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Outils de l’Audit Interne

Outils de l’Audit Interne Ni kué C. HANS -KWETEVIE 1


Sommaire

1. Outilsd’audit interne 3

1.1 Guide d’évaluation du contrôleinterne 4


1.2 Guide d’exécution des tests de contrôle «programme de travail» 5

2. Tableau desForces et Faiblesses Apparentes(TFFA) 6

3. B.A.P.S(Budget – Allocation – Planning– Suivi) 7

4. Feuilles 8

4.1 Feuille De Couverture (FD C) 8


4.2 Feuille de Révélation et d’Analysede Problème 9

5. Fiches 10

5.1 Fichede Suivi d’une Recommandation 10


5.2 Fiches d’analyse 11
5.2.1 Fiche d’analyse de la chaîne de valeur 12
5.2.2 Fiche d’analyse matricielle et par filière d’une structure 13
5.2.3Fiche d’analysed’un service 14
5.2.4 Fiche d’analyse de poste de travail 15
5.2.5 Fiche d’analyse de flux d’information 16
5.2.6Fiche d’analysedu schéma de procédure 17
5.2.7Fiche d’analysed’un système d’information 19
5.2.8Fiched’analysed’une application informatique 20
5.2.9Fiche d’analysedes emplois et des ressources humaines 21

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1. Outils d’audit interne

Le gu ide d’aud it él a boré p our guid er et or ie nter les tra va ux des a ud ite urs
inter ne s est constitué de deux volets:

 d’unepart desquestionsrelativesà l’évaluation du contrôleinterne

 et d’autr e part, des questions ainsi que des tests de contr ôle inter ne
relatant les contrôles et vé r if ic at io n s qu e l’ au d it est
eur te nu de ré a li ser
a f in d e s ’ as s ur er d e la b o nn e application des procédures ainsi
que dela
conform ité des pr atiques quotidienn es par rapport aux textes
réglementaires, normes et lois en vigueur.

A vant le début de chaque mission, le r esponsable de la structure Audit Interne,


en concertation aveclechef de mission désigné, devront revoir et mettre à jour
lesquestionnaires d’audit pour lesrendre adaptésà l’environnement audité.

Ces programmes et questionnaires seront alors, soit approuvés tels quels (s’ils
ne nécessitent pas d’ad aptations, en précisant to ut de mêm e, le nombre
d'opér ations à vér ifier - échantillon à retenir selon l'importance de la nature des
opérations, de l'entité ou desobjectifsfixésà la mission.), soit modifi és en
rajoutant ou en supprimant des contrôles Eneffet, il peut être envisagé, dans le
cadre d'une mission réduite, d'effectuer seulement une partie du programme (à
préciser par le responsable oule chef demission).

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1.1 Guide d’évaluation du contrôle interne

L e gu id e d ’é va lu ation de co ntrô le in te rneun


e que
st stionna ire sous f o rm e d ’une
gril le d ’analyse dontla f in a lité estde pe rme ttre à l’au d iteu r d ’ap p ré cie r le n ive au
de f iab ilité du dispositif de contrôle interne mis en place.

Lesquestionnairesde contrôle interne sont destinés à déceler d'éventuelles


faiblessesde conception ou d'application desprocédures.

Les r ép onses aux que sti ons pe uv ent, soit êt re a pport ées sui te à une
con sta tation, soit nécessiter un complément de travail (examen de documen t ou
test de contrôle). La réponse N/A (Non applicable) sera valable dans la mesure
où l'entité auditée ne traite pasune telle opération.

Le questionnaire de contrôle interne est conçu de manière à ce que lesréponses


négatives désignent systématiquement les défaillanceset les points faibles du
dispositif de contrôle interne misen place, et que les réponses positives
indiquent implicitement lespoints forts.

L’utilisation concr ète des qu estion na ir esde contr ôle inte r ne consiste en
l’évalua tion de l’impact despoints faibles sur l’organisation en place et en la
vérification de la réalité et l’exhaustivité despointsforts.
1.2 Guide d’exécution destestsde contrôle«programmedetravail»

Le programme de tr avail est l'outil principal de l’auditeur interne. Il définit


l’ensemble des tâches et opérations que doit réaliser l’auditeur, pour une
procédure, opération ou contrôle d on nés.

