement clôturées à
la veille de la mutation. De nouvelles occurrences sont créées avec la date de mutation
pour date de début.
Le salarié apparaît alors sur la Déclaration des Mouvements de Main d'œuvre du mois. Le
Registre Unique du Personnel est mis à jour en fonction de la mutation.
Impacts en paie
En cas de mutation inter-société en cours de mois, HR Access va générer
automatiquement deux bulletins de paie :
 un bulletin de paie avec tous les éléments de salaire pour la période pré-mutation,
 un bulletin de paie avec les éléments inhérents à la période post-mutation.
En cas de mutation inter-établissement, HR Access prévoit le calcul d'un bulletin de paie
unique couvrant le mois complet.
Annulation

Gérer les multi-contrats

Le multi-contrat concerne les salariés qui travaillent simultanément sur plusieurs contrats
au sein de la même société.
Avec le module Paie, le multi-contrat permet le traitement d'un même dossier de gestion
pour plusieurs dossiers de paie.
HR Access peut gérer des salariés ayant plusieurs contrats successifs au sein de la même
période de paie.
Dossiers de paie
Un salarié peut avoir plusieurs dossiers de paie. HR Access attribue automatiquement au
dossier du salarié un nouveau dossier de paie :
 A chaque nouvelle entrée dans une société
 A chaque changement de fréquence de paie
 A chaque groupe de contrat, dans le cas de la mise en œuvre des fonctionnalités de
gestion de multi-contrat
Par défaut, à l'embauche, un dossier de salarié est mono-contrat.
Lorsqu'un dossier de salarié est défini en multi-contrat, il est possible de lui définir
plusieurs groupes de contrats (un groupe contenant de 1 à N contrats). Un numéro de
dossier de paie est alors attribué à chaque groupe de contrats.
Les paies de chaque dossier de paie prennent en compte les données relatives au groupe
de contrat associé.
Il est important de noter que le calcul doit être paramétré en fonction des besoins
auxquels répond l'utilisation du multi-contrat. Par exemple, les calculs d'heures
supplémentaires effectués selon le standard devront le plus souvent être affinés pour
répondre à la situation réelle.
Nom de la page Contenu
Dossier individuel / Contrat / Dénomination de chaque contrat du salarié
Multi-Contrat / Identifier les
Par défaut le premier contrat du salarié est
contrats
nommé CO1
Dossier individuel / Contrat / Informations contractuelles détaillées pour
Décrire le multi-contrats chaque contrat
Dossier individuel / Dossier / Informations sur le cycle de travail, l'imputation

Données individuelles comptable, l'affectation administrative et la
répartition dans l'organisation, pour chaque
Dossier individuel / Contrat
contrat
Dossier individuel / Contrat / Consultation des dossiers de paie pour le dossier
Consulter les dossiers de paie de gestion

Créer un contrat
Pour créer un contrat, saisissez :
 Un identifiant
 Une date de début et une date de fin
 Une description
Indiquez les détails de chaque contrat dans Multi-contrats et Modifier l'Affectation , en
indiquant l'identifiant du contrat concerné.
Vous pouvez consulter les dossiers de paie créés pour le salarié dans Consulter les
dossiers de paie.
Lors de la saisie de données concernant le salarié, il pourra être nécessaire de préciser le
contrat et le dossier concernés.
Passer le type de gestion d'un dossier de multi à mono-contrat

Lorsqu'un dossier de gestion a été défini à tort comme Multi-contrat, vous pouvez
changer son statut.
Dossier / Données contractuelles / Mettre à jour données contractuelles / Décrire le
multi-contrats
Sélectionnez le dossier du salarié concerné.
Sélectionnez l'occurrence définissant le multi-contrat, cliquez sur le lien '-' puis validez.
Définir les caisses de cotisation d'un dossier individuel

Comment fonctionne l'alimentation automatique
A l'embauche, à partir de la qualification, du type de contrat et de sa nature, les caisses
de cotisation sont automatiquement déduites.
Vous n'avez pas donc pas besoin de préciser ces informations lorsque les règles
générales s'appliquent au dossier individuel.
Les caisses sont recalculées lors d'un changement sur un de ces trois éléments, ainsi
qu'en cas de changement d'établissement ou de société.
Forcer la valeur des caisses de cotisation

Vous pouvez forcer la valeur de la caisse de cotisation lorsque le salarié doit cotiser à
d'autres caisses que celles prévues pour :
 Sa qualification
 La nature et le type de son contrat
En ce cas, indiquez explicitement le code du régime spécial à prendre en compte.

Embaucher un apprenti
HR Access permet de gérer la rémunération des apprentis en fonction du pourcentage
légal du SMIC ou du salaire minimum conventionnel (SMC) -- le minimum le plus
favorable à l'apprenti est appliqué.
Ce pourcentage dépend :
 De l'âge de l'apprenti
 De l'année d'apprentissage où il se trouve
Ces informations sont indiquées dans les données contractuelles de l'apprenti, au
moment de l'embauche ou de la réembauche. Elles peuvent également être ajoutées
dans un dossier individuel, dans les données contractuelles.
Comment procéder
Dossier individuel / Contrat / Mettre à jour données contractuelles
Utilisez la section Contrat d'apprentissage pour compléter le contrat des apprentis. Les
éléments indiqués dans cette section sont utilisés pour le calcul de la rémunération des
apprentis.
Cette rémunération est un pourcentage du salaire de référence qui dépend de l'âge de
l'apprenti et de l'année d'apprentissage. Le salaire de référence est le salaire le plus
favorable entre le SMIC et le salaire minimum conventionnel (SMC), saisi en EFI.
► Indiquez la date de début d'apprentissage, si cette date est antérieure à la date
d'embauche. L'année d'apprentissage est utilisée pour calculer l’année
d’apprentissage déterminant le pourcentage de SMIC/SMC des appointements.
► En cas de succession de contrats d’apprentissage, indiquez le pourcentage SMIC/SMC
appliqué à la fin du contrat précédent. Ce pourcentage est comparé au pourcentage
légal et le salaire est calculé sur le pourcentage le plus favorable.
► Si un taux de majoration est prévu pour les apprentis dans la convention collective,
indiquez ce taux. Ce pourcentage sera ajouté au pourcentage légal pour le calcul des
appointements. En revanche, il n’est pas pris en compte dans le calcul de l’assiette
forfaitaire de cotisations.
► Si le contrat d’apprentissage entre dans le cadre d’une Formation connexe, cochez
l'option correspondante. Cela déclenchera automatiquement la majoration légale de
15% du % SMIC pris en compte pour l’appointement.
En cas de redoublement suite à échec à l’examen :
► Créez une nouvelle occurrence de contrat pour l'apprenti.
► Indiquez la date réelle de début d'apprentissage (la même que sur l’occurrence
précédente)
► Reportez les pourcentages éventuellement indiqués dans le précédent contrat.
► Cochez l'option Redoublement pour échec à l'examen.
L'année considérée pour le calcul des appointements tiendra compte du redoublement
(application des mêmes pourcentages que l’année précédente).

Enregistrer la sortie d'un salarié

La sortie d'un salarié devient effective lorsque le statut de son dossier est positionné à
Terminé ou Sortie.
Dossier individuel / Mutation - Sortie / Clore le dossier
Indiquez :
 La date de notification (date à laquelle la sortie du salarié est communiquée), quel
que soit le type de contrat (CDI ou CDD)
Vous pouvez renseigner la sortie par avance, pour préparer le solde de tout compte du
salarié.
 La date de sortie effective du salarié
 La date du dernier jour de travail
 La catégorie de sortie
L'option Réembauche envisageable est active par défaut. Si elle est désactivée, la
personne ne pourra être réembauchée dans aucun établissement de la société.
Lorsque la sortie est enregistrée, l'information Entrées/départs est mise à jour dans le
dossier du salarié. Les occurrences valides des informations suivantes sont closes à la
date de sortie :
 Affectations administratives (société et établissement)
 Affectations hiérarchiques
 Affectations comptables
 Etablissements de travail
 Rémunération de base
 Carrière et type de contrat
 Affectation à un cycle de travail
 Description des contrats et identification des contrats en cas de contrats multiples
 Eléments fixes de paie, si le module Paie est utilisé.
Toutes les occurrences futures d'un salarié sorti sont supprimées. Une action de sortie
clôture toutes les données de rémunération actives et supprime les données de
rémunération futures du salarié sorti.
La catégorie et le motif de situation renseignés peuvent être utilisés pour déterminer
l'éligibilité du salarié à certains avantages de fin de contrat. Le module Paie utilise ces
renseignements pour déclencher le paiement du solde de tout compte.
Lorsque la date de sortie est effective, le dossier devient accessible à tous les
gestionnaires RH pour une éventuelle réembauche.
Voir également Traiter la fin de contrat dans Paie - Guide utilisateur

Le salarié apparaîtra alors sur la Déclaration des Mouvements de Main d'œuvre du mois.
Le Registre Unique du Personnel est alimenté par la date de sortie.
Si vous enregistrez la sortie d'un salarié pendant une de ses absences, un message vous
rappelle que vous devez d'abord modifier l'absence, qui doit se terminer avant la date de
sortie.

Cas particulier : contrat à durée déterminée

Dans le cas des contrats à durée déterminée, il existe une zone intitulée Date de fin
prévue. Cette date ne déclenche pas le solde de tout compte en paie. Tant que la sortie
n'est pas enregistrée, HR Access calcule une paie correspondant à la période de paie
complète.
Cependant, la saisie de la date de fin prévue déclenche une alerte dans les tâches du
gestionnaire RH.
Annulation
Annuler des mouvements du personnel

Vous pouvez annuler les mouvements de personnel, afin de corriger ou de modifier les
saisies réalisées.
Toutefois, HR Access effectue des contrôles avant d'enregistrer ces annulations. Ainsi, le
dossier ne doit pas avoir subi de modification d'affectation (changement d'unité
d'organisation, d'emploi, etc.).
Annuler une embauche

Dans certaines circonstances, vous pouvez avoir à annuler une embauche et supprimer le
dossier du salarié. Cependant, ceci doit être fait uniquement si vous voulez supprimer le
dossier de façon permanente. Utilisez cette possibilité, par exemple, dans le cas d'une
première embauche, pour supprimer une entrée erronée, ou dans le cas d'un salarié qui
ne se présente pas après l'embauche.
La suppression n'est possible que s'il existe une seule occurrence pour :
 Le statut
 L'affectation
 La rémunération
Le dossier ne doit pas non plus contenir de résultats de paie.
Si ce n'est pas le cas, vous devez utiliser la page Supprimer le dossier.
Dossier individuel / Entrée / Corriger les entrées / Supprimer dossier
Sélectionnez le dossier du salarié concerné. Quelques données sont présentées.
Cliquez sur et enregistrez. Un message demande confirmation avant la suppression

effective.
HR Access vérifie que le dossier a une affectation unique et qu'il ne contient pas de
résultat de paie.
Annuler l'embauche d'un candidat

Lorsqu'un candidat ne se présente pas à son poste à la date prévue, supprimez son
dossier de gestion. Cette procédure est identique à l'annulation d'une embauche.
Dossier individuel / Entrée / Corriger les entrées / Supprimer dossier

1. Sélectionnez le dossier du salarié concerné. Vous pouvez consulter des données du

salarié dans Supprimer dossier.
2. Cliquez sur et enregistrez.
Avant de supprimer le dossier, HR Access vérifie qu'il ne contient aucun résultat de paie.
Le dossier du salarié est physiquement supprimé de la base HR Access et aucune trace
du salarié n'est conservé.
Annuler une réembauche

Lorsqu'un salarié ne se présente pas à son poste à la date prévue, annulez la
réembauche.
L'annulation de réembauche d'un dossier de gestion supprime tous les événements liés
au nouveau contrat.
Dossier individuel / Entrée / Corriger les entrées / Annuler réembauche
1. Sélectionnez le dossier du salarié concerné. La page Annulation de réembauche
présente la date de du dernier renouvellement ou réembauche à annuler.
2. Cliquez sur Annuler et enregistrez.
HR Access vérifie que le dossier ne contient aucun résultat de paie avant la suppression
de tous les événements associés au dernier contrat.
HR Access supprime définitivement les événements reliés au dernier contrat.
Annuler une mutation

Lorsqu'une mutation est saisie à tort, vous pouvez l'annuler.
L'annulation de la mutation supprime toutes les informations liées à la nouvelle
affectation.
Dossier individuel / Mutation - Sortie / Annuler la mutation
1. Sélectionnez le dossier du salarié concerné.
La page présente les données de la mutation initialement saisies.
2. Cliquez sur Annuler la mutation puis enregistrez.
HR Access supprime toutes les informations de la nouvelle affectation et rouvre toutes les
informations de l'affectation précédant la mutation.
Annuler une sortie

Lorsqu'une sortie est saisie à tort (prolongation de contrat ou erreur de saisie), vous
pouvez l'annuler.
L'annulation de la sortie rend le dossier de gestion à nouveau actif. Les informations qui
le concernent sont à nouveau ouvertes.
Vous pouvez supprimer uniquement la dernière sortie concernant le salarié.
Dossier individuel / Mutation - Sortie / Annuler la sortie

1. Sélectionnez le dossier du salarié concerné. La page Annuler la sortie présente les

données de la sortie.
2. Cliquez sur Annuler et enregistrez.
L'annulation d'une sortie réactive le dossier.

