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Chapitre 4 : Comment rédiger un cahier de charges

Le cahier des charges ou périmètre détaillé du projet est le recueil des exigences
fonctionnelles et non fonctionnelles, demandées par la maîtrise d’ouvrage.
Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats ou services
attendus du projet.
À travers cet article, je vise à vous fournir une meilleure compréhension des tenants et
aboutissants des cahiers des charges projet, leurs raisons d’être, les bonnes pratiques à
adopter.
Avant de finir par la présentation d’un exemple de modèle à télécharger et à adapter
pour vos projets.
Sans tarder, allons-y et bonne lecture.
I. À quoi sert un cahier des charges ?
Un cahier des charges (CdC) sert à définir de manière détaillée les besoins et les
exigences d'un projet, qu'il s'agisse d'un produit, d'un service ou d'un système.
Il peut également servir à valider la faisabilité du projet en apportant des éléments
concrets sur les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques.
Par ailleurs, il est unanimement admis que la définition d'un CDC est l’un des tops 3
critères de réussite d’un projet, et ce, pour les raisons suivantes :
 Gérer un projet sans énoncé clair, c’est essayer d’atteindre un objectif
sans avoir de point de référence, et après, ça revient à tenter de tirer dans une cible
les yeux fermés
 Gérer un projet est une activité complexe qui ne tolère pas
l’approximation
 Un cahier des charges métier est l’antidote à l’ambiguïté, il oblige à être
clair sur les concepts et les attentes vagues
 Il sert à "discipliner" les réflexions des parties prenantes. Il permet
d'encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de
référence pour l’ensemble des acteurs
 L'absence d'un énoncé clair peut mener à un dérapage ou une dérive de
périmètre (scope creep)
II. Qu'est-ce qu'un cahier des charges
 Le cahier des charges est un document qui décrit les règles de gestion et de traitement
dans le langage du métier.
Il exprime un besoin métier qui est à la fois :
 Nécessaire : indique tous les paramètres requis pour la conception et
réalisation du projet
 Réalisable : exprime un besoin réaliste et qui est techniquement et
financièrement réalisable dans le cadre du planning, du périmètre détaillé du projet
et des moyens disponibles
 Clair : cela veut dire que l’idée ou le besoin exprimé n’est pas
susceptible d’être interprété différemment de ce que pense le maître d’ouvrage ou
commanditaire du projet
 Vérifiable : l’équipe de projet ou l’AMOA doit s’assurer qu’il existe
des moyens de vérifier ce qui est requis
 Cohérent : il doit exprimer des besoins qui ne se contredisent pas entre
eux
En général, c'est le chef de projet qui est responsable de rédiger un cahier des charges.
Il peut toutefois être confié à un consultant chef de projet.
Le cahier des charges peut être élaboré en utilisant la méthode SMART pour définir les
objectifs de manière précise et mesurable.
III. Types de cahier des charges
Il existe différents types de cahiers des charges, chacun ayant une finalité différente.
Voici quelques exemples :
 Cahier des charges fonctionnel (CdCF) : décrit les fonctionnalités
attendues du produit ou du projet, ainsi que les exigences fonctionnelles associées
 Cahier des charges technique (CdCT) : décrit les caractéristiques
techniques requises pour la conception et la réalisation du produit ou du projet,
ainsi que les normes à respecter
 Cahier des charges de sécurité (CdCS) : décrit les exigences en
matière de sécurité du produit ou du projet, notamment les mesures de protection,
les contrôles d'accès et les procédures de sauvegarde
Le manque de clarté dans la rédaction d'un cahier des charges, qu'il soit fonctionnel ou
technique, conduit le plus souvent à la dérive du périmètre du projet.
 La dérive du périmètre (Scope Sreep en Anglais) est l’expansion non contrôlée du
contenu du produit ou du périmètre du projet, sans ajustement des délais, du coût ou des
ressources.
En réalité, la plupart des projets semblent souffrir d’une dérive de périmètre, ainsi, les
équipes de projet et les parties prenantes en sont constamment frustrées.
Lorsqu’une dérive de périmètre se produit dans un projet, elle devient une source
considérable de gaspillage de l’argent et d’insatisfaction.