Le progr am me de trava il pe r met à l' au di teur int erne d'e ffe ctu erun c erta in
nom bre de vérifications quant à la conform ité des pratiques courantes par rapport
auxréglementationset loisen vigueur. Ces vérificationss'appuient sur destests
dedétailsà partird’échantillons sélectionnés à cet effet.

Une fois les travaux effectués et devant chaque étape du guide, l’audit eur devra
indiquerlaréférence auxfeuillesde travail et apposer son visa ou sesinitiales.
2. Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes(TFFA)

Objectifs OPINION
Domaine/ Indicateurs/
de Risques
Opération Indices Force/ D
contrôle Conséquence
Faiblesse c

Issus du pland’approche Produitspar l’analysede

Domaine/ Opération : thème, élément delastructure Force/ Faiblesse: par rap port àun objectif
référence (manuel de procédures,...) ou à un
bon fonctionnement ainsi que l’atteinted’unrés

Objectifs de contrôle: situationthéorique, Conséquence : degrédegravité, probabilitéd’o


caractéristiques dubon fonctionnement (par rapport
au référentiel).

Unobjectif decontrôledéfinit de manière synthétique


la situation théorique que l'auditeur devrait
rencontrer pour conclure au bon foncti onnement
d'une enti té, d'un système ou d'opérations.

Risques : conséquences ou (événements) redoutées Degré deconfiance de l’auditeurà ce stade (le


encasde dysfonctionnement, préoccupations programme de vérification préparé par l’audite

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3. B. A.P.S (Budge t – Alloc a tion – P la nning – S uivi)
Semai ne du:
……/……/………

Initiales :……………………
AUDI TEU R:
……….

Co de
Réf éren ce T ot al Ph as es
Co de phase L M M J V
M ission Heu res et
pro du its

Pd’A

TFfa

FdeC

Pde

B AP

O.R

P. Ra
p

Format ion ext e rne


F o rmat ion int erne
Réu n io ns
Dép lac emen ts
Jo urs f é riés
M alad ie
M aternité/ M ariage/
Décès
Co ng és
T otal global

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4 . Fe uilles

4 .1 Fe uille De Couve rture (FDC)

Feuille De Couverture Références papier de Références FRAP


(FDC) tra va il
Obje c tifs de s tra va ux

Moda lité s d’e x éc ution

Conc l us ion

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4 .2 Fe uille de Ré vé la tion et d’Ana ly se de P roblè me

RAP STRUCTURE (CONTENU):

PROBLEME
 Form ulation s ynthétique, autonom e et percutante du
dysf onctio nnem ent (ou ano m alie) constaté

 C’est un d ysfonctionnem ent im portant qui com prom et le ou les


résultats a tten dus


 L’événem ent s ym ptom atique constaté (cet événem ent se voit et se
FAITS

cons tate)

 Ce sont les d ysf onctio nne m ents qui se m anif estent par tels incidents
ou telles anom alies et qui o nt ét é constat ées


CAUSES

 La condit ion non rem plie ou f acteur de r isque : obser vée ou déduite,
elle explique la surve nance du fait (d ysfonctio nnem ent ou anom alie))

 Les causes do nt la ou les origin e(s) sont les m auvaises condit ions de
f onctionn em ent
CONSEQUENCE

 Elle est co nstaté e p ar l’au diteur et / ou l’au dit é ou supp uté (risqu e)

 Les conséq uences ont pou r im pact certains ou proba b les un e sous
perf orm ance ou une perte de valeurs suf f isam m ent im portant es
RECOMMANDATION

 La recomm andation propos ée pour rem édier au problème


(d ysfonction nem ent ou ano m alie)
SOLUTION /

 La recom m andatio n néces site u ne act ion précise visa nt à élim iner les
conséque nces en gen drées par les causes

Etabl ie par: Approuvé par: Validé avec:

Le …. ./ …. ./…… le ……/……… le……./ ……. /…..

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5 . Fic hes

5 .1 Fic he de S uiv i d’une Re c omma nda tion

Fiche à r em plir et à r etourner à l. ..... au plus tard le … ………./ ……… …./… ………

Recomm andati on N°

Réponse Etablie par : Nom (s) Réalisé

Fonct ion (s): Ret enue

à l’ét ude

Ref usée
Date :……………………………………………………………………………… ..

