Direction générale des finances publiques Direction générale de l'offre de soins

FIABILISATION ET CERTIFICATION DES COMPTES DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE

Contrôle interne comptable et financier (Ordonnateur et comptable)

Cartographie type du cycle des achats d'exploitation

Version novembre 2011
3. Cycle achats d'exploitation

Intérêts

Moratoires

Réception                 Réception                 Ordre                  Prise                 Arrêté            

Général Commande des        des            de                    en             des          
marchandise factures Payer charge comptes          
s annuels

Cas          Cas           Cas          

particulier           particulier              particulier             
achats          achats          des        
stockés de fluides produits           
de santé

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 2/12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

3. Cycle achats d'exploitation

3.1. Achats Détermination de règles et de procédures
d'exploitation formalisées et communication de celles-ci
Absence de règles et de procédures
à tous les acteurs concernés
formalisées
Ensemble ORD/CL
Non respect des règles et des
Définition des responsabilités (circuit de
procédures
validation et identification du processus
de supervision)
Absence de séparation des tâches Détermination de règles et de procédures
entre les fonctions d'expression des formalisées et communication de celles-ci
Général (achats besoins, de passation des à tous les acteurs concernés
stockés et non commandes (dans le cadre ou non de Réalisation d'organigrammes séparant les
stockés)
Ensemble ORD/CL marchés) et d'autorisation des tâches, à défaut que celles-ci soient
commandes, de réception, réalisées par des individus différents
d'enregistrement comptable, de
contrôle des factures et de Gestion des habilitations (gestion
règlements des fournisseurs informatiques, délégations de signatures)
Non respect des délégations
Non respect des règles comptables Identification des achats avec ou sans
Ensemble ORD/CL
en matière d'achats stockés gestion de stocks

Identification des moyens de contrôle

interne par rapport aux commandes
Commande d'un bien non-conforme directes passées sur les sites internet des
au besoin exprimé fournisseurs

Politique de référencement des

ORD fournisseurs et des produits: dispositif de
veille technique, juridique,
environnemental et social des entreprises
mise en place d'un référentiel

Traitement rapide des opérations

Identification des exceptions possibles à

l'application de la procédure : liste des
Commande "hors procédure" sans opérations concernées et des seuils de
ORD Régularité Faible Moyen
engagement signification correspondants ; maîtrise de
l'étendue de la liste ; régularisation a
posteriori de l'engagement

Maîtrise des règles de la commande

Engagement comptable publique
Commande Litiges et contentieux dus au défaut
Engagement juridique Dispositif de veille technique, juridique,
de respect du code des marchés
Moyen environnemental et social des entreprises
ORD publics (mise en concurrence, Régularité Moyen
Elaboration et mise à jour d'un référentiel
procédure d'attribution, seuil des
fournisseur
marchés, etc)
Publication au recueil des actes
administratifs

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 3 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

ORD Absence d'adresse de facturation Régularité Faible Faible Respect des procédures formalisées

6011/6021/ Absence de suivi de l'application des

6022/6031 conditions d'achats négociées et des Connaissance à tout moment des états de
ORD Exactitude Faible Moyen
1/ éventuelles remises de fin d'année commandes (passées, honorées ou non)
Passif 401 6066/6071 (plate forme d'achats)
616 sauf
616-7
616-8 626 Utilisation de bons de commande (BdC)
Collusion entre le service acheteur et prénumérotés
ORD Régularité Faible Faible
le fournisseur - Fraude Validation et visa des BdC par une
personne autorisée

Identification des responsabilités

Non réception ou réception notamment sur la conformité BDC/BDR
Exactitude
ORD incomplète (partielle ou tardive) de la
Exhaustivité Faible Moyen
commande Délais de réception : réception diligente
avec contrôle immédiat (admission
/refus) - réception sursise avec contrôle
différé ((admission/refus
/ ultérieur après
p
contrôle)
Réception non-conforme à la
ORD Exactitude Faible Moyen
commande Contrôle et optimisation des modalités de
gestion des livraisons (privilégier les
livraisons au fil de l'eau aux livraisons
centralisées sur un jour/une période
Absence de suivi particulier sur les donnée) ==> (risque de vol/perte faible,
ORD produits (dont les médicaments) Exactitude Faible Faible mise en magasin immédiate, inventaire
Livraison / Réception Réception "gratuits" permanent à jour, ...)
des marchandises Constatation du service fait
Formalisation de la réception (création
d'un bon de réception, rapproché du bon
de livraison ou annotations structurées
ORD Création d'un bon de réception fictif Régularité Faible Faible sur le bon de livraison)

