Livre blanc Business Intelligence

Tout ce qu’il faut savoir

Notre expertise en logiciels de gestion et rédaction de livres blancs BI

Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions

Audit . Conseils . Cahier des charges . Sélection des solutions .

ERP CRM COMPTA BI PAIE

reflex-erp.com reflex-crm.com reflex-compta.com reflex-bi.com reflex-paie.com
Sommaire
I. Introduction P3

Qu’est ce qu’un outil de Business Intelligence ?

II. Pourquoi choisir une BI ? P4

a. Contrôle des coûts

b. Pilotage de l’entreprise
c. Applications multiples selon les services

III. Aspects techniques d’une solution de BI P6

a. De nombreux utilisateurs concernés

b. Applications analytiques
c. Architecture d’un outil décisionnel

IV. Phases clés de la mise en place d’un outil de

Business Intelligence P8

a. L’accompagnement : prestataire, éditeur ou intégrateur

b. Expression du besoin et anticipation des évolutions
c. Implication
d. Conformité au besoin
e. Formation des utilisateurs
f. Administrateurs en interne

V. Annexe : Glossaire technique P10

VI. Conclusion P12

PAGE 2 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
I. Introduction
Qu’est ce qu’un outil de Business Intelligence ?

Nombreuses sont encore aujourd’hui les entreprises qui utilisent des tableurs pour avoir une visi-
bilité sur leur activité. Toutefois, de plus en plus de PME ont recours à des technologies plus élaborées,
notamment, les outils d’analyses décisionnelles également appelés Business Intelligence (BI) ou
Informatique décisionnelle.

Dans un contexte plus concurrentiel que jamais, en effet, il est vital de trouver le plus rapidement
possible une stratégie optimale et de pouvoir la piloter au plus près pour rectifier les erreurs et optimiser
son approche. Les entreprises en sont de plus en plus consciente et on constate une hausse régulière des
investissements en Business Intelligence.

La BI est un système d’exploitation et d’analyse de données qui aide les hauts dirigeants d’une
entreprise à prendre des décisions rapidement. Ces derniers se basent sur des données fiables et
actualisées afin de mieux planifier et piloter leur activité. En effet, ces données leur permettent
d’avoir une vision globale de leur entreprise, de jauger leur activité pour en déduire les tendances
prospectives, prendre à temps les mesures qui s’imposent et tirer profit des opportunités d’affaires, tout en
limitant les risques.

L’enjeu  : dynamiser la réactivité de l’entreprise face à des marchés de plus en plus instables, et
être plus performant face à la concurrence. Se contenter d’un tableur comme outil d’analyse limite
grandement les possibilités d’analyses de plus en plus complexes. Un outil de Business Intelligence est donc
indispensable. En se basant sur des indicateurs concrets, les entreprises prennent des mesures conséquentes
qui leur permettront notamment d’optimiser les performances de l’entreprise, découvrir de nouvelles op-
portunités d’affaires et ainsi dépasser la concurrence.

PAGE 3 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
II. Pourquoi choisir une BI ?
Alors que les systèmes opérationnels s’intéressent à ce qui se passe dans l’immédiat dans une
entreprise (enregistrement d’une commande, facture, etc.), les outils d’aide à la décision s’intéressent da-
vantage aux tendances, aux écarts types des principaux indicateurs de bonne santé de l’entreprise, et ce, à
travers un temps bien défini. Le monde décisionnel regarde de haut les données de l’entreprise pour mieux
apprécier l’ensemble de l’activité. Voici les aspects que permet d’envisager un outil d’analyse décisionnelle.

a. Contrôle des coûts

Grâce à des analyses décisionnelles, l’entreprise a une meilleure visibilité sur ses processus de
fonctionnement. Les dépenses pourront ainsi être contrôlées en identifiant les anomalies et en
apportant des mesures correctives afin d’augmenter l’efficacité de l’entreprise.

b. Pilotage de l’entreprise
C’est l’objet principal d’une solution de BI. En effet, les outils de reporting permettent de rendre compte à la
haute hiérarchie de l’entreprise du travail effectué. Ils lui permettent notamment de savoir où elle se trouve,
où elle veut aller, les données étant actualisées afin de l’aider à se décider. Trouver une stratégie et la mettre
en œuvre est donc sa priorité.

