FCT-Facturation LFR PDF

EKIP
5.1
Facturation
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EKIP 5.1
Facturation
Février 2006
EKIP – Facturation
Table des matières

1. Préface..............................................................................................................................1
1.1 Objectifs..................................................................................................................1
1.2 Lecteurs concernés..................................................................................................1
1.3 Résumé des différents chapitres..............................................................................1
1.4 Bibliographie ..........................................................................................................2
2. Introduction.....................................................................................................................3
3. Paramétrage d'EKIP pour la facturation .....................................................................5
3.1 Types de modèles de facture...................................................................................5
3.2 Modèle de facture ...................................................................................................5
3.3 Blocs de facture et blocs d'édition ..........................................................................8
3.4 Blocs d'édition et natures de ligne ........................................................................10
3.4.1 Paramétrage d'un modèle de facture ................................................................... 11
3.4.2 Regroupement des types de ligne ....................................................................... 12
3.4.3 Lien de validité des modèles de facture et régime fiscal .................................... 13
3.4.4 Modèle conceptuel des données d'un modèle de facture .................................... 15
3.5 Types de ligne pour la facturation de charges supplémentaires............................17
4. Traitement de la facturation ........................................................................................18
4.1 Facturation client ..................................................................................................18
4.1.1 Calculs à effectuer préalablement pour mettre à jour l'échéancier financier ...... 19
4.1.2 Facturation d'échéances périodiques................................................................... 22
4.1.3 Consultation de l'échéancier ............................................................................... 28
4.1.4 Facturation indépendante des échéances ............................................................ 28
4.1.5 Demandes de traitement "DEMFCTCLIE" issues d'événements provenant
de la GA.............................................................................................................. 31
4.1.6 Facturation de frais supplémentaires et avoirs.................................................... 32
4.1.7 Modification des données d'en-tête d'une facture ............................................... 34
4.1.8 Relevé de factures............................................................................................... 37
4.1.9 Facturation des intérêts de préfinancement......................................................... 40
4.2 Edition des factures...............................................................................................41
4.2.1 Edition des factures par nature d'opération......................................................... 41
4.2.2 Edition d'une liste de factures d'un lot de facturation ......................................... 43
4.3 Facturation des participants ..................................................................................43
4.3.1 Consultation des échéanciers des participants .................................................... 44
4.3.2 Consultation du tableau de facturation de tous les participants d'une affaire ..... 45
4.3.3 Facturation des quotes-parts des participants dans une affaire........................... 45
4.4 Saisie manuelle des factures fournisseurs.............................................................47
4.4.1 Refacturation au client et flux d'ajustement clients ............................................ 47
4.5 Demandes de traitement "DEMFCTFOUR" issues d'événements provenant
de la GA ................................................................................................................52
4.6 Facturation des fournisseurs de prestation............................................................53
4.7 Facturation des commissions d'apport et de contre-garantie ................................55
5. Suivi des factures émises...............................................................................................58
5.1 Consultation des factures clients...........................................................................58
5.2 Consultation des factures des tiers participants ....................................................64
5.3 Consultation des factures fournisseurs..................................................................64
5.3.1 Consultation des lots de factures fournisseurs.................................................... 64
5.3.2 Consultation des factures "externes" fournisseurs.............................................. 66
iii
5.3.3 Consultation des flux induits relatifs aux factures fournisseurs ......................... 67
5.3.4 Consultation des factures devant être payées par reversement ........................... 68
6. Les relevés valant factures............................................................................................71
6.1 Consultation d'un relevé valant facture.................................................................72
6.2 Edition des relevés valant facture .........................................................................74
6.3 Modification du mode d'édition pour un tiers.......................................................74
7. Arrêt de la facturation ..................................................................................................76
7.1 Description de la modification..............................................................................76
7.2 Blocage et déblocage de la facturation .................................................................77
7.3 Consultation des projets d'arrêt de facturation......................................................78
8. Index...............................................................................................................................79
9. Liste des figures .............................................................................................................81
10. Révisions du document .................................................................................................84
iv
1. Préface
1.1 Objectifs
Ce manuel explique les aspects fonctionnels de la facturation dans EKIP.
1.2 Lecteurs concernés

Ce manuel est destiné à plusieurs "groupes cible" :
• les "Groupes pilote Utilisateurs", impliqués dans les questions de facturation.
• nouvelles recrues de Linedata Services désireuses de mieux appréhender les aspects
fonctionnels d'EKIP.
• équipes en charges de l’intégration du progiciel chez les clients utilisateurs d'EKIP.
1.3 Résumé des différents chapitres
Chapitre Contenu
Chapitre 1 Préface
Chapitre 2 Introduction.
Ce chapitre définit le cadre général du traitement de la facturation dans EKIP et en
présente le diagramme des flux.
Chapitre 3 Paramétrage d'Ekip pour la facturation.
Ce chapitre explicite le paramétrage à mettre en place pour traiter une chaîne de
facturation jusqu'à l'émission d'une facture sous sa forme finale d'un "document-
papier", et présente certains éléments du paramétrage nécessaire à l'émission des
factures de préfinancement. Pour le paramétrage des factures relatives aux prestations,
il conviendra de se référer au Manuel EKIP "Prestations".
Chapitre 4 Traitement de la facturation.
Trois grands domaines peuvent être distingués, concernant les relations existant entre
la Société de gestion et ses clients, ses "partenaires" et ses fournisseurs. Ce chapitre
traite de la génération de ces divers types de factures, qu'elles soient émises à partir
d'échéanciers financiers, de données saisies manuellement, ou de traitements dans le
cadre de la Gestion Administrative.
Chapitre 5 Suivi de la facturation.
Ce chapitre présente et détaille les diverses grilles de consultation disponibles pour le
suivi après le lancement d'un traitement de facturation.
Chapitre 6 Relevé des factures.
Ce chapitre décrit comment il est possible de ne pas produire de facture papier à
chaque échéance périodique, mais un relevé en début de vie de l'affaire et après
chaque modification de celle-ci.
1
Chapitre Contenu
Chapitre 7 Arrêt de facturation.
La manière d'arrêter et reprendre la facturation des échéances durant la vie d'un
contrat, avec les conséquences qui en découlent et les contrôles possibles sur ces
fonctions sensibles
1.4 Bibliographie
• Manuel Prestations.
• Manuel Paramétrage d'une base vide.
• Manuel Gestion Administrative.
• Manuels des Calculs financier.
• Manuel de Règlements.
• Manuel Comptabilité.
2
2. Introduction
La Figure 1 schématise le diagramme des flux de données concernant le traitement de la
facturation dans Ekip.
Consécutivement à la mise en place d'une affaire sont générés un ou plusieurs échéanciers,
correspondant aux échéances de remboursement du financement consenti, et, dans certains cas,
à diverses "prestations" annexes pouvant être facturées en sus des échéances.
Exemple : opération de financement d'une machine-outil consentie à une entreprise, assortie
d'un contrat d'assurance bris de machine, et d'un contrat d'assurance-décès sur la tête du chef
d'entreprise : cette affaire pourra donner lieu à la génération d'un échéancier dit financier et à
deux échéanciers de prestations.
Les prestations peuvent être facturées :
• soit en même temps que les échéances,
• soit de manière indépendante.
Elles peuvent aussi découler directement des sommes facturées par le fournisseur de prestations.
Dans ce cas, la destination des flux correspondants sera égale à "RF". (cf. Manuel EKIP
"Gestion des Prestations" pour plus d’informations).
La facturation au client des échéances périodiques comme des charges non répétitives (à
facturer indépendamment des échéances) se lance par un traitement, paramétré à l'aide de grilles
dénommées "ITI" (Interface de Traitement Intelligent).
Diagramme de flux de données

C
Société financière Transmet un fichier ou une facture papier
L
I
E
N Dossier
T F
o
/ Facturer avec u
Prestations annexes r
Loyer à facturer Factures fournisseur
L n
O Refacturation à l'identique au client i
Facturer indépendamment
U du loyer s
E Reversement des s
Factures client montants de prestations e
U
facturées au client
R Envoi facture (papier)
u
r
Envoi d'un fichier de factures
Archivage des flux de prestations clients
Figure 1 - Diagramme des flux de traitement de la facturation.
Toute facture émise correspond à une échéance de l'affaire. Si une affaire comporte plusieurs
éléments financiers avec des dates d'échéances identiques, la facture d'une échéance porte sur
tous les éléments financiers, ainsi que sur les prestations qui leur sont attachées.
3
Un traitement de facturation "marque" chaque échéance traitée, de telle sorte qu'il ne puisse être
lancé deux fois pour une même échéance.
Chaque lot de facturation comporte un numéro unique, qui est porté sur chacune des factures
constitutives du lot.
Chaque facture est identifiée par :
• un numéro externe, généré par un chrono (voir Manuel EKIP "Paramétrage d'une base
vide"),
• un numéro interne (clé numérique).
Le paramétrage est conçu de telle sorte que l'on puisse s'assurer qu'il est fait appel tant aux
modèles de facture qu'aux informations financières appropriées.
Le tableau ci-dessous indique les chapitres à consulter selon les informations recherchées :
Pour plus d’information sur… Voir…
Le paramétrage de la facturation Chapitre 3
Le lancement du traitement de facturation et les grilles ITI correspondantes Chapitre 4
Les grilles permettant de contrôler les conséquences et résultats du lancement Chapitre 5
d'une facturation
4
3. Paramétrage d'EKIP pour la facturation

EKIP affecte un modèle de facture à chaque facture interne client créée.
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Paramétrage / Param. des fonctions / Gestion facturation
Accès Ekip Ready :

Ekip Ready / Paramétrage / Affaire / Gestion courante / Factures
3.1 Types de modèles de facture

Les types de modèles de facture, définis par EKIP ont un code simple imposé TMFC. Le batch
lancé en vue de l'impression d'un lot de facturation fera appel à un programme SQR associé au
type de modèle de facture.
Figure 2 - Grille GES021. Définition des types de modèles de facture. Création de modèles de facture.
3.2 Modèle de facture

Un modèle de facture peut être assimilé à un fond de plan alimenté par des informations
provenant de la base de données EKIP. Il s'agit de la codification libre avec attributs MDFC.
Chaque modèle de facture est spécifique, mais peut être rapproché d'un groupe de modèle ou,
autrement dit, "marqué" par un type de modèle de facture.
La Figure 3 présente la grille permettant de définir les modèles de facture. Un modèle de
facture a, en tant qu'attribut, un type de modèle de facture.
On peut définir plusieurs modèles de factures par type de modèle de facture.
5
Les différents types de modèles de facture :

Type Description
LETR Format lettre
MOD 1 Facture de loyer.
RVF PMTT RVF Personne morale toutes zones
RVF PMVP RVF-Personne morale véhicule particulier
RVF PPET RVF-Personne physique résidant étranger
RVF PPFR RVF-Personne physique résidant en France
RELE Format relevé de facture.
RVFC Relevé valant facture.
SANS Sans édition de facture.
Figure 3 - Grille DEV141. Création de modèles de factures.
Informations de la grille :
Champ Description
Code Code du modèle de facture
Libellé court, libellé A consulter par la fenêtre de détail
long, texte d'aide
Statut Lors de la création du modèle de facture, le statut sera "ETUD" (à l'étude).
Après validation, il pourra être modifié en "EXPL" (en exploitation).
Valeur par défaut Flag (oui/non) qui précise si le modèle de facture concerné est la valeur par
du site défaut.
Type de modèle de Permet de rattacher le modèle de facture à un type de modèle de facture
facture
Validité Permet l'accès à la grille de détail présentée ci-dessous
6
Figure 4 - Grille GES015. Grille intermédiaire : validité des modèles de facture.
La dernière colonne de cette grille donne accès à une autre grille de détail présentée Figure 5 :
Figure 5 - Grille de détail : validité des modèles de facture.
Champ Description
Code Code relatif à la nature d'opération.
nature
d’opération
Libellé Libellé de la nature d'opération.
V.Déf Indicateur de la valeur par défaut : précise si la nature d'opération est la valeur par
défaut
Valide Indicateur de validité (oui/non) : précise si le modèle de facture est valide pour la
nature d'opération (valeur par défaut de cet indicateur : non). Seuls les modèles de
factures valides pour la nature d’opération apparaîtront dans la liste de valeurs dans la
grille FCT109 (voir Figure 12).
Un modèle de facture est constitué de blocs de facture et de types de ligne.

Chaque échéance et chaque flux prévisionnel comporte un ou plusieurs type(s) de ligne.
Pour une affaire, à une date ou pour une plage de dates données, le système va rechercher le
montant de l'échéance due, ainsi que les flux prévisionnels qui doivent être facturés
concomitamment (destination du flux = "FR" ou "FP").
Le type de ligne constitue le lien entre la facture et le montant de l'échéance (ou le flux). Il
constitue aussi le lien, de ce fait, entre les tâches de gestion (mise en loyer d'une affaire, calcul
7
des échéanciers par exemple), la facturation proprement dite, et l'enregistrement automatique

des écritures comptables.
Une ligne de facture est constituée de libellés (texte descriptif) et de montants facturés (voir
figure ci-dessous). Les parties texte s'appellent "blocs d'édition" et comprennent du texte fixe et
des variables : données de l'affaire, du bien et des prestations, qui figureront sur la facture.
Les autres données figurant sur la facture mais sans relation directe avec les montants (adresse
de facturation, lieu et date d'émission de la factures, …) sont regroupées dans les blocs de
facture.
Représentation schématisée d'une facture :
Adresse de facturation : Adresse postale :

SA MAJO SA MAJO
2, Rue Collin Mamet
78530 BUC BP 75
78530 BUC
Blocs de
Echéance facturée FC01167797

Client C000077924 PARIS, le 25 mai 1999
Affaire Référence Montant HT TVA Montant TTC
25212-MA Echéance pour la période du 15/07/1999 au 31/07/1999 :
Renault/Mégane km = 50000 1.152,13 237,34 1 389,47

Lignes
Caution 1.000,00 0,00 1.000,00
Contrat d'entretien 100,00 0,00 100,00
Blocs d'édition
La position des blocs de factures sur la page imprimée ainsi que leur format sont définis dans le
programme SQR associé au type de modèle de facture, lié au modèle de facture.
3.3 Blocs de facture et blocs d'édition

Spécifique à chaque modèle de facture, le contenu des blocs de facture est à définir par
l'utilisateur. Il peut combiner du texte libre et des variables.
La Figure 6 présente la grille permettant de consulter les variables qui pourront être intégrées
dans les blocs de factures ou d'édition. L'attribution de noms à des variables internes et la
création de nouvelles variables ne sont pas du ressort de l'utilisateur.
8
Figure 6 - Grille FCT007. Sélection des paramètres d'un bloc de facture.
La grille FCT007 permet de constituer les blocs de facture suivants :