Dat es Plan d’act ion (dét ail concernant la recommandat ion)


pr évues
Raisons pour lesq uelles la recommandation est mise à l’étude (date de
prise de décision déf initive)

Raisons pour lesq uelles la recommandation a été ref usée

Réponse du responsabl e de la recommandat i on

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5.2 Fiches d’ana l yse

L es f iche s d ’an a lyse so nt é ga le me nt de s ou tils qu e l’a ud iteu r utilise lo rs des

m issions d ’audit interne. Elles permettent de détailler et d ’illustrer les p rincipaux

typ es d ’a na lyse en visa ge ab le s qu e l’au d iteu r pe ut utilise r da ns sa dé m a rche

d’a ud it.

Po ur cha cu n de s item s, la f iche d ’ana lyse dé crit:

 les objectif s,

 la d ém a rche,

 et do n ne un e xe mple po ur l’utilisa tio n p ra tique de la f ich e.

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5 .2 .1 Fic he d’a na lys e de la c ha îne de va le ur

FICHE D’ AN ALYSE DE LA CH AÎNE DE V ALEUR

L’analyse de la chaîne de valeur a pour finalité de repérer les sources


et points potentiels d’amélioration des perf ormances de l’org anisation
OBJECTIFS

audit ée, à travers l’id entif ication des mécanismes de création de la


valeur aj outée propre à cette org anisation, à ses act ivités, et àson
envir onnem ent.

L’analyse de la chaîne de valeurs consiste à:

 Bât ir le syst ème de chaîne de valeur et sit uer l’org anisat i on audit ée
entre ses fournisseurs et ses clients / usag ers

 Décom poser la valeur aj outée selon les diff érentes activités, de


manière à disting uer:

− Les act ivit és opérat ionnelles de base,


DEMARCHE

− Les act ivit és de support et leur contribut ion à la réalisat ion des
act ivit és opérat ionnelles

 Identif ier les élém ents et f act eurs g énérat eurs de contr e-
perf ormance ainsi q ue les potentiels d’amélioration

L’anal yse de la chaîne de valeur aj outée peut de ce fait êtr e suivie


d’aut res tr avaux plus circonscrits tels q ue l’a nalyse du système
d’inf ormation en vig ueur.

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5 .2 .2 Fic he d’a na lys e ma tricielle et pa r filière d’une s truc ture

FICHE D’ AN ALYSE M ATRICIELLE ET P AR FILIERE D’UNE STRUCTURE

L’analyse matricielle et par filière d’une structure permet d’apprécier:


OBJECTIFS

 la pert inence d’une st r uct ure et son adéq uation par rapport aux
orientations stratég iq ues et objectif s escomptés,

 les modalit és et q ualité de f onct ionnement de la st r uct ure


(processus de prise de décision, répartition des responsables, …)

Une structure est un agencement particulier de responsabilités visant


un cert ain éq uilibre entre l’entité, la spécif ication des tâches, la
circulation des inf ormations dont dépendent la q ualit é des décisions
des dirigeants et l’eff icacité de l’org anisation.

Une f ilièr e est la succession des activités assu rées éventuellement


par dif f érent s services au sein de la struct ure, cont ribuant à un même
produit ou un même service f inal offert par l’org anisation.

L’anal yse matricielle et par f i lière d’une struct ure consist e à:


 élabor er une m at r ice à deux a xes et indiq uant d’une par t, les
DEMARCHE

pr incipales activit és (f onctions et opérat ions) de l ’org anisat ion


audit ée et d’autre part, les dif f érent es ent it és de la struct ure;
 identif ier les filières;
 préciser la contribution de chaq ue entité à chaq ue f ilière;
 appr écier la q ualit é des int erf aces ent re les dif f érent es struct ures
(en vue d’apprécier la lenteur des circuits administratif s);
 identif ier les défaillances et l’inexistence de points de contrôle;

L’anal yse matricielle et par f ilièr e m eten évidence deux types de


dysf onct ionnement:
 Le découpag e des attributions accentuant le cloisonnem ent et la
parcellisat ion d’un processus;
 La mauvaise communicat ion entre les dif f érent es st ruct ures