Grâce à ces outils, les gestionnaires peuvent :

• Sélectionner des données relatives à une période, une production, un secteur de clientèle, etc.
• Trier, regrouper ou répartir les données selon les critères de leur choix,
• Réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d’une période à l’autre, ...),
• Présenter les résultats de manière détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins.

PAGE 4 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
c. Applications multiples selon les services

Gestion de la relation clients – CRM

Confrontées à une concurrence de plus en plus rude, les entreprises portent une attention
particulière à leurs clients. La Business Intelligence intervient au niveau de la gestion relation clients
notamment via le pilotage de l’activité de vente : compilation des données sur la vente, segmentation du
marché, identification des potentiels de vente, personnalisation des offres, simulations commerciales, etc.
Une meilleure connaissance de la clientèle permet d’apporter des réponses rapides et adaptées aux change-
ments constatés de l’activité du consommateur. Réponse à la demande, réactions rapides, satisfaction client :
voici la finalité de la BI appliquée à la relation client.

Pilotage de la masse salariale

La BI permet d’optimiser les activités des ressources humaines à travers la planification de la
masse salariale, la gestion des absences, des congés, du temps et des affectations, le pilotage des
négociations salariales, etc. L’objectif est d’assurer les plans de développement et de rémunération variable
pour entretenir le vivier de compétences, attirer de nouveaux talents, et s’assurer que chacun apporte son
maximum à l’entreprise. Face à la nécessité de disposer d’expertises de plus en plus pointues, le succès des
équipes RH dans la réalisation de leur mission repose pour beaucoup sur des systèmes décisionnels perfor-
mants.

Logistique / Supply Chain

L’informatique décisionnelle permet ici de suivre la performance de l’activité de l’entreprise et la
qualité de ce qu’elle acquiert à l’extérieur. La Business Intelligence aide à s’assurer que les
économies d’échelles que visent les contrats sélectifs avec certains fournisseurs sont bien respectés et
fonctionnent à leur plein potentiel. Au niveau de la gestion des stocks par exemple, il arrive sou-
vent que les mêmes données soient saisies dans différents systèmes de gestion, approvisionne-
ments, achats, entrepôts, comptabilité, etc... Avec un outil de BI, si une commande est saisie, elle est
automatiquement répartie sur le reste des systèmes de gestion. Il y a une visibilité immédiate sur
les stocks. Dans le cas contraire, c’est à dire sans outil d’analyse décisionnelle, si un décisionnaire
veut avoir un état des stocks par exemple, il est obligé d’interroger plusieurs systèmes au risque de
commander un produit déjà en stock avec pour conséquence d’entrainer des coûts superflus.

Direction Financière - Retour sur investissement

Les entreprises savent qu’elles peuvent tirer de leurs activités passées des enseignements pour
conduire leurs activités futures. La solution de BI permet d’analyser et d’extrapoler les opérations et résultats
passés afin d’évaluer au mieux les scénarios futurs et les retours sur investissements (ROI) attendus.

Ce calcul est parfois délicat car tous les avantages ne sont pas directement quantifiables sous forme moné-
taire ; mais une chose est certaine, l’outil d’analyse décisionnel offre une rapidité et une facilité d’accès sans
précédent à l’information pertinente, et la possibilité accrue d’extraction de nouveaux enseignements.

