Transformation

digitale
Quels outils de
gestion choisir
Guide :
Transformation digitale, quels outils de
gestion choisir?

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Sommaire
INTRODUCTION 3
LES NOUVEAUX OUTILS 4
LE CLOUD 4

LE COLLABORATIF 5

LE DÉCISIONNEL 7

LA DÉMATÉRIALISATION 8

CONCLUSION 9

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INTRODUCTION
Depuis quelque temps nous assistons à une transformation des usages en entreprise.
Nos habitudes de travail évoluent sans cesse et de plus en plus.

Le besoin de mobilité, les frontières du bureau ne sont plus ce qu’elles étaient.

Il y a encore quelques temps, si nous n’étions pas physiquement au bureau, il nous était difficile de
travailler.
Ce temps là a bien changé, avec les déplacements professionnels, le home office, les lieux de travail
éphémères, nous avons besoin de retrouver notre environnement de travail ou que nous soyons,
comme si nous étions au bureau.

L’expérience utilisateur, nous avons toujours eu l’habitude d’utiliser des outils internes pour améliorer
notre travail en équipe.
Mais à l’heure de la transformation digitale, nous avons besoin de mettre ces outils à disposition de
nos clients, fournisseurs, partenaires.
Tout ça dans le but d’améliorer l’expérience client/utilisateur.

L’analyse des données, nous stockons de plus en plus de données, c’est la richesse de chaque
entreprise, sa base de données prospects, clients…
Mais à quoi nous servent ces données, si nous ne les analysons pas?
Cette faculté à analyser les données va être décisive dans les années à venir, car de cette analyse
découlera une prise de décision et un pilotage optimal de l’entreprise.

La dématérialisation, nous en entendons parler depuis un moment, mais cela semble se concrétiser.
Le papier va être de moins en moins utilisé jusqu’à disparaitre définitivement.
La dématérialisation apparaitra comme une nécessité, lorsque la mobilité ne sera plus un nouvel
usage, mais une norme.

Pour répondre à ces nouveaux usages, il est important de choisir les bons outils de gestion.
Nous allons voir plus bas, quels sont les types d’outils qui existent et comment ils vont pouvoir vous
aider dans cette transformation digitale.

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LES NOUVEAUX OUTILS

LE CLOUD

Une rapide définition s’impose.

Le cloud est le fait de stocker vos données ou vos logiciels dans un datacenter et d’y accéder grâce
à internet.
Avec le cloud vous ne stockez plus rien sur vos serveurs, dans votre entreprise.

Le cloud a plusieurs avantages, que nous allons expliquer en détail:

• La sécurité
Oui oui, vous avez bien lu, la sécurité.
Malgré tout ce qu’on peut croire, vos données ne sont pas plus en sécurité dans votre entreprise,
que dans un datacenter externalisé.
Pour la simple est bonne raison, que le stockage de données n’est pas votre métier, en revanche
c’est celui des prestataires chez qui vous les externalisez.
Intrusion, sauvegardes, risques naturels, etc. les datacenters sont étudiés pour répondre à tout cela.

• la mobilité
Lorsqu’on parle de mobilité, le cloud apparait comme une évidence, les données n’étant plus
stockées physiquement dans votre entreprise, vous y accédez de la même façon, que vous soyez
au bureau ou non.

• Le coût
Lorsque vous stockez vos données ou vos logiciels en interne, il vous faut une infrastructure
informatique adéquate:
- Un serveur informatique
- Un réseau interne
- Des sauvegardes
- Une maintenance informatique ou un informaticien en interne.

Tout cela à un coût!

Avec le cloud, vous n’avez plus besoin de tout ça, vous maitrisez votre coût mensuel avec un
package tout compris, sans mauvaise surprise.

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LE COLLABORATIF

Dans une entreprise, quelle que soit sa taille, quelle que soit son ancienneté, nous effectuons tous
une multitude de tâches communes.
Des tâches qui sont parfois déconnectées du métier que nous faisons et que nous appelons
« tâches courantes ».
Ces fameuses tâches quotidiennes qui nécessitent des échanges avec nos collaborateurs,
partenaires, clients…

Qu’entendons nous par travail collaboratif?

• Nous envoyons et recevons des mails (Souvent en trop grande quantité)

• Nous échangeons des documents informatiques
• Nous devons gérer un planning et parfois un planning d’équipe
• Nous avons besoin de mémos, de rappels, afin de ne rien oublier
• Nous devons faire des demandes de congés et en valider d’autres
• Nous avons des procédures internes, qui régissent la vie de la société
• Pour certains nous devons saisir nos frais professionnels pour pouvoir être remboursés
• Quelques fois nous utilisons une messagerie instantanée pour dialoguer entre collègues
• Nous gérons la relation avec nos clients
• Nous recevons les news de l’entreprise, la vie interne, l’actualité
• Nous consultons une base de données où sont stockées les informations de nos clients
(contacts, adresses, etc. )
• De la même façon nous avons un répertoire pour stocker les numéros de nos collègues,
partenaires , fournisseurs


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Les outils collaboratifs d’aujourd’hui

Savez-vous combien d’outils différents vous utilisez pour pouvoir faire toutes ces tâches:
1 Outlook, google mail ou autre outil de messagerie
2 Réseau informatique, dropbox, google drive ou autre système de gestion de fichiers
3 Google agenda, outlook agenda, agenda papier…
4 Post-it, Apps ToDo, notes
5 Excel, circuit de validation papier
6 Google contact, carnet d’adresse
7 Skype, hangout, ou autre
8 Sales force, sugar CRM, Sage CRM, ou autre CRM.