Bloc Description
BIEN Description du bien
BPG Bas de page (5 lignes au maximum)
CLIE Position adresse client
DUPL Duplicata
ENTE Entête
FACT Titre de la facture
HPG Haut de page (5 lignes au maximum quelle que soit la page)
HPG1 Haut de la première page. On ne peut pas définir HPG et HPG1 en même temps
HPG2 Haut de toutes les pages à l'exception de la première. On ne peut pas définir HPG et
HPG2 en même temps
MAND Mandat pour les prestations
PRES Description des prestations
RECA Libellé récapitulatif TVA
REGA Règlement par débit direct
REGC Paiement par chèque
REGP Paiement par prélèvement
REGR Règlement par traite
REGT Transfert électronique
REGV Règlement par virement
RTAL Annotation sur le talon réponse
TALO Libellé du talon de réponse détachable
TITR Titre de la facture
TOTA Total de la facture
TXTF Texte de la facture
VIDA Date de la facture
9
3.4 Blocs d'édition et natures de ligne

Une ligne de facture regroupe des blocs d'édition et des montants à facturer. Les blocs d'édition
combinent du texte libre et des variables.
Il en existe de trois types :
• PRES : Descriptif de la prestation,
• ENTE : En-tête,
• BIEN : Descriptif du bien.
Pour chaque ligne de facture, les contenus des blocs d'édition peuvent être différents. Le
contenu d'un bloc d'édition lié à un type de ligne est défini dans la grille FCT302 (voir Figure
8). Pour limiter le nombre de blocs d'édition par ligne de facture, il est possible, comme le
montre la grille de la Figure 7, de spécifier des blocs d'édition autorisés par nature de ligne (à
chaque ligne de facture correspond un type de ligne, donc une nature de ligne).
Contenu des blocs d’édition :

Bloc d’édition Contenu
ENTE Regroupe, en principe, des données de l'affaire, telles que les dates relatives à
l'échéance
BIEN Regroupe des données relatives au bien (ex : type de véhicule, numéro
d'immatriculation).
PRES Regroupe des données relatives aux prestations (ex : nature du contrat d'assurance,
type de garantie).
Les blocs d'édition sont définis au niveau des natures de ligne : chaque nature de ligne regroupe
un certain nombre de types de ligne. Les types de ligne d'un modèle de facture déterminent, en
fonction de leur nature de ligne, les blocs d'impression pouvant être utilisés.
Figure 7 - Grille FCT104. Définition des blocs d'édition par nature de ligne
10
3.4.1 Paramétrage d'un modèle de facture

La Figure 8 présente la grille de paramétrage d'un modèle de facture.
Figure 8 - Grille FCT302. Paramétrage d'un modèle de facture.
Bloc supérieur :
Bloc d’édition Contenu
Code et libellé Code et libellé du modèle de facture
Copie Dans le cas d'un modèle de facture "vide", permet de dupliquer un modèle existant.
Bloc inférieur :
Le bloc inférieur de la grille, qui montre les lignes de facture, se compose des informations
suivantes :
Information Description
Type de ligne Il peut être sélectionné à partir d'une liste de valeurs, comportant pour chaque
type de ligne, la nature de ligne et la nature d'opération. Il s'agit des types de
ligne rattachés à des natures d'opération susceptibles de facturation. Une grille
de détail permet d'accéder à la liste des variables qui pourront être utilisées
dans le bloc en-tête de la ligne de facture.
En-tête de la ligne Ce bloc d'édition apparaîtra sur la facture ; il peut comporter des variables et du
de facture (bloc texte libre.
d'édition ENTE) Attention : le nombre de caractères d’une ligne ne doit pas dépasser 50, et
les variables doivent toujours être écrites en majuscules.
Exemple : Assurance chômage %P6 - %P8 : à l'édition, le nom de la personne
assurée prendra la place de la variable "%P6", et la référence externe du contrat
de prestation celle de la variable "%P8".
La grille de détail permet la saisie de plusieurs lignes de texte. Par défaut le
texte correspond au libellé du type de ligne.
Code de Concernant les types de ligne affectées d'un code de regroupement, seul le
regroupement libellé du regroupement sera édité et les montants feront l'objet d'une
sommation. Le code de regroupement peut être sélectionné à partir d'une liste
de valeurs (voir Section « Regroupement des types de ligne »).
Attention : les types de ligne regroupés doivent avoir le même code taxe.
11
Autre bloc Si la nature du type de ligne autorise un bloc d'édition, la saisie du texte
correspondant est possible au travers d'une grille de détail. Si plusieurs types de
ligne font l'objet d'un regroupement et que l'une de ces lignes comporte un
accès à un bloc d'édition, il est préférable que le code regroupement soit
identique au code de ce type de ligne.
Figure 9 - Grille FCT302-1. Définition des lignes de facture.
Tous les blocs de factures peuvent être définis à partir de la page 2/2 de la grille ; ils pourront
comprendre du texte libre et des variables comme illustré en Figure 10.
Figure 10 - Grille FCT302-2. Définition des blocs de facture.
3.4.2 Regroupement des types de ligne

Afin d'éviter de trop nombreuses lignes sur les factures, les types de ligne peuvent être
regroupés (voir « Paramétrage d'un modèle de facture »). La Figure 11 présente la grille de
définition des codes permettant le regroupement. Il s'agit de la codification simple libre RGTL.
Exemple : contrats d'assurances garantissant des risques de natures différentes et regroupés en
un seul contrat dénommé "contrat tranquillité").
12
Figure 11 - Grille DEV114. Définition des codes pour le regroupement des types de ligne.
3.4.3 Lien de validité des modèles de facture et régime fiscal

Des liens de validité permettent au système de reconnaître quel modèle de facture doit être
choisi.
Les factures à émettre ont généralement pour origine des échéances financières (ou des charges
non répétitives à facturer indépendamment des échéances) liées à une affaire qui a été créée par
une Société de gestion, dans le cadre d'un certain type de produit financier.
Les flux qui en résultent (correspondant à des paiements périodiques ou bien "indépendants")
sont créés selon une certaine nature d'opération : pour chaque combinaison : "Société de gestion
/ Produit financier / Nature d'opération", un modèle de facture et un "régime fiscal" (en matière
de TVA notamment) sont définis (voir Figure 12).
Lors de la création d'un tiers client, il est possible de lui attacher un modèle de facture. Si un
modèle est spécifié, il sera "prioritaire" par rapport au modèle attaché à la combinaison "Société
de gestion / Produit financier / Nature d'opération".
De même, la grille AFF601 permet d'affecter un modèle de facture à une affaire donnée. Cette
affectation sera prioritaire sur un paramétrage au niveau du tiers ou du paramétrage par défaut
décrit ci-dessus.
Figure 12 - Grille FCT109. Définition des liens de validité des modèles de factures.
13
Société de gestion A sélectionner à partir d'une liste de valeurs.
Produit financier Liste de valeurs ; codification et libellé du produit financier
Nature d'opération Liste de valeurs ; codification et libellé. Toutes les natures d'opération
figurent dans la liste
Code "régime Sur encaissements ("E") ou sur débits ("D"), en fonction du régime de la
fiscal" ou TVA Société de gestion :
• sur encaissements : le flux de TVA sera stocké dans un compte d'attente ;
il sera enregistré (compte : TVA perçue) lors du paiement par le client.
• sur débits : l'enregistrement de la TVA s'effectuera automatiquement à la
date de la facture.
Modèle de facture La liste de valeurs montre tous les modèles de factures qui sont valides pour
la nature d’opération (voir Figure 5).
Exceptions Une grille de détail - voir Figure 13 - permet de définir dans quels cas il sera
dérogé à la règle découlant de la combinaison "Société de gestion / Produit
financier / Nature d'opération". La liste de valeurs des modèles de factures
montre tous les modèles de factures qui sont valides pour la nature
d’opération (voir Figure 5).
Note : Afin de pouvoir valider une facture de charges et débours (FACD), il est nécessaire de
paramétrer un modèle pour chaque occurrence de produit financier, bien qu'aucune édition de
telles factures ne soit prévue.
Exemple illustré dans la Figure 13 :
• si le type de personne associé au tiers est "artisan-commerçant", le modèle de facture à
appliquer sera le modèle "INTE" ;
• si le type de personne associé au tiers est "profession libérale", le modèle de facture à
appliquer sera le modèle "RLDC" qui est un modèle de relevé de facture.
La codification des exceptions (partie gauche de la Figure 13) est imposée. Elle peut être
consultée sur la grille présentée Figure 14. Si une exception est définie, elle primera sur le
modèle de facture spécifié lors de la définition du tiers client.
Figure 13 - Grille de détail : définition des exceptions.
14
Figure 14 - Grille DEV114. Consultation des exceptions possibles dans l'utilisation des modèles de
factures.
3.4.4 Modèle conceptuel des données d'un modèle de facture

Compte tenu des liens de validité et des exceptions, le système va aller rechercher, pour créer
une facture, le modèle adéquat, squelette à partir duquel va être bâti le document final à éditer et
dans lequel seront intégrés les types de ligne, les blocs d'édition, etc.
Le modèle conceptuel des données d'un modèle de facture est présenté Figure 15.
15
Modèles de facture
(contraint
Paramétrage des modèles de facture par ->) (Codif MDFC)
Type de modèle de
facture
(Codif TMFC)
Regroupement des
types de lignes
(contraint (Codif. RGTL))
par ->)
Variables Type de modèle de

facture
(PARBLKFAC)) (Codif TMFC) Maquettage du modèle
Blocs d'édition / NATL d'édition
code_modele_facture
Natures de lignes (RLNATBLOC) code_type_ligne
code_bloc_facture
(Codif NATL)
(FCBLCLIG)
Types de lignes
(types de flux gestion)
(TYPLIGNE)
(Texte libre / ltype de (Texte libre/ modèle)

ligne)
id_texte
id_texte (FCTXTMOD)
Natured'opération
(Codif NTOP)
Liens de validité des modèles

Produits financiers
id_valsnp
(Codif PFIN)
(VALSNP)
Société de gestion
(SOCIETE_GESTION)
Codification imposée Exceptions

Régime fiscal
(Codif RGFS) (EXC_MODFACT)
Figure 15 - Modèle conceptuel des données d'un modèle de facture.
16
3.5 Types de ligne pour la facturation de charges supplémentaires

Des types de ligne peuvent être sélectionnés à partir d'une liste de valeurs afin de créer les flux
prévisionnels nécessaires dans le cadre de la refacturation de charges supplémentaires, hors
échéanciers. Cette liste comprend les types de ligne définis comme types de ligne des
prestations à refacturer au client (voir Manuel EKIP "Gestion des prestations"). Il s'agit de la
nature de ligne REFA de la nature d'opération FACE.
Les types de ligne dont la destination est "FI" génèreront des flux indépendants, c'est-à-dire des
flux qui seront facturés indépendamment des échéances périodiques.
Les types de ligne dont la destination est "FP" génèreront des flux ponctuels, c'est-à-dire des
flux qui seront facturés avec une échéance (sauf dans le cas d'une affaire arrivée à terme).
Cette fonction se trouve dans le menu Ekip-Ie / Paramétrage / Param.des fonctions / Prestations
/ Types lignes client.
Figure 16 - Grille CPT923. Définition des types de ligne relatifs aux charges refacturables.
17
4. Traitement de la facturation
Outre la facturation client, trois types de traitement sont possibles :
• cas des participants,
• cas des fournisseurs de prestations,
• cas des apporteurs d'affaires/contre-garants
Cas des "participants"

Ce sont en général des tiers auxquels est facturée une fraction des échéances de l'affaire par le
biais d'un échéancier spécifique.
Exemple : un constructeur automobile, dans le cadre d'une offre promotionnelle, accepte de
prendre à sa charge le manque à gagner résultant de l'application d'un "taux d'intérêt zéro"
pendant un an, dans le cadre d'un prêt consenti à l'acquéreur d'un modèle de sa gamme.
L'établissement financier accordant le financement facturera au constructeur l'écart de taux
résultant de l'application du taux promotionnel : dans ce schéma, le constructeur aura un rôle de
"participant".
Cas du fournisseur de prestations

Celui-ci établit une facture à la Société de gestion ; le règlement fournisseur peut être également
émis de manière automatique.
Cas des apporteurs d'affaires/contre-garants

Les apporteurs d'affaires et les contre-garants perçoivent une rémunération, sous forme de
commissions généralement virées automatiquement : le traitement de ces commissions est géré
intégralement par Ekip qui dispose en interne de tous les éléments de calcul de la facture devant
émaner de l'apporteur ou du contre-garant.
4.1 Facturation client

Le système peut gérer concomitamment la facturation :
• des échéances financières,
• de toutes autres charges périodiques liées à l'affaire,
• des charges indépendantes des échéances,
• des charges périodiques devant être facturées séparément.
Des charges occasionnelles peuvent être facturées manuellement ou au travers de la Gestion
Administrative, des "événements" de la G.A. pouvant générer des demandes de traitement (voir
Manuel EKIP "Gestion administrative").
18
Traitées manuellement ou au travers de la G.A., ces charges génèreront automatiquement les

flux prévisionnels correspondants. En fonction de la destination du flux prévisionnel, elles
seront facturées en même temps que les échéances périodiques (destination = FP) ou de manière
indépendante (destination = FI).
4.1.1 Calculs à effectuer préalablement pour mettre à jour l'échéancier financier

Les échéances financières de certaines affaires sont déterminables, mais non déterminées (taux
d'intérêts référencés, quotités révisables selon application de jeux d'indices, ...). Préalablement à
la facturation relative à une période donnée, l'échéancier prévisionnel établi pour ces affaires
doit donc être recalculé pour prendre en compte les valeurs des variables de la période. En
l'absence de ces traitements, la facturation se fera sur la base de l'échéancier prévisionnel
déterminé lors de la mise en production de l'affaire.
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Facturer les clients / Préliminaires éch.
Accès Ekip Ready

