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1.3.3. Principe de permanence
La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation : le
contrôle interne, suppose une certaine pérennité de ces systèmes. Il est évident que cette
pérennité repose nécessairement sur celle de l’exploitation.
1.3.4. Principe d’universalité
Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise,
en tout temps et en tout lieu. Autrement dit, personne n’est exclue du contrôle par quelques
considérations que se soient : il n’y a ni privilège, ni domaines réservés, ni établissement
mise en dehors du contrôle interne.
1.3.5. Principe d’indépendance
Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment
des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise. En particulier l’auditeur doit vérifier
que l’informatique n’élimine pas certains contrôles intermédiaires
1.3.7. Principe d’harmonie
On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques et
de son environnement. C’est un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle
interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise.
1.4 . Evaluation du contrôle interne
La phase d’évaluation du contrôle interne permet à l’auditeur d’évaluer les procédures et
systèmes, manuelles ou informatisés, utilisés par l’entreprise. Durant cette phase, l’auditeur
approfondit sa connaissance des risques inhérents à l’activité de l’entreprise, et statut
définitivement sur les risques de non contrôle, c’est-à-dire, sur la capacité des procédures en
place à neutraliser les risques de perte de patrimoine. Il en déduit les risques d’erreurs
possibles sur les états financiers audités.
On peut distinguer plusieurs phases dans l’évaluation du contrôle interne.
Le contrôle interne embrasse tous les aspects de la vie d’entreprise. Mais malgré cela il ne
peut éliminer complètement tous les risques auxquels peut être exposée. En effet, dans la
pratique la mise en œuvre du contrôle interne se heurte :
· Aux obstacles liés aux comportements des dirigeants et aux problèmes humains ;
· A la méconnaissance de l’utilité du contrôle interne ;
· A l’existence de domaines confidentiels comme la paie
· A la réticence au changement
· A son coût ;
· Aux risques de collusion et à la survenance d’opérations inhabituelles
Cependant, l’importance du contrôle interne au sein de l’entreprise demeure indéniable.
Et c’est d’ailleurs pourquoi il a conduit à l’instauration d’un manuel de procédures, par
l’article 16 de l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif à la comptabilité.
Réf 183
1. PROCEDURES ADMINISTRATIVES
Version 01
Manuel des procédures
8. GESTION DES
Date 06/07/09
APPROVISIONNEMENTS
5. Approvisionnement en fournitures de
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bureau
1. Objectif
L’objectif de cette procédure est de permettre l’acquisition au meilleur rapport qualité prix, de
fournitures de bureau et de consommables divers de la BICIG.
Le traitement de cette procédure doit permettre de s’assurer que:
Ø Tous les achats de fournitures de l’entreprise sont autorisés et comptabilisés;
Ø Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise;
Ø Les achats sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise conformément à son objectif;
Ø Tous les achats enregistrés sont correctement évalués;
Ø Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés;
Ø Toutes les dettes concernant les biens et services reçus sont enregistrés;
La partie commande est traitée dans le volet de passations de marchés pour les acquisitions
d’un montant supérieur à
5 000 000F CFA. Les parties décrites ci-après concernent les phases de réception de
fournitures du fournisseur et de remise au bénéficiaire.
2. Règles de gestion
• Les achats de fournitures de bureau se font de façon semestrielle; ces achats doivent être
prévus au budget de l’exercice et autorisés par les personnes habilitées;
• Tous les achats de fournitures dont le montant est compris entre 0,5 millions de francs CFA
et de 5 millions de francs CFA doivent faire l’objet de consultations restreintes. Au-delà de 5
millions de francs CFA il faut faire un appel d’offre;
• Les factures d’eau, téléphone, internet, loyer, assurance, et électricité doivent être
systématiquement transmises au service comptabilité via le secrétariat. Ces factures sont
saisies directement en comptabilité dans le journal des achats.
• Les livraisons se font sur la base d’un bon de livraison (BL) préparé par le fournisseur et joint
au bon de commande (BC)
• Les actifs sont réceptionnés par la secrétaire et le responsable logistique.
• Les livraisons d’articles à stocker font l’objet d’un contrôle du responsable logistique
matérialisé sur une fiche de stock présentant les entrées et sorties;
• La gestion des stocks est assurée par le responsable logistique qui pourrait se faire aider par
la secrétaire.