Justification par le responsable du

magasin de tout écart entre la commande
et la réception (Références-Quantité)

Méconnaissance par l'équipe Suivi par le système de toutes les

logistique de l'exhaustivité des Exhaustivité réceptions (conformes ou pas) et de tous
ORD Faible Moyen
réceptions et des retours aux Exactitude les retours réalisés
fournisseurs Pour tout retour, utilisation de bons de
retour prénumérotés, visés et annotés
par le responsable du magasin

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 4 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

Mise en place d'un système permettant la

Non réception ou réception tardive de
la facture correspondant à une
ORD
commmande honorée par le
fournisseur
Défaut d'enregistrement de la date
ORD
d'arrivée de la facture
connaissance rapide de toutes les
factures reçues ou à recevoir
Exactitude
Faible Faible Rapprochement du bon de commande,
Exhaustivité
du bon de livraison et de la facture
(Références produits, quantités, prix,
conditions de paiement)
Mise en place d'un système permettant la
Exactitude Faible Moyen connaissance rapide de toutes les
factures reçues ou à recevoir

Absence de prise en compte d'une Mise en place d'un système permettant la

ORD facture afférente à une commande Exhaustivité Moyen Moyen connaissance rapide de toutes les
réceptionnée factures reçues ou à recevoir

Mise en place d'un système permettant la

Absence de liquidation des intérêts Exhaustivité
ORD Faible Moyen connaissance rapide de toutes les
moratoires Régularité
factures reçues ou à recevoir
Réception des factures Liquidation
Prise en compte d'une facture relative
Mise en place d'un système permettant la
à un bien non commandé ou
ORD Exactitude Faible Faible connaissance rapide de toutes les
commandé non reçu (en tout ou
factures reçues ou à recevoir
partie)
i )

Mise en place d'un système formel de

Facture erronée ou incomplète
Exactitude suivi des anomalies et définition des
ORD (référence au marché erronée; erreur Faible Moyen
Exhaustivité procédures internes liées aux litiges
sur les prix, les quantités, la TVA, etc)
(écarts prix, écarts quantités, etc…)

Identification des exemplaires de la

facture utilisés dans le circuit
ORD Double règlement d'une facture Exhaustivité Moyen Faible
d'approbation. Destruction des
Régularité
exemplaires inutiles
Mise en place d'un système permettant la
connaissance rapide des avoirs reçus ou à
Avoir non reçu du fournisseur en cas recevoir
ORD Exactitude Faible Faible
de retour de marchandise Utilisation de demandes d'avoirs
numérotées - Approbation des demandes
d'avoirs et suivi de la réception des avoirs

Non comptabilisation d'une facture Revue formalisée des pièces justificatives

Régularité
ORD et des contrôles effectués
Exhaustivité Moyen Faible
Recensement des factures fournisseurs
Exactitude
entrant dans l'établissement
Définition des procédures assurance la
traçabilité des factures fournisseurs
ORD Double comptabilisation d'une facture Exactitude Moyen Faible

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 5 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

Rapprochement bon de commande / bon

ORD Comptabilisation d'une facture indue Régularité Moyen Faible
de livraison / facture

Imputation ou comptabilisation
Contrôle de l'enregistrement et de
ORD erronée d'une facture (y compris Imputation Faible Faible
l'imputation comptable
TVA)
Mandatement

Traitement diligent des liquidations

Retard de mandatement entraînant conformément aux procédures écrites
ORD Exactitude Moyen Moyen
des pénalités et intérêts moratoires Procédure d'enregistrement de la date
d'arrivée des factures

Ordre de payer
ORD Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible Contrôle informatique

