Nom de votre entreprise

Nom du projet

Cahier des charges

Rédigé le 01/01/2023 par [Acheteur]
Dernière mise à jour : 01/01/2023

À propos de ce Ce modèle fournit un moyen simple de créer un cahier des charges pour vous aider à créer des consultations.
modèle Entrez simplement les informations principales de votre consultation dans chacune des parties.

Instructions Veillez à remplacer VOTRE ENTREPRISE par le nom de votre entreprise.

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CAHIER DES CHARGES

Nom du projet ou de la mission

Réf : référence du cahier des charges / consultation Date : 01/01/2023

1 L'OBJET
Ce paragraphe est obligatoire. Il sert à définir, brièvement mais précisément, l'objet exact du cahier des
charges, ainsi que le type de prestation (conception, réalisation, maintenance, contrôle, fourniture…)
Il ne doit pas comporter d'autre mention que cette définition.

Exemple :
Le présent Cahier des Charges concerne ……..
- la fourniture de véhicules légers pour le compte de….
- le nettoyage des locaux de…

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2 LE CONTEXTE
Il s'agit de situer le contexte de la nouvelle affaire :
- historique : quelques éléments sur l'affaire précédente et les événements importants qui ont pu se
produire (défaut de qualité, panne, incidents, …)
- général : l’intégration éventuelle dans une politique d'entreprise (la joindre ou en citer les points
importants en relation avec l'objet)
- spécifique : l’intégration éventuelle dans un projet dont l’objet du cahier des charges (produit ou
prestation) n'est qu'une composante.

Exemple :
Le présent cahier des charges s'inscrit dans le cadre de la politique voyages de VOTRE ENTREPRISE dont
les éléments les plus significatifs en matière de transport aérien sont :
- classe économique pour les vols inférieurs à quatre heures ;
- pour les vols supérieurs à quatre heures classe économique privilégiée avec possibilité d'accès à la
classe affaire selon accord du management local.
3 LA DÉFINITION DE LA PRESTATION OU DU PRODUIT
Il s'agit de définir le plus précisément possible la prestation ou la fourniture, objet du cahier des charges ainsi
que ses limites et la volumétrie si nécessaire.
Cette partie doit permettre aux sociétés consultées d’analyser et de comprendre le besoin, ainsi que
d’appréhender le champ exact de ladite fourniture ou prestation.
Plus particulièrement, tous les éléments quantitatifs et qualitatifs disponibles et nécessaires doivent figurer
dans ce chapitre.

Exemples :
Les surfaces à nettoyer représentent XX m² et se composent de :
- XX m² de moquettes ;
- YY m² de sols carrelés…

Le marché porte sur la fourniture de XX milliers de véhicules (éventuellement mentionner qu'il s'agit d'une
valeur estimative). Ceux-ci sont composés de :
- X minies
- Y citadines
- Z fourgonnettes…

3.1 Le cahier des charges fonctionnel

Comme l’introduction le précise, l’expression fonctionnelle du besoin doit prévaloir le plus possible dans la
rédaction d’un cahier des charges.
De plus, le texte doit définir un degré de flexibilité pour l'ensemble des fonctionnalités décrites et permettre
aux fournisseurs de proposer des variantes.

3.1.1 La caractérisation des fonctions

Les fonctions de service décrivent l’utilité directe du produit pour l’utilisateur. Les fonctions d’estime évaluent
la satisfaction que l’utilisateur tire de la prestation ou du produit. Sommairement, un véhicule satisfait la
fonction de déplacement, la gamme du véhicule sert à satisfaire la fonction d’estime de la personne
transportée.
La caractérisation consiste, pour chaque fonction, à énoncer les critères d'appréciation et leur niveau.
En conséquence, un cahier des charges fonctionnel contient pour chacune des fonctions :
- leurs critères d'appréciation en soulignant ceux qui sont prépondérants pour l'évaluation des réponses;
- les niveaux de critère d'appréciation et leurs caractéristiques :
⮚ niveaux dont l'obtention est imposée ;
⮚ niveaux souhaités mais révisables.

