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Fiche conseil n°11

MAITRISE OPERATIONNELLE - ACHATS

Les exigences des référentiels en matière de maîtrise opérationnelle sont, au sein de ce guide, traitées d’une part en ce qui
concerne les opérations associées aux AES/risques SST dans la fiche n°10 et d’autre part pour les achats de biens et services dans
la présente fiche.

1. Ce qu'exigent les référentiels

− Environnement
ISO 14001 4.4.6 : Maîtrise opérationnelle
EMAS Annexe I.-A.4.6 : Maîtrise opérationnelle

− SST
OHSAS 18001 4.4.6 : Maîtrise opérationnelle

Correspondance avec ILO OSH 2001 3.10 : Prévention des dangers

3.10.4 : Acquisition de biens et services
3.10.5 : Sous-traitance

2. Introduction et points particuliers

La communication des procédures et exigences SSE aux fournisseurs et sous-traitants, concernant l'achat de certains biens et
services, est un élément qui est en général assez mal maîtrisé par les organismes lors de l’étape de mise en place des systèmes.
Cette thématique peut avantageusement être développée dans le cadre de l'amélioration continue du système.

Il s’agit ici de bien comprendre tout l’intérêt pour l’organisme de mettre en œuvre une démarche SSE volontariste dans le cadre des
relations client – fournisseur. Certains organismes peuvent aller jusqu'à mettre en œuvre une politique "d'achats verts" qui consiste à
développer spécifiquement des approvisionnements plus respectueux de l’environnement.
Ce type de démarche sera profitable à la fois pour les prestataires et pour l’organisme (compréhension mutuelle des risques,
exigences pouvant amener à des évolutions technologiques, échanges d’expérience, amélioration des TF, TG…). Sa mise en œuvre
prendra du temps car elle amène des évolutions importantes au niveau des comportements voire de la culture d’entreprise pour les
prestataires et l’organisme.

En ce qui concerne l'achat de services, la réglementation Hygiène, Sécurité et conditions de travail encadrent de façon très
précise l'intervention d'entreprises extérieures ainsi que les opérations de bâtiment et de génie civil.
Les évolutions dans le cadre des interventions sur les sites SEVESO seuil haut en terme d’habilitation des sous-traitants viennent
renforcer ces dispositions pour une meilleure maîtrise des risques.

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Cas des sous-traitants

Sous-traitant : organisme qui prend en charge une partie d'une opération.

Le sous-traitant peut proposer :

- Une intervention sur le site du client : maintenance, dépollution, prestations informatiques, entretien, restauration…
- Un service réalisé dans ses propres locaux : prestations intellectuelles, nettoyage de pièces, peinture…

Dans le cas de l'intervention sur le site du client, on parle "d'entreprise extérieure" :

Code du Travail - art. R. 237-1 :
Entreprise extérieure : toute entreprise faisant intervenir son personnel aux fins d'exécuter ou de participer à l'exécution d'une
prestation de service ou de travaux, quelle que soit leur nature, industrielle ou non, dans un établissement d'une entreprise, dite
entreprise utilisatrice.

La version 2004 de la norme ISO 14001 renforce la notion de "travaille pour le compte de l'organisme".
Cette notion inclut plus particulièrement les intérimaires, les entreprises assurant les fonctions que l'organisme a externalisées sur
son site (logistique interne, gestion des déchets, station d'épuration, gestion des utilités…).
C'est également le cas lorsque l'organisme contractualise en tant que fournisseur la réalisation d'une prestation, qu'il sous-traite lui-
même. L'entreprise à qui est confiée la mise en œuvre, travaille "pour le compte de" l'organisme en question.
L'organisme mettant en place le SM doit, concernant les personnes ou entités travaillant pour son compte, appliquer ou faire
appliquer des dispositions quasi identiques à celles de son propre personnel. Il doit notamment :
− communiquer sa politique,
− s'assurer de la compétence des personnes exécutant une tâche, qui a (ont) potentiellement un (des) impact(s)
environnemental(aux) significatif(s),
− permettre que les personnes soient sensibilisées.