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5 .2 .3 Fic he d’a na lys e d’un se rvice

FICHE D’ AN ALYSE D’UN SERVICE


OBJECTIFS

L’analyse d’un service permet d’identifier:


 ses missions et ses responsabilités et de déf inir le rôle q ui lui est
imparti au sein de l’org anisation;
 ses act ivit és et tâches, réalisées à l’aide des mo yens q ui
sont mis
à sa disposit ion pour réaliser ses missions;
 ses moyens t ant en ce qui concerne ses ressources hum aines
q ue ses ressources matérielles et log istiq ues.

Le service est décrit sous forme de texte narratif, de tableaux et / ou


encore de grille d’analys e des tâches q ui sont renseig nés soit par
les audit eurs lors des ent r et iens de prise de connaissance, soit
direct ement par les audités.

Le descript if perm et de:


 schématiser l’org anig ramme de la structure auditée;
 déf inir les caractéristiq ues g énérales du service:
- Fonctions, attributions et tâches et leurs descriptif s,
DEMARCHE

- Eff ectif s,
- Mo yens matériels;
 identif ier les responsables du service:
- Nom,
- Gr ade,
- Ancienneté dans l’emploi,
- Diplôm es;
 décrire les principaux indicat eurs d’act ivit és,
 décrire les principales inf orm at ions et procédures r elat ives au
ser vice:
- Liste des procédures,
- T ypes d’inf ormations et supports d’inf ormation,
- Fréq uence de consultation et de mise à j our de document,
- Répart ition de la charg e de travail par poste.

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5 .2 .4 Fic he d’a na lys e de pos te de tra v ail

FICHE D’ AN ALYSE D’U N SER VICE


OBJECTIFS

L’analyse d’un poste de travail a pour f inalité de vérif ier que le

p o ste e xa m in é fo u rn it à un co ût m in imum d es p re station s de

qu a lité d an s de s dé la is a cce ptab le s.

L ’a na lyse du po ste de tra va ilre po se sur l’identif ication des

é lé me ntsca ra cté ristiqu esdes p o st esda ns les f ich es de

fo n ct ion etle s f iche s de po ste.L ’ob je ctiféta nt d e m e tt re en

é vidence des anom a lies telles que:


DEMARCHE

 le s va ria tio ns d ’a ctivité se lo n le s sa ison s;

 les turno vers re levé s;

 la pa rce llisa tion de s travaux;

 la n on a utom atisation des tâches;

 la le n te ur de s circu its d’in fo rm ation

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5 .2 .5 Fic he d’a na lys e de flux d’informa tion

FICHE D’ AN ALYSE DE FL UX D’INFORM AT ION

Le diagramm e de circulation de l’inf orm ation (ou diagr amm e de f lux) perm et

de représen ter la circu lat ion de l’inf orm ation au sein d’u ne structure en
OBJECTIFS

ide ntif iant:

 les points d’ém ission de l’inform ation,

 les po ints d’e nrich issem ent et / ou de valid ation de l’inf orm ation,

les po ints d’u tilisat io n de l’inf orm ation (déc ision , traitem ent spécif ique…..)

La circulation de l’inf orm ation p ertin ent e etda ns les délais req uis, au se in

d’u ne orga nisat io n, perm et et contribu e à disposer d’un processus eff icace

de prise de décis ion.

Les dia gram m es de circulatio n de l’inf orm ation perm ettent


d’ide ntif iertr ès

ais ém entle trans it d es principa les don né es au sein des e ntités o bjet de
DEMARCHE

l’a ud it. L ’o bjectif étant de p ouvoir a na lyser:

 la nature de l’utilisatio n pou r chaque ent ité de l’inf orm ation;

 la q ua lit é des int erf aces ent re les e ntit és:

- Inf orm ations circulant sa ns dif f icultés,

- Circuits d’inform ations sim ples,

- Déla i de circulation de l’inf o rm ation d ’u ne e ntité vers u ne a utre rap ide

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5 .2 .6 Fic he d’a na lys e du sc hé ma de proc édure

FICHE D’ AN ALYSE DU SCHEM A DE PROC EDU RE


OBJECTIFS

La re présentatio n schém atiqu e d ’un e procédure per m de


et m odélis er le
dérou lem entdes o pérat io ns nécessaires à l’exécut ion d ’un traitem ent
adm inis tratif ou op ération nel en vue d’en anal yser la p erti nenc e et
l’ef f icacité de son f onct ionn em ent.