ORD E
Erreur sur lle créancier
é i Ré l ité
Régularité F ibl
Faible M
Moyen C t ôl informatique
Contrôle i f ti du
d créancier
é i

Exactitude
Suspensions de paiement reçues du
Traitement des suspensions de Rattachement Mise en place d'un suivi des suspensions
ORD comptable non traitées. Moyen Faible
paiement au bon de paiement
Mandats non régularisés
exercice
Exhaustivité
Absence de mandatement relatif à Rattachement Suivi et apurement régulier des dépenses
ORD Moyen Moyen
une charge prélevée au bon à régulariser en liaison avec le comptable
exercice
Cas particulier mandatement réalisé
après règlement exactitude
Exhaustivité Rapprochement avec la facture initiale
ORD Risque de prélèvement erroné Moyen Moyen
Régularité Mise en place d'un contrôle a posteriori
imputation

Erreur de liquidation
Prise en charge CL Exactitude Faible Faible
Contrôle hiérarchisé en fonction des
risques et des enjeux : sécurisation pour
l'exacte imputation dela commande, du
Visa CL Erreur d'imputation comptable Imputation Faible Faible service fait, de la qualité du créancier,
des pièces justificatives
Suivi des comptes fournisseurs Contrôle

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 6 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable
Suivi des comptes fournisseurs Contrôle
de l'imputation
Exactitude
CL Erreur d'enregistrement Faible Faible
Imputation

Maîtrise de la réglementation de la
Non respect du code des marchés commande publique
CL Régularité Moyen Moyen
publics Contrôle de conformité à la
Récupération des avances réglementation et de l'acte d'engagement

Suivi de l'exécution des marchés et de la

CL Erreur de calcul Exactitude Faible Faible
récupération de l'avance

Notification de l'opposition au comptable

Non prise en compte d'une opposition Régularité (fiscale, IS, TVA)
Traitement des oppositions CL Faible Faible
ou d'une cession de créances Exactitude Modalités d'enregistrement et de suivi
adaptées

Non comptabilisation de la retenue de Contrôle des conditions d'appliccation de

Retenue de garantie CL Exactitude Moyen Moyen
garantie la retenue de garantie

Le comptable doit adresser

Suivi des retenues de garantie : non
régulièrement, a minima une fois pas ans,
transmission à l'ordonnateur de l'état Régularité
Libération des garanties CL faible Fort un état de solde du compte de suivi des
récapitulatif des retenues de garantie Exhaustivité
RG,
G, à l'ordonnateur
o do ateu poupour que ce dernier
de e
en solde
vérifie l'ancienneté des retenues non

A réception de l'état l'ordonnateur vérifie

Non transmission par l'ordonnateur
Régularité les retenues au regard des marchés
ORD du certificat de libération de la faible moyen
Exhaustivité exécutés et des reserves émises sur les
retenue de garantie
prestations.

Erreur de liquidation
CL Exactitude Faible faible Contrôle de la régularité de la libération
des garanties

Anlayse périodique des comptes

CL Erreur d'enregistrement Imputation Faible Faible fournisseurs et écritures correctives
éventuelles

Erreur de créancier en cas de cession Suivi des oppositions - Mises à jour des
CL Exactitude Faible Faible
de créance fiches de cessions-opposition
515
Mise en paiement
401
Retard de règlement entraînant des Régularité Traitement des mandats dans le respect
CL Moyen Moyen
intérêts moratoires Exhaustivité du délai global de paiement

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 7 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

Exhaustivité
Cas particulier des dépenses Absence de mandat correspondant à Suivi et apurement régulier des dépenses
CL Rattachement Moyen Moyen
prélevées la charge prélevée à régulariser
au bon
exercice

Remboursement des médicaments Déclaration sous-estimée des Etat de suivi mensuels des DMI & MO
Remboursement DMI & en sus des GHS au vu de la médicaments achetés (erreur Exactitude
MO dispensiation nominative ORD volume/valeur) Régularité Fort Moyen Analyse de gestion adaptée
Exhaustivité
Déclaration tutelle Déclaration sur-estimée Suivi des remboursements réalisés