Cas des fournisseurs

ISO 9000:2005 :
Fournisseur : organisme ou personne qui procure un produit.
Ex : producteur, distributeur, détaillant, marchand, prestataire de service ou d'information.
Note 1 : Un fournisseur peut être interne ou externe à l'organisme.
Note 2 : Dans une situation contractuelle, le fournisseur peut être appelé "contractant".

En matière de fournisseur, le cas particulièrement sensible en environnement et SST est le fournisseur de produits chimiques. La
bonne connaissance de la nature et des quantités de produits chimiques présents sur le site est fondamentale en terme de :
− Classement au titre des Installations Classées, et en particulier de classement SEVESO,
− Connaissance des risques d'exposition des personnes au poste de travail (le Code du Travail - art. L 230-2 impose la
réalisation d'une évaluation des risques potentiels préalablement à l’introduction du produit sur le site) et de pollution de
l'environnement en cas de rejets chroniques ou accidentels, gazeux ou liquides, d'évacuation des déchets, d'incendie…
Les informations nécessaires en terme de connaissance des dangers (phrases de risques) associés aux produits sont données au
sein des Fiches de Données de Sécurité (FDS), dont la fourniture est réglementairement imposée lors de toute distribution de
produit (Code du Travail Art. R231-53 et R231-53-1).
Il est donc impératif :
− Initialement, d'établir un recensement des produits chimiques présents sur le site, ainsi que des FDS associées. Celui-ci
est en général mené dans le cadre de l'identification des aspects environnementaux/évaluation des risques SST [Renvoi
Fiche n°2].
− Par la suite, de définir des règles d'introduction de tout produit nouveau, ainsi que des règles de maîtrise des quantités de
produits présents et de leur localisation.

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3. Vue synthétique des actions à réaliser

Biens achetés
Prestations achetées

Identifier les types de biens et prestations concernées

Questionnaire de sélection des

Typologie des biens et prestations achetés fournisseurs et sous-traitants

Risques SST Collecter les besoins et établir

/ AES Qualifier les fournisseurs/prestataires
les cahiers des charges
identifiés

Cahiers des charges Fournisseurs et sous-traitants qualifiés

Cahiers des charges types

Etablir les contrats/commandes

Plan de prévention,
Contrat/Commande PGCSPS, PPSPS
Protocole de sécurité
Plaquette de consignes simplifiées

Suivre les commandes/prestations

CR de suivi : audits de chantiers, réunions

périodiques
Evaluation satisfaction demandeur

Evaluer les fournisseurs/sous-traitants

Demandes d'amélioration
Changement de prestataire/fournisseur
Registre des autorisations administratives
Audits fournisseurs/prestataires

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4. 4. Actions à mettre en œuvre

➊ IDENTIFIER LES TYPES DE BIENS ET DE PRESTATIONS CONCERNES

Dans le cadre de son processus achat, l'organisme doit définir de quelle manière, et pour quels biens et services, des AES et/ou risques
SST sont susceptibles d'être produits et des exigences communiquées.
PROCEDURE ACHATS
Il s'agit donc ici d'identifier parmi l'ensemble des biens et services achetés, les types de biens et services pour lesquels des actions
devront être menées.

➨ Identifier les types de biens concernés

Tout organisme est amené à acheter des équipements, des consommables et éventuellement des matières premières.
Parmi ces biens, certains sont d’avantage susceptibles d'induire AES et/ou risques SST. Il s'agit des :
⋅ Matières premières et consommables : en particulier produits chimiques,
⋅ équipements de travail : machines, appareils, outils, engins, matériels et équipements connexes,
⋅ installations connexes à la production : chaudières, compresseurs, onduleurs, climatiseurs, installations de traitement
d'eau…