Autant d’outils pour autant de tâches différentes, mais avec un point commun : c’est votre
quotidien!
Autant de mots de passe à retenir, autant de logiques différentes, autant de méthodes à apprendre
et autant de bases de données différentes…

Les logiciels collaboratifs de demain

Si nous pouvions regrouper tout cela au même endroit, dans un seul outil, une seule connexion,
avec un seul mot de passe.
Nous pourrions gagner du temps, de l’efficacité et de la convivialité.
Cet outil existe et s’appelle portail collaboratif ou portail d’entreprise.
Le portail collaboratif a longtemps été réservé aux grands groupes.
Les temps de mise en place étaient longs, les budgets astronomiques et les équipes internes à
mobiliser, très importantes.
Aujourd’hui, ces logiciels collaboratifs commencent à se démocratiser et toutes les sociétés peuvent
avoir leur portail d’entreprise.

Quel bonheur pour les équipes d’avoir une plateforme unique!

« Je dois voir mon planning, je vais dans le portail »

« Quelles sont les tâches que je dois faire aujourd’hui? Je vais dans le portail »
« Où est le numéro de ce client? Je vais dans le portail »
« Je dois faire une demande de congés, je vais dans le portail »
« Je dois travailler en équipe sur un projet, je vais dans le portail »
« Quelle est la règle d’acquisition des congés payés, je vais dans le portail »
Nous pourrions continuer comme ça longtemps…

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LE DÉCISIONNEL

Vous ne trouvez pas que vous passez trop de temps à ressaisir des données dans des tableaux
Excel?
Alors que ces mêmes données sont déjà présentes dans vos outils de gestion (Comptabilité, gestion
commerciale, CRM, etc.)
Je ne parle même pas de la source d’erreur que la saisie manuelle peut engendrer…
Est-ce qu’il ne serait pas plus intéressant de passer du temps à analyser ces tableaux, plutôt qu’à
les construire?

C’est le constat négatif que nous avons fait!

Nous avons de plus en plus de données, mais nous avons de plus en plus de mal à les analyser.
Alors qu’en faisant « parler » ces données, nous pourrions prendre de bonnes décisions.

Il existe des outils « décisionnels » qui peuvent vous permettre d’analyser tout cela.
Ces logiciels se branchent directement à la source de données, pour les restituer directement dans
des tableaux Excel, afin qu’ils soient plus claire à analyser.

Nous n’avons aucune valeur ajoutée à remplir des cellules dans Excel, notre vraie valeur ajoutée
c’est de les analyser pour piloter nos entreprises.

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LA DÉMATÉRIALISATION

C’est de loin la notion la plus évidente de toutes, celle dont nous entendons le plus parler et celle qui
se concrétise fortement ces derniers temps.

Mais la dématérialisation qu’est ce que c’est?

C’est le fait de remplacer des supports d’informations matériels (le papier notamment), par des
fichiers informatiques.

Afin que ça soit très concret, nous allons prendre quelques exemples.

• La dématérialisation de vos factures

Nous facturons tous nos clients!
Nous imprimons les factures, les mettons sous plis, puis au courrier.
Le client reçoit la facture, la saisie dans son logiciel de comptabilité et la paie.

Avec la dématérialisation, vous n’avez plus besoin de toutes ces étapes!

Vous émettez électroniquement une facture, que votre client reçoit et qu’il peut intégrer directement
dans son logiciel de comptabilité, sans aucune ressaisie.
C’est un gain de temps, donc d’argent, car lorsque nous parlons facturation, nous parlons
trésorerie!

• La gestion électronique des documents (GED)

Nous avons tous des armoires remplies d’archives.
Ca prend de la place et nous n’y avons accès que lorsque nous sommes au bureau.
Pas très pratique lorsqu’on parle mobilité.
La gestion électronique des documents est le fait de ne plus stocker ces documents sous la forme
papier, mais sous un format informatique.
De ce fait, nous y accédons de n’importe où et avec n’importe quel terminal.

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CONCLUSION
Tous ces outils peuvent vous aider à répondre aux nouveaux usages en entreprise.
Ils ont longtemps été réservés aux grandes entreprises, mais ils commencent à se démocratiser
pour les PME.
Nous sommes convaincus qu’ils peuvent apporter énormément, en proposant une réponse
concrète à la transformation digitale des entreprises.

N’hésitez pas à nous contacter, c’est avec plaisir que nous pourrons échanger sur ces sujets qui
nous passionnent.

BLC-CONSEIL
01 40 21 11 19
75, avenue Parmentier
75011 Paris

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