MODULE 3: INTRODUCTION

A L’UTILISATION DE MS
WORD
P R O FE SSEUR : C O ULIB ALY G NINLGONA KAN R OM AR IC
E n seignant-chercheur à l ’ ENSEA

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PLAN DU COURS

Présentation générale de MS-WORD

Mise en forme d’un document
Gestion des références
Révision d’un document
Publipostage
Formulaire sur MS-WORD

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PRESENTATION GENERALE DE WORD
1- Généralités
 Logiciel ayant pour fonction principale le traitement de texte

Capable d’automatiser des tâches

 Trois étapes à prendre en compte dans le traitement de texte:

 Saisie du texte brut sans se soucier de sa présentation

 Application des modifications (couleurs, taille, marges, styles, etc)

 Disponibilité d’un document final prêt à l’emploi (impression,

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PRESENTATION GENERALE DE WORD
Barre outil accès
rapide

Ruban
Règle

Page vierge

Barre d’état

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PRESENTATION GENERALE DE WORD
2- Format de fichier
 Il est très important de pouvoir enregistrer le fichier utilisé dans un format
 Plus de 17 formats offerts
 Existence de problèmes de compatibilité

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
1- Définition des styles

 Possibilité de modifier la police et sa présentation (Police, Taille, Gras, Italique, Souligner,

Couleur, Modification de la casse, Interligne, Numérotation, Puces

 Deux groupes Police et Paragraphe permettent de le faire

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
1- Définition des styles

Augmenter et
réduire Casse
Taille

Police

Gras

Italique
Souligner Surligner
Couleur

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
1- Définition des styles

Liste à plusieurs
niveaux Trier
Numérotation

Puces Afficher les marques

Bordures
Répartition du texte

Interligne Remplissage

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
1- Définition des styles
 Très important de pouvoir définir des styles lorsqu’on travaille sur MS-WORD
 Aller dans le groupe Style de l’onglet « Accueil » pour choisir un style

 Possibilité de modifier le style en définissant la police, la taille de celle-ci, etc.

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
1- Définition des styles
 Positionner le curseur sur style qu’on veut modifier
 Faire un clic droit sur ce style et choisir l’option « Modifier »

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
2- Insertion d’objets
 Voir l’onglet « Insertion »
Possibilité d’insertion de plusieurs types d’objets dans WORD (Page, Tableaux, Formes,
Symboles, Equations, En-têtes et pieds de page, etc.
Des éléments importants de la mise en forme: Numérotation, En-tête, Pied de page

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
2- Disposition des éléments
 Voir l’onglet « Disposition »
 Permet de définir les marge du document, l’orientation de la feuille, le format, la
disposition du texte sur une feuille, les sauts de page, etc

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MISE EN FORME DU DOCUMENT
2- Disposition des éléments

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GESTION DES REFERENCES
1- Table des matières et sommaire

 Sommaire et Table des matières: Pages liminaires

 Table des matières: Ensemble des titres contenus dans un document.

 Sommaire: Résumé des principaux grands titres d’un document.

 Sommaire Début du document Pouvoir donner au lecteur un aperçu du contenu du

document qu’il a sous les yeux.

 Table des matières Fin du document.

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GESTION DES REFERENCES
1- Table des matières et sommaire
 Aller dans l’onglet « Références », puis dans le groupe Table des matières et cliquer sur
Table des matières

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GESTION DES REFERENCES
1- Table des matières et sommaire
 Ouverture de la boîte de dialogue suivante:

 Possibilité de définir le nombre de niveaux à afficher selon les styles définis plus haut et
selon les désirs de l’auteur

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GESTION DES REFERENCES
1- Table des matières et sommaire
 Cliquer sur Options pour hiérarchiser les titres dans la table de matières ou le sommaire

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des éléments de précision
Notes de bas de page
 Fournir plus d’informations sur un élément du texte
 Aller dans l’onglet « Références », chercher le groupe Notes de bas de page et cliquer sur
Insérer une note de bas de page en positionnant le curseur juste après le mot concerné.

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des éléments de précision
Citations et bibliographie
 Citation: Faire référence à une source d’une information citée dans le document
 Bibliographie: Avoir la liste de toutes les sources du document
 Etant dans l’onglet « Références », aller dans le groupe Citations et bibliographie

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des éléments de précision
Citations et bibliographie
 Citation: Cliquer sur Insérer une citation en choisissant l’option «Ajouter une nouvelle
source » pour ajouter un nouvel auteur avec la possibilité de choisir le type de document, etc

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des éléments de précision
Citations et bibliographie
 Le menu Gérer les sources permet d’avoir un aperçu des sources citées en fonction de
style de citation choisi, d’ajouter des nouvelles sources

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des éléments de précision
Citations et bibliographie
 Bibliographie: Cliquer sur le menu Bibliographie et choisir l’option Insérer une
bibliographie

……

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des légendes
 Concerne la gestion des illustrations du document: graphiques, figures, tableaux,
équations, etc
 Aller dans le groupe Légendes de l’onglet « Références » puis cliquer sur Insérer une
légende

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des légendes
 La boîte de dialogue suivante s’ouvre afin de donner le titre à l’illustration:

 En cas d’ajout d’une étiquette bien précise, cliquer sur Nouvelle étiquette et donner son
nom

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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des légendes
 En procédant ainsi, MS-WORD gère automatiquement la numérotation des légendes

 Possibilité de changer la numérotation par défaut « numérique » en alphabétique, en

chiffre romain, de la lier au numéro du paragraphe ou du chapitre en cours. Cliquer sur
Numérotation et choisir le type souhaité.

