Formation MS Project 2010

Hocine Sahnoun
SOMMAIRE

1- Introduction MS Project

2- Fonctionnalité & utilités de MSP

3- Liens utiles

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1- Introduction

Microsoft Project (ou MS Project ou MSP) est un logiciel d’aide a la

gestion de projets édité par Microsoft. Il permet aux chefs de projets
et aux planificateurs de planifier et piloter les projets, de gérer les
ressources et le budget, ainsi que d'analyser et communiquer les
données des projets

Actuellement, Microsoft Project est le logiciel de gestion de projet le

plus utilisé au monde.

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 1- Introduction
MS Project 2010 est proposé en plusieurs versions :

• Microsoft Project Standard : Planning et gestion mono et multi projets. Gestion des
ressources et suivi non automatisés et sans workflow (validation), gestion de risques et
des résultats.

• Microsoft Project Pro : Peut ouvrir plus de types de fichiers : XML, ODBC, etc. et se
connecter à MS Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures, mêmes
possibilités que MS Project Standard

• Microsoft Project Server : Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources
(RBS, suivi du travail en temps réel), structure hiérarchisée du travail (rôles prédéfinis) et
intégration d'un workflow (validations), d'une gestion documentaire centralisée (risques et
résultats). Peut être intégré avec SharePoint Portal Server (entre autres)

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Introduction
Pour résumer et faire simple MS Project est un outil qui permet avec plus ou
moins d'aisance:

Pour les dirigeants: Une visibilité du portefeuille de projets

1.Affichage transversal et consolidé

2.Garantie de la cohérence avec les plans stratégiques
3.Suivi en temps réel du travail des responsables de projets et des ressources
4.Suivi en temps réel des budgets

Responsables de Services: gestion optimale des ressources

1.Contrôle fin de la charge de travail et du délai

2.Affectation des ressources aux bonnes tâches et au bon moment
3.Suivi et adéquation des compétences

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 Introduction

Responsables de projets: gestion optimale des projets

1.Structuration et planification des projets

2.Aide à la décision sur les projets
3.Animation des ressources et documentation des risques

Pour les ressources: collaboration et avancement

1.Collaboration sur les projets, les documents et les risques

2.Feuille de temps dans Internet Explorer ou le calendrier Outlook

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Fonctionnalité & utilités de MS Project
La mise en place d'un projet est un enjeu fondamental pour les
entreprises et les organismes soucieux d'optimiser l'utilisation de
leurs ressources humaines et matérielles. Les décideurs et les
gestionnaires de projet ont à leur disposition un outil informatique
performant, Microsoft Project, qui leur permet de suivre les
différentes phases d’un projet : conception, réalisation et suivi.

L'utilité de ce logiciel peut se répartir dans les différentes catégories

ci-dessous :
1. Modélisation de projets
2. Plannings
3. Affectation et suivi du travail des ressources
4. Gestion des risques (avec quelques plug-ins et exports…)

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project
Remarques à retenir :

Il est à préciser que MS Project n'est pas un "logiciel de gestion de projets", mais un
logiciel principalement "d'aide à la modélisation de projets. Cette précision est importante
car certaines personnes se déresponsabilisent de leurs erreurs de gestion en accusant à
tort le logiciel.
MS Project est donc un logiciel de modélisation de projet. Il ne faut pas le confondre
avec d'autres logiciel et corps de métier comme : la gestion des ressources humaines, la
comptabilité analytique, la gestion du risque, etc. !
Ce cours, ne se veut pas être un cours sur la gestion de projets mais sur l'utilisation
d'un logiciel spécifique sur des exemples concrets

Nombreux ceux qui aujourd'hui utilisent ce logiciel uniquement comme simple outil de
communication ou d'interface graphique. La plupart des utilisateurs affirment que les
possibilités offertes par MS Project en termes d'enrichissement de la présentation des
informations (graphiques ou non) sont très importantes,

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project

Ce que MS Project ne fait pas :