PAGE 5 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
III. Aspects techniques d’une solution de BI
a. De nombreux utilisateurs concernés

La plupart des utilisateurs de l’outil BI aujourd’hui sont les gestionnaires et décideurs de l’entreprise. On y
retrouve généralement :

• Direction générale : pilotage opérationnel, mesure de la performance globale ;

• Direction commerciale : amélioration du ciblage et du coût des campagnes de communication, de re-
crutement et de fidélisation des clients ;
• Direction des ressources humaines : suivi de l’évolution des compétences, du recrutement, analyse de la
masse salariale, anticipation des rotations de personnel, gestion de la pyramide des âges ;
• Direction administrative et financière : analyse de la marge et des coûts, contrôle de gestion et reporting,
simulations et prévisions, évaluation budgétaire ;
• Direction logistique : analyse des fournisseurs, anticipation des commandes et des stocks,
pilotage des achats ;
• Direction de la production : optimisation des coûts de production, contrôle des coûts
• Direction après-vente : analyse du niveau de service, de la satisfaction client.

b. Applications analytiques

Un Hypercube OLAP ou cube OLAP renvoie à une catégorie d’outils et de technologies

permettant la collecte, le stockage, le traitement et l’analyse de données multidimensionnelles
exclusivement numériques utilisées par l’approche OLAP (Online Analytical Processing ou Analyse
multidimensionnelle). Elle permet une analyse multidimensionnelle sur de gros volumes de
données. Une analyse très approfondie de l’activité de l’entreprise est réalisable grâce à des statistiques
permettant de visualiser des données sous différentes formes. Les utilisateurs peuvent créer des
représentations multidimensionnelles (appelées Hypercubes ou Olap) selon des critères qu’ils
définissent pour faire des simulations de situations.

PAGE 6 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
c. Architecture d’un outil décisionnel

Le traitement des données dans un outil d’aide décisionnelle suit un processus en 4 étapes : La collecte, le
stockage, la distribution et l’exploitation des données.

La collecte : Pour produire les indicateurs qui permettront d’avoir une vision éclairée de l’activité de l’entreprise,
les données brutes sont récupérées avec un outil d’extraction de données (ETL) dans les diverses applications
et bases de données. Elles sont ensuite nettoyées et regroupées dans une base de données particulière,
l’entrepôt de données ou Datawarehouse.

Le stockage : Il s’agit ici de structurer, d’organiser, d’historiser les données hétérogènes du Datawarehouse
auquel sont associés un ou plusieurs Datamarts (sous-ensembles plus ciblés en fonction des besoins métiers).
Un pré-traitement permettant de les ranger par métier de l’entreprise (service client, finance, ressources hu-
maines, etc.), ce qui permet aux outils d’analyse d’y accéder plus facilement.

La distribution : L’information est distribuée aux différents groupes d’utilisateurs qui accèdent au système.
Les données sont ainsi accessibles selon les fonctions et l’utilisation qui en sera faite. La Business Intelli-
gence doit permettre de délivrer la bonne information, au bon interlocuteur, sous la bonne forme et avec les
bonnes fonctionnalités. Il s’agit ici de restituer des informations sous forme de tableaux de bord, reportings,
tableaux multidimensionnels.

L’exploitation : Les données sont exploitées selon les besoins d’analyses recherchés qui aideront à la prise de
décisions éclairées.

PAGE 7 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
IV. Phases clés de la mise en place d’un outil de
Business Intelligence
L’acquisition d’une application décisionnelle est le fruit d’une vraie réflexion qui doit guider son choix,
sa mise en œuvre et enfin son appropriation par les utilisateurs. L’objectif est de tirer le meilleur par-
ti de ses fonctionnalités, optimiser son efficacité et rentabiliser rapidement l’investissement réalisé.
Il faudrait donc pour cela respecter différentes phases pour réussir le déploiement de votre solution
décisionnelle.

a. L’accompagnement : prestataire, éditeur ou intégrateur

Lors de l’acquisition de votre application décisionnelle, ils vous accompagneront dans toutes les phases d’un
projet : conseil, assistance et support, formation jusqu’au transfert de compétences.
Ils aideront à élaborer et à valider l’architecture fonctionnelle, applicative et technique de la solution, à
identifier les risques du projet ou encore à évaluer sa faisabilité technique. Il est recommandé de vérifier
l’expérience du prestataire, éditeur ou intégrateur dans votre métier.