Les informations suivantes sont supprimées :
 Date de notification
 Date de sortie
 Catégorie de situation de sortie
 Motif de la sortie
 Date du dernier jour de travail
Le système supprime les données relatives aux enregistrements de sortie dans
l'information Situation :
 Date d'effet
 Situation
 Catégorie de la situation du salarié
 Motif de la situation
L'annulation d'une sortie a pour effet de réouvrir les occurrences des informations
fermées lors de la saisie de la sortie ; les dates de fin sont supprimées. Elle ne restaure
pas les occurrences des informations se situant dans le futur et supprimées lors de la
sortie ; vous devez les restaurer manuellement.
Annuler les déclarations liées à la sortie annulée
Si des déclarations liés à la sortie, comme l'attestation d'assurance chômage, ont été
transmises aux OPS, il faut annuler ces déclarations. Voir le chapitre Traiter la fin de
contrat de Paie - Guide utilisateur.
Éditer les documents liés à l'embauche

Dans le cadre des mouvements de personnel, les éditions courantes prévues dans
HR Access sont :
 Le contrat de travail pour les CDI et les CDD, à l'attention du nouveau salarié.
 La Déclaration Préalable A l'Embauche à l'attention de l'URSSAF, qui transfère ensuite
les informations aux différents organismes sociaux.
 La Déclaration des Mouvements de Main d'Œuvre, document à compléter pour les
établissements de plus de 50 salariés, à l'attention de l'inspection du travail.
Pour de plus amples informations sur ces états, se reporter au guide Core HR -
Administration du personnel - Rapports.

Etats édités à la demande

Vous pouvez éditer à la demande certains états : un document PDF est immédiatement
créé.
Pour demander l'édition de ces états :
1. A partir des pages de mise à jour ou de consultation des données individuelles,
cliquez sur le lien de demande d'édition.
En fonction de l'état, il peut être nécessaire :
2. De saisir des informations à éditer propres à l'état
3. De sélectionner les occurrences des informations répétitives
Le processus d'édition :
 Extrait les données
 Lance Acrobat Reader
 Fusionne les données extraites avec le document PDF préalablement défini comme
support de l'état
Certaines zones ne sont pas renseignées automatiquement. Il faut les saisir si nécessaire
sur le document fusionné (voir la documentation Design Center - Concepts ).
Ensuite, vous pouvez :
 Modifier les champs de ce document fusionné si nécessaire
 Enregistrer ce document
 Si la page le permet, archiver ce document dans le dossier du salarié en cliquant sur
le lien Archivage
Contrat de travail
Le contrat de travail à durée déterminée est soumis à l'obligation d'un écrit. Il doit être
édité en deux exemplaires, un pour l'employeur, l'autre pour l'employé.
Le contrat de travail à durée indéterminé à temps complet n'est pas soumis à l'obligation
d'un écrit par le code du travail. Néanmoins, vous pouvez de la même façon que pour un
contrat à durée déterminée éditer le contrat de travail à durée indéterminée.
Dossier individuel / Entrée / Embaucher un candidat ou Réembaucher un salarié
L'onglet Gestionnaire identifie la personne signataire du document. Si le gestionnaire
indiqué n'est pas le signataire, modifiez et enregistrez les changements.
Les onglets Contrat C.D.I. et Contrat C.D.D présentent un aperçu des informations qui
seront fusionnées sur le document final.
Dans l'onglet qui correspond au contrat que vous souhaitez éditer, cliquez sur le lien
Editer le contrat.
Le document Acrobat est créé et s'ouvre. Vous pouvez l'imprimer à partir d'Acrobat.

Déclaration Préalable A l'Embauche

Tout nouvel embauché, à l’exception des stagiaires, doit obligatoirement être déclaré
auprès de l'URSSAF dans les huit jours précédant la prise de poste effective.
La Déclaration Préalable A l'Embauche est le formulaire à transmettre à l’OPS afin de se
conformer à cette règle.
Suite à une évolution législative (décret du 17 juin 2014), la Déclaration Préalable à
l’Embauche doit désormais être dématérialisée (sauf exceptions), c’est-à-dire effectuée
en ligne.
Pour dématérialiser la DPAE, vous avez plusieurs options :
 La saisie en ligne d’un formulaire sur net-entreprises, avec un document d'aide à la
saisie qui présente les données issues du dossier individuel
 Le dépôt d’un fichier sur net-entreprises
Saisir un formulaire en ligne
Dossier individuel / Entrée / Embauche…

Ce qui suit est valable pour tout type d'embauche.
La page Déclaration préalable à l'embauche est un aperçu des informations qui seront
fusionnées sur le document final.
Dans la section ZYF2 Identification du gestionnaire, indiquez :
 Le numéro de Téléphone à contacter éventuellement
 Le lieu (Fait à)
 La date (Le)
Enregistrez les saisies et cliquez sur Editer le document. Le document Acrobat est créé et
s'ouvre.
Le document est créé par fusion :
 Du document principal, qui reproduit le formulaire Cerfa distribué par l'URSSAF
 Des données issues du dossier de gestion du salarié (état civil, matricule, date
d'entrée, etc.)
Une fois sur le site net-entreprises, remplissez le formulaire à l’aide de ce document.
Déclarer avec un fichier
Le processus de dématérialisation se déclenche à la suite d’une nouvelle embauche,

d’une réembauche ou de la modification de la date d’une embauche.
La déclaration dématérialisée peut avoir quatre statuts indiqués par un témoin :
 Non prête : les données individuelles requises par l’OPS sont manquantes. Le témoin
est alimenté automatiquement.
 À produire : toutes les données individuelles sont renseignées et la déclaration est
prête à être dématérialisée. Le témoin est alimenté automatiquement après contrôle
des données.
 Produite : la déclaration a été produite par la chaîne de dématérialisation. Le témoin
est alimenté automatiquement.
 Envoyée : vous avez déposé la déclaration sur le site net-entreprises. Le témoin est
alimenté manuellement.

Comment procéder
Gérer les données d’une déclaration
Dossier individuel / Production de la DPAE / Gestion de la DPAE dématérialisée / Suivre la

DPAE dématérialisée
Consulter/Mettre à jour des données individuelles
► Sélectionnez un(des) dossier(s) à l’aide de la bannière de recherche.

Le lien Plus de critères vous permet une recherche avancée.
Les rubriques suivies de * sont requises par l’OPS. Si elles sont toutes renseignées, le
statut de la déclaration est automatiquement alimenté par À produire. Sinon, il reste Non
prête. La saisie d’une rubrique manquante permet de relancer les contrôles.
Suivre la DPAE
L’onglet Suivi de la DPAE vous permet de visualiser et de gérer manuellement

l’avancement de la dématérialisation d’une ou de plusieurs déclarations.
Vous pouvez agir sur trois rubriques :
 Statut de la déclaration : des contrôles se déclenchent après la modification manuelle
du témoin.
 Exclusion de la dématérialisation : en cochant ce témoin, la déclaration concernée ne
sera pas dématérialisée. Il ne peut être coché que si le statut de la déclaration est À
produire.
 Avancement : en cochant ce témoin, la dématérialisation passe au statut suivant. Les
mêmes contrôles se déclenchent que lors de la modification manuelle du témoin de
suivi.
Si vous alimentez manuellement le témoin Non prête par À produire, ou si vous cochez le
témoin Avancement, et qu’il manque des données, un message d’erreur s’affiche.
Afficher des déclarations
L’onglet Historique de la DPAE vous permet de visualiser l’historique des déclarations par
dossier individuel (date d'embauche, statut de la déclaration, référence).
Produire la DPAE dématérialisée
Pour créer le fichier de déclaration, vous avez plusieurs options :

 Déclaration en conversationnel :
• Pour un dossier individuel
• Pour un ensemble de dossiers
 Déclaration en batch par une chaîne dédiée

Produire un ensemble de déclarations

Dossier individuel / Production de la DPAE / Gestion de la DPAE dématérialisée / Produire
la DPAE dématérialisée
► Recherchez des dossiers à l’aide de la bannière de recherche.
Les dossiers recherchés s’affichent dans la liste uniquement si la déclaration est À
produire et si la date limite de production ne dépasse pas celle du jour.
Saisissez % dans le champ Matricule pour afficher toutes les déclarations prêtes à être
produites.
► Cliquez sur Lancer la dématérialisation.
La pop-up indique le nombre de déclarations qui seront dématérialisées.
► Cliquez sur Exécuter la demande.
Le statut des déclarations est alimenté automatiquement par Produite et un numéro
de référence est attribué à l'ensemble des déclarations.
► Cliquez sur Résultats pour afficher les résultats de la dématérialisation, puis sur
Consulter.
La page États construits s’ouvre. Vous pouvez y consulter les dernières déclarations
dématérialisées.
► Cliquez sur le lien présent dans la rubrique États construits.
Le fichier créé par la dématérialisation s’ouvre. Enregistrez ce fichier.
► Allez sur le site net-entreprises, identifiez-vous et déposez le fichier.
► Alimentez manuellement le statut de la déclaration par Envoyée.
Cliquez sur Mise à jour collective pour mettre à jour le statut de toutes les déclarations
d’un coup. Vous pouvez également effectuer une Répercussion collective batch.

Produire une seule déclaration

Dossier individuel / Production de la DPAE / Gestion de la DPAE dématérialisée / Suivre la
DPAE dématérialisée
Lorsque toutes les données requises sont renseignées, le lien Lancer la dématérialisation
s’affiche au-dessus de la fiche de données.
► Cliquez sur le lien.
La pop-up indique qu’une seule déclaration sera dématérialisée.
Le statut de la déclaration est alimenté automatiquement par Produite.
Consulter.
La page États construits s'ouvre. Vous pouvez y consulter les dernières déclarations
dématérialisées.
Le fichier créé par la dématérialisation s’ouvre. Enregistrez ce fichier.
► Allez sur le site net-entreprises, identifiez-vous et déposez le fichier.
► Alimentez le statut de la déclaration par Envoyée.
Lancer un traitement batch de la dématérialisation
Dossier individuel / Production de la DPAE / Produire la DPAE (KFP)

Créer une demande KFP
► Renseignez les paramètres comme suit :
• Épuration : Automatique
• Code processus : FJDPE
• Type de traitement : Population
• Lecture base de données : coché
• Traitement base de données : coché
• Type de fichier : Fichier record sans traitement des fichiers N*
► Soumettez votre demande et fermez la pop-up.
► Dans la rubrique Pré-sélection, choisissez le Type Sql et spécifiez votre requête. Les
autres paramètres ne sont pas obligatoires.
► Dans l'onglet Editions, sélectionnez l'état DPAE -01.
Votre demande est créée.

Lancer la demande KFP

Le statut des déclarations est alimenté automatiquement par Produite.
Consulter.
► La page États construits s’ouvre. Vous pouvez y consulter les dernières déclarations
dématérialisées.
Le fichier créé par la dématérialisation s’ouvre. Enregistrez ce fichier : c’est celui que
vous déposerez sur le site net-entreprises.
► Alimentez le statut de la déclaration par Envoyée.
Retour de l’OPS
Il est possible que l’OPS rejette votre déclaration du fait d’une incohérence au niveau des
données. Le cas échéant, alimentez manuellement le statut de la déclaration par Non
prête. Corrigez les erreurs et recommencez le processus.

Déclaration des Mouvements de Main d'Œuvre

Tout établissement employant plus de 50 salariés est soumis à l'obligation de la
Déclaration des Mouvements de Main d'Œuvre (D.M.M.O.). Elle est adressée à la
Direction Départementale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle
(DDTEFP) dans les huit premiers jours du mois suivant.
Le document est créé par fusion :
 Du document principal, qui reproduit le formulaire Cerfa distribué par la DDTEFP
 Des données issues des dossiers des salariés entrés ou sortis pendant le mois
concerné (état civil, nature du mouvement, etc.)
Dossier individuel / Rapports / DMMO
Editer la DMMO
Dossier individuel / Rapports / DMMO

1. Sélectionnez l'établissement.
2. Indiquez le mois (et l'année) pour lequel vous voulez effectuer la déclaration.
3. Si l'organisme destinataire existe dans le répertoire DRK des Organismes Sociaux,

indiquez son code. Sinon, laissez la zone vide; vous devez renseigner les coordonnées
de cet organisme directement sur le document fusionné.
4. Cochez la case Témoin de génération pour créer la liste des mouvements du mois.
Cette liste est créée par analyse des affectations dans le dossier des salariés. Si
l'effectif de l'établissement n'a pu être déterminé (première déclaration par exemple),
un message vous en avertit et vous devez renseigner manuellement la rubrique
correspondante.
5. Vous pouvez consulter la liste des mouvements dans la l'onglet Détail. Il est possible
dans cet onglet d'effectuer des modifications si nécessaire.
6. Dans l'onglet Aperçu - impression, complétez les informations relatives aux

travailleurs intérimaires et à la restructuration.
7. Lorsque tout est correct, lancez la fusion à l'aide du lien Editer le document à partir
de l'onglet Aperçu - impression.
Le document créé reproduit les formulaires Cerfa habituels. Vous pouvez effectuer des
corrections si nécessaire. Vous pouvez avoir à renseigner l'adresse de l'organisme
destinataire s'il n'a pas été alimenté automatiquement. Vous devez systématiquement
renseigner le cadre du bas de la première page (Personne à joindre).

Cas particulier
En cas de saisie d'un mouvement de manière rétroactive, cette entrée-sortie sera

intégrée sur la déclaration du mois suivant. Par exemple, si le gestionnaire RH saisit le
05/10/N une embauche effective le 30/09/N, cette entrée apparaîtra sur la D.M.M.O. du
mois d'octobre.
Le document principal de fusion utilisé pour la D.M.M.O. prévoit 161 mouvements au
maximum. Pour le cas où un tel nombre serait dépassé (ex : fermeture d'établissement,
transfert collectif, etc.) une adaptation technique du document de fusion et des processus
HR Access concernés est nécessaire.
Éditer les documents liés à la sortie

Comme les documents et les déclarations liés à la sortie utilisent des données provenant
de la paie, leur production est décrite dans le chapitre Traiter la fin de contrat de Paie -
Guide utilisateur.

Gérer les données individuelles
DANS CETTE SECTION
Consulter et mettre à jour des dossiers ..............................

Types de mise à jour .......................................................
Cas spécifiques ...............................................................
Gérer la pénibilité au travail .............................................
Consulter et mettre à jour des dossiers

Vous pouvez à tout moment consulter et actualiser les dossiers des salariés que vous
gérez, avec le domaine Dossier individuel.
Les données individuelles à mettre à jour peuvent être :
 De nature personnelle : adresse, numéro de compte bancaire, personnes à prévenir
en cas d'urgence, documents joints, etc.
Certaines de ces données peuvent être mises à jour par le salarié depuis HRa Space à
l'aide des processus guidés. Il devra éventuellement envoyer des documents
justificatifs. Lorsque le responsable du salarié a validé la modification, HR Access
envoie une notification au salarié et met à jour son dossier.
 De nature contractuelle : horaires, données contractuelles, etc.
 De nature organisationnelle : service, emploi, etc.

Les pages associées aux données individuelles sont :
Page Onglet
Dossier / Données individuelles / Info. Informations personnelles
perso.
Détails
Documents officiels
Caractéristiques physiques
Situation médicale
Documents joints (sauf France
secteur privé)
Dossier / Données individuelles / Décrire le Décrire le parcours
parcours
Service militaire
Dossier / Données individuelles / Saisir le Appartenance syndicale (Cette

taux de syndicalisation page n'est pas disponible pour la
France.)
Les pages associées à l'emploi d'un salarié sont :

Page Onglet
Dossier / Données contractuelles / Mettre Période d'emploi
à jour données contractuelles
Type de contrat
Carrière
Rend compte à
Mobilité internationale
Dossier / Données individuelles / Modifier Affectations
l'affectation
Etablissement
Imputations comptables
Affectations consolidées
Composition familiale
Cette information sert à enregistrer ou mettre à jour le détail des personnes à la charge
du salarié.
Une occurrence peut être créée pour chaque individu composant la famille en indiquant
obligatoirement la date de naissance et le lien de parenté. Il suffit de cocher les témoins
pour indiquer si la personne est à la charge du salarié dans les cas suivants :
 A charge vis-à-vis de la sécurité sociale (bénéficiant de la couverture sociale du
salarié assuré).

Cette information permet le déclenchement des Indemnités Journalières de la

Sécurité Sociale majorées, en cas de maladie lorsque le salarié à trois personnes à
charge ou plus.
 A charge en cas de saisie arrêt sur salaire (pris en compte pour l'étalement des
remboursements de dettes).
HR Access totalise et affiche le nombre de personnes à charge pour chaque situation.
Représentation sociale
Les informations relatives aux fonctions de représentation sociale du salarié (mandat CE,
volontaire pompier, volontaire sécurité, élu syndical, prud'homme, etc.) sont enregistrées
et mises à jour dans le dossier individuel. Ces fonctions peuvent ouvrir des droits à un
crédit de temps pris sur le temps de travail.
Salariés handicapés
Utilisez la page Situation médicale pour enregistrer ou mettre à jour les éléments de
classification CDAPH des salariés handicapés, ainsi que les autres rubriques concernant
leur situation.
Ces informations sont utilisées pour l'édition de la DOETH (Déclaration Annuelle
Obligatoire des Travailleurs Handicapés). Pour de plus amples informations sur cette
déclaration, se reporter à Core HR - Administration du personnel - Rapports.
Types de mise à jour

Deux types de mise à jour sont possibles :
 Les informations obsolètes ne sont plus utiles ou sont erronées : vous remplacez les
anciennes données par les nouvelles (par exemple l'adresse ou les caractéristiques
physiques). L'information en vigueur est définitivement supprimée et remplacée par
la nouvelle.
► Supprimez l'occurrence en vigueur, puis créez une nouvelle occurrence avec les
nouvelles données et enregistrez.
 Les informations obsolètes sont conservées : vous ajoutez des informations dans le
dossier du salarié (par exemple suite à une augmentation de salaire ou un
changement d'emploi).
Ces informations sont gérées par des dates de valeur, pour différencier l'information
en vigueur de l'information obsolète.
► Indiquez une date de fin dans l'occurrence obsolète, puis créez une nouvelle
occurrence avec les nouvelles données et enregistrez.
Les informations obéissant à des dates de valeur sont dites historiques. Il existe deux
types d'informations historiques :
 Avec date de début et date de fin : l'information obsolète est clôturée par une date de
fin, et la nouvelle information est ajoutée avec une date de début au lendemain.
 Avec date d'effet : l'insertion d'une information avec une date d'effet plus récente
rend obsolète l'information précédente.
Vous pouvez effectuer le suivi d'un salarié dans la société. Pour une gestion efficace des
carrières et des compétences, vous pouvez suivre l'évolution de la carrière de chaque
salarié.

Cas spécifiques
Certaines modifications, telles qu'un changement de statut ou de salaire, ont des impacts
directs en paie. Par exemple, les cotisations sociales sont modifiées.
L'historique des autorisations de travail doit être respecté dans la page Documents
officiels. Par exemple, si un salarié de nationalité étrangère a un contrat de travail à
durée indéterminée à partir du 07 mai 1985, il doit avoir autant de cartes de séjour que
nécessaire pour couvrir le contrat depuis le 07 mai 1985 jusqu'à ce jour et au-delà.
Certaines informations doivent être mises à jour régulièrement. Par exemple, la page
Suivre la visite médicale est actualisée lorsqu'un salarié passe une visite médicale. La
législation prévoit des contrôles médicaux réguliers. Dans HRa Space, une alerte prévient
le gestionnaire RH des délais à respecter.
Le changement d'unité organisationnelle a également des impacts sur les comptes de
l'entreprise via les imputations comptables rattachées à chaque unité organisationnelle.

Gérer la pénibilité au travail

La gestion de la pénibilité dans HR Access permet d'indiquer, dans le dossier individuel,
que la personne est exposée à un ou plusieurs facteurs de risques. Le traitement de la
paie prend alors en compte les surcotisations liées à ce(s) facteur(s) de risque
Définir les facteurs de risques

Dossier individuel / Configuration
Les facteurs de risques définis par le législateur sont disponibles dans le répertoire
ZDHVB Facteur de risque, et accessibles dans la page Facteurs de risques professionnels.
Liste des facteurs liés à la pénibilité au travail
Manutention Entrée en vigueur : 1/1/2016

Postures pénibles Entrée en vigueur : 1/1/2016
Vibrations mécaniques Entrée en vigueur : 1/1/2016
Travail de nuit
Travail répétitif
Travail en équipes successives alternantes
Agents chimiques dangereux-Poussières-Fumées Entrée en vigueur : 1/1/2016
Activités exercées en milieu hyperbare
Températures extrêmes Entrée en vigueur : 1/1/2016
Bruit Entrée en vigueur : 1/1/2016
Définir les facteurs de risques d'une personne

Utilisez la page Exposition aux facteurs de risque pour indiquer les facteurs de risques
auxquels est exposée une personne.
► Indiquez la date de début, et éventuellement la date de fin de début d'exposition.
► Sélectionnez le facteur de risque.
Note: Si la date est antérieure au 1/1/2016, la liste ne présente pas les facteurs de
risque qui s'appliquent après cette date.
Exemption de cotisation
Des périodes d'absence longues (maladie, congé de formation, congé sabbatique), ou la
quotité du temps de travail (temps partiel) peuvent remettre en cause le dépassement
du seuil annuel d'exposition. En ce cas, l'employeur n'est pas obligé de déclarer
l'exposition du salarié.
 Activez le témoin d'exemption lorsque l'exposition ne donne pas lieu à la cotisation
additionnelle de pénibilité.

Impact en paie
Les facteurs de pénibilité de la personne sont mémorisés dans l'information ZYRP, avec
les dates de début et de fin.
Le mot clé NBRFAC permet de traiter en paie les surcotisations, en fonction du nombre
de facteurs et des dates d'exposition (par exemple, risque en vigueur sur tout ou partie
du mois).
 Le déclenchement est limité aux contrats d’au moins 30 jours ayant

dépassé le seuil d’au moins un facteur de risques.
 Le calcul se fait en trentièmes.
 Dès que le seuil annuel d’exposition à un facteur de risques au cours de
l’année civile est franchi, l’ensemble de la période du contrat (période
calculée entre son entrée et sortie) comprise dans cette année est déclaré
comme exposé.

Editer les documents de gestion quotidienne du

personnel
Les éditions courantes prévues dans HR Access sont :
 Les certificats de travail (en cas de rupture, attestation d'emploi) et de salaire
 La convocation à la visite médicale à destination du salarié et du médecin du travail
Voir également Paie - Guide utilisateur pour :
 Les attestations de salaire à destination de la Sécurité Sociale (en cas de maladie,
maternité, paternité)
 La déclaration d'accident de travail ou de trajet à destination de la Sécurité Sociale et
l'attestation de salaire afférente
Consulter les états disponibles

HR Access propose des états standard concernant les effectifs présents.
Le certificat de travail
Gestion Administrative / Informations sur le personnel / Certificat de travail
Il existe trois types de certificat de travail dans HR Access :
 Le certificat de travail
 Le certificat de travail (rupture)
 L'attestation d'emploi
La fusion bureautique est basée sur :
 Le document principal, basé sur le modèle standard de certificat de travail proposé
par HR Access, adapté aux usages de l'entreprise
 Les données personnelles issues du dossier du salarié (état civil, adresse, etc.)
 Les données contractuelles issues du dossier du salarié (emploi et date d'effet,
établissement de rattachement, etc.)
► Sélectionnez le dossier du salarié concerné, visualisez les données à l'écran et
modifiez la personne signataire si nécessaire.
► Lancez la création du document en cliquant sur le lien qui correspond au document
souhaité.
A partir de l'application bureautique, vous pouvez imprimer le document sur papier à en-
tête de la société.

Les documents proposées sont :
Attestation d'emploi
L'attestation d'emploi est un document comportant la date de l'entrée du salarié dans

l'entreprise, la date de sortie et la nature de l'emploi exercé.
Certificat de travail
Le certificat de travail est un document comportant la date de l'entrée du salarié dans

l'entreprise, la date de sortie et la nature de l'emploi exercé.
Il est utilisé pour des salariés présents dans l'entreprise.
La convocation à la visite médicale

La convocation à la visite médicale est remise au salarié pour lui rappeler l'heure, le lieu
et le motif du rendez-vous avec le médecin du travail.
La convocation produite est basée sur :
 Le document principal (modèle standard de convocation adapté aux besoins de
l'entreprise),
 Les données personnelles issues du dossier du salarié (état civil, adresse, etc.)
Les données contractuelles issues du dossier du salarié (emploi et date d'effet, etc.)
Dossier individuel / Contrat / Suivre les examens médicaux
1. Sélectionnez le dossier du salarié devant aller à la visite médicale.
2. Complétez les champs concernant la date du rendez-vous et le type de test.
3. Enregistrez les saisies.
4. Lancez la génération du document en cliquant sur le lien Convocation.
A partir de l'application bureautique, vous pouvez imprimer le document sur papier blanc.

Gérer les activités et les absences
CHAPITRE 2
DANS CE CHAPITRE
Introduction ............................................................................... 45
Gérer les activités ....................................................................... 45
Gérer les absences ...................................................................... 48
Gérer les temps partiels thérapeutiques ......................................... 53
Compte Personnel de Formation .................................................... 54
Consulter les autres absences ....................................................... 55
Introduction
Ce chapitre présente la gestion des activités et des absences des salariés, et les cycles de
travail. Il décrit comment affecter les horaires théoriques, enregistrer les absences et les
heures réellement travaillées pour chaque employé. Il décrit également la gestion des
temps et activités des salariés, individuellement et collectivement.
Dans les pages Activités et absences, vous gérez :
 Les activités, en définissant les cycles de travail des salariés et leurs horaires
 Les absences, en les saisissant individuellement ou collectivement, avec les motifs
permettant de calculer les droits associés, et en visualisant le découpage des
absences en fonction des droits.
Avec le module Paie, vous pouvez utiliser la page Heures supplémentaires via Paie /
Mettre à jour / Saisie individuelle pour enregistrer les détails des heures
supplémentaires.
La section Gérer les temps partiels thérapeutiques décrit comment traiter ce type
d'aménagement de temps de travail.
Gérer les activités

La gestion des activités comprend :
 La gestion des horaires, heures supplémentaires, et repos compensatoires,
 La gestion des jours particuliers : les dimanches, les jours fériés donnent par exemple
lieu à des rémunérations supplémentaires
Cette section décrit :
 Comment mettre à jour l'horaire théorique d'un salarié
 Comment enregistrer les heures réellement travaillées, quand elles sont différentes
de l'horaire prévu

Remarque : Cette documentation décrit la gestion des activités et absences lorsque le

module Gestion des Temps & Activités n'est pas utilisé. Si le module est disponible, se
référer à sa documentation pour tout ce qui concerne cette gestion.
Horaire théorique
L'horaire théorique correspond aux horaires définis par contrat. Les heures de travail
théoriques sont réparties selon deux critères :
 Nature des jours (jours travaillés, jours fériés, etc.)
 Nombre d'heures travaillées par jour
Pour définir un horaire théorique pour un salarié, il faut :
 Définir un calendrier des jours travaillés
 Définir des cycles de travail, c'est-à-dire des heures travaillées par journée
 Assigner un calendrier et un cycle de travail au salarié
L'horaire théorique est attribué au salarié à l'embauche.
L'horaire théorique est la référence pour le calcul des retenues pour absences. Lorsque
vous vérifiez une retenue pour absence sur un bulletin de paie, vous indiquez l'unité de
décompte spécifique à l'entreprise, et visualisez sur cette page sur quel horaire se fonde
le calcul.
Consulter les horaires théoriques

Dossier individuel / Contrat / Affecter heures théoriques / Consulter les horaires
théoriques
1. Indiquez le jour qui vous intéresse et activez Soumettre. La semaine correspondante
et les trois semaines suivantes s'affichent.
Vous pouvez choisir l'unité d'affichage, utilisée pour les calculs : heures travaillées,
jours ouvrables, jours ouvrés, etc.
Modifier les horaires théoriques

A l'embauche, un calendrier et un cycle de travail correspondant au temps de travail
contractuel sont affectés au salarié.
Vous pouvez modifier ces informations dans deux cas :
 modification du temps contractuel
 modification de la répartition des horaires de travail
Pour modifier l'horaire théorique, afin qu'il corresponde au temps de travail contractuel :
Dossier individuel / Contrat / Affecter heures théoriques / Cycles de travail
1. Quand le cycle de travail en vigueur est obsolète, assignez le nouveau cycle de
travail, en précisant la date du changement effectif des horaires comme date d'effet.

Exception pour une période

Si l'organisation du temps de travail est modifiée temporairement, affectez le cycle de
travail adéquat en utilisant Exceptions pour une période avec des dates d'effet. Ce cycle
de travail exceptionnel annule et remplace le cycle initialement prévu. Dès que la date de
fin est effective, le cycle de travail initial est à nouveau appliqué.
Exception pour une journée

Si l'organisation du temps de travail est modifiée pour un ou plusieurs jours, modifiez
uniquement les journées concernées en utilisant Exceptions pour une journée. Indiquez
la date et le code de la journée type. Cette exception annule et remplace celle
initialement prévue dans le cycle de travail.
Saisir les heures différentes du théorique

Quand le module Gestion des Temps & Activités n'est pas utilisé, vous devez renseigner
manuellement les heures de travail effectif.
Avec le module, la saisie des heures travaillées diffère. Pour de plus amples informations,
voir Gestion des Temps et Activités - Guide utilisateur
Cette partie présente comment saisir les heures réellement travaillées pour chaque
salarié :
 Si le salarié respecte les horaires, il n'y a pas de saisie à réaliser.
 Si le salarié effectue des heures supplémentaires, vous devez les saisir.
Pour saisir les heures effectivement travaillées lorsqu'elles diffèrent de l'horaire
théorique :
Dossier individuel / Contrat / Affecter heures théoriques / Cycles de travail
Dans la partie Heures supplémentaires :
2. Indiquez le nombre total d'heures travaillées pour une période.
3. Indiquez la date concernée et le nombre d'heures effectuées en totalité.

Pour le multi-contrats, indiquez le dossier de paie et le contrat concernés.
Vous pouvez préciser le taux de paiement de ces heures.

Utilisez la section Heures supplémentaires pour détailler les heures supplémentaires.
Vous pouvez également spécifier le taux de paiement des heures supplémentaires. Vous
devez renseigner le contrat et le dossier de paie pour que les paiements des heures
supplémentaires apparaissent sur le bulletin de paie correspondant, dans le cas où le
salarié est en multi-contrat. Pour plus de détails, référez-vous au Guide Utilisateur Paie.
HR Access prend en compte les heures effectuées en plus de l'horaire théorique chaque
semaine. Le paiement est effectué en fonction des taux définis pour les heures
supplémentaires et en fonction du contrat.

Gérer les absences
Saisir les absences

Il existe quatre types d'absences :
 les absences liées à des droits acquis de type congés payés,
 les absences donnant lieu à indemnisation par la sécurité sociale (maladie ou accident
de travail par exemple),
 les absences ne déclenchant pas de paiement (absences autorisées ou non, etc.),
 les absences déclenchant des paiements (heures de formation, événements
familiaux, etc.).
Consulter les absences

Pour consulter les absences des salariés pour une année ou un mois donné :
Dossier individuel / Absence / Tableaux d'absences
2. En cliquant sur le lien Saisie, indiquez :

• L'année et le mois
• Le motif des absences à consulter
Les absences sont alors affichées dans la section Absences dans le bas de la page.
Il existe trois types de saisie :
 La saisie individuelle. Elle consiste à saisir une absence dans le dossier d'un salarié.
 La saisie collective. Elle consiste à saisir à une (ou des) absence(s) commune (s) à
une population de salariés.
 La saisie de masse. Elle consiste à saisir une (ou des) absence (s) différente(s) pour
divers salariés.
Saisie individuelle
Dossier individuel / Absence / Saisir les absences / Absences
Sélectionnez le dossier du salarié et saisissez :
 Le motif d'absence
 Les dates de début et de fin selon les justificatifs à sa connaissance
L'absence est traitée lors du calcul de paie suivant.
Cela génère une retenue sur le bulletin de paie. La retenue est calculée selon le taux
horaire et le nombre d'heures qu'aurait dû travailler le salarié. Le nombre d'heures
retenues est issu de l'horaire théorique défini dans le dossier du salarié.
Selon le type d'absence et les droits du salarié, une indemnisation peut compenser cette
retenue.

Horaire théorique : Cas particulier
Lorsqu'un salarié travaille moins que l'horaire théorique prévu, vous pouvez créer une
absence en heures. Dans l'occurrence, vous saisissez le motif, la date de l'absence, puis
dans la pop-up Détail de l'absence, l'unité (H pour heures) et le nombre d'heures
d'absence du salarié dans le champ Unité 1.
Témoin Prolongation
Le témoin Prolongation est sélectionné lorsque deux absences sont consécutives, que le
motif des absences soit le même ou non.
Lorsqu'une absence est prolongée, ajoutez une occurrence, puis entrez les dates de
l'absence et sélectionnez le témoin de prolongation. Cette absence sera prise en compte
dans le calcul de la prochaine paie.
Le témoin de prolongation indique que l'absence saisie est consécutive à l'absence
initiale. Cela permet de gérer correctement les droits associés aux absences.
Saisie de masse
La saisie de masse permet de saisir des absences différentes pour des salariés.
Ce type de saisie est recommandé lorsque :
 Les salariés concernés ne répondent pas à un critère de sélection commun
 Les absences à saisir sont différentes
Dossier individuel / Absence / Saisie de masse
La saisie de masse s'effectue en deux étapes :
 Préparation de la liste des absences à saisir : Précisez pour chaque absence le
numéro de matricule du salarié.
 Saisie des absences : Indiquez la durée de l'absence.
Cette absence sera traitée lors du prochain calcul de paie.
Saisie collective
La saisie collective est recommandée lorsque :
 La population de personnel concernée est identifiable dans HR Access
 La ou les absences sont identiques pour toute la population de personnel
Dossier individuel / Absence / Saisie collective
La saisie collective s'effectue en trois étapes :
 Sélection de la population concernée par l'absence : utilisez les critères de sélection
de population (par exemple, tous les salariés d'un service ou exerçant le même
emploi).
 Définition de l'absence à déclencher : Cliquez sur le lien Saisir absence, pour ouvrir la
page où vous indiquez le motif et les dates de l'absence.
 Cliquez sur Répercussion collective en batch pour prise en compte de l'absence dans
la Paie.
Lorsque vous enregistrez, l'absence est reportée dans les dossiers des salariés
sélectionnés.
Cette absence sera traitée lors du prochain calcul de paie.

La page Saisir des absences par population permet de saisir une absence commune à
plusieurs personnes d'une population.
Après avoir sélectionné la population :
 Définissez l'absence
 Sélectionnez les personnes parmi la population prédéterminée
Après sélection de la population de salariés, cliquez sur le lien Alimentation par
paramètre. Vous pouvez ensuite saisir le motif et des dates de début et fin de l'absence.
Absences de type congés payés

Les conditions d'acquisition et de consommation des congés payés sont définies dans
HR Access lors de la configuration de la société.
Pour consulter les absences et les droits à congés payés des salariés :
Dossier individuel / Absence / Saisir les absences / Absences de type congés
► Ouvrez le dossier du salarié concerné.
► Utilisez l'onglet Absences de type congés payés pour :
• Consulter les droits aux congés
• Saisir de nouveaux droits
• Consulter les absences de type congés payés
• Saisir de nouvelles absences congés payés
L'onglet Absences entraînant des droits présente les absences entraînant des droits et les
droits à congés payés acquis, pris et restants.
► Utilisez la section Consultation des droits pour afficher le statut des droits d'absence
d'un salarié donné, pour chacune des 5 tranches possibles. Saisissez un numéro de
droit et une période (mois/année). Les droits utilisés sont analysés jusqu'au dernier
jour du mois spécifié.
Pour chaque droit, le système affiche :
 Les droits initiaux déterminés en fonction du statut et de l'ancienneté du salarié
 Les droits déjà consommés par un salarié pour chaque tranche
 Les droits restants sont calculés en fonction de la différence entre les droits acquis et
consommés pour chaque tranche
 La date de début de l'initialisation du droit, à partir de laquelle commence l'analyse
des droits consommés. Elle varie en fonction du droit et de la période affichée.
 La date de fin correspondant à la date à laquelle l'analyse des droits se termine.
HR Access alimente tous les mois les compteurs utilisés pour le calcul des droits à congés
payés des salariés.
Chaque mois, après archivage de la paie, les droits sont mis à jour. Les mises à jour
concernent :
 Les nouveaux droits à congés payés acquis pendant la période de paie précédente
 Les droits à congés payés consommés pendant la période de paie précédente
Dans l'onglet Découpage des absences, vous pouvez afficher automatiquement les
absences découpées selon les critères suivants :
 Périodes de paie
 Droits
 Tranches
 Changement de situation en cours de période, si activé

Les impacts en paie

Sur le bulletin de paie, le salarié constate :
 La retenue sur salaire correspondant à l'absence pour congés payés
 Le montant de l'indemnisation versé au titre du maintien de salaire
 Le montant de l'indemnisation versé au titre du complément de salaire s'il y lieu
Consulter les droits et absences de type Sécurité Sociale

Les absences de type sécurité sociale incluent les motifs d'absences suivants :
 Maladie
 Maternité
 Accident de travail
 Accident de trajet
Pour chacun de ces motifs, l'entreprise définit une politique d'indemnisation selon le
motif, l'ancienneté, la catégorie de personnel (ouvrier, employé, cadre) appelée statut
dans l'application.
Les conditions d'acquisition et de consommation des droits à indemnisation sont définies
lors de la configuration de la société.
Consulter les droits à indemnisation

Le but est de consulter les absences et les droits initiaux, consommés et restants des
salariés, en cas d'absence avec indemnisation par la Sécurité Sociale, ou plus
généralement liée à un droit.
Dossier individuel / Absence / Saisir les absences // Absences entraînant des droits
Dans Absences entraînant des droits, vous pouvez :
 Consulter les absences liées à des droits
 Saisir de nouvelles absences liées à des droits
Pour vérifier que le calcul des indemnités employeur est correctement exécuté, vérifiez :
 Les droits à indemnisation
 Le découpage de l'absence par tranche de droits
 Les salaires de référence utilisés dans le calcul des indemnités
Salaires de référence utilisés dans le calcul des indemnités

Tous les mois, le calcul de paie alimente les montants de référence servant au calcul des
indemnités. Ces montants consultables sont issus des résultats des paies précédentes.
Selon la politique d'indemnisation de l'entreprise, les salaires de référence utilisés dans le
calcul de l'indemnisation sont rétablis en cas d'absence ou excluent certaines primes.
Vérifier les droits à indemnisation
Pour visualiser les droits à indemnisation acquis, consommés et restants, cliquez sur
Consultation des droits. Les droits sont affichés par motif, sur la période de référence
(année civile ou glissante).

Vérifier le découpage de l'absence
HR Access découpe les absences en tranche pour faire apparaître les droits liés à chaque
tranche.
Exemple
Pour un salarié en maladie du 01/02/A au 15/02/A :
Selon les règles Sécurité Sociale en vigueur, l'absence est découpée en deux tranches.
 Du 01/02/N au 03/02/N, l'absence est en tranche 0 : c'est la carence.
 Du 04/02/N au 15/02/N, l'absence est en tranche 1 : c'est l'indemnisation à 50%
(plafonnée) du montant moyen journalier des trois derniers salaires reconstitués.
Vérifier le salaire de référence
Il s'agit du salaire de référence utilisé dans le calcul des indemnités.

Tous les mois, le calcul de paie alimente les montants de référence servant au calcul des
indemnités. Ces montants consultables sont issus des résultats des paies précédentes.
Selon la politique d'indemnisation de l'entreprise, les salaires de référence utilisés dans le
calcul de l'indemnisation sont rétablis en cas d'absence ou excluent certaines primes.
Depuis le 1er janvier 2015, le plafond du salaire de référence utilisé dans le calcul des
I.J.S.S. doit être calculé selon le salaire minimum du mois précédant l'absence. (Pour
plus de détails sur les salaires de référence, voir la description des objets utilisés dans le
paramétrage de la paie dans l'aide en ligne.)
Saisie d'une absence indemnisée

Après saisie de l'absence, les droits consommés sont mis à jour.
Prolonger une absence indemnisée
En cas de prolongation d'une absence de type Sécurité Sociale:

► Cochez le témoin de Prolongation.
Si le témoin n'est pas coché, il s'agit d'une nouvelle absence. Par conséquent, en cas de
maladie par exemple, HR Access déclenche à nouveau de la carence dans le calcul des
indemnités journalières de Sécurité Sociale.
Si une absence maladie est consécutive à une absence d'un motif différent, le salaire de
référence à utiliser pour le calcul des IJSS est celui du mois précédant le dernier jour
travaillé et payé. Le dernier jour est celui qui précède l'absence initiale, et non l'absence
maladie courante. Avec le témoin de prolongation, HR Access peut sélectionner
correctement les salaires de référence.
Impacts en paie d'une absence indemnisée
Sur le bulletin de paie, le salarié constate la retenue sur salaire correspondant à

l'absence (sauf si le témoin Hors paie est coché, auquel cas l'absence n'est pas traitée en
paie).
Une ligne indique le montant de l'indemnisation versée par l'employeur.
Une ligne indique le montant des IJSS versées par la Sécurité Sociale.
Si l'entreprise subroge, le montant des IJSS est intégré au net à payer en bas de bulletin.

Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale

Le but est de consulter les droits calculés et les salaires de référence utilisés dans le
calcul des IJSS.
Il s'agit également de mettre à jour les indemnisations réellement perçues par la Sécurité
Sociale et les effets de la subrogation.
Gestion administrative / Gestion individuelle des absences / I.J.S.S.
La partie Montants de référence présente les salaires de référence du calcul des
indemnités.
Par exemple, dans le cas de la maladie, ainsi que dans celui de l'accident de travail, le
salaire de référence utilisé est celui du mois précédent.
Tous les mois, HR Access alimente les montants de référence avec les résultats des paies
qui viennent d'être traitées.
Les montants sont calculés en fonction des règles légales et des salaires de l'employé.
Certaines primes sont exclues selon leur nature. Les montants indiqués ne sont donc pas
toujours identiques au salaire réellement perçu par le salarié.
Dans la partie I.J.S.S., indiquez le montant des IJSS payés au salarié en cas de
subrogation.
Lors du remboursement par la Sécurité Sociale, il est possible de saisir une date de fin et
un code regroupement identifiant le remboursement à la date du bordereau
correspondant.
Gérer les temps partiels thérapeutiques
Définir un temps partiel thérapeutique

Les temps partiels thérapeutiques (TPT) ne sont pas gérés, dans HR Access, comme des
temps partiels ordinaires car :
 Le salarié n'est pas légalement à temps partiel.
 L'ancienneté, les droits à congés, etc., sont calculés comme pour un temps complet.
 Des IJSS peuvent être versées au salarié.
Le temps partiel thérapeutique est déclaré dans le dossier individuel, dans les données
contractuelles.
Des déclarations spécifiques permettent de gérer les indemnités éventuellement versées
par l'OPS, pour les TPT normaux, et ceux faisant suite à un accident de travail.
Dossier individuel / Contrat / Mettre à jour données contractuelles
Dossier individuel / Contrat / Mettre à jour données contractuelles // Type de contrat
Utilisez la section Temps partiel thérapeutique de l'onglet Type de contrat pour indiquer
les modalités de ce type de temps partiel :
 Date de début
 Date de fin (facultative), qui est au maximum postérieure d'un an à la date de début

 Motif :
• Reprise à temps partiel pour motif médical
• Reprise à temps partiel après accident de travail
• Reprise à temps partiel pour motif personnel après maladie
• Reprise à temps partiel pour motif personnel après accident
 Date de début de l'absence initiale. Cette date correspond à la date de l'absence
maladie (MAL, MAT, PAT) ou accident (ATV, ATJ) initiale saisie dans les absences
précédent le temps partiel thérapeutique. Elle est utilisée pour l'édition des
Attestations Maladie ou Accident.
 Date de reprise prévue (facultative). Cette date correspond à la date de reprise en
temps partiel thérapeutique. Elle est utilisée pour l'édition des Attestations Maladie ou
Accident.
 Pourcentage d'activité pour la CPAM (facultatif)
 Pourcentage maintien employeur (facultatif). Ce pourcentage permet de calculer le
maintien de salaire à partir du salaire brut équivalent temps plein.
La saisie d’un temps partiel thérapeutique (ZYE3) ne crée pas d’occurrence

dans ZYAG Absences mais dans ZYF3 Arrêt de travail pour attestations.
Compte Personnel de Formation

Depuis le 1er janvier 2015, le Compte Personnel de Formation (CPF) est attaché à la
personne et ouvert dès l’entrée dans la vie professionnelle (16 ans, voire 15 ans dans le
cadre d’un contrat d’apprentissage) jusqu’au départ en retraite.
Le Compte Personnel de Formation permet à son titulaire de bénéficier d'actions de
formation professionnelle, rémunérées ou indemnisées, réalisées dans ou hors du temps
de travail.
L’activité salariée permet de créditer des heures sur le CPF. L’alimentation se fait
annuellement et l’inscription des heures est effective l’année suivant l’activité salariée.
Un salarié à temps plein bénéficie d'un droit de 24 heures de formation par an plafonné à
120 heures (soit 5 ans), puis de 12 heures par an plafonné à 150 heures (soit 2,5 ans).
Cette durée est calculée prorata temporis pour les salariés à temps partiel.
La Caisse des Dépôts, chargée du site dématérialisé relatif au Compte Personnel de
Formation, assure le traitement informatique de l’alimentation et du débit des heures du
CPF. Elle met à disposition les listes de formations saisies par les partenaires sociaux
(nationaux et régionaux), en charge de l’élaboration des listes de formations éligibles.
L’employeur contribue au financement du CPF selon la taille de son entreprise, et peut
compléter le financement de la formation à l'aide d'abondements.