Cette dérive pourrait facilement priver le projet de produire le bénéfice et le résultat
attendu.
Attention : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le
comment).
Ainsi, lors de la rédaction de cahier des charges, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire
plutôt que comment il faut le faire !
IV. Quand rédiger le cahier des charges ?
Le cahier des charges est rédigé en début de phase planification.
En effet, à ce stade, vous avez rencontré les bénéficiaires du projet et documenté
l’expression des besoins.
Vous avez donc maintenant une bonne idée des attentes fonctionnelles du projet ainsi
que de certaines contraintes, exigences, et risques identifiés lors des réunions et interviews.
Cette expression des besoins est la base du périmètre détaillé du projet.
Le schéma ci-après décrit son positionnement dans le cycle de vie type d’un projet.

Ainsi, le CdC s’appuie donc sur les activités de recueil et d’analyse des besoins ou
exigences métiers. Ces deux activités comprennent les tâches suivantes :
  Spécifier et modéliser les exigences : décrit un ensemble de
spécifications métiers ou plans en détail
 Vérifier les exigences : s’assurer que l’ensemble des exigences ou de
conceptions retenues pour le projet sont suffisamment développées pour être
utilisables par la maîtrise d’œuvre
 Valider les exigences : vérifier que les exigences retenues pour le
projet offrent une valeur à l’organisation et soutiennent les objectifs. Par la suite,
faire valider ces exigences par les parties prenantes concernées
 Définir l’architecture des exigences : structurer toutes les exigences et
conceptions afin qu’ils soutiennent l’objectif du projet et qu’ils fonctionnent
efficacement comme un ensemble cohérent.
V. Comment utiliser le cahier des charges projet ?
En s’appuyant sur le cahier des charges, la maîtrise d’œuvre analyse et compare les
différentes options, pour identifier et recommander la solution de mise en œuvre, qui offre la
plus grande valeur à l’organisation.
NB : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le
comment).
Ainsi, lors de la rédaction du cahier des charges, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire
plutôt que comment il faut le faire !
Les spécifications fonctionnelles détaillées consistent à traduire le cahier des charges
projet en termes plus techniques (données en entrée, données en sortie, …).
Le but étant de décrire de façon détaillée comment les exigences métiers du projet vont
être implémentées dans la solution.
VI. Comment faire un cahier des charges ?
Voici un exemple de trame à suivre pour rédiger un cahier des charges :
1. Contexte du projet
2. Spécifications non fonctionnelles
3. Spécifications fonctionnelles
4. Ressources
5. Délais
6. Besoins financiers et budget
Voyons les étapes de rédaction :
 1. Description de l’état actuel
Pour avoir une bonne vue d’ensemble, l’équipe de projet ou le représentant du maître
d’ouvrage doit s’assurer de décrire le fonctionnement général de l’entreprise et des processus
métiers couverts par le projet; ainsi que les équipements et les systèmes actuellement utilisés.
Cela permettra de mieux comprendre l’importance du nouveau système ainsi que
l’ampleur du changement pour l’organisation.
Exemple :
 Décrire le projet dans son contexte : Les besoins initiaux de l’entreprise,
les avantages ou bénéfices espérés, le contexte technique...
 Exprimer les bénéfices attendus justifiant votre investissement : Une
augmentation de x% des ventes ou de la production, une réduction de coûts …
 Définir le périmètre du projet : Quelles sont les limites de votre projet ?
En quoi consiste-t-il ? Où commence-t-il et où s’arrête-t-il ? …
2. Les spécifications non fonctionnelles
Une spécification non fonctionnelle est une exigence qui caractérise une propriété ou
qualité intrinsèque désirée du système telle que sa performance, sa sécurité, sa convivialité, sa
maintenabilité, etc.
Une exigence non fonctionnelle peut porter, aussi, sur le plan préconisé de management
de projet, le niveau de support attendu après la mise en place du système et autres exigences
vis-à-vis de la maîtrise d’œuvre.
Attention : l’ensemble des exigences doit être vérifiables, à défaut, elles ne sont que des
buts.
Exemple :
Répondre à des questions telles que :
 Y a-t-il des contraintes techniques liées à ce projet ?
 Devez-vous acquérir un nouveau progiciel ? A quel prix ?