Ekip Ready / Gestion / Facturation / Création factures / Facture client / Etapes préliminaires
Préfinancement
Dans le montage de certaines affaires, il peut y avoir un décalage entre le règlement d'un
fournisseur et le début des échéances client, par exemple si l'affaire finance plusieurs matériels
avec des dates de livraison échelonnées. Dans ce cas, la société de gestion peut souhaiter
facturer au client, des intérêts sur les sommes déboursées.
Ces intérêts sont appelés pré-loyers dans EKIP et avant facturation doivent faire l'objet d'un
calcul de l'assiette sur laquelle les intérêts eux-mêmes sont ensuite calculés. Deux fonctions
permettent d'effectuer ces deux étapes, chacune soit par affaire, soit par produit financier. Les
grilles présentées Figure 17 et Figure 18 ci-dessous permettent de lancer les deux traitements
par affaire. Les fonctions PRLASSECH et PRLINTECH permettent le traitement pour un
ensemble de produits financiers.
Accès :
CBI / Pré-loyer/Prestation / Calcul du pré-loyer ou Calcul des Intérêts
19
Figure 17 - Grille PRLASSAFF. Alimentation des comptes de pré-loyer par affaire
Figure 18 - Grille PRLINTAFF. Calcul des intérêts sur le compte de pré-loyer client par affaire.
Taux variables
Il est possible, dans le cadre d'une simulation, de prévoir des conditions financières en taux
variable (sélection d'une formule de taux variable). Préalablement à la facturation d'une
échéance, il sera nécessaire de calculer, au travers de la grille présentée Figure 19, le montant
résultant de l'application de la valeur du taux révisé.
20
Figure 19 - Grille CALTAUXVAR. Calcul de la variation des intérêts des échéances prenant en compte des
taux variables.
Société de gestion A sélectionner à partir d'une liste de valeurs.
N° affaire Numéros des affaires à traiter. La liste de valeurs contient les affaires en taux
variable
Date échéance Bornes d'échéance à traiter
début/fin
Compte-rendu Flag permettant d'indiquer si l'utilisateur souhaite avoir un compte-rendu
détaillé du calcul effectué
Simulation Il est possible d'effectuer le calcul en mode simulation, auquel cas les
montant calculés ne sont pas conservés en base. Il est toutefois possible de re-
lancer le calcul en mode réel tant que l'échéance n'a pas été facturée.
La fonction CALTVGLB permet d'effectuer le même calcul de manière globale et la fonction

CALTXVSGPF de lancer le traitement pour un ensemble de produits financiers et en ensemble
de réseaux.
Indexation
Certaines simulations financières peuvent comporter des échéances soumises à indexation.
Préalablement à la facturation d'une échéance, il sera nécessaire de calculer, au travers de la
grille présentée Figure 20, le montant résultant de l'application de l'indice de révision.
21
Figure 20 - Grille CALCULINDX. Calcul des échéances soumises à indexation pour un produit financier.
Il est également possible, au travers de la grille présentée Figure 21, de lancer le calcul résultant
du jeu de l'indexation pour une affaire spécifique.
Figure 21 - Grille CALCULIDX. Calcul d'une échéance soumise à indexation pour une affaire.
Pour plus d'informations sur les calculs des pré-loyers, les taux variables et l'indexation, se
référer aux manuels sur les calculs financiers.
4.1.2 Facturation d'échéances périodiques

Règles de gestion appliquées :
• dans le cadre du traitement de la facturation des échéances périodiques d'une affaire, le
système sélectionne toutes les échéances périodiques de tous les éléments financiers de
l'affaire présentant une date d'échéance inférieure ou égale à la date de facturation saisie dans
la boîte de dialogue. La date de facturation peut donc être différente de la date d'échéance
(qui est celle du calcul actuariel qui a déterminé l'échéancier).
• le système sélectionne tous les flux prévisionnels ayant pour destination "FR" (Facture
Répétitive) ou "FP" (Facture Ponctuelle). Seuls sont pris en compte les flux ponctuels
concernant les affaires non encore arrivées à terme : les flux ponctuels des affaires arrivées à
22
terme doivent être facturés indépendamment des échéances périodiques (voir Section
« Facturation indépendante des échéances »).
• le système examine l'indicateur "pool", afin de repérer si une (ou plusieurs) quote-part de
partenaire est à calculer.
• les échéances périodiques sélectionnées sont triées par : date d'échéance, affaire, indicateur
de flux de gestion, identifiant interne de l'élément financier.
• après facturation, les échéances traitées sont marquées de telle sorte qu'il ne soit pas possible
de les facturer deux fois.
• les factures récupèrent certaines informations attachées aux affaires, telles que Société de
gestion, type de produit financier, devise, tiers au nom duquel la facture doit être émise,
numéro d’adresse de facturation, tiers devant régler et numéro de RIB de son compte, mode
de paiement, modèle de facture et code d'exigibilité.
• si le code d'exigibilité n'est pas défini au niveau de l'affaire, c'est celui du client qui est pris
en compte ; s'il n'est défini ni au niveau de l'affaire, ni au niveau du client, c'est celui du Site
qui est pris en compte. Le code d'exigibilité peut être saisi dans les grilles AFF601, qui se
trouve dans les enchaînements de montage (voir Figure 22) et TIE0010, qui se trouve en
menu local dans le menu Ekip-Ie / Montage/ Tiers (voir Figure 23).
Figure 22 - Grille AFF601. Saisie d’une méthode d’exigibilité et du nombre de "mois / jours" d’exigibilité
d’une affaire.
23
Figure 23 - Grille TIE0010. Saisie d’une méthode d’exigibilité et du nombre de "mois / jours" d’exigibilité
d’un tiers.
La date d'exigibilité peut être définie de 7 façons :

Code Date d’exigibilité
1 Date de l'échéance
2 Dernier jour du mois de la date d'échéance
3 Date de l'échéance + nombre de jours "exigibilité"
4 Date de l'échéance + nombre de mois "exigibilité"
5 Dernier jour du mois de la date d'échéance + nombre de mois "exigibilité"
6 Dernier jour du mois de la date d'échéance + nombre de mois et jours "exigibilité"
7 Dernier jour du mois de la date d'échéance + 1 jour + nombre de mois et jours exigibilité.
Après la mise en loyer de l’affaire, un échéancier est créé. Une date de facturation est calculée à
partir de la date d’échéance et de la période d’anticipation de l’affaire (voir Figure 22). La date
de facturation d’une échéance est la date d’échéance moins la période d’anticipation.
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Facturer les clients
5 dialogues sont possibles au travers des grilles ITI pour lancer le traitement de la
facturation des échéances périodiques.
Accès Ekip Ready :

Ekip Ready / Gestion / Facturation / Création factures / Facture client / Fact. échéances
2 dialogues sont proposés par le menu Ekip Ready.
Facturation des échéances périodiques des affaires :

Cette fonction est disponible dans les deux menus (Ekip Ie et Ekip Ready) et s’applique :
• pour un ou plusieurs produits financiers,
• pour un ou plusieurs réseaux,
24
• à une date de facturation donnée.

Les échéances dont la date de facturation est antérieure ou égale à la date de facturation saisie
sont sélectionnées (voir Figure 24).
La date de facture saisie dans le cadre du dialogue est celle qui apparaît sur la facture.
Le point de départ pour le calcul d'éventuels intérêts de retard est égal à la date d'exigibilité.
La date d'exigibilité ne peut pas être antérieure à la date de facturation saisie : si tel était le cas,
la date d'exigibilité serait forcée et alignée sur la date de facturation (motifs : ne pas pénaliser le
client – et lui facturer des intérêts de retard – dans le cas où le traitement de facturation serait
lancé postérieurement à une date d'exigibilité).
Note : Les règles de gestion énoncées ci-dessus sont valables pour l'ensemble des fonctions de
facturation client
Figure 24 - Grille FCTECHCLI.
Facturation des échéances périodiques :

Cette fonction est disponible dans les deux menus (Ekip Ie et Ekip Ready) et s’applique :
• pour une affaire donnée,
• à une date de facturation donnée (Figure 25).
25
Figure 25 - Grille FCTECHAFF.

Cette fonction s’applique :
• pour les affaires d'un client donné,
Figure 26 - Grille FCTECHTIE.

26
Figure 27 - Grille FCTUNEECH.
Facturation des premières échéances périodiques des affaires :

• à une date de facturation donnée
Seront sélectionnées les échéances dont la date de facturation est antérieure ou égale à la date de
facturation saisie sont (Figure 28) et correspondant à la première échéance de l’échéancier de
l’affaire.
Figure 28 - Grille FCT1ERECHL.
27
4.1.3 Consultation de l'échéancier

Le tableau de facturation d'une affaire, que l'on peut consulter via la grille MEP012 (voir Figure
29), est constitué des échéances de remboursement et de toutes les prestations et redevances
périodiques qui sont à facturer en même temps.
Après lancement de la facturation, en zoomant dans le champ "numéro de facture", on a accès à
la grille CPT963 (voir Figure 30), elle-même donnant accès à la grille CPT064 présentée Figure
74
Figure 29 - Grille MEP012. Consultation de l'échéancier de facturation.
Figure 30 - Grille CPT963. Liste des flux relatifs à des factures d'échéances périodiques.
4.1.4 Facturation indépendante des échéances

Règles de gestion appliquées :
• le système cherche tous les flux prévisionnels dont la destination est "FI" (Facture
Indépendante) ou "FP" (Facture Ponctuelle, pour les affaires arrivées à terme). Le flux
prévisionnel est attaché à l'affaire (et non à une échéance périodique de l'échéancier). Les
données de facturation peuvent donc être différentes de celles concernant les échéances
périodiques et avoir leur propre mode et date de paiement, tiers facturé et tiers payeur ;
• après facturation, les flux traités seront marqués de telle sorte qu'il soit impossible de les
facturer deux fois ;
• en matière de méthode d'exigibilité, les règles sont les mêmes que celles concernant la
facturation des échéances périodiques.
28
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Facturation / Facturer les clients / Fact. hors échéance
4 dialogues sont possibles au travers des grilles ITI pour lancer le traitement de la
facturation hors échéances
Accès Ekip Ready :

Ekip Ready / Gestion / Facturation / Création factures / Facture client / Fact. hors échéances
2 dialogues sont proposés par le menu Ekip Ready
Facturation hors échéances des affaires :

Cette option est présente dans les deux menus (Ekip Ie et Ekip Ready) et s’applique :
• à une date de facturation donnée :
Seront sélectionnés les flux clients dont la date d'échéance est antérieure ou égale à la date de
facturation du dialogue (voir Figure 31), et compte tenu de la période d'anticipation.
La date d'exigibilité ne peut être postérieure à celle de la facture : si tel était le cas, la date
d'exigibilité serait forcée et alignée sur la date de facture.
Figure 31 - Grille FCTHORGEN.
Facturation hors échéances d'une affaire donnée :

Cette option est présente dans les deux menus (Ekip Ie et Ekip Ready) et s’applique :
• à une date de facturation donnée (voir Figure 32):
29
Figure 32 - Grille FCTHORECH.

• à un client donné,
• à une date de facturation donnée (voir Figure 33)
Figure 33 - Grille FCTHORCLI.

• pour un ou plusieurs réseaux,
• à une date de facturation donnée (voir Figure 34)
30
Figure 34 - Grille FCTHORPFRS.
4.1.5 Demandes de traitement "DEMFCTCLIE" issues d'événements provenant

de la GA
Dans le cadre de la Gestion Administrative, des demandes de traitements peuvent être liées à
des événements : le déclenchement d'un événement peut poster une demande de traitement.
Exemple :
La réalisation de l'événement "Modification de l'adresse du client" génère la demande de
traitement DEMFCTCLIE : "Emettre une facture client", afin de répercuter sur ce dernier des
frais administratifs.
Lors de l'exécution du batch de traitement approprié, TRTDEMCLIE, le système recherche
toutes les demandes de traitement dont la fonction est DEMFCTCLIE et dont le statut est
"ATRA" (à traiter).
Conséquences de l'exécution du traitement : des flux prévisionnels sont créés. Ils seront facturés
en même temps que les échéances périodiques ou de manière indépendante, selon la destination
du flux.
La Figure 35 schématise le Modèle Conceptuel des Données concernant les demandes de

traitement postées par des événements de la Gestion Administrative.
31
C o d ific a tio n lib r e F o n c tio n s E K IP

é v é n e m e n ts G A
( C o d if. T R T L ) id _ fo n c tio n
( F O N C T IO N S )
C o d ific a tio n s im p o s é e s
N T O P : N a tu r e d 'o p é r a tio n
N A T L : N a tu r e d e lig n e P a r a m é tr a g e d e s d e m a n d e s
N ATI : R ô le d u tie r s d e tr a ite m e n t p o s té e s p a r u n
R ô le d e s tie r s
é v é n e m e n t d e la G .A .
tie r s
id _ fo n c tio n
T y p e s d e lig n e s c o d e _ tie r s
ie _ é v é n e m e n t
c o d e _ o p e r a tio n ( D E T T IE R S )
(T R T E V T A D M )
c o d e _ n a t_ lig n e
c o d e _ ty p e _ lig n e
( T Y P L IG N E )
T ie r s
D e m a n d e s d e tr a ite m e n t tie r s
( T IE R S )
A ffa ir e s
( id _ tr td o s a d m
id _ a ffa ir e
id _ a ffa ir e
id _ fo n c tio n
( A F F A IR E ) T a x e s a p p lic a b le s
ie _ é v é n e m e n t)
c o d e _ ta x e
E c h é a n c e s p é r io d iq u e s (T R T D O S A D M ) (T A X E )
E le m e n ts
id _ e le m e n t
p o u r la fo n c tio n 'D E M F C T C L IE '
id _ a ffa ir e
(E L E M E N T )
T ra ite m e n t d e s
demandes
F lu x p r é v is io n n e ls
id _ flu x p r e v
id _ a ffa ir e
(F L U X P R E V )
C o d if ic a tio n im p o s é e
Figure 35 - Modèle Conceptuel des Données des demandes de traitement postées par la Gestion
Administrative.
4.1.6 Facturation de frais supplémentaires et avoirs

Au cours de la vie d'une affaire, la Société de gestion peut vouloir facturer des charges
concernant des tiers qui n'ont pas encore de lien avec l'affaire ; elle peut également être amenée
à émettre une facture d'avoir à un client qui ne correspond pas à un avoir sur une facture déjà
émise. La Figure 36 présente la grille permettant de traiter ces deux types de charges dont les
processus de saisie sont similaires, un avoir pouvant s'analyser comme une "charge négative".
Les données saisies seront transférées dans les flux prévisionnels et, selon la destination du type
de ligne, ces flux seront facturés avec les échéances (voir « Facturation d'échéances
périodiques ») ou de manière indépendante (voir « Facturation indépendante des échéances »).
32
Figure 36 - Grille FCT156. Saisie des données de facturation de frais supplémentaires ou d'un avoir client.
Informations du bloc supérieur :

• Société de gestion.
• Catégorie d'affaire et devise de l'affaire concernée.
• Affaire et statut de l'affaire.
• Tiers-client de l'affaire.
Informations du bloc inférieur :