b. Expression du besoin et anticipation des évolutions

Un des gages de réussite de votre projet décisionnel repose sur l’expression claire et dès le départ de votre
ou de vos besoin(s).Il faut bien évaluer sa problématique métier. Les utilisateurs directs sont associés à cette
réflexion. Mieux, ils en sont les initiateurs. Essayez d’être le plus précis et spécifique possible. La solution cor-
respondante consistera alors à opérer le meilleur arbitrage en fonction du profil et de l’historique client pour
lui adresser une proposition/un message ciblé(e) et parfaitement adapté.

c. Implication

Il est préconisé négocier des délais réalistes (jour / hommes) pour la phase d’implémentation et de mise en
production. S’assurer de faire respecter les délais, la qualité des livrables, le budget du projet et des comités
de pilotage arbitrant, réajustant et validant le passage des jalons projet. Cette implication permet en premier
lieu de respecter les délais et d’améliorer la qualité de la réalisation grâce à une circulation de l’information
fluide. En amont, l’attention et la précision apportées au cahier des charges, la disponibilité pour répondre
aux questions de l’éditeur et de l’intégrateur permettent à ces derniers de qualifier la solution la mieux adap-
tée à votre besoin.

PAGE 8 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
d. Conformité au besoin

Lors de cette étape projet, l’adéquation au besoin est validée afin de vous permettre la rédaction du cahier de
recette. Pendant la phase de recette du projet décisionnel et les tests d’avant mise en production, n’hésitez
pas à intervenir et à vérifier notamment la conformité des paramétrages et des différents développements
avec les spécifications. Cette analyse d’écart est l’opportunité de demander les dernières rectifications ou
modifications utiles afin de vous assurer que l’application est bien en phase avec vos attentes.

e. Formation des utilisateurs

La mise en place d’une solution décisionnelle peut bouleverser les habitudes de travail des salariés et parfois
même changer les processus de l’entreprise. La phase de formation et de transfert de compétences constitue
donc une étape cruciale. Objectif : garantir l’autonomie. Prévoyez dès le départ des sessions de formation
adaptées à chaque profil d’utilisateur et encouragez leur adhésion en favorisant leur participation tout au
long du projet. On ne le rappellera jamais assez : la réussite de la mise en œuvre d’un outil décisionnel repose
sur une mobilisation de toute l’entreprise !

f. Administrateurs en interne

Votre application décisionnelle n’est pas figée et sera susceptible d’évoluer tant dans ses paramétrages que
sa configuration tout au long de son cycle de vie. Envisagez un administrateur fonctionnel en charge de quali-
fier les nouveaux besoins et paramétrer l’application et un administrateur technique responsable du charge-
ment de nouveaux indicateurs selon les spécifications du métier.

PAGE 9 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
V. Annexe : Glossaire technique
Tableau de bord : Les tableaux de bords sont une des fonctions permises par les progiciels de gestion intégré
et servent à visualiser les résultats d’une requête.

Datacenter : Centre de traitement des données

Datawarehouse : Entreprôt de données

C’est une mégabase, thématique le plus souvent, constituée afin d’analyser de gros volumes de
données très détaillées, durables, en principe datées, et qui ont été stockées et organisées (data
sourcing) sur un puissant système informatique. L’objectif est de les synthétiser de manière à en
extraire l’information essentielle la plus pertinente et ainsi favoriser la prise de décision.

Datamart : Sous-ensemble du Datawarehouse qui contient les données de ce dernier pour un

secteur bien précis de l’entreprise. Ex. DataMart Marketing, DataMart Commercial, etc. Flux de données
provenant d’un Datawarehouse. Le DataMart est un ensemble de données ciblées, organisées,
regroupées et agrégées pour répondre à un besoin spécifique à un métier ou un domaine donné. Il est donc
destiné à être interrogé sur un panel de données restreint à son domaine fonctionnel, selon des paramètres
qui auront été définis à l’avance lors de sa conception.