VOTRE ENTREPRISE Page 3/7 Modèle de cahier des charges.docx - Weproc

Les niveaux retenus sont déterminants dans le choix des solutions et incidents directement sur les coûts.

3.1.2 La flexibilité
Il s'agit d'un ensemble d'indications sur les possibilités de moduler un niveau recherché pour un critère
d'appréciation, c'est-à-dire d'expliquer le degré d'imposition du niveau.

La flexibilité est l’une des caractéristiques fondamentales du cahier des charges fonctionnel. Son absence
peut conduire le rédacteur à spécifier des niveaux surévalués allant à l'encontre de l'optimisation recherchée
(besoin / qualité / coûts). Le jeu des flexibilités laisse des marges de liberté au fournisseur pour optimiser son
offre et permet des gains plus importants lors des négociations.

Les niveaux de flexibilité peuvent être :

- F0 : flexibilité nulle, niveau impératif ;
- F1 : flexibilité faible, niveau peu négociable ;
- F2 : flexibilité bonne, niveau négociable ;
- F3 : flexibilité forte, niveau très négociable.

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3.1.3 Les contraintes et les interfaces
Pour éviter des offres inadaptées au besoin, la description fonctionnelle du besoin doit être particulièrement
précise sur :
● L’environnement du produit (réglementation, normes, conditions d’utilisation, contexte particulier),

● Les interfaces lorsqu’il doit s’insérer dans un ensemble technique ou organisationnel plus grand
(raccordement, insertion dans un dispositif, liaison avec des équipes internes).

3.2 Le cahier des charges "technique"

La forme fonctionnelle n’est pas adaptée à tous les cas. Notamment lorsqu’il existe des produits du marché
répondant au besoin et que l’enjeu n’est pas suffisamment important pour engager une démarche fonctionnelle.
Dans ce cas, le produit doit être défini le plus précisément possible de manière à garantir une bonne
comparaison des offres ne donnant pas lieu à appréciation subjective. C'est ainsi que peuvent être fournis des
éléments descriptifs du produit (type, matière, dimensions, taille, coloris…) ou la définition des compétences
recherchées (qualification, expérience, références…)

Ce cas doit néanmoins rester l'exception si l’on recherche des gains en achats durables.

3.3 Les limites de la prestation

Ce paragraphe précise les interfaces entre VOTRE ENTREPRISE et les fournisseurs potentiels de manière
à éviter tout risque de litige ultérieur.
Il s'agit de mentionner clairement les limites de prestations à la charge de chaque partie ainsi que les
contraintes physiques pouvant exister.

3.3.1 Les limites de la prestation à charge du fournisseur

Ce peuvent être :
- les frontières avec d'autres opérations et l'installation elle-même
Exemple : la prestation est limitée inclusivement à ….. ;
- les exigences liées à des outillages spécifiques
Exemple : procédure d'entretien, spécification et rapport de revalidation.... ;
- les limites de fourniture accompagnées des obligations en découlant (ex : pour les matériels ne faisant
pas partie de la fourniture mais ayant une incidence directe sur son fonctionnement, le fournisseur doit
remettre à VOTRE ENTREPRISE tous les renseignements nécessaires à la définition des caractéristiques
des matériels).

3.3.2 Les limites de la prestation à charge de VOTRE ENTREPRISE

Il faut préciser les prestations et matériels qui sont à charge de VOTRE ENTREPRISE.

Exemple :
Dans le cadre de la réalisation de la prestation, la fourniture des fluides reste exclusivement de la
responsabilité de VOTRE ENTREPRISE.

3.3.3 Les variantes

Comme on n’utilise pas l’expression fonctionnelle du besoin, il peut être quand même intéressant de laisser
des marges de liberté aux fournisseurs dans les solutions techniques qu’ils ont à proposer. Pour cela, on utilise
les variantes.
Ces variantes peuvent être de deux types :

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 - la variante définie par VOTRE ENTREPRISE, partie intégrante du cahier des charges. C'est
notamment le cas lorsque deux modes opératoires différents existent et que l’entreprise, avant de faire
son choix, souhaite que le fournisseur se positionne sur les deux.
- la variante inconnue VOTRE ENTREPRISE, laisse la possibilité au fournisseur de proposer un
mode opératoire ou une solution technique différente de celle du cahier des charges. La possibilité de
proposer une ou plusieurs variantes doit alors figurer dans la lettre de consultation.