Type de ligne La liste de valeurs contient les types de ligne de la nature d'opération FACE et des
natures de ligne COMM, CTDP, DG, PRES, REFA et RELO dont la destination
est soit FP – Facture ponctuelle, soit FI – Facture indépendante.
Statut Le statut du type de ligne sélectionné sera "ETUD" (à l'étude) ; après validation, il
sera à modifier en "ATRA", afin d’être pris en compte dans l’un des traitements de
facturation (annulation possible : statut ANNU).
Tiers externe Le nom du tiers client est ramené par défaut. Si, dans les données de règlement, le
tiers facturé est modifié, c'est ce tiers qui est affiché
Données Grille de détail présentée Figure 37. Données modifiables s'il s'agit d'un flux
concernant le indépendant, non modifiables s'il s'agit d'un flux ponctuel. La destination du flux
paiement est déterminée par le type de ligne sélectionné.
Code taxe TVA applicable
Montant HT Hors TVA
33
Commentaires Une ligne de "commentaires" peut être définie pour chaque type de ligne ; elle
pourra être reprise en tant que variable (%P14) dans les blocs d'édition des
modèles de factures
Division Champ qui rend possible, dans le cas où le système d'information d'un client serait
interfacé avec EKIP, un regroupement des factures à émettre au nom de ce client.
Les divisions sont créées au niveau du site ; l'une d'entre elles peut être
sélectionnée dans ce champ si nécessaire.
Figure 37 - Grille de détail : données de règlement.
Informations de la grille de détail :

Champ Description
Dest Destination du flux.
Flux indépendant ou flux ponctuel, selon le type de ligne sélectionné ; non
modifiable s'il s'agit d'un flux ponctuel.
No Element Numéro d'élément.
Numéro de l'élément financier concerné, renseigné si la destination est flux
ponctuel.
Facturé à Tiers au nom duquel la facture doit être émise et code d'adresse (plusieurs adresses
peuvent être saisies lors de la définition d'un tiers, chacune affectée d'un code). La
liste de valeurs ramène la liste des tiers ayant le rôle FCLI, mais il est possible
d'insérer directement un tiers n'ayant pas ce rôle. Il ne devient pas pour autant un
intervenant sur l'affaire
Réglé par Nom du tiers payeur de la facture. La liste de valeurs ramène la liste des tiers ayant
le rôle PCLI. Il n'est pas possible de saisir manuellement un tiers n'ayant pas ce
rôle. Le tiers choisi ne devient pas pour autant un intervenant sur l'affaire
Règlement Mode de règlement.
Rib RIB du tiers payeur, l'élément financier.
No Echéance Numéro de l'échéance concernée, renseigné si la destination est flux ponctuel. Par
de début défaut la prochaine échéance non-facturée, mais modifiable.
Date Date d'échéance, par défaut la date du jour s'il s'agit d'un flux indépendant ou la
d’échéance date d'échéance de la prochaine échéance non-facturée en cas de flux ponctuel.
Date début/fin Dates de début et de fin de l'échéance concernée en cas de flux ponctuel.
4.1.7 Modification des données d'en-tête d'une facture

Après avoir généré des factures, l'utilisateur peut être amené à vouloir, pour certaines d'entre
elles, modifier des données telles que le mode de règlement ou la date d'exigibilité. Cette
possibilité est offerte par la grille FCT040.
34
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Modif Entête Facture
Accès Ekip ready :

Ekip ready / Gestion / Facturation / Modification / Modif Entête Facture
Tant que le paiement d'une facture n'a pas été enregistré, il est possible de modifier les données
d'en-tête– les données/écran et non les données de la facture/papier - via la grille présentée
Figure 38 :
Figure 38 - Grille FCT040. Modification des données d'en-tête d'une facture.
Un exemplaire de l'en-tête est présenté sur la grille, avec les informations suivantes :
Champ Description
Affaire Identifiant de l'affaire et son libellé
Facture N / Numéro de facture et sa date d'échéance
Echéance du
Exigible le Date d'exigibilité. Donnée modifiable
Montant TTC
Cas / Sens NI Type de facture concernée et son sens, Inverse étant pour un avoir
Réglée Indicateur : les flux de règlement peuvent être consultés sur une grille de détail
(voir Figure 39),
Contractant Identité du tiers impliqué dans l'affaire. Il ne s'agit pas nécessairement du client :
ce peut être le fournisseur ou l'apporteur, dans le cadre de factures à régler ;
notion distincte, par ailleurs, de celle de "tiers facturé" et "tiers payeur".
Mode règl. Mode de règlement de la facture. Donnée modifiable
Facturé à Tiers facturé
Adresse de Numéro de l'adresse de facturation : parmi les diverses adresses possibles du
facturation tiers, celle qui devra figurer sur la facture. Donnée modifiable
Réglée par Identité du tiers payeur
Identité bancaire RIB : parmi les diverses coordonnées bancaires possibles du tiers, celles du
compte qui devra être utilisé en cas de règlement par prélèvement. Donnée
modifiable
35
Champ Description
Bon à payer Indicateur : si la case n'est pas cochée, le système bloquera l'encaissement ou le
décaissement, ainsi que le lettrage des montants de la facture. Voir Manuel Ekip
"Règlements". Donnée modifiable
Code Code regroupement de la facture, hérité du paramétrage soit du produit financier
regroupement soit du tiers soit de l'affaire. Indique les conditions dans lesquelles la facture peut
être regroupée avec d'autres pour un règlement unique (Codifications simples
imposées RFDE et RFEN). Donnée modifiable
Modèle fact. Modèle de facture pour l'impression. Donnée modifiable
La grille de détail CPT963 qui présente les flux de règlement imputés à la facture (voir Figure
39), est accessible à partir du champ "Réglée".
Figure 39 - Grille CPT963. Flux des règlements imputés à une facture.
Un zoom dans le champ "libellé" donne accès à la grille CPT147 - (voir Figure 40), qui
regroupe toutes les informations sur le flux et donne accès aux informations de la facture (zoom
dans le champ "numéro de mouvement"), ainsi qu'aux données des "opérations diverses" (zoom
dans le champ "Numéro OD") si le flux a été généré par une OD (voir Manuel EKIP
"Règlements").
Figure 40 - Grille CPT147. Détail des flux de règlement concernant une facture.
Pour une facture et une nature d'opération égale à "FACE" (facturation des clients), le champ
"Bon à payer" peut également faire l'objet d'une mise à jour via la grille FCT158 (voir Figure
41).
36
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Facturer les clients / MàJ Bon à payer FACE
Accès Ekip Ready :

Ekip Ready / Gestion / Trésorerie / Décais. Client / MàJ Bon à payer FACE
Figure 41 - Grille FCT158. Mise à jour des "bons à payer" pour les factures client.
4.1.8 Relevé de factures

Certains clients souhaitent que, dans le cas où plusieurs factures doivent être émises à leur nom,
ces factures puissent être regroupées et non pas émises une à une.
EKIP offre la possibilité d'éditer des relevés de factures, par client ou par affaire : dans l'un et
l'autre cas, des critères de regroupement peuvent être activés (ou, à l'inverse, désactivés). Une
modification de l'ordre des critères de regroupement ne modifiera pas le traitement mais
seulement la présentation à l'écran.
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Facturer les clients / Relevé de factures.
Accès Ekip Ready :

Non présent
La Figure 42 présente la grille permettant de modifier ou de désactiver les critères de
regroupement.
37
Figure 42 - Grille PRG147. Relevés de factures : classement des critères de regroupement.
La Figure 43 présente la grille permettant de créer un regroupement de factures : le système

sélectionnera les factures et les regroupera, par client ou par affaire.
Figure 43 - Grille FCT003. Lancement des traitements batch permettant de regrouper des factures.
Le lancement de la demande : "regroupement par affaire" ou "regroupement par client" conduira

à l'affichage de l'une ou l'autre version de la grille FCT003 présentée Figure 44.
Attention : Tous les champs doivent être renseignés pour que le regroupement soit effectué. Seront
sélectionnées les factures pour lesquelles existe le code de regroupement approprié : celui-ci est
défini par affaire dans la grille AFF601, champ "Regroupement facture" (voir Figure 45).
38
Figure 44 - Grille FCT001. Paramétrage du traitement batch de regroupement des factures.
Figure 45 - Grille AFF601. Code de regroupement des factures pour une affaire.
Après regroupement, un numéro de regroupement est attribué.

La Figure 46 présente la grille permettant d'imprimer les relevés de factures : sélectionner le(s)
numéro(s) de regroupement correspondant au(x) relevé(s) à imprimer.
Le système recherchera le modèle d'impression ad hoc (même principe que pour les modèles
d'impression de factures) : modèle de facture lié au type de modèle de facture RELE (voir
« Modèle de facture »)).
39
Figure 46 - Grille EDTRELFACT. Impression de relevés de factures.
4.1.9 Facturation des intérêts de préfinancement

Après calcul des flux relatifs aux intérêts de préfinancement (voir « Calculs à effectuer
préalablement pour mettre à jour l'échéancier financier »), les factures correspondantes peuvent
être générées par des traitement batch qui permettent la facturation des pré-loyers dans ou hors
échéancier. La Figure 47 montre le lancement du batch de facturation pour une affaire donnée.
La fonction FCTHORPRLE lance le même batch hors échéancier. De la même manière, la
Figure 48 lance le batch de facturation pour un ensemble de produits financiers et de réseaux, et
la fonction FCTHORPRLG hors échéancier.
Accès :
CBI / Pré-loyer/Prestation / Facturation
Figure 47 - Grille FCTPRLAFF. Facturer pré-loyer pour une affaire.
40
Figure 48 - Grille FCTPRLECH. Facturer pré-loyer pour une liste de produits financiers.
4.2 Edition des factures

Différentes fonctions sont disponibles pour l'édition des factures, certaines à partir des menus
locaux des grilles de consultation de factures unitaires ou de lots de facturation (voir le chapitre
« Suivi des factures émises » ci-dessous). D'autres figurent dans les menus. L'ensemble de ces
fonctions utilise le traitement FCT015_V4.
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Suivi facture client
Accès Ekip Ready :

Non-présent
4.2.1 Edition des factures par nature d'opération

La Figure 49 présente la grille permettant d'imprimer les factures pour un ensemble de factures
suivant le dialogue ci-dessous. Tous les paramètres du dialogue doivent obligatoirement être
saisis.
41
Figure 49 - Grille EDITFACT4. Edition batch d'un ensemble de factures.
La Figure 50 présente la fonction qui permet la sélection d'un ensemble de natures d'opération et
de modèles de facture.
Figure 50 - Grille EDFACT4_4. Edition des factures par nature d'opération et par modèle.
42
4.2.2 Edition d'une liste de factures d'un lot de facturation

La Figure 51 montre la fonction permettant l'édition d'un sommaire des factures d'un ou
plusieurs lots de facturation. Le traitement lancé est FCT161.
Figure 51 - Grille EDLOTFACT. Edition d'un liste des factures par lot.
Figure 52 – Exemple de l'édition produite par FCT161.
4.3 Facturation des participants

Les participants d'une affaire (voir définition en début de chapitre 4) peuvent être facturés selon
un processus identique à celui de la facturation client : création d'un échéancier participant lors
de la mise en commande ou en loyer de l'affaire, facturation des échéances participants,
génération et impression de factures, etc.
Accès Ekip Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Facturer participant
Accès Ekip Ready :

Ekip Ready / Gestion / Facturation / Création factures / Facture Participants
43
4.3.1 Consultation des échéanciers des participants

Le Figure 53 présente la grille permettant la consultation des échéanciers des participants dans
une affaire.
Figure 53 - Grille MEP220. Consultation des échéanciers relatifs aux participants.
Premier bloc
Champ Description
Société Société de gestion
Catégorie affaire Catégorie d’affaire
Affaire Affaire et tiers contractant (client) : accès possible à la grille de détail AFF550 -
résumé de l'affaire. Seules les affaires comportant une participation sont
affichées.
Tiers / Rôle du Tiers et rôle de ce tiers dans l'affaire (généralement : rôle "PART" = participant) ;
tiers accès possible à la grille de détail TIEFR06, grille de consultation des tiers.
Elément fin. tiers Numéro de l'élément financier dans lequel sont enregistrées les informations
relatives au tiers participant.
Statut élément Statut libre de l'élément financier du tiers participant : ce statut est évolutif en
financier tiers fonction de la réalisation de certains événements (Voir Manuel Ekip "Gestion
Administrative).
Elément fin. Numéro de l'élément financier du client.
client
Statut élément Statut libre de l'élément financier du client : ce statut est évolutif en fonction de
financier client la réalisation de certains événements (Voir Manuel EKIP "Gestion
Administrative).
Deuxième bloc
• Pour chaque échéance : numéro, date de début et de fin de période. Si l'échéance a fait l'objet
d'une facturation, le champ "numéro de facture" sera renseigné.
• Montants.
44
4.3.2 Consultation du tableau de facturation de tous les participants d'une

affaire
La grille de la Figure 54, qui figure dans le même menu, permet de consulter le tableau de
facturation concernant tous les participants dans une affaire. Par comparaison avec la grille
MEP220 (voir Figure 53), cette grille présente l'avantage d'offrir une vision globale des factures
qui devront être émises dans le cadre d'une affaire et qui concernent tous les participants. Elle
montre également si ces factures ont fait l'objet d'un enregistrement comptable et à quelle date.
Figure 54 - Grille MEP016. Consultation du tableau de facturation des participants d'une affaire.
4.3.3 Facturation des quotes-parts des participants dans une affaire

La quote-part des "tiers participants" dans une affaire peut être facturée de trois façons, toujours
à partir du même menu :
1. facturation des quotes-parts des tiers participants pour une ou plusieurs catégorie d'affaires,
un ou plusieurs réseau de vente et pour une date de facturation donnée (voir Figure 55) :
o seront sélectionnées celles des quotes-parts à facturer aux participants dont la date de
facturation est antérieure ou égale à la date de facturation du dialogue. La date de
facturation est égale à la date d’échéance moins la période d’anticipation de l’affaire.
o la date de facture saisie sera celle qui apparaîtra sur la facture ;
o la date d'exigibilité ne peut pas être antérieure à la date de facturation saisie : si tel était
le cas, la date d'exigibilité serait forcée et alignée sur la date de facturation.
45
Figure 55 - Grille FCTECHPAR.
2. facturation des quotes-parts des tiers participants pour une affaire donnée, à une date de
facturation donnée (voir Figure 56) :
Figure 56 - Grille FCTAFFPAR.
3. facturation des quotes-parts des tiers participants pour un participant donnée, à une date de
facturation donnée (voir Figure 57) :
46
Figure 57 - Grille FCTCLIPAR.
4.4 Saisie manuelle des factures fournisseurs

