IP GFORM Demandeur Support Formation 20191112

IProcurement
iProcurement
Guide Pas à Pas
Version : 12/11/2019
Oracle E-business suite 12.2.7 1

IProcurement Pour une bonne formation, merci
▪ D’activer le menu silence de votre téléphone portable
▪ De ne pas consulter vos courriels pendant la formation
▪ De respecter les temps de pause
Et n’hésitez pas à participer et à poser des questions !
2
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7
Principes de navigation
Assistance GEDEM 104 13

CAS 1 : DA sur catalogue
Zoom sur certaines 84 Consultation des DA 29

fonctionnalités
Réception totale et partielle 36

Test général 82 IP
CAS 1 bis : 46
78 - DA sur catalogue externe
CAS 4 : - Note acheteurs/Fournisseurs
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
Correction de réception et Pause - Imputation comptable
consultation historique 71 - Circuit d’approbation
- Ajout PJ
Cas transverses
Les différents cas de DA 3
IProcurement Les gains fonctionnels
Homogénéiser et fluidifier ▪ Homogénéisation des bonnes pratiques

les processus ▪ Rationalisation des règles de validation
▪ Dématérialisation du circuit de validation

Amélioration de la
gouvernance de la ▪ Traçabilité, de l’expression du besoin jusqu’au règlement du fournisseur
dépense ▪ Amélioration du contrôle de la dépense
▪ Point d’entrée unique pour l’offre contractualisée par les acheteurs

Amélioration de la mise à ▪ Amélioration de l’accès et de la compréhension des marchés
disposition des marchés
▪ Meilleure adhésion aux contrats
▪ Contrôle de l’utilisation des marchés
▪ Reporting commun
BI APPS
▪ Remontées automatiques des informations venant d’IP
4
IProcurement Synthèse des processus
DA Validation Commande Réception
Livraison / Service
Facture
Ce circuit est un exemple fait
Demandeur
Une Demande Fournisseur
d’Approvisionnement est
constituée d’articles ajoutés
au panier et d’informations
d’en-tête Manager Contrôleur
hiérarchique de gestion
Les circuits de validation
suivent les règles de
délégation des
départements
Catalogue Traitement
Et automatique
Marché simple par l’outil
Le pupitre achats est l’espace dédié aux acheteurs de Hors catalogue

la RATP. Il est dans PO. Les acheteurs vont y Et Pupitre achats *
Marché complexe
récupérer les demandes d’approvisionnement
validées afin de les traiter et de les envoyer aux
fournisseurs
Exemple : CMA pour SIT, CSP pour les départements Demandeur

clients, cellules achats, SCHA pour MRB
Tout le monde peut
réceptionner 5
IProcurement Différents cas de demande d’approvisionnement (DA)
Cas 1 et 1 bis Cas 2 Cas 3 Cas 4

DA sur Catalogue DA sur un marché / DA sur un marché / Accord DA Hors Catalogue
Accord Cadre simple Cadre complexe
Exemple: Lyreco
Création de la DA à partir
Création de la DA
d’un formulaire d’expression
à partir d’un marché simple, complexe ou catalogue
du besoin
Validation de la DA par les approbateurs du circuit de validation
Transformation de la DA en commande dans le

« Pupitre achats »
Envoi manuel au fournisseur
Commande générée automatiquement à => Intervention de l’acheteur

partir de la DA et envoyée au fournisseur
Réception de la DA dans IProcurement
6
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Navigation : Connexion à l’application
La connexion à l’application est automatique via le système de Web-SSO en place à la RATP.

Les responsabilités IP s’ouvrent sur l’onglet « Approvisionnement » et le bandeau ci-dessous est
visible:
▪ Mon panier(1) Permet d’accéder directement au panier lorsqu’il contient des articles.
▪ Accueil Cliquer dessus a pour effet de revenir à la page d’accueil.
▪ Favoris Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer des pages de l’outil
sous forme de favoris, à la manière des navigateurs web.
▪ Paramètres Accéder aux préférences utilisateurs.
▪ Liste à traiter Permet accéder directement aux notifications si vous avez un profil valideur.
▪ Aide Cette fonctionnalité ne vous sera pas utile
▪ Déconnexion Elle permet de se déconnecter de l’application.
* = les questions / zones marquées d’un astérisque sont obligatoires.
Pour naviguer dans l’outil, la bonne pratique est d’utiliser les boutons de l’application et non ceux du
navigateur
8
IProcurement Navigation : l’onglet Approvisionnement
L’onglet Approvisionnement est l’onglet permettant d’effectuer des DA
Il permet de :
▪ Trouver les articles en utilisant soit le moteur de recherche, soit en naviguant parmi les catalogues
▪ Les ajouter au panier
▪ Créer une Demande d’achat (DA) à partir du panier d’achat.
▪ Gérer les articles favoris
▪ Effectuer des DA hors catalogue
Noter également la présence de liens utiles à droite de l’écran : liens intranet, l’espace UrbanWeb
contenant l’ensemble des guides utilisateurs, l’application GeDem qui vous permet d’adresser vos
demandes de support directement à l’équipe en charge via un système de tickets.
9
IProcurement Navigation : l’onglet Suivi des demandes
L’onglet « Suivi des demandes » est l’onglet permettant de suivre le statut des demandes d’achats de voir les
notifications et les approbations lorsque que vous avez un profil approbateur.
L’onglet Suivi des demandes est l’onglet de consultation qui permet de :

▪ Consulter les DA effectuées
▪ Dupliquer une DA
▪ Compléter une DA sauvegardée
▪ Modifier, annuler ou supprimer une DA
▪ Voir les mails envoyés par l’outil (Onglet « Notifications »)
▪ Voir les demandes d’achats à approuver (Onglet « Approbations »)
Par défaut, la liste présentée est celle de vos DA. Il est possible d’étendre la vue à celles de son équipe de
travail (les autres demandeurs partageant les mêmes valideurs) et d’agir dessus comme si vous en étiez le
créateur (duplication, modification, annulation).
10
IProcurement Navigation : l’onglet Réception
L’onglet « Réception » est l’onglet permettant de gérer la réception des commandes.
Il permet de :
▪ Effectuer la réception des commandes passées dans l’outil

▪ Visualiser les BER précédemment créés
▪ Modifier ou annuler une réception
11
IProcurement Navigation : Lancer des états depuis IP
L’onglet « Etats » permet de lancer des états depuis IP.
Il permet actuellement de lancer le traitement: « Bulletin Guide Utilisateur : « Imprimer le BER

d’enregistrement de réception ». depuis IP »
12
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas 1 Utiliser le moteur de recherche par mots clé (1/2)
Pour un suivi plus aisé, il est recommandé de faire une DA par fournisseur
1 Entrer les mots-clés et cliquer sur « Rechercher »
Utiliser deux signes « % » pour encadrer votre recherche. Cela indique à l’outil d’ignorer les caractères avant/après la
recherche dans un libellé.
2 La liste des articles, résultat de la recherche, apparait:
14
IProcurement Cas 1 Utiliser le moteur de recherche par mots clé (2/2)
Il est possible, au besoin, d’utiliser la recherche avancée pour disposer de filtres plus précis.
1 Depuis l’onglet « Approvisionnement », dans la rubrique « Offre Catalogue »
2 Renseigner les champs pour affiner votre recherche comme dans l’exemple ci-dessous :
3 Vous pouvez également ajouter des champs de recherche

Dans la liste de valeur « Ajouter un(e) autre », choisir un nouveau critère (ici CTA) et cliquer sur « Ajouter ».
Le champ est ajouté à l’ensemble des critères de recherche.
4 Cliquer sur « Accéder » pour afficher les résultats de la recherche.

15
IProcurement Cas 1 Naviguer dans les catalogues
Cette méthode est une alternative
pour trouver les articles. Elle consiste
à cliquer sur un catalogue, puis sur les
1 catégories et les sous-catégories,
jusqu’à trouver les articles
Il est également possible de :

2 ✓ Comparer des articles
entre eux.
✓ Mettre des articles en
favoris.
Guide utilisateur :
« Comparer des articles » &
« Définir des articles
3 favoris »
La liste des articles présente les résultats de la recherche sous une forme compacte
16
IProcurement Cas 1 Fiche détaillée d’un article catalogue
Après avoir cliqué sur la description de l’article, le détail apparait Pour revenir à la liste des
Depuis cet écran, il est possible de : articles, cliquer sur « Retour »
▪ Ajouter l’article au panier en bas de la page.
▪ Mettre l’article en favoris
Attention à bien contrôler le conditionnement de l’article avant d’ajouter une quantité au panier.
Celui-ci est indiqué soit :
▪ Au niveau de la ligne « Conditionnement » (exemple : boîte de 100, durée 3 jours)
▪ Au niveau de la ligne « Contrôle conditionnement » (exemple : 54). La quantité ajoutée devra
être un multiple du nombre affiché (palette de 9 packs de 6 bouteilles)
17
IProcurement Cas 1 Ajouter les articles au panier
1 Rechercher un article et entrer la quantité souhaitée.