3.4 La qualité
Il est nécessaire d'indiquer les exigences en termes d’assurance de la qualité.
Il peut s'agir de certification d'entreprise, d'agrément de produit, d'homologation…

4 LES CONTRAINTES DE RÉALISATION

Ce chapitre permet de préciser toutes les conditions extérieures pouvant intervenir ou avoir des conséquences
pendant le déroulement de la prestation.

4.1 Les conditions d'intervention

Ce paragraphe détaille :
- les conditions de fonctionnement du matériel dont découlent les mesures et précautions à prendre pour
une intervention ;
- les délais accordés pour la prestation ;
- les horaires d'intervention.

4.2 Les moyens spécifiques

Certains moyens spécifiques peuvent ou doivent être mis à disposition pour effectuer certaines prestations. Il
est indispensable de les spécifier.
Exemple :
Afin d'effectuer les opérations de contrôle en hauteur des engins élévateurs, l'Unité mettra à disposition du
fournisseur des charges d'un poids de XX Kg.

4.3 Les conditions de sécurité et d'environnement

Citer les éventuelles conditions d'intervention et plus particulièrement les contraintes externes ou les
conditions et exigences particulières fait partie du cahier des charges. Il peut s’agir éventuellement de
conditions telles que :
- température ;
- hygrométrie ;
- protections à mettre en place…

5 LES RÉSULTATS ATTENDUS

5.1 Les performances à atteindre par le fournisseur

Quantifiable, mesurable et contrôlable, une performance est le résultat optimal qu'un système peut
obtenir.
Elles peuvent faire référence à une norme.
Les obligations de résultat s’expriment en termes de
- disponibilité d'un matériel ;

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 - seuil d'une grandeur physique (volume, température, …) ;
- état de référence à maintenir dans la mesure où il est contrôlable (ex : niveau de propreté d'un bureau en
nombre de traces…).
Pour chaque grandeur à contrôler, les tolérances doivent être précisées.

5.2 Les vérifications et essais de fonctionnement

L'ensemble des essais éventuels et des vérifications doivent être mentionnés et décrits.
Ce paragraphe peut également contenir les modalités de mise à disposition d'échantillons ou de prêt de matériel
afin d'effectuer des essais.

5.3 La réception
Pour toute réception nécessitant un procès-verbal de réception, il est indispensable de décrire son contenu et
ses modalités de signature.
Exemple :
Le procès-verbal de réception devra être établi, daté et signé, en double exemplaire, le jour de la livraison
du produit par les représentants dûment habilités du fournisseur et de VOTRE ENTREPRISE (NB : les
noms de ces deux personnes doivent être mentionnées).
Il devra impérativement contenir :
- la nature et les résultats des tests effectués ;
-…

6 LES DOCUMENTS INDISPENSABLES

6.1 Les documents de référence
Dans ce chapitre doivent apparaissent tous les documents auxquels le cahier des charges fait référence dont :
- les normes ;
- la doctrine ;
- les spécifications de VOTRE ENTREPRISE.
Cependant, les textes s'appliquant de fait (lois, décret…) ne sont pas obligatoirement mentionnés.

6.2 Les documents à remettre par le fournisseur

Il s'agit de lister tous les documents qui doivent être remis par le fournisseur soit avant l'intervention, soit en
fin d'intervention.
Dans le premier cas, il s'agit des documents requis tels que des plans, des fiches techniques ou toxicologiques,
des autorisations de mise sur le marché…
Dans le deuxième cas, ce sont tous les documents qui doivent être fournis à l'issue de la prestation ou de la
remise du produit tels que des carnets d'entretien.

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