Par facture fournisseur dans ce contexte, nous entendons facture de fournisseur de services, que
ce soit lié à un contrat de prestation, ou un service indépendant. Cette saisie n'est pas destinée à
traiter le fournisseur du bien objet du financement, qui est géré dans le montage de l'affaire.
Une saisie manuelle de facture fournisseur permet d'insérer dans EKIP l'image d'une facture
reçue d'un fournisseur de services afin d'en permettre le règlement.
Une telle saisie peut induire – après validation – l'émission :
• de flux prévisionnels qui pourront être ensuite traités dans le cadre d'une facturation client,
• de flux prévisionnels (suppléments de flux ou avoirs) pour compenser la différence entre le
montant facturé au client et le montant payé au fournisseur par la Société de gestion.
4.4.1 Refacturation au client et flux d'ajustement clients

Pour qu'une refacturation au client soit possible, les conditions suivantes (voir Manuel "Gestion
des Prestations" concernant les notions mentionnées) doivent être réunies :
• il existe un type de ligne "refacturation de charges - client" (destination du flux "FI" ou "FP")
;
• il existe un type de ligne "refacturation de charges - fournisseur" dont la destination du flux
est "RF" et induisant le type de ligne défini ci-dessus.
Les types de ligne fournisseur ayant "RF" comme destination de flux peuvent être sélectionnés
lors de la saisie de la facture fournisseur : ils induiront automatiquement les flux prévisionnels
pour la facturation client.
Autre cas de figure possible : association à l'affaire d'un contrat de prestation client. Dans ce cas,
des conditions supplémentaires sont à réunir :
• il existe un contrat de prestation fournisseur dont le mode de facturation est "RECP" (à
réception de factures) ; le contrat de prestation fournisseur devra comporter un type de ligne
dont la destination du flux est "RF" ;
47
• il existe un package liant au contrat de prestation fournisseur, un contrat de prestation client

dont le mode de facturation sera "Refacturation réelle". Le contrat de prestation client devra
comporter le type de ligne induit par le type de ligne du contrat de prestation fournisseur.
• l'affaire est liée au package.
Pour créer les flux d'ajustement client, la facture fournisseur doit être saisie et injectée dans la
piste d'audit fournisseur. Les factures fournisseurs sont saisies soit manuellement, soit au travers
d'une interface. Les conditions devant être réunies sont les suivantes :
• il existe un type de ligne "refacturation de charges - client" (destination du flux "FI" ou "FP")
;
• il existe un type de ligne "ajustement des flux - fournisseur" dont la destination du flux est
"RG" et induisant le type de ligne défini ci-dessus ;
• il existe un contrat de prestation fournisseur dont le mode de facturation est "RREG" (à
réception de factures avec ajustement) ; le contrat de prestation fournisseur devra comporter
un type de ligne dont la destination du flux est "RG" ;
• il existe un package liant au contrat de prestation fournisseur, un contrat de prestation client
dont le mode de facturation sera "Abonnement". Le contrat de prestation client devra
comporter le type de ligne induite par le type de ligne du contrat de prestation fournisseur ;
• l'affaire est liée au package.
Accès :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Factures charges / Fact. charges & deb.
La Figure 58 présente la grille permettant la saisie d'une facture fournisseur.
Figure 58 - Grille FCT441. Saisie d'une facture fournisseur.
48
Information du bloc supérieur de la grille :

Champ Description
N° facture Numéro de facture : saisir ici le numéro "externe" (référence de la facture papier
par exemple)
Statut de la Le statut est, à l'origine, "en cours de saisie" ; après saisie de toutes les données
facture de la facture fournisseur, le statut devra être modifié en : "en attente de
fournisseur validation" ; après validation des données de la facture fournisseur, le statut
deviendra : "facture validée".
Fournisseur Identifiant du fournisseur : nom et adresse du fournisseur pourront être vérifiés
dans le champ contigu ; une liste de valeurs ramènera uniquement les tiers ayant
pour rôle "FOUR", "ASSU", "TASM", "GREF", "AVOC", "NOTR" ou "FIMM"
Rôle Rôle précis du fournisseur dans le cadre de cette facture, à sélectionner parmi les
rôles valides pour le tiers
Devise Devise dans laquelle est exprimée la facture du fournisseur
Numéro de mvt Numéro interne du mouvement, attribué lors de la validation de la facture. Le
zoom de détail permet d'afficher la grille FCT024 qui donne le numéro du lot de
facturation et permet d'accéder à la grille CPT064 qui affiche le détail des lignes
de la facture (voir Figure 62).
Date facture Date figurant sur la facture du fournisseur.
Régime fiscal Code régime fiscal ou TVA : voir commentaires de la grille FCT109 en Figure
12.
Mode de règl. Mode de règlement ; le détail permet de modifier le tiers à régler et de mettre à
jour le flag "Bon à payer", tant que la facture est au statut "En cours de saisie".
Numéro de RIB Références bancaires : les références bancaires du tiers bénéficiaire du règlement.
Centre de coût L'un des centres de coût définis au niveau du site peut être sélectionné dans ce
champ.
Service Indicateur "service" oui/non (service dans le sens : "prestations") : si l’indicateur
est à renseigné à "Oui", la facture sera restreinte à un unique contrat de prestation
fournisseur.
Information du second bloc de la grille :

Champ Description
Affaire Numéro de l'affaire :
• celui de l'affaire centre de coût s'affiche par défaut : à chaque Société de
gestion est affectée au moins une affaire centre de coût sur laquelle sont
comptabilisées les charges non directement imputables à des "affaires-client "
(exemple : frais généraux de la Société de gestion) ;
• un numéro d'affaire peut être sélectionné à partir d'une liste de valeurs,
incluant toutes les affaires en cours ; si un contrat de prestation a été
sélectionné dans le bloc supérieur (champ : "service"), la liste de valeurs ne
comprendra que les affaires affectées du contrat de prestation sélectionné
Elt Numéro de l'élément financier : il ne sera pas nécessaire de renseigner ce champ
si le champ "service" (prestations) du bloc supérieur a été renseigné à "non" ;
dans le cas contraire, le champ "élément" est à renseigner du numéro de l'élément
financier auquel se trouve rattaché le contrat de prestation sélectionné dans le
bloc supérieur
Contrat de Il ne sera pas nécessaire de renseigner ce champ si le champ "service"
prestation (prestations) du bloc supérieur a été renseigné à "non" ; si un contrat de
prestation a été sélectionné, son nom sera ramené automatiquement
49
Champ Description
Type Type de ligne : si le champ "service" (prestations) du bloc supérieur est renseigné
à "non" et un numéro d'affaire est précisé, ce champ pourra être renseigné à partir
d'une liste de valeurs comportant tous les types de ligne concernant les
fournisseurs (voir Manuel EKIP "Gestion des Prestations") ; si l'affaire
sélectionnée est l'affaire centre de coût, les lignes ayant un type de ligne induit
seront exclues de la liste de valeurs ; si le champ "service" est renseigné à "oui",
seuls les types de ligne refacturables concernant le contrat de prestation pourront
être sélectionnées
Taxe Sélectionner le taux applicable
Montant HT Montant HT dans la devise de la facture
Montant TTC Montant TTC dans la devise de la facture
TVA Montant de la TVA
Cours (aff) Taux de change applicable à la devise fournisseur permettant d'obtenir le
montant correspondant dans la devise de l'affaire
TTC (affaire) Montant TTC dans la devise de l'affaire
Après saisie des données de la facture, le statut de la facture devra être modifié en "Attente de
validation".
Lors de la validation, le statut deviendra "Facture validée". La validation peut être effectuée
"globalement" ou de manière "détaillée". La grille permettant la validation d'une facture
fournisseur est présentée Figure 59.
Figure 59 - Grille FCT_VFCF01. Validation d'une facture fournisseur.
Lors de la validation d'une facture fournisseur, le système créera des factures internes en
fonction des types de ligne des factures fournisseur.
Une facture fournisseur peut comporter des lignes relatives à différentes affaires :
• dans le cas d'une validation détaillée, le système créera un nombre de factures internes égal
au nombre d'affaires concernées ;
• dans le cas d'une validation globale, le système procédera à un regroupement des affaires sur
la facture fournisseur : une facture interne sera créée pour toutes les affaires concernant un
même produit financier, une même catégorie d'affaire, une même Société de gestion et une
même devise. L’affaire centre de coût sera "affaire pivot" des en-têtes de factures générées.
50
Les factures internes créées selon le processus "validation globale" seront rattachées à
l'affaire centre de coût.
Les figures suivantes mettent en évidence la différence entre processus de "validation globale"
et processus de "validation détaillée" :
Piste d'audit Fournisseur Factures internes
Facture : FOU0125
Fournisseur : AF1 Facture : FF000001
se composant des lignes : CRBA / CBVE
Affaire A1
L1 : Affaire : A1 /finP : CRBA / CC : CBVE
Affaire A2
L2 : Affaire : A2 /finP : CRBA / CC : CBVE
L3 : Affaire : A3 /finP : LLD / CC : LLDN
Facture : FF000002
LLD / LLDN
Affaire A3
Figure 60 - Factures internes créées dans le cadre d'une "validation globale" de factures fournisseurs
saisies.
Piste d'audit Fournisseur Factures internes
Facture : FOU0125
Fournisseur : AF1 Facture : FF000001
CRBA / CBVE
se composant des lignes :
Affaire A1
L1 : Affaire : A1 /finP : C R BA / C C : C BVE Facture : FF000002

L2 : Affairet : A2 /finP : C R BA / C C : C BVE CRBA / CBVE
L3 : Affaire : A3 /finP : LLD / C C : LLD N
Affaire A2
Facture : FF000003
LLD / LLDN
Affaire A3
Figure 61 - Factures internes créées dans le cas d'une validation détaillée de la saisie de factures
fournisseurs.
La grille présentée Figure 62, accessible par le menu local de la grille FCT441 (voir Figure 58),
permet de consulter les factures internes. Cette grille donne accès, par zoom dans le champ
"facture No", à la grille CPT064.
Chaque facture interne comporte un numéro de lot de facturation.
51
Figure 62 - Grille FCT024. Consultation des factures internes fournisseurs.
Les factures fournisseurs peuvent également être consultées par la grille présentée Figure 63 :
Figure 63 - Grille FCT172. Consultation des factures fournisseurs.
4.5 Demandes de traitement "DEMFCTFOUR" issues d'événements

provenant de la GA
Au travers de la Gestion Administrative, des demandes de traitements peuvent être liées à des
événements : le déclenchement d'un événement peut poster une demande de traitement.
La fonction TRTDEMFOUR recherchera toutes les demandes de traitement dont la fonction est
DEMFCTFOUR et dont le statut est "ATRA" (à traiter). L'exécution du traitement a comme
conséquence la création de factures de charge et débours, avec le statut "en cours de saisie".
A titre d'exemple, la fonction DEMFCTFOUR permet de procéder de manière automatique au
règlement des frais de greffe ou de gage, dans le cadre d'opérations de financement de biens
mobiliers.
52
4.6 Facturation des fournisseurs de prestation

La gestion dans EKIP de la facturation fournisseur de prestations repose sur un principe selon
lequel il est créé en interne, à partir des informations relatives aux contrats de prestations
fournisseurs, des documents s'apparentant à de véritables factures.
Les pré-requis pour le règlement des fournisseurs de prestations sont les suivants :
• existence d'un contrat de prestation fournisseur dont la méthode de facturation sera "RVER"
("reversement"),
• existence d'un package liant à ce contrat de prestation fournisseur, un contrat de prestation
client dont la méthode de facturation sera "Abonnement",
(se référer au Manuel EKIP "Gestion des Prestations" pour la définition de ces termes)
• le contrat de prestation tel que décrit ci-dessus est affecté à une affaire,
• une facture client a été émise au titre de l'affaire,
• la facture émise a été réglée par le client (nécessaire uniquement dans le cas où le contrat de
prestations fournisseur prévoie que le règlement du fournisseur n'interviendra qu'après
règlement par le client de sa facture),
• la facture client a été injectée dans la piste d'audit client (voir Figure 64 la grille permettant
l'alimentation de la piste d'audit client).
Figure 64 - Grille FCTCLIPAC2. Injection de factures clients dans la piste d'audit client.
Après alimentation de la piste d'audit client, la facture nécessaire au règlement du fournisseur de

prestations peut être créée via la grille présentée Figure 65. Le système ira chercher les
informations nécessaires dans la piste d'audit.
53
Figure 65 - Grille FCTFOUREV2. Création de factures pour le règlement du fournisseur de prestations.
Une fois la (ou les) factures ainsi créées, un numéro de lot de factures sera attribué par le
système.
Après injection des factures fournisseurs dans la piste d'audit fournisseur, soit par saisie
manuelle des factures dans la grille FCT441 (voir Figure 58), soit par injection via une interface
spécifique, il peut être procédé au lancement du programme de "régularisation des flux" : voir
Figure 66.
Le système :
• sélectionne dans la piste d'audit clients les types de ligne pour lesquels le flag
"régularisation" a été renseigné à "oui",
• génère dans la "boîte à flux" des flux inverses relativement aux prestations facturées aux
clients au cours de la période donnée. Les flux normaux sont injectés quand la prestation est
facturée au client suivant le mode "Abonnement".
• lit dans la piste d'audit fournisseurs les types de ligne des factures fournisseurs pour lesquels
le mode de facturation est "Réception de factures régularisées",
• recherche le type de ligne induit correspondant aux types de ligne des factures fournisseurs
trouvés,
• génère les flux de régularisation client.
La différence entre le montant total facturé au client et le montant dû au fournisseur est facturé
au client (facture ou avoir) et, par ailleurs, stocké dans la piste d'audit fournisseur.
Le programme de régularisation des flux peut être lancé pour plusieurs fournisseurs de
prestations et plusieurs affaires, en réel ou dans le cadre d'une simulation (ceci permet de
vérifier si le programme sélectionne le nombre ad hoc de lignes, mais ne permet pas de
consulter le montant des différences).
54
Figure 66 - Grille FCTFOUREG. Création des flux de régularisation.
4.7 Facturation des commissions d'apport et de contre-garantie