La schém atisation d ’un processus ou d’un e procéd ure à l’a ide de s ym boles
perm et de représenter de m anière claire les opér ations adm inistratives ou
opérat io nne lles et d ’e n f air e plus f acilem ent le diagn ostic.

La m odélisa tio n d ’un e proc édure co nsiste à:


 ide ntif ier t ous les in tervena nts et act eurs dans cet te pr océdure,
 identif ier t out es les entré es (inp ut) et sorties ( outp ut) concerna nt la

procédure ( docum ents, inf o rm ations, f ichiers…..),


DEMARCHE

 décom poser l’ensem ble des traitem ents en opérations élém entaires

(m anuelles ou inf orm atiques),


 ide ntif ier les cond it ions et tests qui déterm inent la nat ure des opérat ions,

et les expliqu er,


 ide ntif ier les o pérat ions ré p étit ives et les exp liquer.

 Le schém a f ait ensuite l’objet d ’une anal yse d iagnost ique q ui révèle:
 des tâches re don dan tes, te lles que les con trôles en vigueur;
 les tâches non aut om atisées;
 les dé la is d’exécut ion plus ou m oins lo ngs;
 le n om bre d’in tervena nts.

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5 .2 .6 .1 P rinc ipa ux s ymboles utilis és pour la sc hé ma tis a tion d’une proc é dure

Décision ou t est induisant plusieurs chaînes d’opérat ions dans


une pr océdure

Flux d’inf ormation sur un support physiq ue (papier, mag nétiq ue)

T élétransmission d’inf ormation

Mise à j our d’un fichier

Docum ent papier

Fichier sur disq ue mag nétiq ue

Archivag e de document

Délai de trait ement ou de r éalisat ion d’un opérat ion

Début / Fin d’une procédure

Tâche

Ent r ée m anuelle

Renvoi vers la pag e suivante

La schém atisation d’une procédure do it perm ettre sa lectur e rap ide et f acile.
Les f lèches présent ant les f lux d’ inf orm ation do ivent, dans la m esure du possible:
 Etre or ient ées de la g auche vers la dro ite ou de h aut en bas,
 Ne pas se cro iser po ur ne pas rendre la lect ure d if f icile et ne p as in du ire à l’erreur

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5.2.7 Fiche d’ana l ys e d’un s ys tè me d’information

FICHE D’ AN ALYSE D’UN SYSTEME D’IN FORMATION


OBJECTIFS

Le Les perf o rman ces d ’une o rgan isation sont


trè s d ép en d an tes
de la qu alité et de la pe rtin en cede son syst ème
d ’inf o rmatio n.L ’o b je ctifét a nt de fa ire la syn th è sedes
ca ra cté ristiqu es de ce systèm e et d ’é va lu er sa co ntrib ution et
/ ou son d éf a utde co n trib utionà la perf ormance de
l’o rga n isa tio n.

L ’analyse du systèm e d ’inform ation consiste à schém atiser


l’a rch it e ctu ref on ction ne lle du syst è me d’inf orm ation,
doma ine par d om a ine,de l’organ ism e dans l’o b je ctifde
m e ttre en é vidence:
 le s f on ctio ns au to ma tisé es et le s fo n ctio ns m an ue lle s,
 le s cycle s de tra item ents,
 le s f on ctio ns critiqu es,
 les prin cip aux f ich ie rs et ba se s de do nn ée s,
 le s p rin cip au x vo lu me s de tran sa ctio n s,
 l’a rch ite ctu re te chn iqu e du systèm e:
- ma té riels,
- logiciels de base, télécomm unication s….
DEMARCHE

L a seconde étape vis e à é valuer le s ystè me selon d ifféren ts


a sp e cts, et tou t pa rticuliè re m e nt:
 le degré d ’autom atisa tio n du systè me d ’info rm ation,
 la d isp on ib ilité de s fo nctio ns e ssen tie lle s com p te ten u de la
stratégie de l’organ ism e et du degré de satisf a ction des
u tilisa te u rs,
 l’intégration et la cohé ren ce du systèm e d ’inf orm ation,
 la rap idité et la sécurité du systèm e d ’inf o rmation,
 la co hé re n ce et la qu a lité te ch n iqu e s,
 la ge stion p révisio nne lle du sys t è me d ’inf o rmation:
e xisten ce d ’u n sch éma d ire cteur info rma tique,de p roje ts
d ’a mé lio ra tio n ……

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5 .2 .8 Fic he d’a na l ys e d’une a pplic a tion informa tique

FICHE D’ AN ALYSE D’UNE APPLIC ATION INFORM ATIQUE

Une a pplication inf o rmatique e st un ensem b le de traitem e nts


in fo rma tisésd’u ne f on ctio n don née.Son ana lyse perm et
OBJECTIFS

d ’id en t if ier
le s ca ra cté ristiqu es fo n ction ne lle steetchniqu es
e ssentielles et de vérif ier par a illeu rs qu’elle:
 répond au x be soin s d es utilisa teu rs,
 le ur f a cilite le tra item en t de s op é ra tion s,
 p ermet de réd u ire les tem ps de tra iteme nts et don c les
temps de cycle (m e illeure perfo rm ance)

L ’analyse d ’une a pplication inf o rm atique perm et de m ettre en


é vidence ses déf auts a insique se s lacu ne s à répo nd re a ux
b e so in s de se s utilisa te u rs. L ’ob je ctif étan t de ré vé le r:
 le s m an qu es de f ia bilité qu i pe uve nt en ré su lte r,
DEMARCHE

 le s défau ts ou in suff isan ce d’intégra tio n,


 l’o bso le scen ce f on ction ne lle:
l’a pp lication ne correspond
p lus aux beso in s de s utilisa te u rs qui
ont é volu é de pu is la
co n cep tio n in itia le,
 l’ob solescence technique qui ne perm et p lus un
a ccro isse me nt de s ca pa cités de se rvice s re n du s.

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5 .2 .9 Fic he d’a na lys e de s e mplois et de s res s ourc es humaines

FICHE D’ AN ALYSE DES EMPLOIS ET DES RESSOURCES HUM AI NES

L’analyse des emplois et des ressources humaines permet de:


OBJECTIFS

 f aire la synt hèse des caractéristiq ues du per sonnel de


l’org anisation sur la base d’une ana lyse q ualitative et q uant itat ive
du per sonnel,
 faire la synthèse des emplois exist ants au sein de l’org anisation,
conf ront erles ressources hum aines et em plois et en t ir er les
conséq uences q uant à leur adéq uation et aux mesures à mettre en
œuvre pour pallier aux éventuels écarts et incohérences.

L’analyse des emplois et r essources humaines consist e à m ett re en


évidence les caractéristiq ues du per sonnel de l’org anisat ion en
q uest ion.Pour cela, on se base sur les inf ormations disponibles au
niveau de la base de données du personnel. A déf aut, on s’attachera
à f aire reconst it uercette base de données aux f ins d’une anal yse
fiable.

Les inf ormations req uises concernent:

 des inf ormations sur les individus t elles q ue les compét ences, la
q ualité du travail, la ca pacité d’encadrement et d’animat ion, les
souhaits d’évolut ion,
DEMARCHE

 des inf ormations de synthèse sur le personnel telles q ue:


- la pyramide des âges,
- la r épart it ion Homme / Femm e,
- la structure par catég orie,
- la structure par q ualif ication,
- l’ancienneté dans l’org anisation par catég orie, par structure,
- l’absent éisme,
- la rot at ion en int erne,
- le turnover,
- la st r uct ure des r émunérat ions,
- le nombre de cong és de maladies par struct ure, par tr anche
d’âg e et par sexe.

De mêm e, cet te analyse consist era à met tre en évidence les


pr incipales part icularit és qui caract érisent les em plois types de
l’org anisat ion, à savoir: les sous et / ou surqualif ications du
per sonnelpour chaq ue poste, la mobilité du personnel en int erne, la
politiq ue de rémunération.

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