3. Etapes de la procédure
1) Identification des besoins
2) Validation de la demande d’achat
3) Emission de la commande
4) Choix du fournisseur
5) Réception des articles
6) Contrôle des quantités livrées
7) Entrée en stock
8) Réception de la facture
9) Validation de la facture
10) Traitement de la facture
• PROCEDURES D'ACHATS
ü ACHA -01 : Procédure d’achats de matériaux de construction
ü ACHA - 02 : Procédure de réception des commandes
ü ACHA - 03 : Procédure de traitement des factures fournisseurs
• PROCEDURES PAIE ET GESTION DU PERSONNEL
ü PGPE - 01 : Procédure d'embauche d'un agent permanent
ü PGPE - 02 : Procédure de préparation de la paie
ü PGPE - 03: Procédure de comptabilisation de la paie
ü PGPE - 04: Procédure d'accord de prêt au personnel
ü PGPE - 05: Procédure de promotion et d'avancement du personnel
ü PGPE - 06: Procédure de sanction disciplinaire
• PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS
ü STOC - 01 : Procédures de gestion des stocks de matériaux
ü STOC - 02: Procédures de sortie des matériaux
ü STOC - 03: Procédures de contrôle des stocks de matériaux
• PROCEDURES DE GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU
ü FBUR - 01 : Procédure de commande des fournitures de bureau
ü FBUR - 02: Procédure de réception des commandes de fournitures
ü FBUR - 03: Procédures d'approvisionnement du personnel en fournitures de bureau
• PROCEDURES DE GESTION COMMERCIALE
ü GCOM - 01 : Procédure d'ouverture et de traitement d'un dossier client
ü GCOM - 02 : Procédure de conclusion de l'acte de vente
• PROCEDURES DE TRESORERIE
ü TRSO-0 l: Procédure d'approvisionnement de la caisse
ü TRSO-02: Procédure d'encaissement des acomptes clients
ü TRSO-03: Procédure de paiement des factures fournisseurs
ü TRSO-04: Procédure de paiement des salaires
ü TRSO-05: Procédure de versement des espèces à la banque
ü TRSO-06: Procédure de contrôle de la caisse
ü TRSO-07: Procédure de suivi des rapprochements bancaires
• PROCEDURES DIVERSES
ü DIVE -01: Procédure de sous-traitance
ü DIVE-02: Procédure de gestion des bons de carburant
ü DIVE-03: Procédure de gestion du parc auto et engins
ü DIVE-04: Procédure de contrôle du stock de matériaux sur les chantiers
ü DIVE-05: Procédure de location d'engins
3.5. Plan du manuel
3.6.Vie du manuel des procédures
Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution du
cadre structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement des
opérations au sein de la société.
La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu à la société qui est le
témoin privilégié de l’impact de l’évolution de l’environnement sur ses méthodes de travail.
Toutefois, le concours de tout intervenant ou de toute personne partenaire de la société est
vivement encouragé.
La présentation du diagramme peut varier selon les auteurs, mais dans l'ensemble on deux
modèles de présentation bien définis: le diagramme vertical et horizontal.
q Le diagramme vertical
Cette forme de diagramme représente verticalement le circuit des documents. Les services
seront placés les uns au-dessous des autres et séparés par un trait horizontal
La présentation du circuit de documents est faite selon 1'ordre chronologique, c’est-à-dire
depuis sa création jusqu'a son archivage ou sa destruction.
q Le diagramme horizontal
Comme dans le diagramme vertical, la représentation du circuit de documents est faite selon
l'ordre chronologique, mais la circulation entre les services se fait horizontalement.
Du fait de la juxtaposition de plusieurs services les uns à côté des autres, le diagramme
horizontal se présente sur un imprime de plus grand format que le diagramme vertical.
Dans la mesure du possible, pour la clarté du diagramme, il faut éviter d’utiliser trop de
symboles différents. Certains auteurs conseillent de faire des renvois pour noter certaines
explications qui, si elles figuraient sur le diagramme, l'alourdiraient. Il faut cependant éviter
d'user de ces notes trop souvent car elles feraient retomber tout l'intérêt du diagramme.
3.8.Recommandations
Il sera question pour l’auditeur de faire des suggestions susceptibles de réduire voire
d’annuler les risques attachés aux différentes faiblesses mises en évidence par l’analyse
précédente.
Ces recommandations ne trouvant pas toujours l’assentiment des dirigeants, il appartiendra
à l’auditeur de démontrer l’objectivité de ses conclusions afin d’obtenir l’adhésion des
responsables.