 Possibilité de générer automatiquement la liste de vos éléments illustratifs.

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 MODULE 3: INTRODUCTION A L’UTILISATION DE MS
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GESTION DES REFERENCES
2- Gestion des légendes
 Etant dans le groupe Légendes de l’onglet « Références », cliquer sur Insérer une table des
illustrations et choisir le type de légende pour lequel on veut la table illustrative

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REVISION D’UN DOCUMENT
1- Suivi de modification
 Intérêt: Modifier un document en permettant à son auteur de voir les changements
effectués dans le document d’origine
 Aller dans l’onglet « Révision », puis dans le groupe Suivi. Ensuite, cliquez sur Suivi des
modifications et commencer à modifier le document.

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 MODULE 3: INTRODUCTION A L’UTILISATION DE MS
WORD
REVISION D’UN DOCUMENT
1- Suivi de modification
 Possibilité d’afficher ou de cacher les modifications apportées en cliquant sur les traces
laissées par MS-WORD
 Pour parcourir toutes les modifications d’un document, il faut aller dans le Volet
vérification et choisir la position du volet qui vous sied.
 Possibilité d’accepter ou de refuser les différentes modifications du document

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 MODULE 3: INTRODUCTION A L’UTILISATION DE MS
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REVISION D’UN DOCUMENT
2- Commentaires
 Possibilité d’insérer des commentaires pour poser des questions ou demander plus de
précision
 Sélectionner le texte à commenter, puis aller dans l’onglet « Révision ». Il faut aller ensuite
dans le groupe Commentaires et choisir Nouveau commentaire.

 Possibilité de modifier les commentaires, de les supprimer ou d’y répondre

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REVISION D’UN DOCUMENT
3- Comparaison de documents
 Possibilité de comparer deux versions d’un même document afin de faire ressortir leurs
différences ou de les combiner
 Etant dans l’onglet « Révision », aller dans le groupe Comparer et cliquez sur Comparer

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 MODULE 3: INTRODUCTION A L’UTILISATION DE MS
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REVISION D’UN DOCUMENT
3- Comparaison de documents
 Sélectionner les documents à comparer ou à modifier
 Choisir les options de comparaison, d’affichage des résultats et cliquer sur OK

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PUBLIPOSTAGE
 Principe: Fusionner une source de données (informations contenues dans un tableau Word ou
Excel) avec un document principal (lettre type, étiquettes, enveloppes).
 Ex: Création de lettres types pour adresser une invitation à des personnes

Fastidieux de saisir une lettre puis de saisir les coordonnées de chaque participant

 Aller dans l’onglet « Publipostage »

 Trois étapes principales dans le publipostage

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PUBLIPOSTAGE
Etape 1: Préparation de la liste de destinataires
 Deux options offertes:
 Saisir la liste des destinataires
 Sélectionner une liste existante
Option 1

 Aller dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et cliquer sur Sélection des
destinataires et choisir Entrer une nouvelle liste

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PUBLIPOSTAGE
Etape 1: Préparation de la liste de destinataires
 Ouverture de la fenêtre suivante pour la saisie des informations requises

Possibilité de personnaliser les colonnes en les agençant selon le goût de l’auteur

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 MODULE 3: INTRODUCTION A L’UTILISATION DE MS
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PUBLIPOSTAGE
Etape 1: Préparation de la liste de destinataires
Option 2
 Possibilité d’importer directement une liste prédéfinie
Choisir l’option Utiliser une liste existante

 Possibilité de modifier à la guise la base de données et retenir uniquement que les

colonnes concernées

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PUBLIPOSTAGE
Etape 2: Préparation du document

 Ouvrez un nouveau document Word ;

 Tapez le corps de votre lettre (informations fixes du type : date-objet-contenu de la lettre

signature) sans vous préoccuper du destinataire

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PUBLIPOSTAGE
Etape 3: Publipostage

 Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage et choisir Assistant Fusion et

publipostage pas à pas.

 Déroulement des étapes du publipostage

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PUBLIPOSTAGE
Etape 3: Publipostage

 Se positionner aux différents endroits où l’on doit insérer les informations sur les
destinataires

 Cliquer sur Insérer un champ de fusion dans le groupe Champs d’écriture et insertion de
l’onglet « Publipostage ».

 Possibilité de visualiser les résultats en cliquant sur Aperçu des résultats et de les
parcourir avant la diffusion du document final

Terminer le publipostage en cliquant sur Terminer & Fusionner du groupe Terminer

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MERCI DE VOTRE AIMABLE ATTENTION

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