 Devez-vous acquérir de nouveaux équipements ? Combien ça coûte ?...
3. Les spécifications fonctionnelles
Une exigence fonctionnelle, comme déjà vu plus tôt dans cet article, est une exigence
définissant une fonction du système à développer.
L’utilité d’une solution est déterminée par ses exigences fonctionnelles et ses
caractéristiques non-fonctionnelles.
L’ensemble des fonctionnalités n’est pas utilisable sans certaines caractéristiques non
fonctionnelles.
 Exemple :
Établir une description détaillée de tous les objectifs, puis les diviser en livrables
distincts.
Ne pas hésiter à inclure des schémas pour une meilleure visualisation.
4. Les ressources
Maintenant que vous avez défini les objectifs, sous-objectifs et livrables, vous pouvez
estimer de manière plus fine les besoins en ressources.
Une première estimation des ressources a été faite lors de la création de la Charte du
Projet.
Grâce aux informations fonctionnelles et techniques récoltées, vous pouvez
présentement répondre à certaines questions restées ouvertes lors de l’initialisation du projet.
Exemple :
Répondre à des questions telles que :
 Les compétences internes sont-elles suffisantes ?
 Avez-vous besoin d’aide externe et laquelle ?
 Les estimations de la charte correspondent-elles aux besoins maintenant
détaillés ?
 Qui va faire quoi et quand ?...
Ce dernier point est important : le besoin en ressources va évoluer en fonction de la
charge du projet et de la phase en cours.
Pour cela, vous allez travailler en parallèle à la planification du projet en ajoutant aux
livrables les ressources nécessaires à leur réalisation.
5. Les délais
En fonction des assignations de ressources aux différents livrables, vous pouvez
confirmer ou corriger les estimations ayant servi à l’établissement de la Charte Projet.
La marge d’erreur acceptée sera fortement réduite, car vous pouvez maintenant
travailler avec un niveau d’information beaucoup plus proche de la réalité.
En effet, vous connaissez maintenant les besoins, les contraintes et les exigences de
manière détaillée.
6. Les besoins financiers et le budget
Grâce à le définition des besoins, du calcul des ressources et du plan détaillé, vous
pouvez maintenant estimer de manière plus précise le budget.
Exemple :
Répondre à des questions telles que :
 Investissements:
 Quels matériels, logiciels ou équipements devez-vous acheter et quel est
leur prix ?
 Quels amortissements appliquer ? (Règles légales et spécifiques à
l’entreprise)
Ressources :
Le coût journalier de chaque ressource impliquée dans le projet (y compris chef de
projet) multiplié par le nombre de jours nécessaires et le grand total. Ce montant peut aussi
faire part des investissements,
Ressources externes (consultants, experts métier, installateurs, etc.)
Coût opérationnel, (Quels sont les coûts récurrents?) : Maintenance, réseau, licences,
location locaux ou matériel, etc…
VII. Comment préparer sa rédaction ?
Pour préparer la rédaction du cahier des charges, voici quelques techniques utiles :
1) Entretiens individuels
 Questionnaires
 Entretien directif ou semi-directif
2) Réunions de réflexion collective
 Brainstorming
 Ateliers de travail ou workshop
 Groupe de discussion ou focus group
3) Analyses
 Analyse des données : revue documentaire ou autre
 Benchmark
 Présentation de maquettes
 Tests utilisateurs exploratoires.
VIII. Modèle de cahier des charges
Je vous propose dans ce modèle, une trame à suivre pour rédiger un cahier des charges.
L’exemple traité dans cette section porte sur un cahier des charges informatique,
spécifiquement un projet axé sur l'implémentation d'un nouveau système informatique.
Conclusion
Enfin, j’espère que vous avez saisi les tenants et les aboutissants du cahier des charges
projet, et que la nuance entre l’expression du besoin métier et la conception de la solution est
claire.
 Aussi, il est important de noter que ce document est utilisé en interne comme en externe
si vous faites appel à des prestataires de services.
Il devra être approuvé officiellement par le sponsor et par les
commanditaires/bénéficiaires principaux de votre projet lors d’un comité de direction projet.
Par ailleurs, si vous avez encore des questions ou des besoins d’éclaircissement,
n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire.