Cahier des charges

Solution web de gestion des

evenements
« EVENTEK » version 2.1

Elaboré par :

Nom/Prénom : BOURGOU Inès

Poste : Product Owner
Date de mise à jour : 20/02/2020

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Contenu
I- Introduction : ............................................................................................... 3
II- Acteurs : ....................................................................................................... 3
III- Spécification des besoins fonctionnels: ..................................................... 5
1- Back office : Super Admin ......................................................................... 5
2- Back office : Partner .................................................................................. 5
3- Back office : Admin Event........................................................................ 11
4- Back office : Agent .................................................................................. 15
5- Front office : Participant ......................................................................... 18
6- Back office : Participant........................................................................... 18
7- Back office : Comité d’organisation ......................................................... 20
8- Back office Sponsor ................................................................................. 21
IV- Spécifications des besoins non fonctionnels ........................................... 22

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I- Introduction :

Eventek est une plateforme de gestion des congrès en ligne.

La plateforme permet de gérer plusieurs modules permettant de faciliter aux

participants l’inscription aux évènements, la réservation de leurs hébergements, la
planification de leurs transferts, l’inscription aux workshops et la participation aux
programmes sociaux, et de simplifier la gestion des évènements pour les organisateurs.

II- Acteurs :

Super Admin :

- Gestion des modules

- Gestion des Partners
- Consultation des évènements

Partner :

- Gestion des Admins Events

- Gestion des groupes de pays
- Gestion des organisateurs
- Gestion des régions
- Gestions des hôtels
- Gestion des aéroports
- Gestion des évènements

Admin Event :

- Gestion dossiers des participants

- Gestion comptes agents
- Gestion comptes sponsors
- Gestion Comptes CO
- Gestion Compte Financier
- Gestion des encaissements
- Gestion des transactions
- Gestion des badgings
- Gestion de contrôle d’accès
- Gestion des attestations
- Gestion des documents
- Gestion d’express registration

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 Agent:
- Gestion dossiers des participants
- Gestion des encaissements
- Gestion des transactions
- Gestion des badgings
- Gestion de contrôle d’accès
- Gestion des attestations
- Gestion des documents
- Gestion d’express registration

Participant :

- Inscription
- Enregistrement pour l’évènement
- Paiement par module

Comité d’organisation :

- Gérer les dossiers participants

- Consulter les transactions d’encaissement.
- Télécharger les attestations des participants
- Consulter les statistiques des accès aux espaces par barcode.

Sponsor :

- Gérer les dossiers participants qui lui ont été affecté par l’admin event
- Gérer les encaissements
- Consulter et télécharger la facture globale

Financier :

- Consulter les transactions avec PJ

- Vérifier les PJ des participants
- Valider le paiement -> payé
- Ajouter les frais bancaires

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 III- Spécification des besoins fonctionnels:

1- Back office : Super Admin

Le Super Admin ajoute des partners, paramètre les différents modules et il a aussi le droit de
consulter la liste des évènements crées par les partners.

- S'authentifier.
- Gérer les modules:
o Registration
o Registration with gala dinner
o Accommodation
o Transfer
o Social program
o Abstract
- Gérer les Partners :
o Nom
o Prénom
o Téléphone
o Mail
o Mot de passe
o Confirmation mot de passe
o Droit d’accès aux modules déjà paramétrés
- Consulter liste des évènements.

2- Back office : Partner

- S'authentifier.
- Gérer Admin Event :
o Nom
o Prénom
o Téléphone
o Mail

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 o Mot de passe
o Confirmation mot de passe
o Statut (able/diasable)

- Gérer les Groupe de pays:

o Titre FR
o Titre EN
o Devise
o Taux
o Choix Liste des pays
- Gérer les Organisateurs:
o Nom
o Prénom
o Téléphone
o Mail
- Gérer les régions:
o Titre FR
o Titre EN
o Pays déja paramétrés
- Gérer les hôtels:
o Hôtels:
 Titre FR
 Titre ENG
 Description FR
 Description ENG
 Commentaire FR
 Commentaire ENG
 Catégorie
 Pays déja paramétrés
 Region déja paramétrées
 Galerie

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 o Type de chambre:
 Titre FR
 Titre ENG
- Gérer les aéroports:
o Aéroports:
 Titre FR
 Titre ENG
 Pays déja paramétrés
 Region déja paramétrées
o Type de transfert:
 Type (aller, retour, aller/retour)
 Titre FR
 Titre ENG
- Gérer les Evènements:
o Etape1 : Informations
 Langue
 Titre FR
 Description FR
 Email
 Logo
 Lieu
 Centre de Congrès
 Code Event
 Couleur
 Date Début
 Date Fin
 Choix des modules inclus déjà paramétrés
 Type de paiement des inscriptions (Carte ,Virement , Pré-inscription)
o Etape2: Affectation
 Affectation organisateurs
 Affectation admin event.
 Affectation liste des groupes de pays déja paramétrées

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o Etape3 : Gestion de Clôture inscription
 Text FR
 Text ENG
 Date de clôture
 Time de clôture
 Statut Close inscription (able/disable)
o Etape4 : Gestion des modules
Module : Registration
 Gestion de titre
 Gestion des spécialités
 Gestion des catégories selon groupe de pays avec import Excel en
option
- Paramètrage général (choix soit Single Date, soit Deux Date ,
soit Trois Date)
- Titre FR
- Groupe de pays déja paramétrés
- Prix Date (à afficher selon le paramétrage général de nombre de
date choisis)

Module : Registration with gala diner

 Gestion de titre
 Gestion des spécialités
 Gestion des catégories avec import Excel en option
- Paramètrage général (choix soit Single Date, soit Deux Date ,
soit Trois Date)
- Titre FR
- Groupe de pays déja paramétrés
- Prix Date (à afficher selon le paramétrage général de nombre de
date choisis)
 Gestion du diner gala
- Titre FR
- Lieu FR

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 - Stock (Stock illimité si non spécifié)
- Nombre autorisé (Nombre autorisé illimité si non spécifié)
- Prix selon devise paramétrée
Module : Workshops
 Titre FR
 Description FR
 Lieu
 Date
 Heure de début
 Heure de fin
 Stock (Stock illimité si non spécifié)
 Nombre autorisé (Nombre autorisé illimité si non spécifié)
 Prix selon devise paramétrée
 Galerie

Module : AccomodationsChoix Pays déja paramétrés

 Choix Hôtel déja paramétrés

 Date de début
 Date de fin
 Stock (Stock illimité si non spécifié)
 Nombre autorisé (Nombre autorisé illimité si non spécifié)
 Choix Type Room déja paramétrées
 Stock room selectionnés
 Prix room selon devise paramétrée

Module : Transfer

 Choix des Aéroports déja paramétrés

 Choix du type de transfert déja paramétrés
 Trajets (la génération de trajets se fait automatiquement selon les
aéroports et les hôtels déjà paramétrés)
 Préciser selon chaque trajet prédéfini (le pick time, et le prix selon
devise déjà paramétrées).

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 Module : Social Program

 Titre FR
 Description FR
 Lieu
 Date
 Heure de début
 Heure de fin
 Stock (Stock illimité si non spécifié)
 Nombre autorisé (Nombre autorisé illimité si non spécifié)
 Prix selon devise paramétrée
 Galerie
o Etape5 : Gestion des notifications
 Choix type de notification (success, echec, virement, sponsor
chèque, sponsor espèce, Préinscription , alerte paiement 1, alerte
paiement 2)
 Ajouter mail en CC pour chaque type de paiement choisi
 Subject FR pour chaque type de paiement choisi
 headers FR pour chaque type de paiement choisi
 Texte Notification FR pour chaque type de paiement choisi
 Paramétrage de deux alertes de notifications pour les inscriptions par
virement : envoie deux alertes (mail) après nombre de jours fixés, puis
annulation automatique d’inscription après nombre de jours de deuxième
alerte.
-Alerte: nombre jour, message à envoyer.
-Annulation automatique d’inscription après nombre de jours d’alerte 2.

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 3- Back office : Admin Event

L’admin event ajoute les agents et les affecte à un ou plusieurs modules. Aussi il ajoute et
affecte un ou plusieurs sponsors qui vont prendre en charge le paiement d’inscriptions des
membres.
L’admin event ajoute des comptes comités d’organisation pour consulter les évènements, les
inscriptions et les paiements et prendre certaines inscriptions en charge.
L’admin event ajoute un compte financier afin de faire le rappochement entre les pièces
justificatifs et la banque et rajouter les frais bancaires.
L’admin event gère les inscriptions (catégories de badges, prise en charge, présence), les
badgings après le paiement, les documents (factures, reçus, attestations), le paramétrage de
contrôle d’accès par code à bar, les transactions (caisse, transfert vers caisse centrale, total,
historique des transactions…) et l’encaissement.

- S'authentifier.
- Gérer dossiers des participants
o Consulter les infos du participant
o Consulter les détails des modules auxquels il s’est souscrit.
o Modifier les détails de son inscription
o Affecter un ou plusieurs sponsors pour la prise en charge
o Annuler la prise en charge du sponsor pour certains modules
o Gérer la presence de chaque participant
o Gérer le statut du participant (able/disable)
o Suivi de l’état de paiement de l’inscription du participant (non payé, incomplet,
payé): état incomplet si une partie uniquement de prestations a été payee et non
la totalité
o Exporter la liste des dossiers d’inscriptions

- Gérer Comptes agents

o Nom
o Prénom
o Téléphone

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 o Mail
o Mot de passe
o Confirmation mot de passe
o Droit d’accès aux modules déjà paramétrés
o Gérer Statut (Able/disable)
- Gérer Comptes sponsor.
o Nom
o Prénom
o Téléphone
o Raison Sociale
o Mail
o Mot de passe
o Confirmation mot de passé
o Gérer Statut (Able/disable)
- Gérer Comptes Comité d’Organisation.
o Nom
o Prénom
o Téléphone
o Raison Sociale
o Mail
o Mot de passe
o Confirmation mot de passé
o Gérer Statut (Able/disable)
- Gérer Comptes Financiers
o Nom
o Prénom
o Téléphone
o Mail
o Mot de passe
o Confirmation mot de passé
o Gérer Statut (Able/disable)

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- Gérer les encaissements.

o Consulter liste la liste des participants et leurs états de paiement.

o Consulter le récapitulatif détaillé de la fiche inscription avec tous les détails de
tous les modules avec prix et prise en charge si existe
o Gestion du paiement type de payeur (sponsor ou participant) :
o Si participant : la liste des prestations s’affiche avec les montants et
détails de chaque module, on sélectionne les modules à payer puis on
choisit le mode de paiement souhaité (Virement / Chèque/ Bon de
Commande /Espèce) et on précise la référence de paiement puis on
procède au paiement.(L’état sera changé en « payé » que si toutes les
prestations ont été sélectionnées sinon il demeure incomplet jusqu’au
paiement de la totalité).l’état sera changé en « payé »).
Un reçu de paiement s’affiche automatique suite au paiement qui peut
être téléchargeable ou imprimable.
o Si Sponsor : On choisit le sponsor en question (déjà paramétré)
la liste des prestations s’affiche avec les montants et détails de chaque
module, on sélectionne les modules à payer puis on choisit le mode de
paiement souhaité (Virement / Chèque/ Bon de Commande /Espèce)
et on précise la référence de paiement puis on procède au paiement.
(L’état sera changé en « payé » que si toutes les prestations ont été
sélectionnées sinon il demeure incomplet jusqu’au paiement de la
totalité).
Un reçu de paiement s’affiche automatique suite au paiement qui peut
être téléchargeable ou imprimable.

- Gérer les transactions.

o Consulter liste des caisses des agents selon modalité de paiement

o Consulter total caisse centrale selon modalité de paiement
o Consulter total banque selon modalité de paiement
o Transfert de la totalité des transactions de la caisse centrale vers banque
o Consulter l’historique des transactions selon modalité de paiement
o Consulter l’historique des paiements

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L’admin event consulte la liste de chaque agent et peut transférer la totalité de sa caisse
vers la caisse centrale
L’admin event put consulter pour chaque agent selon modalité les détails des transactions et
choisir quoi transférer vers caisse centrale.
Pour le cas d’espèce, il peut choisir de transférer la totalité ou un montant qu’il doit
mentionner.
Dans la rubrique caisse centrale, il peut transférer la totalité de la caisse vers la banque ou
une partie des transactions
Possibilité de consulter la totalité de la banque selon modalité (carte/virement) avec les
détails des transactions en cliquant sur chaque modalité
Possibilité d’exporter les états financiers caisse agent/ caisse centrale/ banque
Possibilité de rajouter et de consulter des pièces jointes dans la fiche de chaque participant

consulter les frais bancaires rajoutés par le financier

- Gérer les badgings. ( Etat participant payé)

o Paramétrage format badging : A6 / PVC / CARTE
o Paramétrage de la gestion d’emplacement dynamique d’information de
participant selon charte de badge (nom – prénom – titre – pays).
o Gestion de catégorie de badge.
o Impression badge avec affectation de la catégorie appropriée(déjà paramétrée)
au type de participant
o Restaurer badge (badge émis changement d’état de badge lors d’impression).

- Gérer le contrôle d’accès par code à bar/espace.

o Paramétrage d’interface code à barre en téléchargeant l’arrière-plan.

o Gestion des espaces :
 Gérer l’état (In/Out) de chaque participant dans l’espace en question
 Possibilité d’exporter la liste des états de presence dans l’espace en
question
 Possibilité de restaurer l’état Out pour tous les participants pour
l’espace en question
 Génération de l’interface du code à barre pour chaque espace

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 - Gérer les attestations

o Paramétrage des attestations (arrière plan, configuration police, size..)

o Impression des attestations
o Téléchargement des attestations en pdf

- Gérer les documents.

o Génération des factures (avec possibilité d’impression et de téléchargement)

o Génération des reçus (avec possibilité de téléchargement)

- Gérer l’express registration:

o L’admin event a la possibilté d’enregistrer un participant depuis son propre

back office avec uniquement come champs obligatoires (nom, prenom, pays,
mail, confirmation mail, mot de passe et confirmation mot de passe) et le choix
des modules prédefinis et peut rajouter une nuitée ou plusieurs nuitées dans le
module hébergement même si la transactions est payée

4- Back office : Agent

L’agent gère les inscriptions (catégories de badges, prise en charge, présence), les badgings
après le paiement, les documents (factures, reçus, attestations), le paramétrage de contrôle
d’accès par code à bar, les transactions (caisse, transfert vers caisse centrale, total, historique
des transactions…) et l’encaissement.

- S'authentifier.
- Gérer dossiers des participants
o Consulter les infos du participant
o Consulter les détails des modules auxquels il s’est souscrit.
o Exporter la liste des inscriptions
o Gérer la presence de chaque participant
o Gérer le statut du participant (able/disable)

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 o Suivi de l’état de paiement de l’inscription du participant (non payé, incomplet,
payé): état incomplet si une partie uniquement de prestations a été payee et non
la totalité

- Gérer les encaissements.

o Consulter liste la liste des participants et leurs états de paiement.

o Consulter le récapitulatif détaillé de la fiche inscription avec tous les détails de
tous les modules avec prix et prise en charge si existe
o Gestion du paiement type de payeur (sponsor ou participant) :
o Si participant : la liste des prestations s’affiche avec les montants et
détails de chaque module, on sélectionne les modules à payer puis on
choisit le mode de paiement souhaité (Virement / Chèque/ Bon de
Commande /Espèce) et on précise la référence de paiement puis on
procède au paiement.(L’état sera changé en « payé » que si toutes les
prestations ont été sélectionnées sinon il demeure incomplet jusqu’au
paiement de la totalité).l’état sera changé en « payé »).
Un reçu de paiement s’affiche automatique suite au paiement qui peut
être téléchargeable ou imprimable.
o Si Sponsor : On choisit le sponsor en question (déjà paramétré)
la liste des prestations s’affiche avec les montants et détails de chaque
module, on sélectionne les modules à payer puis on choisit le mode de
paiement souhaité (Virement / Chèque/ Bon de Commande /Espèce)
et on précise la référence de paiement puis on procède au paiement.
(L’état sera changé en « payé » que si toutes les prestations ont été
sélectionnées sinon il demeure incomplet jusqu’au paiement de la
totalité).
Un reçu de paiement s’affiche automatique suite au paiement qui peut
être téléchargeable ou imprimable.

- Gérer les transactions.

o Consulter le total de sa caisse selon modalité de paiement

o Transfert de la totalité de sa caisse vers la caisse centrale

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 o Consulter l’historique des transactions selon modalité de paiement
o Consulter l’historique des paiements

- Gérer les badgings. ( Etat participant payé)

o Paramétrage format badging : A6 / PVC / CARTE
o Paramétrage de la gestion d’emplacement dynamique d’information de
participant selon charte de badge (nom – prénom – titre – pays).
o Gestion de catégorie de badge.
o Impression badge avec affectation de la catégorie appropriée(déjà paramétrée)
au type de participant
o Restaurer badge (badge émis changement d’état de badge lors d’impression).

- Gérer le contrôle d’accès par code à bar/espace.

o Paramétrage d’interface code à barre en téléchargeant l’arrière-plan.

o Gestion des espaces :
 Gérer l’état (In/Out) de chaque participant dans l’espace en question
 Possibilité d’exporter la liste des états de presence dans l’espace en
question
 Possibilité de restaurer l’état Out pour tous les participants pour
l’espace en question
 Génération de l’interface du code à barre pour chaque espace

- Gérer les attestations

o Paramétrage des attestations (arrière plan, configuration police, size..)

o Impression des attestations
o Téléchargement des attestations en pdf
- Gérer les documents.

o Génération des factures (avec possibilité d’impression et de téléchargement)

o Génération des reçus (avec possibilité de téléchargement)
- Gérer l’express registration:

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 o L’admin event a la possibilté d’enregistrer un participant depuis son propre
back office avec uniquement come champs obligatoires (nom, prenom, pays,
mail, confirmation mail, mot de passe et confirmation mot de passe) et le choix
des modules prédefinis et peut rajouter une nuitée ou plusieurs nuitées dans le
module hébergement même si la transactions est payée

5- Front office : Participant

- S’inscrire pour créer compte et participer à l’évènement.
- Champs: Nom, prénom ,téléphone, mobile, code postale, fax , organisme ,
pays, ville, adresse , email , confirmation mail, mot de passe , confirmation
mot de passe
- Recevoir un mail de confirmation qui contient le login et mot de passe du
participant.

6- Back office : Participant

- S'authentifier.
- Choisir module(s).
- Pour chaque module, remplir les informations nécessaires :
o Module registration :
 Choisir titre, spécialité, catégorie.
 Choisir de participer au non au diner gala ( prix selon groupe de
pays et nombre de personnes).
 Choisir nombre de personnes à participer au diner gala selon stock
(limité ou illimité), et nombre autorisé parametré par Partner.

o Module workshop :
 Consulter les détails et les prixdes workshops.
 Choisir les workshops auxquels il va participer.
 Choisir nombre de personnes selon stock (limité ou illimité), et
nombre autorisé parametré par Partner.
o Module Hébergement :
 Consulter la liste des hotels et leurs details et les prix des chambres