2 Cliquer sur l’icône « Caddie » à côté.
Il est également possible de cocher

les articles et de cliquer sur
« Ajouter au panier » en haut de
l’écran. C’est une alternative.
3 A droite de l’écran, le panier contient à présent les lignes

ajoutées.
4 Cliquer sur « Voir le panier et valider » pour continuer.
Il est recommandé de créer une DA par fournisseur pour faciliter le suivi.

18
IProcurement Cas 1 La description du panier
Le panier récapitule les achats effectués et permet de saisir les informations d’en-tête et de modifier les lignes.
Depuis le panier, il est possible de :
▪ Saisir les informations d’en-tête

▪ Modifier les quantités ajoutées et le
prix (lorsque c’est possible).
▪ Supprimer un article ajouté en
cliquant sur l’icône « Poubelle ».
▪ Revenir en arrière en cliquant sur
« Continuer mes achats » en bas à
gauche.
▪ Sauvegarder la DA en cliquant sur
« Sauvegarder ».
▪ Finaliser la DA en cliquant sur
« Suivant »
Attention à bien cliquer sur « Suivant » pour finaliser la DA et non sur

Guide utilisateur :
« Sauvegarder », qui aura pour effet de sauvegarder la DA pour plus
« Consulter une DA ».
tard. Il faudra se rendre dans le Suivi des demandes pour la retrouver.
Le contenu du panier ne disparait pas après votre déconnexion, les articles et les quantités restent toujours
en mémoire. Cela permet par exemple de constituer progressivement le panier, en plusieurs jours.
19
IProcurement Cas 1 Renseigner et soumettre la DA sur un catalogue(1/5)
Vous êtes dans la page « Mon panier »

1 Renseigner les informations d’en-tête de la DA
Les informations saisies en en-tête sont

propagées sur toutes les lignes de la DA
Si vous travaillez en groupe, il est conseillé de faire

Renommer la description de la DA figurer vos initiales au début afin de facilement
a (max. 240 caractères) retrouver le propriétaire de la DA dans le Suivi des
demandes.
Saisir une date de besoin
b Cliquer sur le calendrier et choisir la date Il est important de mettre une date réelle de besoin
(J+1 minimum) car l’outil se base dessus pour envoyer des relances
au niveau de la réception. C’est également la date
La valeur « Plusieurs » signifie qu’il existe des
que recevra le fournisseur sur la commande.
dates de besoin différentes sur les lignes de la
DA :
Renseigner l’ensemble des champs de l’entête
puis cliquer sur « Plusieurs » pour accéder à la
page « Modifier et soumettre la DA ». Modifier
la date de besoin sur les lignes.
c Saisir un lieu de mise à disposition Guide utilisateur : « Gérer les lieux de livraison ».
20
IProcurement Cas 1 Renseigner et soumettre la DA sur un catalogue (2/5)
2 Renseigner les informations supplémentaires
Prescripteur : renseigné par défaut avec la valeur

a « Aucun ».
Centre gestionnaire : permet de déduire le
b département du demandeur, il est renseigné par
défaut. Il peut être modifié par le demandeur.
Etab Centre Prescripteur & Centre Prescripteur :

c Champ spécifique destinée aux DA ING.
Référence de l’affaire/Date de
d consultation/Date de l’offre/Délai d’exécution
des travaux : champ libre, renseigner si
applicable.
3 Renseigner les informations de livraison
Par défaut, le champ « demandeur » est

a renseigné avec votre nom
Le champ « Téléphone » est renseigné par
b défaut.
Renseigner le « destinataire de la livraison ».
c C’est un champ libre, un complément d’adresse :
Ex: « Mr Dupont » / « Bureau 11 »
(Max. 40 caractères) 21
4 Les informations de facturation sont générées par défauts (et modifiables)
La clé d’imputation est renseignée par défaut

par les informations de votre profil
Guide utilisateur : « Modifier la clé d’imputation »
5 Renseigner les informations au niveau des lignes
a Le prix des articles catalogue est renseigné

Modifier les quantités si besoin
par défaut et il n’est pas modifiable.
b Ajouter un Alias si besoin Guide utilisateur : « Alias : Utilité et

fonctionnement »
6 Cliquer sur le bouton « Suivant »
Vous pouvez quitter le panier pour ajouter des articles en cliquant sur le bouton « Continuer les
achats » en bas du panier. Le panier ne sera pas vidé.
22
Vous êtes dans la page « Modifier et soumettre la demande d’achat »
7 Gérer le circuit d’approbation de la DA
Guide Utilisateur : « Modifier

le circuit d’approbation » &
« Ajouter des pièces-jointes »
8 Ajouter une note et des documents joints à la DA
Note à l’acheteur: Elle est visible en interne (valideurs, demandeurs du groupe). Attention, l’acheteur n’est pas toujours impliqué dans
le processus d’approvisionnement : il intervient uniquement pour les DA hors catalogue et les achats sur marché complexe.
Note au fournisseur: Elle est visible en interne (valideurs, demandeurs du groupe). Il est important de noter que la note au fournisseur
figure sur le bon de commande généré par l’application.
9 Vérifier les informations des lignes
Le bouton « Page imprimable » permet d’afficher le contenu de la DA dans une page optimisée que l’on
peut imprimer ou enregistrer en PDF. 23
10 Modifier les informations en masse si nécessaire:
a Sélectionner les lignes à mettre à jour
b Cliquer sur l’action « Mettre à jour »
c Renseigner les valeurs dans la fenêtre pop-up.
Cliquer sur « Appliquer » : les nouvelles valeurs

d sont propagées sur l’ensemble des lignes de la
DA.
11 Cliquer sur « Soumettre » pour finaliser la création de la DA
La DA suit à présent le parcours de validation pour être à l’issue transformée en commande.
Pour quitter la page et revenir à l’offre catalogue cliquer sur « Retour à Achats » en bas de page. Un
message d’avertissement précise que les données de cette page ne sont pas sauvegardées. Les données
du panier seront conservées par contre et accessibles depuis l’onglet « Approvisionnement ». 24
IProcurement Cas 1 Modifier l’adresse de livraison
Si vous connaissez le code, tapez simplement les premiers caractères dans le champ « Lieu de mise à
disposition ».
1 Cliquer sur la loupe du champ « Lieu de mise à

disposition »
Sur la pop-up, se positionner sur « Adresse »,

2 taper la recherche en séparant par des signes
« % » et appuyer sur « Exécuter »
3 Cliquer sur l’icône de sélection rapide à côté

d’une adresse
4 Le résultat est rapatrié dans le panier
25
IProcurement Cas 1 Imprimer le BER depuis IP (1/2)
Vous pouvez imprimer le bulletin d’enregistrement de réception indépendamment de la liasse en
lançant l’impression depuis IP.
Depuis la rubrique « Etats », dans le champ « Nom du programme » sélectionner le traitement « Bulletin
1 d’enregistrement de réception » :
3 Dans l’onglet « Paramètres », sélectionner le numéro de commande.