Les explications données ci-dessous concernent la rémunération d'un apporteur lié à la société
de gestion par une convention d'apport. Le fonctionnement des relations entre la société de
gestion et un contre-garant (généralement un établissement financier) est identique en ce qui
concerne le calcul et le versement de commissions.
Un tiers ayant un rôle d'apporteur (APPO) peut être lié à une société de gestion par le biais d'une
convention d'apport qui détermine les conditions financières de la rémunération de l'apport. Ce
tiers apporteur peut être par ailleurs lié à une affaire.
A la mise en loyer de l'affaire, un échéancier est créé, correspondant à la rémunération à verser à
l'apporteur (voir Figure 67).
Accès :
Ekip-Ie / Montage / Suivi / Echéanciers
Figure 67 - Grille BAR515. Consultation de l’échéancier des commissions à reverser.
55
La Figure 68 présente la grille permettant le reversement de commissions à un ou plusieurs

apporteurs, concernant une ou plusieurs conventions d'apporteurs. Après traitement, un numéro
de lot sera attribué par le système.
Figure 68 - Grille REVCOMM43. Reversement des commissions aux apporteurs.
La Figure 69 présente la grille permettant de consulter l'état des commissions à reverser.
Figure 69 - Grille CONV014. Consultation de l'état de reversement des commissions.
La grille contient les informations suivantes :

Champ Description
Convention Convention d'apport et de contre-garantie qui définit les conditions de
rémunération.
Tiers Tiers commissionné.
Affaire Affaire sur laquelle porte la commission.
Elément Elément de l'affaire concerné par la convention.
Sens Le sens Normal/Inversé du reversement :
• Normal pour une facture,
• Inversé pour un avoir.
Montant HT Montant de la commission à reverser.
Echéance Date d'échéance du reversement.
56
Champ Description
Stat Code statut de la ligne de reversement, EXPL or ANNU.
Flag "X" Flag indiquant que la ligne de reversement est traitée.
Les différentes valeurs des colonnes "Sens", "Statut" et "Traité" peuvent être résumées par le
tableau ci-dessous :
Code statut Traité Code sens Statut Notes
EXPL 1 A reverser
ANNU 1 Annulé Avoir sur « à reverser »
EXPL -1 A avoiriser Avoir sur « facturé »
ANNU -1 A avoiriser annulé Avoir sur « à avoiriser »
EXPL X 1 Facturé A partir de à reverser
EXPL X -1 Avoir facturé A partir de à avoiriser
57
5. Suivi des factures émises
5.1 Consultation des factures clients
Accès Ekip-Ie :
Ekip-Ie / Gestion / Facturation / Suivi facture client
Accès Ekip Ready :

Ekip Ready / Gestion / Facturation / Suivi de factures
La Figure 70 présente la grille permettant de consulter les lots de facturation.
Figure 70 - Grille FCT061. Consultation des lots de facturation client.
Champ Description
Lot fact Numéro de lot de facturation
Factures Nombre de factures du lot
Orig Indicateur "original" (oui/non) : à non si l'original de la facture a été édité
Utilis Utilisateur : nom de celui qui a créé le lot de facturation
Création Date de création du lot
Date fact Date de facture
Max ech. Date d'échéance maximale parmi les dates d'échéance des factures contenues
dans le lot
58
Champ Description
Erreurs Indicateur "erreurs" : la grille de détail correspondante est présentée Figure 71 ;
elle comporte, pour les factures dont les informations sont insuffisamment
renseignées, les numéro d'affaire, numéro et descriptif de l'erreur, date
d'échéance. En cas d'erreur la facture n'est pas produite et l'échéance reste à
facturer.
Figure 71 - Liste des erreurs détectées lors de la génération d'un lot de facturation (grille de détail).
L'impression de toutes les factures d'un lot peut être obtenue par le menu local présenté Figure
70 :
• "édition_v4" : le système sélectionnera le lot de factures sur lequel est positionné le curseur
et fera apparaître la grille générale permettant le lancement des traitements batch. (Ce même
type de grille permettra la comptabilisation des factures).
• " édition_lot" : liste les factures par devise/client/affaire.
Note : " édition" est l’ancêtre de "édition_v4" et n’utilise pas le paramétrage décrit dans le
chapitre 3. Son utilisation est déconseillée.
Via le menu local de la grille FCT061, on peut lancer une campagne de prélèvement pour un lot
de facturation (voir Figure 72). Seront sélectionnées toutes les factures du lot dont le mode de
règlement est prélèvement :
Figure 72 Grille CAMPENCLOT. Lancement d'une campagne de prélèvements.
Par le même menu local, la comptabilisation du lot de facturation peut être lancée.
La grille FCT000 présentée Figure 73 donne le détail de la liste des factures composant un lot
de facturation ; elle est accessible soit par le menu local de la grille FCT061 (voir Figure 70),
soit par le menu général.
59
Figure 73 - Grille FCT000. Consultation des factures d'un lot de facturation.
Champ Description
Facture N Numéro de facture. La grille de détail de la facture est présentée Figure 74
Orig Indicateur "original" (oui/non) : à non si l'original de la facture a été édité
Type Nature d'opération ou type de facture
Affaire Numéro d'affaire
Echéance Date d'échéance
Tiers Tiers facturé
Montant Les montants hors taxes et taxes comprises de la facture
H.T/TTC
Comptabilisation Bouton "Ok". Si la facture n'a pas fait l'objet d'une comptabilisation, en cliquant
sur le bouton, la comptabilisation aura lieu.
Figure 74 - Grille CPT064. Consultation des éléments d'une facture.
Dans la grille CPT064, des grilles de détail sont accessibles par les champs :
60
• "Facture client" (grille présentée Figure 75 : informations relatives aux statut de la facture, à
son règlement et à sa comptabilisation),
• et "Numéro de ligne" (présentée en Figure 76).
Figure 75 - Grille CPT064. Consultation des éléments d'une facture.
Informations de la grille:
Champ Description
Etat Etat mouvement (ou flux) auquel est rattachée la facture.
mouvement Valeurs possibles :
• CREE (créé mais non réglé), REGL (réglé),
• SOLD (soldé) (SOLD = valeur existante mais non opérationnelle).
L'"état du mouvement" évoluera de "CREE" vers "REGL" quand l'intégralité du
flux aura été réglé, c'est à dire quand le nombre attendu de règlements aura été
imputé ("Etat imputation" = TOT)
Lot d’édition Numéro attribué au mouvement lors de d'édition des factures
Etat imput. Eat imputation. Valeurs possibles :
• "NIMP" : non imputé à un règlement,
• "PART" : partiellement imputé, par un ou plusieurs règlements, le solde restant
à être imputé à d'autres règlements à venir ;
• "TOT" : totalement imputé, à un ou plusieurs règlements.
La mise à jour de l'état d'imputation s'effectuera lors de l'affectation des
règlements, automatique ou manuelle, aux flux de gestion (voir Manuel Ekip
"Règlements").
Rel valant fact Relevé valant facture : code modèle de relevé pouvant servir de justificatif de
paiement
Modèle facture Modèle de facture servant à l'édition papier de la facture : voir paragraphe
« Modèle de facture »;
Lot factures Numéro du lot de factures imputées au mouvement lors de la création de la facture
Statut Statut de la facture client. Valeurs possibles : EXPL, HEXP (hors exploitation),
ETUD (à l'étude)
RIB Identifiant du RIB du tiers facturé
Pièce Numéro de pièce comptable de la facture. Si le numéro est à 0, la facture n'a pas
comptable été comptabilisée.
Num adresse Identifiant de l'adresse du tiers facturé
Sens NI Indicateur "sens". Valeurs possibles : N (normal) ou I (inverse).
Exemple de "sens inverse" : avoir
61
Champ Description
Rôle tiers Rôle du tiers facturé
Part capital Montant de la part de capital remboursé inclus dans le montant de la facture
Nature operat. Nature de l'opération : pour une facture client, la nature de l'opération est FACE
Nominal Montant restant dû au titre de la facture
restant dû
Régime fiscal Régime fiscal du flux : en matière de TVA : "E" (sur encaissements) ou "D" (sur
débits)
Territorialité Celle du tiers facturé (pour détermination du taux de TVA appliqué – exemple :
TVA de Corse ou des DOM/TOM)
Solde Taxe Montant de la taxe relative au flux restant à régler
Code devise Celui de la monnaie dans laquelle est exprimée la facture
Code Voir Section « Relevé de factures »
regroupement
Date prév Date prévue pour le traitement comptable
comp
Code langue Identifiant de la langue dans laquelle la facture est émise
Date trt Date de traitement comptable : date à laquelle la facture a fait l'objet d'une
compta comptabilisation
Autoris Autorisation de paiement, ou bon à payer : indicateur oui/non – voir Section
paiemen « Modification des données d'en-tête d'une facture »- commentaires de la grille
présentée Figure 38
Fait générateur Case à cocher. Un flux est considéré comme étant un "fait générateur" lorsqu'il
correspond à une échéance de loyer, qui peut générer des flux tels que des flux de
factures fournisseurs, des flux d'impayés, etc. ; les flux relatifs à des factures
fournisseurs ne sont pas des "faits générateurs"
Incident ? Case à cocher : indique si le flux a suivi un parcours "normal" ou non (ex : rejet de
prélèvement). Si la case est cochée, il y a eu un incident
Flag manuel Case à cocher : renseigne sur le mode de création de la facture : facture manuelle
ou non.
Figure 76 - Détail du champ "Numéro de ligne" de la grille CPT064.
62
Champ Description
Date début Date de début de l'échéance relative à la ligne de facture
Date fin Date de fin de l'échéance relative à la ligne de facture
Solde TTC Solde TTC restant à payer au titre de la facture
Part intérêts Part d'intérêts compris dans le montant de la ligne de facture
Part capital Part de capital remboursé compris dans le montant de la ligne de facture
Code taxe Code taxe correspondant à la ligne de facture
Base imposable Dans le cadre du financement de bateaux où seule une partie de l'échéance est
(%) soumise à TVA, ce champ retourne le pourcentage de la base de financement qui
est imposable. Donnée réglementaire.
Nature de ligne Nature de ligne de la ligne de facture
Type de ligne Type de ligne de la ligne de facture
Etat état d'imputation de la ligne de facture : valeurs possibles :
d’imputation • "NIMP" : non imputée à un paiement,
• "TOT" : totalement imputé, à un ou plusieurs paiements.
L'état d'imputation sera mis à jour lors de l'affectation (automatique ou manuelle)
des paiements aux flux de gestion (voir Manuel Ekip "Règlements").
Par le menu local de la grille FCT000 (voir Figure 73), il est possible :
• d'éditer des factures : le système sélectionnera la facture sur laquelle le curseur est positionné
;
• d'accéder à la grille CPT152 (consultation audits) permettant de consulter les écritures
comptables générées au titre d'une facture ;
• de créer une facture d'avoir : celle correspondant à la facture sur laquelle le curseur se trouve
positionné (voir Figure 77). Doivent être sélectionnés : la date de la facture d'avoir et les
références du RIB. Le système créera une facture interne dont le flux sera de sens" inverse"
(affecté du signe négatif) ;
• d'accéder à la grille FLX015 permettant de consulter les règlements imputés à la facture.
Figure 77 - Grille FCT114. Création d'un avoir.
Les factures concernant les échéances d'une affaire peuvent être consultées également via la
grille MEP012 (voir Figure 29), qui présente la liste des échéances facturées et les références
des factures correspondantes.
63
5.2 Consultation des factures des tiers participants

La grille de consultation des lots de facturation concernant les tiers participants présente la
même ergonomie que celle des lots de facturation clients. Accès par le menu principal
"facturation participants".
Figure 78 - Grille FCT061. Consultation des lots de facturation des participants.
Même menu local et grilles, également, que pour les factures clients (voir Figure 70 et Figure
73) ; la grille FCT000 est accessible soit par le menu local de la grille FCT061 (voir Figure 78),
soit par le menu principal (voir Figure 79).
Figure 79 - Grille FCT000. Consultation des factures des participants.
5.3 Consultation des factures fournisseurs
5.3.1 Consultation des lots de factures fournisseurs

Des lots de factures fournisseurs sont créés dans le cadre de la procédure de "reversement aux
fournisseurs" (règlement automatique) ou lors de la validation d'une saisie manuelle de factures
64
fournisseurs ; accessible par le menu principal, la grille de consultation des lots de factures
fournisseurs présente la même ergonomie que celle concernant les clients (voir Figure 80).
Figure 80 - Grille FCT062. Consultation des lots de factures fournisseurs.
Par un menu local, la grille FCT062 donne accès à :

• la grille FCT024 (voir Figure 62) : liste des factures composant le lot ;
• la grille CPT152 : écritures comptables correspondant aux factures ;
• la grille PARAMITI141 : édition des factures du lot ;
• la grille FCT086 (voir Figure 81), qui permet de voir les lignes composant une facture
interne fournisseur :
• comme précisé dans la Section 4.4 (voir également Figure 60 et Figure 61), les factures
internes fournisseurs ne sont pas une image strictement identique à la facture telle qu'elle
émane du fournisseur ; lors de la validation d'une facture fournisseur, le système créé des
"factures internes fournisseurs" qui comprennent une ou plusieurs lignes issues de la facture
fournisseur originale ; le contenu et le nombre de lignes étant fonction de la méthode de
validation retenue (validation globale ou détaillée).
Le bloc central de la grille présente les factures internes du lot de facturation mentionné dans le
bloc supérieur ; le bloc inférieur présente les lignes de la facture correspondant au
positionnement du curseur.
65
Figure 81 - Grille FCT086. Détail des factures composant un lot de facturation fournisseur.
5.3.2 Consultation des factures "externes" fournisseurs

Les factures fournisseurs externes qui sont saisies, sont, lors de leur validation, converties en
factures fournisseur internes. La recherche d'une facture externe se fera généralement à partir du
numéro de la facture originale, telle qu'émise par le fournisseur.
La Figure 82 présente la grille (FCT019) permettant de consulter les factures fournisseur
externes ; le menu local attaché à cette grille donne accès à :
la grille FCT023 (voir Figure 85) : saisie d'un avoir fournisseur. Le système récupèrera les
données telles que : montant, nom du fournisseur, etc.… à partir de la facture fournisseur
correspondant au positionnement du curseur dans la grille FCT019 (voir Figure 82).
Figure 82 - Grille FCT019. Consultation des factures fournisseur externes.
Un zoom dans le champ "Numéro de facture" donne accès à une grille de détail, soit la FCT441
pour les factures de charges ordinaires, la FCT590 pour les factures d'entretien ou la FCT591
pour les factures de remplacement. La grille FCT590 est présentée Figure 83 :
66
Figure 83 - Grille FCT590 Consultation d'une facture fournisseur externe.
Un zoom sur la zone règlement affiche :
Figure 84 - Mode de règlement : grille de détail.
Par le menu local, accès à la création d'un avoir :
Figure 85 - Grille FCT023. Saisie d'un avoir sur facture fournisseur.
5.3.3 Consultation des flux induits relatifs aux factures fournisseurs