Gérer les abondements du Compte Personnel de

Formation
Il existe trois motifs d’abondement d’heures supplémentaires à la charge de
l’employeur :
 Accords : les abondements sont négociés selon des accords de groupe, de branche ou
de syndicat.
 Heures complémentaires : les abondements comblent une insuffisance des heures
acquises.
 Non-respect des obligations : les abondements sont effectués en l’absence de
formation, d’évolution professionnelle, ou d’entretien professionnel.
Utilisez la page Formation / Demande / Compte personnel de formation pour saisir les
abondements :
 motif
 date d’effet
 nombre d’heures abondées
Le montant de l’abondement est calculé automatiquement à partir des montants horaires
paramétrés au niveau de la page Dossier individuel / Configuration / Conventions
collectives.
Le gestionnaire dispose d’un rapport présentant la liste des salariés bénéficiaires de ces
abondements.
Consulter les autres absences

Les autres absences sont les absences qui sont légalement prévues, et ne donnent pas
droit à indemnisation, sauf lorsque la convention collective ou l'accord d'entreprise le
prévoit. Ce sont :
 les congés pour examen,
 les congés pour enfant malade.
Pour chacun de ces motifs, l'entreprise définit une politique d'indemnisation selon le
motif, l'ancienneté, la catégorie de personnel (ouvrier, employé, cadre).
Les conditions d'acquisition et de consommation des droits à congé, et à indemnisation
lorsqu'elle est prévue, sont définies dans HR Access lors de la configuration de la société.
Dossier individuel / Absence / Saisir les absences // Autres absences

Compte épargne temps (CET)
CHAPITRE 3
DANS CE CHAPITRE
Utiliser le CET ............................................................................. 57

Alimenter et utiliser les droits ....................................................... 57
Gérer les Comptes Epargne Temps ................................................ 58
Créer les règles du Compte Epargne Temps .................................... 67
Utiliser le CET
Le compte épargne temps permet la capitalisation de droits à congés indemnisés par des
mécanismes de report de congés acquis, de crédits de temps issus de la Gestion des
Temps & Activités ou par la conversion en temps de primes et d'indemnités diverses.
Avec ce dispositif, les salariés qui le souhaitent peuvent disposer à certaines périodes de
leur vie d'un capital temps leur permettant de financer des congés de longue durée
(congé sabbatique, congé pour création d'entreprise, congé parental d'éducation, etc.).
Les apports peuvent être effectués de différentes façons, par report de congés inutilisés
ou en numéraire par la conversion de primes provenant du salarié.
Un salarié peut avoir plusieurs comptes épargne temps, chacun étant destiné à des
projets distincts. Un dossier de gestion peut donc avoir un ou plusieurs compte(s)
épargne temps simultanément.
Ces comptes épargne temps sont gérés en durée.
Les différents type de CET sont prédéfinis au niveau de l'établissement. Pour de plus
amples informations, voir Créer les règles du Compte Epargne Temps (page 67).
Alimenter et utiliser les droits

Chaque opération sur un CET fait l'objet d'un enregistrement. L'ensemble de ces
enregistrements constitue une sorte de journal du compte.
L'opération est créditrice lorsque le salarié acquiert des droits à congés ou débitrice
lorsque le salarié prend des congés. Les différents types d'opération possibles sont
prédéfinis au niveau de l'établissement. Pour de plus amples informations, voir le
chapitre Les données de la société et de l'établissement, section Créer les règles du
Compte Epargne Temps.

Les droits sont enregistrés sous forme de :

 nombre d'heures épargnées,
 nombre de jours ouvrés épargnés,
 nombre de jours ouvrés équivalent temps plein,
 montant.
Le montant, lorsqu'il est saisi, est conservé (numéraire, nombre de congés reportés,
etc.). Cette information est utile au gestionnaire RH pour lui permettre d'effectuer des
mises à jour manuellement :
 réintégration du montant exact dans la paie en cas d'annulation ou de modification,
 reversement de la somme épargnée et non utilisée à la clôture du CET.
Gérer les Comptes Epargne Temps
Ouvrir ou clore un compte d'épargne temps pour un

salarié
Dossier individuel / Absence / Gérer les Comptes Epargne Temps
 Sélectionnez le dossier du salarié concerné.
 Pour une ouverture, indiquez le type de CET et la date d'ouverture dans une nouvelle
occurrence. Il est possible d'ouvrir plusieurs comptes différents pour un salarié
donné.
L'ouverture peut aussi intervenir automatiquement lors de la première opération
effectuée sur un type de compte pour ce salarié. La date d'ouverture est alors la date
du jour.
 Pour clore un compte, indiquez une date de clôture dans l'occurrence correspondant
au compte à clore.
Consulter les opérations et le solde

L'objectif est de consulter les opérations enregistrées sur les différents CET des salariés.
Il s'agit aussi de connaître les soldes de chaque CET.
Ouvrez le dossier du salarié concerné. Vous pouvez consulter:
 Le solde de chaque compte ouvert pour le salarié, en heures et jours ouvrés
équivalent temps plein.
 Le détail des opérations passées sur le compte.
Il y a une occurrence par opération effectuée. Le processus permet aussi la saisie
manuelle d'opérations. Pour de plus amples informations, voir la section Mettre le compte
à jour manuellement (page 66).
Equivalent temps plein

Le nombre de jours ouvrés équivalent temps plein permet de prendre en compte les
temps partiels. Par exemple, si un salarié à mi-temps reporte 5 jours de congés sur son
compte CET, ce compte sera crédité de 2,5 jours équivalent temps plein.

Alimenter le compte par report de congés

L'objectif est d'alimenter le CET avec les droits à congés payés non utilisés du salarié.
Vous pouvez reporter sur un CET des jours de congés payés prélevés sur les droits
acquis.
1. Recherchez l'occurrence correspondant au type de congé payé et à l'année de
référence à prendre en compte.
Ce type de congé doit avoir été déclaré dans la réglementation comme imputable en
crédit sur un CET. Pour de plus amples informations, voir le chapitre Les données de
la société et de l'établissement, section Créer les règles du Compte Epargne Temps.
2. Indiquez le nombre de jours à transférer et le type du compte d'épargne à alimenter.
Vous pouvez répartir les jours de congé à transférer sur plusieurs CET (3 maximum).
La date de prise en compte du report est facultative. Si elle n'est pas précisée, la date du
jour est automatiquement utilisée.
Après validation, les jours transférés sont déduits du solde correspondant à ce type de
congé payé. Le total des jours reportés pour l'année est également mis à jour.
Résultat
Une nouvelle occurrence d'opération est créée pour chaque CET crédité. Cette nouvelle
occurrence est renseignée comme suit :
Type de compte Code du type de compte d'épargne temps
Date d'opération Date de prise en compte saisie ou date du jour
Type d'opération Type d'opération CET auquel est relié le type de
congé utilisé ; ce type d'opération est défini
dans la réglementation ;
dans le cas du paramétrage fourni en exemple
avec HR Access, le type d'opération est REP pour
le report des congés payés CPN
Congés épargnés Nombre de jours saisis pour ce compte d'épargne
Nb de jours ouvrés (*) Calculé (voir ci-dessous)
Jours ouvrés équivalent Calculés (voir ci-dessous)
temps plein
Heures Calculées (voir ci-dessous)
Montant Toujours à zéro
Observation 1 Année de référence des congés faisant l'objet du
report
Observation 2 Code des congés faisant l'objet du report
Origine (*) DV (indique l'origine de l'opération)
* : Les champs Nb de jours ouvrés et Origine sont enregistrés mais ne sont pas affichés.

Calcul du nombre de Jours ouvrés

Il est tenu compte de la façon dont les jours de congé ont été comptabilisés.
Si les congés sont comptabilisés en jours ouvrables par exemple, le nombre de jours
reportés est converti en nombre de jours ouvrés selon la règle suivante :
 1 jour ouvrable = 1 jour ouvré
 5 jours ouvrables = 5 jours ouvrés
 etc.
Sinon, le nombre de jours ouvrés est égal au nombre de jours reportés sur le CET.
Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein

La transposition des jours ouvrables en jours ouvrés est paramétrable dans les règles
relatives aux calendriers et unités.
Il est tenu compte du temps de travail contractuel du salarié en appliquant la formule
suivante :
Nb de jours équivalent temps plein = (Nb de jours ouvrés * Pourcentage temps plein
payé) / 100
Calcul des Heures

Le calcul s'effectue en minutes, selon la formule suivante, et est affiché sous la forme
Heures:Minutes :
Durée (en minutes) = Nombre de jours ouvrés * Heures payées par jour * 60
Le Pourcentage temps plein payé et les Heures payées par jour doivent avoir été
renseignés, pour le salarié considéré, au niveau de son temps de travail contractuel.
Rectifier un report de congés déjà effectué

Le but est de modifier ou de supprimer une opération enregistrée sur le CET d'un salarié.
Effectuez les rectifications directement dans l'occurrence concernée du report sur compte
d'épargne. Vous pouvez modifier :
 Le motif
 Le nombre de jours reportés (en plus ou en moins)
 L'identification du CET
 La date de prise en compte
Les corrections effectuées dans les champs engendrent des nouvelles occurrences
opération "rectificatives" dans le CET.
Par exemple, si le nombre de jours reportés est diminué de 8 à 6 jours, il sera créé une
nouvelle occurrence opération de -2 jours (nombre négatif).

Pièges à éviter
Pour annuler totalement une opération de report sur CET, effacez ces champs. Ne
supprimez pas l'occurrence, sinon les autres informations concernant ce congé serait
perdues du même coup (notamment le détail des droits acquis ainsi que le solde).
La correction peut donner lieu à la création de plusieurs occurrences d'opérations, en
fonction de sa nature. Par exemple si l'identification du CET à alimenter est modifiée, une
première occurrence annule le nombre de jours sur le premier CET, une seconde reporte
ce nombre de jours sur le second CET.
Alimenter le compte par des crédits de temps issus du

module Temps et Activité
Le but est d'alimenter le CET avec des crédits de temps acquis et non utilisés par le
salarié.
Pour reporter dans un CET des temps prélevés sur un compteur :
2. Créez une occurrence d'opération.
3. Dans cette occurrence, saisissez :

• La date de l'opération.
• Le code du compteur duquel est prélevé le temps à créditer sur le CET.
• Le code Type d'opération.
• Le type de compte épargne temps à créditer.
• La durée à alimenter sur le compte en heures et minutes (par exemple -05:30).
Pour créditer le CET, la durée doit être soustraite de la valeur courante du
compteur indiqué, par conséquent la valeur saisie doit être négative et l'option
Substitution ne doit pas être sélectionnée.
Après validation, les heures transférées sont déduites du compteur correspondant.

Une nouvelle occurrence opération est créée pour chaque CET crédité. Cette nouvelle
occurrence est renseignée comme suit :
Date d'opération Date d'opération saisie

Type d'opération Type d'opération saisie
Nb de jours ouvrés (*) Calculé (voir ci-dessous)
Jours ouvrés équivalent temps Calculés (voir ci-dessous)
plein
Heures Durée saisie (mais ici elle est positive)
Observation 1 Date d'opération en format AAAA-MM-JJ
Observation 2 Code du compteur duquel le temps
indiqué a été prélevé
Origine (*) TA (indique l'origine de l'opération)
* Les rubriques Nb de jours ouvrés et Origine sont enregistrées mais ne sont pas
affichées.