Non mandatement des intérêts Enregistrement de la date de réception

ORD Régularité Moyen Moyen
moratoires de facture dans le SI

Mandatement
Contrôle du paramétrage du SI
Rapprochement par sondage entre la
ORD Calcul erroné Exactitude Faible Faible
date de réception sur la facture et la date
Intérêts moratoires enregistrée dans le SI

Rapprochement par sondage entre la

CL Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible date de réception sur la facture et la date
enregistrée dans le SI
Visa

Contrôle de la bonne imputation

CL Erreur d'imputation Imputation Faible Faible
comptable

Procédures de recensement des

Opérations en cours au sein de l'EPS opérations en cours devant être
Régularité
non comptabilisées rattachées (mise en œuvre du cut-off
ORD Exhaustivité Moyen Moyen
Recensement des charges à achats de fin de période)
rattacher à l'exercice Procédures d'évaluation des DENM -
impact sur les comptes de stocks
Régularité Justification des rattachements
ORD Opérations rattachées non justifiées Moyen Moyen
Exactitude (constitution d'un dossier de clôture)

Arrêté des comptes

annuels Exhaustivité
Absence d'enregistrement Rattachement Contrôle de la comptabilité des charges à
ORD Moyen Moyen
au bon rattacher
exercice

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 8 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable
481
486 Régularité

Absence de comptabilisation des Exhaustivité Contrôle et suivi des comptes de

CL Moyen Moyen
charges à rattacher à l'exercice Rattachement régularisation
Intégration comptable au bon
exercice

Absence de justification des Justification des rattachements

CL Exactitude Moyen
rattachements (constitution d'un dossier de clôture)
Moyen

Contrôle de la bonne imputation

CL Erreur d'imputation Imputation Faible Faible
comptable

3.2. Cas particulier Interface (ou intégration) informatique

des achats stockés entre réception et entrée en stock
Entrées en stock non enregistrées Inventaires tournants avec procédure
Régularité
60321 entraînant un inventaire permanent formalisée d'explication des écarts
Actif 321 / Exactitude
60322 ORD erroné Moyen Moyen Définition d'une politique concernant
322 / 39 Exhaustivité
6091 l'entrée en stocks des médicaments livrés
Entrées en stock "gratuits"
gratuits (traçabilité)
Suivi régulier de l'inventaire permanent

Interface (ou intégration) informatique

ORD Erreur sur code produit Exactitude Faible Faible
entre réception et entrée en stock

Procédures de demande des services et

de traitement formalisées

Procédure de livraison au sein des unités,

désignation de référents par unité

Sorties de stocks non enregistrées Exactitude Procédure de contrôle quantité

Mouvements de stocks Sorties de stock ORD
entraînant un inventaire permanent Exhaustivité Moyen Moyen demandée / quantité réceptionnée /
erroné quantité imputée

Procédures de dispensiation nominative

Suivi régulier de l'investaire permanent

Inventaires tournants avec procédure

fo malisée d'e plication des éca ts

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 9 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

Procédures de retour formalisées

Suivi régulier de l'inventaire permanent

Retours en stocks non enregistrés Exactitude Inventaires tournants avec procédure

ORD formalisée d'explication des écarts
Retours en stock Exhaustivité Moyen Moyen
Inventaire permanent erroné
Gestion des retours en stock de produits
gratuits

Gestion des cessions de m/ss et des prêts

interhôpitaux

Exactitude
ORD Procédures d'inventaire physique non
Exhaustivité Moyen Moyen
maîtrisées
Inventaires physiques réguliers et
exhaustifs des lieux de stockage :
- en fin d'année si pas d'inventaire
permanent ou si CIC jugé insuffisant
Exactitude - inventaires tournants si il y en a et si le
Stock erroné Exhaustivité Moyen Moyen CIC sur les mouvements est jugé
suffisant

Protection d'accès physique aux produits

Reconnaissance et fournitures
Inventaire physique Exactitude
Valorisation Consommations de l'exercice
ORD Exhaustivité Moyen Moyen Définition et communication des
erronées
procédures d'inventaire physique
(responsable IP, acteurs concernés,
périmètre - Marchandises et lieux de
Exactitude stockage, modalités de comptage - en
Absence d'inventaire des stocks
ORD Exhaustivité Moyen Moyen aveugle, pastilles, double comptage,
tampons dans les services
gestion des stocks périmés ou
défectueux, modalités de gestion des
écarts, valorisation, provision pour
Absence de provision pour Exactitude dépréciation des stocks)
ORD dépréciation des stocks (produits Exhaustivité Moyen Moyen
obsolètes ou abîmés)