Les autres onglets sont renseignés avec des valeurs par défaut.
4 Cliquer sur « Continuer ».
5 La page suivante affiche tous les paramètres du programme. Cliquer sur « Soumettre ».
26
IProcurement Cas 1 Imprimer le BER depuis IP (2/2)
Un message d’information contenant l’identifiant du

6 traitement apparaît. Cliquer sur « OK » pour continuer.
7 Le gestionnaire de traitement s’affiche :
8 Cliquer sur l’icone dans le champ « Sortie » pour afficher le BER au format pdf :
9 Utiliser les flèches de votre navigateur pour revenir sur IP :
27
IProcurement CAS 1 : exercice
Créer une DA catalogue
15 minutes
▪ Taper votre recherche entre signes « % »
▪ Ajouter deux articles du même fournisseur du catalogue au panier (nécessaire
pour la réception)
▪ Valider le panier
▪ Renommer la description de la DA avec vos initiales
▪ Indiquer la date de besoin souhaitée et un destinataire
▪ Soumettre le panier à validation
Exemples pour faire l’exercice:
« Poulet » - ROOM SAVEURS - VAL16N191
« Électrovanne Coudée » - LOCAFONTAINE - VAL16N103
« Foudre » - SCHNEIDER ELECTRIC France - VAL16N153
« Nacelle » - ELIS PREVENTION NUISIBLE - VAL17N028
« Contentieux client » - CEGOS ou ORSYS - VAL18N012 ou VAL18N013
« Epson cyan D68 » - DYADEM - VAL17N150
28
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas transverse
Ex: Cas 1
Consulter une DA
La DA créée est présente dans l’onglet « Suivi des demandes ». Son Guide utilisateur : « Comprendre
statut est « En cours ». le statut d’une DA »
1 Cliquer sur le statut de votre DA pour visualiser l’avancement de la validation
2 Le circuit de validation apparait
30
Ex: Cas 1
Consulter le détail de la DA (1/3)
1 Cliquer sur le numéro ou la description de la DA

CAS 1 : détail de la DA
2 Cliquer l’icône « Détail »
31
IProcurement Cas 1
transverse
3 Les informations détaillées de la DA s’affichent :
4 Cliquer sur « Afficher les informations supplémentaires » pour accéder aux informations de la ligne :
▪ Information sur l’article
▪ Compte d'imputation
▪ Document joint
32
IProcurement Cas 1
transverse
5 La page de détail récapitule également l’ensemble du processus
L’outil permet de visualiser le

processus dans son ensemble, de la
création de la DA au règlement du
fournisseur.
Le montant de la commande est du HT,

la facture est TTC, le montant du
règlement correspond à la campagne de
règlement.
Pour les informations relatives à la

facturation ou aux règlements, il faut
contacter la comptabilité fournisseur :
CGF-CE-BF1@ratp.fr
33
Générer le bon de commande, visualiser
IProcurement Cas 1
transverse et imprimer la liasse
Une fois la DA validée (statut « Approuvé »), le demandeur reçoit par mail le bon de commande.
Il est également possible de réimprimer la liasse (Commande et BER) et le BER individuel depuis IP.
1 Cliquer sur le numéro de la commande présent dans la colonne « Statut Commande »
2 Un message d’information apparait : cliquer sur « Continuer »
Un message s’affiche vous demandant si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer le document : cliquer sur
3 « Enregistrer » pour télécharger le PDF
34
IProcurement Cas 1
transverse
Informations détaillées de la liasse
Le bon de commande reprend toutes les informations présentes dans la DA :
LIBELLE UTILISATEUR FRN
Exemplaire interne x 2 :
En-tête avec numéro de DA + x
Détails des lignes + Clé comptable
Exemplaire minute:
En-tête avec numéro de DA + x
Détails des lignes + Clé comptable
Exemplaire destiné au
fournisseur: En-tête sans numéro
x x
de DA + Détails des lignes de
commande sans clé comptable
Un accusé de réception à signer

x x
par le fournisseur.
Bulletin d'enregistrement de
x
réception (BER)
En cas de DA multi fournisseurs, il y aura autant de bon de commandes que de fournisseurs.

35
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas
transverse
Procédure de réception détaillée du BER
Le BER se trouve tout en bas de la liasse
Réceptionner est une étape obligatoire du
processus achat et doit se faire dès la réalisation
de la prestation ou la livraison du bien (ne pas
attendre la facture du fournisseur).
Cette réception vaut accord de paiement.
Si vous ne réceptionnez pas, le fournisseur ne
pourra pas être payé.
Si vous réceptionnez tardivement, la facture sera
payée en retard.
Dans ces 2 cas, la RATP sera soumise à des risques
liés au non paiement (intérêt de retard,
sanctions…).
Ceci étant, si votre non réception ou réception

partielle est liée à un désaccord ou litige avec votre
1 ✓ Imprimer le BER, une fois celui-ci téléchargé
fournisseur (y compris quand la prestation n’a pas
✓ Remplir le BER (quantités/montants reçus) dater et été réalisée ou le bien non livré), vous devez en
2 signer => vérificateur atteste de la réalisation avertir la comptabilité fournisseurs (CGF-CE-
✓ Faire certifier le BER, selon le circuit de validation en vigueur BF1@ratp.fr), à réception de l’avis de blocage.
3 En effet, toutes factures non payées dans les délais
dans votre Département => personne qui donne le bon à payer
(chef de projet, RU…) contractuels doivent être justifiées d’un motif réel,
valable et sérieux.
✓ Saisir le BER dans IP et reporter le numéro sur le BER (à transmettre
4
sans délai au saisisseur de la réception dans IP)
✓ Garder le BER signé et tout justificatif de la prestation ou du bien (BL
5 & PV de fin de travaux, …) Attention à bien archiver le BER qui
MOP / ING / GDI : utilisation d’E-doc (dématérialisation du BER) pourra vous être demandé en cas
https://urbanweb.ratp.net/jcms/pr_2702348/modes-operatoires d’audit ainsi que les justificatifs =>
(Fichier : BER procédure) documents originaux 37
Ex: Cas 1
Processus de réception dans IP (1/5)
Une fois la réception effectuée hors outil via le remplissage du BER, il faut à présent la faire dans
l’outil, depuis l’onglet « Réception ».
1 Cliquer sur « Liste complète » pour afficher la liste des DA à réceptionner
***
Faire une réception sur plusieurs commandes/OLS est interdit à la RATP.
Si la DA est visible dans la liste, alors utiliser l’icone « Réceptionner » directement.
*** Cette fonction ne doit pas être utilisée. Contacter la comptabilité : CGF-CE-BF1@ratp.fr en cas de litige.
38
Ex: Cas 1
Les filtres de recherche en haut

de la page permettent d’effectuer
une recherche précise des
éléments en attente de réception.
Il est possible de réceptionner

toutes les demandes effectuées
au sein de la même équipe de
demandeurs.
2 Cocher la DA à réceptionner dans la liste :
3 Cliquer sur « Réceptionner »
39
Ex: Cas 1
Une fois la DA sélectionnée, un processus de réception à 3 étapes est enclenché.

Etape 1 : sélectionner les articles
1 Cocher les articles à réceptionner.

Dans le cas d’une réception partielle, l’outil
Indiquer les quantités/montants à réceptionner : proposera la totalité du restant à
2 pour les réceptions partielles saisir une quantité réceptionner lors de la réception suivante. Il
inférieure au total. est possible de faire autant de réceptions
partielles que l’on souhaite.
3 Cliquer sur « Suivant ».
En cas de réception supplémentaire, la bonne pratique est de réaliser une nouvelle DA, indiquant dans la
note au fournisseur qu’il s’agit d’une demande de régularisation à ne pas honorer.
Il est possible de réceptionner de façon excédentaire, jusqu’à 30% de plus que le total de la ligne commandé.
40
Ex: Cas 1
Etape 2 : saisir les informations de la réception
4 Renseigner les informations:

▪ « Date de réception » : par défaut c’est la date du jour. Il n’est En cas d’archivage
pas possible de réceptionner dans le futur, numérique du BER, utiliser
▪ « Feuille de route » : N/A le champ « Commentaire »
▪ « Numéro de BER » : reporter le numéro du BER papier ici pour mettre le lien vers le
▪ « Bordereau d’expédition » : indiquer la référence (si applicable) document original scanné.
▪ « Commentaire » : texte libre
5 Cliquer sur « Suivant »
Si la date de réception est antérieure à la date

de livraison souhaitée, alors une alerte non
bloquante apparait, cliquer sur « Oui » pour
terminer la réception.
41
Ex: Cas 1
Etape 3 : Vérifier et soumettre la réception
6 Cliquer sur « Soumettre »
7 Un message de confirmation apparaît:
Un état BIAPPS vérifie si la date de

Alerte audit : il faut reporter le numéro
besoin d'une DA est dépassée et si elle
de réception généré par l’outil sur votre
n'est pas entièrement réceptionnée, un
BER papier, une fois la réception
mail de relance de réception est envoyé
effectuée dans l’application
automatiquement à l'utilisateur.
42
IProcurement Cas
transverse
Consulter une réception
Les réceptions effectuées dans l’outil se trouvent dans l’onglet « Réception », rubrique « Statut de mes réceptions »
(utiliser au besoin la recherche en cliquant sur « Liste complète »).
1 Cliquer sur le libellé du BER :
2 Le détail apparaît :
43
IProcurement Cas
transverse Réception partielle
Une réception partielle est saisie quand les quantités à réceptionner sont inférieures aux quantités
commandées, ou lorsqu’une prestation est réalisée partiellement.
1 Rappeler votre DA à réceptionner
2 Cocher les lignes d’achat à réceptionner
Saisir la réception partielle : renseigner une quantité à réceptionner inférieur au total commandé.
3 Finaliser votre réception
Guide Utilisateur : « Réception totale »
La prochaine fois, l’outil proposera la totalité du restant à réceptionner. Il est possible de faire autant de
réceptions partielles que l’on souhaite
Faire une réception sur plusieurs commandes/OLS est interdit à la RATP.

44
IProcurement Cas 1
transverse CAS 1 : exercice
Réceptionner la DA
10 minutes
▪ Retrouver la DA précédemment créée : elle a été validée

▪ Visualiser le statut de la DA, le circuit de validation qui s’est appliqué et son
détail
▪ Editer le bon de commande et le BER associé
▪ Réception de cette DA
▪ 1ère ligne : effectuer une réception totale
▪ 2ème ligne : effectuer une réception partielle
▪ Rééditer le BER
45
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas 1 bis Définition d’un catalogue externe (punch-out)
Un article catalogue externalisé est un article dont l’administration (mise à jour des prix,
changements de référence, etc.) est confiée au fournisseur. L’article est hébergé sur un site internet
dédié à la RATP mis à disposition par le fournisseur sur lequel la sélection des articles doit être
effectuée. Le contenu du panier sera ensuite rapatrié dans IP pour finalisation de la DA.
▪ Le moteur de recherche d’IProcurement ne s’applique pas aux articles externalisés. Il faut

se rendre sur le site du fournisseur et utiliser les fonctionnalités de recherche fournies
▪ Les catalogues externalisés sont également appelés « punch-out »
▪ Il n’est pas possible de dupliquer les DA contenant des articles externalisés.
Exemples de catalogues externes / Punch-out
47
IProcurement Cas 1 bis Accéder à un catalogue externe
1 Cliquer sur le libellé du catalogue pour accéder au site du fournisseur :
Les catalogues externes sont reconnaissables par la mention « Catalogue externalisé ».

48
IProcurement Cas 1 bis Constituer son panier sur un catalogue externe
2 Naviguer sur le site du fournisseur et ajouter les articles au panier :
Le site du fournisseur contient obligatoirement le logo « RATP ».
Les fournisseurs mettent à disposition un site e-commerce qui possède sa propre ergonomie.
49
IProcurement Cas 1 bis Rapatrier le panier
3 Une fois le panier constitué, cliquer sur « Rapatrier le panier » :
Il est maintenant possible de modifier

Les libellés des boutons varient d’un
les quantités ajoutées avant de
punch-out à l’autre.
soumettre la DA dans IP.
50
Valider et soumettre le panier sur un catalogue externe
IProcurement Cas 1 bis
(1/3)
On se retrouve automatiquement dans IProcurement dans la page « Modifier et soumettre

4
la demande d’approvisionnement » avec le panier constitué.
5 Saisir les informations supplémentaires :
Le prix des articles d’un

catalogue externalisé est
renseigné par défaut et il
n’est pas modifiable.
51
(2/3)
6 Modifier le circuit d’approbation si nécessaire

7 Saisir une note et ajouter des documents joints
Sélectionner les lignes et cliquer sur « Mettre à jour » : nous modifions « la date de besoin et « le lieu de
8 livraison » en masse
(3/3)
9 Une nouvelle fenêtre apparaît
a Renseigner la « date de besoin »
b Renseigner le « Lieu de livraison » <
10 Cliquer sur « Appliquer » : les nouvelles valeurs sont propagées sur l’ensemble des lignes de la DA.
La DA suit à présent le parcours de validation pour être à l’issue transformée en commande automatiquement.
Les achats Lyreco (et plateforme VAL) nécessitent une adresse dont le code se termine par « -A ». Les
fournisseurs ne livrant que sur des points « relais », les codes « -A » font la correspondance entre votre
adresse finale et ce relai.
Les achats de la plateforme VAL ne se réceptionnent pas dans l’application, un système d’affacturage
étant mis en place.
Si vous achetez principalement ces articles, il est préférable de garder une adresse dont le code se
termine par « -A ». Dans le cas contraire, il faudrait faire une demande de création de votre adresse de
livraison via Gedem.
53
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas 2 & 3 Définition d’un marché IP
Un marché défini par l’acheteur contient des conditions tarifaires négociées en amont comme une retenue de
garantie, celle-ci apparaitra sur le bon de commande. Dans Iprocurement, selon le type de marché, il est possible de
faire un appel sur ce dernier en indiquant :
▪ Le prix exact de la prestation / du service
▪ Un formulaire contenant des questions complémentaires (exemples : « date et lieu de la formation » / « nom des
participants » / « livrables associés à la prestation »)
L’utilisateur peut utiliser IProcurement pour retrouver le numéro et les conditions du marché : il devra
ensuite effectuer des tâches hors outil (demande de devis, mise en concurrence, etc.) permettant de
fixer le montant global avant de retourner dans l’outil effectuer son achat.
IP : recherche du Hors IP : devis et mise en

IP : saisi du résultat
marché concurrence
Types de marchés :
▪ Marché : négociation avec un seul fournisseur
▪ Marché accords-cadres : négociation avec plusieurs fournisseurs, une mise en concurrence sera nécessaire et
hors Iprocurement. Seulement le résultat sera saisi dans IP.
Caractéristiques du marché
▪ Marché & accord simple : la commande est automatiquement envoyée aux fournisseurs à la fin du circuit
d’approbation
▪ Marché & accord complexe : la DA est validée par l’acheteur et transformée en commande avant envoi aux
fournisseurs (en passant par le pupitre achats)
Exemples de marchés : FM (nettoyage, gardiennage…), Formation sur-mesure, Prestations intellectuelles (conseil...) 55

IProcurement Cas 2 & 3 Détail de l’article de type marché
Utiliser le moteur de
1 recherche pour trouver la
fiche marché:
2 Cliquer sur la description
▪ La ligne « Disponibilité»
indique s’il s’agit d’un
marché simple ou complexe
▪ La fiche marché est

disponible depuis le lien, en
bas. Ces sont les termes du
contrat négociées entre
l’acheteur et le fournisseur, 1
en amont d’IProcurement
2
56
IProcurement Cas 2 & 3 La fiche contrat
La fiche marché, accessible depuis le détail de l’article, présente toutes les informations utiles, notamment :
▪ Contact fournisseur : obtention du devis

▪ Contact interne : l’acheteur en charge
▪ Les pénalités : qui peuvent s’appliquer (à prendre en compte pour la réception)
▪ La liste des fournisseurs et les modalités de mise en concurrence (si le marché est un accord-cadre)
En cas de questions, en particulier si le marché est complexe, n’hésitez pas à contacter l’acheteur
en charge du marché.
Avant de continuer sur Iprocurement, vous devrez vous rapprocher obligatoirement de votre
fournisseur pour une négociation (devis / mise en concurrence).
57
IProcurement Cas 2 & 3 Remplir le formulaire (si existant)
Rappel : il faut obtenir un devis du fournisseur avant d’ajouter l’article au panier. Le prix exact ne peut
être connu autrement. Il y a donc une étape hors-outil à conduire au préalable. Une fois le devis obtenu
vous pouvez créer votre DA.
1 Recherche le marché et ajouter l’article au panier
2 Le formulaire apparait
3 Remplir les champs puis cliquer sur « Continuer »
4 L’article est ajouté au panier et la page de recherche est de nouveau affichée.
▪ Les formulaires sont conditionnés par la nature de l’achat (prestations intellectuelles, formation, etc.)
▪ 240 caractères par champ au maximum
▪ Les « * » signalent une question obligatoire.
▪ Les zones de formulaire seront reprises sur le bon de commande.
58
IProcurement Cas 2 & 3
Renseigner et soumettre la DA sur un
marché/accord cadre (1/5)
Vous êtes dans la page « Mon panier »
1 Renseigner les informations d’en-tête de la DA
Les informations saisies en en-tête sont

propagées sur toutes les lignes de la DA
Si vous travaillez en groupe, il est conseillé de faire

Renommer la description de la DA
a (max. 240 caractères)
figurer vos initiales afin de facilement retrouver le
propriétaire de la DA dans le Suivi des demandes.
Saisir une date de besoin

b Cliquer sur le calendrier et choisir la date Il est important de mettre une date réelle de besoin
(J+1 minimum) car l’outil se base dessus pour envoyer des relances
au niveau de la réception. C’est également la date
La valeur « Plusieurs » signifie qu’il existe des
que recevra le fournisseur sur la commande.
dates de besoin différentes sur les lignes de la
DA :
Renseigner l’ensemble des champs de l’entête
puis cliquer sur « Plusieurs » pour accéder à la
page « Modifier et soumettre la DA ». Modifier
la date de besoin sur les lignes.
c Saisir un lieu de mise à disposition Guide utilisateur : « Gérer les lieux de livraison ».
59
2 Renseigner les informations supplémentaires
Prescripteur : renseigné par défaut avec la valeur

a « Aucun ».
Centre gestionnaire : permet de déduire le
b département du demandeur, il est renseigné par
défaut. Il peut être modifié par le demandeur.
Etab Centre Prescripteur & Centre Prescripteur :

c Champ spécifique destinée aux DA ING.
Référence de l’affaire/Date de
d consultation/Date de l’offre/Délai d’exécution
des travaux : champ libre, renseigner si
applicable.
3 Renseigner les informations de livraison
Par défaut, le champ « demandeur » est

a renseigné avec votre nom
Le champ « Téléphone » est renseigné par
b défaut.
Renseigner le « destinataire de la livraison ».
c C’est un champ libre, un complément d’adresse :
Ex: « Mr Dupont » / « Bureau 11 »
(Max. 40 caractères) 60
4 Renseigner les informations de facturation
La clé d’imputation est renseignée par défaut
par les informations de votre profil.
Guide utilisateur : « Modifier la clé d’imputation »
5 Renseigner les informations au niveau des lignes :
a Sélectionner le fournisseur « gagnant » (si le marché est un accord-cadre)

Indiquer le montant du devis dans le champ « Quantité / Montant ».
b Le champ « prix » est valorisé par défaut à 1.
La réception se base sur le champ « Quantité / Montant ». Il est important de procéder comme
indiqué pour pouvoir réceptionner partiellement les prestations.
c Indiquer si vous effectuez la mise en concurrence : cette information

arrivera à l’acheteur (format Oui / Non)
d Ajouter un Alias si besoin. Guide utilisateur : « Alias : Utilité et
fonctionnement »
6 Cliquer sur le bouton « Suivant »
Vous pouvez quitter le panier pour ajouter des articles en cliquant sur le bouton « Continuer les achats » en bas du panier. Le
panier ne sera pas vidé. 61
7 Gérer le circuit d’approbation de la DA

8 Ajouter une note et des documents joints à la DA
9 Vérifier les informations des lignes
10 Modifier les informations en masse si nécessaire:
a Sélectionner les lignes à mettre à jour
b Cliquer sur l’action « Mettre à jour »
c Renseigner les valeurs dans la fenêtre pop-up.
Cliquer sur « Appliquer » : les nouvelles valeurs

d sont propagées sur l’ensemble des lignes de la
DA.
La DA suit à présent le parcours de validation pour être à l’issue transformée en commande.
Pour quitter la page et revenir à l’offre catalogue cliquer sur « Retour à Achats » en bas de page. Un
message d’avertissement précise que les données de cette page ne sont pas sauvegardées. Les données
du panier seront conservées par contre et accessibles depuis l’onglet « Approvisionnement ». 63
IProcurement Cas 2 & 3 La clé d’imputation en détail
Unité opérationnelle d’appartenance (1 : Opérateur Transport,

1 SOCIETE
G : Gestionnaire Infrastructure)
2 COMPTE Compte de charges (classe 6) ou d’investissement (classe 2)
CENTRE Centre de rattachement de l’employé

3
ACTIVITE Fonction / Métier de l’employé
4
EQUIPEMENT Non obligatoire, renseigner la valeur 0000 par défaut
5
CLIENT/FOURNISSEUR INTERNE Non obligatoire, renseigner la valeur 00000 par défaut
6
Champ obligatoire pour les dépenses d’investissement (compte
7 DESTINATION
de classe 2) sinon, renseignez 00000
8 RESERVES La valeur 000000 s’affiche par défaut (non utilisé)
64
IProcurement Cas 2 & 3 Modifier la clé d’imputation
1 Depuis la page « Modifier et soumettre la demande d’approvisionnement », il est possible de modifier la

clé d’imputation:
2 Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton « Mettre à jour » :
Dans la nouvelle page « Mettre à jour la ligne sélectionnée », modifier les segments de la clé
3 d’imputation
4 Propager la modification à l’ensemble des lignes de la DA si nécessaire en cochant la case:
5 Cliquer sur « Appliquer »
Guide Utilisateur : « Spécificité ING : Règles générales » & « Spécificité ING pour OT : Saisir une DA ».
65
IProcurement Cas 2 & 3 Gestion des DA multi-imputation
Le processus de multi imputation est interdit à la RATP.
La bonne pratique : 1 ligne de livraison = 1 ligne d’imputation
Solution préconisée:
▪ Ajouter autant de fois l’article au panier qu’il y a d’imputations à effectuer.
▪ Répartir les montants en fonction des montants à imputer.
▪ Modifier l’imputation de chacune de ces lignes, sans effectuer de fractionnement des imputations.
Problèmes rencontrés en cas de multi-imputation sur une ligne de DA :

▪ Les lignes multi-imputation ne sont pas éligibles au traitement des « fermeture définitive ».
▪ Les factures rapprochées en pourcentage empêchent l’annulation des reliquats.
▪ Le lettrage automatique des factures ne s’applique pas sur les lignes multi-imputation:
Le fournisseur reçoit une commande contenant une seule ligne. Après avoir honoré la commande, le
fournisseur envoie une facture contenant une seule ligne, comme sur la commande.
Le rapprochement entre la facture et la commande ne sera donc pas possible de façon automatique
puisque la commande contient 2 lignes d’imputation et la facture une seule ligne.
La comptabilité fournisseurs devra donc effectuer le rapprochement à la main, ce qui crée un goulet
d’étranglement au niveau du process et donc du paiement.
Guide Utilisateur : «Saisir une DA avec des lignes de livraisons multiples »

66
IProcurement Cas 2 & 3 Modifier le circuit d’approbation
Un circuit de validation est défini par défaut et il est possible de le modifier.
1 Cliquer sur « Gérer les approbations »
2 L’outil permet de :
▪ Insérer un approbateur à la position de

son choix (cela rallonge le circuit)
▪ Remplacer le circuit proposé par défaut

par un autre circuit existant, en cliquant
sur « Modifier l’approbateur manager »
et en sélectionnant le premier valideur
du circuit.
▪ Supprimer un approbateur ajouté

manuellement ou réinitialiser le circuit
Cliquer sur « Soumettre » pour valider

3 la modification
L’usage de cette fonctionnalité est sous votre responsabilité. Elle ne sert pas à contourner un valideur
absent, par exemple. Elle doit être utilisée lorsque le contexte de l’achat (pour un autre département,
dans le cadre d’un projet, etc.) le justifie
67
IProcurement Cas 2 & 3 Ajouter des pièces-jointes (1/2)
1 Depuis la page « Modifier et soumettre la DA, Cliquer sur « Ajouter un document joint » :
2 Choisir le type de document :
Type Fichier : utiliser le bouton « Parcourir » pour

a ajouter un document.
(5 Mo Max. par fichier)
b Type URL : coller le lien dans le champ (ex : site web)
c Type Text court/long : coller le texte (ex : le contenu

d’un mail)
3 Renseigner le champ « Titre » et « Description ».

68
IProcurement Cas 2 & 3 Ajouter des pièces-jointes (2/2)
4 Choisir la catégorie :
▪ Divers / interne / vers l’approbateur / vers le réceptionnaire :

la pièce-jointe reste en interne et est visible par les acteurs du
flux (valideurs, acheteur, demandeurs, du groupe, etc.) : il n’y a
pas de confidentialité des PJ.
▪ Vers l’acheteur : met la pièces-jointe en évidence dans le
pupitre achats (si applicable)
▪ Vers le fournisseur : joint la pièce avec le mail d’envoi du bon
de commande, lorsque l’outil le fait automatiquement (achat
catalogue ou marché simple)
5 Cliquer sur « Appliquer » :
Confirmation : Cliquer sur « OK ». La pièce-jointe est

6 ajoutée. Il est possible de la mettre à jour (icône « crayon »)
ou de la supprimer (icône « poubelle »). Ne pas utiliser le
bouton « Publier dans le catalogue ».
69
IProcurement Cas 2 & 3 CAS 2&3 : exercice
Créer une DA sur marché
15 minutes
▪ Saisir « %VAL160083% » ou « %VAL161004 » dans le moteur de recherche

▪ Ajouter un article au panier
▪ Renseigner le formulaire
▪ Renommer l’article en « Formation IP »
▪ Mettre le prix à « 1 » et indiquer un montant dans « Quantité / Montant »
▪ Valider le panier
▪ Renommer la DA avec vos initiales
▪ Changer l’imputation analytique présentée par défaut
▪ Ajouter une pièce-jointe, catégorie « Vers le fournisseur »
▪ Ajouter une note pour le fournisseur
▪ Ne pas toucher au circuit de validation
▪ Soumettre le panier à validation
70
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas
transverse Corriger une réception dans IP (1/3)
La correction d’une réception déjà effectuée se fait dans l’onglet « Réception » , rubrique « Corriger les réceptions »
Ne pas oublier de rééditer le BER avant et après la correction. Pour rappel, le BER est le bon de réception
présent en bas du bon de commande, qu’il faut faire valider hors outil avant toute action dans l’application.
1 Cliquer sur « Corriger les réceptions »
Bonne pratique : ne pas utiliser la fonctionnalité On ne peut pas annuler les réceptions si
«Retourner les articles». la facture est payée.
En cas de litige avec un fournisseur, il faut avertir le On ne peut pas corriger une réception
fournisseur et la comptabilité fournisseurs et effectuée sur une période comptable
éventuellement faire une correction de réception fermée.
72
IProcurement Cas
2 Au besoin, utiliser les filtres de recherche pour trouver la DA.

3 Entrer la nouvelle valeur de réceptionner dans le tableau :

5 Un écran récapitulatif apparait, cliquer sur « Soumettre » :
73
IProcurement Cas
6 Un message de confirmation est présent. Le détail de confirmation s’affiche.
Pour annuler une réception, il suffit d’entrer « 0 » comme quantité dans l’écran de
correction de réception sous réserve qu’il n’y ait pas eu de facturation.
Pour chaque ligne de correction de réception, le système vérifie que la nouvelle quantité
réceptionnée est supérieur ou égale à la quantité payée de la ligne d’imputation à laquelle se
rapporte la ligne de réception qu’on cherche à corriger.
Ne pas oublier de rééditer le BER avant et après la correction.
74
IProcurement Cas
transverse Consulter l’historique des réceptions (1/2)
1 Consulter l’historique depuis la page de réception principale dans « Statut de mes réceptions:
2 Cliquer sur le numéro de réception pour accéder à l’historique de la réception.
3 Utiliser le lien « Voir les réceptions » pour rechercher une réception et cliquer sur le numéro:
75
IProcurement Cas
transverse Consulter l’historique des réceptions (2/2)
4 Le tableau en bas montre l’historique des modifications effectuées sur cette réception.
6 Cliquer sur le bouton « Terminé » pour revenir à la page précédente.
Il est également possible de corriger la réception depuis cette page.
76
IProcurement Cas
transverse Cas transverse : exercice
Correction de la réception et
consultation historique
10 minutes
▪ Retrouver la DA précédemment créée : elle a été validée

▪ Editer le bon de commande et le BER associé
▪ Corriger la réception
▪ Retrouver le BER et visualisez l’historique des modifications
▪ Générer à nouveau le BER et constater la mise à jour des quantités à
réceptionner
77
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Cas 4 Créer une DA hors catalogue (1/3)
Une DA hors catalogue est une DA qui n’a pas de marché, car il n’existe pas d’offre dans IProcurement répondant
au besoin : fournisseur non référencé, article occasionnel...
Le pupitre achats contrôle systématiquement les demandes hors catalogue. Si le besoin est avéré, alors il
accompagnera le demandeur dans la finalisation de la demande, en vu de passer commande. En
revanche, s’il existe un article répondant déjà au besoin dans IP alors le pupitre refusera la demande.
Dans l’onglet Approvisionnement, cliquer sur la rubrique « Demande hors catalogue » , la fiche
1
article apparaît :
79
1 Saisir les informations détaillées de l’article hors catalogue
Sélectionner le type de demande :

a
▪ En quantité pour le matériel
▪ En montant pour la prestation
Indiquer la référence de l’article chez le fournisseur
b si vous la connaissez.
c « Description de l’article » : Donner un

nom à l’article.
d Indiquer la CTA dans la « Catégorie » (utiliser

le lien pour afficher la liste disponible)
e Mettre le montant de l’achat, même estimé
f Ajouter une description de la demande
g Pour les demandes en quantité, taper « U »

dans le champ « Unité de mesure ».
La CTA permet de lier l’article hors catalogue à

un compte comptable.
80
2 Saisir les informations détaillées de l’article hors catalogue (Suite)
Les champs de cette partie ne sont pas obligatoires
a Sélectionner le fournisseur (si connu et si

existant)
b Préciser les coordonnées du contact chez le

fournisseur
c Utiliser le champ « Informations

complémentaires » si nécessaire
Le champ « Informations complémentaires » peut être utilisé pour préciser le ou les noms des
fournisseurs désignés pour satisfaire le besoin qui n’existe pas dans le référentiel. Il est important de
fournir à l’acheteur le maximum d’information afin de faciliter la création de la fiche fournisseur (Utiliser
les pièces jointes de la DA)
3 Ajouter l’article au panier
4 Poursuivre la création de la DA
81
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Exercices récapitulatifs
Cas 1 et 1 bis Cas 2 Cas 3 Cas 4

DA sur Catalogue DA sur un marché / Accord DA sur un marché / Accord DA Hors Catalogue
Cadre simple Cadre complexe
Fournisseur :
Manutan
Marché : VAL160056 Marché : SIT161000 Réf articles : A225134
Cas 1 : Room Saveurs
Accord cadre : AC- Accord cadre : AC- A148656
Cas 1bis : Lyreco
VAL161023 SIT1611_TELCO_L2 Article : fer à souder
instantané, nettoyeur
de panne
Saisie DA Saisie Réception

✓ 2 lignes ✓ Réception totale
✓ Ajout PJ ✓ Réception partielle
✓ Modification approbateur Consultation ✓ Correction de réception
✓ Ajout note acheteur et liasse ✓ Impression BER
fournisseurs
✓ Changement imputation
comptable
Consultation réception
Consultation DA 83
IProcurement Agenda
Début
Fin
Introduction 3
105
Conclusion 7


fonctionnalités

CAS 1 bis : 46
- DA hors catalogue
CAS 2 & 3 :
- DA sur marché 54
- Ajout PJ
Cas transverses
IProcurement Sommaire ZOOM
Titre du Zoom Slide

Spécificités ING : Règles générales + OT & GI (DA et Réception) 86
Comprendre le statut d’une DA 90
Copier une DA 91
Sauvegarder une DA 92
Annuler une DA en cours d’approbation / commande associée / sans commande 93
Multi-site de livraison / Multi-date de besoin 99
Alias : utilité et fonctionnement 100
Les articles favoris 102
Comparer des articles 103
85
IProcurement Spécificités ING : Règles générales
▪ Le spécifique ING consiste à piloter les dépenses engagées par ING pour le compte des structures OT et GI
▪ Uniquement les commandes hors travaux de l’OT pour ING sont aujourd’hui passées dans IP ; les commandes de
travaux sont elles directement saisies dans PO
▪ Un référentiel « affaires/ lots » commun à OT et GI est envoyé quotidiennement à IP et PO depuis l’outil Akuitéo.
▪ Le pilotage des dépenses se fait à travers la saisie des champs « affaire » et « lot » identifiés sur la ligne
d’imputation de la commande et de la réception selon les règles suivantes:
Segment COMPTE Segment CENTRE Champ AFFAIRE Champ LOT
230000 Appartient à ING Disponible et obligatoire pour la saisie Disponible et obligatoire pour la saisie
230000 Appartient à ING Disponible et obligatoire pour la saisie Non disponible
Toutes les valeurs N’appartient pas à ING Non disponible Non disponible
Schéma du flux spécifique ING:

Référentiel commun OT/GI
Oracle – Module Achats envoyé quotidiennement Akuiteo
Référentiel Affaire
Demande Module de gestion des DA
d’approvisionnement (IP) Données de réception OT
SERFECO
Lignes de réception Module de gestion des Référentiel Entrepôt de données
Commandes (PO) commandes/réception OT/GI
Flux OT/GI
Bi-APPS
Lignes de réceptions (IP/PO) Référentiel Outil de repporting
Flux OT
commandes/réception OT/GI
86
IProcurement Spécificités ING pour OT : Saisir une DA
1 Saisir une demande d’achat
2 Depuis la page « Modifier et soumettre une demande d’achat », mettre à jour la clé d’imputation.
3 Choisir un centre lié à ING :
4 Le champ « Affaire » et « Lot » sont alors visibles sur la clé comptable: Renseigner les valeurs
Si l’affaire et le lot n’ont pas été créés lors de la

Les affaires/ lots saisies sur les lignes
création de la DA sur IP, renseignez le code
d’imputation de commande redescendent
affaire « ATTENTE ». Cette valeur n’est pas
automatiquement sur les lignes de réception.
valide lors de la réception et devra être modifiée.
87
IProcurement Spécificités ING pour GI : Saisir une DA
1 Saisir une demande d’achat.
Dans la page « Mon panier », valoriser le champ « Etab.