Lors de la saisie et de la validation d'une facture externe fournisseur, le système créera des
factures internes fournisseur avec ou sans flux prévisionnels induits ; les flux prévisionnels
peuvent être des flux d'ajustements (prestations "régularisées") ou des prestations refacturées.
La Figure 86 présente la grille permettant de consulter les flux prévisionnels induits par les
factures internes fournisseur.
67
Figure 86 - Grille FCT071. Consultation des flux induits relatifs à une facture interne.
5.3.4 Consultation des factures devant être payées par reversement

Les factures internes créées suivant la procédure décrite dans la section 4.4 - peuvent être
consultées dans les grilles :
• FCT147 : consultation par affaire des factures internes pour reversement automatique (voir
Figure 87),
• FCT148 : consultation pour une période donnée ou pour un fournisseur donné des factures
internes pour reversement automatique (voir Figure 89),
• FCT172 (voir Figure 90)
• et FCT443 : consultation du détail d’une facture de reversement (voir Figure 91).
La Figure 88 présente la grille de détail accessible à partir du champ "Prestations" d'une affaire,
qui est présent dans les grilles FCT147 et FCT148 ; la grille correspond à l'échéancier des
prestations qui n'existera que si le contrat de prestation fournisseur présente :
• un mode de facturation du contrat de prestation fournisseur égal à : "reversement
automatique" différent du client, le flag "identique à la facturation client" étant positionné à
"non" ;
• et une méthode de calcul égale à : "montant fixe" ou "pourcentage".
Le menu local de la grille FCT147 donne accès à :

• la grille CPT152 : consultation audits- ;
• la grille FLX051 : règlements des factures internes.
68
Figure 87 - Grille FCT147. Factures internes, par affaire, devant faire l'objet d'un versement.
Figure 88 - Grille de détail du champ "Prestations".
Figure 89 - Grille FCT148. Factures internes, par fournisseur, devant faire l'objet d'un versement.
69
Figure 90 - Grille FCT172. Reversement aux fournisseurs - factures internes.
Figure 91 - Grille FCT443. Détail d’une facture de reversement.
70
6. Les relevés valant factures

La société de gestion ou le client final peuvent décider qu'au lieu de recevoir une facture
périodique à chaque échéance, il est administrativement plus simple d'utiliser un document
unique adressé à la mise en production de l'affaire : le relevé valant facture.
Cette option peut être choisie au niveau du tiers (Figure 92), ou au niveau d'une affaire (Figure
93) en dérogation à la règle générale pour la nature d'opération telle que définie au paragraphe
« Lien de validité des modèles de facture et régime fiscal » ci-dessus.
Figure 92 - Grille TIE0010. Définition d'un modèle de relevé pour un tiers.
71
Figure 93 - Grille AFF601. Définition d'un modèle de relevé pour une affaire.
6.1 Consultation d'un relevé valant facture

Apres à la mise en loyer de l'affaire, cette dernière peut faire l’objet de l’émission d’un relevé
valant factures.
La Figure 94 présente la grille permettant de consulter ce relevé.
Figure 94 - Grille MEP090. Consultation du relevé valant facture.
Information du bloc supérieur :

Champ Description
Société de
gestion
Tiers / Statut Tiers client et statut de l’affaire.
Affaire / Devise Affaire et devise
N? de relevé Numéro de relevé généré par EKIP
Numéro chrono Numéro de chrono généré par EKIP ou saisissable
72
Champ Description
Statut du relevé Lors de l’impression du relevé, le statut "EDIT" permet d’indiquer son édition. Si
un nouvel original doit être de nouveau réédité, le gestionnaire pourra changer le
statut du relevé à "CREA". Si une opération d'après-vente a lieu sur l'affaire, le
relevé passe au statut "ANNU" et un nouveau au statut "CREA" est généré pour
la durée restante de l'affaire.
Dos. Dossier administratif : Le type de dossier à l'origine du relevé. A la mise en
administratif production de l'élément de l'affaire, le premier relevé est créé sur le dossier de
l'élément, MEL. En cas de nouveau relevé généré suite à une opération d'après-
vente, le type de dossier sera celui de la modification (ex : PRES s'il s'agit d'une
modification des prestations sur l'affaire).
Sens de l’action
Date création/ Date de création – Date d’édition : jour d’émission du relevé.
Date édition
Date début éc Date de début d’exercice : correspond à la première échèance.
Information du bloc inférieur :

Champ Description
No Numéro d'ordre de l'échéance
Echéance Date d'échéance. Un zoom sur ce champ donne accès à une fenêtre de détail sur
le flux de facturation produit par Ekip, qui est utilisé pour la gestion du
règlement mais ne donne pas lieu à l'édition papier (voir Figure 95 ci-dessous).
Loyer, Les montants de l'échéance HT, des prestations de l'échéance, les autres frais du
Assurances, type frais de dossier et le montant TTC de l'échéance.
Autres,
Montant TTC
TVA Montant de la TVA incluse dans l'échéance ainsi que les montants en devise de la
société de gestion si elle est différente de la devise de la facture
Le zoom sur le numéro de facture donne accès à la grille CPT064 (voir Figure 74).
Figure 95 – Détail de l'échéance du relevé.
73
6.2 Edition des relevés valant facture

Via le menu local de la grille MEP090 (voir Figure 94), le gestionnaire peut éditer le ‘’relevé
valant facture ‘’ (voir Figure 96). S'il s'agit d'un deuxième relevé suite à une opération d'après-
vente, l'utilisateur, par le biais du flag "Echéancier entier" peut choisir d'éditer soit l'intégralité
de l'échéancier, y compris la partie ayant déjà fait l'objet d'une facturation, soit uniquement la
partie restant à courir.
D'autres fonctions permettent d'éditer des relevés globalement, par tiers ou par affaire.
Figure 96 – Grille EDRELVFAUT – Edition d'un relevé valant facture.
6.3 Modification du mode d'édition pour un tiers

La grille TIE0035 permet de modifier le modèle d'édition pour un tiers. Nous avons vu ci-
dessus qu'il est possible de définir un modèle de facture ou un modèle de relevé valant facture
au niveau du tiers ou de l'affaire. Si le paramétrage dans la grille TIE0010 est modifié (voir
Figure 92), cette modification ne sera effective que sur les nouvelles affaires du tiers. De même,
si l'on modifie la valeur dans la grille AFF601 (voir Figure 93), la modification n'est valable que
pour l'affaire concernée.
En utilisant la grille TIE0035, toutes les affaires courantes du tiers sont modifiées, à partir du
moment où elles ont l'ancien modèle saisi.
74
Figure 97 – Grille TIE0035 Modification du modèle d'édition pour un client.
Le zoom sur le nombre d'affaires en vie affiche la grille AFF070 qui contient l'historique des
affaires du client avec indication du modèle de facture ou de relevé utilisé, si celui-ci déroge à la
règle générale.
Figure 98 – Grille AFF070 Historique des modèles de facture des affaires d'un client.
75
7. Arrêt de la facturation
7.1 Description de la modification

Cette fonctionnalité permet la mise en place d’un projet d’arrêt temporaire de la facturation des
échéances, ce qui implique :
• l’arrêt de prélèvement des échéances,
• la non constatation des échéances dans les comptes de produit,
• la constatation des échéances en tant que produits à percevoir dans le calcul d’inventaire de
la fin de mois.
Note : Une conséquence induite de l'arrêt de facturation est l'arrêt du reversement d'éventuelles
prestations sur l'affaire. Ceci peut avoir son importance dans le cadre du règlement des primes
d'assurance sur les biens financés.
Les conséquences de cette fonction sont très graves en cas d’utilisation abusive. C’est pourquoi,
plusieurs voies de sécurisation sont élaborées et mises à la disposition des utilisateurs d’EKIP :
• Les actions de blocages/déblocages de la facturation sont historisées avec l’heure exacte des
actions et l’utilisateur ayant effectué l’action.
• L’accès à la grille de blocage/déblocage de la facturation d’une affaire se fait via une
habilitation dédiée à cette fonction (nouvelle grille, nouvelles fonctions).
• Les fonctions de blocage/déblocage sont des fonctions GESTION ADMINISTRATIVE et
permettent donc d’implémenter des solutions de type alerte gestionnaire, modification statut
de l’affaire, blocage d’autres actions GA, modification du statut comptable de l’affaire,…
• EKIP met à la disposition de l’utilisateur une fonction de consultation (et non modification)
des affaires en blocage de facturation.
• EKIP met à la disposition de l’utilisateur une fonction de contrôle qui permet de vérifier si
l’affaire n’est pas en blocage facturation pour empêcher d’activer dans ce cas d’autres
fonctions EKIP de type GA. A titre d’exemple, cette procédure de contrôle peut être utilisée
pour empêcher la cession des biens.
• Un critère GA permet d’indiquer si l’affaire est en blocage de facturation ou non. Le compte
rendu de traitement de la facturation (facturation des échéances et facturation de ‘’flux
indépendants’’) indique les affaires en arrêt facturation qui auraient dû être traitées.
Il faut noter que par arrêt temporaire de facturation, on désigne l’arrêt de facturation des
échéances à partir d’une date d’échéance. Ne pas facturer une échéance particulière est exclu
du champ d’application de cette évolution. Le paramètre site "AFHE" permet de définir si cet
arrêt de facturation doit s'appliquer aux factures hors échéance.
76
La date d’échéance à partir de laquelle l’utilisateur désire arrêter la facturation doit être
postérieure strictement à la plus grande date d’échéance des factures (non annulées par un
avoir) de l’affaire.
7.2 Blocage et déblocage de la facturation

La grille FCT039 (voir Figure 99) donne aux utilisateurs habilités la possibilité de :
• bloquer la facturation d’une affaire à partir d’une date d’échéance.
• d’annuler le blocage (déblocage)
• consulter l’historique de blocage de la facturation des affaires.
Figure 99 - Grille FCT039 – Blocage / déblocage de la facturation.
Champ Description
Affaire Rappel du numéro d’affaire
Date éché Date d’échéance : date à partir de laquelle la facturation doit être suspendue
Stat Statut : à mettre à EXPL pour mettre en œuvre le blocage, à passer à ANNU pour
l’annuler
Commentaire Zone permettant au gestionnaire d’insérer un commentaire
Utili expl Utilisateur exploitation : nom du gestionnaire ayant bloqué la facturation
Utili annu Utilisateur annulation : nom du gestionnaire ayant débloqué la facturation
Date / Heure Date – heure de blocage ou de déblocage
Pour bloquer la facturation d’une affaire, il faut créer un enregistrement dans la grille, puis le
passer au statut ‘’exploitation’’. Un seul projet de ‘’blocage de la facturation’’ non annulé peut
exister pour une affaire.
Pour débloquer la facturation d’une affaire, il faut d’abord effectuer une recherche sur l’affaire
puis mettre le statut à ‘’annulé’’.
Toute suppression est interdite dans cette grille.
Pour consulter les affaires en blocage, il suffit d’effectuer une recherche selon le statut.
77
7.3 Consultation des projets d'arrêt de facturation

La grille utilisée est la même que pour les arrêts de facturation. L’interrogation s’effectue à
partir du numéro d’affaire.
78
8. Index
BAR515..................................................................55
A CALCULIDX.........................................................22
Avoirs................................................................... 32, 63 CALCULINDX......................................................22
CALTAUXVAR ..............................................20, 21
B CAMPENCLOT.....................................................59
Blocs d'édition............................................................ 10 CONV004 ..............................................................56
CPT064 ......................................................60, 61, 62
C CPT147 ..................................................................36
Calculs préalables pour la mise à jour de l'échéancier CPT923 ..................................................................17
financier ................................................................. 19 CPT963 ............................................................28, 36
Consultation des factures fournisseurs DEV114 .......................................................5, 13, 15
lots de factures ....................................................... 64 DEV141 ...................................................................6
Consultation des échéanciers EDITTFACT ....................................................42, 43
échéanciers d'une affaire ........................................ 28 EDTRELFACT ......................................................40
échéanciers participants ......................................... 44 FACPRELOYE ................................................40, 41
Consultation des factures clients................................ 58 FCT000 ............................................................60, 64
Consultation des factures des tiers participants ......... 64 FCT003 ..................................................................38
Consultation des factures fournisseurs....................... 64 FCT007 ....................................................................9
factures "externes": ................................................ 66 FCT018 ..................................................................50
factures à payer par reversement............................ 68 FCT019 ..................................................................66
flux induits ............................................................. 67 FCT023 ..................................................................67
Contrat de prestation FCT024 ..................................................................52
contrat de prestation client ............................... 48, 53 FCT040 ..................................................................35
contrat de prestation fournisseur .... 47, 48, 49, 53, 68 FCT061 ............................................................58, 64
FCT062 ..................................................................65
E FCT071 ..................................................................68
FCT086 ..................................................................66
Evénements de la Gestion Administrative
FCT104 ..................................................................10
demandes de traitements .................................. 31, 52
FCT109 ..................................................................13
F FCT114 ..................................................................63
FCT147 ..................................................................69
Facturation client ....................................................... 18 FCT148 ..................................................................69
Facturation de frais supplémentaires.......................... 32 FCT156 ..................................................................33
Facturation d'échéances périodiques.......................... 22 FCT158 ..................................................................37
Facturation des intérêts de préfinancement................ 40 FCT172 ............................................................52, 70
Facturation des participants ................................. 43, 45 FCT1ERECHL .......................................................27
Facturation indépendante des échéances.................... 28 FCT302 ............................................................11, 12
Factures fournisseurs FCT441 ..................................................................48
factures externes......................................... 53, 66, 67 FCTAFFPAR .........................................................46
factures internes ................................... 53, 65, 66, 67 FCTCLIPAC ..........................................................53
refacturation au client............................................. 47 FCTCLIPAR ..........................................................46
règlement................................................................ 53 FCTECHAFF .........................................................26
saisie automatique .................................................. 53 FCTECHCLI ..........................................................25
saisie manuelle ....................................................... 47 FCTECHPAR.........................................................47
Flux d'ajustement client ............................................. 47 FCTECHTIE ..........................................................26
G FCTFOUREG ........................................................55
FCTFOUREV ........................................................54
Grille FCTHORCLI....................................................30, 31
AFF401 .................................................................. 39 FCTHORECH ........................................................30
AFF601 .................................................................. 23
79
FCTHORGEN........................................................ 29 Modification des données d'en-tête d'une facture ......34