Le Pourcentage temps plein payé et les Heures payées par jour doivent avoir été
renseignés, pour le salarié considéré, au niveau de son temps de travail contractuel.
Le calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein s'effectue à partir de la durée saisie
ramenée à un nombre de minutes :
Nb de jours équivalent temps plein =Temps épargné (en minutes) / (Heures payées
par jour * 60)
Calcul du nombre de jours ouvrés

Ce calcul s'effectue comme suit :
Nb de jours ouvrés = (Nb de jours équivalent temps plein * 100) / Pourcentage
temps plein payé
Rectifier une opération enregistrée sur le CET

Sélectionnez le dossier du salarié concerné.
Vous pouvez modifier dans l'occurrence concernée :
 La date de prise en compte
 Le code du compteur
 Le type d'opération
 L'identification du CET
 La durée reportée

Les corrections effectuées au niveau de l'ajustement des compteurs engendrent des

nouvelles occurrences opérations "rectificatives" dans le CET.
Par exemple, si la durée reportée est diminuée de 8 à 6 heures, il sera créé une nouvelle
occurrence Opération de -2 heures (nombre négatif).
Selon la nature de la correction effectuée, il peut être créé plusieurs occurrences
Opération. Par exemple si l'identification du CET à alimenter est changée, il sera créé une
première occurrence pour annuler le nombre d'heures sur l'ancien CET et une seconde
pour créditer ce même nombre d'heures sur le nouveau CET.
Alimenter le compte par des éléments de paie

Le but est d'alimenter le CET avec des éléments de paie (exemple : prime sur objectif,
etc.).
L'élément de paie n'est pas payé au salarié, il est valorisé en temps, selon le salaire
horaire.
2. Alimentez le en saisissant deux éléments variables (ou autres modes de

déclenchement).
Par exemple, en utilisant le paramétrage fourni en exemple avec HR Access, vous

pouvez utiliser Paie / Mettre à jour / Saisie individuelle / Eléments variables pour saisir :
Rubrique Libellé Période Format Montant salarial

de paie
CE1 Jours CET épargnés 0006 M +4,000

CE2 Montant épargné 0006 M +2000,000
Les rubriques indiquées doivent être paramétrées dans la réglementation.

Lors du passage de paie suivant, une nouvelle occurrence d'opération est créée pour le
CET crédité. Elle est renseignée comme suit :
Date d'opération Date de passage de la paie
Type d'opération Type d'opération associé aux rubriques de paie
dans la réglementation. NUM dans le cas de
l'exemple fourni avec HR Access (alimentation du
compte CEA à partir des rubriques de paie CE1 et
CE2)
Jours ouvrés équitemps plein Nombre de jours saisis ou nombre calculé si c'est
un montant qui a été saisi (voir ci-dessous)
Heures Nombre d'heures calculé (voir ci-dessous)
Montant Montant saisi ou 0,00 si c'est un nombre de jours
qui a été saisi
Observation 1 Date de valeur de la rubrique nombre de jours
épargnés
Observation 2 Date de valeur de la rubrique montant épargné
Origine (*) 90 (indique l'origine de l'opération)
* La rubrique Origine est enregistrée mais n'est pas affichée.
Calculs
S'il a été saisi un nombre de jours, le nombre d'Heures payées par jour (défini au niveau
du temps de travail contractuel du salarié) est utilisé pour calculer le nombre d'heures
épargnées.
Si c'est un montant qui est saisi, le taux horaire du salarié est utilisé pour calculer le
nombre d'heures épargnées. Le nombre de jours équivalent temps plein est calculé à
partir de cette durée comme pour l'alimentation à partir du module Temps et Activité.
Décompter des congés pris sur le compte épargne temps

Dossier individuel / Absence / Saisir les absences
Pour décompter des congés pris sur un CET:
2. Saisissez une absence paramétrée à cet effet dans la réglementation, avec les
rubriques suivantes :
• Motif : Indiquez un code absence imputable au CET à débiter.
• Dates calendaires de début et de fin d'absence.
Le compte épargne débité dépend du paramétrage du code absence utilisé. Dans le cas
du paramétrage livré comme exemple avec HR Access, le code absence "CET" est
paramétré pour imputer le compte CEA en priorité, et éventuellement le compte CEB si
les droits sont épuisés sur CEA.

Résultat
Une nouvelle occurrence d'opération est créée pour le CET débité. Elle est renseignée
comme suit :
Date d'opération Date du jour
Type d'opération Type d'opération CET auquel est relié le code absence
utilisé
Ce type d'opération est défini dans la réglementation
Dans le cas du paramétrage fourni en exemple avec
HR Access, le type d'opération est CET pour le code
absence CET
Nb de jours ouvré Calculés (voir ci-dessous)
(*)
Jours ouvrés Calculés (voir ci-dessous)
équivalent temps
plein
Heures Calculées (voir ci-dessous)
Observation 1 Date de début du congé dans le format AAAA-MM-JJ
Observation 2 Date de fin du congé dans le format AAAA-MM-JJ
Origine (*) AG (indique l'origine de l'opération)
* : Les rubriques Nb de jours ouvrés et Origine sont enregistrées mais ne sont pas
affichées.
Calcul du nombre de jours ouvrés

Le nombre de jours ouvrés est calculé à partir des dates début et fin de l'absence, en
tenant compte du calendrier et du cycle de travail défini pour le salarié.
Il est tenu compte du temps de travail contractuel du salarié en appliquant la formule

suivante :
Nb de jours équivalent temps plein = Nb de jours ouvrés * Pourcentage temps plein payé
/ 100
Calcul des Heures
Le calcul s'effectue en minutes, selon la formule suivante, et est affiché sous la forme
Heures:Minutes :
Durée (en minutes) = Nombre de jours ouvrés * Heures payées par jour * 60

Rectifier une absence déjà saisie

Dossier individuel / Absence / Saisir les absences
Effectuez les rectifications directement dans l'occurrence correspondante de l'absence de
gestion. Vous pouvez modifier :
 Le code absence
 La date de début du congé
 La date de fin de congé
La saisie des absences étant elle-même historisée au niveau du processus Absences, il
n'y a pas de création d'occurrences d'opération "rectificative" au niveau du compte
d'épargne. C'est l'occurrence d'origine qui est modifiée pour tenir compte des nouvelles
dates (nouveau nombre de jours et d'heures) ou du nouveau code absence (changement
éventuel des codes type de compte et type d'opération).
Mettre le compte à jour manuellement

Des ajustements manuels sur le compte peuvent être nécessaires, par exemple pour
mettre en œuvre des dispositions spécifiques à un compte qui ne peuvent être réalisées
autrement.
Les modifications effectuées sur le CET ne sont pas répercutées sur les absences, ni sur
la paie, ni dans les Temps et Activités. Par conséquent la prudence est recommandée si
vous modifiez ou supprimez des occurrences générées automatiquement depuis ces
processus.
La page Comptes d'épargne temps présente une occurrence par opération effectuée, tous
types de compte confondus. Vous pouvez limiter l'affichage avec les champs Type
d'opération, Compte ou Date.
Pour mettre le compte à jour manuellement :
2. Créez une occurrence d'opération pour saisir les mouvements adéquats, créditeurs ou
débiteurs.
3. Indiquez :
• La Date
• Le Type d'opération (il est recommandé, afin d'identifier la nature spécifique de la
mise à jour, d'utiliser un type d'opération spécialement créé à cette intention)
• Le Type de compte
• Les Jours ouvrés équivalent temps plein
• Les Heures
Pour créditer le compte, saisissez un nombre de jours et d'heures positif. Pour le
débiter, saisissez une valeur négative.
ATTENTION : Il n'y a aucun calcul ni contrôle en ce qui concerne les valeurs saisies.
Les rubriques sont enregistrées comme elles ont été saisies. Celles pour lesquelles il n'y a
pas de champ saisissable (Nb de jours ouvrés, Origine) reçoivent la valeur zéro ou
espace. La rubrique Solde est recalculée.

Créer les règles du Compte Epargne Temps

Utilisez HR Configuration Tool pour créer et modifier les règles du Compte Epargne
Temps. Voir la documentation de HR Configuration Tool et l'aide en ligne sur les objets
réglementaires.
Créer des types de CET

Il faut créer au moins un type de CET pour que les salariés puissent commencer à
épargner.
Précisez le modèle d'appartenance, un code unique à 3 caractères identifiant le type de
compte et un libellé.
Les types de CET sont répertoriés dans le répertoire HM2 Types de comptes épargne
temps (domaine 4).
Les codes suivants sont livrés avec HR Access. Vous pouvez les utiliser tels quels, les
modifier, et les compléter (par exemple pour identifier les opérations saisies directement
au niveau du compte).
Code Libellé
CEA Compte épargne A
CEB Compte épargne B
Définir des types d'opération

Un type d'opération est défini dans le répertoire HM1 Types d'opérations comptes
épargne (domaine 4) par un code de 3 caractères et un libellé.
Les codes suivants sont livrés avec HR Access. Vous pouvez les utiliser tels quels, les
modifier, et les compléter (par exemple pour identifier les opérations saisies directement
au niveau du compte).
Code Libellé Usage

CET Consommation congés CET Débit via le code absence CET
CJR Conversion jours de repos en CET Crédit via compteurs T & A
(T&A)
E13 Epargne CET 13ème mois Crédit via la paie par
conversion du 13ème mois
NUM Alimentation en numéraire du CET Crédit via rubr. de paie CE1 et
CE2
REP Report congés payés Crédit via le code absence CPN

Relier des types d'opérations à des types d'absences

Ce paramétrage permet la mise à jour automatique du CET lorsque certaines opérations
sont effectuées au niveau de la gestion des absences.
Le paramétrage des comptes épargne de cette procédure permet de définir un code
opération CET pour le code type d'absence courant.
Un code type d'absence (ou de congé) associé à un type d'opération CET peut être défini
comme débiteur ou comme créditeur par rapport au compte d'épargne :
 Un code débiteur permet de consommer les droits acquis sur le compte d'épargne.
 Un code créditeur permet d'alimenter le compte avec les droits acquis sous ce code
congé.
Opérations de débit
Créez un ou plusieurs codes absence qui seront utilisés pour la consommation des droits
du ou des CET (les codes absence sont définis dans le répertoire DSJ Motifs d'absence).
Vous devez paramétrer le code absence comme débiteur sur le ou les comptes d'épargne
à débiter et indiquer le code opération à utiliser.
Vous pouvez choisir d'utiliser un code absence différent pour chaque type de CET ou au
contraire définir un code absence commun à plusieurs CET.
Dans le second cas, les droits sont débités en priorité sur le premier compte indiqué. Ils
seront débités sur le second lorsque les droits du premier compte seront épuisés et
éventuellement sur le troisième si les deux premiers comptes sont épuisés.
A titre d'exemple, HR Access est livré avec le code absence CET paramétré en débit sur
le compte d'épargne CEA en priorité et CEB ensuite. Le code type d'opération est CET.
Opérations de crédit
Généralement, c'est un code congé payé existant (par exemple le code correspondant
aux congés payés légaux) que vous définirez comme créditeur et que vous associerez à
un type d'opération CET (les codes absence sont définis dans le répertoire DSJ Motifs
d'absence).
Vous n'avez pas à indiquer le type du compte à créditer. Le compte à créditer est spécifié
au coup par coup par le gestionnaire au moment où l'opération de report de congé est
effectuée.
A titre d'exemple, HR Access est livré avec le code absence CPN (congés payés)
paramétré en crédit avec le code (type d'opération) REP.
Remarque : L'unité de décompte affectée au code congé est utilisée pour calculer les
droits crédités sur le CET. Seulement les unités de décompte suivantes sont prises en
compte :
02 : Jours ouvrables 03 : Jours ouvrés
22 : 1/22ème 25 : 1/25ème
89 : Jours travaillés

Relier des types d'opérations à des rubriques de paie

Ce paramétrage permet l'alimentation automatique à partir de la paie du compte
d'épargne choisi.
Ouvrez le type de compte désiré ou sélectionnez-le dans la population courante.
Le paramétrage s'effectue en associant deux rubriques de paie et un type d'opération au
CET.
La première rubrique de paie correspond à un montant investi par le salarié et la seconde
à un nombre de jours de congé investi. Vous pouvez associer jusqu'à trois types
d'opération, chacun à deux rubriques de paie. La nature de l'opération (débit ou crédit)
est également précisée.
Les rubriques de paie doivent avoir été définies dans la paie (répertoire DRC Rubriques
de paie).
Lors du calcul de la paie (programme DBA), le déclenchement de ces rubriques génère
une opération du type indiqué pour le CET correspondant. La remontée de paie
entraînera la mise à jour du dossier du salarié.
A titre d'exemple, HR Access est livré avec le paramétrage suivant :
La rubrique de paie CE1 (nombre de jours) et CE2 (montant) sont associées au type
d'opération NUM pour créditer le compte CEA.
De base les rubriques CE1 et CE2 n'ont aucun autre effet que la génération des
opérations CET. Elles sont à votre disposition pour tout paramétrage complémentaire que
vous voudrez mettre en place (par exemple imputation du montant sur la paie du
salarié). Ceci dépendra beaucoup du cadre légal et contractuel dans lequel se place la
mise en œuvre du CET.