1.Il ne fera pas le plan horaire de vos ressources à votre place

2.Il ne va pas accroître l'estime que vos collègues ont pour vous
3.Il ne va pas forcer vos ressources à respecter les échéances
4.Il ne va pas vous conseiller des ressources supplémentaires
5.Il n'enlèvera pas les défauts de votre produit
6.Il ne va pas prévoir les erreurs que vous ferez
7.Il ne va pas changer la planification pour l'adapter au budget
8.Il ne va pas négocier à votre place
9.Il ne vous fera pas gagner du temps (au contraire!!!)
10.Il ne pourra pas imprimer une planification de plusieurs mètres sur une page A4

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Fonctionnalité & utilités de MS Project

11. Il ne priorise pas pour vous

12. Il ne va pas faire de branchement (liaisons) conditionnels
13. Il ne fera pas de simulation de Monte-Carlo et de gestion du risque
14. Il ne va pas changer la planification pour l'adapter au budget
15. Il ne va pas uniquement vous donner de bonnes nouvelles
16. Il ne fait pas de reporting automatique (sauf version serveur)
17. Et surtout il ne fait pas de vous un chef de projet mais un planificateur

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Fonctionnalité & utilités de MS Project
Et hors de la partie technique on peut rajouter un exemple que l'on retrouve dans
tous les ouvrages sur le logiciel:
Au même titre que Word ne fera pas de vous un meilleur auteur et qu'Excel ne
fait pas de vous un statisticien, Project ne fera pas de vous un meilleur
responsable de projets...

Mais alors, à quoi sert ce logiciel?

La gestion des projets, comme toute gestion de qualité, est une application du
principe des soins de qualité du type roue de Deming "Planifier, Agir, Contrôler,
Corriger", et MS Project est un outil aidant à:
1. Planifier, donc modéliser
2. Décider ce qui doit se faire en premier
3. Enregistrer ce qui s'est réellement passé (traçabilité)
4. Analyser quelle est la meilleure correction possible

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project
Planification et pilotage des projets
Microsoft Project permet la planification des projets, c’est-à-dire la création d’un
plan. Il permet la création de tâches et de jalons, leur hiérarchisation, et de définir
des liens entre les tâches. Une estimation de la durée et de la charge (ou travail)
nécessaire à la réalisation de chaque tâche peut ensuite être réalisée.

Des modèles peuvent être créés afin de proposer des plans types aux utilisateurs
(par exemple, si les projets nécessitent de suivre une méthodologie ou un
processus précis.

Microsoft Project propose différentes représentations graphiques du projet :

diagramme de Gantt, réseau des tâches...
Les possibilités de pilotage des projets sont nombreuses : définition de la
planification initiale (c’est-à-dire l’enregistrement d’une photographie de référence
du plan de projet), saisie de l’avancement des tâches, ré-planification.

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Fonctionnalité & utilités de MS Project

Le chef de projet peut mettre à jour l’avancement du projet :

• via la saisie d’un pourcentage d’avancement (délai ou charge).

• via la mise à jour de la durée réelle et de la durée restante.
• via la mise à jour du travail réel (réalisé) et du travail restant (reste à faire).

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project

Gestion des ressources

Microsoft Project permet la gestion des ressources de chaque projet, c’est-à-dire la

création de l’équipe projet puis l’affectation des ressources définies.
Il est possible de créer différents types de ressources :

• ressources « travail », à qui l’on peut attribuer des charges de travail : individus,
mais aussi des machines-outils par exemple ;
• ressources « matérielles », correspondant à des matériaux (ressources
consommables avec des unités) : béton (m3), câble (km)...
• ressources « coût » (apparue depuis la version 2007 de Microsoft Project), pour
pouvoir associer aux tâches du projet des postes de dépense : frais de
déplacement, achat de prestation au forfait…

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project

Les ressources, en particulier celles de type travail, peuvent être typées comme
génériques : elles correspondent alors à des profils de compétences.
Chaque ressource peut être ensuite affectée aux tâches du projet. Via le
planificateur d’équipe, nouveauté de la version 2010, il est possible de gérer un
plan de capacité des ressources et d’allouer ainsi les tâches du projet aux
ressources.