➨ Identifier les différents types de prestations concernées

Les prestations concernées sont celles qui sont susceptibles d'induire des AES ou des risques SST identifiés par l'organisme ; il s'agit
donc d'une part de l'intervention sur le site d'entreprises extérieures et d'autre part d'éventuelles activités externalisées.
Réglementairement, il existe diverses exigences Hygiène et Sécurité applicables en fonction du type d'intervention sur site. Les différents
cas de figure réglementaires rencontrés de façon usuelle sont [Renvoi Fiche n°18-Gestion des modifications-5.Compléments] :
⋅ Chantier de bâtiment et génie civil effectué en dehors de tout établissement,
⋅ Chantier de bâtiment et génie civil clos et indépendant au sein d'un établissement,
⋅ Chargement et/ou déchargement de marchandises,
⋅ Autre intervention de plus de 400 h ou travaux dangereux (liste définie par arrêté).
L'organisme peut donc se baser sur ces différents cas de figure pour élaborer ses propres exigences dans le cadre du système de
management.
Certains organismes sont soumis à des exigences complémentaires ou différentes ; il s'agit des établissement classés SEVESO seuil
haut, des industries extractives et des travaux relatifs à la construction navale.

➋ COLLECTER LES BESOINS ET ETABLIR LES CAHIERS DES CHARGES

D'une manière générale, deux cas de figure se présentent au demandeur :
⋅ l'achat dit "sur étagère", pour lequel le fournisseur / sous-traitant est déjà référencé et le produit / service déjà enregistré
au sein de l'organisme. Les exigences environnementales et/ou SST sont définies initialement et appliquées
systématiquement.
⋅ L'achat hors référencement : selon son importance, il doit faire l'objet d'une analyse particulière, notamment en terme
d'identIfication des aspects environnementaux et risques SST. Il renvoie au processus de gestion des modifications
[Renvoi Fiche n°18]. Les contrats et les exigences environnementales et/ou SST sont établis au cas par cas.

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Quelles exigences ?
D’une manière générale, il convient naturellement ici de réfléchir en premier lieu par rapport aux AES et aux risques SST et d’en déduire
les exigences qu’il convient de transmettre via notamment le cahier des charges pour garantir leur maîtrise.
Les exigences standards, demandées systématiquement, sont souvent définies par le responsable environnement et/ou SST. Cela
peut concerner l'enlèvement systématique des déchets produits lors de l'intervention ou bien le respect de la réglementation
environnementale et/ou SST.
La communication d'exigences plus spécifiques, qu'elles concernent un matériel, un produit ou un service, doivent, autant que faire ce
peut, être formulées en amont de la proposition du fournisseur ou du sous-traitant, afin que celui-ci les intègre à son offre, certaines
exigences pouvant parfois engendrer un surcoût. Il est important que le cahier des charges global fasse donc apparaître l'ensemble des
contraintes (par exemple exigences concernant les nuisances sonores d'un équipement ou exigences en matière de stockage des engins,
des bennes de déchets ainsi qu'en matière d'introduction et de stockage des produits chimiques pour un chantier). L'idéal est de
demander, dans la décomposition des prix, les coûts spécifiques engendrés par exemple par l'élimination des déchets, la fourniture de
preuves de l'élimination faisant partie des pièces nécessaires au paiement de la prestation.
Dans certains cas, il peut être utile d'identifier spécifiquement certaines exigences réglementaires, actuelles ou en préparation,
applicables au produit ou service acheté, de façon à demander leur respect . Il convient cependant de prendre garde à ne pas tomber
dans l'excès et mettre dans le cahier des charges une liste trop exhaustive des textes à respecter. En effet, d'une part la vérification de la
bonne application de ces exigences en serait rendue impossible, et d'autre part, il est de la responsabilité du fournisseur / prestataire de
connaître et respecter la réglementation qui lui est applicable.
Exemples d'exigences réglementaires à communiquer :
⋅ pour l'achat d'un compresseur mobile, conformité aux normes sur les émissions de gaz d'échappement 97/68/CE phase II
(Europe) et conformité à la directive européenne 2000/14/CE relative au niveau sonore en extérieur,
⋅ pour un chantier interne ou externe, respect de la réglementation concernant l'élimination des déchets…
⋅ pour l’achat de certains produits, absence de certaines substances dangereuses susceptibles d'entrer dans leur
composition.
Par ailleurs, l'organisme peut définir, dans le cadre de sa politique et de ses objectifs d'amélioration, des contraintes spécifiques, en
matière, par exemple, de consommation de carburant ou d'électricité, et qu'il doit alors répercuter en tant qu'exigence à ses fournisseurs.
De plus, il est parfois nécessaire, lors de l'établissement du cahier des charges, de demander certaines informations sur le matériel,
produit ou service, au fournisseur ou sous-traitant potentiel, pour pouvoir évaluer a priori l’impact environnemental et ou le risque SST.
Par exemples :
⋅ comportement d'un produit chimique dans des conditions particulières,
⋅ pour un équipement de production, niveau de bruit ou pour un climatiseur, nature chimique du fluide réfrigérant.
Cas des produits chimiques
L'organisme dispose de l'état des lieux des produits chimiques présents sur le site, pour lesquels l'évaluation des risques au poste de
travail et/ou l'analyse de l'impact environnemental ont été menées. L'organisme doit s'organiser pour maîtriser l'introduction de produits
chimiques nouveaux.
Il convient que l'organisme demande automatiquement, par l'intermédiaire de l'acheteur ou bien de l'utilisateur du produit, la
communication de la fiche de données de sécurité. L'avis du responsable environnement et/ou celui de la médecine du travail peut alors
être rendu systématique. Cet avis peut conduire à limiter, voire à refuser, l'introduction de certains produits.
FICHES DE DONNEES DE SECURITE
Qui fait quoi ?
Les éléments à communiquer au fournisseur et/ou sous-traitant sont formulés dans le cahier des charges qui est transmis ou élaboré, en
accord avec le service achat :
- soit par le demandeur seul, en s'appuyant si possible sur une trame prédéfinie, ou bien sur une liste des bonnes questions à se poser
en environnement et/ou SST,
- soit en associant autant que de besoin les personnes en charge de l'environnement et/ou la SST. Leur participation peut
naturellement être systématisée pour des achats importants (l'organisme devant alors définir ce que signifie achats "importants"). Ceci
peut être géré dans le cadre de le gestion des modifications [Renvoi Fiche n°18].
CAHIER DES CHARGES "TYPE"
LISTE DES QUESTIONS HSE A ENVISAGER A L'ELABORATION DES CAHIERS DES CHARGES

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➌ QUALIFIER LES PRESTATAIRES ET FOURNISSEURS
Sur quels critères ?
Critères réglementaires
Avant toute chose, la sélection doit se baser sur le fait que le prestataire/fournisseur est réglementairement autorisé à exercer son activité.
Il convient donc de s'assurer, surtout lorsque la responsabilité de l’organisme peut être recherchée, qu'il dispose d'éventuelles
autorisations administratives ou habilitations/qualifications/agréments requis pour la réalisation de certaines interventions :
⋅ habilitation DT 78 pour interventions de maintenance, logistique, construction (hors chantiers clos) au sein des entreprises
adhérentes à l'UIC (Union des Industries Chimiques) pour les sites classés SEVESO seuil haut (arrêté du 23/12/2003),
⋅ en matière de collecte et élimination des déchets : agrément pour l'élimination des huiles (décret 79-981 du 21/11/1979),
emballages industriels (décret 92-377 du 01/04/1992) et PCB (décret 87-59 du 02/02/87), déclaration pour le transport
(décret 98-679 du 30/07/1998), autorisation au titre des Installations Classées pour l'élimination de déchets industriels
(rubrique 167 de la nomenclature des IC),
⋅ agrément des laboratoires ou des organismes pour effectuer certains types de prélèvements et d’analyses à l’émission
des substances dans l’atmosphère,
⋅ Certificat d'Aptitude à la Conduite En Sécurité (CACES) pour les personnes conductrices d'engins de chantier, grues à
tour, grues mobiles, plates-formes élévatrices mobiles de personnes, etc (article R. 233-13-19 du Code du travail),
⋅ qualification Qualifroid (par exemple) pour les interventions d'entretien d'appareils contenant des fluides frigorigènes
(arrêté du 10/02/1993),
⋅ …
Critères d'application volontaire
Les organismes disposant d'un système de management de la qualité, pratiquent en général une sélection et un référencement des
fournisseurs et sous-traitants répondant au besoin d'une part de s'appuyer sur des partenaires pérennes mais aussi de connaître leur
capacité de réaction face à la demande. Le choix est en général basé sur des critères économiques et de qualité des prestations.
L'extension de cette démarche à des critères environnementaux et SST relève de la volonté de l'organisme d'adopter ou non une
démarche volontariste en la matière, car il ne s'agit nullement d'une exigence des référentiels. Ceci peut être fait dans le cadre de
l'amélioration continue du système.
Si l'organisme choisit effectivement d'introduire l'environnement et/ou la SST dans ses critères de sélection pour certaines catégories de
fournisseurs/prestataires, il peut le faire par exemple :
⋅ En ajoutant au même niveau que ses critères délais/coûts/qualité des fournisseurs : des critères de type "existence d'une
politique environnement et/ou SST, d'un SM environnement et/ou SST, d'une certification ISO 14001, OHSAS 18001, d'un
référencement EMAS…"
⋅ En définissant des critères de présélection portant sur l'organisation et la performance des fournisseurs en matière de
qualité, d'environnement et/ou de SST, permettant seulement à ceux franchissant les minima à respecter, de répondre
réellement à l'appel d'offre en terme de délais/coûts. Il peut s’agir par exemple de demander les taux de fréquence et de
gravité.
QUESTIONNAIRE DE SELECTION DES FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS
Pourquoi ?
Cette démarche peut avoir plusieurs sens :
- une sensibilisation des fournisseurs et sous-traitants : les critères environnement et/ou SST visent avant tout à montrer que
l'organisme se préoccupe de ces problématiques et qu'à moyen terme, il leur demandera des engagements dans ce domaine (permet
d'amorcer une prise de conscience). Une plaquette de sensibilisation, la politique environnement et/ou SST peuvent être diffusées
simultanément au questionnaire de sélection.
- une sélection effective : les critères environnement et/ou SST constituent des vrais éléments de sélection. Le poids qui leur est
accordé dans la sélection est fonction de la stratégie de l'organisme : par exemple, l'organisme peut choisir de travailler exclusivement
avec des fournisseurs et sous-traitants certifiés pour leur système de management. Le but peut être :
⋅ de s'assurer de la pérennité des fournisseurs et sous-traitants et non de sanctionner,
⋅ d'entraîner les fournisseurs et sous-traitants dans la démarche, et d'agir ainsi sur les aspects environnementaux et
risques SST indirectement reliés à l'organisme.
PLAQUETTE DE SENSIBILISATION DES FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS

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➍ ETABLIR LE CONTRAT / LA COMMANDE
La passation du contrat ou de la commande relève purement de la procédure achats classique et du métier d'acheteur. Il n'y a pas de
modalités spécifiquement liées l'environnement et/ou la SST.
Dans le cas de l'intervention d'entreprises extérieures sur site, de chantiers de bâtiment et de génie civil, d'opérations de chargement et
déchargement de marchandises, un certain nombre de pratiques opérationnelles réglementaires sont à mettre en œuvre à la passation de
la commande et au cours de la prestation. Ces aspects sont traités dans le cadre de la gestion des modifications [Renvoi Fiche n°18].
PLAN DE PREVENTION,
✄ COORDINATION SPS (SECURITE ET PROTECTION DE LA SANTE),
PPSPS (PLAN PARTICULIER DE SECURITE ET DE PROTECTION DE LA SANTE), PGCSPS (PLAN GENERAL DE COORDINATION EN
MATIERE DE SECURITE ET DE PROTECTION DE LA SANTE),

PROTOCOLE DE SECURITE

➎ SUIVRE LES PRESTATIONS

Les référentiels de management imposent la communication des procédures et exigences aux fournisseurs et sous-traitants.
Cependant, dans le cadre du système de management, il apparaît indispensable de vérifier la bonne mise en application des
prescriptions communiquées. Pour cela, ce sont les demandeurs qui vont, si nécessaire, alerter l'acheteur des éventuels
dysfonctionnements. Ce dernier pourra alors intervenir auprès du fournisseur/sous-traitant afin de rappeler les exigences contractuelles et
rectifier les dérives.

Cas des produits et équipements

Lors de la réception des produits et équipements achetés, il convient de vérifier le respect de certaines exigences ayant été formulées lors
des étapes précédentes, par exemple :
⋅ Vérification du marquage CE,
⋅ Vérification de la présence de la fiche de données de sécurité pour les produits chimiques,
⋅ …
Cas des prestations
Le suivi des prestations de type chantier ou service peut se faire au travers :
- De suivis de chantier périodiques ou inopinés de type inspection, avec éventuellement check-list des points à vérifier. Il faut noter
que le Code du Travail impose des exigences en matière de surveillance :
⋅ cas des chantiers de bâtiment et génie civil, en dehors de l'établissement ou chantiers clos et indépendants : dans
certains cas [Renvoi Fiche n°18], un collège interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail (CISSCT)
est exigé, ainsi que la réalisation d'inspections de chantiers (art. R. 238-49)
⋅ cas des interventions d'entreprises extérieures : le chef de l'entreprise utilisatrice doit s'assurer auprès des chefs des
entreprises extérieures que les mesures décidées sont exécutées et coordonne les mesures nouvelles qui doivent être
prises, si nécessaire, lors du déroulement des travaux (art . R. 237-12). Ceci est fait au travers d'inspections et réunions
périodiques organisées par le chef de l'entreprise utilisatrice, a minima trimestrielles dans certains cas (art. R. 237-13).
✄ INSPECTIONS DE CHANTIERS
✄ REUNIONS PERIODIQUES
- de réunions de suivi du contrat, pilotées par l'acheteur et regroupant demandeurs, prestataires, responsable environnement et/ou
SST, permettant de faire un point régulier sur l'avancement de la prestation et les dysfonctionnements éventuels et de décider des
actions correctives adéquates.
✄ REUNIONS

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➏ EVALUER LES SOUS-TRAITANTS / FOURNISSEURS
Au-delà du suivi sur une prestation donnée, les acheteurs peuvent effectuer des évaluations plus globales des prestataires/fournisseurs,
qui portent sur l'ensemble des prestations réalisées au cours d'une période définie et destinées à leur demander d'éventuelles
améliorations, voire à changer de prestataire/fournisseur.
Pour cela, les acheteurs peuvent baser leur évaluation, d'une part sur les résultats des suivis périodiques tels que les inspections, mais
aussi sur l'appréciation de la satisfaction des demandeurs en fin de prestation.
Cette évaluation peut être plus ou moins formalisée (grâce à un outil informatisé) en particulier en terme de critères (coûts, délais, qualité,
environnement, SST, propreté des chantiers…) et éventuellement à travers une cotation associée pouvant être plus ou moins élaborée.
Le service achat doit également vérifier de façon périodique l'autorisation administrative des sous-traitants qui le nécessitent (collecte et
élimination de déchets, agréments de laboratoires…) et se procurer les documents justificatifs correspondants. Pour cela, le service gérant
la SST et/ou l'environnement peut élaborer une liste spécifiant la périodicité de mise à jour des informations.
LISTE DES SOUS-TRAITANTS JUSTIFIANT D'UNE AUTORISATION ADMINISTRATIVE
REGISTRE DES AUTORISATIONS ADMISNISTRATIVES
Au-delà de quelques années de fonctionnement du système de management, la maîtrise des fournisseurs/sous-traitants peut être un axe
d'amélioration du système, au travers notamment d'exigences accrues à leur égard, et par le biais d'audits fournisseurs/sous-traitants,
pour les plus "critiques" (le terme "critique" étant à définir à la discrétion de l'organisme).
✄ AUDITS FOURNISSEURS/SOUS-TRAITANTS

5. Compléments
Néant

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