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  Séléctionner l’hotel choisi
 Choisir nombre de chambres.
 Choisir type de chambre (individuelle, double selon type deéja
paramétrés).
 Taper date in , date out, nom et prénom participant et ajouter
commentaire pour chaque chambre choisie
o Module Transfert :
 Séléctionner type de transfert :
 1er Cas : Arrivée
 Lieu de départ
 Lieu d'arrivée
 Date d'arrivée
 Heure d'arrivée
 Nombre de personnes.
 2eme Cas :Départ
 Lieu de départ
 Lieu d'arrivée
 Date départ
 Heure départ
 Flight Number
 Nombre de personnes
 3eme Cas : Arrivée-Départ
Arrivée :
 Lieu de départ
 Lieu d'arrivée
 Date d'arrivée
 Heure d'arrivée
 Nombre de personnes.
Départ :
 Lieu de départ
 Lieu d'arrivée
 Date départ

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  Heure départ
 Flight Number
 Nombre de personnes

o Module Social program :

 Consulter détails et prix du programme sociale
 Choisir programme.
 Choisir nombre de personnes selon stock (limité ou illimité), et
nombre autorisé parametré par Partner.

- Paiement par module : choisir module à payer :

* Si module est prise en charge, le participant trouve les détails de paiement :
nom organisme et montant payé pour chaque module.
* Sinon le participant sélectionne les modules à payer, il s’affiche le montant
total à payer.
- Choisir mode de paiement :
* Si paiement par carte : le participant doit entrer numéro carte, date
expiration, cryptogramme visuel puis valider.
Recevoir un mail (échec ou succès de paiement)
* Si paiement par virement, le participant , télécharge la copie du virement et
valide son paiement.
Recevoir notification mail : informations sur les modules payés.
- Consulter récap et reçu (imprimable et téléchargeable)
- Consulter les confirmations pour chaque module (imprimable et
téléchargeable)

7- Back office : Comité d’organisation

- Gérer les dossiers participants :

 Consulter les infos participants
 Consulter les détails des modules choisis avec prix
 Prise en charge en gratuité pour certains participants

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 - Télécharger les attestations des participants
- Consulter les statistiques des accès aux espaces par barcode.

8- Back office Sponsor

- Gérer les dossiers participants qui lui ont été affecté par l’admin event :
 Consulter les infos participants
 Consulter les détails des modules choisis avec prix
 Sélectionner les modules à prendre en charge ( si un module est déjà
pris en charge par un autre sponsor ( le pec est snas nom de l’autre
sponsor) il ne peut pas le modifier sauf si l’admin event supprime
l’affectation de l’autre sponsor)
 Consulter, imprimer , télécharger la facture par participant
- Télécharger le reçu par participant
- Gérer les encaissements :
 Consulter les inscriptions prise en charge.
 Choisir de payer la totalité des inscriptions prises en charge d’un
coup ou de traiter chaque inscription à part, en choisissant la
modalité de paiement (Virement Chèque Carte Espèce)
 Choisir mode de paiement :
* Si paiement par carte : le sponsor doit entrer numéro carte, date expiration,
cryptogramme visuel puis valider.
Recevoir un mail (échec ou succès de paiement).
* Si paiement par virement le sponsor télécharge en pj la copie du virement et
valide son paiement.
Recevoir notification mail : informations sur les modules payés.
* Si paiement par chèque, ou espèce, le sponsor valide son paiement.
Recevoir notification mail : informations sur les modules payés
- Consulter et télécharger la facture globale

9- Back office financier

- Consulter toutes les transactions
- Rajouter des frais bancaires aux transactions payées

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 - Consulter les transactions non payées, faire le rapprochement entre total pièce
jointe et total système si ok , mentionner les frais bancaires de la transactions
puis valider : le statut devient payé

IV- Spécifications des besoins non fonctionnels

Les principaux besoins non fonctionnels se résument dans les points suivants :
•Le code doit être clair pour permettre des futures évolutions ou améliorations.
•L’ergonomie : une interface conviviale et facile à utiliser.
•La sécurité : respecter la confidentialité des données.
• Garantir l’intégrité et la cohérence des données à chaque mise à jour et à chaque
insertion.

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