Lorsque les ressources ont été affectées, Microsoft Project rend possible
l’analyse des plans de charge des ressources affectées, via par exemple
l’affichage d’un graphe des ressources. Une fonctionnalité, l’audit des
ressources, peut être utilisée pour résoudre les problèmes de sur utilisation des
ressources détectés, en réorganisation les tâches du projet

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project

Gestion des coûts

Chaque ressource peut avoir un coût : taux journalier pour une ressource de
type travail, coût unitaire pour une ressource matérielle… Ainsi, en fonction
des affectations des ressources réalisées sur les tâches du projet et de coûts
fixes pouvant être définis pour chaque tâche, Microsoft Project calcule le coût
du projet. Pour les individus, il est également possible de gérer les heures
supplémentaires. Depuis la version 2007, des ressources budgétaires
permettent par ailleurs de définir le budget initial du projet, qui peut être
comparé au coût du projet calculé.

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project
Analyse et communication des informations du projet

Microsoft Project offre une palette de possibilités d’analyse des données du projet
et propose de nombreux rapports. Il est même possible d’exporter les
informations du projet dans Microsoft Excel ou Microsoft Visio pour analyser le
travail et les coûts du projet en fonction de différents axes d’analyse (tâches,
ressources, affectation, temps), via des tableaux, graphiques et diagrammes
croisés dynamiques. Microsoft Project permet de communiquer les informations
des projets : copie du diagramme de Gantt, impression et surtout, depuis la
version 2010, possibilité de créer une frise chronologique exportable vers
Microsoft PowerPoint ou dans un message électronique.

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 Fonctionnalité & utilités de MS Project
D’autre logiciel équivalent a MS Project

Open source
- ganttProject
- open Workbench
- Openproj
- TaskJuggler

Et les plus specifique comme solution d’entreprise on

trouve Primivera, PSNext de Sciforma, Powerproject de
AstaDev…etc…

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Liens utiles
www.mpug.org
The Microsoft Project User Group is a dynamic professional association that serves as the
preeminent resource for Microsoft® Office Project. We help a worldwide community
comprised of thousands of individual and corporate members better leverage their
investment
in Microsoft Project in their businesses and careers.

http://blogs.msdn.com/project_programmability/default.aspx
Site web pour les développeurs MS Project Pro et Server. Attention niveau Expert!

www.mvps.org/project
Site en anglais partenaire Microsoft (MVP signifiant: Microsoft Valuable Professional) avec
des liens, des logiciels compagnons, des tutoriaux sur MS Project

www.primavera.com
Site en anglais proposant un logiciel concurrent de MS Project parmi d'autres (intègre une
analyse des risques selon la méthode du PMBOK)

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Liens utiles
www.sciforma.com (anciennement PSNext)
Excellent outil de gestion de projets (à mon goût bien meilleur que Primavera et MS
Project
en termes de possibilités et d'outils adaptés à la réalité). Par contre il n'y a priori pas de
version internet ce qui est une faiblesse importante du produit.

http://sourceforge.net/projects/openproj/
Logiciel gratuit de gestion de projets apprécié par les TPE qui n'ont pas les moyens de
s'acheter MS Project. Ce logiciel peut ouvrir des fichiers MS Project.

http://sourceforge.net/projects/openworkbench/
Autre logiciel gratuit de gestion de projets enseigné dans certaines universités
européennes.
Interface un peut équivalent à celle de OpenProj.

http://www.ganttproject.biz
Autre logiciel gratuit de gestion de projets pouvant aussi ouvrir les fichiers MS Project.

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Liens utiles
www.projectmanager.com
Excellent système de gestion de projets en ligne sur Internet. Un bon moyen de substitution
à
MS Project Server qui lui nécessite de gros investissements en termes de maintenance
informatique.

www.teamspace.ch / www.openerp.com / www.planzone.com

Quelques autres outils de gestion de projets/plannings en ligne (selon mon opinion, les
logiciels clients n'ont plus de raison d'être. Liste que je dois encore compléter (il y en a
tellement...)

http://support.microsoft.com/newsgroups
Forums officiels de Microsoft et en particulier sur MS Project toutes version confondues (une
cinquantaine de langues sont disponibles)

www.projectserverexperts.com
Project server expert community site

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 Mes remerciements

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