2 Centre Prescripteur » avec la valeur « RATP-ORG » et
renseigner un « Centre Prescripteur » appartenant à ING.
3 Cliquer sur « suivant ».

Dans la page « Modifier et soumettre une demande d’achat », les champs affaire et lot sont affichés au
niveau de chaque ligne.
4 Pour renseigner les valeurs, utiliser la fonction « mettre à jour ».
Si l’affaire et le lot n’ont pas été créés lors de la

Les affaires/ lots saisies sur les lignes
création de la DA sur IP, renseignez le code
d’imputation de commande redescendent
affaire « ATTENTE ». Cette valeur n’est pas
automatiquement sur les lignes de réception.
valide lors de la réception et devra être modifiée.
88
IProcurement Spécificités ING pour OT & GI : Réceptionner une DA
1 Depuis l’onglet « Réception », réceptionner la DA ING :
▪ Les affaires/lots sont obligatoires au niveau de la réception mais restent modifiables lors de
la saisie des informations de réception.
▪ Les champs « affaires / lots » de la ligne de réception ne peuvent pas être modifiés après
validation de la réception. Si l’utilisateur souhaite corriger ces informations il devra alors
annuler la réception en faisant une correction à 0.
▪ Lorsqu’une DA ING a été en partie réceptionnée mais devient ensuite non ING (via une
modification du centre comptable ), les valeurs affaires / lots saisies sur la réception
disparaissent.
▪ A l’inverse, lorsqu’une commande non ING a été en partie réceptionnée et devient ensuite
ING, la valeur « ND » (non défini) apparait sur les champs affaires /lots des réceptions
enregistrées.
89
IProcurement Comprendre le statut d’une DA
Détail des statuts d’une DA pendant son cycle (de sa création à son approbation)
Statut DA Commentaires Actions Modification Annulation

Votre panier d'achat a
été sauvegardé mais Reprenez votre DA et terminez
Incomplet Cliquer sur « Compléter » Il est possible d’annuler la DA
non soumis pour son enregistrement
approbation
La DA est sortie du circuit de

validation et les valideurs précédents
En cliquant sur "en cours"
Un des approbateurs de / en cours sont notifiés. Lorsque le La DA est sortie du circuit de
vous visualisez le détail du
En cours la liste n'a pas approuvé demandeur soumettra à nouveau sa validation et les valideurs précédents
circuit d’approbation de votre
votre DA demande, la validation / en cours sont notifiés
DA
recommencera au premier valideur
du circuit
Référez-vous à la colonne La modification de la DA est L’annulation de la DA est possible,

"Statut commande" : soit votre possible, toutefois il faut contacter le toutefois il faut contacter le
Tous les approbateurs
Approuvé DA s'est auto-transformée en fournisseur pour s’assurer que la fournisseur au préalable pour
ont approuvé votre DA
commande, soit elle passe par modification sera réellement prise en s’assurer que rien ne sera livré / fait
le pupitre compte de son côté
Cliquez sur "rejeté" pour

accéder au détail du rejet.
Un approbateur a rejeté Vous pouvez reprendre votre Ce statut est équivalent à une
Rejeté Il est possible de modifier la DA.
votre DA DA, la modifier et la annulation
resoumettre pour approbation
*
Vous avez annulé votre Votre DA va rester dans votre Il n’est pas possible de modifier la
Annulé La DA est annulée
DA liste de DA au statut annulé DA. Il faut la dupliquer
90
IProcurement Copier une DA
Copier une DA permet de gagner du temps. Utile

pour les achats récurrents.
1 Dans l’onglet « Suivi des demandes »,

sélectionner la DA à copier et cliquer sur
« Copier vers le panier »
2 Si votre panier contient déjà des articles, l’outil vous demandera de choisir entre:
▪ Ajouter les articles dans ce même panier
▪ Ajouter les articles dans un nouveau panier. Le système sauvegarde les articles déjà présents dans le panier
en générant un numéro de DA.
3 La DA est intégralement dupliquée et visible dans la page « Modifier et soumettre la Demande

d’approvisionnement »
Veillez à bien contrôler les informations car les références des articles changent régulièrement.
91
IProcurement Sauvegarder une DA
1 Au niveau du panier, cliquer sur « Sauvegarder »
Sauvegarder permet
de conserver une
DA pour la
terminer plus tard.
2 Un message de confirmation apparait, cliquer sur « Nouveau panier »
Le panier est à
présent vide, ce qui
permet d’effectuer
une nouvelle DA.
Pour retrouver la DA sauvegardée et la finaliser, se rendre dans l’onglet « Suivi des demandes »,
3 sélectionner la DA (son statut est « Incomplet ») et cliquer sur « Compléter ».
92
IProcurement Annuler une DA en cours d’approbation
Vous ne pouvez pas annuler une DA en cours de validation en utilisant le bouton « Annuler une demande
1 d’approvisionnement.
2 Sélectionner la DA et cliquer sur le bouton « Modifier », le message ci-dessous apparaît. Cliquer sur « Oui ».
Les lignes de la DA sont affichées dans la page « Modifier et soumettre la DA ». Supprimer toutes les
3 lignes de la demande supprime la DA du système.
4 Vous pouvez supprimer une DA incomplète en cliquant sur le bouton supprimer :
93
IProcurement Annuler une DA et la commande associée (1/3)
1 Dans la rubrique « Suivi des demandes », rechercher la DA :
La colonne « Statut Commande » contient un n° de commande ou la valeur « Plusieurs ».
2 Sélectionner la ligne à annuler et cliquer sur le bouton « Annuler une demande d’approvisionnement ».
3 Dans la page « Sélectionner les lignes » , cocher les lignes à annuler et indiquer un motif d’annulation :
Cliquer sur le bouton « Continuer »

94
5 Vérifier les lignes et cliquer sur le bouton « Soumettre » :
6 Une page de confirmation apparaît, Cliquer sur « Retour au statut des demandes d’approvisionnement ».
7 La demande d’annulation est au statut « Approbation requise ».
95
8 L’approbation de la demande d’annulation est en cours.
9 Vous recevez par mail la confirmation de l’annulation lorsque la demande d’annulation est approuvée.
Le statut de la DA passe à « Annulé » malgré tout le numéro de commande est toujours affiché.
96
IProcurement Annuler une DA sans commande (1/2)
1 Dans la rubrique « Suivi des demandes », rechercher la DA :
La colonne « Statut Commande » contient la valeur « Non affecté ».
2 Sélectionner la ligne à annuler et cliquer sur le bouton « Annuler une demande d’approvisionnement.
3 Dans la page « Sélectionner les lignes » , cocher les lignes (ou annuler la totalité de la DA)
4 Cliquer sur « Continuer ». 97

IProcurement Annuler une DA sans commande (2/2)
5 Vérifier les lignes et cliquer sur le bouton « Soumettre » :
6 Une page de confirmation apparaît, Cliquer sur « Retour au statut des demandes d’approvisionnement ».
7 Le statut de la DA passe à « Annulé ».
98
IProcurement Multi-site de livraison / Multi-date de besoin
Il est possible de gérer les dates de livraison souhaitées et les lieux de livraison à la ligne
1 A l’étape 1, cliquer sur « Suivant »
2 Pour chaque ligne, indiquez la date de besoin, le lieu et le destinataire de la livraison
99
IProcurement Alias : Utilité et fonctionnement (1/2)
Un alias est un code permettant d’assigner une clé d’imputation complète. Cela permet de gagner du temps,
puisqu’il n’est pas nécessaire de rentrer dans le détail de la clé. L’alias est saisi dans le panier.
1 Cliquer sur la loupe du champ « Alias » au niveau des lignes
2 Rechercher un « Alias » et cliquer sur « Exécuter » pour afficher le résultat de la recherche :
3 Cliquer sur l’icône de sélection rapide pour ajouter l’alias niveau de la ligne.
100
IProcurement Alias : Utilité et fonctionnement (2/2)
4 Renseigner les informations du panier et cliquer sur « suivant ».
Un message d’information apparaît en haut de la page « Modifier et soumettre la demande