Datamining : Étude statistique d’un volume important de donnéesTechnique d’extraction d’information et de

découverte de connaissances à partir d’un gros volume de données, avec une méthode et des outils spéci-
fiques.

BAM : Business Activity Monitoring : supervision en temps réel le bon déroulement d’une chaîne de proces-
sus : de l’émission d’un bon de commande à l’envoi de la facture, en passant par les actions menées dans la
chaîne logistique... L’objectif étant de recueillir et analyser des indicateurs (montant moyen d’une commande
sur une période donnée, délai moyen écoulé entre la commande et l’envoi, etc.)

BPM : Business Process Management : modélisation informatique des processus métiers de l’entreprise –

tant dans les aspects applicatifs qu’humains. Après une étude du fonctionnement des processus et leur mo-
délisation informatique, cet outil permet de repérer les points d’achoppement, les marges d’amélioration et
les stratégies à mettre en place pour leur optimisation.

PAGE 10 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
ETL : Outil d’extraction de données (Extract-Transform-Load) ou ETC en français (Extraire-
transformer-charger)
L’ETL est un ensemble de fonctionnalités combinées dans un seul outil ou solution, pour «extraire» des don-
nées d’un grand nombre de bases de données, applications et systèmes, les «transformer» en fonction des
besoins et les «charger» dans une autre base de données, un data mart ou un entrepôt de données pour
les analyser, ou bien les envoyer à un autre système opérationnel dans le cadre d’un processus métier. outil
capable d’extraire les données dans différentes sources (MySQL, xml...), de les adapter et de les charger dans
un entrepôt de données.

EAI : Enterprise Application Interchange

L’EAI (intégration d’applications d’entreprise) fait référence aux plans, méthodes et outils utilisés pour
moderniser, consolider et coordonner les applications informatiques d’une entreprise. En général,
lorsque l’entreprise recoure à de nouvelles applications ou migre vers un nouvel ensemble de logiciels
(Internet, e-commerce, Extranet ou toute autre solution nouvelle), elle souhaite continuer à utilis-
er les applications et bases de données déjà en place. L’EAI peut impliquer le développement d’une vue
totalement nouvelle des activités et des applications d’une entreprise, permettant d’étudier
comment les applications actuelles s’inscrivent dans le nouveau modèle, et de trouver comment réutiliser
efficacement l’existant tout en ajoutant de nouvelles applications et données.

PAGE 11 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
VI. Conclusion
La réussite d’un projet de Business Intelligence peut vous apporter beaucoup en termes de
pilotage d’entreprise et d’anticipation économique, puisqu’une telle solution permet d’exploiter au mieux
l’information dont dispose l’entreprise, en interprétant les données brutes.

Cependant, de multiples facteurs sont à prendre en compte afin de mener ce projet à bien. Loin d’être seule-
ment une solution réservée aux décideurs, les solutions de BI doivent avant tout être pensées comme des
outils permettant de faire progresser l’ensemble de la société. C’est pour cela que son intégration est déli-
cate : La pertinence des solutions d’informatique décisionnelle dépend de la qualité des informations saisies
par l’ensemble des collaborateurs à travers les outils composant le système d’information global.

Aucun aspect de la question ne doit être négligé : les dimensions techniques, financières et humaines ont
chacune beaucoup d’importance.

Il faut bien définir également si vous souhaitez différencier l’éditeur et l’intégrateur ou si vous êtes prêts à
sélectionner un seul partenaire pour gérer la totalité du projet.

Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, des pages publiées dans le présent
document, faite sans l’autorisation de Reflex BI est illicite et constitue une contrefaçon. - Copyright 2011, REFLEX BI

PAGE 12 DE 13
Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions
 Reflex-bi.com
Cabinet Reflex Solutions

. Téléphone .
+33 (0)1.72.69.03.21

. Email .
contact@reflex-bi.com

ERP CRM COMPTA BI PAIE

reflex-erp.com reflex-crm.com reflex-compta.com reflex-bi.com reflex-paie.com