FCTUNEECH ........................................................ 27
GES021 .................................................................... 7 N
MEP012 ................................................................. 28 Natures de ligne..........................................................10
MEP016 ................................................................. 45
MEP220 ................................................................. 44 P
PRG147.................................................................. 38 Paramétrage d'un modèle de facture...........................11
REGRFACERL...................................................... 39 Participants.................................................................18
REVCOMMISS ..................................................... 56 tableau de facturation .............................................45
TIE0010 ................................................................. 24
R
I
Régime fiscal
Impression liens de validité.......................................................13
factures d'un lot ...................................................... 59 Règlement des commissions d'apport.........................55
factures par nature d'opération ......................... 41, 43 Règlement des fournisseurs........................................53
relevés de facture ................................................... 39 Relevé de factures ......................................................37
Indexation .................................................................. 21
Intérêts de préfinancement ......................................... 19 T
L Taux variables ............................................................20
Types de ligne
Liens de validité des modèles de facture.................... 13 facturation de charges supplémentaires..................17
M regroupement..........................................................12
Modèle de facture ........................................................ 5
80
9. Liste des figures

Figure 1 - Diagramme des flux de traitement de la facturation. .............................................................................. 3
Figure 2 - Grille GES021. Définition des types de modèles de facture. Création de modèles de facture. .............. 5
Figure 3 - Grille DEV141. Création de modèles de factures................................................................................... 6
Figure 4 - Grille GES015. Grille intermédiaire : validité des modèles de facture................................................... 7
Figure 5 - Grille de détail : validité des modèles de facture. ................................................................................... 7
Figure 6 - Grille FCT007. Sélection des paramètres d'un bloc de facture. .............................................................. 9
Figure 7 - Grille FCT104. Définition des blocs d'édition par nature de ligne ....................................................... 10
Figure 8 - Grille FCT302. Paramétrage d'un modèle de facture............................................................................ 11
Figure 9 - Grille FCT302-1. Définition des lignes de facture................................................................................ 12
Figure 10 - Grille FCT302-2. Définition des blocs de facture............................................................................... 12
Figure 11 - Grille DEV114. Définition des codes pour le regroupement des types de ligne. ............................... 13
Figure 12 - Grille FCT109. Définition des liens de validité des modèles de factures. .......................................... 13
Figure 13 - Grille de détail : définition des exceptions.......................................................................................... 14
Figure 14 - Grille DEV114. Consultation des exceptions possibles dans l'utilisation des modèles de
factures................................................................................................................................................................... 15
Figure 15 - Modèle conceptuel des données d'un modèle de facture. ................................................................... 16
Figure 16 - Grille CPT923. Définition des types de ligne relatifs aux charges refacturables............................... 17
Figure 17 - Grille PRLASSAFF. Alimentation des comptes de pré-loyer par affaire ........................................... 20
Figure 18 - Grille PRLINTAFF. Calcul des intérêts sur le compte de pré-loyer client par affaire. ..................... 20
Figure 19 - Grille CALTAUXVAR. Calcul de la variation des intérêts des échéances prenant en
compte des taux variables. ..................................................................................................................................... 21
Figure 20 - Grille CALCULINDX. Calcul des échéances soumises à indexation pour un produit
financier. ................................................................................................................................................................ 22
Figure 21 - Grille CALCULIDX. Calcul d'une échéance soumise à indexation pour une affaire......................... 22
Figure 22 - Grille AFF601. Saisie d’une méthode d’exigibilité et du nombre de "mois / jours"
d’exigibilité d’une affaire. ..................................................................................................................................... 23
Figure 23 - Grille TIE0010. Saisie d’une méthode d’exigibilité et du nombre de "mois / jours"
d’exigibilité d’un tiers............................................................................................................................................ 24
Figure 24 - Grille FCTECHCLI. ........................................................................................................................... 25
Figure 25 - Grille FCTECHAFF............................................................................................................................ 26
Figure 26 - Grille FCTECHTIE............................................................................................................................. 26
Figure 27 - Grille FCTUNEECH........................................................................................................................... 27
Figure 28 - Grille FCT1ERECHL. ........................................................................................................................ 27
Figure 29 - Grille MEP012. Consultation de l'échéancier de facturation. ............................................................. 28
Figure 30 - Grille CPT963. Liste des flux relatifs à des factures d'échéances périodiques. .................................. 28
Figure 31 - Grille FCTHORGEN. ......................................................................................................................... 29
Figure 32 - Grille FCTHORECH. ......................................................................................................................... 30
Figure 33 - Grille FCTHORCLI. ........................................................................................................................... 30
Figure 34 - Grille FCTHORPFRS. ........................................................................................................................ 31
Figure 35 - Modèle Conceptuel des Données des demandes de traitement postées par la Gestion
Administrative. ...................................................................................................................................................... 32
Figure 36 - Grille FCT156. Saisie des données de facturation de frais supplémentaires ou d'un avoir
client. ..................................................................................................................................................................... 33
Figure 37 - Grille de détail : données de règlement............................................................................................... 34
Figure 38 - Grille FCT040. Modification des données d'en-tête d'une facture...................................................... 35
Figure 39 - Grille CPT963. Flux des règlements imputés à une facture................................................................ 36
Figure 40 - Grille CPT147. Détail des flux de règlement concernant une facture. ............................................... 36
Figure 41 - Grille FCT158. Mise à jour des "bons à payer" pour les factures client............................................. 37
Figure 42 - Grille PRG147. Relevés de factures : classement des critères de regroupement. ............................... 38
81
Figure 43 - Grille FCT003. Lancement des traitements batch permettant de regrouper des factures.................... 38
Figure 44 - Grille FCT001. Paramétrage du traitement batch de regroupement des factures................................ 39
Figure 45 - Grille AFF601. Code de regroupement des factures pour une affaire. ............................................... 39
Figure 46 - Grille EDTRELFACT. Impression de relevés de factures.................................................................. 40
Figure 47 - Grille FCTPRLAFF. Facturer pré-loyer pour une affaire................................................................... 40
Figure 48 - Grille FCTPRLECH. Facturer pré-loyer pour une liste de produits financiers................................... 41
Figure 49 - Grille EDITFACT4. Edition batch d'un ensemble de factures............................................................ 42
Figure 50 - Grille EDFACT4_4. Edition des factures par nature d'opération et par modèle................................. 42
Figure 51 - Grille EDLOTFACT. Edition d'un liste des factures par lot............................................................... 43
Figure 52 – Exemple de l'édition produite par FCT161. ....................................................................................... 43
Figure 53 - Grille MEP220. Consultation des échéanciers relatifs aux participants. ............................................ 44
Figure 54 - Grille MEP016. Consultation du tableau de facturation des participants d'une affaire. ..................... 45
Figure 55 - Grille FCTECHPAR. .......................................................................................................................... 46
Figure 56 - Grille FCTAFFPAR............................................................................................................................ 46
Figure 57 - Grille FCTCLIPAR............................................................................................................................. 47
Figure 58 - Grille FCT441. Saisie d'une facture fournisseur................................................................................. 48
Figure 59 - Grille FCT_VFCF01. Validation d'une facture fournisseur................................................................ 50
Figure 60 - Factures internes créées dans le cadre d'une "validation globale" de factures fournisseurs
saisies..................................................................................................................................................................... 51
Figure 61 - Factures internes créées dans le cas d'une validation détaillée de la saisie de factures
fournisseurs............................................................................................................................................................ 51
Figure 62 - Grille FCT024. Consultation des factures internes fournisseurs. ....................................................... 52
Figure 63 - Grille FCT172. Consultation des factures fournisseurs. ..................................................................... 52
Figure 64 - Grille FCTCLIPAC2. Injection de factures clients dans la piste d'audit client................................... 53
Figure 65 - Grille FCTFOUREV2. Création de factures pour le règlement du fournisseur de
prestations.............................................................................................................................................................. 54
Figure 66 - Grille FCTFOUREG. Création des flux de régularisation.................................................................. 55
Figure 67 - Grille BAR515. Consultation de l’échéancier des commissions à reverser........................................ 55
Figure 68 - Grille REVCOMM43. Reversement des commissions aux apporteurs. ............................................. 56
Figure 69 - Grille CONV014. Consultation de l'état de reversement des commissions. ....................................... 56
Figure 70 - Grille FCT061. Consultation des lots de facturation client................................................................. 58
Figure 71 - Liste des erreurs détectées lors de la génération d'un lot de facturation (grille de détail)................... 59
Figure 72 Grille CAMPENCLOT. Lancement d'une campagne de prélèvements. .............................................. 59
Figure 73 - Grille FCT000. Consultation des factures d'un lot de facturation....................................................... 60
Figure 74 - Grille CPT064. Consultation des éléments d'une facture.................................................................... 60
Figure 75 - Grille CPT064. Consultation des éléments d'une facture.................................................................... 61
Figure 76 - Détail du champ "Numéro de ligne" de la grille CPT064................................................................... 62
Figure 77 - Grille FCT114. Création d'un avoir. ................................................................................................... 63
Figure 78 - Grille FCT061. Consultation des lots de facturation des participants................................................. 64
Figure 79 - Grille FCT000. Consultation des factures des participants................................................................. 64
Figure 80 - Grille FCT062. Consultation des lots de factures fournisseurs........................................................... 65
Figure 81 - Grille FCT086. Détail des factures composant un lot de facturation fournisseur............................... 66
Figure 82 - Grille FCT019. Consultation des factures fournisseur externes. ........................................................ 66
Figure 83 - Grille FCT590 Consultation d'une facture fournisseur externe. ......................................................... 67
Figure 84 - Mode de règlement : grille de détail. .................................................................................................. 67
Figure 85 - Grille FCT023. Saisie d'un avoir sur facture fournisseur.................................................................... 67
Figure 86 - Grille FCT071. Consultation des flux induits relatifs à une facture interne. ...................................... 68
Figure 87 - Grille FCT147. Factures internes, par affaire, devant faire l'objet d'un versement............................. 69
Figure 88 - Grille de détail du champ "Prestations". ............................................................................................. 69
Figure 89 - Grille FCT148. Factures internes, par fournisseur, devant faire l'objet d'un versement. .................... 69
Figure 90 - Grille FCT172. Reversement aux fournisseurs - factures internes. ................................................... 70
Figure 91 - Grille FCT443. Détail d’une facture de reversement.......................................................................... 70
Figure 92 - Grille TIE0010. Définition d'un modèle de relevé pour un tiers......................................................... 71
Figure 93 - Grille AFF601. Définition d'un modèle de relevé pour une affaire. ................................................... 72
Figure 94 - Grille MEP090. Consultation du relevé valant facture. ...................................................................... 72
Figure 95 – Détail de l'échéance du relevé. ........................................................................................................... 73
82
Figure 96 – Grille EDRELVFAUT – Edition d'un relevé valant facture. ............................................................. 74

Figure 97 – Grille TIE0035 Modification du modèle d'édition pour un client. ..................................................... 75
Figure 98 – Grille AFF070 Historique des modèles de facture des affaires d'un client. ....................................... 75
Figure 99 - Grille FCT039 – Blocage / déblocage de la facturation..................................................................... 77
83
10. Révisions du document

Nature du document
Nom du manuel EKIP – Facturation
Caractéristiques du fichier
Nombre de pages et taille 88 pages - 2146816 octets
Nom du fichier "FCT-Facturation.doc"
Historique des versions

Version
Numéro Date Auteur Modifications
EKIP
1.0 29/06/1998 Martin Création du document.
DIJKMANS
1.1 11/09/1998 Martin Adjonction sur le paramétrage.
DIJKMANS
1.2 01/12/2000 Alain LEFORT 4.3.3 Mises à jour 4.3.3 d’EKIP, adjonction du
chapitre 6 – relevé valant facture.
1.3 06/02/2001 Peter FOX 4.3.4 Mises à jour en version 4.3.4 d’EKIP.
1.4 28/04/2003 Peter FOX 5.1 Mises à jour en version 5.1 d’EKIP.
1.5 02/2006 - 5.1 Corrections mineures
84

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Linedata Services – Crédits & Financements

Table des matières

1.2 Lecteurs concernés

1.3 Résumé des différents chapitres

Diagramme de flux de données

Archivage des flux de prestations clients

Figure 1 - Diagramme des flux de traitement de la facturation.

3. Paramétrage d'EKIP pour la facturation

Accès Ekip Ready :

3.1 Types de modèles de facture

3.2 Modèle de facture

Les différents types de modèles de facture :

Figure 3 - Grille DEV141. Création de modèles de factures.

Figure 4 - Grille GES015. Grille intermédiaire : validité des modèles de facture.

Figure 5 - Grille de détail : validité des modèles de facture.

Un modèle de facture est constitué de blocs de facture et de types de ligne.

des échéanciers par exemple), la facturation proprement dite, et l'enregistrement automatique

Représentation schématisée d'une facture :

Adresse de facturation : Adresse postale :

Echéance facturée FC01167797

Affaire Référence Montant HT TVA Montant TTC

25212-MA Echéance pour la période du 15/07/1999 au 31/07/1999 :

Renault/Mégane km = 50000 1.152,13 237,34 1 389,47

3.3 Blocs de facture et blocs d'édition

Figure 6 - Grille FCT007. Sélection des paramètres d'un bloc de facture.

La grille FCT007 permet de constituer les blocs de facture suivants :

3.4 Blocs d'édition et natures de ligne

Contenu des blocs d’édition :

3.4.1 Paramétrage d'un modèle de facture

Figure 8 - Grille FCT302. Paramétrage d'un modèle de facture.

Figure 9 - Grille FCT302-1. Définition des lignes de facture.

Figure 10 - Grille FCT302-2. Définition des blocs de facture.

3.4.2 Regroupement des types de ligne

3.4.3 Lien de validité des modèles de facture et régime fiscal

Figure 13 - Grille de détail : définition des exceptions.

3.4.4 Modèle conceptuel des données d'un modèle de facture

Variables Type de modèle de

(Texte libre / ltype de (Texte libre/ modèle)

Liens de validité des modèles

Codification imposée Exceptions

(Codif RGFS) (EXC_MODFACT)

Figure 15 - Modèle conceptuel des données d'un modèle de facture.

3.5 Types de ligne pour la facturation de charges supplémentaires

Cas des "participants"

Cas du fournisseur de prestations

Cas des apporteurs d'affaires/contre-garants

4.1 Facturation client

Traitées manuellement ou au travers de la G.A., ces charges génèreront automatiquement les

4.1.1 Calculs à effectuer préalablement pour mettre à jour l'échéancier financier

Accès Ekip Ready

Figure 17 - Grille PRLASSAFF. Alimentation des comptes de pré-loyer par affaire

La fonction CALTVGLB permet d'effectuer le même calcul de manière globale et la fonction

4.1.2 Facturation d'échéances périodiques

La date d'exigibilité peut être définie de 7 façons :

Accès Ekip Ready :

Facturation des échéances périodiques des affaires :

• à une date de facturation donnée.

Figure 24 - Grille FCTECHCLI.

Facturation des échéances périodiques :

Figure 25 - Grille FCTECHAFF.

Facturation des échéances périodiques :

Figure 26 - Grille FCTECHTIE.