Absence de comptabilité des stocks

Exactitude
Définition des procédures liées à la
ORD Exhaustivité Fort Moyen
Absence de suivi des stocks gestion des stocks des budgets annexes

Ann lation d stock initial

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 10 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable
Annulation du stock initial,
Inventaire comptable
constatation du stock final
Absence d'enregistrement comptable Exactitude
Rapprochement du résultat de l'iventaire
CL Différence entre l'inventaire physique Exhaustivité Fort Moyen
physique et du stock comptable
et l'inventaire comptable

3.3. Cas particulier Difficulté d'évaluation de

des fluides l'engagement rendant impossible la Régularité
ORD Moyen Moyen
liquidation Exactitude
Analyse des contrats et des indicateurs
indispensables au suivi des
Non respect des règles et procédures consommations et des tarifs
Souscription d'un ORD Régularité Moyen Moyen
Engagement comptable d'engagement Procédures de suivi des contrats de
abonnement ou d'un
Engagement juridique fournitures des fluides et notamment des
contrat
Défaut, absence de suivi des contrats évolutions tarifaires.
Régularité
ORD : non respect des contrats de Moyen Moyen Communication des principales clauses du
Exactitude
401 6061 fournitures contrat aux différents acteurs concernés.

ORD Fraude Régularité Faible Faible

Justification des fluides consommés

(rapprochement des compteurs éventuels
Exactitude
avec les quantités sur les factures,
ORD Difficulté de suivi des fluides Rattachement
Liquidation Suivi des consommations Moyen Moyen rapprochement des tarifs avec le contrat)
consommés et des montants facturés au bon
Comparaison avec les consommations
exercice
antérieures

Ordre de payer CF. achats d'exploitation

401
515
Prise en charge CF. Achats d'exploitation

Rattachement
Opérations en cours au sein de l'EPS Procédure de recensements des
au bon
non comptabilisées consommations en cours (arrêté des
ORD / CL exercice Moyen Moyen
Recensement / intégration Exhaustivité compteurs à des dates proches de l'arrêté
Arrêté des comptes
comptable Sincérité des comptes annuels) - Analyse des
annuels
écarts entre les consommations annuelles
Rattachement et les consommations des périodes
ORD/CL Opérations rattachées non justifiées Régularité Faible Faible antérieures.
exhaustivité
3.4. Cas particulier Procédure spécifique d'engagement ex-
Commande hors procédure et sans
des produits de santé post (en urgence)
Engagement comptable engagement
(tissus, Produits Commande ORD Validation des BdC par une personne
Engagement juridique Commande non-conforme à la
sanguins labiles…) autorisée.
demande
Traitement rapide des opérations

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 11 / 12

 Principaux comptes Objectifs de
Cycles / Processus Impact Exemple de mesure de maîtrise du
Procédures Taches Acteurs Risques qualité Probabilité
et observations financier risque
Haut bilan Bas bilan Résultat comptable

Non réception ou réception Formalisation de la réception (création

incomplète (partielle ou tardive) de la d'un bon de réception, rapproché du bon
commande de livraison ou annotations structurées
sur le bon de livraison)
Réception non-conforme à la
commande Régularité Suivi par le système de toutes les
Réception Réception ORD Moyen Moyen
401 607 Exhaustivité réceptions (conformes ou pas) et de tous
Méconnaissance par le service les retours réalisés
dépense de l'exhaustivité des Communication aux personnes
réceptions et des retours aux concernées pour l'imputation sur le
fournisseurs dossier patient

Ordre de payer CF. Achats d'exploitation

Prise en charge CF. Achats d'exploitation

Arrêté des comptes

CF. Achats d'exploitation
annuels et inventaire

Cartographie risques Achats V4déf nov11 .xls 12 / 12