5 d’approvisionnement » qui précise que l’alias est correctement appliqué.
6 La clé est générée en fonction de l’alias :
Les champs imposables par l’alias sont :

- Centre
La création, modification et suppression d’un
- Activité
alias doit faire l’objet d’un ticket GeDem de
- Equipement
type REFérentiel (formulaire à remplir).
- Client/Fournisseur
- Destination
101
IProcurement Définir des articles favoris
Créer une liste d’articles favoris permet de gagner du temps et facilite la création des demandes d’achats récurrentes.
Lors d’une recherche d’articles, sélectionner les

1 articles à ajouter en favori et cliquer sur
« Ajouter aux articles préférés »
2 Se positionner dans « Mes articles favoris ».
On retrouve la liste des articles, avec la

3 possibilité de les ajouter au panier directement
sans passer par la recherche.
102
IProcurement Comparer des articles
Lors d’une recherche d’articles, sélectionner

1 les articles à comparer et cliquer sur
« Ajouter à comparaison »
Les articles sont ajoutés dans la rubrique de

comparaison, sous le panier. Cliquer sur « Comparer »
2 pour voir apparaitre le détail de chaque article en
parallèle.
La comparaison effectuée, cliquer sur « Retour »

3 en bas de page et sur « Effacer » pour vider la
rubrique de comparaison.
103
IProcurement J’ai une question : à qui dois-je m’adresser ?
Support outil Support

Administration Procédures Métier Evolutions Habilitations
& Navigation
• Comment se connecter • Modification de • Les demandes relatives aux doctrines • Modification des • Création d’un
paramétrage & procédures pratiques utilisateur
• Navigation dans l’outil & opérationnelles
accès aux différents modules • Action sur le • Communication nouvelles procédures (optimisation) • Modification d’un
référentiel : utilisateur existant
• Blocage avec message fournisseurs, clients, • Questions juridiques • Evolution de (changement de
d’erreur commandes l’outil sur des profil, de
• Annuler le rapprochement d’une fonctionnalités département, …)
• Support avancé facture, gérer les litiges… non disponibles
• Désactivation d’un
• Contacter l’acheteur d’un marché compte utilisateur
MCO EOBS MCO EOBS MCO EOBS MCO EOBS

Métiers
CGF-C2SI CGF-C2SI CGF-C2SI CGF-C2SI
UrbanWeb
https://urbanweb.ratp.net/jcms/pr_ GEDEM Courriel GEDEM GEDEM
2585342/iprocurement CGF-CE-BF1@ratp.fr (Compta. fournisseurs)
Référentiel CGF-CE-CLIENTS@ratp.fr (Compta. Clients) FEB Habilitation
GEDEM Support http://gedem-cgfval- http://gedem-cgfval- http://gedem-cgfval-
http://gedem-cgfval- VAL-HAD-INFO@ratp.fr (Achats)
si.intra.ratp/gedem si.intra.ratp/gedem si.intra.ratp/gedem
si.intra.ratp/gedem
Gedem : informations à transmettre Informations Informations Informations

• Nature & objet de la demande : détailler précisément le contexte et Tous les guides sont sur l’espace La FEB (Fiche Toutes les demandes seront
l’action attendue du support d’Expression Besoin) sera au préalable validées par le
• Si la demande concerne une donnée : disposer du n° du dossier UrbanWeb : validée par le manager. CSIG.
achats, du n° de facture… Un arbitrage métier et
• Si la demande concerne un blocage avec message d’erreur, joindre budgétaire sera effectué.
https://urbanweb.ratp.net/jcms/pr_2585342/iprocur
impérativement une capture d’écran et si possible l’URL. ement
104
IProcurement Conclusion : ce qu’il faut retenir
 Les fonctionnalités sont proches d’un outil d’e-commerce
 Toutes les actions sont tracées sur l’outil
 Vous avez appris les fonctions suivantes :
✓ Création de tous types de DA
✓ Création des réceptions totales ou partielles
✓ Correction et annulation des réceptions
✓ Changement des lieux de livraison, de l’imputation, du circuit d’approbation, …
✓ Consultation des DA, des réceptions, des factures, des règlements, des bons
de commandes, …
 Un support est à votre disposition en cas de difficultés sur l’outil
✓ Création d’une GEDEM
105
IProcurement Glossaire
Nom Description
BER Bulletin d’Enregistrement de Réception
BL Bordereau de Livraison
CMA Centre Mutualisé des Achats pour SIT
CSP Centre de Service Partagé pour départements transverses
CTA Classification Technique des Achats
DA Demande d’Approvisionnement
GeDem Gestion des demandes
GI Gestionnaire des Infrastructures
IP IProcurement
OT Opérateur de Transport
PO Purchase Order
PV Procès Verbal
SCHA Supply Chain (chaîne logistique) pour MRB
WEB SSO En anglais Single Sign-On
106
IProcurement
La session est terminée
Avez-vous des questions ?
Un questionnaire d’évaluation vous sera envoyé dans les 24h
107

IP GFORM Demandeur Support Formation 20191112

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Oracle E-business suite 12.2.7 1

▪ D’activer le menu silence de votre téléphone portable

▪ De ne pas consulter vos courriels pendant la formation

▪ De respecter les temps de pause

Et n’hésitez pas à participer et à poser des questions !

Assistance GEDEM 104 13

Zoom sur certaines 84 Consultation des DA 29

Réception totale et partielle 36

Homogénéiser et fluidifier ▪ Homogénéisation des bonnes pratiques

▪ Dématérialisation du circuit de validation

▪ Point d’entrée unique pour l’offre contractualisée par les acheteurs

DA Validation Commande Réception

Le pupitre achats est l’espace dédié aux acheteurs de Hors catalogue

Exemple : CMA pour SIT, CSP pour les départements Demandeur

Cas 1 et 1 bis Cas 2 Cas 3 Cas 4

Validation de la DA par les approbateurs du circuit de validation

Transformation de la DA en commande dans le

Commande générée automatiquement à => Intervention de l’acheteur

Réception de la DA dans IProcurement

Assistance GEDEM 104 13

Zoom sur certaines 84 Consultation des DA 29

Réception totale et partielle 36

La connexion à l’application est automatique via le système de Web-SSO en place à la RATP.

* = les questions / zones marquées d’un astérisque sont obligatoires.

L’onglet Suivi des demandes est l’onglet de consultation qui permet de :

L’onglet « Réception » est l’onglet permettant de gérer la réception des commandes.

▪ Effectuer la réception des commandes passées dans l’outil

L’onglet « Etats » permet de lancer des états depuis IP.

Il permet actuellement de lancer le traitement: « Bulletin Guide Utilisateur : « Imprimer le BER

Assistance GEDEM 104 13

Zoom sur certaines 84 Consultation des DA 29

Réception totale et partielle 36

1 Entrer les mots-clés et cliquer sur « Rechercher »

2 La liste des articles, résultat de la recherche, apparait:

1 Depuis l’onglet « Approvisionnement », dans la rubrique « Offre Catalogue »

3 Vous pouvez également ajouter des champs de recherche

4 Cliquer sur « Accéder » pour afficher les résultats de la recherche.

Il est également possible de :

1 Rechercher un article et entrer la quantité souhaitée.

Il est également possible de cocher

3 A droite de l’écran, le panier contient à présent les lignes

Il est recommandé de créer une DA par fournisseur pour faciliter le suivi.

Depuis le panier, il est possible de :

▪ Saisir les informations d’en-tête

Attention à bien cliquer sur « Suivant » pour finaliser la DA et non sur

Vous êtes dans la page « Mon panier »

Les informations saisies en en-tête sont

Si vous travaillez en groupe, il est conseillé de faire

2 Renseigner les informations supplémentaires

Prescripteur : renseigné par défaut avec la valeur

Etab Centre Prescripteur & Centre Prescripteur :

3 Renseigner les informations de livraison

Par défaut, le champ « demandeur » est

4 Les informations de facturation sont générées par défauts (et modifiables)

La clé d’imputation est renseignée par défaut

Guide utilisateur : « Modifier la clé d’imputation »

5 Renseigner les informations au niveau des lignes

a Le prix des articles catalogue est renseigné

b Ajouter un Alias si besoin Guide utilisateur : « Alias : Utilité et

6 Cliquer sur le bouton « Suivant »

7 Gérer le circuit d’approbation de la DA

Guide Utilisateur : « Modifier

8 Ajouter une note et des documents joints à la DA