Index
CDD
Contrat de travail • 29
CDI
Contrat de travail • 29
Certificat de travail • 43, 44
A CET
Alimentation • 57, 59, 61, 63
Absence Calcul • 60
Découpage • 51 Clôture • 58
Hors paie • 52 Consultation • 58
Prolongation • 52 Fermeture • 58
Absence indemnisée • 51 Ouverture • 58
Absences de type congés payés • 50 Présentation • 57
Adresse Utilisation • 57
Hexaposte • 16 Changer de masque favori • 12
Afficher des déclarations • 31 Choisir le masque d'embauche • 12
Alimentation Choisir un processus d'embauche par étapes • 13
CET • 57, 59, 61, 63 Clôture
Alimenter et utiliser les droits • 57 CET • 58
Alimenter le compte par des crédits de temps issus Code INSEE
du module Temps et Activité • 61
Adresse • 16
Alimenter le compte par des éléments de paie • 63
Comment fonctionne l'alimentation automatique •
Alimenter le compte par report de congés • 59 23
Annuel Comment procéder • 11, 13, 18, 19, 24, 31
Prime annuelle • 19 Compléter la saisie • 11
Annulation • 19, 20, 21, 26 Composition familiale • 38
Annuler des mouvements du personnel • 26 Compte Epargne Temps
Annuler l'embauche d'un candidat • 26 voir CET • 57
Annuler les déclarations liées à la sortie annulée • Compte épargne temps (CET) • 57
28
Compte Personnel de Formation • 54, 55
Annuler une embauche • 26
Configurer l'embauche par étapes • 13
Annuler une mutation • 27
Congé
Annuler une réembauche • 27
Report (CET) • 59
Annuler une sortie • 27
Consultation
Attestation d'emploi • 44
Opérations CET • 58
Solde CET • 58
B Consulter et mettre à jour des dossiers • 37
Consulter les absences • 48
Bonus • 19
Consulter les autres absences • 55
Consulter les droits à indemnisation • 51
C Consulter les droits et absences de type Sécurité
Sociale • 51
Calcul des Heures • 60, 65
Consulter les états disponibles • 43
Calcul des Jours ouvrés équivalent temps plein •
60, 62, 65 Consulter les horaires théoriques • 46
Calcul du nombre de jours ouvrés • 62, 65 Consulter les opérations et le solde • 58
Calcul du nombre de Jours ouvrés • 60 Consulter/Mettre à jour des données individuelles •
31
Calculs • 64
Contrat de travail • 11, 14, 29
Cas particulier • 36
Contrôles des données • 11
Cas particulier
Convocation
contrat à durée déterminée • 26
Visite médicale • 44
Cas spécifiques • 40
Convocation à la visite médicale • 44
CDAPH
Core HR • 6
Classification • 39

Index
CPF • 54, 55 Embauche

Abondement • 55 Contrat de travail • 11, 14
Crédit de temps • 61 Documents • 28
Créer des types de CET • 67 DPAE • 11, 14
Créer et modifier un masque • 12 Embaucher un apprenti • 24
Créer le dossier individuel • 11, 13 Embaucher un candidat • 20
Créer les règles du Compte Epargne Temps • 67 Embaucher un salarié - Embauche détaillée • 15
Créer un contrat • 23 Emploi
Créer une demande KFP • 33 Attestation • 44
Enregistrer la sortie d'un salarié • 25
Enregistrer les entrées de personnel • 9
D
Epargne Temps
Déclaration Compte - voir CET • 57
DPAE • 11, 14 Equivalent
Déclaration des Mouvements de Main d'Œuvre • 35 Temps plein (CET) • 60
Déclaration Préalable A l'Embauche • 30 Equivalent temps plein • 58
Déclarer avec un fichier • 30 Etats édités à la demande • 29
Décompter des congés pris sur le compte épargne Exception
temps • 64
Profil particulier • 18
Découpage
Exception pour une journée • 47
Absences • 51
Exception pour une période • 47
Définir des types d'opération • 67
Exemples • 17
Définir les caisses de cotisation d'un dossier
Exemption
individuel • 23
Pénibilité • 41
Définir les facteurs de risques • 41
Explicite
Définir les facteurs de risques d'une personne • 41
Caisse de cotisation • 23
Définir un temps partiel thérapeutique • 53
Définir une exception pour la paie • 18
Dématérialisation F
DPAE • 32, 33
Facteur
Documentation de référence • 5
Risque • 41
DOETH • 39
Fermeture
Dossier individuel
CET • 58
Caisse • 23
Forcer la valeur des caisses de cotisation • 23
Dossiers de paie • 22
DPAE
Dématérialisation • 32, 33 G
Embauche • 11, 14 Gérer la pénibilité au travail • 41
Droit Gérer les abondements du Compte Personnel de
CET • 57 Formation • 55
Indemnisation • 51 Gérer les absences • 48
Sécurité sociale • 51 Gérer les activités • 45
Gérer les activités et les absences • 45
E Gérer les Comptes Epargne Temps • 58

Gérer les données d’une déclaration • 31
Editer la DMMO • 35 Gérer les données individuelles • 37
Editer la DPAE et le contrat de travail • 11, 14 Gérer les multi-contrats • 22
Editer les documents de gestion quotidienne du Gérer les temps partiels thérapeutiques • 53
personnel • 43
Gérer une prime annuelle et un treizième mois • 19
Éditer les documents liés à la sortie • 36
Gestion administrative • 9
Éditer les documents liés à l'embauche • 28
Effectuer une mutation • 21

Index
H CET • 60
Note sur le paramétrage de la paie • 19
Handicap
Situation médicale • 39
Hexaposte
O
Adresse • 16 Opération
Horaire théorique • 46 CET • 58
Horaire théorique Opérations de crédit • 68
Cas particulier • 49 Opérations de débit • 68
Hors paie Ouverture
Absence • 52 CET • 58
Ouvrir ou clore un compte d'épargne temps pour
un salarié • 58
I
Impact en paie • 42
P
Impacts en paie • 21, 51
Impacts en paie d'une absence indemnisée • 52 Paie
Indemnisation Dossier • 22
Droits • 51 Paiement
Indemnités Journalières de Sécurité Sociale • 53 Treizième mois • 19
Indiquer la rémunération pour la paie • 18 Particulier
Indiquer une affectation • 17 Profil • 18
Informations requises • 15 Partiel
INSEE Temps partiel thérapeutique • 53
Adresse • 16 Passer le type de gestion d'un dossier de multi à
Introduction • 5, 9, 45 mono-contrat • 23
Pénibilité
Exemption • 41
J Facteur de risques • 41
Jours ouvrés Prévention • 41
Calcul • 60 Pièges à éviter • 61
Prévention
Pénibilité • 41
L
Prime
Lancer la demande KFP • 34 Annuelle • 19
Lancer un traitement batch de la dématérialisation Processus guidés • 8
• 33 Produire la DPAE dématérialisée • 31
Liste des facteurs liés à la pénibilité au travail • 41 Produire un ensemble de déclarations • 32
Produire une seule déclaration • 33
M Profil
Particulier • 18
Mettre le compte à jour manuellement • 66
Prolonger une absence indemnisée • 52
Modifier la date d'embauche • 17
Modifier les horaires théoriques • 46
Mois Q
Treizième mois • 19 Quel type de processus d'embauche utiliser ? • 10
Mouvements de personnel • 9
R
N
Réaliser l'embauche • 20
Navigation dans HRa Space • 7 Rectifier un report de congés déjà effectué • 60
Nombre de jours Rectifier une absence déjà saisie • 66

Index
Rectifier une opération enregistrée sur le CET • 62 TPT

Récupérer un dossier individuel existant • 11, 13 Temps partiel thérapeutique • 53
Réembaucher un salarié • 20 Treizième mois • 19
Régime spécial • 23 Types de mise à jour • 39
Relier des types d'opérations à des rubriques de
paie • 69
U
Relier des types d'opérations à des types
d'absences • 68
Utilisation
Report
Droits du CET • 57
Congés (CET) • 59
Utiliser le CET • 57
Reprendre une embauche démarrée • 14
Utiliser l'embauche modélisée • 11
Représentation sociale • 39
Utiliser l'embauche par étapes • 13
Résultat • 59, 65
Retour de l’OPS • 34
Risque
V
Facteur • 41 Vérifier le découpage de l'absence • 52
Pénibilité • 41 Vérifier le salaire de référence • 52
Vérifier les droits à indemnisation • 51
S Visite médicale
Convocation • 44
Saisie collective • 49
Visualiser l'avancement des embauches • 14
Saisie de masse • 49
Voir les informations manquantes • 17
Saisie d'une absence indemnisée • 52
Saisie individuelle • 48
Saisir la rémunération • 17
Saisir les absences • 48
Saisir les données de l'étape d'embauche • 14
Saisir les heures différentes du théorique • 47
Saisir un formulaire en ligne • 30
Salaires de référence utilisés dans le calcul des
indemnités • 51
Salariés handicapés • 39
Sécurité sociale
Absence • 51
Droits • 51
Sélectionner le dossier d'un candidat • 20
Solde
CET • 58
Sortie
Documents • 36
Suivre la DPAE • 31
T
Témoin Prolongation • 49
Temps
Compte épargne - voir CET • 57
Temps partiel thérapeutique • 53
Temps plein
Equivalent (CET) • 60
Thérapeutique
Temps partiel thérapeutique • 53

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HR Data Management

Core HR - Administration du personnel

HRa Suite 9.1

Quatrième édition: Mai 2016

© 1996-2015 Sopra HR Software. Tous droits réservés.

Mise à jour de la documentation

Chapitre 1 La gestion administrative .............................. 9

Gérer les activités et les absences ................................ 45

Compte épargne temps (CET) ....................................... 57

Ce guide s'adresse à l'Expert RH. Il présente la gestion quotidienne du personnel

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 5

6 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Navigation dans HRa Space

1 Domaines 2 Thèmes 3 Actions

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 7

Dans la documentation, l'emplacement d'une page est indiqué comme suit:

8 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Les mouvements de personnel

Enregistrer les entrées de personnel

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 9

2. Recherchez le dossier avec le champ Nom.

Quel type de processus d'embauche utiliser ?

10 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Utiliser l'embauche modélisée

Dossier individuel / Entrée / Embauche/Réembauche modélisée

Editer la DPAE et le contrat de travail

Lorsque la saisie est complétée :

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 11

Choisir le masque d'embauche

L'embauche modélisée est basée sur un masque.

Créer et modifier un masque

Chaque masque a un propriétaire, qui seul peut le modifier.

► Cliquez sur dans la bannière.

12 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Utiliser l'embauche par étapes

Dossier individuel / Entrée / Embauche/Réembauche par étapes

Récupérer un dossier individuel existant

Lorsque la personne à embaucher a déjà un dossier individuel, parce qu'elle a par

Créer le dossier individuel

Si la personne n'est pas référencée dans un dossier individuel :

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 13

Saisir les données de l'étape d'embauche

► Utilisez l'onglet Etape en cours pour saisir les données.

Visualiser l'avancement des embauches

Reprendre une embauche démarrée

Pour reprendre l'embauche pour un dossier:

Editer la DPAE et le contrat de travail

Lorsque la saisie est complétée :

14 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Embaucher un salarié - Embauche détaillée

Information Source Observations

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 15

Mode de paiement Choix du salarié Par défaut, le paiement est

16 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Modifier la date d'embauche

Voir les informations manquantes

Indiquer une affectation

Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur 17

Indiquer la rémunération pour la paie

Données à renseigner ... Par défaut ...

Définir une exception pour la paie

18 Core HR - Personnel Management — Guide utilisateur

Gérer une prime annuelle et un treizième mois

Vous pouvez préciser dans le dossier individuel que la personne bénéficie :